Guia 2 de Excel U.C.V.

Fundamentación

Microsoft Excel 2010 no es solamente una hoja de cálculo para

ingresar datos, construir fórmulas y/o funciones y obtener resultados; nos

ofrece una diversidad de herramientas para el análisis y gestión de los datos,

así como para la elaboración de gráficos estadísticos.

Esta Unidad proporciona información sobre los formatos condicionales

y su aplicación en el análisis de listas o cuadros de datos. También el

procedimiento para la elaboración de tipos de gráficos estadísticos, los

minigráficos, una herramienta nueva en Excel 2010, que permite mostrar en

una celda, un gráfico de una fila o columna de datos. Finalmente, los pasos a

realizar para llevar a cabo una impresión de la hoja de cálculo, según las

necesidades del usuario.

Capacidad

El participante al final de esta unidad estará en capacidad de analizar,

elaborar e imprimir cuadros de datos y gráficos estadísticos según necesidad

del usuario.

UNIDAD

UNIDAD

2 Guía Didáctica

P á g i n a | 2

Contenidos

1. Formato Condicional

o Formato condicional por valor de celda

o Resaltar reglas de celdas

o Reglas superiores e inferiores

o Barras de datos

o Conjunto de íconos

2. Gráficos Estadísticos

o Tipos de gráficos

o Creación de gráficos

o Modificar serie de gráficos

o Personalizar el origen de datos

o Personalización de la configuración y formatos de un gráfico

o Administración de ventanas de Excel: Paneles

3. Configuración de la Página

o Página, Márgenes

o Encabezado y pie de página

o Vista preliminar

o El modo de diseño de página

o Vista previa de salto de página

o Insertar saltos de página

o Imprimir

P á g i n a | 3

Actividades

Las actividades a desarrollar en la Unidad son:

Actividad 01: Analiza listas de datos utilizando diversos formatos

condicionales.

Actividad 02: Elabora y personaliza gráficos estadísticos teniendo en

cuenta el tipo de información registrada en la hoja de cálculo

Estrategias Metodológicas

Para desarrollar la presente unidad llevaremos a cabo dos tipos de

actividades:

1. Lectura Inicial de Contenidos, la realizaremos de manera ordenada,

presenta los aspectos teóricos. Si se presenta alguna duda se puede

realizar lecturas sobre puntos específicos en la sección de Material

Complementario o en las direcciones electrónicas de tus sílabos para esta

Unidad 2.

2. Actividades a Desarrollar, se encuentran en el apartado de Actividades,

donde constan: las consignas o indicaciones.

Recuerde que el Aula Virtual de la UCV, se empleará como medio de

comunicación entre el docente y los estudiantes, para efectos de mensajería

interna, foros, evaluaciones virtuales, acciones de tutoría académica y

comunicación de resultados de evaluación de los aprendizajes.

Evaluación

En esta Unidad Ud., será evaluado en:

1. Análisis de listas o cuadros de datos utilizando formatos condicionales en

forma correcta.

P á g i n a | 4

2. Elaboración de gráficos estadísticos aplicando formatos y estilos

apropiados.

Es importante que Ud., este en constante comunicación con su docente

Tutor, ya sea para informar de dificultades, avances de las tareas, etc.

Recuerde que será calificado de acuerdo a las rúbricas de evaluación de cada

actividad; por ejemplo: se le evaluará por la entrega oportuna de sus

actividades.

