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ÁREA INMOBILIARIA Gestión de Ventas
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ÁREA INMOBILIARIA
Gestión de Ventas
Gestión de Ventas
Índice Consideraciones Generales a Gestión de Ventas ......................................................................... 4
Iconos de Gestión de Ventas....................................................................................................... 5
Contactos.................................................................................................................................... 6
Abrir Fichas .................................................................................................................................6 Trabajar con Fichas ....................................................................................................................12 Asignar Acciones ........................................................................................................................21 Control de Caducidades ..............................................................................................................22 Reasignar Número de Inscripción .................................................................................................23 Lista de Espera ..........................................................................................................................24
Inmuebles................................................................................................................................. 27
Situación Actual de la Promoción..................................................................................................27 Situación Comercial de Promociones.............................................................................................27 Cuadro de Ocupación..................................................................................................................29 Listado de Tarifas.......................................................................................................................33 Datos Técnicos ..........................................................................................................................34 Ficha de Inmueble......................................................................................................................35 Listado de Clientes .....................................................................................................................36 Relación de Clientes e Inmuebles .................................................................................................37
Reservas ................................................................................................................................... 37
Reservas. Introducción ...............................................................................................................37 Reservar Inmuebles ...................................................................................................................38 Suprimir Reservas......................................................................................................................47 Trabajar con Operaciones de Venta ..............................................................................................48 Cambiar estado comercial ...........................................................................................................52
Cooperativas............................................................................................................................. 53
Altas de Socios desde Preinscritos ................................................................................................53 Trabajar con Socios....................................................................................................................54 Reasignar Número de Socio.........................................................................................................56 Número de Orden por Promoción .................................................................................................58 Imprimir Libro de Socios .............................................................................................................58 Añadir Socios, Modificar Socios y Suprimir Socios...........................................................................59 Asignación Fecha de Baja............................................................................................................59 Asignar Promoción a Socio ..........................................................................................................59
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Utilidades.................................................................................................................................. 60
Tabla de Códigos Estadísticos ......................................................................................................60 Tabla de Familias de Códigos.......................................................................................................64 Tabla de Acciones ......................................................................................................................65 Tabla de Familias de Acciones......................................................................................................65 Tabla de Tipos de Parentesco.......................................................................................................66 Mailing de Contactos ..................................................................................................................66 Mailing de Ventas.......................................................................................................................68 Mailing de Cooperativas ..............................................................................................................69 Clientes a Presuntos ...................................................................................................................70
Marketing ................................................................................................................................. 71
Relación de Fichas......................................................................................................................71 Estadística de Contactos .............................................................................................................73 Detalle de Actividad Comercial.....................................................................................................75 Agenda Comercial ......................................................................................................................77 Contactos por medio ..................................................................................................................83 Contactos por Acción ..................................................................................................................84
Gestión de Ventas
Consideraciones Generales a Gestión de Ventas El módulo de Gestión de Ventas es el encargado de capturar los datos de los interesados en la adquisición de un inmueble.
En este módulo se gestionan todas las actividades de las operaciones de compraventa de inmuebles. Utilizando los conceptos de unidad de venta y acto de compra, permite controlar reservas, formas de pago propuestas por los clientes, emisión automática de documentos relativos a la operación para su firma, contabilización de reservas y contratos, emisión de facturas, etc.
En el momento de la escrituración se encarga del control y emisión de las fichas de escrituración. Apoyándose en la información suministrada por el módulo de Cartera de Cobros (situación de los pagos aplazados), realiza una liquidación al cliente con su estado real de cobros, impagados, etc.
Proceso de reserva (evaluación de las formas de pago propuestas por los clientes) Confección de documentos para la firma de la operación. Modificación de operaciones ya registradas.
Para evitar la solicitud de múltiples ítems innecesarios en cada caso, el sistema permite la parametrización de la ficha de captura de datos, como veremos en este mismo apartado.
Antes de comenzar a trabajar con este módulo le recomendamos que lea las instrucciones necesarias para la correcta parametrización de los datos que se han de emplear. El rendimiento obtenido por esta herramienta depende en gran medida de la óptima definición de los mencionados parámetros.
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Iconos de Gestión de Ventas Prinex21 cuenta con un juego de Iconos de Acceso Directo Prinex21 en la BARRA GENERAL DE HERRAMIENTAS, estos iconos acceden directamente a algunas de las opciones más importantes.
Situado en la barra general de herramientas de Prinex21, funciona como acceso directo (Trabajar con...).
En el caso de este módulo nos lleva a Trabajar con fichas, con una única pantalla trabajaremos con todos los siguientes procesos y podremos realizar cualquier operación de las que detallamos a continuación:
La barra de iconos comunes de Gestión de venta se compone de dos filas. Estos iconos también están disponibles mediante opciones de menú, el cual se despliega al activar el botón derecho del ratón estando posicionados sobre una de las líneas.
Añadir Ficha
Mailing
Añadir Presupuesto
Modificar
Etiquetas
Alta de Socio
Suprimir
Asignar acciones
Detalles
sms
Relación de Fichas
Agenda Comercial
Estadísticas de Contacto
Imprimir
Actividad Comercial
Ver Documento
Gestión de Ventas
Contactos
Abrir Fichas
ÁREA INMOBILIARIA, Gestión de Ventas, menú Contactos, Alta de Fichas: Esta pantalla permite recoger los datos básicos de los presuntos clientes.
Estos datos básicos se presentan en las pestañas CONTACTO, PROMOCIONES, FAMILIARES Y ACCIONES.
El resto de los datos se explican en la opción Trabajar con fichas.
1.- PESTAÑA CONTACTO
Cuenta con dos pestañas para la introducción de datos.
Pestaña: "Datos Cliente"
Observaciones: Cualquier aclaración o comentario acerca de este posible cliente se pueden incluir en este apartado.
Nº Ficha: Asignado por el sistema.
Delegación y Sociedad: Seleccionar del menú desplegable.
Tipo de Vivienda: Seleccionar de los disponibles en la lista.
Nº Inscripción: Asignado por el sistema y modificable por el usuario.
Comercial: Usuario.
Vendedor: Para reflejar el “Vendedor”, en las fichas de contacto.
El campo “Vendedor” leerá del mantenimiento de usuarios PRINEX21, aquellos que tuvieran la marca de Vendedor activa en el mantenimiento de usuarios.
Una vez grabada la ficha de contacto, si el usuario PRINEX21 tuviera activa la marca Vendedor Externo, el usuario no podrá modificar el dato del “Vendedor” que aparece en la ficha de contacto. Si dicha marca estuviera desmarcada, el usuario PRINEX21 podrá modificar el “Vendedor” de la ficha.
Tipo de persona: Física o jurídica.
Datos personales básicos: Nombre, domicilio, teléfono, e-mail, etc.
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Excluir del mailing: En cumplimiento de la Ley 34/2002 de 11 de julio, de Servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSICE), se ha implementado este ítem para las opciones que contengan datos personales de clientes, que permite excluir a los mismos del mailing así como de información comercial.
En las fichas de contacto se incluirán dos nuevos campos para incluir el Estado Civil (únicamente para personas físicas) y la Nacionalidad (campo válido para personas físicas y jurídicas).
Pestaña "Datos Empresa"
Tipo de persona: Al seleccionar tipo de persona jurídica se abre la pestaña "Datos Empresa" como vemos a continuación:
Alta de Fichas de contacto, se podrá seleccionar el Tipo de Documento a cumplimentar (NIF, CIF, Pasaporte, Tarjeta de Residencia o Número de Contribuyente). El sistema controlará la existencia del documento cumplimentado, avisando de que dicho documento ya existe en la base de datos y recuperando los datos de su cliente asociado, SIEMPRE Y CUANDO NO TENGAMOS SELECCIONADO ESTE PARÁMETRO En HERRAMIENTAS COMUNES / CONFIGURACIÓN / Configuración / Parámetros Generales / Gestión de Ventas.
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Si se teclea un documento que ya existe, saldrá el siguiente mensaje:
El sistema mostrará la relación de fichas que tuvieran dicho documento, para que se pueda seleccionar y trabajar con esa ficha.
Si en configuración se marcara que sí se permiten documentos duplicados, el sistema aceptaría dicha duplicidad excluyendo este último paso.
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El sistema bloqueará automáticamente el número de Documento cuando el contacto está asociado a un Cliente, para evitar modificaciones en el mismo.
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Informe Obligatorio en Fichas de Contacto
Dentro del área de Herramientas Comunes, en el menú de Configuración, Parámetros Generales, Gestión de Ventas, podremos indicar en la solapa que abajo se detalla, los datos obligatorios en la cumplimentación de una ficha de contacto.
El sistema mostrará la relación de campos cumplimentables por el usuario al abrir una ficha de contacto, posibilitándose la opción de marcar aquellos campos necesarios para el alta de una ficha (el sistema mostrará dos pestañas, una para los datos obligatorios en el caso de que se trate de una persona física, y otra para las personas jurídicas).
El sistema solicitará en la apertura de la ficha de contacto aquellos campos que se hubieran marcado como obligatorios.
2.- PESTAÑA PROMOCIONES
Con esta opción el sistema permite confeccionar una Lista de las Promociones sobre las que el cliente está interesado.
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3.- PESTAÑA FAMILIARES
Se puede llevar una relación de familiares del interesado. La Tabla de Tipos de Parentesco se encuentra en el menú Utilidades.
Al dar de alta una ficha de contacto, se podrá establecer en la solapa de Familiares, aquel que sea pareja del Contacto que estemos abriendo. Para ello se habilita una nueva columna en la relación de familiares en la que se podrá indicar si es pareja o no.
Con el establecimiento de la marca pareja, el sistema a la hora de dar de alta socios, siempre y cuando éstos se recuperen de un presunto (Alta de Socios desde Preinscritos), el sistema cumplimentará el Nombre y Apellidos de la pareja cumplimentada en ésta solapa dentro del apartado destinado para la cumplimentación del cónyuge.
4.- PESTAÑA ACCIONES
Al activar esta pestaña se presenta la lista de actuaciones comerciales efectuadas para este interesado. La relación de acciones se encuentra en la Tabla de Acciones Comerciales (Visita en Caseta, Envío de Mailing, etc.) en el menú Utilidades de este mismo módulo.
Además dispone de los campos que permiten consultar la Fecha en la que se recogió la acción, el Estado (pendiente o ejecutado), Fecha de Ejecución y Usuario de recogida que atendió al presunto.
Este proceso es accesible desde Asignar con Acciones.
Los botones y permiten, respectivamente, enviar un correo electrónico al interesado y consultar los documentos asociados a la ficha del cliente, si los hubiera.
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Trabajar con Fichas
Las características de este proceso son similares al explicado en Abrir Fichas (Menú Contactos, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria)
La diferencia entre ambos radica en que el primero realiza el "alta" de la ficha de interesados y éste permite efectuar modificaciones a las fichas ya incorporadas.
La entrada al proceso presenta una ventana para Buscar las fichas dadas de altas en su sistema por los campos: Nº de ficha, Empresa y Nombre y Apellidos.
Esta selección puede realizarse masivamente con el botón Criterios, que presenta una nueva ventana para buscar por Datos Personales, Códigos Estadísticos o Acciones Comerciales del interesado.
Añadir: Permite incorporar nuevas altas.
Modificar: Presenta la Ficha seleccionada.
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En esta pestaña encontramos los siguientes campos:
En esta pestaña encontrará un nuevo botón: que permite pasar al Mantenimiento de clientes, (Trabajar con Clientes-deudores / Clientes, del Módulo Administración Comercial).
