Grupo del Proceso de Planificación Plan Subsidiario...

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Grupo del Proceso de Planificación

Plan Subsidiario: Gestión del costo

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition,

Copyright 2007

• PMBOK, Quinta edición

Costos y gestión de costos

El costo es un recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo

específico o algo que se da en intercambio

Los costos generalmente se miden en unidades monetarias como

pesos

La gestión de costos del proyecto incluye los procesos necesarios

para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto

aprobado

Principios básicos de la gestión del costo

La mayoría de miembros de juntas ejecutivas comprenden mejor y están más interesados en términos financieros que en los términos técnicos del proyecto

Administradores de proyectos deben hablar su idioma

Ganancia: Ingresos - Gastos

Margen de ganancia: Relación de los ingresos con las ganancias Margen de ganancia=(Ganancia neta después de impuestos/Ingresos)*100 [%]

Costo de ciclo de vida considera el costo total de propiedad, o el desarrollo más los gastos de apoyo, para un proyecto

Análisis de flujo de caja determina el costo estimado y los beneficios de un proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese periodo

Procesos de la gestión de costos

Planificar la gestión de Costos

Estimar Costos

Determinar el Presupuesto

Controlar Costos

Planificar la gestión de costos

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del

Proyecto

4.2 Desarrollar el Plan

para la Dirección del Proyecto

6.2 Definir las

Actividades

6.3 Secuenciar las

Actividades

7.1 Panificar la gestión

de costos

11.2 Identificar Riesgos

11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de

Riesgos

Gestión del Costo del Proyecto

Empresa/

Organización

Activos de procesos de la organización

Factores ambientales de la Empresa

Plan de gestión de costos

Acta de constitución

Plan de dirección del proyecto

Planificar la gestión de costos

Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Acta de Constitución del Proyecto

3. Factores Ambientales de la

Empresa

4. Activos de los Procesos de la

Organización

Salidas 1. Plan de Gestión de Costos

Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos

2. Técnicas Analíticas

3. Reuniones

Error y propagación del error

Control de calidad al final del proyecto

Aseguramiento de la calidad durante todo el proyecto

Costo de los defectos de software

FASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARE COSTO RELATIVO PARA REPARAR DEFECTOS

Análisis de requerimientos 1X

Codificación y pruebas unitarias 5X

Integración y pruebas de sistema 10X

Prueba beta 15X

Post producción y liberación 30X

Nota: X es una variable unitaria normalizada de costo y puede ser expresada en pesos, personas-hora, etc.

Principios básicos de la gestión de costos

Costos o Beneficios tangibles

Costos o beneficios que una organización puede medir fácilmente ($)

Costos o Beneficios intangibles

Costos o beneficios difíciles de medir en términos monetarios

Los costos directos

Costos que pueden estar directamente relacionados a la producción

de los productos y servicios del proyecto

Los costos indirectos

Costos que no están directamente relacionados con los productos o

servicios del proyecto, sino que están indirectamente relacionados

con la realización del proyecto

Costos directos e indirectos

Costos Directos

Materiales Directos

Materia Prima

Insumos

Mano de Obra directa

Sueldos y salarios

Gratificaciones

Indemnizaciones

Costos Indirectos

Mano de obra indirecta

Jefes de producción

Mantenimiento

Supervisores

Choferes

Vigilantes

Materiales indirectos

Repuestos

Lubricantes

Combustibles

Gastos indirectos

Alquileres

Amortizaciones

Intereses

Seguros

Clasificación de costos

Costos Variables

Materia prima

Costo distribución

Materiales directos

Mano de obra directa

Costos Fijos

Costos de Administración

Costos Financieros

Amortizaciones diferidas

Depreciación

Impuestos y patentes

Materiales indirectos

Mano de obra indirecta

Gastos generales

Principios básicos de la gestión de costos (continúa)

Teoría de la curva de aprendizaje Cuando muchos artículos se producen de forma repetitiva, el costo unitario de los productos disminuye en un patrón regular a medida que aumenta la cantidad

Las reservas

Pesos incluidos en una estimación de costos para mitigar el riesgo de Costos por situaciones futuras difíciles de predecir

