Guía de Adiestramiento ADME - Gálac Software · 2013. 7. 16. · Calidad y Documentación Guía...
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Calidad y Documentación
Guía de Adiestramiento
ADME Módulo I
ECUADOR
Gálac Software
Av. De los Shyris No 344 y Av. Eloy Alfaro Edificio: Parque Central,
Piso 10, Oficina 1004. Quito, Ecuador
Teléfono: 02 382 39 40 Fax: 02 382 39 06
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Abril 2013
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Artículo de Inventario - Almacén - Proveedor - Compras -
Conteo Físico - Existencia - Nota de Entrada / Salida -
Transferencia
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Insertar los artículos de inventario.
Para insertar los artículos diríjase al módulo Inventario luego seleccione Artículos
Inventario Insertar
Figura 1. Ventana Artículos de Inventario - Insertar
Nota: Utilizaremos la alícuota general con el porcentaje del IVA vigente. Se manejaran solamente dos tipos de
precios y estos se deben incluir en la columna de Precio sin Iva.
Artículos Simples
Código
Artículo Descripción
Línea /
Producto
Tipo
Artículo
Tipo
Mercancía
Precio
1
Precio
2
Costo
Última
Compra
Excluir de
comisiones
Unidad
Venta
Cant
Mínima
Cant
Máxima
Categorías
S05 Servicio Técnico Asesorías Servicio Simple 82,00 75,00 No aplica No activar Hora - - Servicios
P01 Programa IVA
Integrado
Programas Mercancía Simple 2.800,00 2.500,00 2.000,00 No activar Unidad 30 80
Programas
Ase10 Asesoría ADME
Integrado Asesorías Servicio Simple 150,00 130,00 No aplica No activar Hora - -
Servicios
P04
Programa de
NOMINA
Programas Mercancía Simple 700,00 600,00 450,00 No Activar Unidad 30 40
Programas
R01 Repuestos Línea de
producto Mercancía Simple 60,00 45,00 35,00 No Activar Unidad 10 20
Categorías
Q01 Queso Toni Lácteos Mercancía Simple 20,00 18,00 15,00 No Activar Kg 25 50 Quesos
M01 Marcadores
acrílicos Línea de producto
Mercancía Simple 8,00 6,00 4,00 No Activar Unidad 20 100 Categorías
Bol01 Ropa de Mujer Línea de
producto Mercancía Simple 150,00 120,00 100,00 No Activar Unidad 10 30
Categorías
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Crear Combo
Cód
Art Descripción
Línea De
Producto
Tipo De
Artículo Precio 1 Precio 2
Costo
Última
Compra
Excluir de
las
comisiones
Unidad
de
Venta
Cant
Mínima
Cant
Máxima
C02
Combo
ADEM
Integrado
Combos Producto
Compuesto 2,800,00 2.500,00 - No activar Unidades - -
En la pestaña “Producto Compuesto”
agregue los siguientes artículos al
producto “Combo Ajuste por
Inflación”
Código Inventario Descripción Cantidad
P01 Programa Adme Integrado 1
Ase10 Asesoría en Adme Integrado 4
Incluir Existencia Actual del Inventario
Vaya al módulo INVENTARIO luego seleccione el menú EXISTENCIAS POR ALMACÉN
CONSULTAR, y verifique las cantidades actuales de existencias de cada producto y a
continuación ingrese una nota de entrada de la siguiente forma:
Figura 2. Ventana Entrada y salida - Insertar
Artículos Compuestos
Cod Art Descripción Línea
Producto
Tipo
Artículo
Tipo
Mercancía Precio 1 Precio 2
Costo
Última
Compra
Categoría Unidad
de
Venta
Cant
Mín
Cant
Máx,
T01
Teléfono
Celular Nokia
Celular Mercancía Usa serial 650,00 600,00 350,00 CMDA Unidad 5 10
T02
Teléfono
Celular Samsun
Celular Mercancía Usa serial 850,00 700,00 550,00 GSM Unidad 10 20
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Acceda al menú NOTA DE ENTRADA / SALIDA INSERTAR, e indique los siguientes
datos:
No. De Documento: 1
Tipo de operación: Entrada de Inventario
Comentarios: Conteo Físico de Inventario.
Haga clic en el botón Grabar
Nota: los artículos tipo Servicio o Producto Compuesto, no manejan existencias.
variación generada por la Nota de Entrada.
Proveedores
Si no tiene proveedores insertados, diríjase al módulo MENÚS - CXP / PAGOS /
PROVEEDORES y acceda al menú PROVEEDOR INSERTAR.
Figura 3. Ventana Insertar Proveedores
Código
Artículo Cant Serial
1 R01 450
2 P01 500
3 P04 100
4 T01 500
5 T02 250
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Todos los proveedores son de tipo NACIONAL.
Nombre Ruc Tipo de
Persona Retención Usual
Datos en libros Fiscales (sólo Contribuyentes especiales)
Delicarem 1791934245001 Jurídica NO RET – No
aplica retención.
No
Imporcaribean 1792142598001 Jurídica NO RET – No
aplica retención.
No
Recordmotor 1790212734001 Jurídica
CONTRA Pago a
Empresas
Contratista – 2 %
No
Beatriz López 1726554379 Natural HONORA Con RIF % de Retención 0%
Latintax 1791700694001 Jurídica HONORA Con RIF 75 %
Nota: La retención usual se activa únicamente si esta activo el parámetro “Usa módulo de retenciones”.
Insertar cuenta bancaria.
Vaya al módulo BANCOS y allí acceder al menú CUENTA BANCARIA INSERTAR.
Figura 4. Ventana Cuenta Bancaria – Insertar
Los datos de la cuenta son los siguientes:
Datos de la Cuenta Bancaria
- Código: 1
- Status: Activo
- N° de Cuenta: 0108-7071
- Nombre: Banco Guayaquil
- Tipo: Corriente
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Impuestos a las transacciones financieras:
- Active esta opción si la necesita
Datos del Banco
- Código: 4
- Nombre: Guayaquil
- Sucursal: Amazonas
Otros
- Saldo disponible : $ 105.63.00
- Cuenta contable: 1.01.01.02.01
- Planilla impresión de cheque: Actívela si es conveniente para usted
Haga clic en el botón de Grabar
Insertar Conceptos Bancarios.
Los conceptos bancarios constituyen los diferentes tipos de transacciones bancarias que
se efectúan dentro de la empresa, tanto de ingresos como de egresos. Estos conceptos son
utilizados para identificar el tipo de movimiento bancario que realice la compañía.
Desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase al módulo BANCOS luego escoja el menú
CONCEPTO BANCARIO INSERTAR.
Figura 5. Ventana Concepto Bancario – Insertar
Ingrese los siguientes conceptos
Código Descripción Tipo
70108 Ingresos Varios Ingreso
70109 Depósito Ingreso
60299 Egresos Varios Egreso
60300 Pago a Proveedores Egreso
60301 Ret. IVA Egreso
Nota Importante: Recuerde que estos conceptos están disponible en una tabla común, los cuales puede utilizar
en cualquiera de las empresas registradas en el sistema.
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Haga clic en el botón de Grabar
Movimientos bancarios
Para ingresar movimientos bancarios que no sean de compra y ventas, desde el <MENÚ
PRINCIPAL> diríjase al módulo BANCOS, luego escoja el menú MOVIMIENTO
BANCARIO INSERTAR.
Figura 6. Ventana Movimiento Bancario – Insertar
A continuación insertaremos el movimiento bancario del depósito de apertura de la
cuenta con los siguientes datos:
Cuenta bancaria: 1
Código de concepto: 70109
Número de documento: 454560000
Monto: 200.000,00
Descripción: Depósito de apertura de cuenta
Insertar movimientos bancarios con opción a imprimir cheques.
Para insertar este tipo movimiento bancario, desde el menú Bancos seleccione el menú
MOVIMIENTO BANCARIO INSERTAR CON OPCIÓN IMPRIMIR CHEQUES.
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Figura 7. Ventana Movimiento Bancario Impresión de cheque – Insertar
Ahora ingrese los siguientes datos:
Cuenta bancaria: Provincial Código de concepto: 60301 Retención IVA Número de documento: 25 Monto: 1.500,00 mes año
Descripción: Pago de Retención IVA XX XX 1° y 2° Quincena
Ordenes de Compras
Vaya al módulo COMPRAS y allí acceda al menú ORDEN DE COMPRA INSERTAR.
Figura 8. Ventana Orden de Compra – Insertar
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Ingrese las siguientes:
Proveedor Código
Inventario
Cantidad
Solicitada
Costo
Unitario
Imporcaribean P04 2 755,00
Delicarem T01 02 750,00
A continuación generaremos una compra a partir de la orden de compra. Para ello vaya al
módulo COMPRAS y allí acceda al menú COMPRA INSERTAR CON ORDEN DE
COMPRA.
Figura 9. Ventana Desde Orden de Compra – Insertar
Indique los siguientes datos:
Número Proveedor Código
Inventario
Cantidad
Solicitada
Serial Costo
Unitario
Cantidad
Recibida
126 Delicarem P04 2 No usa 755,00 2
127 Imporcaribean T01 01 987654 750,00 01
128 Imporcaribean T01 01 94587654 950,00 01
Nota: Debe activar “Generar CxP”
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Compras
Desde el <MENÚ PRINCIPAL> seleccione el módulo COMPRAS luego escoja el menú
COMPRAS INSERTAR.
Figura 10. Ventana Compra – Insertar
Ingrese la siguiente compra. En todas ellas active la opción “Genera CxP”.
Número Proveedor Código
Inventario
Cantidad
Solicitada
Serial Costo
Unitario
237 Imporcaribean. P01 20 No usa 2,000,00
Verifique la existencia del producto comprado, note que las unidades compradas han
afectado la existencia anterior.
Conteo Físico
El Software SAW Gálac, le permite además actualizar su inventario de acuerdo al conteo
físico que realice sus productos. Para ello vaya al módulo INVENTARIO y allí acceda al
menú CONTEO FÍSICO INSERTAR.
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Figura 11. Ventana Conteo Físico – Insertar
En la ventana de conteo físico indique los siguientes:
- Consecutivo de Conteo: El programa asigna el número
- Fecha: indique la fecha actual.
- Código Almacén: UNICO
- Seleccione una o todas las Líneas de producto: Todos
Una vez indicados estos datos, se mostraran el detalle de los artículos, donde se debe
indicar la existencia resultante del conteo físico. En este caso vamos a colocar las
siguientes cantidades:
Figura 12. Ventana de insertar Conteo Físico.
Después de colocar las cantidades presione el botón Grabar.
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Almacén
El sistema permite manejar más de un almacén, para administrar o distribuir los artículos,
para utilizar esta opción previamente se debe activar el parámetro “USA ALMACÉN”, para
activar esta opción vaya al módulo USUARIOS / CONVERSIÓN / PARÁMETROS
PARÁMETROS ADMINISTRATIVOS MODIFICAR. En la sección 5.1. INVENTARIO.
Luego de activar el parámetro, vaya al módulo INVENTARIO y luego al menú ALMACÉN
INSERTAR.
Figura 13. Ventana Almacén - Insertar
En la ventana de insertar almacén, agregue los siguientes:
Código Nombre Tipo Cliente
1 Almacén Central Principal --
2 Almacén Quito Secundario --
3 Almacén Guayaquil Consignación Oficina
Transferencias.
Esta opción permite mover artículos de un almacén a otro y únicamente está disponible si
la empresa usa almacén (ver parámetros de Inventario). Desde el módulo MENÚS
INVENTARIO ACCEDA EL MENÚ TRANSFERENCIA INSERTAR.
Nota: si no están activas las opciones del menú “Transferencia” y del menú “Almacén”
revise y active el parámetro “Usa Almacén” en la sección de Inventario.
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Figura 14. Ventana Transferencia - Insertar
En la ventana Insertar Transferencia, agregue una con los siguientes datos:
Almacén de entrada: 1 - Almacén Central
Almacén de salida: UNICO
Comentario: Transferencia de Productos al almacén alterno.
Código Articulo Cantidad
T01 (Teléfono Celular) 1
P04 (Programa AXI) 2
Una vez insertada la transferencia, vaya al menú EXISTENCIA POR ALMACÉN
INFORMES y consulte los siguientes informes por pantalla:
- Existencia por Almacén:
Cantidad a imprimir: Todos
Ordenado por código
- Transferencia
- Existencia por artículo
Código de artículo: T01
Costo Promedio Ponderado
El costo promedio pondera consiste en determinar un promedio, sumando los valores
existentes en el inventario con los valores de las nuevas entradas, para luego dividirlo
entre el número de unidades existente en inventarios incluyendo tanto los inicialmente
existentes como los de la nueva compra.
Para empezar a utilizar el costo promedio ponderado, escoja el desde el MENÚ
PRINCIPAL seleccione el módulo MENÚS/USUARIOS/CONVERSIÓN/PARÁMETROS/
RESPALDAR, luego click en el menú Parámetros Administrativos Modificar, en la
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sección 5 inventarios haga click en el punto 5.3 “Método de Costo” el sistema le
mostrara la siguiente ventana.
En la lista MÉTODO DE COSTO, escoja la opción COSTO PROMEDIO
Si usted escoge la opción “Costo Promedio” debe activar los siguientes parámetros.
Figura 15. Ventana parámetros del método de costo
Método de Costo: Define el método de costos a utilizar
Actualizar costo y ajustar Precio de Artículos en cada operación: Permite que se
actualicen los costos de forma automática al insertar una compra, factura y/o hacer
cualquier modificación en la existencia en el inventario.
Nota: La diferencia entre usar “Actualizar en cada operación” del costo promedio, o no usarlo, está en que si lo
usa, cada vez que se ejecute una operación que afecte el costo, el sistema actualizara el costo promedio
ponderado en la venta Artículos, en caso contrario deberá ir cuando usted lo desee a la opción de cálculo de
costo para actualizarlos. Fecha de Inicio de Método de Costeo: Es la fecha a partir de la cual se va comenzar a
trabajar con el método de costo.
Desea que el Comprobante de Contable de costo de venta sea detallado: permite que
los comprobantes sean detallados es decir especifique cada artículo.
Fecha de inicio de contabilización de costos: Establece la fecha de inicio de
contabilización de costos.
Luego de insertar todos los parámetros presione el botón GRABAR para guardar los
cambios.
El software le enviara el siguiente mensaje:
Click Para activar costo
promedio
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Figura 16. Mensaje de Parámetros.
Paso 2
Inserte las reglas de contabilización
En reglas de contabilización se debe definir las reglas que se utilizara para la generación
del “Comprobante Contable”.
Para ingresar las reglas de contabilización para inventarios, desde el <MENÚ
PRINCIPAL> seleccione el módulo MENÚS - CONTABILIZAR / REGLAS DE
CONTABILIZACIÓN luego escoja el menú REGLAS DE CONTABILIZACIÓN
MODIFICAR, el software le mostrara la siguiente ventana.
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06 de Mayo de 2013
Figura 17. Ventana Reglas de Contabilización.
Ingrese el código de cuenta para:
Costo de venta en el Debe, e Inventario en el Haber respectivamente.
Agrupar Por Cuenta de Artículo: active esta opción si desea que el software tome la
regla de contabilización ingresada en la ventana “Artículos de Inventarios” pestaña
“Estadísticas/Cuentas Contable/Otros” sección “Cuentas Contables” como se muestra en
la siguiente imagen
Figura 18. Ventana Artículos de Inventario.
Costo Promedio
Ingrese aquí el código de la cuenta de inventarios
(Balance general)
Ingresar aquí el código de la cuenta de costo
(Estado de resultados)
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Paso 3
Realice la carga inicial
Nota: Esta sección aplica para clientes que ya cuenten con data generada en su software administrativo y allá
utilizado en módulo de compra.
Una vez que haya configurado sus parámetros realice la carga inicial en el software, para
ello desde el <MENÚ PRINCIPAL> active el módulo MENÚ – COMPRAS
Luego escoja el menú COSTO PROMEDIO INSERTAR el software le mostrara la
siguiente ventana
Figura 19. Ventana insertar conteo físico de artículos.
Filtrar Artículos por: Rango de Artículos, Línea de Producto, Marca y Categoría, active
los parámetros por el cual desea realizar el filtro
Desde – Hasta: ingrese el intervalo artículos en el cual desea aplicar el Costo Promedio
Ponderado.
Marca y Categoría: de igual manera ingrese la marca o categoría deseada para filtrar por
estas opciones.
Después de seleccionar el criterio de búsqueda presione el botón BUSCAR.
Nota: Las operaciones que se ejecuten con fecha anterior a la fecha de inicio del uso de método de costo, no serán
tomadas para el cálculo.
Paso 4
Calcular Costo Promedio
Para calcular el costo promedio desde el MENÚ PRINCIPAL escoja el módulo
INVENTARIO luego seleccione el menú Articulo de Inventario Calcular Costo,
como se muestra en la siguiente imagen.
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Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 19
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Figura 20. Ventana Menú calcular costo promedio.
El software le muestra la ventana Calcular Costo, seleccione una opción
Uno
Todos Luego presione el botón Calcular Costos, como se muestra en la siguiente imagen:
Figura 21. Ventana calcular costo.
Al terminar el proceso el software le envía un mensaje de confirmación como se muestra
en la siguiente imagen.
Figura 22. Mensaje de confirmación.
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Pág. 20 Sistema Administrativo - Contable – Módulo 1
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Paso 5
Visualizar el resultado del cálculo
Para visualizar el resultado del cálculo del costo escoja el menú ARTICULO DE
INVENTARIO / CONSULTAR en la ventana de artículo se visualiza lo calculado como se
muestra en la siguiente imagen.
Figura 23. Ventana consultar artículo.
Informe Detallado
El sistema le ofrece el informe “Registro Detallado”, el cual expresa los costos de
acuerdo al costo promedio ponderado, para visualizar este informe seleccione el MENÚ -
ARTICULO DE INVENTARIO / INFORMES, el software le mostrara la siguiente ventana:
Muestra el costo
promedio actual del
artículo
Calidad y Documentación
Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 21
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Figura 24. Ventana Informes de inventarios.
Seguidamente active la opción “Registro Detallado”
Ingrese el código del artículo “Desde y Hasta” para obtener un intervalo, así como la
fechas “Inicial y Final”, luego escoja visualizar por pantalla o imprimir.
Informe Costo promedio por Almacén
Para visualizar este informe escoja el menú EXISTENCIA POR ALMACÉN / INFORMES el
software le mostrara la siguiente ventana.
Figura 25. Ventana Informes de existencias.
Active la opción “Costo Promedio por Almacén”
Calidad y Documentación
Pág. 22 Sistema Administrativo - Contable – Módulo 1
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Escoja el almacén(es) ingrese el código igualmente la fecha del costo, luego escoja
visualizar por pantalla o imprimir.
Costo Promedio y Reglas de Contabilización
Al realizar una compra y estar utilizando el parámetro “Actualizar en cada operación”,
el sistema le ofrece la posibilidad de ajustar los precios de acuerdo al nuevo costo
generado por la compra.
Para realizar el ajuste de precios, escoja el menú ARTÍCULOS DE INVENTARIOS
AJUSTAR PRECIO POR COSTOS el software le mostrara la siguiente ventana.
Figura 26. Ventana ajuste de precios.
En esta ventana el sistema le permite ajustar por diferentes criterios, usted puede ajustar
por:
Línea de producto
Categoría
Marca
Al activar las opciones línea de producto o categoría en la lista de opciones escoja si es
“Una” o “Todas”
De igual manera si usted va a filtrar por “Marca” entonces ingrese el nombre de la
misma.
Recuerde ingresar el Rango de productos introduciendo el código “desde” y “hasta”.
Calidad y Documentación
Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 23
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Escoja también las opciones para:
Nivel de Precio
Redondear precio a
El margen de Ganancia
Fórmula Alterna
Una vez que haya ingresado los parámetros, presione el botón Ajustar.
Costo Promedio, compras y cuentas por pagar (CxP)
Recuerde que al estar utilizando el método de “Costo Promedio Ponderado” y realizar
una compra, siempre se generara de forma automática una Cuenta por Pagar (CxP)
asociada a dicha compra.
Figura 27. Ventana insertar compras.
Contabilizar Costos
En el software existe la opción de contabilizar los costos, para ello desde el Menú
Principal seleccione el módulo MENÚS – CONTABILIZAR / REGLAS DE
CONTABILIZACIÓN, luego escoja el menú CONTABILIZAR / CONTABILIZAR COSTOS
INVENTARIO como se muestra a continuación.
Calidad y Documentación
Pág. 24 Sistema Administrativo - Contable – Módulo 1
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Figura 28. Menú contabilizar costos.
Al hacer click en la opción antes mencionada el sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 29. Ventana contabilizar costos.
En esta ventana se le solicita el mes y año a contabilizar, ingrese el mes y presione el
botón Generar.
Recuerde que: el sistema solo permite contabilizar los costos de inventario, mes por
mes.
Nota: Si necesita volver a generar un comprobante de algún mes que ya fue contabilizado, deberá borrar dicho
comprobantes y aquellos comprobantes de fechas superiores a este, ejemplo si ya contabilizo el mes de enero y
febrero y desea contabilizar el mes de enero por alguna razón, usted deberá borrar febrero y enero, para poder
volver a contabilizar enero. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo
Figura 30. Ventana borrar comprobantes.
Calidad y Documentación
Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 25
06 de Mayo de 2013
Consultar Comprobantes
Para consultar los comprobantes de costo por inventario, escoja el menú
Comprobante / Consultar el software le mostrara la siguiente ventana
Figura 31. Ventana consultar comprobantes.
En la lista Generado Por escoja la opción inventario.
Nota importante: las operaciones que afecten inventario, no podrán ser procedas si existen comprobantes con
fechas posteriores a la fecha de la operación a realizar, abajo se describe el mensaje que envía el software.
Genere las cuentas por pagar. (CxP)
Desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase al módulo CXP / PAGOS / PROVEEDORES /
FORMA 30 (IVA) y allí acceda al menú CXP INSERTAR. Nota: Para poder insertar un pago siempre debe existir una cuenta por pagar.
Calidad y Documentación
Pág. 26 Sistema Administrativo - Contable – Módulo 1
06 de Mayo de 2013
En todas las compras indique los siguientes datos:
Fecha: el mismo mes en el cual se encuentra usted trabajando.
Aplicables para el Libro de Compras: activar
Tipo de compra: Internas
Tipo de transacción: 01 Registro
Crédito Fiscal: Deducibles
Nota: Si en la empresa en la que esta trabajando usted le activo el modulo de
contabilidad, revise en todos los casos los comprobantes contables asociados y
modifíquelos en caso de ser necesario.
Al indicar los datos de cada CxP presione el botón Grabar.
Se le compró el 10 de este mes a MRW unos sobres de envío por 500.00 más el
IVA. El número de la factura es 1234 y se vence en 15 días. Se le abonó 20.00
(Monto “Abono” en Pago). Código de retención CONTRA.
Oficina Contable May envió la factura 4562 del 15 del mes en curso para la
cancelación de Honorarios por el servicio de registro de documentos por 340.00
(Monto Gravables a la Tasa de Iva vigente) más el IVA. La factura se vence en 30
días. Código de retención CONTRA.
Comercial Trivol envió su factura n.1234 por el alquiler de la oficina, con fecha 30
del mes anterior por un monto de BsF. 4.500,00 (Monto Gravables a Tasa de Iva
vigente) vence en 30 días. Código de retención ALQUIL.
Genere por pantalla un análisis de vencimiento detallado de las cuentas por pagar
(módulo CxP / Pagos / Proveedores / Forma 30 (IVA) y menú de Proveedores
Informes).
Anticipos (pagados).
El sistema administrativo contable le permite registrar además los pagos que realice a sus
proveedores, por productos o servicios que aun no se pueden considerar pagos como tal,
pues no existe ninguna CxP asociada, a esto lo llamamos Anticipos. Dichos anticipos
pueden ser utilizados como pagos de cuentas por pagar que surjan posteriormente.
Para crear un anticipo desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase módulo CXP / PAGOS /
PROVEEDORES y luego al menú ANTICIPOS INSERTAR, y allí indique los siguientes
datos:
Código - Nombre del proveedor: Imporcaribean
Cuenta bancaria: Provincial
Concepto Bancario: 60339 Anticipo Pagado
Calidad y Documentación
Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 27
06 de Mayo de 2013
Descripción: Adelanto de suministros de oficina por flete
Montos / Total: 50.00
Haga clic en el botón de Grabar.
Genere los Pagos.
Desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase al módulo CXP / PAGOS / PROVEEDORES /
FORMA 30 (IVA) y escoja el menú de PAGOS INSERTAR.
Cancele cada uno de los pagos pendientes. Utilice el concepto bancario 60299 y la
Cuenta del Banco Provincial. En todos los casos revise los comprobantes contables
asociados y modifíquelos en caso de ser necesario.
El programa SAW Gálac le permite hacer las retenciones correspondientes de ISLR al
hacer pagos a los proveedores. Para hacer uso de esta funcionalidad debe haber activado
en la ficha “Retención ISLR / Declaración IVA” de los parámetros administrativos la
opción “Usar módulo de retenciones”
Nota Importante: Las retenciones son realizadas solo a los Pagos
Bancos.
Los movimientos de los ingresos (realizados en el módulo 1 del curso) y egresos
insertados por cobranza y pagos se generaron automáticamente.
Si desea verlos debe ir al módulo de BANCOS, allí acceder al menú CUENTA BANCARIA
INFORMES y de la lista de informes seleccione “Transacciones por Cuenta”, y pídalo
por pantalla haciendo clic en el botón Pantalla. Verifique la fecha inicial y final e indique
la cuenta Bancaria Provincial.
Calidad y Documentación
Pág. 28 Sistema Administrativo - Contable – Módulo 1
06 de Mayo de 2013
Clientes - Vendedores - Cotización - Contrato - Anticipos
Facturación - Cuentas por Cobrar - Cobranza - Nota de
Crédito - Nota de Débito -
Cobro Directo - Emitir Directo
Calidad y Documentación
Sistema Administrativo - Contable- Módulo 1 Pág. 29
06 de Mayo de 2013
Insertar Vendedores.
Desde el <MENÚ PRINCIPAL> diríjase al módulo de MENÚ - CXC / COBRANZA /
VENDEDOR luego escoja el menú VENDEDOR INSERTAR.
Figura 32. Ventana Insertar vendedores.
Incluya los vendedores señalados en la siguiente tabla. Debe llenar todos los campos y los
datos que no se indican en la tabla, usted los llenará.
Código Nombre RIF Ciudad
2 Pedro Andrade 1726554379 Quito
3 Ricardo García 1725763989 El oro
4 Pedro González 1726538942 Guayaquil
Luego en la pestaña Asignación de Comisiones active las casillas Por Ventas y Por
Cobranza.
Figura 33. Asignación de comisiones.
Asigne la siguiente tabla de comisiones por cada vendedor que agregue.
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Pág. 30 Sistema Administrativo - Contable – Módulo 1
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Topes de Ventas Topes de Cobranzas
Desde Hasta % Desde Hasta %
Nivel 1 0 1,000.00 2.00 0 1,000.00 1.00
Nivel 2 1,001.00 5,000.00 3.00 1,001.00 5,000.00 2.00
Nivel 5 Mayores a 5,000.00 5.00 Mayores a 5,000.00 3.00
Insertar Clientes
Desde el módulo MENÚ PRINCIPAL - CxC / Cobranza / Vendedor, escoja el menú
Cliente Insertar.
Figura 34. Ventana Insertar clientes.
Indique en todos los clientes que pertenecen a la Ciudad: Caracas e ingrese en cada uno
los siguientes Datos:
Cod Nombre RIF Teléfono Dirección Ciudad Zona de
cobranza
Cod
Vend
Sector del
Negocio
1 Construluki 0992483741001 2542263 Av. Eloy Alfaro Quito Norte 00001 No asignado
2 Metalúrgica 1790212734001 5112363 Zona Industrial de Carcelén
Quito Norte 00002 No asignado
3 Secatel 1705908372001 2474704 Zona Industrial de
Carcelén Quito Norte 00003 No asignado
4 Inmobiliaria 1791700694001 2568936 San Bartolo Quito Sur 00004 No asignado
Calidad y Documentación
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Nota: Pestañas Advertencia, se utiliza para ingresar un mensaje de advertencia sobre el cliente que se está
ingresando, la pestaña Dir. Despacho, permite ingresar las diferentes direcciones de envío de despacho que este
cliente posea, pestaña Reglas de Contabilización, permite ingresar cuentas contables diferentes a las indicadas en
las reglas de contabilización genéricas las cuales serian utilizadas al realizar transacciones con este cliente.
Insertar Cotizaciones.
Diríjase al módulo MENÚ – FACTURA / COTIZACIÓN / CONTRATOS y luego allí acceder
el menú COTIZACIÓN INSERTAR.
Figura 35. Ventana Insertar Cotizaciones.
Nota: Seleccione la opción Reservar Mercancía para reservar una mercancía hasta la fecha de retiro de la
misma.
Cliente Descripción Cantidad
Metalúrgica Programa SAW Integrado 1
Secatel Teléfono Celular Nokia 01
Calidad y Documentación
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Insertar Contratos
Desde el módulo MENÚ PRINCIPAL escoja el MENÚ – Factura / Cotización /
Contratos acceder el menú Contrato Insertar.
Figura 36. Ventana Insertar Contratos
La empresa A.Y.I. Motors, C.A. tiene un contrato con la empresa por 8 horas de
Asesoría SAW Integrado mensual por seis meses.
Anticipos (cobrados).
El programa SAW Gálac le permite registrar además las cobranzas que realice a sus
clientes, por productos o servicios que aun no se pueden considerar cobros como tal, pues
no existe ninguna CxC asociada, a esto lo llamamos Anticipos. Dichos anticipos pueden
ser utilizados en la cobranza de CxC que surjan posteriormente.
Para crear un anticipo vaya al módulo MENÚ - CXC / COBRANZAS / VENDEDORES y
luego al menú ANTICIPOS INSERTAR.
Figura 37. Ventana Insertar Anticipo.
Calidad y Documentación
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Indique los siguientes datos:
Código - Nombre del Cliente: Inmobiliaria
Cuenta bancaria: 00000 Caja Principal
Concepto Bancario: 60338 Anticipo Cobrado
Descripción: Adelanto por contrato pre aprobado.
Montos / Total: 3,000.00
Haga clic en el Botón de Grabar.
Insertar facturas desde Cotizaciones.
Desde el módulo MENÚ– FACTURA / COTIZACIÓN / CONTRATOS escoja el menú
FACTURA GENERAR FACTURA DESDE COTIZACIÓN.
Figura 38. Ventana Insertar Factura desde cotización.
De acuerdo a las cotizaciones insertadas anteriormente, favor escoja tres (3) cotizaciones
e inserte las facturas.
Insertar Facturas desde Contratos.
Desde el módulo MENÚ – FACTURA / COTIZACIÓN / CONTRATOS escoja el menú
FACTURA GENERAR FACTURA DESDE CONTRATOS.
Figura 39. Ventana Insertar Factura desde Contratos.
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Seleccione el contrato insertado con anterioridad e inserte una factura.
Insertar Facturas Directas
Desde el módulo MENÚ – FACTURA/COTIZACIÓN/CONTRATOS escoja el menú
FACTURA INSERTAR.
Figura 40. Ventana Insertar Factura.
Cliente Descripción Cantidad
Construluki Programa SAW Integrado 4
Secatel Celular Nokia 2
Nota: Si el tipo de contribuyentes es Especial, deberá indicar además la información del Libro de Ventas. Nota: Realizar estas dos ventas a crédito.
Emisión de Facturas.
Desde el módulo MENÚ– FACTURA / COTIZACIÓN / CONTRATOS, vaya al menú
FACTURA EMITIR, escoja uno de los borradores y haga clic en el botón de Emitir, le
va a pedir el número comience en el número 250. Emítalas todas.
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Figura 41. Ventana Factura por emitir.
Nota: si los clientes no tienen todos los datos fiscales (Nombre, R.I.F., Dirección y Teléfono) al emitir mostrará
un mensaje, si este es el caso modifique el(los) cliente(s) y agregue los datos faltantes.
En todos los casos revise los comprobantes contables asociados y modifíquelos en caso
de ser necesario.
Generar Cuentas por Cobrar
Como usted emitió las facturas por el programa, las CxC se generaron automáticamente.
Para incluir otras CxC vaya al módulo MENÚ - CXC / COBRANZAS / VENDEDORES y
allí acceder al menú CXC INSERTAR.
Figura 42. Ventana CxC Insertar.
El cliente Distribuidora Lagoda tiene una CxC pendiente al 31/12/XX que no está
cargada en el programa. El número de la CxC es 900 impresa el 05 de diciembre,
vencimiento al 15 de dic, por un monto de BsF. 1.000.000,00 más IVA.
Generar Cobranzas
Pida el Informe de Análisis de vencimiento detallado desde el módulo de MENÚS
CXC / COBRANZA / VENDEDORES a través del menú CXC INFORMES.
Calidad y Documentación
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Cancele todas las CxC pendientes realizando lo siguiente:
1. Vaya al menú de COBRANZA INSERTAR.
2. Ingrese el número de cobranza que desee. Como tenemos una sola cuenta bancaria
la colocará automáticamente. Utilice el concepto bancario 70108 Ingresos varios
para insertar estas cobranzas y la cuenta bancaria del Bco. Provincial.
3. Para cancelar las cuentas por cobrar, después de seleccionado el cliente el sistema
le mostrará los documentos pendientes al cobro, con la ayuda del Mouse
colóquese en el campo de abono y coloque el mismo monto facturado para
cancelarla completamente. Si a la factura el cliente le hizo retención de IVA debe
ir a la ficha “Retención I.V.A.”
Notas de Crédito
La nota de crédito es un documento que permite disminuir (abonar o acreditar) el importe
de una factura emitida con anterioridad. Dicha disminución puede deberse a causas como:
descuentos, anulación de operaciones (facturas), corrección de montos, devolución de
productos / servicios facturados, etc.
Para ingresar una Nota de Crédito en SAW Gálac vaya al módulo MENÚ – FACTURA /
COTIZACIÓN / CONTRATOS vaya al menú de FACTURA INSERTAR NOTA DE
CRÉDITO y allí inserte los siguientes datos:
Cliente: seleccione alguno de los clientes.
En la ficha Libro de Ventas, el dato N° de factura afectada, seleccione alguna de
las facturas de la lista de facturas a escoger. Debe seleccionar facturas emitidas.
Indique además un valor para el dato N° de control desde.
En la pestaña Detalle, verifique los reglones de la factura, y si tiene más de uno
elimine alguno de ellos o disminuya la cantidad de productos del reglón, por
ejemplo cambie de -3 horas de asesoría a -1 horas de asesoría.