Gestión facturas rectificativas en SAP

y segmentación para SII

uDefine_______________________________________________________________________________________________________________________________

- Francisco Sanz Guerrero -

Consultor SAP Senior experto en el módulo FI, con 10 años de experiencia en proyectostanto en el sector privado como en la Administración Pública.

Experiencia en implantaciones en la plataforma SAP ERP for HANA Simple Finance y SAPFiori.

Gestión de facturas rectificativas en SAP_________________________________________________________________________________________________________________________________

Contacto

Higinio Linares – higinio.linares@udefine.netFrancisco Sanz – francisco.sanz@udefine.net

Agenda

Caso práctico en SAP

Introducción

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Tipos de facturas rectificativas

Normativa

Tratamiento de facturas rectificativas en SAP

Introducción_______________________________________________________________________________________________________________________________

La entrada en vigor del Suministro Inmediato de Información del IVA (en adelante SII) ha obligado a las empresas aadaptar sus sistemas de información para poder cumplir con los requerimientos legales de obligado cumplimientocon la AEAT.

Esto no sólo ha obligado a implementar sistemas de comunicación con la AEAT, sino a replantearse la forma degestionar los diferentes tipos de facturas que se pueden presentar en el día a día de una empresa.

Especial interés ha generado el tratamiento de las facturas rectificativas. En SAP esta figura no existía como tal, sibien existen las herramientas necesarias para dar cobertura técnica a los requerimientos funcionales a los queobliga la normativa vigente.

Normativa_______________________________________________________________________________________________________________________________

Las principales normas que articulan las facturas rectificativas son:

• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan lasobligaciones de facturación, y en cuyo texto se define entre otras cosas el contenido obligatorio de una factura ylas circunstancias que se deben presentar para expedir una factura rectificativa.

• Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, en el que se identifican las razones quepueden dar lugar a una rectificación de factura.

• Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre: suministro inmediato de información del IVA (SII), libros registros yotras obligaciones en materia de IVA.

Normativa_______________________________________________________________________________________________________________________________

Como criterio general, el Reglamento de facturación señala en su artículo 15, que las facturas rectificativas deberánexpedirse:

1. En los casos en que la factura original no cumpla alguno de los requisitos que se establecen en los artículos 6 ó 7del Reglamento de facturación (donde se describe el contenido de debe tener una factura), sin perjuicio de loestablecido en el apartado 6 de este artículo 15.

2. Igualmente, será obligatoria la expedición de una factura rectificativa en los casos en que las cuotas impositivasrepercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o se hubieran producido las circunstancias que, según lodispuesto en el artículo 80 de la Ley del Impuesto del valor añadida (Ley 37/1992), dan lugar a la modificaciónde la base imponible.

Tipos de facturas rectificativas_________________________________________________________________________________________________________________________________

El SII obliga a las empresas a diferenciar el tipo de factura rectificativa enviada dependiendo del motivo por el que se realiza e indicando si se realiza por sustitución “S” o por diferencia “I”. Así pues, existirían los siguientes tipos:

TIPO DE FACTURA Tipo Rectificativa

R1 Fra. Rectificativa (Art. 80.1 y 80.2 y error fundado en derecho) S/I

R2 Fra. Rectificativa (Art. 80.3 LIVA – Concurso) S/I

R3 Fra. rectificativa (Art. 80.4 LIVA – Deuda incobrable) S/I

R4 Factura rectificativa (Resto) S/I

R5 Facturar rectificativa Simplificada S/I

Tipos de facturas rectificativas_________________________________________________________________________________________________________________________________

Las facturas rectificativas por sustitución siempre generan una factura con rango de numeración específico por el importe correcto de la base, pero además, en el caso de tratarse de una factura tipo R1 se pueden presentar dos opciones diferentes cuyas principales características son:

• Opción 1: Se crea una factura rectificativa con el nuevo importe, informando los importes sustituidos.

• Opción 2: Se crean dos facturas, una factura rectificativa con el nuevo importe, y otra con importe negativo de los importes originales.

Tipos de facturas rectificativas_________________________________________________________________________________________________________________________________

Las facturas rectificativas por diferencia generan también una factura con rango de numeración específico, pero su importe se corresponde con la rectificación realizada del importe original (positivo o negativo).

Tratamiento facturas rectificativas en SAP_________________________________________________________________________________________________________________________________

Dependiendo del módulo de SAP desde el que registre una factura será una figura u otra la que determine el tipo de factura que se registrará en el sistema:

• SD – Clase de factura• MM – Actividad• FI – Operación • RE-Fx – Solución uDefine

Con carácter general, será el tipo de factura junto con la clase de documento FI definida para cada tipo de factura, lo que determinará el circuito de contabilización que se realizará en el sistema, aunque en cada módulo pueden existir parámetros adicionales que delimiten el procedimiento a seguir.

Estos parámetros son suficiente para que el sistema sepa deducir toda la información necesaria para dar un correcto reflejo a todos los requerimientos establecidos por el SII.

Tratamiento facturas rectificativas en SAP: módulo SD_________________________________________________________________________________________________________________________________

El módulo SD de SAP, es por lo general desde donde se realiza la emisión de facturas de una empresa. De cara a poder identificar las facturas rectificativas, hemos parametrizado las clases de facturas necesarias para poder deducir cada uno de los tipos de factura rectificativa existentes.

Tipo de factura Actuaciones a realizar en SD

Factura Rectificativa por sustitución opción 1

• Se registra la solicitud de corrección de factura.• Se corrige el precio dentro de las condiciones.