Reservas para contingencias Presupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, en el alcance y el costo del proyecto. Estos son “incógnitas conocidas”. No forman parte de la línea base de costo del proyecto, pero están incluidas en el presupuesto para el proyecto

Gestión de reservas Permite trabajar sobre situaciones futuras difíciles de predecir (“incógnitas conocidas”)

Estimar costos

Los directores de proyecto debe tomar las estimaciones de costos en

serio si quieren completar los proyectos dentro de las limitaciones de

presupuesto

Es importante conocer los tipos de estimaciones de costos, cómo

preparar estimaciones de costos y problemas típicos asociados a la

estimaciones de costos del proyecto

Tipos de estimación de costos

Tipo de estimación Cuándo hacerla Por qué hacerla Exactitud

De orden de magnitud Muy temprano en el ciclo de

vida del proyecto

3 – 5 años antes de la

terminación del proyecto

Brinda estimación de

costos para decisiones

de selección

-50% a + 100%

Presupuestaria Temprano

1 -2 años antes del fin

Poner pesos en los

planes del

presupuesto

-10% a +25%

Definitiva Tarde en el proyecto

Menos de un año antes del fin

Da detalles para

compras y estimación

de costos actuales

-5% a +10%



Documento que describe cómo la organización manejará la variación

de los costos en el proyecto

Un gran porcentaje de los costos totales del proyecto son

generalmente los costos laborales, por lo que los administradores de

proyectos deben desarrollar y seguir las estimaciones de mano de

obra

Ejemplo: Máximo número de empleados por

departamento y año

Departamento 1994 1995 1996 1997 1998 Totales

Sistemas de

información

24 31 35 13 13 116

Sistemas de

mercadeo

3 3 3 3 3 15

Reservaciones 12 29 33 9 7 90

Contratistas 2 3 1 0 0 6

Totales 41 66 72 25 23 227

Técnicas y herramientas de estimación de costos

Herramientas y técnicas básicas para la estimación de costos

Estimación por Analogía Se usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual.

Estimación ascendente Se estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle, luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento

Estimación paramétrica Es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma

Problemas típicos en la estimación de costos

La estimación se hizo muy rápido

Falta de experiencia en la estimación

Los seres humanos están sesgados hacia la subestimación

Gestión de los deseos de precisión

Estimación de costos - consideraciones

Antes de crear un presupuesto, es necesario

Saber lo que se utilizará.

Recopilar tanta información como sea posible

Aclarar las reglas básicas y los supuestos para la estimación

Si es posible, estimar costos para las principales categorías de la

EDT

Crear un modelo de costos, para hacer más fácil la realización de

cambios en el documento y la estimación

Ejemplo: Estimación de costos de un proyecto

#Unidades

/hora

Costo/unitario/hora Subtotales Totales nivel 1

EDT

% del total

Elementos de la EDT

1. Gestión del proyecto $306.300 20%

Director del proyecto 960 $100 $96.000

Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000

Contratistas (10% de desarrollo y prueba

del software)

$66.300

2. Hardware $76.000 5%

2.1 Dispositivos 100 $600 $60.000

2.2 Servidores 4 $4000 $16.000

3. Software $614.000 40%

3.1 Software licenciado 100 $200 $20.000

3.2 Desarrollo del software $594.000

4. Testing (10% del costo total de

hardware y software)

