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INDICE 1.- Concepto de Gestin Documental ........................................................................ 4 2.- Configuracin de empresa. .................................................................................. 4 3.- Configuracin Gestin Documental ...................................................................... 6 4.- Capturador de informes ....................................................................................... 7 4.1.- Arrancar automticamente el capturador ........................................................... 8 4.2.- Configurar el capturador de informes.................................................................. 9 5.- Estructura de almacenamiento .......................................................................... 11 6.- Como importar documentos a la Gestin documental ........................................ 19 6.1.- Enviar un documento a la impresora de Gestin Documental. ......................... 20 6.2.- Importar manualmente un documento a la gestin documental. .................... 21 6.3.- Almacenar informes en la Gestin documental desde las opciones de salida de informes de Logic Class. ............................................................................................. 22 o o o Para Nmina .................................................................................................... 24 Para Gestin del Despacho ............................................................................. 29 Para Gestin .................................................................................................... 31
6.4.- Importar cualquier documento desde los Centros de Informacin de las aplicaciones de Logic Class. ........................................................................................ 34 7.- Funcionalidades de la Gestin de documentos. .................................................. 36 7.1 7.2 7.3 7.4 Archivo ............................................................................................................. 37 Documento ...................................................................................................... 40 Edicin.............................................................................................................. 50 Ver. ................................................................................................................... 51
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7.5 7.6
Relaciones. ....................................................................................................... 51 Herramientas ................................................................................................... 52
8.- Bsquedas globales de documentos................................................................... 57
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1.- Concepto de Gestin Documental La aplicacin Gestin documental permite el tratamiento y almacenamiento informtico de cualquier documento impreso por el sistema, escaneado mediante dispositivos hardware (como un escner), vinculado mediante re-direccionamiento de su ubicacin en el sistema o directamente integrado desde una pgina Web. Posteriormente se debe realizar una definicin, dentro de la estructura de archivos, para posibilitar una bsqueda por cualquier tipo de consulta relacionada con sus contenidos, generacin de informes o envos mediante cualquier tipo de sistema de comunicacin. En definitiva, permite disponer de una biblioteca documental centralizada en soporte informtico, totalmente estructurada, de fcil bsqueda y acceso, siempre disponible y el perfecto estado de cualquier documento (contratos, publicidad, diseos grficos, imgenes, actas , legales, etc.), a diferencia a lo que le puede ocurrir a un documento fsico (deterioramiento por humedades, calor, incendio, hurto, destruccin, etc.) y por otro lado, informes o documentos impresos por programas informticos genricos, con necesidad de ser archivados con estructura y sentido lgico. Cualquier documento podr ser generado y archivado en la Gestin documental en carpetas pblicas, con controles de seguridad, si fueran necesarios, para que puedan ser consultados por los usuarios que tengan permisos.
2.- Configuracin de empresa. El primer paso ser asignar la aplicacin de Gestin Documental a la empresa. Para ello deberemos acceder al mantenimiento de empresas / caractersticas y asignar la aplicacin Gestin de Documentos
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Una vez asignada la aplicacin podremos acceder a la misma como cualquier otra aplicacin de Class accediendo a Documentos.
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3.- Configuracin Gestin Documental Desde la opcin Configuracin podremos definir los parmetros generales de la Gestin Documental.
En la pestaa Documentos: Path documentos: Podremos indicar el directorio donde se guardan los documentos incorporados a la gestin documental. Si se comparten los documentos entre diversos usuarios, deberemos indicar un path de datos accesible para todos los usuarios.
Se aconseja que dicho path corresponda a una carpeta de nombre Docs dentro del directorio compartido del servidor. Importante: Una vez capturados los informes, si se cambia el path de documentos se deber mover manualmente el contenido del viejo directorio al nuevo. Patrn palabras clave: Permite indicar el patrn de palabras claves a usar por defecto en la importacin de documentos. Se usar si los archivos no tienen indicado ninguno.
