Gestión y preservación de bases de datos

GESTIÓN Y PRESERVACIÓN DE BASES DE DATOS

Joan Soler Jiménez, Arxiu Històric de Terrassa.Marta Munuera Bermejo, Arxiu Administratiu de

Terrassa.11 de febrero 2011

1. Aproximación legislativa a las bases de datos.

2. ¿Dónde está el documento? Registro, entidades intelectuales, modelos datacéntrico y docucéntrico.

3. Preservación de bases de datos electrónicas: RODA, SIARD y otras soluciones genéricas.

4. Preservación del Registro General como ejemplo: soluciones concretas.

Aproximación legislativa a las bases de datos

Llei 30/1992

Art. 45.5: Los documentos emitidos, sea cual sea el soporte utilizado, por

medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las administraciones públicas, o los que estos emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozaran de la validez y eficacia del documento original siempre que quede garantizada la autenticidad, integridad y conservación (...).

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Ley 11/2007

Artículo 24, 25 y 26: Registros electrónicos.1.Las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

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Ley 11/2007

Artículo 31. Archivo electrónico de documentos

1. Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

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La ley habla de preservar el “documento electrónico”. Sistema docucéntrico versus sistema datacéntrico.

Migración como estrategia de preservación

Artículo 31. Archivo electrónico de documentos

3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.

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Ley 11/2007

Necesidades de seguridad para la conservación

Desarrollo en el Esquema de Seguridad.

Artículo 21. Condiciones para la recuperación y conservación de documentos.

1. Las Administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Tales medidas incluirán:

a. La definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la formación y gestión de los documentos y expedientes.

d. La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, complementarios, asociados al documento electrónico, a lo largo de su ciclo de vida, e incorporación al esquema de metadatos.

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Esquema Nacional de Interoperabilidad

h. La adopción de medidas para asegurar la conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, de acuerdo con lo previsto en el artículo 22, de forma que se pueda asegurar su recuperación de acuerdo con el plazo mínimo de conservación determinado por las normas administrativas y obligaciones jurídicas, se garantice su conservación a largo plazo, se asegure su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos, así como la transparencia, la memoria y la identificación de los órganos de las Administraciones públicas y de las Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de aquéllas que ejercen la competencia sobre el documento o expediente.[…]

j. Transferencia, en su caso, de los expedientes entre los diferentes repositorios electrónicos a efectos de conservación, de acuerdo con lo establecido en la legislación en materia de Archivos, de manera que se pueda asegurar su conservación, y recuperación a medio y largo plazo.

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l. La formación tecnológica del personal responsable de la ejecución y del control de la gestión de documentos, como de su tratamiento y conservación en archivos o repositorios electrónicos.

2. A los efectos de lo dispuesto en el apartado 1, las Administraciones públicas crearán repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos.

Artículo 22. Seguridad

3. Estas medidas se aplicarán con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad, calidad, protección, recuperación y conservación física y lógica de los documentos electrónicos, sus soportes y medios, y se realizarán atendiendo a los riesgos a los que puedan estar expuestos y a los plazos durante los cuales deban conservarse los documentos.

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Artículo 23. Formatos de los documentos.

1. Con el fin de garantizar la conservación, el documento se conservará en el formato en que haya sido elaborado, enviado o recibido, y preferentemente en un formato correspondiente a un estándar abierto que preserve a lo largo del tiempo la integridad del contenido del documento, de la firma electrónica y de los metadatos que lo acompañan.

2. La elección de formatos de documento electrónico normalizados y perdurables para asegurar la independencia de los datos de sus soportes se realizará de acuerdo con lo previsto en el artículo 11.

3. Cuando exista riesgo de obsolescencia del formato o bien deje de figurar entre los admitidos en el presente Esquema Nacional de Interoperabilidad, se aplicarán procedimientos normalizados de copiado auténtico de los documentos con cambio de formato, de etiquetado con información del formato utilizado y, en su caso, de las migraciones o conversiones de formatos.

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No aparece el concepto “base de datos”. Solamente “datos” en plural.

Los datos: se comparten, se protegen, se accede, se utilizan, se modelan, se extraen. Los metadatos: se asocian, se esquematizan.

Interoperabilidad técnica, organizativa y semántica de los datos.

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Disposición adicional primera. Desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad: faltan once normas técnicas a desarrollar entre ellas:

• Catálogo de estándares• Documento electrónico• Digitalización de documentos• Expediente electrónico• Política de firma electrónica y de certificados• Protocolos de intermediación de datos• Relación de modelos de datos comunes• Política de gestión de documentos electrónicos• Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las AA.PP.

Españolas• Procedimientos de copiado auténtico y conversión• Modelo de datos para intercambio de asientos entre Entidades

Registrales

Ley de propiedad intelectual sobre las bases de datos

En 1998 se aprueba la ley 5/1998 para incorporar a la ley de propiedad intelectual española lo expuesto en la Directiva 96/9/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 1996, sobre la protección jurídica de las bases de datos.

Artículo 21. Transformación

1. La transformación de una obra comprende su traducción, adaptación y cualquier otra modificación en su forma de la que se derive una obra diferente. Cuando se trate de una base de datos a la que hace referencia el artículo 12 de la presente Ley se considerará también transformación, la reordenación de la misma. 2. Los derechos de propiedad intelectual de la obra resultado de la transformación corresponderán al autor de esta última, sin perjuicio del derecho del autor de la obra preexistente de autorizar, durante todo el plazo de protección de sus derechos sobre ésta, la explotación de esos resultados en cualquier forma y en especial mediante su reproducción, distribución, comunicación pública o nueva transformación.


