La gestin del conocimiento: una gran oportunidadPorJosep M Rodrguez RoviraResumen: La gestin del conocimiento es una nueva cultura empresarial, una manera de gestionar las organizaciones que sita los recursos humanos como el principal activo y sustenta su poder de competitividad en la capacidad de compartir la informacin y las experiencias y los conocimientos individuales y colectivos.Se abre pues una extraordinaria oportunidad de los profesionales de la informacin, que ahora pueden aportar sus conocimientos y su experiencia en la explotacin adecuada de los recursos externos, la gestin de la informacin dentro de la organizacin y la difusin y explotacin de la informacin que sta genera.Palabras clave: Gestin del conocimiento, Tcnicas de gestin, Recursos humanos, Informacin empresarial.

El buen vendedor de agua no ofrece de entrada agua a sus clientes, sino que les ayuda a entender que tienen sed y despus les ofrece el agua para saciarla. ste es un ejemplo clsico en muchos cursos de gestin empresarial.Los profesionales de la informacin podemos ayudar hoy, a la alta direccin de empresas y todo tipo de corporaciones, a entender el papel determinante que la gestin del conocimiento puede jugar para garantizar el futuro de sus organizaciones.En efecto, la gestin del conocimiento (GdC), es una gran oportunidad para todos los que trabajamos en el mundo de la informacin documental, porque nos permite ofrecer a nuestros clientes-empleadores, unas tcnicas y unas herramientas que aumentarn su capacidad de liderazgoen sus respectivos mercados.Debemos ser, pues, los primeros abanderados e impulsores de la gestin del conocimiento, y parte imprescindible de su puesta en prctica en todo lo que comporta gestin de la informacin documental que, sin duda, constituye uno de los pilares bsicos de la gestin del conocimiento.Qu es la gestin del conocimiento?Digamos que es un nuevo mtodo de gestin empresarial que se asocia a los que se han ido desarrollando en las ltimas dcadas: Poltica de innovacin permanente Marketing estratgico Poltica de recursos humanos Direccin por objetivos Calidad total Reingeniera de procesos.LaGdCpodra resumirse en:informacin + gestin de recursos humanos. ste puede ser el binomio delnuevo paradigmade gestin de las corporaciones en los inicios del nuevo siglo.En este contexto, nos referimos a una concepcin de gestin de recursos humanos que comporta: participacin, compromiso, motivacin y corresponsabilizacin de los trabajadores, que, asociada con las nuevas tecnologas de la informacin, crean las condiciones para este nuevo avance en la cultura empresarial.La aportacin de empresas y profesionales especializados es la mejor garanta de que los resultados se correspondern con las expectativasPartiendo de estas premisas, se trata dedesarrollar un conjunto de actuaciones y procesos que aporten valor aadido a las actividades de la empresa y generalicen las mejores prcticas, en cada uno de los procesos de su actividad.Para ello, es necesario hacer asequible, de manera sistemtica y organizada, al conjunto de la organizacin, la informacin corporativa y los conocimientos y opiniones de los trabajadores.ObjetivoLa mejora de los resultados de la accin de las organizaciones, sea cual sea el mbito de su actividad. Es decir: Aumentar la productividad de las empresas y las corporaciones. Aumentar la competitividad. Aumentar la capacidad de liderazgo de las organizaciones en sus respectivos mercados. Incrementar las oportunidades de negocio.Cmo gestionar el conocimiento?En la medida que estamos hablando deconocimiento vivo, es decirpermanentemente actualizable, para hacerlo til es necesario establecer pautas de trabajo que incluyan: Definicin de objetivos. Metodologa para realizar los objetivos definidos. Prever y organizar los instrumentos para su realizacin. Organizar su puesta en prctica. Evaluar resultados. Generalizar resultados. Generalizar las mejores prcticas.A modo de sntesis, se tratara de pasar de una situacin en que, segn opinin generalizada de los expertos, la informacin de las corporaciones est distribuida de la siguiente forma: el 10% est en formatos informticos estructurados, el 20% est en formatos informticos no estructurados, el 70% est en soporte papel, un volumen indeterminado, pero muy importante, est en la memoria de los trabajadores.A una situacin en la quetoda la informacin, incluida la mayor parte posible de la que est en la memoria, sea asequible, utilizable y renovable, en cualquier momento y lugar, por cualquiera de las personas de la organizacin.Algunas premisas bsicas para abordar con posibilidades de xito un proyecto de gestin del conocimiento son: Tener bien definida la misin corporativa. El liderazgo de la direccin. Una clara motivacin del personal que asegure su participacin activa. Unas estructuras que permitan compartir y sintetizar la informacin y aseguren la transferencia continua de las mejores prcticas.Con qu herramientas?Es muy importante que los directores corporativos aborden la realizacin de procesos de gestin de la informacin y el conocimiento en sus organizaciones.La aportacin de empresas y profesionales especializados es la mejor garanta de que los resultados se correspondern con las expectativas.Hacer accesible la informacin necesaria a los trabajadores de una empresa mediante una intranet, a clientes, colaboradores y proveedores mediante una extranet, y a la sociedad en general, mediante internetDesde el mbito de la informacin documental, adems de los conocimientos y la experiencia profesional, disponemos de herramientas de primer orden:1. Programas de gestin de la documentacin y la imagen, que permiten:. La creacin de bases de datos con referencias de documentos y sus contenidos.. Informatizar y hacer accesible la informacin que hoy est disponible slo en papel.. La creacin de bases de datos de conocimiento en diferentes reas, en la medida que sus capacidades de bsqueda por campos y a texto completo permiten un tratamiento muy verstil de la informacin.. Estos programas hacen posible tambin enlazar, mediante un proceso de asociacin, la informacin contenida en un registro, con los documentos asociados a esta informacin, y que estn situados en otros programas ofimticos(Word,Excel...) de la Red o la intranet Sistemas de edicin electrnica, que nos permiten editar cualquier tipo de informacin de manera rpida y a bajo coste para difundir la informacin en cd-rom, en intranets, extranets e internet. Con ellos podemos hacer accesible la informacin necesaria a los trabajadores de una empresa mediante una intranet, a clientes, colaboradores y proveedores mediante una extranet, y a la sociedad en general, mediante internet. Motores de bsqueda, que permiten:. La bsqueda de informacin, mediante sesiones de exploracin, en direcciones internet (proveedores, empresas de la competencia, bsquedas temticas...), en la propia web, y tambin en los programas ofimticos de la corporacin.. Indizar la informacin recogida y hacerla accesible segn parmetros previamente definidos.. La creacin de bases de datos con la informacin obtenida.

Muchos de los resultados de la GdC pueden obtenerse con bajas inversiones y con tasas de devolucin que, en numerosas ocasiones, no llegan al ao Programas de integracin de informacin.. Con ellos es posible integrar informacin procedente de diferentes programas y soportes para crear grandes depsitos de contenidos.. Estos contenidos pueden tratarse para dar homogeneidad a su acceso.. Los accesos a la informacin pueden hacerse segn perfiles de usuario.. Con estos programas podemos tambin dar acceso nico y simultneo a informaciones procedentes, indistintamente, tanto de bases de datos documentales como relacionales. Sistemas interactivos. Para definir documentos tales como encuestas y formularios, para hacerlos accesibles, mediante navegador web, en intranets o internet.. Los usuarios pueden rellenar estos documentos, y sus respuestas son directa e inmediatamente remitidas al servidor.. En el servidor las respuestas se integran en bases de datos definidas.. Con estas bases de datos puede realizarse un tratamiento estadstico de las respuestas, organizar el envo de mailings o listas de e-mail...Qu resultados?Algunas de las ventajas competitivas de la gestin del conocimiento, y de cmo influye en la obtencin de resultados en las corporaciones, son: Mejora de la calidad en productos y servicios. Mejora de la atencin a los clientes. Mejora de las relaciones con los proveedores. Crea condiciones para mejorar el ambiente de trabajo. Mejora la comunicacin interpersonal. Mejorando la informacin y la comunicacin, estimula la participacin de los trabajadores. Reduccin del nmero de procesos de gestin/produccin. Simplificacin de los procesos de gestin/produccin. Permite una mayor eficiencia en el uso de los recursos. Proporciona mejores herramientas para la gestin de la direccinMuchos de estos resultados pueden obtenerse con bajas inversiones y con tasas de devolucin que, en numerosas ocasiones, no llegan al ao.Qu aportamos?Los profesionales y las empresas especializadas en el tratamiento de los recursos de informacin aportamos nuestros conocimientos y experiencia en una amplsima rea del conjunto de actividades multidisciplinares que comporta laGdC.As, en la medida en quetodas las organizaciones precisanpara su actividad de: utilizacin de fuentes de informacin externa, o inputs de informacin, gestin de la informacin originada en las propias