GestionDeProyectosAcIII-1Sep09

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1 Gesti Gesti ó ó n de Proyectos, Maestr n de Proyectos, Maestr í í a en Administraci a en Administraci ó ó n de la Construcci n de la Construcci ó ó n, 1 Sep 09 n, 1 Sep 09 © © Dr. David Joaqu Dr. David Joaqu í í n Delgado Hern n Delgado Hern á á ndez ndez Profesor: Dr. David Joaquín Delgado Hernández MAESTR MAESTR Í Í A EN INGENIER A EN INGENIER Í Í A CON A CON É É NFASIS EN NFASIS EN ADMINISTRACI ADMINISTRACI Ó Ó N DE LA CONSTRUCCI N DE LA CONSTRUCCI Ó Ó N : N : GESTI GESTI Ó Ó N DE PROYECTOS N DE PROYECTOS

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©© Dr. David JoaquDr. David Joaquíín Delgado Hernn Delgado Hernáándezndez

Profesor:

Dr. David Joaquín Delgado Hernández

MAESTRMAESTRÍÍA EN INGENIERA EN INGENIERÍÍA CON A CON ÉÉNFASIS EN NFASIS EN ADMINISTRACIADMINISTRACIÓÓN DE LA CONSTRUCCIN DE LA CONSTRUCCIÓÓN :N :

GESTIGESTIÓÓN DE PROYECTOSN DE PROYECTOS

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Tema III. Planeación del proyecto

• Introducción

• Plan del proyecto

• Administración del alcance

• Preguntas

AGENDA

Fuente: Chamoun, Y., (2002), Administración Profesional de Proyectos, IAN Ediciones, México

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“Que el alumno comprenda la importancia del plan del proyecto como herramienta que guía la ejecución y el control, facilita la comunicación efectiva y establece los criterios para medir el desempeño del proyecto”

• El documento de inicio indica “qué” se pretende lograr

• El plan del proyecto incluye las estrategias y esquemas de “cómo” lograrlo

• El plan funciona como una referencia contra la que se comparan los avances, para evaluar el desempeño

INTRODUCCIÓN

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• El plan es comparable a un plan de negocios donde se deben considerar las áreas que afectan al proyecto

• Ejemplo: plan de vuelo

INTRODUCCIÓN

Tiempo

Avance

20%

25%

A

B

Tiempo

Avance

20%

25%

A

B

Tiempo

Avance

20%

25%

A

B

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• Guía la ejecución y el control del proyecto

• Establece el estándar o punto de referencia contra el cual evaluar el apego al cumplimiento (el éxito del proyecto)

• Facilita la comunicación entre los involucrados

• Documenta los criterios de aprobación para las nueve áreas que incluye (presentadas a continuación)

PLAN DEL PROYECTO

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Los documentos y herramientas usadas en la planeación son:

• Alcance

• Documento de inicio

• Declaración del alcance

• Work Breakdown Structure (WBS)

• Recursos humanos

• Diagrama organizacional del proyecto

• Matriz de roles y funciones

PLAN DEL PROYECTO

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Los documentos y herramientas usadas en la planeación son:

• Comunicación

• Matriz de comunicación

• Calendario de eventos

• Estatus semanal

• Reporte mensual

• Tiempo

• Programa del proyecto (ruta crítica)

PLAN DEL PROYECTO

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Los documentos y herramientas usadas en la planeación son:

• Costo

• Estimados de costos

• Presupuesto base (baseline)

• Programa de erogaciones (flujo de efectivo)

• Calidad

• Lista de verificación (diagrama causa-efecto)

• Análisis de precedentes (benchmarking)

PLAN DEL PROYECTO

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Los documentos y herramientas usadas en la planeación son:

• Riesgo

• Mapa de riesgos

• Matriz de administración de riesgos

• Abastecimientos

• Matriz de abastecimientos

PLAN DEL PROYECTO

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Los documentos y herramientas usadas en la planeación son:

• Integración

• Control de cambios

• Lecciones aprendidas

• A partir del documento de inicio, se elabora la declaración del alcance y se integra el WBS y cada uno de los planes de las áreas

• El plan se desarrolla en la etapa de planeación y se actualiza a lo largo del proyecto

PLAN DEL PROYECTO

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Administración del alcance

• Asegura que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y sólo el trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente

• Con el documento de inicio se empieza a desarrollar un entendimiento del alcance del proyecto hasta llegar a definirlo completamente

• Es importante no incluir más trabajo o alcances de lo que realmente se requiere para terminar el proyecto de acuerdo con las expectativas del cliente

PLAN DEL PROYECTO

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Administración del alcance

• Así, solo se deben agregar trabajos que añadan valor y estenalineados con los objetivos a cumplir

• El alcance define el tiempo y el costo que tendrá el proyecto

PLAN DEL PROYECTO

Alcance

Tiempo Costo

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Declaración del alcance

• El gerente y su equipo, a partir del documento de inicio, amplían la declaración del alcance para asegurar que el cliente, el patrocinador y el equipo confirmen los entregables

• Se parte de entregables finales y expectativas que después se descompondrán en subentregables o entregables parciales

• Se trata de realizar pequeños “documentos de inicio” de cada entregable final, desglosándolos, describiéndolos y especificando como deben quedar para ser aceptados por el cliente

PLAN DEL PROYECTO

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Declaración del alcance

• Para ello, se establecen los criterios de aceptación

• Los entregables deben cumplir con el criterio SMART (eSpecífico, Medible, Acordado, Realista y en Tiempo)

• Este criterio orienta hacia la clarificación de las expectativas por cumplir, por ejemplo, el entregable de música del evento DESSA:

PLAN DEL PROYECTO

SMART NO-SMART

-Música en vivo-4 hrs (9 pm- 1 am)-Descanso de 10 minutos cada hora-Música en CD durante descansos-Micrófono para maestro de ceremonias

-Música agradable y en el contexto de la reunión

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Declaración del alcance

• Existen ciertos entregables que requieren un mayor análisis que el ejemplo presentado cuando se aplica el criterio SMART

• De esta forma, la declaración del alcance asegura que tanto el cliente como el patrocinador y el equipo del proyecto confirmen cómo serán los entregables finales del proyecto

• Incluye la descripción de los entregables finales y subentregables con el criterio SMART y sus criterios de aceptación

PLAN DEL PROYECTO

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Declaración del alcance

• Para elaborar dicha declaración, se describen los entregables finales (2 o 3 párrafos)

• Se determinan los criterios de aceptación de cada entregable final

• Se define en que fases del proyecto se entregarán

• Se obtienen los subentregables mediante el desglose de los entregables (de 3 a 6)

• Se describe cada subentregable y sus criterios de aceptación

PLAN DEL PROYECTO

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Declaración del alcance

• Se establece durante el desarrollo del plan y se actualiza a lolargo del proyecto, en caso de que el alcance cambie

• Ejemplo de desglose de entregables para el caso DESSA

PLAN DEL PROYECTO

Adaptación del edificio Cambio Evento de inauguración Documentos de gestión

-Programa de necesidades-Diseños arquitectónicos e ingenieriles-Construcción-Mobiliario-Sistemas

-Mudanza-Anuncio-Papeleria

-Concepto y logística-Invitaciones-Banquete-Música y sonido-Fotografía y video-Medios de comunicación

-Documento de inicio-Plan de proyecto-Archivos del proyecto-Reporte final

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Declaración del alcance

• Durante el ciclo de vida de un proyecto existen fases en las cuales se van obteniendo los entregables

PLAN DEL PROYECTO

Ejemplo Fases

Construcción de una casa -Prediseño-Diseño-Construcción-Equipo y movilización

Desarrollo de un curso -Desarrollo del concepto-Diseño del curso-Pruebas piloto-Producción del material-Implementación-Cierre

