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PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

GUÍA METODOLÓGICA DEL ÍNDICE DE DESEMPEÑO DE LAS EAS

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GUÍA METODOLÓGICA DEL ÍNDICE DE DESEMPEÑO DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DEL SERVICIO

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Juliana Pungiluppi Leyva Directora General Carlos Alberto Aparicio Patiño Director de Primera Infancia Grupo de Trabajo de la Dirección de Primera Infancia Julián Andrés Peñuela Flórez Adriana González Gómez Gabriel García Navarro Saida Milena Diaz Castillo

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 5

1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................... 8 1.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................................................. 8 2. ALCANCE ........................................................................................................................................ 8 3. DEFINICIONES............................................................................................................................... 9 4. DESARROLLO .............................................................................................................................. 11

4.1. ¿QUÉ ES EL ÍNDICE DE DESEMPEÑO DE LAS EAS - IDEAS? ......................................... 11

4.2. ESTRUCTURA DEL ÍNDICE ...................................................................................................... 11 4.3. DIMENSIÓN REGISTRO DE INFORMACIÓN CON CALIDAD .......................................... 12 4.3.1. VARIABLE DE ATENCIONES: ......................................................................................................... 12 4.3.2. VARIABLE DE CALIDAD DEL DATO ............................................................................................... 13 4.4. DIMENSIÓN DE VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES DE

CALIDAD Y CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES................................... 13 4.4.1. VARIABLE DE VISITAS A UDS: ..................................................................................................... 13 4.4.2. VARIABLE DE VISITAS A EAS: ...................................................................................................... 14 4.5. DIMENSIÓN DE VERIFICACIÓN DE OTRAS VARIABLES CON CONEXIDAD A LA

ADECUADA PRESTACIÓN DEL SERVICIO POR PARTE DE LAS ENTIDADES

ADMINISTRADORAS DE SERVICIO. .................................................................................................. 14

4.6. METODOLOGÍA PARA EL CÁLCULO ................................................................................... 17

4.6.1. CÁLCULO DEL IDEAS ............................................................................................................ 17 4.6.2. CATEGORIZACIÓN IDEAS ................................................................................................... 17 4.6.3. PERIODICIDAD IDEAS ........................................................................................................... 18 4.7. FUENTES DE INFORMACIÓN .................................................................................................. 18

4.8. APLICABILIDAD ......................................................................................................................... 18

4.8.1. APLICABILIDAD POR ETAPA CONTRACTUAL .............................................................. 19 4.8.2. APLICABILIDAD POR CATEGORIA DE DESEMPEÑO .................................................. 19

5. CONSIDERACIONES FINALES ................................................................................................ 20

6. ANEXOS: ........................................................................................................................................ 20

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:.......................................................................................... 20

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8. RELACIÓN DE FORMATOS: .................................................................................................... 21

9. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................................... 22

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INTRODUCCIÓN El Índice de Desempeño de las Entidades Administradoras del Servicio-IDEAS, es una herramienta de información que permite conocer la gestión durante la vigencia actual y/o últimas tres vigencias de una Entidad Administradora de Servicio - EAS tomando como insumo, entre otros criterios, el cumplimiento de las condiciones de calidad y cumplimiento de obligaciones contractuales de los Servicios de Primera Infancia del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- ICBF. En este sentido, el IDEAS visibiliza retos fundamentales para la Dirección de Primera Infancia, en términos de transparencia de la gestión y de oportunidades de mejora en la prestación de los servicios. En este sentido, se da cumplimiento desde esta Área Misional a los objetivos institucionales del ICBF, así como a los cometidos legales del ICBF, entre otras disposiciones que contemplan las competencias de la Entidad, por las asignadas en el artículo 19 de la mencionada Ley 1804 de 2016: Artículo 19. Funciones del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. (…) Como entidad encargada de generar línea técnica y prestar servicios directos a la población le corresponde: a. Armonizar los lineamientos de los diferentes servicios a través de los cuales atiende población en primera infancia, de acuerdo con la Política de Estado para el Desarrollo Integral de la Primera Infancia de Cero a Siempre; b. Organizar la implementación de los servicios de educación inicial con enfoque de atención integral de acuerdo con los referentes técnicos para tal fin y en el marco de la Política de Estado para el Desarrollo Integral de la Primera Infancia de Cero a Siempre. , Por lo anterior la Dirección de Primera Infancia, en el marco de las funciones establecidas en el artículo 28 del Decreto 987 de 2012, tiene entre otras, la función de: “1. Liderar la implementación de las políticas, planes, programas y proyectos relativos a la primera infancia en el ICBF, definidos por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y por las demás Entidades y organismos competentes”, lo cual exige implementar acciones que permitan garantizar la calidad de los servicios del ICBF para atención a la primera infancia, en el marco de la política de Estado para el Desarrollo Integral de la Primera Infancia de Cero a Siempre, - Ley 1804 de 2016. Asimismo, en el ejercicio de las funciones por parte del ICBF a través de la actividad contractual, se propende por la prestación con calidad, oportunidad y pertinencia del servicio público de bienestar familiar, que cobija la implementación de los servicios de educación inicial en el marco de la atención a la primera infancia, que tienen por fin el desarrollo integral de las niñas y los niños. Persiguiendo este propósito, dada la naturaleza del Servicio de Bienestar Familiar, por mandato legal, el ICBF cuenta en materia de contratación con el Régimen Especial de Aportes,

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entendiéndose por tal, según el artículo 2.4.3.2.9 del Decreto 1084 de 20151, cuando el instituto se obliga a proveer a una institución de utilidad pública o social de los bienes (edificios, dineros, etc.) indispensables para la prestación total o parcial del servicio, actividad que se cumple bajo la exclusiva responsabilidad de la institución, con personal de su dependencia, pero de acuerdo con las normas y el control del ICBF. En este sentido, el contrato de aporte se celebra bajo la modalidad de contratación directa, de conformidad con lo establecido en el artículo 122 del Decreto Ley 2150 de 1995, donde el contratista deberá seleccionarse del Banco Nacional de Oferentes conformado para el efecto por el ICBF o de forma directa de acuerdo con lo dispuesto en el Manual de Contratación del ICBF vigente. Para el efecto, el Banco Nacional de Oferentes -BNO- es un mecanismo de garantía de los principios de selección objetiva, pluralidad de oferentes y transparencia en la actividad contractual, al que se le atribuyen los siguientes fines:

• Consolidar en una única base la oferta nacional de entidades con capacidad para prestar el servicio público de bienestar familiar.

• Determinar mediante un proceso objetivo y transparente, si las entidades interesadas en prestar el servicio público de bienestar familiar cuentan con las condiciones mínimas legales, (ii) técnicas, (iii) administrativas y financieras, (iv) de experiencia y (v) de infraestructura exigidas por el ICBF para ser consideradas idóneas y

• Caracterizar la oferta de prestadores disponible, como insumo para procesos de selección mejor informados y desarrollo de estrategias y procesos de fortalecimiento institucional.

Es así como, la regla general para la contratación del servicio público de bienestar es la celebración de contratos de aporte con las entidades que se encuentran habilitadas en el BNO; lo que permite un primer control en la selección de las entidades a las que se encomienda la prestación directa del servicio. Ahora bien, habría que mencionar que, dentro de la DELEGACIÓN DE FUNCIONES EN MATERIA CONTRACTUAL del ICBF, consignada en el Numeral 1.4 del Manual de Contratación, adicional a lo establecido en la Resolución 2859 de 20132, se delegan en los Directores Regionales unas facultades en materia de contratación (numeral 1.4.4), entre las cuales se encuentra: (i.) La ordenación del gasto y el ejercicio de la facultad para dirigir los procesos de selección y celebrar los contratos y/o convenios cuya ejecución se desarrolle en forma exclusiva en el territorio de su jurisdicción, por cuantía de hasta por 1.000 SMLMV, y (ii) 2. La ordenación del gasto y celebración de contratos de aporte hasta por 5.000 SMLMV, para la prestación del servicio público de bienestar familiar cuya ejecución se desarrolle en forma exclusiva en el territorio de su jurisdicción, entre otras.

1Decreto 1084 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Inclusión Social y

Reconciliación”. 2 Resolución 2859 de 2013, “Por la cual se modifica la Resolución No. 1616 de 2006 y se reglamenta la estructura del ICBF en el

Nivel Regional y Zonal”

https://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/resolucion_icbf_1616_2006.htm#Inicio

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Adicionalmente, frente a la GUÍA PARA EL EJERCICIO DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS Y CONVENIOS SUSCRITOS POR EL ICBF, Versión 2, frente a la designación del supervisor (numeral 4.4.), señala que “Si la ordenación del gasto se encuentra en cabeza del Director Regional, la supervisión se designará en un colaborador de dicha regional, incluyendo los centros zonales”. Asimismo, dentro del perfil del supervisor, la designación se hará con base en un análisis diligente y minucioso que adelanta el área responsable de la contratación. Hay que destacar que esta Guía se constituye como un lineamiento de obligatorio cumplimiento y de consulta respecto de las disposiciones y recomendaciones que deben ser aplicadas por los funcionarios que ejercen esta actividad y/o contratistas que apoyen la supervisión, para la realización del seguimiento a la correcta ejecución de los contratos y/o convenios que celebre el ICBF. En este propósito, respecto a la herramienta del IDEAS los insumos para el cumplimiento de esta función se obtienen principalmente del seguimiento, control y vigilancia que se ejerce desde la Supervisión de carácter técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre la ejecución de los contratos de aporte y convenios suscritos por el ICBF para la prestación de los servicios de atención a la primera infancia, realizado a través de las visitas a las Unidades de Servicio -UDS- y Entidades Administradoras de Servicio -EAS- por parte del talento humano que apoya la supervisión en el nivel Nacional, Regional y Zonal. Es así, como dispone la Ley 1474 de 2011 dentro de las disposiciones para prevenir y combatir la corrupción en la contratación pública (Capítulo VII), Artículo 83 que trata de las “Supervisión e interventoría contractual”, con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor. Como consecuencia de esto, se deben aplicar las disposiciones y recomendaciones que emita la Entidad, para la realización del seguimiento a la correcta ejecución de los contratos y/o convenios que celebre el ICBF.

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1. OBJETIVO GENERAL Entregar a los ordenadores del gasto, y supervisores de los contratos de aporte y/o convenios la herramienta Índice de Desempeño de las Entidades Administradoras del Servicio -IDEAS, como una herramienta orientadora para la toma de decisiones dentro de la actividad contractual del ICBF, lo cual busca propender por la prestación de los servicios de educación inicial en el marco de la atención integral de manera oportuna, eficaz, adecuada, y de calidad, y en procura de brindar las más adecuadas condiciones en los programas de atención.

1.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Dar a conocer en qué consiste y cuál es la estructura de medición del Índice de Desempeño de las Entidades Administradoras del Servicio-IDEAS.

• Socializar las fuentes de información en las que se basa el cálculo del IDEAS.

• Describir la aplicabilidad y el objeto de medición del IDEAS como insumo para la toma de decisiones.

2. ALCANCE Los Directores Regionales por delegación de facultades en materia contractual ejercen como ordenadores del gasto y tienen la facultad de dirigir los procesos de selección y celebrar los contratos de aporte y/o convenios, a través de actuaciones ajustadas a la gestión contractual del ICBF y a la ley, así como a las disposiciones constitucionales y legales que rigen la contratación estatal garantizando la gestión transparente en la entidad y la satisfacción del interés público, de las necesidades colectivas para el logro de los fines estatales, que de acuerdo a la misionalidad de la Entidad es trabajar por la prevención y protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia, brindando atención especialmente a aquellos en condiciones de amenaza, inobservancia o vulneración de sus derechos. De allí que, para la prestación del servicio público de bienestar familiar en cualquiera de sus modalidades, se deberán seleccionar operadores que cuenten con las condiciones mínimas (i) legales, (ii) técnicas, (iii) administrativas y financieras, (iv) de experiencia e (v) de infraestructura exigidas por el ICBF para ser consideradas idóneas, cuya ejecución se desarrolle en forma exclusiva en el territorio de su jurisdicción en pro de la mejora en la atención de los niños, niñas y madres gestantes del país. Lo anterior en observancia a los principios generales de la función y contratación pública, donde se debe garantizar prestadores de servicios idóneos, es necesario contar con herramientas de medición objetiva que aporten información de los resultados de la gestión que realizan las EAS, en pro de la calidad del servicio, a través de elementos valorativos de desempeño, obedeciendo a realidades técnicas, sociales y territoriales de los servicios. En este sentido, la Dirección de Primera Infancia ha diseñado el Índice de Desempeño de las Entidades Administradoras del Servicio -IDEAS-, como una herramienta de apoyo de medición objetiva para la toma de decisiones, dentro de la actividad contractual de las direcciones

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regionales para la contratación de los servicios de educación inicial en el marco de la atención integral, considerando los resultados de la gestión de la EAS durante la prestación de los servicios, los cuales son evidenciados, tanto en las visitas de verificación de condiciones de calidad realizadas a las Unidades de Servicios -UDS- y a las Entidades Administradoras del Servicio -EAS-, como en el cumplimiento en el registro y la calidad de la información asociada a los usuarios y a las atenciones priorizadas. Cabe señalar, que la información consignada en las dimensiones que conforman el IDEAS, y que más adelante se entrará a definir cada una, es dinámica y depende de los procesos establecidos para la verificación de las condiciones de calidad, por lo tanto, se reitera que, para la toma de decisiones basadas en este índice se deben tener en cuenta otras herramientas, variables, información y analizar estos insumos en conjunto.

3. DEFINICIONES Atenciones priorizadas: las atenciones son las acciones intersectoriales que materializan los derechos de las niñas y los niños, la política de estado para el desarrollo integral a la primera infancia de Cero a Siempre definió 9 atenciones priorizadas, entre ellas, la afiliación vigente al sistema de seguridad social en salud, esquema de vacunación completo para la edad, asistencia a consultas de crecimiento y desarrollo, valoración y seguimiento nutricional, asistencia a una modalidad de educación inicial cuyo talento humano está cualificado, acceso a colecciones de libros o contenidos culturales especializados, registro civil, formación y acompañamiento a Familias. Clausula Penal: Corresponde a aquella estipulación en la que los integrantes del vínculo contractual acuerdan que, ante un incumplimiento o retardo a las obligaciones contenidas en el mismo, el incumplido o mora queda sometido a efectuar una determinada prestación. Código Civil artículo 1592: "La cláusula penal es aquella en que una persona, para asegurar el cumplimiento de una obligación, se sujeta a una pena que consiste en dar o hacer algo en caso de no ejecutar o retardar la obligación principal”. Condiciones de Calidad: Se comprende como los mínimos de cumplimiento establecidos por componente, que orientan la gestión de las modalidades en el marco de la atención integral3. Dimensión: Se entiende como un aspecto o el primer nivel de agrupación de la estructura para el cálculo del IDEAS. Entidad Administradora del Servicio -EAS-: Entendida como el prestador de los servicios de atención a la primera infancia.4 Esquema de Apoyo a la Supervisión. Desde el año 2015 surge en la DPI como mecanismo para organizar sistemáticamente acciones de Apoyo a la supervisión. Se implementa a través

3 Manual Operativo para la Atención a la Primera Infancia – Modalidad Institucional. ICBF. 4 Ibíd.

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contratistas y servidores públicos que ejercen como profesionales de Apoyo a la supervisión con perfil técnico, financiero y jurídico5. Estado de gestión EAS: Corresponde al valor del registro del cumplimiento de los verificadores, obligaciones contractuales y componentes para el instrumento de verificación de condiciones de calidad aplicado en la visita a EAS. Estado de gestión UDS: Corresponde al valor del registro del cumplimiento de los verificadores, estándares y componentes para cada instrumento aplicado en las visitas a los servicios de Primera Infancia. Incumplimiento: Acciones u omisiones que afectan no solo el cumplimiento de las obligaciones contractuales, sino el normal desarrollo del contrato. Consiste en la NO entrega de un bien o servicio o en la entrega extemporánea, incorrecta o defectuosa, causada por la ejecución inexacta de la prestación de un servicio o la entrega de un bien sin la calidad pactada en el contrato o sin el cumplimiento de las normas técnicas obligatorias Índice: Es una medida estadística cuya función es recoger el comportamiento relativo de una variable en un periodo determinado de manera informativa. Multa: Sanción de tipo pecuniario en caso de mora o incumplimiento parcial. Su imposición unilateral por las entidades estatales se asocia a las necesidades de dirección del contrato estatal y de aseguramiento de los intereses públicos por parte de la Administración, en el sentido de que busca apremiar al contratista incumplido para que cese el incumplimiento y se ponga al día en sus obligaciones. Ordenador del Gasto: funcionario con capacidad de ejecución del presupuesto. Autoridad facultada para crear obligaciones con cargo a un presupuesto público. Promedio Simple: Es la suma de los datos dividida entre el número total de datos. Sanción: Manifestación de la administración mediante Acto Administrativo, en el cual se consigna la consecuencia jurídica en caso de comprobarse la infracción que se le imputo al investigado mediante el auto de formulación de cargos, una vez analizados los descargos, las pruebas y los alegatos de conclusión. Sistema de Información Cuéntame: El aplicativo Cuéntame es un sistema de información orientado a apoyar la gestión y recolección de información de los servicios que ofrece la Dirección de Primera Infancia del ICBF en el territorio nacional6. Supervisión: Consiste en el seguimiento y vigilancia técnica, administrativa, financiera, contable, y jurídica que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por el mismo Instituto cuando no se requieren conocimientos especializados. Se orienta y apoya en el

5 Guía Orientadora para el Apoyo a la Supervisión de las Modalidades de Atención a la Primera Infancia. 6 Tomado de la página web ICBF: procesos promoción y prevención/primera infancia/Manual Cuéntame.

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“Estatuto Anticorrupción” y la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF”7. Unidad de Servicio -UDS-: Entendida como el lugar físico en el que se reúne la población para recibir directamente la atención de los servicios de Primera Infancia, cuidado y nutrición8. Variable: Se entiende como el segundo nivel de agrupación dentro de la estructura para el cálculo del IDEAS.

4. DESARROLLO 4.1. ¿QUÉ ES EL ÍNDICE DE DESEMPEÑO DE LAS EAS - IDEAS? Es una herramienta de información que permite conocer el desempeño de una Entidad Administradora de Servicios – EAS- durante la vigencia actual y/o últimas tres vigencias, a partir del resultado de su gestión, conforme al reporte de cumplimiento de las condiciones de calidad del servicio, los registros de información que son su responsabilidad, así como otros criterios que se consideren necesarios respecto al cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales establecido en el contrato de aporte y/o convenio como resultado del seguimiento a la ejecución contractual. El índice de desempeño muestra el comportamiento a nivel nacional, regional y por modalidad de las entidades contratadas, teniendo lugar en la actividad contractual de las direcciones regionales, las cuales podrán consultar la herramienta de medición objetiva para la contratación de los servicios de educación inicial en el marco de la atención integral. Esta medición se caracteriza por ser un proceso continuo, sistemático y basado en la evidencia, por lo cual, se debe alimentar de forma periódica durante toda la ejecución del (los) contrato (s) de aporte y/o convenio (s). De esta manera se puede contar con información actualizada y veraz durante la prestación del servicio por parte de las EAS objeto de aplicación del índice, de manera integral.

4.2. ESTRUCTURA DEL ÍNDICE La medición del índice está compuesta por las siguientes dimensiones:

• Registros de Información con calidad: se refiere al cumplimiento con calidad del registro de los datos de las atenciones priorizadas y los registros en los módulos del Sistema de Información Cuéntame.

7 Guía Orientadora para el Apoyo a la Supervisión de las Modalidades de Atención a la Primera Infancia. Mayo de

2019. Página 9. 8 Manual Operativo para la Atención a la Primera Infancia – Modalidad Institucional. ICBF. Enero de 2019. Página

17.

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• Verificación del cumplimiento de condiciones de calidad y cumplimiento de obligaciones contractuales: hace referencia a los resultados de la aplicación del Instrumento de verificación de condiciones de calidad a los servicios de atención a la primera infancia en las visitas realizadas a UDS y EAS, en el marco del esquema de apoyo a la supervisión.

• Verificación de otras variables: Se tendrán en cuenta, siempre que se considere pertinente, otras variables que tengan conexidad con la adecuada prestación del servicio por parte de las Entidades Administradoras de Servicio, por ejemplo, los criterios que apunten al cumplimiento del objeto y obligaciones contractuales establecido en los contratos de aporte y/o convenios como resultado del seguimiento a la ejecución contractual con cargo a las EAS; lo anterior en pro de garantizar la prestación de los servicios de educación inicial en el marco de la atención integral de manera oportuna, eficaz, adecuada, y de calidad.

4.3. DIMENSIÓN REGISTRO DE INFORMACIÓN CON CALIDAD La dimensión de registro de información se relaciona con la obligación contractual de las EAS de cargar con veracidad, oportunidad y calidad la información referida a la población usuaria del servicio. Esta dimensión se cuantificará teniendo en cuenta las variables de atenciones y de calidad del dato, así:

4.3.1. Variable de Atenciones:

Se calcula con base en la información reportada sobre las atenciones priorizadas que son responsabilidad de las EAS9, y el registro oportuno de la medición del perímetro braquial en los casos que se requiera. Las atenciones que se tomen para la medición del índice dependerán de la disponibilidad de la información a la fecha de corte. En la medición de esta variable se presentan dos casos:

1. Caso A: las EAS que prestan los servicios de Desarrollo Infantil en Medio Familiar y Modalidad Propia e Intercultural, se miden con las atenciones con las que cuenten:

• Atención x.

• Atención y.

• y/o Atención z.

• Medición del perímetro braquial.

9 Vale la pena aclarar que, en cuanto al registro civil, los datos aquí analizados, se refieren al reporte de la

información de la niña o niño, más no de la garantía del derecho al registro civil como tal, pues como es sabido los

principales garantes de este derecho son los padres de familia y la Registraduría del Estado Civil. Es decir, que se

revisa que efectivamente la EAS ha hecho gestión para el cumplimiento y ha reportado la información de estado de

la atención

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2. Caso B: las EAS que prestan servicios diferentes a los del Caso A, se realizara de la siguiente manera:

• Atención x.

• Atención y.

• y/o Atención z.

i. Variable de calidad del dato

Esta variable, evalúa los registros inconsistentes más recurrentes en la base de información de los distintos módulos del sistema de información Cuéntame que estén contemplados en el catálogo de errores del Manual Cuéntame o los errores que se detecten en el periodo de reporte. Para la medición de esta variable se tiene en cuenta los datos de los módulos del sistema Cuéntame donde las EAS realizan los registros durante la vigencia.

b. DIMENSIÓN DE VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES DE CALIDAD Y CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES

Es el producto de medir los resultados de la aplicación de los instrumentos de verificación de las condiciones de calidad que se utilizan en el proceso de apoyo a la supervisión durante las visitas realizadas a las UDS y EAS, agrupando la información por componentes. Dichos instrumentos son diseñados con base en las minutas de los contratos de aporte y los manuales operativos, conforme a lo dispuesto en la Guía Orientadora para el apoyo a la supervisión en las modalidades de atención a la primera infancia. Los Instrumentos de Verificación de Condiciones de Calidad buscan revisar de forma completa el cumplimiento de los estándares de calidad de los servicios en el marco de la política pública de Primera Infancia. Estos evalúan diferencialmente las modalidades de los servicios por medio de una serie de verificadores, que miden el cumplimiento de los estándares de calidad y las obligaciones contractuales para la vigencia. La dimensión está compuesta por dos variables: visitas a UDS y visitas a EAS.

i. Variable de visitas a UDS:

Los instrumentos de verificación de condiciones de calidad que se aplican en las visitas a UDS cuentan con una serie de verificadores, de los cuales solo se tienen en cuenta para el proceso de cálculo, aquellos que son de responsabilidad exclusiva de la EAS.

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Dependiendo del servicio de la UDS, en cada visita de apoyo a la supervisión se evalúan cada uno de los verificadores asociados a los estándares de calidad y obligaciones contractuales, los cuales están agrupados en los siguientes componentes de atención: Familia, Comunidad y Redes, Salud y Nutrición, Proceso Pedagógico, Talento Humano, Ambientes Educativos y Protectores y Proceso Administrativo y de gestión. Cada estándar/obligación y cada componente tiene asignada una ponderación según su importancia y pertinencia en la prestación del servicio. Es así, que la medición de la variable de visitas a UDS, será el promedio de todos los estados de calidad de las visitas realizadas a cada UDS que administra determinada EAS, la cual es reportada por regional y por modalidad de servicio. Durante la vigencia, mensualmente se ejecuta una cantidad determinada de visitas de verificación, teniendo en cuenta la capacidad operativa de los equipos de apoyo a la supervisión en el territorio. Como consecuencia, las actualizaciones de la dimensión de verificación de condiciones de calidad de IDEAS, se reporta a partir de una muestra de visitas ejecutadas a UDS con respecto a la totalidad de UDS que administra determinada EAS al corte. Para esto, la variable de visitas a UDS va acompañada por un valor denominado “verificador muestral -flag- “, el cual muestra el rango de confiabilidad por el número de visitas nace en virtud de las condiciones específicas del ejercicio de la verificación de condiciones de calidad en el marco del esquema de apoyo a la supervisión y cumplimiento de obligaciones contractuales.

ii. Variable de visitas a EAS:

Los instrumentos de verificación de condiciones de calidad que se aplican en las visitas a EAS cuentan con una serie de verificadores, los cuales se reportan en su totalidad ya que se refieren directamente a obligaciones contractuales. Estas obligaciones contractuales se encuentran también agrupadas en los componentes: Financiero, Administrativo, Talento Humano, Jurídico, de Información, Control social y Prestación del servicio. Estas obligaciones y componentes igualmente tienen asociadas unas ponderaciones dependiendo de su importancia y pertinencia. Usando estas ponderaciones, se realiza el cálculo del estado de gestión para cada visita realizada a la EAS. La medición de la variable de visitas a EAS será el cálculo del promedio simple de todos los estados de calidad de las visitas realizadas a cada EAS, reportada por regional y por modalidad de servicio. Finalmente, para los casos en donde en el corte correspondiente, no se cuente con al menos una visita de verificación de condiciones de calidad a la EAS (falta de variable visita a EAS), la dimensión de verificación de condiciones de calidad estará compuesta en su totalidad por la variable de vistas a UDS.

c. DIMENSIÓN DE VERIFICACIÓN DE OTRAS VARIABLES CON CONEXIDAD A LA ADECUADA PRESTACIÓN DEL SERVICIO POR PARTE DE LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE SERVICIO.

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Con el fin de valorar el comportamiento de las Entidades Administradoras de Servicio que son objeto de medición en el IDEAS, con base a la información suministrada por la Oficina Aseguramiento a la Calidad, la Dirección de Contratación y las Direcciones Regionales del ICBF, se identificarán aquellas donde se evidencie un posible incumplimiento de las obligaciones contractuales, y por ende, cuenten con sanciones ejecutoriadas desde la vigencia 2016 a la fecha. Lo anterior conforme al procedimiento administrativo sancionatorio previsto en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y reglamentado por el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes. Para el efecto, se deberán tener en cuenta los procedimientos del ICBF que se citarán a continuación:

• Procedimiento Administrativo Sancionatorio, Versión 4, del Proceso Inspección, Vigilancia y Control.

• Procedimiento para imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. Versión 2, del Proceso Adquisición de Bienes y Servicios.

Adicionalmente, resulta importante mencionar que en todo caso se deberá garantizar el derecho al debido proceso (artículo 29 de la Constitución Política), aplicando los principios que rigen los procedimientos administrativos (artículo 3º Ley 1437 de 2011 y demás normas concordantes); así como los postulados establecidos para adelantar las actuaciones administrativos contractuales (artículo 11 ley 1150 de 2007 y artículo 86 Ley 1474 de 2011). Asimismo, se deberá tener en cuenta la Resolución 3899 de 201010, donde respecto al trámite administrativo sancionatorio, señala que compete a la Dirección General del ICBF adelantar el proceso administrativo sancionatorio en contra de la (s) persona (s) jurídica que ha (n) infringido presuntamente con su acción u omisión la normatividad que regula la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar; lo anterior para determinar la comisión de infracciones, dando lugar o no, a la imposición de una sanción prevista en el Capítulo II “Faltas y Sanciones”, así como la graduación de las mismas. Como resultado de esto, para la estimación del índice se tendrán en cuenta el siguiente escenario: Entidades sancionadas, o con imposición de multa, sanción o declaratoria de incumplimiento: Para estos casos se descontará un porcentaje de la calificación general de la EAS, dicho porcentaje se determinará conforme a la gravedad de la sanción siguiendo la relación de la tabla 1 y 2 dependiendo del caso, así mismo se relacionará las entidades que tengan una sanción ejecutoriada mediante acto administrativo para facilitar la toma de decisiones del ordenador del gasto.

10 Resolución No. 3899 de 2010 “Por la cual se establece el régimen especial para otorgar, reconocer, suspender, renovar y

cancelar las personerías jurídicas y licencias de funcionamiento a las instituciones del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, que prestan servicios de protección integral, y para autorizar a los organismos acreditados para desarrollar el programa de adopción internacional”.

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Tabla 1 Porcentaje de Afectación a la calificación general conforme al tipo de sanción reportado por la Oficina

Aseguramiento a la Calidad- Sanciones (artículo 59 de la Resolución 3899 de 2010 modificado por el artículo 10

de la Resolución 3435 de 2016)

Reporte Oficina Aseguramiento a la Calidad

Tipo de Sanción Porcentaje de

afectación IDEAS

Amonestación escrita 2,5%

Suspensión de la personería jurídica hasta por 1 año. 5%

Suspensión del reconocimiento para pertenecer al Sistema Nacional de Bienestar Familiar hasta por un (1) año.

7,5%

Cancelación de la personería jurídica o del reconocimiento para pertenecer al Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

10%

Tabla 2 Porcentaje de Afectación a la calificación general conforme al tipo de sanción reportado por la Dirección

de Contratación

Reporte Dirección de Contratación

Tipo de Sanción Porcentaje de afectación IDEAS

Multa 3%

Declaratoria de Incumplimiento parcial - Clausula Penal

6,6%

Caducidad 10%

Ahora bien, se deberá tener en cuenta además lo previsto en el Artículo 90 de la Ley 1474 de 2011, que trata de la “Inhabilidad por incumplimiento reiterado”, donde el Contratista quedará inhabilitado si incurre en alguna de las siguientes conductas: (a.) Haber sido objeto de imposición de cinco (5) o más multas durante la ejecución de uno o varios contratos, durante una misma vigencia fiscal con una o varias entidades estatales; (b.) Haber sido objeto de declaratorias de incumplimiento contractual en por los menos dos (2) contratos durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales; y (c.) Haber sido objeto de imposición de dos (2) multas y un (1) incumplimiento durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales. De allí que la inhabilidad se extenderá por un término de tres (3) años, contados a partir de la inscripción de la última multa o incumplimiento en el Registro Único de Proponentes, de acuerdo con la información remitida por las entidades públicas. La inhabilidad pertinente se hará explícita en el texto del respectivo certificado.

Hay que destacar además que, la inhabilidad a que se refiere el citado artículo se extenderá a los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado esta inhabilidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.

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c. METODOLOGÍA PARA EL CÁLCULO

i. CÁLCULO DEL IDEAS Para efectos del cálculo del IDEAS se tiene en cuenta la ponderación de dos dimensiones compuestas por dos variables respectivamente, así: Escenario 1: La EAS cuenta con visita a UDS y a la entidad:

DRI= (VRA *0,28) + (VRC*0,12), DVCC= (VVU*0,48) + (VVE*0,12)

Escenario 2: La EAS cuenta solo con visita a UDS: Escenario 3: La EAS ha sido sancionada: ID= Indicador de Desempeño EAS DRI= Dimensión Registro de Información DVCC= Dimensión de Verificación de Condiciones de Calidad. VRA= Variable de Registro de Atenciones VRC= Variable de Registro de Calidad del dato VVU= Variable de Visitas UDS VVE = Variable de visitas EAS PS = Porcentaje afectación IDEAS por proceso sancionatorio.

ii. CATEGORIZACIÓN IDEAS El valor final del IDEAS corresponde a la sumatoria del resultado de la dimensión de Verificación del Cumplimiento de Condiciones de Calidad y Cumplimiento de Obligaciones Contractuales, con un peso del 60%, y la dimensión Registro de información con un peso del 40%, y el porcentaje de afectación en los casos que corresponda. El resultado se expresa en un puntaje de 1 a 100, según los siguientes rangos:

ID = (DRI * 0,4) + (DVCC * 0,6), donde

ID = (DRI * 0,4) + (DVCC * 0,6), donde DRI= (VRA *0,28) + (VRC*0,12), DVCC= (VVU*0,6)

ID = ((DRI * 0,4) + (DVCC * 0,6)) - PS, donde DRI= (VRA *0,28) + (VRC*0,12), DVCC= (VVU*0,6)

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Categorías de desempeño

Valoración

Sobresaliente Entre 90 y 100

Bueno Entre 80 y 89

Aceptable Entre 70 y 79

Bajo Menor de 70

No Aplica N/A = EAS sin visita a UDS.

iii. PERIODICIDAD IDEAS El índice de desempeño se actualiza cada tres meses, con los resultados acumulados a la fecha de corte.

d. FUENTES DE INFORMACIÓN En la construcción del índice, los datos de las variables de la dimensión de registro de información se extraen del Sistema de Información Cuéntame, tomando como referencia los beneficiarios activos e inactivos del periodo de medición, cuyo registro se realiza por las EAS. Para calcular las variables de la dimensión de visitas de verificación de condiciones de calidad, se procesan los datos obtenidos de las visitas realizadas a las UDS y a las sedes administrativas de las EAS, en las cuales se aplicaron los instrumentos de verificación definidos. Cabe resaltar que, la calidad de la información recolectada en los instrumentos depende exclusivamente del profesional de apoyo a la supervisión que realiza la visita. Así mismo dentro del índice se tendrán en cuenta los procesos administrativos sancionatorios adelantados por el ICBF a las Entidades Administradoras de Servicio, dicha información será suministrada por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, la Dirección de Contratación y las direcciones regionales. La consolidación de los insumos y el cálculo del índice depende de la Dirección de Primera Infancia con los datos de las fuentes de información anteriormente descritas y serán publicados en los medios que disponga el ICBF para tal fin.

e. APLICABILIDAD La aplicabilidad del IDEAS busca identificar fortalezas y aspectos con oportunidad de mejora en

la prestación del servicio.

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i. APLICABILIDAD POR ETAPA CONTRACTUAL Se refiere a los momentos que pueden surgir de manera previa y posterior a la suscripción del contrato de aporte y/o convenio especial. Etapa precontractual: El IDEAS es una herramienta de apoyo y de orientación para los ordenadores del gasto en el estudio para la selección de una Entidad Administradora de Servicio –EAS-, candidata a prestar servicios de Primera Infancia del ICBF, considerando los resultados de su gestión durante la prestación de servicios en el último contrato suscrito o vigencia anterior. Durante la ejecución del contrato: El IDEAS emitirá alertas periódicas frente al cumplimiento de las obligaciones de las EAS, por lo cual es importante realizar un seguimiento continuo al índice y sus actualizaciones, con el fin de tomar las medidas administrativas a las que haya lugar, siendo IDEAS una herramienta que puede ser utilizada como apoyo a la gestión de los supervisores de contratos y/o convenios.

ii. APLICABILIDAD POR CATEGORIA DE DESEMPEÑO Teniendo en cuenta las etapas descritas anteriormente, para la aplicación según su categoría de desempeño, a continuación, se describen aquellos escenarios posibles: Escenario 1: EAS con categoría Baja y/o Aceptable Aplicación: En aquellos casos donde la EAS de categoría baja y/o aceptable sea la única entidad que preste el servicio en el territorio, se recomienda que se realice un compromiso para mejorar el servicio enfocado al fortalecimiento de las variables donde se obtuvo la baja categorización. El seguimiento a los compromisos se realizará en el marco del comité técnico operativo. Cuando la EAS de categoría baja y/o aceptable no sea la única que preste el servicio en el territorio, se recomienda tener en cuenta la EAS con mejor categoría, lo anterior, sin desconocer la autonomía del ordenador del gasto en la toma de decisión. Escenario 2: EAS con categoría Bueno y/o Sobresaliente. Aplicación: Cuando la EAS obtenga una categoría general buena y/o sobresaliente, debe verificar que las calificaciones obtenidas en las distintas modalidades y regionales correspondan a la misma categoría buena y/o sobresaliente, de lo contrario, se recomienda realizar un compromiso para mejorar el servicio, teniendo en cuenta las variables donde obtuvo una categoría baja y/o aceptable.

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Escenario 3: EAS que no cuenten con calificación: Aplicación: Si alguna EAS al final del corte no cuenta con visitas a las unidades de servicio, no se asignará una calificación parcial y en consecuencia no tendría calificación en IDEAS, el resultado para estos casos será “No Aplica”. Es importante mencionar que se recomienda tener en cuenta la EAS con mejor categoría, lo anterior, sin desconocer la autonomía del ordenador del gasto en la toma de decisión.

3. CONSIDERACIONES FINALES El IDEAS, permite a las regionales tener herramientas para orientar sus decisiones y realizar un eficaz seguimiento a las EAS. Así mismo, la categorización de las entidades les permitirá identificar sus principales debilidades y fortalezas, asociadas a la prestación del servicio, con lo que será posible adelantar acciones que propendan por el mejoramiento en la calidad. El alcance y la aplicabilidad de este Índice, dependen principalmente de la disponibilidad y calidad de los datos, tanto de los sistemas de información, como de la verificación de las condiciones de calidad y cumplimiento de obligaciones contractuales, con lo que se espera que el índice pueda progresar en la medida en que se mejoren estas dos dimensiones, ya que por un lado, el IDEAS orienta a los profesionales de apoyo a la supervisión de los centros zonales y regionales, a ser rigurosos en el diligenciamiento de los instrumentos de verificación de las condiciones de calidad. Por el otro, incentiva a las entidades a efectuar un correcto reporte en los sistemas de información y de esta manera, garantizar una prestación del servicio en condiciones de calidad, con el fin de ubicarse en una categoría de desempeño sobresaliente. Sin duda, esto favorece a las niñas y niños atendidos por el ICBF en el país.

4. ANEXOS: N/A

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Lineamiento Técnico para la Atención a la Primera Infancia Manual Operativo Modalidad Institucional Manual Operativo Modalidad Familiar Manual Operativo Modalidad Propia e Intercultural Manual Operativo Modalidad Comunitaria Manual Sistema de Información Cuéntame Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por el ICBF

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Guía Orientadora para el Apoyo a la Supervisión en las Modalidades de Atención a la Primera Infancia

6. RELACIÓN DE FORMATOS: N/A

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7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del Cambio

06/08/2019 G20.PP Versión 1

Teniendo en cuenta que el objetivo del índice es brindar

herramientas para la toma de decisiones, se decidió incluir

nuevos elementos como los datos de las entidades sancionadas,

así mismo dejar un poco más flexibles los porcentajes de

medición para que a medida que se incluyan nuevas variables

no se tenga que modificar la guía, los parámetros globales se

mantienen y el alcance.

Se realizaron modificaciones en: Definiciones, Estructura del

Índice y metodología para el cálculo.

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