GOBIERNO DEL ESTADO DE -...

REVISIÓN No.: GOBIERNO DEL ESTADO DE NUEVO LEÓN 00

NOMBRE DEL DOCUMENTO: CÓDIGO:

Apostilla y Legalización de Documentos P-CAJ-UL-01

VIGENTE A PARTIR DEL: PÁGINAS:

Mayo del 2010 1 de 12

Documento Nuevo Documento en Cambios Documento Vigente

CONTROL DE MODIFICACIONES Y REVISIONES

No. Pág. Dice Debe decir Motivo del Cambio

Firmas de Solicitud y de Autorización

Fecha

Se cambió el fundamento legal por reformas al Reglamento interior de la SGG y a la LOAP y se verificaron todos los pasos

Mayo 2010






OBJETIVO Tramitar las solicitudes por parte de los usuarios referentes a la apostilla y legalización de documentos.

ALCANCE Este procedimiento aplica a las solicitudes efectuadas por los usuarios que necesiten apostillar o legalizar documentos, y compete únicamente a la Unidad de Legalizaciones de la Coordinación de Asuntos Jurídicos.

DEFINICIONES Documentos: Títulos profesionales, actas notariales, documentos administrativos, documentos

procedentes de una autoridad o de un funcionario estatal, etc. Formato de Apostilla o Legalización:

Este formato se adhiere al documento a apostillar o legalizar.

Formato interno: Este formato sirve como control y se incluyen los datos del usuario, tales como su nombre, domicilio, teléfono y firma.

ENFOQUE DE PROCESO

Proveedor(es) (Int. /Ext.) Entrada(s) Salida(s) Cliente(s)

(Int. /Ext.) Secretaria(s) de la

Unidad de Legalizaciones

Solicitud de Apostilla o Legalización de un

documento

Documento Apostillado o Legalizado

Usuarios

Apo

still

a y

lega

lizac

ión

de

docu

men

tos

Trámite rechazado

PROCESOS INTERRELACIONADOS No Aplica.






DIAGRAMA DE FLUJO






DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 1.0 Recibir documento

Es responsabilidad de la Secretaria de Recepción de la Unidad atender al usuario, verificar requisitos para trámite, cobrar el servicio, etc.

Atiende la solicitud del Usuario, le recibe el documento para apostilla o legalización según sea el caso.

2.0 Verificar la firma oficial

La Secretaria de la Jefa de Legalizaciones verifica en el sistema que la firma del Funcionario que expidió el documento sea la misma que está en el sistema como oficial. En caso de no encontrarse en el sistema se busca en los archivos para verificar que coincida con la del documento, en caso de existir alguna duda al respecto por presentar diferencias entre la firma del documento a tramitar comparada con la firma de nuestros archivos, se consulta con la titular para su aceptación o rechazo del trámite solicitado, orientando al usuario que trámite procede.

3.0 Verificar sello

La Secretaria de Legalizaciones verifica que el sello del Funcionario que expidió el documento del usuario, sea el mismo que está dado de alta en el sistema. Si el sello no se encuentra dado de alta en el sistema se procede a una búsqueda en el archivo, en caso de alguna duda al respecto se consulta a la Jefa de la Unidad para aceptar o rechazar el documento a trámite.

4.0 Verificar fecha de expedición

La Secretaria de Legalizaciones checa en el sistema las fechas en que estuvo activo el Funcionario que firma el documento. Si no está dado de alta en el sistema se checa en el archivo. Se verifican las fechas para asegurar que coincidan con las fechas que se tienen en la tarjeta de registro de firma.

5.0 Verificar cumplimiento de leyes

La Jefa de la Unidad de Legalizaciones verifica que el documento a trámite cumpla, según sea el caso, con la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado y en el Convenio que suprime el Requisito de Legalización, suscrito en la Haya, Países Bajos, Holanda, entre otros.

5.1 Regresar documento a Usuario

Cuando el documento no cumplió con los requisitos, cuando la firma, el sello, la fecha de expedición ó cumplimiento de leyes del documento no coinciden con las oficiales del sistema o archivo, la Secretaria de la Unidad, devuelve el documento al Usuario.

5.2 Orientar a Usuario de errores

La Secretaria de la Unidad informa al Usuario la razón por la cual su documento no fue aceptado, ya sea por algún problema en la firma, sellos, fechas o cumplimiento de leyes. En general se orienta al usuario a donde tiene que ir para poder terminar su trámite.






6.0 Elaborar Recibo de Cobro

Una vez cumplidos los requisitos y consultas respectivas, la Secretaria de Legalizaciones turna el documento a la Secretaria encargada de caja para que realice el "Recibo de Cobro" correspondiente. En esta actividad es importante preguntar al usuario al país que va el documento para determinar que tipo de trámite se le va a dar a su documento. Al reverso del mismo se le anota el número de servicio que le corresponde.

7.0 Elaborar formato de Apostilla o Legalización

La Secretaria de la Unidad encargada de capturar el documento, elabora el formato de "Apostilla" o "Legalización" en su caso, lo imprime y verifica que la impresión sea legible y esté correcta.