Material Complementario

A fin de ampliar y profundizar conocimientos te recomendamos las lecturas

que se encuentran en la sección de Material Complementario:

Material Complementario Unidad 02:Tips de gráficos e impresiones

Videos:

Formatos condicionales 01

Formatos condicionales 02

Gráficos estadísticos

Estructura de Contenidos:

1. FORMATO CONDICIONAL o Formato condicional por valor de celda

o Resaltar reglas de celdas

o Reglas superiores e inferiores

o Barras de datos

o Conjunto de íconos

2. GRÁFICOS ESTADÍSTICOS o Tipos de gráficos

o Creación de gráficos

o Modificar serie de gráficos

o Personalizar el origen de datos

o Personalización de la configuración y formatos de un gráfico

o Administración de ventanas de Excel: Paneles

3. CONFIGURACIÓN DE LA PÁGINA o Página, Márgenes

o Encabezado y pie de página

o Vista preliminar

o El modo de diseño de página

o Vista previa de salto de página

o Insertar saltos de página

o Imprimir

UNIDAD

2 Formato Condicional y Gráficos Estadísticos

P á g i n a | 6

Introducción

Estimado participante:

En esta Unidad aprenderá acerca del uso de los formatos condicionales,

elaboración de gráficos y configuración de la página.

El formato condicional es una de las muchas herramientas para analizar

datos, que proporciona Excel 2010. Usamos Formato condicional para aplicar

características de formato especial a determinadas celdas de la hoja de

cálculo, si se cumplen ciertas condiciones; Excel trae por defecto tipos de

formatos condicionales.

Veremos la importancia de representar los datos de la hoja de cálculo a través

de gráficos estadísticos, elaborando diferentes tipos de gráficos según la

necesidad del usuario.

Finalmente, prepararemos la hoja de cálculo para su respectiva impresión,

configurando sus propiedades. Te deseo éxitos en el desarrollo de esta

Unidad.

P á g i n a | 7

FORMATO CONDICIONAL

Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

¿Quién ha vendido más de 10,000 dólares este mes?

¿Qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en

año?

¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de

peores resultados de una determinada clase?

El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el

proceso de resaltar celdas o rangos de celdas, de destacar valores inusuales y

de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de

iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en

función de una condición (o criterio). Si la condición es verdadera, el rango de

celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de

celdas no tiene formato basado en dicha condición.

FORMATO CONDICIONAL POR VALOR DE CELDA

Excel 2010 ofrece los siguientes tipos de formato condicional:

Resaltar reglas de celdas

Reglas superiores e inferiores

Barras de datos

Escalas de color

Conjuntos de iconos

RESALTAR REGLAS DE CELDAS

Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de

celdas, se les aplica formato basándose en un operador de comparación. Por

ejemplo, en una hoja de cálculo de inventario clasificada por categorías, para

resaltar los productos con menos de 10 artículos disponibles en amarillo. O

1

2

P á g i n a | 8

bien, en una hoja de cálculo con volúmenes de ventas menores de 100,000

dólares o la región igual a "Sur".

Ejemplo 1: Identificar fechas, texto y números específicos en una lista de

productos

Se desea ver rápidamente las ventas realizadas el mes de Marzo, que

productos pertenecen al rubro de Bebidas o productos con menos de S/.

2,000 en ventas.

Regla de Formato

Condicional Formato

Rango

Mes de Marzo Relleno de celda de color

amarillo

A3:A32

Valor de celda contiene

“Bebidas”

Relleno de celda de color

verde

B3:B32

Valor de celda < 2000 Relleno de celda de color

rojo claro

C3:C32

P á g i n a | 9

Aplicar Formato 1

1º. Selecciona el rango A3:A32

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a Formato

condicional y haz clic en Resaltar reglas de celdas.

3º. Ahora, selecciona la opción Entre…

4º. En el siguiente cuadro de diálogo, ingrese las fechas 01/03/2012 y

31/03/2012. Y en el cuadro con, selecciona la opción formato

personalizado.

5º. A continuación, se mostrará un cuadro de diálogo, haz clic en la ficha

Relleno y selecciona el color amarillo de la paleta de colores.

P á g i n a | 10

Después de hacer clic en el botón Aceptar, el resultado será el

siguiente:

Aplicar Formato 2

1º. Selecciona el rango B3:B32

2º. En la ficha Inicio, en el grupo

Estilo, haz clic en la flecha junto

a Formato condicional y, a

continuación, haz clic en

Resaltar reglas de celdas.