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En la pestaa Claves:
- Si se indica Clave General: Los documentos se generarn con la contrasea indicada. - Si se indica Clave por NIF: Aplicable nicamente para documentos de Nmina, se generarn con la clave correspondiente al NIF de cada documento. 4.- Capturador de informes
Para poder trabajar correctamente con la aplicacin, es necesario arrancar el capturador de informes. Esta opcin permite activar un icono en la barra de tareas que se asocia a un tipo de servicio (class GDI.exe) de impresin especial, que permitir al usuario, realizar la impresin directa de cualquier documento o la captura e impresin a la vez.
Es imprescindible que este programa se ejecute para capturar informes. Si el capturador ha arrancado, se visualiza el icono identificativo (en la barra de inicio de Windows).
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4.1.- Arrancar automticamente el capturador Para arrancar automticamente el capturador de informes, al ejecutar la aplicacin: a) En primer lugar accederemos a la opcin Gestin de documentos:
b) Accederemos al men Ver / Gestin Documentos
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c) Seleccionaremos Opciones (del men Herramientas).
c) Seleccionaremos la pestaa Usuario y activaremos la casilla de verificacin Arrancar el capturador al iniciar la aplicacin. Despus, pulsaremos el botn ACEPTAR.
4.2.- Configurar el capturador de informes Pulsando el botn derecho en el icono del capturador de informes podremos configurar algunas acciones:
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Logic Class: permite arrancar el capturador de informes Imprimir automticamente: imprime todos los procesos de impresin que se realicen sobre la bandeja de entrada, tras la entrada del documento en la bandeja, siempre y cuando no est marcada la opcin Generar retenido. Generar retenido: Permite que los documentos que entren en la bandeja de entrada lo hagan con la marca de retenido. Establecer como impresora: Permite que en los procesos de impresin aparezca como predeterminada la impresora Class GDI. Configurar impresora: Permite acceder a la configuracin del driver de la impresora Bandeja de entrada LOGIC CLASS GDI Cerrar: Esta opcin permite cerrar el capturador de informes. A partir de ese momento las impresiones siguen el curso normal de las aplicaciones Windows.
A partir de este momento cualquier documento ser capturado y retenido en la bandeja de entrada de la gestin documental del usuario en formato PDF. Una vez que es documento se encuentra en la bandeja de entrada, se podrn realizar cualquiera de las tareas como imprimir, enviar por correo electrnico, moverlo a una carpeta en concreto, realizar una copia y enviarla a otra carpeta de usuario, visualizarlo, marcarlo como favorito Pueden presentarse 2 incidencias en relacin a la instalacin de la impresora LOGIC CLASS GDI. No se encuentra ClassGdi
La configuraciones definidas en el capturador de informes se guardan en el archivo ClassGdi.cfg. Este archivo (que se instala con el entorno genrico) es comn a todos los usuarios y se debe ubicar en el directorio compartido del servidor. Los usuarios deben tener los permisos pertinentes de lectura/escritura sobre dicho directorio. Si se cambia la ubicacin del directorio, no se encontrar el archivo y no se arrancar el capturador.
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En este caso, se informa que dentro del directorio compartido del servidor (:\LogicErp) no se encuentra el fichero ClassGdi.cfg. Posibilidad para solucionarlo: Mover el fichero ClassGdi.cfg a la nueva ubicacin (opcin aconsejada). No se instala la impresora capturadora de informes.
Una vez que el programa accede al ClassGdi, debe crear la impresora virtual "Bandeja entrada LOGIC CLASS GDI". Esta impresora se usa en las capturas de los informes y se instala automticamente en la mquina cliente que tiene abierta la sesin de la aplicacin.
NOTA. Es imprescindible que el usuario de Windows que ejecute la opcin tenga permisos para la instalacin de impresoras. 5.- Estructura de almacenamiento Una vez definidos los principales datos de configuracin deberemos definir la estructura de almacenamiento de la documentacin. Para ello deberemos acceder a la opcin Gestin de documentos.