Artículo 34. Utilización de bases de datos por el usuario legítimo y limitaciones a los derechos de explotación del titular de una base de datos

1.El usuario legítimo de una base de datos protegida en virtud del artículo 12 de esta Ley o de copias de la misma, podrá efectuar, sin la autorización del autor de la base, todos los actos que sean necesarios para el acceso al contenido de la base de datos y a su normal utilización por el propio usuario, aunque estén afectados por cualquier derecho exclusivo de ese autor. En la medida en que el usuario legítimo esté autorizado a utilizar sólo una parte de la base de datos, esta disposición será aplicable únicamente a dicha parte. Cualquier pacto en contrario a lo establecido en esta disposición será nulo de pleno derecho.


2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 31, no se necesitará la autorización del autor de una base de datos protegida en virtud del artículo 12 de esta Ley y que haya sido divulgada: a) Cuando tratándose de una base de datos no electrónica se realice una reproducción con fines privados. b) Cuando la utilización se realice con fines de ilustración de la enseñanza o de investigación científica siempre que se lleve a efecto en la medida justificada por el objetivo no comercial que se persiga e indicando en cualquier caso su fuente. c) Cuando se trate de una utilización para fines de seguridad pública o a efectos de un procedimiento administrativo o judicial.

Ley de propiedad intelectual sobre las bases de datosTÍTULO VIII Derecho "sui generis" sobre las bases de datos

Artículo 133. Objeto de protección

1.El derecho "sui generis" sobre una base de datos protege la inversión sustancial, evaluada cualitativa o cuantitativamente, que realiza su fabricante ya sea de medios financieros, empleo de tiempo, esfuerzo, energía u otros de similar naturaleza, para la obtención, verificación o presentación de su contenido. 3. A los efectos del presente Título se entenderá por:

a) Fabricante de la base de datos, la persona natural o jurídica que toma la iniciativa y asume el riesgo de efectuar las inversiones sustanciales orientadas a la obtención, verificación o presentación de su contenido.

b) Extracción, la transferencia permanente o temporal de la totalidad o de una parte sustancial del contenido de una base de datos a otro soporte cualquiera que sea el medio utilizado o la forma en que se realice.c) Reutilización, toda forma de puesta a disposición del público de la totalidad o de una parte sustancial del contenido de la base mediante la distribución de copias en forma de venta u otra transferencia de su propiedad o por alquiler, o mediante transmisión en línea o en otras formas.

Artículo 136. Plazo de protección

1. El derecho contemplado en el artículo 133 nacerá en el mismo momento en que se dé por finalizado el proceso de fabricación de la base de datos, y expirará quince años después del 1 de enero del año siguiente a la fecha en que haya terminado dicho proceso.

2. En los casos de bases de datos puestas a disposición del público antes de la expiración del período previsto en el apartado anterior, el plazo de protección expirará a los quince años, contados desde el 1 de enero siguiente a la fecha en que la base de datos hubiese sido puesta a disposición del público por primera vez.

3. Cualquier modificación sustancial, evaluada de forma cuantitativa o cualitativa del contenido de una base de datos y, en particular, cualquier modificación sustancial que resulte de la acumulación de adiciones, supresiones o cambios sucesivos que conduzcan a considerar que se trata de una nueva inversión sustancial, evaluada desde un punto de vista cuantitativo o cualitativo, permitirá atribuir a la base resultante de dicha inversión un plazo de protección propio.


¿Dónde está el documento?

Terminologia

• Dato: Unidad mínima de contenido.• Información: Una conjunto de datos con

sentido interpretado a partir de un preconocimiento.

• Documento: información fijada en un soporte y su representación.

• Contenido: mensaje, que requiere una interpretación y una codificación para dotarse de sentido.

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Terminologia

• Representar por esencia o por propiedades.• Por esencia: simplicidad, objeto, concepto.• Por propiedades: conceptos, objetos, datos,

listas, elementos disueltos que en su conjunto permitan un conocimiento profundo.

• Base de datos: el instrumento informático utilizado para la definición por propiedades de elementos del mundo real.

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Base de Datos

• Base de datos (Database): Un conjunto de datos representados en una tabla de relaciones.

• Conjunto de datos: interpretación de un elemento del mundo real mediante partículas de contenido.

• Tabla de relaciones: distribución de los datos en campos y atributos.

• Documento instrumental.

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Registro

• Registrar: introducir datos, estabilizarlos y sentar la base para la creación de documentos.

• Registro: una base de datos con significación documental, pero a la vez generador de documentos.

• Asiento: entidad registrada mediante una captura de datos orientada.

• Documento instrumental, probatorio e incluso dispositivo.

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Qué es documento electrónico?

• Documento electrónico (Content): Contenido + formato de datos.

• Base de datos (Database): Tabla de relaciones + datos + formato de datos.

• Fichero.

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Objeto digital

• Concepto derivado de la informática orientada a objetos.

• Documento electrónico (Content): Contenido + formato de datos + metadatos.

• Base de datos (Database): Tabla de relaciones + datos + formato de datos + metadatos.

• Objeto digital.

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Objeto digital de preservación

• Archival Information Package (AIP) del modelo OAIS.

• Documento electrónico (Content): Contenido + formato de datos + metadatos de preservación (PREMIS, METS …).

• Base de datos (Database): Tabla de relaciones + datos + formato de datos + metadatos de preservación (PREMIS, METS …).

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Entidades

• Entidad dinámica.• Entidad experiencial.• Entidad interactiva.• Todas tienen en su interior una estructura de

datos soportada por una tabla de relaciones.• En estos casos lo preservable es: la tabla de

relaciones, pero tambien su representación.

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Preservar una base de datos Metodologías, estrategias

y problemáticas

Joan Soler, Arxiu Històric de Terrassa Marta Munuera, Arxiu Municipal de Terrassa.

Febrero de 2011

¿Qué es preservar?

¿Podemos confiar en la tecnología? ¿Cuál es el periodo de vida de los soportes físicos? ¿Podemos depender del hardware y software? ¿A qué problemas nos enfrentamos?

¿Se pueden aplicar los mismos métodos que hasta ahora hemos utilizado con los documentos en papel? ¿Entendemos qué es un documento electrónico?

¿Sobre qué nos centramos? ¿Los datos? ¿Los documentos? ¿Contiene datos el sistema? ¿Es el sistema mismo una documento? Bases de datos altamente distribuidas y dinámicas.

¿Cómo aseguramos la autenticidad e integridad? ¿Qué valores esenciales debemos preservar?

¿Cuál es el ciclo de vida de una base datos?

Retos de la preservación

Preservación de bases de datos electrónicas: RODA, SIARD y otras soluciones

genéricas.

Conjunto de principios, políticas y estrategias que controlan las actividades destinadas a asegurar la estabilización física y tecnológica, y la protección del contenido intelectual de los objetos digitales para hacerlos recuperables, legibles y utilizables a lo largo del tiempo.

Preservar versus conservar:- Preservación implica acciones preventivas, proteger anticipadamente.- Conservar implica la aplicación de medidas para garantizar la permanencia y su no alteración.

Gestión integral de la preservación des de la creación todo el ciclo de vida

PRESERVACIÓN

Dependencia del software y hardwareObsolescencia tecnológica (hardware y software) Errores de hardware o software en la escritura o la transmisión arruinan la integridad Obsolescencia de los formatosDeterioro del soportes de almacenamiento Errores humanos Desastres naturales Olvidar que significa Olvidar que tienes

AMENAZAS A LA PRESERVACIÓN

Valores esenciales:- Fiabilidad- Autenticidad- Integridad- Identidad- Capacidad de uso y acceso

Elementos:- Preservar los documentos electrónicos de archivo- Preservar las relaciones (expediente electrónico)- Metadatos relativos al uso de los documentos dentro del sistema

En las base de datos identificar y preservar:- Datos- Estructura (tablas y relaciones)- Interfaces de usuario

QUÉ PRESERVAR

Establecer un plan de preservación.

A tener en cuenta:- Qué guardar- Dónde guardarlo- Hasta cuándo- Cómo acceder- Cómo mantener la integridad- Cómo evitar la obsolescencia- Quién es el responsable

Modelo para crear un plan de preservación : Digital Curation Centre (proyecto de investigación sobre preservación en Inglaterra integrado por varias universidades) http://www.dcc.ac.uk/resources/curation-lifecycle-model

PLAN DE PRESERVACIÓN

http://www.dcc.ac.uk/resources/curation-lifecycle-model

http://www.dcc.ac.uk/resources/curation-lifecycle-model

- Gestión integral de la preservación y la conservación

- Diseño de la arquitectura

- Elección del software/ hardware

- Utilización de metadatos. Documentar para interpretar.

- Validación e identificación de formatos (PRONOM, DROID, JHOVE). Normalización y estandarización.

- Actuar sobre el periodo de creación y transferencia. Ciclo de vida

- Preservación de la fiabilidad, autenticidad, integridad, identidad y acceso

- Identificar las responsabilidades

- Auditar el sistema

QUÉ HAY QUE TENER EN CUENTA

Study 16 (2005) Electronic records: A workbook for archivists (Consejo Internacional de Archivos)

Cuatro métodos de preservación:

A. Preservar en el contexto de creación.

-Se mantiene en constante funcionamiento.

-Cuando hay un cambio tecnológico todo el sistema se convierte a una nueva plataforma.

-Preservación tecnológica migración integral

B. Preservar en otro sistema conservando su bitstream (secuencia de bits).

-Los documentos y sus metadatos se copian en otro sistema (histórico) en el formato original.

-Cuando hay un cambio tecnológico los formatos se convierten a una nueva versión o a un sistema con funcionalidades parecidas.


C. Preservación en otro sistema en formato plano.

- Documentos de diferentes sistemas son transformados a formato plano y preservados en otro sistema con independencia de software.

-Los documentos se recuperan en el sistema original o uno parecido.

C. Preservación en otro sistema en formato estándar.

- Igual que el D pero la conversión a formato plano está personalizada para cada sistema.


Preservar la tecnología DO NOTHING !!! Emulación Replicar Refrescar Migración Encapsular

¿Qué estrategia escoger? Los diferentes tipos de documentación nos llevarán a una u otra estrategia.

Escoger una estrategia u otra de preservación estará influenciado por (Study 16):- Tipo de sistema de gestión documental y de creación- El rol de los archiveros en la creación de los documentos en la organización- Legislación- La infraestructura técnica y recursos del archivo- El tipo y cantidad de usuarios

ESTRATEGIAS

- Mantener en funcionamiento los equipos.

- Hardware y software original.

Inconvenientes: - Mantenimiento del equipo.- Conocimiento del funcionamiento- Los chips tiene una vida limitada

PRESERVAR LA TECNOLOGÍA

-Duplicar las funciones de un sistema en otro para que se comporte de la misma manera.

- Recrear el hardware y software original en el que un objeto digital fue creado.

- Diferentes tipos de emulación:- Emular aplicaciones- Emular sistemas operativos- Emular hardware

- Jeff Rothenberg como uno de los principales defensores de esta opción: “Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservartion” (1998)

EMULACIÓN

Windows 2.0x (1987), http://www.guidebookgallery.org

Inconvenientes:

- El coste de diseño del emulador.- La propiedad intelectual y el

copyright- La obsolescencia del software

emulador

Ventajas:

- Mantienen el “look and feel” original y el comportamiento

- Menos costosa a la larga pese a que el diseño del emulador resulte muy caro.

- Algunos emuladores se han diseñado en formatos abiertos.

EMULACIÓN

Para poder emular encapsular el documento junto a toda la información del software y hardware.

“Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservartion” (1998)

- Proyecto de los Archivos Nacionales de Holanda conjuntamente con la Biblioteca Nacional (2005-2007)

- The dutch testbed: 2000-2003 proyecto de investigación donde se analizaron las diferentes estrategias de preservación.

- Conclusiones:

- Manera de mantener el software obsoleto funcionando y permitir al usuario ver el documento en su forma original y en su

contexto de creación. - Si conservamos el original tenemos más opciones de acceso en el futuro.

- Dos opciones de emulación:- Para su renderización- Como paso intermedio para la migración

EMULACIÓN: Dioscuri

http://dioscuri.sourceforge.net/

- Crear copias de la secuencia de bits original

- Distribución de las réplicas en diferentes entornos

- Más una estrategia de conservación que no de preservación.

Inconvenientes:

- Dificultades en las migraciones, versiones y control de acceso

Ventajas

- Más posibilidades de sobrevivir a problemas de vulnerabilidad de software, fallos de hardware, alteraciones accidentales o catástrofes medioambientales

REPLICACIÓN

- No confundir con la migración

- Cambiar el soporte original a otro más estable.

-No se modifica el bitstream original.

Inconvenientes:

- Coste

Ventajas

- Técnica preventiva para evitar la obsolescencia de soportes

REFRESCAR

- Estrategia más utilizada

- Diferentes tipos:

-De una versión a otra (conversión)

-De un formato a otro

-De un sistema operativo a otro

-De un lenguaje de programación a otro

- Proceso:

-Seleccionar la estrategia de migración (qué formato de destino y que aplicación para llevarla a cabo)

-Conversión

-Evaluación de los resultados

MIGRACIÓN

Inconvenientes:

- Algunas propiedades originales del documentos pueden no pasarse en condiciones. Pérdida de información

- Afectación de la integridad

Ventajas:

- Más barato- Más accesible.

MIGRACIÓN

- Registrar los datos de cada migración (metadatos)

- Diferentes formatos según el ciclo de vida:Formatos de adquisición- formatos de producción- formatos de difusión- formato de conservación/archivo

http://www.guidebookgallery.org/

MIGRACIÓN VERSUS EMULACIÓN

- Para documentos textuales la migración puede ser más adecuada.

- Para documentos dinámicos la emulación puede ser más interesante.

- Pueden ser estrategias complementarias.

- Migrar a un estándar y emular.

ENCAPSULAR

Encapsular en un objeto digital: información relacionada con el contexto, contenido y estructura del documento electrónico

OAIS Open Archival Information System

- Modelo para organizar un sistema seguro de archivo

- Utilización de estándares abiertos

- Objeto digital formado por el documento original, información sobre el contenido, información sobre la presentación y

información relativa a la preservación

PRESERVACIÓN BASES DE DATOS

Problemática carácter compuesto, dinámico y distribuido

Dos perspectivas:

1. Orientada a procesos: toda la base de datos

2. Orientada al documento: Identificar los documentos generados y conservarlos

Ejemplo:

La regulación de transferencia a los Archivos Nacionales de Estados Unidos dice que los ficheros de base de datos se deben transferir en tablas bidimensionales (ASCII, SQL o IRDS), únicamente con las tablas de datos y la documentación de las relaciones y respetando la primera forma.

Proyecto RODA

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- Archivos Nacional de Portugal (2006) - RODA (Repository of Authentic Digital Objects)

- Basado en: OAIS, METS, EAD, PREMIS

Bases de datos:

- Crear un Objeto Digital de una Base de Datos- Crear una representación de su estructura- Conversión a formato XML- Utilización de un estándar llamado XMI (SML Medata Interchange)- Utilización del DBML (Database Markup Language) ( lenguaje XML que

describe la estructura)

Proyecto RODA

Proyecto RODA

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Proyecto RODA

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http://roda.di.uminho.pt/?locale=en#home

Demo:







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“Relational database preservation through XML modelling”. J.C. Ramalho. M. Ferreira, L. Faria, R.Castro, 2007

SIARD: Software-Independent Archiving of Relational Database

Swiss Federal Archives (SFA)

Pensado como un estándard abierto no propietario → Formato de preservación de bases de datos relacionales

SIARD Suite: conjunto de herramientas que transforman una base de datos relacionales en formato SIARD → Objecto digital de preservació

SIARD

http://www.bar.admin.ch/dienstleistungen/00823/00825/index.html?lang=en








SIARD

Content file (contenido) + Metadata file (describe la estructura de la base de datos a todos los niveles) → se comprime en un único

fichero (ZIP6)

Herramientas:- SiardFromDb : Herramienta para extraer y convertir la base de

datos en un archivo SIARD.- SiardEdit: Para editar los metadatos.- SiardToDb: Transforma el archivo SIARD en una visualización

de base de datos.

ProyectoMIXED- DANS (Data Archivind and Networked Services ). Holanda (2007-2010)

- Conversión de bases de datos a XML. - Esquema SDPF (Standard Data Formats for Preservation)

- M-XML: un lenguaje xml que expresa la estructura de una base de datos.

