Gestión del Alcance del Proyecto
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Gestión del Alcance del Proyecto
1. Recopilar Requisitos
.
3. Crear la EDT
4. Verificar el Alcance
5. Controlar el Alcance
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Guía del PMBOK®Áreas de Conocimiento
1. Integración2. Alcance
3. Tiempo
4. Costo5. Calidad
6. Recursos Humanos
7. Comunicaciones8. Riesgos
9. Adquisiciones
Actualmente en su cuarta edición, es el único estándar ANSI para lagestión de proyectos. 3
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Área / Proceso Iniciación Planificación EjecuciónSeguimiento y
ControlCierre
IntegraciónDesarrollar Actade Constitucióndel Proyecto
Desarrollar PlanDirección Proyecto
Dirigir y Gestionarla Ejecución delProyecto
Monitorear y Controlar el
trabajo del ProyectoRealizar Control Integradode cambios
Cerrar el Proyectoo Fase
AlcanceRecopilar requisitos
Definir AlcanceCrear EDT
Verificar AlcanceControlar Alcance
Tiempo
Definir ActividadesSecuenciar ActividadesEstimar RecursosEstimar DuraciónDesarrollar Cronograma
Controlar Cronograma
CostosEstimar Costos
Controlar Costos
Calidad Planificar Calidad Realizar AseguramientoCalidad
Realizar Control de Calidad
RecursosHumanos
Desarrollar Plan Recursos
Humanos
Adq. Equipo ProyectoDes. Equipo Proyecto
Gestionar EquipoProyecto
Comunicaciones
Identificar
Interesados
Planificar
Comunicaciones
Distribuir Información
Gestionar ExpectativasInteresados Informar Desempeño
Riesgos
Planificar Gestión RiesgosIdentificar RiesgosRealizar AnálisisCualitativoRealizar AnálisisCuantitativo
Planificar Respuesta
Monitorear y controlarriesgos
Adquisiciones PlanificarAdquisiciones Efectuar Adquisiciones Administrar AdquisicionesCerrar
Ad uisiciones4
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La Gestión del Alcance del ProyectoIncluye los procesos
necesarios para garantizarque el proyecto incluyatodo (y únicamente todo) el
trabajo requerido para.
El objetivo principal de la
Gestión del Alcance delProyecto es definir y
controlar qué se incluye yqué no se incluye en el
proyecto.5
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La Gestión del Alcance del Proyecto
¿ Por qué es importante definir bien el
alcance del Proyecto?
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Procesos de la Gestión del Alcance del
Proyecto
1. RecopilarRequisitos
2. Definir elAlcance
3. Crear la EDTEs el proceso que
Es el proceso queconsiste en definiry documentar las
necesidades de losinteresados a fin
de cumplir con losobjetivos del
proyecto.
Es el proceso queconsiste en
desarrollar unadescripción
detallada delproyecto y delproducto.
consiste ensubdividir losentregables y el
trabajo delproyecto en
componentes máspequeños y más
fáciles de manejar.
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Procesos de la Gestión del Alcance del
Proyecto
4. Verificar elAlcance
5. Controlar elAlcance
Es el proceso queconsiste en formalizarla aceptación de los
entregables delproyecto que se hancompletado.
Es el proceso queconsiste en monitorearel estado del alcance
del proyecto y del
producto, y en gestionarcambios a la línea base
del alcance.
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Alcance
El término alcance puede referirse a: Alcance del producto: Las características y
funciones que definen un producto, servicio o
resultado. Alcance del proyecto: El trabajo que debe
realizarse para entregar un producto, servicio
o resultado con las características y funcionesespecificadas.
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Línea base del alcance del proyecto
La constituyen:
El Enunciado del Alcance del Proyecto(detallado y aprobado)
La EDT
El diccionario de la EDT
Esta línea base del alcance se monitorea severifica y se controla durante todo el ciclo devida del proyecto.
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Plan para la Gestión del Alcance del
Proyecto
Proporciona una guía acerca decómo se definirá, documentará,
verificará, gestionará y controlaráel alcance del proyecto.
Dependiendo de las necesidadesdel proyecto, el plan para la
gestión del alcance del proyectopuede ser formal o informal, muydetallado o formulado de manera
general.
