Gestionde proyectos sesion14

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Gestión de Proyectos (HEAF620) Ing Jorge Delgado

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Gestión de Proyectos

(HEAF620)

Ing Jorge Delgado

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Sesión 14

● Gestión de los interesados

● Expectativas de los interesados

Contenidos..

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� Gestión de las comunicaciones para cumplir las necesidades y expectativas de los interesados.

Gestión de las expectativas de los interesados

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� Seguir el plan de comunicaciones y obtener feedback de los interesados.

� Conducir reuniones con los interesados.

� Ser flexible en las comunicaciones para la dirección.

� Asignar, hacer seguimiento, y resolver incidentes abiertos en un log de incidentes.

� Procesar requerimientos de cambio y actualizar el plan de comunicaciones.

� Tomar acciones correctivas para mantener el rendimiento del proyecto con las expectativas de los clientes.

� Documentar las lecciones aprendidas.

Gestión de las expectativas

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Etapa Descripción

FormaciónLos miembros del equipo se conocen uno a otro y empiezan a

confiar entre ellos.

Asalto

Los miembros del equipo se afirman y controlan incidentes al

mismo tiempo que emergen.Resuelven conflictos y llegan a

consensos.

NormativaEl equipo empieza a trabajar productivamente sin preocuparse de

la aceptación personal o control de los incidentes.

RendimientoEl equipo trabaja en productividad óptima y colabora fácilmente, se

comunican libremente y resuelven sus propios conflictos.

Adaptación al

cambio

Los miembros del equipo completan las tareas y trabajos asignados

y continuan con la siguiente tarea o proyecto.

Estrategias de formación de equipos

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� Es una actividad para adquirir habilidades, conocimiento o actitudes.

� Se provee a los equipos, pequeños grupos o individuos.

� Cubre temas administrativos, tecnicos o de gestión.

� Tipos:

� Multiples dias, workshop formales.

� Cinco minutos, entrenamiento informal en el trabajo.

� Se le provee a los integrantes de equipos cuando sea necesario

� Ejemplo: Entrenamiento en herramientas de control de cambio.

Entrenamiento

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� Son las funciones específicas para desarrollar, maduraro hacer productivo un equipo de trabajo.

� Las actividades pueden ser:

�Formales o informales.

�Breves o extensas.

�Son conducidad por el proyect manager o un facilitador.

• Ejemplo: Actividad de outdoor de construcción de equipos inciada por el adminstrador que involucra todoel día en ejercición de escalada facilitados por un entrenador.

Creación de grupos de trabajo

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� Colocar a los miembros del equipo en la mismaubicación:

�Facilita la comunicación.

�Mejora el rendimiento del equipo.

�Mejora el espíritu de equipo.

� Los proyectos grandes o pequeños se benefician de la co-locación.

Co-Locación

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� Es un sistema automatizado utilizado para recolectar, analizar, comunicar y

almacenar información del proyecto.

� Recolecta información de:

� Trabajo que ha sido realizado o dejado de realizar en cada work package.

� Se compara el trabajo planeado con el trabajo realizado, costo calidad y

alcance.

� Puede ser computarixado o manual.

Ejemplo:

� Microsoft® Project®

� Primavera® P6®

� Open Workbench

� CA® Clarity PPM®

Sistemas de información de gestión de proyectos

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� Reaccionar a indicadores de retraso.

� Gestiona síntomas en lugar de problemas.

� Se da mucha confianza a la comunicación del PMIS .

� Puede tener data invalida.

� Demasiada información.

Problemas comunes de los PMIS

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� Herramienta para comunicar permiso oficial para empezar a trabajaren una actividad o work package.

� Asegura que el trabajo se realiza:

� En el tiempo apropiado.

� Por un grupo o individuo.

� En un tiempo específico.

� En una secuencia determinada.

Sistema de autorización de trabajo

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� Consiste en recolectar periodicamente información de las actividades de los proyectos.

� Reside en el PMIS.