- No se pretende preservar el “look and feel” ni que se puedan crear más datos. Pero si con posterioridad facilitar las agregaciones posteriores a la base de datos al tenerlo en el mismo formato.

- Reducción del coste porque te preocupas sólo de mantener y versionar el M-XML y no los formatos nativos

MIXED

-Sujeto a modificaciones: nuevos conceptos introducidos en las funcionalidades de las base de datos

- Estrategia de migración: sustituir las versiones de M-XML y la conversión a formatos para su consulta/ su renderización

http://mixed.dans.knaw.nl/

No hay todavía una estrategia única (ni la habrá)

Utilizar más de una estrategia de preservación (si se puede)

Preservar el formato en el que fueron creados originalmente los documentos además de las conversiones o copias posteriores (si es estrictamente necesario)

Colaboración con el departamento de informática de la organización (no son el enemigo):

- Establecer requerimientos para cualquier sistema informático, hardware o software que se adquiera.

- Revisar periódicamente los cambios en los sistemas de información.- Documentar todas las aplicaciones informáticas.

Necesidad de un sistema de evaluación dentro de un sistema de gestión documental donde puedas identificar y establecer las características de creación, utilización y disposición (no malgastar recurso en lo que no vale la pena)

Auditoría constante del sistema (ya no hay marcha atrás)

CONCLUSIONES

http://www.interpares.org/ip3/ip3_index.cfm

RECURSOS Y PROYECTOS DE PRESERVACIÓN DIGITAL







• http://www.erpanet.org/

2002-2004 Proyecto de la Comisión Europea para estudiar la preservación digital.


http://www.erpanet.org/



http://www.planets-project.eu/

Proyecto co-fundado por la Unión Europea para estudiar temas de preservación digital.








http://www.protage.eu/index.html


http://www.dcc.ac.uk/


- “Preservation Guidelines. Preserving digital records: guidelines for

organizations”. InterPARES 2

- “La conservación a largo plazo de documentos electrónicos auténticos. Hallazgos

del Proyecto InterPARES”. Luciana Duranti, 2005

- “Guidelines for the preservation of Digital Heritage”. UNESCO, 2003

- “Study 16. Electronic records: A workbook for archivists”. International Council

on Archives, 2005

-“Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for

Digital Preservartion”. Jeff Rothenberg, 1998

- “Relational database preservation through XML modelling”. J.C. Ramalho. M.

Ferreira, L. Faria, R.Castro, 2007

- “Del bit al logos. Preservar documents electrònics a l’Administració local”. Joan

Soler, 2009

- “Los documentos electrónicos: qué son y cómo se tratan”. Jordi Serra, 2008

BIBLIOGRAFÍA

Registro General Electrónico de Entrada y Salida de

Documentos: el caso de Terrassa

Joan Soler i Jiménez, Arxiu Històric de Terrassa.Marta Munuera, Arxiu Administratiu de Terrassa.

11 de febrero 2011

Terminologia

LO QUE ES:• RGE: Registro electrónico.• RGE: Registro telemático.• RGE: Registro administrativo.• RGE: Entrada y Salida de Documentos.

82

Terminologia

LO QUE QUEREMOS QUE SEA:• RGE: de documentos internos.• RGE: la totalidad de los documents entrantes

y salientes, y los internos.

83

Documento ofimático

• RGE: Documento ofimático – Propietarios (Access, Excel).– No propietarios (OpenBase, OpenCalc).

• RGE: es un fichero, un documento electrónico, un objeto digital.

84

Aplicación informática

• RGE: Aplicacion informática – Propietaria (desarrollo propio).– Estandarizada (ERES, S@rcat, SICRES, etc).– Integrada con los sistemes de información de la

organización.– Interoperable.

• RGE: entidad intelectual, entidad dinámica, entidad interactiva.

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Función

• Dejar constancia y evidencia de la manifestación de voluntad de uno o más ciudadanos.

• Controlar que la manifestación de voluntat tenga un momento de inicio.

• Iniciar el procedimiento que debe satisfacer esta manifestación de voluntad: documento y/o servicio.

• Tener naturaleza de acto público.

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Documentos [?]

• Solicitudes, escritos y comunicaciones.• Acciones jurídicas: solicitudes y comunicaciones

(orales y/o documentables).• Documentos: escritos (registrados en un soporte).

quejas, sugerencias, recursos, denuncias, etc.• Asiento registral• Tres possibles documents:

• RGE com a document, • els assentaments • i els assentaments amb documents associats.

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Documentos [?]

• Tres posibles documentos:• RGE como documento, • los asientos • Y los asientos con documentos asociados.

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Documento RGE

• Unidad documental compuesta.• Document electrónico.• Entidad dinámica y interactiva.• Compuesta de asientos secuenciales.• Compuesta de assientos con otros

documentos asociados.• Tabla de relaciones.

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Asiento Registral

• Es el asiento un documento?• Es un documento “in fieri” o potencial.• Cuando la manifestación de voluntad requiere

solamente el cumplimiento de un servicio, el documento es el RGE.

• Cuando la manifestación de voluntad requiere una acción documentada, el asiento es solamente el primer trámite documentado de un procedimiento.

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Asientos con documentos

• Documentos asociados (aportados por el ciudadano).• No documentos propios de la Administración que

registra.• Documentos de soporte informativo o instrumentales.• Documentos probatorios.• Documentos dispositivos (concesión de una

subvención, por ejemplo).• Documentos originales o en copia auténtica

(compulsados por la administración).

91

Procedimiento

• En un entorno electrónico (oportunidades y retos):• Normalizados.• Formulario específico.• Plantillas para la recuperación automatizada de

metadatos• Vocabulario unificado.• Conexión precisa con los procedimientos• Uniformización = Interoperabilidad.