En la pestaa Recientes podremos visualizar los ltimos 5 archivos de la Gestin Documental que se hayan consultado.
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NOTA: Desde esta pestaa no se podrn insertar nuevos archivadores ni efectuar modificaciones. nicamente nos permitir consultar y/o acceder al contenido de las carpetas. En la pestaa TODOS podremos gestionar todos los archivos de la Gestin Documental:
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1. Podremos dar de alta un nuevo archivador. 2. Definir patrn palabras clave: Esta opcin nos permitir indicar las palabras que actuarn como patrones de bsqueda en los documentos. Previamente deberemos haber definido el patrn de palabras claves desde la opcin de men correspondiente.
El patrn de palabras sera la agrupacin de palabras clave, mientras que las palabras clave son las que componen el patrn. De esta forma desde la Gestin de Documentos podremos asociar el patrn de palabras clave a cada uno de los archivadores.
3. Eliminar archivadores. 4. Efectuar modificaciones de la descripcin o el patrn de palabras clave, tecleando o seleccionando el nuevo dato.
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5. Indicar la auditora de archivos. Esta opcin permite activar la auditora de un archivo, de esta forma se registrarn los movimientos (altas, bajas, vistas previas...) de todos los documentos de los archivos con la opcin Auditar activada. (Accesible desde el men Archivo / Auditar)
En la pestaa Buscar: podremos buscar archivos, usando diferentes criterios de bsqueda:
Todos los archivos con el nombre informado en Nombre archivo.
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Todos los archivos con la descripcin informada en Descripcin archivo.
Segn los lmites informados, pulsando el botn BSQUEDA AVANZADA.
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El acceso a los documentos podr efectuarse desde la pestaa TODOS o bien desde la pestaa de bsqueda segn los resultados obtenidos. En esta pantalla podremos visualizar cualquier documento cuando: a) Se hayan enviado a la impresora de Gestin documental b) Se hayan importado de forma manual c) Se haya especificado que el informe se almacene en la Gestin documental desde las opciones de salida de informes de Logic Class.
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Desde la pestaa Carpetas podremos visualizar todas las carpetas que haya definido el usuario, la Bandeja de entrada (donde se almacenarn todos los documentos que no tengan una carpeta especifica), los documentos eliminados y el portapapeles (donde se visualizarn los documentos que se hayan cortado y copiado, comportamiento similar al portapapeles de Windows.
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Desde la pestaa Filtrar podremos visualizar las carpetas propias del archivo. Podremos seleccionar documentos que cumplan ciertas caractersticas mediante filtros.
Opciones de bsqueda: a) Sobre el resultado obtenido: Permite acumular los filtros. Es decir, cada filtro se realiza sobre los registros devueltos por el filtro anterior. b) En ttulo y asunto: Buscar en el ttulo (nombre) y/o asunto (tema) de cada documento. c) Palabras claves: Buscar en palabras claves asociadas al documento. d) En contenido: Buscar en el contenido del documento e) Mediante las opciones de Bsqueda Avanzada podremos seleccionar registros, informando lmites. f) Mediante la opcin Buscar podremos buscar los documentos que contengan las palabras informadas en cualquier orden en el cuadro de texto.
