GIRGestor Integrat de Referències

Àrea d’Afers Acadèmics

Febrer 2012

GIR - Gestor Integrat de Referències Àrea d’Afers Acadèmics

1.- Antecedents

Des de fa temps s’ha arribat a la conclusió que el correu electrònic no té tot un seguit de prestacions, i és per això que es veu la necessitat d'implementar un programari que s'adapti a l'àmbit de les noves tecnologies i que impliqui un canvi organitzatiu en aquesta gestió.

A més, en la línia de realitzar millores en la gestió del procés de matrícula, s'ha vist la necessitat de crear una interface interna entre l’Àrea i les Gestions Acadèmiques per a compartir informació i per a millorar la transparència sobre les incidències, classificant-les correctament i compartint la informació sobre el seu estat amb les Gestions Acadèmiques.

Dins de les tasques de coordinació amb les Gestions Acadèmiques dels centres, l’Àrea d’Afers Acadèmics realitza funcions de gestió d'incidències acadèmiques. Aquesta gestió es realitza majoritàriament mitjançant el correu electrònic i el telèfon. El volum de correus electrònics gestionats durant el curs anterior, es va elevar a 70.000.

GIR - Gestor Integrat de Referències

Disposar d’una eina col·laborativa, capaç de gestionar les relacions amb les Gestions Acadèmiques dels centres, i d'actuar com a repositori, és a dir, com un lloc centralitzat on s'emmagatzemi i es mantingui la informació, i que servirà alhora com a Gestor del Coneixement.

Àrea d’Afers Acadèmics

2.- Objectiu del Projecte

Ha de ser l'eina fonamental per a la gestió de les referències, complint tot un seguit de requisits:

• Garantir la seguretat de la informació• Ser un servei disponible les 24 hores del dia (24x7)• Disposar d'un manteniment

Poder integrar la base de dades que s'utilitza en l'actualitat i que conté les referències que s'han anat realitzant a data d’avui, podent ampliar així el repositori.

En conclusió, l'objectiu és guanyar eficiència en el funcionament a l'Àrea, un major control del treball realitzat que es reflectís en les estadístiques i informes de resultats, i per tant, una major qualitat del servei.

GIR - Gestor Integrat de Referències Àrea d’Afers Acadèmics

3.- Estudi de Mercat

Atesa la necessitat de comptar amb una plataforma que compleixi els requisits descrits, i donada la reducció econòmica actual, l’Àrea ha fet un estudi de mercat dels diferents aplicatius existents a la xarxa i que compleixin les característiques tècniques següents:

• Aplicació GNU, és a dir, de lliure distribució

• Realitzat en llenguatge PHP

• Amb suport de base de dades

En ser un aplicatiu GNU, permet que es realitzin les modificacions adients en el codi del mateix, sense incórrer en problemes legals, aconseguint:

• Major adaptació de l'aplicatiu a les necessitats de l'Àrea

• Rebaixar costos econòmics al no haver de desenvolupar íntegrament la plataforma

L'aplicació ha d’estar desenvolupada en llenguatge PHP i amb suport de base de dades en MySQL per tal de complir amb les directrius per a noves aplicacions, que marca el Servei d'Informàtica de la UAB.

GIR - Gestor Integrat de Referències

Les adaptacions realitzades al programari, per a la seva adaptació a les necessitats de l'Àrea, bé per modificacions implementades o per ampliacions efectuades en el codi, són les següents:

Àrea d’Afers Acadèmics

4.- Adaptacions realitzades al Programari

• Modificació del codi per a la integració de l'autenticació d'usuaris a través de LDAP

• Modificació del codi per a la supressió de l'autenticació d'usuaris mitjançant la seva adreça de correu electrònic

• Creació de la versió en català de tota la interfície del programari

• Adaptació dels conceptes de funcionament del programari, a l'estructura organitzativa i als procediments de treball de l'Àrea

• Realització de tutorials en català i en castellà, tant en la seva versió dinàmica com en format PDF, per al personal de l'Àrea. Total: 100 tutorials

• Realització de tutorials en català i en castellà, tant en la seva versió dinàmica com en format PDF, per al personal de les Gestions Acadèmiques dels centres. Total: 28 tutorials

• Personalització de la pàgina d'accés al programari, així com les internes, per incloure els logotips corporatiu i de l'aplicació

GIR - Gestor Integrat de Referències Àrea d’Afers Acadèmics

5.- Flux de les Referències

El centre emetla referència

Es rep a l’Àrea

Els Gestorsl’assignen a un

supervisor

El supervisorinicia l’anàlisi

Es necessitenmés dades

El supervisorsoluciona lareferència

Se sol·licitenal centre

El centrerespon

Tancada

Pendent

Assignada

Rebuda

Cas A: L'emissor de la referència és el centre

GIR - Gestor Integrat de Referències Àrea d’Afers Acadèmics

5.- Flux de les Referències

L’Àrea emetla referència

La repel centre

El centrerespon

El supervisorinicia l’anàlisi

Es necessitenmés dades

El supervisorsoluciona lareferència

Se sol·licitenal centre

Tancada

Pendent

Pendent

Pendent

Cas B: L'emissor de la referència és l’Àrea

GIR - Gestor Integrat de Referències

Accés al servidor GIR:

https://gir.uab.cat

Àrea d’Afers Acadèmics

6.- Demostració Pràctica

GIRGestor Integrat de Referències

Àrea d’Afers Acadèmics

Febrer 2012