92

Procedimiento

RGE = Documento Asiento = Documento

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Fiabilidad

• Legislación imprecisa.• Tablas de evaluación inexistentes.• Fiabilidad por tradición = Nadie discute su

importancia.• Fiabilidad por legislación = Nadie discute su

necesidad.• Fiabilidad por eficiencia administrativa = Es un

instrumento aceptado socialmente.

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Fiabilidad

• La aplicación debe ser robusta.• El sistema de seguridad potente.• Las medidas de control de acceso y

modificación exhaustivas.• Registro de todas las operaciones que se

realicen con los asientos (audit trail).• Preservación y conservación segura.

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Autenticidad

• En función de la completitud y la precisión de los datos.

• En función de la disposición de responsables.• Medidas de control en el ingreso de datos y

captura de documentos.• Integridad de los documentos entrantes.• Acción fedataria de los funcionarios de la OAC.

96

Integridad

• Consistencia de la aplicación y de la tabla de relaciones.

• Impedir la modificación de asientos, y controlar las que se hagan.

• Formatos persistentes y aceptados en los documents capturados.

• Soporte de conservación conscientmente pensado para la larga preservación.

97

Identidad

• Control de los accesos al RGE.• Control de la identidad asociada a los

documentos entrantes.• Consistencia de los datos introducidos.• Auditoria de las acciones realizadas en el

interior del sistema.

98

Accesibilidad y Usabilidad

• A corto plazo se presupone.• A medio y largo plazo hay que garantizar que la

utilización de la aplicación o, en su defecto, de la tabla de relaciones sea posible.

• Formatos óptimos a este efecto.• Total respeto de la forma intelectual.• Cierta tolerancia con la modificación de la forma

física.• Metadatos de contexto, estructura y contenido.

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RGE = documento de archivo?

• Se presupone.• Ninguna legislación habla de su preservación.• No está evaluado por la CNAATD.• Aplicación + asientos + documentos

asociados.

100

Límites del RGE

• Memoria de las manifestaciones de voluntad de los ciudadanos (pero que han pasado por el RGE).

• Memoria de necesidades de servicio (que se han manifestado en el RGE).

• Memoria del inicio de procedimientos que se inician en el RGE (no los de oficio).

• Todo aquello registrado goza de la presunción de fiabilidad y autenticidad.

• Documentos asociados = no siempre son documentos de archivo y requieren de medidas de gestión distintas.

101

Gestión del Registro General Electrónico

Fase de Producción y de Gestión

Gestión en fase activa

Captura• De los datos = formulario• De los documentos analógicos = digitalitzación y autenticación de los documentos.• De los documentos electrónicos = recepción y comprovación de la autenticidad.

Classificació i Descripció• Aplicación del Cuadro de Clasificación.• Perfiles documentales = metadatos

Distribució• Gestor adecuado.• Asociación al procedimento pertinente.• Transmisión en el interior de los sistemas.• Emisión de documentos al exterior de la organización.

103

Gestión en fase inactiva

Conservació• Conservación de los sistemas y/o de les tablas de relaciones.• Conservación de los perfiles documentales (metadatos).

Difusión• Instrumentos para la consulta off-line de sistemas inactivos.

EN QUALSEVOL FASE

Preservación • Audit Trail: eventos.• Incremento de información en los perfiles documentales (metadatos).

104

Fases de gestión del RGE

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Captura de datos

• Recepción de datos mediante formulario.• Distintos modelos en función de la legislación.• Distintas propuestas de parte de los

investigadores.• PORQUÉ se escogen unos campos y no otros?• Síntesis!

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Captura de datos

• Estudio realizado:– Lei 30/1992, art.38.3– Decreto Generalitat 360/1994, art.5.3– D.P.R. 445/2000 (legislación italiana)– DURANTI, Luciana (1997). I documenti archivistici. La gestione

dell’archivio da parte dell’ente produttore. Pubblicazioni deggli Archivi di Stato.» Quaderni della rassegna degli Archivi di Stato, 82. Ministero per i beni culturali e ambientali. Ufficio centrale per i beni archivistici, 231 p.

– GAROFALO, Lucilla; GIUVA, Linda (2009). “The Italian Government Digital Protocol Initiative”. Text confidencial del projecte

InterPares 3, 5 p.

107

CAMPOS NECESARIOS CONDICIONES IDEALES EN UN RGE QUÉ PERMITE?

Número de asiento Asignación del sistema; inalterable Disponer un identificador único que evite ambigüedades

Fecha de presentación Asignación del sistema; inalterable Disponer de un control preciso sobre el inicio de la acción administrativa

Fecha, hora y lugar del registro

Asignación del sistema; inalterable Disponer de un control preciso sobre el inicio de la acción administrativa

Breve descripción del contenido

Asignación del funcionario o del sistema; inalterable. Aglutina el epígrafe de la naturaleza jurídica de la acción.

Disponer de una breve explicación de la manifestación de voluntad de la parte solicitante.

Identificación de la persona física o jurídica interesada

Asignación del funcionario y/o del sistema; inalterable.

Saber quien solicita i quien tiene que recibir el benefici o de la acción administrativa

Identificación de la persona física o jurídica receptora; o del órgano administrativo

Asignación del sistema; inalterable Saber qui debe responsabilizarse de la ejecución de la acción administrativa

Descripción controlada de los documentos entrantes

Asignación del sistema; inalterable Controlar la documentación de soporte que hay que comprovar para continuar o no con la acción administrativa

Código de clasificación de la serie documental que se activa

Asignación del sistema; inalterable Disponer de un identificador significativo único que permite su gestión en el interior de un SGD

Canal de transmisión Asignación del sistema; inalterable Disponer de una medida de control sobre el canal utilizado 108

PRODUCTO RESULTANTE CONDICIONES IDEALES EN UN RGE

Creación de un documento electrónic para cada asiento. El documento “in fieri” pasa a ser un documento en plenitud de condiciones.

