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GESTION DEL TIEMPO EN ORGANIZACIONES DE ÁMBITO LABORAL FSCLM. Talavera de la Reina. marzo 2016
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GESTION
DEL TIEMPOEN ORGANIZACIONES DE ÁMBITO LABORAL
FSCLM.
Talavera de la Reina.
marzo 2016
PRESENTACIÓN Y OBJETIVOS
Analizar el peso de una mala gestión del tiempoe identificar los malos hábitos.
Establecer pautas que permitan establecerobjetivos, prioridades a la hora de realizar tareaso de atender a las incidencias que se presentan.
Ofrecer técnicas y herramientas de uso deltiempo que permitan optimizar el rendimiento,eficacia y bienestar de la organización.
INTRODUCCIONHISTORIA Y CONCEPTOS BÁSICOS
LA HISTORIA DEL TIEMPO
¿QUÉ ENTENDÍAN POR TIEMPO?
TIEMPO = PASAR
TIEMPO = ESTAR, PRESENCIA
«El tiempo es la imagen móvil de la eternidad»
Platón (428-347 a. C.).
«El tiempo es la medida del movimiento segúnun antes y un después» Aristóteles (384-322 a. C.).
El tiempo es una paradoja... «Si no mepreguntan qué es, lo sé. Si me preguntanqué es, no lo sé» San Agustín (354-430).
¿QUÉ ENTENDEMOS POR TIEMPO?
«Duración y sucesión de las cosas, de forma continua y
uniforme, que se mide por fenómenos sucesivos
ocurridos a intervalos regulares, como el ciclo solar, el
ciclo lunar, el curso de las estaciones, etc.»
“Todos disponemos de días de 24 horas.
Lo que distingue a quienes viven una vida de excepción es
cómo emplean el tiempo”
¿QUÉ ENTENDEMOS POR TIEMPO?
Como una realidad en sí misma.
«El tiempo absoluto, verdadero y matemático,por sí solo y por su propia naturaleza, fluyede manera uniforme sin relación a nadaexterno», Newton (1642-1727).
Como una relación.
Es el orden universal de los cambios», Leibniz(1646-1716).
Como una propiedad de las cosas,
entendiendo dicha propiedad como unaduración: espacio y tiempo
EL TIEMPO …..
CREENCIAS, LEYENDAS Y DICHOS
POPULARES
El tiempo es oro,
A quien madruga,….Dios le ayuda
No por mucho madrugar…, amanece más temprano
Vísteme despacio… que tengo prisa
Pierde una hora por la mañana y la estarás buscando
todo el día
Nunca es tarde si la dicha es buena
No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy, ni
hagas hoy lo que puedas hacer mañana.
….
EL TIEMPO …..CREENCIAS, LEYENDAS Y DICHOS POPULARES
El valor del tiempo:
El tiempo es oro.
El tiempo es la cosa más preciosa del mundo.
El tiempo, que es lo que más vale, no lo da Dios de balde.
Quien defiende su tiempo, defiende su dinero.
Los efectos curativos del tiempo:
El tiempo cura más que el sol.
El tiempo es gran médico para el alma y para el cuerpo.
El tiempo todo lo cura y todo lo muda.
No hay mal que el tiempo no alivie su tormento.
La invitación a aprovechar el tiempo:
Aprovecha el tiempo, que vale el cielo.
Con el tiempo y la paciencia se adquiere la ciencia.
La fugacidad del tiempo:
Vuela el tiempo de corrida, y tras él va nuestra vida.
Tiempo pasado, jamás tornado. El tiempo vuela como el viento.
El dinero se va y viene, pero el tiempo ido no vuelve.
Tiempo presente, al mentarlo ya es ausente.
EL USO DEL TIEMPOLa finalidad del uso del tiempo es el bienestar de
las personas y la posibilidad de disfrutar de sus vidas
EL ESTUDIO DEL USO DEL TIEMPO
El estudio sobre el empleo del tiempo analiza como los
individuos distribuyen su tiempo.
La información que facilitan permite conocer el estilo de vida
de la población, el comportamiento humano y poder llevar a
cabo políticas de planificación y desarrollo. (Harvey y Pentland,
1999).
EL ESTUDIO
DEL USO DEL TIEMPO
Existen tres orientaciones
La orientación sociopolítica tiene por objetivoprincipal generar cambios sociales. Desde estaorientación se pretende conocer la realidad,denunciar problemáticas y proponer medidas.
