Guía de Evaluación de Microsoft Office...

Guía de Evaluación deMicrosoft Office 2003

Microsoft® Office System 2003

PORTADA GUIA 21/10/03 11:07 Página 1

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© 2003 Microsoft Corporation. ToSharePoint y Windows son marcapaíses. Los nombres de las comppropietarios.

• PC con proPentium III

• Microsoft WXP o sistem

• Para Micro

ó 64 MB doperativo yejecute sim

ó 245 MB el disco dudisco duroinstalaciónel disco du

• Unidad de

• Monitor cocolores

• Microsoft M


Tabla decontenidos

Microsoft Office

Introducción ..............................................................................2

Objetivos y visión de diseño: usuarios,

datos y procesos de negocios conectados ..................................4

Ventajas para la pequeña empresa .............................................6

Administración de procesos e inteligencia de la información .......7Microsoft Access 2003............................................................10

XML en Microsoft Excel 2003 .................................................10

XML en Microsoft Word 2003 ..................................................12

Trabajo en equipo efectivo........................................................15Protección de la propiedad intelectual digital ...........................23

Administración y control de la información................................26La nueva apariencia de Microsoft Outlook ................................27

Ayudar a los trabajadores a organizarse....................................33

Tecnologías flexibles para la administración de información ......39

Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager ..........47

Apéndice I: Requisitos del sistema ...........................................49

Guia Productos 21/10/03 10:49 Página 1

2 / Guía de Evaluación de Microsoft Office 2003

Introducción

Microsoft Office 2003 proporciona capacidadesnuevas, tecnologías nuevas y diseños nuevos paraayudar a los trabajadores y a los negocios de lainformación en las siguientes áreas:

• Administración de procesos. La ampliaimplementación del Lenguaje de marcadoextensible (XML), estándar de la industria, de lospaneles de tareas integrados para investigación ycomunicación y las capacidades ampliadasde Las Etiquetas inteligentes ayudan aproporcionarle al usuario datos relevantes yactuales del negocio desde dentro de lasaplicaciones de Microsoft Office System. Tambiénproporcionan una plataforma para que lassoluciones del proceso de negocio se construyansobre la familiar interfaz de Microsoft Office.

• Inteligencia de la información. XML habilita lasaplicaciones de Microsoft Office 2003 para quese comuniquen casi con cualquier sistema.Como resultado, ahora se pueden habilitar lasaplicaciones familiares de Microsoft Office paraque tengan acceso a almacenes complejos dedatos de servicios de fondo sin requerir unapersonalización costosa. XML también liberainformación desde dentro de los millones dedocumentos que se encuentran en escritorios yservidores, permitiendo a los clientes utilizar esainformación en toda su organización.

• Consumo de información. Avances tales comola nueva apariencia del cliente de correoelectrónico y colaboración de Microsoft Outlook,soporte de tinta, cálculos dinámicos de hojasde cálculo y ClearType facilitan la lectura,organización, anotación y análisis de los datos.

• Protección y control de la información. Lacompatibilidad con Administración de permisos deMicrosoft Windows permite a las organizacionescontrolar de manera proactiva la forma en que sedistribuye la información propia, al evitar quepersonas no autorizadas corten, copien, peguen oimpriman mensajes de correo electrónico yarchivos adjuntos. La información sólo se dirige allugar donde debe ir.

• Trabajo en equipo efectivo. Los espacios detrabajo de documentos y Área de reuniones, losmensajes instantáneos y la presencia, los panelesde tareas integradas y los archivos adjuntos decorreo electrónico en vivo reúnen a los trabajadorespara compartir y acceder a información relevante,realizar reuniones y trabajar en documentos entiempo real, con un acceso inmediato que superalímites geográficos.

• Coordinación y organización. Los calendarios ycontactos compartidos, Carpetas de búsqueda,Marcado rápido, Reglas y Alertas de Microsoft OfficeOutlook 2003 y nuevas bibliotecas de documentosayudan a los trabajadores de la información aadministrar y organizar proyectos, información y tareas.

El trabajador de la información de hoy

Hoy en día, más gente que nunca utiliza herramientasde software para manejar información. Microsoft haestudiado a los trabajadores de la información y sushábitos de trabajo, elementos ergonómicos, tareascomunes, etc., para averiguar la manera en que lagente utiliza sus aplicaciones de negocios. Al diseñar

Bienvenido al paquete más reciente de aplicaciones de productividad para el trabajador de lainformación de Microsoft, cuyo nombre clave es Microsoft Office 2003. Con la nueva funcionalidadde Microsoft Office 2003, los sistemas hablan el mismo idioma, los usuarios tienen acceso a losdatos actuales en todo momento y pueden recuperarlos desde cualquier origen y los equipospueden colaborar y coordinarse entre sí sin importar el lugar donde se encuentren.


Guía de Evaluación de Microsoft Office 2003 / 3

Microsoft Office 2003, Microsoft identificó y trató lossiguientes retos, a los que comúnmente se enfrentanlos trabajadores de la información:

• Exceso de información. Con frecuencia haydemasiada información en demasiados lugarescomo para que los trabajadores puedan hacer unseguimiento. Microsoft Office 2003 proporcionanuevas formas de ayudar a los trabajadores amantener la información organizada y actualizada.

• Colaboración ineficiente. Generalmente, laprogramación y la comunicación requieren un granesfuerzo de interacción y con frecuencia es difícilpara los empleados en diferentes ubicacionesmantenerse en contacto entre sí. Hasta ahora,resultaba difícil utilizar la tecnología decolaboración sin tener una gran infraestructurainstalada. Microsoft Office 2003, conjuntamentecon Microsoft Windows SharePoint Services,ofrece poderosas herramientas de colaboracióndirectamente al usuario en una interfaz fácil deutilizar y la información de presencia de mensajesinstantáneos les permite comunicarse de maneratransparente.

• Islas desconectadas de datos. Años derotación tecnológica, fusiones, adquisiciones yotros factores han dejado una gran cantidad dedatos corporativos valiosos atrapados ensistemas de información y en “silos” dispares.Microsoft Office 2003 es el primer paqueteprincipal de productividad de escritoriototalmente compatible con el XML estándar dela industria y con esquemas definidos por elcliente, proporcionando una manera fácil deconectar sistemas de información y devolver losdatos al trabajador.

• Falta de integración de los procesos de negocio.Microsoft Office 2003 puede ayudar a lascompañías a crear procesos nuevos, simples yeficientes, para las funciones de negocioscotidianas como facturas, contratos, comunicadosde prensa, informes, presentaciones, correoelectrónico para clientes, etc., al reunir a todos losdepartamentos y eliminar la necesidad de enviar ydevolver documentos.

• Uso de herramientas de productividad.Microsoft Office 2003 ofrece nuevas funciones ytecnologías, como los Paneles de Tareas y lasEtiquetas inteligentes, que se enfocan a hacer elproducto todavía más fácil de utilizar,especialmente en un entorno orientado a equipos.Las compañías pueden aprovechar estascapacidades para resolver problemas de negociosque nunca pensaron que pudieran tratar.

• Integración entre aplicaciones y diversosdispositivos. Microsoft Office 2003 escompatible con Tablet PC a través del soportemejorado de tinta, permite a los usuariossincronizar dispositivos móviles con sus sistemasde correo electrónico y se integra másestrechamente con una amplia gama de equipos.

Lenguaje de marcado extensible: el estándar universal

Una y otra vez, las organizaciones han expresado lanecesidad de capturar información de negociosimportante de una forma que les permita reutilizarlaen otros documentos o procesos de negocio, sinimportar los servidores, aplicaciones o plataformas.Para satisfacer esta necesidad, Microsoft haincorporado XML en el núcleo de las aplicaciones deMicrosoft Office 2003.

El marcado XML permite crear documentos “semi-estructurados” con áreas de significados, así comopresentación y formato. Al crear o utilizar“esquemas” XML específicos, que definen laestructura de un documento y el tipo de contenido decada área, los negocios pueden personalizar laestructura de los datos para su propio uso, lo quefacilita la manipulación, búsqueda y reutilización de lainformación. De esta forma, XML reduce la diferenciaexistente entre los documentos no estructurados ylos datos rígidamente estructurados.

Los beneficios de utilizar XML para admitir procesosde negocios incluyen lo siguiente:

• Fácil intercambio de datos. XML permite quelos datos se recuperen y se utilicen desdesistemas dispares que, de otra forma, seríanincompatibles.

• Reutilización simple de datos. La reutilizaciónde la información a través de XML elimina lanecesidad de volver a capturar o codificar,reduciendo así el tiempo requerido y los erroresgenerados al volver a formatear la información.

• Información fácilmente localizable. XML ayudaa dar estructura y significado a la informaciónelectrónica, de tal manera que ésta resultamucho más fácil de buscar y organizar.

• Vistas diferentes de los mismos datos. Debidoa que XML separa los contenidos de lapresentación, se puede utilizar la mismainformación en distintos entornos, formatos,aplicaciones y dispositivos, de acuerdo con lasnecesidades del usuario.

• Desarrollo rápido de soluciones. Con unainformación más estructurada mediante elformato de datos XML, estándar de la industria,los desarrolladores, o incluso los usuariosavanzados, pueden escribir aplicaciones denegocios desde cero de manera más rápida y fácil.

El lenguaje XML de Microsoft Office 2003 es totalmentecompatible con una amplia gama de productos enformas que son nuevas para el software de escritorio.

• Compatibilidad con XSD. Microsoft Office 2003es el primer paquete de productividad queproporciona compatibilidad con las Definicionesde esquemas XML (XSD) establecidas por elcliente, lo que significa que los usuariosavanzados y los desarrolladores puedenestructurar sus datos de la forma que tenga



más sentido para ellos y las compañías puedencrear soluciones integradas de negocios, dentrode los documentos, que interactúen con otrosservicios Web valiosos basados en XML.

• Microsoft Word. Microsoft Office Word 2003permite guardar documentos en XML y admitela creación de plantillas basadas en esquemasdefinidos por el cliente. Los trabajadorespueden utilizar Microsoft Office Word 2003 paracrear documentos grandes con grandes áreasde texto y formatos complicados, como unacarta para clientes o un plan de mercadotecnia,y mantener todo el formato enriquecido alguardarlo en formato XML. Asimismo, se puedebuscar una recopilación de documentos XMLtan fácilmente como una base de datos, lo quepermite a los negocios extraer informaciónalmacenada en documentos en toda laorganización.

• Microsoft Excel. Los datos de cada esquema XMLdefinido por el cliente pueden ahora leerse enMicrosoft Office Excel 2003 sin tener que formatearde nuevo. Manipular los datos basados en XML enMicrosoft Office Excel 2003 para la reutilización y elanálisis es ahora fácil, al seleccionarlos desde unseleccionador de campo. Asimismo, XML permite queMicrosoft Office Excel 2003 actualice gráficos y tablasa medida que se realizan cambios en el almacén dedatos XML subyacente, lo que proporcionainformación dinámica y en tiempo real para el análisisen cualquier formato de Microsoft Office Excel 2003.

• Microsoft Access. Para los usuarios que deseanextraer datos de una o más tablas de una base dedatos, Microsoft Access es la herramienta másapropiada de Microsoft Office. Con MicrosoftAccess 2003, los usuarios pueden explorar tablasrelacionadas en una base de datos y elegir laforma de exportar datos al definir la estructura deuna definición XSD establecida por el cliente.

Objetivos y visión de diseño: usuarios, datosy procesos de negocios conectados

La visión en que se basa Microsoft Office 2003 sepuede resumir de manera general en tres categoríasque funcionan de manera conjunta para lograr elobjetivo general de ayudar a los trabajadores y losnegocios a tener éxito al reunir a los usuarios, lainformación y los procesos:

• Soporte para los procesos de negocios, alaumentar la capacidad de las aplicaciones deMicrosoft Office para interactuar con unaamplia gama de sistemas de información.

• Colaboración mejorada entre los miembros delequipo a través de nuevas herramientas queproporcionan mecanismos de colaboración ycoordinación, lo que permite a los trabajadoresestar literalmente en la misma página.

• Mejoras en las herramientas, tecnologías ydiseño para ayudar a los trabajadores aprocesar, organizar y utilizar su información.

Procesos de negocios

Con frecuencia, la información crítica de negocios semantiene separada de las aplicaciones que lostrabajadores conocen y utilizan. Gracias a su ampliacompatibilidad con el estándar XML de la industria,Microsoft Office 2003 ayuda a reunir los procesos yla información de negocios en el escritorio:

• La compatibilidad con esquemas XMLenriquecidos y nativos, así como definidos porel cliente, significa que las compañías pueden

integrar sistemas de información y sincronizarlos esfuerzos con los socios de negocios y losclientes. Los sistemas nuevos, viejos, internosy externos pueden combinarse para funcionar alunísono.

• Los usuarios pueden utilizar las aplicacionesfamiliares de Microsoft Office para accedery analizar la información desde sistemasde servicios de fondo complejos, sin necesidadde realizar modificaciones tecnológicasproblemáticas.

• Las funciones, como documentos inteligentes ypaneles de tareas programables, permiten quela información específica de tareas secomparta fácilmente al realizar un proyecto.Esto puede ayudar a aumentar la eficiencia y alograr tiempos de entrega más rápidos.

• Microsoft Office Outlook 2003 proporcionanuevas capacidades de memoria caché queagilizan la experiencia del usuario al pasar de unaconexión a otra y reducen el ancho de banda dela red cuando se proporciona soporte a variosusuarios.

Colaboración integrada

La colaboración en línea puede ayudar a reducir eltiempo de lanzamiento al mercado y proporcionar unaagilidad adicional en una organización, al responder alas oportunidades. Microsoft Office 2003, que está



diseñado para integrarse con las tecnologías decolaboración de intranet, proporciona nuevas formas deconectar a individuos, grupos y organizaciones,permitiendo a los trabajadores colaborar entre sí desdecualquier lugar, agilizar los procesos de aprobación yrevisión y crear nuevos depósitos de información.

• Las Áreas de reuniones ayudan a mejorar laproductividad de las reuniones, al proporcionarun lugar para coordinar calendarios, divulgarmateriales y almacenar notas y actas.

• Las Áreas de documentos proporcionan un foropara manejar proyectos en colaboración, confunciones como actualizaciones automáticas ala versión más actual y la capacidad decompartir documentos y otra informaciónrelevante en tiempo real.

• La tecnología de mensajes y alertasinstantáneos está integrada en todas lasherramientas de colaboración de Microsoft Office2003 y permite la información de presenciainstantánea y la capacidad de iniciar rápidamentela conversión de mensajes instantáneos desdedocumentos, espacios de trabajo compartidos oMicrosoft Office Outlook 2003.

• Los contactos y los calendarios se puedencompartir fácilmente entre los miembros de ungrupo y visualizarse uno junto a otro parafacilitar la coordinación y la programación dereuniones.

• Los archivos adjuntos en directo, paneles detareas integrados y soporte para lasherramientas de colaboración de intranetayudan a reducir las ineficiencias típicamenteasociadas a los procesos de colaboración,como pasar los documentos de un lado a otropara asuntos de modificación y control deversiones.

• Adicionalmente, estas nuevas herramientasutilizan la infraestructura existente de unacompañía, con menús, funciones e interfacesfamiliares de Microsoft Office, lo que minimizala capacitación y el tiempo de implementaciónnecesarios.

Administración y control de la información

Las personas y la información son recursosimportantes para cualquier negocio. Ambas se hantenido en cuenta al diseñar Microsoft Office 2003,que proporciona nuevas herramientas para ayudar alos trabajadores a manejar su correo electrónico ymantenerse organizados, y ofrece a las compañíasmás control sobre la divulgación de informaciónconfidencial del negocio:

• La nueva vista de correo, el panel delectura y el panel de exploración deMicrosoft Office Outlook 2003 trabajanjuntos para proporcionar a los usuarios unavista más integral y organizada de susmensajes de correo electrónico, con un usomás eficiente del estado real de la pantalla.

• Las reglas y alertas mejoradas permitenorganizar automáticamente los mensajesentrantes de correo electrónico, así comolas notificaciones automáticas, de talmanera que los trabajadores puedanmantenerse actualizados más fácilmente.Las alertas también se pueden integrar conespacios de trabajo de documentos paranotificar a los trabajadores los desarrollosimportantes de los proyectos.

• Las Carpetas de búsqueda de MicrosoftOffice Outlook 2003 proporcionan unaforma fácil y automatizada de mantenerjuntos los mensajes relevantes de correoelectrónico, sin moverlos físicamente.

• Las Marcas rápidas de Microsoft OfficeOutlook 2003 permiten señalar con unsolo clic los mensajes de correoelectrónico que requieren alguna acción.

• Los derechos de modificación en losdocumentos permiten a los propietariosde los proyectos especificar las personasque pueden hacer cambios en ellos oincluso en secciones de los mismos.

• La funcionalidad de Administración depermisos sobre la información permiteproteger la información de su distribucióno modificación no autorizadas y posibilitaque las compañías establezcan y apliquendirectivas que ayuden a controlar la formaen que se utilizan sus datos.

• La funcionalidad de seguridad del correoelectrónico ayuda a detener los mensajesentrantes que tienen virus y no permiteque los archivos adjuntos no solicitadosdevuelvan información a sus servidores.

• El soporte mejorado de tintas proporcionauna mejor experiencia general, al utilizarTablet PC para trabajar con los datos de lacompañía.

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Ventajas para la pequeña empresa

Si bien muchas de las funciones de Microsoft OfficeSystem están diseñadas para permitir la colaboracióny la administración de la información en grandesorganizaciones, una modificación particular deMicrosoft Office 2003 contiene muchas funcionesdiseñadas para ayudar a la pequeña empresa a lograrnuevos niveles de colaboración y eficiencia. Elcomponente Administrador de contactos denegocios de Microsoft Office Outlook 2003, unafunción complementaria opcional de MicrosoftOffice Outlook 2003, es un desarrollo nuevo en esteárea que proporciona una herramienta más paraayudar a los propietarios y al personal de ventas delas pequeñas empresas a tener todos los detallesque, sumados, significan el éxito del negocio.

• Microsoft Office Outlook 2003, con elAdministrador de contactos de negocios,proporciona una forma para organizar fácilmentelos contactos y las oportunidades de venta, juntocon todos los mensajes de correo electrónicocorrespondientes, documentos, números deteléfono, direcciones y otra información pertinente.

• Los contactos y opor tunidades delAdministrador de contactos de negocios seintegran con el calendario de Microsoft OfficeOutlook 2003 para ofrecer alertas sensibles altiempo y no dejar pasar las oportunidades denegocio.



Las funciones clave que permite la compatibilidad conXML en Microsoft Office 2003 incluyen lo siguiente:

• Documentos inteligentes. Los documentosinteligentes llevan la información relevantedirectamente a la tarea donde se necesita através de una nueva inter faz de “Panelprogramable de tareas”. Con los documentosinteligentes pueden crearse soluciones XMLpara permitir procesos de negocios, ayudar alos usuarios a completar formularios y otrosdocumentos y, después, vincular esainformación con sistemas de servicios de fondocompatibles con XML.

• Datos en tiempo real. Los usuariosexperimentados pueden crear gráficosdinámicos que trabajen con datos actualizadosen tiempo real almacenados en sistemas deservicios de fondo, para mostrar informacióndel negocio a medida que cambia o crearinformes rápidamente.

• Integración XML. Los trabajadores pueden creary formatear documentos mediante las poderosasherramientas incluidas en las aplicaciones deMicrosoft Office 2003 y, después, publicarlos yguardarlos fácilmente en formato XML parautilizarlos en la organización o en la Web.

• Esquemas XML. Ahora, las compañías puedentrabajar con sus propios modelos o“esquemas” de datos XML específicos del

negocio (véase XSD, a continuación). Esto abre unmundo totalmente nuevo de posibilidades paraque los individuos y las organizaciones capturen yreutilicen la información crítica que en el pasadohabía estado atrapada en millones de documentosque residían en los servidores de archivos, ensistemas de servicios de fondo de difícil acceso oque, simplemente, no se encontraban.

Una ventaja crítica de negocios

El marcado XML permite la creación de documentos“semi-estructurados” con áreas de significados,además de presentación y formato. Al crear o utilizaresquemas XML específicos que definen la estructurade los documentos y el tipo de contenidos quecontiene cada elemento de datos, los negociospueden personalizar la presentación de datos para supropio uso, facilitando la manipulación, búsqueda yreutilización de la información. XML reduce ladiferencia existente entre los documentos noestructurados y los datos rígidamente estructurados.

Debido a que cada negocio es único, la capacidad dedefinir esquemas es una ventaja crítica para losmismos. Al hacer posible que los negocios capturen eltipo de información que necesitan de una forma másenriquecida, semántica y estructurada, MicrosoftOffice 2003 les permite trabajar con la información enla forma que tenga más sentido para su organización.

Administración deprocesos e inteligenciade la información

Microsoft Office 2003 trata una necesidad fundamental que los clientes han expresado de manerarepetida: la posibilidad de tener acceso a la información valiosa de negocios almacenada en basesde datos antiguas, sistemas de socios, documentos individuales, mensajes de correo electrónicoy otros depósitos de información no aprovechados, y aprovecharla para su negocio.

Gracias a su compatibilidad con los estándares XML de la industria, las aplicaciones de MicrosoftOffice 2003 pueden comunicarse con estos sistemas y formatos dispares y compartir los datos entiempo real, al tiempo que agilizan los procesos de intercambio de información entre equipos ysistemas de servicios de fondo, extraen información oculta y permiten la creación de solucionesintegradas de negocios en toda la organización y entre los socios de negocios.

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Por ejemplo, con Microsoft Office 2003, un sistema deRRHH podría tener marcado un currículum en undocumento de Microsoft Office Word 2003 con etiquetasXML como “nombre”, “dirección”, “objetivos de carrera”o “calificaciones”. Una vez que se haya presentado estedocumento de Microsoft Office Word 2003 al sistema deRRHH, un director de RRHH podría ejecutar consultas tanenriquecidas como una base de datos en la recopilaciónde archivos de currículos XML: ¿Quién tiene un master?¿Quién habla polaco? También podría desarrollargráficos, informes resumidos, etc., desde los datoscontenidos en esos documentos.

Documentos inteligentes y panelesprogramables de tareas

Los documentos inteligentes son una plataforma dedesarrollo e implementación de soluciones con base

en XML que está disponible en Microsoft Office Word2003 y Excel 2003. Los documentos inteligentespermiten a los desarrolladores resolver problemas deprocesos de negocios, al desarrollar rápidamentesoluciones basadas en documentos que combinan lasventajas de las aplicaciones de escritorio de MicrosoftWord y de Excel con las ventajas de los servicios Web,incluidas una implementación y actualización másfáciles y la capacidad de elegir las herramientas dedesarrollo.

Los documentos inteligentes pueden incorporarsefácilmente a los procesos de negocios, comoinformes costosos, contratos u otros elementos quepuedan pasar a través de varias manos o sistemas alprepararse o que requieran información obtenida deorígenes ubicados en servicios de fondo. Con undocumento inteligente, las tareas y la informaciónrelevantes de un documento u hoja de cálculo puedenmostrarse en un Panel de Tareas programablebasado en los elementos XML del documento, lo queayuda a agilizar y automatizar procesos denegocios cotidianos que actualmente puedenresultar prolongados.

La implementación de soluciones es también muchomás flexible. Ahora, el código de soluciones puedeimplementarse una vez en una ubicación del servidorcentral; Microsoft Office Word 2003 y Excel lo descargande manera segura y lo guardan en memoria caché demanera local cuando se abre el documento inteligente.Las actualizaciones del código de soluciones e inclusode la plantilla del documento mismo pueden entregarsede igual forma, sin tener que implementarlasdirectamente en el cliente, al igual que ocurre con lassoluciones basadas en Web. Además de las solucionesbasadas en el Modelo de objetos componentes (COM),los documentos inteligentes también permiten escribirsoluciones en el código administrado .NET para obteneruna seguridad y una facilidad de desarrollo adicionales.


XSD: El Consorcio del World Wide Web (W3C) ha creado un

estándar para generar y describir esquemas XML, conocidos como

Lenguaje de definición de esquemas XML o XSD. Debido a que

cada compañía conoce mejor el tipo de datos que necesita

capturar, puede definir por sí misma cuáles son los XSD más

relevantes para su propio negocio.

Estos esquemas pueden ser totalmente internos y únicos para una

compañía. Sin embargo, en algunas industrias tiene sentido crear

esquemas para su uso entre varias compañías u organizaciones.

Un ejemplo es XBRL, que significa Lenguaje de informe de negocios

extensible, una especificación abierta que utiliza el esquema XML

para describir la información financiera o H7 para la industria del

cuidado de la salud. La implementación de estos esquemas

estándar permite a las distintas organizaciones compartir

información fácilmente aunque utilicen tecnologías totalmente

diferentes de diversos proveedores en distintas plataformas, y crea

otras eficiencias de comunicación y de negocios.

Una serie de puntos morados

indican la existencia de una etiq

Hacer clic en la Etiqueta intelig

opciones sensibles al contexto

un usuario escribe el símbolo

puede utilizar el botón de accio

inteligentes para insertar un s

un informe empresarial en

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presupuestos en la tareade escribir


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Por ejemplo, una solución de orden de compra queutilice Microsoft Office Excel 2003 puede vincularse conuna regla de negocios en un servidor de servicios defondo que tome la identificación del usuario y aplique ellímite actual de firma de ese usuario al pedidodirectamente en Microsoft Office Excel 2003, mientrasel usuario rellena el formulario. Se podría crear unasolución de servicios sociales que traduzca losformularios a distintos idiomas o que ayude a lossolicitantes a cumplimentar el formulario medianteayuda contextual. Dependiendo del tipo de usuario oidentificación, o según la información proporcionada porel usuario, un documento de Microsoft Office Word 2003podría reconfigurarse para incluir las seccionesnecesarias que precisa rellenar el usuario, por ejemplo,un formulario de revisión de rendimiento que tiene variassecciones para la administración y los empleados. Losdocumentos inteligentes son nuevos y no existe unlímite en cuanto a lo se puede hacer con ellos.

Etiquetas inteligentes en Microsoft Office2003

En Microsoft Office 2003, la compatibilidad ampliadacon etiquetas inteligentes se ha aumentado para queincluya Microsoft Office Access 2003, PowerPoint yOutlook. Además, la compatibilidad con etiquetasinteligentes se incluye en nuevas funciones, como elpanel de tareas Investigación y los espacios detrabajo compartidos, que se analizan más adelante.

Como en Microsoft Office XP, las acciones de lasetiquetas inteligentes reconocen determinadaspalabras o cadenas al capturarse (como un nombre,dirección o símbolo bursátil) y permiten a los usuariosasociar la información y las acciones con ese registro.Los ISV y los usuarios de Microsoft Office XP hanampliado las etiquetas inteligentes en formas que sonespecíficas de ciertas industrias, como facilitar lacapacidad de una instalación médica para buscarregistros de pacientes desde una base de datosmediante nombres o números de identificación. Lascompañías también han desarrollado capacidadesespecializadas al utilizar las etiquetas inteligentes,como la de mostrar datos de clientes basados en laidentificación de los mismos, o mostrar el inventario ylas ventas para un número de unidad específico demantenimiento de inventario.

Microsoft Office 2003 amplía las capacidades delas etiquetas inteligentes y proporciona esafuncionalidad a más aplicaciones, en beneficio tantode los usuarios como de los desarrolladores:

• Los desarrolladores de Microsoft Office Access2003 pueden incrustar fácilmente etiquetasinteligentes en cualquier campo de MicrosoftAccess. Cualquier control de un formulario,informe o página de datos incluirá una propiedadpara especificar etiquetas inteligentes.Cualquier campo o columna en una tablatambién tendrá esta propiedad. Las columnasen una consulta heredarán esta propiedad de latabla en la que se basa la misma.

• Los usuarios de Microsoft Office Access 2003que crean formularios para otros puedenadjuntar etiquetas inteligentes a controles sinpasos de programación adicionales. Esto lespermite crear en Microsoft Office Access 2003soluciones que tengan la misma apariencia deotras aplicaciones de Microsoft Office 2003.

• Los usuarios de Microsoft Office PowerPoint2003 ahora pueden tener la informaciónenriquecida y la funcionalidad de asociación delas etiquetas inteligentes.

• En Microsoft Office Word 2003 y Excel 2003,las Etiquetas inteligentes se integran con elsoporte para XML y las acciones de las mismasse pueden vincular con los elementos XML enlos documentos u hojas de cálculo. MicrosoftWord también emplea la funcionalidad de las

Una serie de puntos morados debajo del texto

indican la existencia de una etiqueta inteligente.

Hacer clic en la Etiqueta inteligente proporciona

opciones sensibles al contexto. Por ejemplo, si

un usuario escribe el símbolo bursátil “MSFT”,

puede utilizar el botón de acciones de etiquetas

inteligentes para insertar un símbolo bursátil o

un informe empresarial en su presentación.

Con el nuevo SDK de etiquetas inteligentes de MicrosoftOffice 2003, los desarrolladores podrán crear sus propiasetiquetas inteligentes, que pueden adjuntarse a camposen tablas, consultas, formas y páginas de acceso a datosen Microsoft Office Access 2003

Las etiquetas inteligentesestán desactivadas de manerapredeterminada en MicrosoftOffice PowerPoint, 2003 peropueden ser habilitadasfácilmente por el usuario omediante una solución.Seleccione Autocorrección enel menú Herramientas paraque aparezca este cuadro dediálogo



Etiquetas inteligentes para aplicarlas aelementos XML directamente, de tal maneraque se puedan proporcionar acciones asecciones enteras de documentos, en lugar deaplicarse sólo a unas pocas palabras, y lasacciones puedan trabajar en “tipos” orecopilaciones de datos, en lugar de basarse enel reconocimiento de una pieza de texto. Porejemplo, se puede escribir una etiquetainteligente personalizada que aparezca encampos que soliciten al usuario introducir datosy que ofrezca cumplimentar previamente losmismos. También se puede proporcionar unaacción de etiqueta inteligente que apliquetransformaciones a vistas diferentes en datos

XML recuperados a través del Panel de TareasInvestigación, descrito más adelante.

• Las etiquetas inteligentes se pueden configurarpara efectuar acciones automáticamente, comocambiar los números de piezas en hipervínculosen una base de datos de ventas, agregar citascon formato adecuado al final de un documentode investigación o llenar automáticamente uníndice con cada persona, compañía o productoque se menciona en el documento.

• Para los desarrolladores, un SDK nuevo haceque las etiquetas inteligentes de MicrosoftOffice 2003 sean más fáciles de desarrollar eimplementar.

Microsoft Office Access 2003

La importación y exportación de archivosXML es mucho más flexible con MicrosoftOffice Access 2003. Access permite a losusuarios trabajar con archivos XML decualquier esquema e importarlos a laestructura existente de una base de datosde Access o continuar utilizando unaTransformación XSL (XSLT) creada por ellosmismos o por otro desarrollador.

La nueva opción de Exportar permite a losusuarios aplicar XSLT durante la exportación y,como resultado, crear un archivo XML en unesquema distinto del que estaba utilizandoMicrosoft Office Access 2003. Ambasmejoras permiten a los usuarios de unamisma organización o de organizacionesdistintas compartir información fácilmente.

Etiquetas inteligentes enMicrosoft Office Access 2003

Las Etiquetas inteligentes están ahora habilitadas paraAccess. Los usuarios pueden definir reconocedores deetiquetas inteligentes que les permitan utilizar la mismainterfaz que el resto de Microsoft Office 2003 paraasignar varias acciones a un campo.

XML en Microsoft Office Excel 2003

En la versión anterior de Microsoft Office Excel 2003,Excel 2002, los usuarios que deseaban trabajar conXML contaban con una gran herramienta que utilizabael formato de Esquema de hoja de cálculo XML(XMLSS). Microsoft Office Excel 2003 ha mejoradoesa experiencia inicial de XML y ahora puede

consumir y generar archivos de datos XMLexpresados en esquemas XML definidos por elcliente (XSD), no solamente en el Esquema de hojade cálculo XML. Ahora, Microsoft Office Excel 2003es un editor eficiente de XML para analizar y mostrarinformación de negocios al momento.

La función de Exportar en Microsoft OfficeAccess 2003 se puede utilizar para generarsólo los datos XML asociados con losregistros actuales en una tabla. Lasopciones de Datos de búsqueda tambiénpermiten a Microsoft Office Access 2003exportar los datos de búsquedarelacionados con el registro para obteneruna presentación completa de lainformación



Herramienta de correlación

Microsoft Office Excel 2003 proporciona unaherramienta de correlación visual descriptiva quefunciona de manera muy similar a un seleccionadorde campo. Con esto, los desarrolladores desoluciones o los usuarios avanzados de MicrosoftOffice 2003 pueden hacer lo siguiente, sin escribircódigo alguno:

• Correlacionar fácilmente hojas de cálculoexistentes de Excel con estructuras de datosXML, como bases de datos para importación.

• Crear documentos dinámicos de Excel quecarguen datos XML, mostrarlos y volverlos aescribir en cualquier formato con información alinstante.

• Crear nuevos depósitos de informaciónhabilitados para XML a partir de hojas decálculo existentes de Excel.

Al utilizar la herramienta de correlación pararecuperar información desde orígenes de datos, porejemplo, un servidor de servicios de fondo, unservicio de catálogo Web o cualquier otro archivo dedatos XML, los usuarios pueden organizar lainformación en la cuadrícula de Microsoft Office Excel2003 y mostrarla en la forma que deseen.Simplemente, tienen que hacer clic en Actualizar paraque se actualice la hoja de cálculo, de tal manera quela información actualizada esté disponible inclusopara los datos con mayor movimiento.

Listas de Microsoft Office Excel 2003

Ahora, Microsoft Office Excel 2003 permite a losusuarios agregar una estructura alrededor de losdatos que rastrean en hojas de cálculo. La función deLista proporciona una fila de entrada de datos en laparte inferior de la lista que amplía automáticamentela zona de la lista al agregar conceptos nuevos. Lafunción de Alternar fila completa activa toda una fila,lo cual permite al usuario especificar el promedio,cuenta, recuentos, máximo, mínimo, sumatoria,desviación estándar o varianza para los valores decualquiera de las columnas de la lista. Además, unavez que los datos están en una lista de Excel, lasoperaciones como imprimir, crear gráficos o crear unatabla dinámica son más fáciles de realizar.

Integración con Microsoft WindowsSharePoint Services

Asimismo, Microsoft Office 2003 permite a losusuarios ver, editar y actualizar las listas de MicrosoftWindows SharePoint Services en Excel. En losintervalos designados como listas, Excel ahora ofrecela capacidad de compartir la lista, al exportarla comouna lista de Microsoft Windows SharePoint. Losusuarios pueden importar listas de SharePoint aExcel o vincularlas de forma que los cambios en lalista se compartan entre el servidor y el cliente Excel.También se proporciona una funcionalidad deresolución de conflictos cuando se actualizan listasde Excel, y las Listas se pueden modificar sinconexión mediante el Formato de archivo binario(BIFF) de Excel. También se pueden crear etiquetasXML que se correlacionen con conceptos en losformularios corporativos existentes de Excel, como“nombre de empleado” o “cantidad”, lo que permiteaprovechar fácilmente los formularios como otroalmacén de datos. Por ejemplo, se podría crear unasolución para informes de gastos que consista deuna plantilla de hoja de cálculo de Excelcorrelacionada con el esquema XML de laorganización para los informes de gastos. A su vez, elsistema de contabilidad SAP de la compañía, ocualquier otro sistema o plataforma de servicios defondo compatible con XML, podría consumir estofácilmente para su procesamiento. Las capacidadesde XML en Excel permiten que esta información seutilice entre varios sistemas.

Integración con Componentes Web dehoja de cálculo

La nueva sección Componentes Web de hoja decálculo en Microsoft Windows SharePoint Servicespuede consumir cualquier hoja de cálculo deMicrosoft Office Excel 2003 correlacionada con unesquema XML y puede proporcionar estos datostanto a orígenes de datos de SharePoint como aaquéllos que no son de SharePoint. El componentemuestra los datos de acuerdo con una correlación delos elementos XML de los mismos.

Nuevas funciones de Lista en Microsoft Office Excel2003, que ayudan a los usuarios a organizar y analizarlos datos mostrados

Para Importar datos, utilice los botones de Actualizar eImportar en la barra de herramientas Lista y XML

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XML en Microsoft Office Word 2003

La amplia compatibilidad con XML en Microsoft OfficeWord 2003 crea una nueva metáfora para documentosque acorta la diferencia existente entre documentos ydatos. XML en Word proporciona la base paradesarrollar soluciones para una gran variedad deproblemas de negocios, como informes de datos,añadido de contenidos, publicación, extracción dedatos y presentación de datos en los procesos denegocios. Fundamentalmente, Microsoft Office Word2003 proporciona estas capacidades básicas:

• Guardar y abrir archivos XML en esquemasdefinidos por el cliente. Los archivos en losesquemas definidos por el cliente puedenguardarse con o sin cualquiera de los XML propiosde Word en el archivo. El XML opcional de Wordpuede utilizarse con objeto de presentar y controlarel diseño del documento si se desea.

• Crear, guardar y abrir archivos XML enesquemas de Word. Word XML es un XML válidoy con formato correcto que se utiliza pararepresentar los contenidos, presentación ydiseño de un documento de Word. Word XML notiene marcación semántica para indicar elsignificado de las partes del documento, de talmanera que se utiliza mejor junto con losesquemas definidos por el cliente incrustadosen el documento Word XML.

• Utilizar una Transformación XSL para controlar lapresentación en Word de los archivos XML queutilizan los esquemas definidos por el cliente.

• Editar un archivo XML, manteniéndolo “válido”al mismo tiempo, de acuerdo con las reglas delesquema definido por el cliente.

• Permitir a los desarrolladores o usuariosavanzados “trabajar y etiquetar” un documentode Word con su propio marcado XML.

• Generar un documento de Word mediante unaconsulta a una base de datos.

• Word también admite tecnologías como XPATH,XSL, XSD y la validación de esquemas.

Formato nativo de archivos XML

Microsoft Office Word 2003 proporciona un formatonativo de archivos XML: un archivo XML válido y conformato correcto que representa completamente undocumento de Word. Con Word 2003, los usuariospueden guardar currículos, informes u otrosdocumentos, como archivos XML, y mantener todoslos formatos enriquecidos de Word cuando se abra denuevo el archivo. Cuando se guarda un documento deWord como XML, no se pierden funciones o formatosy sólo se crea un archivo único; por tanto, resultamás fácil compartir o trabajar con el documento quecon el formato HTML, en donde las imágenes u otros

archivos se almacenan por separado. También seproporciona una Transformación XSL para convertirWord XML a HTML 4.0 o XHTML para su presentaciónen exploradores Web.

Aunque el formato de archivo Microsoft Word XML esútil en sí mismo como una posibilidad para permitiracceso a los contenidos de documentos de losprocesos basados en servidor, una parte importantede su valor es actuar como un contenedor para losdatos de esquemas definidos por el cliente (que seanalizan más adelante). Al utilizar un esquemadefinido por el cliente, Word XML actúa como un“sobre” transparente que lleva los datos másvaliosos del cliente y proporciona información acercade la forma en que deben presentarse (por ejemplo,con formato en una tabla). Cuando se utiliza condatos XML definidos por el cliente, Word XML tambiénagrega la capacidad para ejecutar operacionescomplejas en los datos del cliente, como fusionar dosdocumentos XML y almacenar las diferencias, orastrear los cambios en datos XML a medida quemúltiples usuarios los modifiquen.

Aplicar los esquemas definidos por elcliente a los documentos de MicrosoftOffice Word 2003

Microsoft Office Word 2003 permite a los usuariosabrir un archivo XML preexistente definido por el clientemediante los esquemas propios del archivo o crear unarchivo nuevo al aplicar un esquema XML a undocumento o plantilla existente en Word. Word tambiénpermite a los usuarios ver los elementos XML que sehan aplicado a un documento, junto con una lista deelementos que pueden aplicarse a la selección actual.Esta lista se toma del esquema que se ha aplicado aldocumento. De manera predeterminada, sólo muestralos elementos que son válidos de acuerdo con elesquema en el contexto seleccionado.

Un documento que utiliza un esquema definido por elcliente (XSD) puede guardarse como XML utilizandosólo ese esquema (sin incluir Microsoft Office WordXML) o como un archivo Word XML con el XML definidopor el cliente intercalado, pero claramente separado,en los espacios de nombres XML. Word XML se puedeeliminar a través de una transformación o medianteprogramación en cualquier momento para dejar sólo elXML en el esquema original, de forma que losprocesos externos puedan manipular fácilmente eldocumento, por ejemplo, un servidor que extrae datosdel mismo. El marcado XML también se mantiene demanera conveniente en los formatos binarios .doc y.dot para facilitar el transporte y almacenamiento.

Además, Microsoft Office Word 2003 detectaautomáticamente asociaciones entre archivos XML yXSD y ofrece a los usuarios la opción de agregar losXSD apropiados o utilizar los XSLT aplicables cuando



interactúen con archivos XML pertenecientes acategorías registradas con Microsoft Office Word2003, como artículos de noticias o currículos. Conesta función, un usuario puede abrir simplemente unarchivo XML y Word aplica automáticamente unaTransformación XSL para mostrarlo en un formatoestándar de la organización.

Administración de contenidos

Al facilitar tanto el trabajo con archivos XML, MicrosoftWord 2003 puede ahora convertirse en una parteintegral de la solución de administración de contenidosde una organización. Los usuarios pueden crearcontenidos XML por medio de la aplicación familiar deWord. Además, el panel de tareas de Word puedemostrar fragmentos de los documentos XML quepueden combinarse de nuevo o insertarse en eldocumento actual para simplificar la reutilización de loscontenidos en toda la organización. Los desarrolladorespueden crear fácilmente soluciones para manipular,distribuir y cambiar el propósito de este contenidosegún se necesite mediante herramientas comoMicrosoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) o inclusolas herramientas de Microsoft Visual Studio.NET paraMicrosoft Office 2003 y el modelo robusto de objetosMicrosoft Word XML.

Informes de datos

Microsoft Word 2003 admite consultas reactualizablesde Web XML, cuyos resultados pueden pasarse através de una Transformación XSL o mostrarse enWord, gracias a sus capacidades de formatoenriquecido. Los usuarios pueden aprovechar estacapacidad para presentar fácilmente datos SharePoint

del servidor, disponibles como XML de MicrosoftWindows SharePoint Services, u otros datos XML delos servicios Web, páginas ASP, ASPX y otros orígenesen un informe semanal u otro documento. Por ejemplo,un usuario puede incluir en un documento una tablaque muestra el estado actual del documento en unsitio de SharePoint (autor, prioridad, fecha devencimiento, etc.) y esta información se puedeactualizar automáticamente para mantenerla ensincronización con cualquier cambio en el servidor.

Cambio de propósito en el contenido

Es común que un documento aparezca en diferentescontextos o en dispositivos diferentes. Por ejemplo, elinforme anual de una compañía podría enviarse a losaccionistas en una forma impresa enriquecida, estardisponible en su sitio Web en un formato más simpleque funcione con todos los exploradores Web o inclusoestar disponible para su presentación en dispositivoscon pantallas pequeñas, como Pocket PC.

El uso de las Transformaciones XSL (XSLT) permite a losusuarios crear estos distintos formatos desde una copiamaestra XML del documento. La ventaja de esteenfoque es que los usuarios no necesitan modificarvarias copias del documento. En lugar de esto, unservidor Web puede utilizar diferentes transformacionesen el documento maestro XML, dependiendo deldispositivo visor, de tal manera que el usuariosimplemente edite el documento maestro y permita quela transformación se ocupe de la presentaciónapropiada. De manera similar, se puede cambiar XSLTpara modificar la apariencia del documento, sinnecesidad de preocuparse por la introducción de erroresen el original. Además, el usuario puede crearmanualmente distintas versiones al hacer simplementeclic en Guardar como en los distintos documentos XSLT.

Usuario avanzado deMicrosoft Office Word 2003que marca una plantilla consu propio esquema XML. Seactiva la vista de laetiqueta y queda visible elpanel de la estructura XML.Posteriormente, unconsumidor de estaplantilla no vería etiquetaalguna: simplementellenaría la plantillanormalmente y sucontenido recibiría elmarcado apropiado



Extracción de datos

Gran parte del conocimiento de una organización seencuentra en documentos creados por personas dela organización. En general, es relativamente difícilacceder a éstos, excepto para el creador deldocumento. También es difícil predecir exactamentelos bits de información que serán valiosos en elfuturo. Almacenar los documentos como XML permiteque esa información se “extraiga” en una fechaposterior si se desea. Por ejemplo, un usuario podríarecuperar todas las fechas de licenciatura de unarecopilación de currículos en un esquema XML enparticular mediante una consulta simple. Hacer estocon documentos HTML o documentos normales de unprocesador de texto resultaría difícil, si no imposible.

Modificación estructurada

Microsoft Office Word 2003 también incluye lacapacidad de limitar el formato permitido en undocumento y las partes del documento que un usuariopuede modificar. Esto permite utilizar Microsoft OfficeWord 2003 como herramienta de introducción dedatos para procesos de negocios basados en XML. Porejemplo, con un plantilla de servicios financieros, elcreador de la plantilla puede mantener cerradas laspartes del documento que expliquen la forma dellenarlo e incluso limitar los tipos de formatos quepuede aplicar el usuario. Después de que el clientecompleta el documento de Word enriquecido dentro delas alineaciones aplicadas, puede enviarse a unservicio Web o a una herramienta de servidor internoque correlacione la información introducida por elusuario, ya que los datos son XML puro, válido y conformato correcto, lo que permite que otros sistemasde negocios los utilicen fácilmente.



Algunas de las funciones nuevas incluyen:

• El panel de tareas Área de trabajo compartidapermite a los usuarios ver el contexto decolaboración desde un servidor que ejecutaMicrosoft Windows SharePoint Services,directamente dentro de su aplicación, al editar undocumento.

• Los sitios del Área de documentos proporcionancapacidades de colaboración en documentosinteligentes y control mejorado de las versiones.Los usuarios obtienen herramientas paracompartir documentos en tiempo real, asignartareas y fechas límite y revisar fácilmente elestado de un proyecto de documento.

• Los sitios de Área de reuniones proporcionan alos trabajadores capacidad adicional paraorganizar reuniones, capturar información eincluir asistentes de distintas ubicaciones.

• La tecnología de Instant Messenger (IM) seintegra con las aplicaciones de Microsoft Office2003 y proporciona información de presenciainstantánea y la capacidad de iniciar rápidamenteconversaciones desde documentos o desdeMicrosoft Office Outlook 2003.

• Los miembros del grupo tienen fácil acceso alos Contactos compartidos y a los Calendarioscompartidos para simplificar la coordinación yprogramación de reuniones.

• La tecnología de Administración de permisossobre la información ofrece a los usuarios yorganizaciones más control sobre la informaciónempresarial valiosa.

Una plataforma para trabajo en equipo

La integración estrecha entre Microsoft Office 2003 yMicrosoft Windows SharePoint Services ofrece unambiente de Área de trabajo en colaboración que estádisponible en cualquier lugar donde esté instalado elsistema de aplicaciones de Microsoft Office 2003 o unsimple explorador Web. Con Microsoft WindowsSharePoint Services, Microsoft Office 2003 contieneherramientas nuevas y mejoradas para trabajar en undocumento compartido, comunicar el estado de unproyecto, buscar un compañero de trabajo en línea yañadir comentarios o resultados a un Área de trabajocompartida.

Panel de tareas Área de trabajocompartida

Cuando un usuario abre un documento que se encuentraen un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services,sin importar si es un sitio de uso habitual, un sitio deÁrea de reuniones o un sitio de Área de documentos, laaplicación Microsoft Office 2003 que abrió el documentoproporciona un panel de tareas especiales que muestrala información relevante sobre ese sitio directamente enla aplicación. Este panel muestra la información, comola lista de personas que colabora en el Área de trabajo,así como su estado de conexión, una lista de tareas,otros documentos en la biblioteca del Área de trabajocompartida, los hipervínculos relevantes y otrainformación. Microsoft Office Word 2003, Excel 2003,PowerPoint 2003, “Project 11”, “Visio 11” y OneNotemuestran el panel de tareas Área de trabajo compartidacuando el usuario abre un documento que reside en unsitio de SharePoint.

Trabajo en equipo efectivo

Permitir una colaboración cercana entre los trabajadores es uno de los principales enfoques de losnuevos productos de Microsoft Office System. Microsoft Office 2003, combinado con MicrosoftWindows SharePoint Services, proporciona nuevas formas de reunir a los empleados desdecualquier ubicación, prestar una experiencia especializada a cualquier proyecto y agilizar losprocesos de aprobación y revisión.

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El panel de tareas no solamente puede verse;permite a un usuario invitar a nuevos colaboradoresal Área de trabajo, crear, asignar y marcar tareascomo terminadas, cargar documentos adicionales,ver otros documentos en la biblioteca y agregar oseguir hipervínculos relacionados con el documento.Asimismo, la integración del panel de tareas con latecnología de Instant Messenger permite al usuariover quién está en línea a través del icono familiar de“peón” y enviar mensajes instantáneos o de correoelectrónico a los miembros del grupo. Este panellleva el contexto del documento directamente alentorno del usuario.

Espacios de trabajo de documentos

Al trabajar con otros en un documento, con frecuencialos usuarios empiezan por enviar mensajes de correoelectrónico a sus compañeros de trabajo. Al utilizaruna ubicación única de servidor para el documento,con frecuencia necesitan también tener una copia delarchivo sin conexión o local, debido a queocasionalmente están fuera de la red o porque lacopia del servidor está protegida contra lamodificación por parte de los usuarios.

Como resultado del uso del correo electrónico o delas copias sin conexión, los documentos quedanfuera de sincronización o “evolucionan” en variasversiones, lo cual suele requerir un prolongadoproceso de cotejo de los cambios. Con el correoelectrónico, también resulta difícil el seguimiento delavance de los demás colaboradores.

Los sitios del Área de documentos simplifican enmucho la colaboración ad hoc y cotidiana endocumentos. Como ocurre con cualquier sitio deMicrosoft Windows SharePointn Services, centralizantodos los medios de la colaboración (lista de tareas,fechas de vencimiento, documentos relacionados,

hipervínculos y contactos)para los participantes delproyecto. También seintegran con lasaplicaciones de MicrosoftOffice 2003 a través delpanel de tareas Área detrabajo compartida enla aplicación, junto alpropio documento, lo quepermite un acceso rápido atodos estos recursos ysuma el contexto decolaboración en equipo alas herramientas deproductividad personal deun trabajador. A diferencia del correo electrónico, endonde el autor original no tiene manera de saber sicualquiera de las personas a las que pidió unaaportación han empezado a trabajar, con el panel detareas Área de trabajo compartida y los sitos del Área dedocumentos cada usuario puede ver el avanceincremental en la modificación y terminación de la tarea.

Crear un Área de documentos

En Microsoft Office Outlook 2003, cuando un usuarioadjunta un documento de Microsoft Office 2003 a unmensaje de correo electrónico, puede ver el panel detareas Opciones de datos adjuntos. De manerapredeterminada, el archivo adjunto se envía de la mismaforma que en versiones anteriores, pero si el usuarioselecciona la opción “Datos adjuntos compartidos”, eldocumento enviado se almacena en un sitio de Área dedocumentos que se crea automáticamente en unservidor disponible que ejecute Microsoft WindowsSharePoint Services. Si lo desea, el usuario puedeespecificar el sitio de SharePoint en el que crear el Áreade documentos o dejar la elección predeterminada.

Documento con el panel detareas Área de trabajo

compartida abierto en lalista de personas que

colaboran en el documento



Crear un Área de documentos a través deuna aplicación de Microsoft Office

Al utilizar el elemento de menú Herramientas/Áreade trabajo compartida o al mostrar directamente elpanel de tareas Área de trabajo compartida, unusuario puede crear un sitio de Área de documentospara cualquier documento de Microsoft Office en sudisco duro. Entonces, el documento se convierte enuna copia local conectada del documento, con unacopia maestra en el servidor. El usuario puede invitara otros colaboradores, agregar vínculos, etc. sintener que volver a utilizar el correo electrónico.

Crear un Área de documentos para undocumento en un sitio de SharePoint

Algunas veces, los sitios de Microsoft SharePointpueden llegar a tener muchos miembros. En esecaso, algunos usuarios quizás deseen llevar undocumento a un espacio semiprivado para trabajarcon el mismo de manera adicional, sin interrumpir la

versión actual “pública” que tiene una modificaciónen proceso. Los usuarios pueden crear un sitio deÁrea de documentos para el documento, trabajar enel mismo independientemente o con otros hastacompletarlo y luego volverlo a colocar en el sitioprincipal de Microsoft SharePoint.

Ya se inicie a través de mensajes de correoelectrónico o con aplicaciones de Microsoft Office2003, el uso compartido de archivos adjuntosproporciona automáticamente toda la funcionalidadde flujo de trabajo e información de colaboración quese encuentra en el Área de documentos. Estainformación también aparece en contexto,directamente en el panel de tareas Área de trabajocompartida, junto al documento que se abre en elequipo de cualquiera de los compañeros de trabajo.Cualquier destinatario del correo electrónico seagrega automáticamente al Área de trabajo. Así, tansólo con enviar un simple mensaje de correoelectrónico y datos adjuntos, el usuario inicia unapoderosa herramienta de colaboración para su grupode compañeros de trabajo, sin importar su ubicación.

Trabajar con un sitio de Área dedocumentos

Todos los destinatarios del mensaje de correoelectrónico original normalmente reciben los archivosadjuntos, pero también ven un vínculo que apunta alsitio de Área de documentos en el que se encuentranlas copias más recientes del documento y se puede verotra información relacionada con la colaboración. Losdestinatarios que no utilicen Microsoft Office 2003pueden trabajar en datos adjuntos no actualizados oemplear el vínculo incluido en el sitio de Área dedocumentos para ver la información más reciente.

Mensaje de correoelectrónico en MicrosoftOutlook mostrado con elpanel de tareas Opcionesde datos adjuntos visible yla opción Datos adjuntoscompartidos seleccionada.Al adjuntar cualquierelemento a un mensaje decorreo electrónico, seactiva el panel de tareasOpciones de datos adjuntos

Es posible crear un sitio de Área de documentos conacceso limitado de miembros en un sitio de MicrosoftSharePoint para un documento. Cuando se terminan lasmodificaciones al documento, el autor puede “volverlo apublicar” en la ubicación original para actualizar eldocumento original en donde todos lo puedan ver



Pueden trabajar directamente en el servidor cuandoestén en línea. Para cualquier destinatario que cuentacon Microsoft Office 2003, existe un beneficio adicional:los documentos de Microsoft Office 2003 que seadjuntaron están conectados a las copias maestras delsitio de Área de documentos. Al abrir esos documentos,la aplicación ofrece comprobar si existe una versiónactualizada en el servidor y utilizarla en lugar de losdatos adjuntos de correo electrónico no actualizados.También aparece el panel de tareas Área de trabajocompartida, que suministra información desde el Áreade documentos. Debido a que el archivo adjuntocompartido está en el equipo local del usuario, puedemodificarse con o sin conexión, incluso si otros usuariosestán trabajando en la copia del servidor o en sus

propias copias conectadas localmente. A partir de esemomento, no es necesario que los usuarios deMicrosoft Office 2003 reenvíen copias del documentopor correo electrónico, lo que ayuda a eliminar laconfusión y ahorra espacio de almacenamiento y anchode banda en la red.

Cuando se comparte un archivo adjunto en un sitio deÁrea de documentos, se avisa a cada colaboradorcuando otros han realizado cambios en el documentoy se le da la oportunidad de revisar los cambios oaportar los suyos propios en tiempo real. Al utilizarlas tareas y alertas de Microsoft Windows SharePointServices, los compañeros de trabajo también puedenseguir el avance de otros colaboradores.

Documento con el panel detareas Área de trabajo

compartida abierto en lalista de personas que

colaboran en el documento

Donde sea que aparezca unnombre en Microsoft OfficeOutlook 2003 o en undocumento compartido, unusuario puede colocarsesobre el nombre paraproducir un icono depresencia con un menú decontexto para ayudar alusuario con las opcionespara contactar a esapersona. Se pueden iniciarinmediatamente lasconversaciones conMensajes instantáneos



La integración de mensajes instantáneos permite vercuándo otros autores están en línea e iniciarconversaciones con los mismos. Además, ya que eldocumento sigue adjunto al mensaje de correo, todofunciona fuera de línea, tal como sucedía enversiones anteriores.

Área de reuniones

Las Áreas de reuniones son para todos los quededican tiempo a preparar, realizar y dar seguimientoa las reuniones. El Área de trabajo proporciona unsitio seguro y en línea para centralizar todas lascomunicaciones, documentos y logística relacionadoscon las reuniones, y resulta la ubicación perfectapara todos los elementos relacionados con lasreuniones que tienen que ser organizados,compartidos y archivados. El Área de reuniones estádiseñada de forma que el proceso de reuniones seamás intuitivo, ágil y eficaz, y para ayudar a losclientes a ahorrar tiempo y mejorar la productividad.

El Área de reuniones, construida sobre MicrosoftWindows SharePoint Services y elementos Web, esesencialmente un sitio personalizado queproporciona herramientas simples y directas queayudan a convocar a los empleados a reuniones

únicas, recurrentes o relacionadas. Para establecerfácilmente un Área de reuniones mediante MicrosoftOffice Outlook 2003, cree una Solicitud de nuevareunión y, después, haga clic en el botón Servicios enlínea para reuniones.

Con Área de reuniones, los administradores puedenplanear fácilmente una reunión, coordinar a lospar ticipantes, proporcionar los documentos oaccesorios necesarios para el área de reunión,conectar con usuarios remotos, capturar lainformación, tareas y conceptos de seguimientogenerados durante la reunión y divulgar las notas yconceptos de acción de las reuniones, capturados,por ejemplo, con Microsoft Office OneNote 2003.

Los usuarios también tienenacceso a estas funcionesdel sitio Web de MicrosoftWindows SharePointServicesque aloja el Áreade trabajo compartidadirectamente desde elpanel de tareas Área detrabajo compartida o alexplorarlo desde unexplorador Web

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El Área de reunionesproporciona un área

consolidada paraprogramar y divulgar

materiales a losparticipantes, así como

mantener un seguimientode resultados. Pueden

agregarse fácilmenteelementos Web para

proporcionar otros flujosde información

Un Panel de tareas departes Web fácil de utilizar

permite a los usuariospersonalizar rápidamente elsitio del Área de reuniones



El Área de reuniones admite, entre otras, lasfunciones siguientes:

• Divulgar los conceptos y materiales de laagenda planeados previamente

• Compartir información visual, contenidos, actasde las reuniones y conceptos de acción

• Facilitar las reuniones recurrentes

• Informar acerca de problemas en las reunionesactuales

• Actualizar la información relacionada sin tenerque volver a enviar la convocatoria de reunión

• Tomar notas simples durante la reunión ocapturar notas más complejas desde MicrosoftOffice OneNote 2003, por ejemplo

• Conectar a los usuarios móviles a las reuniones

• Integración con las vistas del calendario dereuniones de una lista de Microsoft WindowsSharePoint Services

• Crear, aprovisionar y administrar el sitio de Áreade trabajo

• Integración del Área de trabajo con cualquiersitio de SharePoint

• Relacionar la información del Área de trabajo através de los paneles de tareas de aplicaciones

• Modificación de los datos del Área de trabajo através de Microsoft Office Excel 2003,PowerPoint y Word

Calendarios paralelos

Microsoft Office Outlook 2003 permite ver varioscalendarios, incluidos calendarios locales, calendariosde carpetas públicas, calendarios de otros usuarios y

vistas de calendario, de forma paralela, en la ventanade Microsoft Office Outlook 2003. Los calendarios sedesplazan juntos y están codificados por color, lo queresulta útil para compararlos o buscar un compañero detrabajo. Los usuarios pueden arrastrar citas entrecalendarios o a su propio calendario, o utilizar la función“Nueva reunión con” para establecer rápidamente unareunión con los propietarios de algunos o todos loscalendarios abiertos.

Una vez que un usuario ha abierto un calendario, acontinuación éste aparecerá en el móduloCalendario del panel de exploración (en la par teinferior izquierda). Para activar varios calendarios,uno junto a otro, el usuario simplemente tiene queactivar el cuadro situado junto a los calendariosdeseados. Para desactivar un calendario, sólo hayque desactivar el cuadro.

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La vista de calendariosparalelos en MicrosoftOffice Outlook 2003. Dellado izquierdo, el Panel denavegación muestra loscalendarios a los que tieneacceso el usuario. El usode la función Nuevareunión con abre varioscalendarios uno junto aotro. Haga clic con elbotón alterno en elcalendario y resalte“Nueva reunión con”

• El panel de exploración(izquierda) muestra loscalendarios a los quetiene acceso el usuario.Ver estos calendariossimultáneamente es tansimple como hacer clicen el cuadro situadojunto al calendario

• Para abrir el calendariode otro usuario (requiereMicrosoft Exchange),haga clic en “Abrir uncalendario compartido”.Debe tener permiso paraver el calendario de otrousuario, en casocontrario, no podrá abrirlo

• Para compartir su calendario con otros(requiere Microsoft Exchange), haga clic en“Compartir mi calendario” y asigne lospermisos necesarios



Microsoft Windows SharePoint Services yMicrosoft Office Outlook 2003

Con Microsoft Office 2003, los datos de MicrosoftWindows SharePoint Services pueden utilizarsedirectamente en Microsoft Office Outlook 2003 parapermitir a los usuarios hacer un mejor uso de lainformación del grupo al integrarla con la propia.Por ejemplo, un grupo puede colocar su calendariode revisiones de producto en un sitio de SharePointpara que sirva como referencia para todo el grupo.Los miembros del grupo pueden comparar elcalendario con los suyos respectivos al abrir lavista del calendario directamente en una lista deSharePoint junto con sus calendarios de Outlook.Los eventos de una lista de SharePoint tienen lamisma apariencia y comportamiento que las citasde Outlook y pueden arrastrarse y soltarse desde elcalendario de SharePoint al calendario de Outlookde cada usuario.

Otros beneficios de la estrecha integración entreMicrosoft Windows SharePoint Services y Outlooken Microsoft Office 2003 incluyen lo siguiente:

• Servidor de grupo de trabajo. Las pequeñasempresas pueden utilizar Microsoft WindowsSharePoint Services como un pequeño servidorde grupo de trabajo que permite compartircontactos y calendarios sin necesitar un servidorde Microsoft Exchange Server.

• Disponibilidad sin conexión. Los datos deMicrosoft Windows SharePoint Ser vicesquedan en la memoria caché del equipo local,de tal manera que se pueden utilizar sinconexión. Esto significa que las listas decalendarios y contactos pueden verse aunqueel sitio de SharePoint no esté disponible, porejemplo, cuando el usuario está en un avión.

• Microsoft Windows SharePoint Services enMicrosoft Outlook 2003. Los usuarios deMicrosoft Office Outlook 2003 pueden abrir laslistas de calendario, las listas de eventos y laslistas de contactos en la interfaz de Outlookcomo un origen de datos de sólo lectura. Losdatos de Microsoft Windows SharePoint Servicestienen la misma apariencia y comportamientoque los calendarios nativos y las listas decontactos de Outlook, e incluyen la capacidad deabrir un calendario junto a otro.

Información integrada de contactos ycalendario

Contactos y Calendarios son listas comunes paraalmacenar información, tanto personal como de grupo.Microsoft Office Outlook 2003 y Windows SharePointServices permiten ahora a los usuarios ver calendariosde grupo y personales simultáneamente. El usuariopuede seleccionar ver el calendario y los contactos delgrupo directamente en Outlook, de manera que lainformación siempre esté disponible.

La lista de calendario o de contactos deMicrosoft Windows SharePoint Services seañade a Microsoft Office Outlook 2003 y seabre en la ventana de Outlook. Si abre uncalendario, la lista de calendario se abrejunto a su calendario predeterminado y seagrega a la lista “Otros calendarios”. Laslistas de contactos pueden verse en Outlookde la misma forma

Para ver una lista de calendario deMicrosoft Windows SharePointServices en Microsoft Office Outlook2003, vaya a ese calendario medianteel explorador Web. Haga clic en elbotón “Vínculo al calendario” en labarra de herramientas. MicrosoftOffice Outlook 2003 le pedirá queconfirme que desea añadir elcalendario: haga clic en Sí

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Alertas de Microsoft Windows SharePointServices y vínculos de “Enviarme alerta”

Las alertas especializadas pueden permitir a lostrabajadores ser más efectivos, al mantenersefácilmente actualizados con la información relevante.Los usuarios pueden tener acceso a alertas si hacenclic en los vínculos de Enviarme alerta en cualquier sitioWeb de SharePoint o si eligen Reglas y alertas en elmenú Herramientas de Microsoft Office Outlook 2003 y,después, hacen clic en la ficha Organizar alertas.

Las alertas notifican a los usuarios sobre los cambiosen los documentos, muestran conceptos, Bibliotecasde documentos, listas, encuestas o incluso resultadosde búsqueda, mediante el envío de notificaciones porcorreo electrónico. Además, los usuarios puedenestablecer fácilmente reglas para mover los mensajesde correo electrónico de las alertas a las carpetas, ypueden ver todas las Alertas activas en MicrosoftOffice Outlook 2003 con el cuadro diálogo de Reglas yalertas. A continuación, los usuarios pueden eliminarla alerta, ir directamente al sitio Web, crear reglas paraactuar en las alertas, etc.

Listas de Microsoft Windows SharePointServices

Los usuarios de Microsoft Windows SharePointServices se benefician de la capacidad mejorada deMicrosoft Office 2003 para trabajar con las listas deSharePoint. Cada mejora en la experiencia de la listaen Microsoft Windows SharePoint Services permiteun intervalo de escenarios que antes no eranposibles. Además, la nueva capacidad de combinarlas listas de Microsoft Windows SharePoint Servicescon la funcionalidad enriquecida de las aplicacionesprincipales de Microsoft Office 2003 presentanuevas posibilidades de colaboración, recopilaciónde datos y análisis.

• Vista de cuadrícula. Similar al estilo depresentación de cuadrícula en Microsoft OfficeExcel 2003, la vista de cuadrícula proporcionaa Microsoft Windows SharePoint Servicesuna funcionalidad similar a la de Excel,como cálculo de fórmulas, Autorellenar,Autocompletar, Ordenar y Filtro.

• Colaboración en lista de usuarios múltiples.Ahora varios usuarios pueden editar la mismalista al mismo tiempo. Microsoft WindowsSharePoint Services detecta los conflictos y,a continuación, presenta opciones para laresolución de los mismos.

• Fácil modificación. Los usuarios puedenarrastrar y colocar para reordenar filas ycolumnas, o mover datos dentro de una lista.

• Integración con las aplicaciones de MicrosoftOffice 2003. Ahora, los usuarios pueden tenerlo mejor de ambos entornos al utilizar lasaplicaciones de Office para trabajar con laslistas de SharePoint. Al utilizar Excel, porejemplo, los usuarios pueden imprimir listas,emplear listas sin conexión y crear tablas ográficos con los datos de las listas.

• Nuevas listas. Las nuevas listas incluyenBibliotecas de imágenes que ofrecenopciones para almacenar y ver imágenes, yBibliotecas de documentos de negocios,que permiten la autoría, modificación yalmacenamiento de soluciones en XML conel sitio del grupo.

• Listas mejoradas. Las mejoras en las listasexistentes incluyen opciones paraprogramar reuniones recurrentes en listasde eventos y nuevas configuraciones deseguridad que permiten la delegación depermisos a un nivel por lista.

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Haga clic en los vínculos de Enviarmealerta en los sitios Web de MicrosoftWindows SharePoint Services pararegistrarse rápida y fácilmente

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Tablas vinculadas entre Microsoft OfficeAccess 2003 y Windows SharePoint Services

Ahora, los usuarios pueden vincular las tablascreadas en Microsoft Office Access 2003 con laslistas de los sitios de SharePoint con capacidadescompletas de lectura y escritura. Esto permite queMicrosoft Windows SharePoint Services se utilicecomo un nuevo tipo de servidor de base de datos

para usuarios de Access que deseen colaborar conotros en la Web mediante la interfaz familiar deescritorio o que deseen incorporar datos deSharePoint a otros proyectos de seguimiento que yarealicen con Access.

A esta funcionalidad se tiene acceso mediante lafunción de Vincular tabla. El usuario especifica quedesea utilizar SharePoint como el tipo y luegoselecciona el sitio Web y el nombre de la lista.

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Protección de la propiedad intelectual digital

Con Microsoft Office 2003, los derechos demodificación y la protección de contenidos de losdocumentos permiten salvaguardar a los propietarios yespecificar las personas que pueden hacer cambios; lafuncionalidad de Administración de permisos sobre lainformación (IRM) permite que las funciones comocortar, copiar, pegar, imprimir y reenviar correoelectrónico se restrinjan en documentos específicos,lo que ofrece a los usuarios y las organizaciones máscontrol sobre sus valiosos activos de información.

IRM en Microsoft Office 2003

La tecnología de Administración de permisos sobre lainformación en Microsoft Office 2003 y MicrosoftWindows SharePoint Services proporciona a lasorganizaciones y los trabajadores del conocimientoun mayor control sobre su propia información. IRM esuna tecnología de seguridad consistente de Microsofta nivel de archivo que permite al usuario especificarquién puede tener acceso y utilizar los documentos omensajes de correo electrónico y proteger supropiedad intelectual digital frente a impresión,reenvíos o copias sin autorización.

IRM es una tecnología de seguridad de la información,no una tecnología de seguridad de las redes, quepermite compartir y enviar documentos por correoelectrónico, al tiempo que mantiene control sobre laspersonas que pueden utilizar la información y el motivopor el que la utilizan. Una vez que se protege undocumento o correo electrónico con esta tecnología,las restricciones de acceso y de uso se aplican sinimportar dónde esté ubicada la información.

La compatibilidad con IRM en Microsoft Office 2003ayuda a las corporaciones y a los trabajadores delconocimiento a satisfacer dos necesidadesfundamentales:

• Protección de la propiedad intelectual digital.Hoy, la mayoría de las corporaciones confían enlos servidores de seguridad, la seguridad deregistro y otras tecnologías de red paraproteger su propiedad intelectual digital. Ellímite fundamental de estas tecnologías esque, cuando los usuarios legítimos tienen

acceso a la información, la pueden compartircon personas no autorizadas, infringiendopotencialmente las directivas de seguridad.IRM protege la propia información frente alacceso y reutilización no autorizados.

• Privacidad, control e integridad de lainformación. Con frecuencia, los trabajadoresdel conocimiento tratan con información que esconfidencial o sensible, y confían en ladiscreción de otros para mantener losmateriales sensibles dentro de la organización.IRM elimina cualquier tentación de reenviar,pegar o imprimir información confidencial, aldeshabilitar estas funciones en losdocumentos y mensajes de correo electrónicoprotegidos por IRM.

Para los administradores de sistemas, IRM permitela aplicación de las directivas corporativasexistentes respecto a la confidencialidad de losdocumentos, el flujo de trabajo y la retención demensajes de correo electrónico. Para los directoresgenerales y los responsables de la seguridad,reduce significativamente los riesgos actuales deque la información clave de la compañía llegue amanos de la gente equivocada, ya sea poraccidente, por descuido o de forma malintencionada.

Cuando esté activada por la organización, losusuarios de Microsoft Office 2003 podrán aprovecharfácilmente esta tecnología. Una inter faz simple,basada en las “plantillas de permisos”personalizables, que están disponibles en la barra deherramientas estándar, hace que IRM sea cómodo yfácil de utilizar. La integración con Active Directoryproporciona un nivel de conveniencia inusitado en lascontraseñas específicas de documentos actuales.Por último, un Visor IRM sin coste garantiza quecualquier usuario de Microsoft Windows puedaconsumir documentos protegidos por IRM,independientemente de que utilice o no MicrosoftOffice 2003, lo que permite a las organizacionescompartir su propiedad intelectual fuera de lacompañía al mismo tiempo que aplican sus directivasde seguridad.



IRM en los mensajes de correo electrónicode Microsoft Office Outlook 2003

IRM se puede utilizar en Outlook para evitar elreenvío, copia o impresión de mensajes de correoelectrónico. Los mensajes protegidos durante eltránsito se encriptan automáticamente y, cuando elremitente aplica las restricciones, Outlook desactivalos comandos necesarios. Los documentos deMicrosoft Office 2003 adjuntos a los mensajesprotegidos también se protegen automáticamente.

IRM en documentos de Microsoft OfficeExcel 2003, Word y PowerPoint

Se pueden proteger los documentos de MicrosoftOffice 2003 por usuario o por grupo (los permisospor grupo requieren Active Directory para expansiónde grupo). Cada usuario o grupo recibe un conjuntode permisos de acuerdo con las funciones definidaspor los propietarios de los documentos: Visor, Revisoro Editor. Dependiendo del papel del destinatario, IRMdesactiva cier tos comandos para aplicar lospermisos asignados. Los propietarios tambiénpueden evitar la impresión y establecer fechas decaducidad. Los documentos no se pueden abrir unavez caducados.

Si un documento protegido se reenvía a un destinatariono autorizado, junto con el correo electrónico delpropietario del documento aparece un mensaje deerror que solicita permisos adicionales. Si elpropietario del documento decide no incluir unadirección electrónica, los destinatarios no autorizadossimplemente reciben un mensaje de error.

Directrices de la organización

Al utilizar la tecnología IRM, Microsoft Office 2003permite a las compañías crear “plantillas de permisos”que aparecen en las aplicaciones de Microsoft Office2003. Por ejemplo, una compañía puede definir unaplantilla llamada “Confidencial de la compañía”, queespecifica que sólo los usuarios del dominio de lacompañía pueden abrir los documentos o mensajes decorreo electrónico protegidos con esa plantilla. No haylímites al número de plantillas que se pueden crear.

Visor de IRM

Debido a que la protección de los permisos se aplicaen el nivel de programa, los archivos de MicrosoftOffice 2003 protegidos con la tecnología IRM sólo sepueden abrir con Microsoft Office 2003 o posterior.Sin embargo, Microsoft ofrece un visor de IRM sincoste que permite a los usuarios que no utilizanMicrosoft Office 2003 leer los materiales protegidoscon IRM. El visor de IRM estará disponible para sudescarga sin costo en www.microsoft.com (puedenaplicarse cargos por el tiempo de conexión).

El visor de IRM sin coste también tiene una función

importante en la comunicación con los socios denegocios, ya que las compañías pueden elegir migrar aMicrosoft Office 2003 en el momento en que deseen.Con el visor de IRM, las compañías que deseenaprovechar IRM para crear contenidos protegidos puedencambiar a la nueva versión de Office sabiendo que elconsumo de sus contenidos protegidos es gratuito.

Requisitos adicionales del servidor paraIRM

Para disponer de la funcionalidad de IRM en MicrosoftOffice 2003, Microsoft Office Outlook 2003 y WindowsSharePoint Services se requiere de Microsoft WindowsServer 2003 y una licencia Premium de acceso decliente. Además, Microsoft alojará un servicio IRM paraclientes que no cuenten con Microsoft Windows Server2003. Este servicio permitirá a los usuarios compartirdocumentos y mensajes de correo electrónico protegidosmediante Microsoft Passport como mecanismo deautenticación, en lugar de Active Directory.

Modificación estructurada en MicrosoftOffice Word 2003

Microsoft Office Word 2003 incluye funcionesadicionales para permitir a grandes números deusuarios colaborar en documentos grandes ysofisticados de una manera estructurada.

Bloqueo de estilos

Muchas grandes organizaciones necesitan producirdocumentos con un estilo o apariencia coherentes.Esto se logra con estilos de Microsoft Office Word2003, pero muchos usuarios no están familiarizadoscon la forma de trabajar con los estilos, por lo querecurren directamente a dar formato al documento.

Vista del Creador del Panelde tareas de Protegerdocumentos



Con el tiempo, los documentos grandes con unformato directo son difíciles de mantener, ya queactualizar los estilos no cambia la apariencia deldocumento y mover partes de un documento a otrono produce el resultado deseado.

Con Microsoft Office Word 2003, un administrador ousuario avanzado puede establecer una plantilla odocumento con un conjunto de estilos específicos. Alutilizar la función de Bloqueo de estilos de Word, elusuario puede aplicar el uso exclusivo de los estilosespecificados. Todos los formatos directos quedandesactivados. Esto permite que muchas personaspuedan editar documentos complejos y, aún así,mantener un formato estructurado.

Permisos de rango

En documentos de colaboración muy grandes, esposible que se asignen cier tas par tes de undocumento a algunos usuarios para que trabajen enellas. Sin embargo, en versiones anteriores no existíaninguna manera de asegurar que sólo modificarían laparte del documento que se les asignaba. Cuandollegaba el momento de cotejar las ediciones ycombinar los cambios en un documento maestro, confrecuencia el gran número de ediciones en conflictocausaba problemas.

Los Permisos de rango en Microsoft Office Word2003 permiten proteger partes de un documentocontra la modificación por parte de algunos o todoslos usuarios. Al utilizar el panel de tareas Protegerdocumentos, un editor puede proteger primero eldocumento completo contra cualquier modificación(permitiendo opcionalmente sólo comentarios),después seleccionar partes individuales deldocumento para asignar permisos y, por último, elegirlos usuarios que pueden editar esas áreasseleccionadas. Posteriormente, al cotejar loscambios de varias personas, el editor puede estarseguro de que dos personas no hayan editado lamisma área y, por lo tanto, no habrá conflictos.

Una vez que se han establecido los permisos, elpanel de tareas cambia el enfoque de ayudar alcreador a establecer los permisos y manejar la listade usuarios, a ayudar a los usuarios a encontrar lassecciones que puedan editar.

Vista de un documentoprotegido. El Panel detareas Protegerdocumentos aparece enel lado derecho

Vista del usuario delPanel de tareasProteger documentos



Las mejoras organizativas y de diseño de MicrosoftOffice Outlook 2003 incluyen lo siguiente:

• Apariencia totalmente nueva. Microsoft OfficeOutlook 2003 proporciona una visión totalmentenueva de lo que debería ser una aplicación decorreo electrónico, basada en estándaresprobados en tiempo de lectura y diseño que hansido utilizados por los periódicos durante años.

• Panel de exploración. El nuevo panel deexploración de Microsoft Office Outlook 2003proporciona a los usuarios exploración contextualmás relevante en toda la aplicación, en lugar deuna lista estática de carpetas.

• Funciones mejoradas de correo. Se hanrealizado varias mejoras, solicitadas por losclientes, al proceso de direccionamiento,preparación y envío de mensajes de correoelectrónico, a fin de ayudar a todos los usuariosa ser más productivos con sus mensajes decorreo electrónico.

Además, se han añadido otras funciones a MicrosoftOffice Outlook 2003 para ayudar a los usuarios aorganizar, dar prioridad y mantenerse actualizadossobre nuevos desarrollos mientras trabajan:

• Marcas rápidas. Las Marcas rápidas,codificadas por color, ayudan a los usuarios aefectuar el seguimiento de los mensajes querequieren atención.

• Carpetas de búsqueda. Las Carpetas debúsqueda facilitan el agrupamiento deinformación relevante sin tener que mover ocopiar mensajes.

• Notificación de correo nuevo. Una nuevaalerta de escritorio para los mensajesentrantes de correo electrónico y el iconoÁrea de notificación ayudan a los usuarios deMicrosoft Office Outlook 2003 a efectuar elseguimiento de su correo electrónicomientras trabajan con otras aplicaciones.

• Reglas y alertas. Las Reglas y alertasmejoradas permiten a los usuariosestablecer notificaciones para lasactualizaciones del sitio Microsoft WindowsSharePoint Services, los resultadosinstantáneos de búsquedas, etc.; estoayuda a los trabajadores a mantenerseinformados acerca de los eventos de flujode trabajo a medida que ocurren.

Otras mejoras de Microsoft Office 2003 estándiseñadas para proporcionar más flexibilidad a lostrabajadores y compañías en cuanto a la divulgación,el acceso y la presentación de la información:

• Biblioteca de búsqueda. El panel de tareasBiblioteca de búsqueda ofrece a los usuariosacceso a la información en las redes localeso en la Web directamente desde cualquieraplicación de Microsoft Office 2003.

Administración y controlde la información

Actualmente, la información se mueve a tal velocidad que muchas compañías tienen problemaspara administrarla y muchos trabajadores los tienen para entenderla. Microsoft Office 2003 ayudaa los trabajadores a manejar esta “sobrecarga de información” con nuevas herramientas que lespermiten organizar la información de la forma que deseen.

Microsoft Outlook, en particular, se ha rediseñado ampliamente. Microsoft Office Outlook 2003proporciona una nueva apariencia, nuevas características y nueva funcionalidad para ayudar a losusuarios a clasificar totalmente los mensajes de correo electrónico de manera rápida, ver másinformación al mismo tiempo, recordar los mensajes de correo electrónico que requierenseguimiento y añadir conceptos similares sin archivarlos manualmente.

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MEJORADOMEJORADO

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• Faxes por Internet. Las aplicaciones deMicrosoft Office 2003, incluida Microsoft OfficeOutlook 2003, se integran directamente con losservicios de fax por Internet. Ahora, los usuariospueden enviar faxes a personas, a variosdestinatarios y a otros países tan fácilmentecomo envían un mensaje de correo electrónico,sin que sea necesario intentarlo varias veces ovolver a marcar teléfonos ocupados.

• Mejoras en Microsoft Office PowerPoint 2003.Ahora, Microsoft Office PowerPoint 2003admite más tipos de medios y permite queéstos se vuelvan a reproducir en modo depantalla completa durante presentaciones dediapositivas.

• Soporte de tinta. Para usuarios de TabletPC, las anotaciones de tinta ahora seadmiten en todo Microsoft Office 2003.

• Mejoras en el rendimiento de la red. Elnuevo Modo de intercambio de memoriacaché de Microsoft Office Outlook 2003ayuda a aislar a los trabajadores delrendimiento de la red, al mismo tiempoque ayuda a los administradores desistemas a controlar el ancho de banda.

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La nueva apariencia de Microsoft OfficeOutlook 2003Nueva vista del correo electrónico

Microsoft ha prestado atención a la forma en que losclientes interactúan con su correo electrónico y ha tomadoel ejemplo de la comunidad de publicaciones en surediseño de Microsoft Office Outlook 2003. En MicrosoftOffice 2003, Outlook cuenta con una nueva vista delcorreo electrónico que rompe con el molde tradicional.

La nueva vista del correo electrónico funciona junto conel Panel de lectura (que se describe más adelante) paracrear un diseño de mensajes en pantalla muy eficientey fácil de utilizar. La orientación de la columna verticalde la nueva vista hace posible ver casi el doble de datosen una pantalla a la vez. La nueva vista de correo

electrónico también está optimizada para ayudar a losusuarios a encontrar fácilmente conceptos y explorarsus mensajes de correo electrónico. Este diseñoeficiente significa dedicar menos tiempo a desplazarsepor la ventana y más tiempo a terminar el trabajo.

Panel de lectura

El panel de lectura ayuda a reducir la tensión ocular yhace que el tiempo dedicado a leer el correo electrónicosea más eficiente, al mostrar más información acercadel mensaje en la pantalla sin necesidad de desplazarsey al reducir la necesidad de abrir y manejar variasventanas independientes para mensajes diferentes.

Gracias a su diseño vertical, el panel de lectura deMicrosoft Office Outlook 2003 presenta los mensajesde una manera más coherente con la forma en que losperiódicos han diseñado textos durante cientos de años.Este simple cambio de diseño del panel de vista previade Outlook, junto con la nueva lista de mensajes demúltiples líneas, hace que, en un monitor del mismotamaño, la vista que el usuario tiene de los mensajes decorreo sea casi el doble en comparación con el panel devista previa horizontal de las versiones anteriores deMicrosoft Outlook, lo cual resulta más cómodo.

Vista de orientación vertical y multilínea.

En Microsoft Office Outlook 2003, los mensajes de

correo se envuelven en una columna vertical al

asignar varias líneas a cada mensaje. Este diseño

multilínea se optimiza para presentar la información

más importante al usuario.

En estudios de los usuarios de Microsoft Outlook,

se encontró de manera abrumadora que el nombre

y la dirección del remitente son los criterios más

importantes y considerados al decidir abrir los

mensajes de correo electrónico. La vista multilínea

pone el nombre del remitente en texto oscuro en la

esquina superior izquierda, facilitando explorar la

lista de nombres importantes. La información

secundaria se presenta en sombras más ligeras de

texto para llevar la vista hacia la información más

importante. Esta vista también facilita la selección

de mensajes con el bolígrafo en una Tablet PC.

Nueva vista de correo electrónicoorganizada por fecha. La nuevavista de correo está diseñadaverticalmente. Cuando el usuariono necesita mirar de un lado a otroentre líneas horizontales, puedeencontrar la información másrápidamente



Organizar por (Agrupación inteligente)

Al crear listas, los usuarios, naturalmente, agrupanconceptos similares, como una lista de asuntospendientes bajo los encabezados “Hoy”, “Mañana” y“Próxima semana”. La nueva vista de correo electrónicoaplica automáticamente agrupamientos inteligentespara ayudar a los usuarios a organizar los mensajes.

Por ejemplo, cuando los usuarios organizan losmensajes de correo por fecha de recepción, MicrosoftOffice Outlook 2003 los divide en grupos simples,como “Hoy”, “Ayer”, “La semana pasada”, “El mespasado”, etc. Cuando los usuarios reorganizan losmensajes por tamaño, Microsoft Office Outlook 2003los divide nuevamente en grupos descriptivos, como“Grande”, “Pequeño”, “Muy grande”, etc. Estosgrupos facilitan a los usuarios la exploración de lalista y la búsqueda, ya que están trabajando de laforma en que lo hace la mayoría de la gente.

El panel de lectura estáactivado de manerapredeterminada en MicrosoftOffice Outlook 2003. Losusuarios también puedenactivarlo si hacen clic en Ver-> Panel de lectura ->Derecho

Comparación del panel de lectura con el antiguo panel de vista previa, con el mismo tamaño de bandeja de entrada y depantalla. El panel de lectura admite más de tres párrafos de texto y 14 mensajes de correo electrónico, mientras que elanterior panel de vista previa de Microsoft Outlook sólo mostraba dos párrafos de texto y 11 mensajes de correo electrónico

NUEVONUEVO

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Bandeja de entradaorganizada por tamaño.Microsoft Office Outlook2003 separa los mensajesde correo electrónico engrupos lógicos y adecuadospara la lectura humana.Debido a que los grupos sepueden usar como objetos,un usuario podría arrastrartodo el grupo “Grande” a sucarpeta de Conceptoseliminados con un clic parauna administración fácil deltamaño del buzón



Los usuarios avanzados pueden tratar estos gruposcomo objetos y optar por mover, suprimir, copiar,reenviar o realizar otras acciones en todos loselementos de un grupo a la vez. Por ejemplo, es posibleagrupar los mensajes de correo por fecha y, acontinuación, arrastrar todos los mensajes del “El mespasado” a otra carpeta y archivarlos con un solo clic.

Fechas inteligentes

Para poder utilizar el espacio de forma más eficiente, lasFechas inteligentes cambian el formato de la fecha alinstante, basándose en la fecha en que se recibieron losmensajes. Por ejemplo, un mensaje de correo electrónicoque se recibió hoy sólo muestra la hora: 3:40 p.m. Losmensajes recibidos esta semana muestran el día de lasemana y la hora: miércoles, 1:24 a.m. Para el correorecibido hace muchos meses, la hora exacta es menosimportante, así que Microsoft Office Outlook 2003 sólomuestra la fecha: 1/12/2003.

Panel de exploración

El panel de exploración se ha diseñado para aumentarla eficiencia en Microsoft Office Outlook 2003, alcombinar los principales aspectos de exploración y usocompartido de la aplicación en un panel fácil de utilizar.Con el panel de exploración, los usuarios obtienen unaexploración contextual más relevante a través deOutlook, no simplemente una lista estática de carpetas.

En el Calendario, por ejemplo, los usuarios ven elexplorador de fechas y otros calendarios compartidos

de los usuarios. En Contactos, los usuarios obtienenuna lista de todas las carpetas de contactos quepueden abrir, tanto locales como compartidas, asícomo diferentes formas de ver los contactos.

El panel de exploración está activado de manerapredeterminada. Para desactivarlo o volverlo a activar,haga clic en Ver -> Panel de exploración.

El panel de exploración mejora Microsoft Office Outlook2003 en varios puntos:

• Uso eficiente de la “propiedad” de la pantalla.Lo mejor de la barra de Outlook y la lista decarpetas se unen en un espacio más pequeño yeficiente. Toda la exploración, no sólo lascarpetas, se encuentran en un mismo lugar; asílos usuarios disponen de mucho más espaciopara ver los datos, por ejemplo, los usuariospueden ver, en Microsoft Office Outlook 2003,hasta el doble del calendario que veían enMicrosoft Outlook 2002.

• Exploración contextual. La exploraciónsimplificada y contextual muestra los datos másrelevantes para cada tipo de información deMicrosoft Office Outlook 2003. Por ejemplo, en elpanel de correo, los usuarios ven la lista decarpetas de correo y carpetas de búsqueda. En elCalendario, ven un seleccionador de fecha y unalista de los calendarios que están disponibles.

• Datos compartidos. El uso compartido sesimplifica al presentar datos compartidos juntocon los propios datos del usuario. Por ejemplo,los usuarios pueden ver otros calendarios, a losque tienen acceso junto al suyo propio.

• Opciones del menú Ver. Las opciones del menúVer se muestran directamente en el panel deexploración y permiten cambiar la forma en quese muestra algo.

• Inicio rápido. Los usuarios avanzados aprecian lacapacidad de reducir los botones de los módulosen una barra de Inicio rápido, para así ahorrarespacio.

• Menú Ir a. El menú Ir a y los accesos rápidosasociados del teclado simplifican el acceso alpanel de exploración.

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Al hacer clic en el botónOrganizar por, aparece unalista de los tipos posibles deorganización, como Fecha,De, Asunto, Tamaño,Indicador, etc. Este menútambién está disponiblecomo Ver -> Organizar portamaño del buzón

Al estar organizados por fecha,Microsoft Office Outlook 2003separa los mensajes en Hoy, Ayer,Lunes, Domingo, La semanapasada, etc. Estos grupos puedenminimizarse para ahorrar espacio

Panel de exploración.La barra divisoria entre losbotones grandes en laparte inferior y el panel decontenido pueden moversehacia arriba o hacia abajopara crear botones másgrandes o más pequeños.Los botones grandes sonmuy adecuados para hacerclic fácilmente con TabletPC u otros equipos en losque se hace clic con unbolígrafo; o bien, losusuarios pueden optar porreducir todos los botones auna barra única de Iniciorápido y así ahorrar espacio



Cada uno de los ocho módulos del panel de exploracióntiene una interfaz única, pero coherente, que presentala información más relevante en un espacio eficiente.Los ocho módulos del panel de exploración son lossiguientes:

Vista de Correo

La vista de Correo muestra las carpetas de correoelectrónico y de búsqueda, e incluye una sección decarpetas favoritas en la parte superior para un accesorápido. Para crear favoritos, los usuarios simplementetienen que arrastrar una carpeta de correo o debúsqueda al área Carpetas favoritas.

Vista de Calendario

El panel de Calendario muestra el explorador de fechasen la parte superior y, después, la lista de todos loscalendarios a los que el usuario tiene acceso, incluidoslos calendarios locales, los calendarios de MicrosoftWindows SharePoint Services, los calendarios decarpetas públicas y los calendarios de otros usuarios,en una lista simple. Los calendarios pueden activarse odesactivarse individualmente para verlos uno junto aotro en la ventana de Microsoft Office Outlook 2003.También hay vínculos para abrir los calendarioscompartidos y para compartir el propio calendario delusuario (o modificar los permisos).

Vista de Contactos

Al igual que ocurre con el panel de Calendario, el panelde Contactos muestra en un mismo lugar todas lascarpetas de contactos a las que tiene acceso elusuario, incluidas las de contactos locales, contactosde Microsoft Windows SharePoint Services, contactosde carpetas públicas y contactos de otros usuarios.También se muestran en este panel otras formas de vercontactos, como “Tarjetas de visita”, “Por organización”o cualquier vista creada por un usuario. Asimismo, hayvínculos para ver los contactos compartidos y paracompartir los contactos propios del usuario o modificarlos permisos, así como un vínculo para modificar elconjunto de vistas mostradas en el panel.

Vista de Tareas

El panel de tareas muestra una lista de todas lascarpetas de tareas a las que tiene acceso el usuario,incluidas las tareas locales, las tareas de carpetaspúblicas y las de otros usuarios. También aparecen eneste panel las vistas de tareas (otras formas de ver lastareas), que incluyen vistas integradas como “Tareasatrasadas” y “Próximos siete días”, así como cualquiervista que el usuario haya creado. Asimismo, existenvínculos a tareas compartidas y para compartir lastareas propias del usuario o modificar los permisos, asícomo un vínculo para modificar el conjunto de vistasmostradas en el panel.

Panel de exploración en la vista decorreo. De manera predeterminada,en la parte inferior existen cuatrobotones grandes y tres botonesminimizados al estado de “Iniciorápido”. La sección de la partesuperior, Carpetas favoritas, puedeincluir cualquier carpeta que deseemantener a mano para una referenciarápida; sólo tiene que arrastrarlas a lasección Carpetas favoritas

A través del módulo Calendario, todos loscalendarios locales, compartidos y degrupo se simplifican en una lista única,sin importar su ubicación

En el módulo Contactos, todas lascarpetas de contactos a las que tieneacceso el usuario, incluidas las locales,públicas y compartidas, se presentan enuna lista simple. La sección Vista actualproporciona a los usuarios una formafácil de organizar los contactos

A través del módulo Tareas, todas lascarpetas de tareas a las que tieneacceso el usuario, incluidas las locales,públicas y compartidas, se presentan enuna lista simple. La sección Vista actualproporciona a los usuarios una formafácil de organizar sus tareas en gruposlógicos



Vista de Notas

El panel de notas muestra una lista de las notas delusuario que incluye las notas compartidas. Las notasse pueden organizar en vistas como “Últimos sietedías” o “Por categoría”; cualquier vista personalizadaque haya creado un usuario también aparecerá en estepanel. Existen vínculos a notas compartidas quepermiten compartir las notas propias del usuario omodificar permisos, así como un vínculo para modificarel conjunto de vistas mostradas en el panel.

Lista de carpetas

Éste es el módulo de Microsoft Office Outlook 2003diseñado para ayudar en las actividades deadministración de archivos de datos, como archivar ycopiar entre buzones. Todas las carpetas locales detodos los tipos se muestran en la lista de carpetas, aligual que en la lista de carpetas de las versionesanteriores de Outlook. En el panel Lista de carpetas hayalgunos vínculos disponibles que ayudan a manejardirectamente los tamaños de las carpetas y las carpetasde datos de Outlook.

Acceso rápido

El panel de acceso rápido es el lugar donde puedencrearse accesos rápidos para casi cualquier elemento:carpetas de Microsoft Office Outlook 2003,aplicaciones, documentos en el disco duro, archivos enuna red, archivos compartidos, páginas Web, etc. Elusuario puede crear grupos para organizar estosaccesos rápidos, minimizarlos o expandirlos a fin deutilizar el espacio más eficientemente. Para agregar unacceso rápido, los usuarios pueden emplear el vínculoque se proporciona o, simplemente, arrastrar y colocarelementos en la lista.

Noticias

El panel de noticias muestra una lista de todas lascarpetas de noticias disponibles para el usuario, queincluyen las carpetas de noticias públicas y compartidas.Al igual que ocurre con los paneles de contactos, tareasy notas, las vistas de noticias se muestran en este panely se pueden personalizar. También se ofrecen vínculos adatos de noticias o datos abiertos compartidos. Demanera predeterminada, el panel de noticias estádesactivado, pero los usuarios pueden activarlo medianteel menú Opciones del panel de exploración o siseleccionan Noticias en el menú Ir a para tener acceso aél sin añadirlo al panel de exploración.

Menú Ir a

¡Vuelve el menú Ir a! Los usuarios también puedencambiar su vista del panel de exploración a través delmenú Ir y sus accesos rápidos integrados en el teclado.

Mejoras en las direcciones de correo

En el proceso de inserción de la dirección, preparacióny envío de mensajes de correo electrónico se hanrealizado varias mejoras solicitadas por clientes. Estasfunciones están diseñadas para ayudar a todos losusuarios a ser más productivos con su correoelectrónico. La interfaz simplificada de “Microsoft Wordcomo editor de correo electrónico” también es más fácilde utilizar, menos confusa y requiere menoscapacitación.

Ampliar las listas de distribución

Se pueden ampliar las listas de distribución paramostrar los nombres de las personas en la lista, lo quepermite añadir o quitar algunos nombres antes deenviar sin tener que modificar la lista de distribución oempezar de cero al poner la dirección de correoelectrónico.

El menú Ir a facilita laexploración deMicrosoft OfficeOutlook 2003mediante el teclado.Existen accesosrápidos simples delteclado para cada unode los módulos delpanel de exploración

Para moverse rápidamente entre los distintosmódulos del Panel de navegación, puede usar losaccesos rápidos del teclado documentados en elmenú de Ir superior:

• Correo CTRL+1

• Calendario CTRL+2

• Contactos CTRL+3

• Tareas CTRL+4

• Notas CTRL+5

Haga clic en el signo de suma situado junto a una lista dedistribución para ampliarla y mostrar a todos los miembros



Autocompletar mejorado

Autocompletar ahora correlaciona con sólo una letra enlugar de tres y la lista de Autocompletar se organiza porlas direcciones de correo electrónico más utilizadas, nopor orden alfabético. Esto significa que en muchoscasos el usuario puede introducir la dirección de correosimplemente al presionar la primera letra del nombre deuna persona. Resulta especialmente ventajoso para losusuarios de Tablet PC, al reducir el número de teclasque tienen que presionar o los clics necesarios paraescribir la dirección en un mensaje de correoelectrónico. Los usuarios dedican menos tiempo abuscar en la lista, debido a que los nombres másfrecuentes aparecen en la parte superior.

Interfaz mejorada de la Libreta dedirecciones

El cuadro de diálogo Seleccionar nombres de MicrosoftOffice Outlook 2003 se ha escrito de nuevo para ayudara los usuarios a ver más información en la pantalla a lavez. Las dimensiones de los cuadros de diálogo puedencambiarse completamente, lo que permite aprovecharlos monitores actuales más grandes, y los comandosmás comunes se han resaltado en la interfaz.

Simplificaciones en Microsoft Office Word2003 como editor de correo electrónico

La experiencia de crear un nuevo mensaje de correoelectrónico se ha simplificado de manera significativa.Los comandos se han consolidado en una barra deherramientas única, llamada “Correo electrónico”,situada directamente encima del texto del mensaje.Como resultado, el número de botones en la pantalla seha reducido en más de la mitad y facilita a los usuariosencontrar lo que buscan, al tiempo que deja másespacio para los mensajes.

Ahora, Autocompletar funciona con tan sólo un carácter.Las direcciones de correo más frecuentemente utilizadasaparecen en la parte superior de la lista

Nuevo seleccionador de la Libreta de direcciones, condimensiones que pueden cambiarse y diseño más intuitivo

El diseño de la ventana de creación de mensajes decorreo electrónico de Microsoft Office Word 2003 se hamodificado teniendo en mente la simplicidad



Marcas rápidas

A través de un estudio de los usuarios de MicrosoftOutlook, Microsoft averiguó que la mayoría de lagente hace una de estas tres cosas con casi todoslos mensajes de correo electrónico:

1. Lo responden inmediatamente.

2. Lo suprimen o lo archivan inmediatamente.

3. Si no tienen el tiempo o la informaciónnecesarios para realizar una acción deinmediato, deciden darle seguimientoposteriormente.

Para la opción número tres existen casi tantosenfoques como usuarios: marcar el mensaje como noleído, moverlo a una carpeta de correo llamada“Pendiente”, convertirlo en una tarea, suprimir oarchivar rigurosamente todos los mensajes que norequieran una respuesta, etc. Cada uno de estosenfoques resulta imperfecto y requiere mucho tiempoadicional, aunque cada estrategia puede funcionarpara un usuario en particular.

Las Marcas rápidas se han diseñado para resolver esteproblema. Se activan con un simple clic y son muyfáciles de utilizar. Los usuarios sólo tienen que hacer unúnico clic en el icono de la bandera junto a cualquiermensaje de correo electrónico, en cualquier carpeta deMicrosoft Office Outlook 2003, para marcarlo con unaMarca rápida y continuar con su trabajo, minimizando asíla interrupción de administrar correos electrónicos.Junto a cada mensaje marcado se coloca una marca conun color brillante, de tal manera que sea fácil encontrarlonuevamente.

Carpeta para seguimiento

A fin de facilitar aún más la localización del mensaje,existe una carpeta de búsqueda especial (consulteCarpetas de búsqueda más adelante), llamada “Paraseguimiento”, que siempre contiene una lista actualizadade todos los mensajes con Marca rápida en cada carpetade la bandeja de entrada: una lista de tareas pendientesautomatizada y virtual para correo electrónico. Cuando elusuario está listo para trabajar en los mensajes conMarca rápida a lo largo del día, puede cambiar a lacarpeta Para seguimiento y buscar todos los mensajesmarcados. Una vez que el usuario termina con unmensaje, simplemente hace clic una vez de nuevo paramarcarlo como Completado con una marca de la fecha yhora en que se completó. La carpeta Para seguimiento secrea de manera predeterminada y se encuentra en laparte superior de la lista de carpetas de correo, en lasección de Carpetas favoritas.

Haga clic en el icono de la marca gris para poner unaMarca rápida en un mensaje de correo electrónico. Hagaclic de nuevo en el icono para marcarlo comocompletado. La tecla “Insertar” también puede utilizarsepara añadir o completar una Marca rápida

Los usuarios también pueden seleccionar uno de los seiscolores diferentes en el menú del botón opción paracategorizar fácilmente sus conceptos de seguimiento

La carpeta “Para seguimiento” recopila una lista detareas pendientes para cada elemento que tiene unaMarca rápida en todas las carpetas de la bandeja deentrada. De manera predeterminada, se organiza porcolor de Marca rápida para que la correspondencia entrelos elementos pueda verse fácilmente

Ayudar a los trabajadores a organizarse

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Carpetas de búsqueda

Las carpetas de búsqueda ayudan a los usuarios adedicar menos tiempo a archivar los mensajes decorreo electrónico. Las mismas son, en realidad,resultados de búsquedas en directo que tienen lamisma apariencia y comportamiento que lascarpetas, pero se diferencian de las carpetastradicionales de correo electrónico en que no loalmacenan. Son carpetas virtuales que contienenvistas de todos los elementos de correo electrónicorelacionados con criterios específicos de búsqueda.Las carpetas de búsqueda muestran los resultadosde consultas de búsqueda previamente definidas,

pero todos los elementos de correo electrónicopermanecen en su carpeta original de Microsoft OfficeOutlook 2003. Con las carpetas de búsqueda, losusuarios pueden agrupar y explorar fácilmente todoslos elementos relacionados con un asunto, persona,tarea u otro criterio, sin mover físicamente losmensajes o las carpetas.

De manera predeterminada, se crean tres carpetasde búsqueda para los usuarios, de tal manera quehasta los principiantes pueden experimentar lautilidad de esta nueva herramienta:

• Correo sin leer. Todos los mensajes de correoelectrónico no leídos de un usuario, sinimportar su carpeta, se muestran en la carpetade búsqueda Correo sin leer.

Carpeta de búsqueda Paraseguimiento organizada porMarcas. Los usuariospueden arrastrar unmensaje entre grupos paracambiar su clasificación.Por ejemplo, para cambiarla bandera rápida de unelemento de amarillo aazul, un usuario sólo tieneque arrastrar el mensaje delgrupo amarillo al azul

Cuando los usuarios terminan con un mensaje de correoelectrónico, simplemente hacen clic de nuevo en el áreaMarca rápida para marcarlo como completado

Microsoft Office Outlook 2003 registra la fecha y horaen que se terminó la tarea y la muestra en la Barrade información, en la parte superior del mensaje

Escenario de Carpeta de búsqueda

Al usar Microsoft Outlook 2002, Ana archiva

todos los mensajes de su gerente, Carlos, en una

carpeta llamada “Correos de Carlos”. También

archiva todos los mensajes a los que necesita dar

seguimiento en una carpeta llamada “Lista de

pendientes”.

Así que, ¿dónde archiva Ana un mensaje de

Carlos al que necesita darle seguimiento? Con

las versiones anteriores de Microsoft Outlook,

un mensaje de correo electrónico sólo podía

estar en una carpeta a la vez. En el mejor de

los casos, podría copiar el mensaje y ponerlo

en ambas carpetas, ocupando espacio para

ambos mensajes en su buzón, lo que significa

que, si responde a uno, el otro no se actualiza.

Con las Carpetas de búsqueda en Microsoft

Office Outlook 2003, Ana no necesita archivar.

Simplemente, crea una Carpeta de búsqueda

para “Correo de Carlos” y utiliza también su

Carpeta de búsqueda “Para seguimiento”.

Cuando entra un correo electrónico de Carlos y

ella le pone una Marca rápida, ni siquiera

necesita moverlo de su bandeja de entrada. El

mensaje instantáneamente aparece en ambas

Carpetas de búsqueda. En cualquier lugar donde

busque el mensaje, ahí estará, y como sólo hay

un mensaje físico en la Bandeja de entrada, los

cambios que haga en el mensaje se realizan en

ambas Carpetas de búsqueda a la vez.

NUEVONUEVO

ORADORAD



• Para seguimiento. Esta carpeta proporcionauna lista virtual de tareas pendientes de todoslos mensajes con Marcas rápidas.

• Correo grande. Esta carpeta ayuda con lalimpieza de la bandeja de entrada, al mostrar losmensajes de correo electrónico más grandes.

Después de utilizar las carpetas de búsquedaproporcionadas, los usuarios intermedios desearáncrear las suyas propias. Para simplificar esta tarea,Microsoft Office Outlook 2003 ofrece una galería deplantillas que incluye 13 plantillas ya preparadas paracarpetas de búsqueda comunes. Estas plantillaspermiten crear un amplio intervalo de carpetas debúsqueda con sólo tres clics del ratón. Algunos aspectossobresalientes de las carpetas de búsqueda que sepueden crear con las plantillas incluyen lo siguiente:

• Correo importante. Proporciona una ubicacióncentral para todos los mensajes de correoelectrónico marcados como de importancia alta.

• Correo de y para personas determinadas.Ayuda a los usuarios a mantenerse al tanto delas relaciones personales y con los clientes, ypuede ayudar a resolver preguntas como “¿Ledebo a Janet un mensaje?” o “¿Dónde está laconversación por correo electrónico que tuvecon Marc?”.

• Correo antiguo. Resulta útil para localizarmensajes anteriores para su archivo.

Guardar resultados de Buscar o Búsquedaavanzada como carpetas de búsqueda

Desde Buscar o Búsqueda avanzada, los usuariospueden guardar cualquier búsqueda creada con

Microsoft Office Outlook 2003 como una carpeta debúsqueda o utilizar cualquiera de las plantillassuministradas para crear una carpeta de búsquedapersonalizada. En ambos casos, el usuario puedeespecificar no sólo los criterios de búsqueda, sinotambién las carpetas en las que Outlook busca para crearla carpeta de búsqueda. Las carpetas de búsquedapueden personalizarse fácilmente en cualquier momento.Los usuarios pueden incluso realizar otra búsquedadentro del contenido de una carpeta de búsqueda paraafinar aún más los resultados.

Carpeta de búsqueda“Correo sin leer”. Lascarpetas de búsquedafuncionan como carpetas,excepto en que contienenmensajes de correoelectrónico de variascarpetas

Las Carpetas de búsqueda sepueden encontrar junto conlas carpetas normales en lalista de carpetas

Los usuarios pueden arrastrarlas carpetas que más utilizan olas carpetas de búsqueda a lasección Carpetas favoritas delmódulo Correo para tenerlas a

mano; no necesitan exploraruna jerarquía compleja

Los usuarios también pueden guardar los resultados deBuscar o Búsqueda avanzada como una carpeta de

búsqueda. Para guardar los resultados de Buscar comouna carpeta de búsqueda, en la barra Buscar, haga clic enOpciones y seleccione Guardar búsqueda como carpeta de

búsqueda. Para guardar los resultados de Búsquedaavanzada como una carpeta de búsqueda, en el menú

Archivo del cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, hagaclic en Guardar búsqueda como carpeta de búsqueda



Nueva alerta de correo de escritorio

En Microsoft Office Outlook 2003, una nueva alerta deescritorio reemplaza la antigua alerta sonora de nuevomensaje de correo electrónico. La nueva alerta decorreo de escritorio se muestra con el nombre, asuntoy una vista previa corta del texto, de tal manera que losusuarios pueden ver inmediatamente si el mensaje esurgente, se debe marcar para seguimiento o si puedeignorarse de manera segura sin interrumpir la tareaactual. La alerta contiene botones rápidos para abrir,marcar con una bandera o eliminar el mensaje decorreo electrónico y desaparece sutilmente si se ignora.Esto es completamente configurable por el usuario.

Icono del área de notificación

La mayoría de los trabajadores de la informaciónmantienen su programa de correo electrónico abierto todoel tiempo. El nuevo icono del área de notificación deMicrosoft Office Outlook 2003 permite que los usuarios semantengan informados acerca de sus mensajes de correoelectrónico aunque estén trabajando en otro programa. Elicono del área de notificación muestra el estado de Outlookincluso si está oculto, minimizado o en el fondo.

El icono del área de notificación muestra varios tiposdistintos de información de nuevas formas:

• Mensajes informativos. Los globos notifican alusuario cambios en el estado y otrainformación, sin la interferencia de cuadros demensaje, que bloquean la pantalla y requierenun clic para su eliminación. El usuario puedeleer el mensaje si lo desea, pero no tiene queresponder al mismo. Un usuario también puedeelegir ignorar grupos de mensajes que no desearecibir en el futuro. (Nota: la opción Omitirmensajes entrantes no afecta a los registros deerror que puedan crearse.)

• Estado de sincronización. Este icono indicacuándo Microsoft Office Outlook 2003 estádescargando y enviando mensajes de correoelectrónico. Esto resulta útil cuando un usuariodesea trabajar en otro programa hasta queOutlook termine de enviar o recibir mensajes.

• Problemas de red. Si Microsoft Office Outlook2003 tiene un problema con la red o con el servidorde correo, lo notifica al usuario al cambiar al icono“Problemas”. En la mayoría de las configuraciones,los datos siguen disponibles en Outlook, pero no serecibirá ningún mensaje nuevo hasta que se hayaresuelto el problema. Los usuarios puedencancelar la operación de la red si hacen clic en elicono y eligen “Cancelar solicitud del servidor”.

• Ocultar al estar minimizado. Éste es un modoespecial en el que Microsoft Office Outlook 2003no aparece en la barra de tareas cuando suventana principal está minimizada. En lugar deeso, Outlook desaparece del área de notificación,pero sigue recibiendo mensajes y esperandohasta que el usuario haga doble clic en el icono ylo restaure.

La galería de plantillas de carpetas de búsqueda contiene13 tipos de carpetas de búsqueda. Para crear una carpeta

de búsqueda nueva con la galería de plantillas, en elmenú Archivo, haga clic en Nuevo y seleccione Carpeta

de búsqueda. Los usuarios también pueden crear unacarpeta de búsqueda personalizada si eligen la última

plantilla, “Crear una carpeta de búsqueda personalizada”

El icono del área de notificación puede mostrar mensajesinformativos en globos emergentes. Dicho icono siempreestá disponible en el área de notificación de la barra detareas de Microsoft Windows. Haga un clic o haga clic

con el botón derecho del ratón en el icono para mostrarel menú. Haga doble clic para abrir Outlook (aunque esté

totalmente oculto)

El menú del área de notificación permite a los usuariosactivar Ocultar al estar minimizado, así como omitir oatender grupos de mensajes informativos

La nueva alerta de escritorio de correo aparece mientrasel usuario trabaja con Microsoft Office Word 2003

NUEVONUEVO

RARA



Organizar por conversación

Organizar por conversación ayuda con la tarea máscomún que se realiza en Microsoft Office Outlook 2003:leer mensajes de correo. Se diseñó para ayudar a losusuarios a ponerse al día rápidamente con su correoelectrónico, sin tener que pasar vergüenza al respondera asuntos que ya se resolvieron.

Organizar por conversación muestra los mensajes decorreo electrónico en una vista orientada a laconversación o “hilada”, que de manera predeterminadamuestra sólo los mensajes no leídos o marcados paraseguimiento, de tal manera que el usuario no necesitarevisar docenas de mensajes leídos para encontrar losnuevos. Los mensajes similares se agrupan y lassangrías muestran claramente quién respondió a quiéndurante la conversación.

Cada conversación se puede ampliar para mostrar todoslos mensajes relacionados, de tal manera que losusuarios puedan ver fácilmente toda la conversación a lavez, en lugar de leer partes aquí y allá. Un usuario puedeOrganizar por conversación tan fácilmente como organizalos mensajes, mediante la misma interfaz, lo quesignifica que cualquiera que esté familiarizado conMicrosoft Office Outlook 2003 puede utilizar esta funcióninmediatamente. Como varios mensajes de unaconversación comparten el mismo tema, la línea deasunto sólo se muestra una vez por cada conversaciónpara que quepan casi el doble de mensajes en lapantalla. Al igual que cualquier grupo de Outlook, laconversación puede tratarse como un objeto, lo quesignifica que los usuarios pueden eliminar, copiar,archivar o reenviar toda la conversación a la vez.

Para organizar nuevos mensajes por conversación,haga clic en el cuadro Organizar por en la nueva vistade correo y haga clic en Conversación. O haga clic enOrganizar por en el menú de Ver y luego haga clic enConversación.

Bloquear contenidos externos

Con frecuencia, los mensajes con formato HTMLcontienen imágenes y, a menudo, estas imágenes no seincluyen en el propio mensaje, sino que se descargan deun servidor Web cuando se abre el mensaje de correoelectrónico. Las personas que envían mensajes nodeseados utilizan esta capacidad en su beneficio alincluir un elemento denominado “faro Web” en estosmensajes. Un faro Web notifica al servidor Web cuándoun usuario lee el mensaje no deseado para validar ladirección del correo electrónico. Con frecuencia, estotiene como consecuencia que el usuario se convierte endestinatario de más correo no deseado.

De manera predeterminada, Microsoft Office Outlook2003 ayuda a proteger la privacidad de sus usuarios yles proporciona más control sobre la información en subandeja de entrada, a través de una función llamadaBloquear contenidos externos. Si un mensaje de correoelectrónico trata de conectarse sin anunciarse a unservidor Web en Internet, Microsoft Office Outlook 2003bloquea esa conexión hasta que el usuario decide ver elcontenido mediante un solo clic. Esta función tambiénpuede desactivarse si así lo desea el usuario.

Ofrecer a los usuarios control sobre el contenidoexterno tiene varias ventajas:

• Ya no se permiten las conexiones no anunciadasa servidores Web arbitrarios en Internet, para asídisminuir el flujo de información no deseada paralos solicitantes de correo electrónico.

• Debido a que las imágenes no se muestran amenos que se solicite, es posible eliminar losmensajes ofensivos sin que el usuario tenga quever las imágenes.

• Los usuarios en una conexión de bajo ancho debanda pueden elegir si una imagen es losuficientemente valiosa para dedicar el tiempo yel ancho de banda necesarios para descargarla.

En la vista de Organizarpor conversación, losmensajes sobre la mismaconversación se agrupanjuntos y la sangría muestraquién le contestó a quién.Sólo los mensajes noleídos y los que estánmarcados con una Marcarápida se muestran demanera predeterminada,de tal manera que lapantalla permanece limpiamientras el usuario sepone al día con su correoelectrónico

Cada conversación sepuede ampliar paramostrar todos losmensajes relacionados,de tal manera que losusuarios puedan verfácilmente toda laconversación a la vez,en lugar de leer partesaquí y allá



Es importante señalar que Microsoft Office Outlook2003 mantiene toda su funcionalidad enriquecida paraver y compartir imágenes. Con Bloqueo de contenidosexternos no se bloquean las imágenes, sólo lasconexiones no anunciadas a Internet. Cuando lasimágenes se envían con el mensaje y no se encuentranen un servidor Web en algún lugar, Outlook las muestrade manera predeterminada.

• Los creadores de contenido que deseen enviarmensajes con formato HTML enriquecido a susclientes pueden hacerlo si incluyen las imágenesen el cuerpo del mensaje de correo.

• Las imágenes añadidas a los mensajes de correo conMicrosoft Office Outlook 2003 o Microsoft OutlookExpress ya utilizan el estándar MHTMLpredeterminado e incluyen las imágenes en el propiomensaje, de manera que no se ven afectadas.

• Los mensajes de correo que hagan referencia aimágenes o contenidos en la intranet o en sitiosde confianza (definidos por las zonas de intranety sitios de confianza de Internet MicrosoftExplorer) no se verán afectados.

• Los mensajes de correo enviados por un usuarioincluido en una lista de remitentes de confianzano se verán afectados. Los usuarios puedenañadir fácilmente direcciones de correoelectrónico a esta lista.

Imagen de contactos

No se permite realizar la conexión a los mensajes decorreo que intentan descargar contenidos de Internet sinel permiso del usuario. La franja en color de la barra deinformación situada en la parte superior del mensajenotifica al usuario que se bloqueó el contenido

Para asociar una imagen a un contacto, abra el contactoy haga clic en el botón Agregar imagen del formulario(que muestra un icono con dos cabezas) o en Acciones -> Agregar imagen

El cuadro de diálogo Agregar imagen permite elegir laimagen que se va a asociar al contacto

Contacto con la imagen añadida

Al hacer clic en la barra de información, aparece el menúcontextual. Los usuarios pueden activar las imágenespara un mensaje específico al utilizar este menú. Losusuarios también pueden añadir direcciones individualesde correo electrónico a una lista de “Remitentes deconfianza”, con objeto de desactivar el bloqueo decontenidos para todos los mensajes de correoprocedentes de esas direcciones



La capacidad de agregar una imagen a los contactosde Microsoft Office Outlook 2003 es una de lasfunciones que más frecuentemente se han solicitado.Con Microsoft Office Outlook 2003, pueden añadirseimágenes directamente a un contacto para ofrecer alos usuarios la capacidad de asociar una cara con elnombre y otra información del contacto.

Mejoras en las reglas y alertas deMicrosoft Office Outlook 2003

La experiencia para crear reglas nuevas se haagilizado y resulta más fácil para las reglas comunes;facilita a los usuarios la ordenación de la bandeja deentrada mediante reglas simples, así como ver y

cambiar reglas una vez creadas. Las accionescomunes de reglas pueden verse gráficamente ymodificarse rápidamente. Además, los usuariospueden asociar alertas a las reglas para verinmediatamente información actualizada.

Para ver la nueva funcionalidad de Reglas y alertas, sigauno de estos procedimientos:

• Vaya al menú de Herramientas y elija Reglas yalertas

• En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, elijaNueva regla

• Haga clic con el botón derecho del ratón encualquier mensaje de correo electrónico y elijaCrear regla

Tecnologías flexibles para la administración de información

Biblioteca de referencia

Todas las aplicaciones de Microsoft Office y MicrosoftInternet Explorer (a través de un complemento deMicrosoft Office 2003) ahora incluyen un panel detareas Referencia que permite a los usuarios buscarinformación en la Web o en un origen de datoscorporativos directamente desde la aplicación. Ahora,los usuarios pueden tener acceso a datoscorporativos y trabajar con los resultados de subúsqueda en informes, gráficos y otros documentos.

Los resultados de las búsquedas se puedenrecuperar en el documento sin cambiar de aplicacióny, gracias a las etiquetas inteligentes, los orígenes de

datos pueden proporcionar diversas acciones, ademásdel uso típico de copiar y pegar de HTM que se realizaríaen una búsqueda Web. Por ejemplo, una búsqueda enun origen de datos corporativos podría proporcionar laopción de afinar la búsqueda con parámetrosadicionales e insertar los resultados como datos XMLestructurados en Microsoft Office Excel 2003 o como unfragmento de documento actualizable vinculado a undocumento XML de una base de datos de contenido.

La biblioteca de referencia también incluye recursosbásicos, como sinónimos y diccionarios en variosidiomas (disponibles incluso sin conexión), así como latraducción automática y una enciclopedia en Internet.Si el usuario o la organización se ha inscrito como sociode servicios de datos de terceros como Factiva,eLibrary y otros, también se busca en éstos y losresultados se presentan en la biblioteca de referencia.

La búsqueda de información con el panel de tareasReferencia es muy sencilla: simplemente mantengapresionada la tecla Alt y haga clic en una palabra enel documento. O bien, haga clic con el botón derechodel ratón o utilice el menú o la barra de herramientas.El panel de tareas Referencia muestra los resultadosaunque no se haya abierto antes de iniciar labúsqueda.

En Microsoft Office Outlook 2003, el panel de tareasReferencia permite una lectura más fácil demensajes de correo electrónico en otros idiomas, yaque un simple clic proporciona la traducción de unapalabra o del mensaje de correo completo al idiomanativo del usuario. Esto es especialmente útil encorporaciones multinacionales, en las que muchosusuarios no hablan de manera nativa el idiomapredominante, que normalmente es el inglés.

Por medio delpanel de tareasde la Bibliotecade investigación,los usuariospuedeninvestigar la Webo recursoscorporativosjusto a lado desus documentos



Correo electrónico, movilidad yproductividad

Microsoft Office Outlook 2003 proporciona muchosavances técnicos que ayudan a los usuarios aconectarse a la información y utilizarla de maneramás efectiva sin tener que preocuparse porproblemas como el rendimiento de la red.

Filtro para mensajes de correo nodeseados

Microsoft Office Outlook 2003 incluye unafuncionalidad diseñada para ayudar a evitar granparte del correo electrónico no deseado que losusuarios reciben todos los días. Estas funcionesproporcionan a los usuarios control sobre los tipos demensajes que reciben y sus remitentes.

Microsoft Office Outlook 2003 proporciona unconjunto de funciones diseñadas que trabajanconjuntamente para ayudar a proteger a los usuariosde mensajes de correo electrónico no solicitados:

• Filtro de correo electrónico no deseado.Microsoft Office Outlook 2003 utiliza la tecnologíade última generación desarrollada por MicrosoftResearch a fin de evaluar si un mensaje se deberíatratar como correo electrónico no deseado, para loque se basa en diversos factores, como la hora ala que se envió y el contenido del mismo. El filtrono individualiza ningún remitente o tipo de correoelectrónico determinados; se basa en el contenidode un mensaje en general y utiliza un análisisavanzado de la estructura del mensaje paradeterminar la posibilidad de que se trate de correoelectrónico no deseado.

De manera predeterminada, el nivel inferior deconfiguración de este filtro está diseñado paradetectar los mensajes de correo no deseadosmás obvios. Todos los mensajes detectadospor el filtro se mueven a la carpeta “Correoelectrónico no deseado”, donde se puedenrecuperar o revisar posteriormente. Si elusuario lo desea, puede optar por crear un filtromás restrictivo (que quizás capture mensajeslegítimos por error) o incluso establecer queOutlook elimine los mensajes de correo nodeseados de forma definitiva al recibirlos.

• Lista de destinatarios de confianza. Si el filtromarca un mensaje de correo electrónico comono deseado por error, el usuario puede agregaral remitente de ese mensaje a la Lista dedestinatarios de confianza. Las direcciones decorreo electrónico y los nombres de dominioincluidos en la Lista de remitentes de confianzanunca se tratan como correo electrónico nodeseado, sin importar el contenido delmensaje, ya que, de manera predeterminada,se confía en los contactos. Con MicrosoftExchange Server, el correo enviado desdedentro de la organización nunca se considera

como no deseado, sin importar su contenido.Los usuarios pueden configurar MicrosoftOutlook para aceptar solamente correo de laLista de remitentes de confianza, lo que lesofrece control total sobre los mensajes quellegan a su bandeja de entrada.

• Lista de remitentes de correo no deseado. Losmensajes de correo procedentes de una direcciónde correo electrónico o nombre de dominiodeterminados pueden bloquearse fácilmente consólo añadir el remitente a la Lista de remitentesde correo no deseado. El correo de personas onombres de dominio incluidos en esta listasiempre se trata como no deseado, sin importarel contenido del mensaje.

• Lista de destinatarios de confianza. También sepuede unir una lista de correo a la Lista dedestinatarios de confianza del usuario. Cualquiercorreo enviado a las direcciones de correoelectrónico o nombres de dominio incluidos enesta lista no se trata como no deseado, sinimportar el contenido del mensaje.

• Actualización automática. Microsoft tiene elcompromiso de proporcionar actualizacionesperiódicas del filtro de correo electrónico nodeseado, de manera que continúe siendoefectivo. Sin embargo, la función de Actualizaciónautomática no se incluye en esta versión.

El filtro de correo electrónico no deseado se activa demanera predeterminada. La primera vez que MicrosoftOffice Outlook 2003 mueve un mensaje de correo ala carpeta Correo electrónico no deseado, lo notificaal usuario a través de un cuadro de diálogo.

Para cambiar las opciones de Correo electrónico nodeseado, seleccione Opciones en el menú Herramientasy haga clic en Correo electrónico no deseado. Paraagregar personas a las listas de Remitentes deconfianza, Destinatarios de confianza o Remitentes nodeseados, haga clic con el botón derecho del ratón en elmensaje y haga clic en las opciones correspondientesen el menú Acciones. En las versiones de Microsoft

NUN

MEJORADOMEJORADO

La primera vez que Microsoft Office Outlook 2003descarga un mensaje de correo electrónico que pareceser correo electrónico no deseado, se muestra un cuadrode diálogo para informar al usuario. De manerapredeterminada, este cuadro de diálogo aparece cada vezque se descarga un mensaje de correo electrónicosospechoso; sin embargo, puede desactivarse fácilmenteal hacer clic en “No volver a mostrar este cuadro dediálogo”



Exchange Server sin modo de memoria caché (consulteExchange con modo de memoria caché), el filtro decorreo electrónico no deseado debe instalarse yconfigurarse en Microsoft Exchange Server.

Microsoft Exchange Server con modo dememoria caché

El nuevo modo de Microsoft Exchange Server conmemoria caché en Microsoft Office Outlook 2003ofrece al usuario una experiencia confiable y sensibleindependientemente del rendimiento de la red, ya quetodos los datos necesarios se cargan desde elprincipio. El modo de Exchange con memoria cachéaísla al usuario de los problemas de la red y garantizaque pueda seguir siendo productivo en todomomento. Esta función proporciona ventajas a losadministradores de sistemas, al reducir las llamadasde soporte técnico, facilita la consolidación del sitiodel servidor y admite un nuevo conjunto deescenarios móviles.

En una nueva instalación de Microsoft Office Outlook2003, Microsoft Exchange Server con memoria caché

es la opción predeterminada. En una actualización, elusuario puede activar Microsoft Exchange Server conmemoria caché al activar “Usar copia local delbuzón”, que se encuentra en el cuadro de diálogoConfiguración de Exchange, que aparece acontinuación.

Conectividad inteligente

La función de Conectividad inteligente introduce elconcepto de “disponibilidad” de la red en MicrosoftOffice Outlook 2003 y ofrece la capacidad de obteneruna mejor respuesta en conexiones de red de bajavelocidad o menos confiables, o cuando un usuariopasa de una conexión de red inalámbrica a otra. Estopermite seguir utilizando Microsoft Office Outlook2003 en muchas situaciones, y cuando se combinacon el modo de Microsoft Exchange Server conmemoria caché, de hecho oculta la disponibilidad dela red al usuario de manera casi total: ya noaparecerán más mensajes de error en la conexión.

Esta función está activada de manera predeterminada ylos usuarios pueden seleccionar un modo totalmenteautomático, un modo rápido de red cuando utilicen unared de alta velocidad y un modo lento (sóloencabezados) cuando la red tenga bajo ancho de bandao alta latencia.

Conectividad de Microsoft Office Outlook2003 con Exchange Server vía HTTP

El acceso a Microsoft Exchange Server medianteMicrosoft Outlook tradicionalmente ha requerido unacceso directo al servidor, ya sea a través de unaconexión de red de área local o al conectarse de formaremota a través de una red privada virtual (VPN). ConMicrosoft Office Outlook 2003 y Exchange Server 2003en Microsoft Windows Server 2003, los usuarios tienenacceso directamente al servidor de Exchange a travésde HTTP desde cualquier conexión con Internet. ConOffice Outlook 2003, si puede explorar la Web, tendráacceso a su buzón de Exchange.

El menú Conexión con Exchange muestra los controlesdisponibles para configurar la disponibilidad de la red enla conexión con Microsoft Exchange Server

Los mensajes sospechosos semueven a la carpeta “Correoelectrónico no deseado” demanera predeterminada

Ahora, losadministradores deMicrosoft Officepueden configurarfácilmente Outlookpara comunicarse conMicrosoft ExchangeServer vía Internet

Se puede tener acceso a las opciones de Correoelectrónico no deseado desde el menú de Herramientas,en Opciones-> Correo electrónico no deseado. El usuariopuede elegir el nivel de protección deseado, que va desdeninguna protección a sólo listas de confianza. Asimismo,el usuario puede optar por eliminar el correo de formadefinitiva en lugar de moverlo a la carpeta Correoelectrónico no deseado



Una vez que se activa la función, Microsoft OfficeOutlook 2003 se conecta automáticamente a través deHTTP cuando no hay disponible una conexión directa alservidor de Microsoft Exchange Server, lo que eliminala necesidad de utilizar servidores VPN corporativospara obtener acceso al correo electrónico.

Archivo más grande de carpetaspersonales

El archivo mejorado de carpetas personales (*.pst)almacena hasta 20 GB de datos y admite datosmultilingües Unicode. El nuevo archivo de carpetaspersonales no funciona con versiones anteriores. Sinembargo, Microsoft Office Outlook 2003 sigue siendocompatible con los archivos de carpetas personalesde las versiones anteriores, que están limitados aunos 2 GB de datos. Estas mejoras también seaplican a los archivos de carpetas sin conexión(*.ost).

Compatibilidad con Unicode

Microsoft Office Outlook 2003 admite el formatoUnicode para Contactos, Correo, Calendario, Tareas yNotas. Esto permite a los usuarios ver y editar eltexto dentro de Outlook en cualquier idioma ocualquier secuencia de comandos instalados quesean compatibles con el sistema operativo. Ahora,Outlook también es totalmente compatible con lainter faz plurilingüe, de tal manera que losadministradores de sistemas puedan cambiarfácilmente la interfaz de usuario (UI) y los archivos deAyuda a distintos idiomas según las necesidadesindividuales de los usuarios.

Autenticación de KerberosAdemás de NTLM, Microsoft Office Outlook 2003admite la autenticación de Kerberos si se ejecutajunto con Microsoft Exchange Server 2003, de formaque las empresas disponen de más opciones paracumplir con sus necesidades de autenticación.

“MAPI aéreo”

Durante varias versiones, Microsoft Outlook ha tenido lacapacidad de sincronizar datos entre MicrosoftExchange Server y su almacenamiento local. Losusuarios actualmente pueden utilizar grupos de enviar yrecibir para sincronizar sus datos. En Microsoft Office2003, los usuarios pueden, además, utilizar el nuevomodo de Microsoft Exchange Serve con memoria cachéen Microsoft Office Outlook 2003, que sincronizacontinuamente sus datos.

Al trabajar con la sincronización, Microsoft ExchangeServer 2003 es más eficiente y robusto. Esto se debe aque el servidor y el cliente se comunican de una nuevaforma que está diseñada para reducir de manerasignificativa la cantidad de datos que se transfierenentre el cliente y el servidor durante la sincronización.Estas mejoras son especialmente importantes para losescenarios móviles cuando la conexión de MicrosoftOffice Outlook 2003 a Microsoft Exchange Server utilizauna red con ancho de banda limitado y latencia variable.

Esta eficiencia significa ahorros en costes en lasredes de pago por byte y, generalmente, reduce lacantidad de tiempo necesario para completarcualquier sincronización.

Si el usuario sincroniza datos entre Microsoft OfficeOutlook 2003 y Exchange Titanium Server, sebeneficiará automáticamente de estas mejoras. Lasincronización mejorada hace posible que Outlookadmita un nuevo conjunto de escenarios móviles yotras situaciones en las que se utilizan redes deancho de banda limitado y latencia variable.

Faxes por Internet

Actualmente, utilizar un fax-módem puede significar eluso ininterrumpido de la línea telefónica por un periodolargo de tiempo o tener que pagar tarifas de largadistancia, volver a marcar en una fecha posterior osimplemente tener que confirmar manualmente que losfaxes llegaron correctamente. Con un servicio de fax porInternet, enviar faxes es mucho más fácil y éstos sepueden recibir directamente en la Bandeja de entrada deMicrosoft Office Outlook 2003.

Al crear un nuevo archivo de carpetas personales, seutiliza el nuevo formato de archivo de carpetas personalesde Microsoft Office Outlook 2003 de manerapredeterminada. En el menú Archivo, la entrada Nuevoarchivo de datos de Outlook permite crear nuevas carpetaspersonales de Microsoft Office Outlook 2003 , así comoarchivos de carpetas personales compatibles conversiones anteriores de Microsoft Outlook, de tal maneraque los usuarios puedan utilizar cualquiera de las versionesanteriores de Microsoft Outlook en el equipo del hogar yseguir creando carpetas personales compatibles

La compatibilidad con Unicode permite que MicrosoftOffice Outlook 2003 aparezca en el idioma nativo delusuario (en este caso, un contacto en hindi)



Microsoft Office 2003 integra el fax por Internet con susaplicaciones, especialmente con Microsoft OfficeOutlook 2003, mediante números de faxes enContactos, una herramienta enriquecida de vista previa,la capacidad para calcular el coste del fax antes deenviarlo, cubiertas de fax totalmente modificables enMicrosoft Office Word 2003 y hasta la capacidad defirmar con su nombre mediante Tablet PC.

Los faxes por Internet requieren que los usuarios seinscriban en uno de los servicios de fax que son socioscomerciales de Microsoft Office 2003, como Venali y J2.

Mejoras en los medios de MicrosoftOffice PowerPoint 2003

Anotaciones durante la presentación

Microsoft Office PowerPoint 2003 ha mejorado lacompatibilidad con anotaciones, permitiendo que losusuarios de Tablet PC marquen las diapositivas continta durante la presentación. Los usuarios puedenescribir notas sobre las diapositivas y guardar la tintaen las mismas para un uso posterior.

Microsoft Office PowerPoint 2003 también haactualizado las herramientas de bolígrafo durante lapresentación con más colores y tipos de bolígrafos y,además, proporciona al usuario la capacidad de resaltarpartes de la presentación con una nueva herramientapara resaltar.

Sinónimos

Microsoft Office PowerPoint 2003 incluye ahora unaopción Sinónimos en el panel de tareas Referencia

para aquellos momentos en los que el usuario buscala palabra correcta.

Formatos ampliados de listas dereproducción

Microsoft Office PowerPoint 2003 ahora admite lossiguientes formatos de listas de reproducción: ASX,WMX, M3U, WVX, WAX, WMA. Además, si no estápresente un códec de medios (necesario para reproducirarchivos), PowerPoint trata de descargarlo mediante latecnología del Reproductor de Microsoft Windows Media.

Reproducción a pantalla completa

Ahora, los usuarios pueden seleccionar un cuadropara una película de tal manera que se reproduzcautilizando toda la pantalla mientras está en lapresentación, en lugar de aparecer como un pequeñorectángulo en la diapositiva.

Existen dos maneras de tener acceso a esta opción:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en lapelícula, seleccione “Editar objeto de película”

Si desea utilizar tinta para marcar una diapositiva deMicrosoft Office PowerPoint 2003, haga clic con el botónizquierdo del ratón en la diapositiva mientras está en lavista Ver presentación, elija un bolígrafo y escriba en lapresentación

Para abrir el cuadro dediálogo Sinónimos, hagaclic con el botón izquierdodel ratón en la palabra yelija Sinónimos, seleccioneSinónimos en el menúHerramientas osimplemente mantengapresionada la tecla Alt yhaga clic en la palabra

Una nueva opción delcuadro de diálogoOpciones de laspelículas permite lareproducción apantalla completadurante lapresentación

Al salir se le pide al usuario que guarde las anotaciones.Para ver las partes marcadas, seleccione Marcado en elmenú Ver o simplemente seleccione Ver marcado en labarra de herramientas del visor



en el menú contextual y active la casilla deverificación “Ampliar a pantalla completa”.

2. En el panel de tareas Personalizar animación,haga clic en el efecto Reproducir. En el menúGalería, seleccione “Opciones de efecto”, elijala ficha “Configuración de película” y, acontinuación, active “Ampliar a pantallacompleta”.

Microsoft PowerPoint Viewer 2003 ypaquete para CD

Microsoft PowerPoint Viewer 2003 permite a losusuarios que no disponen de Microsoft OfficePowerPoint 2003 ver presentaciones exactamentecomo las creó el autor. Permite al usuario abrir oimprimir presentaciones protegidas con unacontraseña. El nuevo PowerPoint Viewer es una versiónmejorada de Microsoft PowerPoint Viewer 97.

En Microsoft Office PowerPoint 2003, los autorespueden empaquetar presentaciones en un CD e incluiropcionalmente el nuevo Microsoft PowerPoint Viewer2003 con la función Paquete para CD. Así, los autorespueden distribuir las presentaciones de PowerPoint sinpreocuparse de si los destinatarios tienen la versióncorrecta de PowerPoint para verlas. La función Paquetepara CD también permite al autor elegir reproducirautomáticamente las presentaciones una vez que el CDse ha insertado en un equipo.

Nueva funcionalidad en Microsoft OfficeAccess 2003

Copia de seguridad de bases de datos. Microsoft Office2003 ofrece a los usuarios un método para hacer copiasde seguridad de archivos críticos de bases de datos Jetdirectamente desde Microsoft Office Access 2003.Ahora, los usuarios pueden hacer cómodamente copiasde seguridad de archivos importantes de bases dedatos en una ubicación adecuada de un sistema local ouna red compartida. Access automáticamente asigna al

archivo de copia de seguridad un nombre basado en lafecha actual de la última ubicación del directorio decopia de seguridad y se asegura de que nadie estéutilizando el archivo de base de datos antes de crear lacopia de seguridad. Como parte de la operación decopia de seguridad, Access realiza la acción “Compactary reparar” para garantizar que se mantenga lacoherencia interna del archivo.

Etiqueta inteligente de opciones de Autocorrección. EnMicrosoft Office Access 2003, la inter faz deautocorrección de objetos (OOUI) aparece cada vez que seactiva uno de los escenarios admitidos porAutocorrección. Autocorrección funciona para loscontroles Cuadro de texto y Cuadro combinado cuando seencuentra en la Vista de formulario y para todos loscampos cuando se encuentra en la Vista de hoja de datos.

Debido a que los cambios de Autocorrección no siempreson deseados por el usuario, todos los escenariosadmitidos ofrecen una opción Deshacer, una opciónDetener y una selección Controlar las opciones deAutocorrección, que devuelven el control a los usuariosde Access cuando se activa Autocorrección:

Estas funciones ayudan a los usuarios a controlar lassiguientes opciones de Autocorrección:

• Corregir DOs MAyúsculas SEguidas

• Poner en mayúscula la primera letra de una oración

• Poner en mayúscula los nombres de los días

• Reemplazar el texto al escribir

Objetos dependientes. Al eliminar y/o cambiarnombres de objetos de una base de datos, es fácilperder el control de los objetos que dependen delobjeto modificado. La nueva función Objetosdependientes simplifica la definición de dependientesde un objeto en una base de datos Jet y reduce eltiempo de depuración necesario para hacer unamodificación en una aplicación existente de MicrosoftOffice Access 2003. Esta función sólo está disponiblepara los archivos de base de datos Jet.

Existe un nuevo comando “Dependientes...” que seagrega al menú de acceso rápido al hacer clic con elbotón izquierdo del ratón en un objeto de base de datos.Este comando sólo será visible cuando se haga clic condicho botón del ratón en una Tabla, Consulta, Formularioo Informe. El comando “Dependientes...” también estádisponible en el menú Ver.

Control de fuentes para la ventana SQL. Estaimportante función Microsoft Office Access 2003permite a los desarrolladores y usuarios crear y editarconsultas de Microsoft SQL Server para controlar eltamaño de la fuente del texto en la ventana SQL. Lacapacidad de cambiar el tamaño de la fuente es unafunción que los clientes han solicitado desde laprimera versión de Microsoft Office Access 2003.

Para obtener acceso al control de fuentes, en elmenú Herramientas, haga clic en Opciones yseleccione la ficha Tablas/Consultas. Existe unconjunto de controles que permite al usuarioestablecer la fuente y el tamaño.

En Microsoft Office PowerPoint 2003, seleccione Paquetepara CD en el menú Archivo. Asegúrese de que está activadala opción “Incluir PowerPoint Viewer”. Al empaquetar laspresentaciones, se incluirá automáticamente PowerPointViewer



Revisión de errores. En Microsoft Office XP, MicrosoftExcel 2002 introdujo la idea de utilizar la interfaz deautocorrección de objetos para anotar errores comunesen hojas de cálculo y ofrecer al usuario opciones decorrección. En Microsoft Office 2003, Microsoft OfficeAccess 2003 incluye una función similar para marcarerrores comunes en los formularios y ofrecer opcionesde corrección. Esta función muestra una etiquetainteligente para errores comunes que pueden ocurrircuando los usuarios desarrollan aplicaciones en Access.Entre ellas, se incluyen:

• Etiqueta no asociada

• Nueva etiqueta no asociada

• Etiqueta no asociada con acelerador (sóloformulario)

• Duplicar acelerador (sólo formulario)

• Acelerador no válido (sólo formulario)

• Fuente de control no válida

• Referencia circular

• Duplicar el valor de la opción

• Clasificación y agrupamiento no válidos (sóloinformes)

• Se sugiere agregar un signo = para corregir elerror de Fuente de control no válida

• El ancho del informe es mayor que el de la página

Crear una tabla local. Copiar una tabla vinculada en labase de datos local es una técnica común paraoptimizar el rendimiento en informes de ejecución lentaque utilizan tablas o consultas vinculadas. En versionesanteriores de Microsoft Access, los usuariosnecesitaban crear una consulta Dibujar tabla complejapara realizar esta tarea. Ahora, los usuarios puedensimplemente copiar la tabla vinculada al portapapeles ypegarla de nuevo en la base de datos o seleccionaresta acción en el panel de tareas como una tareacomún para las Tablas vinculadas.

Propagar las propiedades del campo. Esta funciónpermite a los usuarios modificar una propiedad decampo en un lugar y propagar ese valor nuevo a todoslos controles que están limitados al mismo campo.Cualquiera que desarrolle aplicaciones de MicrosoftAccess apreciará lo fácil que es ahora propagarpropiedades establecidas en una tabla a todos susformularios e informes relacionados. Anteriormente,los desarrolladores tenían que recorrer todos losobjetos relacionados y establecer las propiedadesmanualmente, con el riesgo de olvidar algunas. Estafunción reduce significativamente ese riesgo, asícomo el tiempo necesario para esa tarea.

Cuando el usuario modifica una propiedad heredadaen un campo desde la vista Diseño de tabla,Microsoft Office Access 2003 muestra la etiquetainteligente “Opciones de actualización depropiedad”, que ofrece una opción para “Actualizar<nombre de propiedad> en todos los lugares<nombre de campo> que se use”.

Integración de tinta en las aplicacionesde Microsoft Office 2003

En Microsoft Office XP, los usuarios de Tablet PC podíandescargar el complemento de Microsoft Office XP paraTablet PC (Tablet Pack) con objeto de crear mensajes decorreo electrónico con tinta, dibujar en Microsoft Word,Excel y PowerPoint, y escribir notas en presentaciones.En Microsoft Office 2003, la tinta se integra directamenteen las aplicaciones y permite a los usuarios de tintaobtener acceso a más funciones y utilizar la tinta máseficazmente para escribir notas y dibujar en susdocumentos. También se ha mejorado el soporte paratinta en todo el paquete de Microsoft Office 2003.

Los beneficios de una integración más estrecha detinta con Microsoft Office 2003 incluyen lo siguiente:

• Escribir a mano en las aplicaciones de MicrosoftOffice 2003. Los usuarios pueden tratar susdocumentos de Microsoft Office Word 2003, hojasde cálculo de Excel y diapositivas de PowerPointcomo un pedazo de papel y escribir notasdirectamente encima del documento o en losmárgenes, explorar ideas y guardarlas paradespués, sin tener que preocuparse de instalarsoftware complementario.

• Mostrar y ocultar marcado de tinta. La integraciónde las anotaciones de tinta con la barra deherramientas Revisar en Microsoft Office Word2003, Excel y PowerPoint permite a los usuariosmostrar y ocultar sus marcas con tinta de lamisma forma que otros comentarios y revisiones.

• Escribir en comentarios de Microsoft Office Word2003. Word proporciona una función de burbuja decomentarios de tinta que permite a los usuariosescribir con tinta en los comentarios de Word conlas mismas funciones, como la capacidad parafiltrar por autor. Con las burbujas de comentariosse asegura que las anotaciones seguirán ancladasal texto que se comentó cuando se edite eldocumento posteriormente.

• “Anclaje” de comentarios. Además, MicrosoftOffice 2003 representa el primer paso hacia unaverdadera integración entre anotaciones de tinta ytexto en la página, con compatibilidad limitadapara el reflujo y anclaje de documentos. EnMicrosoft Office Excel 2003, las anotaciones semueven al insertar columnas, de tal manera quelos comentarios de tinta se mantienen sobre elconcepto correspondiente. En Microsoft OfficeWord 2003, las anotaciones se vinculan apárrafos, de tal manera que los cambios en laestructura del documento mantienen lasanotaciones de tinta en el lugar correcto. Estacaracterística aún no puede aplicarse a loscambios en palabras o líneas en Word. Se avisa alos usuarios de que las anotaciones puedencambiar cuando pasan de la vista Diseño delectura a la Vista preliminar para imprimir. Lasanotaciones en los diseños de impresión siguensiendo la mejor elección para quienes deseenimprimir sus anotaciones.



• Dos modos de tinta. Además de escribiranotaciones directamente en el documento, losusuarios pueden insertar dibujos a mano enMicrosoft Office Word 2003 a través de la mismainterfaz que se utiliza para los cuadros deimágenes o de texto. Se ofrece al usuario un“lienzo” dentro del documento para que dibuje talcomo lo haría con una imagen de tinta. Al hacerdoble clic en la imagen de tinta, aparece el cuadrode diálogo “Formato de tinta”, de la misma formaque un cuadro de texto o imagen, con opcionespara ajustar el texto alrededor de la tinta,redimensionar el lienzo, etc.

• Dos barras de herramienta de tinta. Existe unabarra de herramientas de tinta para dibujar yescribir, y otra para anotaciones. Cada unaproporciona un conjunto de bolígrafos, marcadoresy resaltadores que permiten a los usuarioscambiar el color y el ancho.

• Interfaz familiar. Otras funciones de tinta deMicrosoft Office 2003 utilizan la misma interfazfamiliar que el Tablet Pack anterior.

• Copiar y pegar. Los usuarios pueden copiar ypegar los objetos de tinta entre aplicaciones.

Modo de diseño de lectura

El nuevo Diseño de lectura en Microsoft Office Word2003 permite leer documentos en la pantalla

cómodamente, en lugar de imprimirlos. Los archivos ydocumentos adjuntos de Microsoft Office Outlook 2003que se abrían en modo de sólo lectura desde losservidores Microsoft Windows SharePoint Services, seabren automáticamente en el modo Diseño de lectura.Las ventajas de este modo son las siguientes:

• Experiencia optimizada para la lectura enpantalla. El documento se muestra en páginasvirtuales con un tamaño óptimo para la pantallaque se esté utilizando. El texto se muestra conmárgenes claros, líneas más cortas, una fuentemás grande y, si lo permite el espacio, dospáginas por pantalla para que sea más fácil leerlos documentos. El texto se muestra con unaforma mejorada de ClearType para lograr unaapariencia más lisa y minimizar la fatiga visual.

• Ayudas útiles para la lectura. Las barras deherramientas están simplificadas para mostrarsólo aquéllas útiles para la lectura y revisión.Éstas incluyen el nuevo panel de tareasReferencia (consulte Referencia), en el que sepresentan definiciones, traducciones, artículos deenciclopedia y otros contenidos relacionados deInternet y de la intranet corporativa (si existe) alhacer clic en una palabra del documento;herramientas de comentarios (escritos, habladose incluso escritos a mano con Tablet PC) y lafunción de búsqueda y botones para aumentar ydisminuir temporalmente el tamaño de la fuentesólo para propósitos de lectura.

• Exploración más fácil. En lugar de desplazarse, laspáginas se pasan de una en una o de dos en dospara simular la experiencia de leer un libro, lo cualreduce la fatiga visual al facilitar a los ojos de unusuario seguir el texto. Los usuarios puedenexplorar un documento mediante la nueva vista deinstantánea, que les permite pasar a una páginadeterminada al hacer clic en la imagen de esapágina; el mapa del documento, que muestra laestructura del documento en forma similar a unatabla de contenidos; la rueda del ratón o cualquierade las distintas teclas (por ejemplo, la barraespaciadora, Av pág, flecha hacia abajo o Entrarpara cambiar a la siguiente página y flecha haciaarriba, Re pág, para volver a la página anterior).

Ahora, los usuarios pueden escribir directamente enburbujas de comentarios en Microsoft Office Word 2003

Documento mostrado en el modo Diseño de lectura

El soporte para tinta se ha mejorado en todo Microsoft Office2003. Aquí, un usuario dibuja instrucciones en un mensajede correo electrónico de Microsoft Office Outlook 2003



Una nueva herramienta para la pequeñaempresa

Con Microsoft Office 2003, Microsoft tendrá disponibleel software de administración de contactos, MicrosoftBusiness Contact Manager, el cual se integradirectamente con Microsoft Office Outlook 2003 y otrasaplicaciones para ayudar a los profesionales de ventas ya los empresarios a mantenerse al corriente de lasoportunidades de negocios. Microsoft Business ContactManager amplía la funcionalidad de Microsoft OfficeOutlook 2003 para proporcionar una base de datosrentable para ventas e información de clientes en lapequeña empresa.

Los contactos pueden almacenarse junto condocumentos relacionados, fotos, notas, información deestados financieros, etc. Microsoft Business ContactManager trabaja con Microsoft Office Outlook 2003para integrar esa información con citas en el calendario,tareas, recordatorios, hojas de cálculo, lista de tareaspendientes y funcionalidad de correo electrónico, yayuda a mantener actualizados los contactos denegocios, desarrollar relaciones con clientesexistentes, compartir información entre miembros deun grupo y, en última instancia, maximizar las ventas.

Microsoft Business Contact Manager contienefuncionalidades para ayudar a los profesionales de laventa y a la pequeña empresa de las siguientesmaneras:

• Seguimiento de contactos y oportunidades.Microsoft Business Contact Manager permite alos usuarios crear una página de contactos quecontiene información esencial para todas lasoportunidades de negocios, establecerrecordatorios, reglas o alertas de seguimiento yalmacenar otros datos a medida que unarelación evoluciona.

• Administrar la información del cliente en unlugar. Cada página de contacto puede incluir losmensajes de correo electrónico, documentos,notas, historial de compras y pagos del cliente,

imágenes correspondientes, etc., de tal maneraque los usuarios puedan ver inmediatamentetodas las interacciones que la compañía hatenido con el cliente y continuar desde el puntoen que estaban la última vez.

• Desarrollar relaciones con los clientes.Microsoft Business Contact Manager permiteorganizar y agrupar los contactos de forma quelos usuarios puedan crear mensajes de correoelectrónico y boletines informativos hechos a lamedida para mantener el nombre de lacompañía en la mente de los clientes.

• Integrar contactos y procesos de negocios.Microsoft Business Contact Manager trabaja demanera transparente con otras aplicaciones yadmite procesos basados en papel, comofacturas por fax, para así proporcionar unaherramienta organizativa que permite manejarel ciclo de ventas durante el tiempo de vida dela relación con un cliente.

• Importar información de contactos. MicrosoftBusiness Contact Manager funciona con otrasaplicaciones para permitir una fácil importaciónde información desde las soluciones existentes

Microsoft Office Outlookcon 2003 MicrosoftBusiness ContactManager

Microsoft Business Contact Manager proporciona unaubicación única para la información detallada de la cuenta



de contactos, como ACT! o Goldmine, o desdedepósitos de información como Microsoft OfficeExcel 2003 y aplicaciones financieras comoQuickbooks.

• Establecer acceso remoto de manera rápida yfácil. Todo lo que se necesita es una conexióna Internet. No se necesitan servidores, puertosde acceso o redes de área local, costosos ycomplicados.

• Administrar la fuerza de ventas. Lospropietarios de los negocios pueden verrápidamente las cuentas y oportunidades enlas que trabajan los vendedores, revisar lospronósticos de ventas individuales o de grupospara ver quién es el más productivo, detectartendencias de manera temprana y verrápidamente todas las interacciones que hatenido una persona en la organización con unacuenta o contacto de ventas dados.

La ventana de descripción general de contactos denegocios permite a los usuarios ver y organizarfácilmente todos los contactos en un mismo lugar

La funcionalidad de informes ayuda a los usuarios en elseguimiento de los detalles que afectan a su negocio



La información contenida en este documento representa el punto de vista actual de Microsoft Corporation sobre los asuntosanalizados a la fecha de la publicación. Debido a que Microsoft debe responder a condiciones cambiantes del mercado, no sedebe interpretar como un compromiso por parte de Microsoft y Microsoft no puede garantizar la precisión de la informaciónpresentada después de la fecha de publicación. La información representa el producto tal como se encontraba en el momento deimprimir este documento y deberá utilizarse sólo para propósitos de planificación. La información está sujeta a cambios encualquier momento sin previo aviso.

Este documento es sólo para propósitos informativos. MICROSOFT NO OFRECE NINGUNA GARANTÍA, EXPRESA O IMPLÍCITA, ENESTE DOCUMENTO.

© 2003 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. Microsoft, ClearType, el logotipo de Office, Outlook, PowerPoint,SharePoint y Windows son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en Estados Unidos y/o en otrospaíses. Los nombres de las compañías o productos reales aquí mencionados pueden ser marcas registradas de sus respectivospropietarios.

Apéndice I: Requisitosdel sistema

• PC con procesador Pentium a 133 MHz o superior; se recomiendaPentium III

• Microsoft Windows 2000 con Service Pack 3 o Microsoft WindowsXP o sistema operativo posterior

• Para Microsoft Windows 2000 y Windows XP

ó 64 MB de RAM (se recomienda 128 MB) para el sistemaoperativo y 8 MB adicionales de RAM por cada aplicación que seejecute simultáneamente

ó 245 MB de espacio disponible en el disco duro con 115 MB enel disco duro en donde se instaló el sistema operativo (el uso deldisco duro varía en función de la configuración; las opciones deinstalación personalizada pueden requerir más o menos espacio enel disco duro)

• Unidad de CD-ROM

• Monitor con resolución Super VGA 800 x 600 o superior, con 256colores

• Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse o compatible


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