GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMERCIALIZACIÓN Y...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS EN LAS DIRECCIONES TERRITORIALES Y UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO

GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS

Cód. P16200-01/15.V7

Fecha Abril de 2015

COPIA NO CONTROLADA

TABLA DE CONTENIDO

N° de pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. DE LA JEFATURA DE LA OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN 1

3.2. DEL DIRECTOR TERRITORIAL 1

3.3. DEL PROFESIONAL CON FUNCIONES DE PAGADOR 1

3.4. DEL FUNCIONARIO ENCARGADO DE FACTURACIÓN 2

3.5. DEL FUNCIONARIO ENCARGADO DE PUBLICACIONES EN CONSIGNACION 2

3.6. DEL FUNCIONARIO CENTRO DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA Y VENTANILLA DE

CONSERVACIÓN 2

3.7. DEL FUNCIONARIO DE LA UNIDAD OPERATIVA DE CATASTRO 2

3.8. DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS Y PRESTADORAS DE SERVICIOS 2

3.9. DE LA OFICINA DE CORRESPONDENCIA 3

4. GLOSARIO 3

5. NORMAS 3

5.1. LEGALES 3

5.2. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 5

7. PROCEDIMIENTO – PASO A PASO 6

8. ANEXOS 10

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 10




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1. OBJETIVO

Establecer los pasos necesarios para suministrar al cliente mediante la venta de contado o por consignación los productos y/o servicios elaborados por las diferentes dependencias del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC.

2. ALCANCE

Este manual aplica para la venta los productos y/o servicios del IGAC ofrecidos por las Direcciones Territoriales y Unidades Operativas de Catastro. Inicia con la solicitud del producto y/o servicio por parte del cliente y/o la realización de las visitas para ventas en consignación a los establecimientos seleccionados y así establecer el vínculo comercial y finaliza con la entrega del producto y/o servicio o con la consignación del recaudo del convenio.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DE LA JEFATURA DE LA OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN

Establecer las políticas y directrices relacionadas con la difusión y comercialización de los productos y/o servicios ofrecidos por el IGAC.

Designar al (los) funcionario(s) que debe(n) asistir a los eventos en los cuales participe el Instituto.

Tomar la decisión de establecer el vínculo comercial con los establecimientos seleccionados para la venta por consignación, evaluando la viabilidad comercial y la conveniencia para el IGAC.

3.2. DEL DIRECTOR TERRITORIAL

Velar por el cumplimiento del presente manual de procedimiento.

Firmar los convenios de publicaciones dadas en la modalidad de consignación.

Designar al funcionario administrador del sistema de facturación.

Designar al funcionario encargado de las publicaciones en consignación.

Designar al (los) funcionario(s) que debe(n) asistir a los eventos en los cuales participe el Instituto.

Tomar la decisión de establecer el vínculo comercial con los establecimientos seleccionados para la venta por consignación, evaluando la viabilidad comercial y la conveniencia para el IGAC.

Coordinar con las distintas dependencias de la Dirección Territorial las actividades necesarias para ofrecer un servicio oportuno y eficiente al cliente. Así mismo, solicitar oportunamente los productos y/o servicios a la Sede Central cuando se requiera.

Verificar que a todas las sugerencias, quejas y reclamos se les dé el trámite necesario y oportuno, siguiendo el procedimiento “Trámite de Derechos de Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias” vigente establecido por la Secretaría General.

Utilizar las sugerencias y observaciones hechas por los clientes en los formatos “Sugerencias” y “Evaluación Servicio al Cliente” vigentes, para hacer los correctivos o mejoras que sean de su competencia, de lo contrario enviarlos a la Secretaría General quien implementará los correctivos del caso.

Velar por la eficiente atención al ciudadano, mediante el conocimiento de los pasos a seguir para la Recepción de Muestras para Análisis en el Laboratorio.

3.3. DEL PROFESIONAL CON FUNCIONES DE PAGADOR

Remitir el informe del recaudo mensual de la Dirección Territorial por concepto de la venta de productos y/o servicios a la Oficina de Difusión y Mercadeo de Información, lo mismo que a los grupos internos de trabajo (GIT) de Contabilidad y Tesorería.




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Requerir a las Unidades Operativas de Catastro el importe mensual de recaudos y consignaciones con sus respectivos soportes.

3.4. DEL FUNCIONARIO ENCARGADO DE FACTURACIÓN.

Generar de manera individual las órdenes de consignación y las facturas de venta por medio del módulo de facturación e inventarios, a excepción de las generadas en el laboratorio nacional de suelos.

Reportar al administrador funcional del sistema de facturación en la Sede Central, cualquier falla presentada en el sistema.

3.5. DEL FUNCIONARIO ENCARGADO DE PUBLICACIONES EN CONSIGNACION

Realizar visitas a los establecimientos con vínculo comercial de publicaciones en consignación, hacer el seguimiento mensual de las mismas, cortes, pagos, remisiones, reposiciones, y/o devoluciones.

3.6. DEL FUNCIONARIO CENTRO DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA Y VENTANILLA DE CONSERVACIÓN

Atender con diligencia, eficacia e imparcialidad el servicio a prestar.

Informar y asesorar al cliente para determinar correctamente que producto y/o servicio requiere y la forma de solicitarlo.

Conocer lo dispuesto en el Manual de procedimiento “Recepción de Muestras para Análisis en el Laboratorio” con relación a los servicios ofrecidos por el laboratorio Nacional de Suelos.

Publicar la resolución de precios vigente en todos los puntos de atención al cliente.

Mantener actualizado el inventario de publicaciones.

Tramitar e Informar a la Secretaría General sí en el proceso de venta un cliente manifiesta una queja o inconformidad, según lo establecido en el Manual de Procedimientos “Tramite de derechos de petición, quejas, reclamos y sugerencias” vigente.

3.7. DEL FUNCIONARIO DE LA UNIDAD OPERATIVA DE CATASTRO

Informar y asesorar al cliente para determinar correctamente que producto y/o servicio requiere y la forma de solicitarlo.

Liquidar el valor del producto y/o servicio, elaborar la orden de consignación y la factura de venta.

Solicitar el producto y/o servicio a la Sede Central por intermedio de la Dirección Territorial correspondiente, cuando ello sea necesario.

3.8. DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS Y PRESTADORAS DE SERVICIOS

Elaborar las cotizaciones solicitadas (de acuerdo al módulo de facturación) por los clientes y responder por las descripciones de los productos y/o servicios contenidos en las mismas.

Responder por la calidad y oportunidad en la entrega de los productos y/o servicios requeridos por los clientes.

Comprobar que se realicen los correctivos del caso, de acuerdo con las sugerencias y observaciones hechas por los clientes.

Realizar encuestas de evaluación del servicio al cliente, con miras a verificar su satisfacción y la eficiencia operacional del proceso en la prestación del servicio.

Aplicar el manual de procedimiento “Control del producto y/o servicio no conforme” vigente.

Dejar evidencia de la insatisfacción del cliente en cuanto al producto recibido y/o el servicio prestado, con el fin de minimizar futuras inconformidades.




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3.9. DE LA OFICINA DE CORRESPONDENCIA

Despachar correcta y oportunamente los productos y/o servicios a las Direcciones Territoriales y Unidades Operativas de Catastro.

4. GLOSARIO

Áreas Proveedoras Dependencias encargadas de elaborar los productos y/o servicios solicitados por el cliente.

Cliente Cualquier persona natural o jurídica, hacia la cual está dirigido el producto y/o servicio resultante de un proceso.

Devoluciones Remesas devueltas por los clientes, por estimar que el IGAC no se ajusta a las condiciones pactadas en el pedido.

Especificación Estándar que fija requisitos técnicos o tecnológicos de procesos, productos y/o servicios.

Producto Resultado tangible o intangible de un proceso que se entrega a un cliente interno o externo y que contribuye a la satisfacción de una necesidad.

Propiedad del cliente

Término dado a todos los datos, información y bienes que son propiedad del cliente, suministrados para la utilización o incorporación dentro del producto y/o servicio prestado y como tal debe identificarse, verificarse, protegerse y salvaguardarse. Para el presente manual se entenderá como propiedad del cliente los datos personales suministrados por los usuarios como son el nombre y el número de cédula y los documentos entregados por los terceros.

Servicio al cliente Conjunto de actividades orientadas a crear interacciones con los clientes en forma personal o por medio de telecomunicaciones o correo. Estas actividades deben buscar lograr dos objetivos: la satisfacción del cliente y la eficiencia operacional.

Servicio postventa Consiste en todos los esfuerzos realizados después de la venta para satisfacer al cliente, y si es posible, asegurar una compra regular o repetida.

Ventas en Consignación

Transacción económica mediante la cual el consignador envía las mercancías al consignatario para ser vendidas, conservando el dominio de las mismas hasta que se vendan.

5. NORMAS

5.1. LEGALES

Ley vigente sobre Reforma Tributaria

Ley 190 de 1995 “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa”.

Ley 489 de diciembre 29 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.




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Ley 734 de febrero 5 de 2002. Código Disciplinario Único.

Artículo 34. “Deberes de todo servidor público” Numeral 2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función. Numeral 6. Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación por razón del servicio. Numeral 15. Ejercer sus funciones consultando permanentemente los intereses del bien común, y teniendo siempre presente que los servicios que presta constituyen el reconocimiento y efectividad de un derecho y buscan la satisfacción de las necesidades generales de todos los ciudadanos. Numeral 21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.

Artículo 35. Prohibiciones. Numeral 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

Artículo 55. Sujetos y faltas gravísimas. Numeral 4. Apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de recursos públicos, o permitir que otro lo haga; o utilizarlos indebidamente.

Ley 962 de julio 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”.

Ley 1474 de julio de 2011 Estatuto anticorrupción “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”

Decreto 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”

Decreto 2150 de 1995, Supresión de trámites en la Administración Pública.

Resolución vigente de precios de productos y servicios que produce y comercializa el IGAC.

Directiva presidencial N° 7 de 1998, mediante la cual la Presidencia de la República ordena adoptar el Decálogo de transparencia a la Administración Pública.

5.2. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

El horario de atención al público para las Direcciones Territoriales y Unidades Operativas de Catastro será establecido por la Dirección General.

El IGAC está obligado a cobrar el valor del IVA sobre aquellos productos definidos por ley, situación que debe ser clara para el cliente dentro de la Resolución de precios.

Los listados de precios que utilicen los funcionarios en el Centro de Información Geográfica, en la Ventanilla de Conservación y en las Unidades Operativas de Catastro deben incluir en todas las hojas el número y la fecha de la resolución con la cual se establecen dichos precios.

Las ordenes de consignación y las facturas de venta deben ser impresas del el módulo de facturación e inventarios y el aplicativo desarrollado para la expedición de Certificados Catastrales..

Los campos de la orden de consignación deben ser diligenciados en su totalidad.

Se debe expedir una orden de consignación y una factura original por cliente.

Las ordenes de consignación que efectivamente sean canceladas en la entidad bancaria autorizada, deben archivarse en orden consecutivo de menor a mayor.

Todo producto y/o servicio se elabora de acuerdo a los requerimientos del cliente.

Todos los productos y/o servicios deben ser atendidos o elaborados en el orden consecutivo de llegada de la solicitud.




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Ninguna dependencia de la Dirección Territorial procede a elaborar y/o entregar un producto y/o servicio sin la factura de venta original.

Cuando el Centro de Información Geográfica de la Dirección Territorial requiera solicitar publicaciones para la venta, esta debe ser tramitada mediante el formato F16200-06 “Solicitud de publicaciones para venta” vigente y enviarla por correo electrónico debidamente escaneada con las respectivas firmas al funcionario responsable de la bodega principal del GIT de Comercialización y Ventas de la Sede Central.

Para efectos de control no se hace entrega parcial de productos y/o servicios facturados.

Todo producto y/o servicio no conforme debe identificarse y relacionarse en el formato “Control de producto no conforme” vigente, antes de ser liberado al cliente.

En los casos en que el cliente extravié la factura o presente una fotocopia de la factura al momento de reclamar el producto y/o servicio debe presentar los siguientes documentos de soporte:

Persona natural:

Autorización escrita a la persona que reclama el producto y/o servicio firmada por el cliente que

figura en la factura.

Fotocopia de la cedula de ciudadanía del cliente que figura en la factura.

Fotocopia de la cedula de ciudadanía de la persona autorizada.

Persona Jurídica:

RUT o copia del registro de cámara de comercio

Autorización escrita a la persona que reclama el producto y/o servicio firmada por el Representante

Legal de la empresa que figura en la factura.

Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal de la empresa que figura en la

factura.

Fotocopia de la cedula de ciudadanía de la persona autorizada.

El funcionario del Centro de Información Geográfica debe relacionar los documentos soporte al momento de la entrega de producto y/o servicio en el formato “Entrega de productos y servicios sin factura original” vigente para confirmar la entrega a satisfacción del mismo.

Verificar que los formatos utilizados estén correctamente diligenciados y firmados.

Constatar que todas las solicitudes son atendidas en el orden de llegada.

Las áreas proveedoras controlan la calidad y tiempos de respuesta ofrecidos al cliente y propenden por mejorarlos continuamente.

El profesional con funciones de Pagador o el funcionario encargado del Centro de Información Geográfico, verifica el consecutivo de las órdenes de consignación y la liquidación de los valores establecidos en la Resolución de precios vigente.

Comprobar que de acuerdo con las sugerencias y observaciones hechas por los clientes, se hacen los correctivos del caso.

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

F16200-03 “Control entrega de productos y/o servicios sin factura original”

F16200-05 “Venta de productos y/o servicios en ferias y eventos”

F16200-06 “Solicitud de publicaciones para venta”

Orden de Consignación (generada por el módulo de Facturación e inventarios)

Factura de venta (generada por el módulo de Facturación e inventarios)

Reportes El modulo de facturación e inventarios genera reportes con información necesaria para desarrollar el proceso, medir la gestión y realizar mejoras.




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7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

7.1. VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

Funcionario Centro de Información Geográfica -

Ventanilla de Conservación / Unidad Operativa de Catastro

1. Asesora al cliente para determinar

correctamente el producto y/o servicio deseado.

Diligenciar con detalle los requerimientos del cliente en la orden de consignación para evitar malos entendidos y devoluciones.

2. Si requiere cotización la genera en el módulo de

facturación.

3. Si se trata de un análisis de suelos brinda

recomendaciones para la toma de muestras,

informa las tarifas vigentes y tiempo de entrega.

Así mismo indica la forma de hacer contacto

directo con el Laboratorio Nacional de Suelos en

la Sede Central cuando desee cancelar

mediante Orden de Trabajo o Contrato.

Suministrar formato F40600-23 “Cotización servicio de análisis de laboratorio”

4. Si el cliente desea comprar planchas de suelos,

productos cartográficos, fotográficos, copias

heliográficas, publicaciones, información

geodésica o información catastral incluido el

certificado departamental y municipal, liquida el

valor del producto y/o servicio y diligencia la

orden de consignación, detallando los

requerimientos del cliente.

Incluir en la liquidación los portes de correo, si el producto es elaborado por otra Dirección Territorial o en la Sede Central.

5. Entrega la orden de consignación y comunica al

cliente la fecha de entrega del producto y/o

servicio.

Sugerir al cliente revisar que en la orden de consignación se detalle el producto y/o servicio solicitado y firmar siempre y cuando esté de acuerdo.

6. Recibe la orden de consignación y genera la

respectiva factura de venta

Verificar el sello de cancelado por parte de la entidad bancaria en la orden de consignación.

7. Entrega el original de la factura al cliente y

conserva la orden de consignación.

Si se trata de un producto y/o servicio catastral

incluyendo el certificado catastral a nivel

nacional, continúa en el paso 10.

Si la elaboración del producto y/o servicio

corresponde a la Sede Central u otra Dirección

Territorial, comunica al Director Territorial para

continuar en el paso 12.

Si se trata de un producto y/o servicio

suministrado por el Centro de Información

Geográfica, entrega inmediatamente al cliente

para continuar en el paso 20.

8. Archiva temporalmente la orden de consignación

para rendición de cuentas.

Realizar esta actividad de archivo en orden consecutivo.




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RELEVANTES

Área de Conservación

9. Consulta permanentemente en el aplicativo de

facturación la correspondiente cancelación y

elabora el producto y/o servicio solicitado.

10. Entrega el producto y/o servicio al Centro de

Información Geográfica para continuar en el

paso 19.

Elaborar el producto o servicio dentro de las fechas señaladas en la factura y hacerlo con calidad para evitar devoluciones.

Funcionario Centro de Información Geográfica -

Ventanilla de Conservación / Unidad Operativa de Catastro

11. Ingresa la información del producto y/o

servicio solicitado por el cliente al ERP de

Facturación para que posteriormente sea

descargada la orden de producción por el área

proveedora.

Ingresar la información de la siguiente manera:

Análisis de suelos, al GIT de Laboratorio

Nacional de Suelos (Envía mediante

mensajería la muestra si así lo solicita el

cliente).

Información Geodésica, al GIT de Geodesia

Fotografías Aéreas, copias heliográficas,

productos de laboratorio fotográfico y

publicaciones, a la Oficina de Difusión y

Mercadeo de Información.

Área Proveedora de la Sede Central

12. Descarga la solicitud del sistema de facturación, recibe la solicitud y elabora el producto y/o servicio con base en la descripción contenida en la factura, atendiendo los tiempos de respuesta comprometidos en la misma.

Elaborar los productos y/o servicios siguiendo el orden consecutivo de llegada bajo los parámetros de calidad para evitar devoluciones.

13. Si se trata de un análisis de suelos y si así lo solicitó el cliente, envía por correo electrónico los resultados con copia al Director Territorial para continuar en el paso 19.

14. Envía al área de Correspondencia junto con la

comunicación de envío. (Para los demás

productos y/o servicios)

Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Servicios

Administrativos / Área de Correspondencia

15. Recibe, radica la comunicación de envío y

despacha por correo el producto a la Dirección

Territorial o Unidad Operativa de Catastro

Velar por el correcto envío del producto y/o servicio.

Tener en cuenta el Manual de procedimiento P20601-01 “Registro, Radicación y Distribución de Correspondencia”.

16. Archiva copia y antecedentes de la comunicación según las Tablas de Retención Documental TRD vigentes.

Secretaría / Director Territorial / Unidad Operativa de

Catastro

17. Recibe el producto, radica y entrega al funcionario del Centro de Información Geográfica o al de la Ventanilla de Conservación.




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RELEVANTES

Centro de Información Geográfica / Ventanilla de

Conservación / Unidad Operativa de Catastro

18. Recibe el producto e informa al cliente telefónicamente o por correo electrónico, en la fecha prevista o antes si el producto y/o servicio está listo para su entrega.

Verificar que el producto y/o servicio esté de acuerdo con lo registrado en la solicitud.

Centro de Información Geográfica / Ventanilla de

Conservación / Unidad Operativa de Catastro

19. Entrega el producto y/o servicio solicitado por el cliente.

Exigir el original de la factura, sí no la tiene, diligenciar el formato F16200-03 “Control entrega de productos y/o servicios sin factura original” como acción de control.

20. Sella el original de la factura como ENTREGADO o devuelve el producto y/o servicio al área proveedora para la respectiva corrección. (devuelve al paso 10 ó 12).

Identificar el producto y/o servicio que no cumpla con los requisitos y registrarlo en el formato F12100-08 “Control de producto y/o servicio no conforme” vigente. (si aplica)

7.2. VENTAS EN CONSIGNACIÓN


RELEVANTES

Funcionario encargado de los productos en consignación

1. Realiza las visitas necesarias a los establecimientos seleccionados con anterioridad y sugiere al Director Territorial entablar o no el vínculo comercial, evaluando la viabilidad y la conveniencia para la entidad.

Establecer un plan de visitas previas con el fin de seleccionar el mercado potencial.

2. Informa al Director Territorial si el establecimiento visitado se interesa por vender los productos del IGAC.

Director Territorial

3. Elabora y aprueba el documento de compromiso

en el que figuran las condiciones bajo las cuales

se rige este tipo de ventas.

Verificar que el documento lleve las firmas correspondientes de las dos partes.

Funcionario Centro de Información Geográfica

4. Ingresa al módulo de facturación e inventarios

los datos generales para crear bodega o librería

(punto de venta), responsables de convenio,

terceros, aprobación entregas o remisiones,

costos, aprobaciones, pagos o recibos de caja.

Establecimiento comercial

5. Elabora y entrega solicitud de productos al

Centro de Información Geográfica.

Detallar cada uno de los productos requeridos.

ENTREGADO




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7.2. VENTAS EN CONSIGNACIÓN


RELEVANTES


6. Recibe, revisa e ingresa en el módulo de

facturación e inventarios los datos relacionados

en la solicitud, alista los productos y los entrega

al funcionario designado para tal fin.

Verificar que lo entregado corresponde con lo solicitado.

Establecimiento comercial

7. Recibe y confirma que lo entregado se ajusta a

la remisión. Mensualmente informa el

movimiento detallado de cada uno de los

productos dejados en consignación y envía por

fax o correo un informe con corte mensual.


8. Ingresa en el módulo de Facturación e

inventarios los datos con base en el reporte

mensual, elabora las facturas correspondientes

de los productos vendidos y las entrega al

establecimiento.

Entregar el original de la factura.

9. Reclama el cheque y/o efectivo dentro de los

tiempos establecidos y realiza la consignación

en la cuenta de Recursos Propios del IGAC.

Consignar inmediatamente el recaudo.

7.3. VENTAS EN FERIAS Y EVENTOS (Donde no exista la infraestructura informática adecuada para la venta)


RELEVANTES

Jefe Oficina de Difusión y Mercadeo de Información o

Director Territorial

1. Designa a un funcionario del CIG o

Comercializador, para que asista a la feria o

evento programado.

Funcionario CIG o Comercializador

2. Solicita los productos a la bodega de ventas

de la Dirección Territorial.

3. Genera la orden de salida de los productos y

remite para firma al Director Territorial.

Diligenciar el formato salida de bienes del instituto vigente

4. Se desplaza al sitio del evento. Solicitar mediante formato F20603-04 “Solicitud servicio de transporte” vigente

5. Recauda el dinero producto de las ventas

6. Solicita y registra los datos del cliente. Diligenciar el formato F16200-05 “Venta de productos y/o servicios en ferias y eventos”




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7.3. VENTAS EN FERIAS Y EVENTOS (Donde no exista la infraestructura informática adecuada para la venta)


RELEVANTES

Funcionario CIG o Comercializador

7. Elabora la orden de consignación una vez

retorna a la Dirección Territorial, mediante el

aplicativo de facturación.

8. Consigna los dineros recaudados en la entidad

financiera autorizada

9. Genera las respectivas facturas de venta

según la información relacionada en el formato

“Venta de productos y/o servicios en ferias y

eventos”

10. Envía la factura a los clientes en formato PDF. Verificar el medio de envío descrito en el formato F16200-05 “Venta de productos y/o servicios en ferias y eventos”

11. Devuelve los productos no vendidos a la

bodega principal de la Dirección Territorial.

Solicitar el comprobante de traslado respectivo.

8. ANEXOS

Flujograma del procedimiento

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA

6

3. Se redefinieron algunas responsabilidades del funcionario centro de información geográfica y ventanilla de conservación, de acuerdo con los nuevos lineamientos de facturación a nivel nacional.

Noviembre de 2012

5.1 Se incluye el Decreto 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”

5.3 Se redefinieron normas de procedimiento de acuerdo con los nuevos lineamientos de facturación a nivel nacional.

9. El procedimiento paso a paso se ajusto de acuerdo con los nuevos procedimientos de facturación a nivel nacional.

7

Generalidad Se ajusta de acuerdo con manual de procedimientos “Elaboración, actualización y control de documentos y formatos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado „SGI”

Abril de 2015 3.1.

Se incluye la responsabilidad de “Designar al (los) funcionario(s) que debe(n) asistir a los eventos en los cuales participe el Instituto”

3.2. Se incluye la responsabilidad de “Tomar la decisión de establecer el vínculo comercial con los establecimientos seleccionados para la venta por consignación, evaluando la viabilidad comercial y la conveniencia para el IGAC”




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Fecha Abril de 2015

COPIA NO CONTROLADA

VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA

7

3.3.

Se eliminan las siguientes responsabilidades del Profesional con funciones de Pagador: - Autorizar el pago de productos y/o servicios mediante cheque, los cuales serán entregados al cliente una vez sea verificado el canje respectivo y se cumplan los tiempos de entrega respectivos.

- Consignar en la entidad bancaria autorizada (cuenta de Recursos Propios del IGAC), el recaudo diario que se realiza directamente en el Centro de Información Geográfica por parte del funcionario designado por el Director Territorial, esto para las Direcciones Territoriales o Unidades Operativas de Catastro que no cuenten con una entidad bancaria donde puedan efectuar el recaudo

Abril de 2015

3.4

Se hace la siguiente claridad en la responsabilidad del funcionario encargado de facturación:

- Generar de manera individual las órdenes de consignación y las facturas de venta por medio del módulo de facturación e inventarios, a excepción de las generadas en el laboratorio nacional de suelos.

REVISÓ Y ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMERCIALIZACION Y VENTAS

Orlando Buitrago Ropero

VERIFICÓ METODÓLOGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Didier Moreno Ariza

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS

Cesar Augusto Boxiga Sánchez

VALIDÓ Y APROBÓ OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN

Ana María Guevara Reina

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Martha Patricia Camacho Hernández

ANEXO 1

FLUJOGRAMA VENTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS EN LAS DIRECCIONES TERRITORIALES Y UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO

OFICINA DE DIFUSIÓN Y MERCADEO DE INFORMACIÓN

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Fecha Abril de 2015

PROCESOS MISIONALES

Funcionario Centro de Información

Geográfica - Ventanilla de

Conservación / Unidad Operativa de

Catastro




Catastro

GESTIÓN DE DIFUSIÓN Y

COMERCIALIZACIÓN




Catastro

Área de Conservación


COMERCIALIZACIÓNPROCESOS MISIONALES


COMERCIALIZACIÓN

Área Proveedora de la Sede Central

Asesorar al cliente para determinar correctamente el

producto y/o servicio

1

Inicio

F40600-23 “Cotización servicio de análisis de laboratorio”

¿Requiere información del

Laboratorio Nacional de

Suelos?

Recibir la orden de consignación y generar la

respectiva factura de venta

6

Entregar la orden de consignación y comunica al

cliente la fecha de entrega del


5

Liquidar el valor del producto y/o servicio y diligenciar la

orden de consignación

4

Generar cotizaciónen en el módulo de facturación.

2

Brindar recomendaciones para la toma de muestras, informar las tarifas vigentes y tiempo de

entrega.