La orientación humanística está enfocada en lacomprensión filosófica y antropológica del tiempo.
La orientación empírica se centra en las técnicasde medición de la distribución del tiempo y en laorganización profesional de este conocimiento.
DISTRIBUCION Y USOS
DEL TIEMPO
Usos del
TIEMPO
TIEMPO LABORALActividades productivas
Actividades remuneradas
TIEMPO FAMILIARCuidado
Protección
Transmisión de valores
Mantenimiento de vivienda
Vínculos Familiares
Actividades NO remuneradas
TIEMPO PERSONALTIEMPO DEDICADO AL SER Y NO AL HACER
Salud
Estudio/Formación
Ocio/Cultura
Descanso
Información/Actualización
Actividades NO remuneradas
TIEMPO SOCIALRepresentación
Participación ciudadana
Actividades NO remuneradas
Para lograr un equilibrio entre un rendimiento
laboral óptimo y una vida personal satisfactoria
• Permite realizar las tareas laborales de
forma más eficaz y eficiente: aumento de la
productividad
• Proporciona una conciliación con el
tiempo de ocio que también repercute en
el rendimiento laboral
¿PARA QUÉ GESTIONAR
EL TIEMPO?
El tiempo como RECURSO
CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO
ES, EL QUE ES.
Atípico, el tiempo es imprescindible
Equitativo
Inflexible
Indispensable
Insustituible
Inexorable
EL SENTIMIENTO DE LA FALTA
DE TIEMPONo es un fenómeno físico sino mental
Reloj biológico: luz-oscuridad.
Tiempo mental: experiencia y organización
cronológica
Tener la sensación de que todo ocurre más rápido es
equivalente a sentir que tenemos menos tiempo.
Nos enfrentamos a más decisiones en menos tiempo,
reduciendo el tiempo de respuesta.
EL SENTIMIENTO DE LA FALTA
DE TIEMPO
Formamos parte de una cultura
que nos empuja a hacer demasiadas cosas,
a tomar demasiadas responsabilidades y
a decir que sí a demasiadas oportunidades”
EL SENTIMIENTO DE LA FALTA
DE TIEMPO
Cuidar de nuestra salud, triunfar personal/profesionalmente o simplemente tratar de ser feliz
acaban siendo cuestión de tiempo,
de más tiempo del que parecemos tener.
Es probable que sean esa conciencia del tiempo
y esa habilidad de usarlo eficazmente
las características que distinguen claramente a
las personas triunfadoras,
sea cual sea el puesto de trabajo que ocupen oprofesión que desarrollen.
EL SENTIMIENTO DE LA FALTA
DE TIEMPO
La cantidad abrumante de actividad a que estamos
enfrentados nos hace perder nuestra atención.
Cuando enfocamos nuestra atención en la eficiencia
sin fijarnos en cómo las actividades
se conectan con nuestro propósito en la vida,
así como con nuestras fortalezas y nuestra misión personal,
es inevitable que malgastemos el tiempo.
EL SENTIMIENTO DE LA FALTA DE
TIEMPO
El primer paso
que tenemos que tomar cuando queremos hacernos
cargo de nuestro tiempo y nuestras vidas,
es
realizar un análisis a fondo de nuestras características
personales, de nuestras preferencias y de la visión que
tenemos para nuestra vida.
Sólo basándonos en este análisis vamos a poder utilizar
efectivamente el aporte que nos pueden entregar las
distintas "técnicas" de administración del tiempo.
EL TIEMPO PERDIDO
¿QUÉ ES UNA PÉRDIDA DE TIEMPO?
Hacer algo que es menos importante
que otra cosa que se pudiera hacer en su lugar.
La importancia está siempre determinada
en función de los objetivos.
Lo que acaba contando al final
no es lo mucho que se ha trabajado
en una determinada actividad
sino el trabajo terminado.
LA SOLUCIÓN:
TRABAJAR MÁS HORAS
TRABAJAR MÁS DEPRISA
ESTRÉS
Y
ERRORES
PORQUÉ
PERDEMOS EL TIEMPO
La inexistencia de objetivos previamente definidos.
No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.
La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.
Negación de la propia evidencia.
No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.
La insuficiente delegación de tareas.
Exceso de información para analizar
(la llamada “parálisis por análisis”)
o la información imprecisa, desordenada o tardía.
PRINCIPIOS EN EL USO
DEL TIEMPO
EL PRINCIPIO DE PARETO
“El 20% del tiempo de
trabajo de una persona,
contribuye al 80% de los
resultados y viceversa”.