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Si se desean efectuar bsquedas con varias palabras, podremos utilizar el la siguiente nomenclatura: palabra1 palabra2. Busca los documentos que contengan palabra1 y palabra2 en cualquier orden. palabra1+ palabra2. Busca los documentos que contengan la palabra1+la palabra 2 (en este orden) palabra1%palabra2. Busca los documentos que contengan palabra 1 o palabra 2. palabra1 -palabra2. Busca los documentos que contengan palabra1 y no palabra2 -palabra1 -palabra2. Busca los documentos que no contengan ni palabra1 ni palabra2 6.- Como importar documentos a la Gestin documental El usuario dispone de varias opciones para almacenar la informacin a la Gestin documental: a) Enviar cualquier documento que se encuentre almacenado en el equipo, o que provenga de una fuente externa seleccionando la impresin bandeja de entrada Logic Class GDI b) Importar documentos almacenados en el equipo desde la Gestin documental. c) Enviar cualquier informe generado desde la coleccin Logic Class seleccionando la opcin Archivar en Gestin Documental d) Importar cualquier documento almacenado en el equipo desde los Centros de Informacin de Logic Class de todas las aplicaciones de la coleccin.
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6.1.- Enviar un documento a la impresora de Gestin Documental.
Para archivar un documento externo en la Gestin Documental lo nico que deberemos hacer es imprimirlo mediante la impresora Class GDI. Por lo tanto deberemos seleccionar imprimir en bandeja de entrada Logic Class GDI
Una vez archivado podremos visualizar los documentos en la Bandeja de Entrada de la Gestin Documental:
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6.2.- Importar manualmente un documento a la gestin documental.
Para importar manualmente un documento a la gestin documental deberemos acceder al archivador en el que se quiera almacenar y desde el Men Documento seleccionar la opcin Importar.
A continuacin deberemos seleccionar la ruta donde se encuentra el archivo que queremos almacenar en la gestin documental.
Y finalmente pulsaremos Abrir para archivarlo. A continuacin podremos visualizar el documento en la Bandeja de entrada de la Gestin documental.
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6.3.- Almacenar informes en la Gestin documental desde las opciones de salida de informes de Logic Class.
Cualquier informe que se genere desde toda la aplicacin Logic Class podr ser archivado de forma directa en la Gestin documental seleccionando la opcin de salida Almacenar en Gestin Documental. En este caso tendremos 2 opciones: 1.- Enviar a la Bandeja de Entrada de la Gestin Documental de forma directa. Utilizando la opcin Almacenar en Gestin Documental El documento se almacenar en la bandeja de entrada de la Gestin documental. Posteriormente deber moverse a la carpeta correspondiente.
2.- Personalizar los documentos y Segmentar. Si personalizamos el informe de Class correspondientes desde la personalizacin de informes de la Consola de administracin se podr archivar de forma automtica en una de las carpetas definidas en la Gestin documental, de esta forma evitamos la tarea de archivar posteriormente. En este caso ser necesario vincular los informes a un cliente, empleado, artculo, comercial
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6.3.1.- Personalizacin de informes. La personalizacin de informes de Logic Class para su archivo automtico se efectuar segn la siguiente operativa: a) Deberemos acceder a la Consola de Administracin ubicada en el Mdulo Inicio.
A continuacin deberemos seleccionar la opcin Personalizacin / Informes
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Para facilitar la bsqueda del informe a personalizar indicaremos a que aplicacin corresponde el informe.
A continuacin deberemos seleccionar el informe que se quiere personalizar: o Para Nmina
Accederemos a la Pestaa Gest. Doc e indicaremos el archivo y Carpeta en el que se archivarn el documento de forma automtica. Si dejamos marcado el check Almacenar en Gestin Documental, a la hora de imprimir, automticamente quedar marcada esta opcin.
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Indicar como mnimo los siguientes campos:
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ATENCION: Para diferenciar por tipo de procesos (MES, PAGA, ATRASOS) cuando el documento de pago es el mismo (en este caso SOBRE9999), en el campo CodigoDocumentoLC deberemos indicar [TipoProceso1]. Calculamos nmina del mes normal y nmina de paga extra.
Una vez configurado el informe tendremos la posibilidad de Segmentar; lo cual nos permitir archivar los informes generando un documento por cada rotura que se realice en ese listado, por ejemplo, archivar una nmina por cada empleado. Si no se selecciona esta opcin se generar un nico pdf con las nminas de todos los empleados incluidos en el lmite.
