Guía del Portal de Proveedor de Coupa Coupa Supplier Portal · 2. Haga clic en Improve Your...

Click n’Paypowered by Click n’Buy

Guía del Portal de Proveedor de

Coupa – Coupa Supplier Portal

Septiembre de 2019

Explicar el proyecto Click n'Pay

Explicar las principales funcionalidades del software Coupa

Indicar dónde se puede encontrar más información de interés y soporte

Indicar cuáles son los canales de comunicación de Airbus con los proveedores

2

OBJETIVOS

9 Soporte

3 Configuración de la factura electrónica

ORDEN DEL DÍA

4 Órdenes de compra

0 Click n'Pay

2 Registro y configuración

5 Facturas

1 Descripción general del Portal de Proveedor de Coupa

7 Observaciones importantes

6 Administrador

8 Casos de uso

Portal de Proveedor de Coupa

3

4

CLICK N’BUY – ESTRUCTURA DEL PROGRAMA

Click n’Buy

Más información…

Una solución para el

suministro

y la contratación

en línea

Click n’Source

Una solución de tipo

Amazon para

gestionar, validar

solicitudes y

gestionar

pedidos

Click n’Order

Más información…

Recepción y gestión de

facturas

de proveedores

fácil e integrada

Click n'Pay

Una solución completa e integrada

La solución de aprovisionamiento completa y única para

todos en Compras Generales y Solicitud de Servicios

https://communities.intra.corp/sites/Eprocsp

https://communities.intra.corp/sites/Eprocsp

OBJETIVOS Y PRINCIPALES CAMBIOS

Mejora de la eficiencia gracias a la visibilidad en tiempo real

Reducción del riesgo de pagos atrasados

VENTAJAS PARA

LOS PROVEEDORES

VENTAJAS PARA

AIRBUS

Facilitación de la colaboración

con los proveedores

Armonización y estandarización de los procesos

Mejorar del pago a tiempo

Eliminación de los flujos de papel de las órdenes de compra y las facturas

Reducción de los ciclos temporales y de la carga de trabajo

VENTAJAS PARA

AMBOS

Uso de una única herramienta con un flujo totalmente electrónico desde la realización de los pedidos hasta la emisión de las facturas

5

Información de pago disponible en el CSP

Las notificaciones pueden enviarse por correo electrónico

Generación de facturas electrónicas con validez legal

Archivo de facturas

Click n'Pay

Una de las preguntas más importantes que plantean los proveedores es «¿Cuándo cobraré?»

A continuación, se produce un largo intercambio de mensajes entre usted y Airbus.

¿De qué factura se trata?

¿Cuándo la envió?

¿Cómo la envió?

¡No la he recibido!

La he encontrado, pero le faltan datos, ¡así que no puedo pagarla!

...

Frustrante, ¡además de caro para ambas partes!

Con estas conversaciones serán cosa del pasado.

6

Click n'Pay

En resumen, Coupa:

Permite que los proveedores creen facturas electrónicas legalmente válidas en su país de origen.

Coupa permite revisar y crear facturas que se ajustan a todas las leyes vigentes y va mucho más allá del cumplimiento

de los requisitos fiscales.

Toma todas las medidas para proporcionar una información de gran calidad, recopilando datos estructurados directamente

desde su fuente en lugar de usar otras fuentes (por ejemplo, documentos escaneados).

Entrega garantizada de facturas.

Mayor visibilidad y mejora del procesamiento automático.

Menos excepciones, menor intercambio de llamadas/mensajes electrónicos, la oportunidad de cobrar a tiempo.

Simplificación de las auditorías y mayor transparencia.

Los canales de facturación de Coupa están claramente definidos, por lo que todo el mundo sabe lo que tiene que hacer.

7

¡Usted es la parte más importante de este proyecto!

Click n'Pay

La participación del proveedor es fundamental para el éxito de este proyecto

Obtendrá soporte para los requisitos que se deriven del procesamiento electrónico si es necesario

Coupa lleva globalmente a los proveedores a unos niveles más altos de cumplimiento legal y comercial

Coupa le ayuda:

o Presentando los campos de datos legalmente obligatorios en cada país (legislación fiscal y comercial)

o Aplicando reglas de población para garantizar la presencia de datos (descripciones de línea, números de

identificación a efectos del IVA, etc.)

o Aplicando reglas de validación para comprobar la exactitud de los datos donde sea posible

o Permitiéndole corregir inmediatamente los datos de la factura en caso de que haya errores

o Usando avanzados sistemas de firma conformes con las leyes locales aplicables

Coupa guarda todas las facturas electrónicas con validez legal en el Portal de Proveedor de Coupa, donde los

proveedores pueden acceder a las mismas y descargarlas

8

MÉTODOS DE TRANSMISIÓN DE LAS FACTURAS

Notificaciones

Accionables del Proveedor

Portal de

Proveedor de Coupa (CSP)

cXML

(integración de máquina a

máquina)

Airbus recibe la

factura en Coupa

El proveedor convierte

la orden de compra en una factura

Airbus recibe la

factura en Coupa

El proveedor hace clic

en el correo electrónico y se le redirige a un

portal1

Airbus recibe la

factura en Coupa

El proveedor crea

la factura en el Portal y la

presenta

El proveedor

inicia sesiónen el CSP

Método de transmisión

1 El Portal no requiere un inicio de sesión.

.9

El proveedor crea

datos brutos para la factura

Los datos

brutos de la factura se

transmiten

La única factura con

validez legal es la

que se genera en

Coupa

FACTURA ELECTRÓNICA VÁLIDA

ARCHIVO

Requisitos generales:

El archivo tiene que cumplir los requisitos de integridad y autenticidad

Integridad: aportar pruebas de que el contenido no está manipulado

Autenticidad: aportar pruebas de que la factura procede del proveedor indicado

Importante: ¡la integridad y la autenticidad deben demostrarse durante todo el periodo de conservación de la factura!

Requisitos locales (ejemplos):

Suiza exige una firma digital como prueba de la integridad

Noruega exige el archivo local en Noruega/los Países Nórdicos

Alemania tiene unos requisitos especiales referidos a los procesos de escaneado (primer escaneado y último escaneado)

Nota:

Coupa aprovecha los servicios de sus socios Trustweaver y PricewaterhouseCoopers para proporcionar un sistema de facturación conforme para Airbus

10

FACTURA ELECTRÓNICA VÁLIDA

11

- Varios canales de comunicación

- Numerosos flujos de papel

Actualmente

Flujo electrónico

único e integrado

en

Click n'Pay

para las órdenes de compra y las

facturas

Con el nuevo sistema

9 Soporte


ORDEN DEL DÍA


0 Click n'Pay


5 Facturas



6 Administrador

8 Casos de uso


12

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PORTAL DE PROVEEDOR DE COUPA

El Portal de Proveedor de Coupa (CSP por sus siglas en inglés) es una herramienta gratuita para los

proveedores, para que estos hagan negocios fácilmente con Airbus y con otros clientes que usan Coupa.

Se accede desde cualquier navegador de Internet (es decir, Internet Explorer, Chrome, Safari).

Principales ventajas:

o Recepción y revisión de las órdenes de compra

o Envío de facturas y notas de crédito

o Creación y gestión de artículos de catálogo

o Gestión del perfil de su empresa

o Trabajo en colaboración en la plataforma

Los proveedores solo tienen que proporcionar una dirección de correo electrónico para crear la cuenta en el

CSP

Para registrarse, los proveedores recibirán un mensaje de correo electrónico de invitación de Airbus

o Enlace útil: https://success.coupa.com/Suppliers/For_Suppliers/Coupa_Supplier_Portal

13

https://success.coupa.com/Suppliers/For_Suppliers/Coupa_Supplier_Portal

9 Soporte


ORDEN DEL DÍA


0 Click n'Pay


5 Facturas



6 Administrador

8 Casos de uso


14

Mensaje electrónico de invitación

15

REGISTRO Y CONFIGURACIÓN

Para que su empresa se registre y se conecte con

Airbus a través del CSP, recibirá un mensaje de correo

electrónico del Portal de Proveedor de Coupa, en el

que se le invitará a registrarse y unirse al CSP.

Este mensaje de correo electrónico incluye su

consentimiento legal al aceptar la invitación.

• Haga clic en el enlace del correo electrónico, que le

redirigirá a la página de registro del Portal de

Proveedor de Coupa.

• Remitente: [email protected]

Mensaje electrónico de invitación

16


En la página de registro del Portal de Proveedor de

Coupa, tendrá que crear la contraseña para su cuenta.

Su contraseña debe tener al menos 8 caracteres y lo

ideal es que contenga caracteres alfanuméricos y

especiales.

El portal de Internet

17


Cuando haya creado su cuenta, llegará a la página de

inicio del CSP.

Coupa le permite realizar una visita virtual al portal: le

recomendamos que la haga para familiarizarse con el

CSP.

Haga clic en el botón Take Tour para realizar la

visita.


18


El Portal de Proveedor de Coupa es una solución web

fácil de usar. Todos los mandos se encuentran debajo

del menú principal, en la esquina superior derecha de

la pantalla.

1. Home – acceso a la página de inicio2. Profile – para acceder a los ajustes del perfil3. Orders – para ver todas las órdenes de compra recibidas4. Service/Time Sheets – visualización de todas las fichas de

control horario creadas5. ASN – para acceder a las Notificaciones Avanzadas de

Envío (no se usa con Airbus)6. Invoices – todas las facturas creadas y enviadas 7. Catalogs – el apartado del catálogo y la gestión de los

catálogos del cliente8. Admin – para acceder a los ajustes de Administrador9. Continue Tour – para continuar con la visita por el CSP

3 4 5 6 7 8

9

21


19

CAMBIO DE LOS IDIOMAS

Para cambiar el idioma:

1. Haga clic en el enlace English (US) situado

en la parte inferior de la página de inicio de

Coupa.

2. Seleccione su idioma en la lista.

1

2


20


Puede gestionar sus notificaciones para adaptarlas a

sus necesidades.

1. Haga clic en el botón Notifications para ver las

últimas notificaciones recibidas.

Coupa proporciona notificaciones en el Portal (en esta lista) o enviadas por correo electrónico.

2. Haga clic en Notification Preferences para ver y

configurar sus ajustes de notificación.

1

2


21


En la página de inicio del portal, podrá editar su

información de perfil y gestionar los perfiles de su

empresa.

1. Este apartado muestra la información general de su

empresa.

2. Haga clic en Improve Your Profile para completar la

información de su empresa.

3. Este apartado mostrará el mensaje breve sobre su

empresa que habrá introducido en el paso 2.

4. Haga clic en el enlace para ver su perfil público.

5. Haga clic en el botón si ya sabe cómo

actualizar su perfil – en caso contrario,

vaya al paso 2.

El perfil público es lo que los otros clientes de Coupa, aparte de Airbus, pueden ver sobre su empresa en el CSP.

2

1

3

45

Su perfil

22


Coupa permite que las empresas mantengan múltiples

perfiles (algo necesario si gestiona a varios clientes en

la misma cuenta).

Haga clic en el botón Improve your Profile para

acceder al apartado en el que puede completar la


La información de la empresa del apartado del perfil no

se utilizará en el módulo de creación de facturas y no se

transmitirá al sistema de Airbus.

Su perfil

23


Coupa permite que las empresas mantengan múltiples

perfiles.

1. Haga clic en el menú desplegable para navegar por

los perfiles activos de su empresa, como el

específico de cliente o el público. Elija el que quiere

editar.

2. El CSP mostrará la información ya proporcionada

en el perfil.

3. Haga clic en el botón Edit Background para subir o

cambiar los colores del fondo.

4. Haga clic en el botón Edit Profile para completar la


5. El CSP mostrará la información de contacto

principal.

1

2

3

4

5

Su perfil

24


1. Haga clic en el menú desplegable para navegar por

los perfiles activos de su empresa, como el

específico de cliente o el público. Elija el que quiere

editar.

2. Proporcione la información básica de su empresa:

a.) Introduzca el nombre de la empresa

b.) Suba el logotipo de la empresa

c.) Elija el sector de la empresa en el menú

desplegable

d.) Introduzca el año en el que se fundó la empresa

1

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3

4

5

Su perfil

25


3. Proporcione información adicional sobre su

empresa:

a.) Introduzca una descripción breve.

b.) Escriba una descripción detallada.

c.) Elija la cifra que describa mejor el número de

empleados que tiene su empresa.

4. Proporcione los enlaces a las páginas web y a los

perfiles en las redes sociales de su empresa:

a.) Indique la dirección de la página web de su

empresa.

b.) Indique las páginas que su empresa tiene en las

redes sociales.

5. Haga clic en Save para guardar los cambios.

1

2

3

4

5

Su perfil

26


1. Edite la información de la dirección principal de su

empresa:

2. Edite la información del contacto principal:

a. Nombre

b. Apellidos

c. Asegúrese de que la dirección de correo

electrónico que se muestra por defecto es correcta

y que corresponde a la dirección del contacto

principal.

d. Número de teléfono de trabajo (opcional)

e. Número de móvil (opcional)

f. Número de fax (opcional)

Asegúrese de completar todos los apartados

obligatorios de la dirección.

1

2

Su perfil

27


1. Complete la información identificativa:a.) Tax ID (Identificación fiscal) Como referencia y con fines identificativos (similar al número de identificación a efectos del IVA).b.) DUNS Number (Número DUNS) Como referencia y con fines identificativos.

2. Cree una dirección (o unas direcciones) de destinatario.a.) Haga clic en el botón Remit-To para crear una dirección de destinatario.

3. Haga clic en Save para terminar.

Si no crea realiza el E-Invoicing set up aquí, se le pedirá

que lo haga cuando visualice su primera orden de compra

en el CSP (vea las instrucciones detalladas en el apartado

Órdenes de compra).

2

1

3

9 Soporte


ORDEN DEL DÍA


0 Click n'Pay


5 Facturas



6 Administrador

8 Casos de uso


28

Configuración de la persona jurídica

29

CONFIGURACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Al hacer clic en la pestaña Admin, aparecerá la página

del administrador.

1. Haga clic en el enlace E-invoicing Setup.

2. Haga clic en Add Legal Entity.

3. Complete el nombre y el país de la persona jurídica

de su empresa.

• Se trata del nombre oficial de su empresa, que

está registrado ante las autoridades locales y en

el país en el que está ubicada.

4. Haga clic en Continue.

1

2

3

4


30


Para poder empezar a enviarle facturas, primero debe completar la configuración de la facturación electrónica y todos los detalles de su persona jurídica. No olvide que tiene que crear en el CSP exactamente la misma Dirección legal (Dirección y Número de identificación a efectos del IVA) que ya ha comunicado a Airbus.

Si necesita cambiar la Dirección legal - desactive primero la que tenga confirmada y cree luego la nueva. Si crea una nueva Dirección legal en el CSP con información que no ha proporcionado a Airbus anteriormente, su factura será impugnada (donde esté permitido legalmente) y se le pedirá que siga el proceso de introducción de Datos maestros de proveedor de Airbus.

Tenga en cuenta que la información que proporcione en la configuración de la facturación electrónica se utilizará en el proceso de creación de facturas y se incluirá en sus facturas a Airbus (excepto los datos bancarios).

MUY IMPORTANTE

1

1

3

4


31


El sistema le dirigirá para que complete la información de

facturación de su empresa, que es obligatoria para seguir adelante con la funcionalidad del CSP.

1. Proporcione la dirección de facturación de su empresa

a) Asegúrese de completar todos los apartados


1. Active o desactive las casillas de selección según sea

necesario:

a) Usar esta dirección como dirección de destinatario

(Remit-To): desactívela si la dirección de destinatario

(Remit-To) es distinta de la dirección de su persona

jurídica o si su empresa tiene más de una dirección de

destinatario (Remit-To).

b) Usar esta dirección como dirección de remitente

(Ship From): desactívela si es distinta o si su empresa

tiene más de una dirección de remitente (Ship From).

1

2


32


Si su empresa tiene diferentes direcciones de

destinatario (Remit-To), de remitente (Ship From) y de

facturación (Invoice From) (casillas desactivadas en el

paso anterior), tendrá que proporcionar estas

direcciones en un paso adicional.

1. Proporcione la dirección de destinatario (Remit-To)

de su empresa.



2. Proporcione un código de destinatario (Remit-To

Code) (solo para proveedores con facturas cXML).

3. Complete la dirección de remitente (Ship From).



4. Proporcione un código de remitente (Ship From

Code) (solo para proveedores con facturas cXML).

1

2

3

4


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Siga completando todos los datos obligatorios que le pida el

sistema (puede variar en función del país en el que se esté

obligado fiscalmente):

1. Seleccione el país de tributación (Country) y proporcione el

correspondiente número de identificación a efectos del IVA

(VAT ID).

2. Marque la casilla para proporcionar un número de

identificación fiscal o un número de registro local a efectos

tributarios, en caso de no disponer de un número de

identificación a efectos del IVA.

3. Haga clic para incluir varios números de identificación a

efectos del IVA.

4. Complete los otros datos (Miscellaneous) (solo para la

transmisión cXML de facturas):

a) Factura desde Código (Invoice from Code): código para

vincular su dirección de facturación (Invoice From) del

CSP con la correspondiente dirección de su factura

cXML – Se incluirá en el cXML como un identificador de

dirección (AddressID).

b) Seleccione el idioma preferido (Preferred Language).

1

2

3

4


34


5. Haga clic para ocultar o mostrar los campos

adicionales.

a) Información bancaria (Banking information),

Contacto de destino (Remit-To Contact) y Asignar clientes (Assign Customers) son campos no

obligatorios.

b) La información bancaria (Banking information) puede introducirse, pero no se mostrará en la

factura.

Para Alemania es obligatorio indicar un número

IBAN.

En Bélgica son obligatorios el nombre del banco y

el número de cuenta.

En Sudáfrica son obligatorios el nombre del

banco, el número de cuenta y el número ABA.

c) Asignar clientes (Assign Customers): aquí puede

elegir qué clientes pueden ver una dirección de

destinatario específica.

6. Haga clic en Save y Continue.

5

6

9 Soporte


ORDEN DEL DÍA


0 Click n'Pay


5 Facturas



6 Administrador

8 Casos de uso


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Canales

ÓRDENES DE COMPRA

36

Notificaciones Accionables del Proveedor (SAN

por sus siglas en inglés) No es necesario registrarse en el CSP

Realización de acciones inmediatas respecto de una

orden de compra a través de su correo electrónico:

o Confirmar la orden de compra

o Crear una factura

o Comentar la orden de compra

No se mantiene un registro de los documentos

Creación manual de la dirección de destinatario (Remit-

To), de facturación (Invoice From) y de remitente (Ship

From) para cada factura

No hay notas de crédito disponibles

Portal de Proveedor de Coupa (CSP por sus siglas

en inglés) Invitación a unirse a la herramienta aceptada y cuenta

creada

Realización de acciones con las órdenes de compra en la

cuenta:

o Crear una factura

o Crear una nota de crédito

o Comentar la orden de compra

Todos los documentos se guardan en su cuenta

Creación de sus personas jurídicas para introducir

fácilmente sus direcciones de destinatario (Remit-To), de

facturación (Invoice From) y de remitente (Ship From)

Creación y gestión de múltiples usuarios

Gestión de múltiples cuentas en la misma ubicación

Gestión de múltiples clientes en la misma cuenta

Coupa proporciona dos canales a través de los cuales los proveedores pueden realizar acciones en relación con las

órdenes de compra procedentes de Airbus: las SAN, que le permiten adoptar acciones respecto de las órdenes de compra

directamente a través del correo electrónico, o el CSP, que requiere que se cree una cuenta Coupa.

Notificación de la orden de compra 1 (todavía no se está registrado en el CSP)

37

ÓRDENES DE COMPRA

Antes de que su cuenta en el CSP esté lista, recibirá una

notificación cuando haya una nueva orden de compra para usted. El mensaje de correo electrónico incluye una

versión HTML de la orden de compra y un enlace al CSP.

Este mensaje de correo electrónico incluye una versión HTML de la orden de compra y la SAN.

1. PO Number – Número de la orden de compra que debe usarse como referencia en la factura correspondiente.

2. SAN – Notificaciones Accionables del Proveedor –Haga clic en cada botón para realizar la acción

correspondiente, es decir, crear factura (create invoice), confirmar orden de compra (acknowledge PO) y añadir

comentario (add comment). Cuando utilice las SAN se le redirigirá a la página de

Coupa (no al CSP), donde podrá realizar la correspondiente acción seleccionada.

Esta página solo le permitirá realizar la acción que haya seleccionado y no le exigirá que introduzca su

información de conexión. Todas las acciones realizadas usando las SAN

quedarán registradas en su cuenta CSP.

1

2

3

4

5 6


38

ÓRDENES DE COMPRA

3. Supplier – Contiene información del proveedor

(nombre, dirección de correo electrónico).

4. Purchase Order – Información sobre la orden de

compra (contacto, moneda, condiciones, etc.)

5. Ship To – Proporciona información sobre el

destinatario.

6. Bill-to Information – Información sobre la entidad

compradora.

1

2

3

4

5 6


39

ÓRDENES DE COMPRA

1. Información de los elementos de línea

2. SAN – Notificaciones Accionables del Proveedor –

Haga clic en cada botón para realizar la acción

correspondiente, es decir, crear factura (create

invoice), confirmar orden de compra (acknowledge

PO) y añadir comentario (add comment).

Cuando utilice las SAN se le redirigirá a un

portal de Coupa (no al CSP), donde podrá

realizar la correspondiente acción

seleccionada.

Este portal solo le permitirá realizar la acción

que haya seleccionado y no le exigirá que

introduzca su información de conexión.

Todas las acciones realizadas usando las SAN

quedarán registradas en su cuenta CSP.

3. Orden de compra en formato HTML – Puede

guardarla en sus registros.

1

2

3

Notificación de la orden de compra 2 (ya se está registrado en el CSP)

40

ÓRDENES DE COMPRA

Cuando haya configurado su cuenta CSP, el mensaje

de correo electrónico que recibirá incluirá además los

detalles de la orden de compra y un enlace para ver la

orden en su cuenta CSP.

1. Haga clic en el enlace View Order para que se le

redirija a la pantalla inicial del CSP.

2. Introduzca su información de conexión para

acceder a su cuenta CSP y ver la orden de compra.

2

1

Módulo de la orden de compra

41

ÓRDENES DE COMPRA

Si no ha completado la información de la dirección de

destinatario (Remit-To), cuando acceda al módulo de la

orden de compra, el sistema le pedirá que lo haga.

1. Haga clic en finish E-Invoicing Setup (terminar la

configuración de la facturación electrónica) para

que se le redirija a E-Invoicing Setup (configuración

de la facturación electrónica) y poder completar la

información del destinatario (Remit-To).

1

Se ha creado una visualización especίfica para que puedan seleccionar sólo las PO que forman parte del alcance del

proyecto Click n Pay

PO Modules

42

ÓRDENES DE COMPRA

43

ÓRDENES DE COMPRA

Una vez completada toda la información, verá una lista

de todas las órdenes de compra, su estado, importe y

la opción de convertirlas en factura o nota de crédito.

1. Haga clic en el número de la orden de compra (PO

number) para completar los detalles de dicha orden

de compra.

2. Asegúrese de confirmar la orden de compra.

3. Vea el estado de cada orden de compra.

4. Vea el total de órdenes de compra.

5. Haga clic en los iconos para realizar la acción

Convertir en factura

Convertir en nota de crédito


21 3 4

44

ÓRDENES DE COMPRA

Después de hacer clic en el número de orden de

compra en la lista, el sistema mostrará todos los

detalles de dicha orden de compra:

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9

1. Número de la orden de compra (PO Number)

2. Estado de la orden de compra (Status of the PO)

3. Fecha de la orden de compra (Order Date)

4. Fecha de revisión (Revision Date) (si corresponde)

5. Nombre del solicitante (Requester’s name)

6. Correo electrónico del solicitante (Requester’s e-mail)

7. Condiciones de pago (Payment Terms)

8. Una vez revisada la orden de compra, asegúrese de confirmarla.

Si no está de acuerdo con alguno de los aspectos de la orden de compra, envíe sus consultas o peticiones a la dirección de correo electrónico del solicitante (6).


1

45

ÓRDENES DE COMPRA

En el nivel de línea, podrá ver todos los elementos detallados de la orden:

1. Visualización de la descripción del producto, la cantidad, la UM, el precio y el importe total.

2. Visualización del importe ya facturado para esa orden de compra.

3. Visualización de las fechas de entrega requeridas.

4. Visualización de los valores totales de toda la orden de compra.

5. Botones para realizar acciones

a) Haga clic en Create Invoice para convertir la orden de compra en factura.

b) Para una versión en PDF, haga clic en Print View.


1

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9 Soporte


ORDEN DEL DÍA


0 Click n'Pay


5 Facturas



6 Administrador

8 Casos de uso


46

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FACTURAS

Para empezar el proceso de facturación, primero tiene

que identificar la orden de compra que quiere facturar.

1. Identifique la orden de compra que debe facturarse.

2. Haga clic en el icono de las monedas doradas para

convertir la orden de compra en factura.

Crear facturas

Convertir en factura

Convertir en nota de crédito (vea el apartado Casos de uso)

1 2

48

FACTURAS

MUY IMPORTANTE

Se puede crear una factura electrónica con Coupa SOLO en los países que está confirmado que han aprobado la validez legal de la facturación electrónica con un modelo de factura electrónica relacionado. Aquí nos referimos a un país en el que está registrado un proveedor y en el que se generará una factura.

Después de hacer clic en el icono de las monedas

doradas, o en el botón Create Invoice (crear factura), el

sistema le pedirá que acepte las condiciones de uso de

la plataforma:

1. Haga clic en Terms of Use (Condiciones de uso)

para acceder al documento.

2. Después de revisar las condiciones, haga clic en I

Accept (acepto) para continuar.

Tenga en cuenta que la aceptación de estas condiciones también significa que acepta que Coupa genere facturas electrónicas en su nombre y que las facturas electrónicas en Coupa DEBEN ser el reflejo exacto de las facturas que tiene en su sistema de contabilidad.

Crear facturas

1

2

49

Crear facturas

FACTURAS

Después de hacer clic en el icono de las monedas doradas, tendrá que añadir

manualmente algunos datos.

1. Introduzca el número de factura proporcionado por su sistema y la fecha de

la factura.

Si la fecha de la factura es más de 7 días anterior a la fecha actual, se

impugnará automáticamente.

2. Revise las condiciones de pago (están fijadas por defecto en Órdenes de

compra y Facturas) y la fecha de entrega (fijada por defecto para hoy, pero

puede editarse).

3. Fije la moneda (debe coincidir con la moneda de la orden de compra, si la

moneda de la orden de compra y la de la factura no coinciden, se impugnará

automáticamente) e introduzca el número de entrega.

4. Revise el estado de la orden de compra:

a) Draft (borrador): factura creada, pero aún no presentada.

b) Processing (en proceso): la factura se ha transmitido a Airbus.

c) Pending (pendiente): en espera de un procesamiento adicional en Airbus.

d) Approved (aprobada): factura aceptada para su pago.

e) Disputed (rechazada): factura rechazada porque contiene un error. Se

debe crear una nota de crédito para corregir la factura.

f) Abandoned (cancelada): factura rechazada que no requiere otra acción*.

* El estado Abandoned se utiliza como la última opción para las facturas

rechazadas; por lo tanto, asegúrese de crear siempre una nota de crédito para

cancelar la factura rechazada.

1

2

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50

Crear facturas

FACTURAS

5. Incluya cualquier documento adicional para respaldar su

factura, pero, por favor, no adjunte ninguna imagen a

dicha factura (Airbus solo considerará legal/fiscalmente

vinculante la factura electrónica creada en Coupa).

Añada comentarios para aclarar a qué corresponden los

documentos adjuntados.

6. Indique las disposiciones de pago anticipado (early

payment provisions), las sanciones acordadas por pago

atrasado (late payment penalties arranged) y la fecha

de prepago (prepayment date).

• Early Payment Provisions (disposiciones de pago

anticipado) Se conocen como incentivos para el pago anticipado

y se utilizan para incentivar a los clientes a pagarle anticipadamente. Los incentivos pueden incluir un

porcentaje de descuento de entre el 1 y el 2 por ciento si el pago se recibe dentro de un plazo

«anticipado» específico.• Late Payment Penalties (sanciones por pago

atrasado) Para cuando los pagos no se realizan dentro de un

cierto número de días prefijado.

5

6

51

Crear facturas

FACTURAS

• Margin Scheme (régimen del margen de beneficio)

El régimen es opcional y se aplica a la venta de bienes de segunda mano.

• Pre-Payment Date (fecha de prepago) Un prepago es el abono de un pago fraccionado antes

de su fecha oficial de vencimiento.• Reverse Charge Reference (referencia a la

inversión del sujeto pasivo) Normalmente, el proveedor de los bienes o el

prestador de los servicios es quien carga y liquida el IVA. Sin embargo, en determinadas circunstancias

limitadas, el destinatario de los bienes o los servicios, y no el proveedor, está obligado a liquidar el IVA

debido. Un ejemplo de ello es la facturación transfronteriza.

7. Revise la información importada de la persona jurídica

en la configuración de la factura electrónica que ha

proporcionado en los pasos anteriores y asegúrese de

que es correcta (seleccione el identificador correcto a

efectos del IVA).

8. Revise la información importada de la orden de compra y

asegúrese de que es correcta.

8

7

6

52

Crear facturas

FACTURAS

9. Revise el Régimen Especial del Criterio de Caja

(Cash Accounting Scheme):

9

Proveedores europeos que envían facturas con un

CIF francés

• Si el IVA es exigible en el momento del pago

(aplicable sólo a los servicios), usted debe

escribir en este campo

VAT on payment

• El IVA es exigible en la fecha de facturación

(aplicable a las mercancías y los servicios (opcional

en el caso de los servicios)):

o Si está facturando servicios, debe escribir en

este campo:

VAT on debit

o Si está facturando mercancías, debe dejar

este campo en blanco.

En todos los demás casos, deje en blanco el campo

“Régimen Especial del criterio de caja".


doradas, tendrá que añadir manualmente algunos

datos.

1. Revise los datos migrados de los elementos de la

línea – Seleccione el IVA (VAT) y calcule el impuesto

del IVA en el nivel de la línea.

a) El tipo impositivo en el menú desplegable será un

código de impuesto genérico que diferencia entre

Bienes y Servicios – el proveedor debe escoger el

más apropiado.

b) Si factura parcialmente (solo frente a líneas de

orden de compra seleccionadas), le rogamos que

borre las líneas que no facture y que no las

presente con valor 0.

2. Utilice los botones para realizar las acciones –

Presente la factura solo cuando haya acabado.

53

Crear facturas

FACTURAS

1

2

54

Crear facturas

FACTURAS

Una vez presentada la factura, el sistema la confirmará.

1. Haga clic en el número de la factura para completar los detalles de dicha factura.

2. Revise el estado de cada factura:

a) Draft (borrador): factura creada, pero aún no presentada.

b) Processing (en proceso): la factura se ha transmitido a

Airbus.

c) Pending (pendiente): en espera de un procesamiento

adicional en Airbus.

d) Approved (aprobada): factura aceptada para su pago.

e) Disputed (rechazada): factura rechazada porque contiene un

error. Se debe crear una nota de crédito para corregir la factura.

f) Abandoned (cancelada): factura rechazada que no requiere

otra acción*.

* El estado Abandoned se utiliza como la última opción para las facturas

rechazadas; por lo tanto, asegúrese de crear siempre una nota de crédito

para cancelar la factura rechazada.

3. Haga clic en el número de orden de compra asociado para ver los detalles de la orden de compra.

1 2 3

Soporte de los recibos de pago de Mexico

Copyright © 2019. All rights reserved.

FACTURAS

A partir de septiembre de 2018, la autoridad fiscal de México ha puesto nuevo requerimiento:

1. Los recibos de pago (CFDI - complemento de pago) sean enviados por el proveedor a las autoridades fiscales mexicanas

(SAT)

2. Al comprador para confirmar la recepciónde los pagos de las facturas.

Coupa está introduciendo la posibilidad de que los proveedores mexicanos transmitan los recibos de pago a través de los

mismos mecanismos (sFTP o CSP UI) que utilizan para cargar facturas y recibos de pago CFDI (CFDI con detalles

complementarios de pago).

Este desarrollo soporta la facturación conforme a los requisitos de facturación electrónica en México.

CSP :

Soporte de los recibos de pago de Mexico

Copyright © 2019. All rights reserved.

FACTURAS

En CSP, si México ha sido integrado como una entidad legal, aparece una nueva opción bajo Facturas > Recibos de Pago. Cuando se ha

seleccionado un recibo en Cargar archivo CFDI, se puede cargar el archivo XML para su validación.

En la tabla Recibos de pagos, se muestra el número de recibo completo y al seleccionar el enlace se descarga el archivo. Para ver la

factura y asegurarse de que se ha cargado el archivo CFDI, seleccione cualquier factura y en la sección Número de recibo de pago se

pueden ver todos los archivos CFDI verificados seleccionando los enlaces.

Nota: Esta función está disponible para todos los clientes que tienen

Facturación y cumplimiento para México habilitado.

CUÁNDO SE IMPUGNARÁ UNA FACTURA

Las facturas que se envíen con los siguientes tipos de errores serán impugnadas por Airbus:

57

• Precio distinto entre la orden de compra/el contrato o el

catálogo

• Cantidad distinta entre la orden de compra/el contrato o

el catálogo

• Factura duplicada. Ya pagada o revisión del pago en

curso

• Envío de producto defectuoso o erróneo o envío

excesivo devuelto

• Moneda diferente de la orden de compra/contrato o el

catálogo

• Falta el tipo impositivo o es incorrecto

• La fecha de la factura supera el margen tolerado

• La nota de crédito requiere un importe de línea

negativo

• Condiciones de pago incorrectas

• Unidad de medida diferente de la orden de compra

• Cargos adicionales no aceptados

Los pasos para corregir estas facturas son:

1. La factura se impugna.

2. Se envía una notificación CSP y/o por correo electrónico al proveedor (por favor, revise sus preferencias de

notificación).

3. El proveedor tiene que crear una nota de crédito para compensar totalmente la factura (esta nota de crédito debe

tener el mismo error que la factura original).

4. El proveedor debe crear una factura nueva y correcta y contabilizarla.

Crear una nota de crédito tras una impugnación de factura

58

NOTA DE CRÉDITO

Cuando Airbus impugne una factura:

1. Recibirá un mensaje de correo electrónico

informativo con un enlace directo a la factura

impugnada.

2. En el CSP las facturas impugnadas pueden filtrarse

en la pestaña Invoice (factura).

3. El motivo de la impugnación (dispute reason) y los

comentarios (comments) están documentados.

4. Haga clic en el icono Actions (acciones) para

resolver la impugnación.

1

2

3 4


59

NOTA DE CRÉDITO

Después de hacer clic en el icono Resolve (resolver):

1. Visualizará la factura original.

2. Desplácese hasta la parte inferior de la pantalla

para crear una nota de crédito haciendo clic en:

Cancel Invoice (cancelar factura), en caso de

factura duplicada o de ajustes no referidos al

precio o la cantidad.

Adjust (ajustar), en el caso de ajustes de

precio o de cantidad.

1

…

2


60

NOTA DE CRÉDITO

Después de hacer clic en el icono Cancel Invoice

(cancelar factura):

1. La nota de crédito se crea a partir de la factura

original.

2. Debe introducir el número de nota de crédito

proporcionado por su sistema.

Si es necesario, también puede introducir la fecha

de la nota de crédito, que por defecto es la fecha

actual.

3. No se pueden realizar más ajustes en la nota de

crédito. Puede guardarse como borrador (Draft),

eliminarse (Delete) o presentarse (Submit).

1

2

…3


61

NOTA DE CRÉDITO

Después de hacer clic en el icono Adjust Invoice (ajustar

factura):

1. La nota de crédito se crea a partir de la factura original.

2. Debe introducir el número de nota de crédito

proporcionado por su sistema.Si es necesario, también puede introducir la fecha de

la nota de crédito, que por defecto es la fecha actual.

3. Seleccione el tipo de ajuste que hay que realizar y ajuste la nota de crédito como corresponda.

4. Haga clic en Calculate (calcular) para ajustar la nota

de crédito. Luego, puede guardarse como borrador (Draft), eliminarse (Delete) o presentarse (Submit).

MUY IMPORTANTE

La cantidad y el importe totales de la nota de crédito deben ser un valor negativo (-) para evitar errores en el sistema.

…

1

2

3

4


62

NOTA DE CRÉDITO

Después de hacer clic en el icono Submit (presentar),

la nota de crédito se crea a partir de la factura original.

1. El sistema le propone crear una nueva factura.

2. Si hace clic en Yes (sí), se genera una nueva

factura. La nueva factura es una réplica de la

factura impugnada, así que asegúrese de

corregir el elemento impugnado (por ejemplo, la

moneda, la fecha, el precio...).

Si hace clic en No, deberá crear una nueva factura

en la pestaña PO (orden de compra).

En ambos casos, consulte el apartado Creación de

factura para más detalles.

1

2

Informe de la nota de crédito

63

NOTA DE CRÉDITO

Desde la pestaña Invoice (factura) se pueden visualizar

las notas de crédito filtrando la lista en el tipo de

documento.

NOTA DE CRÉDITO

Observaciones importantes

Cuando tenga que corregir una factura, debe presentar únicamente notas de crédito que compensen por

completo la factura, antes de enviar una nueva factura correcta.

Si necesita enviar una nota de crédito que no esté relacionada con la corrección de una factura específica, sino

que, por ejemplo, se refiera a un descuento por volumen en las transacciones anuales, dicha nota de

crédito deberá enviarse a Airbus utilizando los antiguos canales (papel/PDF).

El uso de la SAN (Notificación Accionable del Proveedor) no le llevará a su cuenta CSP y está restringido

únicamente al envío de facturas (no al de notas de crédito).

La nota de crédito tiene que llegar con el mismo error que la factura original.

64

9 Soporte


ORDEN DEL DÍA


0 Click n'Pay


5 Facturas



6 Administrador

8 Casos de uso


65

Usuarios

66

ADMINISTRADOR (ADMIN)

En esta pestaña podrá revisar y editar los usuarios, los

permisos, las solicitudes de fusión, los Remitir a

(Remit-To) y las condiciones de uso del CSP.

1. Haga clic en Users (usuarios) para acceder a la

lista de usuarios activos y para invitar a nuevos

usuarios.

2. Haga clic en Edit (editar) para editar los permisos y

las preferencias de usuario (detalles en la siguiente

diapositiva).

3. Haga clic para invitar a nuevos usuarios.

1

2

3

67

Para invitar a un nuevo usuario, el sistema le exigirá el

nombre completo y la dirección de correo electrónico.

1. Introduzca los datos de la nueva cuenta.

2. Revise y seleccione todos los permisos y los

perfiles de cliente que otorgará al nuevo usuario.

Usuarios


1

2

Como las empresas ya están registradas en el CSP como

parte del proyecto Click n’ Buy, el usuario actual tendrá

que invitar a los compañeros que gestionen las facturas.

Permisos

68


Los permisos definidos para cada usuario activo

determinan qué pestañas aparecen en el menú

principal, garantizando de este modo el acceso a sus

funcionalidades.

El Administrador de la cuenta tendrá acceso pleno y

será el único que puede editar los permisos de los

diferentes usuarios activos.

69

Si ya ha activado una cuenta CSP para otro cliente,

podrá fusionar estas cuentas y tener a todos los

clientes en el mismo sitio. Puede solicitar manualmente

la fusión en la pestaña Admin (administrador) en el

menú.

Además, Coupa detectará automáticamente, cuando

acepte la invitación, si su empresa tiene una cuenta y

la mostrará.

1. Haga clic en Merge Requests (solicitudes de

fusión) para acceder a las solicitudes o para

solicitar una nueva fusión.

2. Escriba la dirección de correo electrónico de la

cuenta que haya que fusionar.

3. Haga clic para enviar la solicitud.

4. Visualice todas las solicitudes de fusión.

12

3

4

Solicitud de fusión



70


Asimismo, cuando configure la nueva cuenta de Airbus,

Coupa mostrará automáticamente las otras cuentas

CSP que pueden fusionarse con la suya. Coupa utiliza

el dominio de su correo electrónico (@email.com) para

proporcionarle las sugerencias.

1. Haga clic en el enlace para acceder al módulo

Merge Request (solicitud de fusión) en Admin

(administrador).

2. El CSP mostrará los clientes con los que está

relacionado.

1

2


71


Al fusionar cuentas, CSP enviará un mensaje de correo

electrónico solicitándole al propietario de la(s) otra(s)

cuenta(s) la fusión. Aquí podrá solicitar o conceder la

titularidad de la cuenta que se acaba de crear.

1. Vea al usuario al que le está solicitando la fusión.

2. Haga clic en el enlace para acceder a más

información sobre las Cuentas que se fusionan.

3. Seleccione la opción con la que quiere que las

cuentas se fusionen: conceda o solicite la

titularidad de las cuentas fusionadas.

4. Escriba cualquier comentario adicional.

12

3

4

Remitir a (Remit To)

72


En esta pestaña podrá gestionar sus diferentes

direcciones de destinatario (Remit-To).

1. Haga clic en Remit-To (remitir a) para acceder a

todos sus registros de destinatario.

2. Visualice sus direcciones de destinatario (Remit-To)

activas.

3. Haga clic para añadir una dirección de destinatario

(Remit-To).

1

2

3

Permisos

73


En la pestaña My Account (mi cuenta) podrá editar su

información.

1. Haga clic en su usuario y en Account Settings

(ajustes de la cuenta).

2. Edite su nombre, sus apellidos y la dirección de

correo electrónico.

Para cambiar su contraseña:

3. Escriba su contraseña actual.

4. Escriba la nueva contraseña.

5. Vuelva a escribir la nueva contraseña.

6. Confirme el «Captcha».

7. Haga clic en Save.

1

2

3

4

5

6

7

GESTIÓN DE LAS NOTIFICACIONES

Tras el lanzamiento de Airbus, recibirá notificaciones referidas a las órdenes de compra recién creadas en

direcciones de correo electrónico específicas (todos los usuarios vinculados a la cuenta CSP). El sistema

generará tres notificaciones:

o Una notificación directamente en el Portal de Proveedor de Coupa.

o Dos notificaciones por correo electrónico – generadas por el Portal de Proveedor de Coupa y la

Notificación Accionable de Proveedor (SAN, que solo se enviará si todavía no ha creado su cuenta).

Para ajustar sus preferencias de notificación, acceda al menú de notificaciones ( ) y vaya a

Notification Preferences (preferencias de notificación) ( ).

74

Preferencias de notificación


75

En My Account Notification Preferences (preferencias

de notificación de mi cuenta), podrá seleccionar las

notificaciones que quiere recibir, así como el canal en

el que quiere recibir la notificación.

1. Haga clic en su usuario y en Notification

Preferences (preferencias de notificación).

2. Seleccione el tipo de notificación(es) que quiere

recibir y su(s) canal(es) preferido(s) en el/los que

quiere recibir la notificación.

1

2



76

En la página My Account Notification Preferences

(preferencias de notificación de mi cuenta), seleccione

los botones de opción para los elementos de los que

quiere recibir cualquier tipo o todos los tipos de

notificación: online (en línea, lista de tareas), email

(correo electrónico) o SMS (mensaje corto de texto).

Puede optar por recibir las notificaciones a través de

mensajes cortos de texto solo si tiene un dispositivo

compatible con los SMS y si valida su número de

teléfono. Las notificaciones por SMS están desactivadas

por defecto. Sus selecciones de notificación por SMS se

borran si desactiva

la verificación del teléfono móvil.



77

En la página My Account (mi cuenta), haga clic en Security

(seguridad) y en el enlace Two-Factor Authentication

(autenticación de dos factores) para validar el teléfono

móvil en el que quiere recibir la notificación.

1. Introduzca el número de teléfono móvil del dispositivo

en el que recibirá las notificaciones por SMS.

2. Haga clic en Validate.

3. Introduzca el código de validación en la ventana

emergente y haga clic en OK.

4. Compruebe, en Mobile Phone Verification (verificación

del teléfono móvil), que se ha verificado.

Sus clientes pueden exigirle la autenticación de dos

factores para acceder a sus datos en el CSP, en cuyo

caso deberá habilitarla.

2

3

4

1

2

9 Soporte


ORDEN DEL DÍA


0 Click n'Pay


5 Facturas



6 Administrador

8 Casos de uso


78

Exigencias de Airbus al crear las facturas

REQUISITOS PRINCIPALES

Airbus requiere que no haya ninguna discrepancia en cuanto a la moneda, la unidad de medida, el precio unitario, la

cantidad

y los cargos adicionales, entre la factura y la orden de compra.

En Coupa, esos campos serán editables durante la creación de la factura, PERO:

Moneda y unidad de medida: Las facturas con discrepancias en cuanto a la moneda y la unidad de medida serán impugnadas sistemáticamente

(reenviadas al proveedor).

El proveedor recibirá un mensaje de aviso (Comunicado 21 – Sep. 18).

Precio unitario, cantidad y cargos adicionales: Las facturas con discrepancias en cuanto al precio unitario, la cantidad y los cargos adicionales se presentarán

automáticamente al responsable de autorización correspondiente (solicitantes y/o compradores).

79

80

FACTURAS – Observaciones muy importantes

Requisitos para una facturación electrónica con validez legal

Las facturas presentadas a través del Portal de Proveedor de Coupa (CSP) deben representar y ajustarse totalmente a

las facturas registradas en su sistema de contabilidad.

Después de completar todos los campos incluidos en el modelo de factura específico de su país y de presentarlo a

Airbus, Coupa generará automáticamente una factura con validez legal en su nombre. Por lo tanto, no hay que enviar

ninguna versión en papel/PDF de la factura por correo postal o electrónico a Airbus.

Tampoco hay que adjuntar una factura en PDF a la factura legalmente válida en Coupa. Si se hace, Airbus la ignorará.

La moneda de la factura debe ser la misma que la de la orden de compra correspondiente.

Las unidades de medida aplicadas en la orden de compra no deben modificarse en la factura.

Si necesita facturar parcialmente una orden de compra concreta, en la Red de Proveedor de Coupa deberá borrar

toda(s) la(s) línea(s) de la orden de compra que no hay que facturar. En cualquier caso, nunca hay que enviar líneas de

factura con una cantidad igual a cero en ellas.

81


Factura sin orden de compra

Airbus solo aceptará las facturas que hagan referencia a una orden de compra en Coupa.

Si tiene que emitir una factura sin referencia a una orden de compra, envíela como de costumbre en papel o en formato

PDF.

Información de pago

Cuando cree la dirección de destinatario (Remit-To) en el perfil de su empresa en el Portal de Proveedor de Coupa, por

favor, no proporcione la información bancaria, a no ser que esté marcada como un campo obligatorio (señalado con un

* rojo) debido al país de tributación seleccionado. Para cambiar o actualizar la información bancaria comunicada a

Airbus, por favor, utilice los canales de comunicación habituales.

Una vez pagada la factura, recibirá la indicación de la fecha de pago en el Portal de Proveedor de Coupa. La fecha de

pago indicada se proporciona solo a título informativo. Por favor, confirme con su banco la fecha exacta del pago.


Nota de crédito

Cuando sea necesario corregir una factura, deberá enviar una nota de crédito que compense por completo dicha factura.

Para las notas de crédito basadas en la cantidad, el valor de la cantidad tendrá que ser negativo para un correcto

procesamiento del documento en el Portal de Proveedor de Coupa.

En los otros casos en los que tenga que enviar notas de crédito (relacionadas con el volumen, descuentos basados en el

volumen, parciales, etc.), dicho documento debe enviarse a Airbus a través de los antiguos canales.

Autenticidad, integridad y legibilidad garantizadas en el Portal de Proveedor de Coupa

Autenticidad - Coupa garantiza que la factura emana de la empresa proveedora tal como se indica en el documento de

la factura legal. Coupa envía luego el borrador de la factura legal a TrustWeaver mediante una llamada de servicio web

segura (https), junto con los parámetros que indican los países de facturación de origen y de destino de la transacción.

En función de estos parámetros de país, TrustWeaver aplicará una o dos firmas en nombre del proveedor autenticado.

Integridad - Coupa y su socio Trustweaver garantizan la integridad de las facturas, tanto en la transacción como durante

el periodo de archivo legal.

Legibilidad - Coupa presenta una imagen legible por humanos de los datos de la factura en formato PDF.

82


El Portal de Proveedor de Coupa y los requisitos locales

Las facturas electrónicas del Portal de Proveedor de Coupa cumplen las normativas fiscales y de IVA locales. Coupa

trabaja con PricewaterhouseCoopers para garantizar que las normativas locales en materia fiscal y de facturación

electrónica se cumplen de manera continuada.

Las firmas digitales y la legislación aplicable

Por lo que se refiere a las firmas digitales, Coupa colabora con TrustWeaver. La solución de TrustWeaver está

perfectamente integrada en la infraestructura de Coupa para proporcionar un servicio de facturación electrónica con

validez legal a todos los clientes de Coupa. Coupa presenta una imagen legible por humanos de los datos de la factura

en formato PDF. Las firmas creadas en este proceso son Firmas Electrónicas Cualificadas que cumplen el estándar

CAdES-A.

Evitar duplicados

No debe enviar duplicados de las facturas electrónicas creadas a Airbus en PDF/papel a través de otros canales.

Prepago

Las facturas que requieren un prepago deben emitirse por el importe total e incluir el importe del prepago para que se

liquiden con el importe del prepago abierto.83

9 Soporte


ORDEN DEL DÍA


0 Click n'Pay


5 Facturas



6 Administrador

8 Casos de uso


84

La configuración de la facturación cXML en Airbus solo permite enviar cargos adicionales a la factura a través de

Costes varios/cargos.

En el CSP verá:

Aquí puede incluir:

o Gastos de envío

o Gastos varios

o Gastos de manipulación

o Descuentos (deben ser negativos)

85

CÓMO INCLUIR COSTES ADICIONALES

Una factura del CSP se impugnará automáticamente si su fecha es más de 7 días anterior a la fecha actual.

En este caso, recibirá una notificación que le informará de que la factura está impugnada y deberá proceder tal

como se explica en el apartado Impugnación.

Nota: Por defecto, la fecha de la entrega (Date of Supply) será la misma que la fecha de la factura (Invoice Date).

86

FECHA DE LA FACTURA

En todas las facturas del CSP, deben seleccionarse los tipos impositivos apropiados para cada línea de la

factura y calcularse en el encabezamiento.

87

TIPO IMPOSITIVO Y EXENCIÓN

Asegúrese de hacer clic en Calculate para que los impuestos se sumen y se calculen correctamente:

En el CSP podrá seleccionar el tipo impositivo en la lista desplegable “Tasa de IVA”:

Si selecciona una de las siguientes opciones:

- 0.0%

- Excepción

- Cargo inverso

* Si selecciona una de estas tres opciones y no da una razón, la factura será impugnada.

88

TIPO IMPOSITIVO Y EXENCIÓN

Debe dar una razón

por su elección

1

1 22

Debido a la configuración de Coupa, y teniendo en cuenta el marco legal en el que el sistema operará para

Airbus, es necesario emitir una nota de crédito técnica en los siguientes casos:

1. Factura impugnada (para las instrucciones detalladas, consulte el apartado anterior):

a. El proveedor debe emitir una nota de crédito completa para compensar la factura incorrecta.

b. La factura se corrige y se contabiliza.

Ejemplo: si la factura se crea con la moneda incorrecta (discrepancia con la moneda o la unidad de medida de la orden de compra).

1. Debe crearse una nota de crédito con la misma moneda incorrecta para reflejar el error de la factura.

2. Y a continuación hay que crear una factura con la moneda correcta (para ajustarse a la orden de compra).

2. Nota de crédito para una factura creada antes de la activación de Coupa, con referencia a una orden de compra de Coupa (vea el apartado siguiente).

89

CUÁNDO USAR UNA NOTA DE CRÉDITO

CUÁNDO SE IMPUGNARÁ UNA FACTURA

90

Los pasos para corregir estas facturas son:

1. La factura se impugna.

2. Se envía una notificación CSP y/o por correo

electrónico al proveedor (por favor, revise sus

preferencias de notificación).

3. El proveedor tiene que crear una nota de crédito

para compensar totalmente la factura (esta nota de

crédito debe tener el mismo error que la factura

original).

4. El proveedor debe crear una factura nueva y

correcta y contabilizarla.

2

Crear una nota de crédito basada en una orden de compra

91

NOTA DE CRÉDITO


rojas, tendrá que añadir manualmente algunos datos.

1. Introduzca el número de nota de crédito (Credit

Note #) proporcionado por su sistema.

2. Revise la fecha de la nota de crédito (Credit Note

date) (por defecto, estará fijada para hoy, pero

puede editarse).

3. Revise las condiciones de pago (Payment Terms)

(están fijadas por defecto) y la fecha original de

entrega (Original Date of Supply) (fijada por defecto

para hoy, pero puede editarse).

4. Fije la moneda (Currency) (debe coincidir con la

moneda de la orden de compra y la factura original,

si la moneda de la orden de compra y la de la

factura no coinciden, habrá un error) e introduzca el

número de entrega (Delivery Number).


92

NOTA DE CRÉDITO

5. Añada el número de factura original (Original

Invoice #) asociado a la nota de crédito.

Solo puede asociarse una factura a una nota de

crédito (relación 1:1).

6. Añada la fecha de la factura original (Original

Invoice Date) asociada a la nota de crédito.

93

NOTA DE CRÉDITO


rojas, tendrá que añadir manualmente algunos datos.

1. Revise los datos migrados de los elementos de

la línea de la orden de compra – Seleccione el

IVA y calcule el impuesto del IVA en el nivel de

la línea.

a) El código del impuesto en el menú desplegable

será un código de impuesto genérico que diferencia

entre el tipo de transacción de Bienes/Servicios y

UE/No UE – el proveedor debe escoger el más

apropiado.

b) En el caso de que se emita una línea de factura

como cantidad x precio, ponga un valor negativo

en la cantidad y no en el precio.


1

94

NOTA DE CRÉDITO

3. Revise el subtotal, el IVA (VAT) y los importes

totales.

4. Utilice los botones para realizar las acciones –

Presente la factura solo cuando haya acabado.

MUY IMPORTANTE

La cantidad y el importe totales de la nota de crédito deben ser un valor negativo (-) para evitar errores en el sistema.


4

3

10 Soporte


ORDEN DEL DÍA


0 Click n'Pay


5 Facturas



6 Administrador

8 Casos de uso


95

96

SOPORTE

• AIRBUS

• Página de Airbus.com: www.airbus.com/be-an-airbus-supplier/click-and-buy/click-and-pay.html

• Guías rápidas

• Guía del CSP

• Vídeos

• Preguntas frecuentes

• Soporte:

• Hasta el Go Live: [email protected]

• A partir del Go Live: Servicio de atención al cliente de Airbus:

• Teléfono: +33 (0)1 57 32 48 95

• Correo electrónico: [email protected]

• COUPA

• Preguntas frecuentes:

https://success.coupa.com/Suppliers/For_Suppliers/Coupa_Supplier_Portal/CSP_FAQ

• Descripción general Coupahttp://www.coupa.com/supplier-network

• Guía de introducción: http://support.coupa.com/forums/33150/entries

http://www.airbus.com/be-an-airbus-supplier/click-and-buy/click-and-pay.html

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

https://success.coupa.com/Suppliers/For_Suppliers/Coupa_Supplier_Portal/CSP_FAQ

http://www.coupa.com/supplier-network

http://support.coupa.com/forums/33150/entries

Gracias por formar parte de la

comunidad de Airbus!

97

Guía del Portal de Proveedor de Coupa Coupa Supplier Portal · 2. Haga clic en Improve Your...

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