Excluir del mailing:
Se incorpora a la opción existente de Excluir del Mailing las tres opciones siguientes:
- Excluir del Mailing Ordinario.
- Excluir del Mailing Correo Electrónico.
- Excluir del SMS Mailing.
Al abrir o modificar una ficha de contacto, si la opción de Excluir del Mailing no estuviera activa, se podrá marcar el medio de contacto por el cual el presunto no desea recibir información (correo ordinario, correo electrónico, o SMS).
En el caso de que dicho campo (Excluir del Mailing) estuviera activo, el sistema no mostrará ninguna opción para habilitar la toma de contacto con nuestro presunto.
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Activar Códigos Estadísticos por Promoción
Parámetros Generales (Módulo Herramientas comunes / Gestión de Ventas:
Se podrán relacionar para una misma ficha de contacto, diferentes códigos estadísticos así como acciones comerciales para cada una de las promociones en las que dicho contacto esté interesado.
Para ello habrá que seleccionar esta opción en los Parámetros Generales de Gestión de Ventas.
Una vez relacionadas las diferentes promociones en las que esté interesado un contacto (solapa de Promociones), el usuario podrá posicionarse en una u otra promoción a través del desplegable de promoción ubicado en la pestaña de Códigos Estadísticos y Acciones Comerciales.
Según se seleccione una u otra promoción, el sistema cargará la relación de códigos estadísticos asociados a dicha promoción para cumplimentación de los mismos por parte del usuario.
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Las acciones comerciales se efectuarán distinguiéndose éstas en función de la promoción que motive dicha acción comercial (por lo que también existirá un posicionamiento por promoción).
La impresión de una ficha de contacto mostrará la relación de códigos estadísticos así como de acciones comerciales de cada una de las promociones interesadas.
Obligatoriedad Documento en el Alta de Contactos:
Existirá un parámetro de control en el Módulo de Gestión de Ventas que permita indicar si el Documento es un dato obligatorio o no en la apertura de una Ficha de Contacto.
Si se activara la marca, al entrar en una Ficha de Contacto el sistema validaría la existencia y duplicidad de dicho documento.
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Imprimir
Cambios en Impresión de Fichas (Al Imprimir por Pantalla)
Hemos incluido en Contactos / (B) Trabajar con fichas / Seleccionar ficha / Imprimir / Pantalla, un cuadro nuevo para que en la impresión de fichas nos pida si queremos imprimir todas las acciones comerciales, las pendientes, las ejecutadas o todas.
También se ha cambiado de orden las columnas Fecha de Ejecución y Fecha Prevista.
Las posibilidades que ofrece la inclusión de este campo en la ficha son:
Alta de Cliente: Si es Presunto y No es cliente: Permite dar de alta como cliente desde presunto.
Código de Cliente: Si es Presunto y Cliente: Permite ir de la ficha de presunto a la ficha del cliente y viceversa.
Si es Cliente y No es Presunto: Permite dar de alta como Presunto desde el mantenimiento de clientes.
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Nueva Macro Informe de Relación de Fichas de Contacto:
Se incorpora una nueva macro de Relación de Fichas de Contacto. Dicho informe mostrará una columna que indique el número de documento de la Ficha de Contacto.
Dicha columna se encontraría entre la columna que hace referencia al Nombre y Apellido, y la Dirección del contacto.
El sistema muestra la relación de códigos estadísticos creados y seleccionados en el mantenimiento de la Tabla de Códigos Estadísticos.
Otra modificación en los Códigos Estadísticos es la presentación de estos en la pestaña de Códigos al entrar en Trabajar con fichas.
Módulo Gestión de Ventas / Contactos à Trabajar con Fichas, seleccionamos una y nos vamos a la pestaña “Códigos”.
Al entrar en esta ventana siempre nos mostrarán las familias cerradas, estas las podemos abrir con un simple click de ratón.
Gestión de Ventas
Al dar de alta una ficha de contacto, se podrá establecer en la solapa de Familiares, aquel que sea pareja del Contacto que estemos abriendo. Para ello se habilita una nueva columna en la relación de familiares en la que se podrá indicar si es pareja o no.
Con el establecimiento de la marca pareja, el sistema a la hora de dar de alta socios, siempre y cuando éstos se recuperen de un presunto (Alta de Socios desde Preinscritos), el sistema cumplimentará el Nombre y Apellidos de la pareja cumplimentada en ésta solapa dentro del apartado destinado para la cumplimentación del cónyuge.
Listado de las Operaciones de Alquiler y Operaciones de Compra de la Sociedad.
Detalla: Promoción, Op. Compra, Nº Inmueble, fecha Reserva/Venta/Entrega. Total Venta y Estado de cada una de las operaciones.
Seleccionado una de ellas, enumera los datos del inmueble, Importe en ptas/€ y Estado y haciendo doble click sobre una operación mostrará toda la información económica del contrato.
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Mediante esta opción el sistema permite asignar o suprimir un interesado a un inmueble en concreto.
El botón Reservar permite enlazar directamente con el proceso Reserva de Inmuebles / Reservas, dentro de este mismo Módulo. Para poder asignar un inmueble el interesado debe ser el número 1 en la lista de espera.
Para más información acerca de la gestión de listas de espera consulte los apartados de Acceso por Inmueble y Acceso por Ficha en al capítulo de Listas de Espera.
EMITIR CONTRATOS:
Este proceso se localiza en el módulo de Gestión de Ventas, Contactos, Trabajar con Fichas de Contacto, dentro de la propia ficha de un contacto en la solapa de Listas.
El sistema permitirá efectuar la selección de un inmueble de la lista de espera y emitir su correspondiente documento. Será requisito necesario para la realización de este proceso el haber realizado la pre-reserva de un inmueble.
La selección para la emisión del documento, sólo podrá efectuarse sobre uno de los inmuebles de la lista de espera. En el caso de que dicha selección fuera múltiple, el sistema avisará de la imposibilidad de generar el documento con el siguiente mensaje: "Debe seleccionar un único inmueble."
Aquellas variables de contratos referentes a información que por el estado comercial del inmueble, aún no se posean, PRINEX21 generará los correspondientes mensajes de error para indicar la imposibilidad de obtener dicho dato en la emisión del documento.
Este proceso estará también disponible desde Administración Comercial, Consultas, Promociones, Ficha de Inmueble. Tras realizar la búsqueda de inmuebles, el sistema dará opción a emitir el documento sin necesidad de haber realizado previamente la pre-reserva del inmueble para el que se quiera emitir dicho documento.
Genera por pantalla el listado de todas las facturas del cliente con Nº, Fecha de Vencimiento, Importe, Situación y Tipo (factura, abono). Con el botón Detalles permite el acceso a la consulta de cada una de ellas.
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Permite el acceso directo a la ficha de reformas para añadir, modificar o imprimir el/los presupuestos de reforma del cliente seleccionado. Únicamente estará disponible si se dispone del módulo Reformas.
Una vez seleccionado el registro deseado, se presentan las opciones propias del menú reformas, tales como añadir, denegar y modificar presupuesto.
Los botones situados en la parte inferior son comunes a todas las pestañas del Mantenimiento de fichas:
Ver Documentos: Acceso a los archivos de soporte documental (planos, fotos, DNI, etc.) asociados, si los hubiere.
email: Facilita el envío de e-mail.
Imprimir: Imprime la ficha de contacto del presunto seleccionado con datos personales y básicos, mailing y fax, así como las acciones efectuadas.
Se ha incorporado la salida por hoja de cálculo de la ficha de presunto, tango en Contacto / Trabajar con fichas / Imprimir, como entrando en uno de los contactos e imprimiendo desde dentro de la ficha.
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Asignar Acciones
Esta opción permite Asignar Acciones Comerciales, (Menú Contactos, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria) individual o masivamente, a los contactos de una promoción determinada. Esta tabla se configura en la opción Tabla de Acciones Comerciales / Utilidades de este mismo módulo.
La entrada al proceso presenta la ventana de búsqueda de fichas. Una vez hecha la selección, el sistema muestra la ventana de Selección de fichas con todos los contactos detallados por Nº de ficha, Contacto, Teléfono, Cód.Cliente, e-mail, fax, fecha de alta y Nº de inscripción.
Con el botón Detalles, puede acceder a la ventana Mantenimiento de Fichas y en la pestaña Acciones comprobar las tareas comerciales realizadas (contacto a contacto, igualmente).
Mailing, Etiquetas, email, sms, Añadir Presupuesto, Alta de socios,
Asignar Acciones, Relación de fichas, Estadísticas de contacto, Actividad
Comercial y Agenda comercial.
El botón Asignar Acciones , permite establecer de forma masiva (Myc.-Click) diferentes tareas de la ventana Lista de Acciones.
Los campos a completar en la ventana de Acciones comerciales son los siguientes:
Acción: Seleccionar de la lista del menú desplegable la acción comercial a ejecutar: Visita en Caseta o en oficinas, llamada telefónica de seguimiento, Contacto semanal, Envío de Mailing, etc.
Estado: Por defecto pendiente. Si la acción ha sido ya ejecutada seleccionar Ejecutado.
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Fecha Prevista: Si seleccionó 'pendiente' la fecha actual aparecerá por defecto. Si seleccionó 'ejecutado' deberá señalar la fecha de en que se realizó la acción.
Este proceso es posible realizarlo, contacto a contacto, desde la pestaña de Trabajar con fichas / Contactos.
NOTA: Si la tarea a realizar es el envío de mailing (accesible desde la opción Emitir Etiquetas y Mailing /Mailing de Contactos / Utilidades de este mismo módulo), al realizar el envío, el sistema llama a 'Asignar con Acciones' para permitir añadir nuevas tareas o seguir simplemente con el proceso de mailing.
Imprimir: Genera una Ficha de contacto con datos personales, básicos, producto y la lista de las acciones, tanto ejecutadas como pendientes de la ficha seleccionada.
Control de Caducidades El Control de Caducidades (Menú Contactos, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria) permite,
mediante el botón Modificar especificar una fecha límite en la opción de adquisición de un inmueble (listas de espera). Para ello dispone de unos criterios de búsqueda de fichas, tales como Fecha de entrada y Fecha de validez desde/hasta.
El control es de carácter informativo y no tiene ningún otro efecto en la declaración de listas de espera ni en el proceso de alta de reservas.
La opción Ficha de Contacto permite acceder a la ficha de contacto.
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Reasignar Número de Inscripción Esta opción facilita la posibilidad de Reasignar el Número de Inscripción. (Menú Contactos, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria)
Para ello, buscamos al presunto por nombre, apellidos o empresa. A través del botón Criterios puede realizar una búsqueda más extensa (datos cliente o estadísticos).
Una vez seleccionado, la opción Modificar permite cambiar el número de inscripción del cliente siempre que dicho número no esté asignado a ningún otro cliente.
Mediante el ítem Reasignar puede incrementar la numeración de todos los clientes seleccionados en tantos números como quiera, a partir de uno determinado.
El botón N. Automático, realiza la numeración automática y correlativa de los clientes en pantalla.
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Lista de Espera
Listas de Espera. Consideraciones Generales
La confección de listas de espera permite asignar interesados a inmuebles definidos en Administración Comercial.
Antes de explicar los detalles de este proceso, es importante aclarar las consecuencias derivadas de este tratamiento:
Cuando se asigna un interesado a un inmueble dentro del módulo de Gestión de Ventas, el literal que aparece en el ítem estado, cambia de "Libre" a "En Gestión".
El tratamiento de los inmuebles asignados a una lista de espera es, a todos los efectos, idéntico al de los inmuebles libres. El literal del estado es, por tanto, de carácter estrictamente informativo.