8.0 Adherir formato al documento

La Secretaria de la Unidad adhiere con cinta el formato de "Apostilla" o "Legalización" al documento que trajo el usuario.

9.0 Sellar formato de "Apostilla" o "Legalización"

La Secretaria de la Unidad estampa al formato de "Apostilla" o "Legalización" el sello de Gobierno del Estado de Nuevo León – Poder Ejecutivo-, Secretaría General de Gobierno y/o Unidad de Legalizaciones según sea el caso. Los dos primeros sellos se utilizan para la legalización de los títulos profesionales y el tercero para el resto de los documentos y las apostillas respectivas.

10.0 Unir formato a Documento con sello

La Secretaria de la Unidad estampa entre el formato de "Apostilla" o "Legalización" y el documento el sello de la Unidad de Legalizaciones.

11.0 Verificar la Legalización o Apostilla

La Jefa de la Unidad de Legalizaciones revisa que esté correcta la leyenda del formato de "Apostilla" o "Legalización" con el documento, verifica sellos, firmas, y demás requisitos en general. Si se encuentra algún error en el formato, se regresa para su nueva elaboración.

12.0 Firmar el documento

Una vez verificado el documento legalizado o apostillado, La Jefa de la Unidad de Legalizaciones lo firma y turna a la Secretaria de la Unidad.

13.0 Guardar documento

La Secretaria de la Unidad archiva temporalmente los documentos hasta que el Usuario va por ellos, por un lado las Legalizaciones se guardan según la fecha de elaboración del formato. Las Apostillas se guardan en una carpeta por separado.

14.0 Solicitar Recibo de Cobro

Cuando llega el usuario a recoger su documento Legalizado o Apostillado, la Secretaria de la Unidad le solicita el "Recibo de Cobro", sin el cual no podrá entregarse el documento.






15.0 Verificar número de servicio

La Secretaria de la Unidad checa que coincidan los números del recibo y servicio del usuario con el del documento.

16.0 Entregar Apostilla o Legalización a Usuario

La Secretaria de la Unidad sella de entregado el recibo de cobro del Usuario y le entrega la Apostilla o Legalización.

17.0 Tomar fecha de entrega

Cuando de trata de una Apostilla, la Secretaria de la Unidad en una relación que se tiene, anota el número de servicio, el nombre del documento y la fecha en que se entrega el documento.

18.0 Tomar datos de Usuario

La Secretaria de la Unidad entrega al Usuario, el "Formato Interno de Control de Apostillas" para que éste anote su nombre, domicilio, teléfono y firma.

19.0 Firmar formato interno

Una vez entregado el documento al usuario, la Secretaria de la Unidad estampa su firma en el "Formato Interno de control de Apostillas" indicando que fue esta quien entrego la apostilla.

20.0 Capturar fecha de entrega En una relación que se tiene, la Secretaria de Unidad anota el número de servicio, el nombre del documento y la fecha en que se entregó. Posteriormente, busca en el sistema el número de servicio según la "Relación de Apostillas y Legalizaciones Entregados" para anotar la fecha de entrega.

DOCUMENTOS ASOCIADOS *Constitución Política del Estado: Art. 85 Fracción III y XIX y Artículos 87 y 88.

*Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Nuevo León: Artículos 1º al 4º, 8 al 12 15, 18 fracción I y Art. 20 fracc. XXIV y demás relativos del propio ordenamiento.

*Convención por la que suprime el requisito de legalización de los documentos públicos extranjeros (Firma 05 DE Octubre de 1961): Art. 1º al 15º.

*Ley de Educación del Estado de Nuevo León: Art. 1º, 2º, 3º Fracción II, 5º, 7º Fracción I a XIX, 28 y 114.

*Ley de Profesiones del Estado de Nuevo León: Art. 8º.

*Reglamento Interior de la Secretaría General de Gobierno del Estado arts. 1,2 fracción II, 5 fracción I inciso a) punto 4, 18 y demás relativos. “Recibos de cobro" para una apostilla o legalización. "Formato Interno de control de Apostillas" "Relación de Apostillas y Legalizaciones Entregados”






CONTROL DE REGISTROS Registro Interno

Registro Almacenaje Recuperación Retención mínima

“Recibos de cobro" Archivo y Electrónico Secretaria 10 años

"Formato Interno de control de Apostillas"

Archivo Secretaria 5 años

"Relación de Apostillas y Legalizaciones Entregados”

Sistema de Legalización Secretaria y Capturista Ilimitada

Registro Externo

Registro Almacenaje Recuperación Retención mínima

Solicitud de apostilla o legalización

Archivo Secretaria 10 años






Anexo: “Recibo de Cobro”






Anexo: “Formato interno de control de apostillas”






Anexo: “Relación de apostillas y legalizaciones ent regados”






RELACIÓN DE DOCUMENTOS ENTREGADOS EL DÍA _____ DE _________________ DE 2010.

SERVICIO NOMBRE OBSERVACIONES:

SECRETARÍA

GENERAL DE

GOBIERNO Unidad de Legalizaciones

GOBIERNO DEL ESTADO DE -...

Documents

Transcript of GOBIERNO DEL ESTADO DE -...