$69.000 $69.000 5%

5. Entrenamiento y soporte $202.400 13%

Costo del entrenamiento 100 $500 $50.000

Costos de viaje 12 $700 $8.400

Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000

6. Reservas $253.540 $253.540 17%

Total costo estimado del proyecto $1.521.240

Ejemplo: estimados para un proyecto de desarrollo

de software 1. Labor estimada Unidades/Hr Costo/Unitario/ Hr Subtotales Cálculos

Estimado de la labor del contratista 3000 $150 $450.000 3000 * 150

Estimado del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000 1920 * 75

Estimado total de la labor $594.000 Sumar los dos valores de arriba

2. Estimado de la función puntual Cantidad Conversión Puntos

Función

Cálculos

Entradas externas 10 4 40 10 * 4

Archivos de interfaces externas 3 7 21 3 * 7

Salidas externas 4 5 20 5 * 4

Consultas externas 6 4 24 6 * 4

Tablas internas lógicas 7 10 70 7 * 10

Total de las funciones puntuales 175 Sumar las funciones puntuales de arriba

Valor equivalente en lenguaje Java 46 Asumir valor de la referencia

Estimación de líneas de código fuente (LCF) 8.050 175*46

Productividad * LCF ^ penalidad (en meses) 29.28 3.13 * 8.05 ^ 1.072 (ver referencia)

Total horas de labor(160 Hr/Mes) 4684.65 29.28 * 160

Costo/labor Hr ($120 /hr) $120 Asuma el valor del presupuesto de un

experto

Total de la estimación de funciones

puntuales

$562.158 4684.65*120

Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072)

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/COCOMO_II

http://sunset.usc.edu/csse/research/COCOMOII/cocomo_main.html

Estimar los Costos

5.4 Crear la EDT

6.4 Estimar los

Recursos de las Actividades

6.6 Desarrollar el Cronograma

9.1 Planificar la gestión

de Recursos Humanos



12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones


de costos

7.2 Estimar Costos

7.3 Determinar el Presupuesto


Empresa/

Organización

Documentos del

proyecto

Factores ambientales de la Empresa


Documentos del proyecto actualizados

Línea base del alcance


Bases de Estimados

Estimados de costos de actividades

Registro de riesgos

Cronograma del proyecto

Plan de gestión de recursos humanos

Estimar los Costos

Entradas 1. Plan de Gestión de Costos

2. Plan de Gestión de los Recursos

Humanos

3. Línea Base del Alcance

4. Cronograma del Proyecto

5. Registro de Riesgos

6. Factores Ambientales de la

Empresa


Organización

Salidas 1. Estimaciones de Costos de las

Actividades

2. Base de los Estimados

3. Actualizaciones a los Documentos

del Proyecto

Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos

2. Estimación Análoga

3. Estimación Paramétrica

4. Estimación Ascendente

5. Estimación por Tres Valores

6. Análisis de Reserva

7. Costo de la Calidad

8. Software para la Gestión de

Proyectos

9. Análisis de Propuestas para

Licitaciones

10. Técnicas Grupales para Toma de

decisiones

Presupuesto de costos

Presupuesto de costos Estimación del costo del proyecto, estimando el costo de cada uno de los elementos de trabajo individuales en el tiempo

La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el presupuesto de costos ya que define los elementos de trabajo

Una meta importante es producir una línea base de costos.

El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para medir y monitorear el comportamiento de los costos

Ejemplo: Línea base de costos para un proyecto

* Cantidades redondeadas

Elementos de la EDT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totales

1. Gestión del proyecto

Gerente del proyecto 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 96.000

Miembros del equipo del

proyecto

12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 144.000

Contratistas 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 66.297

2. Hardware

2.1 Dispositivos 30.000 30.000 60.000

2.2 Servidores 8.000 8.000 16.000

3. Software

3.1 Software licenciado 10.000 10.000 20.000

3.2 Desarrollo del

software

60.000 60.000 80.000 127.000 127.000 90.000 50.000 594.000

4. Testing 6.000 8.000 12.000 15.000 15.000 13.000 69.000

5. Entrenamiento y

soporte

Costo del

entrenamiento

50.000 50.000

Costos de viaje 8.400 8.400

Miembros del equipo del

proyecto

24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 144.000

6. Reservas 10.000 10.000 30.000 30.000 60.000 40.000 40.000 30.000 3.450 253.450

Totales de estimados 20.000 86.027 92.027 172.027 223.027 198.027 185.027 173.027 148.427 90.027 80.027 53.477 1.521.147




