Guía Básica Reference Manager v.10 – v.11 (Herramienta para … · v10 Term Manager/Activate...

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Grupo de investigación enReingeniería, Organización,trabajo en Grupo y Logística Empresarial

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Guía Básica Reference Manager v.10 – v.11

(Herramienta para gestión bibliográfica)

Pilar I. Vidal-Carreras

[email protected]

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1. Navegando 2. Construyendo 3. Recuperando 4. Manejando 5. Imprimiendo 6. Citando

Índice

0. Introducción1. Navegando en la Base de Datos2. Construyendo una Base de Datos3. Buscando y Recuperando Referencias en una

Base de Datos4. Manejando las listas de términos del Reference

Manager5. Imprimiendo bibliografías desde el Reference

Manager6. Citando referencias en un documento

• Trabajando con los estilos de salida

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0. Introducción

� Referente Manager es un gestor de referencias comercializado porThomson Reuters, diseñado para trabajar sobre el sistema operativo Windows► Se conecta en línea con las bases de datos de PubMed, ISI Web of

Science, y librerías en Internet, actuando como motor de búsqueda, importando directamente las referencias.

► Exporta referencias directamente desde diversas bases de datos, como Current Contents, Science Direct, ISI Web of Science, EBSCOhost y Discovery.

► Para aquellos casos en los que no es posible la exportación/importación directa, permite importar ficheros TXT y HTML, disponiendo de filtros para múltiples estilos. De igual modo exporta ficheros en RIS, MEDLARS, COMMA y separaciones por comas y tabuladores.

► Incorpora múltiples estilos de citas y nos permite crear y compartir cualquier estilo personalizado.

► Se integra con los procesadores de texto Microsoft Word y CorelWordPerfect

► Nos permite gestionar localmente las referencias: crear bibliografías, realizar búsquedas locales, detectar duplicados, establecer sinónimos de palabras clave, nombres de autores y revistas, personalizar campos, personalizar vistas, establecer vínculos con pdfs, direcciones web...

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0. Introducción

� Versiones:► Biblioteca UPV v.10.

► Ultima versión v.12

� Para instalar el Reference Manageren nuestros ordenadores:

Programas\UPVNET\Biblioteca\Reference Manager 10

� Entramos en los ordenadores con la contraseña: lab6doe (usuario local)

� Ejecutamos el programa Reference Manager. La versión que tiene disponible la biblioteca es la v10*.

� Nos conectamos con la biblioteca con nuestro nombre de usuario (dominio\usuario) y contraseña.

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0. Introducción

� ¿Cómo abrimos una base de datos?►File/Open Database►Abrimos la base de datos JORNADASDOE que se encuentra en Mis Documentos.

� Si accedemos directamente a la base de datos desde el explorador, observamos que hay dos archivos.Cada base de datos está compuesta siempre por 2 archivos:

► *.RMD (datos) (es la que se abre)► *.RMX (índice)

Distintos derechos de accesoOJO LOS DOS SON NECESARIOS. *Con el archivo RMD se puede crear el RMS mediante el comando Tools/RebuildDatabase pero no viceversa.

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0. Introducción

� ¿Cómo creamos una base de datos?► File/New Database

� Opción Advanced

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0. Introducción

� Apariencia del programa

Barra de menús y barra de

herramientas

Ventana de edición de las referencias

Lista de Referencias

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1. Navegando en la Base de Datos

Campos comunes que aparecen en las bases de datos:� Tipo de referencia bibliográfica (ref type): aparece en primer lugar la que el

programa asigna por defecto. Para cambiarla, sitúate con el ratón sobre ese campo para abrir un menú desplegable en el que puedes seleccionar el tipo de referencia que te interese. Según el tipo de referencia que selecciones aparecerán unos campos u otros. Ver anexo I

� Identificador de referencia (Ref ID): número de registro. Por defecto el programa asigna un número ID, pero la base de datos puede configurarse para que seas tú quien asigne este número. Has de hacerlo desde Menú Tools/options/reference Edits y desactivando el cajetín AssignReference ID. Para asignar otra identificación de las referencias“ Autores+Año” puedes hacerlo desde el mismo lugar: Tools/options/reference Edits

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Campos comunes que aparecen en las bases de datos:

� Separatas (reprints): Es posible indicar si has solicitado una copia del documento o si ya lo tienes. ► "In File": indica que tienes ya un copia del documento

► "Not in file": indica que no tienes ninguna copia del documento y que tampoco la has solicitado.

► "On request": se utiliza si se ha solicitado una copia del documento. Puedes introducir la fecha en la que realizaste la solicitud para después elaborar informes de solicitudes pendientes'

� Título (title): título del documento. No debes pulsar intro al final de cada línea del título.

