GUÍA DE ACTUACIÓN ANTE LA VISITA DE AUDITORIA · 2019. 8. 2. · Los auditores, caso de comprobar...
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GUÍA DE
ACTUACIÓN ANTE LA VISITA DE AUDITORIA
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GUÍA DE ACTUACIÓN
ANTE LA VISITA DE AUDITORIA
PRÓLOGO
Te presentamos la Guía de Actuación ante la visita de Auditoria, que hemos
elaborado en el Sindicato de Trabajadores del Santander (STS), con la intención de
dotar a los afiliados de las herramientas básicas con las que gestionar la presencia
de Auditoria en su centro de trabajo.
Este documento no pretende agotar este tema, ni constituirse en el “bálsamo de
fierabrás” que nos proteja de todo, sólo es un recordatorio de lo que tenemos que
hacer, y de lo que no tenemos que hacer.
Y, obviamente, lo que tenemos que hacer primero es informar al sindicato de la
presencia de Auditoria en nuestro centro de trabajo.
Esperamos que la presente Guía te sea de utilidad.
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INTRODUCCIÓN
Convencionalmente hablando, se llama Auditoría Interna al departamento del que
se sirven las entidades financieras para detectar y prevenir comportamientos y/o
actuaciones irregulares o defectuosas de sus profesionales.
Es verdad que ésta no es la única herramienta de la que dispone la empresa,
Recuperaciones, Recursos Humanos, etc. también contribuyen a controlar
comportamientos no deseados por la Dirección del Banco.
Nunca se insistirá bastante en la necesidad de cumplir la normativa vigente. Somos
conscientes de que la presión, completamente irracional en más de una ocasión, la
exigencia de cumplir objetivos no muy bien calculados, es una invitación a cruzar
las líneas del comportamiento convencional pero legal, y aventurarse en territorios
en los que la defensa de nuestra conducta profesional se vuelve muy difícil.
Hemos de priorizar nuestras acciones. Si te planteas elegir entre el cobro del
“bonus” o cumplir la normativa, la elección es fácil. El trabajo es un bien escaso,
como todos sabemos.
Son frecuentes las ocasiones en que determinados directivos, para lograr mayores
objetivos de productividad, especialmente en el lanzamiento de una campaña,
producto o proyecto, quitan importancia al cumplimiento de la normativa. No
caigamos en la trampa de incumplir normas, cuando se revisen esas actuaciones se
detectarán los incumplimientos y, esos mismos directivos, alegarán desconocer
esas prácticas o, incluso, pedirán mano dura en la aplicación de la política
disciplinaria.
En caso de duda sobre la calidad legal de una orden, consúltanos de inmediato. En
todo caso intenta confirmación por escrito de lo ordenado.
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QUE HACE AUDITORIA
Es muy simple. Los auditores, caso de comprobar irregularidades de la naturaleza
que sea, redactan y elevan informes que, posteriormente, serán analizados por un
Comité de Irregularidades, quienes decidirán la apertura o no de expediente
disciplinario al empleado y, en última instancia, decidirá la imposición o no de
sanciones.
POR QUÉ NOS VISITA LA AUDITORIA
Las entidades financieras tienen “sistemas que detectan operativas sospechosas”,
lo que produce “alarmas” que pueden suponer la presencia física de Auditoria en
nuestra Oficina. En otras ocasiones se produce por la denuncia de otro empleado,
o de un cliente.
Normalmente, la Auditoria se inicia a distancia, y de confirmarse las sospechas se
suele incluir la presencia de los auditores en la oficina.
El trabajo de los empleados está permanente controlado centralizadamente, por
ello los auditores, en ocasiones, vienen con listados, con los expedientes y
documentación a comprobar.
Que la actividad de todos los empleados sea controlada por los responsables de la
gestión empresarial es comprensible. Calificar una conducta profesional de
inadecuada no tiene porqué ser objeto de sanción, sin previamente determinar si
simplemente es un comportamiento equivocado y por lo tanto mejorable, u
obedece a una intención fuera de la legalidad, y por tanto punible.
