GESTIÓN DEL TIEMPO1º Parte

Los 12 Principios Básicos

1. Realiza un Plan de Acción.

Intenta ser proactivo siempre que puedas

en la gestión del tiempo porque así lograrás mejores

resultados.

Cualquier meta debe ir acompañada de un plazo de consecución razonable para ser considerada como tal

Aprende a priorizar

Trabaja con intesidad al incio de cada

nueva tarea ya que al realizar el mayor esfuerzo en las

primeras fases del proyecto disminuye mucho el estrés de

todo el proceso.

Conocer y Planificar las tareas es fundamental para la correcta gestión del tiempo

Un buen momento para planificar es al empezar el día. La forma en

que abordes la primera hora del día determinará cómo te enfrentas al

resto de la jornada.

2. Identifica tu estilo personal: autoevaluación

Conocerte bien es fundamental para gestionar correctamente tu tiempo.

¿éstas muy enfocado a las actividades o a las personas?

¿En que horas rindes más?

¿Eres creativo o prefieres la rutina?

¿Te cuesta concentrarte?

¿Haces una lista de tareas todos los días?

Deja siempre las horas en las que mejor rindes para realizar las tareas más complejas.

Principio de Pareto:

“El 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados”

Es importante identificar visualmente en una sola revisión las tareas a las que es importante prestar atención .

Confundir lo urgente con importante, en el momento de establecer prioridades, es uno de los mayores peligros de la gestión del tiempo

3. No confundas lo Urgente con lo Importante.

4. No es importante CUÁNTO tiempo dedicas sino CÓMO lo gestionas

Identifica qué tareas son importantes y concéntrate en ellas. Ir a lo importante te ayudará a mejorar de manera significativa la gestión del

tiempo. El objetivo es trabajar de forma más inteligente en lugar de más exhaustivamente.

5.- Gestiona adecuadamente las interrupciones

Conocer qué tipo de interrupciones son más habituales en tu día a día, quién o qué las origina y cuánto tiempo te quitan te ayudará a establecer

un patrón y, una vez hayas reunido esta información, a optimizar tu tiempo.

6.- Aprende a decir NO!

La incapacidad de decir NO hace estragos en el control del tiempo:

• Adelántate a las interrupciones planificando qué acciones vas a implantar. • En cuanto a tu disponibilidad, pon alguno límites (cierra la puerta o trabaja desde casa)• Evita charlas interminables al teléfono o en reuniones.

Si tienes que decir no a alguien, recuerda que es importante que esa persona no se sienta rechazada. Tu negativa afecta sólo a esa petición, no a él.

Si eres incapaz de decir no, ¿cómo van a apreciar tu sí?

7.- Aprovecha la tecnología para organizarte mejor

Haz el mejor uso posible de la tecnología de la que dispongas, con independencia de cual sea tu trabajo.

• Realiza copias de seguridad con frecuencia.

• Tagea tus archivos para encontrarlos con la mayor rapidez posible.

• Organiza tu email por carpetas temáticas, así las búsquedas serán más efectivas

• Utiliza alguna herramienta de gestión de tareas, tales cómo Omnifocus o SmartyTask.

La tecnología permite ahorrar tiempo. En ocasiones no la utilizamos porque no hemos tenido tiempo de descubrir una herramienta, pero no debemos ignorarlas.

8.- Delega

Delegar no es sencillo. Siempre entraña un riesgo ya que se carga a otro un trabajo del que uno es el responsable final.

Cuando logres confiar plenamente en el trabajo de tus compañeros conseguirás ahorrarte mucho tiempo

No importa cual sea tu papel en la delegación, lo importante es que la tarea se lleva a cabo correctamente.

Permite que los empleados realicen las tareas de una forma acorde a su personalidad y su forma de trabajo. Así trabajarán más cómodos y se sentirán más implicados con la consecución de los objetivos.

Delegar eficazmente es imposible si crees que el riesgo de hacerlo supera al beneficio.

9.- Evita el papeleo innecesario

El método más apropiado, sencillo y rápido para gestionar correctamente el papeleo se basa en cumplir con las 5 Ds:

• Dedícate a solucionarlo

• Decídete (decide hacer con él, no lo acumules)

• Delégalo (llévalo a otro lugar)

• Deposítalo (archívalo o escanéalo)

• Descártalo (tiralo a la basura: si no tiene valor hoy, no lo tendrá mañana)

10.- Identifica el Stress

Existen dos tipos de estrés: positivo y negativo:

•Existe un estrés positivo, aunque en verdad que en la mayoría de ocasiones se habla de él de forma negativa.

• Una cantidad adecuada de estrés estimula y es positivo, aunque su exceso es destructivo.

• Estate atento a los primeros síntomas del estrés negativo. Averiguar cual es tu límite te ayudará a idetificarlo con rapidez y a gestionarlo de manera eficaz. Llevar un diario puede ser una herramienta útil para ello.

11.- Controla el Stress

Para gestionar bien el estrés, la clave es hacer las tareas en el menor tiempo posible y conseguir el resultado esperado.

• Fija un plazo que te obligue a prestarles toda tu atención a las tareas fundamentales que debes realizar, una vez las hayas identificado, o correrás el peligro de no acabarlas jamás.

•Una de las estrategias más simples para aprender a combatir el estrés es controlar lo que está en tu mano e ignorar lo que no.

12.- Adáptate al cambio: la flexibilidad también es importante

Para trabajar de forma eficaz y eliminar el estrés negativo

debes potenciar tu capacidad de adaptarte al cambio ya que

influirá de manera positiva en tu autoestima y te ayudará en tu

proyección personal.

No te resistas a cambiar tus hábitos, tus procedimientos o

las habilidades que ya dominas y no permitas que personas

poco permeables a los cambios interfieran en tu capacidad para

trabajar con eficacia

Albert Einstein dijo: “si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo”. Además, esto no va a significar trabajar más, sólo ser más eficaz. En ocasiones debes esforzarte en hacer menos cosas pero diferentes. A veces, menos es mucho más!

“No malgastes el tiempo, pues de esa materia está formada la vida”

Benjamín Franklin

“Utilicemos el tiempo como herramienta, no como vehículo”

John Fitzgerald Kennedy

“Si malgastas tu tiempo, el tiempo te malgastará a vos”

William Shakespeare

Bernat ComasProject Manager

bernat@mindproject.net

Fuente:Time and stress management. Frances Key.Traduccíon de Ana LaFuente

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And now…. At Work!!!