Una pequeña parte del tiempo de trabajo produce
gran parte de los resultados
También llamada ley 20/80
CRITERIOS ABC
Las TAREAS A son los MAS IMPORTANTES.
Únicamente pueden ser llevadas a cabo por la persona en
cuestión, (NO DELEGABLES), y son del máximo valor para el
cumplimiento de la función encomendada.
Las TAREAS B son, por lo general, tareas importantes y
también delegables.
Las TAREAS C son las de menor valor para el cumplimiento de
una función, si bien son las que consumen la mayor parte del
tiempo que dedicamos a nuestro trabajo (trabajos rutinarios,
papeleo, lecturas, teléfono, actas, correspondencia, etc.).
LAS LEYES DE MURPHY
“Nada es tan sencillo como parece al principio”.
“Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio”
“Si algo puede ir mal, irá mal”
1ª LEY DE PARKINSON
Todo trabajo se dilata
indefinidamente hasta
llegar a ocupar la
totalidad del tiempo
disponible para su
completa realización
2ª LEY DE PARKINSON
El tiempo que requiere una tarea
aumenta cuando la
interrumpimos y la reanudamos.
Valor de la tarea
Tiempo empleado
chapuza
excelencia
perfeccionismo
LEYES ACOSTA
Para una tarea corta siempre
hay un minuto, para una larga
nunca hay tiempo
Lo perfecto rara vez resulta
rentable
LA GESTION EFICAZ
del tiempo
LOS OBJETIVOS
Para un velero sin puerto
al que volver,
cualquier viento es bueno
LOS OBJETIVOS
Las personas con más éxito son capaces de
superarse frente al caos y mantener su norte
porque tienen lo que llamamos objetivos
primordiales.
Tus objetivos primordiales son la visión de tu
vida y lo que esperas de ella.
Cuando tienes en cuenta estos objetivos, es
más fácil hacer lo que no te gusta porque
entiendes cómo cada tarea tiene su lugar
entre todos los objetivos de tu vida
profesional/personal.
LOS OBJETIVOS
Gestionar tu tiempo consiste en identificar lo
que te importa, tus objetivos primordiales y
cambiar tu comportamiento para poder
hacer realidad tus deseos.
Tus objetivos primordiales no serán específicos,
sino más bien sencillos y generales, no tienes
que pararte a pensar en “cómo” conseguir lo
que quieres, lo único que tienes que hacer es
decir a gritos “qué” quieres.
Y planificar!!!
LOS OBJETIVOS
EN FUNCIÓN DE SU GRADO DE DEFINICIÓN
Objetivos generales o de orientación
Objetivos estratégicos o metas
Objetivos parciales o submetas
LOS OBJETIVOS GENERALES
Los objetivos generales de tipo personal
son los que están relacionados con valores, como
el prestigio, la riqueza, autonomía, salud o
relaciones sociales.
Los objetivos generales de tipo profesional están
relacionados con la adquisición de nuevas
competencias profesionales, el desarrollo de
ciertas facetas profesionales, la mejora del
rendimiento en algún área específica o el
reconocimiento profesional.
LOS OBJETIVOS
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS. También llamados de metas,
1. Contar con una estimación realista de los resultados.
2. Marcar indicaciones temporales concretas, esto supone definir de qué plazo se dispone para alcanzar el resultado deseado.
3. Establecer objetivos parciales
OBJETIVOS PARCIALES. Estos objetivos nos van a permitir elavance hacia nuestro objetivo estratégico.
1. Establecer el resultado perseguido con el objetivo parcial.
2. Listar todas las medidas posibles para alcanzarlo
3. Elaborar indicaciones precisas para cada una de lasposibles medidas
4. Anticipar consecuencias del uso de cada medida
5. Seleccionar las medidas.
COMO PROGRAMAR EL
TIEMPO
PRIORIZAR
FRACCIONAR
AUTOMOTIVARSE
PRIORIZA
Organiza tus actividades en función
de las cuatro “E”:
Eficacia: lograr mis objetivos
Eficiencia: obteniendo el máximo
rendimiento
Efectividad: con los mínimos recursos
Excelencia
APRENDERA A PRIORIZARURGENTE Y/o IMPORTANTE
PRIORIZAR
CRITERIOS PARA PRIORIZAR
Lo más fácil
Lo más corto
Lo más cómodo
Lo primero que le llegó
Lo último que le llegó
VENTAJAS DE PRIORIZAR
Concentrarse cada vez en una tarea
Alcanzar objetivos
Manejar las urgencias según nuestra conveniencia
Garantizar que se trabaja en lo más importante
Posponer lo menos importante
Gestionar el tiempo de una forma adecuada
Permite delegar de forma adecuada al haber
ordenado las prioridades según la importancia y
tiempo.
