ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

NELLY FLOREZ CABEZA BERTA RENATA ROMERO CARDOZO SANDRA M. ECHEVERRY CORREA

GRUPO 4

GESTIN DOCUMENTAL II

TUTORA LUZ MARINA ARIAS GONZALES

UNIQUINDIO

2014

CONTENIDO

Pgs.

INTRODUCIN

OBJETIVOS

1. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases y etapas?

2. Qu es una unidad de correspondencia y cul es su importancia en una organizacin

3. Procesos de la gestin documental con su definicin, normatividad y actividades

3.1. Produccin

3.2. Recepcin

3.3. Distribucin

3.4. Trmite

3.5. Organizacin

3.6. Consulta

3.7. Conservacin

3.8. Disposicin final

4. Observaciones del decreto 2609 de 2012 y lo que dice a cerca de los procesos de la gestin documental

5. Resumen de lo tratado en el decreto 2609 de 2012

6. Resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012

7. Clasificacin de los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la gestin documental que se desarrollan en cada fase (archivo de gestin, central e histrico)

8. Ejemplos con tres documentos y explicacin del paso a paso detallado de stos por sus

diferentes etapas desde su produccin

9. Identificacin de los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas

10. Aspectos ms importantes a tener en cuenta en los acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013

CONCLUSIN

WEBGRAFIA

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INTRODUCCIN En este trabajo se abordan temas importantes de la Gestin Documental, como base

fundamental en el quehacer archivstico, tanto profesional como dentro de las entidades,

sobre todo las del sector pblico, pues la documentacin se convierte en un factor

determinante para la conservacin de su memoria histrica. Es necesario conocer el

marco jurdico y normativo que existe para el manejo adecuado de los documentos de

archivo y dar cumplimiento a estas obligaciones.

Este trabajo se divide en 10 puntos dentro de los cuales se reparten los siguientes

temas:

En la primera parte veremos las fases y etapas del ciclo vital de los documentos desde

que se origina o reciben hasta su disposicin final, adems de los valores que poseen a

medida que van pasando por cada una de esas etapas.

Qu es y cul es la importancia de la Unidad de Correspondencia dentro de las

entidades como ente de control de las comunicaciones. Los procesos por los cuales

debe pasar un documento y la clasificacin en cada una de las etapas de su ciclo vital,

teniendo en cuenta la normatividad para la aplicacin de la Gestin Documental.

Encontraremos tres ejemplos describiendo a detalle los procesos por los cuales pasan

algunos documentos reales de algunas empresas.

Se cuenta de forma resumida lo que dictan algunos normas jurdicas en cuanto a la

Gestin Documental y su aplicacin en la entidades, tales como: el Decreto 2609 de

2012, la Circular 002 de 2012, al igual que los aspectos ms importantes de los

Acuerdos 03, 04 y 05 del 15 de marzo 2013.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Conocer las etapas del ciclo vital de los documentos y sus etapas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Conocer las fases del ciclo vital de los documentos. 2. Analizar su importancia en el proceso de Gestin Documental dentro de

una entidad. 3. Familiarizar los conceptos mediante diferentes ejemplos. 4. Determinar los diferentes procesos desarrollados en las fases de la GD.

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ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

1. QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON SUS FASES Y

ETAPAS?

Como su nombre lo dice el Ciclo Vital, es la vida de los documentos que se establecieron como

edades o etapas por la necesidad de darle un tratamiento integral a estos y evitar la saturacin

del espacio donde se almacenan. Este principio se origin en Norteamrica a mediados del

siglo XIX, llamndose Record Management, y adems contempla los valores dados a los

documentos en cada etapa o fase.

- Archivo de Gestin o fase

inactiva: (5-10 aos) en esta etapa

es cuando los documentos son producidos

o recibidos en las empresas para cumplir

con un trmite o asunto a resolver por lo

tanto su valor es primario y se mantienen

por un tiempo estipulado.

- Archivo Central o fase semi-

activa: (10-15 aos) Aqu los

documentos pasan reposar para ser

simplemente consultados de vez en cuando

con fines investigativos. Deben cumplir con

un tiempo precaucional y poseen valor

primario y secundario a medida que va

pasando el tiempo.

- Archivo Histrico o fase inactiva: en esta etapa los documentos de archivo

son sometidos a la seleccin para ser conservados permanentemente por tener un valor

(secundario) histrico, cultural y/o cientfico, convirtindose as en patrimonio histrico. Sern

conservados en condiciones adecuadas que garanticen su integridad.

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2. QU ES UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y CUL ES SU

IMPORTANCIA EN UNA ORGANIZACIN?

La unidad de Correspondencia es la seccin encargada del despacho, recepcin-

tramitacin y distribucin de la correspondencia en las entidades. Su importancia radica en

que es el control para las comunicaciones tanto dentro de la empresa como de las que salen

de ella, aplicando las normas y procedimientos para facilitar su gestin. Adems de

encargarse de la organizacin, y prstamo, tambin vela por la conservacin, seleccin y

traslado al archivo central.

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3. PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL CON SU DEFINICIN, NORMATIVIDAD

Y ACTIVIDADES.

La ley 594 de 2000, en su Artculo 22 establece que, la gestin de documentos comprende

procesos que estn interrelacionados entre si y se desarrollan en las unidades de

correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin,

Archivo Central y Archivo Histrico).

Tambin se tiene en cuenta dentro de la normatividad: Acuerdo 027 de 2006 y Acuerdo 060 de

2001 por el AGN.

3.1 Produccin: (Acuerdo 027 de 2006 AGN). Es la generacin (creacin, diseo de formatos) de los documentos en las instituciones dando cumplimiento de sus funciones.

3.2. Recepcin: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona

natural o jurdica. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.)

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3.3. Distribucin: Son todas las actividades que se realizan con el fin de garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Las actividades estn directamente

relacionadas con el flujo de los documentos al interior y exterior de la entidad.

3.4. Trmite: Es el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. (Acuerdo 027 de 2006- AGN.)

Segn la normatividad de nuestro pas debemos tener presente los tiempos establecidos

para darle el trmite oportuno, definiendo los perodos de vigencia y tiempos de respuesta.

3.5. Organizacin: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos

archivsticos. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.)

a. Clasificacin: Es el proceso mediante el cual se identifican y establecen las

series que componen cada agrupacin documental, (fondo, seccin y subseccin), de

acuerdo con la estructura orgnico-funcional de cada entidad.

b. Ordenacin: la ubicacin fsica de los documentos con relacin entre si dentro de

las respectivas series en el orden previamente acordado. Aqu se tiene en cuenta los

principios archivsticos: de orden original y de

procedencia. Si el orden es por fecha, se

llama orden cronolgico; si es por lugar, se

llama orden topogrfico, etc., sin embargo el

sistema de ordenacin depende de las

caractersticas de cada serie.

c. Descripcin: Proceso de anlisis de los

documentos de archivo o de sus agrupaciones el cual nos permite su identificacin,

localizacin y recuperacin, de la informacin para la gestin o la investigacin.

En este punto se contemplan las siguientes actividades:

- Anlisis de informacin y extraccin de contenidos.

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- Diseo de instrumentos de recuperacin como guas, inventarios, catlogos e

ndices.

- Actualizacin permanente de instrumentos.

3.6. Consulta: La consulta de documentos es el acceso a un documento o grupo de documentos con

el fin de conocer la informacin que contienen.

(Acuerdo 027 de 2006 AGN.)

Este proceso garantiza el derecho que tiene cualquier

usuario (entidad, dependencia, persona natural,

jurdica, Estado Colombiano, etc.) de tener acceso a la informacin contenida en los

documentos de Archivo y de ser necesario puede obtener copia de los mismos.

3.7. Conservacin: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su

contenido (Acuerdo 027 de 2006 AGN.)

Consiste en guardar sistemticamente los documentos de archivo, en espacios y unidades

de conservacin apropiadas, con buena ventilacin y luz natural.

3.8. Disposicin final: Es una fase donde se realiza la seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con el fin de estudiar su valor primario o

secundario y de esta forma determinar su conservacin temporal, permanente, o su

eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de

Valoracin Documental. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.)

