GUÍA TÉCNICA - CCI

GUÍA TÉCNICA PARA EL ACOMPAÑAMIENTO A LA

FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SUPERVISIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LOS PROYECTOS E

INICIATIVAS EN EL MARCO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL BANCO DE

PROYECTOS DE COMUNIDADES NARP

CONVOCATORIA

2020

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GUÍA TÉCNICA

PARA EL ACOMPAÑAMIENTO A LA FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SUPERVISIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LOS PROYECTOS E INICIATIVAS EN EL MARCO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS DE COMUNIDADES NARP

Alicia Arango

Ministra del Interior

Judith Rosina Salazar Andrade

Directora de Asuntos para Comunidades

Negras, Afrocolombianas, Raizales y

Palenqueras.

CORPORACIÓN COLOMBIA INTERNACIONAL

PBX: (57 1) 3 443111 Ext 207Calle 16 No. 6-66

Piso 7 Bogotá Corporación Colombia

Internacional -

CCI@CCI_Agrowww.cci.org.coBogotá - Colombia

http://www.cci.org.cobogotá/

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Dirección de Asuntos para Comunidades


Palenqueras

B A N C O D E P R O Y E C T O S

C O M U N I D A D E S N A R P

El Banco de Proyectos para las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y

Palenqueras es una estrategia del Ministerio del Interior para impulsar el fortalecimiento

organizativo de estas comunidades, iniciativa resultante de la concertación realizada por

los delegados del Espacio Nacional de Consulta Previa y el Gobierno Nacional en el Plan

Nacional de Desarrollo 2018- 2020 “Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad .̈

C O N O C E M Á S D E L B A N C O D E

P R O Y E C T O S C O M U N I D A D E S N A R P

El Banco de Proyectos NARP definió 5 líneas de acción,

producto del proceso de concertación con las comisiones

designadas por el Espacio Nacional de Consulta Previa y la

Comisión Consultiva de Alto Nivel, las líneas son:

Soberanía y Autonomía Alimentaria

Proyectos Productivos

Fortalecimiento Organizativo

Plataformas Digitales - Desarrollo Tecnológico

Infraestructura Comunitaria

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¿Qué es el Banco de Proyectos?

Es una estrategia con cubrimiento nacional

y enfoque diferencial étnico que propiciará

el fortalecimiento organizativo de las

comunidades Negras, Afrocolombianas,

Raizales y Palenqueras en el ámbito, social,

organizativo, ambiental, económico y

gobierno propio.

¿Cómo operará el Banco?

Anualmente se realizarán

convocatorias públicas, transparentes y

participativas para que las diferentes

formas organizativas de las

comunidades NARP del país, presenten

sus proyectos

organizativos, conforme a las líneas

estratégicas y los requisitos

establecidos, criterios de selección, de

evaluación, asignación de recursos y de

seguimiento al uso de los recursos

públicos, a través del apoyo financiero a

las propuestas presentadas.

¿Quiénes podrán acceder al

Banco de Proyectos?

Consejos Comunitarios con Titulación

Colectiva o en trámite de titulación

debidamente certificada por la Agencia

Nacional de Tierras (ANT), que se encuentren

debidamente inscritas en el Registro Único

del Ministerio del Interior

Organizaciones de Comunidades Negras,

Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras,

debidamente inscritas en el Registro Único del

Ministerio del Interior.

Organizaciones de Segundo Nivel conforme a la

definición establecida en el Decreto 1066 de

2015 por el que se expide el Decreto Único del

Sector Administrativo del Interior el cual en su

Parte 5: Grupos Étnicos, Título 1: Comunidades


Palenqueras, CAPÍTULO 1: Artículo 2.5.1.1.31.

Es de aclarar que las mencionadas

Organizaciones han de estar debidamente

inscritas.

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¿Quién postula los proyectos?

¿Cuáles son los criterios de

selección de los proyectos?

Cualquier persona jurídica que

represente a un Consejo Comunitario,

Organización u Organización de

Segundo Nivel de comunidades NARP

debidamente registrada en el

Ministerio del Interior, podrá postular

el proyecto.

¿El Ministerio del Interior

brindará asesoría técnica?

Si, el Ministerio del Interior a través de


Negras,

Afrocolombianas, Raizales y

Palenqueras adelantó una

convocatoria para seleccionar un aliado

estratégico técnico: la Corporación

Colombia Internacional (CCI), que

brindará asesoría una vez se presenten

las iniciativas al Banco de Proyectos.

Hay habilitantes y ponderables, así una vez

superada la etapa de inscripción, los

proyectos serán priorizados y jerarquizados

de acuerdo con los criterios y principios de

buenas prácticas, variables de análisis

asociadas a las capacidades legales y

financieras, la solidez técnica de las

propuestas, la coherencia entre cada uno de

los componentes presupuestales, la garantía

de un diseño participativo y el beneficio en

términos de impacto.

