GESTIÓN DE

PROYECTOS

Pontificia Universidad Javeriana

Facultad de Comunicación y Lenguaje

Carrera de Ciencia de la Información

Asignatura: Diseño de Servicios de Información

UN PROYECTO

BIEN FORMULADO RESPONDE

1. Qué (se quiere hacer): Naturaleza del proyecto

2. Para qué (se quiere hacer): Objetivos y propósitos

3. Dónde (se quiere hacer): Localización física - ubicación en el

espacio

4. Por qué (se quiere hacer): Origen y fundamentación

5. Cuánto (se quiere hacer): Metas

6. Cómo (se va a hacer): Actividades y tareas, metodología

UN PROYECTO

BIEN FORMULADO RESPONDE

7. Cuándo (se va a hacer): Calendarización o cronograma – ubicación en el tiempo

8. A quiénes (va dirigido): destinatario o beneficiarios

9. Quiénes (lo van a hacer): Recursos humanos

10. Con qué (se va a hacer): Recursos materiales

11. Con qué (se va a hacer): Recursos financieros

Esfuerzo temporal que se lleva a cabo

para crear un producto, servicio o

resultado único, con el fin de obtener

metas establecidas dentro de un marco

de objetivos, aprovechando al máximo

los recursos necesarios, para concluirlo

con éxito.

QUÉ ES UN PROYECTO

CARACTERÍSTICAS DE

LOS PROYECTOS

A. Poseen un límite de tiempo. Son finitos (tienen un

comienzo y un fin definidos).

B. Constituyen una unidad mínima de gestión (está a cargo de

un director de proyecto que coordina sus diversas etapas).

C. Conducen a cambios no repetitivos (no hay proyectos

iguales).

D. Son un instrumento de cambio.

RESULTADOS DE LOS

PROYECTOS

Los proyectos pueden crear productos o servicios:

Un producto o artículo producido, que es cuantificable, y que puede

ser un elemento terminado o un componente.

La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las

funciones del negocio que respaldan la producción o la distribución.

Un resultado como salidas o documentos. Por ejemplo, de un

proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden

usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo

proceso beneficiará a un sector de la sociedad.

PROYECTOS Y PLANIFICACIÓN

ESTRATÉGICA

Los proyectos son una forma de organizar actividades que no

pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales

de la organización.

Generalmente son resultado de:

Una demanda del mercado.

Una necesidad de la organización.

Una solicitud de un cliente.

Un avance tecnológico.

Un requisito legal.

CLASIFICACIÓN DE

LOS PROYECTOS

1. Según su temática:

• Proyectos socioeconómicos

• Proyectos culturales

• Proyectos de infraestructura

• Proyectos científicos

• Proyectos educativos

2. Según su ámbito:

• Proyectos nacionales

• Proyectos regionales

• Proyectos internacionales

3. Según el objetivo del cambio o de estudio: • Proyectos de desarrollo

• Proyectos de investigación

• Proyectos de información

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1. GESTIÓN DEL ALCANCE

DEL PROYECTO

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos

necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el

trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar

el proyecto satisfactoriamente.

La gestión del alcance del proyecto se relaciona

principalmente con la definición y el control de lo que está y

no está incluido en el proyecto.

1. GESTIÓN DEL ALCANCE

DEL PROYECTO

1 Planificación del Alcance: crear un plan de gestión que refleje

cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto.

2 Definición del Alcance: desarrollar un enunciado del alcance del

proyecto detallado como base para futuras decisiones del proyecto.

3 Crear EDT: subdividir los principales productos entregables del

proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y

más fáciles de manejar.

4 Verificación del Alcance: formalizar la aceptación de los productos

entregables completados del proyecto.

5 Control del Alcance: controlar los cambios en el alcance del

proyecto.

2. GESTIÓN DEL TIEMPO

DEL PROYECTO

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios

para lograr la conclusión del proyecto a tiempo.

1. Definición de las Actividades: identifica las actividades

específicas del cronograma que deben ser realizadas para

producir los diferentes productos entregables del proyecto.

2. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y

documenta las dependencias entre las actividades del cronograma.

3 Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las

cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del

cronograma.

2.GESTIÓN DEL TIEMPO

DEL PROYECTO

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios

para lograr la conclusión del proyecto a tiempo.

4 Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad

de períodos laborables que serán necesarios para completar cada

actividad del cronograma.

5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las

actividades, la duración de las actividades, los requisitos de

recursos y las restricciones del cronograma para crear el

cronograma del proyecto.

6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del

proyecto.

3. GESTIÓN DE LA

CALIDAD DEL PROYECTO

Incluye todas las actividades de la organización ejecutante

que determinan las políticas, los objetivos y las

responsabilidades relativas a la calidad, de modo que el

proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se

emprendió. Implementa el sistema de gestión de calidad a

través de la política, los procedimientos y los procesos de

planificación de calidad, aseguramiento de calidad y control

de calidad, con actividades de mejora continua de los

procesos que se realizan durante todo el proyecto, según

corresponda.

3. GESTIÓN DE LA

CALIDAD DEL PROYECTO

• Planificación de Calidad: identificar qué normas de calidad son

relevantes para el proyecto, determinando cómo satisfacerlas.

• Realizar Aseguramiento de Calidad: aplicar las actividades

planificadas y sistemáticas relativas a la calidad, para asegurar

que el proyecto utilice todos los procesos necesarios para cumplir

con los requisitos.

• Realizar Control de Calidad: supervisar los resultados

específicos del proyecto, para determinar si cumplen con las

normas de calidad relevantes e identificar modos de eliminar las

causas de un rendimiento insatisfactorio.

3. GESTIÓN DE LA

CALIDAD DEL PROYECTO

La gestión de calidad moderna complementa la dirección de proyectos. Por ejemplo,

ambas disciplinas reconocen la importancia de:

• Satisfacción del cliente: Entender, evaluar, definir y gestionar las expectativas,

de modo que se cumplan los requisitos del cliente. Esto requiere una combinación

de conformidad con los requisitos (el proyecto debe producir lo que dijo que

produciría) y ser adecuado para su uso (el producto o servicio debe satisfacer las

necesidades reales).

• La prevención sobre la inspección: El coste de prevenir errores es

generalmente mucho menor que el coste de corregirlos cuando son detectados

por una inspección.

• Responsabilidad de la dirección: El éxito requiere la participación de todos los

miembros del equipo, pero proporcionar los recursos necesarios para lograr dicho

éxito sigue siendo responsabilidad de la dirección.

• Mejora continua: El ciclo planificar-hacer-revisar-actuar es la base para la mejora

de la calidad.

3. GESTIÓN DE LA

CALIDAD DEL PROYECTO

Ciclo PHVA o ciclo Deming:

•Planificar: para mejorar las operaciones, identificando las cosas que no se

están haciendo correctamente y determinando ideas para solventar esos

problemas.

•Hacer: cambios diseñados para resolver los problemas primero en una escala

pequeña o experimental. Esto minimiza el entorpecimiento de las actividades

diarias mientras se prueban si los cambios funcionan o no.

•Verificar: que los pequeños cambios están consiguiendo los resultados

deseados.

•Actuar: para implementar el cambio a gran escala si el experimento es

exitoso. Actuar también involucra a otras personas (otros departamentos,

suplidores o clientes) afectado por el cambio y cuya cooperación se necesita

para implementar el cambio a gran escala.

3. GESTIÓN DE LA

CALIDAD DEL PROYECTO

Ciclo PHVA o ciclo Deming:

4. GESTIÓN DE LOS

RECURSOS HUMANOS DEL

PROYECTO

Incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del

proyecto. El equipo del proyecto está compuesto por las

personas a quienes se les han asignado roles y

responsabilidades para concluir el proyecto. Si bien es

común hablar de asignación de roles y responsabilidades,

los miembros del equipo deberían participar en gran parte

de la planificación y toma de decisiones del proyecto.

5. GESTIÓN DE LOS

RECURSOS HUMANOS DEL

PROYECTO

• Planificación de los Recursos Humanos: identificar y documentar los

roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe, así

como crear el plan de gestión de personal.

• Adquirir el Equipo del Proyecto: obtener los recursos humanos

necesarios para concluir el proyecto.

• Desarrollar el Equipo del Proyecto: mejorar las competencias y la

interacción de los miembros del equipo para lograr un mejor rendimiento

del proyecto.

• Gestionar el Equipo del Proyecto: hacer un seguimiento del rendimiento

de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver

polémicas y coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto.

5. GESTIÓN DE LOS

RECURSOS HUMANOS DEL

PROYECTO

ESTRATEGIA

S RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES

Actividades Personal Tipo Jornada

Recursos

tecnológicos

y mobiliario

Recursos de

Información Insumos

Balance de los recursos que tengo y Balance de los recursos que necesito

6. GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Incluye los procesos necesarios para asegurar la

generación, recogida, distribución, almacenamiento,

recuperación y destino final de la información del proyecto

en tiempo y forma.

•Planificación de las Comunicaciones: determinar las

necesidades de información y comunicaciones de los

interesados en el proyecto.

•Distribución de la Información: poner la información

necesaria a disposición de los interesados en el proyecto

cuando corresponda.

Cómo promover la idea del proyecto

a. Comunicación previa:

Tratar de obtener el apoyo institucional por medio de un

trabajo de comunicación y de contactos. Se trata de contar a

las personas que interese, partes relevantes del proyecto a fin

de obtener su aprobación, o bien recibir sugerencias que

podrían integrarse al proyecto en beneficio de su

perfeccionamiento.

6. GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Consiste en responder los siguientes interrogantes:

•¿Quién o quiénes deberán ser los receptores de la propuesta de

proyecto?

•¿Qué tipo de mensaje les hará llegar para estimular una reacción

favorable a la propuesta?

•¿Qué soporte documental considera más adecuado para contener el

mensaje elegido?

•¿Qué canal de comunicación utilizaría?

•¿Qué fecha considera la más oportuna?

6. GESTIÓN DE LAS

COMUNICACIONES DEL PROYECTO

1. Detección de necesidades: - Información (recolección de datos)

- Diagnóstico (estado situación actual)

2. Formulación: - Idea principal del proyecto (solución al problema)

3. Planificación: - Establecimiento de objetivos (qué quiero cambiar) / Visión estado situación futura

- Estudio de factibilidad / Costo - beneficio – Impacto

- Formulación plan estratégico de actividades y/o tareas (cómo voy a llegar al objetivo)

- Organización del proyecto (con quiénes se va a ejecutar)

4. Ejecución: - Replanificación del plan de recursos limitados; ejecución, control

- Evaluación (contrastación de resultados con los objetivos)

5. Finalización: - Logro de objetivos e identificación del impacto

ESQUEMA GENERAL

DE UN PROYECTO

BIBLIOGRAFÍA

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guía de los

Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía

del PMBOK). 3ª edición. Newtown Square: PMI,

2004. 392 p.