Por tanto, establecer prioridades resulta indispensablesi queremos tener un control real sobre nuestro tiempo
DEFINICIONES
URGENTE:
Que necesita ser realizado o solucionado
con rapidez o lo antes posible.
IMPORTANTE:
Lo que constituye la razón de ser o Misión.
La atención de lo Importante es toda actividad que se
ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura
a los desafíos del entorno
IMPORTANTE vs URGENTE
URGENTE E IMPORTANTE
Son actividades que de no ser atendidas,
veríamos amenazada nuestra existencia hoy:
proyectos con fechas de cierre y con tiempo
límite, vencimientos, resolución de problemas
inmediatos, etc.
Toda actividad que presiona sobre nosotros y
signifique una gestión orientada a resolver
problemas, enfrentar crisis, etc.
Este cuadrante es al que coloquialmente
llamamos “CRISIS”.
IMPORTANTE PERO NO URGENTE
Más lejanas en cuanto a plazos de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje, organización y mejora.
Lo Más Importante y No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros.
Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros.
Sino, que nosotros debemos presionar sobre ellas.
URGENTE Y NO IMPORTANTE
Interrupciones, cuestiones inmediatas, imprevistos,reuniones no planificadas, etc.
En general, representan deseos y necesidades delas demás personas que se transforman ensolicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen
Ceder a estas solicitudes es una tentaciónconstante ya que de ellas deriva muchas vecesnuestra popularidad y aceptación personal frentea las demás personas.
“No saber decir NO”.
NO URGENTE Y NO
IMPORTANTE
Actividades de evasión:
algunas llamadas de teléfono, trivialidades, ocio noplanificado, pérdidas de tiempo, etc.
Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este
cuadrante puede acarrear una crisis por falta de
previsión y preparación adecuada para enfrentar
nuestros problemas.
La indiferencia o la culpa son subproductosemocionales resultantes de este cuadrante
PRIORIZAR
Cuando le “asignas un lugar” a tus tareas, tú
decides
cuando quieres hacer las cosas.
Mis prioridades vs las prioridades de los
demás
Acto reflejo por falta de plan propio
FRACCIONA
Objetivos grandes en tareas
Aprovecha tus momentos de mayor
rendimiento.
PIDE AYUDA
AUTOMOTIVATE
Ten por escrito, y siempre a la vista, tus objetivos.
Deja siempre cierta flexibilidad para temas
imprevistos.
LA GESTIÓN DEL TIEMPO
EN LAS ORGANIZACIONES
FACTORES
Factores culturales:
estilos de trabajo, métodos, costumbres,
etc., que responden a una concepción de
la organización muy distanciada de la
realidad vigente.
FACTORES
Factores de estructura y dinámica
organizacional:
sobre todo los relativos a la mala formulación
de objetivos, y la planificación defectuosa con
asignaciones de tiempos y medios en general
demasiado escasos.
FACTORES
Factores de comunicación:
los objetivos mal explicados omal comprendidos,
las contradicciones,
el desorden informativo,
el ruido,
…..
FACTORES
Factores de tarea: como la indefinición del
puesto de trabajo, o la descoordinación
entre tarea y puesto.
Factores centrados en los equipos humanos:
como los jefes entrometidos, incoherentes,
sin capacidad resolutiva, o los subordinados
del mismo tipo, o desmotivados, etc.
Problemas de adecuación de la organización
a su entorno
Las tareas
ACTIVIDAD VERSUS AGITACIÓN
Las situaciones de ausencia de resultados
las distinguiremos con el nombre de
“agitación”, como contrapuesto a
“actividad” que supondremos con
rendimiento.
Se utiliza para dar imagen de sobrecarga
de tarea, encubrir la baja carga de
trabajo
EFICACIA VERSUS EFICIENCIA
IMPORTANTE VERSUS TRIVIAL
Se pueden clasificar las tareas en base a la
importancia que tienen,
❏ El 15% de nuestras actividades reportan el
65% de los resultados totales (actividades de
gran importancia).
❏ El 20% de las actividades aportan el 20%
de los resultados (actividades de importancia
media).
