Gobierno de SharePointQu entendemos por Gobierno de SharePoint?El gobierno de IT, en general, es una disciplina que trata sobre cmo la estrategia del negocio y las regulaciones que afectan a la empresa deben ser soportadas por la infraestructura tecnolgica. En particular, cuando hablamos de gobierno de SharePoint nos referimos a establecer los mecanismos que asegurarn que la implantacin de SharePoint cumplir con los retos empresariales y con el marco regulatorio. En su empresa ha decidido, o est en proceso, implantar SharePoint por su gran versatilidad. Las capacidades de esta plataforma son enormes. Admite una gran personalizacin y se pueden construir multitud de aplicaciones sobre ella. Puede integrar gestionar su cartera comercial en SharePoint, construir un panel de mando de la facturacin y desarrollar procesos para la gestin de los recursos humanos entre otros muchos ejemplos. Por otro lado, los ingenieros de IT hablarn de las capacidades de SharePoint para simplificar y unificar los desarrollos, de cmo se aumentan las capacidades de colaboracin de la empresa y de que la informacin estar disponible en todo momento. En este aspecto, el gobierno de SharePoint le ayudar a unir ambos puntos de vista, dirigiendo las capacidades tecnolgicas de la plataforma hacia los objetivos empresariales. No se debe perder de vista el aumento en los ltimos aos del nmero de regulaciones que afectan a la empresa, tanto en sus procesos internos como a la informacin que tratada.

Como ejemplo, podemos citar la Ley Orgnica de Proteccin de Datos (de obligado cumplimiento por parte de todas las empresas), la directiva europea Solvencia II (sector asegurador) y Basilea II (sector bancario). El marco regulatorio de las empresas cada vez se vuelve ms complejo y uno de los objetivos de la infraestructura tecnolgica es asegurar que todas las aplicaciones y procesos informticos soportarn el cumplimiento de las directivas. En definitiva, el primer paso de un buen plan de gobierno implica el acuerdo de distintos grupos de inters sobre los pasos a desarrollar con la plataforma tecnolgica. De aqu surgir el plan director, que guiar el resto del proceso de gobierno.

La problemtica de esta primera fase es que ninguno de los grupos de inters (arquitectos de IT, directores de negocio, asesores legales) tienen por s solos toda la informacin completa y es necesario de un entorno catalizador que haga surgir de cada uno de ellos todos los requisitos de inters para el proceso. En este apartado, Raona le ofrece su experiencia bajo la plataforma SharePoint para actuar como mediador del grupo de trabajo ayudndole a definir los objetivos del plan director. Incluso no siendo decisor, el consultor de Raona ayuda al proceso mediante el conocimiento, ejemplos y experiencias anteriores.

Los componentes del Plan de GobiernoPodemos dividir la actuacin del Plan de Gobierno de SharePoint en tres grandes reas: Plan Director Plan de Implantacin Plan Soporte de

P

d Plan Director Lneas maestras de la

tpicamente incluye el dimensionamiento necesario y el diagrama de la arquitectura. Adems se generan los siguientes documentos: Plan de migracin (si se parte de una arquitectura antigua) Instalacin y configuracin de distintos entornos Poltica de desarrollo (calidad de cdigo, herramientas a utilizar, procedimient os de puesta en produccin) Documentaci n del proceso de instalacin Pruebas de Concepto a realizar Definicin de los niveles de servicio Plan de Documentaci n oficial: localizacin, aprobacin, versionado y expiracin Plan de sitios y de contenido: mapa web

En el apartado anterior hemos visto como el Plan Director surge directamente de las necesidades del negocio. Son las lneas maestras que indican el largo plazo de la implantacin de SharePoint. Enlaza las necesidades del negocio con la tecnologa describiendo qu se necesita que haga la plataforma. De este proceso, se obtendr: Visin sobre las iniciativas a realizar sobre SharePoint 2010 La gestin de riesgos de los riesgos del proyecto Los objetivos de la implantacin en el medio y largo plazo Un conjunto de indicadores y mtricas que permita medir el cumplimiento de los objetivos Un calendario de desarrollos de las iniciativas (priorizados)

