GESTIONAR EL TIEMPO DE FORMA EFICIENTE

Mariola H. Quesada

NUESTRO TIEMPO ES ORO

Y TIENE UNPRECIO

(económico y personal)

VOLATIL INCIERTO COMPLEJO AMBIGUO

VUCA

¿Qué se demanda de los abogados

en un mundo VUCA?

Adaptación al entorno

Adaptación al cambio

Constante aprendizaje

Honestidad

Autoconocimiento y autogestion

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El tiempo no se gestiona, gestionas tu atencióny tu energía: dos de tus recursosque son limitados y solo dependen de tí.

La Productividad Personal tiene que ver con conseguir losresultados (objetivos) que buscamos de forma fluida, natural y sin estrés.

Es como hacer un viaje a una ciudad a la que nunca hemos ido anteriormente:

1. Elegimos el destino (OBJETIVO)2. Establecemos la ruta, con puntos intermedios y paradas(PERSPECTIVA)3. Empezamos a conducir, teniendo siempre en cuenta losobstáculos y las curvas que tenemos delante (CONTROL).

El arte de la productividad consiste en saber elegir la mejor tarea para hacer en cada momento.

I

Crisis

Problemas apremiantes , presiones

Proyectos cuyas fechas vencen

Ii

II Relaciones personales , clientes

Nuevas oportunidades

Planificación a futuro

Crecimiento personal

Preparación de asuntos

Actividades preventivas

Ocio, diversión

III

Interrupciones

Llamadas, email, reuniones

Actividades populares

Cuestiones inmediatas

Presiones familiares

IV

Trivialidades,

Ajetreo

Algunos emails y llamadas

Ladrones del tiempo

Actividades placenteras

Administración del tiempo

URGENTE

IMP

OR

TAN

TEN

O IM

PO

RTA

NTE

NO URGENTE

Matríz de Gestion del Tiempo de Eisenhower

Algo es urgente cuando requiere una atención inmediata. Las cosas urgentes atrapan tu atención, tepresionan constantemente. La trampa está en que muchas de ellas son fáciles, o son divertidas, o sonpopulares, pero son poco importantes.

Algo es Importante cuando contribuye a tus objetivos a medio y largo plazo, a tu propósito de vida.

La gente efectiva pasa más tiempo en el Cuadrante II, reduce en lo posible el tiempo que está en elCuadrante I, y no se preocupa demasiado de los Cuadrantes III y IV.

En el Cuadrante II (cosas importantes, aunque no urgentes) reside el núcleo de una gestión personaleficaz. Aquí están las cosas que te permiten vivir aprovechando oportunidades y actuandopreventivamente, en vez de resolviendo problemas. Cosas como crear y reforzar relaciones personales,hacer ejercicio, planificar tu futuro, aprender, etc. Para moverte hacia este cuadrante, primero debestener claras cuáles son tus prioridades, y después debes aprender a decir no a otras actividades,algunas urgentes y aparentemente importantes.

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NO NO

Administración del tiempo

URGENTE

IMP

OR

TAN

TEN

O IM

PO

RTA

NTE

NO URGENTE

Matríz de Gestion del Tiempo de Eisenhower

Ladrones del tiempo¿Quién es el ladrón?

Falta de motivación

Objetivos no definidos

NO saber decir NO. Decir que sí a todo

(por omisión)

Mala planificación

Marrones varios (multitareas,

compromisos, etc.)

ProcrastinaciónLadrones internos

Redes sociales mal gestionadas

PROCRASTINACION

EL ENEMIGO Nº 1 DE LA PRODUCTIVIDAD

(Del Latín pro, adelante, y crastinus, referente al futuro), postergación o posposición. Es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones menos relevantes o agradables.

Procrastinar es…

Retrasar irracionalmente

Dejar de hacer lo importante

Dejar de cumplir los objetivos

prioritarios

Recrearse enhacer lo

secundario

Es invisible

Camuflada en creenciaslimitantes o excusas

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¿Del 0 al 10…qué tipo de procrastinador soy?

Receta:

Paso 1: Observar (mis pensamientos o lenguaje)

▪ “No creo que pueda hacerlo bien, no tengo suficiente experiencia o conocimientos” . Por

evasión (miedo al fracaso)

▪ “Soy más eficiente en el último minuto y así me va bien”. Por activación (aplazar hasta el

limite)

▪ “Tardo en hacerlo porque soy muy perfeccionista, y así me va bien”. Por indecisión

(complejo de Penélope)

Paso 2: Reconocer (poner nombre)

Paso 3: Actuar (ponerse en acción)

EXIGENCIA EXCELENCIA

Se orienta al hacer Se orienta al serBusca complacer a otros Busca cumplir su verdadero deseoBusca "más" resultados Busca compromisoBusca cuidar la imagen Busca cuidar la autenticidadLo importante es la meta Lo que importa es el caminoNo es suficiente, esfuérzate más Cada paso es un nuevo aprendizajeGenera insatisfacción Genera aprendizajeNo puede celebrar lo que logra Puede celebrar y disfruta el caminoEs menos eficaz Posibilita mejores resultados

REGLA DE LOS 2 MINUTOS” Si puedes hacer una tarea en menos de dos

minutos, hazla ahora mismo”

Para cambiar…

Empieza tu plan de acción. No te quedes solo en intenciones, haz un plan de acción cada

vez que quieras hacer algo, para que te ayude marcar la hoja de ruta y conseguirlo. Mide

el progreso, compártelo con alguien.

MI OBJETIVO O PROYECTO

tú eres tu mejor proyecto ☺

❑Fortalezas y Areas de mejora: siéntate y haz tu lista

❑Valores : revísalos en www.survey.valuescentre.com

Método SMART para formular unobjetivo

• S: Específico

• M: Medible

• A: Alcanzable

• R: Orientado a resultados

• T: Temporal

OBJETIVO ELEFANTE TAREA HORMIGA

PLAN DE ACCION PARA SER MAS PRODUCTIVOS

OBJETIVO/ RETO: (¿Qué?)

Propósito (¿Para qué?)

Acción (¿Qué?)

Fecha

(¿Cuándo?)

Quien me va a poder

ayudar/acompañar? (¿Quien?)

¿Qué obstáculos voy a encontrar?

¿Qué me va a ayudar a progresar?

¿Como voy a medir lo resultados?

La metodología Pomodoro (1980), que es utilizada por algunos abogados para hacer esos descansos, consiste en marcar periodos de tiempo de 25 minutos con descansos de 5 minutos y dando los siguientes pasos:

1) Decidir la tarea a realizar2) Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos3) Trabajar en la tarea de manera intensiva hasta que el reloj suene y anotar una X4) Tomar una pausa breve (5 minutos)5) Cada cuatro "pomodoros" tomar una pausa más larga (20 ó 30 minutos)

El objetivo esencial de la técnica es eliminar las interrupciones, tanto internas como externas. Esto se hace registrándolas y posponiéndolas siempre que sea posible. Hay un App con esta herramienta.

App:❑ Focus To- Do❑ Your Hour❑ GTD simple Free