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Hemos de estar informados de estas simples diferencias, mantenerse en
comunicación con el STS es una garantía de poder saber, en todo momento, qué
terreno pisamos.
Auditoria no anuncia su llegada. Lo habitual es que Auditoria se persone a primera
hora de la mañana, esperando en la puerta de la oficina a que llegue el primer
empleado.
No olvides identificarlos adecuadamente, antes de permitirles el acceso a la
oficina.
Lo primero que suelen realizar es un arqueo de caja, pasando a comprobar que
coincide el dinero contabilizado con el realmente existente en la caja fuerte,
cajeros y dispensadores, antes de que pueda ser manipulado el efectivo por los
empleados.
QUE HACER SI TE VISITA AUDITORIA
Debemos de tener algo muy presente: los auditores no son nuestros amigos,
tampoco tienen porqué ser nuestros enemigos, pero su trabajo consiste en
detectar irregularidades, y actuar consecuentemente.
La educación y el comportamiento correcto caracterizan a las sociedades
civilizadas, pero la familiaridad queda excluida en este escenario. No esperemos
ningún grado de complicidad, o de simple chalaneo. Esas personas vienen a
trabajar y podrían malinterpretar tanto actitudes campechanas como conductas
hostiles, sacando conclusiones no deseadas que, además, podrían ser erróneas.
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No intentemos caerles bien, ni pongamos dificultades a su actividad. También es
recomendable tener mucha precaución con los comentarios o manifestaciones que
se realizan ante los auditores, todo lo que hagamos o digamos, a los auditores, a un
cliente, o a un familiar por teléfono, pueden quedar reflejados en el informe final
de la Auditoria. Si pudiéramos grabarnos y vernos al final del día, nos
sorprenderíamos de las cosas que hemos dicho sin haberlas pensado dos veces.
Hemos de insistir en este punto. La Auditoria nos “visita” por “algo”. No han venido
a pasear.
La presencia de la Auditoria en la oficina, es señal de irregularidad o sospecha de
ésta. En consecuencia, si aparece Auditoria en tu oficina, comunícalo
inmediatamente al STS. La experiencia demuestra que la profilaxis nunca es mala,
o dicho en lenguaje llano, más vale prevenir que lamentarlo después.
Aunque pienses que no has cometido ninguna irregularidad, puedes verte
“salpicado” por el incumplimiento de otro compañero, conviene siempre estar
sobre aviso, comunicar la situación al STS puede ayudar.
MEDIDAS CAUTELARES
En ocasiones, antes o durante la investigación de la Auditoria, nos podemos
encontrar con que el Banco nos comunica la aplicación del Art. 55 del Convenio
Colectivo de Banca:
Artículo 55. Medidas cautelares. La Empresa, cuando sea necesario para un mejor
conocimiento del verdadero alcance y naturaleza de los hechos, podrá decretar
cautelarmente la suspensión de empleo del trabajador afectado por un plazo
máximo de dos meses, estando éste a disposición de la Empresa durante el tiempo
de suspensión.
Esta suspensión de empleo supone no trabajar, pero se cobra el salario durante los
días de suspensión. Si se produjera esta comunicación, avisa de inmediato al STS.
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ALGUNOS CONSEJOS BÁSICOS
Auto-inculparse no garantiza nada, culpar a los demás tampoco.
Una conducta incorrecta será sancionada, con independencia de que sea una
práctica habitual.
Antes de contestar a Auditoria es aconsejable informarse y asesorarse con el
STS (Auditoria seguramente te dirá lo contrario).
El deber de colaboración con Auditoria no es incompatible con tomar las
medidas pertinentes, tomándose el tiempo preciso para responder a sus
requerimientos.
MOTIVOS HABITUALES EN LAS SANCIONES
Realizar actividades incompatibles con la situación de baja por enfermedad.
Ausencia de firma/s en los contratos.
Prestar las claves personales de acceso a las aplicaciones informáticas, o
utilizar las de otro compañero.
Dar claves o contraseñas a clientes de banca a distancia, por teléfono, correo
electrónico, etc.
Apropiaciones indebidas, en ocasiones de forma reiterada y continuada.