❏ El 65% de las actividades aportan el 15%
de los resultados (actividades de poca
importancia).
RENDIMIENTO,
CANSANCIO
TRABAJO Y BIENESTAR
Necesitamos estar ocupados para sentirnosbien, pero ese tiempo de ocupación nodebe exceder de ciertos límites.
entre 5-9 horas diarias.
Por debajo, se puede sentir el tiempo comovacío y, por encima, encontramos la fatiga.
Para evitar esta situación es necesariotender a no prolongar la jornada laboral másallá de los límites normales,
Así como llenar la vida de más contenidosque los estrictamente ligados al trabajo.
CANSANCIO
“…Estar sometido permanentemente a la
tensión de un trabajo acaba generando un
cuadro de riesgo en cuanto al equilibrio
mental y también en lo referente a la salud
física. O, cuando menos, la frustrante
sensación de no estar haciendo tantas
cosas como uno quisiera.
No cabe alcanzar, así, ni el éxito ni la felicidad
(si quiera relativa) a la que todo el ser
humano se siente con derecho…”.
Se comienza, generalmente, con unrendimiento pequeño que crece muyrápidamente en el tiempo, de modo que, enaproximadamente una hora, nos encontramosen el máximo de la curva de rendimiento.
La siguiente etapa es bastante plana y establedurante las 2 y 3 horas siguientes.
A partir de ahí comienza el descenso,generalmente más pausado que elcrecimiento, que expresa la disminución delrendimiento a lo largo de la jornada.
CANSANCIO Y CALIDAD
LAS INTERRUPCIONES
Cualquier interrupción que pueda sufrir
la persona concentrada le va a obligar
a pasar de nuevo por la fase de
concentración, perdiendo tiempo antesde alcanzar lo niveles de rendimiento
interesantes.
Las interrupciones programadas tienden
a producir un efecto positivo en tanto el
tiempo de descanso es necesario;
Las interrupciones no programadas sonmeras interrupciones y tienen efecto
negativo generalmente.
Ladrones del tiempo
DEFINICIÓN
Los ladrones del tiempo son aquellos
imprevistos que nos quitan horas de trabajo y
nos impide que alcancemos nuestros
objetivos.
Estos ladrones del tiempo los podemos
clasificar
en agentes internos de la persona cuando
son provocados por nosotros mismos
en agentes externos cuando son
provocados por otras personas.
LADRONES DEL TIEMPO
Conocer nuestra organización
Conocer nuestro puesto de trabajo
¿Cuáles son mis ladrones del tiempo?
Y en mi vida personal y familiar
¿qué me separa de mis objetivos?
NO SABER DECIR NO
Resistirse a lo que se percibe como injusto oinconveniente, discutir o negarse con amabilidad, perocon firmeza.
La persona manifiesta lo que le gusta o le molesta perolo sabe hacer sin rechazo ni violencia, no se sienteagredida.
La persona asertiva sabe decir que no sin ofender.
Ser asertivo no supone ser agresivo o egoísta o tratar dedominar a los demás.
Significa sólo ser capaz de decir claramente lo que sedesea o siente.
Ser consciente de que se merece respeto y actuar enconsecuencia, obrar de acuerdo a nuestros propioscriterios.
4 PASOS PARA DECIR NO
1.- ESCUCHAR. Prestar atención a la persona a
la que debe dar dicha respuesta. Asegurarse
de que comprende perfectamente lo que le
está pidiendo.
2.- DECIR “NO” CORTÉS PERO FIRMEMENTE. No
crear falsas expectativas.
3.- DAR RAZONES. Explicar las razones si se cree
necesario.
4.- OFRECER ALTERNATIVAS. Sugerir otras formas
de satisfacer la necesidad de la otra persona.
POSPONER
Parte de algunas tareas que hemos de
realizar no nos resultan agradables.
En otros casos tenemos miedo a una
decisión que hay que tomar
Este hábito supone un serio problema
porque nos priva o nos limita la
satisfacción del trabajo terminado, del
logro de lo que queríamos conseguir.
Lo pendiente cansa más que lo hecho
PERFECCIONISMO
Al cabo del día tenemos cientos de pequeñas tareaspendientes y una de las mayores pérdidas de tiempo esquerer alcanzar la perfección en todas
No confundas esto con hacer un trabajo de alta calidad.
El exceso de perfeccionismo puede desembocar en estrés yese mayor rendimiento que buscamos se convertirá enbajísimo rendimiento.
Dado que tu tiempo es limitado estás
obligado a elegir entre hacer o
10 cosas bien, 9 un poco mejor,
11 un poco peor.
Nadie puede ayudarte en esta
elección, pero sabes que tienes que
tomarla.
PERFECCIONISMO
La forma de mejorar nuestro uso del tiempo no
está, como muchos suelen suponer, en
dedicar menos tiempo a cada actividad , sino
en invertir en cada una lo necesario, que a
veces será más de lo que actualmente
dedicamos en actividades largas e
importantes y en otros casos puede ser
disminuido o reducido a cero.
DESORDEN EN EL PUESTO DE
TRABAJOAprender a “ordenar”, y esto se hace extensivo a todo
tipo de tareas, nos ayudará a mejorar el ambiente en
nuestro puesto de trabajo, ya que:
El lugar de trabajo será más placentero
Nos ayudará a realizar un trabajo de
forma más eficiente
Nos asegura tener un mayor
control de la situación
Nos conduce a
un mayor rendimiento
MULTITAREA
La multitarea te hace trabajar a un
menor ritmo.
La multitarea te hace más
descuidado/a.
La multitarea te hace más distraído/a.
La multitarea genera estrés y ansiedad.
La multitarea hace que
pierdas el control.
Lo mejor:
una a una
y terminarla
NO DELEGAR
INTERRUCCIONES
Hay dos planteamientos complementarios a
utilizarse contra ellas
Evitarlas en lo posible
Limitar al mínimo el tiempo que nos ocupan
SUGERENCIAS
Los trabajos importantes, los que requieren de toda tu
concentración, no pueden tener interrupciones.
Apaga el móvil, radio y cierra el correo electrónico,
porque tu trabajo está en juego.
Elimina la silla de visitas de tu mesa, ocúpala con una
pila de papel y muchas visitas serán fugaces.
Aprovecha los desplazamientos, ve primero a los
lugares que están situados en el centro y luego a los
periféricos.
Política de puertas cerradas si puedes, si no invitarás a
que te interrumpan.
SUGERENCIAS
Di a los demás cuál es tu mejor horario para recibir
llamadas. Con insistencia y educación lograrás
maravillas.
Las pequeñas reuniones diarias de 5 minutos con los
que más requieran de ti, te evitarán la mayoría de
interrupciones.
Un “NO” con una sonrisa es genial para despachara este ladrón del tiempo.
Si tu mesa está en cubículo abierto, gira la mesa o
la silla de manera que no invite a interrupciones. Si noes posible, pon algunas plantas en el borde de tu
mesa como límite entre tú y tu entorno. Es menos
probable que te interrumpan si no hay un contacto
visual antes.
TELEFONO
Es irresistible coger el teléfono cada vez que suena.
Si no parece que nos perdemos algo importante.
Queremos estar informados de todo al momento,
no vaya a ocurrir algo que se nos escape.
Nos sentimos importantes porque nos pasan información.
Y de paso nos gusta relacionarnos, somos humanos.
Cómo frenar a tu interlocutor
Cuando estés hablando intenta cortar la llamada desde unprincipio. Lo más importante de cada llamada se encuentra en elúltimo tramo. Si metes prisa desde un principio, averiguarásenseguida lo necesario y ahorrarás minutos de charla. Sáltate elcotilleo y vete al grano.
TELEFONO MOVIL
En lo que se refiere a la eficacia, el uso inadecuado
del móvil provoca algunos efectos negativos por:
- Interrupciones
- Priorización inadecuada
- Multitarea
- Deterioro de las relaciones personales
Es fácil evitarlos si se respetan algunos principios:
- Elegir el tono de aviso adecuado
- Vigilar el volumen
- Saber mantenerlo apagado (no simplemente
en silencio) en situaciones profesionales.
IMPUNTUALIDAD
Vivir el valor de la puntualidad es una
forma
de hacerle a los demás la vida más
agradable
nos convierte en personas digna de
confianza
mejora nuestra gestión del tiempo.
LA FALTA DE PREVISION DE
TIEMPO
“¿Tienes un segundo?
Esto lo hago en dos diez
Me da tiempo”
REALMENTE
¿cuánto tiempo tardas en hacer
algo?
APRENDE A CALCULARLO
Nada ralentiza más que interrumpir lo que haces y leertelos emails según llegan.
La mejor solución es mantener el correo apagado ycomprobarlo cada dos horas como mucho.