� Autores (authors).� Fecha de publicación (pub data): introduce la fecha siguiendo el formato

mm/dd/aaaa (01/21/98) o solamente año (1998).

� Web URL .

� Palabras clave (key words): Es posible introducir términos que sirvan posteriormente para localizar esa referencia dentro de todo el conjunto de la base de datos

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Campos comunes que aparecen en las bases de datos:� Página de inicio y página final (start page y end page)� Resumen y notas (abstracts y notes): puedes introducir una

descripción breve del contenido de los documentos en estos dos campos.

� Título completo de la revista (Periodical, Journal): puedes utilizar hasta cuatro sinónimos para los títulos de las revistas: título completo, título abreviado, etc.

� Campos definidos por el usuario (user def...): existen cinco campos, en cada uno de los diferentes tipos de referencias, que puedes utilizar para introducir información concreta que te interese.Podemos utilizarlos para indicar la fecha de ultimo acceso

� Disponibilidad (availability): en este campo se introduce información sobre la localización exacta de los documentos. Por ejemplo, biblioteca en la que está, archivador en el que lo tienes guardado, etc.

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� Opciones de personalización de las bases de datos:Abrir la base de datos con la propiedad “Read-Write

Exclusive”. Por defecto aparece “Read-Write Share” de modo que siempre que se quieran hacer cambios globales se debe abrir la base de datos cambiando esta propiedad.

►Personalizar la lista de referencias�Tools/Reference List Display

►Cambiar Anchos de las columnas

►Personalizar el orden de las base de datos�Tools/Reference List Display�De modo instantáneo

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� Copiar o Mover referencias desde una base de datos a otra:►Abrir las dos bases de datos►Seleccionar Referencias en la base de datos:

� No contiguas: CTRL+Click� Contiguas: SHIFTH+ Click

►2 opciones: � References/ Copy Between Databases� De modo automático:

→Copy: CTRL Drag&Drop→Move: Drag&Drop

� Copiar bases de datos a un CD►Se habilita de modo autómatico el atributo del archivo como

“Read-Only”, para trabajar con la base de datos se ha de modificar la propiedad.

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2. Construyendo una Base de Datos

� Insertar manualmente una nueva referencia: Reference/New� Buscar referencias en línea desde el Reference: MOTOR DE

BÜSQUEDA:► References/Search References► Activación de la opción “Internet” ► Seleccionar la base de datos en la que se quiere buscar:

� PubMed (Base de datos Medicina)� ISI Web of Science: Con la que vamos a trabajar� Z39.50 sites: Accede a bases de datos de otras universidades

► Introducir la información que queremos buscar en el/los campo/scorrespondientes (Topic, Author…)

DESDE SEPT 08 NO ESTÁ OPERATIVA PARA LA VERSIÓN DE LA BIBLIOTECA (V10, para las otras versiones si) POR CAMBIO DE ACCESO AL ISI WEB OF SCIENCE (FECYT y

MICINN). http://www.accesowok.fecyt.es/login/

ISI Web of Science

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2. Construyendo una Base de Datos

� Exportar referencias directamente desde :► ISI Web of knowledge

http://www.accesowok.fecyt.es► ScienceDirect

http://www.sciencedirect.com/� Nos permite bajar directamente el pdf

► Business SourcePremierhttp://search.ebscohost.com/

� Una vez tenemos la cita si nos parece interesante descargamos elpdf. Consejo: guárdalo en una carpeta específica, nómbralo con Autores, año, título de la publicación, e indica en la base de datos en el apartado REPRINT (Separatas) que está In File. Si lo imprimimos y lo guardamos en una carpeta concreta podríamos indicarlo por ejemplo en Avalabiality.

� Puedes indicar el link a tu pdf en la base de datos:Link to PDF

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3. Buscando y Recuperando Referencias en una Base de Datos

� Buscando referencias en la base de datos► Desde: References/Search References

� Definir los parámetros de búsqueda

� Pulsar el icono de búsqueda

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� Creación de estrategias de búsqueda► En Internet

► En la propia base de datos

► Desde: References/Search References� Definir la búsqueda (A)

� Pulsar “Strategy Files”, y “Save” dando nombre a la estrategia de búsqueda (B)

(A) (B)

� Posteriormente para acceder a esta estrategia se selecciona “Strategy Files” y “Load”

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� Recuperar una base de datos dañada:► Realizar una copia de seguridad de los archivos de la base de datos,

recuerda que son dos!! (*.RMD & *.RMX).► Cerrar la base de datos a restaurar en el caso de que estuviera abierta

► Desde el Reference Manager: Tools/ Rebuild Data Base

► Elegir la base de datos y “ Open”► Seleccionar “Database Sort Order” si se desea modificar el orden de la

clasificación.