4. OBSERVACIONES DEL DECRETO 2609 DE 2012 Y LO QUE DICE A CERCA DE

LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Hay que formular una poltica de gestin documental en todas las entidades con los

siguientes componentes: marco conceptual, programa de gestin de documentos,

articulacin, cooperacin y coordinacin de sus diferentes reas. Hay q tener en cuenta las

etapas de creacin, mantenimiento y administracin de los documentos para una buena

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gestin de documentos, la gestin de los documentos debe ser realizada en base a sus

instrumentos archivsticos como son: programa de gestin documental, tablas de retencin y

valoracin, cuadro de clasificacin, inventario documental, gestin de documentos

electrnicos, plan institucional de archivos, mapas de procesos. En la gestin documental

se debe tener en cuenta los procesos de planeacin y produccin, gestin, y tramite,

organizacin, transferencias, disposicin de documentos valoracin y preservacin.

Las entidades deben de tener un sistema de gestin de documentos que permita organizar,

establece plazos de conservacin, garantizar la autenticidad, integridad, acceso,

disponibilidad, y preservar los documentos, y sus agrupaciones documentales.

Respecto a las caractersticas de un sistema de gestin documental son confiabilidad,

interoperabilidad, seguridad, adicin de contenidos, diseo funcionamiento, gestin,

distribucin y disponibilidad.

El sistema de archivo electrnico debe velar por su disponibilidad, legibilidad, visualizacin,

interpretacin de los documentos y su conservacin e integridad de la informacin en los

sistemas de gestin de archivos.

Los documentos electrnicos de archivo debe ser una representacin completa, fiel y

precisa de hechos que da testimonio y debe estar disponible en el momento necesario con

registros originales. Su conservacin debe ser en anlogo y digital que garanticen su

conservacin.

El Archivo General de la Nacin, es el ente encargado de inspeccionar la implementacin y

el buen funcionamiento del Programa de Gestin Documental en las entidades.

5. RESUMEN GENERAL DE LO TRATADO EN EL DECRETO 2609 DE 2012.

Este decreto va aplicado a todas las entidades pblicas en sus diferentes niveles y a las entidades

privadas que cumplen funciones pblicas, y las entidades del estado en las diferentes ramas del

poder. Tambin aplica a todo tipo de informacin producida y recibida en las entidades pblicas en

soportes fsico o electrnico.

Trata de la responsabilidad de los funcionarios pblicos, aplicar las normas establecidas por el

A.G.N. En la gestin de documentos la Secretaria General, es la encargada de la coordinacin de la

gestin documental que se regir bajo los siguientes principios: Planeacin, Eficiencia, Economa,

Control y seguimiento, Oportunidad, Transparencia, Disponibilidad, Agrupacin, Vnculo archivstico,

Proteccin del medio ambiente, Autoevaluacin, Coordinacin, Acceso, Cultura archivstica.

Modernizacin, Interoperabilidad, Orientacin al ciudadano, Neutralidad tecnolgica, Proteccin de la

informacin y los datos.

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6. RESUMEN SOBRE LA CIRCULAR 002 DE MARZO 06 DE 2012.

Esta circular trata sobre la adquisicin de las tecnologas en la gestin documental, en donde

condiciona a las entidades que quieren implementar un Sistema de Gestin de Documentos

Electrnicos de Archivo (SGDEA).

Hay que tener en cuenta la circular 004 de 2010, en donde se establece estndares mnimos

respecto a procesos administrativos de archivo y gestin de documentos electrnicos. Para imponer

el desarrollo de SGDEA se debe atender las recomendaciones del A.G.N.

Las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, deben tener en cuenta las

anotaciones de cada entidad y las normas NTC ISO 15489-1, NTC ISO15489-2 y los requisitos para

la gestin de documentos electrnicos y las directrices del Consejo Internacional de Archivos. En

cuanto al cumplimiento de la conservacin de documentos se debe adoptar medidas de calidad para

la conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos de archivo. El Sistema de Gestin de

Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA), debe implementar cuadros de clasificacin

documental y las tablas de retencin documental respecto a su medio.