No contabilizar las diferencias en caja.
Manipulación de cuentas de clientes sin su autorización ni firma.
Retroceder comisiones o liquidaciones de cuenta, con cargo a otro cliente, o
incluso pagándolas el propio empleado.
Reflejar datos falsos en las propuestas de riesgo.
Simular nóminas o ingresos habituales.
Utilización de financiación particular para financiar pymes.
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Perjuicio de títulos por incumplimiento de condiciones, al disponer con
abono en cuentas de terceros.
Formalizar en atribuciones de oficina operaciones previamente denegadas
por estamentos superiores.
Finalidad de operaciones que no se ajustan a la realidad de la inversión.
Auto-concesión de riesgos por el empleado (tarjetas de crédito,…).
Bonificación a clientes que han contratado IPFs.
Falta de documentación en expedientes de riesgos y/o no solicitar la CIRBE.
No abstenerse de intervenir en operaciones con familiares o personas
vinculadas.
Ocultar información en operaciones de riesgo.
Incumplir las condiciones de aprobación de las operaciones.
Uso indebido del correo electrónico laboral.
Acceso a páginas web de contenidos no laborales ni autorizados.
Maltrato o atención indebida a los clientes, provocando quejas de éstos.
Auto-concesión de anticipos.
Etc.
ALGUNAS RECOMENDACIONES
Debemos tener especial cuidado con las autorizaciones verbales. La memoria
puede ser interesadamente frágil, por lo que toda instrucción, orden o
autorización que recibamos, debe llegarnos por escrito, si pudiera vulnerar la
normativa. Somos conscientes de que no es fácil exigirle a un superior un
papel firmado con sus órdenes por escrito, por lo que, si tal situación se
diera, es aconsejable ponerse en contacto con el STS. Ya tenemos alguna
experiencia en gestionar discretamente este tipo de situaciones.
En las operaciones aprobadas por estamentos superiores es habitual que
existan “condicionantes” para su ejecución: avales, pignoraciones,
cancelación simultánea de otra operación, seguros, etc.) son muy frecuentes
las sanciones por incumplimiento de esas condiciones.
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Las refinanciaciones, totales o parciales, siempre hay que someterlas a nivel
superior.
Quien se encuentra de baja médica tiene como obligación atender las
indicaciones de su médico y no realizar ninguna actividad que pueda
perjudicar o dilatar su recuperación. En ocasiones las empresas contratan
detectives para acreditar actividades del empleado incompatibles con su
situación de baja médica.
Ningún empleado debe utilizar sus atribuciones en beneficio propio, para
auto-concederse un préstamo, una tarjeta, etc. También ha de abstenerse
de autorizar cualquier tipo de operación de familiares, incluso tarjetas de
crédito.
El empleado no puede hacer uso de sus atribuciones para autorizar
operaciones a una sociedad con la que tenga vinculación, ya sea socio,
accionista, etc.
Hay que prestar especial atención a las acumulaciones de riesgos por lo que
Auditoría o Riesgos considera grupo, nos referimos a las operaciones que se
conceden a varios miembros de una familia, sociedades vinculadas, socios o
accionistas de una misma sociedad, a pesar de que las finalidades y los
recursos puedan ser diferentes. Es aconsejable someter la operación a
niveles superiores por acumulación de riesgos.
Existe especial control sobre las retrocesiones de comisiones, no se puede
condonar una comisión a un cliente para resolver el problema de otro
cliente, o para ocultar diferencias de caja, o para apropiarnos de éstas, etc.
Existen sanciones incluso por pagar el empleado de su bolsillo una comisión
a un cliente.
Hay que prestar máxima prudencia a las operaciones solicitadas por fax,
correo electrónico o teléfono, existen múltiples fraudes. Siempre recabar la
firma original de los titulares.
Nunca debemos dar claves de banca a distancia por teléfono u otros medios,
también es una forma de fraude habitual.
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No es recomendable esconder un error o incidencia, salvo que podamos
solucionarla inmediatamente. De no ser así, comunicarlo a los superiores y
solicitar instrucciones es lo más recomendable.