5.4 Crear la EDT

6.6 Desarrollar el Cronograma


de costos

7.2 Estimar Costos


7.4 Controlar costos

9.2 Adquirir el Equipo

del Proyecto


12.2 Efectuar

Adquisiciones


Empresa/

Organización

Documentos del

proyecto

Documentos del proyecto actualizados

Línea base del alcance


Registro de riesgos

Calendarios de recursos

Cronograma del proyecto


Estimados de costos de actividades

Bases de estimados

Acuerdos

Calendarios de recursos

Línea base de costos

Requerimientos de financiamiento del proyecto


Entradas 1. Plan de Gestión de Costos

2. Línea Base del Alcance

3. Estimaciones de Costos de las

Actividades

4. Base de las Estimaciones

5. Cronograma del Proyecto

6. Calendarios de Recursos

7. Registro de Riesgos

8. Contratos


Organización

Salidas 1. Línea Base de Costos

2. Requisitos de Financiamiento del

Proyecto


del Proyecto

Herramientas y técnicas 1. Suma de Costos


3. Juicio de Expertos

4. Relaciones Históricas

5. Conciliación del Límite del

Financiamiento

Control de costos

El Control de costos del proyecto incluye:

Monitorear el comportamiento de los costos

Asegurar que sólo los cambios apropiados al proyecto se incluyen en la línea base de costos revisada

Informar a los interesados en el proyecto de los cambios autorizados que afectarán los costos

Influir en los factores que producen cambios en los costos

Muchas organizaciones de todo el mundo tienen problemas con el control

de costos

Herramientas y técnicas para controlar costos

Gestión del valor ganado

Proyecciones

Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)

Revisiones de desempeño

Análisis de variación

Software de gestión de proyectos

Gestión del valor ganado (EVM*)

EVM

Técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un

proyecto a través de su alcance, costo y cronograma

Teniendo una línea de base (plan original y los cambios aprobados), se puede

determinar qué tan bien se están cumpliendo los objetivos del proyecto

Se debe introducir la información real periódicamente para poder utilizar el

EVM

Más y más organizaciones de todo el mundo están usando EVM para ayudar a

controlar los costos del proyecto

* EVM (Earned value management)

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/Earned_value_management

Términos en la gestión del valor ganado

Valor planificado (PV Planned Value), Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado. Anteriormente llamado el costo presupuestado de trabajo programado (CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled), o también llamado el presupuesto

Costo real (AC Actual Cost) Costo total (costos directos e indirectos) incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un período de tiempo determinado Antes conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP actual cost of work performed)

Valor ganado (EV Earn Value) Estimación del valor del trabajo actualmente terminado Anteriormente llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP budgeted cost of work performed)

El valor ganado se basa en el costo original previsto por el proyecto o actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la fecha

Términos en la gestión del valor ganado

Término Term

AC Costo Real Actual Cost

ACWP Costo Real del Trabajo Realizado Actual Cost of Work Performed

BAC Presupuesto hasta la conclusión Budget at Completion

BCWP Costo Presupuestado del Trabajo Realizado Budgeted Cost of Work Performed

BCWS Costo Presupuestado del Trabajo Planificado Budgeted Cost of Work Scheduled

CPI Índice de desempeño del costo Cost Performance Index

CV Variación del costo Cost Variance

EAC Estimación a la conclusión Estimate at Completion

ETC Estimación hasta la conclusión Estimate to complete

EV Valor Ganado Earned Value

EVM Gestión del Valor Ganado Earned Value Management

PMB Línea Base para la Medición del Desempeño Performance measurement Baseline

PV Valor Planificado Planned Value

SPI Índice de desempeño del cronograma Schedule Performance Index

SV Variación del cronograma Schedule Variance

TCPI Índice de desempeño del trabajo por completar To Complete Performance Index

Fórmulas

ECUACIONES

CPI = EV / AC

CV = EV – AC

EAC = AC + ETC ascendente

EAC = BAC / CPI

Proyección EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] Supone un desempeño de costos negativo y el respeto por un cronograma

Proyección EAC = AC + BAC – EV Proyección con respecto al desempeño real del proyecto a la fecha

Proyección EAC = BAC / CPI acumulativo Supone que el proyecto se comportará como hasta la fecha, es decir con el mismo CPI acumulativo

