GUÍA DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN · 2016-10-31 · Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel...

GUÍA DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN

DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: 000 v03.01

Fecha: 08/08/2016

Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana. 2 de 54

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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

DOCUMENTO / ARCHIVO:

Título GUÍA DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN

Nombre Archivo DGCP-GUI-Guía de Procesos de Excepción F1B2-E4GC v03.01

Fecha 08/08/2016

Versión v03.01

Cliente Dirección General Contrataciones Públicas-DGCP

Asunto / Detalle GUÍA DE PROCESO DE EXCEPCIÓN

Soporte lógico Microsoft Word

Localización Santo Domingo- República Dominicana

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio

v00.00 53 29/05/2015 Creación del documento

v00.01 57 01/07/2015 Actualización del documento Fase 1 A

v01.00 57 01/07/2015 Revisión final del documento Fase 1A

v02.00 52 02/11/2015 Actualización del documentos Fase 1A

v03.01 55 16/06/2016 Actualización del documentos Fase 1B2

v03.01 55 08/08/2016 Actualización del documentos Fase 1B2

DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:

Nombre Área

Jhonattan Toribio Tecnología

George Slujalvkosky Tecnología

Yaraida Volquez Capacitación

mailto:[email protected]


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CONTROL DEL DOCUMENTO

Este documento ha sido:

Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma:

Gianina Cáceres

Angélica Consuegra

Orquídea Almonte

Fecha: 08/08/2016



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INDICE

PROCESO DE EXCEPCIÓN ..................................................................................... 5 1. CREACIÓN DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN .......................................................... 6 2. PLANEACIÓN ............................................................................................................ 9 3. PUBLICACIÓN DIFERIDA ........................................................................................ 32 4. DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO ................................................ 33 5. APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) ............................................... 35 6. EVALUACIÓN DE CRITERIOS ................................................................................ 40 7. SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) ............................................................................... 45 8. CREACIÓN DEL CONTRATO .................................................................................. 53 9.



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PROCESO DE EXCEPCIÓN 1.

Los procesos de Excepción van destinados a cubrir las urgencias, emergencias y demás

necesidades excepcionales descritas en la normativa, las cuales debido a sus condiciones

particulares requieren de un procedimiento expedito que facilite atender dichas

necesidades en el tiempo requerido.

Creación del Procedimiento

Borrador (Opcional)

Selección Apertura de

Ofertas (Sobre Económico)

Evaluación Adjudicación Creación del

Contrato Gerenciamiento

del contrato



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CREACIÓN DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN 2.

La creación de un proceso de excepción en el Portal transaccional inicia con:

1. Registrarse con el usuario y clave asignado.

2. Una vez ingresado al sistema en el área de trabajo se deberá continuar con los

siguientes pasos:

Hacer clic en el Botón Menú que está ubicado en la barra de menú de inicio

Ir a Menú del Comprador

Hacer clic en “Tipos de procesos”

Imagen 1. Ruta para Crear un proceso de Compras Menores

Nota: Otras opciones para ingresar directamente al Proceso de Compras Menores

son:

A. *Hacer clic en el botón “Procesos” que está ubicado en la barra de menú de inicio *Hacer clic en “Tipos de procesos”

Imagen 2. Ruta número 2 para Crear un proceso de Compras Menores



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B. *Hacer clic en el botón “Ir a” que está ubicado en el barra de menú de inicio

Imagen 3. Ruta número 3 para Crear un proceso de Compras Menores

3. Después de haber ingresado a la página de procesos de compras deberá

iniciar con el proceso de Compras de Excepción y pulsar el botón crear.

Imagen 4. Proceso compras de Excepción



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4. Una vez pulsado el botón “Crear” se abrirá un cuadro, donde se tendrá que

completar las informaciones relacionadas al proceso.

Imagen 5. Crear Proceso de Excepción

Las informaciones que deberá completar son las siguientes:

Tipo de Procedimiento: Está definido por defecto.

Tipo de Sub-procedimiento: Deberá seleccionar el tipo de compra por

excepción que realizará.

Nombre: es el nombre que tendrá el expediente de ese proceso Ej.:

Adquisición de pasajes aéreos para Dirección

Unidad de requisición: será el área o unidad de compra que solicita el

proceso.

5. Una vez completados estos datos pulsar el botón , el Portal

transaccional guardará la información suministrada y traerá un formulario dividido

en bloques donde deberá completar la información del proceso.

Imagen 6. Confirmar creación de proceso



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PLANEACIÓN 3.

El portal transaccional mostrará una nueva pantalla, dividida en bloques en los que se deberán completar los datos solicitados.

Imagen 7. Confirmar creación de proceso

En esta nueva pantalla, se podrá visualizar un post-it con la siguiente información disponible ( la información solo debe estar visible después de terminar el paso “Información General”

Estado: rellenado automáticamente. Referencia del procedimiento: rellenado automáticamente, se completa de acuerdo al

código de nombramiento de los expedientes de compras DGCP. Tipo de procedimiento : rellenado automáticamente. Fase del procedimiento: rellenado automáticamente. Equipo: rellenado automáticamente. Unidad de requisición: rellenado automáticamente.

Imagen 8. Post-it



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Para completar el formulario de creación de un proceso de Compras por excepción deberá

completar los siguientes pasos:

1. Información general

2. Configuraciones del procedimiento

3. Artículos y preguntas

4. Evaluación

5. Documentos del procedimiento

6. Documentos habilitantes

7. Invitación

8. Configuración del presupuesto

Paso 1: Información General

Este paso describirá la información actual del Proceso de Compra. El mismo estará divido por los siguientes bloques:

Bloque 1. Información General: en este bloque se deberá completar la siguiente información:

• Referencia del procedimiento: este campo estará completado automáticamente por el sistema.

Bloque 1:

Información General

Bloque 2: Información del

Contrato

Bloque 3:

Ubicación del Contrato

Bloque 4: Configuración de Equipos y Flujos

Bloque 5: Plan Anual de Compras

Bloque 6: Información Presupuestal

Bloque 7: Documentos

Internos

Bloque 8:

Fase de observaciones



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• Nombre: nombre de la compra que se está realizando. Se queda rellenado automáticamente pero es editable.

• Descripción: breve detalle de la compra que se está realizando.

• Tipo de Sub- procedimiento: se completa automáticamente de acuerdo a la información colocada en la ventana de creación del expediente. No editable.

• Relacionar con otro proceso: en este campo se elegirá si se quiere asociar el

proceso de compra actual con otro proceso que se ha realizado anteriormente.

Imagen 9. Bloques del proceso

Bloque 2. Información de Contrato

• Objeto: se deberá seleccionar cuál es el objeto del contrato de una lista desplegable, entre estas opciones están Bienes , Servicios y Obras.

Servicios: si la elección es Servicios aparecerá un Subtipo de Contrato,

deberá seleccionar una de estas opciones:

Servicios

Consultorías

Consultorías basada en la calidad de los servicios

• Justificación de la modalidad de contratación: se deberá seleccionar entre estas opciones, podrá seleccionar varias alternativas, puede adjuntar documentos de soporte en el paso Documentos internos.

- Decreto Presidencial - Resolución de la máxima autoridad - Organismo de financiación externo

Imagen 10. Bloques del proceso



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• Duración estimada del contrato : deberá introducir el tiempo que estima podría durar el contrato de esta compra.

Bloque 3. Ubicación del Contrato: Es la misma dirección de la unidad de

requisición. En caso de seleccionar otra ubicación el sistema dará la posibilidad de

definir una nueva ubicación. Esta ubicación se clasificará de acuerdo a los

clasificadores geográficos.

Imagen 11. Ubicación del Contrato utilizando la misma dirección

Imagen 12. Ubicación del Contrato utilizando nueva dirección

Bloque 4. Plan Anual de Compras: traerá la pregunta ¿Es una adquisición

planeada? Si o No.

El usuario deberá responder si es o no una adquisición planeada, en caso de que si

sea una adquisición planeada el sistema le mostrará la siguiente pantalla, en donde

añadirá la adquisición por el PACC.

Imagen 13. Plan Anual de Compras



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En caso de no estar planeada con el PAAC, le pedirá que justifique por qué no está planeada.

Imagen 14. Plan Anual de Compras

Bloque 5. Documentos Internos: se podrá adjuntar documentos internos que

estarán disponibles sólo para los usuarios de la entidad definidos en el Equipo del

procedimiento, los proveedores no tiene acceso a estos documentos.

Imagen 16. Documentos Internos



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Imagen 17. Buscar Documentos Internos

Imagen 18. Documentos Internos anexos

Bloque 6. Bloque Fase de observaciones: el sistema hace la pregunta: ¿Es un

procedimiento con Fase de observaciones? A esta pregunta deberá seleccionar

SI o No. Si selecciona SI el proceso tendrá una fase adicional de observaciones o

borrador que le permitirá hacer observaciones del proceso a los proveedores. La

opción NO quedará marcada por defecto.

Después de añadir todos los datos deberá hacer clic en el botón o Al hacer clic en el botón Aprobar los pasos siguientes quedarán desbloqueados para continuar. Todos los datos son editables hasta la publicación del procedimiento excepto Bloque Fase de observaciones y el campo Tipo de sub-procedimiento.



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Paso 2: Configuraciones del Procedimiento

El paso Configuraciones del Procedimiento estará dividido en 8 bloques que detallamos a continuación:

Bloque 1. Cronograma:

Zona horaria

Fecha de publicación del aviso de convocatoria

Presentación de aclaraciones

Reunión aclaratoria

Plazo máximo para expedir Emisión de Circulares, Enmiendas y/o Adendas

Presentación de ofertas

Apertura de ofertas

Evaluación de ofertas

Notificación de Errores u Omisiones de Naturaleza Subsanable

Adjudicación

Bloque 1. Cronograma

Bloque 2. Mipymes

Bloque 3. Pago de anticipos

Bloque 4. Visita al lugar de ejecución

Bloque 5. Lotes

Bloque 6. Observaciones

Bloque 7. Configuraciones Avanzadas



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Acto de Adjudicación

Notificación de Adjudicación

Constitución de garantía de Fiel Cumplimiento

Suscripción del contrato/ Orden de compra

Publicación del contrato/Orden de compra

Plazo de validez de las ofertas

Imagen 19. Cronograma

Bloque 2. Mi Pymes: en este paso deberá elegir si quiere limitar el proceso de

compras especialmente a MiPymes o MiPymes Mujeres.

En caso de seleccionar que no el sistema le mostrará una pantalla como muestra

la imagen.

Imagen 20. Mipymes

Si elige si, el campo “Limitar este proceso a Mi pymes” quedará visible y el proceso va a

ser para compañías clasificadas como Mi Pymes o Mi Pymes Mujeres

Imagen 21. Mipymes mujeres



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Bloque 3. Pago de Anticipos

Pago de Anticipos: en este se configurará la forma de pago del proceso,

el mismo tendrá dos opciones y deberá seleccionar si desea o no pagar

anticipo.

Si selecciona la opción SI deberá llenar la fecha prevista del pago del anticipo y el

porciento de anticipo tal cual se muestra en la imagen.

Imagen 22. Anticipos

¿Solicitud de garantías? Deberá seleccionar entre las opciones Sí o No.

Al seleccionar Si deberá completar los siguientes datos:

Imagen 23. Garantías

Bloque 4. Visita al lugar de ejecución: se deberá elegir entre las opciones “SI o No” en caso de que se requiera visita al lugar de ejecución para el procesos de compras. Si elige SÍ el sistema mostrara los siguientes campos a completar:

- Fecha Límite para visitas : Selección de la fecha y hora a través de un

calendario

- Información Adicional: podrá indicar la dirección donde los proveedores

deben hacer las visitas



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Imagen 24. Visitas al lugar de ejecución

Bloque 5. Lotes:

Definir Lotes: en este paso se podrá elegir entre las opciones “Si o No” (campo

obligatorio).

La opción “No” estará marcada por defecto.

Imagen 25. Lotes

Si se selecciona la opción “Si” deberá definir la cantidad y nombres de los lotes.

Imagen 26. Lotes

Bloque 7. Observaciones: este bloque se colocara la información con los

nombres de los diarios de circulación nacional donde se dará publicidad a la

convocatoria . Máximo 500 caracteres .

Imagen 27. Observaciones



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Bloque 9. Configuraciones Avanzadas: este campo en caso de elegir la opción

SI el sistema le permitirá configurar número decimales del precio de los artículos y

el precio total, por igual se encontrará el modo de presentación de ofertas.

Imagen 28. Configuraciones avanzada

Imagen 29. Configuraciones avanzada



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Paso 3: Artículos y preguntas

En este paso se configura la cantidad, código UNSPSC, descripción , cuenta

presupuestaria, precio unitario y precio total de los artículos a comprar, por igual se

establecerá preguntas dirigidas al proveedor para que se completen cuando se realice la

oferta.

Para facilitar el registro de condiciones de un procedimiento, la plataforma da la posibilidad

de crear tantas preguntas como la entidad necesite. La pantalla en que se puede realizar

la configuración del formulario de respuesta está dividida en tres áreas principales:

- Espacio donde podrá establecer las preguntas y cuestiones que los proveedores

deben responder

- Barra de herramientas con las opciones de añadir sección, preguntas, borrar,

guardar plantillas, guardar como pdf.

- Acceso rápido al listado de preguntas

Imagen 30. Artículos y preguntas

Los campos a completar para la lista de precios son:

Código Artículo: Rellenado automáticamente y editable;

Código UNSPSC: Sub clase correspondiente al artículo que se solicita (debe tener

la opción de utilizar las búsquedas dentro del clasificador UNSPSC, permitiendo

seleccionar sólo el cuarto o quinto nivel). Esto campo debe ser llenado con el

código escogido y su descripción. La descripción y el código no son editables sólo

se deben cambiar dentro del clasificador UNSPSC;

Cuenta Presupuestaria: Cuenta o cuentas presupuestarias correspondientes al

código UNSPSC que se solicita. Cada código UNSPSC puede tener una o más de

una cuenta presupuestaria asociada.



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- Si el código UNSPSC escogido en el campo anterior tiene solamente una cuenta

presupuestaria asociada, entonces el campo se va a quedar llenado

automáticamente y no editable;

- Si el código UNSPSC escogido en el campo anterior tiene más de una cuenta

presupuestaria asociada, entonces el campo va a ser un despliegue con la opción

“Seleccione” por defecto y todas las otras cuentas presupuestarias disponibles

para seleccionar.

- Si se borra el código UNSPSC, el campo “Cuenta Presupuestaria” debe ser

borrado automáticamente.

- Si se modifica el código UNSPSC, el campo “Cuenta Presupuestaria” también

debe ser modificado.

Descripción: Descripción del artículo que se solicita.

Cantidad: Número de unidades del artículo que se solicita

Unidad: Unidad de medida de los artículos

Precio unitario estimado: Precio estimado de cada artículo (campo obligatorio)

Precio total estimado: Rellenado automáticamente

- Se tiene la opción de añadir observaciones en cada una de las líneas en el detalle

del artículo. Esta opción sirve para que el usuario pueda añadir más detalles en la

descripción de los artículos.

• Los tipos de preguntas disponibles para solicitar a los proveedores son:

- Respuesta Múltiple

- Matriz de respuestas

- Pregunta abierta

- Pregunta numérica

- Anexos

- Respuesta lógica

- Pregunta de requisitos

- Plazo

- Pregunta de condiciones de entrega

- Lista de precios



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• Pulsando el menú “Opciones”, dentro del artículo, la plataforma permite exportar a Excel,

importar desde Excel y añadir secciones, entendido como un enunciado separador de un

conjunto de artículos dentro de un lote. Al hacer el importe, cuando uno de los campos no

es llenado correctamente el sistema hace el importe pero eso campo queda vacío;

• En cada artículo, la plataforma da la posibilidad de adjuntar un documento específico

para ese artículo;

• La plataforma permite crear plantillas de formularios de respuesta que se podrán utilizar

posteriormente en otros procedimientos y que pueden estar disponibles únicamente para

el usuario que la creó o para toda la entidad;

• Si el mapa de cantidades es muy extenso, la plataforma permite su exportación desde

formato MS Excel. Esta plantilla en formato Excel debe ser primero descargada de la

plataforma y su configuración de columnas no es editable. Posteriormente debe ser

importada a la plataforma. Al hacer el importe, cuando uno de los campos no es llenado

correctamente el sistema hace el importe pero ese campo queda vacío.

Imagen 31. Importar y exportar lista

Paso 4. Evaluación

En este paso será posible definir una evaluación de criterios a las ofertas que se harán a

este proceso. El sistema hace la pregunta:

Definir un modelo de evaluación para este procedimiento:

Deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción No esta elegido por defecto y es

editable).



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Imagen 32. Evaluación de criterios

En caso de seleccionar “Si” le desplegará las siguientes opciones con las que podrá

configurar la evaluación:

Tipo de evaluación: Evaluación de varios criterios de selección (por defecto, no editable).

Método de evaluación: Manual (por defecto, no editable).

Publicar modelo de evaluación: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No”

esta seleccionada por defecto). Si elige la opción si, significa que los criterios de

evaluación serán publicados al proveedor cuando se muestre interesado.

Imagen 33. Evaluación de criterios

Para agregar los criterios que tendrá la evaluación en el área de configuración del modelo

de evaluación deberá pulsar el botón , el sistema habilita los campos para describir los

criterios, podrá insertar los criterios de evaluación de manera manual indicando el % de

ponderación que dará a cada uno.



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Imagen 34. Configuración del modelo de evaluación

Deberá pulsar el botón Agregar criterio y portal transaccional le traerá una línea para

escribir los criterios con los que evaluara las ofertas a su vez tendrá el botón Borrar

seleccionado que le permitirá eliminar criterios ya creados y Comprobar suma que le

validará el porcentaje asignado a cada criterio este dentro del rango 100.

Imagen 35. Reglas para el modelo de evaluación seleccionado

Imagen 36. Configuración del modelo de evaluación

Paso 5. Documentos del procedimiento:

Bloque Comentarios Externos

En este bloque podrá añadir observaciones al procedimiento visibles para todos los proveedores.



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Imagen 37. Comentarios externos

Bloque Documentos

En este bloque será posible adjuntar los documentos necesarios para que el proveedor pueda presentar su oferta, pliego de condiciones, anexos, catálogos etc., podrá adjuntar documentos por tres opciones:

Crear desde documento tipo: opción para adjuntar plantillas de documentos. Buscar en la biblioteca: son documentos que han sido cargados previamente en el

menú “documentos de la entidad” y podrá elegir alguno de ellos. Anexar documento: adjuntar documentos que se encuentran en el ordenador. Borrar seleccionado: podrá eliminar cualquier documento, seleccionando el

documento que desea borrar.

Imagen 38. Adjuntar documentación

Paso 6. Documentos Habilitantes

Bloque Documentos Habilitantes

En este bloque portal transaccional mostrará una lista con todos los tipos de documentos que se solicitan a los proveedores en los procedimientos. Al seleccionar uno o varios de estos podrá definir el momento de entrega de los mismos, si en la Adjudicación o en la oferta. Para seleccionarlos podrá filtrarlos por familia.

Imagen 39. Documentos Habilitantes



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Bloque otros documentos

Otros Documentos requeridos para la presentación de la oferta: deberá elegir entre las opciones Si o No (la opción “No” esta seleccionada por defecto). - Si el usuario selecciona “sí” le aparecerá la opción agregar otro tipo de documento (Estos documentos serán públicos).

Imagen 40. Bloque otros documentos



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Paso 7. Invitación

Bloque invitación manual de proveedores

Este paso se queda desbloqueado después de clicar en “Finalizar Consulta” y antes de la

publicación del proceso.

• En este paso el sistema va a hacer un match de las categorías seleccionadas en la lista

de precios y saldrá un listado de proveedores con interés en la misma categoría escogida.

Los proveedores que tienen interés en la misma categoría van a recibir una notificación.

• Para todos los sub-procedimientos, el módulo de invitación no se controlará la cantidad

mínima de invitados. El comprador podrá invitar directamente o no, la cantidad de

proveedores que requiera.

• Solamente se pueden invitar proveedores que están en el listado de match de las

categorías. Se invita pulsando el botón “Invitar” que abre una ventana con el listado de

proveedores con interés y con el botón “Seleccionar” en frente a cada proveedor que

permite invitar los proveedores seleccionados. Los proveedores invitados directamente

van a recibir una notificación y va a ser creada una oportunidad en su área de trabajo;

• Tendrá la opción de “Borrar” pero sólo se podrán borrar los proveedores invitados

directamente. .

• El usuario tramitador podrá seleccionar los proveedores que desea invitar y que están

registrados en la plataforma en las mismas categorías del procedimiento. Si el

procedimiento es limitado a Mi pymes entonces sólo deberán ser visibles proveedores que

sean Mi pymes .

Nota: Los proveedores seleccionados recibirán una alerta en su correo electrónico y

podrán encontrar también la invitación en el widget Notificaciones en el área de trabajo del

procedimiento.

Imagen 41. Invitación



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Imagen 42. Buscar y Añadir Proveedores



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Paso 8. Configuración del presupuesto

Este paso solo estará disponible en la etapa planeación y se queda desbloqueado

después de pulsar en “Finalizar Consulta” y antes de la publicación del proceso.

Bloque Configuración del Presupuesto

Destino del gasto: el usuario deberá seleccionar entre las opciones:

-Funcionamiento

-Inversión.

Origen de los recursos: el usuario deberá seleccionar de una lista entre: Fuente

general, Fuentes con destino específico, Fuentes de recursos propios,

Transferencias, Crédito interno, Fuentes de terceros, Comprobantes en proceso de

pagos (pasivos financieros), fuentes contables, Crédito externo, Donación externa

Integración Manual: campo no editable. El sistema define automáticamente si es

una integración automática o manual. Si el sistema no hace la integración

automática o esa integración no existe entonces el sistema va a chequear el

campo.

Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: si la es integración

manual, este campo es obligatorio y editable. Si hay integración con el SIGEF, este

campo es informativo y no editable (el sistema deberá traer la información

rellenada en la fase de creación del expediente.

Nota: La plataforma contendrá un parámetro habilitando la Vinculación con SIGEF

por institución desde la consola de Administración. Si está habilitado nos informará

el código de disponibilidad presupuestal. Si no está habilitado, pedirá un adjunto de

certificación presupuestaria. Como alternativa a la integración, el usuario podrá

continuar con la creación del procedimiento y adjuntar el documento que justifique

esa asignación presupuestaria en el paso Documentos Internos.

Documento Justificativo: esto campo sólo es visible y obligatorio cuando la

integración es manual. El usuario tiene que añadir un documento para probar que

tiene presupuesto para los artículos que va a comprar. Cuando la integración es

automática esto campo no se queda visible.

Valor Total del Presupuesto: El valor presentado en este campo es copiado del

valor presentado en el paso 2. Campo visible y no editable.

Grilla de las cuentas presupuestarias: los datos de la grilla no son editables. El

sistema presenta en la grilla la información que fue cargada en la lista de precios.

La grilla va a contener 3 columnas:



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- Cuenta Presupuestaria: número de la cuenta

- Valor: valor a ser consumido de la cuenta

- Estado: estado de la integración.

Imagen 43. Configuración del presupuesto

Una vez completados todos los pasos, deberá pulsar el botón y el proceso quedará publicado en modo diferido. A lo largo de la creación del procedimiento, tendrá a su disposición las siguientes opciones:

Guardar: el procedimiento se queda en estado borrador podrá seguir trabajando en él posteriormente.

Cancelar: podrá cancelar la creación del procedimiento, pero no eliminar la información.

Finalizar: el sistema asume los datos y coloca visible la opción “Publicar si faltará por completar algún dato el sistema emitirá una alerta indicando el campo que deberá rellenar o corregir.

Si hay flujo de aprobación asociado: si hay un flujo de aprobación asociado a la publicación en alguno de los pasos anteriores, tendrá que confirmar dicho flujo y cada responsable de la aprobación recibirá una notificación para realizar la tarea.

- si el aprobador rechaza la acción, el usuario comprador recibirá una alerta en la plataforma y podrá realizar las modificaciones y/o correcciones pertinentes;

- si el usuario aprueba la acción, el usuario podrá publicar el procedimiento.

Si no hay flujo de aprobación asociado: podrá pulsar la opción “Publicar”



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Aclaraciones sobre el Pliego de Condiciones

Los proveedores interesados en el procedimiento podrán solicitar aclaraciones a

los pliegos a través del widget Aclaraciones, dentro de la carpeta del

procedimiento;

La entidad contratante tendrá que responder a dicha solicitud a través del widget

Aclaraciones;

Cuando como consecuencia de una pregunta, se requiera realizar una

modificatoria a los pliegos de condiciones específicas (adendas o enmiendas),

estas se podrán hacer desde el widget Adendas. La plataforma permite definir

dentro del Equipo del procedimiento, qué usuarios podrán realizar Adendas, según

los roles establecidos en la consola de Administración y en las fechas

contempladas en el cronograma del procedimiento, salvo los casos que procedan

de una suspensión. Siempre habrá que motivar la modificación, que será visible

para los proveedores interesados en el procedimiento. Las adendas son:

- Modificación en las fechas del cronograma

- Cambiar configuración

- Cambiar el formulario de respuesta

- Cambiar la evaluación

- Cambiar pliegos y documentación.

Los proveedores interesados serán notificados a través de una alerta automática

de la plataforma de la realización de las adendas o enmiendas, estas serán

incorporadas al widget de enmiendas. Esta lista de proveedores podrá ser

exportada a formato MS Excel en la sección de reportes y estadísticas.

El envío, la recepción y la lectura de las aclaraciones en la plataforma generan

recibos electrónicos que garantizan la fecha y hora en la que se realizó cada una

de las acciones.



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PUBLICACIÓN DIFERIDA 4.

Al pulsar el botón Publicar una vez cumplimentados los pasos de la creación del procedimiento, el sistema le mostrará la siguiente pantalla informativa, especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento ya programado en el cronograma, a esto le llamamos “Publicación Diferida”, deberá hacer clic en confirmar.

Imagen 44. Publicación Diferida

Una vez publicado el procedimiento:

El mismo será de acceso público y cualquier proveedor puede consultar la información.

Los proveedores que tengan interés informativo en una misma categoría del procedimiento van a recibir un correo con la información de que un procedimiento en esa categoría fue publicado.

Cancelar procedimiento: el sistema obliga a que el usuario justifique la cancelación,

con comentario y adjuntando un documento justificativo (en el flujo de aprobación). esta acción se registrará asociándole un flujo de aprobación. una vez cancelado, el procedimiento quedará en estado cancelado.

Una vez realizada la publicación del procedimiento en la plataforma, éste estará disponible para todos los proveedores que accedan a la plataforma a través de las opciones: - “Consultas Activas” (sin login). - “Búsqueda de procedimientos de acceso público” (con login). - El Pliego de Condiciones Específicas podrá ser retirado por todo interesado a través de la plataforma.



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DECLARACIÓN DE DESIERTO DE UN PROCESO 5.

Un proceso podrá ser declarado desierto en caso de no recibir ofertas en el tiempo definido, esta acción podrá ser realizada siempre y cuando haya pasado el tiempo de presentación de oferta y no se presentará ningún interesado.

Imagen 45. Declaración de Desierto

Si quiere relanzar el procedimiento, el sistema le da opción de realizarlo , haciendo la pregunta ¿Relanzar el proceso? En el caso de elegir si , el sistema creará una copia del proceso y podrá realizar las modificaciones de lugar.



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Imagen 46. Declaración de Desierto



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APERTURA DE OFERTAS (SOBRE ECONÓMICO) 6.

Las ofertas de los proveedores son recibidas en la plataforma con la información encriptada sin posibilidad de conocer su contenido hasta que el o los usuarios asignados para la apertura de ofertas realicen la acción. En la fecha de la apertura, en la carpeta del expediente tendrá que pulsar la opción

.

Imagen 47. Área de Trabajo

Apertura y evaluación mapa comparativo El o los usuarios definidos para la apertura de ofertas realizarán la desencriptación de las mismas, pulsando el botón Abrir. El sistema publica la lista de oferentes que presentaron ofertas económicas.

Imagen 48. Iniciar



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A continuación pulsar el botón

Imagen 49. Abrir Sobres

Los sobres serán desencriptados y quedarán disponibles las ofertas recibidas Una vez revisada la documentación tendrá que calificar las ofertas que se encuentran en estado pendiente de esta manera podrá: Calificar todos los pendientes Descalificar todos los pendientes (Tendrá que justificar) Calificar (en una oferta concreta) Descalificar (en una oferta concreta) Tendrá que justificar

Imagen 50. Fase de apertura Calificar o Descalificar

Calificadas las ofertas deberá pulsa la opción Publicar lista de oferentes y a continuación

confirmar .



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Evaluación Económica

Tendrá la opción de realizar un estudio de precios que le permitirá evaluar la mejor oferta, podrá acceder al mismo por diferentes vías: Vía 1:

Imagen 51. Vía 1 para evaluación económica

Vía 2:

Imagen 52. Vía 2 para evaluación económica



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La plataforma indicará automáticamente el precio más bajo recibido, y se podrá generar un archivo en formato Excel, que podrá ser adjuntado a los Documentos correspondiente a la fase de apertura. La unidad operativa de compras genera el reporte preliminar de lugares ocupados y el estudio de precios, de esta forma los peritos podrán descargarlo y realizar las evaluaciones de ofertas económicas.

Imagen 53. Evaluación económica

Imagen 54. Análisis de la evaluación económica



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Imagen 55. Reporte de la evaluación económica



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EVALUACIÓN DE CRITERIOS 7.

Al consultar el detalle de la oferta, la entidad tiene la opción para hacer la evaluación manual de la oferta de acuerdo con los criterios definidos en la creación del procedimiento En la plataforma hay dos opciones distintas para hacer la evaluación:

1. En la pantalla de apertura de sobres, tras la apertura, está la opción “Evaluación” 2. En el área de trabajo del procedimiento, en el widget “Evaluación”.

Al hacer el clic en el botón “Evaluación” el sistema muestra una pantalla para crear evaluación que tiene los siguientes campos:

Bloque detalles del proceso:

Id procedimiento (relleno automático)

Id técnico (relleno automático).

Imagen 56. Bloque detalle del proceso de evaluación

Bloque información general:

Referencia de la evaluación (campo obligatorio)

Nombre de la evaluación

Imagen 57. Bloque Información general de evaluación

Después se le dará clic al botón crear.

• Se puede crear un flujo de aprobación para la evaluación. Antes de que el usuario

aprobador realice la acción, el perito podrá adjuntar el informe con la recomendación de

adjudicación en el paso Documentos del flujo de aprobación. 1

1 La evaluación de criterios solo estará disponible si es configurada en el proceso , Paso 4



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Imagen 58. Evaluación creada

Se le dará clic al botón “Crear análisis” para hacer el análisis de la evaluación.

Imagen 59. Crear análisis



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Imagen 60. Análisis de evaluación

Imagen 61. Evaluación comparativa creada



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Imagen 62. Análisis de la evaluación proveedores

Imagen 63. Puntuación de evaluación



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Imagen 64. Finalizar evaluación

Imagen 65. Evaluación admitida



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SELECCIÓN (ADJUDICACIÓN) 8.

La adjudicación se podrá realizar desde diferentes opciones:

En la fase de apertura, pulsando el botón adjudicación.

A partir del mapa comparativo de precios, o sea, tras el estudio de precios, la entidad

tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis.

A partir de la evaluación, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese

análisis.

En el área de trabajo del procedimiento, en el widget adjudicación.

Siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (ID

de la adjudicación).

Creación de una adjudicación La creación de una adjudicación consta de varios pasos:

1. Paso Información General

Bloque Título

• Estado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no editable. • Tipo de adjudicación: campo rellenado automáticamente por la plataforma. no

editable. • Creado desde análisis comparativo: campo rellenado automáticamente por la

plataforma. no editable.

Imagen 66. Bloque titulo



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Bloque Resumen

• Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

• Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Descripción: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Fase: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Otras Referencias/Id: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable.

Imagen 67. Bloque Resumen

Bloque Datos Generales

• Número de expediente: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

• Título: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Unidad de requisición: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable. • Tipo de procedimiento: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable.

Imagen 68. Bloque Datos Generales

Bloque Información del Contrato

• Local de ejecución/entrega: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

• Tipo de contrato: campo rellenado automático. • El contrato puede ser prorrogado: campo rellenado automáticamente por la

plataforma. No editable.

Imagen 69. Bloque Información del Contrato



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Bloque Comentarios de la adjudicación

• Comentario: casilla de campo libre donde se podrán añadir comentarios a la adjudicación.

Imagen 70. Bloque Comentarios a la Selección

Bloque Anexos procesos de selección El usuario podrá adjuntar documentación a la adjudicación pulsando el botón “Añadir

Documento.”

Imagen 71. Bloque Anexos a la Adjudicación

Bloque Configuración del presupuesto

Destinación del gasto: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable;

Origen de los recursos: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable;

Integración Manual: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable;

Código Autorización de Disponibilidad Presupuestal: campo rellenado

automáticamente por la plataforma. No editable;

Documento Justificativo: este campo sólo es visible cuando la integración fue

manual. El usuario va a tener la opción de hacer descarga del documento añadido.

Total Estimado: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable;

Grilla de las cuentas presupuestarias: datos rellenados automáticamente y no

editables.



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Imagen 71. Bloque Anexos a la Adjudicación

Bloque de la Unidad de Compras

• Entidad contratante: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.

• Dirección: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente. • Correo electrónico: ya rellenado con la información definida en la creación del

expediente. • Teléfono: ya rellenado con la información definida en la creación del expediente.

Imagen 72. Bloque Unidad de Compras

Bloque miembros de la apertura

• Información sobre los usuarios que realizaron la apertura de ofertas, así como la fecha y hora en la que se realizó dicha acción.

Imagen 73. Miembros de la Apertura

Bloque Clasificación Lista de proveedores que enviaron sus ofertas. Aparecerá la siguiente información:

• Posición: Se deberá indicar la posición en la que ha quedado el proveedor (1º, 2º, 3º, etc.)

• Orden de llegada: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Referencia de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable.



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• Nombre de la oferta: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

• Nombre del proveedor: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable.

• Tipo de entidad: campo rellenado automáticamente por la plataforma. No editable. • Valor (precio ofertado): campo rellenado automáticamente por la plataforma. No

editable. • Resultado : el usuario deberá seleccionar entre las opciones adjudicar, admitir o

excluir. • Puntuación: El usuario deberá indicar la puntuación obtenida por cada uno de los

proveedores. • Justificación: Pulsando en la opción “Añadir comentario”, el usuario podrá añadir un

comentario para una oferta en concreto. • Opción para ver el detalle de la oferta.

Imagen 74. Clasificación

Bloque Artículos a adjudicar

• Tras la selección de los artículos a adjudicar, el sistema presenta la lista final y el usuario tendrá que pulsar en la opción “confirmar” para seguir con la adjudicación. Este valor es confirmado por el sistema para que no sobrepase el umbral permitido para este procedimiento.

Bloque Lista de Proveedores seleccionados Una vez confirmados los artículos a adjudicar el sistema presenta la lista final de los

adjudicatarios, con la siguiente información:

• Nombre del proveedor • Descripción de los lotes (si existen) • Nº de artículos adjudicados • Precio total de adjudicación • Precio base total • Contrato (el sistema genera automáticamente el contrato y al pulsar sobre su

referencia el sistema le re-direccionara a la pantalla de creación del contrato). • Opción para evaluar el proveedor • Opción para ver la lista de los artículos • Borrar.



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Una vez completados los pasos anteriores, el usuario deberá pulsar el botón “Confirmar”, para continuar. El sistema validará los siguientes datos, si el proveedor está o no al día con el pago de impuesto con DGII y TSS. Si el resultado de la verificación es CERTIFICADO=FALSE, un mensaje con la respuesta debe ser mostrado en la pantalla y no será posible adjudicar el proveedor.

En algunos casos los proveedores pueden tener un acuerdo de pago y así pueden seleccionar la opción “¿tiene acuerdo de pago?” será posible continuar con el registro (en este caso deberá adjuntar un fichero comprobante del acuerdo de pago).

Imagen 75. Anexar certificación del Proveedor

Nota: en el caso del servicio de validación no estar disponible o con error técnico debe ser posible adjudicar adjuntando un documento justificativo de certificación de estatus tributario que en este caso deberá solicitarle al proveedor como parte de la documentación de la oferta. Si son varios documentos, deberán agregarse en un zip. En el caso del servicio estar inactivo (configurado en la consola de Administración) debe ser posible continuar la adjudicación sin validación.

Una vez que se complete la verificación del pago de impuesto del proveedor adjudicado,

deberá pulsar el botón guardar, de esta manera, el Portal Transaccional habilitará el paso 2

“Informe final”.

Si el usuario no ha completado todos los pasos de la creación de una adjudicación, el Portal

Transaccional emitirá una alerta y no permitirá finalizar la adjudicación.



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2. Informe Final

Podrá notificar a todos los proveedores que han enviado una oferta en este paso se podrá

adjuntar un documento de la notificación de la adjudicación.

Imagen 76. Pasó 2 Informe Final

Existen varias opciones para generar un documento de la notificación de

adjudicación:

- La plataforma propone una plantilla que contiene referencia del procedimiento y el

nombre del proveedor, además de otros datos. Deberá pulsar el Botón

.

Imagen 77. Paso 2 Informe Final

- Cargar un documento alojado en el ordenador del usuario: se pulsará en la opción”

Añadir una nueva” y se cargará el mismo.

Se tendrá que pulsar el botón

A continuación, volver al paso 2 (Informe) y pulsar el botón Publicar.

Publicado el informe final el portal transaccional sistema genera la referencia del

contrato u orden de la compra.

A lo largo de la creación de una adjudicación, el usuario tendrá a su disposición las

siguientes opciones:



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- Imprimir: la adjudicación se puede imprimir en cualquier estado

-Cancelar adjudicación: Si el usuario se hubiese equivocado en la adjudicación se puede

cancelar la misma y crear una nueva. La cancelación de una adjudicación ya notificada

genera una alerta automática de la plataforma dirigida todos los proveedores que han

enviado una oferta.

Imagen 78. Información general de selección

Imagen 79. Publicar Selección



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CREACIÓN DEL CONTRATO 9.

Después de crear la Adjudicación será posible crear el Contrato con el proveedor o proveedores adjudicados.

Solo podrá crear el contrato una vez creada la adjudicación, de tal manera que los datos de la adjudicación se volcarán automáticamente en el mismo.

Se podrá acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación o desde el widget contratos, pulsando en la referencia interna del contrato.

Pasos del Contrato:

El contrato consta de los siguientes pasos, los cuales se deberán de completar antes de ser enviado al proveedor.

Los pasos son los siguientes:

Nota: Las definiciones de los pasos del contrato se encuentran en el Manual de Gestión de

Contratos. (Ver en el manual Gestión de Contratos).

A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones:

Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente;

Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador.

Paso 1.

Información general

Paso 2.

Condiciones

Paso 3.

Bienes y servicios

Paso 4.

Documentos del Proveedor

Paso 5.

Documentos del Contrato

Paso 6.

Configuración del procedimiento

Paso 7.

Ejecución del Contrato

Paso 8.

Facturas del Contrato

Paso 9.

Modificaciones del Contrato

Paso 10.

Incumplimientos



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Los estados del contrato son:

Creado (en edición) Terminado(confirmado) Aprobado (enviado para el proveedor) Cumplido(cerrado) Suspendido Rescindido Modificado

Una vez creado el contrato, se pulsará el botón “Enviar al proveedor” para que éste reciba dicho documento. Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato y este quedará en estado “Aprobado”. Una vez estando el contrato aprobado tendrá la opción de hacer modificaciones al contrato y crear incumplimientos. (Ver en el manual Gestión de Contratos).


GUÍA DE PROCESOS DE EXCEPCIÓN · 2016-10-31 · Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel...

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