GIDT-PTI-RCA / OPLAN / VIMEP / ODISC

OP5 - GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO ORGANIZACIONAL

Andrés Ernesto Salinas Duarte

Bogotá, diciembre 19 de 2014

PROYECTO 7. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DEL CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIALCumplimiento – 100%

RESULTADOS:

Definición de 10 indicadores para la construcción del Cuadro de Mando Integral - CMI del Modelo de Inteligencia de Negocios de la UNAD. Identificando los indicadores estratégicos o de impacto que midan la gestión de la UNAD.

6 indicadores relacionados con las Responsabilidades Sustantivas de la UNAD y 4 indicadores estratégicos adicionales.

Documentación del Modelo de Inteligencia de Negocios de la UNAD, abarcando Contexto, definición de objetivos, niveles, ventajas de la implementación, arquitectura del modelo, productos de la aplicación de BI, Metodología de Planificación Estadística, entre otros.

Implementación de la metodología de Planificación Estadística Institucional desarrollada por el DANE para la identificación de productores y usuarios de la información estadística de la UNAD.

Desarrollo de un sistema que convierte los datos de RCA en consultas dinámicas en tiempo real con graficas para la consulta de información académica a los directivos de la institución.

PROYECTO 7. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DEL CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL

Sistema Integrado de InformaciónCumplimiento – 50%

FI-GQ-GCMU-004-015 V. 001-17-04-2013

PROYECTO 7. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DEL CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL

Programa de Gestión DocumentalCumplimiento – 100%

Desarrollar la estrategia del programa de Gestión Documental Física y Electrónica en la universidad de acuerdo con la política cero papel, cumpliendo con los requerimientos del Archivo General de la Nación y Gobierno en Línea, en relación al seguimiento y actualización.

Actividades

• Parametrización 4 fases implementación Gestor Documental.• Actualización del INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS

ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL• Capacitación a funcionarios públicos y contratistas de la institución relación a todo el procedimiento de

Gestión Documental• Se dio aplicabilidad del Programa de Gestión Documental FÍSICO Y ELECTRÓNICO verificable con las

visitas de inspección ocular (PRESENTACIÓN SIGEDO)• Se Realizaron 33 visitas de Inspección Ocular al cumplimiento de las acciones de mejora propuestas en

el SSAM.

FI-GQ-GCMU-004-015 V. 001-17-04-2013

PROYECTO 7. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DEL CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL

Diplomado Gestión DocumentalCumplimiento – 100%

Puesta en marcha del Diplomado: Gerencia en Gestión de Documentos y Administración de Archivos, con el fin de fortalecer las alternativas de sostenibilidad financiera de la UNAD.

Actividades

• Diseño y puesta en marcha del diplomado• Promoción y divulgación de la oferta académica del diplomado al público en general a

nivel nacional• Segundo semestre se realizo la Primera cohorte del Diplomado

META % ESTRATEGIA ALCANCE EVIDENCIA

COMUNICACIÓN DIGITAL

100 Activación de la estrategia comunicacional por medio de Google adwords SEM (Search Engine Marketing)

Generó un alcance para: 9500 prospectos. Cubrimiento nacional y acceso desde cualquier dispositivo móvil. Participación de directores de zona.

POLITICA DE COMUNICACIÓN PUBLICA

100 Formalización del documento versión sobre Política de Comunicación Publica UNAD

Estamentos Institucionales UNADCliente externo ( estudiantes, Instituciones publicas privadas)Comunicación organizacionalComunicación informativaMedios de comunicación

http://sgeneral.unad.edu.co/images/documentos/resoluciones/2014/resolucion_5342_politica_de_comunicacion_publica.pdf

ARCHIVO AUDIOVISUAL

90 Adaptación de recurso tecnológico con incorporación de una SAN. En proceso.

Almacenamiento digital de productos terminados audiovisuales producidos por la institución.

CANAL UNAD 100 Distribución de contenidos vía streaming un resultado atribuido a la producción televisiva y audiovisual institucional.

Se supera la meta con 202 contenidos incorporados Así mismo, se incorpora contenido audiovisual en el canal institucional de Youtube.

https://www.youtube.com/user/universidadunad

http://canal.unad.edu.co/

Proyecto 7. Gestión de la información y del conocimiento institucional

META % ESTRATEGIA ALCANCE EVIDENCIA

COMUNICACIÓNINFORMATIVA

100 Información y comunicación distribuida por UNAD Noticias TV, RUV Noticias y Boletín Virtual Unadista.

Estamentos Institucionales UNADestudiantes, Instituciones publicas privadas. 591 publicaciones para boletín virtual, 13 Unad Noticias TV y 40 RUV Noticias.

PROYECTOS ESPECIALES-

100 Diseño, desarrollo, e implementación de APPs, , Tótem Informativo, realidad aumentada, juegos interactivos y plataforma CAVI,

logra poner a disposición de los usuarios la aplicabilidad de 24 APPs para celulares y tablets .Acceso instantáneo a contenidos

RADIO UNAD VIRTUAL

100 comunicación organizacional , informativa de y promocional divulgación de la cultura y la educación orientada hacia la comunidad Unadista y el público en general

Alcance nacional e internacional para afianzar el conocimiento, la formación, la información, y el esparcimiento .Participación de las zonas el motor de sostenibilidad en cuanto a contenidos y conformación de nuevas audiencias.

http://ruv.unad.edu.co/

TELEVISION ABIERTA

100 Emisión de programas televisivos por señal institucional y zoom canal universitario. Educación y Desarrollo , Con Olor a Región y Ciencia y Tecnología

124 emisiones realizadas a nivel nacional por televisión abierta para el público en general y a nivel internacional por streaming .

http://www.senalinstitucional.gov.co/micrositio/educaci%C3%B3n-y-desarrollo

http://www.senalinstitucional.gov.co/micrositio/con-olor-regi%C3%B3n

http://www.zoomcanal.com.co/

Proyecto 7. Gestión de la información y del conocimiento institucional

http://noticias.unad.edu.co/http://ruv.unad.edu.co/index.php/informativo/ruv-noticias

https://www.yo...v=4-8BRJ5ZLCw

http://academia.unad.edu.co/estudiantes/servicios/aplicaciones-para-movileshttp://canal.unad.edu.co/movil

META % ESTRATEGIA ALCANCE EVIDENCIA

AREA WEB CONFERENCE

100 Implementación del nuevo sistema web conferfence para dinamizar la comunicación organizacional e informativa.

1920 servicios activados asociados con eventos de orden académico y administrativo.Alcance del sistema para ser usado en dispositivos móviles.

https://docs.google.com/a/unad.edu.co/spreadsheet/ccc?key=0AqUV8t9sYzL4dGowUjNiaUpJQzJubXU4emZqb2REUHc&usp=drive_web#gid=5

PORTAL INSTITUCIONAL

100 Implementación del portal institucional UNAD para consulta en dispositivos móviles .

En la actualidad cualquier usuario que quiera consultar información de la UNAD puede adquirirla a través de celulares o tablets.

Mas de 1900 productos asociados con diseño grafico para comunicación visual.

Implementación de portal UNAD Florida.

425 contenidos informativos para el portal institucional en ingles

www.unad.edu.co

www.unad.us

http://en.unad.edu.co/

Proyecto 7. Gestión de la información y del conocimiento institucional

PROYECTO 8. BUEN GOBIERNO

• 2013• Dieciocho (18) buenas prácticas registradas • Se autorizó el uso de firma digital mediante

resolución; Se implementó firma digital por medio de Token P12; Se adquirió el servidor de la aplicación web para la firma digital de Certicámaras; Se implementó el sistema e-título y Diploma Digital.

• Se llevó a cabo el registro de 5 aplicaciones y 60 registros de propiedad intelectual de la UNAD en la Dirección Nacional de Derechos de Autor.

• Se llevó a cabo un 25% de avance en la implementación de mecanismos motivacionales preventivos que generen en los servidores públicos alta calidad en el desempeño de sus funciones.

• Se generó el código de ética, el cual no alcanzó a ser formalmente aprobado.

• Se avanzó en un 65% en la generación estrategias para minimizar los riesgos o debilidades en la aplicación de los procesos de conformidad con las conductas objeto de actuación disciplinaria.

• 2014• Sistema de firma digital con estampa

cronológica y sistemas SSL para ingreso y transmisión de datos seguros desde la página web de la UNAD.

• Se llevó a cabo el registro de 67 registros de propiedad intelectual de la UNAD en la Dirección Nacional de Derechos de Autor.

• Se llevó a cabo un 100% de cumplimiento en la implementación de campañas motivacionales preventivas que generen en los servidores públicos alta calidad en el desempeño de sus funciones.

• Se dio un 100% de cumplimiento en la Identificación de conductas mas reiteradas que generan el inicio de actuaciones disciplinarias con el fin verificar y/o proponer acciones de mejora de parte de las Dependencias involucradas.

PROYECTO 8. BUEN GOBIERNO

MicrofilmaciónSeries documentales de conciliaciones Bancarias, Declaraciones Tributarias, Registros Académicos y registros de Alumnos Graduados de los años 2005 a 2010

GRAN TOTAL1. 050.231Imágenes

Proyectadas 300.000

realizadas 312.731

imágenes

A 31/12/2013103.170

Digitalización

Realizar la Digitalización de los Actos Administrativos del Archivo Central Histórico de los años 2002 a 2011

Realizados a 2013

72.573

Proyectado 2002 a 2011 realizado 2002 a 2014 Total 209.882

A la fecha282.455

En promedio de 3 folios por imagen o registro

Estrategia Gobierno en Línea – Manual GEL 3.1

2013• Cumplimiento de un 70% de

Manual GEL 3.1, fortaleciendo la UNAD en temas de Gobierno Electrónico.

