PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE CAJA MENOR Cdigo: GF-PR-001

GESTIN FINANCIERA Versin: 00

1. OBJETIVO Soportar los gastos menores en que incurren las diferentes dependencias de la Fundacin Universitaria de Popayn, de acuerdo a los montos establecidos, buscando la optimizacin en la utilizacin de los recursos disponibles para el cubrimiento de las necesidades de la Fundacin Universitaria de Popayn en gastos menores.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los pagos de caja menor, facilitando el buen desempeo de los empleados, permitiendo as el control en las actividades a realizar dentro de las secciones de Cartera, Tesorera y Contabilidad.

3. DEFINICIONES a. Caja menor: Fondo que se crea en las empresas para manejar pequeos

desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

4. ASPECTOS GENERALES a. La persona encargada del manejo de la caja menor es el asistente

administrativo de rectora. b. Todo recibo de caja menor debe estar autorizado exclusivamente por el

Vicerrector Administrativo. c. La cantidad mxima de dinero autorizada para pagos es del 15% del valor del

fondo asignado para la caja menor d. Todo recibo de caja menor debe estar numerado. e. Todo recibo de caja menor debe tener un soporte en original que indique la

transaccin realizada. f. Todo soporte debe contemplar las disposiciones legales sobre facturacin:

Que la factura o documento equivalente contenga el nombre y nmero de NIT de la empresa que vende o presta el servicio.

Elaboro: Alejandro Hurtado S.

Reviso: Fernando Sols Escobar

Aprob: Fernando Sols Escobar

Fecha de Emisin

08/09/2012

Cargo: Documentador SGC

Cargo: Vicerrector Administrativo

Cargo: Vicerrector Administrativo

Firma:

Firma:

Firma:

Pgina 1 de 3

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE CAJA MENOR Cdigo: GF-PR-001

GESTIN FINANCIERA Versin: 00

Que la factura o documento equivalente salga a nombre de la Fundacin

Universitaria de Popayn a excepcin de los tiquetes de mquina registradora o de transporte terrestre.

Que contenga la fecha y dependencia que hace uso del servicio o efecta la compra.

Que contenga una breve descripcin del servicio que se est prestando o el bien que se est adquiriendo.

En el caso del transporte urbano, los recibos los deben firmar las personas que figuren como empleados de la FUP, dada la dificultad para obtener el RUT de los conductores de servicio pblico, con ello se deja expresamente escrito que no se podr celebrar ninguna transaccin si no se renen los requisitos indicados.

g. Los anticipos para gastos deben ampararse con una autorizacin por escrito de los funcionarios autorizados en el presente procedimiento: posteriormente se deber justificar con los respectivos soportes teniendo en cuenta las disposiciones leales sobre los mismos a ms tardar un da hbil siguiente.

h. El anticipo que se autoriza est limitado por el valor mximo establecidos en la categorizacin de la caja menor establecida.

i. El encargado de la caja menor solicitar su reembolso en original y copia segn el formato de reembolso de caja menor, cuando haya gastado el 70% del fondo. Debe ser elaborado en computador sin ninguna enmendadura, al que se le anexarn los recibos diligenciados y aprobados por el Vicerrector Administrativo y organizados numrica y ascendentemente con sus respectivos soportes.

j. En el detalle debe especificar a qu programa se debe cargar el gasto, ya que esta informacin es importante para el manejo de centro de costos

k. Los recibos que soportan el reembolso de caja menor, no podrn tener fechas anteriores al rango de fecha que indica el reembolso. En caso de ser as, se descontar por nmina los valores de dichos recibos al responsable del fondo. Previo concepto del Vicerrector Administrativo.

Elaboro: Alejandro Hurtado S.

Reviso: Fernando Sols Escobar

Aprob: Fernando Sols Escobar

Fecha de Emisin

08/09/2012

Cargo: Documentador SGC

Cargo: Vicerrector Administrativo

Cargo: Vicerrector Administrativo

Firma:

Firma:

Firma:

Pgina 2 de 3

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE CAJA MENOR Cdigo: GF-PR-001

GESTIN FINANCIERA Versin: 00

l. Los responsables del manejo del fondo de caja menor no deben entregar

recibos de caja menor en blanco a ningn funcionario sin que previamente se haya diligenciado los espacios destinados para ello.

m. Todos los recibos de CAJA MENOR relacionadas en el desembolso deben figurar con el sello de CANCELADO.

n. El (la) encargado (a) de la CAJA MENOR, deber llevar un libro de contabilidad de tres columnas en la primera de las cuales apuntar el valor del reembolso de CAJA MENOR, rengln seguido en la segunda columna, apuntar el valor de cada uno de los recibos de CAJA MENOR que vaya cancelando y finalmente en la tercera y ltima columna del libro apuntar el saldo de la CAJA MENOR, el cual ser equivalente a la resta entre el valor del ltimo reembolso menos la sumatoria de los recibos pagados por la CAJA MENOR

5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

1 Solicitud de gasto Solicitar a la Vicerrectora administrativa para realizar un gasto de caja menor

Todos los Procesos de la Institucin

Formato Caja menor

2 Autorizacin de gasto Autorizar el gasto de caja menor Vicerrector Administrativo

Formato Caja menor

3 Solicitud de reembolso Solicitar su reembolso Todos los Procesos de la Institucin Formato de reembolso caja menor

4 Recepcin de reembolso Recibir reembolso Todos los Procesos de la Institucin N/A

Elaboro: Alejandro Hurtado S.

Reviso: Fernando Sols Escobar

Aprob: Fernando Sols Escobar

Fecha de Emisin

08/09/2012

Cargo: Documentador SGC

Cargo: Vicerrector Administrativo

Cargo: Vicerrector Administrativo

Firma:

Firma:

Firma:

Pgina 3 de 3

1. OBJETIVO2. ALCANCE3. DEFINICIONES4. ASPECTOS GENERALES5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO