GUÍA DE USUARIO “ÓUO AÍUOTA S”...Av. Simón Bolívar SN y Caminos del Inca (+593) 4514615 -...
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LA DIRECTIVA 2018 - 2019 [email protected] VERSIÓN 1.0 MAYO DE 2019 GUÍA DE USUARIO “MÓDULO DE ALÍCUOTAS”
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LA DIRECTIVA 2018 - 2019 [email protected]
VERSIÓN 1.0
MAYO DE 2019
GUÍA DE USUARIO
“MÓDULO DE ALÍCUOTAS”
Av. Simón Bolívar SN y Caminos del Inca (+593) 4514615 - 0979210986 / [email protected]
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
1.0 Versión original 29 de abril de 2019
Declaración de Confidencialidad:
El presente documento contiene una guía de usuario con la explicación de la funcionalidad del sistema
orientado al usuario final (co-propietario), así mismo la información registrada en el sistema es de uso
exclusivo de los co-propietarios del Conjunto Habitacional Altos de la Colina, y las credenciales de
acceso para ingresar al sistema no puede ser divulgada a terceros externos, sin una autorización por
escrito del co-propietario.
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ÍNDICE
CONTROL DE CAMBIOS ____________________________________________________________ 1
1. INTRODUCCIÓN ________________________________________________________________ 3
2. ALCANCE _____________________________________________________________________ 3
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS _________________________________________ 3
4. GUÍA DEL USUARIO _____________________________________________________________ 3
4.1 NOMENCLATURA DE PANTALLAS ______________________________________________ 3
4.2 ACCESO AL SISTEMA ________________________________________________________ 4
4.3 PAGO DE ALÍCUOTAS ________________________________________________________ 4
4.3.1 Ingresar a la opción _______________________________________________________ 5
4.3.2 Acceso al Pago de la Alícuota _______________________________________________ 5
4.3.3 Validación del Pago de la Alícuota ___________________________________________ 8
4.3.4 Impresión del Recibo de la Alícuota __________________________________________ 9
Opción “Reestablecer su Código” _______________________________________________ 10
5. CORREO ELECTRÓNICO DEL CONJUNTO ASIGNADO AL CO-PROPIETARIO _________________ 11
5.1 Configuración del Correo Electrónico en Cliente OUTLOOK ___________________________ 12
5.2 Configuración del Correo Electrónico en Teléfonos Inteligentes (Smartphone) ___________ 13
6. SOPORTE TÉCNICO ____________________________________________________________ 16
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1. INTRODUCCIÓN
La Directiva del Conjunto Habitacional Altos de la Colina en el proceso de modernización de sus
actividades, automatiza e implementa la herramienta informática “Sistema informático web de
Gestión de Conjuntos y Condominios para el Conjunto Habitacional Altos de la Colina”, el cual permite
la gestión administrativa y financiera de las operaciones y actividades que lleva a cabo la Directiva del
Conjunto, con la finalidad de que los co-propietarios se beneficien de esta plataforma, y puedan
realizar el pago de sus alícuotas en línea de forma fácil y sencilla.
El sistema informático desarrollado está diseñado en ambiente web para ser utilizado desde el
internet a través de un navegador web de preferencia Google Chrome, y que puede ser utilizado en
computadores personales, portátiles, hasta teléfonos inteligentes.
2. ALCANCE
El presente documento es un instructivo que describe la funcionalidad y la utilización del Módulo de
Alícuotas que contiene el proceso de realización del pago de alícuotas en línea para que pueda realizar
el co-propietario, el cual inicia desde la creación de las credenciales de acceso para el co-propietario
al sistema hasta la generación el comprobante o recibo de pago de la alícuota del período
correspondiente
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
TÉRMINO/ABREVIATURA DEFINICIÓN
Navegador Web (o browser)
Es un software, aplicación o programa que permite el acceso a la Web, interpretando la información de distintos archivos, imágenes y sitios web para que estos puedan ser visualizados.
Página web
Es un documento o información electrónica capaz de contener texto, sonido, video, enlaces, imágenes y muchas otras cosas interactivas, adaptadas para navegar en Internet y que puede ser accedido desde un navegador web.
4. GUÍA DEL USUARIO
4.1 NOMENCLATURA DE PANTALLAS
Las pantallas desarrolladas en el sistema tienen la siguiente nomenclatura descrita a continuación:
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4.2 ACCESO AL SISTEMA
Para ingresar al sistema debe abrir el navegador web de preferencia Google Chrome, y digitar la
siguiente dirección: https://www.conjuntohabitacionalaltosdelacolina.com
4.3 PAGO DE ALÍCUOTAS
Para realizar el pago de una determina alícuota debe realizarse los siguientes pasos:
Resumen
1. Ingresar a la opción “Pago de Alícuotas”
2. Acceso al Pago de la Alícuota
3. Validación del Pago de la Alícuota
4. Impresión del Recibo de la Alícuota
Opción “Reestablecer su Código” (En caso que haya olvidado su código de ingreso)
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Explicación de cada Paso
4.3.1 Ingresar a la opción: Dar clic en el menú SERVICIOS, opción PAGO DE ALÍCUOTAS o
también en el menú principal se despliega dicha opción, tal cual se indica a
continuación:
Al dar clic en esta opción se muestra la siguiente pantalla, donde debe ingresar el
número de cédula del propietario y el código asignado al propietario, que es una clave
asignada para que pueda ingresar el copropietario.
4.3.2 Acceso al Pago de la Alícuota: Al dar clic en el botón Aceptar, y como es la primera vez
que ingresa al sistema, en el campo “Cédula del propietario” ingrese su número de
cédula de identidad, y en el campo “Código” ingrese su mismo número de cédula. A
continuación, se mostrará la siguiente pantalla de Registro de Datos para que el
copropietario ingrese la información de identificación de su inmueble, y datos
personales del propietario, como:
Número de Casa, Número de Pisos, Ocupación o profesión, Número de Parqueadero,
Cédula del Propietario, Apellidos y Nombres el Propietario, Tipo de Vivienda (Propia),
Número de Teléfono Convencional, Número de Teléfono Celular, Correo Electrónico,
Número de Adultos, Número de Niños, Número de Mascotas, Tiene Vehículo (SI tiene
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vehículo se habilita el campo “Número de Vehículos”, “Número de Placa del Vehículo”),
Tiene Moto (SI tiene moto se habilita el campo “Número de Motos”, “Número de Placa
de la Moto”), y el campo Código y Confirmar Código el cual puede ser ingresado de forma
manual o generado de forma automática y es la clave de ingreso a la opción de Pago de
Alícuotas.
A continuación, se muestra la pantalla con todos los campos de ingreso:
Pantalla I: Registro de Datos del Co-Propietario
Pantalla II: Registro de Datos del Co-Propietario
Una vez guardado la información de forma correcta de muestra el siguiente mensaje:
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En caso que el número de cédula del propietario ingresado sea incorrecto se muestra el
siguiente mensaje:
Una vez registrado sus datos, debe ingresar a la opción de Pago de Alícuotas explicado
en el paso 4.3.1, y en el campo “Cédula del propietario” ingrese su número de cédula
de identidad, y en el campo “Código” ingrese el código o clave que usted ingreso para
realizar los pagos de alícuotas. El código generado debe recordarlo para las siguientes
veces que realice el pago de una determinada alícuota.
De aquí en adelante cada vez que usted desee realizar el Pago de una determinada
Alícuota debe ingresar a esta opción tal cual se explicó en el paso 4.3.1
Una vez que ingreso el número de cédula y código asignado, se mostrará la siguiente
pantalla el cual le permite realizar el pago de la alícuota correspondiente:
En dicha pantalla debe ingresar los siguientes campos:
Número de Casa: Muestra el número de inmueble perteneciente al co-propietario
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Pago realizado mediante: Efectivo, Deposito o Transferencia
Número de Documento: Número del comprobante de pago realizado en depósito
o transferencia
Valor Cancelado (USD): Monto sobre el cual está realizando el pago de la alícuota.
Observación: Motivo detallado por el cual se realiza el pago
Comprobante de Pago: Nombre del Archivo del comprobante de pago, cuyo
nombre del archivo puede ser el siguiente: ComprobantePagoAlicuota.pdf,
ComprobantePagoAlicuota.jpg o ComprobantePagoAlicuota.jpeg
Mes de Pago: Mes de pago de la alícuota
Año de Pago: Año de pago de la alícuota
Si el pago se realizó de forma correcta, se muestra el siguiente mensaje:
4.3.3 Validación del Pago de la Alícuota: Realizado el ingreso del pago de la alícuota
respectiva, la alícuota del mes correspondientes pasa a ser validada por la Directiva, el
cual realiza la revisión del pago de la Alícuota tal cual se muestra en la siguiente pantalla:
Ítem Validado
Ítem No Validado
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Si el pago de la alícuota ha sido validado o no correctamente, se envía un correo
electrónico al email registrado por el co-propietario, con las observaciones del caso.
4.3.4 Impresión del Recibo de la Alícuota: Si el pago de la Alícuota ha sido validado
correctamente, se enviará un correo electrónico al co-propietario con el link o url de
descarga del recibo de la alícuota del mes correspondiente que realizo el pago, tal cual
se muestra en la siguiente pantalla:
Al dar clic en el texto “Dar clic aquí”, se descarga de forma automática el comprobante
del Recibo de pago del correspondiente mes, de forma automática en formato digital
(pdf) listo para descargarse e imprimirlo. A continuación se muestra un ejemplo de
comprobante de recibo de alícuota generado por el sistema:
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Caso contrario si el pago de la Alícuota NO ha sido validado correctamente, se envía
igualmente un correo electrónico al co-propietario con las observaciones emitidas, tal
cual se muestra en la siguiente pantalla:
Opción “Reestablecer su Código”: En caso que el copropietario haya olvidado el código o
clave de ingreso a la opción de pago de las Alícuotas, tiene la opción de reestablecer su código
el mismo que permite generar una nueva clave que será enviada al correo electrónico del
copropietario:
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Al hacer clic en la opción “Reestablecer su código” se muestra la siguiente pantalla, en la cual
debe ingresar el “Cédula del Propietario”, y el “Correo Electrónico” del copropietario.
5. CORREO ELECTRÓNICO DEL CONJUNTO ASIGNADO AL CO-PROPIETARIO
Una vez ingresado los datos de identificación del inmueble y datos del copropietario
indicados en el paso 4.3.2; se procederá a crear un correo electrónico de uso exclusivo del
copropietario bajo el siguiente formato:
nombre1apellido1.numeroCasa@conjuntohabitacionalaltosdelacolina.com
Ejemplo:
Este correo electrónico será creado para fines exclusivos de uso de comunicados,
novedades, requerimientos, o sugerencias que solicite el copropietario a la Directiva del
Conjunto o para comunicarse con el resto de copropietarios.
Las credenciales de acceso con los datos del nuevo correo electrónico del conjunto creado
para el copropietario, serán enviadas al correo electrónico externo registrado en el paso
4.3.2
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El correo electrónico puede ser accedido desde sus computadores personales (PC’s o
portátiles) o teléfonos inteligentes.
5.1 Configuración del Correo Electrónico en Cliente OUTLOOK
Para configurar el correo electrónico asignado del conjunto desde su computador
personal, debe tener instalado el programa Microsoft Outlook 2013, 2016 o superior, y
seguir los siguientes pasos:
1. Abrir el programa Microsoft Outlook 2013, 2016 o superior:
2. A continuación, se muestra la siguiente pantalla:
En el campo “Su nombre”, ingresar un alias o seudónimo de identificación de su
correo electrónico.
En el campo “Dirección correo electrónico”, ingresar el correo electrónico creado.
En el campo “Contraseña” o “Repita la contraseña”, ingresar la contraseña asignada
a su correo electrónico.
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3. Una vez ingresado los datos, automáticamente se configura su correo electrónico y
aparece el mensaje de que su cuenta de correo electrónico ha sido configurada
correctamente:
4. Dar clic en el botón “Finalizar”, y se abra el buzón de mensajes
5.2 Configuración del Correo Electrónico en Teléfonos Inteligentes (Smartphone)
Para configurar el correo electrónico asignado del conjunto desde su teléfono inteligente
con sistema Android o iOS, debe seguir los siguientes pasos:
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1. Buscar en su teléfono el icono de “Correo” y acceder al mismo para Configurar el
Correo. A continuación, ingresar el nombre de correo electrónico y la contraseña
respectiva asignada:
2. Posteriormente seleccionar el tipo de cuenta “IMAP”, a continuación, se carga la
siguiente pantalla donde debe ingresar los datos de la cuenta como “Dirección de
correo”, “Nombre de Usuario” y la “Contraseña”.
3. A continuación, debe ingresar los datos del “Servidor Entrante”:
En el campo “Servidor IMAP” ingresar lo siguiente:
mail.conjuntohabitacionalaltosdelacolina.com
En el campo “Tipo de Seguridad”, seleccionar la opción: SSL (protocolo seguro)
En el campo “Puerto”, dejar el valor por defecto de 993
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4. A continuación, debe ingresar los datos del “Servidor Saliente”:
En el campo “Servidor SMTP” ingresar lo siguiente:
mail.conjuntohabitacionalaltosdelacolina.com
En el campo “Tipo de Seguridad”, seleccionar la opción: SSL (protocolo seguro)
En el campo “Puerto”, dejar el valor por defecto de 465
5. Posteriormente dar clic en el botón “Iniciar Sesión”, y a continuación se muestra el
buzón con la bandeja de entrada de los correos electrónicos:
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6. SOPORTE TÉCNICO
En caso de tener alguna novedad, inquietud, duda o mejoras en el funcionamiento del
sistema, o algún tema relacionado al correo electrónico del conjunto puede contactarse
al correo: [email protected] o acercarse a la
casa No. 184 para brindarle el respectivo soporte tecnológico.
Para cualquier inquietud funcional, dudas o inquietudes administrativas relacionadas a las
Alícuotas, contactarse al email de la directiva:
