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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA -PIR-

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Esta guía para la elaboración de Plan Institucional de Respuesta ha sido desarrollada por la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para Reducción de Desastres.

Por favor descargar la Guía y el Machote para Elaboración del Plan Institucional de Respuesta en la página web de CONRED, www.conred.gob.gt/planes.

Si usted necesita más información o ayuda para elaborar su Plan Institucional de Respuesta, por favor comuníquese con la Dirección de Respuesta, llamando al teléfono 2324-0800.


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PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA –PIR-

En Guatemala, pueden suceder distintos tipos de desastres naturales, tales como inundaciones, incendios, terremotos, deslizamientos. El bienestar de su institución es crítico al momento de suscitarse un desastre, tanto para usted como para comunidad que lo rodea. La planificación para el manejo de emergencias, abarca tanto más que el manejo de desastres naturales, implica la planificación de la forma en la cual operará su institución, tras suscitarse un desastre. Toda institución debe conocer sus fortalezas y debilidades, y establecer estrategias para adaptarse a diferentes escenarios. Por ejemplo, una institución puede verse afectada por una inundación, en la cual se dañen los sistemas de información y buena parte de sus bienes. Más allá del daño, el impacto del desastre en la operación de la institución puede comparase con el impacto de un robo, en el cual se pierden bienes e información. Planear para el manejo del impacto de una emergencia, más que para el manejo de la emergencia en sí misma, le dará a su negocio una probabilidad de sobrevivencia más elevada. La planificación para el manejo de emergencias puede ayudarle a identificar los riesgos a los cuales está expuesta su institución, las aéreas críticas y la mejor forma de protegerla. También implica planear cómo dará continuidad a la operación y cómo alcanzará la recuperación completa.

REVISIÓN REGULAR

A medida que el tiempo pasa, las circunstancias pueden variar, por lo cual es vital contar con un Plan Institucional de Respuesta actualizado, que le permita estar preparado en caso de suscitarse una emergencia.


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INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL MACHOTE A continuación encuentra los detalles y explicaciones que le permitirán llenar con facilidad el machote del Plan Institucional de Respuesta. Antes de elaborar su Plan, lea este documento, revise atentamente los temas descritos, haga las consultas necesarias y luego llene el machote del Plan Institucional de Respuesta.

CARÁTULA

Pregunta / Área Explicación

Inserte su logotipo Agregar su logotipo genera una imagen profesional.

Nombre de la máxima autoridad

Coloque el nombre de la máxima autoridad de su institución. Puede colocar varios nombres, de ser necesario.

Puesto de la máxima autoridad

Puesto de la máxima autoridad de su institución. Por ejemplo, Ministro.

Nombre de la Institución Nombre completo de la institución.

Dirección Dirección de sede que implementará el Plan y de la sede central.

Preparado Fecha en la cual se concluyó la elaboración del Plan Institucional de Respuesta.

Tabla: Historial de cambios

Detalle de los cambios realizados a su Plan Institucional de Respuesta:

Número de Versión: Le ayuda a asegurar que se está siguiendo la versión actualizada del Plan. Por ejemplo, Versión 1.3

Cambios efectuados: Describa los cambios y las razones por las cuales se hicieron.

Persona responsable: Persona que hizo los cambios.

Fecha del cambio: Ingrese la fecha en la cual se efectuaron los cambios.

Tabla: Estrategia de divulgación

Detalle quién y cuándo se divulgará el Plan:

Puesto o Cargo: Por ejemplo, Gerente de Seguridad Industrial.

Tipo de distribución: Indique cómo divulgará el plan. Por ejemplo, hará una presentación a sus colaboradores o compañeros, por medio de correo electrónico.

Persona Responsable: Indique el nombre de la persona responsable de divulgar el Plan.

Frecuencia: Indique la frecuencia de divulgación del plan. Por ejemplo, mensual, semestral, después de cada cambio.


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ÍNDICE, BASE LEGAL Y OBJETIVOS


Índice Elabore un índice, que incluya el tema y el número de página. Recuerde que si hace cambios al Plan durante la actualización, éstos deben reflejarse en el índice.

Base Legal Indique las citas legales aplicables a su institución. Revise el ejemplo; puede utilizar las citas mencionadas en el ejemplo y agregas otras citas legales que correspondan.

Objetivos Escriba los objetivos generales y específicos que desea alcanzar al ejecutar este Plan. Revise el ejemplo; si le parecen apropiados, utilice los objetivos del ejemplo y agregue otros objetivos pertinentes a su institución.

PLAN DE CONTINUIDAD


Tabla: Gestión del Riesgo

Enumere los riesgos potenciales para los colaboradores y para su institución. Escríbalos en orden de probabilidad de ocurrencia. Luego escriba las estrategias de mitigación y los planes de contingencia para cada riesgo.

Entonces, para cada riesgo indique lo siguiente:

Riesgo: Describa el riesgo y el potencial impacto directo e indirecto sobre su institución.

Impacto: Clasifique el impacto, como Alto, Medio o Bajo.

Probabilidad: Indique la probabilidad de ocurrencia. Por ejemplo: Muy probable, probable, poco probable, muy poco probable.

Estrategia de mitigación: ¿Qué acciones va a tomar para minimizar o mitigar el impacto en su institución?

Plan de contingencia: ¿Cuál es su plan de contingencia en caso esto ocurra?

Tabla: Análisis de áreas críticas

Identifique las áreas críticas de su institución. Por ejemplo, para un hospital, una de las áreas críticas es la atención de pacientes en cuidado intensivo. Para cada área crítica, describa el impacto que sufriría su institución si el área crítica deja de funcionar y las estrategias de protección para minimizar dicho impacto.

Número: Clasifique las áreas críticas, asigne el # 1 al área crítica que más impacto genere al fallar.

Área crítica: Describa el área crítica, incluyendo aquello que no puede faltar o fallar, por ejemplo personal, suministros, proveedores, documentos, sistemas o procedimientos.


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Impacto si el área crítica deja de funcionar: Describa el impacto sobre su institución, si esta área crítica falla.

Estrategia de mitigación: ¿Qué estrategias tiene para minimizar el impacto en su institución? Por ejemplo, capacitar a varias personas en diferentes tareas para minimizar el impacto de las ausencias por causa de la emergencia.

PLANIFICACIÓN DE ESCENARIOS


Tabla: Planificación de escenarios

Una vez completada la Tabla de Análisis de Áreas Críticas, debe completar la Tabla Planificación de Escenarios, con información más detallada de los escenarios para las aéreas criticas # 1, 2 y 3. Falla crítica: Elabore una descripción corta sobre la falla crítica.

Antecedentes: Escriba sobre los antecedentes esenciales para la restauración del área critica. Concéntrese en información relevante.

Impacto institucional: Estime el impacto en el funcionamiento de su empresa y descríbalo en esta casilla. Esto puede expresarse en términos de porcentaje de bienes perdidos o destruidos, valor monetario, etc.

Acciones inmediatas: Elabore una lista de las acciones que deben completarse inmediatamente después de suscitado el evento, para asegurar que la interrupción de actividades se reduzca al mínimo.

Acciones secundarias: Una vez las acciones inmediatas sean completadas, ¿qué acciones o servicios deben ser completadas hasta que su institución sea haya recuperado completamente? Elabore una lista de acciones secundarias.

Responsabilidades: Elabore un listado de las responsabilidades y de las personas responsables de cada acción durante el desarrollo de un escenario crítico.

Recursos necesarios: Indique qué recursos necesita para la recuperación institucional en este tipo de escenario. Ejemplo: flujo de caja disponible, personal, proveedores de servicios.


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SEGUROS


Tabla: Seguros Enumere las pólizas de seguro vigentes para cubrir daños estructurales, accidentes de sus colaboradores, etc.

Tipo de Seguro: Indique el tipo de seguro correspondiente a cada póliza. Por ejemplo, seguro para cubrir daños en edificios y maquinaria; seguro para vehículos; seguros de vida y de gastos médicos.

Cobertura de la Póliza: Para cada uno de los seguros, revise las cláusulas de la póliza, y liste los principales riesgos que cubre. Ejemplo: Los daños causados por incendio, inundación, robo.

Revise la definición de ciertos términos, como inundación, ya que puede variar entre aseguradoras.

Exclusiones de la Póliza: Haga una lista de las exclusiones para cada póliza. Ejemplo: fraude, terrorismo, tsunami.

Nombre de la Compañía Aseguradora y Contacto: Coloque el número telefónico de la aseguradora y los detalles sobre cómo contactar a su corredor (número de teléfono celular, correo electrónico, beeper, etc.)

Última Fecha de Revisión: Indique la última fecha de revisión de la póliza para asegurar que su institución esté cubierta. Ejemplo: Día/mes/año

Pagos de Primas de Seguro: Indique el monto de la prima y la frecuencia de pago.

PROPIEDAD E INFRAESTRUCTURA

En esta sección responda como mínimo las siguientes preguntas: ¿Qué ha hecho usted para que los bienes de su empresa sean menos vulnerables? ¿Los edificios cuentan con: señalización, rutas de evacuación, extintores, materiales de construcción resistentes al fuego, sistema de iluminación alterna, personal de seguridad?

Haga una descripción de los sistemas o mecanismos de seguridad con los que cuenta su institución.


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SITUACIÓN ACTUAL DEL INMUEBLE SEGÚN NORMAS DE REDUCCIÓN A DESASTRES

En esta sección, describa la situación actual de la edificación o instalación de uso público, de acuerdo a los estándares citados en las Normas para la Reducción a Desastres –NRD-. Estas normas han sido generadas por la Secretaría Ejecutiva de CONRED con la finalidad de establecer criterios mínimos de seguridad para resguardar a las personas en caso de un evento adverso que ponga en riesgo su integración física.

Las NRD pueden ser descargadas desde la página web de CONRED, www.conred.gob.gt/normasyprocedimientos. Verifique cuáles normas aplican para su institución.

NRD-1: Normas de Seguridad Estructural de Edificaciones y Obras de Infraestructura Si la NRD-1 aplica para su inmueble, llene las dos tablas. En la primera tabla coloque la información relativa a ubicación geográfica, uso, ocupación, clasificación. En la segunda tabla, escriba las conclusiones y recomendaciones consignadas en el Informe de Evaluación realizado por un Ingeniero Civil o Arquitecto colegiado. El Informe de Evaluación completo debe incluirse en este Plan, como anexo en la sección Documentación de Soporte.


Tabla 1: NRD-1, Normas de Seguridad Estructural de Edificaciones y Obras de Infraestructura

Nomenclatura y nombre del Inmueble: Asigne una nomenclatura para identificar cada uno de los inmuebles propiedad y/o en uso de su institución. Ejemplo: Edificio 1A, Edificio principal del Ministerio de Gobernación.

Dirección: Escriba la dirección física del inmueble.

Ubicación geográfica: Indique las coordenadas geográficas, expresadas en grado, minutos y segundos.

Uso actual del inmueble: Por ejemplo, hospital para atención de pacientes de la tercera edad, oficinas, auditorio, parqueo, etc.

Ocupación: ¿Cuántas personas ocupan actualmente el inmueble?

Fecha de construcción de inmueble

Clasificación: Puede tratarse de una obra esencial o de una obra importante.

Tabla 2: NRD-1, Normas de Seguridad Estructural de Edificaciones y Obras de Infraestructura

Nomenclatura y nombre del Inmueble: Utilice la nomenclatura de la tabla anterior.

Conclusiones: Incluya las recomendaciones descritas en el Informe de Evaluación.

Recomendaciones: Anote las recomendaciones descritas en el Informe de Evaluación.


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NRD-2: Normas Mínimas de Seguridad en Edificaciones e Instalaciones de Uso Público

Describa los hallazgos encontrados y las recomendaciones establecidas por el evaluador certificado. El informe de evaluación completo, debe incluirse en el Plan, como anexo en la sección Documentación de Soporte.


Tabla: NRD-2, Normas Mínimas de Seguridad en Edificaciones e Instalaciones de Uso Público

Nomenclatura y nombre del Inmueble: Asigne una nomenclatura para identificar cada uno de los inmuebles propiedad y/o en uso de su institución. Ejemplo: Edificio 1A, Edificio principal del Ministerio de Gobernación.

Conclusiones: Incluya las recomendaciones descritas en el Informe de Evaluación.

Recomendaciones: Coloque las recomendaciones descritas en el Informe de Evaluación.

NRD-3: Especificaciones Técnicas de Materiales para la Construcción

Esta norma establece las especificaciones técnicas de materiales de construcción que deben observarse en edificaciones, instalaciones y obras de uso público nuevas, así como las que sufran remodelaciones o rehabilitaciones, de construcción gubernamental o privada. Tiene como finalidad que todas las edificaciones, instalaciones y obras de uso público cumplan con los requisitos mínimos de construcciones seguras y permanentes, preservando la vida de los ciudadanos y su integridad física en caso de eventos origen natural o provocado. Para el cumplimiento de la NRD-3, el solicitante deberá presentar en las Municipalidades

correspondientes, un Acta Notarial de Declaración Jurada en donde el EJECUTOR declara que los

materiales de construcción utilizados en las obras nuevas, ampliaciones o remodelaciones

cumplen con las especificaciones de la NRD-3.

Para cada inmueble al cual aplique la NRD-3, indique nomenclatura, nombre del inmueble,

dirección, ubicación geográfica, uso el actual del inmueble, y por último detalle las

modificaciones o ampliaciones realizadas. Debe anexar una copia del Acta Notarial de

Declaración Jurada entregada a la Municipalidad, en la sección Documentación de Soporte.


Tabla: NRD-3, Especificaciones Técnicas de Materiales para la Construcción

Nomenclatura y Nombre del Inmueble: Asigne una nomenclatura para identificar cada uno de los inmuebles.

Dirección: Escriba la dirección física del inmueble.

Ubicación geográfica: Indique las coordenadas geográficas, expresadas en grado, minutos y segundos.

Uso actual del inmueble: Por ejemplo, hospital para atención de pacientes de la tercera edad, oficinas, auditorio, parqueo, etc.

Modificaciones o Ampliaciones Realizadas: Describa detalladamente cuáles son las modificaciones o ampliaciones efectuadas. Ejemplo: Construcción del segundo módulo de oficinas, que incluye salones de reuniones, cafetería y oficinas.


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Los niveles de oficinas cuentan con recepción, cubículos, área administrativa, cocineta y baños. Cada nivel está comunicado por dos módulos de escaleras de 2 tramos con escalones: 15 cm de contrahuella, 30 cm de huella, 1.25 m de ancho y el descanso de 1.2 x 2.5 m.

Plan de Mejora para el Cumplimiento de Normas de Reducción a Desastres

Describa el Plan de Mejoras establecido por los profesionales certificados y las autoridades responsables del inmueble (propietario y arrendatario). En el Plan de Mejora se detallan los aspectos que deben cumplirse o mejorarse y el tiempo en el cual debieran ser completados.

Una vez completadas las mejoras, puede solicitar una evaluación para optar por la constancia de cumplimiento de las NRD.

Si cuenta con constancias de cumplimiento de las NRD, anéxelas a este PIR en la sección Documentación de Soporte. Si este fuera el caso, no debe llenar la siguiente tabla.


Tabla: Plan de Mejora para el Cumplimiento de Normas de Reducción a Desastres

Nomenclatura y Nombre del Inmueble: Utilice la nomenclatura de las tablas anteriores. Ejemplo: Edificio 1A, Edificio principal del Ministerio de Gobernación.

Acciones a seguir para cumplimiento de NRD1: Haga un listado de las acciones que tomará su institución para transformar los incumplimientos en cumplimientos de la norma.

Fecha límite: Establezca una fecha límite para concluir las acciones del inciso anterior. Indique día, mes y año.

Próxima revisión: Indique la fecha establecida para la próxima revisión. Coloque día, mes y año.

Acciones a seguir para cumplimiento de NRD2: Haga un listado de las acciones que tomará su institución para transformar los incumplimientos en cumplimientos.

Fecha límite: Establezca una fecha límite para concluir las acciones del inciso anterior. Indicar día, mes y año.

Próxima revisión: Indique la fecha establecida para la próxima revisión. Coloque día, mes y año.


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OFICINAS TEMPORALES

En esta sección corresponde identificar las oficinas temporales en donde su institución pueda ubicarse en caso de emergencia. Considere agregar un croquis o plano en el cual se especifiquen las áreas o los espacios a utilizar; colóquelo(s) como anexos en la sección Documentación de Soporte. Pregunta / Área Explicación

Tabla: Oficinas Temporales

Clasificación: Clasifíquelas de acuerdo a la aplicabilidad o conveniencia.

Tipo: Por ejemplo, residencial, privado, hotel, otra sede.

Dirección: Escribir la dirección de la oficina temporal.

Equipo Disponible: Elabore un listado del equipo disponible en el lugar. Ejemplo: computadoras, fotocopiadora, papel, calculadora.

Recursos necesarios: Elabore un listado de los recursos necesarios para utilizar la oficina temporal. Ejemplo: Software, personal y cualquier otro equipo que no esté disponible en la oficina temporal.

ENTRENAMIENTO DE PERSONAL CLAVE

Este apartado trata sobre las habilidades, fortalezas, posiciones o cargos cruciales para su empresa. Es importante que se capacite a otras personas, para que en caso de un desastre, la posición clave pueda ser cubierta temporalmente.

Haga una tabla que liste el personal y sus habilidades. Escriba aquellas relevantes para el cargo que desempeña o el cargo que puede cubrir; además cualquier otra habilidad o conocimiento útil para la empresa. Puede agregar una copia de los Curricula Vitae a los anexos del Plan.

En la útlima columna describa las capacitaciones que idealmente debe realizar el personal para alcanzar los conocimientos, habilidades o fortalezas cruciales que le permitirán cubrir temporalmente una posición clave. Enumere aquellas que aún no posee el colaborador, pero que serían deseables o esenciales en caso de pérdida temporal o definitiva del personal clave capacitado.


Tabla: Entrenamiento de personal clave

Cargo: Posición o puesto que ocupa actulamente cada persona.

Nombre: Se sugiere utilizar nombres completos.

Tiempo el cargo: Indique el tiempo que la persona ha permanecido en el cargo. Ejemplo 12-18 meses.

Habilidades o Fortalezas: Incluya aquellas relevantes y cualquier otra útil para la empresa. Ejemplo: Conocimientos avanzados de contabilidad, 5 años de experiencia. Bombero voluntario durante los últimos 10 años.


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ESTRATEGIAS DE RETENCIÓN DE HABILIDADES

Aquí describa las estrategias implementadas para asegurar la continuidad de las funciones administrativas y operativas. Plantéese las siguientes interrogantes para identificar el tipo de información a incluir en esta sección: ¿Los procesos están documentados? ¿Qué documentación proporcionará a los colaboradores para asegurar que las funciones

administrativas y operativas se realicen? ¿La asignación de responsabilidades es apropiada? ¿Qué procedimiento interno va a implementar para regular el funcionamiento de la empresa? ¿Cómo planea comprobar que las habilidades de los colaboradores presentes sean las

necesarias o adecuadas para mantener el funcionamiento de la empresa?

SEGURIDAD DE DATOS

En esta sección corresponde escribir sobre la forma en la cual la institución protege su información y su red informática. Por ejemplo, el uso de antivirus, firewalls, accesos restringidos, procedimientos de respaldo de datos (back ups), redes seguras, etc.

La tabla incluida en esta sección se centra en el respaldo de datos por medio de back up, sin embargo usted puede agregar información relacionada a otras formas de protección de sus datos.


Tabla: Seguridad de Datos

Datos que deben protegerse: Enumere los datos que protegerá por medio de back up. Se suelen proteger aquellos datos esenciales para el funcionamiento de la institución o aquellos datos que no pueden generarse a partir de otras fuentes.

Tipo de datos: ¿Qué tipo de datos o información necesita incluir en la copia de seguridad? Ejemplo: correo electrónico, páginas web, bases de datos, etc.

Frecuencia del respaldo de datos: ¿Cada cuánto hará el back up? Ejemplo: Por día, mes o año.

Servicio para el respaldo de datos: ¿Qué medio o servicio utilizará para guardar su información? Si utiliza actualmente un servicio, detalle los acuerdos de servicio.

Persona responsable: ¿Quién hará el back up? O, ¿quién hará el enlace con el proveedor del servicio para asegurar un adecuado back up? Indique el nombre del contacto y formas de contactarle.

Proceso de respaldo de datos: Enumere los pasos para realizar el back up e incluya cualquier otro paso necesario para asegurar que la información se guarde en forma segura. Puede anexar el procedimiento completo en la sección Documentación de Soporte.


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RECUPERACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE

Describa la acciones de recuperación del medio ambiente ha realizado o realiza su institución para contribuir con la adaptación al cambio climático.

PLAN DE ACCIÓN DE EMERGENCIA

Contactos de Emergencia

Elabore un listado con los números de teléfono de emergencia y contactos adicionales que va a necesitar en caso de emergencias.


Tabla: Contactos de emergencia

Nombre de la Empresa: Coloque el nombre de la empresa.

Contacto: Coloque el nombre de sus contactos.

Puesto: Cargo o puesto de los contactos.

Número de teléfono: Coloque los números telefónicos de los contactos.

Procedimientos de Evacuación

Brevemente indique su procedimiento de evacuación. Es muy útil agregar una copia detallada de los procedimientos de evacuación y un plano por piso con las ubicaciones de las salidas de emergencia y equipo de seguridad claramente identificado. El procedimiento puede incluir mapas de evacuación para todo tipo de emergencias. Pregunta / Área Explicación

Tabla: Procedimientos de emergencia

Procedimiento: Brevemente indique el nombre de los procedimientos a seguir en situaciones de emergencia. Separe los procedimientos por tipo de emergencia. Ej. Procedimiento de evacuación por incendio.

Descripción de procedimientos: Ejemplo,

o Suena la alarma y se contacta a las instituciones de servicio de emergencia.

o Espere por la señal de evacuación.

o Siga las instrucciones del experto.

o Evacúe el área con calma, hacia la salida de emergencia más cercana.

o Llegue al área segura más cercana.

o Localice a sus compañeros y haga un recuento.

Ruta de evacuación: Indique cuáles son las rutas de evacuación.

Referencia del procedimiento completo: Indique dónde se ubican los documentos del procedimiento completo. Se sugiere adjuntar una copia en la sección Documentación de Soporte. Por ejemplo: El procedimiento de evacuación en caso de incendio, se encontrar en la carpeta 'Emergencia' en la computadora 1. Una


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copia impresa se encuentra en el archivo principal.

Documentos de apoyo: Enumere todos los documentos que contengan información clave para la evacuación o en general para la emergencia. Puede adjuntar una copia de cada documento, en la sección Documentación de Soporte. Ejemplo: planos, mapa de rutas de evacuación.

Programa de Simulacros de Evacuación

Utilice esta tabla para programar los simulacros de evacuación ante una emergencia.


Tabla: Programa de Simulacros de Evacuación

Tipo de procedimiento de evacuación: Si usted tiene múltiples procedimientos de evacuación para diferentes situaciones de emergencia, haga una lista de cada uno de ellos aquí. Ejemplo: fuego, inundación.

Frecuencia de evacuación: ¿Con qué frecuencia hace simulacros para cada tipo de emergencia? Ej. Mensual.

Posición / persona responsable: ¿Quién es responsable de organizar cada simulacro?

Próxima fecha de simulacro: ¿Cuándo se harán los siguientes simulacros programados? Indique día /mes / año.

Mochila de las 72 Horas Una Mochila de las 72 horas contiene artículos para cubrir las necesidades básicas, durante las primeras 72 horas, luego de ocurrido el desastre. La Mochila de las 72 horas es de uso personal y es importante que cada individuo mantenga consigo su mochila.

Se aconseja la Mochila de las 72 horas contenga: Alimentos: enlatados o empacados y de fácil preparación (frijoles enlatados, sopas

instantáneas, jugos, galletas, dulces, nueces o manías para mantener calorías, carne seca, comida para bebés, agua embotellada y otros). Verifique periódicamente la fecha de vencimiento de los mismos.

Ropa: por lo menos una mudada completa para cada persona, incluyendo sudadero, zapatos, ponchos, toallas de mano, kits de limpieza personal (cepillo de dientes, jabón, shampoo, rasuradoras, desodorante, peine, pasta dental), entre otros.

Botiquín de Primeros Auxilios: el botiquín puede contener gasas, vendas, alcohol, agua oxigenada, paletas de madera para inmovilizar dedos, curitas, algodón, guantes de látex, mascarillas de papel, suero oral, termómetro, tijeras, analgésicos, antiinflamatorios, antiácidos, antidiarreicos, antialérgicos, antibióticos, antihemorrágicos, toallas sanitarias, goteros, gel antibacterial.

Es importante incluir en el botiquín:

o Copia de recetas o prescripciones de medicamentos específicos, con el nombre de la persona que los utiliza;

o Si la persona padece enfermedades o condiciones médicas especiales, alergias a ciertos medicamentos o elementos, es conveniente incluir un listado de las mismas, indicando cualquier información relevante para el tratamiento durante los primeros auxilios.


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o Listado de los médicos que atienden a la persona, con sus respectivas direcciones y teléfonos de contacto.

Otros: copia de documentos importantes, llaves, radio portátil, baterías de repuesto, linterna, candelas, fósforos protegidos dentro de una bolsa plástica para que no se mojen, cinta adhesiva, lazo, navaja o cuchillo, ganchos de ropa, cuchara, vasos y platos plásticos, bolsa plástica grande, papel higiénico, y silbato o gorgorito.

En esta sección deberá indicar lo siguiente: Ubicación ¿Dónde se encuentran ubicadas o guardadas las Mochilas de las 72 horas? ¿Están claramente etiquetadas? Contenido Cada Mochila de las 72 horas debe incluir un listado con el contenido y la fecha de última verificación.


Tabla: Contenido

Contenido: Ejemplo, documento PIR, contactos, botiquín de primeros auxilios, alimentos enlatados, agua embotellada, radio portátil, baterías de repuesto, cinta adhesiva, lapicero y bloc de notas.

Fecha de Última Verificación: Introduzca la fecha en que los objetos fueron revisados para comprobar que cada elemento tiene el adecuado funcionamiento.

Roles de Equipo de Emergencia y Responsabilidades

Conforme los equipos de emergencia y asigne responsabilidades a cada participante. En la tabla deberá detallar cuál es el rol que corresponde cada persona, las responsabilidades específicas y las formas de contactarles.


Tabla: Roles del equipo de emergencia y responsabilidades

Rol: Haga una lista con los diferentes roles o funciones a desempeñar. Por ejemplo: Encargado de la comisión de primeros auxilios, encargado de comisión de conato de incendio.

D Detalles de Responsabilidades: Para cada rol o función, haga una lista

de las principales responsabilidades. Por ejemplo:

a) Encargado de la comisión de primeros auxilios: Brindar asistencia y atención a quienes resulten lesionados

durante o posteriormente a la evacuación. Coordinar el traslado de personas heridas a centros

asistenciales. Elaborar el listado de personas trasladadas. Elaborar el plan operativo de la comisión. Promover capacitaciones para los integrantes de la comisión. Promover y participar en simulacros de evacuación.


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b) Encargado de comisión de apoyo emocional:

Brindar soporte emocional a las personas afectadas emocionalmente.

Elaborar el plan operativo de la comisión. Promover capacitaciones al personal de la comisión y velar por

su constante actualización.

c) Encargado de comisión de conato de incendio:

Controlar y extinguir conatos de incendios, que se originen dentro de las instalaciones.

Elaborar el plan operativo de la comisión. Evaluar periódicamente los equipos contra incendios. Coordinar con las instituciones expertas en este tema.

Persona responsable: ¿Quién va a desempeñar cada rol en una emergencia? Es una buena idea, hacer una lista de los colaboradores responsables y de todo el personal capacitado. Cuando se trate de una pequeña empresa, todos estos roles pueden ser cumplidos por la misma persona.

Correo electrónico: Escriba el correo electrónico de cada persona responsable. Teléfono / móvil: Escriba los números de teléfono de cada persona responsable. Considere incluir los números telefónicos de casa, indicativos de radio y cualquier otra forma de localización disponible.

RECUPERACIÓN


Tabla: Evaluación de Impacto

Realice una evaluación de impacto, luego complete la tabla. Puede agregar la evaluación de impacto realizada, en forma impresa, en la Sección Documentación de Soporte del Plan. Número: Clasifique el daño por orden de gravedad.

Daños: Haga una lista de los daños a edificios, bienes, valores, documentos, etc.

Impacto institucional: Describa los impactos directos o indirectos que los daños provocarían sobre las funciones críticas de su institución.

Gravedad: Valore la gravedad basado en el impacto a su institución. Por ejemplo: alto, medio o bajo.

Respuesta: Describa brevemente las acciones necesarias para la

recuperación. Por ejemplo: reparar o reemplazar.

Recuperación: Haga una lista de los pasos detallados necesarios

para la recuperación de los daños.


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Recursos necesarios: Elabore una lista de los recursos necesarios para recuperarse, incluidas las estimaciones de costos,

proveedores de servicios, empleados, materiales de construcción.

Encargado: Asignar una persona responsable para cada tarea.

Fecha estimada para completar recuperación: Coloque la fecha

probable de conclusión.

Tabla: Contactos de recuperación

Detalle todos aquellos contactos que serán esenciales en la recuperación de los daños, tomando en cuenta los contactos de emergencia. Tipo de contacto: Indique el tipo de servicio proporcionado por el

contacto.

Nombre de la institución: Escriba el nombre de cada organización esencial para su recuperación.

Contacto: Escriba el nombre de su contacto principal en la organización o el nombre de la persona con quién usted tendrá que ponerse en contacto con la fase de recuperación de su institución.

Puesto: Cargo de su contacto de recuperación. Por ejemplo: Asesor de Reclamos.

Teléfonos: Anote los números telefónicos del contacto. Puede agregar cualquier otra forma de localización disponible.

Tabla: Reclamos a la Aseguradora

Enumere las pólizas de seguro que deban reclamarse. Incluya cualquier acuerdo o convenio realizado con la aseguradora.

Compañía Aseguradora: Escriba el nombre de la compañía, nombre del contacto y las formas de contactarlo.

Fecha de contacto: Indique la fecha en la cual contactó a la Compañía Aseguradora, para realizar el reclamo.

Detalles del reclamo: Cualquier detalle relevante, incluyendo la fecha en la que el asesor o corredor le visitará, montos estimados, etc.

Acciones de seguimiento: Indique cualquier acción que deba completarse para continuar con el proceso de reclamo.


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INTEGRACIÓN AL PLAN NACIONAL DE RESPUESTA


Tabla: Sistema de Enlaces Insteristitucionales - Enlaces con el Centro de Operaciones de Emergencia Nacional

Liste los enlaces titular y suplente ante el COE Nacional.

Nombre del enlace

Calidad: Titular o suplente.

Certificación: Listado de cursos aprobados.

Nombramiento: Número y fecha del acuerdo o acta de nombramiento.

Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo electrónico, dirección de domicilio, etc.

Tabla: Sistema de Enlaces Insteristitucionales - Enlaces con los Centros de Operaciones de Emergencia Regionales

Liste los enlaces titular y suplente ante los COE Regionales.

Nombre del enlace


Región: Región ante la cual está nombrado.



Tabla: Sistema de Enlaces Insteristitucionales - Enlaces con los Centros de Operaciones de Emergencia Departamentales

Liste los enlaces titular y suplente ante los COE Departamentales.

Nombre del enlace


Departamento: Departamento ante el cual está nombrado.



Tabla: Sistema de Enlaces Insteristitucionales - Enlaces con los Centros de Operaciones de Emergencia Municipales

Liste los enlaces titular y suplente ante los COE Municipales.

Nombre del enlace


Municipio: Municipio ante el cual está nombrado.



Tabla: Unidad Institucional de Gestión de Riesgo

La Unidad Institucional de Gestión de Riesgo es la encargada de elaborar el Plan Institucional de Respuesta, implementarlo, divulgarlo, evaluarlo, y actualizarlo. El personal que la integra será el responsable de llevar a cabo las acciones previstas en el PIR. Así como la implementación de las Normas para Reducción de Desastres vigentes. Liste el personal asignado a la Unidad de Gestión de Riesgo de la institución.

Nombre


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Cargo

Región o Sede: Área bajo su responsabilidad



Tabla: Equipos de Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades –EDAN-

Liste los integrantes de los equipos EDAN.

Nombre

Nivel: Nacional, Regional, Departamental, Municipal.

Región: Región, departamento o municipio ante el cual está nombrado.



Tabla: Integrantes de la Sala de Situación o COE Institucional

Serán los encargados de recibir la información generada en el campo por los miembros de los equipos EDAN, consolidarla, generar los informes correspondientes y transmitirlos a sus autoridades superiores y al COE respectivo. Liste los integrantes de la Sala de Situación o COE Institucional.

Nombre del enlace

Nivel: Nacional, Regional, Departamental, Municipal.

Región: Región, departamento o municipio ante el cual está nombrado.



Tabla: Funcionamiento de la Sala de Situación o COE Institucional

La Sala de Situación o COE Institucional tendrá como atribuciones recibir toda la información, procesarla y difundirla a los destinatarios previstos. La información incluirá los EDAN, y todas las acciones implementadas por la institución así como cualquier otra información relevante que pueda recibir. Liste las acciones que deberán ejecutar en la Sala de Situación o COE Institucional para cada nivel de alerta.

Nivel de alerta: Verde, Amarilla, Anaranjada, Roja

Frecuencia: Mensual, Semanal, Diaria, dos veces al día, cada hora.

Acción: Información, clasificación de información, verificación de información, consolidación de información, elaboración de informes, transmisión de informes.

Destinatario: Sala de situación, autoridades superiores, COE correspondiente.

Responsable: Nombre, celular, indicativo de radio, correo electrónico, dirección de domicilio, etc.

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DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE

Liste aquí todos los documentos adjuntos. Estos pueden incluir planos de las instalaciones, procedimientos detallados, protocolos, estudios de riesgo, inventarios de recursos, listados de personal, mapas de riesgo, etc.


Documentación de soporte

Hacer un listado de todos los anexos. Adjuntar los documentos listados después de esta tabla.

Ejemplo: Copias de los procedimientos A, B, C.

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