Uno de los aspectos clave de la propuesta de Raona para el Plan Director es la propia gestin en la plataforma SharePoint, es decir, realizar el seguimiento a travs de la propia aplicacin. El conjunto de objetivos e indicadores definidos pueden ser plasmados en cuadro de mando que informe sobre el grado de cumplimiento. Por ejemplo, el Plan Director puede haber definido un plan de implantacin de los procesos empresariales y como objetivo el que, a fin de ao, [TERMINAR]

Dado un plan director, el plan de implantacin define la arquitectura que dar soporte a las necesidades del negocio. Dentro del mbito exclusivo del departamento de IT,

Branding: Guas de estilo coherentes con el estilo empresarial y preparacin para una escalacin coherente Plan de escalabilidad (capacity plan) Plan de seguridad

vida del software. Una gran subseccin del plan de implantacin es la referida a la gestin de sitios, contenidos y documentos

La arquitectura del sistema deber tener en cuenta todos los servicios que se deben ejecutar, el nmero de usuarios junto con sus perfiles de uso y la calidad de servicio que se quiere ofrecer. SharePoint 2010 ofrece las siguientes topologas segn [TOPOLOGAS DE GRANJA]

Uno de los puntos clave del plan de implantacin es asegurar la calidad de los desarrollos que se realizarn en la plataforma. Para ello, se debe generar proceso del ciclo de

El Plan de Soporte est centrado en el servicio a los usuarios. Aqu se define cmo los usuarios deben usar la plataforma

El Plan de Soporte est centrado en el servicio a los usuarios. Aqu se define cmo los usuarios deben usar la plataforma y se generan las siguientes acciones:

Plan de comunicacin y formacin a los usuarios finales Poltica de Backups Procedimientos de soporte (resolucin de incidencias)

Cantidad de Gobierno necesarioSitio de publicacin centralizado Sitios departamentales Sitios de Equipo Sitios de Proyectos

Sitios personales

Dentro del alcance de proyecto, se propone definir un plan de gobierno de la infraestructura SharePoint que gue la evolucin de la plataforma en el futuro.

Plan de Soporte Dentro de la arquitectura implantada, se centra en el servicio diario a los usuarios Corto plazo

Plan de Implantacin Definicin de la arquitectura que dar soporte al plan director. Medio plazo Plan Director Lneas maestras de la implantacin que guan las decisiones. Est ms alineado con el negocio que con la tecnologa. Medio y largo plazo

Un plan de Gobierno est centrado en tres aspectos clave: El Plan Director: Es el punto de inicio del plan de Gobierno. Centrado en el largo plazo, enlaza las necesidades del negocio con la tecnologa describiendo qu se necesita que pueda hacer la plataforma. Tpicamente, se involucra en la realizacin de este plan a usuarios no tcnicos, con la perspectiva de negocio necesario. De este proceso, se obtendr:

Visin sobre las iniciativas a realizar sobre SharePoint 2010 Los objetivos de la implantacin en el medio y largo plazo Un conjunto de indicadores y mtricas que permita medir el cumplimiento de los objetivos Un calendario de desarrollos de las iniciativas (priorizados)

El Plan de Implantacin: Dado un plan director, el plan de implantacin define la arquitectura que dar soporte a las necesidades del negocio. Tpicamente incluye el dimensionamiento necesario y el diagrama de la arquitectura. Adems se generan los siguientes documentos:

Plan de migracin (si se parte de una arquitectura antigua) Instalacin y configuracin de distintos entornos Poltica de desarrollo (calidad de cdigo, herramientas a utilizar, procedimientos de puesta en produccin) Documentacin del proceso de instalacin Pruebas de Concepto a realizar Definicin de los niveles de servicio Plan de Documentacin oficial: localizacin, aprobacin, versionado y expiracin Plan de sitios y de contenido: mapa web

Branding: Guas de estilo coherentes con el estilo empresarial y preparacin para una escalacin coherente Plan de escalabilidad Plan de seguridad

El Plan de Soporte: Centrado en el servicio a los usuarios. Aqu se define cmo los usuarios deben usar la plataforma y se generan las siguientes acciones:

Plan de comunicacin y formacin a los usuarios finales Poltica de Backups Procedimientos de soporte (resolucin de incidencias)