GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA Versión: 06 ACTIVIDADES · PDF...

7

Click here to load reader

Transcript of GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA Versión: 06 ACTIVIDADES · PDF...

Page 1: GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA Versión: 06 ACTIVIDADES · PDF filetécnica correspondiente cuando por las características del equipo lo amerite. ... los formatos usados para el desarrollo

PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código: GRT.03

GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA

ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO,

VERIFICACIÓN DE EQUIPOS.

Versión: 06

Página 1 de 7

Revisó Jefe DMT

Profesional DMT

Aprobó Rector

Fecha de aprobación Abril 14 de 2008

Resolución No 529

1. OBJETIVO

Establecer lineamientos de orientación para el personal que labora en la División de Mantenimiento

Tecnológico, y los procesos de la Universidad Industrial de Santander, con respecto a las políticas y

procedimientos a seguir frente a los requerimientos de equipos incluyendo los dispositivos de

seguimiento y medición para que operen en condiciones controladas, de manera que se evolucione

hacia un sistema de mantenimiento que permita la optimización de la disponibilidad de los equipos,

la disminución de los costos del mantenimiento, la optimización del recurso humano, y la

maximización de la vida útil de la maquinaria.

2. ALCANCE

Aplica a la implementación de las Normas NTC GP 1000:2009, ISO 9001:2008, NTC 2031:2014 y la

norma ISO 17025:2005 con respecto a la gestión técnica de los programas de mantenimiento de

equipos y verificación de instrumentos de medición en las variables masa y temperatura, y los

instrumentos de pesaje de funcionamiento no automáticos, requisitos metrológicos y técnicos, en

pro del desarrollo de un excelente servicio y soporte hacia los procesos de la Universidad Industrial

de Santander.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

CONFIABILIDAD: Probabilidad en que un equipo realice su función prevista sin incidentes por

un período de tiempo especificado y bajo las condiciones indicadas.

DISPONIBILIDAD: Porcentaje de tiempo en el que un sistema es capaz de realizar las

funciones para las que está diseñado. Esta disponibilidad está relacionada con los conceptos de

mantenibilidad y confiabilidad.

Page 2: GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA Versión: 06 ACTIVIDADES · PDF filetécnica correspondiente cuando por las características del equipo lo amerite. ... los formatos usados para el desarrollo

PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código: GRT.03

GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA

ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO,

VERIFICACIÓN DE EQUIPOS.

Versión: 06

Página 2 de 7

INSTRUMENTO DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN: Equipos de medición, programas

informáticos, patrones de medición, materiales de referencia o equipos auxiliares o combinación

de ellos necesarios para llevar a cabo un proceso de medición.

MANTENIBILIDAD: Cantidad de esfuerzo requerido para conservar el funcionamiento normal

de un equipo o para restituirlo una vez se ha presentado una falla.

MANTENIMIENTO: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas empleadas con el fin de

asegurar la conservación de los equipos y máquinas en servicio dentro de sus instalaciones y

durante el mayor tiempo posible, ofreciendo el mayor grado de confiabilidad y el máximo nivel

de productividad.

SIMAT: Sistema de Información de Mantenimiento de la División de Mantenimiento Tecnológico

que permite a las Unidades Académico Administrativas realizar las solicitudes.

VERIFICACIÓN: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva (datos que

respalden la existencia o veracidad de algo) de que se han cumplido los requisitos para una

utilización o aplicación específica prevista. La confirmación puede comprender acciones tales

como: la elaboración de cálculos alternativos, la realización de ensayos y/o pruebas y/o

demostraciones de servicio.

4. CONTENIDO DE LA GUÍA

La presente guía desarrolla dentro de su contenido, los siguientes aspectos:

Asesoría técnica de la División de Mantenimiento Tecnológico en el suministro o la

adquisición de equipos.

Identificación de los equipos e instrumentos de seguimiento y medición en la variable masa y

temperatura.

Asesoría e intervención en obras y proyectos.

Manipulación de equipos.

Verificación de dispositivos de seguimiento y medición en la variable masa y temperatura.

Mantenimiento de equipos.

Page 3: GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA Versión: 06 ACTIVIDADES · PDF filetécnica correspondiente cuando por las características del equipo lo amerite. ... los formatos usados para el desarrollo

PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código: GRT.03

GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA

ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO,

VERIFICACIÓN DE EQUIPOS.

Versión: 06

Página 3 de 7

4.1. SOPORTE TÉCNICO DE LA DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO EN

LA ADQUISICIÓN DE EQUIPOS E INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

Es responsabilidad de cada uno de los Procesos determinar los equipos e instrumentos de

seguimiento y medición que se requieren para el correcto desarrollo de sus actividades y de acuerdo

a las necesidades existentes.

Con el fin de apoyar a los Procesos en la adquisición de equipos, incluyendo los dispositivos de

seguimiento y medición, la División de Mantenimiento Tecnológico en su carácter de unidad asesora,

brinda el soporte técnico para la adquisición de equipos, actividad que realiza el jefe de la División de

Mantenimiento Tecnológico y/o el equipo de trabajo con el perfil correspondiente al servicio

solicitado. Es necesario que el proceso realice la solicitud de adquisición del equipo a través de

SIMAT, esta debe contar con una descripción de las especificaciones técnicas y características del

equipo a adquirir, junto con las cotizaciones, con base en esta descripción, se emite una asesoría

técnica de carácter orientador, no obligatorio. Lo anterior, tiene como fundamento lo contemplado

en el Acuerdo del Consejo Superior n°. 050 de 2015 por el cual se reglamenta el Estatuto de

Contratación de la Universidad Industrial de Santander.

Adicionalmente, la División de Mantenimiento Tecnológico brinda asesoría en la recepción y soporte

durante la instalación de los equipos, así como en la instrucción de los usuarios sobre la información

técnica correspondiente cuando por las características del equipo lo amerite.

4.2 ASESORÍA E INTERVENCIÓN EN OBRAS Y PROYECTOS

Las asesorías e interventorías que realiza la División de Mantenimiento Tecnológico a las obras y

proyectos que desarrollan los procesos de la Universidad Industrial de Santander se establecen

conforme a las solicitudes que realiza la comunidad universitaria a través de comunicaciones internas,

de acuerdo a las actividades que se tienen previstas, como el servicio de montaje de los equipos

adquiridos, y la revisión y verificación de las obras que realizan terceros, como resultado de

contrataciones externas, etc.

Page 4: GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA Versión: 06 ACTIVIDADES · PDF filetécnica correspondiente cuando por las características del equipo lo amerite. ... los formatos usados para el desarrollo

PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código: GRT.03

GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA

ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO,

VERIFICACIÓN DE EQUIPOS.

Versión: 06

Página 4 de 7

El Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico, junto con el equipo de trabajo correspondiente

al perfil del proyecto, elabora el cronograma respectivo para realizar las visitas al lugar de ejecución

del proyecto y, después de esto, se elabora un Informe de Visita al Proyecto, identificando

inconsistencias o la necesidad de servicios complementarios para la puesta en marcha del equipo o

proyecto, los cuales son informados durante las visitas a los encargados de la ejecución.

4.3 IDENTIFICACIÓN DE EQUIPOS E INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y

MEDICIÓN

Los bienes existentes en la Universidad Industrial de Santander poseen un número único de

identificación denominado número de inventario, el cual es asignado automáticamente por el sistema

financiero, una vez se efectúa el pago de los bienes adquiridos.

La marcación física de los bienes adquiridos está a cargo del Grupo de Inventarios de la División

Financiera según lo contemplado en el artículo 10 del MFI02: Manual Normativo y Procedimental

para la Administración y control de los bienes muebles de la UIS. Este número de inventario es

utilizado por la División de Mantenimiento Tecnológico para el control, y mantenimiento (preventivo

y correctivo) de equipos, así como la verificación de aquellos que constituyen medios de medición.

4.4 MANIPULACIÓN DE EQUIPOS

Los equipos deben ser operados por personal entrenado y autorizado, esta labor es ejecutada por

cada uno de los procesos de la Universidad, quienes a su vez deben garantizar las condiciones

adecuadas para el buen funcionamiento del equipo.

Para los equipos de refrigeración de la Universidad, el registro de temperatura, es una actividad que

se realiza por parte de la Unidad Académico Administrativa. En caso de encontrarse por fuera de

los rangos establecidos se debe informar al proceso de Recursos Tecnológicos para su respectiva

corrección. La verificación de estos equipos es realizada por personal de la División de

Mantenimiento Tecnológico como se estipula en PRT.03 Procedimiento de Metrología.

Page 5: GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA Versión: 06 ACTIVIDADES · PDF filetécnica correspondiente cuando por las características del equipo lo amerite. ... los formatos usados para el desarrollo

PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código: GRT.03

GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA

ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO,

VERIFICACIÓN DE EQUIPOS.

Versión: 06

Página 5 de 7

Es responsabilidad de los Procesos la remisión de una copia del manual de operación y mantenimiento

de los equipos adquiridos la División de Mantenimiento Tecnológico, como se sugiere en el concepto

técnico de compra respectivo.

4.5 VERIFICACIÓN DE EQUIPOS EN LAS VARIABLES MASA Y TEMPERATURA.

La verificación de los medios de medición se ejecuta para determinar su aptitud frente al uso,

declarándose APTO el medio de medición que al verificarse cumpla con los requisitos legales

establecidos por la normatividad o aquellos medios no contemplados en las Normas (verificación

interna).

La División de Mantenimiento Tecnológico solicita a las Unidades Académico y/o Administrativas, un

listado de los equipos para la verificación de los mismos, los cuales son enviados en el formato FRT.19

Plan de Verificación Metrológica. Basados en este listado se establece la periodicidad con que se

realiza la verificación y se deja evidencia en los formatos FRT.18 Verificación de temperatura medios

isotérmicos y humedad relativa y FRT.12 Protocolo estándar verificación balanzas. El listado se

actualiza anualmente de acuerdo con lo establecido en el PRT.03 Procedimiento de Metrología.

La División de Mantenimiento Tecnológico cuenta con un conjunto de pesas patrón con rango de

1mg a 1kg clase E2 y con 11 pesas clase M1 con rango de 500 g a 20 kg con certificado de calibración

para la respectiva verificación de masa, igualmente cuenta con un conjunto de equipos patrones para

la verificación de temperatura y humedad relativa, compuesto por un termómetro Fluke con dos

sondas de temperatura (1 con punta redonda), un tacómetro digital Amprobe y un aire meter Fluke.

4.6 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

La División de Mantenimiento Tecnológico presta servicios de mantenimiento correctivo y

preventivo a los equipos de los procesos de la Universidad Industrial de Santander.

4.6.1 Mantenimiento Correctivo: Este servicio es solicitado por la Unidad Académico

Administrativa a la División de Mantenimiento Tecnológico como lo establece el procedimiento

Page 6: GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA Versión: 06 ACTIVIDADES · PDF filetécnica correspondiente cuando por las características del equipo lo amerite. ... los formatos usados para el desarrollo

PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código: GRT.03

GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA

ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO,

VERIFICACIÓN DE EQUIPOS.

Versión: 06

Página 6 de 7

PRT.01 Control de equipos. El servicio de mantenimiento correctivo debe ser solicitado a la División

de Mantenimiento Tecnológico por medio del sistema de información SIMAT.

4.6.2 Mantenimiento Preventivo: Este servicio se lleva a cabo de forma programada con el

objetivo de prevenir que el equipo llegue a un estado de falla. La División de Mantenimiento

Tecnológico elabora el plan de mantenimiento preventivo anual, el cual es publicado en la Intranet.

Para el desarrollo de esta actividad se utilizan los formatos: FRT.10 Programación individual de

mantenimiento, FRT.04 Plan de mantenimiento de equipos, FRT.19 Plan de verificación de equipos,

FRT.21 Control de mantenimiento de aires acondicionados y FRT.22 el Informe técnico de servicio

La actividad de mantenimiento preventivo se aplica a equipos que se identifiquen como críticos en la

prestación del servicio para los procesos de la Universidad Industrial de Santander.

5. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DE

APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CAMBIO REALIZADOS

1 Abril 14 de 2008 Creación del documento.

2 Noviembre 12 del 2008

Modificaciones en todo el documento.

3 Octubre 5 de 2015

Se realizaron alteraciones en el documento específicamente en los numerales 4.1, 4.4, 4.5.1 y 4.5.2, en donde corrigen y especifican los formatos usados para el desarrollo de las actividades, y se incluye el medio por el cual se debe a realizar la solicitud de acciones correctivas, servicio prestado por el proceso de recursos tecnológicos. Se modificó el nombre del documento.

4 Mayo 12 de 2017

Inclusión de la norma ISO 17025:2005 como normativa. complemento del numeral 4. Inclusión del numeral 4.2 relacionado con asesorías e intervención en obras y proyectos. Identificación de los equipos patrones de la DMT para verificación metrológica en las magnitudes de temperatura y masa.

5 Agosto 10 de 2017 Inclusión del uso del formato FRT.08 para equipos que necesiten ser calibrados y no posean número de inventario UIS.

Page 7: GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA Versión: 06 ACTIVIDADES · PDF filetécnica correspondiente cuando por las características del equipo lo amerite. ... los formatos usados para el desarrollo

PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Código: GRT.03

GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA

ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO,

VERIFICACIÓN DE EQUIPOS.

Versión: 06

Página 7 de 7

6 Diciembre 13 de 2017

Se incluyó en el ítem 4.3 identificación de equipos e instrumentos de seguimiento y medición el artículo 10 del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y control de los bienes muebles de la UIS MFI02

Se incluyó en el ítem 4.6.2 Mantenimiento Preventivo los siguientes documentos: FRT.21 Control de mantenimiento de aires acondicionados y FRT.22 Informe técnico de servicio.