� Incluye:

� Avance de cronograma con información de estado.

� Entregables.

� Programación de las actividades.

� Grado de estandares de calidad.

� Gastos autorizados.

� Cronograma estimado de actividades a completar.

� Porcentaje de cumplimiento de las actividades.

� Lecciones aprendidas.

� Utilización de recursos.

� Implementación de requerimientos de cambio.

� Acciones preventivas y correctivas

� Reparación de defectos.

Información de rendimiento de trabajo

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� Es una colección de procedimientos formales y documentados paracambiar los documentos del proyecto.

� Especifica como controlar, cambiar y aprobar los entregables del proyecto.

� Incluye formularios, métodos de seguimiento, procesos, niveles de aprobación, autorización o rechazo de requerimientos de cambio.

• Ejemplo: Sistema de control de cambio para un proyecto interno.

• Incluye:

� Formulario estandarizado de requerimiento de cambio queafecta el alcance, costo o cronograma .

� Descripción del cambio que está solicitando.

� Prioridad relativa.

� Razones detrás del cambio.

Sistemas de control de cambio

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Dependencia Descripción

Estimaciones

iniciales erradas

Debido a:

• Falta de experiencia.

• Falta de información.

• Presencia de data errada.

• Optimismo excesivo

•Dificultades técnicas.

• Recursos no confiables.

Cambios de

especificación

Ampliar los alcances del proyecto para incluir nuebas

especificaciones y entregables.

Nuevas

regulaciones

Acomodar nuevas regulaciones que afectan necesidades de

recursos, duración de cronogramas o especificaciones de

calidad.

Requerimientos

olvidados

Completar información que no fue capturada cuando se reviso

la documentación y políticas. Puede afectar diversas fases del

proyecto.

Causas de los req de cambio

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�Herramienta para manejar cambios al producto o servicioque se está produciendo.

�Utilizada para:

�Controlar las iteraciones del producto.

�Asegurar que las especificaciones son actuales.

�Controla los pasos para revisar, aprobar prototipos, borradores.

• Ejemplo: Crear un monitor de configuración de servidores y controlar los cmabios en la configuración.

Gestión de la configuración

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� Mejores tiempos de respuesta.

� Maxima trazabilidad de los cambios.

� Incrementar el anticipo del equipo a las necesidades de cambio.

� Incrementa el compromiso del equipo con los stakeholders.

� Involucra a todo el equipo con los requerimientos de cambio.

� Arreglo organizacional para avanzar efectivamente.

Ventajas de la gestión de cambios

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• Guias

� Asegurarse que el sistema de control de cambios es efectivo en costos.

� Documentar el efecto de los cambios en las líneas base de los proyectos.

� Obtener aprobación de los responsables de todos las solicitudes de cambio.

� Utilizar gestión de la configuración para documentar y controlar los cambios.

� Coordinar cambios a través de áreas de conocimiento cuando sea apropiado.

� Utilizar reportes de rendimiento para medir el avance del proyecto y planificar variaciones del plan por acciones correctivas.

� Identificar las medidas de acción correctiva.

� Actulziar el plan de proyecto.

� Documentar causas de la variación.

• .

Como utilizar un sistema integral de control de cambios

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Deliverable Others

Costimpac

t

Schedule

impact

Expected

Benefits

Description of

the Change

Date:

Chang

es:Requested by:

I. Change Request:

Nr.

Of

Cha

ngeII. Impact according to the change in

work results (deliverables):

Project: System XYZChanged Requested by Customer

Plan

WBS

Administración

Diseño funcional

Proyecto LATSI

Diseño Gráfico

Hosting

Programación

Certificación

Implantación

Foro

Boletín

Publicacione

s

Noticias

Eventos

Estatutos

Reglamento

Interno

Registros

Públicos

Reclutamiento

Organigrama y

funciones

Competencias

Portal Portal Constitución

Scope

The change ismanaged with theIntegrated ChangeControl process

$$$ Schedule

Utilización de sistema de control de

cambio

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