Cuando se reserva un inmueble en Gestión, el sistema incorpora de forma automática y obligatoria los datos del interesado definido en primer lugar de la lista, al fichero de clientes.
La definición de las listas puede realizarse desde dos perspectivas. De una parte se puede especificar la lista de los interesados dado un inmueble previamente seleccionado (por inmueble), y de otra, se puede asignar una lista de inmuebles a un interesado en concreto (por ficha).
Las listas de espera por inmueble admite más de un presunto.
Acceso por Inmueble El proceso Acceso por Inmueble (Lista de Espera / Menú Contactos / Módulo Gestión de Ventas) presenta la lista de inmuebles correspondiente a una promoción (Submenú Listas de espera, Menú Contactos, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria).
Una vez realizada la selección, el sistema presenta una lista con los presuntos optantes a la adquisición del inmueble previamente seleccionado.
En ella puede Añadir y Suprimir interesados.
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Al seleccionar un inmueble libre y Añadir un interesado se asigna la fecha de entrada y hasta cuándo es válida la opción. Esta última fecha puede modificarse en el proceso de Control de Caducidades.
Dispone del botón para acceder a la búsqueda de fichas de clientes e incorporarlas a la lista de espera.
El sistema asigna un número de orden en la lista a cada interesado que se incorpora. A la hora de realizar el alta de una reserva a un inmueble "En Gestión", el sistema captura el primer interesado de la lista.
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Acceso por Ficha El proceso Acceso por ficha (Lista de Espera / Menú Contactos / Módulo Gestión de Ventas) tiene el mismo objetivo que el de Acceso por Inmueble. La diferencia entre ambos viene dada por el modo de acceso a la lista.
En el proceso el sistema solicita el interesado y una vez seleccionado éste, mediante el botón Inmuebles se presentan los inmuebles a los que opta el cliente.
: Visualiza los datos del interesado.
Puede optar por Añadir nuevos inmuebles o Suprimir los existentes de la lista del interesado.
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Inmuebles
Situación Actual de la Promoción El proceso Situación Actual de la Promoción (Menú Inmuebles, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria), muestra la relación completa de inmuebles de una promoción con los siguientes datos:
Inmueble: Vivienda, garaje, etc.
Número de operación
Cliente: Nombre del cliente asociado al inmueble
Precio: del inmueble en € y Ptas.
Estado Admón.: En Gestión, Entregada, Libre, Reservada o Vendida.
Estado Comercial: Venta Escritura, Venta Contrato, Libre, Reserva.
Fecha Resultado: Fecha de pase a resultado del inmueble.
Como en la mayoría de listas de este tipo, puede ordenar la información por la columna que desee pinchando en el título de la misma.
Mediante el botón puede filtrar la información presentada con el empleo de los ítems: Inmueble, Comprador y Operación. Con el carácter % puede realizar la búsqueda de cadenas de caracteres (por ejemplo: %SÁNCHEZ).
Si selecciona un inmueble en situación de reserva, venta o entrega, puede activar el botón Operación y el sistema le presentará el estado actual de la operación (Resumen, Compromiso, Cobrado, Facturas, etc.).
Seleccionando cualquier inmueble de la relación (doble click) se accede a la ventana de Lista de espera.
Situación Comercial de Promociones
Esta consulta permite generar un listado de la Situación comercial de una Promoción (Menú Inmuebles, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria).
Gestión de Ventas
Puede realizar por Delegación, Sociedad, Promoción, Unidad de Negocio, Tipo y Estado de Inmueble y Sector.
El caso más habitual será teclear el código de una promoción, pero si utiliza los otros ítem se listarán todas las promociones que tengan esos códigos de enlace. Todos los códigos relacionados con la promoción se asignan en la ficha de promoción (proceso Trabajar con Promociones, menú Inmuebles, módulo Administración Comercial).
Tipo de Inmueble. Tipos de producto a listar. Estado Inmueble. Estados de los inmuebles que aparecerán en el informe: Libre, Alquilado,
Vendido, etc.. A Fecha: Fecha a la que se refiere el informe. Para considerar los estados de los inmuebles, el
sistema toma el estado en el que estuvieran los inmuebles en esta fecha. Por defecto se obtendrán los inmuebles a la fecha del día (informe con la situación actual).
También puede seleccionar Fechas Contables o Fechas Comerciales y el tipo de Vista (1, 2 o todas).
Como puede ver, las opciones de selección de este informe permiten solucionar preguntas del tipo 'viviendas libres a día de hoy' o 'inmuebles reservados en este momento', siendo ambas cuestiones simples ejemplos de los más habituales.
El proceso ofrece la salida del informe por pantalla, impresora y Hoja de cálculo.
El contenido del informe ofrece el detalle de la promoción, con una línea para cada inmueble, y subtotales a nivel de promoción, delegación y general.
Para cada inmueble se presentan sus valores de venta desglosados en Entrada, Aplazado antes de Llaves, Aplazado a Llaves y después de esta fecha, Hipoteca y Total. Para inmuebles libres estas cifras son las de tarifa de salida o precio estándar; para inmuebles reservados, vendidos o entregados, las cifras son las que corresponden al valor de venta y condiciones pactadas con el cliente.
En cuanto a fechas, se presentan las de reserva, venta y entrega de llaves, teniendo en cuenta que serán reales o previstas según el estado del inmueble. Por ejemplo, para un inmueble reservado, la fecha de reserva es real y la de contrato y entrega son previstas.
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Cuadro de Ocupación
El proceso de generación del Cuadro de ocupación de una promoción (Menú Inmuebles, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria), tiene como objeto “pintar” un cuadro en "Hoja de Cálculo o Interactivo" que refleje la ocupación de los diferentes inmuebles de una promoción dada.
HOJA DE CÁLCULO:
La entrada al proceso indica que ha de seleccionar el/los tipos de inmuebles que vayan a figurar en dicho cuadro.
Los inmuebles que aparecen con un círculo rojo indica que están inactivos. Los señalados con un círculo verde están activos.
Gestión de Ventas
Para activarlos debe accionar el botón "Datos de Promoción" que da acceso a la pantalla Mantenimiento de promociones.
Desde la pestaña "Proyecto" y seleccionando el tipo de inmueble (vivienda, garaje, trastero, etc.), deberá cumplimentar los 4 ítem de la línea Cuadro de Ocupación. EJE que hacen referencia a las partes clave del inmueble.
Al menos 2 de los partes de clave han de estar declarados para obtener el Cuadro de ocupación por promoción.
Estos ítems son desplegables y ofrecen 4 opciones: por Hoja, por Bloque, por Altura y por Anchura. No se permiten ejes duplicados.
Una vez cumplimentados y confirmados los datos, el proceso vuelve a la pantalla inicial Cuadro de ocupación.
Observe que el círculo rojo del inmueble que haya seleccionado aparece ahora en verde y los ejes cumplimentados con las opciones mencionadas anteriormente.
Seleccionado el tipo de inmueble y accionando el botón Confirmar comienza la generación del proceso.
Si existen inmuebles vinculados, el proceso avisará de tal hecho, indicando que dichos inmuebles aparecerán en la casilla de su inmueble principal.
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Informe Cuadro de Ocupación
Cada inmueble se refleja en un conjunto de celdas cuyos datos principales contienen:
Número de dormitorios, Tipología técnica, Id. del inmueble, Precio de venta neto (en Ptas. y Euros), superficie construida y útil.
Si el inmueble tiene vinculados, se añade el Id. de esos vinculados en el grupo de celdas, sumando el precio de venta de los vinculados al precio del inmueble principal.
Las celdas que representan un inmueble se colorean en función del estado del mismo. (Ver leyenda).
La distribución física en la hoja Excel de los inmuebles debe reflejar gráficamente el desarrollo en plantas, bloques y similares que tenga la promoción.
En esencia, el proceso mira los códigos de los inmuebles existentes y crea una estructura virtual que es reflejada luego en Excel, creando un libro para cada ejecución.
Para crear y pintar esta estructura (que es variable para cada tipo de inmueble en cada promoción), utilizamos los datos de las cuatro partes clave de cada inmueble, de forma que los usuarios pueden definir libremente, como hasta ahora, los inmuebles de la promoción y luego, este proceso actúa en consecuencia.
La estructura gráfica de la hoja Excel puede crearse basándonos en hasta cuatro ejes o dimensiones. A saber:
Dimensión o Eje Z (Hoja): cada ocurrencia de esta dimensión genera una hoja nueva dentro del libro.
Es opcional para el usuario, pero el proceso, internamente, le asigna al menos el tipo de inmueble. Si el usuario la activa debe estar presente también la dimensión BL (bloque).
Dimensión o Eje BL (Bloque): cada ocurrencia de esta dimensión genera un “bloque” de inmuebles dentro de la hoja, con su correspondiente desarrollo en altura y anchura.
Esta opción es opcional para el usuario.
Dimensión o Eje Y (Altura): cada ocurrencia de esta dimensión crea un nivel vertical dentro del bloque. El proceso asume –y actúa en consecuencia-, que todos los bloques de una misma hoja comparten los niveles en vertical, de modo que dentro de la misma hoja (Eje Z) la distribución vertical es la misma.
Este eje es obligatorio.
Dimensión o Eje X (Anchura): cada ocurrencia de esta dimensión crea un nivel horizontal dentro del bloque.
Este eje es obligatorio.
Obviamente y como se ha señalado al inicio de esta explicación, el sistema necesita que se le indique la forma en la que se estructura el desarrollo de los códigos. Es por ello que el archivo FMTSCON (Datos de proyecto de mantenimiento de promociones) ha sufrido un cambio, de modo que se han añadido cuatro campos para recoger cada una de las partes de clave, el eje o dimensión en la que se va a desarrollar.
Aunque estén utilizados los cuatro trozos clave, no es obligatorio que todos ellos tengan eje asignado, puesto que es habitual que los usuarios utilicen alguno de esos trozos para indicar características del inmueble sin tener que influir en su jerarquía de desarrollo.
(NOTA: Este informe también está presente en Consultas / Administración Comercial del Área Inmobiliaria.)
Gestión de Ventas
INTREACTIVO:
Modo Gráfico:
Ajustar Pantalla, Tamaño Normal, acercar, alejar, refrescar,
Excel, Mantenimiento de formatos e Imprimir Gráfico.
Modo Lista:
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Listado de Tarifas
El Listado de Tarifas (Menú Inmuebles, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria) muestra la tarifa de salida o precio estándar de cada inmueble, esto es, la lista de precios de su promoción.
La pantalla de selección es muy similar a la del proceso Situación Comercial de Promociones, aunque no tiene el ítem A Fecha.
Observe que puede listar los inmuebles sea cual sea su estado (libre, vendido, etc.), pero habitualmente se solicita únicamente el estado 'libre', puesto que son los inmuebles en ese estado los que se van a vender.
También tiene la opción de listar el informe agrupando anejos que permite obtener el informe de las tarifas de los inmuebles y las unidades que están vinculadas (garaje, trastero, etc.).
El contenido del informe ofrece el detalle a nivel de promoción, desglosado por inmueble.
Para cada inmueble se imprime: Metros Construidos, Valor Total, Entrada, Hipoteca, Total Aplazado y el desglose de ese aplazado. El desglose se detalla con el importe a llaves y los grupos de vencimientos de igual importe que deba suscribir el cliente.
Gestión de Ventas
Datos Técnicos
Con los usuales de selección (Sociedad, Delegación, Promoción, etc.), el sistema lista un informe de los datos técnicos (Menú Inmuebles, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria) de los inmuebles detallado por tipo, Metros Construidos y Metros Útiles, Zonas Comunes, Importe/Metros Construidos e Importe Metros Útiles.
La salida del informe puede obtenerse por impresora, por pantalla o a hoja de cálculo.
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Ficha de Inmueble
En la opción Ficha de Inmueble (Menú Inmuebles, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria) la pantalla de selección permite realizar una búsqueda básica por Promoción, Tipo y Estado del inmueble, así como un filtrado más específico acotando por las características del inmueble (metros, estancias y precio), así como por zona de ubicación y descripción.
Emitir documento
Una vez realizada la búsqueda, el botón Detalles permite acceder a los datos del inmueble seleccionado: datos jurídicos, técnicos, Históricos de Precios y Estado y Precios de Salida. (Proceso Trabajar con inmuebles / Inmuebles / Administración Comercial de este mismo Área).
Gestión de Ventas
Reservar: Enlaza con el proceso Reserva de Inmuebles / Reservas.
Imprimir: Imprime (pantalla o impresora) una ficha de la selección con los Datos Técnicos, Datos Jurídicos y Forma de Pago del inmueble seleccionado.
Listado de Clientes
El proceso Listado de Clientes (Menú Inmuebles, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria) genera la relación de clientes con sus datos básicos de identificación (Operación, Nombre, Domicilio, NIF).
La selección puede realizarse por los habituales (Sociedad, Promoción, Delegación), con la opción de listar sólo las operaciones en curso o todas (incluyendo anuladas).
Los datos del cliente pueden mostrarse en orden ascendente/descendente por Código, Apellidos o por Operación (Referencia de Contrato)
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Relación de Clientes e Inmuebles
El informe Relación de Clientes e Inmuebles (Menú Inmuebles, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria) detalla los clientes de una Delegación o Promoción con sus datos personales y los inmuebles que han adquirido, a fecha determinada.
La selección se puede realizar, aparte de por los filtros acostumbrados, por Tipo de Inmueble (Vivienda, Garaje, etc.) y por Estado (Reservada, Vendida, Entregada).
Reservas
Reservas. Introducción
En Prinex21 el procedimiento mediante el cual uno o varios compradores quedan asociados a uno o varios inmuebles, es el denominado Reservar Inmuebles. En realidad, la reserva es el punto inicial del circuito comercial, ya que todos los pasos posteriores se apoyan en la información de base tomada en el momento de formalizar la reserva.
Con la reserva nace la operación de venta (o contrato) y gran parte del comportamiento posterior de estas operaciones de venta viene determinado por la forma en la que se formalizó este trámite inicial.
Consideraciones Generales
Para que comprenda perfectamente el alcance y significado de las operaciones comerciales gestionadas en Prinex21, le recomendamos que atienda a las siguientes consideraciones:
A) Para el sistema, el trámite de reservar los inmuebles es imprescindible, ya que este paso es el que relaciona inmuebles con clientes y a ambos con unas condiciones de pago. No obstante, para formalizar la reserva en Prinex21 no es obligatorio que se verifique una entrega de dinero.
B) Todos los inmuebles que se reservan juntos forman un contrato de venta que, a partir de ese momento y desde un punto de vista de gestión, se considera un elemento básico de seguimiento.
C) De los inmuebles que forman parte del contrato, al menos uno de ellos debe tener asignado precio de venta. Así mismo, es obligatorio que todos los inmuebles del contrato tengan el mismo tipo y porcentaje de impuesto. Por ejemplo, no podrán venderse en el mismo contrato un local comercial y una vivienda.
D) Desde el punto de vista comercial, cada inmueble en una promoción puede estar libre, en gestión, reservado, vendido o entregado.
Estos estados se corresponden a las situaciones por las que van pasando los inmuebles: disponible para vender, en gestión en lista de espera, reservado a nombre de algún cliente, vendido en contrato privado, y entrega del inmueble mediante otorgamiento de escritura pública.
Gestión de Ventas
El tránsito entre libre y reserva no implica ninguna actividad administrativa; no así los otros dos tránsitos (venta y entrega) que llevan indefectiblemente asociada la realización de asientos contables.
E) Mientras realiza la reserva, tenga en cuenta que para comprobaciones, validaciones y restricciones, en todo el proceso se aplicarán las normas y parámetros que se especificaron en el apartado Datos Económicos de la promoción, Trabajar con Promociones, módulo Administración Comercial.
Reservar Inmuebles
Al comenzar el proceso de Reserva de Inmuebles (Menú Reservas, Módulo Gestión de Ventas, Área Inmobiliaria), se presenta la lista de inmuebles en estado Libre o en Gestión. El objeto fundamental de esta pantalla es realizar la selección del inmueble o inmuebles que desee reservar.
Datos Promoción que muestra los datos de la promoción del inmueble seleccionado.
Abrir inmuebles
No obstante dispone de otras opciones como la de Precios Venta, que le permite acceder a la tarifa de precios de salida del inmueble donde se encuentre posicionado.
Lista de Espera: Con este botón podemos consultar la lista de espera existente para el inmueble seleccionado.
Para comenzar el proceso marque sobre esta lista aquél/aquéllos inmuebles que desee vender conjuntamente en una operación de venta. Recuerde que, si los inmuebles objeto de la operación se encuentran vinculados, basta con "marcar" uno de ellos.
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Una vez seleccionados los inmuebles pulse la opción Siguiente, aparece la pantalla de reserva de inmuebles con los datos siguientes:
Inmuebles: Inmuebles a reservar. Fecha de Reserva y de Firma de Contrato: Fecha actual. Fecha de Entrega de Llaves: El sistema asigna por defecto la existente en la ficha de
promociones a efectos de previsión. Las posibles cantidades devengadas en este momento, llevarán esta fecha como vencimiento. El sistema le permite que cada contrato tenga su propia fecha de entrega de llaves, aunque esos casos constituyen una excepción.
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La ventana de reserva de inmuebles cuenta con varias pestañas para formalizar la reserva, al seleccionar con un doble click el inmueble veremos la siguiente ventana:
PESTAÑA FORMA DE PAGO:
El Total Venta relativa a la tarifa de salida que tiene el inmueble seleccionado. En caso de que la selección comprenda más de un inmueble, los importes aparecen acumulados.
Importe de la reserva: La cantidad acumulada para cada tipo (Vivienda, Garaje, etc.), por este concepto, es obtenida de la ficha de Datos de Proyecto, Trabajar con Promociones, menú Inmuebles del módulo Administración Comercial
NOTA: Las cantidades se presentan NETA o con IVA INCLUIDO, en función al valor introducido en el ítem Forma de Pago Propuesta de la ficha de Datos Económicos, Trabajar con Promociones, menú Inmuebles del módulo Administración Comercial.
Gestión de Ventas
Entrada: Importe a cobrar en la formalización/firma del contrato o en momentos anteriores a ese evento.
NOTA: El posible importe de señal o reserva que el cliente entrega a modo de arras, se entiende incluido en este importe de entrada, puesto que Prinex21 considera esas arras como un anticipo del importe de la entrada.
Préstamo Hipotecario: Importe que el cliente abonará mediante la subrogación a la hipoteca. Si más de un inmueble de los que vamos a vender conjuntamente tienen este concepto, aquí se introduce la suma total de hipotecas.
Aplazado: Diferencia calculada entre el total de la operación menos la entrada menos la hipoteca. Debe indicar su desglose en las líneas repetitivas.
Detalle del Aplazado: Los ítems solicitados para desglosar el importe correspondiente al aplazado son:
Nº Pagos: Nº de pagos de igual nominal. Formato: Formato en el que se documenta cada uno de los cobros. Los valores posibles son:
Efecto (1), Recibo (2), Pagaré (5): Estos tres tipos de formatos se entienden «aceptados» y por tanto figurarán en la cartera de la sociedad en el momento en que esta venta sea conforme. Tienen reflejo contable en el proceso de Contabilización de Ventas y son documentos susceptibles de ser remesados.
No Documentados (9): Cualquier compromiso que figura en contrato respecto al cual el cliente no ha aceptado (firmado) un documento concreto. Entran en Cartera de Cobros como los mencionados anteriormente, si bien en principio, no son remesables.
Si el sistema de Contabilización de Ventas utilizado responde al método denominado «sectorial», estos pagos NO se ven en Contabilidad.
Subvención Cliente (11) y Subvención Promotor (12): Estos vencimientos se tratan en Cartera de Cobros como cualquiera de los ya mencionados con este formato que los identifica. En la Contabilización de Ventas, estas cantidades pueden registrarse en apuntes distintos al resto de valores de la operación.
Importe: Importe de cada uno de los pagos de este grupo. A. Llaves: Márquelo si el pago tiene vencimiento a llaves. Si es así, la fecha de vencimiento
debe coincidir con la de entrega de llaves. Fecha Vencimiento: Vencimiento del primero de los pagos de este grupo. Periodicidad: Nº de meses que transcurren entre cada uno de los vencimientos (1=mensual;
2=bimestral; 3=trimestral; etc). I.V.A. Hipoteca: Márquelo si ese pago corresponde al I.V.A. de la hipoteca. Especial: Si lo marca, este pago es un pago especial y puede asociarle un texto que luego
figurará en el contrato. Esta opción es útil cuando el compromiso del cliente está relacionado con el cumplimiento de algún hito o evento por parte del promotor.
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PESTAÑA DATOS GENERALES:
En esta misma pantalla se encuentra la pestaña Datos Generales de la operación.
Con ella accedemos a datos complementarios de la operación, algunos de ellos ya solicitados en la petición de forma de pago que acabamos de exponer.
Datos de Venta
% I.V.A: porcentaje aplicable a la venta. Aunque se presenta el dato correspondiente según lo declarado a nivel de promoción, este valor puede modificarse.
Día Vto. Pagos e Incrementar mes 1º Vto. si la firma del contrato es posterior al día: las mismas consideraciones que se hicieron para sus homónimos en los Datos Económicos de la promoción, del módulo Administración Comercial Por defecto, se presentan aquellos valores.
Venta con Entrega: Márquelo si la venta es con entrega o llave en mano. Si no lo marca se entiende que es sin entrega o sobre plano.
Aunque no debe preocuparle especialmente ahora, este valor tiene una trascendencia contable importante en el momento (que vendrá más adelante) de contabilizar la venta. Para las ventas con entrega, se contabilizará y se expedirá una factura por el total de la operación; para las ventas sin entrega, la operación se gestiona con el circuito de impuesto diferido.
Fecha de Escritura: Fecha en la que se formalizará la escritura pública para esta operación. Por defecto, se toma la misma fecha que la entrega de llaves.
I.V.A. Incluido: Mediante este ítem se indica si en la pantalla de distribución de la forma de pago se habla en términos de importes (si lo deja en blanco) o si lleva el impuesto incluido.
En general, para las ventas sobre plano/sin entrega será más cómodo hablar en pesetas netas (también llamadas pesetas promotor); para las ventas llave en mano/con entrega suele ser más operativo introducir los datos con cifras impuesto incluido.
Gestión de Ventas
Dado que la cifra total final a pagar por el cliente (precio más impuestos) no cambia sea cual sea la manera de introducir los datos, es importante que comprenda perfectamente la diferencia que existe entre introducir el acuerdo de cobro con el cliente de una u otra forma, con objeto de que aproveche al máximo la flexibilidad de este proceso. Dicha flexibilidad le garantiza que cualquier forma de pago propuesta por sus clientes, tiene entrada en el sistema para su posterior control.
Si habla en cifras netas, el sistema las incrementará automáticamente según esta norma:
1) A la entrada y a cada uno de los vencimientos antes de la fecha de llaves les suma su impuesto.