3º. Selecciona la opción Texto que

contiene…

4º. En el siguiente cuadro de

diálogo, en el cuadro de texto de

P á g i n a | 11

la izquierda, escriba Bebidas (en este caso no es necesario ya que es el

primer producto de la lista)

5º. En el cuadro con, selecciona la opción formato personalizado y aplique

el color verde en la ficha Relleno.

El resultado es el siguiente:

Aplicar Formato 3

1º. Selecciona el rango C3:C32

P á g i n a | 12

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haz clic en la flecha junto a

Formato condicional y, a continuación, haz clic en Resaltar reglas de

celdas.

3º. Selecciona la opción Es menor que…

4º. En el siguiente cuadro de diálogo, en el cuadro de texto de la izquierda,

escribe 2000

5º. En el cuadro con, selecciona la opción Relleno rojo claro.

El resultado será el

siguiente:

P á g i n a | 13

REGLAS SUPERIORES E INFERIORES

Para buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según

un valor de corte que especifique. Por ejemplo, buscar los 5 productos más

vendidos en un informe regional, el 15% de los productos del final de una

encuesta al cliente o los 15 mejores sueldos de un análisis de personal de

departamento.

Ejemplo 2: Determinar quiénes son los dos mejores Vendedores

Aplicar Formato

1º. Selecciona el rango F4:F15

2º. En la ficha Inicio, en el grupo

Estilo, haz clic en la flecha

junto a Formato condicional

y, a continuación, haz clic en

Reglas superiores e

inferiores

3º. Selecciona la opción 10

superiores…

3

P á g i n a | 14

4º. En el cuadro de diálogo que aparece,

escribe el valor que desees utilizar, en

este caso 2

5º. En el cuadro de lista desplegable

Con, selecciona Formato

personalizado…

6º. Haz clic en la ficha Número y aplica

el siguiente formato personalizado:

7º. Haz clic en la ficha Fuente y elije el color rojo y Negrita

8º. Haz clic en la ficha Relleno y elije el color amarillo. Finalmente, haz clic

en Aceptar.

El resultado será

el siguiente:

P á g i n a | 15

Ejemplo 3: Determinar quiénes son los 3 peores Vendedores

Aplicar Formato

1º. Selecciona el rango F4:F15

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo,

haz clic en la flecha junto a Formato

condicional y, a continuación, haz clic

en Reglas superiores e inferiores

3º. Selecciona la opción 10 inferiores…

4º. En el cuadro de diálogo que se visualiza,


este caso 3.

5º. En el cuadro de lista desplegable Con,

selecciona Formato personalizado…

6º. Finalmente, haz clic en la ficha

Relleno y aplica el color naranja.


P á g i n a | 16

Ejemplo 4: Determinar quiénes son los 5 peores Vendedores durante las

cuatro semanas.

Aplicar Formato

1º. Selecciona el rango B4:E15

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo,

haz clic en la flecha junto a Formato

condicional y, a continuación, haz clic

en Reglas superiores e inferiores

3º. Selecciona la opción 10 inferiores…

4º. En el cuadro de diálogo que aparece,


este caso 5.

5º. En el cuadro de lista desplegable Con,

vamos a dejar el formato predeterminado.


Como observas, aplicar los formatos condicionales es muy fácil e incluso se aplican

varios formatos condicionales a mismo rango de celdas.

P á g i n a | 17

BARRA DE DATOS

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una

celda con relación a las demás. La longitud de la

barra de datos representa el valor de la celda. Una

barra más grande representa un valor más alto y

una barra más corta representa un valor más bajo.

Las barras de datos son útiles para encontrar

números más altos y más bajos especialmente con

grandes cantidades de datos, como las mayores y

menores ventas de juguetes en un informe de

ventas.

