GESTIÓN DOCUMENTAL

DIANA ANYELI PERDOMO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

Facultad de Bellas Artes, Programa de Ciencia de la

Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística –

CIDBA

Palmira Valle

2011

GESTIÓN DOCUMENTAL

DIANA ANYELI PERDOMO

Taller 1: Gestión documental

Profesora:

Luz Marina Arias González

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística.

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

Facultad de Bellas Artes, Programa de Ciencia de la

Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística -

CIDBA

Palmira Valle

13 de Octubre de 2011

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 5 1

1. OBJETIVO

2. Concepto de Archivo, Documento y Documento de Archivo a partir

de la definición que da el AGN.

3. Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

4. Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos

5. Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos,

Artículo 21.

6. Definición de Gestión Documental a partir del concepto que emite el

Archivo General de la Nación.

7. Objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

8. Aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de

Gestión Documental

9. Importancia y ventajas que produce la implementación de un Programa

de Gestión Documental para las empresas.

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10. Cuadro con los enunciados de cinco normas del documento

“conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su

marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental

pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la

entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la

entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás

normas aplicables a la entidad.”

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención

Documental (TRD) y cuáles son sus etapas.

12. CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFÍA

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INTRODUCCIÓN

Con este trabajo comenzamos a definir puntos clave dentro de la gestión documental, al igual que su importancia para la sociedad como derecho contemplado dentro de la Constitución Política de Colombia. De esta manera sentamos bases y normatividad vigente para la gestión de archivos, ventajas y desventajas de la implementación al igual que la identificación de los aspectos importantes que deben ser tenidos para elaborar las tablas de retención documental y el proceso de gestión documental.

1.OBJETIVO

Comprender la importancia y función principal que desempeñan los archivos, para poder impulsar el proceso de gestión documental establecido por Ley, asi como las tablas de retención documental necesarias para llevar un correcto paso por los ciclos de vida de los documentos, que permitan aumentar la efectividad de las normas y fácil recuperación por parte de los ciudadanos.

2. Construya su propio concepto de Archivo, Documento y

Documento de Archivo a partir de la definición que da el AGN.

DEFINICIÓN DEL AGN CONCEPTO PROPIO

ARCHIVO

Es el “Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación

Es conjunto de

documentos a los cuales

se les ha realizado al

proceso de gestión

documental, para que

puedan ofrecer

información o testimonio

a la humanidad.

También puede llamarse archivo al lugar donde se preservan los documentos importantes de una organización o natural

DOCUMENTO

Es toda “Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Es todo soportes: impreso, electrónico, imágenes, medios magnéticos que sirve para registrar información que se causa.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Es el “Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Es la observación al

documento de

información a la que se

le ha aplicado el proceso

documental para que

sirva de transmisor de

información de una

organización.

3. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y

familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

ARTICULO 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable. ARTICULO 75. El espectro electromagnético es un bien público inenajenable e imprescriptible sujeto a la gestión y control del Estado. Se garantiza la igualdad de oportunidades en el acceso a su uso en los términos que fije la ley. Para garantizar el pluralismo informativo y la competencia, el Estado intervendrá por mandato de la ley para evitar las prácticas monopolísticas en el uso del espectro electromagnético.

4. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

LEY 594 DE 2000

(julio 14)

Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004

por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

El Congreso de Colombia

DECRETA:

T I T U L O I

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTÍCULO 2º.

Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

EXPLICACION: Dicha ley es la que organiza todo el proceso archivístico en reglas y principios generales, dándole una normatividad que regule dicha función para llevar a cabo una buena gestión administrativa.

5. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

T I T U L O V

GESTION DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO 21.

Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO.

Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

EXPLICACION: Esta ley nos muestra como norma que toda organización debe implementar en su parte administrativa un programa de gestión de documento, donde se adquiera soporte y apoyo en la adquisición de recursos tecnológicos que permitan dar una aplicación a la herramienta conjugado con todas las normas de archivística y leyes del Archivo General de la Nación.

6. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

DEFINICIÓN DEL AGN PROPIO CONCEPTO

Gestión Documental

Es el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su

Es el proceso que se le hace a los documentos de una empresa para ser preservados y que sirvan de soporte y

utilización y conservación”. (Art. 3 Ley 594 de 2000). La gestión documental se reconoce como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo es paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa.

brinden información y faciliten su utilización a quien lo requiera

7. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

OBJETIVO GENERAL: Organizar de manera sistematizada el PGD siendo como guía a todas las organizaciones de una forma eficaz. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Diseñar formatos que sean de acuerdo a las normas ICONTEC 3393 o la que la modifique o actualice

Organizar el PGD, aplicando unos procedimientos que sirvan de guía para el buen funcionamiento de una organización.

