GLOSARIO A - Escolme Institución Universitaria · El valor total del arqueo de caja puede ser...

Calle 50 No. 40-39 - Teléfono 216 17 00 – www.escolme.edu.co – Medellín - Colombia

_________________________________________________________________________

GLOSARIO

• Abonar. Pagar, acreditar. Asentar en el haber una partida contable.

Como es de práctica generalmente aceptada, las partidas se abonan al lado derecho de los libros de cuentas.

• Acaparar. Retener bienes de consumo en cantidades suficientes para controlar los precios o evitar el libre juego de oferta y demanda.

• Acreedor. Personas o firmas a las cuales se debe. En contabilidad, las cuentas cuya suma es mayor en el haber o lado derecho. Los saldos acreedores reflejan participación en el negocio o pasivo.

• Activo. Es el conjunto de los bienes y derechos tanto tangibles como intangibles de propiedad de una persona natural o jurídica. Por lo general son generadores de renta o fuente de beneficios.

• Activo agotable (recursos no renovables). Son aquellos no susceptibles de ser reproducidos o reemplazados, lo cual implica un agotamiento en la medida que sean explotados. El agotamiento es la extinción de un recurso natural mediante la extracción, bombeo, corte, o de algún otro medio que reduzca el depósito, la existencia o el crecimiento de los recursos naturales. Ver también: bienes financieros; derecho a cobrar; provisión por depreciación.

• Activo circulante (activo corriente). Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertibles en efectivo o que por su naturaleza pueden estar disponibles en un periodo no superior a un año. Bajo esta denominación se agrupan todos los bienes de carácter permanente de propiedad de la nación, utilizados en el cumplimiento de las funciones propias de la administración nacional.

• Activo de renta fija. Títulos que permiten conocer la rentabilidad de la inversión antes de la redención, ya que este monto no depende del desempeño de la entidad emisora. Por ejemplo, los bonos.

• Activo de renta variable. Títulos valor que por sus características sólo permiten conocer la rentabilidad de la inversión en el momento de su

A


_________________________________________________________________________

redención, ya que dependen entre otros factores, del desempeño de la entidad emisora. Por ejemplo, las acciones.

• Activo fijo. Bajo esta denominación se agrupan todos los bienes de carácter permanente de propiedad de la nación, utilizados en el cumplimiento de las funciones propias de la administración nacional. Ver también: activo fijo intangible; activo fijo tangible; amortización de activos; bienes financieros; derecho a cobrar; inversiones destinadas al uso general; inversiones en bienes comunales; inversiones en gestión; provisión por depreciación.

• Activo fijo intangible (activo intangible). Los activos intangibles, tales como patentes, marcas, procesos secretos, licencias y franquicias, se deben registrar al costo, del cual forman parte los gastos inherentes como honorarios, costo de cesión y demás gastos identificables con la adquisición. Los activos intangibles se deben registrar por separado e informar de los principales conceptos, como el método de amortización y el monto acumulado de la amortización. Cuando exista incertidumbre sobre la posibilidad de obtener ingresos que permitan recuperar el costo de los intangibles, esta situación debe revelarse, acelerar su amortización e indicar las causas de la misma, sustentada en disposiciones legales vigentes.

• Activo fijo tangible (propiedades, planta y equipo). Lo integran los bienes adquiridos, construidos o en tránsito de importación, construcción y montaje, con la intención de emplearlos en forma permanente para la producción o el suministro de otros bienes y servicios, arrendarlos, o utilizarlos en la administración del ente público, y que no están destinados para la venta, siempre que su vida útil probable exceda de un año. Términos relativos: activo fijo; amortización de activos; inversiones destinadas al uso general; inversiones en bienes comunales; inversiones en gestión; provisión por depreciación.

• Activo y activo propio. Comprende las pertenencias reconocibles y medibles del ente público, representadas en bienes y derechos controlados por el mismo, como resultado de hechos pasados, de los cuales se espera derivar en el tiempo beneficios económicos y sociales. Ver también: activo agotable; activo circulante; activo fijo; amortización de activos; provisión por depreciación.

• Activos fijos - venta. Para determinar la utilidad o pérdida en la enajenación de activos se procede así:


_________________________________________________________________________

o Se determina el valor real: valor real = costo adquisición - depreciación acumulada. Esta información se consigue en la tarjeta de control de activo fijo.

o Se calcula la utilidad o pérdida: utilidad o pérdida = precio de venta - valor real.

o Si el precio de venta es mayor que el valor real, hay utilidad; si es menor, hay pérdida.

• Activos financieros. Cualquier título de contenido patrimonial, crediticio o representativo de mercancías.

• Activos monetarios. Son los activos que mantienen invariable o inmutable su valor con el transcurso del tiempo. Ejemplo: cuentas por cobrar, dinero en efectivo, depósitos en cuenta corriente, cuentas de ahorro, etc.

• Activos no monetarios. Son los activos que presentan un mayor valor con el transcurso del tiempo por efecto de la inflación. Ejemplo: acciones, maquinaria, terrenos, etc.

• Ajustes a la cuenta caja. Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación pueden presentarse un valor faltante o un valor sobrante.

• Ajustes a la cuenta caja (faltante). El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: en este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual debe realizarse un ajuste. En el asiento de ajuste para llevar el saldo de caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el monto del faltante, acreditando caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasionó el faltante:

o Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros. Ejemplo: el cajero pagó servicios de cafetería por $90,000 y no los registró, hay un faltante por ese valor.

o Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de más: el cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores.

• Ajustes a la cuenta caja (sobrante). El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros: en este caso la diferencia constituye un sobrante y debe realizarse un ajuste por este valor. Para llevar el saldo de la cuenta caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante.


_________________________________________________________________________

• Ajustes - asiento para cancelar las cuentas de ingresos. La utilidad o pérdida se determina con el saldo de la cuenta ganancias y pérdidas, así:

o Impuestos y reservas. Una vez determinada la utilidad del periodo, se calculan los impuestos y las reservas de acuerdo con la legislación y con los estatutos de la empresa. Si hay pérdida no se liquidan impuestos ni reservas, ya que éstos se calculan sobre la utilidad líquida anual.

o Cancelación de ganancias y pérdidas después de calcular los impuestos y las reservas deducidos de la utilidad neta. Se obtienen las utilidades por distribuir, finalmente se cancela el saldo de la cuenta ganancias y pérdidas acreditando la cuenta utilidad del ejercicio, cuando haya utilidad; o debitando la cuenta pérdida del ejercicio, cuando haya pérdida.

o Utilidad neta - impuestos - reservas = utilidad del ejercicio. • Ajustes - clases. Se consideran dos clases de ajustes:

o Ajustes ordinarios o Ajustes integrales por inflación.

• Ajustes - comprobante. Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable. Las partes y el proceso de elaboración son los mismos del comprobante de diario. Por contener únicamente asientos de ajuste se le denomina comprobante de ajustes y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo, como ajustes ordinarios o como ajustes por inflación.

• Ajustes - comprobante de cierre. Los saldos de las cuentas nominales sirven para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio. Una vez realizado este proceso, las cuentas nominales deben cancelarse para que al siguiente ejercicio pasen únicamente las cuentas reales o de balance. Los registros de diario efectuados al finalizar un periodo, para cancelar las cuentas nominales, se denominan asientos de cierre. Para ello se toman los datos de la columna resultado de la hoja de trabajo o los saldos del libro mayor correspondientes a este grupo de cuentas y se procede así:

o Se acredita cada una de las cuentas de gastos y costos y se utiliza como contrapartida la cuenta de resultado.

o Se debita cada una de las cuentas de ingresos y se utiliza como contrapartida la cuenta ganancias y pérdidas.

o En el sistema de inventario periódico debe cancelarse la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa (inventario inicial) e incorporar el inventario final; para ello se acredita el valor del inventario inicial y se debita el valor del inventario final; como contrapartida se utiliza, en ambos casos, la cuenta ganancias y pérdidas.


_________________________________________________________________________

o Una vez efectuados los asientos de cierre, la cuenta ganancias y pérdidas quedará con saldo débito si los egresos han sido mayores que los ingresos, esto es cuando hay pérdida; en caso contrario hay ganancia y la cuenta ganancias y pérdidas quedará con saldo crédito. El saldo de esta cuenta debe ser igual al valor de la utilidad o pérdida registrada en la columna ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo.

• Ajustes - comprobante de cierre - elaboración. Este documento contiene los asientos de cierre para cancelar las cuentas nominales, los asientos para determinar los impuestos y las reservas y para distribuir utilidades del periodo.

• Ajustes - comprobante de cierre - traslado a libros. En igual forma que el comprobante de ajustes, este comprobante se traslada a los libros diario, mayor y auxiliares, así:

o A los libros auxiliares se trasladan los valores de la columna parciales

o Al libro diario, el total de los débitos y créditos de cada cuenta o Al libro mayor como un movimiento.

• Ajustes ordinarios. Son los asientos que se realizan con frecuencia en una empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afecta las siguientes cuentas:

o Caja o Bancos o Provisiones y deudas de difícil cobro inventario de mercancías o Depreciación acumulada o Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos o Ingresos recibidos por anticipado o Ingresos por cobrar o Costos y gastos por pagar o Provisiones para obligaciones laborales o

• Amortizaciones. La reducción del valor en libros de una partida de activo fijo, como depreciación, agotamiento o la extinción gradual en libros de una partida o grupo de partidas de activo de vida limitada, acreditándola directamente o utilizando una cuenta de valuación, tales como mejoras en propiedad ajena, estudios y proyectos, patentes, concesiones, programas de computación, etc. Ver también: activo fijo; activo fijo intangible; activo fijo tangible; activo y activo propio.

• Análisis financiero. Consiste en recopilar los estados financieros estáticos (como el balance general) y dinámicos (como el estado de ganancias y pérdidas) para comparar y estudiar las relaciones existentes entre los


_________________________________________________________________________

diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas operaciones de la empresa. El análisis financiero permite determinar la conveniencia de invertir o conceder créditos al negocio; así mismo, determinar la eficiencia de la administración de una empresa. La interpretación de los datos obtenidos, mediante el análisis financiero, permite a la gerencia medir el progreso al comparar los resultados alcanzados con las operaciones planeadas y los controles aplicados; además informa sobre la capacidad de endeudamiento, su rentabilidad, y su fortaleza o debilidad financiera; esto facilita el análisis de la situación económica de la empresa para la toma de decisiones.

• Análisis financiero - método de análisis horizontal. Es un procedimiento que consiste en comparar estados financieros homogéneos en dos o más periodos consecutivos para determinar los aumentos y las disminuciones o variaciones de las cuentas, de un periodo a otro. Este análisis es de gran importancia para la empresa, porque mediante él se informan los cambios en las actividades y los resultados. Se toman dos estados financieros de la misma empresa, de dos periodos consecutivos, balance general o estado de ganancias y pérdidas, preparados en la misma forma. Bajo la razón social, el análisis horizontal se presenta en las siguientes columnas:

o Nombres de las cuentas correspondientes al estado financiero que se analiza, ordenados según el catálogo de cuentas de la empresa, sin incluir las cuentas de valorización, cuando se trate de balance.

o Frente a cada nombre, en dos columnas, se registran los valores de cada cuenta en las dos fechas que se van a comparar.

o Una columna para aumentos o disminuciones, que indica la diferencia entre las cifras registradas en los dos periodos.

o Una columna adicional para registrar los aumentos y las disminuciones en porcentajes.

o Una columna para registrar las variaciones en términos de razones, para lo cual se toman los datos absolutos de los estados financieros comparados y se dividen los valores del año más reciente entre los valores del año anterior.

o Al observar los datos obtenidos se deduce que cuando la razón es inferior a 1, hubo disminución; cuando es superior, hubo aumento. Han sido positivos o desfavorables; así mismo, permite definir cuáles merecen mayor atención por ser cambios significativos en la marcha del negocio. A diferencia del análisis vertical que es estático, porque analiza y compara datos de un solo periodo, este procedimiento es dinámico, porque relaciona los cambios financieros presentados en aumentos y disminuciones, de un periodo a otro. Este procedimiento tiene la ventaja de mostrar las variaciones en cifras absolutas, en porcentajes o en razones, lo cual permite observar ampliamente los


_________________________________________________________________________

cambios presentados para su estudio, interpretación y toma de decisiones.

• Análisis financiero - método de análisis vertical. Se emplea para analizar estados financieros como el balance general y el estado de resultados o de ganancias y pérdidas o estado de ingresos y egresos, al comparar cifras en forma vertical. Para efectuar el análisis vertical hay dos procedimientos:

o Procedimiento de porcentajes integrales o Razones financieras

• Anticresis. Contrato por el que se otorga un inmueble en usufructo hasta la cancelación de una deuda.

• Arrendamiento financiero o Leasing. Es un contrato de arrendamiento financiero a través del cual una sociedad arrendadora adquiere, por orden de un arrendatario un bien o serie de bienes y se los entrega a título de arrendamiento, con la contraprestación de una remuneración llamada "canon de arrendamiento", otorgándole al vencimiento del contrato la posibilidad de ejercer la opción de adquisición. Entiéndase por operación de arrendamiento financiero la entrega a titulo de arrendamiento de bienes adquiridos para el efecto, financiando su uso y goce a cambio del pago de cánones que recibirá durante un plazo determinado, pactándose para el arrendatario la facultad de ejercer al final del periodo una opción de adquisición. En consecuencia, el bien deberá ser de propiedad de la compañía arrendadora, derecho de dominio que conservará hasta tanto el arrendatario ejerza la opción de compra. Así mismo, debe entenderse que el costo del activo dado en arrendamiento se amortizará durante el término de duración del contrato, generando la respectiva utilidad (Art. 2º Decreto 913 de 1993).

• Arrendamiento operativo. Es un contrato de arrendamiento financiero sin opción de adquisición, en el cual el propietario del activo cede el derecho de uso y goce al arrendatario, a cambio de un pago de cánones de arrendamiento en un tiempo determinado.

• Arrendatario. Es la persona natural o jurídica que toma en arriendo los activos y que contribuyen al proceso de producción o desarrollo de su negocio.

• Asientos contables. Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.

• Asientos - tipos. Existen dos tipos de asientos: o Asiento simple: Cuando solamente se afectan dos cuentas

correspondientes a un débito y a un crédito.


_________________________________________________________________________

o Asiento compuesto: Cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una acreedora.

• Auditoría. Es el examen objetivo y sistemático de las operaciones financieras y administrativas de una entidad, practicado con posterioridad a la ejecución y para su evaluación. / Revisión, análisis y examen periódico que se efectúa a los libros de contabilidad sistemas y mecanismos administrativos así como los métodos de control interno de una entidad administrativa, con el objeto de determinar opiniones con respecto a su funcionamiento.

• Auditoría de resultado de programas. Examen para verificar si las actividades de las dependencias y entidades del sector público se realizaron con oportunidad para el logro de los objetivos y metas programadas en relación con el avance del ejercicio presupuestario.

• Auditoría financiera. Examen y comprobación de las operaciones, los registros, los informes y los estados financieros de una entidad, correspondientes a determinado periodo, la determinación de las disposiciones legales, políticas y otras normas aplicables, y la revisión y evaluación del control interno establecido. /Revisión, análisis y examen de las transacciones, operaciones y requisitos financieros de una entidad con objeto de determinar si la información financiera que se produce es confiable, oportuna y útil.

• Auditoría integral. Revisión global de las actividades financieras, contables y administrativas que realizan las dependencias y entidades de la administración pública federal, que incluye Auditoría financiera, operacional, de resultados de programas y de legalidad. Ver también: control; control contable; control externo; control de gestión; control interno; control posterior; control presupuestario; control de regularidad.

• Auditoría operacional. Revisión y evaluación parcial o total de las operaciones y los procedimientos adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la dirección a eliminar las deficiencias por medio de la recomendación de medidas correctivas.

• Auditoría presupuestaria. Proceso de examen y revisión en detalle de las actividades de gobierno para verificar la eficiencia, honestidad y legalidad con que se emplean los recursos del Estado.

• Balance de comprobación o balance de prueba. A esta sección se

trasladan los saldos de las cuentas del libro mayor, antes de llevarse

a cabo los ajustes del periodo contable. Los valores se registran a renglón

seguido, al debe o al haber de acuerdo con el saldo que tenga cada cuenta;

B


_________________________________________________________________________

en condiciones normales en el debe se registran las cuentas de activo,

gastos y costos, y en el haber se registran los saldos de las cuentas que

representan disminución del activo, las cuentas del pasivo, patrimonio e

ingresos. Los totales de las columnas débitos y créditos deben dar sumas

iguales.

• Balance general. Es un estado financiero básico que informa en una fecha

determinada la situación financiera de la empresa, al presentar en forma

clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su

patrimonio, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de

contabilidad generalmente aceptados. En el balance sólo aparecen las

cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos

ajustados del libro mayor y libros auxiliares los datos pueden trasladarse

directamente de la columna balance general de la hoja de trabajo. El

balance general debe elaborarse por lo menos una vez al año y con fecha

31 de diciembre, firmado por los responsables: contador, revisor y gerente.

Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea

general.

• Balance general clasificado. Para que muestre en forma más clara y

detallada la situación financiera de la empresa, pueden hacerse

subclasificaciones, dentro de cada grupo de cuentas que conforman el

balance; a éste se le llama balance general clasificado. Esta forma de

presentación permite hacer un buen análisis financiero. El activo de una

empresa se clasifica de acuerdo con su grado de disponibilidad, o sea, la

facilidad o rapidez para ser convertido en efectivo, en un periodo

determinado. El pasivo se clasifica en razón de la exigibilidad, o sea, el

plazo que tiene la empresa para pagar sus deudas.

• Balance general clasificado - activo. La subclasificación se presenta así:


_________________________________________________________________________

o Activo corriente: se incluyen los grupos: disponible, inventarios y la

parte corriente de inversiones y deudores.

o Activo no corriente: inversiones y deudores a largo plazo, o sea, la

porción no corriente.

o Propiedades, planta y equipo: terrenos, construcciones en curso,

construcciones y edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de

oficina, flota y equipo de transporte, además de las depreciaciones.

o Intangibles: crédito mercantil, marcas, patentes, know how,

licencias y amortización acumulada.

o Diferidos: comprende gastos pagados por anticipado y cargos

diferidos.

o Otros activos: bienes de arte y cultura, y diversos.

o Valorizaciones: de inversiones, propiedades, planta y equipo y de

otros activos.

• Balance general clasificado - pasivo y patrimonio. El pasivo se clasifica

así:

o Pasivo corriente: se incluyen los grupos: impuestos, gravámenes y

tasas, pasivos estimados y provisiones, además de la parte corriente

de obligaciones financieras, proveedores, cuentas por pagar y

obligaciones laborales.

o Pasivo a largo plazo: obligaciones financieras, proveedores,

cuentas por pagar y obligaciones laborales a largo plazo, o sea, la

porción no corriente.

o Diferidos: ingresos recibidos por anticipado y abonos diferidos.


_________________________________________________________________________

o Otros pasivos: anticipos y avances recibidos y diversos.

o El patrimonio: se clasifica así:

� Capital social

� Superávit de capital

� Reservas

� Revalorización del patrimonio

� Dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas

o partes de interés social.

� Resultados de ejercicios anteriores

� Superávit por valorizaciones

• Balance general - formas de presentación. El balance general puede

presentarse en dos formas:

o En forma horizontal o de cuenta: se presentan al lado izquierdo las cuentas de activo (por tener saldo débito), al lado derecho las cuentas de pasivo y patrimonio (por tener saldo crédito). Este modelo de presentación se basa en el esquema de la ecuación patrimonial.

o En forma vertical o de reporte: se caracteriza porque en la parte superior se presentan las cuentas de activo, enseguida las de pasivo y, por último, en la misma columna, las cuentas de patrimonio.

• Balance general - partes. Las siguientes son las partes del balance general:

o Encabezamiento: formado con el nombre o la razón social de la empresa, el nombre del documento y la fecha de elaboración.

o Cuerpo o contenido: el balance general, lo mismo que el inventario, debe reflejar en su contenido la ecuación patrimonial; por ello, en el cuerpo de un balance se incluyen únicamente las cuentas reales y se presentan clasificadas bajo tres títulos, así: en primer lugar, el


_________________________________________________________________________

nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de activo; en segundo lugar, nombre y valor detallado de las cuentas de pasivo; por último, las cuentas de patrimonio. Las cuentas se presentan con su valor bruto y su valor neto. En los valores totales debe comprobarse la ecuación patrimonial.

o Firmas: debe llevar las firmas de los responsables de su elaboración, revisión y aprobación: el contador, el revisor y el gerente. En el caso de las sociedades vigiladas por la Superintendencia Financiera, el contador y el revisor deben ser contadores públicos con matrícula profesional vigente.

o Notas a los estados financieros: como parte integral de los estados financieros deben presentarse las notas que amplían la información sobre las políticas y el sistema contable, además del manejo y detalle de cuentas principales y auxiliares reportadas.

• Bienes excluidos o que no causan IVA: Son aquellos que por expresa disposición de la ley no causan el impuesto, de forma que quien comercializa con ellos no se convierte en responsable de impuesto a las ventas, ni tiene obligación alguna con el gravamen.

• Bienes exentos de IVA: Tienen un tratamiento especial y se encuentran gravados con la tarifa de 0 (cero); es decir, están exonerados del impuesto; los productores de estos bienes adquieren la calidad de responsables con derecho a devolución de este impuesto.

• Bienes financieros (inversiones de renta fija). Representa el monto de la inversión, en moneda legal o extranjera, en títulos valores o documentos financieros, cuyo rendimiento se encuentra predeterminado por las condiciones contractuales.

• Bienes financieros (inversiones de renta variable). Representa el valor invertido, en moneda nacional o extranjera, en títulos cuya rentabilidad está determinada en función de la participación de las utilidades del ente emisor o patrimonio autónomo.

• Bienes gravados con IVA: Son aquellos a los que se les aplica la tarifa correspondiente, de acuerdo con la clasificación asignada.

• Catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas contiene la relación

ordenada de las clases, los grupos, las cuentas y las subcuentas de C


_________________________________________________________________________

activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costos de

operación o producción, y cuentas de orden, identificadas con un código

numérico y su respectiva denominación. Adicionalmente a las subcuentas

señaladas en el catálogo, podrán utilizarse las auxiliares que se requieran

de acuerdo con las necesidades de la empresa, para lo cual bastará con

incorporarlas a partir del séptimo dígito.

• Catálogo de cuentas - activo. Pertenecen a las cuentas reales.

Representa los bienes y derechos, apreciables en dinero, de propiedad de

la empresa. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en

bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las

cuentas por cobrar y los créditos a su favor.

• Catálogo de cuentas - características del activo. Estar en capacidad de

generar beneficios o servicios:

• Estar bajo el control de la empresa.

• Generar un derecho de reclamación.

• Catálogo de cuentas - características del patrimonio. Está constituido

por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa. Se

incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio

contable.

• Catálogo de cuentas - costo de producción o de operación. Pertenecen

a las cuentas nominales, de resultado o transitorias. Agrupa el conjunto de

cuentas que representa las erogaciones asociadas, clara y directamente,

con la elaboración o la producción de los bienes, o la prestación de

servicios, de los cuales el ente económico obtiene sus ingresos. El

movimiento de estas cuentas se registra en forma similar a las cuentas de

costo de ventas.

• Catálogo de cuentas - costo de ventas. Pertenecen a las cuentas

nominales, de resultado o transitorias. Representa el valor de adquisición


_________________________________________________________________________

de los artículos destinados a la venta. Estas cuentas empiezan y aumentan

en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber; normalmente no se

acreditan; su saldo es débito. Por ejemplo, si se compran 10 vestidos por

valor de $500,000 y 20 pares de zapatos por valor de $400,000. Al sumar el

movimiento de la columna del debe se obtiene un saldo débito por la suma

de $900,000.

• Catálogo de cuentas - cuentas contables. Cuenta es el nombre que se

utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente

realiza una empresa. Al asignar un nombre a una cuenta, éste debe ser tan

claro, explícito y completo, que él solo identifique lo que representa la

cuenta.

• Catálogo de cuentas - cuentas de activo. Estas cuentas empiezan y

aumentan su movimiento en el debe, y disminuyen y se cancelan en el

haber. Por lo general su saldo es débito. Por ejemplo, en la cuenta de

activo, Vehículos, la compra de un automóvil por valor de $5.000,000

constituye el primer registro; la adquisición de otro vehículo por la suma de

$7.000,000 significa otro registro, y aumenta la cuenta; sumado al valor

anterior da un movimiento débito por un total de $12.000,000. Al realizar la

venta del primer vehículo, se registra $5.000,000 en el haber, porque

constituye una disminución del activo. El movimiento crédito es de

$5.000,000. El saldo de la cuenta de activo se calcula mediante la

diferencia entre débitos y créditos, o sea: $12.000,000 - $5.000,000 =

$7.000,000 como son mayores los débitos, el saldo es débito. La clase de

cuentas de activo está conformada por caja, bancos, clientes, acciones,

terrenos, y otras, que para su conocimiento y manejo se encuentran en

forma detallada en el Plan Único de Cuentas.

• Catálogo de cuentas - cuentas de gastos. Pertenecen a las cuentas

nominales, de resultado o transitorias. Estas cuentas empiezan y aumentan

en el debe, disminuyen y se cancelan en el haber. Su saldo es débito. Por


_________________________________________________________________________

ejemplo, se pagan servicios públicos del mes de mayo así: energía $75,000

agua $30,000 y teléfono $65,000; estos valores se registran en el debe,

porque representan aumento de gastos para la empresa. Al sumar la

columna del debe se obtiene un saldo débito por la suma de $170,000.

• Catálogo de cuentas - cuentas de ingresos. Pertenecen a las cuentas

nominales, de resultado o transitorias. Estas cuentas empiezan y aumentan

en el haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio, para

cancelar un saldo. Ejemplo: se reciben $250,000 mensuales por concepto

de arrendamiento de un local, por los meses de enero, febrero y marzo.

Estos valores se registran en el haber porque representan aumento de un

ingreso. Al sumar los ingresos registrados en la columna del haber, se

obtiene el saldo crédito por la suma de $750,000.

• Catálogo de cuentas - cuentas de orden. Pertenecen a las cuentas

nominales, de resultado o transitorias. Agrupan tanto los valores que

reflejan hechos o circunstancias que pueden afectar la estructura financiera

de la empresa, como las cuentas que sirven para efectos de control interno

o información general, además de las que se utilizan para conciliar las

diferencias entre los registros contables de la empresa y las declaraciones

tributarias.

• Cuentas de orden deudoras: Los dineros, documentos y bienes que

conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se manejan como las

cuentas de activo; por tanto su saldo es débito. Ejemplo: bienes y valores

entregados en custodia o en garantía.

• Cuentas de orden acreedoras: Están constituidas por los bienes que se

han recibido para custodia, manejo o negociación. Éstas se manejan como

cuentas de pasivo, por lo cual su saldo es crédito. Ejemplo: bienes y valores

recibidos en custodia o en garantía.


_________________________________________________________________________

• Catálogo de cuentas - cuentas de pasivo. Estas cuentas empiezan y

aumentan su movimiento en el haber; disminuyen y se cancelan en el debe,

y por lo general su saldo es crédito. Por ejemplo, la empresa tiene una

deuda por $350,000 valor que constituye el primer registro en el haber de

proveedores nacionales; otra deuda por $500,000 representa un aumento

de la deuda. Esto es, otro registro crédito que sumado al anterior da un

movimiento crédito por $850,000. Al cancelar la primera deuda, por

$350,000 proveedores se debita por este valor, porque constituye una

disminución del pasivo. Para calcular el saldo de la cuenta de pasivo se

establece la diferencia entre créditos y débitos, o sea: $850,000 - $350,000

= $500,000. Como son mayores los créditos, el saldo es crédito. A la clase

de cuentas de pasivo pertenecen: obligaciones con bancos nacionales,

proveedores nacionales, salarios por pagar, y otras que usted aprenderá a

manejar con el Plan Único de Cuentas.

• Catálogo de cuentas - cuentas de patrimonio. Su movimiento es igual al

de las cuentas del pasivo. Por ejemplo, para constituir una empresa, tres

socios aportan $1.000,000, $2.000,000 y $4.000,000 respectivamente. Al

contabilizar estos aportes se registran en el haber, por ser un aumento del

patrimonio. El socio que aportó $1.000,000 se retira; por ser una

disminución del patrimonio, el valor se registra en el debe. Para calcular el

saldo en una cuenta de patrimonio se establece la diferencia entre créditos

y débitos, así: $7.000,000 - $1.000,000= $6.000,000. Por ser mayores los

créditos, el saldo es crédito.

• Catálogo de cuentas - cuentas de resultado o transitorias. Las cuentas

nominales también son llamadas de resultado, porque al final de un

ejercicio contable dan a conocer las utilidades, los costos y los gastos. Son

transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable. Comprende

las cuentas del estado de ganancias y pérdidas: de ingresos, gastos, costo

de ventas, y costo de producción o de operación.


_________________________________________________________________________

• Catálogo de cuentas - cuentas reales o de balance. Estas cuentas

representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman

parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden

ser de activo, pasivo o patrimonio.

• Catálogo de cuentas - estructura. El plan está estructurado sobre la base

de los siguientes niveles:

• Clase: el primer dígito • Grupo: los dos primeros dígitos • Cuenta: los cuatro primeros dígitos • Subcuenta: los seis primeros dígitos • Auxiliares: con siete o más dígitos

Las clases que identifican el primer dígito son:

� Clase 1 activo � Clase 2 pasivo � Clase 3 patrimonio � Clase 4 ingresos � Clase 5 gastos � Clase 6 costo de ventas � Clase 7 costos de producción o de operación � Clase 8 cuentas de orden deudoras � Clase 9 cuentas de orden acreedoras

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o estado de resultados, y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

• Catálogo de cuentas - gastos. Una empresa debe efectuar pagos por

servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto

constituye un gasto o una pérdida, porque esos valores no son

recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios

públicos y otros.


_________________________________________________________________________

• Catálogo de cuentas - ingresos. Son los valores que recibe la empresa

cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una

ganancia.

• Catálogo de cuentas - la partida doble. Al examinar cualquier operación

mercantil y recordar el manejo de las cuentas, se descubrirá que en cada

una de ellas se afectan, por lo menos, dos cuentas: una que se debita y

otra que se acredita. Ejemplo 1: venta al contado de un terreno por

$7.400,000. Al vender al contado se recibe dinero, significa que caja,

cuenta de activo, aumenta; por ello, se debita. Se recibe dinero y a cambio

se entrega un terreno, luego la cuenta terrenos, que también es de activo,

disminuye; por tanto, se acredita. Ejemplo 2: compra de mercancías a

crédito por $900,000. La cuenta de costo de mercancías aumenta,

debitándose. Al recibir la mercancía debe pagarse ese valor, pero la

mercancía es comprada a crédito, por lo que las deudas aumentan, luego la

cuenta de pasivo, nacionales, se acredita. Los ejercicios anteriores ayudan

a deducir el principio universal de la partida doble, base del sistema de la

contabilidad moderna (introducido por Fray Lucas Paciolo), según el cual si

se debita una cuenta por un valor, deben acreditarse otra u otras por igual

valor, lo que significa que en cualquier asiento contable la suma de los

débitos debe ser igual a la suma de los créditos.

• Catálogo de cuentas - pasivo. Representa las obligaciones contraídas por

la empresa, para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe

pagar por cualquier concepto: la obligación tiene que haberse causado, lo

cual implica el deber de hacer el pago. Existe una deuda con un beneficiario

cierto.

• Catálogo de cuentas - patrimonio. Es el valor resultante de la diferencia

entre el activo y el pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para

constituir la empresa, y además incluye las utilidades y reservas. Este


_________________________________________________________________________

grupo constituye un pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual

se maneja de igual forma que las cuentas de pasivo.

• Ciclo contable. Es el proceso ordenado y sistemático de registros

contables: desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el

registro en libros, hasta la preparación de estados financieros.

• Ciclo contable - partes. Consta de las siguientes partes:

• Apertura: Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable

con los aportes del dueño o socios registrados en el inventario

general inicial, con el cual se elaboran el balance general inicial y el

comprobante de apertura, que sirve para abrir los libros principales y

auxiliares.

• Movimiento: Las transacciones comerciales que diariamente realiza

una empresa deben estar respaldadas por un soporte, el cual

permite su registro en el comprobante diario, y el traslado a los libros

principales y auxiliares de contabilidad. De acuerdo con sus

necesidades, el registro del movimiento operativo de la empresa se

puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en

comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba.

• Cierre: En esta etapa se elabora lo siguiente:

• Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de

contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual se

traslada a los libros principales y auxiliares.

• Hoja de trabajo: Se realiza opcionalmente cada mes y sirve

de base para preparar los estados financieros: balance

general y estado de resultado o de ganancias y pérdidas.

• Comerciantes. Son las personas que profesionalmente se ocupan en

algunas de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad del


_________________________________________________________________________

comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio

de apoderado, intermediario o interpuesta persona. Para todos los efectos

legales se presume que una persona ejerce el comercio en los siguientes

casos:

• Cuando se halle inscrita en el registro mercantil

• Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto

• Cuando se anuncia al público por cualquier medio.

• Comerciantes - obligaciones. Para ejercer su labor, los comerciantes deben cumplir con las siguientes obligaciones:

• Matricularse en el registro mercantil

• Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos

respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.

• Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las

prescripciones legales.

• Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás

documentos relacionados con sus negocios o actividades.

• Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente

de sus obligaciones mercantiles.

• Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

• Comerciantes - trámites legales. Los comerciantes legalmente

establecidos, o sea matriculados en la Cámara de Comercio, deben tramitar

algunos documentos para tener derecho a ejercer el comercio de acuerdo

con las normas del municipio. Cada municipio tiene facultades para

determinar los trámites y requisitos que legalizan el funcionamiento de un

negocio. Para esto, los comerciantes deben acreditar los documentos


_________________________________________________________________________

expedidos por la entidad correspondiente al domicilio de la empresa. Los

documentos son los siguientes:

• Copia del registro mercantil expedido por la Cámara de Comercio.

• Copia de la matrícula de Industria y Comercio expedido por la

Tesorería Municipal.

• Paz y salvo de la Tesorería Municipal por el pago de impuestos

municipales.

• De acuerdo con su actividad, algunos negocios requieren tramitar: • Patente de sanidad expedida por el servicio de salud pública.

• Certificado del Cuerpo de Bomberos.

• Certificados expedidos por las oficinas de planeación

municipal y de obras públicas, de acuerdo con la actividad o el

objeto social del comerciante.

• Paz y salvo de Sayco y Acinpro, cuando se emita música o

videos en sitios públicos.

• Comprobación de saldos. Al terminar de registrar los asientos contables,

debe comprobarse la aplicación de la partida doble. Para ello se resume el

desarrollo del ejercicio en una sola cuenta T. Al final se suman los débitos y

los créditos, valores que deben ser iguales.

• Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas

nominales o de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares.

El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en

la etapa de cierre, constituyen el inventario y el balance inicial para

comenzar un nuevo ciclo contable.


_________________________________________________________________________

• Conciliación bancaria - ajustes a la cuenta bancos. Para hacer este

ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del

libro de bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.

• Conciliación bancaria - diferencias. Al conciliar cada cuenta bancaria se identifican los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias más frecuentes son:

• Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por la

entidad bancaria, como por ejemplo, cheques pendientes de cobro.

En estos casos la empresa no realiza ajustes porque cada una de

estas operaciones ya fue registrada en la fecha en que se efectuó.

• Valores registrados por la entidad bancaria y no por la empresa: en este caso la empresa debe realizar ajustes, así:

• Por notas débito: el banco envía notas débito por concepto de

cheques devueltos, costos de chequeras y gastos de

administración, entre otros. Estos valores disminuyen el saldo

de la cuenta bancos; por tanto se acredita, y se debita la

cuenta que corresponda según el caso.

• Por notas crédito: el banco envía notas crédito por concepto

de préstamos abonados en cuenta corriente, o por

consignaciones de clientes, entre otros. Estos valores

aumentan el saldo de bancos, por lo cual se debita; se

acredita la cuenta que corresponda, según el caso.

• Errores en libros al registrar el valor de una consignación: por este concepto se presentan dos casos:

• Cuando el valor registrado es menor que el valor de la

consignación, se debita bancos por el menor valor registrado.

• Cuando el valor registrado es mayor que el valor de la

consignación, se acredita en bancos por el mayor valor

registrado.


_________________________________________________________________________

• Conciliación bancaria - modelos. Después de verificar el movimiento de cada cuenta corriente con el extracto bancario, se procede a elaborar conciliación, de acuerdo con los siguientes modelos:

• Modelo 1: parte del saldo en libros, para llegar al valor del extracto

bancario.

• Modelo 2: parte del saldo del extracto bancario, para llegar al saldo

según libros.

• Contabilidad bancaria. Registra las operaciones de los bancos o las

corporaciones de ahorro y crédito, como depósitos en cuenta corriente y en

cuenta de ahorros, liquidación de intereses, giros, remesas, comisiones,

créditos y otros servicios bancarios.

• Contabilidad - campo de acción. El campo de acción de la contabilidad es

tan amplio, como las actividades del quehacer humano. La contabilidad,

según el tipo de empresa en la que se aplique, puede ser oficial, de

servicios, comercial y de manufacturas (o costos).

• Contabilidad comercial. Registra y controla las actividades que giran

alrededor de la compraventa de mercancías en las empresas comerciales.

• Contabilidad de servicios. Registra las actividades económicas

desarrolladas por las empresas dedicadas a la prestación de servicios. Las

conocidas como contabilidad bancaria, hotelera, de seguros, se aplican o

comprenden el grupo de servicios.

• Contabilidad de costos. Registra las operaciones económicas que

determinan el costo de los productos semielaborados y terminados en las

empresas industriales.

• Contabilidad - definición. La contabilidad surge como respuesta a la

necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues proporciona

suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento económico y


_________________________________________________________________________

financiero, lo cual permite tomar decisiones que llevan a un manejo óptimo

del negocio. Contabilidad es la ciencia y técnica que enseña a recopilar,

clasificar y registrar, de una forma sistemática y estructural, las operaciones

mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes

que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar

decisiones sobre la actividad de la empresa.

• Contabilidad - objetivos. Los objetivos que debe cumplir la contabilidad en una empresa son:

• Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática

sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.

• Establecer en términos monetarios la cuantía de los bienes, las

deudas y el patrimonio que posee la empresa.

• Llevar un control de los ingresos y egresos.

• Facilitar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos

de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones

futuras.

• Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo

contable.

• Servir de fuente fidedigna de información ante terceros (proveedores,

bancos y Estado).

• Contabilidad oficial. Proporciona los mecanismos para registrar las

actividades económicas de las empresas estatales y se rige por las normas

que para el efecto expida su organismo rector, la Contaduría General de la

Nación.

• Contabilidad pública - ámbito de aplicación. El plan general de contabilidad pública será aplicado por todos los entes públicos. Se entiende


_________________________________________________________________________

como tales, aquellos que presenten cualquiera de las siguientes situaciones, en desarrollo de su actividad administrativa o cometido estatal:

• Origen. Su creación, autorización o transformación está prevista en

la Constitución Política, o en disposiciones legales.

• Actividad. Su función administrativa o cometido estatal se encamina

a satisfacer intereses de la comunidad, mediante la producción de

bienes o la prestación de servicios individuales o colectivos.

• Ausencia de ánimo de lucro. Cualquiera que sea la finalidad, sus

resultados tienen como propósito la distribución del ingreso y la

riqueza nacional.

• Fondos públicos. Para desarrollar su actividad se provee de fondos

públicos, obtenidos de ingresos fiscales, recursos parafiscales, venta

de bienes, prestación de servicios, transferencias o aportes de

capital.

• Sistema presupuestal. Su actividad se desarrolla bajo el contexto

de un régimen presupuestal limitativo y vinculante.

• Sujetos a control fiscal. Por mandato constitucional, su control

incluye aspectos financieros, de gestión y de resultados.

• Régimen legal propio. Su actividad se encuentra enmarcada en el

ámbito del ordenamiento jurídico público.

• Contabilidad pública - concepto. La contabilidad pública es una rama

especializada de la contabilidad que permite desarrollar los diversos

procesos de medición, información y control en la actividad económica de la

administración pública. Es con base en la contabilidad pública que los

hechos económicos en los cuales intervienen los entes públicos quedan

registrados en cuentas, de tal forma que en todo momento puede

conocerse el estado de los derechos y las obligaciones, así como el grado


_________________________________________________________________________

de recaudo de los distintos ingresos tributarios, las inversiones, los costos y

gastos inherentes al proceso económico, financiero, social, ambiental y

presupuestal, efectuados en desarrollo de la función administrativa o

cometido estatal.

• Contabilidad pública - fines. Son los siguientes: • Fines de gestión: en procura de satisfacer las necesidades de los

usuarios permite la toma de decisiones de índole financiera,

administrativa, de planificación y de presupuesto.

• Fines de control: facilita el ejercicio del control interno y externo de

la administración pública, para asegurar la utilidad, oportunidad,

eficiencia, eficacia y confiabilidad de la información y sus registros,

estableciendo controles de legalidad, financiero, gestión y resultados.

• Fines de análisis y divulgación: posibilita el desarrollo de

propósitos de investigación y asesoría, de conformidad con los

requerimientos de los usuarios de la información contable pública.

• Contabilización de factura de venta a crédito. De acuerdo con su

organización contable, el vendedor elabora la factura en original y tres

copias, así: original para cartera; una copia para el cliente, otra para el

archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de

contabilidad.

• Contabilización de factura de venta al contado. Al contabilizar las ventas

al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por

menor, si la mercancía no está gravada, si está gravada también se

acredita la cuenta impuesto sobre las ventas por pagar. Al contabilizar las

compras al contado se debita compras, si la mercancía no está gravada; si

está gravada se debita además impuestos sobre las ventas por pagar, y se

acredita bancos o caja.


_________________________________________________________________________

• Contabilización en la venta con tarjeta de crédito. Cuando la empresa

vende bienes o servicios con tarjeta de crédito se considera venta de

contado, porque el comprobante firmado por el tarjetahabiente se consigna,

utilizando el formato especial que el banco ha diseñado para este servicio.

El proceso es el siguiente: el vendedor recibe la tarjeta de crédito de su

cliente, la pasa por la máquina impresora con el comprobante de venta y

luego lo diligencia con los datos de la factura de venta. Como el banco

cobra una comisión por el servicio, ésta constituye un gasto financiero para

la empresa, cuyo soporte es el comprobante de venta. Nota: las empresas

que disponen de datáfono para registrar sus ventas con tarjeta de crédito,

contabilizan la transacción con un solo asiento: debitan las cuentas bancos,

anticipo de impuestos y financieros, y acreditan las cuentas comercio al por

mayor y al por menor e IVA por pagar.

• Contabilización para el usuario o tarjetahabiente. Al pagar los bienes o

servicios con tarjeta de crédito, el comprador, además de la copia de la

factura, recibe la copia del comprobante de pago con tarjeta de crédito. De

acuerdo con el contrato suscrito con la entidad financiera, el comprador

adeuda el valor de la factura, no al comerciante, sino al banco o entidad

financiera que expide la tarjeta.

• Contrato de trabajo. Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona

natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o

jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y

mediante remuneración. Quien presta el servicio se denomina trabajador,

quien lo recibe y remunera se denomina empleador, y la remuneración

constituye cualquiera que sea su forma de salario.

• Contrato de trabajo - duración. El contrato de trabajo puede celebrarse

por tiempo determinado, por el tiempo que dure la realización de una obra o


_________________________________________________________________________

labor determinada, por tiempo indefinido, o para ejecutar un trabajo

ocasional, accidental o transitorio

• Contrato de trabajo - elementos. Para que haya contrato de trabajo se requiere tres elementos esenciales:

• Actividad personal del trabajador

• Subordinación del trabajador hacia el empleador

• Salario como retribución del servicio

• Contrato de trabajo - indemnización. Cuando sin justa causa el empleador da por terminado el contrato de trabajo a término indefinido, está obligado a pagar una indemnización de acuerdo con el tiempo laborado, así:

• Menos de un año: 45 días de salario.

• Más de un año y menos de 5: 45 días por el primer año y 15 días

adicionales para cada año subsiguiente y proporcionalmente por

fracción.

• En los contratos a término fijo, el valor de la indemnización a cargo

del empleador será equivalente al valor de los salarios

correspondientes al tiempo que faltare para cumplir el plazo

estipulado del contrato; o el del lapso determinado por la duración de

la obra contratada, en este caso la indemnización no será inferior a

15 días. Si es el trabajador quien da por terminado

intempestivamente el contrato, deberá pagar al empleador una

indemnización equivalente a 30 días de salario. El empleador podrá

descontar el monto de esta indemnización de lo que adeude al

trabajador por prestaciones sociales. En caso de efectuar el

descuento, depositará ante el juez el valor correspondiente mientras

la justicia decida.


_________________________________________________________________________

• Contrato de trabajo - liquidación. Al terminar un contrato de trabajo, la

empresa debe reconocer a favor del trabajador los salarios y las

prestaciones sociales a que tenga derecho, de acuerdo con la legislación

vigente. Cuando el contrato se da por terminado sin justa causa, debe

pagarse además de 105 salarios y prestaciones sociales, la indemnización

correspondiente de acuerdo con el tiempo laborado.

• Contrato de trabajo - terminación. El contrato de trabajo termina por alguna de las siguientes causas:

• Por muerte del trabajador

• Por mutuo consentimiento

• Por expiración del plazo fijado pactado

• Por terminación de la obra o labor contratada

• Por liquidación o clausura definitiva de la empresa o establecimiento

• Por suspensión de actividades por parte del empleador durante más

de 120 días

• Por sentencia ejecutoriada

• Por decisión unilateral por parte del empleador o por parte del

trabajador

• Por no reintegro del trabajador a su empleo, ocasionando la

aparición de la causa de suspensión del contrato

• Contrato de trabajo - trabajo extra. Trabajo suplementario o de horas

extras es el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso el que

excede de la jornada máxima legal.

• Contrato de trabajo - trabajo extra y suplementario. En ningún caso las

horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas, podrán exceder de dos horas


_________________________________________________________________________

diarias y doce semanales. Cuando la jornada de trabajo se amplíe por

acuerdo entre empleadores y trabajadores a diez horas diarias, en el mismo

día no se podrá laborar horas extras. Para el descanso en día sábado

pueden repartirse las 48 horas semanales de trabajo ampliando la jornada

ordinaria hasta por dos horas, por acuerdo entre las partes pero con el fin

exclusivo de permitir a los trabajadores el descanso durante todo el sábado.

Esta ampliación no constituye trabajo suplementario o de horas extras.

• Control contable - control financiero. Es el examen que se realiza con

base en las normas de auditoria de aceptación general, para establecer si

los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado

de sus operaciones y los cambios en su situación financiera comprobando

que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones

que los originaron se observaron y cumplieron las normas prescritas por las

autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente

aceptados o prescritos por el contador general.

• Control de gestión. Es el examen de la eficiencia y eficacia de las

entidades en la administración de los recursos públicos determinada

mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de

indicadores de rentabilidad pública y el desempeño y la identificación de la

distribución del excedente que éstas producen, así como de los

beneficiarios de su actividad.

• Control de regularidad (control de legalidad). Es la comprobación que se

hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra

índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a

las normas que le son aplicables.

• Control fiscal. Es una función pública, que consiste en vigilar la gestión

fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen

fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles. Éste será


_________________________________________________________________________

ejercido en forma posterior y selectiva por la Contraloría General de la

República, las contralorías departamentales y municipales, los auditores,

las auditorias y las revisorías fiscales de las empresas públicas

municipales, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que se

establecen en la presente ley.

• Control interno. Es el análisis de los sistemas de control de las entidades

sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el

nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en

el cumplimiento de sus objetivos. Ver también: auditoría; control.

• Control posterior. Se entiende por control posterior la vigilancia de las

actividades, las operaciones y los procesos ejecutados por los sujetos de

control y de los resultados obtenidos por los mismos. Ver también: control.

• Depreciación de activos con vida útil diferente. Cuando una empresa compra computadores, maquinaria y equipo de tecnología, puede fijarles un tiempo de vida útil menor que el establecido por la

legislación considerando únicamente la naturaleza del activo, su capacidad de producción o su obsolescencia inminente. Para depreciar un bien en un tiempo inferior al de su vida útil ocasionado por mayor desgaste del equipo por estar sometido a una jornada de trabajo superior a la normal, por la acción de factores naturales o por la obsolescencia, se requiere autorización de la entidad correspondiente.

• Depreciación - método de línea recta. En este método la depreciación se

liquida por un valor constante para los años de vida de los activos; por

tanto, su representación gráfica produce una línea recta. La fórmula

utilizada para calcular el valor de la depreciación es:

o Depreciación anual = costo del activo / vida útil probable

o Depreciación mensual = costo del activo x No de meses / vida útil

probable x 12

o Depreciación diaria = costo del activo x No. días / (vida útil probable

x 360)

D


_________________________________________________________________________

• Depreciación - métodos. La depreciación se calcula sobre el costo de los

bienes, el cual está constituido por el precio de adquisición, incluyendo

impuesto a las ventas, de aduana y otros, además de las adiciones y gastos

necesarios para ponerlo en funcionamiento. Existen varios métodos para

determinar el valor de la depreciación que sufren los activos fijos; en este

estudio, los más importantes y los de uso más frecuente son:

• Método de línea recta

• Suma de los dígitos de los años de vida del activo

• Depreciación - registro contable. Para contabilizar la pérdida de valor de

propiedades, planta y equipo, por representar un gasto para la empresa, en

el asiento de ajuste se debita una cuenta de gastos y se acredita una

cuenta de depreciación acumulada.

• Depreciación - suma de los dígitos de los años de los activos. Es un

sistema de depreciación acelerada, según el cual los activos fijos se

deprecian más durante los primeros años de vida y menos durante los

últimos años. La fórmula utilizada en este método es: depreciación = costo

x factor de depreciación. El factor de depreciación es una fracción cuyo

numerador representa los años de vida que le quedan al activo y el

denominador representa la suma de los años de vida útil probable y es

constante para cualquier año en que se calcule la depreciación.

• Ecuación patrimonial. Contablemente debe existir equilibrio entre

las cuentas reales del activo, del pasivo y del patrimonio de una

empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas se utiliza una

fórmula matemática conocida con el nombre de ecuación patrimonial. Esta

E


_________________________________________________________________________

fórmula da a conocer, independientemente, el valor del activo, del pasivo o

del patrimonio. La ecuación patrimonial es: activo = pasivo + patrimonio.

• Ecuación patrimonial - modificaciones. Al cambiar un activo por otro

activo, el patrimonio permanece igual. Al aumentar el activo y el pasivo por

igual valor, el patrimonio no sufre variación. Al disminuir el activo y el pasivo

por el mismo valor, el patrimonio permanece invariable.

• Empresa. Toda empresa, grande o pequeña, requiere tres factores para

realizar su actividad. Ellos son: personas, capital y trabajo. El factor

personas está representado por los propietarios, los administradores y los

trabajadores que laboran en la empresa. El capital está constituido por los

aportes que hacen los propietarios de la empresa, y puede estar

representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, equipo de

tecnología, muebles y otros bienes. El trabajo es la actividad que realizan

las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede ser la

administración, la producción de bienes, la compraventa de mercancías o la

prestación de un servicio.

• Empresa - clases. De acuerdo con su función, las empresas se clasifican

en agropecuarias, mineras, industriales, comerciales y de servicios.

• Empresas agropecuarias. Son aquellas que producen bienes agrícolas y

pecuarios en grandes cantidades. Ejemplos: granjas avícolas, granjas

porcinas, invernaderos, haciendas de producción agrícola.

• Empresas colectivas o sociedades. Son las empresas de propiedad de

dos o más personas llamadas socios. Por ejemplo, David & Vélez, Cía.

Ltda., de propiedad de Jaime David y Julio Vélez.

• Empresas comerciales. Son las que se dedican a la compra y venta de

productos, colocan en los mercados los productos naturales,

semielaborados y terminados a mayor precio del comprado, con lo que

obtienen una ganancia.


_________________________________________________________________________

• Empresas de economía mixta: Son las que reciben aportes de los

particulares y del Estado. Ejemplo: universidad semioficial.

• Empresas de servicios. Son las que buscan prestar un servicio para

satisfacer las necesidades de la comunidad, ya sea en salud, educación,

transporte, recreación, servicios públicos, seguros y otros servicios.

Ejemplos: empresas de aviación, centros de salud, universidades,

compañías de seguros, corporaciones recreativas.

• Empresas individuales. Se denominan también empresas unitarias o de propietario único. En ellas, aunque una persona es la dueña, su actividad se extiende a más personas, quienes pueden ser familiares o empleados particulares. Por ejemplo, Almacén Don Pedro, de propiedad exclusiva de Pedro Ruiz.

• Empresas industriales. Son las que se dedican a transformar la materia

prima en productos terminados o semielaborados. Ejemplos: fábricas de

telas, de camisas, de muebles, de calzado.

• Empresas mineras. Son las que tienen como objetivo principal la

explotación de los recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas de petróleos,

auríferas, de piedras preciosas y de otros minerales.

• Empresas oficiales o públicas: Son las que reciben aportes del Estado

para su funcionamiento. Ejemplos: hospitales departamentales, colegios

nacionales.

• Empresas privadas: Son las personas que necesitan aportes de personas

particulares para su constitución y funcionamiento. Ejemplos: centros

educativos privados, supermercados de propiedad de una familia.

• Empresas - según el número de propietarios. Según el número de

propietarios, las empresas se clasifican en individuales y unipersonales.

• Empresas - según la procedencia del capital. Según la procedencia del

capital, las empresas se clasifican en: privadas, oficiales o públicas y de

economía mixta.


_________________________________________________________________________

• Empresas según su tamaño - clasificación. Según el tamaño, las

empresas se clasifican en:

o Pequeña empresa: Consta de pocos trabajadores, o puede ser

dirigida y administrada por una sola persona.

o Mediana empresa: en este tipo de empresa puede observarse una

mayor división y especialización del trabajo

• Gran empresa: es la de mayor organización. Posee personal técnico

especializado para cada actividad.

• Empresas unipersonales. Son las personas naturales o jurídicas que,

reuniendo las calidades jurídicas para ejercer el comercio, destinan parte de

sus activos a la realización de una o varias actividades de carácter

mercantil. La empresa unipersonal, una vez inscrita en el registro mercantil,

forma una persona jurídica.

• Estado de cambios en el patrimonio o estado de superávit. Es el estado

financiero que muestra detalladamente los aportes de los socios y la

distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la

aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este

documento muestra por separado el patrimonio de una empresa. Superávit

es la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social

(aportes de los socios). El superávit también se puede determinar mediante

la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los

aportes de los socios.

• Estado de cambios en el patrimonio - partes. Este informe debe

contener las siguientes partes:

o Encabezamiento: Formado por la razón social o nombre de la

empresa, el nombre del documento y la fecha del periodo

correspondiente.

o Cuerpo o contenido: consta de:


_________________________________________________________________________

� Capital: El valor del capital social, esto es, los aportes de la

cuantía de acuerdo con el tipo de empresa.

� Superávit: se utiliza en las sociedades y está formado por

siete subgrupos: superávit de capital; reservas; revalorización

del patrimonio; dividendos o participaciones decretados en

acciones, cuotas o aportes de interés social; resultados del

ejercicio; resultados de ejercicios anteriores y superávit por

valorizaciones.

o Firmas: Como los demás estados financieros, lleva las firmas del contador, quien lo elabora; del revisor fiscal, quien lo revisa, y del gerente, quien lo aprueba.

• Estado de cambios en la situación financiera. Como complemento de los

estados financieros comparativos, y con el fin de mostrar los cambios y las

causas de esos cambios, el movimiento y la aplicación de los recursos

provenientes de las operaciones y de otras fuentes se presenta un estado

de cambios en la situación financiera.

• Estado de cambios en la situación financiera - partes. El estado de

cambios en la situación financiera consta de las siguientes partes:

o Encabezamiento: formado por la razón social, el nombre del estado financiero y la fecha.

o Cuerpo o contenido: incluye dos partes:

� Origen de recursos: está formado por las variaciones del balance comparativo que constituyen:

� Disminución del activo no corriente � Aumento del pasivo no corriente � Aumento del patrimonio � Utilidades generadas durante el periodo

� Aplicación de recursos: está formado por las variaciones del

balance comparativo que constituyen:

� Aumento del activo corriente � Disminución del pasivo corriente


_________________________________________________________________________

� Disminución del patrimonio � Pérdidas incurridas durante el periodo

• Estado de flujo de caja - método directo. En este método las actividades

de operación se presentan como si se tratara de un estado de resultados

por el sistema de caja.

• Estado de flujo de caja - método indirecto. En este método, para

determinar el flujo neto de efectivo se toma como punto de partida la

utilidad neta del periodo, valor al cual se adicionan o deducen las partidas

incluidas en el estado de resultados que no implican un cobro o un pago de

efectivo, como depreciación, amortización, agotamiento, corrección

monetaria y utilidades o pérdidas en venta de propiedad, planta y equipo,

inversiones y otros activos operacionales.

• Estado de flujo de caja o efectivo. El estado de flujos de efectivo es un

estado financiero básico que informa sobre el efectivo o equivalentes de

efectivo recibido y usado en las actividades de operación, inversión y

financiación. El efectivo está conformado por el dinero disponible en caja y

en bancos, y el equivalente de efectivo por los depósitos e inversiones con

vencimiento no superior a tres meses. Las entradas de efectivo constituyen

un aumento y las salidas una disminución por lo cual se presentan entre

paréntesis.

• Estado de flujo de caja - partes. El estado de flujos de efectivo consta de

tres partes:

o Actividades de operación: se relacionan con la producción y

distribución de bienes y la prestación de servicios. Se consideran

entradas de efectivo los valores provenientes de la venta de bienes o

prestación de servicios, los recaudos de clientes, el cobro de


_________________________________________________________________________

intereses y los rendimientos sobre inversiones. Se consideran

salidas de efectivo los pagos de las mercancías y servicios, las

materias primas y los insumos, los pagos a proveedores, los pagos a

otros acreedores por conceptos relacionados con la actividad de

operación, los pagos de nómina y prestaciones sociales, y los pagos

por intereses e impuestos.

o Actividades de inversión: Incluyen los cambios de los activos

diferentes a aquellos considerados como inventarios. Se consideran

como entradas de efectivo los recaudos por venta de activos no

operacionales, y los recaudos por préstamos. Se consideran salidas

de efectivo los pagos por adquisición de activos no operacionales y

los préstamos concedidos a corto y largo plazo.

o Actividades de financiación: Incluyen los cambios en el pasivo y en el patrimonio relacionados con la obtención de recursos de los propietarios y el reembolso o pago de los rendimientos derivados de su inversión. Se consideran entradas de efectivo los incrementos de aportes de los propietarios, los préstamos recibidos a corto y mediano plazo. Las salidas de efectivo se relacionan con el reembolso en efectivo de aportes, y los pagos de préstamos de dividendos o su equivalente.

• Estado de flujo de efectivo - métodos. Existen dos métodos para

presentar los flujos de efectivo:

o Método directo o Método indirecto

• Estado de resultado - clasificación. Los estados financieros se clasifican en:

o Balance general o Estado de resultados (o de ganancias y pérdidas) o Estado de cambios en el patrimonio (o estado de superávit) o Estado de cambios en la situación financiera o Estado de flujos de efectivo


_________________________________________________________________________

• Estado de resultado - costo de ventas. En el sistema de inventario

permanente se obtiene con el saldo de la cuenta costo de ventas.

• Estado de resultado - gastos no operacionales. Comprende los gastos

ocasionales que no corresponden al objeto principal del negocio, como

pérdida en venta de activos fijos y otros gastos extraordinarios.

• Estado de resultado - gastos operacionales. Se relacionan los saldos de

las cuentas que representan gastos operacionales de administración y de

ventas, realizados con el fin de producir las rentas principales objeto del

negocio, así:

o Utilidad operacional: se obtiene por la diferencia entre la utilidad bruta operacional y el valor de los gastos operacionales.

o Ingresos no operacionales: corresponde a los ingresos recibidos

ocasionalmente, por conceptos diferentes del objeto principal del

negocio, como utilidad en venta de activos fijos y otras rentas

extraordinarias.

• Estado de resultado - impuesto sobre la renta. Se calcula sobre la

utilidad neta antes de impuestos, aplicando el porcentaje establecido por la

legislación tributaria según el tipo de empresa.

• Estado de resultado - ingresos operacionales. Es la principal fuente de

ingreso. La constituyen las ventas. Los ingresos operacionales netos se

obtienen restando al valor bruto de comercio al por mayor y al por menor, el

valor de las devoluciones.

o Firmas: del contador, el revisor fiscal y el representante legal.

• Estado de resultado - reservas. La reserva legal es el 10% de la utilidad

líquida. Otras reservas voluntarias se calculan con los porcentajes

establecidos según los estatutos de la empresa.

• Estado de resultado - utilidad bruta en ventas. Es la diferencia entre las

ventas netas y el costo de ventas. Cuando el costo de ventas es superior al


_________________________________________________________________________

valor de los ingresos operacionales, la diferencia constituye pérdida bruta

operacional.

• Estado de resultado - utilidad del ejercicio. Este valor neto corresponde

a los dueños de la empresa, obtenido al deducir de la utilidad líquida el

valor de las reservas.

• Estado de resultado - utilidad líquida. A la utilidad neta antes de

impuestos se le deducen los impuestos para obtener la utilidad líquida.

• Estado de resultado - utilidad neta. Este valor se obtiene con el

incremento o la disminución del saldo de la cuenta corrección monetaria.

• Estado de resultados o de ganancias y pérdidas. Es un documento

complementario y anexo al balance general. En él que se informa detallada

y ordenadamente cómo se obtuvo la utilidad del ejercicio contable. El

estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales,

transitorias o de resultado, o sea, las cuentas de ingresos y gastos y costos.

Los valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del

libro mayor y de los libros auxiliares, o a los valores que aparecen en la

sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo.

• Estados financieros. Son los documentos que debe preparar un

comerciante al terminar el ejercido contable, con el fin de conocer la

situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las

actividades de su empresa a lo largo de un periodo. La información

presentada en los estados financieros interesa a:

o La administración. Para la toma de decisiones, después de conocer

el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa, durante un

periodo determinado.

o Los propietarios. Para conocer el progreso financiero del negocio y

la rentabilidad de sus aportes.

o Los acreedores. Para conocer la liquidez de la empresa y la

garantía del cumplimiento de sus obligaciones.


_________________________________________________________________________

o Al Estado. Para determinar si el pago de los impuestos de la

empresa está correctamente liquidado.

• Estados financieros - balance general. Muestra la situación financiera,

económica y social de un ente público, expresada en unidades monetarias,

a una fecha determinada. Revela la totalidad de sus bienes, derechos,

obligaciones y situaciones del patrimonio público. Ver también: activo y

activo propio; estados financieros; pasivo; patrimonio.

• Estados financieros - cuenta del resultado económico-patrimonial. Ver

estados financieros; gastos presupuestarios; ingresos presupuestarios;

presupuesto de gastos; presupuesto de ingresos.

• Extracto bancario: Documento que elaboran mensual y trimestralmente

los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros,

respectivamente. En él se relaciona en forma parcial y total el movimiento

de la cuenta por consignaciones, giro de cheques, retiros, notas débito o

crédito y los saldos.

• Fecha de cierre del periodo. Véase: presentación de la información;

principios contables; periodo contable.

• Firmas de documentos. Todo documento contable debe llevar las firmas

de quien lo elabora, lo revisa y lo aprueba, o sea, el contador, el revisor

fiscal y el gerente.

• Gastos. Comprenden erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas

no recuperables efectuadas para adquirir los medios y recursos

necesarios en la realización de las actividades financieras, económicas o

sociales del ente público. Es la expresión monetaria de los valores

causados, pagados o consumidos como resultado de erogaciones

F

G


_________________________________________________________________________

aplicadas en funcionamiento, administración, operación y financiación, en

desarrollo de la actividad financiera, económica y social del ente público, que

además son susceptibles de disminuir el patrimonio público. Ver también: estados

financieros; cuenta del resultado económico - patrimonial; principios contables;

devengo; reconocimiento de un gasto.

• Gastos con financiación afectada. Véase ingresos predestinados; presupuesto; principios presupuestarios; no afectación; principios contables; desafectación.

• Gastos presupuestarios.. Ver también: gastos presupuestarios; gasto corriente; gastos presupuestarios; gasto de capital; gastos presupuestarios; gasto de inversión; presupuesto de gastos; presupuesto; principios presupuestarios.

• Gastos presupuestarios - gasto de inversión. Véase: principios contables; sustancia antes que forma; principios contables; requisitos de la información.

• Hoja de trabajo - ajustes. La hoja de trabajo, llamada por algunos

autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en

contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los

asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre

y el balance general. La hoja de trabajo es un documento importante pero

no indispensable ni obligatorio; es un paso adicional dentro del ciclo

contable. Por ser considerada como un borrador de trabajo, esta hoja

puede escribirse a lápiz. El formato consta de las siguientes partes:

o Encabezamiento: formado por la razón social, el nombre del

documento y el periodo por el cual se elabora.

o Secciones: � Número de orden de las cuentas

� Nombre de las cuentas con su código

� Balance de comprobación con débitos y créditos

� Ajustes con débitos y créditos

H


_________________________________________________________________________

� Ganancias y pérdidas con débitos y créditos

� Balance general con débitos y créditos. A esta sección se

trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron

ajustadas o aparecen en el comprobante de ajustes; si se

requieren nuevas cuentas, se escriben al final de la hoja de

trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor lo mismo

que en la columna anterior. Debe comprobarse la igualdad

entre el total de débitos y el de créditos.

• Información en términos monetarios. Véase: principios contables; unidad monetaria.

• Informe financiero. Es el documento que prepara el contador o revisor fiscal de la empresa, al finalizar un periodo, tomando como base los estados financieros, para informar a los propietarios del negocio sobre el resultado de las operaciones registradas en los libros y demás documentos de contabilidad. El informe es de gran importancia no sólo para los administradores y propietarios de la empresa, sino para sus proveedores y clientes, porque muestra la solvencia para realizar la gestión comercial.

• Informe financiero - características. El informe financiero debe ser:

o Fidedigno: los datos consignados en el informe deben corresponder exactamente a los valores registrados en los libros y documentos de contabilidad, con sujeción a las normas establecidas tanto en el Código de Comercio como en los reglamentos internos de la empresa.

o Claro y sencillo: el informe debe redactarse de manera que pueda ser entendido por todos sus lectores y no sólo por quienes manejan profesionalmente las técnicas contables.

o Funcional: es decir que los estados financieros, el análisis y los comentarios reflejen de manera práctica, cómo se ha desarrollado la gestión económica y sus resultados a través de uno o más periodos. Así mismo que definan el nivel de progreso, los aciertos y las dificultades para obtener los ingresos, cubrir los costos y los gastos,

I


_________________________________________________________________________

y determinen si la rentabilidad corresponde a la inversión y las aspiraciones de los dueños.

• Informe financiero - contenido. El informe financiero debe contener los siguientes aspectos:

o Balance general del último periodo.

o Estado de ganancias y pérdidas.

o Estado de ganancias (déficit) acumulado o estado de superávit.

o Análisis vertical de los estados financieros.

o Análisis horizontal de los estados financieros.

o Estado de cambios en la situación financiera.

o Estado de flujos de efectivo.

o Gráficas que permitan observar claramente el contenido y análisis de los estados financieros.

o Dictamen del revisor fiscal con comentarios, sugerencias y conclusiones sobre la situación económica.

o Proyecto de distribución de utilidades respecto al pago de utilidades y a la revalorización del patrimonio.

o Informe de la gestión administrativa por parte del representante legal sobre las acciones desarrolladas.

o Recomendaciones para el futuro.

• Ingresos. Es la expresión monetaria de los valores recibidos, causados o producidos por concepto de ingresos fiscales, venta de bienes y servicios, transferencias y otros, en desarrollo de la actividad financiera, económica y social del ente público, que además son susceptibles de incrementar el patrimonio público. Ver también: estados financieros; cuenta del resultado económico - patrimonial; ingresos presupuestario.

• Ingresos presupuestarios. Ver también: ingresos presupuestarios - ingreso corriente; ingresos presupuestarios - ingreso de capital; ingresos presupuestarios - ingreso extraordinario; ingresos presupuestarios - ingreso ordinario.

• Intangibles. Comprende los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por el ente público, para de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones, y que son susceptibles de ser valuados.


_________________________________________________________________________

• Integración patrimonial y presupuestaria. Véase: momento del devengado; contabilidad pública - concepto; contabilidad pública - fines; presupuesto de gastos - etapas de ejecución.

• Interés (intereses). Erogación o ingreso originado como costo de utilización del dinero y que se cancela o recibe en periodos sucesivos convenidos.

• Inventario de mercancías. El inventario de mercancías constituye la existencia, a precio de costo, de los artículos comprados o producidos por una empresa, para su comercialización. En el inventario se incluyen las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentran en el almacén, las bodegas, en tránsito (cuando se han comprado fuera del país), o entregadas en consignación. Así mismo, se excluyen del inventario las mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder, porque se han recibido en consignación o están vendidas y aún no se han remitido a sus clientes. En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de mercancías, esta cuenta es el centro generador de utilidades; por tanto, los inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente.

• Inventario - fórmula del método retail. La siguiente es la fórmula que se aplica para la valoración de mercancías por el método al por menor o menudeo:

o Factor de costo = mercancía disponible para la venta al costo (inventario inicial + compras) / mercancía disponible para la venta a precio al detal.

o Inventario final = cantidad existente x precio de venta al detal x factor

• Inventarios - ajuste de cuentas. Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales, es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

• Inventarios - fijación de costo de mercancías. Al adquirir mercancías, las empresas deben liquidar las facturas de compra y determinar el método para fijar el costo de sus inventarios. Las facturas de compra de mercancías se liquidan aplicando un factor de costo, el cual se obtiene al tomar el valor total de la factura antes del IVA y dividiéndolo por el valor de la mercancía a


_________________________________________________________________________

precio de lista. El factor se aplica a cada artículo comprado, para determinar su costo real de adquisición. El valor del costo total de cada artículo comprado después de aplicarle el factor de costo, se traslada a la columna de entradas de cada tarjeta de kárdex.

• Inventarios - método del promedio ponderado. Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final, cuando dichas unidades son idénticas en apariencia pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios. Para fijar el valor de costo de la mercancía por este método, se efectúa la siguiente operación: valor total de la mercancía del inventario inicial más las compras del periodo, dividido por la cantidad total de unidades del inventario inicial más las compras del mismo periodo.

• Inventarios - método PEPS o FIFO. PEPS, aplicado a la mercancía, significa Primera en Entrar, Primera en Salir; o en inglés FIFO, First - In, First Out. Este método se basa en la hipótesis de que la primera mercancía que se compra es la primera que se vende. Con los datos del ejemplo, anterior, el valor del inventario final se determina así: las ventas del periodo (35 unidades) salieron en orden de entrada, o sea, 10 unidades del inventario inicial y 25 compradas en el periodo. Para el inventario final quedaron 5 unidades de la última compra. Valor del inventario final: 5 unidades a $15,000 = $75,000. El inventario final queda así valorado al costo de la última mercancía comprada.

• Inventarios - método UEPS o LIFO. UEPS significa Última en Entrar, Primera en Salir; o en inglés LIFO, Last - In, First - Out, este método tiene como fundamento el supuesto de que los últimos artículos adquiridos son los primeros que se venden. Con los datos del primer ejemplo, el valor del inventario final se determina así: las ventas del periodo (35 unidades) salieron de las existencias, empezando por las últimas que entraron, o sea, 30 unidades de la última compra y 5 unidades del inventario inicial. Para el inventario final quedan 5 unidades al costo más antiguo. Valor del inventario: 5 unidades a $10,000 = $50,000. El inventario queda así valorado al costo de la primera mercancía en existencia.

• Inventarios - métodos para fijación de costos - comparación. La valoración más alta se obtiene con el PEPS, la valoración más baja con el UEPS y una valoración intermedia con el promedio ponderado.

• Inventarios - métodos para fijar el costo de las mercancías. Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías son los siguientes:


_________________________________________________________________________

o Método del promedio ponderado

o Método PEPS o FIFO

o Método UEPS o LIFO.

• Inventarios - métodos para la valoración de inventarios. Las empresas deben valorar sus mercancías para determinar el valor de sus inventarios, el costo y la utilidad en ventas en cada periodo contable. Actualmente se utilizan los siguientes métodos para valorar los inventarios:

o Valoración por identificación específica

o Valorización por el método retail

o Valoración al precio de costo

• Inversiones destinadas al uso general (bienes de beneficio y uso público). Comprende los bienes destinados para el uso y goce de todos los habitantes del territorio nacional, que son de dominio y administración del ente público, tales como carreteras, calles, plazas, caminos, puentes y demás obras públicas de servicio y utilización general. Ver también: activo fijo; activo fijo tangible; inversiones en bienes comunales; inversión en gestión.

• Inversiones en bienes comunales. Ver también: activo fijo; activo fijo tangible; inversiones destinadas al uso general; inversiones en bienes comunales.

• IVA - agentes retenedores. Son agentes retenedores los responsables del régimen común, quienes tienen las siguientes obligaciones:

o Discriminar en las facturas el impuesto sobre las ventas

o Efectuar la retención

o Consignar mensualmente los dineros recaudados

o Expedir certificados bimestrales a los retenidos

o Contabilización de la retención en el impuesto sobre las ventas

• IVA - aplicación de la retención. Según el régimen tributario se aplica así:


_________________________________________________________________________

o El gran contribuyente retiene a los responsables del régimen común que no sean grandes contribuyentes y a los responsables del régimen simplificado.

o El responsable del régimen común que no sea gran contribuyente retiene a los responsables del régimen simplificado.

• IVA - contabilización. Es el impuesto que deben cobrar los responsables del impuesto a las ventas, discriminado en la factura de venta; es el IVA generado y su valor acredita la cuenta impuesto sobre las ventas por pagar.

• IVA - deducción del impuesto a las ventas retenido. El saldo de la cuenta anticipo de impuestos por impuestos a las ventas retenido, se deduce al final de cada bimestre fiscal del valor del impuesto sobre las ventas por pagar a cargo del contribuyente, acreditando la cuenta anticipo de impuestos (IVA retenido) y debitando la cuenta IVA por pagar.

• IVA descontable. Cuando el responsable del impuesto a las ventas adquiera activos fijos gravados (propiedades, planta y equipos) no puede descontar el impuesto; el IVA constituye un mayor valor del bien adquirido. Cuando se trate de bienes de capital, equipo de computación y para las empresas transportadoras, el equipo de transporte, las personas jurídicas y sus asimiladas tendrán derecho a descontar del impuesto de renta a su cargo el impuesto a las ventas pagado. En estos casos se registra como un anticipo de impuestos y contribuciones.

• IVA en descuentos por pronto pago. Los descuentos y las rebajas que la empresa reciba en las compras o que conceda en las ventas no afectan el IVA por pagar; es decir que el impuesto a las ventas no se aumenta ni se disminuye por estos conceptos.

• IVA en devoluciones en compras. Al devolver mercancía comprada al contado o a crédito, se afecta el impuesto a las ventas en la misma proporción que se registró en la compra. Al comprar mercancías se debita la cuenta impuesto a las ventas por pagar, y al devolver mercancías se acredita.

• IVA en devoluciones en ventas. Cuando los clientes devuelven mercancía que fue vendida al contado o crédito, se afecta el impuesto a las ventas en la misma tasa que se registró la venta. Al vender mercancía se acredita la cuenta impuesto sobre las ventas por pagar, y al recibir la devolución se debita.


_________________________________________________________________________

• IVA - impuesto sobre las ventas por pagar. En la mayoría de los casos, el impuesto que debe cobrarse es el 15% (o el que esté vigente en la fecha de facturación), sobre el precio de venta de los artículos que se vendan. En ese precio deben incluirse aquellos gastos necesarios para realizar la venta, como son fletes y acarreos, gastos financieros y otros liquidados en la misma factura. Existen algunos casos en los cuales el impuesto equivale al 20, 35, 45 y 65% del precio de venta del bien y lo deben cobrar solamente los importadores de artículos gravados con esta tarifa, según el listado que publica la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Algunos artículos sobre los cuales no deben cobrarse impuestos son los siguientes: alimentos, libros, medicamentos y otros bienes excluidos expresamente por la ley.

• IVA por pagar - determinación y pago. Al finalizar el periodo la empresa determina el saldo por pagar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este valor se obtiene mediante la diferencia entre el IVA generado y el IVA descontable.

• IVA - régimen para registrar y declarar ventas. Actualmente existen dos regímenes:

o 1. Régimen simplificado

o 2. Régimen común

• IVA - régimen simplificado. Consiste en un tratamiento especial que se ha diseñado para los comerciantes minoristas o detallistas, cuyas ventas estén gravadas a la tarifa general del impuesto sobre las ventas.

• Libro de actas y registro de socios. La sociedad llevará un libro

debidamente registrado en el que se anotarán por orden cronológico

las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Éstas

serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de

la asamblea o junta de socios. Así mismo, las sociedades por acciones

tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones. En él

también se anotarán los títulos expedidos, con indicación de su número y

fecha de inscripción, la enajenación o el traspaso de las acciones, los

embargos y las demandas judiciales que se relacionen con ellas, las

L


_________________________________________________________________________

prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren

nominativas.

• Libro de inventarios y balances. Al iniciar sus actividades comerciales, y

por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un

balance general que permitan conocer de manera clara y completa la

situación de su patrimonio. Ellos deben registrarse en el libro de inventarios

y balances, de acuerdo con las normas legales.

Las partes de dicho libro son:

o Cantidad: aquí se registra la cantidad de artículos inventariados

(generalmente se utiliza para mercancías y para propiedades, planta

y equipo).

o Cuentas y detalle: aquí se registra el nombre de las cuentas y

subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la marca y la

referencia de los artículos. Si en una cuenta es necesario ofrecer

información muy extensa, ésta se puede relacionar en anexos,

anotando junto a la cuenta únicamente el número del anexo que

amplía la información. Éste es el caso de mercancías, que tienen

grupos y subgrupos de artículos para detallar.

o Valor unitario: aquí se registra el valor que corresponde al precio de

cada artículo relacionado en la columna cantidad.

o Valor parcial: normalmente se utiliza para registrar el valor

correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancías,

corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor

unitario.


_________________________________________________________________________

o Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente

a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma,

ejemplo, : grupo de activo, grupo de pasivo.

• Libro de inventarios y balances - registro. Después de elaborar el

inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta

información al libro de inventarios y balances, teniendo en cuenta diligenciar

correctamente cada una de las siguientes columnas:

o Cantidad: aquí se registra la cantidad de artículos inventariados

(generalmente se utiliza para mercancías y para propiedades, planta

y equipo).

o Cuentas y detalle: aquí se registra el nombre de las cuentas y

subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, la marca y la

referencia de los artículos. Si en una cuenta es necesario ofrecer

información muy extensa, ésta se puede relacionar en anexos,

anotando junto a la cuenta únicamente el número del anexo que

amplía la información; éste es el caso de mercancías que tienen

grupos y subgrupos de artículos para detallar.

o Valor unitario: aquí se registra el valor que corresponde al precio de

cada artículo relacionado en la columna cantidad.

o Valor parcial: normalmente se utiliza para registrar el valor

correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancías,

corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor

unitario.

o Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente

a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma,

ejemplo: grupo de activo, grupo de pasivo.


_________________________________________________________________________

• Libro diario. En él que se registran en orden cronológico cada uno de los

comprobantes de diario elaborados por la empresa durante un mes. Este

libro puede ser de 12 o más columnas, según el número de cuentas que

maneje la empresa. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada

cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos,

información necesaria que se traslada al libro mayor en la columna de

movimiento mensual. Las partes de dicho libro son las siguientes:

o Fecha: aquí se escribe el año, mes y día del comprobante que se

está registrando.

o Detalle o descripción: en esta columna se escribe el nombre y

número del comprobante.

o Columnas con debe y haber: cada columna doble corresponde al

nombre de una cuenta; las dos últimas se utilizan para cuentas

varias: la primera sirve para el nombre de la cuenta y la segunda

para registrar los movimientos débitos y créditos.

• Libro diario - registro. El proceso es el siguiente:

o Se abre el diario columnario con el comprobante de apertura, o sea

el que corresponde al inventario general inicial, y se traslada esta

información al libro mayor y balances.

o Se registra en orden cronológico cada uno de los comprobantes de

diario correspondientes a un mes.

o Se totaliza el movimiento débito y crédito de cada cuenta, sin incluir

el comprobante de apertura. Estos valores se trasladan a la columna

de movimiento mensual en el libro mayor y balances.

o Al finalizar el periodo contable, se registran (en igual forma que el

comprobante de apertura) el comprobante de ajustes y el


_________________________________________________________________________

comprobante de cierre. Esta información se traslada al libro mayor y

balances.

• Libro fiscal de registro de facturación. Los contribuyentes que en un

mismo establecimiento de comercio utilicen simultáneamente varios

talonarios de facturación o el mecanismo de máquinas registradoras para

realizar la facturación de sus operaciones, a partir del 1 de marzo de 1991

deben llevar por cada establecimiento de comercio el libro fiscal de registro

de facturación, en el cual, previamente a la utilización de tales talonarios o

cintas, deben registrarse los que entran en uso y la fecha en que ello

ocurre. Este libro no requiere registro alguno. Los talonarios se identificarán

indicando los números que correspondan a las facturas inicial y final, del

respectivo talonario. Las cintas de las máquinas registradoras se

identificarán registrando el número que se le haya asignado a la respectiva

cinta, el cual deberá aparecer en un lugar visible de la copia de la cinta que

conserve el establecimiento.

• Libro mayor y balance. Es un libro principal que deben llevar los

comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma

sintética. La información se toma del libro diario columnario y se detalla

analíticamente en los libros auxiliares.

• Libro mayor y balances - registro. Una vez asentado el movimiento

mensual en el libro diario columnario, se procede a pasar la información al

mayor, teniendo en cuenta las siguientes columnas:

o Cuentas: aquí se anota el nombre de las cuentas, una por cada

renglón.

o Código: se escribe el número que le corresponde a cada cuenta,

según el catálogo de cuentas de la empresa, tomado del Plan Único

de Cuentas para comerciantes.


_________________________________________________________________________

o Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo débito o crédito de

cada cuenta correspondiente al periodo anterior.

o Movimiento del mes: en esta columna se registra el movimiento

débito y crédito mensual de cada cuenta. La información se traslada

de los totales mensuales del libro diario columnario.

o Saldos: en esta columna se obtienen los saldos de las cuentas,

tomando los datos de las columnas saldos anteriores y movimiento,

así: movimientos iguales se suman, movimientos contrarios se

restan.

• Libros auxiliares. De acuerdo con su tamaño y con el catálogo de cuentas

que maneje, cada empresa determina el número de auxiliares que necesita.

Esto permite dividir el trabajo contable entre varias personas. Por lo

general, los auxiliares se llevan en libros con hojas removibles, de las

cuales a cada cuenta y subcuenta se les asigna un folio.

• Libros auxiliares - registro. La información presentada en las columnas

parciales del comprobante diario de contabilidad se traslada a los libros

auxiliares. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes del libro

auxiliar (o tomando la información directamente de los soportes codificados

para el registro contable):

o Fecha: cronológicamente se registra el año, mes y día del

comprobante de diario correspondiente.

o Detalle: se describe la transacción, indicando el soporte que la

respalda.

o Número del comprobante de diario: se registran en orden

consecutivo.


_________________________________________________________________________

o Débitos y créditos: se registra el valor del movimiento débito o

crédito de cada subcuenta, tomado de la columna parciales del

comprobante diario de contabilidad.

o Saldos: aquí se escribe el valor que resulte después del movimiento

débito o crédito, de acuerdo con las siguientes reglas:

� En las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo

débito, la columna saldos aumenta con los movimientos

registrados en el debe y disminuye con los valores registrados

en el haber.

� En las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener

saldo crédito, su saldo aumenta con los valores registrados en

el haber y disminuye con los valores registrados en el debe.

• Libros auxiliares - tipos. Los siguientes son algunos libros auxiliares:

o Cuenta control: las empresas que realizan operaciones mercantiles

con numerosas personas naturales y jurídicas necesitan detallar y

ampliar la información de una cuenta en varias subcuentas. Para

evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos

registros individuales de una cuenta, se abre una cuenta control, en

la que se registran los valores totales del movimiento débito o crédito

del comprobante diario de contabilidad.

o Subcuentas: cada vez que en los libros diario y mayor se registre un

valor en una cuenta principal, deben registrarse en los libros

auxiliares los valores correspondientes a las subcuentas y auxiliares.

La información se toma de la columna parciales del comprobante

diario de contabilidad. La suma de los saldos de las subcuentas debe

coincidir con el saldo de la cuenta control.


_________________________________________________________________________

o Auxiliar de compras y ventas: las empresas utilizan auxiliares

especiales de compras y ventas, en los que registran detalladamente

la información solicitada por la Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales (DIAN) para efectos del IVA.

o Auxiliar de vencimientos: las empresas que tienen numerosos

proveedores y cuantiosa cartera, requieren un libro auxiliar de

vencimientos, con el fin de cobrar o pagar oportunamente las

cuentas. Eso permite aprovechar o conceder descuentos por pronto

pago y evitar sanciones por mora.

• Libros de contabilidad. Todo comerciante conformará su contabilidad, sus

libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, de

acuerdo con las normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar

el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su

archivo y correspondencia. Se aceptan como procedimientos de reconocido

valor técnico contable aquellos que sirven para registrar las operaciones por

medios mecanizados o electrónicos, para los cuales se utilicen máquinas

tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o cualquier

medio similar. Los libros de comercio y la contabilidad deberán llevarse en

el domicilio del comerciante, de acuerdo con la ley y las normas de

contabilidad, en idioma oficial, al igual que los comprobantes. Integrarán la

contabilidad todos los comprobantes que respalden las partidas asentadas

en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los

negocios. Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas

existirá la debida correspondencia, sopena de que carezcan de eficacia

probatoria a favor del comerciante obligado a llevarlos.

• Libros de contabilidad - clases. Para los efectos legales, cuando se haga

referencia a los libros de comercio, se entenderá como tales los que

determine la ley como obligatorios, y los auxiliares para el completo


_________________________________________________________________________

entendimiento de aquellos. Los siguientes libros se consideran como

obligatorios:

o Inventarios y balances

o Diario

o Mayor

Los libros auxiliares que un comerciante puede necesitar dependen del tipo

de empresa e información que maneje. Entre los más utilizados están los

siguientes:

o Auxiliar de caja

o Auxiliar de bancos

o Auxiliar de clientes

o Auxiliar de proveedores

o Auxiliar de gastos

o Auxiliar de ventas, o comercio al por mayor y al por menor

o Auxiliar de mercancías

o Auxiliar de inversiones

o Auxiliar de anticipo de impuestos y contribuciones

o Auxiliar de impuestos sobre las ventas por pagar

o Auxiliar de IVA retenido

o Auxiliar de retención en la fuente

o Auxiliar de propiedades, planta y equipo


_________________________________________________________________________

o Auxiliar de aportes sociales.

• Libros de contabilidad - eficacia probatoria. Los libros y papeles de

comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los

comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente. Dichos libros y

papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste

de manera clara y completa y siempre que su contraparte no los rechace en

lo que le sea desfavorable.

• Libros de contabilidad - otros. Existen otros tipos de informes

adicionales, como los siguientes:

1. Libro de actas o registro de socios

2. Libro fiscal de registro de operaciones diarias

3. Libro fiscal de registro de facturación.

• Libros de contabilidad - principales. También llamados mayores, son los

libros que obligatoriamente deben llevar los comerciantes, y en los cuales

registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan

durante un lapso determinado. De acuerdo con las disposiciones legales,

los comerciantes deben llevar los siguientes libros:

o Inventarios y balances

o Diario

o Mayor

• Libros de contabilidad - prohibiciones. En los libros de comercio se

prohíben las siguientes situaciones:

o Alterar en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que

éstos se refieren.


_________________________________________________________________________

o Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de

los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de

contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no

se consideran espacios en blanco los renglones no utilizados,

siempre y cuando al terminar los listados sus totales de control

permitan establecer que se ha cumplido con el sistema de partida

doble.

o Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos;

cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha

en que se advirtiere.

o Borrar o tachar todo, o una parte, de los asientos.

o Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas, o mutilar los libros.

• Liquidez. Es la capacidad que tiene una empresa para pagar sus deudas oportunamente. De acuerdo con la forma de analizar el contenido de los estados financieros. Existen varios métodos para determinar la liquidez de una empresa.

• Métodos de análisis financiero. Los métodos de análisis se

consideran como los procedimientos utilizados para simplificar,

separar o reducir los datos descriptivos y numéricos que integran los

estados financieros, con el objeto de medir las relaciones en un solo

periodo y los cambios presentados en varios ejercicios contables.

• Momento del devengado (causación). El registro de los ingresos y gastos

del presupuesto requiere contar previamente con los actos administrativos

de reconocimiento del derecho o de la obligación, derivados del hecho

económico, sin perjuicio de observar el principio de cumplimiento de las

disposiciones vigentes. Ver también: contabilidad pública - concepto;

contabilidad pública -.fines; presupuesto de gastos.

M


_________________________________________________________________________

• Momentos contables de interrelación. Véase momento del devengado;

contabilidad pública - concepto; contabilidad pública - fines; presupuesto de

gastos.

• Normas Internacionales de Contabilidad (NIC). Estas normas son

el producto de grandes estudios y esfuerzos de diferentes entidades

educativas, financieras y profesionales del área contable en el mundo. Su

propósito es estandarizar la información financiera presentada en los

estados financieros. Las NIC son un conjunto de normas o leyes que

establecen qué información se debe presentar en los estados financieros, y

la forma en que dicha información debe aparecer. Ellas son normas que, de

acuerdo con sus experiencias comerciales, los especialistas han

considerado importante en la presentación de la información financiera.

Rigen la calidad y están orientadas al inversor, cuyo objetivo es reflejar la

esencia económica de las operaciones del negocio y presentar una imagen

fiel de la situación financiera de una empresa. Las NIC son emitidas por el

International Accounting Standards Board (antes International Accounting

Standards Committee).

• Nómina - aportes para pensiones. El sistema general de pensiones tiene

por objeto garantizar a la población el amparo contra las contingencias

derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento

de las pensiones y prestaciones y ampliar la cobertura de protección a la

población que carece de un sistema de pensiones.

• Nómina - aportes para salud. Los siguientes son los aportes obligatorios:

o Entidades Promotoras de Salud (EPS): Las EPS son las

responsables de la afiliación y el registro de los afiliados y del

recaudo de sus aportes por delegación del fondo de solidaridad y

garantía. Su función básica será organizar y garantizar directa o

N


_________________________________________________________________________

indirectamente la prestación del plan de salud obligatorio a los

afiliados, y girar, dentro de los términos previstos en la ley, la

diferencia entre los ingresos por cotizaciones de sus afiliados y el

valor de las correspondientes unidades de pago por captación al

fondo de solidaridad y garantía. Todo trabajador debe estar afiliado a

una sola EPS.

o Ingreso base de cotización de aporte (IBC): está constituido por el

salario básico, el trabajo extra, las comisiones, los gastos de

representación y demás remuneraciones que sean factor salarial; se

excluye el auxilio de transporte. En ningún caso la base de cotización

podrá ser inferior al salario mínimo legal, ni superior a 20 salarios

mínimos legales, salvo para el servicio doméstico que no puede ser

inferior al 50% del salario mínimo. Para el salario integral, el IBC será

70%. El IBC incluye, además, el valor correspondiente a los días de

incapacidad que haya presentado el trabajador en el mes respectivo.

• Nómina - apropiaciones. Al liquidar la nómina mensual, el empleador debe

calcular los causados, de acuerdo con la legislación vigente.

• Nómina - auxilio de transporte. Todo trabajador que devengue

mensualmente hasta dos salarios mínimos, tiene derecho a recibir, además

de su salario, un valor adicional por concepto de auxilio de transporte, cuya

cuantía es determinada en la legislación vigente.

• Nómina - cesantías. Todo trabajador que haya laborado por lo menos un

mes, tiene derecho a una cesantía equivalente a un salario promedio

mensual devengado por cada año, y proporcionalmente por fracción.

• Nómina - comisiones. Usualmente el empleador contrata vendedores con

un salario básico y un porcentaje sobre ventas, el cual se denomina

comisión; el total devengado por estos trabajadores en ningún caso puede

ser inferior al salario mínimo legal vigente. La fórmula para liquidar las

comisiones es: Comisión = valor ventas x porcentaje sobre ventas.


_________________________________________________________________________

• Nómina - deducciones. Legalmente el empleador está autorizado para

deducir por nómina los aportes de los trabajadores para salud (EPS),

pensiones (fondo de pensiones), retención en la fuente y embargos

judiciales. Además, previa autorización escrita del trabajador puede

descontar cuotas voluntarias para sindicatos, fondos de empleados y

cooperativas, préstamos bancarios por libranza y otros.

• Nómina - descuentos voluntarios de nómina. Comprenden los que el

trabajador autoriza con su firma para fondos, cooperativas, etc.

• Nómina - formato de la nómina. El formato de nómina contiene los

siguientes elementos:

o Encabezamiento: incluye el nombre del empleador, el nombre del

documento y el periodo de pago.

o Esquema central: que tiene dos partes:

� Primera parte:

� Nombre y cargo del trabajador

� Días laborados

� Valor devengado

� Deducciones

� Neto pagado

� Firmas y documento de identidad de los empleados

� Segunda parte:

� Aportes parafiscales

� Apropiaciones para prestaciones sociales

� Firmas de quien elabora, revisa y aprueba

• Nómina - intereses sobre cesantías. El trabajador tiene derecho a percibir

intereses sobre el valor de la cesantía causada, a razón del 1% mensual.

• Nómina - jornadas especiales de 6 horas diarias. En las empresas,

factorías o nuevas actividades que se establezcan a partir del 1 de enero de

1991, en las cuales las partes acuerdan que el trabajador laborará en


_________________________________________________________________________

turnos de trabajo sucesivos sin exceder de 6 horas al día y 36 a la semana,

esos trabajadores no tienen derecho a recargos por trabajo nocturno,

dominicales y festivos. Tendrán derecho a un día de descanso remunerado

por los turnos trabajados en dominical o festivo, y devengarán un salario

similar al que devenga el trabajador de 8 horas diarias.

• Nómina - liquidación cesantías. Para liquidar las cesantías se aplica la

siguiente fórmula: Salario básico x No. de días trabajados / 360.