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7. CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL CICLO VITAL DE

LOS DOCUMENTOS Y LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL QUE SE

DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIN, CENTRAL E

HISTRICO)

ARCHIVO

DE

GESTIN

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

HISTORICO

PROCESO PROCESO PROCESO

TRMITE

ORGANIZACIN CONSULTA

CONSERVACIN DISPOSICIN FINAL

CONSULTA CONSERVACIN

DISPOSICIN FINAL

CONSULTA CONSERVACIN

REUNE LA

DOCUMENTACIN EN TRMITE EN BUSCA DE

SOLUCIN DE LOS ASUNTOS INICIADOS, SOMETIDOS A

CONTINUA CONSULTA POR LAS MISMAS OFICINAS U

OTRAS REAS ADMINISTRATIVAS

AGRUPA LOS

DOCUMENTOS TRANSFERIDOS DEL

ARCHIVO DE GESTIN, UNA VEZ FINALIZADO SU TRMITE, PERO QUE

SIGUEN SIENDO OBJETO DE CONSULTA

DOCUMENTOS QUE POR

DISPONIBILIDAD DE LA TRD DEBE

CONSERVARSE PERMANENTEMENT

E DADO EL VALOR QUE TIENE PARA LA

CIENCIA, INVESTIGACIN Y

CULTURA

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8. EJEMPLOS CON TRES DOCUMENTOS Y EXPLICACIN DEL PASO A PASO

DETALLADO DE STOS POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIN.

Factura de Venta

Documento generado por compra de mercanca por parte del almacn a los proveedores.

Documento

generado

Tramite Unidad o personal

encargado

Planilla verificacin de

pedidos

Contra la planilla se verifica el pedido de la

M/cia., la cantidad, calidad, etc.

Punto Receptores

Documento 102 Luego de verificar la m/cia., se analiza que

cumpla con los requisitos de ley y se ingresa

la factura de venta al sistema por cuentas

por pagar y se imprime.

Analista de inventarios

Doc. 102 Se lleva al Depto. De contabilidad, donde se

revisa contra el documento creado en el

sistema. Se determina el tiempo de pago: a

ocho das o 30 das.

Asistente contable

Si es a 8 das: despus

de descargado se

archiva en fuelle

Soportes de pago se

archiva por un ao

El documento de devuelve al depto. De

compras, donde es revisada y sellada con

visto bueno para cancelar el pago y se

regresa al depto. De contabilidad.

Gerente de compras

Si es a 30 das, se

archivan en el fuelle 30

das o fin de mes

Se revisan y liquidan Departamento auditora financiera

Documentos 650 y

680

Si el pago se realiza por transferencia

electrnica a cuenta bancaria o si es con

cheque. Se anexan a la factura.

Departamento auditora financiera

Documento 415 Si es pago en efectivo de contado o pago

con transportadora de valores se anexan a

la factura se entrega al proveedor para

verificacin y se archivan

Archivo Mercacentro#7. Archivo

de reposo Aprox. 10 aos

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DOCUMENTO: CONTRATO

OFICINA PRODUCTORA: FACULTAD DE DERECHO

Radicacin

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1. PRODUCCIN

2. RECEPCIN

Diligenciamiento firma de afiliaciones a Seguridad

Social y contrato

4. TRMITE

3. DISTRIBUCIN

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Clasificacin, Ordenacin y Descripcin

5. ORGANIZACN

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6. CONSULTA Y

CONSERVACIN (Segn las

TRD)

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Documento: Expediente Judicial

Oficina Productora: Juzgado

Produccin: Juzgado

Creacin del expediente basado en hechos ocurridos

Recepcin, radicacin.

Radicacin del documento al cual se le asigna un nmero y fecha

correspondiente.

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Distribucin

El expediente judicial es dirigido

al juez el cual debe realizar las

debidas audiencias.

Tramite

Ante la corte magistrados y jueces llevan a cabo la audiencia de sentencia

final

Organizacin, clasificacin,

ordenacin y descripcin.

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Agrupacin documental de los expedientes judiciales relacionados en forma

jerrquica.