Ejemplo 5: Comparar la venta mensual de una lista de productos

Aplicar Formato

1º. Selecciona el rango C4:C18

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en la flecha junto a

Formato condicional

3º. Haz clic en Barras de datos y, a

continuación se muestran diferentes

colores de relleno: degradado y sólido, la

opción Más reglas para realizar otras

configuraciones. Selecciona un icono de

la barra de datos.

4

P á g i n a | 18

El resultado será el siguiente:

P á g i n a | 19

Si deseas que se visualice solo la barra, entonces en la columna D copia los

datos de la venta mensual, así:

4º. Ahora, selecciona D4:D18 y en Formato condicional Barra de datos,

selecciona la opción Más reglas…

5º. En la ventana que aparece, debes activar la casilla Mostrar sólo la

barra, debes seleccionar el tipo de relleno y color. Para este caso elegir

un relleno sólido y un color

rojo.

P á g i n a | 20

El resultado se muestra a la

derecha.

Para que se aprecie mejor el

cuadro, debes eliminar el

formato condicional aplicado a

la columna C.

BORRAR FORMATOS CONDICIONALES

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Hoja de cálculo

1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en

la flecha situada junto a Formato condicional y,

después, en Borrar reglas.

2. Haz clic en Borrar reglas en toda la hoja.

Rango de celdas

1. Selecciona el rango de celdas para la que desea borrar formatos

condicionales.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz

clic en la flecha situada junto a Formato

condicional y, después, en Borrar reglas.

3. Haz clic en Borrar reglas de las celdas

seleccionadas

5

P á g i n a | 21

Borrar algunos formatos condicionales de un rango de celdas

Si un rango de celdas contiene dos o más formatos

condicionales y se desea borrar uno o algunos de ellos,

hacer lo siguiente:

1º. Selecciona el rango de celdas para la que desea

borrar formatos condicionales.

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en

la flecha situada junto a Formato condicional y,

después, en Administrar de reglas.

3º. Selecciona la regla (formato condicional) y haz clic

en el botón Eliminar regla.

ESCALAS DE COLOR

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la

variación y la distribución de datos.

Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando

una gradación de dos colores. El tono de color representa los valores

superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo,

especifican que las celdas con el valor superior tengan un color más verde y

las celdas de valor inferior tengan un color más rojo.

Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando

una gradación de tres colores. El tono de color representa los valores

superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde,

amarillo y rojo, especifican que las celdas con el valor superior tengan un

color verde, las celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de

valor inferior tengan un color rojo.

Ejemplo 6: Aplicar el formato Escala de color a la columna Semana 4, del

cuadro de datos del ejemplo 4.

1º. Selecciona el rango E4:E15

6

P á g i n a | 22

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en la flecha situada junto

a Formato condicional.

3º. Selecciona la opción Escalas de color y elige una escala de color de las

que se muestran, por ejemplo

verde, amarillo y rojo.

Quedando así:

La celda que tiene el valor más alto tiene el color verde más oscuro, de

igual manera la celda que contiene el valor medio, tiene el color amarillo y

la celda que tiene el valor más bajo tiene el color más oscuro. Las otras celdas muestran colores degradados.

P á g i n a | 23

CONJUNTO DE ICONOS

Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco

categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango

de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde

hacia arriba representa valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla

representa valores medios y la flecha hacia abajo rojo representa valores más

bajos.

Ejemplo 7: Establecer el nivel de la Línea de Crédito de la lista de clientes.

Aplicar Formato

1º. Selecciona el rango B3:B19

2º. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haz clic en la flecha situada junto

a Formato condicional y, después, en Conjunto de íconos y, a

continuación, selecciona un conjunto de íconos, por ejemplo tres flechas

de colores.

7

P á g i n a | 24


Excel, en forma predeterminada establece intervalos para los valores altos,

medios y bajos respectivamente.

Definir los siguientes nuevos intervalos:

Valores altos : mayor o igual que 6000

Valores medios : entre 3000 y 6000

Valores bajos : menores que 3000

Si deseas cambiar los intervalos correspondientes a los valores altos, medios

y bajos, en la opción Formato condicional, selecciona Administrar reglas.