organizaciones, en sus diferentes departamentos, difusin de informacin al exterior, u outputs de informacin,los especialistas aportamos la capacidad de anlisis de las necesidades especficas de cada organizacin en estos mbitos, mediante la realizacin de auditoras de informacin, que permitan: Evaluacin de las necesidades. Anlisis de los flujos de informacin. Realizacin de proyectos de soluciones. Determinacin y asignacin de recursos. Diseo de estrategias de implantacin. Diseo de sistemas de evaluacin y control. Reingeniera segn resultados obtenidos.El knowledge managerEn algunas organizaciones se ha creado la figura delknowledge managero gestor del conocimiento, como el especialista que tiene la responsabilidad de definir, impulsar, coordinar, dar coherencia y evaluar los procesos que configuran laGdC.Esto comporta coordinar equipos de profesionales, dirigir procesos de actividades y, tambin, conocer y dirigir la implementacin de las tecnologas y herramientas necesarias para la realizacin prctica.No hay una profesin concreta que cualifique para esta actividad, pero es evidente que los profesionales de la informa-cin/documentacin renen unas condiciones inmejorables de partida si, adems, estn motivados en todos los aspectos de gestin y tecnologa.sta es una actividad profesional con unas grandes posibilidades en los prximos aos, porque todas las organizaciones debern abordar, de una u otra manera, la realizacin de actuaciones relacionadas con laGdC.Un ejemploUna base de datos de incidencias. En este ejemplo, se trata de una empresa de servicios que realiza trabajos de consultora, instalacin y soporte de programas informticos y otras actividades.Se ha creado, con un programa documental, una base de datos en la que est definida una serie de campos para cada registro. Cada registro es una incidencia.No hay una profesin concreta que cualifique para esta actividad, pero es evidente que los profesionales de la informacin/documentacin renen unas condiciones inmejorables de partida si, adems, estn motivados en todos los aspectos de gestin y tecnologaCada incidencia es registrada por la persona que la detecta, tanto si procede de un cliente, de un proveedor o es una incidencia interna. La incidencia, independientemente de quin la registre, es adjudicada al responsable de su resolucin.Con los datos de la incidencia se identifica la misma y, esto es lo ms importante, se van incorporando en un campo las anotaciones de todo el proceso, tipo de incidencia, soluciones dadas, fechas, resultados... segn un manual de procedimientos definido.Se obtiene as un registro en el que consta todo el proceso desarrollado y en el que quedan incorporados los conocimientos y experiencia, sobre el tema, de todos los que han intervenido.Esta base de datos, adems de ir integrando los problemas aparecidos con las soluciones dadas, e ir acumulando informacin y conocimiento sobre las mismas, permite un tratamiento estadstico. De todo ello se obtiene una importante capacidad de prevencin, que redunda tambin en una mejora de productividad.Esta base de datos est adems interrelacionada con otras bases de datos de trabajo de la empresa: clientes, proveedores, asistencia tcnica, presupuestos, pedidos, etc., y tambin, mediante el motor de bsqueda instalado en la intranet, con los programas ofimticos de la empresa, lo que permite el acceso directo a todo tipo de documentos, segn sus contenidos, independientemente de que conozcamos o no el programa o el fichero en que se encuentran.Esta combinacin permite una creciente eficiencia en el trabajo de la empresa y una notable mejora en la atencin a los clientes.Este sencillo ejemplo pone de manifiesto las grandes ventajas de la gestin del conocimiento, que nos abre unas estimulantes posibilidades de actuacin profesional que se irn confirmando y ampliando da a da. Estamos emplazados a profundizar en ellas con ilusin.BibliografiaBroadbent, M. The emerging phenomenon of knowledge management. En:Australian Library Journal, 46(1), febrero 1997, pp. 6-24.Brooking, A.El capital intelectual. Barcelona: Paids, 1997.Butcher, D. The 7Rs of information management. En:Managing Information, 5(2), marzo 1998, pp. 34-36.Gizycks, R.Los trabajadores del conocimiento. Madrid: Fundacin Universidad Empresa, 1998.Marshall, L. Facilitating knowledge management and knowledge sharing. En:Online, 21(5), septiembre-octubre 1997, pp. 92-98.Direcciones de inters:International knowledge management network:http://kmn.cibit.bvu.nlKnowledge management forum:http://www.km-forum.org/World Wide Web virtual library on knowledge management:http://www.brint.com/km/Josep M. Rodrguez Rovira. Director gerente. DOC6, consultores en recursos de informacin.http://www.doc6.es