GESTION DOCUMENTAL Y NORMALIZACION ARCHIVISTICA FRENTE AL ACCESO CIUDADANO A LA INFORMACION

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre 1-3 2010


GESTION DOCUMENTAL Y NORMALIZACION ARCHIVISTICA FRENTE AL ACCESO CIUDADANO

A LA INFORMACION

Por: Carlos Alberto Zapata



ARCHIVOS Y MEMORIA

“Las sociedades que no disponen de archivos son sociedades sin memoria. Sin ellos, en la práctica, no existiría organización estatal”

Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T-443/94)



EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

ANTES • No existía información

disponible.• El ciudadano no sabia

donde encontrar la información.

• El acceso a la información era denegado frecuentemente.

• Menor control social sobre la información.

• Marco normativo restringido.

HOY• El estado tiene el deber

de ofrecer información al ciudadano.

• El ciudadano tiene el derecho para exigir el acceso a la información.

• Los organismos de control deben tutelar ese derecho

• Mayor control social de la información

• Marco normativo amplio


NUEVO ESCENARIOS, VIEJOS PROBLEMAS

• Las tecnologías de la información facilitan el acceso ciudadano a la información.

• Los organismos internacionales promueven nuevos mecanismos para que los gobiernos brinden mayor acceso público a la información.

• Los ciudadanos tienen derechos en cuanto al acceso a la información pública.

• Existen nuevos mecanismos de presión para que el ciudadano tenga pleno acceso a la información.

PERO……


NUEVO ESCENARIOS, VIEJOS PROBLEMAS

• Los archivos, no están siendo verdaderos promotores del acceso ciudadano a la información.

• Las iniciativas legislativas en este campo son incompletas.

• Los gobiernos mantienen restricciones al acceso a la información.

• Los ciudadanos no conocen sus derechos o no los exigen.

• Se mantiene la cultura del secretismo sobre ciertos asuntos públicos.


PROMESAS DEL GOBIERNO ELECTRÓNICO

• Mayor acceso del público a la información.

• Pasar de la información pasiva a la activa.

• Pasar de la opacidad a la transparencia.• Ciudadanos capacitados. • Generación de contenidos para el

ciudadano.• Llevar los servicios de la administración

a la Web.• Mejorar la eficiencia de la

administración.• Facilitar la comunicación entre los

ciudadanos y el gobierno.


¿ESTAMOS SEGUROS QUE HEMOS LOGRADO?

MENOR CORRUPCION MENOR CORRUPCION

MAYOR CONTROL SOCIAL MAYOR CONTROL SOCIAL

MAYOR TRANSPARENCIAMAYOR TRANSPARENCIA

MAYOR EFICIENCIA MAYOR EFICIENCIA

PROTECCION DE LA INFORMACION (Ej. wikileaks)PROTECCION DE LA INFORMACION (Ej. wikileaks)

CALIDAD EN LA RENDICION DE CUENTASCALIDAD EN LA RENDICION DE CUENTAS


Procedimientos para prevenir,

detectar y corregir RIESGOS en la GD

Procedimientos para la generación y

registro adecuado de información

Procedimientos para el

aseguramiento de la

información

RIESGOS Y GESTION DOCUMENTAL

Procedimientos para el

seguimiento de la gestión del documento

TRANSPARENCIA Y GESTION DOCUMENTAL

Fuente: Zapata, 2007


RIESGOS EN LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS

Problemas Identificados

Políticas Integración Seguimiento

Fase I. Producción

Ausencia de políticas sobre la producción de documentos.

Falta de presencia de los archivistas en la primera fase del ciclo vital.

Ausencia de estandarización en la producción de documentos

No hay integración entre los sistemas de información de la empresa.

Duplicación en el registro de la información.

Incompatibilidad tecnológica entre sistemas.

Los sistemas de registro no hacen seguimiento al trámite del documento.

Los sistemas de registro no cruzan la información de entrada con la de salida.

Fase 2. Utilización y

conservación

Ausencia de políticas sobre la conservación de documentos.

No se aplican las normas legales sobre relacionadas con la corrupción y el manejo de documentos.

Desconocimiento de los procesos de la empresa por parte del archivo.

Sistemas aislados de recuperación de información.

Proliferación de sistemas y bases de datos para la recuperación, sin ninguna integración.

Los sistemas de registro no hacen seguimiento al trámite del documento.

Los sistemas de información no posibilitan el seguimiento al documento en cada una de sus fases.

CIC

LO D

E V

IDA

Fase 3. Evaluación y

disposición

Ausencia de políticas sobre la evaluación de los documentos.

Ausencia de políticas sobre la eliminación de documentos.

Bajo perfil del archivo en cuanto a la función que realiza.

No hay integración entre el sistema archivístico y el sistema administrativo de gestión de trámites. Ausencia de políticas.

Visión excesivamente técnica del valor de la TRD como herramienta de gestión de documentos.

No se hace seguimiento a las normas de archivo.

Ausencia de un modelo de auditoria de información en



…y esto ¿porque ocurre?



Las tecnologías de la información cambiaron dramáticamente el

entorno de la información, al pasar de manos de la ORGANIZACION a

manos de las PERSONAS.

GESTION DOCUMENTAL Y COMPORTAMIENTO DE LA GENTE


12

Los ciudadanos no han sido formados para gestionar

información ni para valorarla como un bien público



CAMBIO CULTURAL

De nada sirven los sistemas y las redes de información si las personas no

modifican su CONDUCTA.