2) El impuesto correspondiente a la suma de la hipoteca más los posibles vencimientos después de llaves, se documenta como un solo pago con vencimiento en la fecha de llaves. Los importes introducidos por usted, deben sumar el importe neto total de la operación.
Si habla en cifras con impuesto incluido, el sistema no aplica ninguna norma o regla y trabaja con los importes que se den en pantalla. Eso sí, los importes introducidos por usted deben sumar el importe total con impuestos de la operación.
Formato del Pago a Llaves: Opte por uno de estos valores: Efecto (1), recibo (2), pagaré (5), indefinido (9).
Este ítem indica el formato en el que se documenta el posible pago a llaves correspondiente al impuesto de la hipoteca y vencimientos posteriores a llaves. Puede cumplimentarse únicamente si va a hablar en importes netos (en el caso de impuesto incluido es usted quien especifica cuándo y cómo cobrar el impuesto).
Descuento: Cantidad de descuento a aplicar en la venta. Puede expresarla en importe absoluto o en porcentaje sobre el total de la venta. Si va a manejar intereses por pronto pago, recuerde que este ítem NO corresponde a ese tipo de descuento, ya que el descuento que estamos describiendo es el que podríamos llamar «descuento comercial». Tiene acceso a este ítem solamente si en los Datos Económicos de la promoción (del módulo Administración Comercial) indicó un porcentaje máximo de descuento diferente de cero (0).
Intereses:
Método de Cálculo. Dispone de cuatro opciones para calcular los intereses: No aplicar Saldos Tipo de reparto: Proporcional y por Tramos En intereses en negativo descontar de últimos pagos Francés: aplicar cálculo para periodo de carencia agrupar en llaves el IVA el pago de llaves Estándar:
Intereses. Aplicar desde: Fecha a partir de la cual el sistema hace efectivo el cálculo de intereses. Por defecto se considera la fecha de firma del contrato, pero es frecuente colocar la fecha de entrega de llaves, con objeto de calcular intereses únicamente sobre cantidades posteriores a este evento.
Mayor Valor de Venta: Si el importe de intereses se suma como Mayor valor de venta, márquelo; si por el contrario, se tratan como Intereses a devengar, déjelo en blanco. El significado de estas opciones es sustancialmente diferente. En el caso de marcarlo, el valor de los inmuebles vendidos se incrementa automáticamente, de forma que los intereses pasan a formar parte del precio de venta. En caso de no marcarlo, si los trata como Intereses a devengar, el valor de venta de los inmuebles no cambia y el sistema trata los intereses como cifras adicionales que se irán contabilizando como ingresos financieros en el momento de cada cobro para este contrato.
En cualquier caso, actúe como considere oportuno en cada operación.
Una vez cumplimentados los datos de esta pestaña, volvemos a la Forma de Pago, actualizando, si procede, los datos de la misma.
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PESTAÑA INTERESES:
Para proseguir con el proceso debe entrar en la pestaña Intereses que aparece en los siguientes supuestos:
Si en la ficha de Datos Económicos / Trabajar con Promociones, menú Inmuebles del módulo Administración Comercial, se indicó un porcentaje de interés.
Si la forma de pago propuesta por el cliente no coincide con la tarifa de salida de los inmuebles implicados.
Las opciones disponibles en esta pantalla son:
Intereses Calculados: Cifra real de intereses a cobrar (o deducir). Recuerde que aunque el sistema calcula los intereses, usted puede manipularlos, incluso dejarlos a cero.
NOTA: si deja este ítem a cero (elimina los intereses), el sistema se salta todas las opciones de intereses para toda la operación.
% I.V.A.: porcentaje de impuesto que se aplica a los intereses.
El sistema permite indicar en qué momento se van a cobrar los intereses imputados a la operación:
Entrada: Importe a cobrar en el momento de la firma del contrato. Aplazado: Importe a cobrar en los pagos aplazados principales que lleva la operación (los que
se dieron en la pantalla de forma de pago propuesta por el cliente). El sistema divide el valor aquí introducido y lo reparte a partes iguales entre TODOS y cada uno de los pagos aplazados principales de la operación.
A Fecha, N. Periodos, Plazo y Documento: la diferencia que exista entre el total intereses y lo cobrado en entrada y cobrado en aplazado, puede documentarse en un juego de cobros independiente cuyo comienzo, duración, periodicidad y formato se indican en este conjunto de ítems.
Cálculo: Este ítem emite un informe con el detalle del cálculo realizado para llegar a los intereses que el sistema propuso. Es evidente, que este listado es interesante cuando el importe que estamos manejando es el propuesto por el sistema, ya que en otro caso, el detalle de este informe y el total de intereses no coincide.
Aplicar: Activando esta opción se distribuyen (si procede) los intereses en las cantidades aplazadas, permitiendo el sistema la modificación de los mismos.
Gestión de Ventas
PESTAÑA RESULTADO FINAL:
Una vez terminada la gestión de los intereses (si los hay), vamos a la pestaña Resultado Final. Es únicamente de consulta y muestra lo que realmente va a pagar el cliente por cada uno de los conceptos y el momento previsto de cada pago.
El plan Aplazado Final / Aplazado D/ Llaves viene desarrollado fecha por fecha, y si el formato en el que se cobra es con efectos, el sistema presenta automáticamente el timbre correspondiente.
IMPORTANTE: si optó por introducir importes netos (recuerde la primera pestaña de este proceso), en la fecha de entrega de llaves habrá un importe, correspondiente al impuesto de la parte de hipoteca y de los posibles vencimientos después de llaves, que ha sido creado automáticamente por el sistema.
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Distribución en Inmuebles:
Cuando las operaciones de venta se componen de más de un inmueble, las cifras totales del contrato son desglosadas automáticamente por el sistema para cada uno de los inmuebles que componen ese contrato. Es decir, cada inmueble vendido tiene asignado la parte que le corresponde del importe total, de la entrada, del aplazado y de la hipoteca. Esto puede verlo en la pestaña inferior Distribución en Inmuebles.
El precio de venta por inmueble se asigna repartiendo el precio total global del contrato (con sus descuentos, recargos, intereses mayor valor del bien, etc) según el «peso» de cada inmueble al inicio del proceso. Observe que esto significa que si un inmueble no tiene precio estándar asignado, en ningún caso el sistema le asignará un precio de venta al final del proceso, puesto que su «peso» es cero.
Para la asignación de la hipoteca que le corresponde a cada inmueble, se aplica una regla similar: el total de hipoteca que tiene el contrato se reparte por «peso» entre aquellos inmuebles que, en su tarifa estándar, tienen valor de hipoteca asignado.
No debe alarmarse por la explicación anterior, puesto que como norma general si las tarifas de salida están bien asignadas, el sistema es capaz de repartir adecuadamente las cifras parciales de cada inmueble, de forma que la necesidad de visualizar y manipular los datos que a continuación le mostramos suele ser excepcional.
Al activar la opción Distribución en Inmuebles el sistema le presenta los valores individuales por inmueble donde puede modificarlos. Observe que cada inmueble del contrato aparece en una línea. Cada línea tiene las columnas Importe Neto, Entrada, Aplazado e Hipoteca. La modificación es totalmente libre siempre que las sumas en «horizontal» y «vertical» estén correctas y cuadren.
NOTA: Cada cobro aplazado individual NO está desglosado para cada inmueble. Esto supone que NO es posible saber la parte que de cada letra, recibo o pagaré corresponde a cada inmueble. El desglose de cifras se hace únicamente a nivel de cifras totales.
Una vez confirmada la operación, el proceso incorpora la operación al sistema enlazando con el proceso de Datos de Compradores que a continuación exponemos.
El resumen de la operación se puede "Imprimir". Puede servir como soporte de información a un posible cliente que se ha interesado por la compra de estos inmuebles.
Confirmada la operación de reserva el proceso presenta la ventana de datos del comprador.
Gestión de Ventas
DATOS COMPRADOR:
En este apartado se introducen los datos del cliente o clientes. El sistema muestra la lista de compradores que van a figurar en el contrato. Los compradores pueden ser personas físicas o jurídicas y, en ambos casos, pueden tener uno o varios representantes.
NOTA: Llegado a este punto (lista de compradores), el sistema le obliga a que al menos introduzca un comprador. La lista de compradores puede manipularse con posterioridad a la formalización de la reserva.
Si en su instalación cuenta con el módulo de Gestión de Ventas, el sistema le preguntará si quiere acceder a la lista de presuntos. Esta opción le permite tomar de la base de datos de interesados, mantenida en este módulo, los datos personales allí introducidos.
Por otra parte, si se trabaja con Listas de Espera, el sistema enlazará igualmente con los datos introducidos en el módulo de Gestión de Ventas y asignados a este inmueble. Para más detalles de esta gestión le recomendamos que lea el apartado de Listas de Espera en este mismo capítulo.
DNI/NIF: Nº del documento de identificación del cliente. Si es un NIF, introdúzcalo sin guiones, puntos o caracteres especiales y con la letra al final. El sistema comprueba la validez de la letra y le indica el valor correcto, si procede. En caso de que el NIF existiera previamente en la base de datos de clientes, se recuperan los valores nombre, dirección, etc. Es muy importante que introduzca este dato correctamente y con un valor real, puesto que es la base del control de clientes dentro de Prinex21
Cod. Cliente: Este ítem dispone dos controles de selección. El superior remite a la pantalla de selección de fichas y el inferior abre un menú desplegable para seleccionar socio.
Tipo de Documento: Indique si el identificador del cliente es un Nif, un Pasaporte o una Tarjeta de Residencia. En caso de indicar Pasaporte o Tarjeta de Residencia, el sistema admite cualquier valor en el ítem anterior.
Nombre y Apellidos: Texto libre. Recuerde que el sistema distingue entre mayúsculas y minúsculas, matiz éste muy importante a la hora de realizar búsquedas alfabéticas.
Domicilio, Población, Teléfono, Código Postal y Profesión: Texto libre. % Participación: Porcentaje en el que este comprador participa en la operación. Para los
diferentes compradores que puede llevar una operación, el sistema le permite establecer los porcentajes que desee, bien entendido que la suma de todos los porcentajes de los compradores debe ser exactamente 100. Este dato tiene trascendencia económico-contable posterior, ya que en cada facturación para esta operación, el sistema emitirá tantas facturas desglosando el total como compradores tengan una participación diferente de cero.
Sexo: Hombre, Mujer. Mayor de Edad: Si es que sí, marcarlo.
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Estado Civil: Debe indicar un código válido según la lista vigente. En el caso de introducir Casado, el sistema presentará dos ventanas adicionales. Una con el régimen económico del matrimonio y los datos personales del cónyuge; otra con los datos del documento que justifica el régimen matrimonial. Esta última ventana puede quedar en blanco si el régimen matrimonial no necesita justificarse.
El resto de las opciones se resume de la siguiente forma:
Añadir J: El sistema solicita los datos de carácter indentificativo como en el caso de persona física y algunos datos más propios de las sociedades (datos de constitución, registro, etc).
Añadir F
Representante: Tanto para personas físicas como jurídicas, es posible definir un representante que actúe en nombre de los mismos. Los datos solicitados son los de identificación y los de apoderamiento.
Como ya se ha indicado, puede incluir tantos compradores como desee para la operación de venta. Cuando tenga completa la lista de compradores, salga del proceso con lo que la reserva queda totalmente formalizada.
Suprimir Reservas El proceso Suprimir Reservas (Menú Reservas, Gestión de Ventas) permite eliminar una reserva que esté declarada en el sistema, dejando los inmuebles libres. Este proceso se ajusta a las siguientes normas de actuación:
Los clientes que figuraban en la reserva NO se eliminan automáticamente de la relación general de clientes que tiene el sistema. De hecho, aunque el acto de compra ya no está disponible, el sistema lo conserva internamente con una marca de anulación. De esta manera es posible guardar información histórica coherente.
Si para la reserva se indicó un importe de arras o señal y este importe ya ha sido contabilizado, el sistema NO le permite realizar la eliminación de la reserva desde aquí. Si desea suprimir una reserva que ya tiene un movimiento contable, es necesario que utilice los correspondientes procesos del menú Administración. Consulte el apartado Administración Comercial para más detalles sobre las contabilizaciones y las anulaciones de operaciones ya contabilizadas.
Una vez seleccionada la reserva, el proceso solicita la fecha de anulación y emite un mensaje indicando que se va a proceder a la anulación de los datos de la operación en curso.
Gestión de Ventas
Trabajar con Operaciones de Venta
El proceso Trabajar con Operaciones (Menú Reservas, Gestión de Ventas) y el submenú Datos por Operación, permiten acceder a las mismas opciones bajo dos perspectivas diferentes:
Operación: Permite consultar los datos de formalización de una reserva previa selección del inmueble.
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Pestaña Datos Operación: Muestra el nº y estado de la operación, fechas de reserva, firma y entrega, así como los importes del inmueble. Facilita el acceso a diversas áreas de información y trabajar sobre ellas.
Ver Reservar Inmuebles.
El sistema permite atribuir cierta información específica de una reserva en concreto, como es el caso de las cláusulas especiales.
Mediante esta opción podrá definir cuantas cláusulas estime oportuno. Para ello, el proceso abre una ventana de edición donde se introduce como texto libre el contenido de dichas cláusulas.
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Mediante esta opción se incorpora información adicional a la operación.
Estos datos complementarios son:
Domicilio de Cobro: Para las cantidades aplazadas (Banco, Sucursal, CCC, etc).
Datos Facturación: Número de Serie para Facturas y Código de Diario de Impuesto: Por defecto se presentan los definidos en la ficha de la promoción.
Datos de Control: Vendedor, Sector y Medio Publicidad: Son datos recogidos con fines estadísticos para la obtención de algunos informes de control.
Tipo Interés Préstamo: se emplea como variables en la Emisión de Contratos.
Dispone, además, de las siguientes opciones para añadir otros datos de interés, todos ellos de carácter opcional:
Datos Vencimientos: Permite asignar el código de Referencia a las cantidades aplazadas documentadas mediante letra de cambio. La asignación puede ser manual (efecto a efecto) o secuencialmente calculada en un rango especificado por el usuario
Marcas de Negociabilidad: Por defecto, el sistema considera los pagos que implican la aceptación del cliente (1,2,5) como negociables (remesables) y no así los restantes. No obstante, mediante este proceso, puede cambiar el mencionado criterio.
Miembro Unidad Familiar: En caso de que esta información deba de aparecer en contrato, esta opción le permitirá declarar los datos relativos a los componentes de la Unidad Familiar.
Datos Notariales: Permite definir los datos de apoderamiento otorgados en favor de la promotora para la realización de determinados trámites en representación del cliente.
Esta opción presenta una ventana de texto libre para la introducción de observaciones o cualquier tipo de comentario relativo a la operación.
Permite especificar la forma de pago de la entrada (cheque, transferencia, metálico) y la entidad pagadora. Ver Reservar Inmuebles.
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Gestión de Ventas
Pestaña Documentación:
Puede modificar, añadir, introducir variables, etc.
Permite emitir documentos predefinidos. En el caso que nos ocupa, se tratará normalmente de recibos de reserva. Presenta Idioma y la Vista (1 ó 2).
(Efecto, Pagaré, Recibo, Indefinido).
La Relación de Vencimientos emite un informe detallando cada pago aplazado y el importe de los timbres.
El Recibo de Timbres sigue la operativa de los Documentos con Modelo. Esto es, permite definir en WORD un recibo justificativo del cobro realizado por este concepto.
Según la forma de cobro aplazada de la operación, aparecerá en pantalla la opción de imprimir diferentes tipos de documentos. Presenta Idioma y la Vista (1 ó 2).
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Gestión de Ventas
Cambiar estado comercial
La entrada al proceso Cambiar estado comercial (Menú Reservas / Gestión de Ventas), ofrece un listado de los inmuebles de la promoción y su estado comercial.
El botón Modificar habilita el menú desplegable Nuevo estado, con las opciones: Venta Contrato Privado, Venta Contrato Público y Reserva que permiten cambiar el estado comercial del inmueble, así como modificar la fecha del cambio.
Este cambio no afecta a los estados administrativos.
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Cooperativas
Altas de Socios desde Preinscritos
El proceso Altas de Socios desde Preinscritos (Menú Cooperativas / Gestión de Ventas), permite dar entrada a socios en una Cooperativa seleccionando preinscritos de la base de datos de Gestión de Ventas.
En la entrada al proceso se presenta la pantalla de selección de fichas característica de las consultas del módulo de Gestión de Ventas. Seguidamente, aparece la lista de los candidatos y una vez seleccionados se solicitan los siguientes datos:
Siguiente:
Cooperativa: Teclee el Nº de Sociedad (obligatorio). Promoción: Se puede indicar en este momento o con posterioridad. Asignar Nº de Socio: Se puede igualmente asignar en este momento de forma automática y
consecutiva o con posterioridad. Fecha de Alta. Por defecto figura la actual. Situación: Campo de observaciones para realizar alguna indicación del tipo "alta","baja" o
"cargo junta rectora". Este dato se imprime en el libro de socios. Capital Social: Item informativo. También se imprime en el Libro de socios.
Una vez validados estos datos, el sistema incorpora los registros seleccionados al Libro de Socios.
Gestión de Ventas
Trabajar con Socios
Menú Cooperativas / Gestión de Ventas, presenta la lista de todos los socios pertenecientes a la Sociedad Cooperativa seleccionada, mostrando el Nº de Socio, Nombre y Fecha de Alta. Las opciones disponibles son:
Selección de Cooperativas
Añadir Socios ó Modificar Socios
Permite incorporar socios (para la opción Añadir) desde el archivo de preinscritos o bien de forma manual. Los datos solicitados son los mismos que se cumplimentan en la ficha de clientes, con los ítems adicionales: Fecha de Alta, Fecha de Baja, Situación y Capital Social.
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Suprimir Socios: Elimina registros del libro de socios (si provienen del archivo de preinscripciones, éste no se ve alterado).
Detalles
Promoción: Esta opción es la encargada de asignar la fase en la que se ubica el socio, así como el número de orden dentro de la misma.
Imprimir: Lista el Libro de Socios de la cooperativa por pantalla, impresora o a hoja de cálculo.
Gestión de Ventas
Reasignar Número de Socio
La utilidad Reasignar Número de Socio (Menú Cooperativas / Gestión de Ventas) permite realizar la asignación de números de socios en cualquier momento de la gestión.
La atribución puede realizarse de dos formas:
Modificar de forma manual: se habilita la entrada para asignar el nuevo número de socio siempre que ese número no esté asignado previamente.
"Reasignar" números de socios.
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Desde Número: (Nº de Socio)
Incrementar: (teclear un número)
Es decir, si queremos reordenar los números de socios desde uno determinado, el programa movería los socios tantos lugares como números incrementados, o automática por fecha de alta o por Nº de socio.
Gestión de Ventas
Número de Orden por Promoción La opción Número de Orden por Promoción (Menú Cooperativas / Gestión de Ventas) permite asignar el orden del socio dentro de la promoción.
Recuerde que este número es independiente del número de socio y que la asignación de promociones debe realizarse previamente en el proceso Trabajar con Socios.
Igualmente cuenta con las utilidades Modificar, y Reasignar números de registros para efectuar intercalaciones.
Imprimir Libro de Socios La entrada al proceso Imprimir Libro de Socios (Menú Cooperativas / Gestión de Ventas) presenta una pantalla previa de selección similar a la ficha de datos del socio.
Los botones Criterios y Buscar permiten realizar la selección (por fechas, situación, etc).
Imprimir
Genera el Libro de Socios conforme a la selección efectuada.
El informe contiene los datos personales del socio, la promoción a la que pertenece, fechas de alta y baja, situación y capital social.
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Añadir Socios, Modificar Socios y Suprimir Socios
Ir a Cooperativas / Trabajar con Socios
Asignación Fecha de Baja
Menú Cooperativas / Gestión de Ventas, presenta la lista de todos los socios pertenecientes a la Sociedad Cooperativa seleccionada, mostrando el Nº de Socio, Orden, Nombre y Fecha de Baja.
Al seleccionar un socio, indicar una Fecha y pulsar Asignar Fecha, le pondrá un asterísco y la fecha en la línea del socio indicado como mostramos en la pantalla anterior.
Asignar Promoción a Socio
Ir a Cooperativas / Trabajar con Socios
Gestión de Ventas
Utilidades
Tabla de Códigos Estadísticos
Acceso por Código
Módulo Gestión de Ventas / Utilidades à Tabla de Códigos Estadísticos (Acceso por Código o por Promoción)
En la entrada al proceso se relacionan todos los códigos estadísticos dados de alta en el sistema. Los códigos declarados en este proceso se solicitarán en la ficha de interesados.
Los campos que componen los códigos estadísticos son los siguientes:
Código: Es de libre codificación y sirve como identificación del dato solicitado en la ficha. Denominación: Descripción del ítem. Tipo de Código: Indica al sistema si el código solicitado en la ficha admite un único valor,
múltiples valores o se trata de un texto libre. En los dos primeros casos, deben declararse los valores admitidos para este código mediante la opción "Trabajar con".
Nº Orden: Debe asignar en esta entrada un número de secuencia según el cual el sistema ordenará la lista de códigos en la ficha de captura de interesados.
Familia: Nos permite ver y modificar la familia a la que pertenece nuestro código estadístico.
Obligatoriedad
Control para efectuar validaciones en la cumplimentación de códigos estadísticos en el alta de Fichas de Contacto.
El establecimiento de la marca de Obligatorio, indicará al usuario que la cumplimentación de dicho Código Estadístico es obligada para confirmar la Ficha de Contacto.
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Si dentro de la solapa de Códigos Estadísticos existiera algún código obligatorio que aún no hubiéramos cumplimentado, el sistema no permitiría la grabación de la Ficha. En el caso que el usuario no cumplimentara dicho código, el sistema le avisaría con un mensaje haciendo referencia al código que debe cumplimentar.
: Este botón permite definir la lista de valores admitidos para el código seleccionado. El sistema verificará en la introducción de la ficha de interesados que el dato tecleado para ese código estadístico se encuentra en la lista aquí definida.
: Permite asignar/quitar promociones a los códigos estadísticos.
Nos posicionamos en un código, damos a Modificar, nos vamos al campo “Familia” y pulsamos el desplegable, nos aparecen las distintas familias, con lo que podemos cambiar al código de familia directamente. También lo podemos dejar en blanco, con lo que nuestro código estará libre, es decir, no pertenecerá a ninguna familia.
Imprimir: Emite un listado de los todos códigos dados de alta en su gestión.
Gestión de Ventas
Acceso por Promoción
El Acceso por Promoción (Menú Utilidades / Tabla de Códigos Estadísticos / Gestión de Ventas) permite el mantenimiento de los códigos estadísticos declarados en su gestión solicitando, como vía de entrada, el número de Promoción.
Una vez seleccionada la promoción, aparecen en pantalla los códigos estadísticos adscritos a la misma.
Código: Es de libre codificación y sirve como identificación del dato solicitado en la ficha. Denominación: Descripción del ítem. Tipo de Código: Indica al sistema si el código solicitado en la ficha admite un único valor,
múltiples valores o se trata de un texto libre. En los dos primeros casos, deben declararse los valores admitidos para este código mediante la opción "Trabajar con".
Nº Orden: Debe asignar en esta entrada un número de secuencia según el cual el sistema ordenará la lista de códigos en la ficha de captura de interesados.
Familia: Nos permite ver y modificar la familia a la que pertenece nuestro código estadístico.
Añadir: Permite añadir códigos desde el menú desplegable del campo Códigos. Solamente este campo es editable. El resto de de los campos: denominación, tipo de código y orden, se mostrarán de forma automática.
El botón Imprimir emite un listado de los códigos dados de alta para la promoción seleccionada.
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Establecer Obligatoriedad
Control para efectuar validaciones en la cumplimentación de códigos estadísticos en el alta de Fichas de Contacto.
El establecimiento de la marca de Obligatorio, indicará al usuario que la cumplimentación de dicho Código Estadístico es obligada para confirmar la Ficha de Contacto.
Si dentro de la solapa de Códigos Estadísticos existiera algún código obligatorio que aún no hubiéramos cumplimentado, el sistema no permitiría la grabación de la Ficha. En el caso que el usuario no cumplimentara dicho código, el sistema le avisaría con un mensaje haciendo referencia al código que debe cumplimentar.
Gestión de Ventas
Tabla de Familias de Códigos Se ha añadido una nueva opción para introducir los nombres de las familias en las que agruparemos los códigos estadísticos, contiene dos columnas, una para poner el código o nombre de la familia y otra para la denominación de la misma.
Podemos verlo siguiendo el siguiente camino:
Módulo Gestión de Ventas / Utilidades / Tabla de Familias de Códigos
Para asignar los Códigos Estadísticos a las familias podemos hacerlo en esta pantalla pulsando Códigos Estadísticos, se nos abrirá una ventana donde tenemos dos bloques, en uno, a la izquierda, los códigos estadísticos que no tienen familia asignada, es decir, que no pertenecen a ninguna familia, y a la derecha los que pertenecen a la familia donde nos encontramos.
Si queremos asignar un código estadístico a otra familia, primero tendremos que situarlo en el bloque de la izquierda, en códigos sin familia asignada, este bloque es visible a todas las familias.
Una vez que este se encuentre libre, es decir sin familia asignada, en el bloque de la derecha, podremos seleccionarlo para agregarlo a cualquier familia, ya que estos son visibles desde cualquier familia en la que nos metamos como comentábamos antes.
Otra manera de asignar los códigos a su familia es por Tabla de código, para ello iremos a 'Acceso por Código' o 'Acceso por Promoción'
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Tabla de Acciones
En Acciones Comerciales (Menú Utilidades / Gestión de Ventas) se definen, mediante un código y una denominación, las actuaciones de naturaleza comercial que deben realizarse en el seguimiento de los interesados que se incorporan al sistema.
Las acciones comerciales se recogen en la Ficha de interesados y se establecen mediante el proceso Asignar con Acciones.
Estas opciones son de denominación libre y puede establecer los códigos que se ajusten más a su estrategia de marketing.
Tabla de Familias de Acciones
Módulo Gestión de Ventas / Utilidades / Tabla de Familias de Acciones
Gestión de Ventas
Tabla de Tipos de Parentesco
En determinados tipos de promociones se hace necesaria la recogida de datos relativos a los miembros que componen la unidad familiar.
La tabla Tipos de Parentesco (Menú Utilidades / Gestión de Ventas) permite definir los vínculos de tales miembros con el interesado incorporado en la ficha.
Mailing de Contactos
Emitir Etiquetas y Mailing
En Prinex21 existe la posibilidad de emitir cartas y etiquetas personalizadas a los potenciales clientes que se han contactado, previa selección de los mismos.
Con la utilidad Emitir Etiquetas y Mailing (Menú Utilidades / Mailing de Contactos / Gestión de Ventas) es posible realizar entregas masivas de etiquetas y mailing a los contactos declarados en el sistema.
Los botones Buscar y Criterios facilitirá la selección de dichos contactos.
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Mediante las opciones Mailing y Etiquetas, puede seleccionar la plantilla o patrón que se va a emplear en el proceso de emisión.
Al realizar el envío, el sistema llama al proceso 'Asignar con Acciones' para permitir añadir nuevas tareas o seguir simplemente con el proceso de mailing.
Una vez definido el modelo, se realizará la emisión, tanto de etiquetas como de mailing, de los contactos seleccionados.
El botón email permite el envío de correo electrónico para el/los contactos seleccionados.
: facilita el acceso a los datos del cliente.
: imprime la ficha de contacto del cliente con los datos personales, básicos, de contacto y lista de acciones efectuadas.
: remite al soporte documental asociado a ese cliente.
Modelos de Etiquetas La utilidad Modelos de Etiquetas (Menú Utilidades / Mailing de Contactos / Gestión de Ventas) permite confeccionar etiquetas personalizadas en WORD.
Debe usar la versión Office 2000 o WORD-97. La extensión empleada en el nombre de los documentos debe ser ".DOC"
El procedimiento crear o modificar es el mismo que para la elaboración de Modelos de Mailing.
Modelos de Mailing Modelos de Mailing (Menú Utilidades / Gestión de Ventas) permite confeccionar cartas personalizadas en WORD para la emisión masiva de mailing.
Debe usar la versión de WORD-97 o office 2000. La extensión empleada en el nombre de los documentos debe ser ".DOC"
Cuando se crea o modifica un modelo, el sistema presenta un ventana solicitando el nombre del fichero que contiene las variables que se han de insertar en el documento.
Para crear un nuevo modelo, desígnelo con el nombre que desee. Introduzca el texto del documento en la plantilla de WORD.
Para insertar variables, basta con activar la opción "Insertar campo de combinación". Esta opción presenta un lista de las variables disponibles. Marcando el campo que se desea incorporar, se inserta éste en el documento en la posición donde se encuentre el cursor.
Gestión de Ventas
Mailing de Ventas
Emitir Mailing
Como en otros apartados de la aplicación, existe la posibilidad de emitir cartas personalizadas y etiquetas de forma masiva o individual, con base a los clientes.
El proceso Emitir Mailing (Menú Utilidades / Mailing de Ventas / Gestión de Ventas) presenta una pantalla con criterios de selección, tales como Inmueble, Promoción y Estado de la operación para acotar la búsqueda, y permite también elegir la dirección de envío (cliente o ubicación) y el volumen (carta por comprador o por operación).
Una vez seleccionados el/los clientes, la emisión permite la ejecución tanto de e-mail, mailing y etiquetas, seleccionando previa selección del modelo.
Modelos de Mailing
Modelos de Mailing (Menú Utilidades / Gestión de Ventas) permite confeccionar cartas personalizadas en WORD para la emisión masiva de mailing.
Debe usar la versión de WORD-97 o office 2000. La extensión empleada en el nombre de los documentos debe ser ".DOC"
Cuando se crea o modifica un modelo, el sistema presenta un ventana solicitando el nombre del fichero que contiene las variables que se han de insertar en el documento.
Para crear un nuevo modelo, desígnelo con el nombre que desee. Introduzca el texto del documento en la plantilla de WORD.
Para insertar variables, basta con activar la opción "Insertar campo de combinación". Esta opción presenta un lista de las variables disponibles. Marcando el campo que se desea incorporar, se inserta éste en el documento en la posición donde se encuentre el cursor.
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Mailing de Cooperativas
Emitir Mailing y Etiquetas
Emitir Mailing y Etiquetas (Menú Utilidades / Mailing de Cooperativas / Gestión de Ventas) permite emitir cartas personalizadas (mailing) y etiquetas a los socios de la cooperativa previa selección de los mismos.
La pantalla de Criterios de Búsqueda facilita la selección.
A través de los botones Mailing y Etiquetas, puede elegir y definir la plantilla o patrón que se va a emplear en el proceso de emisión.
El botón email genera un modelo de mail para un socio determinado.
Modelos de Etiquetas
Se pueden confeccionar etiquetas personalizadas en WORD sobre la base de datos de cooperativas. Debe usar la versión Office 2000 o WORD-97. La extensión empleada en el nombre de los documentos debe ser ".DOC"
El procedimiento crear o modificar es el mismo que para la elaboración de Modelos de Mailing.
Modelos de Mailing
Modelos de Mailing (Menú Utilidades / Gestión de Ventas) permite confeccionar cartas personalizadas en WORD para la emisión masiva de mailing.
Debe usar la versión de WORD-97 u office 2000. La extensión empleada en el nombre de los documentos debe ser ".DOC"
Cuando se crea o modifica un modelo, el sistema presenta un ventana solicitando el nombre del fichero que contiene las variables que se han de insertar en el documento.
Para crear un nuevo modelo, desígnelo con el nombre que desee. Introduzca el texto del documento en la plantilla de WORD.
Para insertar variables, basta con activar la opción "Insertar campo de combinación". Esta opción presenta un lista de las variables disponibles. Marcando el campo que se desea incorporar, se inserta éste en el documento en la posición donde se encuentre el cursor.
Gestión de Ventas
Clientes a Presuntos
Esta opción nos permite crear Fichas de Contacto en el Módulo de Gestión de Ventas a partir de las Fichas de Clientes, con las datos básicos de dichos clientes.
Todos, Ninguno y Cliente.
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Marketing
Relación de Fichas
En el proceso Relación de Fichas (Menú Marketing / Módulo Gestión de Ventas), la ventana criterios de selección sirve como filtro para generar la relación de fichas de interesados dados de alta en su gestión.
Excluir del Mailing:
Se incorpora a la opción existente de Excluir del Mailing las tres opciones anteriormente comentadas.
Al abrir o modificar una ficha de cliente, si la opción de Excluir del Mailing no estuviera activa, se podrá marcar el medio de contacto por el cual el presunto no desea recibir información (correo ordinario, correo electrónico, o SMS).
En el caso de que dicho campo (Excluir del Mailing) estuviera activo, el sistema no mostrará ninguna opción para habilitar la toma de contacto con nuestro cliente.
Informe de Relación de Fichas de Contacto
Se incorpora en el informe de GESTIÓN DE VENTAS / Marketing / Relación de Fichas en su salida a hoja de cálculo, una columna que indicará si el contacto está excluido o no de las diferentes opciones de medio de contacto.
Adicionalmente existirá un filtro en la obtención de éste informe, que permita obtener exclusivamente aquellas fichas de contacto que tuvieran activo el medio de contacto seleccionado (correo ordinario, correo electrónico, SMS).
Gestión de Ventas
Emisión de Mailings
La aplicación ofrecerá la siguiente funcionalidad en función de los parámetros activos:
Si el cliente / contacto, tuviera marcada la opción de excluir del mailing, el cliente o presunto no se tomará en cuenta en la emisión de mailings a no ser que se incluyan los clientes con protección de datos (funcionalidad actual).
Si el cliente / contacto, tuviera marcada la opción de excluir del mailing ordinario o correo electrónico, el cliente o presunto no se tomará en cuenta en la emisión de mailings a no ser que se incluyan los clientes con protección de datos (independientemente de cómo se encuentre la marca de excluir del mailing: este comportamiento se asemejaría a la funcionalidad actual).
Si el cliente / contacto, no tuviera marcada la opción de excluir del mailing y además tuviera activa la marca de excluir del SMS, el cliente o contacto se tomará en cuenta para la emisión de mailings de contacto o cliente (sería como si en la actualidad, un cliente / contacto, no tuviera marcada la opción de Excluir del Mailing).
Una vez efectuado este filtro, el sistema solicita el criterio de ordenación del informe (Apellidos, Empresa o número de ficha).
El resultado de este proceso es un listado de interesados con sus datos principales: Nº de ficha, contacto, dirección, población, teléfono y dirección de e-mail.
Informe de Relación de Fichas de Contacto con Familiares
Este proceso se localiza en el Módulo de Gestión de Ventas / Marketing / Relación de Fichas.
El informe incorpora en una nueva macro la siguiente información a la derecha de la Fecha de Inscripción:
Nombre del primer familiar relacionado en la ficha del contacto. Apellidos del primer familiar relacionado en la ficha del contacto. Teléfono del primer familiar relacionado en la ficha del contacto. Parentesco del primer familiar relacionado en la ficha del contacto. Observaciones de la ficha de contacto (sólo se mostrarán los 200 primeros caracteres).
En el Módulo de Gestión de Ventas / Marketing / Relación de fichas, se incluye una nueva columna en su salida a Excel (bajo la macro modelo 1) que indicará a la derecha de la población, la provincia del contacto.
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Estadística de Contactos
Cuando entramos en el proceso Estadística de Contactos (Menú Marketing / Gestión de Ventas), se presenta una pantalla con los distintos ítem que componen la ficha de interesados para realizar la selección.
Realizado el filtro de los códigos estadísticos desde la pestaña , el proceso generará una estadística elaborada en base a los dichos códigos definidos por el propio usuario.
La información detallada en este listado señala que, para cada valor indicado en todos y cada uno de los códigos estadísticos definidos, el sistema calcula:
el número de fichas el porcentaje que suponen sobre el total el número de ventas con su correspondiente porcentaje
Gestión de Ventas
Con este informe se pretende, dependiendo de los códigos estadísticos que el usuario haya elaborado, obtener, por ejemplo, un perfil del presunto cliente que le permita obtener una perspectiva del entorno para la toma de decisiones comerciales futuras. O bien conocer simplemente la media de edad de los interesados, sus necesidades de vivienda, etc.
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Detalle de Actividad Comercial
El proceso Detalle de Actividad Comercial (Menú Marketing / Gestión de Ventas) presenta la misma pantalla de selección que los procesos anteriores.
Dentro de la opción Acciones Comerciales, seleccionar las acciones comerciales a listar,
pulse el botón Criterios para introducir la fecha desde/hasta y si la acción está pendiente o ejecutada.
Gestión de Ventas
Al seleccionar mediante los filtros y pulsar Confirmar, nos mostrará la siguiente pantalla:
El resultado genera un listado del contenido de la Agenda de actuaciones comerciales, a fecha determinada, definida en la ficha de cada cliente, detallada por: Usuario Comercial, Presunto, Fecha de captación, Acción, Fecha prevista, Estado y Fecha de ejecución.
El informe pretende proporcionar al usuario una herramienta de estudio de las acciones comerciales más utilizadas, realizar un seguimiento de marketing de los interesados, etc. que le permita obtener información detallada para posteriores acciones comerciales.
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Agenda Comercial
En la opción de menú Marketing / Agenda Comercial, o pulsando desde cualquier punto de la aplicación, nos saldrá la siguiente Agenda Comercial:
En la parte superior izquierda tenemos un calendario, donde aparecen en color rojo los domingos , en color azul los días que tienen tareas pendientes, en color verde los días que tienen Notas y en color rosa los días que tienen tareas y notas al mismo tiempo.
Gestión de Ventas
TAREAS PENDIENTES
Seleccionamos el día con el ratón, se pondrá de color azul marino , pulsamos Trabajar con fichas
o Modificar fichas , y se nos abre la siguiente ventana. Seleccionamos un contacto y nos fijamos en la Fecha de Inscripción, que es la fecha que recogerá nuestra tarea pendiente.
Si le ponemos Tipo de persona -> Física, el campo Cliente recoge el Nombre y Apellidos del Cliente, pero si tenemos Tipo de persona -> Jurídica, el campo Cliente recoge el campo Empresa.
Después nos vamos a la pestaña Acciones:
Pulsamos Añadir y escribimos la tarea pendiente en el campo Observaciones, nos fijamos que en
el campo Estado esté como Pendiente y pulsamos Aceptar y Confirmar.
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VOLVEMOS A LA AGENDA COMERCIAL
Al entrar en PRINEX21 se abre una ventana indicando en último lugar que tenemos tareas pendientes y recomendando "Revisar nuestra Agenda" como podemos ver a continuación:
Para cambiar el Estado a Ejecutado, dependerá de que haya pasado la Fecha de Ejecución, la cuál se puede modificar mientras la tarea esté pendiente. Una vez ejecutada nos se puede modificar ningún campo.
Entonces nos volvemos a la agenda y seleccionando dicha fecha vemos la tarea pendiente, el día está ahora de color azul.
Señalamos con , que esta tarea está Pendiente de Ejecución.
Señala con , que esta tarea está Pendiente hoy mismo.
Señala sin ningún símbolo, que esta tarea está Pendiente de ejecución, pero no ha llegado el día.
Al entrar en la aplicación con un usuario que tenga tareas pendientes, la aplicación nos mostraré las TAREAS PENDIENTES.
NOTAS:
Señalamos el día con el ratón, se pondrá de color azul marino , damos un doble click con el ratón en
la hora a la que queremos apuntar la anotación en Notas , y se abre la ventana de NUEVA CITA, aquí escribimos lo que queremos recordar y la hora.
Pulsamos Aceptar y nos aparece la Nota con el día en color rosa, ya que en este mismo día también tenemos una tarea pendiente, sino se pondría de color verde.
También tenemos a la derecha algunos iconos, que nos facilitan el trabajo y nos muestran información expuesta de varias maneras en distintos calendarios:
Nueva Cita: Para un acceso más rápido a una Nota nueva.
Gestión de Ventas
Imprimir Calendario: Nos imprime un calendario del año en el que nos encontramos con los colores que señalan las tareas pendientes y las Notas.
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Calendario Global: Nos imprime un calendario de tres años, el año en el que nos encontramos, el anterior y el posterior.
Gestión de Ventas
Visualizar Calendario: En esta opción accedemos a un calendario anual, en el que se señala con una línea gris tanto el mes en el que nos situamos como el día, formando una cruz cuyo centro es justo el día en el que nos encontramos.
Imprimir Día: Aquí vemos un informe del día en cuestión, viendo las tareas y Notas que contiene.
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Contactos por medio Se incorpora un nuevo informe que relaciona las fichas de contacto abiertas en el módulo de Gestión de Ventas, con las acciones comerciales ejecutadas para éstos contactos.
El sistema mostrará información del número de fichas de contacto que tienen ejecutada una determinada acción en la promoción, y que además tienen asignado un determinado valor para el código estadístico medio de contacto.
La obtención de este informe se basa por lo tanto en las fichas de contacto abiertas en el módulo de Gestión de Ventas, las acciones comerciales aperturadas en el mantenimiento de acciones comerciales, y el código estadístico “Medio de Contacto” abierto en el mantenimiento de códigos estadísticos.
El informe solicitará la siguiente relación de filtros para la obtención del mismo: Sociedad, Delegación, Promoción, Sector, Unidad de Negocio, Acción Comercial, Fechas, Promociones Vivas así como el régimen de vivienda (Todas, Libres o VPO, datos que se consignan en los datos básicos de la promoción: Clase de Promoción).
El informe permitirá filtrar exclusivamente por dos acciones comerciales (este requisito es obligatorio no siendo posible la obtención del mencionado informe por una única acción comercial).
Gestión de Ventas
El informe mostrará la siguiente información por columnas. En la primera se relacionarán las promociones resultantes según los filtros cumplimentados en los parámetros de selección.
En las dos columnas (bloques de columnas) siguientes se relacionarán las acciones comerciales elegidas según los criterios de selección. Por cada acción comercial se mostrarán todos y cada uno de los valores del código estadístico “Medio de Contacto”, cumplimentados en el mantenimiento de códigos estadísticos (Gestión de Ventas, Utilidades, Tabla de Códigos Estadísticos, Acceso por Código).
El sistema mostrará la relación de fichas de contacto pertenecientes a cada promoción, que tuvieran ejecutada la acción comercial seleccionada en los filtros, y cuyo valor del código estadístico “Medio de Contacto” tuviera cumplimentado.
En el bloque de columnas que se muestra a continuación se relacionarán las reservas realizadas para el periodo de fechas seleccionadas. Es requisito necesario por lo tanto que la ficha del contacto esté relacionada con la ficha del cliente para la obtención de éste dato. En este apartado se incluye un valor adicional denominado “Sin Ficha”, que mostrará el número de contactos que han realizado una reserva en la promoción para el periodo seleccionado y que no tuvieran cumplimentado valor alguno para el código estadístico medio de contacto.
En el último bloque de columnas se relacionarán el número de fichas de contacto para los cuales se han realizado contabilizaciones de contratos de compra venta. Al igual que en apartado de reservas, es requisito necesario por lo tanto que la ficha del contacto esté relacionada con la ficha del cliente para la obtención de éste dato.
Contactos por Acción
Este proceso se localiza en el Módulo de Gestión de Ventas / Marketing / Contactos por Acción.
El informe se obtendrá filtrando por Promoción, Acción Comercial y un rango de Fecha Desde y Fecha Hasta. Existirá un check que permita mostrar de forma adicional la información referente a las Ventas.
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Se incluirá en el Mantenimiento de Acciones Comerciales, un parámetro que permita indicar que una determinada Acción Comercial tiene el carácter de primera toma de contacto (Primera Llamada, Primera Visita, Primer Mail etc...).
En el filtro de Acciones para la obtención del Informe, únicamente aparecerán aquellas Acciones Comerciales que tuvieran la marca de Primera Toma de Contacto.
El informe mostrará dos hojas de Excel por Promoción y Acción seleccionada: una para relacionar las consultas por acción en el periodo de fechas seleccionado en el filtro, y otra para relacionar las consultas por acción desde el inicio de la Promoción hasta la Fecha Desde correspondiente al periodo de Fechas del Filtro.
Se incluirá un nuevo campo que permita indicar la hora de ejecución de la Acción Comercial. Por defecto el sistema propondrá la hora del sistema.
En cada hoja de Excel se detallará la siguiente información por cada Acción Comercial:
• Acción Comercial de Primera Toma de Contacto por día de la Semana.
• Acción Comercial de Primera Toma de Contacto por Horas.
• Acción Comercial de Primera Toma de Contacto por Medios.
Gestión de Ventas
El código estadístico denominado MEDIOCONT, será aquel que contenga los valores de los diferentes medios de contacto a considerar.
El cruce de información correspondiente a Acciones Comerciales e Información Estadística (Consulta de Acción por Medio) se realizará en base a dicho código.
La configuración de dicho código estadístico será de Tipo de Código único (sólo será posible la selección de un único valor).
Si al obtener el informe no se relacionara Acción Comercial alguna en el filtro, el sistema mostrará información de todas aquellas Acciones Comerciales catalogadas como Acción Comercial de Primera Toma de Contacto.
Si se seleccionara en la ventana de filtros, obtener información correspondiente a Ventas, se obtendría una consulta que daría el número de Ventas (considerando como ventas aquellas reservas contabilizadas en adelante) por Medio de Contacto. También se mostraría una relación de las Ventas efectuadas por código postal (tomando éste de las fichas de clientes aperturadas en Prinex21).
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