3 Enviar junto con la comunicación de envío (Para

los demás productos y/o

servicios)

14

Si se trata de un análisis de suelos enviar por correo

electrónico los resultados y

continuar en el paso 19

13

Descargar la solicitud del sistema de facturación, recibir

la solicitud y elaborar el


12

Ingresar la información al ERP de Facturación para que

posteriormente sea descargada

la orden

11

Entregar el producto y/o servicio al Centro de

Información Geográfica

10

Consultar en aplicativo y elaborar el producto y/o

servicio solicitado

9

Archivar temporalmente la orden de consignación para

rendición de cuentas

8

Entregar el original de la factura al cliente y conservar la

orden de consignación

7

SI

NO

2

ANEXO 1



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Fecha Abril de 2015


COMERCIALIZACIÓN


COMERCIALIZACIÓN


COMERCIALIZACIÓN


COMERCIALIZACIÓN

Grupo Interno de Trabajo de Gestión

de Servicios Administrativos / Área de

Correspondencia

Secretaría / Director Territorial / Unidad

Operativa de Catastro

Centro de Información Geográfica /

Ventanilla de Conservación / Unidad


Centro de Información Geográfica /

Ventanilla de Conservación / Unidad


Fin

Entregar el producto y/o servicio solicitado por el cliente

19

Sellar el original de la factura como ENTREGADO o devolver

el producto y/o servicio al área

proveedora

20

Recibir el producto e informar al cliente telefónicamente o

por correo electrónico.

18

Recibir el producto, radicar y entregar al funcionario

correspondiente

17

Archivar copia y antecedentes de la comunicación

16

Recibir, radicar la comunicación de envío y despachar por

correo el producto a la

Dirección Territorial o UOC

15

1

ANEXO 1



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Fecha Abril de 2015


COMERCIALIZACIÓN


COMERCIALIZACIÓN


COMERCIALIZACIÓNESTABLECIMIENTO COMERCIAL

Funcionario encargado de los

productos en consignación Director Territorial


GeográficaEstablecimiento comercial

Realizar las visitas necesarias a los establecimientos

seleccionados

1

Informar al Director Territorial si el establecimiento se interesa por vender los

productos del IGAC

2

Elaborar y aprobar el documento de compromiso

3

Reclama el cheque y/o efectivo dentro de los tiempos

establecidos y realiza la

9

elabora las facturas correspondientes de los productos vendidos y las

entrega al establecimiento.

8

Recibe y confirma que lo entregado se ajusta a la

remisión.

7Recibir, revisar e ingresar en el

módulo de facturación e inventarios los datos

relacionados en la solicitud, alistar y entregar los productos

6

Elabora y entrega solicitud de productos al Centro de Información Geográfica

5

Ingresar al módulo de facturación e inventarios, los

datos generales para crear

bodega o librería

4

Inicio

Fin

ANEXO 1



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Fecha Abril de 2015


COMERCIALIZACIÓN


COMERCIALIZACIÓN


COMERCIALIZACIÓN

Jefe Oficina de Difusión y Mercadeo

de Información o Director TerritorialFuncionario CIG o Comercializador Funcionario CIG o Comercializador

Designar a un funcionario para que asista a la feria o evento

programado

1

Inicio

Solicitar los productos a la bodega de ventas de la

Dirección Territorial

2

Generar la orden de salida de los productos y remitir para

firma

3

Se desplaza al sitio del evento.

4

Recaudar el dinero producto de las ventas

5

Solicitar y registrar los datos del cliente.

6

Elaborar la orden de consignación

7

Consignar los dineros recaudados en la entidad

financiera autorizada

8

Generar las respectivas facturas de venta

9

Enviar la factura a los clientes en formato PDF

10

Devolver los productos no vendidos a la bodega principal

de la Dirección Territorial

11

Fin

GRUPO INTERNO DE TRABAJO COMERCIALIZACIÓN Y...

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