% Avance

Fases1 2 3

Entregable 1

Entregable 2

Entregable 3

Sub-entregables

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Declaración del alcance

• Ejemplo de declaración del alcance de la adaptación del nuevo edificio del caso DESSA

PLAN DEL PROYECTO

Entregable final 1 Descripción Criterio de aceptación

Adaptación del edificio Edificio con un área mínima de 500 m2 con los siguientes requisitos:-Espacios funcionales que proporcionen una operación integrada con todo el personal-Infraestructura necesaria para los equipos especializados-Espacios agradables para atención a clientes

-Entrega definitiva el 31 de agosto-Cumplir con las especificaciones y estándares de calidad aprobados en el paquete de diseño-Todos los sistemas y servicios operando al 100% para el 31 de agosto

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Declaración del alcance

• Ejemplo de declaración del alcance caso DESSA

PLAN DEL PROYECTO

Sub entregables Descripción Criterio de aceptación

Programa de necesidades

Análisis de todos los requisitos de espacio, servicios y acabados para cada departamento

Análisis completo y acordado de cada una de las áreas de la empresa especificando tamaño de espacíos, requerimientos de servicios y acabados con recomendaciones por parte de los arquitectos

Diseño arquitectónico e ingenieril

Solución de espacios y servicios de acuerdo con el programa de necesidades y al concepto de innovación y profesionalismo

Planos completos, a tiempo, numerados, con catálogo de conceptos y cuantificaciones detalladas. Incluir memorias de cálculo, especificaciones y estimados de costos de cada especialidad

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Declaración del alcance

• Ejemplo de declaración del alcance caso DESSA

PLAN DEL PROYECTO

Sub entregables Descripción Criterio de aceptación

Construcción Ejecución del proyecto arquitectónico, instalación e implementación de todas las ingenierías, equipos y sistemas

Apego a estándares y especificaciones aprobadas. Entregas parciales y final en las fechas autorizadas. Instalaciones y servicios operando al 100%. Inversión dentro de presupuesto autorizado. Garantía de calidad por un año

Mobiliario Muebles adecuados para cada uno de los espacios definidos en el programa de necesidades

Estaciones de trabajo no menores de 2.25 m2 instaladas completamente para el 21 de agosto. Se espera gara´ntía por 3 años. Sillería ergonómica ajustable y de uso rudo, con tapiz oscuro y lavable

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Declaración del alcance

• Ejemplo de declaración del alcance caso DESSA

PLAN DEL PROYECTO

Sub entregables Descripción Criterio de aceptación

Sistemas Sistema de voz y datos. Red de voz y datos instalada para todo el personal, incluye cableado, equipo, servidores y enlace

Todos los sistemas y servicios deben operar al 100%. Todas las estaciones de trabajo listas para conectar equipos

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Capacidad de ahorro en las etapas de un proyecto

PLAN DEL PROYECTO

Capacidad de ahorro

Diseño Construcción Mantenimiento

Capacidad de ahorro

Costo

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Capacidad de ahorro

• En las primeras etapas de un proyecto se pueden optimizar los costos

• De hecho, el empleo de las herramientas vistas aquí ayuda a esa optimización

• De esta forma, si se invierte un 20% más de tiempo en actividades de planeación, puede resultar en ahorros de más del 20% del costo total

• Si, por ejemplo, la vida útil del proyecto es 20 años, la inversión extra en tiempo de planeación es mínima y los beneficios sustanciales

PLAN DEL PROYECTO

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Ingeniería de valor

• Es una técnica para lograr identificar, organizada y creativamente, costos innecesarios en el producto o servicio, tomando en cuenta el ciclo de vida del proyecto

• Dichos costos son aquellos que no aportan calidad, uso, garantía, apariencia o características establecidas por el cliente

• El objetivo es reducir los costos, manteniendo o mejorando el valor del material o sistema

• Se trata de evaluar las altenativas durante la planeacion, ejemplo:

PLAN DEL PROYECTO

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Ingeniería de valor (ejemplo)