¿De qué te sirve combatir otros ladrones del tiempo si teinterrumpes a ti mismo con cada email?.
El email puede esperar.
Lo segundo, brevedad ante todo. A veces leyendo eltítulo del mensaje podrás ahorrarte leerlo entero.
Predica con el ejemplo y se breve.
REUNIONES
¿Por qué fallan la mayoría de las reuniones?
a) Material y contenidos no preparados.
b) Objetivos no o mal definidos.
c) Roles de los asistentes no o mal definidos.
d) Duración excesiva.
e) No se traducen en ACCIONES.
REUNIONES
¿De verdad hay que asistir?
PROACTIVIDAD.
Si analizamos la reunión y realmente no tenemosque asistir a ella, debemos comunicárselo a quien
la convocó.
Un «no» a secas no es suficiente ni efectivo ni
elegante.
Debemos exponer con argumentos convincentes
que el tema a tratar no va con nosotros o nuestro
puesto, que no vamos a poder aportar algo
sustancial y, lo que es más importante, que vamos
a perjudicar nuestro propio flujo de trabajo ya
comprometido con otras tareas..
TÉCNICA para vencer a este
ladrón
Si te han convocado a ti:
Averigua con antelación de qué se va a hablaren la reunión. Trata siempre de no entrar a ciegasen una reunión.
En el transcurso de una reunión sé activo,dinámico y participativo.
Anota los conceptos clave, las aportaciones decada persona y sobre todo las ideas que se tevayan ocurriendo sobre la marcha.
no te calles tus sugerencias. A veces hace faltauna pequeña chispa para prender la mecha..
Si en la reunión tienes que aportar o presentaralgo, prepáralo con antelación y sé concienzudo.
TÉCNICA para vencer a este ladrón
Si eres tú quien convoca a otros:
Asegúrate que todo el mundo sabe el propósito y losobjetivos reales de la reunión horas o días antes deentrar en la sala.
Si los asistentes tienen que aportar o presentar algo,asegúrate que lo saben con suficiente antelación paraque lo preparen bien. Házselo saber.
Haz que la reunión sea breve. TERMINA A LA HORA
Como responsable tienes que ser dinamizador ymotivador
Al terminar levanta un acta, que quede constanciaescrita y clara de lo que se ha dicho y sobre todo de loscompromisos y tareas que cada uno de los asistentestiene que hacer. Es fundamental que la reunión setraduzca en acciones concretas y tangibles… o nohabrá servido para nada.
DELEGARSi mañana te pusieras enfermo/a:
¿Habría alguien que pudiera hacerse cargo de tus asuntos con eficacia?
DELAGAR
La delegación es un proceso en el que se ceden de
forma simultánea tareas y autoridad, mientras se
conserva toda la responsabilidad.
Se delegan tareas cuando se da autoridad sobreaspectos tácticos de la misma que pueden ser
modificados por el sujeto;
lo que no podrá transformar son los objetivos o
aspectos estratégicos de la tarea
CARACTERÍSTICAS
La delegación debe ser concertada.
Dicho acuerdo debe surgir después de un análisis
y discusión de la tarea y sus pormenores.
Hay que saber no interferir en su modo deejecución, en el desarrollo del programa o cómo
se aplican los medios. Solo debemos exigir que secumplan los objetivos.
La correcta delegación debe ser utilizada en
todos los escalones de la organización.
CONSECUENCIAS DE NO
DELEGAR
estilos de liderazgo basados en el poder, se
establece la burocracia, las personas se hacen
sumisas, se pierde capacidad de iniciativa, sepierde motivación e interés por el trabajo.
falta de objetivos claros, no hay sistemas de
prioridades, no hay participación en la toma de
decisiones, hay un número excesivo de niveles, no
hay un sistema válido de valoración del
desempeño, se aprecian más los métodos que losresultados, hay sistemas de control basados en la
culpa…
LAS ORGANIZACIONES QUE
NO DELEGAN Sobrecarga de trabajo Los jefes más trabajo que
sus subordinados
Bajo rendimiento en objetivos propios
Incumplimiento de plazos previstos
Falta de confianza en los propios colaboradores
Implicación en tareas sin importancia
Dificultades para diferenciar lo urgente de lo importante
No distingue entre eficacia y eficiencia
Se ve interrumpido por los subordinados por cuestiones de método.
