GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE …

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Unidad de Desarrollo Organizacional y Evaluación

HOJA 1 DE 37 CLAVE GUI-CA100-002

REVISIÓN 04

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y EVALUACIÓN

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN 13/11/2007

Í N D I C E

Página

1. Introducción....................................................................................................................... 2

2. Objetivo de la Guía............................................................................................................ 3

2.1. Concordancia de la Guía con la Norma Internacional ISO-9001-2000............................ 3

2.2. Mejora Regulatoria y Control Interno.......................................................................... 3

3. Política................................................................................................................................ 4

4. Normas............................................................................................................................... 4

4.1. Manuales Institucionales........................................................................................... 5

5. Integración del Manual de Procedimientos Administrativos........................................ 6

5.1. Identificación de la Edición......................................................................................... 7

5.2. Capítulos del Manual de Procedimientos Administrativos.............................................. 8

5.2.1 Sección de Datos Generales........................................................................ 8

5.2.2 Sección de Procedimientos Documentados.................................................. 10

5.2.3 Sección de Documentos Complementarios.................................................. 14

6. Revisión de Manuales de Procedimientos Administrativos.......................................... 15

6.1 Alta......................................................................................................................... 16

6.2 Actualización........................................................................................................... 16

6.3 Baja........................................................................................................................ 16

6.4 Ratificación de Vigencia............................................................................................ 16

6.5 Difusión y Publicación............................................................................................... 16

7. Anexos de la Guía............................................................................................................. 17

7.1 Formatos e Instructivos de llenado del Manual de Procedimientos Administrativos......... 17

7.2 Tabla de Colores....................................................................................................... 31

7.3 Descripción de Procedimientos Administrativos Institucionales y Locales....................... 31

7.4 Simbología para los Diagramas de Flujo..................................................................... 32

8. Glosario.............................................................................................................................. 34


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1. INTRODUCCIÓN La Guía para la Elaboración y Actualización de Manuales de Procedimientos Administrativos, precisa los elementos y criterios para la elaboración, uniformidad en su contenido y presentación. De acuerdo con la naturaleza de las funciones y de los objetivos específicos de cada área, es necesario clasificar los manuales de procedimientos administrativos para identificarlos y vincularlos con los de otras áreas, para que sean consistentes con otros manuales y procedimientos específicos de la CFE, a fin de cada área tenga conocimiento de sus clientes y áreas proveedoras de la CFE. Los manuales de procedimientos administrativos están considerados como elementos fundamentales para la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa además de apoyar la capacitación, ya que facilitan al interior de cada área la integración de las distintas unidades administrativas a través del flujo de información y permiten a cualquier usuario interno y externo el conocimiento preciso de las operaciones, trámites y servicios que realizan. Los procedimientos implican la congruencia de las actividades que realiza cada área, con los procesos clave de CFE y con las funciones descritas en los manuales de organización, por ser instrumentos administrativos que apoyan la realización de las actividades cotidianas de la entidad, ya que consignan en forma secuencial, ordenada y metódica, las operaciones que deben seguirse. Los procesos son el núcleo de la organización; crean y suministran valor a los clientes; la identificación e interrelación de los procesos se puede dar de manera más sencilla mediante el manual de procedimientos administrativos, ya que en conjunto se podrá iniciar el diseño de las relaciones implícitas en cada uno de ellos.. Igualmente, el criterio de simplificación administrativa, que debe considerase en el diseño de los procedimientos, es el de lograr y mantener solamente actividades que agreguen valor a las operaciones, y procedimientos que además efectivamente satisfagan las expectativas de calidad y servicios de los usuarios, evitando la presencia de actividades superfluas, prácticas lentas y burocráticas con costos y/o tiempo de trámite innecesarios. La necesidad de agrupar los procedimientos documentados de cada área en un documento denominado “Manual de Procedimientos Administrativos”, es la de conformar en un cuerpo integrado las diversas actividades ordenadas de un área para evitar la dispersión y facilitar su consulta, mejora y control.

El contar con manuales de procedimientos administrativos permitirá obtener los siguientes beneficios:

• Lograr que el personal conozca las políticas y normatividad acerca de las actividades que realiza.

• Identificar, delimitar y clarificar las responsabilidades de las áreas y puestos respectivos. • Garantizar la eficacia y eficiencia del personal con el señalamiento de lo que debe hacer y

cómo debe hacerlo. • Verificar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. • Constituir una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los procesos,

procedimientos y métodos. • Facilitar el aprendizaje y capacitación. • Establecer mecanismos de control y facilitar las labores de auditoría, la evaluación y el

control interno institucional. • Constituir el acervo de información histórica para análisis posteriores, que permita el

mejoramiento permanente de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad o de los Sistemas Integrales de Gestión, según el caso.


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2. OBJETIVO DE LA GUÍA Proporcionar a los responsables de elaborar y/o actualizar los manuales de procedimientos administrativos en Comisión Federal de Electricidad una metodología para su realización, y que su presentación y contenido sean uniformes, así como para optimizar la vinculación con los principios de una estructura documental normalizada.

2.1. CONCORDANCIA DE LA GUÍA CON LA NORMA INTERNACIONAL ISO-9001:2000 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD – REQUISITOS Y SU VERSIÓN EN ESPAÑOL NMX-CC-9001-IMNC-2000

Esta guía es un instrumento que sirve para apoyar los siguientes principios de la calidad: el enfoque a procesos, el enfoque del sistema hacia la gestión y la mejora continua, además de la participación del personal. La Norma ISO 9001:2000 permite la certificación de Sistemas de Gestión de la Calidad por un organismo externo o de tercera parte, lo que puede dar lugar a un aumento de la confianza al recibir productos y servicios conforme a los requisitos acordados con el (los) cliente(s) y que nos encauza hacia la mejora de la gestión, enfatizando el enfoque a procesos. Para desarrollar un Sistema de Gestión de la Calidad, es requisito evidenciar las actividades mediante procedimientos documentados o escritos. Bajo esa visión se tendió un puente para establecer de manera institucional una referencia para elaborar y controlar los procedimientos de acuerdo con lo requerido por la Norma ISO 9001:2000 en el requisito de Control de Documentos principalmente, y entre otros Control de Registros, Auditorías Internas, Control de Producto No Conforme, así como algunas actividades necesarias para asegurar la eficaz operación de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. El empleo de esta guía aplica para la elaboración y actualización de los procedimientos administrativos y excluye los 6 procedimientos documentados exigibles por la Norma ISO 9001.2000 y los que se deriven de algún otro requisito específico de la Norma.

2.2 MEJORA REGULATORIA Y CONTROL INTERNO En el sexenio 2000-2006, se estableció el compromiso de constituir un Comité de Mejora Regulatoria Interna apoyado con una Normateca, el cual opera en la CFE desde el año de 2002. Este órgano analiza el aspecto normativo para evitar la sobrerregulación, dispersión y fragmentación de disposiciones mediante la simplificación y desregulación administrativa. Unir los aspectos de elaboración de manuales de procedimientos administrativos y los de la mejora regulatoria desde su inicio, es la pretensión para identificar las disposiciones vigentes y de nueva emisión que formarán parte de la operación y funcionamiento de las áreas usuarias, así como de los mecanismos que posibiliten escuchar la opinión antes de la formalización en las áreas normativas, integrando un sólido canal de comunicación. La presente guía contiene elementos que cumplen con parte del control interno para fomentar a través de los manuales administrativos la implementación de medios, mecanismos y los propios procedimientos, conforme lo señalado en las Normas generales de control interno de la Administración Pública Federal (DOF 27 Septiembre de 2006) de la Secretaría de la Función Pública.


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3. POLÍTICA Los criterios a tomar en cuenta para la revisión y actualización de manuales de manera dinámica y evitar su obsolescencia deben considerarse, entre otros, los siguientes: término de la vigencia establecida, cambios en la organización, del marco normativo, avances tecnológicos, cambios en los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto (prestación del servicio), introducción de un nuevo aspecto de control interno, resultado de acciones correctivas, preventivas, revisión de normas nacionales e internacionales. Puede utilizarse software institucional para la captura de los manuales de procedimientos, considerando la tendencia institucional en la paquetería de Microsoft Windows, mediante el procesador de textos Word de Microsoft y los diagramas de flujo en el propio Word, o en el diseñador de gráficos PowerPoint, sin objeción en el uso de la paquetería con la que las áreas cuenten. 4. NORMAS Utilizarán la presente guía, los responsables de la elaboración y actualización de los manuales de procedimientos administrativos tanto de Oficinas Nacionales (Direcciones y Áreas autónomas y desconcentradas), como de las áreas foráneas (Gerencias Regionales de Producción, Gerencias Divisionales de Distribución, Gerencias Regionales de Transmisión, Áreas de Control, Residencias Generales, Subgerencias Regionales de Energéticos, y los Órganos Internos de Control Regionales). La información contenida en los manuales de procedimientos administrativos de la CFE es responsabilidad del área emisora. Sin embargo, debe sujetarse a las normas de homologación institucional de la presente Guía y al apego de sus actividades de acuerdo a las estructuras y funciones autorizadas y convenidas. Dependiendo de su ámbito de aplicación y para facilitar su actualización y consulta, los manuales de procedimientos se clasifican en: Institucional o Local, por lo que en cada uno de ellos, no deben existir procedimientos institucionales y locales, combinados o mezclados. En las Hojas de Formalización de los manuales se deberá establecer la vigencia del documento. Asimismo, la Hoja de Formalización en la sección de Autorización deberá signarse por el titular del área propietaria del manual y por el titular del área superior inmediata. En las actualizaciones de los manuales, invariablemente se deberá identificar en la Hoja de Formalización, la versión a la que sustituye. Se debe contar con una clave o identificación del documento tomando como base la propiedad del área emisora y no del proceso, que se conforma con las siglas:

• MI (Manual Institucional) o ML (Manual Local)

• seguida de un guión y la Clave de Área de Responsabilidad (clave 20) Asimismo, cada procedimiento deberá contar con una clave o identificación particular. Se establece a partir de anotar MI o ML, la clave 20 indicada en el manual y el orden consecutivo a partir del 001. Ejemplo: MI-CG000-01. Si en su caso el procedimiento está certificado, anotar la clave registrada en el Sistema de Calidad.


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En el título de ambos documentos, la denominación Manual Institucional o Local, debe completarse al añadir: de procedimientos administrativos, además la especialidad o tema o en su caso, el nombre del área correspondiente. Las áreas emisoras y propietarias de los manuales de procedimientos administrativos deben conservar el ejemplar original, debidamente impreso y autorizado. En el caso de que por la índole del manual o procedimiento esté normado también por otra área, el manual invariablemente debe contar con el Visto Bueno del titular normativo en el proceso involucrado, por ejemplo son titulares normativos las Gerencias de Abastecimientos, Presupuestos, Capacitación, etc. en su especialidad. Cada área debe revisar sus manuales de procedimientos administrativos sistemáticamente, dada la dinámica del entorno actual. Una vez modificado o actualizado se debe solicitar su revisión a la UDOE, por los Gerentes, titulares del área emisora o a través de las Subdirecciones o Direcciones correspondientes. En casos excepcionales, los manuales de políticas y normas se revisarán y enviarán al COMERI, para su divulgación y puesta en práctica para atender situaciones emergentes, pero en el plazo que fije el COMERI, se incorporarán al manual de procedimientos institucional o elaborarán el manual respectivo. Los manuales que se elaboren por primera vez, no llenarán datos en la Hoja de Control de Cambios. Cuando el cambio en algún procedimiento se considere significativo, se deberá obtener la rúbrica del titular del área en la Hoja Control de Cambios. Para iniciar la revisión por parte de la UDOE, se debe enviar el manual de procedimientos administrativos, y el original de la Hoja de Formalización conteniendo la firma de autorización del titular del área.

4.1 MANUALES INSTITUCIONALES La mejora regulatoria es un requisito que se debe incorporar en los manuales institucionales de procedimientos, mediante la simplificación, transparencia y desregulación de las disposiciones internas, basadas en los lineamientos que en la materia emite el COMERI.

Asimismo, los manuales institucionales de procedimientos administrativos deberán incorporar la opinión de los usuarios, la cual debe integrarse desde la fase de elaboración para conocer sus comentarios, sugerencias y observaciones que mejoren la normatividad. En el caso de que el área emisora o grupo de trabajo capte por su cuenta la opinión de los usuarios, se deberá incluir copia para conocimiento de los miembros del COMERI, en específico al representante del área del Abogado General de CFE y a la Unidad de Desarrollo Organizacional y Evaluación. Es requisito de la etapa para captar la opinión de usuarios, que esta sea representativa de los usuarios de las especialidades y áreas de CFE, independientemente de que su elaboración o actualización sea mediante un grupo de mejora conformado por especialistas de diversas áreas. Se tendrá que remitir para revisión de un manual institucional:


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- El correspondiente documento en archivo digital. - Formato Cédula de Justificación, que incluye según el caso, indicación de los documentos

que serán dados de baja por la entrada en vigor del nuevo documento normativo. - Formato Resumen de Comentarios de Usuarios. - Evidencia documental al captarse la opinión de los usuarios - Listado de Usuarios del manual, en caso de que previamente no se haya captado la

opinión para abrir un Foro Electrónico.

La Hoja de Formalización de los manuales institucionales deberá remitirse sin anotar fecha de elaboración en el recuadro respectivo, ni anotarse la fecha en la sección de vigencia. Ésta se incluirá posteriormente, con base en el Acuerdo y Dictamen del COMERI. 5. INTEGRACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS A continuación se describen los elementos de referencia que deberán contener los manuales de procedimientos administrativos.

IDENTIFICACIÓN DE LA EDICIÓN

Portada del manual Encabezado del documento Textos

CAPÍTULOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

SECCIÓN DE DATOS GENERALES

Hoja de Formalización Índice (tabla de contenido) Introducción Marco Normativo

SECCIÓN PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

Objetivo Alcance Política(s) Normas Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo Mecanismos de Control Formatos Control de Cambios

SECCIÓN DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS

Glosario Lista de Distribución Anexo(s)


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Los elementos listados deben usarse siempre. Si por excepción en alguno de ellos no hubiese información que mencionar, debe de enunciarse la leyenda “NO APLICABLE” para conservar la numeración de esos elementos y la estructura tanto del manual de procedimientos como de cada uno de los procedimientos documentados.

5.1. IDENTIFICACIÓN DE LA EDICIÓN

A) PORTADA DEL MANUAL

Es la parte externa del documento en la que se identifica con el título e información del área. A efecto de establecer una presentación uniforme en los documentos impresos, se utilizará una portada normalizada con los elementos básicos, que deben seguir lo señalado en el Manual de Identificación Corporativa de la Gerencia de Comunicación Social, en el Apartado de Publicaciones.

1) Título del manual. 2) Franja de color área responsable que identifica el área de adscripción. 3) Franja de color por tema que identifica el tipo de documento (gris para manuales). 4) Franja color corporativo CFE. 5) Logotipo de CFE, Nombre del área superior y nombre del área propietaria del documento.

B) ENCABEZADO DEL DOCUMENTO Cada hoja debe llevar un encabezado para identificación, el cual tendrá la siguiente composición:

HOJA XX DE XX 4) CLAVE XX-XXXXX-XXX

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DIRECCIÓN DE 1)

(ÁREA PROPIETARIA) 2)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE (TÍTULO DEL DOCUMENTO) 3)

FECHA DE ELABORACIÓN XX/XX/XXXX

LOGO se utilizará el de la identificación gráfica corporativa

1) Nombre de la Dirección o Área Autónoma (Arial, mayúscula, negrita no mayor a 10 puntos).

2) Área propietaria (Arial, mayúscula, no mayor a 9 puntos). 3) Título del manual (Arial, mayúscula, no mayor a 9 puntos). 4) Datos de Control de Publicación (Arial, mayúscula, no mayor a 7 puntos): Número de

Hojas, Clave, Revisión, Fecha de Elaboración.

Anotar la clave de identificación del documento, de acuerdo a lo indicado en el apartado 4. Normas, hoja 4.

C) TEXTOS En hojas interiores utilizar para Títulos: Arial, tamaño de 12 puntos, mayúsculas, negritas. Subtítulos: tamaño 11 puntos, negritas. Texto en general: 11 puntos, mayúsculas, minúsculas, pudiéndose ajustar de acuerdo a las propias necesidades del documento.


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Se debe uniformar el manual de procedimientos administrativos a una sola fuente y tipo de fuente y debe reservarse el uso del tipo de letra cursiva para destacar información importante. En los textos se utilizará el diseño de una columna.

5.2. CAPÍTULOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Se han agrupado en tres secciones para facilitar la elaboración e integración del manual de procedimientos: 1) sección de datos generales; 2) sección de procedimientos documentados y 3) sección de documentos complementarios. En la sección de datos generales se consideran los apartados que se refieren al área responsable del manual de procedimientos administrativos, siendo información común, independientemente del contenido de los procedimientos documentados. Debiéndose incluir sólo una vez. En la segunda sección procedimientos documentados se incluyen los apartados específicos para cada uno de los procedimientos que se integran al manual de procedimientos. Con ello, se permite que cada procedimiento documentado se maneje en forma individual con objeto que no se altere el contenido ni la numeración del manual al incrementar o eliminar información o procedimientos. En la tercera sección, están aquellos apartados de complemento al manual de procedimientos administrativos, que derivan de la información de cada uno de los procedimientos documentados.

5.2.1 SECCIÓN DE DATOS GENERALES

A) HOJA DE FORMALIZACIÓN La Hoja de Formalización contiene las firmas de autorización de los funcionarios involucrados, a fin de darle validez al documento, así como la información complementaria del mismo.

Las firmas requeridas como referencia para incluirse dentro de la Hoja de Formalización, son las señaladas en el apartado de Formatos del instructivo respectivo.

En la sección 7. Anexos (hoja 18) se muestra la Hoja de Formalización, la cual puede ser modificada en el número de firmas requeridas de acuerdo a las características del manual de procedimientos administrativos.

B) ÍNDICE (TABLA DE CONTENIDO)

Se deben ordenar los capítulos que constituyen la estructura del manual de procedimientos administrativos y las secciones de cada proceso documentado a efecto de facilitar su localización. Dentro de este apartado se deben considerar los siguientes pasos:

Numerar las secciones y los apartados del manual de procedimientos administrativos.

Utilizar numeración arábiga.

Numerar en forma progresiva, a partir del índice, sin contar la hoja de formalización.

Marcar el número de hoja, donde inicie cada sección o apartado del procedimiento documentado.


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Debe contener el título de cada procedimiento en el orden en que estén establecidos, así como el número de hoja en que se localicen. En el caso de una actualización de uno o varios procedimientos, que afecte la numeración, a efecto de mantener las restantes hojas con su número original, se puede dar una anotación de manera alfanumérica a las adicionales.

C) INTRODUCCIÓN

Se da conocer un panorama general del contenido del manual, su utilidad e información referente sobre los procedimientos que se describen. Adicionalmente, se incluye: una breve mención de cómo se revisa y mantiene. Se recomienda que el funcionario responsable del área elabore este apartado mediante un mensaje, considerándolo para el manual en su conjunto.

D) MARCO NORMATIVO Sustento de las facultades de cada área u órgano y fuente de requisitos reglamentarios de la organización, por ello es necesario integrar el marco formal que sirve como guía para las decisiones, actuación y desempeño de los Servidores Públicos, así como para conocer los requisitos para los productos y servicios. En este apartado se enunciarán los ordenamientos que aplican a cada procedimiento documentado como:

Leyes Tratados Códigos Reglamentos Decretos Acuerdos Otras disposiciones administrativas internas que regulan las actividades sustantivas del área, tales como: oficios-circulares, políticas, lineamientos, entre otros.

Incluir únicamente el listado de las que sustenten los procedimientos y el contenido del documento.

En algunos casos dadas las características del procedimiento, se hace necesario incluir las REFERENCIAS, que son aquellos documentos, tales como: especificaciones, entre otros que facilitan la realización de procedimientos, las cuales se pueden agregar al final de este apartado. Las disposiciones normativas aplicables, deberán listarse cronológicamente (tomando como base la fecha de su emisión) en el orden de cada grupo de ordenamientos que se mencionan en el párrafo anterior, seguidos de la fecha de última reforma en el Diario Oficial de la Federación. Se anotará la fecha con números arábigos en el caso del día y el año y en números romanos en el caso del mes. Ejemplo:

Ley del Servicio Público de Energía Eléctrica DOF 22-XII-1975, Última reforma DOF 22-XII-1993.

Considerar:

Los nombres de los ordenamientos deberán aparecer completos. En el caso de los oficios-circulares y similares, se señalará su número y fecha.


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Al listar cada ordenamiento legal se debe evitar hacer uso de viñetas. Se deberá incluir en este apartado los Códigos de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública Federal y de Conducta de los Trabajadores de CFE.

5.2.2 SECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Se debe especificar de manera clara en cada procedimiento documentado el título correspondiente, que indica las actividades que se describen. Los procedimientos documentados específicos deben constar de una clave o identificación de acuerdo al apartado 4. Normas, de la hoja 4, agregándole el que corresponda al orden consecutivo a partir del 001 o en su caso, el registrado en el propio Sistema de Calidad.

A) OBJETIVO Consiste en describir en forma clara y concreta la finalidad que se pretende alcanzar al utilizar el procedimiento. Una condición a lograr y no los trabajos a realizar.

B) ALCANCE Consiste en establecer la delimitación de la materia del procedimiento administrativo. Es el tema, campo de acción o especialidad sobre el cual se realizarán las actividades de injerencia del proceso.

C) POLÍTICA(S) Fijan los cursos de acción de carácter general, que marcan la actuación o lineamientos de las funciones, actividades y operaciones efectuadas en las áreas. También consideran las decisiones que se aplican en situaciones similares. Al definir cada política, se orientan las decisiones operativas en una sola dirección, ya que apoya la toma de decisiones congruentes con la directriz de la Dirección. Cada política bien definida, coadyuva con los niveles directivos a evitar la insistencia de estar tomando decisiones sobre asuntos rutinarios. Para cada procedimiento documentado del manual de procedimientos administrativo se debe redactar una o varias políticas.

En la redacción de cada una de las políticas no se utilizan palabras como: deberá, debe, realizará, etc. las cuales dan al enunciado carácter de obligatorio que se le confiere a la norma. Ejemplo de una política: “Establecer como medida de seguridad en cada inmueble, el control de ingreso y salida de empleados y visitantes, así como la revisión de las bolsas, portafolios y objetos voluminosos que porten”.

D) NORMAS

Son las reglas fundamentales e inflexibles de la actuación y obligatoriedad respecto a las funciones, operaciones y/o actividades desarrolladas por las áreas que integran la entidad. Para la elaboración de las normas se deben considerar los siguientes aspectos:


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Son ordenamientos imperativos y específicos de acciones que persiguen un fin determinado, con la característica de ser exactos y rígidos en su aplicación.

Se establecerán normas de las actividades principales del procedimiento documentado, como son: autorizaciones, plazos, montos, responsabilidades, erogaciones y restricciones; Extraerlas y captarlas de los procedimientos, instructivos, circulares, disposiciones vigentes, etc., o en su caso, tratándose de nuevos procedimientos, definirlas; Por cada procedimiento documentado se deberán listar las normas que regulan las actividades principales del área. En caso de aplicar varias normas a distintos procedimientos, se deben ajustar en razón de los contenidos, tema y materia de dichos procedimientos. Se enfatizará su aspecto imperativo con el uso de verbos en tiempo futuro como “deberá apegarse a…”; “serán los únicos autorizados para…”.

Es conveniente que las normas se definan claramente y prevengan todas o la mayor parte de las situaciones alternativas que puedan presentarse en el desarrollo del procedimiento, es decir, definir expresamente qué hacer o a qué criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que se presentan habitualmente. Las normas no serán limitativas en cuanto a su cantidad, recomendando que sean claras y concisas en su redacción; pueden establecer también los criterios de aceptación o rechazo del producto o servicio.

E) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO El procedimiento es la secuencia lógica y cronológica de las distintas actividades u operaciones relacionadas, que precisan de manera sistemática el cómo realizar una función o un aspecto de ella, señalando quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse, así como los registros a utilizar, de tal forma que se asegure su realización satisfactoria. Para elaborar procedimientos se debe considerar dos aspectos:

1) Descripción de actividades de un procedimiento y,

2) Diagrama de flujo. La finalidad de describir procedimientos es la de uniformar y documentar las acciones que realizan las diferentes áreas de la entidad y orientar a los responsables de su ejecución en el desarrollo de sus actividades. Al describirse las actividades, se debe iniciar la redacción con un verbo en tiempo presente, tercera persona de singular por ejemplo: Elabora, Recibe, etc.; seguidos de frases u oraciones claras y concisas, así como asignarles el número en orden progresivo que les corresponda. Los procedimientos deberán derivar de las funciones descritas en el manual de organización del área así como de la identificación de procesos de índole sustantivos o de apoyo. El procedimiento debe contestar cuestionamientos tales como: ¿Qué debe hacerse?; ¿Por quién?; ¿Cuándo?; ¿Dónde?; ¿Cómo? Previo a la elaboración de un procedimiento, se deben observar las siguientes bases:


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Que el procedimiento descrito no esté contemplado en otro similar. Que esté de acuerdo con las políticas y normatividad vigente, tanto general, del gobierno federal, como de la institución. Que su contenido no se contraponga con los demás procedimientos emitidos. Indicar el inicio y término de cada procedimiento. Indicar el puesto o cargo del personal responsable de llevar a cabo las actividades. Que la identificación y participación de los responsables se circunscriba en los manuales institucionales, a las áreas de CFE, y en los locales sólo al área propietaria del manual. (ver Apartado 7.3 Descripción de Procedimientos Administrativos Institucionales y Locales). Describir paso a paso cada una de las actividades involucradas en el procedimiento. Describir los elementos de entrada como son: información, solicitudes, servicios, materiales, entre otros. Que preserve un ambiente de control interno (mecanismos de control y puntos de control) sobre los métodos de ejecución de las actividades y operaciones. Enfatizar la inclusión de las actividades de control interno, como supervisión, revisión, verificación, autorización, aprobación, etc. Enfatizar las etapas de seguimiento y medición, donde se obtiene información del desempeño del proceso y/o características de las entradas y salidas. Describir los resultados, ya sea servicio o producto del proceso, así como sus características. Señalar la generación de los documentos y su trayectoria.

En la hoja 23 se muestra el formato para la Descripción del Procedimiento, a efecto de que cada área, lo elabore e invariablemente debe contener: el número consecutivo de la actividad, puesto responsable de ejecutar la actividad y la descripción narrativa.

F) DIAGRAMA DE FLUJO En el diagrama de flujo se debe representar gráficamente la secuencia lógica de las actividades descritas en un procedimiento documentado, mostrando las áreas administrativas que intervienen en el desarrollo del mismo. Los beneficios que ofrece la técnica de diagramación, entre otros, son: explicar la actividad a través de símbolos y textos condensados; reducir la cantidad de explicaciones que se dan en la narración descriptiva, así como analizar cada actividad por sí misma y su relación con las que le anteceden o se desprenden de ella. Además, el diagrama de flujo permite la visualización completa del flujo de información y el contexto correspondiente, con el cual se puede analizar y evitar las posibles duplicidades de actividades que no agregan valor al área.


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Para realizar una adecuada diagramación, se deben cumplir los lineamientos siguientes:

El diagrama debe ser congruente con la descripción del procedimiento y acorde a la numeración del mismo, por lo que la redacción de cada actividad debe ser un resumen de lo descrito e iniciar con un verbo en tiempo presente, tercera persona de singular.

El diagrama de flujo debe permitir apreciar de manera precisa y sencilla el desarrollo de las actividades de los procedimientos de un área específica.

La diagramación del procedimiento se debe iniciar en la parte superior izquierda del formato, con el área responsable del inicio del desarrollo de éste, y su diseño debe seguir en forma vertical, cuando se trate del mismo responsable y hacia la derecha al cambiar, utilizando la columna necesaria conforme se desarrollen las actividades.

Se debe identificar en el diagrama de flujo cada actividad con el número que le corresponde dentro del procedimiento en la parte superior derecha del símbolo correspondiente; las alternativas o decisiones no deben de numerarse. En el caso de que se manifieste que existe una señal de riesgo sin su contraparte en los mecanismos de control, se entenderá que la evaluación de su impacto, probabilidad de ocurrencia y resultado no afecta de manera significativa el cumplimiento de su objetivo.

En la hoja 25 se muestra el formato para el Diagrama de Flujo.

G) MECANISMOS DE CONTROL Son los instrumentos administrativos, mediante los cuales se supervisan y controlan las actividades relevantes descritas dentro de los procedimientos, así como la mención de los responsables de su realización, supervisión y autorización, para asegurar y vigilar su cumplimiento. Las actividades de control actúan en todos los niveles y funciones de la organización, incluyen un amplio rango de diversas actividades, tales como: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones y mantenimiento de la seguridad; así como la creación y mantenimiento de registros relacionados que provean evidencia de la ejecución de las actividades y de la documentación correspondiente. En la hoja 27 se muestra el formato Mecanismos de Control.

H) FORMATOS Los formatos son todos aquellos formularios o documentos que se utilizan para registrar información y la evidencia relacionada con el proceso o sistema de trabajo de cada área. Un formato está elaborado en una hoja de papel impresa o de manera electrónica, que contiene los datos constantes (fijos) que requieren una información variable que se asienta en espacios en blanco, esta información es la que se usa en el desarrollo y resultado de las actividades. El uso de los formatos permite: recopilar y analizar información, así como monitorear y rastrear la misma; documentar el avance y situación de un producto o servicio a través de un proceso; hacer comparaciones de un periodo a otro; como solicitudes para actividades específicas (materiales, documentos, aprobaciones, autorizaciones, dictámenes).


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Es importante mencionar que el diseño debe tener los datos en un orden lógico y secuencial que permitan el manejo de la información para la elaboración de reportes institucionales. Los formatos formarán parte de los manuales de procedimientos administrativos, por lo que es necesario incluirlos en la sección definida para el caso y por cada procedimiento documentado. Durante el diseño, se tendrá presente el propósito del formato, como origen de una evidencia de que el Sistema de Gestión de la Calidad funciona y se implementa como Registro de Calidad. Dar una codificación, para que sea identificado.

Cuando sea aplicable, se debe incluir dentro de los formatos un espacio para folio o número consecutivo, para llevar un seguimiento y trazabilidad (rastreabilidad), en el cual el control y el estado de avance sea factor importante para el proceso, que incluya además fechas y firmas. Los formatos pueden requerir un Instructivo de Llenado, debido a la propia complejidad del formato o por contener información relevante que apoye su uso y la capacitación para su manejo. Cada área definirá el tiempo y lugar de custodia y guarda de los formatos llenos, que son registros y evidencias, en función de los requerimientos legales, fiscales, contractuales o directivos, de acuerdo al Sistema de Red de Archivos.

I) CONTROL DE CAMBIOS Precisa los cambios, modificación o supresión a la información contenida en cada procedimiento del manual de procedimientos administrativos, lo cual sirve para identificar las mejoras autorizadas a la operación. La hoja de Control de Cambios respaldará las modificaciones por cualquier motivo a un sólo procedimiento que actualice cualquier apartado de la Sección 5.2.2 Procedimientos Documentados, sin que se lleve a revisión la totalidad del manual, contendrá la información específica del cambio realizado. El formato de Control de Cambios con las firmas correspondientes, se deberá remitir, de acuerdo con el cambio realizado, acompañado del procedimiento con los apartados correspondientes para su revisión. Una vez aprobado se incorporará en el manual el formato escaneado. En el caso que sea motivado por modificación en la normatividad, será también requisito que se consigne y aplique dicho cambio en el apartado del marco normativo. En la hoja 29 se muestra el formato para el Control de Cambios.

5.2.3 SECCIÓN DE DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS

A) GLOSARIO Catálogo de palabras o siglas de una disciplina, utilizadas en el manual y que por su uso exclusivo, poco común o nombres técnicos requieren de explicación.


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B) LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE MANUALES La distribución de los documentos asegura que el documento lo recibe y aplica la persona que está realizando la actividad así como quien supervisa y autoriza. En el caso de documentos controlados, sea de manera impresa o electrónica, se sugiere identificar el total de personal e incluirá el puesto y se otorgará un número progresivo, que ayudará a conocer colateralmente a cuantos y qué puestos notificar.

La Normateca en Líne@ posibilita la guarda, conservación y difusión de manera electrónica de los manuales de procedimientos administrativos.

C) ANEXO (S) Apartado destinado para aquellos documentos que se requieren dentro del procedimiento, por ejemplo: mapas de procesos, directorios, etc. Se recomienda presentarlos de acuerdo al orden de aparición o aplicación en la descripción de actividades del procedimiento e incluir una lista de los mismos. 6. REVISIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El procedimiento de revisión abarca diferentes mecanismos para iniciar la revisión y registro de los manuales de procedimientos administrativos, desde el alta, la actualización, baja de documentos, ratificación de la vigencia, difusión y publicación. Para iniciar la revisión por parte de la UDOE, se debe enviar el manual de procedimientos administrativos, y el original de la Hoja de Formalización conteniendo la firma de autorización del titular del área. Los manuales de procedimientos administrativos serán revisados por la Unidad de Desarrollo Organizacional y Evaluación, que presta el servicio de la revisión a solicitud de las propias áreas para su formalización, ya que esta actividad se centra en corroborar los elementos señalados en esta Guía y en los principales aspectos en materia organizacional. La solicitud de revisión podrá hacerse mediante comunicado por oficio o vía correo electrónico LOTUS NOTES. Para los manuales de procedimientos administrativos institucionales se vincula de manera simultánea a la revisión de la UDOE, la emisión del Acuerdo sobre la Mejora Regulatoria que emite el COMERI. Los manuales institucionales cumplirán además los requisitos expresados en el Apartado 4, de Normas. Quedan excluidos del proceso de revisión por parte de la Unidad de Desarrollo Organizacional y Evaluación, los 6 procedimientos documentados exigibles por la Norma ISO 9001:2000 y los que se deriven de algún otro requisito específico de la Norma, y aquellos técnicos generados a partir de las Bases Generales para la Normalización en CFE (CFE L0000-00) que son aplicados en las actividades de las áreas sustantivas.


REVISIÓN 04





6.1 ALTA

El alta del manual se realizará con la Hoja de Formalización debidamente firmada por lo funcionarios que se especifiquen y en su caso contar con el Acuerdo del COMERI. Con el fin de llevar control de los manuales y su apego a las Guías, el titular de la Unidad de Desarrollo Organizacional y Evaluación (UDOE) firmará también la Hoja de Formalización.

6.2 ACTUALIZACIÓN La actualización es parte esencial de la mejora continua de los procesos y procedimientos como enfoque que requiere un Sistema de Gestión de la Calidad, basado en la Norma ISO 9001:2000, como son las auditorías, la autoevaluación y la medición estadística, y la información de los clientes. Un mecanismo de simplificación en apoyo a la innovación y renovación del manual de procedimientos, se establece con el registro de las actualizaciones parciales, mediante el uso del formato de Control de Cambios para cada uno de los procedimientos.

6.3 BAJA

La baja de documentos sirve para prevenir la utilización de documentos obsoletos conservados, para efectos legales y/o de presentación. En el caso de los manuales de procedimientos administrativos los responsables de los procedimientos deben considerar aquellos documentos que serán dados de baja informando de esta decisión al momento de solicitar la revisión, sea por actualización, obsolescencia u otras circunstancias. Los documentos electrónicos que se incorporen en la Normateca en Líne@, cuentan con el historial de documentos que sirve para conocer la evolución del documento.

6.4 RATIFICACIÓN DE VIGENCIA

Cuando no se deriven cambios por las revisiones periódicas en los documentos publicados, el área emisora debe ratificar su vigencia a través de la Hoja de Formalización, actualizando sólo la fecha de la misma y en el apartado de observaciones poner la leyenda “Ratificación de Vigencia de la Revisión No. x“ y paso siguiente, enviar la versión electrónica del archivo a la UDOE con la incorporación de la Hoja de Formalización escaneada con las firmas actualizadas, para su sustitución en la Normateca en Líne@, la versión anterior quedará integrada al histórico de la misma.

6.5 DIFUSIÓN Y PUBLICACIÓN La Normateca en Líne@, instalada en la red institucional permite la guarda, difusión y consulta de manera accesible en la cual se deben incorporar los manuales de procedimientos administrativos con la Hoja de Formalización escaneada.


REVISIÓN 04





7 ANEXOS DE LA GUÍA

7.1 FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

La sección siguiente muestra los formatos e instructivos de llenado utilizables para homologar la presentación de los manuales de procedimientos. Los formatos son los siguientes:

Hoja de Formalización

Hoja de Texto

Hoja de Políticas y Normas

Hoja de Descripción de Procedimientos

Hoja del Diagrama de Flujo

Hoja para Mecanismos de Control

Hoja de Control de Cambios

DIRECCIÓN DE (1)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (2) DE (TÍTULO DEL DOCUMENTO)

CLAVE: XX-XXXXX

(3)

HOJA DE FORMALIZACIÓN

CLAVE DEL ÁREA: (4)

(6)

DÍA MES AÑO (5)

(7)

ÁMBITO DE APLICACIÓN: (8)

AUTORIZACIÓN

Nombre Nombre Cargo (9) Cargo (10)

REVISIÓN

Nombre Nombre Cargo (11) Cargo (12)

VIGENCIA: (13)

OBSERVACIONES: (14)

CRÉDITOS: Nombre(s) (15)

Cargo (16)


REVISIÓN 04





A.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE HOJA DE FORMALIZACIÓN

No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN

1 DIRECCIÓN DE O ÁREA AUTÓNOMA Anotar el nombre del área, según la adscripción que corresponda.

2 TÍTULO DEL MANUAL Anotar el título completo del manual o del procedimiento específico.

3 CLAVE DEL DOCUMENTO

Se debe contar con una clave o identificación que se conforma con las siglas conforme lo señalado en la el apartado 4 Normas, hoja 4: MI (Manual de Procedimientos), ML (Manual Local), seguida de un guión y la Clave del Área de Responsabilidad (clave 20).

4 CLAVE DEL ÁREA Se anotará la clave de área de responsabilidad que le corresponda con base en el Sistema Clave 20.

5 FECHA Indicar la fecha de formalización (día, mes y año) que será tomada para la entrada en vigor.

6 ÁREA SUPERIOR Anotar el nombre del área inmediata superior a la que se adscribe la propietaria del manual.

7 ÁREA PROPIETARIA DEL MANUAL

Anotar el nombre del área emisora del manual como aparece registrada ante las Dependencias Globalizadoras.

8 ÁMBITO DE APLICACIÓN

Anotar el nivel de aplicación del procedimiento, señalando si es institucional o local, con la enunciación de las áreas que lo aplican.

9 AUTORIZACIÓN (Área Superior)

Anotar el nombre y cargo del titular del área superior inmediata a la propietaria del manual quien autoriza éste.

10 AUTORIZACIÓN (Área Propietaria)

Anotar el nombre y cargo del titular del área propietaria del manual.

11

REVISIÓN (Representante del

Área y en su caso, del Área Normativa)

Representante del área o de la Dirección según se haya determinado. Considerando si la índole del manual o procedimiento está normado por otra área según lo señalado en la Normas sobre Manuales Institucionales, anotar el nombre y cargo del titular de la misma

12 REVISIÓN

(Área Normativa en Manuales)

Anotar el nombre y cargo del Titular de la Unidad de Desarrollo Organizacional y Evaluación. (Área responsable de manuales a nivel Institucional), exceptuándose en caso de sus propios manuales.

13 VIGENCIA

Se refiere al periodo en el que el documento está en vigor. Sirve para programar su próxima actualización. Integrar completa la siguiente leyenda: “Este manual sustituye a la versión anterior de fecha XX/XX/XXXX”.

14 OBSERVACIONES

Anotar en forma resumida las condiciones del manual de procedimientos administrativos o del procedimiento específico. Ejemplos: Nueva creación. Certificado en el Sistema de Gestión de la Calidad, etc.

15 CRÉDITOS (Nombre)

Indicar el nombre del personal participante en la elaboración, evitando incluir al personal que firma para la formalización del documento.

16 CRÉDITOS / (Cargo) Indicar el cargo del personal participante en la elaboración.

HOJA XX DE XX CLAVE XXX-XXXXX

REVISIÓN XX

DIRECCIÓN DE

(ÁREA PROPIETARIA)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE (TÍTULO DEL DOCUMENTO) FECHA DE ELABORACIÓN XX/XX/XXXX

(Hoja de texto)

Formato de Libre Reproducción


REVISIÓN XX

DIRECCIÓN DE

(ÁREA PROPIETARIA)


PROCEDIMIENTO: (1)

POLÍTICA (S) (2)

NORMAS (3)



REVISIÓN 04



GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN 13/11/2007

B.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA HOJA DE POLÍTICA(S) Y NORMAS


1 PROCEDIMIENTO

Señalar el título completo del procedimiento específico del cual se esté tratando, debiendo ser claro, conciso y que defina con precisión la materia de que se trata.

2 POLÍTICA (S) Desarrollar la(s) política(s) correspondiente al procedimiento en cuestión.

3 NORMAS Listar las normas que regulan las actividades.


REVISIÓN XX

DIRECCIÓN DE

(ÁREA PROPIETARIA)


DESCRIPCIÓN DEL

PROCEDIMIENTO: (1) CLAVE: (2)

No.

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

(3)

(4)

(5)



REVISIÓN 04





C.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


1 PROCEDIMIENTO Anotar el título completo del procedimiento, debiendo ser claro, conciso y que defina con precisión la materia de que se trata.