• Se ajustó el funcionamiento del portal institucional, acorde con las políticas de gobierno en línea Manual GEL 3.1.

• Se llevaron a cabo las fases de capacitación, Planeación, Transición y monitoreo de la adopción de protocolo IPv6 en 11 sedes de la UNAD.

2014• Cumplimiento de un 89% promedio de los 6

componentes de Manual GEL 3,1, fortaleciendo la UNAD en temas de Gobierno Electrónico: (Institucionalización GEL, IPV6, SGSI, GreenIT, Caracterización de Usuarios, Espacios para interacción, Trámites y servicios en Línea, Uso de Medios Electrónicos, Construcción Participativa, entre otros (Cluster 37%/VIMEP 19%/GIDT 27%/SGRAL 11%/THUM 4%).

• Se ajustó el funcionamiento de la totalidad de portales institucionales en zonas, acorde con las políticas de gobierno en línea GEL Manual 3.1 cumpliendo con el 100% (VIMEP/NODOS).

• Se llevaron a cabo las fases de Capacitación, Planeación e inicio de Transición de la adopción de protocolo IPv6 en 5 sedes de la UNAD en un 83% (Pitalito, Pasto, Duitama, Cartagena, Santa Marta).

PROYECTO 8. BUEN GOBIERNO

- Renovar el contrato Marco de Conectividad (100%)

PROYECTO 9. INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIÓN Y TECNOLOGÍA

- Logros Renovación Contrato Marco de Conectividad

PROYECTO 9. INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIÓN Y TECNOLOGÍA

- Incorporar mediante la modalidad de arrendamiento Leasing (75%)

PROYECTO 9. INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIÓN Y TECNOLOGÍA

- Integrar en el proceso de aprendizaje un sistema de Proctoring 21 Centros(100%)

PROYECTO 9. INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIÓN Y TECNOLOGÍA

100%Renovar las herramientas de

licenciamiento de software para la operación Campus Virtual y Actividades institucionales

•Se adjudico el contrato de licenciamiento de software para la UNAD que incluye Microsoft, Adobe, Webconference y demás licencias necesarias para la operación.

65%Implementar un sistema de detección de intrusos IDS

•Se realizó la compra instalación y configuración del equipo Checkpoint DDoS Protector Appliance 1006 en el NAP de las Americas en Miami.

70%Actualizar Infraestructura

tecnológica NAP

•Fortalecimiento de la PTI mediante la adquisición y puesta en funcionamiento de Blade, Switch, Licenciamiento de software para detección de vulnerabilidades WEB y de servidores.

100 %Realizar contrato de mantenimiento para fortalecer el sistema de equipos de cómputo, comunicaciones, audio y

webconference

•Se llevo a cabo la adjudicación del contrato de repuestos a través del cual se realiza el mantenimientos de equipos y capacitación tecnológica

PROYECTO 9. INFRAESTRUCTURA DE COMUNICACIÓN Y TECNOLOGÍA

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DE LOS LOGROS

OP5 88,1 %

PR7 86 %

PR8 95,5 %

PR9 84,9%

METAS NO LOGRADAS

PR7• Identificar, definir y proponer 10 indicadores estratégicos para la construcción del Cuadro

de Mando Integral - CMI del Modelo de Inteligencia de Negocios de la UNAD - Zonas• Lograr el 10% de efectividad de la estrategia de comunicación digital segundo periodo

PR8

• Avanzar en la articulación para una UNAD más eficiente, transparente y participativa, por medio de la implementación del Manual GEL 3.1 teniendo en cuenta la complejidad de las principales metas planteadas, principalmente las relacionadas con Gobierno en Línea en cuanto a implementación de cadenas de trámites, IPv6 y SGSI.

• Adoptar el protocolo IPV6 en la red LAN y WAN en 5 centros de la UNAD.

PR9• Implementar un sistema de administración de Back Up• Implementar mejoras en al menos 4 centros de la UNAD

CONCLUSIONES Y PROPUESTAS DE

MEJORAMIENTO PARA EL 2015

• Realizar el desarrollo y pruebas piloto de la aplicación del Sistema de Información Gerencial, para que permita la interacción de variables institucionales y generación automática de indicadores que permita la toma de decisiones

• Adelantar acciones preventivas tendientes a la disminución de conductas reiteradas que afecten el normal funcionamiento de la Universidad, así como los procesos disciplinarios existentes y a los que se deba dar apertura en el año 2015 con ocasión a la afectación al deber funcional.

• Articular la UNAD a los nuevos lineamientos GEL para seguir fortaleciendo y avanzando en la Gobernabilidad a partir del aprovechamiento de las TIC.

• La consolidación de metas que contribuyen al perfeccionamiento del plan de desarrollo en lo que refiere a la infraestructura de comunicación y tecnología, deben estar alineadas con las vigencias de los contratos de tecnología existentes, en pro que el desarrollo de estos no se haga a destiempo.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN