Guayabita.S.a. 41 FINAL 1

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD Escuela de Ciencias Bsicas, Tecnologa E Ingeniera

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TRABAJO COLABORATIVO No.1

GESTION DE CALIDAD

PRESENTADO POR:

WILLIAM ANDRES ARIAS DELGADO

COD. 1083882946

ROCIO MAGALLY MUOZ S

COD. 1084250550

DAIHANA KATERINE IPAZ MORA

COD. 1.087.417.799

TATIANA COLLAZOS CUTIVA

COD. 1083907400

TUTOR(A)

DIANA PATRICIA DIAZ

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS, TECNOLOGIA E INGENIERIA

CEAD PASTO

NOVIEMBRE DE 2014


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CONTENIDO INTRODUCCION ..................................................................................................... 3

OBJETIVOS ............................................................................................................ 4

RESEA HISTORICA ............................................................................................. 4

1. GESTION DEL MANUAL .................................................................................... 5

1.1. Objeto y alcance ............................................................................................ 4

1.2. Alcance del sistema de Gestin de Calidad ................................................. 5

1.3. Presentacin y uso del manual ..................................................................... 6

1.4. Control del manual ........................................................................................ 7

1.4.1. Revisin y aprobacin ................................................................................... 8

1.4.2. Distribucin y control de copias ..................................................................... 9

1.4.3. Control de cambios ..................................................................................... 10

1.5. Exclusiones del sistema de gestin de calidad ........................................... 11

2. PRESENTACION DE LA EMPRESA................................................................ 12

2.1. Infraestructura ............................................................................................. 13

2.2. Ambiente de trabajo .................................................................................... 14

2.3. Clientes ....................................................................................................... 15

2.4. Estructura organizacional ............................................................................ 16

2.5. Direccionamiento estratgico ...................................................................... 17

2.6. Requisitos de los clientes ............................................................................ 18

2.7. Referencia Normativa .................................................................................. 19

2.8. Mapa de procesos ....................................................................................... 20

2.9. Documentacin del sistema de gestin de calidad ...................................... 21

2.10. Mecanismos de comunicacin .................................................................... 22

2.11. Anexos .......................................................................................................... 6

CONCLUCIONES

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS


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INTRODUCCIN.

El sistema de gestin de calidad, es un conjunto de normas interrelacionadas de una empresa por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma en la bsqueda de la satisfaccin de sus clientes.

En el presente documento se abordara el diagnstico de la empresa, generalmente la consultora es aceptada en el mercado cuando la situacin econmica de la mayora de las empresas se ven afectadas y en peligro de resultados negativos, se muestra mediante una tabla completamente diligenciada del diagnstico de la empresa Guayabita S.A que es la empresa con la que estamos trabajando; Tambin se expone el valor corporativo, mostrando sus caractersticas competitivas, las condiciones de su entorno, su competencia y las expectativas de clientes y propietarios; Se abordara la estrategia DOFA de la empresa, permitindonos determinar las fortalezas y debilidades existentes dentro del funcionamiento de la empresa; El organigrama lo podemos encontrar en el transcurso del trabajo ya que es parte fundamental en el momento que se ejecutan las diferentes funciones; al finalizar nos encontramos con el proceso que se debe realizar desde el interior de la empresa para sacar los diferentes productos al mercado.


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OBJETIVOS.

Objetivo General.

Conocer, revisar y entender las diferentes temticas de la unidad 1, donde el grupo pueda elaborar un diagnstico de la empresa seleccionada, teniendo en cuenta que esta no debe estar certificada con ningn sistemas de gestin, con el objetivo de poder proponer una planeacin estratgica y un mapa de procesos.

Objetivos Especficos.

Conocer la Misin, visin, objetivos y polticas de la empresa. Determinar la estrategia DOFA de la empresa para fortalecer debilidades

existentes. Buscar alternativas para mejoramiento de calidad del producto Determinar el organigrama de la empresa Determinar los procesos que se requieren para el buen funcionamiento.


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RESEA HISTORICA

GUAYABITA S.A. es una empresa dedicada a la produccin y distribucin de productos alimenticios derivados de la guayaba creada a partir de la idea de emprendimiento econmico de un grupo de jvenes quien unieron esfuerzos para conformar toda la estructura de esta organizacin. Dentro de los productos ofrecidos encontramos toda clase de bocadillos, manjares y dulces elaborados a partir de la mejor seleccin de la guayaba producida en nuestra tierra. Adems es un producto que va dirigido a toda la poblacin puesto que es preferido desde los ms pequeos hasta los adultos mayores sin diferencia de gnero. Por esta buena acogida seguimos siendo implementando estrategias de mejoramiento continuo y basados siempre en proyeccin a futuro de ser la empresa lder en produccin y comercializacin de productos derivados de la guayaba.


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1. GESTION DEL MANUAL

1.1. Objeto y alcance: el objetivo principal de esta empresa es llegar a ser lder en produccin y distribucin de productos elaborados a partir de la mejor seleccin de guayabas. Aqu plasmamos todas las fases del proceso que implica la produccin de los diversos productos en sus distintas presentaciones, encontramos la respectiva caracterizacin de procesos una estructura organizacional bien definida para alcanzar el xito deseado.

1.2. Alcance del sistema de gestin de calidad: el alcance planteado para el

sistema de gestin de calidad de la empresa se enfoca en los procesos hacia los cuales se direcciona su actividad econmica; como produccin, y distribucin de productos derivados de la guayaba.

1.3. Presentacin y uso del manual: El presente manual tiene por objeto

describir las polticas y estructura del sistema de gestin de calidad implementado en GUAYABITA S.A. por medio del cual se asegura la calidad en el desarrollo, produccin y comercializacin del producto.

Para su elaboracin se han tenido en cuenta los requisitos establecidos en la norma ISO-9001/2008 y los modelos de calidad mas adecuados a las necesidades de certificacin ante nuestros clientes y a la posibilidad de emprender sistemas de autoevaluacin que nos aproximen a una situacin de excelencia.

El objetivo final que este manual persigue es lograr la calidad adecuada con el mnimo costo, lo cual se ha de conseguir mediante actitudes de prevencin, evitando los defectos en lugar de tener que corregirlos una vez producidos.

1.4. Control del manual: el presente manual de calidad fue elaborado teniendo

en cuenta las directrices establecidas por la norma ISO 9001:2008 y los lineamientos suministrados la direccin de gestin de calidad y procesos de la empresa GUAYABITA S.A.

1.4.1. Revisin y aprobacin: el presente manual de calidad para el proceso de produccin y distribucin de productos derivados de la guayaba fue aprobado por las tres instancias de la empresa GUAYABITA S.A.; la administrativa, comercial y de produccin.


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1.4.2. Distribucin y control de copias: una vez aprobado el manual de calidad, la direccin de la empresa ser la encargada de la difusin interna y externa del presente documento; esta distribucin se realizar en medio fsico o magntico.

1.4.3. Control de cambios: la direccin adems ser la encargada de actualizar las copias controladas.

1.5. Exclusiones del sistema de gestin de calidad:

Debido a la naturaleza de los servicios que presta la empresa Guayabita S.A.S, no son aplicables los conceptos relacionados con: Diseo y Desarrollo (7.3) teniendo en cuenta que la empresa ha definido previamente las caractersticas de los productos a fabricar. Control de los dispositivos de seguimiento y de medicin (7.6) La empresa no dispone de ningn equipo tecnolgico de medicin o programas informticos que participen activamente en la elaboracin de los productos a ofrecer.

2.0 Representacin de la empresa:

2.1 infraestructura:

Inmuebles

Equipos de computo

Estructura construida

Servicios de soporte

Maquinaria

2.2 ambiente de trabajo

El ambiente de trabajo influye decisivamente en temas tan importantes como son la motivacin, el rendimiento, la lealtad y el trabajo para con la empresa. Con esto quiero decir que un trabajador contento aportar y rendir mucho ms que uno que no se sienta motivado o valorado, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Buen clima laboral

Mejorar condiciones que se vivan dentro del entorno laboral

Prevenir ausentismo de puesto

Que prime el talento humano en la empresa

Tiempo trabajado bien remunerado.


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2.3 clientes

Teniendo en cuenta que un cliente es la persona o empresa receptora de un bien, servicio, producto o idea, a cambio de un dinero u otro artculo de valor, se puede decir que son la razn de ser de una empresa por ende hay que saber manejar la relacin entre el cliente y la empresa que ofrece el servicio basndose en una comunicacin asertiva conllevando as la mayor productividad y eficacia en el servicio generando clientes satisfechos, segn las caractersticas y tipos de clientes, por eso la empresa guayabita se encarga de complacer a sus cliente haciendo proveer el mejor bocadillo y de buena calidad.

2.4 Estructura organizacional

Director General

Gerente

Jefe Administrativo. Jefe Comercial. Jefe de Produccin

Contabilidad Logstica

Pagos

Remuneraciones

Cuentas

Corrientes

Recepcin

Limpieza

Seguridad

Vigilantes.

Compra de insumos

Atencin al Cliente

Proveedores

Distribuidores

Ventas

Jefe de planta

Jefe de Mantenimiento Bodega

Ayudantes Control de Inventario

Entrada y salida de

mercancas.

Supervisor

Operarios

Calderas

Maquinaria


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2.5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:

Razn social Productos Guayabita S.A.

Ubicacin Geogrfica

Departamento de Nario

Productos o servicios

Empresa Lder en produccin y distribucin de productos derivados de la Guayaba.

Misin Productos Guayabita S.A. es una empresa lder en producir y distribuir productos alimenticios de excelente calidad, con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes externos e internos, para lo cual tenemos un compromiso constante con el mejoramiento de la calidad de nuestros productos, con innovacin tecnolgica, preservacin del medio ambiente y cumplimiento de todas las obligaciones sociales y del estado.

Visin Expandir el mercado comercial de la empresa ms all del departamento de Nario, en un plazo mximo de 5 aos. Adems que GUAYABITA S.A ser reconocida como la mejor opcin a nivel nacional, por su alta calidad y sus bajos precios en los productos derivados de la guayaba.

Poltica de calidad

Nuestra poltica De Calidad en Productos Guayabita S.A. es satisfacer las necesidades de los clientes mediante la produccin y distribucin de productos elaborados a base de pulpa de guayaba; productos alimenticios de excelente calidad, con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes externos e internos a precios competitivos y rentables, proporcionando capacitacin y entrenamiento a todo el personal, manteniendo las instalaciones fsicas en condiciones adecuadas de funcionamiento y atendiendo ampliamente las necesidades y sugerencias del cliente, al igual que liderando las iniciativas de mejora continua que agreguen valor procedente de los colaboradores y del entorno.

Velando por el uso racional de los recursos naturales y previniendo y controlando los riesgos ambientales que reducen impactos sobre el medioambiente.

Fomentando el auto cuidado y el de los dems, a travs de la promocin de la salud, la prevencin y el control de las condiciones generadoras de riesgo en los procesos, para la


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seguridad de los colaboradores.

Favoreciendo y propiciando el desarrollo de los colaboradores y su entorno, fomentando el equilibrio en la vida personal, familiar y laboral, con el fin de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida y la sostenibilidad de nuestra empresa.

Objetivos de Calidad

Ofrecer productos de mxima calidad

Satisfacer las necesidades de los clientes en economa y calidad

Mejorar continuamente los procesos y capacitar al personal administrativo y operativo.

Cuidar el medio ambiente

Velar por el funcionamiento y bienestar de la empresa, sus socios, trabajadores y sus familias

2.6 REQUISITOS DE LOS CLIENTES

Los clientes que requieren los servicios de la empresa guayabita s.a son personas que carecen la necesidad de adquirir un servicio, en este caso el servicio seria el producto del bocadillo como tal.

2.7 REFERENCIA NORMATIVA:


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DIAGNSTICO DE LA EMPRESA GUAYABITA S.A

DIAGNOSTICO ISO 9001/2008

EMPRESA

DIANOSTICO No.001

FECHA DEL DIAGNOSTICO

29/09/2014 Productos Guayabita S.A.

No. requisitos 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

CM

CO CLF % observaciones

4 sistema de gestin de calidad

4.1 requisitos generales 10 1 10%

10%

4.2.2 manual de calidad 10 1 10%

Ya est definido en proceso de radicacin

4.2.3 control de los documentos 10 1 10%

4.2.4 control de los registros 10 1 10%

5 responsabilidad de la direccin

5.1 compromiso de la direccin 10 1 10%


5.2 enfoque al cliente 10 1 10%


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5.3 poltica de calidad 10 1 10%

Se est trabajando en su redaccin con el fin de que abarque todos los tems con los cuales se desea cumplir en el proceso de gestin de calidad.

5.4 objetivos de calidad 10 1 10%


5.5 responsabilidad, autoridad 10 1 10%

5.6 revisin por la direccin 10 1 10%

6 gestin de los recursos

6.1 provisin de los recursos 10 3 30%

6.2 recursos humanos 10 4 40%

Se est capacitando al personal en el proceso de implementacin y ejecucin de sistemas de calidad.

6.3 infraestructura 10 1 10%

6.4 ambiente de trabajo 10 1 10%

7 realizacin del producto

7.1 planificacin de la realizacin del producto 10 3

30%

Mapa de procesos de cada una de las reas de la empresa.

7.2 procesos relacionados con el cliente 10 1 10


13

%

7.3 diseo y desarrollo 10 1 10%

7.4 compras 10 3 30%

Se realiza toda la documentacin como facturacin, rdenes de compra y suministro se est trabajando en la estructuracin del proceso de compras como tal.

7.5.1 produccin y presentacin del producto 10 6

60%

En la actualidad se cuenta con un diseador grfico para la nueva presentacin de los bocadillos, en cuanto al logo y diseo.

7.5.2 validacin de los procesos de producto o servicio 10 1

10%

7.5.3 identificacin y trazabilidad 10 1 10%

7.5.4 propiedad del cliente 10 1 10%

7.5.5 preservacin del trabajo 10 1 10%

7.6 control, dispositivos, seguimiento y medicin 10 1

10%

8 Medicin, anlisis y mejora

8.1 generalidades 10 1 10%


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8.2.1 percepcin del cliente 10 1 10%

8.2.2 auditoras internas 10 1 10%

Actualmente se tiene un grupo de personal en proceso de capacitacin.

8.2.3 control de los procesos 10 1 10%

8.2.4 control del producto 10 1 10%

8.3 control del producto no conforme 10 1 10%

8.4 anlisis de datos 10 3 30%

La empresa se est acondiciona a las nuevas disposiciones de manejo de bases de datos establecidas por la reglamentacin Habbeas Data.

8.5 mejora 10 1 10%

8.5.1 mejora continua 10 1 10%

8.5.2 accin correctiva 10 1 10%

8.5.3 accin preventiva 10 1 10%


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0 capacitacin

6 implementacin y en adecuacin y ajustes

1 Definido Informalmente, no est documentado

7 en proceso de auditora interna

2 se tiene documentado, pero no est normalizado

8. en proceso de accin correctiva / preventiva

3 preparacin de documentos/anlisis de Informacin

9 para pre-auditoria

4 Revisin de los documentos Revisin de la informacin

10 cierre de no conformidades

5 Aprobacin de los documentos o la metodologa por parte de la gerencia

CM: calf mxima; CO: calificacin obtenida; CLF: calif %de avance; %: avance total


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VALOR CORPORATIVO DE LA EMPRESA.

Liderazgo: Permitimos que nuestros empleados se sientan cmodos en el desarrollo de sus actividades y brindamos a nuestros clientes productos de excelente calidad. Excelencia: Buscamos un continuo mejoramiento Honestidad: Realizamos nuestras operaciones con transparencia y rectitud. Responsabilidad: Somos una empresa con seria en consecuencia del cumplimiento de nuestros deberes y derechos. Respeto: Escuchamos, entendemos y valoramos al empleado y cliente, buscando

armona en las relaciones interpersonales, laborales y comerciales. Confianza: Efectuamos lo prometido al ofrecer los mejores productos y servicios a un precio justo y razonable donde cualquier persona pueda adquirir nuestros productos. Trabajo en Equipo: Con el aporte de todos los que intervienen en los diferentes procesos, buscamos el logro de los objetivos organizacionales y de esta mera ser una empresa exitosa y tener una larga vida en el mercado.

Razn de ser: Brindarle al consumidor un producto alto en vitaminas y minerales que supla las necesidades diarias.

Existimos por la necesidad de ofrecer a nuestras familias una mejor calidad de vida, y por ende apoyar las familias campesinas que viven del cultivo de la guayaba.


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Mejoramiento contino de la empresa.

Se estn aplicando la formacin de equipos de mejora del proceso, integrados por miembros directivos de la empresa y de los trabajadores. Esto es de vital importancia ya que se debe involucrar a la gente que forman parte de los diferentes procesos para que le encuentren un propsito a su trabajo y minimizar en la medida posible la resistencia al cambio que hace que las personas busquemos razones vlidas o no para que estos no se produzcan. Esto requiere humildad de parte de los directivos de la empresa, y de una mentalidad abierta por parte de los trabajadores todos unidos por un mismo propsito que es el mejoramiento continuo.

Beneficia a cada una de las personas que forman parte de la empresa como directivos y trabajadores, tambin podramos decir que favorece a los pequeos agricultores que cultivan la materia prima requerida para esta empresa como lo es la Guayaba, ya que se les compra el producto en cualquier fecha del ao.

Este producto va dirigido a todo consumidor desde nios hasta personas de la tercera edad ya que es un alimento con alta fuente de vitamina C, Fibra, Protena, Minerales, Carbohidratos, Calcio, Fosforo, Hierra, Vitamina A y Vitamina B3. Ayudando a suplir parte de lo requerido en la dieta diaria.

El cliente es parte fundamental para el funcionamiento de nuestra empresa, ya que los flujos de dinero que recibimos por venta de nuestros productos hacen que la empresa contine funcionando.

Razn de ser: Brindarle al consumidor un producto alto en vitaminas y minerales que supla las necesidades diarias. Existimos por la necesidad de ofrecer a nuestras familias una mejor calidad de vida, y por ende apoyar las familias campesinas que viven del cultivo de la guayaba.


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PLANEACIN ESTRATGICA DE LA EMPRESA

DOFA

Debilidades Oportunidades Amenazas

*Somos una mediana empresa lo cual entorpece un ingreso al mercado nacional *La planta fsica no cuenta con el espacio suficiente para aumentar la produccin. *La trayectoria de la empre es poca por lo cual sus productos no son muy reconocidos *Los nuevos productos tienden a ser reacios apara los clientes *Por lo que somos una mediana empresa no contamos con los recursos suficientes para implementar tecnologa de punta para los diferentes procesos

*Existen diversos medios en los cuales se puede dar a conocer el producto. *Aprovechamiento de los mtodos artesanales, con los cuales se viene trabajando mientras se adquiere nueva tecnologa. *La empresa en su corta trayectoria ha tenido ha tenido una imagen de honestidad y responsabilidad con los clientes que han adquirido sus productos.

*Las marcas que cuentan con una posicin en el mercado pueden opacar nuestros productos. *Los clientes pueden ser fieles a las marcas con larga trayectoria. *Por ser una empresa nueva el cliente no se siente seguro de la calidad de los productos. *La competencia puede estar utilizando maquinaria de punta en su proceso. *La competencia vende sus productos a precios muy bajos

Debilidades - Oportunidades Debilidades Amenazas

*Lograr contactar inversionistas que estn dispuestos a invertir para la ampliacin de la fbrica. *Hacer aprovechamiento de los diferentes medios electrnicos y dems canales de comunicacin para dar a conocer los distintos productos. *Realizar alianzas estratgicas con proveedores de maquinaria de punta

*Implementar estrategias para acaparar los clientes que no tiene acceso a los productos de marcas reconocidas. *Realizar muestras de los diferentes productos mediante eventos pblicos. *Proteger la calidad del producto mediante patente, mientras se va posicionando en el mercado.

Fortalezas

*Contamos con asesores capacitados


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dispuestos a responder las inquietudes de los clientes *El producto es atractivo para el cliente y el consumidor *Al ingresar al mercado se llegara a crear una necesidad por parte del cliente hacia nuestros productos *No se utilizan agroqumicos para su produccin *El sector econmico rular se ve fortalecido ya que es nuestro principal proveedor

donde se permita unos mejores precios.

Fortalezas - Oportunidades Fortalezas - Amenazas

*Impulsar la compra del producto fortaleciendo nuestra ventaja absoluta Valor agregado *Saturar al cliente por medio de publicidad en sus distintos medios ya sea fsico o electrnico.

*Lograr la captacin masiva de los clientes brindndole la oportunidad de adquir el producto de su preferencia. *Atraer al cliente insatisfecho con promociones, regalos, premios e incentivos. *Lograr el posicionamiento en el mercado con la mayor comercializacin en productos derivados de la guayaba imponiendo nuestra diferencia.


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MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA GUAYABITA S.A. Proceso Gerencial

Direccionamiento

Estratgico

Gestin de Calidad

Proceso Misional

Compras Empacado Comercializacin Produccin

Proceso de Apoyo

Gestin de Recursos Humanos Servicio al Cliente Gestin Financiera

Ne

cesi

dad

es d

el C

lien

te Satisfacci

n d

el Clien

te


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2.9 CARACTERIZACION DE PROCESO DE FABRICACION

Guayabita S.A

FBRICA DE DULCES DE GUAYABA GUAYABITA S.A

CDIGO: D-GC-02

FECHA DE ELABORACIN 13/11/2014

CARACTERIZACION PROCESO DE FABRICACIN.

FECHA DE REVISIN 13/11/2014

VERSION: 0

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:

DOCUMENTO CONTROLADO

Elaboro: Ing. Sandro Puentes

Reviso: Milton Salamanca Morales

Aprob: Milton Salamanca Morales

TIPO DE DOCUMENTO

Cargo: Director de Gestin de Calidad.

Cargo: Gerente

Cargo: Gerente

Responsable del proceso: Coordinador de Produccin

Objetivo del proceso: Verificar que todos los procedimientos de produccin se realicen de forma exitosa.

SALIDAS CLIENTES


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Proceso fabricacin. Productos derivados de la guayaba terminados.

Necesidades del cliente.

Determinar las necesidades

Ejecutar oferta y estudio de los pedidos realizados

Oferta, confirmacin del pedido.

Solicitud de informacin sobre el producto

Quejas reclamos o consultas

Atencin al cliente.

Respuesta.

PROVEEDORES ENTRADAS

Contactar proveedores

Recepcin de materia prima

Seleccin y extraccin de frutos defectuosos.

Lavado de la fruta

Coccin junto con otros ingredientes

Verificar que la mezcla obtenida sea buena calidad.

Vertimiento de la mezcla obtenida en moldes

Enfriamiento del producto

Empaque

Revisin del

Materia prima e insumos para la fabricacin del dulce de guayaba.

Personal capacitado para el desempeo en los diferentes cargos, administrativos y de produccin.

ACTIVIDADES

PLANEAR

Capacitar a cada uno de los empleados para que

puedan desempear sus labores de manera

adecuada.

Divulgar las bondades y beneficios de nuestros

productos.

HACER

Seleccin materia prima de la mejor calidad a

precios cmodos.

VERIFICAR

Cumplimiento en las entregas de los proveedores de

materia prima.

ACTUAR

Promover acciones preventivas y de mejora


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producto terminado.

Almacenamiento

INDICADORES

Buen desempeo en cada uno de los procesos. Caractersticas excelentes del producto terminado.

REQUISITOS A CUMPLIR

Normatividad legal vigente.

Norma ISO 9001:2008 numerales: 7- 7.1 7.2 - 7.3

DOCUMENTOS Y REGISTROS

Registro de ventas e inventario de producto terminado y en proceso.

RECURSOS (humanos, equipos, software, infraestructura, financieros)

Humano

Fsico: Equipo de seleccin del fruto, lavado, calderas, moldes, medios de transporte, Infraestructura, telfono y celulares.

Tecnolgicos: Computador


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software e internet.


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GUAYABITA S.A.

CODIGO:FV-GC-OO2

Control de Registros

VERSIN: 001

FECHA ELABORACIN: 21/10/2014

FECHA REVISIN: 10/11/2014

Pgina 1 de 3

Firma: Elaboro: Cargo:

Firma: Reviso Cargo:

Firma: Aprob: Cargo:


1. PROPOSITO Y ALCANCE Define los controles necesarios para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de permanencia y eliminacin de los registros de calidad.

Controlar los registros generados por las Procesos de la empresa GUAYABITA S.A. en la implementacin del Sistema Integrado de Gestin de Calidad. El procedimiento inicia desde que se identifican los registros hasta que se define su disposicin despus de la vigencia.

2. DEFINICIONES Archivo Central: Unidad administrativa que agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad, que siguen siendo vigentes y objetos de consulta. Archivo de Gestin: Rene la documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa. Disposicin Final de Registros: Se refiere a los procesos que se deben aplicar una vez vencidos los trminos en los archivos de gestin y central. Fases de Archivo: Trmino que hace referencia a las etapas que atraviesa el documento en su ciclo de vida: Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico. Listado Maestro de Registros: ndice utilizado para describir en forma ordenada los registros. Legibilidad: Los registros deben diligenciarse de manera clara, permitiendo acceder a la informacin Proteccin: asegurar la integridad de los registros durante todo su ciclo vital. Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados. Tiempo de Retencin: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se asigna en la tabla de retencin documental, los tiempos de retencin estn establecidos por trminos legales y/o polticas de la Institucin (ley 594 de 2000). 3. DISPOSICIONES GENERALES

Los Registros de Calidad debern establecerse y mantenerse para suministrar pruebas de conformidad del Sistema de Calidad.


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Los registros debern mantenerse legibles, identificables y recuperables. Deber haber procedimientos para poder establecer el control para la identificacin, la memorizacin, la proteccin y la recuperacin, y el tiempo de conservacin y eliminacin de los datos relativos a la calidad. El medio de almacenamiento puede ser digital o impreso. Los registros preestablecidos por otras entidades o los que son generados por sistemas de difcil modificacin, deben incluirse en el Listado Maestro, sin ser necesario asignar un cdigo. Por medio de Estudios de Unidades Documentales, el Archivo Central determina tcnicamente el tiempo de retencin que el documento tendr en cada fase de archivo. La informacin que aparezca en el Listado Maestro debe coincidir con el manejo del Registro en la Dependencia. Los Directores de dependencia y Lderes de Procesos son responsables de administrar sus registros, de actualizar el Listado Maestro de Registros, y velar porque se cumplan los tiempos de retencin y la disposicin final establecida, con el apoyo del rea tcnica de la Unidad de Archivo y Correspondencia.

4. DESCRIPCIN DEL PROCESO 4.1 DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

OFICIALIZACION DEL

DOCUMENTO

IDENTIFICACION DEL

REGISTRO

DILIGENCIAMIENTO

DELOS REGISTROS

ALMACENAMIENTO Y

ACCESO DE LOS REGISTROS

PROTECCION DE LOS

REGISTROS


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GUAYABITA S.A.

CODIGO:FV-GC-OO3

Control de producto no

conforme

VERSIN:



Pgina 1 de





1. PROPOSITO Y ALCANCE

Este procedimiento tiene por objeto establecer las polticas, condiciones, actividades, responsabilidades y controles para lograr un adecuado tratamiento y control de los servicios o productos que no cumplen con los requisitos establecidos en el Sistema Integrado de Gestin de la Calidad.

5. DOCUMENTOS Y FORMATOS GENERADOS

CODIGO DESCRIPCION TIEMPO DE RETENCIN UBICACIN

ARCHIVO ACTIVO

ARCHIVO INACTIVO

RECUPERACION DE LOS

REGISTROS

TIEMPOS DE RETENCION

DE LOS REGISTROS

DISPOSICION GENERAL

DE LOS REGISTROS

FIN


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Este procedimiento aplica a los procesos misionales que hacen parte integrante del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad que estn directamente relacionados con la satisfaccin de los clientes. Los lineamientos establecidos en este procedimiento son aplicados por el personal responsable del proceso, en el momento en que se detecten servicios o productos que no cumplan con alguna de las caractersticas especificadas, para su uso, proceso o entrega. 2. DEFINICIONES

ACCIN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. ACCIN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. CLIENTE: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. CONCESIN: Autorizacin para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. CONTROL DE LA CALIDAD: Parte de la gestin de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad. CORRECCIN: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. ESPECIFICACIN: Documento que establece requisitos. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. PARTE INTERESADA: Organizacin, persona o grupo que tenga un inters en el desempeo de una entidad. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PRODUCTO O SERVICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. SATISFACCIN DEL CLIENTE: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas.


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Este procedimiento se realiza para la aprobacin, revisin, actualizacin, modificacin y distribucin de los documentos que hacen parte del manual de calidad de la empresa. Inicia una vez se desea crear o actualizar un documento y termina con la generalizacin del nuevo documento y la anulacin de la versin obsoleta.

2. DEFINICIONES

Documento. Informacin relevante para el funcionamiento de la empresa. (Papel, Medio Magntico, electrnico etc.)

Manual de Calidad. Documento que especifica el sistema de gestin de calidad de la empresa.

Procedimiento. Forma para llevar a cabo una actividad o un proceso.

3. DISPOSICIONES GENERALES

Guayabita S.A.

CODIGO: P-GC-01-F01/V-0

VERSIN: FECHAELABORACIN:18/11/2014 CONTROLDEDOCUMENTOS FECHAREVISIN: 18/11/2014 Pgina1 de 2

Firma:

Elaboro:

Ing. Sandro Puentes

Cargo:

Director de gestin de Calidad

Firma:

Reviso

Milton Salamanca Morales

Cargo:

Gerente

Firma:

Aprob:

Milton Salamanca Morales

Cargo:

Gerente

TIPODE DOCUMENTO


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Creacin o modificacin de documentos referente a los diferentes procesos de la empresa Guayabita S.A.

Aprobacin de los documentos que harn parte del manual de calidad de la empresa Guayabita S.A. y que debern contar con la firma del gerente.

Distribucin y divulgacin de los documentos a cargo del director de gestin de calidad.

Anulacin de los documentos obsoletos que estarn a cargo del auxiliar administrativo de la empresa.

4. DESCRIPCIN DEL PROCESO

Creacin o Modificacin de Documentos

Aprobacin de Documentos

Distribucin y Divulgacin de Documentos

Anulacin de Documentos


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CODIGO

DESCRIPCION

F-002 Listado de documentos internos F-003 Listado de documentos externos F-004 Solicitud de Creacin o modificacin de documentos F-005 Listado de distribucin y divulgacin de documentos ID-001 Instructivo de creacin y elaboracin de documentos

GUAYABITA S.A. CODIGO:FV-GC-OO4

Auditoras Internas VERSIN:



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Unificar los criterios y establecer los responsables y las actividades para realizar Auditora Interna, conforme a las disposiciones legales vigentes. Aplica para la realizacin de auditoras internas de procesos y auditorias de control interno de la empresa GAYABITA S.A.

2. DEFINICIONES


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Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de No Conformidades, con el objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Estas acciones deben ser apropiadas a los efectos de las No Conformidades encontradas. Accin Preventiva: Acciones tomadas para eliminar las causas de No Conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Estas acciones deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. Auditado: Responsable de la Dependencia, proceso, documento, etc. objeto de verificacin. Evidencia: Registros, declaraciones de hecho, o cualquier informacin, que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada, frente a los criterios de auditora. Papeles de Trabajo u Hoja de Verificacin: documento de trabajo que permite estructurar la auditoria y desarrollar los procedimientos definidos. Sirve de gua para determinar si las prcticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos y como soporte para realizar las entrevistas. All se pueden realizar las pruebas y registrar los hallazgos y conclusiones, sirviendo de base para la elaboracin del Informe de Auditora. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido en las normas aplicables por la empresa, o del Sistema de Gestin de Calidad, que no permiten alcanzar los objetivos de calidad. Observacin: Situacin que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el desempeo de los Sistemas de Control Interno o de Gestin, o eliminar situaciones de riesgo potencial.

3. DISPOSICIONES GENERALES Se evala la planta de auditores disponible en la empresa GAYABITA S.A., confirmando su disponibilidad para participar en el proceso. En caso de identificar la necesidad de formar auditores, se realiza convocatoria abierta a todo el personal y se realiza la formacin de auditores internos de procesos para aquellos que no cumplan con las competencias. Se elabora el Programa de Auditoras especificando:

Objetivo general y alcance.

Fechas y responsables de cada etapa de los ciclos.

Procesos, temas, auditados, auditores, objetivo especfico de la auditora, muestra recomendada y mtodo de auditora recomendado.

Algunos criterios a tener en cuenta para hacer el programa de auditora son: riesgos de los procesos, resultados de auditoras previas, resultados del desempeo de los procesos, cambios en los procesos, diseo de nuevos procesos, implementacin de nuevas metodologas y solicitudes particulares. Se realiza reunin con los auditores y auditados para socializar el programa de auditoras y dar las instrucciones para su adecuado desarrollo. La reunin se puede realizar de forma grupal o individual. Se enva a cada equipo de auditores el programa de auditora especfico. El auditor debe conocer el proceso a auditar y estudiar la informacin necesaria para la realizacin de la auditora, esta informacin puede ser: Normas ISO,


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procedimientos, formatos asociados y documentos generales del SGC, as como los lineamientos institucionales. Se diligencia el Plan de Auditora asignando los tiempos segn la metodologa y personas a entrevistar y se enva al responsable del proceso a auditar y al administrador de la auditora, como mnimo con una semana de anticipacin. Se ejecuta la auditora segn los siguientes mtodos de auditora. Se revisan y clasifican los hallazgos y la informacin recopilada durante la auditora y se redactan de forma objetiva, clara y precisa. Teniendo en cuenta esta informacin se define el nivel de cultura y de conformidad del proceso, para as identificar el nivel de madurez en que se encuentra y poder enfocar las acciones de mejora. Se define con base en el informe de auditora las acciones a emprender para resolver las no conformidades y aspectos por mejorar a partir del anlisis de sus causas y dando cumplimiento a los plazos establecidos en el programa de auditoras. Se realiza seguimiento a los planes de accin de las auditoras para verificar que se estn llevando a cabo y estn siendo eficaces al eliminar la no conformidad o prevenir el riesgo del aspecto por mejorar. Se realiza seguimiento a los planes de accin de las auditoras para verificar que se estn llevando a cabo y estn siendo eficaces al eliminar la no conformidad o prevenir el riesgo del aspecto por mejorar. Se elabora un informe que consolide todos los resultados por ciclo de auditora y programa de auditora. Utilizando los diferentes medios de comunicacin de la empresa, de se divulgan los resultados de los ciclos de auditora y las mejoras desarrolladas.



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CODIGO DESCRIPCION

TIEMPO DE RETENCIN UBICACIN

ARCHIVO ACTIVO

ARCHIVO INACTIVO


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GAYABITA S.A.

CODIGO:FV-GC-OO5

Acciones correctivas y preventivas

VERSIN:



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1. PROPOSITO Y ALCANCE Este procedimiento tiene por objeto establecer las polticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para lograr elaboracin, ejecucin, seguimiento y cierre de las acciones preventivas y correctivas, que permitan eliminar las causas de no conformidades reales y potenciales que puedan afectar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema integrado de Gestin de la Calidad. Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad y cubre desde la deteccin de una no conformidad real o potencial hasta la aplicacin de las acciones necesarias para evitar su ocurrencia o que ocurra. 2. DEFINICIONES

ACCIN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. ACCIN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. ALTA DIRECCIN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una entidad. CORRECCIN: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. MEJORA CONTINUA: Accin permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. RIESGO: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

3. DISPOSICIONES GENERALES La planificacin de las acciones correctivas y preventivas y de mejora incluye la


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evaluacin de la importancia de los problemas, y se hace en trminos del impacto potencial en aspectos tales como costos de operacin, costos de no conformidad (Incumplimiento de un requisito), desempeo del servicio, seguridad de funcionamiento y satisfaccin del cliente y de otras partes interesadas. En este proceso se enfatiza la eficacia y eficiencia de los procesos cuando se toman las acciones, y estas deben estar enfocadas a eliminar las causas de las no conformidades para evitar que vuelvan a suceder. Todos los funcionarios de la Universidad del Atlntico pueden identificar la necesidad de crear acciones correctivas o preventivas y de mejora. Todas las no conformidades reales o potenciales son originadas por causas. Para la identificacin de la(s) causas(s) de no conformidades reales o potenciales se pueden utilizar diferentes herramientas estadsticas tales como:

Lluvia de Ideas

Espina de Pescado

Histogramas

Los tres por qu?

Entre otras

Todas las Acciones Preventivas Correctivas deben registrarse en el Formato de Accin Correctiva, Preventiva y de Mejora teniendo en cuenta lo siguiente: * Descripcin del aspecto por mejorar o de la no conformidad: Indicar el incumplimiento real o potencial de un requisito en cualquier proceso. * Causas que originan la no conformidad real o potencial: Indicar las causas ms probables que estn ocasionando que la no conformidad real o potencial se presente o se pueda presentar. * Plan de accin: Indicar las tareas o acciones que permitirn eliminar las causas identificadas, asignando los responsables y las fechas de compromiso. * Seguimiento a los resultados obtenidos: Indicar el seguimiento realizado con base en el plan de accin propuesto para la solucin de la posible no conformidad, es decir, registrar cules son las evidencias que se encuentran de la ejecucin del plan de accin. * Cierre de la solicitud de accin: Revisar (es decir, evaluar la conveniencia, adecuacin y eficacia) la Solicitud de Accin Preventiva- Correctiva, segn los resultados del seguimiento, dejando registro de los resultados de la mejora implementada o de la eliminacin de las causas de la no conformidad en el Formato de Solicitud de Accin Preventiva Correctiva y de mejora en la parte de cierre de solicitud.



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CODIGO DESCRIPCION TIEMPO DE RETENCIN UBICACIN

ARCHIVO ACTIVO

ARCHIVO INACTIVO


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CONCLUSIONES.

Con la realizacin de este trabajo se ampliaron conocimientos en cuanto a los temas tratados en esta unidad de aprendizaje, ya que se nos permiti aplicar las diferentes estrategias, valores, organigrama y procesos en la empresa que tomamos para trabajar. Pudimos conocer ms la relevancia que tiene la calidad para el proceso de creacin de productos en las empresas, teniendo en cuenta de es de aqu que depende el xito que esta tenga y su posicionamiento en el mercado.


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BIBLIOGRAFA.

FLREZ SEPULVEDA, Nelson. Modulo Gestin De Calidad. Bogota: (julio de

2009).

RUEDA, lvaro. Mdulo Control De Calidad. Bogot: (septiembre de2010)

http://es.wikipedia.org/wiki/Muestreo_estratificado.

http://suite101.net/article/7-herramientas-estadisticas-de-gestion-de-la-calidad-a18580#.U_QM-vl5NIg

http://www.empresamia.com/crear-empresa/fortalecer/item/811-que-es-un-analisis-dofa

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Organigrama&oldid=77423918.

Guayabita.S.a. 41 FINAL 1

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