También es frecuente la imposición de sanciones al no coincidir la
justificación de la finalidad y el destino de los fondos.
TE PODEMOS AYUDAR
Los empleados tenemos la obligación de atender los requerimientos que realice la
Auditoria, ya sean solicitudes de documentación o de información profesional.
Es habitual que se nos solicite un informe manuscrito y firmado de las operaciones
sospechosas, en estas situaciones es aconsejable no fiarse de la memoria y verificar
documentalmente lo que luego plasmaremos en nuestro escrito.
También tenemos derecho a tomarnos nuestro tiempo para contestar,
normalmente Auditoria nos requiere que sea en el mismo momento, y también
tenemos derecho a asesorarnos previamente con los delegados del STS.
De hecho, no es infrecuente que un empleado, nervioso y atosigado por la
Auditoria, llegue incluso a admitir culpabilidades/responsabilidades que no le
corresponden, o que son compartidas con sus superiores.
Es muy complicado defender legalmente a un empleado que, previamente, ha
admitido algo por escrito y firmado.
Si del informe realizado por Auditoria se desprenden actuaciones contra algún
empleado, éste recibirá un escrito de cargos (inicio del expediente disciplinario)
que habrá de contestar en un plazo de tres días. Cuando firmes el recibí del escrito,
no olvides poner la fecha de recepción.
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Del escrito de descargos, realizado por el empleado, y anexos si los hubiera, hay
que solicitar firma y fecha de recepción.
Para contestar, insistimos, es conveniente asesorarse con el STS.
Los afiliados a los sindicatos tenemos unas garantías adicionales, que no tienen
los no afiliados:
La empresa no tiene obligación de dar audiencia previa del expediente, ni al sindicato ni al comité de empresa. Se limita a informar al comité de empresa de las sanciones ya impuestas, sólo por faltas muy graves.
Si el trabajador estuviera afiliado a un sindicato y al empresario le constare, deberá dar audiencia previa a los delegados sindicales de la sección sindical correspondiente a dicho sindicato. (Art. 55 del Estatuto de los Trabajadores).
Ser oídos por la empresa previamente a la adopción de medidas de carácter colectivo que afecten a los trabajadores en general y a los afiliados a su sindicato en particular, y especialmente en los despidos y sanciones de estos últimos. (Art. 10.3.3º de la Ley Orgánica de Libertad Sindical –LOLS-).
La mejor forma que tenemos los afiliados al STS de garantizarnos que la empresa
no pueda ignorar nuestra afiliación, y por tanto que tenga que avisar al Sindicato,
ante la apertura de un expediente disciplinario, es domiciliando la cuota sindical
en la nómina mensual.
Cuando la empresa comunica al STS la apertura de un expediente disciplinario a un
afiliado (sólo lo hace si tenemos domiciliada la cuota por la nómina), el Sindicato
tiene 3 días para elaborar un informe.
También, en ocasiones, el empleado no tiene en cuenta, o simplemente
desconoce, que dependiendo de la calificación de la falta, existen unos plazos de
prescripción, que es conveniente alegarlas, tanto por el trabajador como por el
sindicato, ante la posibilidad de recurso ante la sanción.
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Estatuto de los Trabajadores: Artículo 60. Prescripción.
1. Las infracciones cometidas por el empresario prescribirán a los tres años, salvo
en materia de Seguridad Social.
2. Respecto a los trabajadores, las faltas leves prescribirán a los diez días; las
graves, a los veinte días, y las muy graves, a los sesenta días a partir de la fecha en
que la empresa tuvo conocimiento de su comisión y, en todo caso, a los seis meses
de haberse cometido.
Para recurrir una sanción en vía judicial existe un plazo de 20 días.
Antes de recurrir una sanción, hay que tener en cuenta que el Juez puede
confirmar la sanción, anularla, rebajarla o incrementarla.
En el Sindicato de Trabajadores del Santander (STS) tenemos amplia experiencia
en este tipo de asuntos, y contamos con los profesionales adecuados, que
garantizan la mejor defensa de nuestros afiliados.