► Pulsar “Rebuild”


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4. Manejando las listas de términos del Reference Manager

� Abrir la base de datos con característica de “Read-Write Exclusive”

� Activar el gestor de términos del Reference Manager:► v10►Term Manager/Activate (F5)► v11►Tools/Term Manager/Activate (F5)

� Reemplazar datos► Seleccionar la pestaña (Keyword, Periodicals, Authors) que

contiene el elemento del que queremos introducir un sinónimo.► v10►Term Manager/Global Edit. ► v11►Tools/Term Manager/Global Edit.

► Introducir el valor que se ha de reemplazar y seleccionar “Replace”.

�Asociar palabras que son sinónimos�Seleccionar la pestaña que contiene los elementos que son sinónimos.�Seleccionar ambos elementos y (Tools/)Term Manager/Combine Terms.

�Búsqueda a partir del Term Manager� (Tools/)Term Manager/Quick Retrieval

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5. Imprimiendo bibliografías desde el Reference Manager

� Imprimir Referencias► File menu, select “Print Preview”

or “Print”� A partir v.11 ►Imprimir Bibliografía agrupadapor temas.

Desde Tools/ Subject Bibliography accedemosa la pantalla que tiene diversas pestañas:A. General: Selección de las Referencias, del estilo de salida…B. Bibliografía: Título, Orden, Numeración…C. Página: Márgenes, Nº Página & Posición… D.. Subject

A B C

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5. Imprimiendo bibliografías desde el Reference Manager

� D. Pestaña Subject. Determina los campos en los que vamos a agrupar la bibliografía, al igual que el esquema y el estilo de la misma.

^p^p inserta una línea en blanco despues de cada tema del encabezado

Selección de campos

Selección de términos

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6. Citando referencias en un documento

� Citar referencias en Word:

Pasos previos:►Abrir el documento Word en el que se quieren insertar

las citas►Comprobar que esta activa la barra de herramientas

del Reference: Herramientas/Reference Manager. Se puede colocar como barra de herramientas con iconos.

►Abrir la/s bases de datos que contiene los artículos que se quieren citar

►A partir v.11 ► Podemos desplarnos de Word a Reference con comando

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Para que nos genere la bibliografía existen distintas opciones:

� Insertar citas►Colocarse en el lugar en que se quiere inserta la cita. Activar el

comando: “Insert Citation” e introducir la referencia que se busca en los siguientes campos:

Autores, Date, Keywords, Titles, RefID

� Tb se puede seleccionar en word la palabra de la que se quiere buscar artículos relacionados

►De las referencias mostradas seleccionar las oportunas o bien mejora la búsqueda modificación la palabra a buscar y pulsando “Perform Search”. Para seleccionar varias referencias�Consecutivas: Shift + Click�No consecutivas: Ctrl + Click

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Para que nos genere la bibliografía existen distintas opciones:

� Insertar citas marcadas previamente en la base de datos; “Insert Marked Reference”

� Introducir un texto identificativo en el documento entre llaves { } conforme vas escribiendo para posteriormente pedirle al programa que genere una bibliografía automáticamente

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� Seleccionar estilos de salida: Generate Bibliography

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� Desde la opción de Preferencias

podemos establecer:

► que se genere directamente la bibliografía

► que se genera cuando lo indiquemos explícitamente y mientras se muestre como cita temporal

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� Editar citas dentro del texto

►Puede que nuestra cita seael sujeto de la oración y

queremos que se muestre:Huang (2007) afirma que …

►Para conseguir esto “Edit Citation”, excluimos el autor de la cita y lo incluimos a mano.

Consejo: Evita este modo de citar

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� Borrar Citas:

►Directamente seleccionado la cita ,y pulsando Supr no recomendable.►Seleccionando la cita, “Edit Reference” se

comprueba que es la que se quiere borrar y “Delete”

� Copiar o mover citas:

►Seleccionar la cita y a partir del menu “Edit” , copiar y pegar en otro sitio “Copy”&”Paste”, o cortar o pegar “Cut”&”Paste”.

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� Resumen barra de herramientas en Word: ► Insert Citation: Inserta la/s referencia/s seleccionada/s desde

esa pantalla.►Go To Reference Manager: Acceso a la pantalla del

Reference Manager.► Insert Marked Reference(s): Inserta la/s referencia/s

previamente seleccionada/s en la base de datos.► Instant Formatting: Activada por defecto. Formatea las

referencias según el último estilo seleccionado.►Generate Bibliography : Permite modificar el estilo de salida

y la apariencia e información de la biliografía.►Edit Citation(s): En las citas permite: omitir Autor y/o año,

añadir prefijos o sufijos, y números de página. Eliminar citas.► Insert Note: Añadir citas manualmente en el documento.