• Nómina - liquidación de aportes de pensión. El aporte para pensión es

del 16%, del cual el 25% está a cargo del trabajador y el 75% a cargo del

empleador. La liquidación de aportes de pensión incluye:

o Fondo de solidaridad pensional: Los afiliados que tengan un IBC

igual o superior a 4 salarios mínimos, tendrán a su cargo un aporte

adicional del 1% sobre su base de cotización destinado a este fondo.

• Salud: el sistema de salud se cotiza en su totatilidad 16.5%

• Nómina - liquidación de la nómina. La nómina es un documento en el

cual un empleador relaciona salarios, deducciones, valor neto pagado,

aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado

en un periodo determinado, ya sea por semana, década, quincena o mes.

• Nómina - liquidación de prestaciones sociales. Las prestaciones

sociales se liquidan y se pagan cuando se termina el contrato o en una

fecha determinada, de acuerdo con la legislación. Para contabilizar el pago

se debita la cuenta de provisiones para obligaciones laborales, se acredita

bancos y al final del mes se hace el ajuste, si es necesario. El valor de la

provisión debe causarse mensualmente y registrarse en la cuenta para

obligaciones laborales, al cierre del periodo contable. Una vez efectuados

los ajustes a las liquidaciones mensuales, se trasladan los saldos del

periodo a las cuentas de prestaciones sociales consolidadas: cesantías,

primas, intereses y vacaciones.


_________________________________________________________________________

• Nómina - liquidación de trabajo extra, dominical o festivo. Los

porcentajes y factores para liquidar las horas extras son los siguientes:

Clase de trabajo

Extradiurmo ordinario

Extra nocturno ordinario

Dominical y festivo

Dominical y festivo nocturno

Extra diurno festivo

Extra nocturno ordinario

• Nómina - liquidación de trabajo ordinario. Para establecer el valor del

día ordinario y la hora ordinaria, se aplican las fórmulas:

o Día ordinario = salario básico mensual / 30 días

o Hora ordinaria = salario básico mensual / 30 días / 8 horas

• Nómina - neto pagado. Es el valor que el empleador debe pagar al

trabajador una vez descontados los aportes de rigor.

• Nómina - otros tipos de salario. Cuando contrata personal, el empleador

puede ofrecer, además del sueldo y las comisiones, bonificaciones

ordinarias, primas permanentes o gastos de manutención para los viajeros,

todo lo cual constituye salario.

• Nómina - pago a terceros. De acuerdo con el calendario de cada entidad,

en la fecha de pago el empleador efectúa los asientos contables

correspondientes a los pagos de personas ajenas a la empresa.

• Nómina - prima de servicios. En virtud del contrato de trabajo, en los

meses de junio y diciembre, el empleador debe liquidar y pagar la prima de

servicios correspondiente a los trabajadores que tengan este derecho.


_________________________________________________________________________

• Nómina - retención en la fuente. Es el valor que el empleador debe

descontar mensualmente a los trabajadores por concepto del impuesto

causado para consignar mensualmente ala Din.

• Nómina - salario básico. Es la remuneración ordinaria pactada en el

contrato laboral, la cual sirve de base para la liquidación del trabajo

nocturno, trabajo en dominicales y festivos y trabajo extra en días

ordinarios, dominicales y en festivos. La jornada de trabajo es la que

convengan las partes, y cuya duración máxima legal es de 8 horas al día y

48 a la semana, salvo algunas excepciones.

• Nómina - salario mínimo legal. Es el que todo trabajador tiene derecho a

percibir para subvenir a sus necesidades normales y a las de su familia, en

el orden material, moral y cultural.

• Nómina - sistema de pensiones. Posee las siguientes características:

o La afiliación es obligatoria para todo trabajador

o La afiliación implica pagar los aportes establecidos por ley

o Los afiliados podrán escoger el régimen de pensiones que prefieran

• Nómina - trabajo diurno y trabajo nocturno. El trabajo diurno está comprendido entre las 6 a.m. y las 10 p.m. El trabajo nocturno está comprendido entre las 10 p.m. y las 6 a.m. El trabajo nocturno, por el solo hecho de ser nocturno, se remunera con un recargo del 35% sobre el valor del trabajo diurno, por las horas trabajadas.

• Nómina - vacaciones. Cuando se cumple un año de labores, el trabajador tiene derecho a disfrutar de 15 días hábiles de vacaciones liquidadas sobre el último salario devengado.

• Nómina - valor devengado. Está constituido por las sumas que el

empleador paga al trabajador, teniendo en cuenta la legislación, y está

formado por los distintos conceptos que constituyen salario. Según el

Código Sustantivo del Trabajo, constituye salario, no sólo la remuneración

ordinaria fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o

especie y como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la


_________________________________________________________________________

forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos,

bonificaciones habituales, valor de trabajo suplementario o de las horas

extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentaje sobre

ventas y comisiones.

• Pasivo a corto plazo (pasivo corriente). Agrupa las obligaciones

derivadas de las actividades del ente público, exigibles en un periodo

no mayor de un año.

• Pasivo a largo plazo (pasivo no corriente). Agrupa las obligaciones

exigibles por terceros al ente público, en un periodo mayor de un año.

• Patrimonio neto. Ver también: estados financieros - balance.

• Plan General de Contabilidad Pública (PGCP). El Plan General de

Contabilidad Pública fue aprobado con la Resolución No. 4444 del 21 de

noviembre de 1995 y es de obligatoria aplicación por todos los entes

públicos a partir del 1 de enero de 1996. El Plan General de Contabilidad

Pública, que forma parte del sistema integrado de información financiera,

fue proyectado por los funcionarios de la Contaduría General de la Nación,

y su implantación como documento fuente es responsabilidad de todos los

entes públicos. Ver también: contabilidad pública - concepto.

• Presentación de la información. Normalmente el periodo contable va del

1 de enero al 31 de diciembre. Al final de éste se debe realizar el proceso

de cierre. No obstante, se podrán solicitar estados contables intermedios e

informes complementarios de acuerdo con las necesidades o los

requerimientos de autoridades competentes, sin que esto signifique

necesariamente la ejecución de un cierre. Adicionalmente podrán solicitarse

estados contables o informes complementarios públicos por periodos

superiores a un año, para revelar el estado de avance de los planes de

desarrollo. Véase, principios contables; periodo contable.

P


_________________________________________________________________________

• Presupuesto de gastos. El presupuesto de gastos se compondrá de los

gastos de funcionamiento, del servicio de la deuda pública, y de los gastos

de inversión. Cada uno de estos gastos se presentará clasificado en

diferentes secciones. En el presupuesto de gastos sólo se podrá incluir

apropiaciones que correspondan a los siguientes aspectos: a) a créditos

judicialmente reconocidos; b) a gastos decretados conforme a la ley; c) a

las destinadas a dar cumplimiento a los planes y programas de desarrollo

económico y social y a las de obras públicas de que tratan los Artículos 339

y 341 de la Constitución Política, que fueren aprobadas por el Congreso

Nacional; y d) a las leyes que organizan la rama judicial, la rama legislativa,

la Fiscalía General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría

General de la República, la Registraduría Nacional del Estado Civil que

incluye el Consejo Nacional Electoral, los ministerios, los departamentos

administrativos, los establecimientos públicos y la Policía Nacional que

constituyen título para incluir en el presupuesto partidas para gastos de

funcionamiento, de inversión y servicio de la deuda pública. Ver también:

gastos presupuestarios; obligaciones del presupuesto corriente;

presupuesto de gastos. Etapas de ejecución.

• Presupuesto de gastos - etapas de ejecución - certificado de

disponibilidad. Todos los actos administrativos que afecten las

apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de

disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente

para atender estos gastos.

• Procedimiento contable. El siguiente es el proceso contable para una

empresa:

o Clasificación, análisis y codificación de los soportes

o Elaboración de asientos en borrador


_________________________________________________________________________

o Preparación del comprobante diario de contabilidad, teniendo en

cuenta el traslado a libros mayores y auxiliares, que se realiza así:

� La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares.

� Las columnas debe y haber se trasladan al libro diario

columnario. Nota. Cuando la empresa maneja un programa de

contabilidad para computador los asientos contables se

introducen directamente al programa por medio de los

soportes codificados y no requiere hacer libros ni

comprobantes de contabilidad manualmente, pues éstos son

realizados por el programa.

• Procedimiento contable - asientos. Los asientos contables, para su

justificación, deben tener un soporte con los siguientes datos:

o Nombre o razón social de la empresa que lo emite

o Nombre, número y fecha del comprobante

o Descripción del contenido del documento

o Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y

contabilizar los comprobantes

• Procedimiento para registrar las operaciones. Se siguen dos pasos:

1. Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción: para

ello se plantean dos interrogantes. Ejemplos:

� al comprar: ¿qué se compra?, ¿cómo se cancela?

� al vender: ¿qué se vende?, ¿cómo se cobra su valor?

� al cancelar una deuda: ¿qué tipo de deuda se paga?, ¿cómo

se cancela su valor?


_________________________________________________________________________

• Propiedades, planta y equipo. Lo integran los bienes adquiridos,

construidos o en tránsito de importación, construcción y montaje, con la

intención de emplearlos en forma permanente para la producción o el

suministro de otros bienes y servicios, arrendarlos o utilizarlos en la

administración del ente público, y que no están destinados para la venta,

siempre que su vida útil probable exceda de un año. Ver también: activo

fijo; amortización de activos (depreciación).

• Provisión cartera. Es la reserva que la empresa debe calcular para

proteger la cartera de difícil cobro o recuperación. Su valor constituye un

gasto que disminuye el activo.

• Provisión cartera - ajuste. El valor de cartera está constituido por los

saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos

saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta

que algunas deudas no se puedan recaudar por fallecimiento de clientes,

insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por

tanto, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera,

y en el balance general, en la sección de activos, presentar el valor bruto de

clientes.

• Provisión cartera - cancelación de documentos incobrables. Cuando el

valor de las facturas que adeudan los clientes no ha sido recaudado en el

plazo pactado, se traslada a la cuenta deudas de difícil cobro. Cuando se

hayan agotado las gestiones de cobro se procede a castigar esta cuenta

contra provisiones.

• Provisión cartera - contabilización. Debe tenerse en cuenta que el valor

de la provisión representa un gasto operacional para la empresa. Una vez

calculado el valor de la provisión por cualquiera de los procedimientos

anteriores, este valor se compara con el saldo de la cuenta provisiones y se


_________________________________________________________________________

realiza el ajuste necesario, aumentando o disminuyendo el valor del gasto y

la provisión según el caso que se presente, así:

o Si la cuenta provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el

valor resultante de calcular la provisión; para ello se aumenta y

debita la cuenta de gastos, y aumenta y acredita la cuenta

provisiones.

o Si al comparar el saldo anterior de la cuenta provisiones éste es

menor que el valor resultante de calcular la provisión en el periodo

actual, debe realizarse un ajuste por el valor de la diferencia. Para

ello se aumenta la cuenta de gastos y aumenta la cuenta provisiones

por este valor, o sea, debita la primera cuenta y acredita la segunda.

o Si el saldo anterior correspondiente a provisiones es mayor que el

valor resultante de calcular la nueva provisión, debe realizarse el

ajuste por el valor de la diferencia, disminuyendo la cuenta de gastos

y disminuyendo la cuenta de provisiones, es decir, debitando

provisiones y acreditando gastos.

o Cancelación de documentos incobrables: Cuando el valor de las

facturas que adeudan los clientes no ha sido recaudado en el plazo

pactado, se traslada a la cuenta deudas de difícil cobro. Cuando se

hayan agotado las gestiones de cobro, se procede a castigar esta

cuenta contra provisiones.

• Provisión cartera - métodos para calcular la provisión. Como métodos

de provisión de cartera se encuentran los siguientes:

0. Provisión individual de cartera: se acepta como provisión

individual hasta un 33% anual del valor nominal de cada deuda con

más de un año de vencida.


_________________________________________________________________________

1. Provisión general: analizando el vencimiento de los saldos por

cobrar de cada cliente, este método consiste en determinar la

provisión por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la

fecha de vencimiento. A medida que transcurre el tiempo en que un

cliente deje de pagar su obligación, aumenta el riesgo de cobrarla,

por lo cual se calcula un mayor porcentaje de provisión.

2. Los valores y la fecha de vencimiento de cada uno de los clientes se

toman del libro auxiliar de clientes o del libro auxiliar de vencimientos

de cartera.

• PUC - clasificación, nomenclatura y movimiento. Las cuentas

representan tanto las propiedades, los derechos y las deudas de una

empresa en una fecha determinada, como los costos, los gastos y las

utilidades en un periodo determinado. De acuerdo con su naturaleza, las

cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y

pérdidas y de orden.

• PUC - contenido. Está compuesto por un catálogo de cuentas y la

descripción y dinámica para su aplicación, las cuales deben observarse en

el registro contable de las operaciones o transacciones económicas.

• PUC - esquema de la cuenta T. La forma más simple para iniciar el

aprendizaje de los registros contables es mediante el esquema de la cuenta

T . Sus partes son las siguientes:

o 1. Nombre completo de la cuenta

o 2. Debe, el lado izquierdo, para registrar los débitos

o 3. Haber el lado derecho, para registrar los créditos

• PUC - Plan Único de Cuentas. El Plan Único de Cuentas busca la

uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los


_________________________________________________________________________

comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de la información

contable y, por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

• PUC - registros en la cuenta T. Debitar una cuenta es registrar un valor en

el lado izquierdo, es decir, en el debe; acreditar una cuenta es registrar un

valor en el lado derecho, es decir, en la columna del haber. Movimiento

débito es la suma de los valores registrados en el debe de una cuenta;

movimiento crédito es la suma de los valores registrados en el haber.

• PUC - saldos en la cuenta T. El saldo de una cuenta es la diferencia entre

los valores registrados en la columna del debe y los valores registrados en

la columna del haber. Se presentan los siguientes casos:

0. Saldo débito: una cuenta tiene saldo débito cuando el movimiento

débito es mayor que el movimiento crédito.

1. Saldo crédito: una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento

crédito es mayor que el movimiento débito.

• Punto de equilibrio - análisis. Este procedimiento sirve para determinar el

volumen mínimo de ventas que la empresa debe realizar para no perder ni

ganar. • RRazón financiera - capital de trabajo. Pertenece a los indicadores

relacionados con el balance. Es la diferencia entre el activo corriente y el

pasivo corriente; constituye los recursos de que dispone un negocio para

cancelar su pasivo a corto plazo. Sirve para medir la capacidad de una

empresa para pagar oportunamente sus deudas en un periodo no mayor

del ejercicio fiscal, Existen varios calculopara ella como:


_________________________________________________________________________

• Razón financiera - circulante o razón corriente.

• Razón financiera - el activo líquido.

• Razón financiera - endeudamiento.

• Razón financiera - independencia financiera.

• Razón financiera - periodo promedio de cobro a clientes.

• Razón financiera - periodo promedio de pago a proveedores.

• Razón financiera - porcentaje de costo de ventas.

• Razón financiera - rentabilidad sobre activo total.

• Razón financiera - rentabilidad sobre capital contable.

• Razón financiera - rentabilidad sobre ingresos operacionales.

• Razón financiera - rotación de clientes o cartera.

• Razones o indicadores del balance. Las razones o los indicadores

relacionados con el balance son los siguientes:

o Capital de trabajo

o Razón circulante o razón corriente

o Prueba de acidez

o Activo líquido

o Solidez

o Endeudamiento

o Índice de propiedad

o Razón de protección al pasivo total


_________________________________________________________________________

o Razón de protección a la inversión

o Razón del patrimonio inmovilizado

• Razones o indicadores del estado de resultado. Los indicadores

relacionados con el estado de resultado

son los siguientes:

o Porcentaje de utilidad bruta operacional sobre ingresos

operacionales

o Porcentaje de utilidad neta sobre ingresos operacionales:

� Porcentaje de costo de ventas sobre ingresos operacionales

� Porcentaje de gastos operacionales sobre ingresos

operacionales

� Rentabilidad sobre ingresos operacionales

• Razones o indicadores del estado resultado y balance. Los siguientes

son los indicadores relacionados con el estado resultado y balance:

o Rotación de clientes o cartera

o Periodo promedio de cobro a clientes

o Rotación de proveedores:

� Periodo promedio de pago a proveedores

� Rotación de inventarios

o Rentabilidad sobre capital contable:

� Rentabilidad sobre activo total


_________________________________________________________________________

� Rentabilidad de las acciones

� Entre otras.