La tabla final es LcDOCPdf. Los campos mnimos a utilizar son: codigoempresa, codigoempleado y fechaalta (al final), DOCNombrePdfLc (que es el nomre fsico del pdf) y para saber la carpeta tomamos el campo DOCidcarpetaLC. El resto de campos son autoexplicativos.
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Para visualizar el tipo de proceso deberemos disear la visualizacin de las columnas. (botn derecho del ratn).
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En este caso, la nomina de la paga se archiva de forma automtica en la carpeta definida en la Consola de administracin. (DOCULaboral/recibos/MES NORMAL). Como podemos diferenciar el proceso por el campo CODIGO DOCUMENTO podremos archivarla en la carpeta correspondiente, es decir, en la carpeta paga extra.
IMPORTANTE: Al ser el mismo documento de pago TODOS los procesos se archivarn en la carpeta definida en la consola de administracin. Por tanto, si queremos diferenciar tipos de procesos (mes, pagas) deberemos archivarla posteriormente y de forma manual en la carpeta correspondiente. NOTAS: Todos los documentos archivados en la Gestin documental podrn visualizarse adems desde el Centro de Informacin del empleado, seleccionando el men Documentos / gestin de documentos.
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o Para Gestin del Despacho Para la aplicacin de Gestin del Despacho tendremos la posibilidad de personalizar facturas, notas de cargo, contratosen definitiva cualquiera de los documentos que se generen desde la aplicacin. En este caso deberemos seleccionar la aplicacin Gestin del despacho en la Consola de Administracin. Y a continuacin seleccionaremos el informe que se desea personalizar. Por ejemplo: contratos de clientes. Deberemos indicar como mnimo los siguientes campos:
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A continuacin al listar un contrato desde la Gestin del despacho, por defecto quedar marcada la opcin Gestin documental y siempre que se archive, automticamente se almacenar en la carpeta indicada en la Gestin Documental. Si adems marcamos la opcin de Segmentar, tendremos posibilidad de archivar todos los contratos, en este caso por cliente, de tal forma, que se almacenar un pdf por cliente. Si no se selecciona la opcin se generar un nico pdf con todos los contratos de los clientes.
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NOTAS: Todos los documentos archivados en la Gestin documental podrn visualizarse adems desde el Centro de Informacin del Cliente del despacho, seleccionando el men Documentos / gestin de documentos.
o Para Gestin Para la aplicacin de Gestin tendremos la posibilidad de personalizar albaranes, pedidos, contratosen definitiva cualquiera de los documentos que se generen desde la aplicacin. En este caso deberemos seleccionar la aplicacin Gestin en la Consola de Administracin. Y a continuacin seleccionaremos el informe que se desea personalizar. Por ejemplo: pedidos de clientes
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Desde las propiedades del Informe podremos personalizar las opciones de archivo del documento.
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6.4.- Importar cualquier documento desde los Centros de Informacin de las aplicaciones de Logic Class.
Desde los centros de informacin podremos importar documentos ubicados en el equipo, y adems tambin podremos visualizar los documentos que se hayan almacenado en la gestin documental segn las opciones descritas anteriormente. Para almacenar documentos en la Gestin documental desde el centro de informacin de cualquiera de las aplicaciones de Logic Class. Deberemos situarnos sobre el registro al que se quiera almacenar el documento (empleado, cliente) y seleccionar la opcin importar del men Documentos.
A continuacin tendremos 2 posibilidades: a) Archivar en la Bandeja de Entrada de la Gestin Documental. (en este caso no deberemos indicar ninguna carpeta en la siguiente pantalla) b) Archivar en una carpeta concreta ubicada en la Gestin documental.
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Finalmente deberemos seleccionar el archivo que queramos importar, mediante la opcin Abrir.
A continuacin podremos visualizar el documento importado seleccionando el men documentos / Gestin de documentos:
NOTA: Si adems hemos seleccionado un nombre de carpeta en la Gestin documental, tambin se podr visualizar desde la carpeta correspondiente, accediendo directamente desde el men Documentos / Gestin de documentos
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7.- Funcionalidades de la Gestin de documentos. Desde el mantenimiento de la gestin de documentos, tendremos varias opciones:
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7.1 Archivo
Abrir: Permite abrir la pantalla inicial de la Gestin Documental.
Actualizar: Permite actualizar la pantalla. Establecer Contrasea: Permite establecer o cambiar la contrasea asociada a un archivo. Deberemos tener en cuenta que las contraseas se establecen por archivo,no por usuarios.
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Al intentar abrir el archivo (archivador, en este caso GESTIN LABORAL, la aplicacin solicitar la contrasea definida)
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Para eliminar o modificar la contrasea deberemos acceder a la opcin establecer contrasea del men archivo.
Si se deja en blanco ambos registros, la aplicacin mostrar el siguiente aviso:
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7.1 Carpeta: Desde esta opcin podremos configurar la estructura de archivo de cada una de las carpetas. De esta forma podremos crear carpetas y subcarpetas, eliminar, modificar datos
7.2 Documento
Importar: El documento que se importa se incorpora en la Gestin documental al imprimirse por la Bandeja de Entrada Logic Class GDI. Si utilizamos esta opcin podremos filtrar por palabra clave cualquier documento. (puesto que la
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aplicacin efecta una copia interna, que se puede visualizar desde contenido en propiedades del documento. Vincular: A diferencia de la importacin, la vinculacin nicamente guarda un enlace con el documento, como no se realiza una copia interna no tendremos posibilidad de efectuar bsquedas mediante filtros.
Guardar como: Esta opcin permite copiar los documentos al disco. Podremos seleccionar 4 tipos de formato: (rtf, txt, htm o pdf).
Convertir en imagen multipgina. Podremos convertir el documento seleccionado en imagen (formato TIFF). Ademas tendremos la posibilidad de configurar las propiedades de imagen.
Imprimir: Desde esta opcin podremos imprimir el documento que tengamos seleccionado. Vista previa: Permite visualizar el documento. Enviar por correo electrnico: Mediante esta opcin tendremos la posibilidad en enviar por correo electrnico el documento que tengamos seleccionado. Deberemos indicar la direccin de correo electrnico y a continuacin asunto, mensaje
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Nueva accin correo Marketing: Permite crear la definicin de un correo con el documento seleccionado como fichero adjunto.
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Al acceder a la aplicacin CRM Marketing / Correos electrnicos podremos visualizar el correo que hemos definido en la Gestin documental.
Propiedades del documento
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a) Clasificacin: En esta pestaa podremos visualizar los campos para clasificar un documento. Para informar los campos tendremos varias posibilidades: o Directamente desde esta pantalla o Desde los centros de informacin o Mediante la personalizacin de informes de la Consola de Administracin. Empresa: Cdigo de empresa a la que est asociada el documente. Cdigo del Cliente: Cdigo del cliente al que est asociado el documento. Imprescindible si se quiere enlazar con el Centro de informacin del cliente. Cdigo del Proveedor: Cdigo del proveedor al que est asociado el documento. Imprescindible si se quiere enlazar con el Centro de informacin del Proveedor Comisionista: Cdigo del comercial asociado al documento. Imprescindible si se quiere enlazar con el Centro de Informacin del Comercial. Cdigo del Artculo: Cdigo del Artculo al que est asociado el documento. Imprescindible si se quiere enlazar con el Centro de informacin del Artculo. Cdigo del Almacn: Cdigo del Almacn al que est asociado el documento. Imprescindible si se quiere enlazar con el Centro de informacin del Almacn. Documento, ejercicio, serie y nmero: Asociado al documento. Imprescindible para enlazar con el centro de Informacin del documento.
b) Palabra Clave: Permite indicar las palabras clave del documento. En este caso tendremos 2 posibilidades:
Indicar palabra clave en esta misma pestaa.
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Reprocesar palabras clave desde el Men Herramientas / Reprocesar palabras clave. Desde esta opcin podremos reprocesar las palabras clave utilizando ms de un patrn de bsqueda.
En esta pantalla deberemos indicar los patrones de bsqueda que queremos utilizar.
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A continuacin deberemos definir las opciones del proceso:
Mantener palabras clave ya existentes: permite aadir las nuevas palabras a las ya existentes. Si la casilla de verificacin est desactivada se eliminarn las palabras clave del documento. Documentos: o Seleccin: Permite reprocesar los documentos que se hayan seleccionado en la rejilla de la Gestin de documentos. o Carpeta: Para reprocesar todos los documentos de una carpeta en concreto. o Todos los documentos que estn en la carpeta del archivo: permite reprocesar todos los documentos de la carpeta actual.
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c) General. Presenta informacin de carcter general acerca del documento.
Fecha creacin: Fecha y hora de la captura del documento. Nombre: Nombre del documento Autor: Autor del documento Tema: Tema /asunto del documento. Nombre Usuario: Nombre del usuario que captur el documento. Nombre mquina: Nombre de la mquina desde la cual se captur el documento. Tamao del documento: tamao en bytes del documento. N pginas: nmero de pginas del documento. Vinculado: Indica si el documento est vinculado. A diferencia de los documentos importados, los documentos vinculados no se guardan en la gestin documental solo se guarda su ubicacin. Favorito: Indica si el documento se guarda como favorito. Seguimiento: indica si el documento tiene marca de seguimiento. Es un campo informativo. Retenido: Indica si el documento tiene la marca de retenido. Los documentos retenidos no se eliminarn automticamente en las
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depuraciones de la bandeja de entrada y en la carpeta de documentos eliminados. Enviado: Indica si el documento se envi por correo electrnico. Impreso: Indica si el documento se ha impreso. Nombre fichero: ubicacin y nombre del documento fsico.
d) Contenido. En esta pestaa nicamente podremos visualizar el contenido del documento cuando ste se haya importado. Si se ha vinculado el documento esta pestaa aparecer sin contenido.
Para grabar el contenido del documento, tendremos 2 posibilidades: 1. De forma automtica: cuando se importe el documento. 2. Desde el men Herramientas / actualizar contenido. En ese caso, al seleccionar el documento que se quiere actualizar, la aplicacin mostrar el siguiente aviso:
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Ver auditora: Permite visualizar todas las acciones realizadas en los documentos de los archivos con la auditora activada. NOTA. nicamente podremos visualizar las auditoras de los documentos de cualquier usuario (se aconseja que slo puedan acceder usuarios administradores)
En caso de que se indique no auditar, cuando acceda cualquier usuario que no tenga perfil de administrador no tendr posibilidad de visualizar las acciones realizadas sobre el documento.
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7.3 Edicin. Desde esta opcin podremos efectuar varias acciones sobre el documento: Class Gestin Documental Logic
Cortar: Podremos cortar un documento que se almacenar en el portapapeles para pegarlo en otra carpeta. Copiar: Se copia un documento en el portapapeles y se pega en otra carpeta. Pegar: Pega los documentos del portapapeles en la carpeta seleccionada. Seleccionar todo: permite seleccionar todos los documentos de la carpeta. Poner/Quitar marca de seguimiento Marcar como impreso/no impreso Marcar como enviado/no enviado Marcar como retenido/no retenido
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7.4 Ver. Desde esta opcin podremos particularizar la visualizacin de los documentos y visualizar Favoritos.
NOTA: Para marcar documentos como Favoritos deberemos acceder a la opcin correspondiente (Men favoritos) 7.5 Relaciones. Desde esta opcin podremos acceder al mantenimiento de patrones de palabras clave y visualizar los documentos que han sido enviados por correo electrnico.