■ Falta de confianza del equipo en el jefe
OBSTÁCULOS PARA
DELEGAR
■ Relativos a la organización:
carencia de recursos humanos, ausencia de
programas, caos organizativo, cultura
fosilizada…
■ Relativos a las personas:
carácter autocrático, dificultades de
comunicación, desconfianza en el equipo,
miedos, etc.
EXCUSAS PARA NO DELEGAR
Estás demasiado ocupado para delegar en otros. Cuando
estás saturado de cosas, parece que no tienes ni tiempo
para delegar ni para supervisar a otra persona.
Te sientes culpable por “largar” a otros tus tareas.
Si piensas que delegar es dar a otro el trabajo pesado o el
que tú no quieres, puede que te sientas culpable.
Delegar bien significa asignar el trabajo
correcto a la persona correcta en el momento
correcto, y dejar que todo el mundo contribuya
de manera importante para conseguir sus
objetivos.
EXCUSAS PARA NO DELEGAR
Tienes problemas para depender de otros.
Algunas personas se obsesionan pensando que sino lo hacen ellos mismos no saldrá bien..
Tienes miedo a no ser imprescindible.
Te resistes a delegar en otros porque tienesmiedo de que si otra persona puede hacer tutrabajo, ya no te necesiten a ti.
Tienes una reserva de habilidades únicas, deideas y características personales que hacenque otras personas te valoren.
QUE SE PUEDE DELEGAR
Actividades que no sean creativas y que se repitan
(fregar los platos, ordenar los libros, enviar un fax, embalar un paquete, entrevistar a posibles empleados).
Proyectos especiales, trabajos únicos y poco frecuentes
(hacer un folleto informativo, organizar un viaje, comprar un ordenador nuevo).
También los siguientes tipos de trabajos:
Tareas que no se te dan bien y que otra persona las puede hacer mejor.
Tareas que no te gusta hacer.
Tareas que agotan energía y tiempo que necesitas para actividades más importantes.
QUE SE PUEDE DELEGAR
Los buenos administradores de tiempo
delegan en otros tareas que les gusta hacer
cuando
tienen otras tareas más importantes o
cuando la otra persona lo puede hacer
mejor.
Además, a veces, en un equipo, eres la
persona más indicada para hacer algo que
no te gusta
COMO DELEGAR
Por eso, antes de plantearnos una política de delegación,será necesario plantearse la posibilidad de llevarla a cabo.
Primero será resolver los problemas que supongan un
serio obstáculo.
Resueltas las trabas, nos plantearemos qué es lo que
podemos y tenemos que delegar, en función de las
capacidades de nuestros colaboradores, y a quién lo
vamos a delegar.
A veces, incluso, será necesario preparar a las personas,
antes de iniciar el proceso de delegación.
DELEGAR EFICAZMENTE
Motivación.
Si nunca permites que tus colaboradores gestionen
tareas interesantes, se aburrirán y estarán resentidos.
Si los vigilas demasiado no tendrán nunca iniciativapropia.
Pedir exactamente lo que se quiere
Chequear periódicamente los avances.
Nunca hagas su trabajo,
pueden cometer errores pero no lo hagas tú mismo,
si no lo tomarán como una manera de escaparse
COMO DELEGAR
■ Propósito y objetivos a delegar
■ Elegir al colaborador adecuado
■ Determinar el tipo de delegación
■ Entregar los objetivos al delegado
■ Garantizar el compromiso del delegado
■ Dotar de medios de delegación
■ Delimitar y hacer entrega de autoridad
■ Acordar seguimiento del desarrollo
■ Acordar sistema para evaluar resultados
MANOS A LA OBRA
CLAVES DE LA GESTION DEL
TIEMPO
PLANIFICAR
PRIORIZAR
AGENDAR
HACER SEGUIMIENTO
COMO EMPIEZO
1. Elimina el desorden
•ordena todo, desde tus cajones hasta el
disco duro del ordenador
• mantén tu mesa ordenada
2. Crea hábitos para tus tareas rutinarias
3. Planifica tu semana y fija objetivos
4. Adáptalo diariamente
5. Haz una revisión semanal del cumplimiento
COMO PREPARAR LA LISTA
DIARIA DE COSAS A HACER
Sea Realista
Deje un margen de tiempo
Revise la lista cada mañana antes de empezar a
trabajar
Si durante el día hace algo que no estuviera en la
lista: Añádalo
Antes de hacer cada una de las cosas de la lista
pregúntese ¿ Por qué yo?
Agrupe las tareas que estén relacionadas entre si
Haga todos los días algo que le acerque más a
sus meta
EL MÉTODO GTD