P á g i n a | 25

Selecciona el formato a editar y haz clic en el botón Editar regla. Finalmente,

defina los nuevos valores, como se muestra a continuación.


P á g i n a | 26

Ejemplo 8: Examinar las tendencias de beneficios mes a mes

P á g i n a | 27

En la celda C5, ingresa la fórmula =B5-B4 y cópialo hacia abajo. Aplica

formato Moneda a los datos numéricos.

A continuación, aplica Formato

condicional, Conjunto de íconos (3

flechas de color). El resultado debe

mostrarse como se muestra a la

derecha.

Luego, cambia los intervalos

correspondientes a los valores altos,

medios y bajos, en la opción Formato

condicional, selecciona Administrar

reglas.

Edite la regla y coloca los siguientes

valores:

El resultado debe quedar así:

Recuerda: 1. Cambia el tipo a Número 2. Ingresa los valores 3. Cambia el operador de comparación (para este ejemplo)

P á g i n a | 28

Importante:

¡MUY BIEN!: Lo has logrado, pero debemos practicar más,

recuerda la práctica nos hace diestros.

Visualiza los siguientes videos para complementar tus

conocimientos: Formato condicional 01 (ver carpeta Videos)

Formato condicional 02 (ver carpeta (Videos)

!

Las flechas de color verde indican que en ese mes hubo un incremento de las ventas en relación al mes anterior, las flechas de color amarillo indican que no hubo variación, es decir se obtuvo la misma venta del mes anterior, y las flechas de color rojo indican que en ese mes las ventas disminuyeron en relación al mes anterior.

P á g i n a | 29

DEFINICIÓN DE GRÁFICOS ESTADÍSTICOS Un gráfico es una representación visual de los datos de una hoja de cálculo a

través de figuras o líneas que permiten un análisis e interpretación más

sencilla e inmediata.

TIPOS DE GRÁFICOS

El tipo de gráfico dependerá de los datos a graficarse. Los tipos más utilizados

son de: columnas, líneas, circular, barras, áreas, dispersión, entre otros. A

continuación se mencionan:

a) Gráfico de Columnas

El gráfico de columnas es muy utilizado, ilustra comparaciones entre

elementos.

b) Gráfico de Líneas

El gráfico de líneas se

utiliza para mostrar

tendencias en el

tiempo.

8

9

P á g i n a | 30

c) Gráfico Circular

Los gráficos circulares

muestran el tamaño

proporcional de los elementos

que conforman una serie de

datos, en función de la suma

de los elementos o total.

d) Gráfico de barras

Un gráfico de barras ilustra

comparaciones entre

elementos individuales.

e) Gráficos de Dispersión

También conocido como

gráfico XY. Este tipo de

gráfico muestra la relación

entre los valores numéricos

de varias series de datos.

P á g i n a | 31

ELEMENTOS DE LOS GRÁFICOS

Un gráfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de

forma predeterminada y otros se agregan según las necesidades.

A continuación los mencionamos:

1. Área del gráfico

2. Área de trazado

3. Serie de datos

4. Ejes horizontal y vertical

5. Leyenda del gráfico

6. Título del eje y del gráfico

7. Etiqueta de datos

CREACIÓN DE GRÁFICOS

Gráfico 1: Se desea crear un gráfico tipo columna que represente la

comparación entre las ventas realizadas por 6 vendedores en los primeros 3

meses del año. A continuación se adjunta la tabla con los datos.

10

11

P á g i n a | 32

Solución:

Selecciona los datos que

desea representar: A2:D8.

Como se muestra a la

derecha.

Ahora, haz clic en la ficha Insertar

y selecciona el tipo y subtipo de

gráfico a usar, para este caso

Columna y Columna Agrupada.

Ahora, ya tenemos creado el

gráfico, pero debe cambiar su

ubicación.