Indicar todas las novedades en la normatividad, dirigir la organización de

acuerdo a todas las normas que emita el Archivo General de la Nación, y demás leyes que sean estipuladas para la gestión documental.

Detallar el PGD mediante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos que se puedan aplicar a la organización.

Implementar estrategias de Archivística que regulen la producción de

documentos.

Controlar la recepción y distribución de correspondencia que hay en una empresa en medios sistematizados.

Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con

lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos

decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la

atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y

que a la vez preserven el medio ambiente.

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistema eficiente de correo y mensajería.

Regular el manejo y organización de sistema de administración de

documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla

de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación, de la información y disposición final de los documentos.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de

información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

8. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

Dicho plan debe ser implantado y normalizado mediante las normas de archivística que se encuentra en vigencia. Para elaborar un programa de gestión documental, debe considerar los siguientes aspectos: Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración.

Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original. Disponer de un Reglamento de Archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garanticen el cumplimiento de, al menos, los siguientes aspectos:

Fases de formación del archivo,

Control sobre la entrada y salida de los documentos,

Acceso a los documentos,

Ordenación y descripción de los fondos de archivo.

Conservación de documentos, adopción de las normas técnicas

colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y

documentos,

Coordinación de la función archivística dentro de la estructura

administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594

de 2000.

Participación de la dependencia en los comités internos relacionados

con la definición de proceso y procedimientos, gestión de calidad, y

Comités de información, entre otros.

9. Mencione por qué es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

IMPORTANCIA DE UN PGD: Regula la producción desmesurada de documentos dentro de una organización. Es importante porque controla los registros de la organización en todos sus estados:

CREACION

DISTRIBUCIÓN

USO

RETENCIÓN

ALMACENAMIENTO

RECUPERACIÓN

PROTECCION

PRESERVACION

DISPOSICION FINAL

Controla los recursos dentro de la empresa.

Coordina la aplicación de los procesos archivísticos según la

normatividad vigente y los lineamientos internos. Su importancia para LA CULTURA , es crear así un patrimonio cultural,

que le da identidad nacional al fomentar el PGD , todos los archivos se encontrarán en forma organizada dentro de archivo histórico.

El PGD Es importante para la ADMINISTRACIÓN por que da un manejo

ordenado y eficiente en el flujo de información, que resuelve los problemas y ayuda en la toma de decisiones, siendo esta una forma de tener la fuente de la historia de cada actividad dentro de la empresa.

El programa organiza los documentos en las siguientes fases:

PRODUCCIÓN – UTILIZACION – DISPOSICION – ADMINISTRACIÓN

VENTAJAS

En una empresa que implemente el PGD se pasa de una infraestructura donde utilizaban un espacio dentro de la empresa, siendo este reutilizado para otras cosas ya que los archivos se disminuyen y la información ahora quedará todo en forma digital.

Con la aplicación de las normas de archivo ya las carpetas están organizadas, clasificada e inventariadas para cuando se requiera hacer una consulta de la información, donde se ubica de manera eficaz y rápida lo que se requiera consultar en un momento dado.

Se reduce notablemente los costos por impresión de papel y de instalaciones para la ubicación de los archivos.

Crea un mejor ambiente laboral ya que se atiende de manera rápida a las usuarios que deseen consultar la información.

Si tiene un software para el manejo del Archivo la ventaja sería que permite hacer consultas tanto por series como subseries documentales. También llevaría el control de préstamos. Permitiría tener un inventario actualizado y generaría informes por unidad productora.

10. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

NORMA

TITULO DE LA

NORMA

DESCRIPCION

UNE-ISO 23081-1:

2008

Información y

documentación – Procesos de Gestión de

Documentos- Parte 1 : Principios

. Estos principios se aplican a lo largo del tiempo a los documentos y sus metadatos, los procesos que los afectan, cualquier sistema en que residan y cualquier organización que sea responsable de su gestión. Es norma española (UNE)

UNE-ISO 23081-2:

2008

Información y

documentación – Procesos de Gestión de

Documentos- Parte 2 : Elementos de implementación y

conceptuales

Define los elementos de los metadatos consistente sobre los principios y las consideraciones sobre la implementación esbozados en la primera parte. Es norma española (UNE)

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

Por el cual se establecen las pautas para la

administración de las comunicaciones

Se establecen la forma de cómo se regiría las unidades de correspondencia tanto de las entidades públicas como de las privadas que cumplen funciones públicas, estas políticas nos llevarían a

oficiales en las entidades públicas y

las privadas que cumplen funciones

públicas.

llevar a cabalidad los programas de gestión documental, donde se controla los registros de la organización en todos sus estados CREACION, DISTRIBUCIÓN, USO, RETENCIÓN, ALMACENAMIENTO,RECUPERACIÓN, PROTECCION, PRESERVACION, DISPOSICION FINAL

Decreto 1382 de

1995 (Agosto 18)

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se

ordena la transferencia de la

documentación histórica de los archivos de los

organismos nacionales al

Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones

Tienen un plazo de sesenta (60) días siguientes , contados a partir de la fecha de su publicación, los Secretarios Generales de los organismos del orden nacional, deben presentar al Archivo General de la Nación, sus tablas de retención documental. Ver art. 1 Ley 57 de 1985 , Ver art. 1 Acuerdo Archivo General de la Nación 09 de 1995

Acuerdo 038 de 2002 (Septiembre

20)

Por el cual se desarrolla el artículo

15 de la Ley General de Archivos

594 de 2000

Donde se Implementa la Ley General de Archivos que es la que rige con unos procedimientos puntuales donde nos normatizan la función archivística del Estado para aplicarla en entes gubernamentales donde ésta será la encargada de regular la gestión administrativa y la información de acuerdo a unos lineamientos que establece.

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles son sus etapas.

DEFINICION: Es el elemento principal para cumplir de manera organizada con los procedimientos de la Archivística, se basa en un listado de series y sub-series con sus correspondientes tipos de documentos quienes nos muestran el tiempo de retención de los documentos en cada una de los estados de un archivo.

IMPORTANCIA Sirven como guía para la organización, selección y expurgo de los documentos y se convierte en la base de las respectivas transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad. La administración se beneficia con la elaboración de las Tablas de Retención Documental (TRD) porque:

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempo de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos en las diferentes fases del archivo.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases del archivo.

Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Desde la parte de trabajo archivístico las TRD son importantes porque:

Facilitan el manejo integral de los documentos.

Permiten la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo.

Controlan la producción y trámite documental.

Identifican y reflejan las funciones de la institución.

Integran todos los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

Etapas contempladas en el Acuerdo AGN 039 de 2002: Primera etapa: Compilación de la información institucional como organigrama, manual de procedimientos y funciones, encuestas; dicha información es utilizada para definir las oficinas y que hacen en cada una de ellas. Segunda etapa: Se toma la información recolectada y se analiza que tantos documentos producen, se crea las series y subseries con los tipos documentales, aquí se determina los tiempos de retención y disposición final. Tercera etapa: Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental teniendo en cuenta como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Se hace la

presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación, aquí el comité de archivos aprueba o no dichas TRD. Cuarta etapa: Aplicación, seguimiento y actualización de las TRD, Después que han sido aprobadas las TRD, aquí daremos fecha donde se empezaran a dar cumplimiento, el instructivo, las normas para la organización de los archivos. Quinta etapa: Selección. Proceso mediante el cual determinan la preservación parcial de la documentación por medio del muestreo. Este trabajo requiere de un conocimiento amplio de la organización productora de los documentos. Se deben plantear programas de archivos sectoriales donde estén la documentación administrativa (historia laboral, nóminas, inventarios de bienes, declaraciones tributarias, órdenes de pago) y la documentación misional, donde refleje las funciones de la entidad (licencias ambientales, Ministerio del Medio Ambiente, historias clínicas, hospitales, clínicas, etc.) Sexta etapa: Eliminación, Destrucción de documentos sin valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico, que no poseen ninguna relevancia para la ciencia y la tecnología. Ninguna serie documental puede ser destruida sin haberse registrado antes en la correspondiente Tabla de Retención.

CONCLUSIONES

Comprendí el concepto de archivo, documento de archivo, gestión documental,

de tal forma que parta de un conocimiento base.

Identifique las ventajas y desventajas de la implementación de PGD así como

la importancia y etapas de las tablas de retención.

Analicé cada uno de los derechos de privacidad de documentos que contempla

la constitución política de Colombia que no conocía y hallé su importancia.

WEBGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÒN. Aspectos generales de un programa de

gestión. [En línea]. Disponible en:

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?view=article&catid=25%3Apgd&id

=84%3Apgd&option=om_content&Itemid=59 {consultado el 12 de octubre

de2011}

Constitución Política de Colombia, 1991: Preámbulo.

vhttp://web.presidencia.gov.co/constitucion/index.pdf {consultado el 12 de

octubre de2011}

La importancia de los archivos. [En línea].

http://www.slideshare.net/aracelosa/gestin-documental-1113021{consultado el

12 de octubre de2011}

Programa de Gestión Documental. [En línea]

http://www.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental

{consultado el 12 de octubre de2011}

Tablas de Retención. [En línea].

http://aleidapulgarin.blogspot.com/2008/07/tablas-de-retencin-documental.html

{consultado el 12 de octubre de2011}