Consulta

Los expedientes quedan al servicio en las salas de consulta de los juzgados.

Conservacin y Disposicin final

El expediente prescribe por lo tanto

es conservado finalmente en fsico y

en medio electrnico.

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9. IDENTIFICACIN DE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA

DE ESTAS FASES O ETAPAS.

SON AQUELLOS

DOCUMENTOS

TESTIMONIALES ANTE LA

LEY Y DE CARCTER

PROBATORIO

SON AQUELLOS

DOCUMENTOS QUE

CONSTITUYEN PARTE DEL

PATRIMONIO HISTORICO Y

DE LA HUMANIDAD

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10. ASPECTOS MS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LOS ACUERDOS 03,

04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.

Acuerdo 03 de 2013 Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones

Establece que el Archivo General de la Nacin, asegura la calidad y servicio de los archivos de entidades pblicas y privadas con funcin pblica.

Conforma y facilita la evaluacin de las Tablas de Valoracin y retencin documental, aprobadas por el Comit interno de Archivo y los procesos de las transferencias.

El Comit Evaluador del Archivo General de la Nacin, es la instancia responsable en la decisin sobre disposicin y finalidad de los documentos como patrimonio documental de una Nacin.

El Comit evaluador tambin debe cumplir a cabalidad con las funciones asignadas, sirviendo como asesor ante el Consejo Directivo para la presentacin de informes y cambios presentados.

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Acuerdo 04 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental.

Establece que las Tablas de valoracin documental y retencin documental son

instrumentos archivsticos indispensables para la Gestin de los documentos y

archivos del Estado, ya que sin ellos no se podra disponer de la informacin de

los archivos.

Establece que las entidades del Estado nacional, distrital, municipal y entidades

privadas con funciones pblicas debern elaborar y aprobar las TVD y TRD, para

la organizacin y disposicin de sus archivos las cuales debern publicar en su

pgina web.

Las TRD y TVD debern ser aprobadas por el Comit evaluador y cumplir con los

tiempos requeridos y modificaciones a las que haya lugar.

No se podrn eliminar documentos si no estn estipulados en la Tabla de

retencin documental para que sea aprobada su eliminacin por el Comit interno

segn disposiciones establecidas.

El Archivo General de la Nacin tiene autonoma de revisar en cualquier momento

las Tablas de valoracin y retencin documental para verificar el cumplimiento de

stas y que no afecte el patrimonio de la nacin, est en todo su derecho de

inspeccionar y vigilar.

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Acuerdo 05 de 2013 Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas..."

Establece la obligatoriedad en la ordenacin de fondos, secciones, subsecciones,

series, subseries expedientes, de la custodia o administracin documental.

Todas las entidades estn obligadas a prestar y facilitar la consulta de sus

archivos.

Debe implementar programas de descripcin documental como: instrumentos de

descripcin archivstica, niveles de descripcin, reas de descripcin.

Para las entidades pblicas que contraten empresas de carcter privado para

prestar el servicio de organizacin, digitalizacin, conservacin y custodia se les

debe exigir el uso de las normas archivsticas estipuladas por el Conseja y que se

estipule mediante clausulas.

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CONCLUSIN En el desarrollo del trabajo investigativo en diferentes empresas identificamos la

clasificacin de los archivos mediante el ciclo vital de los documentos reforzando con

ejemplos el proceso de la Gestin documental en cada etapa y sus valores.

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Ver video:

http://www.youtube.com/watch?v=8S6WbeqZnYw#t=57

Cartilla de Ordenacin:

file:///C:/Users/RENATA/Downloads/Cartilla%20de%20Ordenaci%C3%B3n%20

.pdf

Decreto 2609 de 2012

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616

Archivo General de la Nacin de Colombia. Se expiden Acuerdos 03, 04 y 05

del 15 de marzo de 2013

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8258

Acuerdo 03 de 2013

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259

Acuerdo 04 de 2013

http://www.archivosagiles.com/2013/04/acuerdo-04-del-15-de-marzo-de-

2013.html

Acuerdo 05 de 2013

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261

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