P á g i n a | 33

CAMBIAR LA UBICACIÓN DEL GRÁFICO

Forma 1: Para mover el gráfico a

otra ubicación dentro de la misma

hoja, arrastra desde el borde

celeste del gráfico hasta la

nueva posición en la hoja de

cálculo. Por ejemplo: A10.

Forma 2: Si el gráfico será desplazado a otra hoja de cálculo, usa la ficha

Diseño de las herramientas de gráfico y elije el botón Mover gráfico. En

esta ventana se elige la opción: si desea moverlo a otra hoja o dentro de la

misma hoja

como un

objeto.

Importante:

YA LO HICISTE, MUY BIEN pero ahora debes cambiar el

tamaño del gráfico, hasta encontrar el adecuado.

!

12

P á g i n a | 34

CAMBIAR TAMAÑO DE UN GRÁFICO

1. Selecciona el gráfico a modificar el tamaño (haz clic en el borde celeste del

gráfico).

2. Arrastra desde uno de los nodos punteados que tiene el borde del

gráfico.

3. El resultado se muestra a continuación, observa la forma del puntero.

EDICIÓN DE GRÁFICOS

En ocasiones se nos pide personalizar los gráficos, si queremos cambiar el

tipo de gráfico actual o queremos mostrar los datos en el mismo gráfico o

colocar una imagen de fondo en el gráfico (como el logo de la empresa) entre

otras configuraciones.

Para eliminar un

gráfico de la

hoja de cálculo,

debes primero

seleccionarlo y a

continuación

pulsar SUPR.

13

14

P á g i n a | 35

¿Cómo editamos un gráfico?

Para editar los gráficos tendremos que hacer uso de las fichas contextuales

(Diseño, Presentación y Formato) de las Herramientas de gráficos.

HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS

a) Ficha Diseño: Te ayudará a cambiar el estilo del gráfico: diseños y estilos

de gráficos, podrás cambiar de tipo y/o subtipo de gráfico y hasta mover

gráficos de una hoja a otra.

b) Ficha Presentación: Aquí podrás insertar formas a mostrar los datos de

las etiquetas, a manipular las diferentes opciones de los ejes.

Recuerda que estas fichas se muestran en la Cinta de Opciones, cuando seleccionas al

gráfico.

Cambiar

Tipo de

Gráfico

Diseños de Gráfico Estilos de Gráfico Mover

Gráfico

Insertar

Objetos Insertar

Etiquetas al

Gráfico

Opciones

del Eje

15

P á g i n a | 36

c) Ficha Formato: Aquí podrás mejorar los estilos de las formas que

nosotros empleemos en nuestros gráficos, se podrán colocar efectos,

estilos, alineaciones.

Cambiaremos el diseño de nuestro gráfico

En la ficha Diseño de Herramientas de Gráficos, haz clic en el

Diseño 3 del grupo Diseños de Gráfico. A continuación se muestra la

siguiente pantalla.


Aplicar Estilos de

Forma Aplicar Estilos de

WordArt

P á g i n a | 37

Ahora, Cambiaremos el Título del gráfico:

o Haz clic en el título del gráfico y cambia el Titulo gráfico por el

de Ventas.

También aplicaremos un estilo al gráfico: Estilo 42.

Observa el resultado:

P á g i n a | 38

Ahora Cambiaremos el tipo de gráfico

o En el grupo Tipo, selecciona el botón Cambiar tipo de

gráfico, y elige el subtipo Columna apilada.

o Observemos el resultado:

Ahora mostraremos las etiquetas de datos de cada columna del

gráfico

o En la ficha Presentación, selecciona el botón Etiqueta de

datos del grupo Etiquetas, y elige la opción adecuada:

Base inferior.

Nota: También se usa: Más opciones de la etiqueta de

datos.