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7.6 Herramientas
Orden ascendente/descendiente: Particularizar el orden de presentacin de los documentos en la rejilla de la gestin de documentos, Editar con Word: Permite convertir el documento a formato rtf (se abre con el programa Microsoft Word y se puede guardar en disco).
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Agrupar documentos. Permite agrupar documentos en uno solo. No se podrn agrupar documentos vinculados, nicamente podremos agrupar documentos importados. Dividir documentos: Permite dividir un documento en dos o ms. Las unidades de divisin son las pginas. Indique (en la rejilla Particin del documento) el nombre de los nuevos documentos y a qu pginas del documento original corresponden. NOTA. En un mismo proceso podr realizar divisiones que se solapen entre s.
Cambiar propiedades seleccin. Permite modificar las propiedades de seleccin del documento sobre el que nos encontremos situados.
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Si queremos revisar todos los documentos, reprocesando las palabras clave para cada uno de ellos, pulse el botn S. En caso contrario, las palabras claves sern las del documento padre.
NOTA. Por defecto, a los documentos generados se les traspasan las palabras claves del documento original, lo que puede provocar que stas no sean correctas. A continuacin deberemos indicar el patrn de palabras clave que queremos utilizar para reprocesar:
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Actualizar contenido: Permite volcar el texto del documento al campo contenido (para realizar bsquedas en el contenido). Vaciar carpeta documentos eliminados: Permite vaciar la carpeta de documentos eliminados. Estos documentos no podrn recuperarse posteriormente. Reprocesar palabra clave: Permite reprocesar las palabras clave, usando ms de un patrn.
Opciones: Permite personalizar automatismos de la gestin documental para cada usuario.
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a) General
Depurar automticamente la bandeja de entrada: Podremos informar cada cunto tiempo limpiar la bandeja de entrada de cada usuario.(nunca, cada da.) cuando se cumplan las condiciones indicadas (Por ejemplo: Cuando los documentos se hayan impreso y enviados). Depurar automticamente la carpeta de documentos eliminados: Podremos automatizar cuando debe vaciarse la carpeta de documentos eliminados.
b) Usuario: En esta pestaa tendremos 2 opciones:
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Arrancar automticamente el capturador de informes al iniciar la aplicacin. As esta opcin esta deshabilitada deberemos arrancarla manualmente desde la opcin correspondiente. Utilizar como visor de documentos, el visor por defecto registrado en el sistema: Permite usar por defecto el visor de documentos asociado al sistema. Si esta opcin est desactivada, es utilizar el visor asociado a la aplicacin.
8.- Bsquedas globales de documentos. Desde esta opcin podremos efectuar bsquedas de documentos en todos los archivos.
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Opciones de bsqueda: a) Sobre el resultado obtenido: Permite acumular los filtros. Es decir, cada filtro se realiza sobre los registros devueltos por el filtro anterior. b) En ttulo y asunto: Buscar en el ttulo (nombre) y/o asunto (tema) de cada documento. c) Palabras claves: Buscar en palabras claves asociadas al documento. d) En contenido: Buscar en el contenido del documento e) Mediante las opciones de Bsqueda Avanzada podremos seleccionar registros, informando lmites. f) Mediante la opcin Buscar podremos buscar los documentos que contengan las palabras informadas en cualquier orden en el cuadro de texto. Si se desean efectuar bsquedas con varias palabras, podremos utilizar el la siguiente nomenclatura:
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palabra1 palabra2. Busca los documentos que contengan palabra1 y palabra2 en cualquier orden. palabra1+ palabra2. Busca los documentos que contengan la palabra1+la palabra 2 (en este orden) palabra1%palabra2. Busca los documentos que contengan palabra 1 o palabra 2. palabra1 -palabra2. Busca los documentos que contengan palabra1 y no palabra2 -palabra1 -palabra2. Busca los documentos que no contengan ni palabra1 ni palabra2
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