¿Cómo se garantizará la

sostenibilidad de las iniciativas

que resulten seleccionadas?

Se establecerán mecanismos de

medición, evaluación y seguimiento que

sean viables y efectivos, para garantizar

que los proyectos seleccionados sean

sostenibles.



Palenqueras

GUÍA TÉCNICA

PARA EL ACOMPAÑAMIENTO A LA FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SUPERVISIÓN Y

LEGALIZACIÓN DE LOS PROYECTOS E INICIATIVAS EN EL MARCO DE LA

IMPLEMENTACIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS DE COMUNIDADES NARP

El Banco de Proyectos para las Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras

es una estrategia del Ministerio del Interior para impulsar el fortalecimiento organizativo de

estas comunidades, iniciativa resultante de la concertación realizada por los delegados del

Espacio Nacional de Consulta Previa y el Gobierno Nacional en el Plan Nacional de Desarrollo

2018- 2020 “Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad .̈

Para hacer parte de esta iniciativa, cualquier persona jurídica que represente a un Consejo

Comunitario, Organización u Organización de Segundo Nivel de comunidades NARP

debidamente registrada en el Ministerio del Interior, podrá postular un proyecto con el que

considere que puede aportar a la solución de una problemática de su comunidad o con la que

pueda potenciar una capacidad con la que ya cuentan.

La presente guía busca ofrecer las orientaciones necesarias para presentar proyectos que

puedan ingresar al banco y que puedan ser susceptibles de financiación. Además, las

orientaciones para la operación de los mismos llegado el momento de la ejecución.



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Palenqueras



CAPÍTULO 1. FORMULACIÓN DE PROYECTOS

A continuación, encontrará a manera de paso a paso, lo necesario para la formulación

de los proyectos a presentar en el Banco de Proyectos NARP de la Dirección de

Asuntos de las comunidades Negras, Afrodescendientes, Raizales y Palenqueras.



Palenqueras



TENGA EN CUENTA

Identifique claramente cuál es la problemática a la que quiere contribuir o la capacidad

comunitaria que quiere potenciar.

Para identificar claramente la problemática sobre la cual usted construirá la totalidad de la

propuesta, puede hacerse las siguientes preguntas: ¿cuál es la situación no deseada que vive

la comunidad y frente a la cual hay acciones realizables que a corto plazo le darían solución?,

¿Cuál es esa capacidad u oportunidad que existe en su comunidad que no está siendo

aprovechada de manera suficiente?

Para que sea más clara esa problemática, identifique en dónde está el origen de esa

situación y cuál sería el impacto positivo en la comunidad al cambiar esa situación de algo

negativo a algo positivo.

Identifique la línea a la que corresponde esa problemática

Línea 1. : Soberanía y autonomía alimentaria.

Línea 2.: Proyectos productivos para Consejos Comunitarios y distintas expresiones organizativas

de comunidades NARP.

Línea 3.: Fortalecimiento organizativo de Consejos Comunitarios y demás formas organizativas de

comunidades NARP: Planes de etnodesarrollo, reglamentos internos para los consejos

comunitarios, recuperación de la memoria y la identidad cultural, saberes ancestrales, plan de

actividades, planes estratégicos, formación.

Línea 4.: Plataformas digitales, Dotación y Desarrollo tecnológico.

Línea 5.: Infraestructura Comunitaria.

Para identificar en qué línea ubicar su proyecto puede apoyarse en las siguientes definiciones:



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Línea 1: Soberanía y autonomía alimentaria

La soberanía y autonomía alimentaria hablan de la capacidad de cada pueblo y territorio

para definir sus propias políticas y prácticas en cuanto a alimentos nutritivos y culturalmente

adecuados, y su derecho a decidir su propio sistema alimentario y productivo. En ese sentido,

si la problemática identificada responde a alguna de las siguientes preguntas, entonces su

proyecto debe ser presentado por esta línea (1):

¿La situación que busca resolver o mejorar con el proyecto está relacionada con una

forma de producción, acceso, distribución o uso de alimentos de una forma propia y

particular de su comunidad y sus usos y costumbres?


forma de organización de la comunidad, o capacitación de la misma para la creación

fortalecimiento de formas de producción, acceso, distribución o uso de alimentos de una

forma propia y particular de su comunidad y sus usos y costumbres?


forma creación o fortalecimiento de instrumentos que permitan la organización,

reflexión o regulación de temas relacionados con la producción, acceso, distribución o

uso de alimentos de una forma propia y particular de su comunidad y sus usos y

costumbres?


forma de aprovechar claramente las oportunidades de la economía familiar?





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Línea 2:

Proyectos productivos para Consejos Comunitarios y

distintas expresiones organizativas NARP

El proyecto productivo visto desde una perspectiva diferencial, tiene que ver con aquellas

intervenciones en materia de solución a las necesidades básicas mínimas y de apoyo e

incentivos a actividades productivas, servicios sociales básicos para la producción y

capacidades productivas, para generar mejores condiciones de vida e ingresos. Todo ello

siempre en consonancia y respeto por las formas de producción de cada consejo comunitario.

Sin embargo, ello deberá estar en perfecta armonía con la racionalidad en el gasto público, de

manera tal, que permita asumir diversos frentes de trabajo, pero sin generar nuevos

problemas y rezagos en los territorios.

En ese sentido, si la problemática identificada responde a alguna de las siguientes

preguntas, entonces su proyecto debe ser presentado por esta línea (2):

¿La situación que busca resolver o mejorar con el proyecto está relacionada con

contribuir de manera sostenible a la estabilización socioeconómica de las familias,

personas y/o de la comunidad?

¿La situación que busca resolver o mejorar con el proyecto está relacionada con la

creación o fortalecimiento de actividades productivas respetuosas de las costumbres y

los ecosistemas?

¿La situación que busca resolver o mejorar con el proyecto está relacionada con el

aprovechamiento productivo de capacidades y/o recursos existentes en la comunidad?



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Línea 3:

Fortalecimiento organizativo de Consejos Comunitarios

y demás formas organizativas de comunidades NARP

Dado que los consejos comunitarios reúnen y representan colectivos que deben tener

mecanismos de gobierno propio que garanticen la participación de sus miembros de forma

que fortalezcan la legitimidad de sus decisiones, se entiende el fortalecimiento organizacional

como acciones que contribuyan a consolidar las estructuras organizativas de estas

poblaciones como autogestoras de su propio desarrollo.

En ese sentido, si la problemática identificada responde a alguna de las siguientes preguntas,

entonces su proyecto debe ser presentado por esta línea (3):

¿La situación que busca resolver o mejorar con el proyecto está relacionada con fortalecimiento, formación o asesoría de procesos relacionados con titulación colectiva?

¿La situación que busca resolver o mejorar con el proyecto está relacionada con fortalecimiento, formación o asesoría de procesos relacionados con gobernabilidad y gobernanza del consejo comunitario?

¿La situación que busca resolver o mejorar con el proyecto está relacionada con fortalecimiento, formación o asesoría de procesos relacionados con la circunscripción especial?

¿La situación que busca resolver o mejorar con el proyecto está relacionada con fortalecimiento, formación o asesoría de procesos relacionados con exigibilidad de derechos?

¿La situación que busca resolver o mejorar con el proyecto está relacionada con fortalecimiento, formación o asesoría de procesos relacionados con memoria histórica?

¿La situación que busca resolver o mejorar con el proyecto está relacionada con fortalecimiento, formación o asesoría para el diseño o creación de documentos, espacios o formas de organización para la comunidad?





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Línea 4:

Plataformas digitales, Dotación y Desarrollo

tecnológico

En esta línea se inscribirán proyectos que respondan a situaciones negativas que puedan

mejorarse a través del desarrollo de plataformas digitales, bases de datos, sistemas de

información, páginas web (etc). La implementación y apropiación de desarrollos

tecnológicos, dotación de elementos relacionados con herramientas TIC como por

ejemplo computares, tabletas, elementos de conectividad, etc.

Línea 5: Infraestructura Comunitaria

La infraestructura que se construye para las comunidades se refiere principalmente a estructuras

básicas pequeñas, infraestructuras técnicas y sistemas construidos a nivel local que son

importantes para la subsistencia de la población que vive en dichas comunidades. Estas son

infraestructuras pequeñas de bajo coste que se construyen con el tiempo a través de iniciativas

llevadas por las comunidades de acuerdo a las necesidades y aspiraciones de la población. Estas

micro infraestructuras están relacionadas socialmente, económicamente y operacionalmente con

las opciones de vida de las comunidades y aseguran unos servicios básicos a su población y se

conciben por lo tanto como sustentos para la supervivencia de la comunidad (UNDP).

Si el diseño, mejora, adaptación o construcción de este tipo de infraestructura mejora o

contribuye a la solución de la problemática identificada, tenga en cuenta aspectos tales como:

participación de la comunidad en la aprobación de dicha infraestructura, acceso de la misma a

los elementos necesarios como agua. Contemple dentro del proyecto la elaboración de matrices

para la identificación de riesgos de desastres, de impacto ambiental y elementos claves para la

sostenibilidad.



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1.1 FORMULARIO DE POSTULACIÓN

1.1. Diligencie el formulario Postulación 1, teniendo en cuenta la Formulario de

Postulación teniendo en cuenta la línea que seleccionó.

Al tener clara la línea por la cual se presentará el proyecto, pase entonces a diligenciar la

Formulario de Postulación de la línea que corresponde. A continuación, se hacen algunas

ampliaciones metodológicas al respecto:

La primera parte hace referencia a los datos generales del proponente

En este espacio consigne los datos de contexto que permitan comprender la situación

actual legal y sus formas de organización funcionamiento. Son útiles aquí, por ejemplo,

los datos de reconocimiento del consejo y de constitución de la asamblea general.



Palenqueras



ii. Los siguientes campos hacen referencia al contenido técnico del proyecto y se

sugieren las siguientes recomendaciones a tener en cuenta:



Palenqueras





Palenqueras



Es importante contemplar los tiempos en los que cada actividad puede realizarse,

incluyendo en esos tiempos por ejemplo la adquisición de dotación, la contratación de

expertos, servicios o asesorías, si fuese necesario. Dependiendo del tiempo estimado que

tiene para ejecutar el proyecto lo puede plantearlo en meses, semanas o días. Si cuenta

con menos de 3 meses para la ejecución la recomendación es plantearlo en días o

máximo semanas, si cuenta con más de tiempo podrá plantearlo con meses.



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1.2 FORMATO FINANCIERO

1.2.1. Diligencie la planilla “Plan de inversión del proyecto”:

Posterior al diligenciamiento de la ficha técnica denominada “Formulario de Postulación

1”, el proponente deberá diligenciar el componente financiero en la ficha denominada

“Plan de inversión del proyecto”: En esta ficha se diligenciarán los ítem y servicios que se

van a adquirir en el desarrollo del proyecto y los costos asociados a ellos. A continuación,

se hacen algunas definiciones de los campos a diligenciar en la respectiva ficha:

i. Inicialmente se diligencia la información básica del proyecto que debe estar acorde a la

información relacionada en la ficha técnica como se ve a continuación:

ii. Posterior al diligenciamiento de la información básica del proyecto, se procede a

diligenciar lo correspondientes a los ítem o servicios que se van a adquirir en el proyecto

para desarrollo de cada una de las actividades. Por ello a continuación, se realiza una

descripción de los campos que componente esta parte de la ficha:



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Nota: Para el diligenciamiento de este formato es importante aclarar que se pueden

incluir las filas necesarias para relacionar el total de ítem y actividades que van a

ser adquiridos en el desarrollo del proyecto.



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CAPÍTULO 2. EJECUCIÓN DEL

PROYECTO

Para la correcta ejecución de los proyectos que serán cofinanciados en el marco de

cualquier convocatoria realizada a través del Banco de Proyectos NARP, se hacen las

siguientes recomendaciones relacionadas con los instrumentos y procesos a tener en

cuenta.



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2.1 ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO - POA

Para dar inicio a las actividades del proyecto, la organización y/o comunidad junto con

el personal de la CCI elaborarán un plan de trabajo con el cual se busca acordar las

condiciones de ejecución del proyecto y servirá de guía para el cumplimiento de las

diferentes acciones que se enmarcan en el desarrollo del proyecto.

Para la elaboración de este plan de trabajo se deben tener en cuenta las siguientes

variables:

Actividades: Son las actividades planteadas para el desarrollo y cumplimiento del

objetivo del proyecto.

Tiempos: Es el cronograma de cada una de las actividades en el cual se visualiza

el inicio y finalización de cada una de las actividades. Se recomienda utilizar un

diagrama de Gantt para tener una visualización general del proyecto e identificar

actividades críticas que puedan afectar los tiempos de ejecución del mismo.

Ejemplo:





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Metas: Se debe definir las metas de cada una de las actividades del proyecto, con el fin de verificar el cumplimiento y finalización de cada una de ellas.

Responsables: Definir líderes para cada una de las actividades. Esto busca responsabilizar a cierto grupo de trabajo o personas para el cumplimiento de una actividad y darán cuenta de la ejecución y finalización de cada una de las actividades.

Peso Ponderado: Determinar el peso de cada una de las actividades con relación al total de las actividades. Este ejercicio ayudará a determinar qué actividades son las más importantes dentro del proyecto y permitirá realizar un seguimiento de una forma más acertada. Se sugiere colocar el valor porcentual del costo de la actividad con relación al valor total del proyecto (valor total de la actividad/ valor total del proyecto).

Modificaciones del Plan de Trabajo

Para no contar con dificultades al momento de la ejecución de los proyectos, es

importante contemplar los procesos de contratación del personal y los materiales

necesarios para la ejecución de cada una de las actividades. Por ello, se realizan las

siguientes recomendaciones a tener en cuenta para realizar la contratación dentro del

Proyecto:

Contratación del Talento Humano

Para la contratación del Talento Humano que va a participar en el proyecto, se deben

definir los cargos y perfiles necesarios para dar cumplimiento a las actividades, metas

y tiempos definidos en el plan de trabajo. Para ello, se debe contratar al personal

idóneo que cumpla con el perfil académico y la experiencia laboral descritas en los

documentos previos a este proceso.

Se recomienda llevar un archivo de las hojas de vida del Talento Humano contratado,

con el fin de poder realizar posteriormente seguimientos del personal y del

cumplimiento de los perfiles previamente establecidos.





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Contratación de servicios de terceros, materiales y equipos.

Para la contratación de los servicios de terceros, materiales y equipos necesarios

para el desarrollo de las actividades, se deben tener en cuenta los siguientes

ítems:

Especificaciones técnicas de la compra: Para la adquisición de los servicios de

terceros, materiales y equipos se debe tener claridad de los requerimientos

técnicos que se requiere para la ejecución del proyecto. Por ello, es importante

tener claro las cantidades requeridas de cierto bien y las características mínimas

que debe cumplir para el bien para su compra.

Valores: El valor de la contratación de los servicios de terceros, materiales y

equipos no podrá superar el valor contemplado previamente, por ello es

importante realizar una buena planeación antes de realizar las compras

necesarias.

Tiempos de entrega o ejecución del servicio: Definir los tiempos de entrega de

los materiales y equipos o el periodo de ejecución del servicio a contratar. Estos

tiempos deben estar acorde al cronograma presentado en el plan de trabajo.

Para la contratación de los servicios de terceros, materiales y equipos se deben contar

con mínimo de 3 cotizaciones y se contratará la cotización que presenta un menor

valor. Todos los procesos de contratación deben contar con los soportes del caso. Por

ello, se recomienda llevar un archivo de cada proceso para posteriores verificaciones.





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2.2 FASE DE OPERACIÓN DEL PROYECTO

Luego de realizar el plan de trabajo y teniendo claridad de los procesos de contratación

necesarios, se da inicio a la ejecución del proyecto. En este punto, se debe iniciar cada

una de las actividades de acuerdo a los tiempos y recursos establecidos en el plan de

trabajo. De acuerdo a lo anterior, se deben asignar los recursos (Talento humano,

equipos, materiales, etc.) para el cumplimiento de las diferentes actividades.

A lo largo del proyecto, se debe revisar constantemente el avance de cada una de las

actividades definidas en el plan de trabajo, identificando el cumplimiento del

cronograma y aplicando las acciones correctivas, en caso de tener algún desfase de

tiempo, para la correcta ejecución del proyecto.

Para el desarrollo de cada una de las actividades se debe llevar un registro de las

acciones que se están realizando, por ello se exige llevar un archivo con los soportes

documentales de cada una de las acciones que se están desarrollando.

Algunos de los soportes que se sugiere llevar son los siguientes: listas de asistencia a

eventos o reuniones, actas de reuniones, registros fotográficos, registros audiovisuales,

cotizaciones, facturas de compra, actas de recibidos, entre otros. Estos soportes

posteriormente servirán para la elaboración del informe de cierre del proyecto.



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CAPÍTULO 3. SUPERVISIÓN

El presente Capitulo tiene como objetivo establecer las funciones y responsabilidades

de supervisión que tendrá el operador del Banco de Proyectos, para garantizar el

seguimiento, monitoreo y control, y cierre de los proyectos cofinanciados a través de

esta herramienta.





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3.1 ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATANTE, O DE QUIEN HAGA LAS VECES DE

SUPERVISOR DEL CONVENIO Y/O CONTRATO

- La supervisión debe velar por el cumplimiento del objeto y las obligaciones

establecidas dentro de los proyectos que sean cofinanciados (especificaciones técnicas,

plazo de ejecución, calidad y demás obligaciones inherentes al adecuado desarrollo de

este).

- El supervisor realiza el seguimiento a los proyectos cofinanciados, pero no se

convierte en co ejecutor; es decir que la ejecución del convenio estará a cargo de los

Consejos Comunitarios y la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera

(NARP).

- La supervisión para el proceso de seguimiento y control deberá tener en cuenta la

totalidad de documentación contractual y precontractual.

- La supervisión podrá requerir los soportes que considere pertinentes para validarla

ejecución de actividades, toda vez que los recursos de cofinanciación son públicos y en

cualquier caso se deberá dar respuesta a los entes de control.

- EL ejercicio de la supervisión estará sometido a los principios generales de la

buena fe, igualdad, moralidad, imparcialidad, economía, eficacia, eficiencia,

participación, objetividad y transparencia.





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3.2 OBJETIVOS GENERALES DE LA SUPERVISIÓN

- Garantizar el contacto permanente entre OPERADOR Y/O SUPERVISOR DEL

CONVENIO O CONTRATO y Los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra,

Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), con el fin de facilitar el cumplimiento de

los objetos contractuales y la oportuna atención de los requerimientos presentados.

- Verificar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por los Consejos

Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP),

de conformidad con las condiciones pactadas en los proyectos,

para efecto de realizar los pagos estipulados. (las comunidades deberán diligenciar los

formatos que se dispongan en el Banco de proyectos).

- Identificar oportunamente los riesgos que puedan afectar la normal ejecución de los

proyectos cofinanciados, e informar a las áreas competentes de OPERADOR Y/O

SUPERVISOR DEL CONVENIO O CONTRATO, con el fin de que se tomen las medidas

pertinentes.

3.3 FUNCIONES DE LA SUPERVISIÓN

Es vital importancia velar por el cumplimiento de las obligaciones contractuales adquiridas por el operador del Banco de Proyectos; por lo tanto a continuación se detallan las funciones administrativas, técnicas, financieras y jurídicas que estarán a cargo de la supervisión, con el propósito de cumplir a cabalidad con las obligaciones del convenio y propender al mejoramiento de la calidad de vida de los beneficiarios de los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP).





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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA SUPERVISIÓN

1. Realizar seguimiento y control de todas las obligaciones adquiridas por los

Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera

(NARP).

2. Verificar el recibido a satisfacción de las actividades propuestas en el proyecto.

3. Verificar el pago por parte de los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra,

Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), de los salarios, prestaciones sociales y

aportes parafiscales. (Si aplica)

4. Llevar el archivo de los documentos generados durante la ejecución de los

proyectos.

5. Preparar y presentar los informes sobre la ejecución de cada proyecto.

6. Solicitar a los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana,

Raizal y Palenquera (NARP), los informes sobre la ejecución de los proyectos.

7. Verificar y exigir que se otorguen las garantías establecidas en los proyectos, y

que estas permanezcan hasta el término de liquidación.

8. Establecer los incumplimientos (totales o parciales) de los proyectos.

9. Contribuir en la construcción de respuestas a derechos de petición, quejas,

reclamos, inquietudes.

10. Verificar que el proyecto cuente con todos los requisitos necesarios para el inicio

de su ejecución.





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FUNCIONES TÉCNICAS DE LA SUPERVISIÓN

La supervisión se encargará de apoyar y orientar a los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), en la ejecución de las actividades dispuestas en los proyectos.

1. Velar por el cabal cumplimiento de las obligaciones contractuales.

2. Hacer seguimiento a los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), con el propósito que cumpla con el cronograma definido desde del inicio de la ejecución.

3. Realizar revisiones, recomendaciones y/o solicitudes de informes y los soportes presentados por los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP).

4. Brindar colaboración y orientación a los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera en general, sobre el Operador y/o supervisor del convenio o contrataciones y medidas que debe adoptar para la correcta y debida ejecución del contrato.

5. Orientar a los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), sobre las compras a realizar, para efectuar la correcta ejecución del proyecto.

6. Efectuar visitas de verificación a los proyectos, con el propósito de revisar su adecuada ejecución.

7. Solicitar a los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), documentos e información necesaria para el debido seguimiento del proyecto.

8. Verificar y exigir calidad en la entrega de los bienes y/o servicios que sean adquiridos durante la ejecución del proyecto.

9. Remitir al banco de proyectos la totalidad de documentos generados con ocasión a la ejecución de cada proyecto. (documentos originales y firmados).

10. Participar activamente en la etapa de liquidación de los proyectos.





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FUNCIONES FINANCIERAS DE LA SUPERVISIÓN

La supervisión debe realizar el seguimiento a la ejecución de los recursos girados por OPERADOR Y/O SUPERVISOR DEL CONVENIO O CONTRATO a los proyectos cofinanciados, teniendo en cuenta los montos definidos para cada uno de ellos.

1. Solicitar a los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), un cronograma de ejecución financiera de los recursos girados y hacer seguimiento al cumplimiento de este.

2. Requerir a los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera en general (NARP), la información en los tiempos y manera que considere necesaria para el adecuado ejercicio de la supervisión de carácter financiera.

3. Verificar mediante visitas y examen de documentos, según su criterio profesional, la idoneidad, veracidad y suficiencia de los soportes de la ejecución financiera, dejando constancia y evidencia de esta labor.

4. Revisar y aprobar los informes de ejecución financiera presentada por a los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP).

5. Elaborar informes de ejecución financiera para reportar al banco de proyectos el avance en la ejecución de los recursos desembolsados.

6. Verificar, para la realización de cada pago (desembolso) del proyecto, que los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), se encuentre al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral. (Si aplica)

7. Revisar las facturas y cuentas de cobro y demás documentos soporte presentadas por los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP).

8. Tramitar los desembolsos dependerá de la validación de ejecución técnica y financiera de los proyectos, previa verificación del cumplimiento de requisitos establecidos para cada uno de ellos.





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9. Informar al Comité de Monitoreo y Seguimiento u operador del banco de proyectos sobre situaciones que a su criterio estén entorpeciendo la normal ejecución financiera del proyecto.

10. Verificar que las cuentas bancarias que aperturen los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), para los proyectos sean cuentas corrientes.

11. Informar a los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), sobre su obligación de reintegrar los rendimientos financieros que se hubieren generado con ocasión de los dineros girados por el OPERADOR Y/O SUPERVISOR DEL CONVENIO O CONTRATO para la ejecución del proyecto (y a su vez OPERADOR Y/O SUPERVISOR DEL CONVENIO O CONTRATO reintegrarlos al Tesoro Nacional); así como de los dineros públicos entregados y no ejecutados al finalizar el plazo de ejecución del proyecto, con sujeción a las disposiciones legales vigentes.

12. Participar activamente en la etapa de liquidación de los proyectos.

Las actividades para realizar por la supervisión están encaminadas a controlar el buen manejo de los recursos de acuerdo con los términos establecidos y el objeto de cada proyecto.

3.4 VISITA DE SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS

La supervisión deberá tener en cuenta en la fase de planeación de la visita de seguimiento, por lo que deberá remitir un cronograma de visita, en el cual indicará el lugar, actividad y resultado esperado; dicho cronograma deberá ser aprobado por el supervisor

La supervisión deberá coordinar con los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), la fecha de visita, hora, lugar, y logística de la visita.

La supervisión elaborará un informe frente a observaciones y compromisos que surjan de la visita (firma responsable de la visita y supervisor).

Los informes de las visitas de verificación deberán incluirse en los informes de avance del proyecto; indicando que se encontró en la fecha de la visita y cuál ha sido el avance respecto al informe remitido por los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP).



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3.5 PRESENTACIÓN DE INFORMES DE SUPERVISIÓN

El supervisor deberá elaborar informe el cual contendrá, lo siguiente:

1. Deberá incluir en el informe los avances técnicos y financieros de cada una de las actividades estipuladas en el proyecto.

2. Indicar si la ejecución está ajustada al cronograma, los porcentajes de avance de estas y recomendaciones de considerarse necesario.

3. La ejecución de cada actividad debe contar los medios de verificación establecidos en el proyecto.

4. Los informes deben contener la descripción detallada de los avances financieros de cada una de las actividades, relacionando números de facturas, contratos, comprobantes de egreso, y demás soportes que validen la ejecución presupuestal.

3.6 PROCESO DE DESEMBOLSO

Los desembolsos para efectuar por parte del supervisor se efectuarán de la siguiente manera:

A). Un primer desembolso, correspondiente 60% del valor total de los recursos, una vez se cumplan los requisitos de perfeccionamiento del contrato o convenio, y la presentación mínima de Plan Operativo Anual, Cronograma y primer insumo del proyecto.

B) Un segundo desembolso, correspondiente 30% del valor total de los recursos, una vez certifique la ejecución del 80% de las actividades técnicas y el 90% de la ejecución financiera.

C) Un tercer desembolso, correspondiente al 10% del valor total de los recursos, a la finalización del contrato o convenio, previo cumplimiento de la totalidad de las actividades y obligaciones contractuales, certificada por parte del supervisor del convenio o contrato, así como la entrega de los siguientes productos: 1. Un (1) documento en medio físico y magnético que contengan todos los soportes de ejecución. 2. Un (1) documento en medio físico y magnético que contenga un informe financiero detallado y soportado con documentos contables legales que acredite la ejecución del 100% del convenio o contrato y deberá radicar 15 días antes de la terminación del contrato.

Nota: Estos parámetros son sugerencias, por ende, quedan a discreción de la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras del Ministerio del Interior o del operador y/o supervisor del convenio.



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3.7 COMITÉ DE MONITOREO Y CONTROL

El Comité de Monitoreo y control, estará conformado por el representante legal del Consejo Comunitario y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), el Director de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras del Ministerio del Interior o su delegado, el operador del banco de proyectos y el (los) supervisor del proyecto; quienes estarán encargados de evaluar las problemáticas que puedan generarse durante la ejecución del convenio.

Dicho comité será la única instancia de decisión del proyecto y/o contrato, conformada por cada una de las partes, en donde se podrá efectuar un control de cambios, debidamente soportado y documentado, con el ánimo de propender a la terminación y cumplimiento del objeto de los proyectos.

Actuaciones y responsabilidades del Comité

- Evaluar la pertinencia de prorrogas

- Proponer posibles soluciones a problemáticas presentadas en la ejecución del proyecto.

- Solucionar algún desacuerdo entre la supervisión y los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP).

Nota: Este comité no podrá adicionar recursos a los proyectos. Si se llegase a prorrogar algún contrato o convenio, al finalizarse la vigencia presupuestal, de acuerdo con lo establecido en el decreto 111 de 1996 el estatuto orgánico del presupuesto dispone que “Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción (Ley 38/89, artículo 10).”.

Es decir que no podrán efectuarse modificaciones a los Planes Operativos.



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3.8 FORMATOS PARA EL SEGUIMIENTO Y MONITOREO POR PARTE DE LA SUPERVISIÓN

FORMATO ANEXO

FORMATO DE SEGUIMIENTO FINANCIERO

FORMATO ANEXO



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3.9 FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES RELACIONADAS CON LA IMPOSICIÓN DE SANCIONES

POR INCUMPLIMIENTOS CONTRACTUALES

La supervisión debe requerir por escrito a los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), para que cumpla con las obligaciones en los términos y condiciones pactadas en el contrato y/o convenio, velando siempre por garantizar el derecho al debido proceso, que establece la oportunidad de controvertir los requerimientos que se le formulen, de ser oído y de hacer valer sus pretensiones.

Cuando los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), no atienda los requerimientos de manera satisfactoria u oportunamente, tratándose de proyectos y/o convenios, la supervisión deberá informarlo al comité de monitoreo y control y a la dependencia que solicitó la contratación, para luego del análisis realizado, comunicar esta situación al ministerio del Interior, con el fin de que se determine si procede la aplicación de sanciones, de conformidad con lo previsto en la ley y lo pactado en el contrato y/o convenio.

Poner en conocimiento de OPERADOR Y/O SUPERVISOR DEL CONVENIO O CONTRATO y del Ministerio del interior, de forma oportuna y por los medios establecidos, todas las situaciones de presunto incumplimiento de los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), debidamente documentadas, justificadas y concordantes con las obligaciones contractuales, para que se inicien, si ello es procedente, los procedimientos administrativos sancionatorios contractuales.

Rendir toda clase de conceptos, emitir pronunciamientos, responder reclamaciones de los Consejos Comunitarios y/o la comunidad Negra, Afrocolombiana, Raizal y Palenquera (NARP), y en general prestar la debida colaboración en el trámite de los procedimientos administrativos sancionatorios contractuales, bajo los criterios de veracidad, imparcialidad, transparencia y objetividad.

Comunicar y conceptuar a OPERADOR Y/O SUPERVISOR DEL CONVENIO O CONTRATO y al Ministerio del Interior, identificando y justificando los presupuestos fácticos, técnicos y económicos, de las situaciones con ocasión de multas, sanciones o incumplimientos que ameriten dar inicio con el trámite establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, enunciando las normas y cláusulas contractuales violadas y sus consecuencias.

Para este procedimiento el supervisor deberá realizar un informe detallado de cada una de las obligaciones contractuales detallando las acciones realizadas en cada una de ellas; cuáles son las razones por las cuales se presume un posible incumplimiento, la cuantificación de este y las posibles multas o sanciones que considera se deben aplicar.

Un posible incumplimiento puede considerarse parcial toda vez que el objeto del convenio se cumpla; si el objeto del proyecto y/o convenio se ve afectado por no realizar alguna(s) actividad(es) se podría considerar un presunto incumplimiento total.



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CAPÍTULO 4. LEGALIZACIÓN Y

CIERRE DEL PROYECTO

Una de las partes fundamentales para la ejecución de los proyectos, es el cierre que

se dé al mismo. Es por ello, que se deben tener las siguientes consideraciones para

realizar el cierre administrativo y financiero del proyecto:





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4.1 INFORME DE CIERRE

Al finalizar el proyecto se debe presentar un informe que recoja cada una de las

acciones que se desarrollaron a lo largo del mismo. Este informe presenta cómo se

lograron cada una de las metas planteadas y los resultados obtenidos. Para evidenciar

la veracidad de la información que se suministra en el informe, el mismo debe

contemplar los soportes necesarios que permitan corroborar la información

registrada. Por lo anterior, se recomienda ir archivando los soportes que demuestren

la ejecución de cada una de las actividades como son las listas de asistencia, actas de

reuniones, registros fotográficos, actas de entrega de materiales y equipos, entre

otros.

De igual manera, el informe de cierre debe contemplar el balance financiero del

proyecto describiendo el valor inicial de cada una de las actividades y el valor final luego

de la ejecución del proyecto. Para ello, se debe anexar los soportes necesarios que

permitan corroborar la información registrada. Por lo anterior, se recomienda tener un

archivo en el que se encuentren los diferentes procesos de contratación (cotizaciones,

facturas, órdenes de compra, etc.), con el fin de contar con los soportes necesarios al

momento de realizar el informe de cierre del proyecto.

Cierre de cuentas y rendimientos financieros: Al momento de finalizar el proyecto, se

debe verificar si los recursos puestos a disposición del proyecto no fueron ejecutados

en su totalidad o tuvieron algún tipo de rendimiento financiero. En el momento de

presentarse alguno de estos casos, los beneficiarios del proyecto deberán reportar la

no ejecución de estos recursos o la generación de excedentes financieros en el

informe de cierre y los mismos deberán ser retornados a la cuenta que se indicarán en

el momento que ocurra esos eventos.

Luego de realizar la anterior acción y estar a paz y salvo en tema de recursos, se dispone

al cierre de la cuenta dispuesta para el proyecto.





GUÍA TÉCNICA PARA EL ACOMPAÑAMIENTO A LA FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SUPERVISIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LOS PROYECTOS E INICIATIVAS EN EL MARCO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS DE COMUNIDADES NARP

D I R E C C I Ó N D E A S U N T O S P A R A C O M U N I D A D E S N E G R A S ,

A F R O C O L O M B I A N A S , R A I Z A L E S Y P A L E N Q U E R AS .

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GUÍA TÉCNICA - CCI

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