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Gestión de viajes y gastos Resumen del escenario

Cómo procesar deudas y pagos

Cómo trabajar con solicitudes de viaje

Cómo reservar servicios de viaje en línea

Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje

Cómo gestionar gastos

Explorador de escenario

Áreas empresariales

Escenario/Procesos

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Contable de acreedores

Descripción del escenario

Los siguientes roles empresariales están involucrados en este escenario:

Viajante Auditor AutorizadorAsistente de viajes

Al ser una empresa grande, necesita la capacidad para controlar sus políticas, presupuestos y gastos de viaje. SAP Travel OnDemand ofrece esto, mediante una solución de gestión de viajes global y simple que incluye desde la autorización de viajes, pasando por la reserva de viajes y el envío de gastos automáticamente hasta el reembolso de los gastos.SAP Travel OnDemand está integrada con las soluciones de SAP ERP y SAP Financials OnDemand. Esto garantiza la consistencia de los datos, minimiza la necesidad de reconciliación y aumenta su capacidad de analizar y auditar gastos. Para los usuarios, introducir los gastos en SAP Travel OnDemand es fácil, gracias a funciones como las pantallas simplificadas, los campos de entrada completos y la posibilidad de enviar gastos de feeds de tarjetas de crédito automáticamente. Si los usuarios no pueden acceder a la aplicación en sí, pueden enviar los gastos mediante el correo electrónico.La configuración estándar de SAP Travel OnDemand incluye tasas de reembolso para los países definidos previamente, en una plantilla de países genéricos, y puede adaptarse a la política de gastos individual de su empresa.

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Escenario/Procesos

Gestión de viajes y gastos Resumen del escenario








Descripción del escenario

Los siguientes roles empresariales están involucrados en este escenario:

Viajante Auditor Autorizador


Al ser una empresa grande, necesita la capacidad para controlar sus políticas, presupuestos y gastos de viaje. SAP Travel OnDemand ofrece esto, mediante una solución de gestión de viajes global y simple que incluye desde la autorización de viajes, pasando por la reserva de viajes y el envío de gastos automáticamente hasta el reembolso de los gastos.SAP Travel OnDemand está integrada con las soluciones de SAP ERP y SAP Financials OnDemand. Esto garantiza la consistencia de los datos, minimiza la necesidad de reconciliación y aumenta su capacidad de analizar y auditar gastos. Para los usuarios, introducir los gastos en SAP Travel OnDemand es fácil, gracias a funciones como las pantallas simplificadas, los campos de entrada completos y la posibilidad de enviar gastos de feeds de tarjetas de crédito automáticamente. Si los usuarios no pueden acceder a la aplicación en sí, pueden enviar los gastos mediante el correo electrónico.La configuración estándar de SAP Travel OnDemand incluye tasas de reembolso para los países definidos previamente, en una plantilla de países genéricos, y puede adaptarse a la política de gastos individual de su empresa.

Asistente de viajes


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Procesos impulsados principalmente por el usuario

Procesos impulsados principalmente por el sistema

Procesos manuales no soportados por el sistema

Procesos que se comunican con software de tercero (desplace el mouse para conocer los detalles)

Proceso con relevancia para Finanzas

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Escenario/Procesos

Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo trabajar con solicitudes de viaje


Descripción del proceso

El viajante o el asistente de viaje presenta una petición de viaje en SAP Travel OnDemand, tanto para su propio viaje o en nombre de otro viajante.

El autorizador revisa la solicitud de viaje y la autoriza o rechaza. Después, se notifica al viajante por correo electrónico de la decisión.

Las autorizaciones son opcionales y se pueden personalizar según las necesidades de la empresa.

Realizado porViajante

En los puestos de trabajoViajes y gastos Autorizaciones

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Enviar una decisión por correo electrónico

Revisar una solicitud de viaje

Crear una solicitud de viaje

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Asistente de viajes

Autorizador

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Escenario/Procesos


Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo reservar servicios de viaje en línea



El viajante reserva un viaje en línea usando una de nuestras herramientas de reserva en línea. Como SAP Travel OnDemand está completamente integrado con estas herramientas de reserva en línea, los datos de SAP se transferirán automáticamente y se usarán para completar campos en la herramienta.

Después, cuando el viajante termina de reservar su viaje, se vuelven a transferir a SAP Travel OnDemand, donde estarán directamente disponibles como itinerario de viaje.

Como alternativa, puede enviar su información de viaje a nuestra herramienta de gestión de itinerario integrada. La información será transferida nuevamente a SAP Travel OnDemand en su nombre, donde estará disponible como un itinerario para que usted pueda trabajar con él.

Estos datos de reserva (por ejemplo, la fecha de inicio y la fecha de fin del viaje) también se indicarán automáticamente en el informe de gastos del viaje del empleado.

Puede configurar la herramienta de reserva en línea para que se adapte a la política de viaje específica de su empresa, entonces le indicará cuando haya probables infracciones a su política o a aquellas de su proveedor preferido.


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Revisar itinerario

Sincronizar datos con SAP Travel OnDemand

Crear itinerario en línea

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Autorizador

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Escenario/Procesos

Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo reservar servicios de viaje en línea



El viajante reserva un viaje en línea usando una de nuestras herramientas de reserva en línea. Como SAP Travel OnDemand está completamente integrado con estas herramientas de reserva en línea, los datos de SAP se transferirán automáticamente y se usarán para completar campos en la herramienta.

Después, cuando el viajante termina de reservar su viaje, se vuelven a transferir a SAP Travel OnDemand, donde estarán directamente disponibles como itinerario de viaje.

Como alternativa, puede enviar su información de viaje a nuestra herramienta de gestión de itinerario integrada. La información será transferida nuevamente a SAP Travel OnDemand en su nombre, donde estará disponible como un itinerario para que usted pueda trabajar con él.

Estos datos de reserva (por ejemplo, la fecha de inicio y la fecha de fin del viaje) también se indicarán automáticamente en el informe de gastos del viaje del empleado.

Puede configurar la herramienta de reserva en línea para que se adapte a la política de viaje específica de su empresa, entonces le indicará cuando haya probables infracciones a su política o a aquellas de su proveedor preferido.

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Envíe su información de viaje a nuestra herramienta de gestión de itinerario integrada. Entonces haremos que su itinerario esté disponible para usted en SAP Travel OnDemand.


Revisar itinerario

Sincronizar datos con SAP Travel OnDemand

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Escenario/Procesos

Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje



Durante el viaje, el viajante envía los recibos para su informe de gastos. Pueden hacerlo usando una aplicación móvil o por correo electrónico.

Dispositivo móvil: El viajante indica los detalles de viaje, con la opción de tomar una fotografía del recibo y añadirla como un anexo, y la envía a SAP Travel OnDemand. Si el reconocimiento de imagen se activó en el sistema, se puede tomar una foto del recibo y el sistema crea automáticamente los gastos para usted.

Correo electrónico: El viajante escribe un correo electrónico que incluye el tipo de gasto, el importe, la moneda y la fecha, y lo envía a la dirección de correo electrónico centralizada. También puede anexar un recibo.

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Añadir un recibo de gasto usando un dispositivo móvil i

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Dispositivo móvilCorreo electrónico




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Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje



Durante el viaje, el viajante envía los recibos para su informe de gastos. Pueden hacerlo usando una aplicación móvil o por correo electrónico.

Dispositivo móvil: El viajante indica los detalles de viaje, con la opción de tomar una fotografía del recibo y añadirla como un anexo, y la envía a SAP Travel OnDemand. Si el reconocimiento de imagen se activó en el sistema, se puede tomar una foto del recibo y el sistema crea automáticamente los gastos para usted.

Correo electrónico: El viajante escribe un correo electrónico que incluye el tipo de gasto, el importe, la moneda y la fecha, y lo envía a la dirección de correo electrónico centralizada. También puede anexar un recibo.

