MICROFILMACIONGUIA 1

APRENDIZMIGUEL ANDRES GOMEZ GARCIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE-SENACENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

GESTION DOCUMENTAL - JORNADA MADRUGADABOGOTA D.C. 2015

MICROFILMACIÓN Y/O LA DIGITALIZACIÓN, LA AUTOMATIZACIÓN

La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una

capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos  con fuertes reducciones, sin por ello perder

calidad o información.OBJETIVOS VENTAJAS DESVENTAJAS

Los objetivos de la microfilmación van desde

la conservación, seguridad y preservación

de los documentos, hasta la economía y

reducción de espacios físicos de

almacenamiento.

Durabilidad: En condiciones de

almacenamiento adecuado a los

microfilmes pueden durar 100 años o más sin que se altere su composición

física y química.

Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm

no puede mejorar la legibilidad de la

información que tiene problemas en soporte

papel.

Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento original,

representada a un grado de reducción

determinado y conocido, sobre un soporte

fotográfico normalizado y cuya posición dentro de una serie documental puede ser establecida.

Tecnología Estable: La evolución de esta tecnología ha sido

estable en estos últimos 30 años, otorgándole

seguridad y permanencia.

Lentitud en la búsqueda: Aun partiendo de documentación

organizada y con apoyo de bases de datos, la recuperación de un

documento microfilmado puede ser hasta 100

veces más lenta que en los sistemas informáticos.

Microfilmar documentos varios, organizando,

clasificando y distribuyendo el material; a fin de contribuir con el

suministro, archivo y resguardo de

documentos de la Institución.

Versatilidad: Puede manejar diferente tipo de

documentación con excelente calidad de

reproducción.

Consulta única: Un microfilme solo puede ser consultado por un

usuario a la vez.

Preservar los documentos originales cualquiera que sea su

soporte.

Es un medio rápido y práctico para la localización de

información.

Determinar las características del

Reducción de espacios hasta de un 2% del

proceso de microfilmación para los

diferentes documentos y su respectivo tratamiento

a su soporte.

volumen ocupado por   el papel.

Desarrollar directrices, lineamientos, políticas, parámetros, normas y

estándares a seguir para la automatización,

digitalización y microfilmación segura de

los archivos administrativos en todos los formatos y soportes

en los que se registren y archiven documentos.

Genera procesos de selección y eliminación,

lo cual disminuye el peso en las estructuras y locales de archivo.

CUALES SON LOS PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN APLICAR EN LA MICROFILMACIÓN.

1. REGISTRÓ O MICROFILMACIÓN DEL DOCUMENTO.

Primero debemos estudiar cómo se fotografían los documentos (simplex, dúplex, dúo, modo comic o sine, modo negativo o modo imagen positivo). En el campo de la microfotografía se conoce este paso como "Registro" del documento. Existen cuatro tipos de microfilmadoras (Cámaras) utilizadas para registrar (fotografiar).

Microfilmadoras Planetarias.

Microfilmadoras Rotativas.

Microfilmadoras Pasó a Paso.

COM Microfilmadoras de salida de computadora.

MICROFILMADORAS PLANETARIAS.

Con una microfilmadora planetaria el documento a registrar se sitúa en la mesa de la cámara, frente al lente. Este tipo de microfilmadora puede utilizarse para fotografiar las páginas de un libro sin necesidad de desencuadernarlo. La microfilmadora se activa generalmente de forma manual para cada documento a fotografiar. Este tipo de microfilmadora produce imágenes de la mejor calidad ya que tanto la cámara como el documento están inmóviles.

MICROFILMADORA ROTATIVA

Con la microfilmadora rotativa se consigue microfilmar con el método más rápido y automatizado. Con este método pueden fotografiarse miles de documentos por hora. La microfilmadora rotativa acepta, por lo general, hojas sueltas. Los documentos a fotografiar deben ser colocados en el alimentador. Una vez introducidos en el crea de alimentación, los documentos pasan a través de la microfilmadora, son filmados y depositados en una bandeja receptora.

MICROFILMADORA PASÓ A PASO

La microfilmadora paso a paso es un tipo de microfilmadora planetaria que utiliza película de microfilm de 105 mm. En forma de rollo u hoja. Se utiliza para producir microfichas. (La microficha es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes posicionadas en una cuadrícula). La microfilmadora expone un fotograma (pequeña parte) del microfilm de 105 mm. por cada imagen.

COM: MICROFILMADORA DE SALIDA DE COMPUTADORA

Estas microfilmadoras pasan directamente a microfilm datos contenidos en una cinta magnética de computadora, de esta forma no es necesario imprimir estos datos; el papel no se utiliza para nada.(el microfilm es generalmente un rollo de 16 mm. o 105 mm. puede ser cortado para convertirlo en microficha). Las microfilmadoras de salida de computadoras COM solucionan muchos problemas causados por la gran cantidad de datos producidos por una computadora al eliminar la etapa intermedia de impresión filmación

2. PROCESO DE PELÍCULA

Una vez captados los documentos en microfilm, la película debe ser procesada. Este procesamiento, comúnmente conocido como revelado, fija la imagen en la película. Al igual que otros tipos de película fotográfica de plata, el microfilm debe ser tratado químicamente para producir la visualización de la imagen latente. La imagen latente permanece invisible hasta que la película es procesada (revelado, fijado, lavado, y secado).Después de procesada la película, se evalúa el resultado de la microfilmación o se hace control de la calidad, que consisten en la inspección

de los rollos procesados para comprobar el cumplimiento de las normas técnicas que regulan la microfilmación.

Este procesado puede hacerse en la misma empresa o en laboratorios especializados. El procesado en la misma empresa es aconsejable en los siguientes casos:

- Cuando el usuario utiliza la información de forma activa y necesita consultar rápidamente esta información.

- Cuando el usuario no puede, por razones de seguridad, desprenderse de los documentos microfilmados.

- Cuando el usuario genera un gran volumen de microfilm.

3. MONTAJE DE LA PELÍCULA EN UN RECEPTÁCULO (Archivo de la diferente microfilmación)

A fin que los microfilm puedan manejarse con facilidad y pueda localizarse fácilmente la información contenida en ellos, el microfilm debe ser montado en un mecanismo adecuado. El tipo de mecanismo utilizado depende del sistema de microfilmación en el que vaya a utilizarse.

Existen dos categorías básicas:

Película plana : son las de 105 mm

Película en rollo. Son las de 16 mm

Las imágenes en microfilme se pueden conservar en diferentes formas

Cajetillas:

Receptáculos de plástico de 10 cm por lado y 2.5 mm de espesor, dentro de los cuales va un rollo de película procesada en 16 mm de ancho por 30.5 mm de largo. Se puede modificar fácilmente para localización automatizada de la microfilmación.

Fundas:

Microfilme de 16 mm en tiras, dentro de cubiertas de 10 cm x 15 cm con capacidad para 5 bandas (70 imágenes).

Portadores:

Una o más tiras de 30 cm de microfilme de 16 mm, dentro de portadores de plástico. Con esta micro forma, los datos se localizan rápidamente por medio de simples índices numéricos o alfabéticos.

Magazines:

El magazine protege la película de elementos externos y sobre todo, brinda un acceso más rápido; se enhebra automáticamente en el lector.

Los mecanismos o receptáculos para película en rollo pueden ser de los siguientes tipos:

Rollo:

Cintas de 16 mm y 35 mm, y usualmente, de 30.5 mm y 61 mm de longitud enrolladlos en carretes. Los registros de este tipo de micro forma primera se puede se puede localizar visualmente o por medio de una clave de identificación.

Casete:

La película se enrolla utilizando dos núcleos; puede sacarse del lector sin necesidad de rebobinarlo.

Cartucho y magazín:

La película está enrollada en un carrete situado en el interior de una caja plástica.

Los receptáculos para película plana pueden ser de los siguientes tipos:

Jacket:

O conocido funda transparente que trata de mirar transparentemente con uno o más canales que contienen la película de microfilm previamente cortada en tiras. Estos formatos van desde 7,6 cm x 12,7. Hasta 12,7 cm x 20,3 cm. Ofrece nitidez y facilidad para guardar registros médicos consecutivos, correspondencia e información que debe utilizarse con cierta frecuencia.

Microfichas:

Es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes estructuradas de forma de filas. Las de 10.2 cm x 15.2 cm contiene de 60 a 240 imágenes. Las microfichas son consultadas por medio de tiras de identificación visual se usa para simplificar y acceder la publicación de datos.

Tarjeta de Abertura:

Es una tarjeta (Parecida a una tarjeta IBM) que tiene una ventana en la que se monta el microfilm. Son cuadros de microfilme de 16 mm o 35, con una o más imágenes, montadas en tarjetas de ventanilla, las cuales pueden ser tarjetas de tabulación, tarjetas perforadas, o simplemente tarjetas de registro.

4. LOCALIZACIÓN Y LECTURA DE IMÁGENES (búsqueda de la información)

Seleccionar el formato deseado a partir de un grupo de microfilmas no es problema. Solo debe localizarse las letras en números de identificación de los magacines o rollos, los títulos de las microfichas o jackets transparente situadas en las cabeceras, o las etiquetas numeradas o escritas.

Para seleccionar una imagen entre siento o miles de ellas alojadas en el micro formato, se debe utilizar simple técnicas de codificación, a medidas que los documentos son microfilmados.

CRITERIOS EN RELACIÓN CON LA MICROFILMACIÓN

Cuando una identidad determina microfilmar sus documentos, libros, papeles y correspondencia en general debe analizar:

¿Qué es lo que sebe microfilmar?

¿qué se debe microfilmar y destruir una vez microfilmado?

¿qué se debe destruir sin microfilmar?

¿qué documentos se requieren su conservación original?

EN QUE CONSISTE LA PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA MICROFILMAR

Las hojas, páginas, fólder, folios y otras unidades de archivo mal colocadas, deben ser ubicados en el orden correcto y los documentos que no pertenezcan a las mismas deben ser removidos.

Todas las imperfecciones tales como mutilaciones, rasgaduras, manchas y omisiones que afecten la legalidad del documento deben ser reparadas en lo posible sin afectar la originalidad de este si se microfilman en cámaras rotativas documentos deben ser separados con citas transparentes de color mate. Las imperfecciones que no afectan ningún texto o lustraciones pueden ser ignoradas.

Si las páginas, documentos y otras unidades faltantes no pueden ser localizados, se debe microfilmar una tarjeta con el título “página faltante” o “documentos faltantes” (Tarjeta Flash) de 5 a 8 veces en fotogramas o imágenes consecutivas identificando cada documento y explicando su omisión, a fin de crear la apariencia de un “espacio en blanco”, ópticamente diferente.

Deben ser removidos todos los ganchos, clips y otros elementos extraños, este procedimiento es indispensable si se utiliza la microfilmadora rotativa, ya que tales elementos se atoran, rayan, dañan la microfilmadora y las agujas del vidrio. Se debe determinar el número de imágenes o documentos, que probablemente se puedan acomodar en el royo de la película.

QUE ES LA INDIZACIÓN DE ROLLOS DE PELÍCULA

Las películas de microfilm deben ser dispuestas, identificadas e indizadas de modo que los documentos ya sean de forma individual o en serie sea localizado fácilmente. Este proceso requiere trabajos previos en los que encontramos la filiación de manera consecutiva en cada documento. Las fechas extremas serán determinadas por el propio rollo; también se pueden emplear otros sistemas que resultan muy útiles al momentos de microfilmar tales como tarjetas flash, títulos guía, odómetro, contador de imágenes y marca de imágenes.

QUE ES LA INSPECCIÓN FINAL DEL DOCUMENTO

Antes de iniciar el proceso de microfilmación se debe realizar un chequeo final con el fin de verificar que los documentos se encuentren el perfecto orden, que

todas las tarjetas estén correctamente en su lugar y que los documentos estén listos para ser microfilmados.

INSTRUCCIONES PARA EL OPERADOR DE LA MICROFILMADORA

Después de la inspección final de los archivos, debe prepararse las instrucciones especiales que requiera el operario de la microfilmadora. Si el operario es experimentado o si el trabajo de microfilmación hace parte de una serie que ha estado en marcha durante algún tiempo, las instrucciones no necesitarían ser tan detalladas. Estas instrucciones deben contener información sobre formatos de filmación, anotaciones para índices, reducción, etc.