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Recopilar requisitos
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Recopilar RequisitosRecopilar RequisitosRecopilar RequisitosRecopilar Requisitos
Es el proceso queconsiste en definiry documentar lasnecesidades delos interesados afin de cumplir conlos objetivos del
proyecto.
El éxito delproyecto dependedirectamente delcuidado que se
tenga en obtener ygestionar losrequisitos delproyecto y del
producto.
Los requisitos incluyen lasnecesidades, deseos y
expectativas cuantificadasy documentadas del
patrocinador, del cliente yde otros interesados.
Estos requisitos debenlistarse, analizarse y
registrarse con un nivelde detalle suficiente, quepermita medirlos una vezque se inicia el proyecto.
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Recopilar RequisitosRecopilar RequisitosRecopilar RequisitosRecopilar Requisitos
Significadefinir y
gestionar lasexpectativasdel cliente.
Losrequisitos
constituyenla base de la
EDT.
Laplanificacióndel costo, delcronograma
y de lacalidad seefectúa enfunción de
ellos.
El desarrollo delos requisitoscomienza con
un análisis de lainformación
contenida en elacta de
constitución delproyecto y en el
registro deinteresados.
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Recopilar RequisitosRecopilar RequisitosRecopilar RequisitosRecopilar Requisitos
• Los requisitos delproyecto pueden incluirlos requisitos de laempresa, de dirección
Muchasorganizaciones
establecen,
entrega, etc.• Los requisitos del
producto pueden incluirla información sobrerequisitos técnicos,
requisitos de seguridad,de desempeño, etc.
entre
requisitos delproyecto y
requisitos delproducto.
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Recopilar RequisitosRecopilar RequisitosRecopilar RequisitosRecopilar Requisitos
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Recopilar RequisitosRecopilar RequisitosRecopilar RequisitosRecopilar Requisitos
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Recopilar Requisitos: Herramientas yRecopilar Requisitos: Herramientas yRecopilar Requisitos: Herramientas yRecopilar Requisitos: Herramientas y
TécnicasTécnicasTécnicasTécnicas
Entrevistas
Grupos de Opinión
Talleres Facilitados
• Tormenta de ideas• Técnicas de grupo nominal
• La técnica Delphi
• Mapa conceptual/mental
• Diagrama de afinidad
Técnicas Grupales de Creatividad
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Recopilar Requisitos: Herramientas yRecopilar Requisitos: Herramientas yRecopilar Requisitos: Herramientas yRecopilar Requisitos: Herramientas y
TécnicasTécnicasTécnicasTécnicas
• Unanimidad
• Mayoría
• Pluralidad
Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
Cuestionarios y Encuestas
Observaciones
Prototipos
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Recopilar Requisitos:Recopilar Requisitos:Recopilar Requisitos:Recopilar Requisitos: SalidasSalidasSalidasSalidas
Documentación de
Requisitos
Plan de Gestión deRequisitos
Matriz de Rastreabilidadde Requisitos
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Definir el alcance
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Definir el alcanceDefinir el alcanceDefinir el alcanceDefinir el alcance
1. Es el proceso que
consiste en desarrollaruna descripción detalladadel proyecto y del
producto.
2. La preparación de unadeclaración detallada delalcance del proyecto es
fundamental para su éxito, y seelabora a partir de losentregables principales, los
supuestos y las restriccionesque se documentan durante el
inicio del proyecto.
4. Durante el proceso de
planificación, el alcance delproyecto se define y se describede manera más específica
conforme se va recopilandomayor información acerca del
proyecto.
3. Se analizan los riesgos, los
supuestos y las restriccionesexistentes, para verificar queestén completos; según seanecesario, se irán agregandonuevos riesgos, supuestos y
restricciones.
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Definir el alcance: Herramientas yHerramientas yHerramientas yHerramientas y
TécnicasTécnicasTécnicasTécnicas
Juicio deExpertos
Análisis delProducto
Identificaciónde
Alternativas
TalleresFacilitados
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Enunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del Proyecto
Describe de manera detallada losentregables del proyecto y el
trabajo necesario para crear esosentregables.
común del alcance del proyectoentre los interesados en el
proyecto.
Puede contener exclusionesexplícitas del alcance, que
pueden ayudar a gestionar las
expectativas de los interesados.26
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Enunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEsto permite al equipo del proyecto
realizar una planificación más
detallada, sirve como guía del equipode trabajo durante la ejecución yproporciona la línea base para evaluar
si las solicitudes de cambio o detrabajo adicional se encuentran dentro
o fuera de los límites del proyecto.
El grado y nivel de detalle con que la
declaración del alcance del proyectodefine el trabajo que se realizará y elque se excluirá, pueden determinar el
grado de control que el equipo delproyecto podrá ejercer sobre el
alcance global del proyecto.
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Enunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del ProyectoEnunciado del Alcance del Proyecto
• Una descripción del alcancedel producto
•
Incluye, yasea
producto• Los entregables del proyecto
• Las exclusiones del proyecto• Las restricciones del proyecto
• Los supuestos del proyecto
o porreferencia a
otrosdocumentos,lo siguiente:
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Crear la EDT
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Crear la EDTCrear la EDTCrear la EDTCrear la EDT
Proceso que consiste en subdividir los entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes máspequeños y más fáciles de manejar.
jerárquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipodel proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregablesrequeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando unadefinición cada vez más detallada del trabajo del proyecto.
La EDT organiza y define el alcance total del proyecto yrepresenta el trabajo especificado en el enunciado delalcance del proyecto aprobado y vigente.
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Crear la EDTCrear la EDTCrear la EDTCrear la EDT
El trabajo planificado está contenido en el nivel másbajo de los componentes de la EDT, denominadospaquetes de trabajo.
Un paquete de trabajo puede ser programado,monitoreado, controlado, y su costo puede serestimado.
En el contexto de la EDT, trabajo se refiere a losproductos o entregables del proyecto, que son elresultado del esfuerzo realizado, y no el esfuerzo en sí
mismo. 31
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Crear la EDT: Herramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasHerramientas y TécnicasHerramientas y Técnicas
Descomposición
La descomposición es la subdivisión de los entregables delproyecto en componentes más pequeños y másmanejables, hasta que el trabajo y los entregables quedendefinidos al nivel de paquetes de trabajo.
El nivel de paquetes de trabajo es el nivel más bajo en laEDT, y es aquél en el que el costo y la duración de lasactividades del trabajo pueden estimarse y gestionarse demanera más confiable.
El nivel de detalle para los paquetes de trabajo varía enfunción del tamaño y la complejidad del proyecto.
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Cómo construir la EDT
Usando las fases del ciclo de vida del proyecto comoprimer nivel de descomposición, con los entregables del
producto y del proyecto insertados en el segundo nivel.
Usando los entregables principales como primer nivel dedescomposición.
Usando sub proyectos que pueden ser ejecutados pororganizaciones externas al equipo del proyecto, comotrabajo contratado. En el marco de un trabajo mediantecontrato, el vendedor desarrollará la estructura de
desglose del trabajo contratado correspondiente.34
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EDT organizada por fasesEDT organizada por fasesEDT organizada por fasesEDT organizada por fases
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EDT basada en entregables principalesEDT basada en entregables principalesEDT basada en entregables principalesEDT basada en entregables principales
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Cómo construir la EDTCómo construir la EDTCómo construir la EDTCómo construir la EDT
La EDT puede estructurarse como un esquema, un organigrama, un
diagrama de espina de pescado o cualquier otro método.
La verificación de la exactitud de la descomposición requieredeterminar que los componentes de nivel inferior de la EDT sean losnecesarios y suficientes para completar los entregables de alto nivelcorrespondientes.
Cada entregable diferente puede tener diferentes niveles dedescomposición. Para llegar al nivel del paquete de trabajo, en el casode algunos entregables sólo se necesitará descomponer el trabajo alsiguiente nivel, mientras que en otros casos será necesario añadirniveles suplementarios de descomposición.
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Cómo construir la EDTCómo construir la EDTCómo construir la EDTCómo construir la EDT
Conforme se descompone el trabajo en niveles de mayordetalle, la capacidad de planificar, gestionar y controlar eltrabajo es mayor. Sin embargo, una descomposición excesivapuede ocasionar un esfuerzo improductivo de gestión, un uso
realización del trabajo.
En el caso de entregables o subproyectos cuya realización sesitúe en un futuro lejano, es probable que no pueda realizarse
la descomposición. Normalmente, el equipo de dirección delproyecto espera hasta que el entregable o subproyecto sea losuficientemente claro para poder desarrollar los detalles de laEDT. Esta técnica se denomina a veces planificación gradual.
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Cómo construir la EDTCómo construir la EDTCómo construir la EDTCómo construir la EDT
La EDT representa todo el trabajo necesario pararealizar el producto o el proyecto, e incluye el trabajode gestión del proyecto.
El total del trabajo en los niveles inferiores de la EDTdebe corresponder al cúmulo de los niveles
superiores, de modo que no se omita nada y que nose efectúe ningún trabajo innecesario. Esto sedenomina a veces la regla del 100 %.
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Diccionario de la EDTDiccionario de la EDTDiccionario de la EDTDiccionario de la EDT
El diccionario de la EDT es un documento generado por el proceso Crear laEDT, cuya función es respaldar la EDT.
El diccionario de la EDT proporciona una descripción más detallada de loscomponentes de la EDT, incluyendo los paquetes de trabajo y las cuentas decontrol.
• el identificador del código de cuentas• la descripción del trabajo• la organización responsable
• lista de hitos del cronograma• las actividades asociadas del cronograma
• los recursos necesarios• los estimados de costo• los requisitos de calidad
• los criterios de aceptación• las referencias técnicas• la información del contrato
,
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Verificar el alcance
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Verificar el alcanceVerificar el alcanceVerificar el alcanceVerificar el alcance
Es el proceso queconsiste enformalizar la
aceptación de losentregables del
proyecto que se hancompletado.
Incluye revisar losentregables con el
cliente o el patrocinador
para asegurarse de quese han completadosatisfactoriamente y
para obtener de ellos suaceptación formal.
Difiere del control de calidaden que mientras el primero
corresponde principalmente ala aceptación de los
entregables, el segundo serefiere sobre todo a
corroborar la exactitud de losentregables y su
cumplimiento con losrequisitos de calidad
especificados para losentregables.
Por lo general, elcontrol de calidad selleva a cabo antes de
la verificación delalcance, pero ambos
procesos puedenefectuarse en
paralelo.
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Verificar el alcance: Herramientas y
técnicas
Inspección
,
examinar y verificar para determinar si el trabajo ylos entregables cumplen con los requisitos y loscriterios de aceptación del producto.
Las inspecciones se denominan también, según elcaso, revisiones, revisiones del producto, auditoríasy revisiones generales.
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Verificar el alcance: Salidas
Entregables aceptados
Solicitudes de cambio
Actualizaciones a losdocumentos del proyecto
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Controlar el alcance
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Controlar el alcanceControlar el alcanceControlar el alcanceControlar el alcance1. Es el proceso por el que se
monitorea el estado del alcancedel proyecto y del producto, y se
gestionan cambios a la línea basedel alcance.
2. Asegura que todos los cambiossolicitados o las accionespreventivas o correctivas
5. Los cambios son inevitables,por lo que se impone algún tipo
recomen a as se procesen através del proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios.
3. El control del alcance delproyecto también se utiliza para
gestionar los cambios realescuando suceden y se integra a los
otros procesos de control.
4. Los cambios no controlados amenudo se denominan corrupción
del alcance del proyecto.
e proceso e con ro ecambios.
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Controlar el alcance: Herramientas yControlar el alcance: Herramientas yControlar el alcance: Herramientas yControlar el alcance: Herramientas y
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Controlar el alcance: Herramientas yControlar el alcance: Herramientas yControlar el alcance: Herramientas yControlar el alcance: Herramientas y
técnicastécnicastécnicastécnicas
Análisis de Variación
Las mediciones del desempeño del proyecto se utilizanpara evaluar la magnitud de la variación respecto de lalínea base original del alcance.
Los aspectos importantes del control del alcance delproyecto incluyen la determinación de la causa y delgrado de variación con relación a la línea base delalcance y la decisión acerca de la necesidad de aplicaracciones preventivas o correctivas.
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Controlar el Alcance: SalidasControlar el Alcance: SalidasControlar el Alcance: SalidasControlar el Alcance: Salidas
Mediciones del Desempeño del Trabajo
Actualizaciones de los Activos de laOrganización
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la Dirección
del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos delProyecto
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Controlar el alcance
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