EV = PV a la fecha * RP

SPI = EV / PV

SV = EV – PV

TCPI basada en el BAC = (BAC – EV) / (BAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]

TCPI basada en la EAC = (BAC – EV) / (EAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]

Métricas para el control de costos

Métrica con respecto del cronograma

Variación del cronograma (SV Schedule Variance) SV = EV – PV > 0 progreso en el cronograma, mejor que lo planificado = 0 progreso en el cronograma, conforme a lo planificado < 0 progreso en el cronograma, por debajo de lo planificado

Índice de desempeño del cronograma (SPI Schedule Performance Index) SPI = EV / PV > 1 adelanto en el cronograma = 1 de acuerdo al cronograma < 1 retraso en el cronograma

Métrica con respecto al costo

Variación del costo (CV Cost Variance) CV = EV – AC > 0 gastos menores al presupuesto = 0 gastos de acuerdo al presupuesto < 0 gastos mayores al presupuesto

Índice de desempeño del costo (CPI Cost Performance Index) CPI = EV / AC > 1 en sobrecostos = 1 costos de acuerdo a lo planificado < 1 costos por debajo de lo planificado

Ejemplo

Semana

Total 0 1 2 3 4

Tarea 0 20% 80% 100%

Tarea 1 40% 40% 20% 100%

Tarea 2 40% 50% 90%

Tarea 3 50% 50%

Control de Avance

Semana Total

0 1 2 3 4

Tarea 0 100 100

Tarea 1 500 500 1000

Tarea 2 1000 1500 2500

Tarea 3 1500 900 2400

Proyecto 0 600 1500 3000 900 6000

Presupuesto

Semana

Total 0 1 2 3 4

Tarea 0 20 80 0 0 100

Tarea 1 0 400 400 200 1000

Tarea 2 0 0 1000 1250 2250

Tarea 3 0 0 0 1200 1200

Proyecto 20 480 1400 2650 4550

Semana

Total 0 1 2 3 4

Tarea 0 20 80 0 0 100

Tarea 1 0 350 400 150 900

Tarea 2 0 0 950 1000 1950

Tarea 3 0 0 0 1300 1300

Proyecto 20 430 1350 2450 4250

Semana 0 1 2 3 4

Presupuesto 0 600 2100 5100 6000

Valor Ganado 20 500 1900 4550

Costo Real 20 450 1800 4250

Costo Real

Resumen

Valor Ganado

Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_Valor_Ganado

http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Valor_ganado_ejemplo.JPG

Reglas de oro sobre el valor ganado

Los números negativos en la variación del costo y el cronograma indican

problemas en esas áreas

Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas

Problemas significa que el proyecto está costando más de lo previsto

(sobrecosto) o tomando más tiempo de lo previsto (retraso)

El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un

estimado de lo que costará realizar el proyecto basado en el rendimiento

hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusión (BAC Budget at

completion) es el presupuesto total original del proyecto

Controlar costos



4.3 Dirigir y Gestionar la

Ejecución del Proyecto

4.4 Monitorear y

Controlar el Trabajo del Proyecto

4.5 Realizar el Control

Integrado de Cambios


7.4 Controlar costos


Empresa/

Organización

Documentos del

proyecto

Plan de dirección del proyecto Documentos del proyecto actualizados

Datos sobre el desempeño del trabajo Información sobre el

desempeño del trabajo

Proyección de costos

Solicitud de cambios Activos de procesos de la organización actualizados


Requerimientos de financiamiento del proyecto

Controlar costos

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control

Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto

Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto

2. Requisitos de Financiamiento del

Proyecto

3. Datos sobre el Desempeño del

Trabajo


Organización

Salidas 1. Mediciones del Desempeño del

Trabajo

2. Proyecciones de Costos

3. Solicitudes de Cambio

4. Actualizaciones al Plan para la

Dirección del Proyecto


del Proyecto

6. Actualizaciones a los Activos de los

Procesos de la Organización

Herramientas y técnicas 1. Gestión del Valor Ganado

2. Proyecciones

3. Índice de Desempeño del Trabajo

por Completar (TCPI)

4. Revisiones del Desempeño

5. Software de Gestión de Proyectos


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