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� Resumen barra de herramientas en Word: ► Insert Note: Añadir citas manualmente en el documento.► Edit Database Reference(s): Desde Word se selecciona una

referencia y se accede directamente al editor del ReferenceManager.

► Revert to Original Text: Desformatea la/s referencia/s marcada/s o todo el documento, eliminando la bibliografia generada pero manteniendo las citas del modo estandar o temporal {author, year, refID}.

► Remove Field Codes: Se emplea para guardar una copia del documento sin los códigos que unen el documento con la base de datos del Reference, pero mantienen los citas y bibliografia. En este formato es el que se manda los artículos al editor.

► Export Traveling Library: Permite crear una base de datos del Reference Manager a partir de las referencias citadas en el documento.

► Cite While You Write Preferences: Personalización de características.

► Help: Comando de Ayuda.

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Estilos de Salida (output style):►Extensión “.os”►Reference Manager tiene muchos disponibles

pero la mayor parte son de revistas no relacionada con nuestras áreas de investigación

►Podemos buscar nuevos en Internet:� http://www.refman.com/support/rmstyles.asp

►Podemos crearlos y compartirlosC:\Archivos de programa\Reference Manager 11 Demo\Styles

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Desde el Reference Manager : Tools/Bibliography/Open Output Style

6. Citando referencias en un documentoEstilos de Salida

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Nombre del estilo de salida (Output Style)

Vista previa de cómo se imprimirían las citas

Vista previa de cómo se imprimirían la

bibliografía de las referencias

Nombre del estilo de salida (Output Style)

Pestaña de Citas en el texto

Pestaña de Bibliografía

� Propiedades de los estilos de salida.


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� ¿Qué debo hacer si el estilo que estoy buscando no aparece?►Búsqueda de un estilo

similar: Bibliography/OpenOutput Style

►Pulsar la opción “Search” que permite definir los parámetros de búsqueda del estilo

►Seleccionar el estilo deseado, abrirlo y guardar una copia con el nuevo nombre

►Modificar el estilo de salida


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� Barra de herramientas para modificar el estilo de salida:

(Tools/Bibliography/Open Output Style )

►Insert Field. Muestra una lista de campos que se pueden escoger para definir un estilo.

►Edit Field Properties. Permite definir propiedades de campos específicos: Autores, Títulos, Fechas, Keywords, Publicaciones y Números de Página.

►Field Separator. Inserta una barra vertical . Permite separar campos, estos siempre se han de colocar entre estas barras.

►Left Group Operator. Inserta un («).►Right Group Operator. Inserta un (»)►Tab. Inserta un tabulador.


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� Barra de herramientas para modificar el estilo de salida:

(Tools/Bibliography/Open Output Style )

►Line Break. Inserta un salto de línea.►New Paragraph. Coloca el tabulador en un nuevo

párrafo.►Page Break. Inserta un salto de página.►Copy Field Properties. Copia las propiedades de

un campo a otro/s ►Copy Definition. Copia todos los campos y sus

propiedades a otros tipos de referencias.►Check Syntax. Chequea la sintaxis.

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Bibliografía

Web de Reference Manager.http://www.refman.com/

� Sección “Technical Support & Services “: http://www.refman.com/support/

► Preguntas frecuentes: http://www.refman.com/support/rmfaq.asp

► Guías de Uso rápido Reference Manager:V10 http://www.refman.com/support/docs/Getting%20Started.pdfV11 http://www.refman.com/support/docs/RM11%20Guided%20Tour.pdf

► Manuales Reference ManagerV10 http://www.refman.com/support/docs/UserManualRM10.pdfV11 http://www.refman.com/support/docs/ReferenceManager11.pdf

► OutputStyleshttp://www.refman.com/support/rmstyles.asp

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Anexo

ANEXO I: Tipos de referencias

Art work Trabajo de arte Music score Partitura musical

Audiovisual material

Material audiovisual Newspaper Periódico

Bill Resolution Factura Pamphlet Panfleto

Book cha ter Capítulo de libro Patent Patente

Book, whole Libro completo Personal

Communication Carta personal

Case Caso jurídico Report Informe

Catalog Catálogo Abstracts Resumen

Computer program Programa de ordenador

Serial (book,

Monograph) Colección

Conference proceedings

Actas de congreso Slide Diapositiva

Data file Fichero Sound recording Grabación sonora

Electronic citation Documento electrónico

Statute Estatuto

Generic Documento genérico Thesis/Dissertation Tesis doctoral

Hearing Vista judicial Unenected

Bill/Resolution

Resolución fuera de acta

In press Documento en prensa

Unpublished work

Trabajo no publicado

Internet

Communication

Documento de internet

Video recording Grabación de vídeo

Magazine Revista Journal Artículo de revista

Map mapa Journal (full) Revista completa

Motion picture Película

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