Factura Rectificativa por sustitución opción 2

• Se anula la factura original desde VF11.• Registrar Factura rectificativa a través de la clase de factura

definida

Factura Rectificativa por diferencia

• Creación de solicitud de corrección de facturas por diferencias (VA01).

• Actualización de importes indicando en la posición si es cargo o abono.

Tratamiento facturas rectificativas en SAP: módulo MM_________________________________________________________________________________________________________________________________

El módulo MM de SAP, es el principal canal de entrada de facturas recibidas en una empresa. Para el caso de facturas rectificativas, la AEAT no obliga a las empresas a identificar el tipo de factura “Rx” a los receptores de facturas rectificativas por lo que hay diferentes opciones para dar reflejo a estas operaciones en el sistema.

Aunque no haya que registrar en el sistema el tipo de factura rectificativa, si que es necesario identificarlo para poder actuar en el sistema en consecuencia, ya que dependiendo del tipo se realizan en SAP unas actuaciones u otras.

Así pues, dependiendo de la tipología de rectificativa identificada en la factura recibida, realizaremos las siguientes actuaciones en el módulo de MM para regularizar contablemente las operaciones y darle reflejo en nuestro libro de facturas recibidas:

Tratamiento facturas rectificativas en SAP: módulo MM_________________________________________________________________________________________________________________________________

Tipo de factura Actuaciones a realizar en MM

Factura rectificativapor sustitución Opción 1

• Se anula la factura original desde MIRO quedando referenciada a la factura original.

• El pedido queda abierto para volver a ser facturado.• Se registra factura con referencia a pedido para dar reflejo a la factura

rectificativa recibida.

Factura rectificativapor sustitución Opción 2

• Se hace un abono de la factura original desde MIRO referenciándola al nº de factura negativa emitida por el proveedor.

• El pedido queda abierto para volver a ser facturado.• Se registra factura con referencia a pedido para dar reflejo a la factura

rectificativa recibida.

Factura rectificativapor diferencia

• Si la factura recibida es por importe negativo registraríamos desde MIRO una factura con la actividad Descargo posterior.

• Si la factura recibida es por importe positivo registraríamos desde MIRO unafactura con la actividad Cargo posterior.

Tratamiento facturas rectificativas en SAP: módulo FI_________________________________________________________________________________________________________________________________

El módulo FI de SAP es en última instancia donde se reflejan contablemente los apuntes que genera el registro de una factura emitida o recibida, y en sus estructuras internas donde se almacena la mayoría de datos a comunicar al SII.

Desde las transacciones de registrar facturas de deudor o acreedor, se pueden contabilizar manualmente todas las casuísticas que nos plantean los diferentes tipos de facturas rectificativas, pudiendo identificarlas a través de las clases de documento parametrizadas para el resto de módulos señalados anteriormente.

No obstante, dentro del diseño integral definido para el tratamiento de facturas rectificativas, se ha contemplado en FI una solución a través de las herramientas estándar que facilite la entrada de facturas de una forma lo más sencilla posible, proponiendo los datos que se puedan tasar de antemano en cada cliente.

Tratamiento facturas rectificativas en SAP: módulo FI_________________________________________________________________________________________________________________________________

Tipo de factura Actuaciones a realizar en FI

Factura rectificativapor sustitución Opción 1

• Registraríamos desde FB70/FB60 una operación de Factura o Abono según sea la factura rectificativa por más importe o menos que la factura original.

• Con esta única operación se habría registrado la factura rectificativa y se habrían regularizado contablemente los saldos generados y el IVA.

Factura rectificativapor sustitución Opción 2

• Se hace un asiento inverso desde FB60/FB70 (operación abono) referenciándola al nº de factura original.

• Se registra factura rectificativa desde la FB70/FB60 con la operación Factura por el importe corregido.

Factura rectificativapor diferencia

• Si la factura rectificativa es por importe negativo registraríamos una factura de abono referenciada a la factura original.

• Si la factura rectificativa es por importe positivo registraríamos una factura con operación Factura, referenciada a la factura original.

El tratamiento en FI puede ser como emisor o receptor, por lo que utilizaremos la transacción FB70 o FB60 según proceda, si bien las actuaciones a realizar serán las mismas pero desde la transacción utilizada.

Tratamiento facturas rectificativas en SAP: módulo RE-Fx_________________________________________________________________________________________________________________________________

El módulo RE-Fx de SAP, ofrece entre sus funcionalidades la de facturar diferentes tipos de contratos, y por tanto se puede presentar la necesidad de generar facturas rectificativas.

A partir de las transacciones estándar se puede anular la contabilización de una factura, y asignar a una corrección de factura a través de transacciones especificas de país que SAP tiene activadas en el workbench.

Para contabilizar la factura rectificativa uDefine ha implementado una solución que cubra esta necesidad, y que teniendo en cuenta la causa de la rectificación se desencadenen las contabilizaciones que reflejen cada una de las casuísticas que ya hemos comentado en anteriores diapositivas. La entrada de la factura se realiza a través de la transacción RERAIV, y el resto de automatismos que no cubre la solución estándar se ha implementado en la BAdI de RE habilitada para realizar adaptaciones de este tipo, de tal forma que contabilizaciones y formularios cumplan con la normativa de la AEAT y con el SII.

Gestión de facturas rectificativas en SAP_________________________________________________________________________________________________________________________________

Caso práctico

Gestión de facturas rectificativas en SAP_________________________________________________________________________________________________________________________________

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Higinio Linares – higinio.linares@udefine.netFrancisco Sanz – francisco.sanz@udefine.net