2 CLAVE Indicar la clave del procedimiento, conforme al Apartado 4 Normas, Hoja 4.

3 NÚMERO Asignar el número consecutivo a la actividad de acuerdo con la secuencia del procedimiento.

4 RESPONSABLE

Señalar el cargo del personal o el puesto del responsable del área (Gerente, Jefe de Departamento, etc.) quien realiza la actividad, según el caso.

5 DESCRIPCIÓN Redactar la actividad que se realiza describiéndola en forma detallada.


REVISIÓN XX

DIRECCIÓN DE

(ÁREA PROPIETARIA)


DIAGRAMA DE FLUJO DEL


(3)

(3)

(3)

(4)

(4)

(4)



REVISIÓN 04





D.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO


1 PROCEDIMIENTO Anotar el título completo del procedimiento, debiendo ser claro, conciso y que defina con precisión la materia de que se trata.

2 CLAVE Indicar la clave del procedimiento, conforme al Apartado 4 Normas, Hoja 4.

3 RESPONSABLE


4 DIAGRAMA DE FLUJO

Desarrollar la descripción del procedimiento utilizando los símbolos que se señalan en el anexo de acuerdo con la secuencia del procedimiento. Se definirán las columnas de responsable, con base en el número de participantes y las actividades descritas. Comenzar por la parte superior izquierda. Anotar el número de actividad de acuerdo a la descripción del procedimiento. Incluir el texto breve de la actividad. Las alternativas no deben numerarse. Si la decisión negativa implica diez actividades y la afirmativa sólo dos, represente primero la afirmativa y posteriormente la negativa.


REVISIÓN XX

DIRECCIÓN DE

(ÁREA PROPIETARIA)


MECANISMO DE CONTROL


ACTIVIDAD DE CONTROL

INSTRUMENTO DE

CONTROL

RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD

(3)

(4)

(5)


REVISIÓN 04



GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN 13/11/2007

E.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL MECANISMO DE CONTROL


1 PROCEDIMIENTO Anotar el título completo del procedimiento que se trata.

2 CLAVE Indicar la clave del procedimiento, conforme al Apartado 4 Normas, hoja 4.

3 ACTIVIDAD DE CONTROL

Anotar las actividades relevantes de control que se establezcan en el procedimiento.

4 INSTRUMENTO DE CONTROL

Indicar los instrumentos administrativos (formatos, registros, etc.) a utilizar para controlar las actividades relevantes.

5 RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD



REVISIÓN XX

DIRECCIÓN DE

(ÁREA PROPIETARIA)


CONTROL DE CAMBIOS

PROCEDIMIENTO (1)

CLAVE (2)

Revisión No. (3)

Fecha (4)

Hoja No. (5)

Motivo o Causa: (6)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

ELABORÓ (7) AUTORIZÓ (8)



REVISIÓN 04





F.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL CONTROL DE CAMBIOS


1 PROCEDIMIENTO Anotar el título completo del procedimiento documentado que se trata.

2 CLAVE Indicar la clave del procedimiento, conforme al Apartado 4 Normas, hoja 4.

3 Revisión No.

Anotar el número que le corresponda a la elaboración, modificación o actualización que debe ser coincidente con el encabezado de las hojas del procedimiento documentado.

4 Fecha Indicar la fecha del cambio (día, mes y año) que será tomada para la entrada en vigor del procedimiento documentado.

5 Hoja No. Señalar el número de la hoja en que se aplicó el cambio.

6 Motivo o Causa Describir brevemente la razón de su actualización o modificación.

7 ELABORÓ Anotar el nombre y cargo del personal que elaboró el procedimiento documentado y la firma correspondiente.

8 AUTORIZÓ Anotar el nombre y cargo del personal que es responsable o propietario del procedimiento documentado y la firma correspondiente.

Nota: Se podrá integrar con las últimas tres revisiones


REVISIÓN 04





7.2 TABLA DE COLORES Para el siguiente apartado se debe seguir lo señalado en el Manual de Identificación Corporativa de la Gerencia de Comunicación Social, en el apartado de Publicaciones, el cual plantea lo relativo a las características de logotipo y la conformación de publicaciones. Para la elaboración de la portada (ejemplo hoja 8 punto 5.1 “Identificación de la Edición” A) Portada del Manual) se ha definido un estándar de colores utilizando el software institucional, de la paquetería Microsoft Windows, Word. Para el diseño de la portada, la base se encuentra en la opción de menú: dibujo la cual despliega las herramientas necesarias. Las franjas se dibujan mediante el Rectángulo el cual es identificable mediante el icono de la misma figura y el tamaño de las franjas se ajusta mediante la opción de formato de autoforma. El color se encuentra en la opción: Color de relleno, mostrado por el icono de la cubeta de pintura. 7.3 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES Y LOCALES En los manuales institucionales, los procedimientos señalarán la participación de varias áreas, de manera directa con la responsabilidad ya sea para autorizar, verificar, revisar o ejecutar y se indicarán en los mecanismos de control como parte del control interno institucional, por ejemplo:

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: para la Organización e Integración del Programa de Capacitación CLAVE: PE-CN0001-007

No.

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

8 Representante de Capacitación del Área regional

Realiza las modificaciones al Programa de Capacitación, Adiestramiento y Desarrollo Regional y regresa el programa a la Gerencia de Capacitación

9 Subgerente de Capacitación Recibe, verifica que el Programa cumpla con las observaciones correspondientes y consolida a nivel institucional.

En el caso de procedimientos locales, el desarrollo y responsabilidad se circunscribe al área propietaria del procedimiento. Para manifestar una relación existente con otra área de CFE proveedora o enlace, únicamente se acota a la mención del bien, recurso o servicio que recibe la propietaria, sin señalar la actividad o la responsabilidad ejecutada externamente, por ejemplo:

DESCRIPCIÓN DEL

PROCEDIMIENTO: para la Solicitud de Suministros para Comisariato CLAVE: PE-CE310-005

No.

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

4 Jefe de Oficina de Compras Recibe de la empresa de Comisariato, los alimentos, verificando que correspondan a lo solicitado.

Las actividades siguientes del procedimiento, serán todas realizadas dentro del área propietaria. Al finalizar podrá entregar un nuevo insumo o un producto terminado para otra área.


REVISIÓN 04





7.4 SIMBOLOGÍA PARA LOS DIAGRAMAS DE FLUJO Con el fin de uniformar el manejo de diagramas se recomienda utilizar la simbología ANSI en la elaboración de los diagramas de flujo, a continuación se muestra la que se ha tomado como base:

SÍMBOLO SIGNIFICADO APLICACIÓN

Inicio o fin de un procedimiento

Se usa siempre para indicar el inicio y el fin del procedimiento.

Actividad

u Operación

Indica el desarrollo de una actividad. En el interior se describe dicha actividad mediante una frase breve iniciada por un verbo en tiempo presente en tercera persona de singular.

Generación de documento

Cuando se genera un documento se debe anotar el título del documento en la redacción ejemplo: Elabora Informe Anual de Actividades, Firma Circular, Autoriza permiso vacaciones, etc.

Decisión

Representa la decisión entre dos posibilidades de acción. No debe numerarse.

1

Conector de operaciones

en la misma página

Indica la conexión a otra operación del procedimiento, dentro de la misma hoja. Anotar con un número ordenado y secuencial en su interior que se repite en la actividad con la que se conecta la actividad.

Flechas de flujo

Seleccionando un sentido, indican la secuencia de actividades en el procedimiento.

Entrada a archivo físico

Se usa para señalar que un documento es guardado en un archivo físico.

Almacenamiento en

medio magnético

Se usa cuando se archiva en un medio magnético removible como pueden ser disquetes o discos compactos.

Almacenamiento en base de datos

Se usa para indicar que el almacenamiento es directamente a una base de datos en un disco fijo o servidor.


REVISIÓN 04





SÍMBOLO SIGNIFICADO APLICACIÓN

16

1

Conector fuera de página

Indica la continuación del procedimiento en otra hoja. Si la flecha llega al conector, éste indicará que continúa en otra hoja, señalando en la parte superior el número de conector y en la parte inferior el número hoja en la que continúa el procedimiento. Si la flecha parte del conector, en la parte superior señala el número de conector y en la parte inferior el número de la hoja de la que procede. Cada nuevo conector se numerará consecutivamente.

Captura

Indica la introducción de datos en una computadora.

Consulta en pantalla

Usado para señalar una consulta efectuada a través de la pantalla de una computadora.

Proceso Predefinido

Sirve para unir con un proceso predefinido o en su caso con un subproceso


REVISIÓN 04





8. GLOSARIO ACTIVIDAD Grupo de operaciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, como parte de una función determinada. ÁMBITO DE APLICACIÓN Se refiere al lugar en el cual tiene validez el documento con la enunciación de las áreas que lo aplican. CALIDAD Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. CONTROL Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. CONTROL INTERNO El Acuerdo por el que se establecen las Normas generales de control interno de la Administración Pública Federal (DOF 27 Septiembre de 2006), en su Capítulo Primero Artículo 2 inciso III, lo define como el conjunto de medios, mecanismos o procedimientos implementados por los titulares de las dependencias y entidades, y de la Procuraduría General de la República, así como por los demás servidores públicos en el ámbito de sus respectivas competencias, con el propósito de conducir las actividades correspondientes hacia el logro de los objetivos y metas institucionales; obtener información confiable y oportuna, y cumplir con el marco jurídico aplicable a las mismas. DIAGRAMA DE FLUJO Representación en forma gráfica de la secuencia lógica que siguen las actividades de un determinado procedimiento, mostrando las unidades administrativas que intervienen en el desarrollo del mismo. Mediante símbolos convencionales se presenta la secuencia de cada una de las actividades por las que atraviesa una forma en sus diferentes tantos, y a través de los diversos puestos y/o unidades administrativas desde que se origina hasta que se archiva. DOCUMENTO Información y su medio de soporte. EFICACIA Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. EFICIENCIA Es la optimización de los recursos con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado. FORMALIZAR Legalizar internamente los documentos para hacerlos oficiales en su aplicación y observancia. FUNCIÓN Conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la institución, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurídico-administrativas.


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GUÍA Documento que contiene la metodología, las instrucciones y la información esencial para dirigir u orientar la elaboración de diversos tipos de documentos técnico-administrativos. INSTRUCTIVO Documento o escrito que contiene un conjunto de indicaciones y especificaciones a que debe sujetarse la realización de una actividad o trabajo. INSUMO Bien o factor empleado en la producción de otros bienes. Como factor es cada uno de los elementos que contribuyen a producir un resultado determinado. En general alude a los factores productivos que intervienen en el proceso de producción. Equivale al flujo de entrada de factores a transformarse, cuyo flujo de salida es el producto MANUAL Documento administrativo de fácil manejo que se utiliza para brindar, en forma ordenada y sistemática, información de diversa índole para la operación de una organización. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Medio o instrumento de información en el que se consignan, en forma metódica, las actividades que deben seguirse para la realización de las funciones de una dependencia o entidad. En ellos se describen, además, las diferentes unidades administrativas que intervienen y se precisa su responsabilidad y participación. MAPA DE PROCESOS Es la representación gráfica de uno o más procesos que contribuyen de forma significativa al logro de un resultado. El resultado puede ser un servicio o un producto. El servicio o producto puede ser para uso interno de otra unidad dentro de la organización, o externo, para uso o disfrute de la ciudadanía. MARCO NORMATIVO Bases jurídicas a las que deben ceñirse las áreas de la CFE en el ejercicio de sus funciones, pueden ser leyes, decretos, acuerdos, reglamentos y otros ordenamientos o normas emitidas por las autoridades competentes. MECANISMOS DE CONTROL Son las actividades e instrumentos administrativos mediante los cuales se supervisan y controlan otras actividades relevantes descritas dentro de los procedimientos, así como los responsables de su realización, supervisión y autorización, para asegurar y vigilar su cumplimiento y el apego a las disposiciones aplicables. METODOLOGÍA Disposición lógica de los pasos tendentes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado. NORMA Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc. Generalmente conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. OBJETIVO Es el fin que se pretende alcanzar hacia el cual se orientarán todas las acciones de la organización.


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OPERACIÓN Cada una de las acciones físicas o mentales, que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o tarea determinada. Es la división mínima del trabajo administrativo. POLÍTICA Criterio de acción que es elegido como guía en el proceso de toma de decisiones en el ámbito administrativo. PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PROCESO TÉCNICO Un proceso técnico abarca las tareas manuales, los sistemas que coordinan trabajadores y máquinas; como los procesos automatizados, en los que el trabajador juega un papel indirecto o de control. El campo de aplicación de un proceso técnico se orienta a producir cambios químicos (procesos químicos), altera la forma o estructura (procesos mecánicos), quita o agrega partes o piezas (procesos de armado), altera la ubicación del objeto que se procesa (transporte) o verifica la exactitud (inspección y control de calidad). PROCEDIMIENTO Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Un procedimiento puede estar documentado o no, en el caso de que sí esté documentado, es frecuente que se utilice el término “procedimiento escrito o documentado”. El documento que contiene un procedimiento, según la Norma ISO 9001:2000 puede denominarse “documento de procedimiento”, equiparable a manual de procedimientos. Es una serie de actividades relacionadas que forman la secuencia cronológica y la forma establecida de ejecutar el trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicaciones. PRODUCTO Resultado de un proceso. PUESTO Unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que deban realizarse y aptitudes que debe reunir su titular u ocupante, en determinadas condiciones de trabajo. REGISTRO Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo: para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones correctivas y acciones preventivas. SIMBOLOGÍA Conjunto de símbolos convencionales empleados para la representación gráfica de una actividad y/o concepto. SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA Proceso que consiste en eliminar y compactar fases del proceso administrativo, así como requisitos y trámites a fin de ganar agilidad y oportunidad en la prestación de los servicios públicos o trámites administrativos.


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SISTEMA Conjunto de elementos interdependientes e interactuantes, cuyas relaciones entre sí, o entre sus atributos, determinan un todo unitario que realiza un efecto, una función o un objetivo. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

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