• Retención en la fuente. Es un mecanismo de recaudo anticipado de los

impuestos de renta y complementarios, por el cual una persona (retenedor)

deduce a otra (retenido) un porcentaje determinado del valor por pagar al

contado o a crédito, en compras y servicios, con el fin de consignarlo en un

banco autorizado para recaudar impuestos en nombre de la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

• Retención en la fuente - agentes retenedores. Las personas naturales

son retenedores por los siguientes conceptos: salarios e ingresos laborales

gravables; loterías; rifas, apuestas y similares; venta o enajenación de

activos fijos diferentes de bienes raíces; patrimonio y pagos o giros al

exterior. Las personas jurídicas y las sociedades de hecho son retenedores

por los siguientes conceptos: salarios o ingresos laborales gravables;

servicios; honorarios; comisiones; dividendos; rendimientos financieros,

loterías, rifas, apuestas y similares, contratos de construcción y

urbanización, y en general, de confección de obra material de bien

inmueble; arrendamientos; patrimonio; ingresos tributarios; remesas y

pagos al exterior, y timbre.

• Retención en la fuente - autorretención. Las personas jurídicas que

realizan un volumen grande de operaciones que impliquen muchos

retenedores, pueden solicitar autorización a la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales para autorretener por concepto de ventas, contratos

de urbanización y construcción, honorarios, comisiones, servicios y

arrendamientos devengados. Las empresas autorretenedoras deben

manifestar expresamente en las facturas de venta y en las cuentas de


_________________________________________________________________________

cobro por servicios, la autorización para que sus clientes no les practiquen

la retención en la fuente.

• Retención en la fuente - causación. La retención en la fuente que efectúa

el retenedor se contabiliza en la fecha que se causa, aunque su pago sea

posterior.

• Retención en la fuente - certificados. Los agentes de retención en la

fuente deberán expedir anualmente a los asalariados un certificado de

ingresos y retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente

anterior, según el formato que expida la Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales. Cuando se trate de conceptos de retención diferentes de

salarios, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un

certificado de retenciones practicadas durante el año.

• Retención en la fuente - ¿cuándo no se efectúa? Para contabilizar la

retención en la fuente se utilizan dos tipos de cuentas:

o Cuando la empresa retiene, afecta una cuenta de pasivo,

denominada retención en la fuente.

o Cuando a la empresa le retienen, afecta una cuenta de activo

denominada Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor

(retención en la fuente).

• Retención en la fuente - declaración mensual. A partir del mes de enero

de 1988, inclusive, los agentes retenedores deberán presentar y pagar, por

cada mes, una declaración de las retenciones en la fuente que de

conformidad con las normas vigentes debieron efectuar durante el

respectivo mes. La declaración se presentará en el formulario que para tal

efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.


_________________________________________________________________________

• Retención en la fuente - deducción. El saldo de la cuenta anticipo de

impuestos (retefuente) se deduce al final del periodo fiscal anual de los

impuestos de renta y complementarios a cargo del contribuyente,

acreditando esta cuenta y debitando impuestos de renta y

complementarios.

• Retención en la fuente - descuentos. Cuando se anulen, rescindan o

resuelvan operaciones que hayan sido sometidas a retención en la fuente,

por impuesto sobre la renta o complementarios, el agente retenedor podrá

descontar las sumas que hubiere retenido por tales operaciones, del monto

de las retenciones por declarar, y consignar en el periodo en el cual se

hayan anulado, rescindido o resuelto las mismas. Si el monto de las

retenciones que debieron efectuarse en tal periodo no fuere suficiente, con

el saldo podrá afectar las de los periodos inmediatamente siguientes.

• Retención en la fuente - obligaciones de los retenedores. Son las

siguientes:

o Retener

o Consignar oportunamente los dineros recaudados

o Expedir certificados a los retenidos sobre las retenciones practicadas

• Retención en la fuente - por arrendamientos. Las personas jurídicas o

sociedades de hecho, cualquiera que sea su naturaleza, sean o no

contribuyentes, deben efectuar retención en la fuente cuando realicen

pagos o abonen en cuenta por concepto de arrendamiento de bienes

muebles o inmuebles, sea directamente o por intermediario. La tarifa para

bienes muebles (vehículos y maquinaria) es del 2% sobre cualquier pago o

abono en cuenta. Para bienes raíces (apartamentos, casas, lotes, edificios,

oficinas), el 3% sobre $290,000 en adelante, para el año 1998.


_________________________________________________________________________

• Retención en la fuente - por comisiones. Comisión es la retribución que

se hace a quien realiza un negocio o un encargo por cuenta ajena, sin que

exista un vínculo laboral, con la promesa de pagarle un valor fijo o un

porcentaje de la transacción. La retención es del 10%, aplicable sobre

cualquier cuantía.

• Retención en la fuente - por compras. Cuando se efectúen compras,

abonos o pagos susceptibles de constituir ingresos tributarios, para quien

los reciba se debe practicar retención en la fuente sobre el valor de las

mercancías, sin incluir el IVA. La tarifa es del 0.1% para combustibles y del

3% sobre las demás compras superiores a $290,000, para el año 1998.

• Retención en la fuente - por loterías, rifas, apuestas. Los pagos que

efectúen por estos conceptos a las personas naturales y jurídicas, y las

sociedades de hecho, sean o no contribuyentes, son objeto de retención en

la fuente a título de ganancias ocasionales. La tarifa es del 20% del pago o

abono, siempre que exceda de $260,000 para el año 1998.

• Retención en la fuente - por servicios. Se entiende por servicios toda

actividad, labor o trabajo prestado por una persona natural o jurídica sin

relación de dependencia laboral, que genera una contraprestación en

dinero o especie.

• Retención en la fuente - por ventas con tarjeta de crédito. Las

empresas que venden bienes o servicios con tarjeta de crédito deben

liquidar el 1.5% de retención en la fuente sobre el 87.5% del valor de la

operación, y el 16% de IVA sobre la comisión financiera.

• Retención en la fuente - sobre honorarios. Se entiende por honorarios la

remuneración al trabajo prestado sin subordinación, en la cual predomine el

factor intelectual, la creatividad, el ingenio sobre el trabajo manual o

material. La retención es del 10%, aplicable sobre cualquier cuantía.


_________________________________________________________________________

• Sistema de inventario periódico. Con el fin de registrar y controlar los

inventarios, y de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de las

ventas y las existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el

sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas más utilizados son:

o Sistema de inventario periódico o Sistema de inventario permanente

• Sistema de inventario periódico. Por medio de este sistema los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual puede denominarse inventario inicial o inventario final, según el caso.

o Inventario inicial: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.

o Inventario final: es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.

• Sistema de inventario periódico - contabilización. Al contabilizar el inventario inicial se debita la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa al inicio del periodo contable, y se acredita al cerrar el ejercicio contable para cancelar su saldo. Al finalizar el periodo contable, se cancela el inventario inicial contra la cuenta ganancias y pérdidas; luego se incorpora el inventario final, que en el próximo periodo contable se convierte en el nuevo inventario inicial.

• Sistema de inventario periódico - entradas y salidas. Cuando se utiliza este sistema, la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa no se emplea durante el ejercicio; los registros de entradas y salidas de mercancías se hacen en las cuentas de compras y comercio al por mayor y al por menor, respectivamente. Así mismo, las devoluciones se registran en las cuentas devoluciones en compras, o en ventas, de acuerdo con el catálogo de cuentas.

• Sistema de inventario permanente. Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, ya que los movimientos de compraventa de mercancías se registran directamente en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, a precio de costo. La empresa que adopta este sistema requiere un fichero o auxiliar de mercancías denominado kárdex, en el cual se registra cada artículo como subcuenta de la cuenta mercancías. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de mercancías, razón por la cual este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen poca variedad de mercancías. Cuando las empresas tienen en existencia una gran variedad de artículos con distinta referencia, es conveniente llevar un kárdex sistematizado para controlar el movimiento de las mercancías. Las empresas obligadas a presentar su declaración

S


_________________________________________________________________________

tributaria firmada por revisor fiscal o contador público, deberán utilizar el sistema de inventario permanente.

• Sociedades. Por el contrato de sociedad, dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.

• Sociedades - constitución. La sociedad se constituirá por escritura pública en la cual se expresarán los siguientes aspectos:

o El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes

o La clase o tipo de sociedad o El domicilio de la sociedad o El objeto social o El capital social o La forma de administrar los negocios sociales o La época y la forma de convocar la asamblea o la junta de socios o La forma como se van a distribuir las utilidades, con indicación de las

reservas o La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución o La forma de hacer la liquidación o El nombre y domicilio del representante legal de la sociedad,

precisando sus facultades y obligaciones o Las facultades y obligaciones del revisor fiscal o Los demás pactos que estipulen los asociados para regular las

relaciones a que da origen el contrato o Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la

Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal.

• Sociedades de capital. Las sociedades de capital se clasifican en:

1. Sociedad anónima: se forma con un mínimo de cinco socios. El capital aportado está representado en acciones. La razón social se forma con el nombre que caracteriza la empresa, seguido de la expresión S.A. ejemplo, : Galletas Tostaditas S.A.

2. Sociedad en comandita por acciones: se constituye por uno o más socios con responsabilidad limitada. El capital está representado en títulos de igual valor. Se distingue porque la razón social va


_________________________________________________________________________

acompañada de las iniciales S.C.A. (Sociedad en Comandita por Acciones). Ejemplo: Computadores y Equipos S.C.A.

• Sociedades de personas - clases. Las sociedades de personas se clasifican en:

o Sociedad de personas o Sociedades de capital o Sociedades mixtas o Sociedades sin ánimo de lucro

• Sociedades mixtas. El prototipo de esta clase de sociedad es la sociedad de responsabilidad limitada en la cual los socios pueden ser dos, como mínimo, y máximo veinticinco. El capital está dividido en cuotas de igual valor. La razón social está seguida de la palabra limitada, o de su abreviatura Ltda. Ejemplo: Almacén El Estudiante, Cía. Ltda.

• Soportes de contabilidad. Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

• Soportes de contabilidad - cheque. Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

• Soportes de contabilidad - clases. Para el registro contable generalmentese utilizan los siguientes documentos de soporte:

o Comprobante de ingreso o Recibo de consignación bancaria o Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros o Factura de venta o Comprobante de venta con tarjeta de crédito o Cheque o comprobante de egreso o comprobante de pago o Letra de cambio o Pagaré o Nota débito o Nota crédito o Recibo de caja menor y reembolso de caja menor o Nota de contabilidad o Comprobante diario de contabilidad


_________________________________________________________________________

• Soportes de contabilidad - comprobante de cuenta de ahorros. Las entidades de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir sólo una: depósito en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. Para depositar remesas o cheques de otras plazas se utiliza un formato especial.

• Soportes de contabilidad - comprobante de egreso. También llamado orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad, y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago. Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el título valor se entrega al beneficiario. Al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponda según el concepto del pago.

• Soportes de contabilidad - comprobante diario de contabilidad. El comprobante de contabilidad es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos que lo justifiquen.: El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud. En este momento se asientan en forma ordenada y resumida las transacciones que se realizan diariamente en una empresa. Si el volumen de las operaciones no lo justifica, no es necesario efectuar boletines diarios; éstos se puede hacer por periodos mayores, cada semana, década, quincena o cada mes, como máximo.

• Soportes de contabilidad - factura de venta. La factura comercial es un documento que el vendedor entrega al comprador y contiene, además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de la mercancía vendida o servicios prestados, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta; del comprador, factura de compra. Generalmente el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

• Soportes de contabilidad - letra de cambio. Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona


_________________________________________________________________________

llamada girador a otra llamada girado, para que pague a la orden, o al portador, cierta suma de dinero, a la vista, o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta letras de cambio a proveedores y se llaman letras por pagar.

• Soportes de contabilidad - nota débito. Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Como ocurre con la mayoría de los soportes que elabora la empresa, se prepara en original y dos copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se debita clientes y se acredita la cuenta que corresponda según el concepto.

• Soportes de contabilidad - nota crédito. Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para contabilizarlas se utiliza un soporte denominado nota crédito. Éste se prepara en original y dos copias: el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo, y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se acredita clientes y se debita la cuenta que corresponda según el concepto.

• Soportes de contabilidad - nota de contabilidad. Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable específico, como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre, aunque también puede utilizarse una nota débito o nota crédito según la cuenta que afecte.

• Soportes de contabilidad - pagaré. Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Generalmente este documento se utiliza para respaldar los préstamos bancarios.

• Soportes de contabilidad - recibo de caja. El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente, y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado, ya que para ellas el soporte es la factura.

• Soportes de contabilidad - recibo de consignación bancaria. Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes,


_________________________________________________________________________

para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales, y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

• Soportes de contabilidad - recibo y reembolso de caja menor. El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un fondo denominado caja menor, que puede ser de $100,000 $200,000 ó $500,000 de acuerdo con las necesidades de la empresa. Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor se debita cajas (cajas menores) y se acredita bancos.

• Soportes de contabilidad - reintegro de gastos de caja menor. Cuando se gasta el dinero de caja menor, debe reintegrarse el valor de los pagos realizados según recibos para completar el fondo fijo. Al contabilizar se debitan las respectivas cuentas de gastos y se acredita bancos. La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante denominado reembolso de caja menor, en el cual se relacionan los gastos efectuados en un periodo determinado, con el fin de obtener el reintegro del dinero gastado. Para reintegrar el valor de los gastos efectuados según recibos de caja menor, relacionados en el reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de pago. Estos documentos deben anexarse al comprobante de diario.

• Soportes de contabilidad - tarjeta de crédito. La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema.

• Utilidad o pérdida por exposición a la inflación (ajustes por

inflación). Las partidas contabilizadas como crédito en la cuenta

corrección monetaria menos los respectivos débitos registrados en dicha

cuenta constituyen la utilidad o pérdida por exposición a la inflación para

efectos del impuesto sobre la renta. La aplicación del ajuste integral por

inflación requiere que se refleje en el estado de resultados.

• UVR (Unidad de Valor Real). Unidad de cuenta que refleja el poder

adquisitivo de la moneda, con base exclusivamente en la variación del

índice de precios al consumidor certificada por el DANE. Para calcular la

UVR de un periodo determinado se tiene en cuenta la variación mensual del

índice de precios al consumidor certificada por el DANE para el mes

U


_________________________________________________________________________

calendario inmediatamente anterior. Este método implica que durante los

meses en los cuales estacionalmente la inflación es alta, la UVR tendrá un

reajuste mayor que el que se presenta en meses de inflación baja .

• Unidad de Valor Tributario (UVT): Creada como medida de valor que

permite a partir del año 2007 ajustar los valores contenidos en las

disposiciones relativas a los impuestos y obligaciones administrados por la

DIAN, la cual se reajustará anualmente en la variación del índice de precios

al consumidor para ingresos medios, certificada por el DANE, en el periodo

comprendido entre el 1º de octubre del año anterior al gravable y la misma

fecha del año inmediatamente anterior a éste. El valor de la UVT que regirá

durante el año 2007 se fijó en veinte mil novecientos setenta y cuatro pesos

($20,974). Los resultados de la aplicación de la UVT se expresarán en

pesos y las aproximaciones a que haya lugar; se prescindirá de las

fracciones de peso; se aproximará al múltiplo de cien más cercano, si el

resultado estuviere entre cien pesos y diez mil pesos; se aproximará al

múltiplo de mil más cercano, cuando el resultado fuere superior a diez mil

pesos. Los ingresos laborales gravables expresados en UVT se tomarán

hasta las dos primeras cifras decimales.

GLOSARIO A - Escolme Institución Universitaria · El valor total del arqueo de caja puede ser...

Documents

Transcript of GLOSARIO A - Escolme Institución Universitaria · El valor total del arqueo de caja puede ser...