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Añadir un recibo de gasto usando un dispositivo móvil i

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Dispositivo móvil Correo electrónico

Añadir un recibo de gastos usando el correo electrónico

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Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo gestionar gastos



El viajante o el asistente de viajes envía el informe de gastos. Pueden hacerlo enviando, por ejemplo, las transacciones de tarjeta de crédito corporativas o fotografías de recibos. Si quieren, pueden usar los datos de su solicitud de viaje o del itinerario de viaje que se han indicado automáticamente en el informe de gastos.

Una vez que se auditaron y aprobaron los gastos, se transfieren de manera automática al sistema de contabilidad financiera o al sistema de nómina. Esto desencadena el reembolso al empleado. Puede adaptar este proceso para que se adapte a la política de viaje específica de su empresa. SAP Travel OnDemand se puede integrar con su sistema SAP ERP Financials o SAP Financials OnDemand.


En los puestos de trabajoViajes y gastos Autorizaciones Publicaciones

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Publicar un informe de gastos en SAP ERP

Aprobar el informe de gastos

Auditar el informe de gastos

Crear un informe de gastos

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Auditor

Autorizador


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Realizado porViajante/Asistente de viajes

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Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo gestionar gastos



El viajante o el asistente de viajes envía el informe de gastos. Pueden hacerlo enviando, por ejemplo, las transacciones de tarjeta de crédito corporativas o fotografías de recibos. Si quieren, pueden usar los datos de su solicitud de viaje o del itinerario de viaje que se han indicado automáticamente en el informe de gastos.

Una vez que se auditaron y aprobaron los gastos, se transfieren de manera automática al sistema de contabilidad financiera o al sistema de nómina. Esto desencadena el reembolso al empleado. Puede adaptar este proceso para que se adapte a la política de viaje específica de su empresa. SAP Travel OnDemand se puede integrar con su sistema SAP ERP Financials o SAP Financials OnDemand.





Publicar un informe de gastos en SAP ERP

Aprobar el informe de gastos

Auditar el informe de gastos

Crear un informe de gastos

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En los puestos de trabajoViajes y gastos Autorizaciones Publicaciones

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Cómo procesar pagos

Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo procesar pagos



Según la configuración específica de la empresa, se desencadena la ejecución de pago en SAP ERP Financial Accounting, SAP Financials OnDemand, o sistema SAP ERP HCM . Entonces se envía el pago al viajante mediante una transferencia bancaria y un cheque.

Realizado porContable de acreedores

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Reembolsar gastos mediante SAP ERP

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SAP Financials OnDemandSAP ERP

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Cómo procesar pagos

Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo procesar pagos



Según la configuración específica de la empresa, se desencadena la ejecución de pago en SAP ERP Financial Accounting, SAP Financials OnDemand, o sistema SAP ERP HCM . Entonces se envía el pago al viajante mediante una transferencia bancaria y un cheque.



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Gestión de viajes y gastos

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Descripción de área empresarialCasi todos los procesos empresariales involucran un flujo de caja, tanto dentro de la empresa y entre la empresa y sus socios comerciales externos y clientes. Con SAP Travel OnDemand, tiene control total sobre el aspecto financiero de cada uno de los pasos de su proceso empresarial. Puede fijar sus propias política de gastos y reembolso, controlar los gastos de su empleado y reembolsar todos los gastos autorizados rápida y fácilmente.SAP Travel OnDemand está integrado con las principales herramientas de reserva en línea. Puede configurar estas herramientas para que se adapten a la política de viaje específica de su empresa, que ayuda a garantizar el cumplimiento con las políticas de viaje en relación con los costes y las reglas preferidas del proveedor. Esto permitirá que la empresa economice en sus gastos de viaje y acelere los procesos de reserva.

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Más detallesSAP proporciona la documentación completa del producto, cubriendo todos los aspectos del escenario comercial. Para obtener más detalles, haga clic aquí.

Se pueden encontrar fuentes de información en la sección SAP Travel OnDemand de SAP Business Center (haga clic aquí).

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http://help.sap.com/travel-od

https://www.sme.sap.com/irj/sme/travelondemand/overview

http://support.microsoft.com/kb/890474

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