PLAN DEL PROYECTO

Propuesta original Alternativa óptima

Edificio para estacionamiento

Estructura metálica con losas de concreto soportada por viguetas de acero

Estructura de concreto con losa sólida y trabes

Función 10 (1 al 10) 10 (1 al 10)

Calidad 9.5 (1 al 10) 10 (1 al 10)

Costos por cajón $ 9,000 $ 7,000

Valor=(Función+Calidad)/Costo

2.17 2.86

Mantenimiento y seguros 8 (1 al 10) 10 (1 al 10)

Tiempo de entrega 6 meses 6 meses

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Ingeniería de valor

• En el ejemplo, el costo inicial y los costos subsecuentes (mantenimiento y seguros) conforman el costo total

• Con esta técnica se logra identificar a las alternativas óptimas, lo cual se traduce en ahorros

• Si no se aplica a tiempo, se pueden dejar de obtener ahorros importantes

• Se puede aplicar a estrategias de contratación, materiales, métodos, diseño, alcance y descuentos en materiales

PLAN DEL PROYECTO

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Work Breakdown Structure (WBS)

• Se trata de una herramienta que ayuda a desglosar los subentregables hasta llegar a un nivel de control en el que cada uno pueda ser:

• Asignado a responsables o empresas

• Programado

• Presupuestado y

• Monitoreado

PLAN DEL PROYECTO

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Work Breakdown Structure (WBS)

• Organiza y define el alcance total del proyecto mediante una estructura orientada a entregables, que incluye los elementos del proyecto

• El trabajo ajeno al WBS está fuera del alcance del proyecto y por lo tanto no será realizado

PLAN DEL PROYECTO

Diseño (paquetes) Construcción

-Arquitectura-Estructural-Mecánico-Hidráulico-Herreria

-Preliminares-Plataforma-Cimentación-Estructura

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Work Breakdown Structure (WBS)

• Incluye las fases del proyecto

• Los entregables y sub entregables donde cada nivel inferior de la estructura representa una descripción detallada de los elementos del proyecto

• Se construye a partir de la declaración del alcance, desglosando el proyecto en entregables y sub entregables

• Se puede hacer de forma tabular o gráfica

PLAN DEL PROYECTO

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Work Breakdown Structure (WBS)

• Se identifican los entregables adicionales al nivel superior necesarios para completar el alcance del proyecto

• Se analiza cada entregable de nivel 1, para determinar su elemento de nivel inferior próximo (nivel 2)

• Se analiza cada entregable de nivel 2 para determinar su elemento de nivel 3

• Se continua el desglose con suficiente detalle de manera que permita estimar, monitorear y controlar efectivamente

PLAN DEL PROYECTO

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Work Breakdown Structure (WBS)

• Se valida y se obtiene su aprobación por parte de los involucrados

• Preguntas para el equipo:

• ¿la lista de entregables describe completamente y satisface la descripción del proyecto?

• ¿todos los entregables están contenidos en la descripción del proyecto?

• ¿estará el cliente satisfecho al recibir esos y solo esos entregables?

PLAN DEL PROYECTO

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Work Breakdown Structure (WBS)

• ¿puede asignarse claramente cada entregable a una persona u organización?

• ¿están descritos claramente los entregables?

• en junta de equipo, revisar que el WBS este correcto

• identificar cualquier entregable que haya sido ignorado, que esté fuera del alcance, o que sea confuso

• realizar las correcciones necesarias

PLAN DEL PROYECTO

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Work Breakdown Structure (WBS)

• revisar el WBS con los involucrados clave para obtener su retroalimentación y aceptación

• revisar el WBS con el patrocinador y recibir su aprobación formal

• El WBS se establecerá durante el desarrollo del plan y se actualizará a lo largo del proyecto en caso de que cambie el alcance

PLAN DEL PROYECTO

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Work Breakdown Structure (WBS) (ejemplo: caso DESSA)