“El comportamiento respecto a la información se refiere a como los

individuos se acercana la información y la manejan”

(Thomas Davenport)


CONTROL INTERNO Y GESTION DOCUMENTAL

Cumplir funciones con base en el

marco legal sobre archivos

Verificar y evaluar cumplimiento del marco legal sobre

archivos

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO Y LA GESTION DOCUMENTAL

Cumplir la misión, proteger los recursos de información y administrar

los riesgos



ROL DE LOS ARCHIVISTAS EN CUANTO AL ACCESO A LA INFORMACION

• Posibilitan mejorar la relación existente entre los niveles de desarrollo tecnológico del gobierno y los avances del e-gobierno.

• Pueden ofrecer sus conocimientos para lograr avances significativos en materia de archivos y gestión de documentos en todo el Estado.

• Pueden trabajar armónicamente con los organismos de control del gobierno y las instancias que promueven el control social (veedurías ciudadanas, rendiciones de cuentas, etc.)

• Contribuyen en la formulación de políticas públicas en el ámbito de la de gestión de información del Estado.



• Participar en la capacitación de los servidores públicos, los proveedores y los ciudadanos (alfabetización informacional y alfabetización digital).

• Ofrecer sus conocimientos para mejorar la calidad de los contenidos así como en la producción, conservación, organización y recuperación de la información pública.

• Participar en el desarrollo del gobierno electrónico y en el diseño de los sitios Web del gobierno.

• Ayudar a cambiar la percepción acerca del valor de los archivos para una sociedad.

ROL DE LOS ARCHIVISTAS EN CUANTO AL ACCESO A LA

INFORMACION



¿QUE HACE FALTA MEJORAR?

• Proceso de formación ciudadana sobre el derecho de acceso a la información, inculcando en los niños, el valor de la información y los archivos para una democracia.

• Marco jurídico sobre acceso a la información que transforme la percepción del archivo como un bien público y haga énfasis en que la consulta de los archivos es una obligación del gobierno y no una concesión o una mera liberalidad para el ciudadano.

• Marco legal que proteja las actuaciones de los archivistas, pero que a la vez les imponga deberes y obligaciones.



• Los archivos públicos deben ser accesibles a través de Internet mediante el desarrollo de catálogos en línea.

• El ciudadano debe saber que información está disponible y cuales son los trámites para acceder a ella.

• Los archivos son indispensables para desarrollar un e-gobierno eficaz con la participación de archivistas calificados.

• La base de un buen gobierno no es la tecnología sino la información.

¿QUE HACE FALTA MEJORAR?



• Normalizando la gestión documental desde la producción/recepción, su distribución, trámite, (trazabilidad) hasta su disposición y conservación.

• Definiendo un conjunto básico de metadatos para los documentos de archivo, independiente de que sean de acceso libre o restringido.

• Normalizando la presentación de los documentos de archivo y estableciendo características homogéneas (internas y externas) para todos los documentos.

• Adoptando estándares internacionales como la ISO 15489, la ISAD y otras normas relacionadas.

• Regulando la publicación de los documentos de archivo y ordenando la creación de catálogos de consulta de acceso público (en línea).

¿CÓMO LOGRARLO?



• Creando repositorios de metadatos de archivo, que permitan mantener el vínculo archivístico entre documentos de diferentes procedencia, asociados a elementos descriptivos comunes (personas, eventos, transacciones, contextos, procesos, etc.)

• Trabajando en red, a partir de la información disponible en los diferentes archivos de la administración (en las diferentes ramas del poder).

• Estableciendo protocolos de comunicación que favorezcan el intercambio de información entre sistemas de gestión de archivos y de gestión documental.

• Reglamentando el ejercicio de la profesión de Archivista.

¿CÓMO LOGRARLO?


ALGUNAS CONCLUSIONES

• La Brecha digital no cede.• Los contenidos de información son mediatizados. • El ciudadano no esta alfabetizado digitalmente.• La recuperación de información es ineficiente.• La información no esta organizada

apropiadamente.• La información no esta disponible.• No hay coordinación estatal en la producción,

organización y uso de la información.• Los servidores públicos ven como “agresivo” el

pedir información



PARA FINALIZAR

• “Los archivos son el reflejo de una actividad práctica, jurídica o administrativa de una institución,………..Un archivo no es la simple recopilación o colección de documentos,…….es un conjunto orgánico de documentos unidos por un vínculo originario o de procedencia, que sirven para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno toda la información almacenada por una oficina o institución en el curso de su actividad……y los cuales se organizan y conservan según el orden natural de funcionamiento de la entidad”

Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T443/94)



BIBLIOGRAFÍA

• UNESCO. Informe de la Cumbre Mundial sobre la sociedad de la Información. 2003.

• UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA (2005). Guía de Gobierno Electrónico. Bogotá; UNESCO, 2005

• UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA. Guía de Democracia Electrónica. Bogotá; AUNESCO, 2005.

• Zapata Cárdenas, Carlos. Los archivos frente a las políticas públicas sobre acceso ciudadano a la información. Popayán, SENA. 2007. [Conferencia dictada el 13 de julio de 2007].

• Zapata Cárdenas, Carlos. Acceso a la información y gestión documental en el marco del gobierno electrónico. México: IFAI, 2010. [Conferencia dictada en el Seminario Nacional de Transparencia, organizado por el IFAI del 24 al 27 de agosto de 2010].


Gracias por su Atención!

Carlos Alberto Zapata [email protected]

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