Creado de manera automática a partir de un formulario podrá realizar una triple función:

- Convertir cada asiento en un documento de archivo.- Dar una copia autèntica a la persona que manifiesta la voluntad. - Posibilidad de ser enviado en el interior del sistema de gestión del organismo para continuar con el procedimento.

Sello electrónico o compulsa electrónica:

- Asignado de manera automática, previa comprovación del funcionario sobre la documentación recibida.

- También sobre la documentación enviada.

Registro General como documento electrónico.

Creado de manera automática con la incorporación de asientos.

- Puede volver a generar documentos/asientos en cualquier momento. 109

Nuevas funcionalidades

• Creación de asientos a partir de la copia de asientos realizados anteriormente.

• Crear un asiento simplificado de información para su complementación en una fase posterior (para registros con un alto volumen de trabajo).

• Crear un asiento repetitivo cuando se está registrando algo parecido de forma continuada.

• Integrar datos externos ya en manos del organismo para facilitar la introducción de datos.

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Captura de documentos analógicos

• Definición: Política de digitalización bien definida.• Identificación: No digitalización sin identificación

de los documentos.• Proporcionalidad: Evaluar si hay mejora real; los

costes de tiempo-trabajador; reducción de colas, etc … en contraposición al procedimento en papel.

• Instrumentos: Integrar instrumentos de digitalitzación, previ estudio.

• Renuncia: Digitalizar debe suponer renunciar al papel!

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Captura de documentos analógicos

• Digitalización de la documentación asociada.• Documents normalizados en papel =

automatización de la descripción.• Aplicación de compulsa electrònica a los

documentos digitalitzados.– Aportar validez jurídica.– Aportar fiabilidad y preservar la autenticidad a

corto plazo.

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Captura de documents electrónicos

• Aportados por via telemática.• Permite la aportación de documentación

original en formato digital.• Necesaria la verificación de la su autenticidad

(integridad e identidada): firma electrònica (sólo?).

• También se pueden expedir los recibos de la documentación recibida por via telemática.

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Captura de documentos analógicos y electrónicos

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115

PUNTOS CRÍTICOS DE LA CAPTURA SOLUCIONS

Diversidad de canales = Presencial, Telemático, E-Mail, Correo Ordinario, Fax, Telegramas, Burofax, etc.

Definición de que canales seran los aceptados y que política de seguridad y control habrá que seguir para cada uno.

Medidas de control y autenticación diferentes para cada tipo de canal. La comprovación detallada de la autenticidad e integridad de los documentos recibidos.

• Comprovación personal de la documentación = el funcionario como fedatario.

• Comprovación automatizada de la validez de las firmas electrónicas (en los documentos asociados).

Supervisión de si las medidas de control personales y/o tecnológicas se han realizado convenientmente.

Sistema que registre las actividades de captura realizadas por el RGE.

Existencia de Registros Auxiliares: Telemático, E-mails, registros clandestinos, etc.

Localizar todos los registros auxiliares y integrarlos al RGE. Impedir que se utilizen registros paralelos.

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PUNTOS CRÍTICOS DE LA CAPTURA SOLUCIONES

Formularios poco exhaustivos y diversos. Formularios controlados = Introducción de datos de calidad.

Vocabularios descontrolados en la identificación de documentos asociados.

Vocabulario controlado = Catálogo de tipologías documentales.

“Temas de registro” aleatorios, repetitivos, redundantes, irreales, innecesarios.

Catálogo de los “temas de registro” = Cuardo de Clasificación.

Digitalización: en el momento en que se presenta la documentación o a posteriori?

Estudio previo y planificación del procedimiento de digitalización: evaluación de si se mejora el rendimento o no.

Cambios organizativos. Formación y capacidad docente.

Clasificación

• Aplicación del CdC.• Hay que tenerlo.• Hay que asociarle los temas de registro.• Trabajo previo de sistematización.• Asociar el asiento a una serie documental.• Describir los documentos asociados con un

catálogo de tipologías documentales.

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Clasificación

• El RGE (aplicación) = serie documental.• Los asientos no constituien serie por si mismos =

forman parte del RGE.• Si se tratan a parte = la serie documental

resultante del procedimento de gestión.• Los documentos asociados = pasan a formar

parte de la serie documental que cumple la función administrativa.

• Los recibos generados = forman parte del RGE y van a parar a los archivos de los ciudadanos.

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Perfil documental (1)

• Registro (Aplicación informática):

119

PERFIL DE REGISTRO

Identificador del Registro / Código de referencia

Título del Registro

Fecha de apertura

Fecha de cierre Fecha de transferencia a sistema de archivo

Nombre del productor responsable

Órgano productor Código de clasificación y serie documental

Descripción del objecto del Registro Calendario de conservación

Corroboración y eventual firma electrónica Asientos relacionados

Perfil documental (2)

• Asiento (documenta in fieri) = Formulario de captura:

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Distribución (1)

• Gestor adecuado = escoger el responsable que deberá satisfacer el servicio solicitado.– Opción más habitual en las administraciones, en vez de

connectar el asiento al procedimento que pertoca con independencia del individuo que tiene que gestionarlo.

• Asociación al procedimento adecuado = catálogo de procedimentos previo (o Cdc) o gestor identificado con un procediment (la persona hace la cosa).