PLAN DEL PROYECTO

Prediseño Diseño Construcción Documentos de gestión

-Trámites y permisos-Programa de necesidades

-Ingeniería-Eléctrica-Aire acondicionado

-Sistemas-Site-Datos

-Servidor-Cableado

-Voz-Conmutador-Líneas

-Arquitectura

-Albañilería-Acabados

-Muros-Techos-Pisos

-Instalaciones-Eléctricas-Hidrosanitarias-Aire acondicionado

-Mobiliario-Sistemas

-Site-Datos

-Servidor-Cableado

-Voz-Conmutador-Líneas

-Equipos

-Documento de inicio-Planeación-Ejecución-Control-Cierre

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Work Breakdown Structure (WBS) (ejemplo: caso DESSA)

PLAN DEL PROYECTO

Inicio Planeación Ejecución Control

-Documento de inicio

Cierre-Reporte final.Actas de recepción-Cierre contractual-Lecciones al cierre-Cierre administrativo

-Plan del proyecto-Declaración del alcance-WBS-Diagrama organizacional-Matriz de roles y funciones-Calendario de eventos-Estatus semanal-Reporte mensual-Programa (ruta crítica)-Estimados de costos-Consideraciones de imprevistos-Presupuesto base-Programa de erogaciones-Análisis de precedentes-Diagrama causa-efecto-Mapa de riesgos-Matriz de administración de riesgos-Matriz de abastecimientos-Control de cambios

-Lista de aseguramiento de la calidad-Administración de concursos y cotizaciones-Matriz de evaluación de alternativas-Administración de contratos

-Reportes de avances-Control de cambios-Lecciones aprendidas

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En suma:

PLAN DEL PROYECTO

Herramienta Proceso Utilidad

Documento de inicio

Inicio Describe los entregables finales y expectativas, define la misión por cumplir. A esto se le llama visualizar

Declaración del alcance

Planeación Declara o comparte dichos entregables y expectativas desglosándolos en sub entregables, descripciones y criterios de aceptación, con el objetivo de confirmar los entregables por lograr

WBS Planeación Define el alcance total del proyecto mediante una estructura de entregables a nivel de control, para planear, ejecutar y controlar el proyecto

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A) Con base en los temas vistos en clase, realizar la declaración del alcance para su proyecto, incluyendo ingeniería de valor y el WBS

B) Responder el cuestionario relativo al uso de la gestión de proyectos anexo

TAREA 2 (Para 8 de Sep 09)

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Gracias por su atención

PREGUNTAS

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1) ¿Cuáles serían los beneficios de aplicar las técnicas de la gestión de proyectos en un proyecto en el que ha estado involucrado?

2) Considere cómo definíría las tareas específicas y su duración en el proyecto de la pregunta 1, ¿cuáles fueron las metas del proyecto?

3) ¿Qué restricciones se impusieron al administrador de proyectos?

4) Considera la formación de un equipo de proyecto, ¿quécarácteristicas piensa usted que deben tener sus miembros?

Cuestionario Anexo (*)

(*) Fuente: Klastorin, (2005), Administración de Proyectos, Alfaomega, México

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5) ¿Debe estar compuesto por miembros con capacitación y antecedentes similares o deben tener habilidades y preparación diferentes?

6) ¿Cómo debe operar el equipo de un proyecto?

7) ¿Quién debe tener la responsabilidad final del desempeño del equipo?

8) Considere la relación entre el equipo de un proyecto y las partes funcionales de una organización. ¿Quién debe tener la responsabilidad de aprobar tareas específicas?

Cuestionario Anexo

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9) Si una tarea de ingeniería se extiende más allá de la duración y el presupuesto propuestos, ¿quién es el responsable, el director del área de ingeniería o el administrador del proyecto?

10) En general, ¿cómo cree que debe manejar los proyectos en una compañía organizada por divisiones (departamentos o funciones)?

11) Suponga que su empresa puede escoger entre más de una docena de proyectos, pero sólo puede elegir un número limitado de ellos, ¿qué criterios sugeriría para clasificar los proyectos?

12) ¿Cómo decidiría qué proyectos seleccionar?

Cuestionario Anexo