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Distribución (2)

• Transmisión al interior de los sistemas =– Comunicación del asiento al gestor.– Disposición de los documentos asociados en un

repositorio del RGE.– Transmisión de los documentos asociados a un

repositorio de BPM o Gestor de Expedientes, o a un Gestor Documental.

– La seguridad debe de estar en el canal de transmisión, no son necesarios elementos adicionales.

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Nuevas funcionalidades

• Los usuarios de las unidades administrativas reciben en sus bandejas de entrada los asientos que deben gestionar.

• Pueden repudiar, remitir, completar, modificar la información aportada.

• Consultar la documentación adjunta en la fase de registro.• Consultar la historia del asiento en referencia a

modificaciones o unitadades que han gestionado el registro.• Integrar sistemas avanzados de búsqueda de asientos.

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Distribución

• Transmisión fuera de los sistemas =– Emisión de justificantes digitales con firma

electrónica soportada per alguna Agencia de Certificación.

– Interoperabilidad?

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Diligencia final?

• Como se estabilitza un documento dinámico?• Determinar un principio y un final (normalmente un año).• Si el documento está en constante funcionamiento, no hay

diligencia final posible.• Si se estabiliza (PDF, Objecto Digital, etc.) habrá que asociar

una firma digital avanzada que permta confiar en el RGE?• Hace falta una diligencia final? O necesitamos una

certificación que el documento ya no es modificable?

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Gestión del Registro General Electrónico

Aplicación de soluciones

¿Qué podemos conservar?

• Datos• Tablas que relacionan estos datos.• Metadatos.• Documentos.• Audit trail de los movimientos realizados en la

base de datos durante un periodo determinado.

• El software que permite utilizar la base de datos.

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Ajuntament de Terrassa (1)

Características del documento:

• Aplicación propia creada el año 1997.• Base de datos en lenguaje Uniface.• Interface en Uniface y tablas de relaciones en

Oracle.• 2 formularios principales: Entrada y Salida

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Total temas: 488 temas. Total asientos de entrada (2008-2010) : 248.620 asientos. Total asientos de entrada (2008-2010) sin tema: 13.594 asientos. Total asientos de salida (2008-2010) : 194.502 asientos. Total asientos de salida (2008-2010) sin tema: 59.261 asientos.

El RG en el Ayuntamiento de Terrassa (2)

Formulario de entrada:

• Número de registro• Fecha y hora de registro• Tipo de documento• Tema de registro/ Acción/ QdC (código de

clasificación)• Extracto• Gestor• Procedencia• Interesado: doc. acreditativa, nombre, dirección,

telèfono• Organismo: organismo, representante, dirección,

departamento130


Medidas que garantizan la fiabilidad y autenticidad:

• Campos automáticos: número de registro, fecha y hora de registro y fecha y hora de presentación.

• Imposibilidad de eliminar el registro creado por los funcionarios (con alguna excepción).

• Sistema que controla los accesos con permisos; y que registra el responsable de cada movimiento.

• Medida de preservación a largo plazo: PDF diligenciado (sin firma electrónica) des del 2006.

132

Procedimiento en la Generación del Libro Oficial de Registro General de documentos en PDF

1.- Generar el libro oficial de Registro de cada año desde la aplicación de Registro (PDF)

2.- Crear un expediente electrónico en la aplicación de Gestión de Expedientes (tipología de expediente RGOF)

3.- Abrir trámite y añadir el documento PDF. Cerrarlo y validarlo.

4.- Automáticamente se genera el trámite “Validación del secretario”. El Secretario recibe un correo electrónico informando de la generación del trámite para que valide el libro oficial.

5.- Se crea el trámite “Arxivament” y un correo electrónico hacia el Archivo Administrativo que validará el trámite.

6.- Se cierra el expediente.


Puntos débiles:

• Aplicación de más de 10 años de vigencia y sin demasiadas modificaciones.

• Los “temas de registro” están mal planteados y solamente siguen un criterio formal de código, pero no de contenido.

• Datos mal recogidos y campos infrautilizados (el campo de breve descripción, entre ellos).

140

Diciembre 2009 - Marzo 2010 -> Se llevo a cabo un estudio de funcionalidades.

Objetivo: analizar las mancances del actual aplicativo, evaluar los principales problemas detectados, y presentar propuestas de mejora.

Grupo de trabajo: Atención CiudadanaOficina de proyectosInnovación y ProcedimentosArxiu MunicipalDesarrollo informático


Resultado:

- Estudio de los requerimientos funcionales para un aplicativo de Registro.

Formulario necesario: datos de los asentamientos Clasificación de los asentamientos Digitalitzación y compulsa de la documentación

aportada Control de la autenticidad y de la fiabilidad Requisitos técnicos Accesibilida y usabilidad Preservación a largo plazo


- Propuestas de mejora del actual aplicativo.

- 2 productos:

- Instrucciones de uso y normativa interna del RG. (aprovada por Resolución de la Regidora del Área de Govierno el 26 de julio de 2010)

- Propuesta de classificación de los actuales temas delRegistro.

QdC = Catálogo de procedimentosTemas = Catálogo de tràmites


- Octubre- Diciembre 2010 Puesta en marcha del proyecto de modificaciones del RG para la aplicación del Cuadro de clasificación.

- Diciembre 2010 Sesiones de información a 600 trabajadores del Ayuntamiento para presentar los nuevo cambios (incluída una pequeña formación sobre Gestión Documental y Cuadro de Clasificación)

- Enero 2011 Aplicación de los nuevos cambios.


¡¡¡PRESERVANDO EL FUTURO!!!

Gestión y preservación de bases de datos

Education

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