P á g i n a | 39

o El resultado será:

Ahora Cambiaremos la ubicación de la leyenda en el gráfico

o En la ficha Presentación, selecciona el botón Leyenda del

grupo Etiquetas, y elige la opción adecuada: Mostrar

leyenda a la derecha.

El resultado será:

P á g i n a | 40

Ahora asignaremos una etiqueta a los ejes del gráfico

o En la ficha Presentación, selecciona el botón Rótulos del

eje del grupo Etiquetas, y elige la opción adecuada: Título

de eje vertical primario/Titulo girado.


Ahora Cambiaremos la escala del eje de valores del gráfico

o Haz clic en uno de los valores

o En la ficha Presentación, selecciona el botón Aplicar

formato a la selección del grupo Selección actual, y haz

tus cambios: Mínima=0, Máxima=250, Unidad mayor=25.

El resultado será:

P á g i n a | 41

Ahora, cambiaremos el relleno de fondo del gráfico

o En la ficha Formato, selecciona el botón Relleno de forma

del grupo Estilos de forma, y elige la opción adecuada:

Imagen a continuación localiza su imagen de fondo.


P á g i n a | 42

Importante:

¡FELICITACIONES!: Has creado tú gráfico y personalizado

según tu criterio. Este mismo proceso se realiza para cualquier

tipo de gráfico. Sigue practicando hasta dominar el tema.

Gráfico 2: Ingresa los siguientes datos y elabora un gráfico de columnas

1. Selecciona el rango B3:D7

2. De la ficha Insertar, selecciona el gráfico tipo Columnas y como

subtipo elige Columna agrupada 3D. El resultado es el siguiente:

3. Selecciona las leyendas que se muestran a lado derecho y elimínala.

!

P á g i n a | 43

4. De la ficha Presentación, selecciona la opción Tabla de datos. Elige

la opción Mostrar la tabla de datos con clave de leyendas.

5. Luego, coloca título y rótulo en el eje vertical, para mostrase así:

Gráfico 3: Ingresa los siguientes datos y elabora un gráfico circular.

1. Selecciona el rango A2:B4

2. De la ficha Insertar, selecciona el gráfico tipo

Circular y como subtipo elige Circular.

P á g i n a | 44

3. Cambia el título y elimina las

leyendas.

4. De la ficha Presentación, selecciona

la opción Etiqueta de datos. Luego

selecciona la última opción Más

opciones de la etiqueta de datos.

Mostrará la siguiente ventana:

5. Activa las casillas Nombre de categoría y Porcentaje y selecciona el

botón de opción Extremo interno, para que las etiquetas de datos se

muestren en el interior de cada sector. Desactiva la casilla Valor.

6. Haz clic en el botón Cerrar

El resultado, ahora, será el siguiente:

P á g i n a | 45

7. Ahora, haz clic sobre el gráfico circular, en cualquiera de los sectores y

arrastra un poquito hacia afuera.

8. Haz clic en el sector Mujer, otro clic en el mismo sector, esto es para

seleccionar solo ese sector y aplique un color de relleno rojo, esto se

hace en la ficha Formato, opción Relleno de forma (su ícono es un

balde de pintura). Después, haz clic en el sector Hombre y aplique un

color de relleno verde.

9. Finalmente, selecciona solamente la etiqueta Mujer 37% y arrástralo

hacia afuera. Aplica Negrita a las etiquetas de datos y color de relleno

al fondo o área del gráfico.

El resultado final, es el siguiente:

Gráfico 4: Ingresa los siguientes datos y elabora un gráfico de barras.

P á g i n a | 46

1. Selecciona los rangos A1:A9 y C1:C9 a graficar.

2. De la ficha Insertar, selecciona el gráfico tipo Barra y como subtipo

elige Barra agrupada (la primera opción)

El resultado será así:

3. Elimina las leyendas y modifique el título.

4. De la ficha Presentación, selecciona la opción Etiqueta de datos.

Luego selecciona la última opción Extremo externo.


5. Selecciona cada barra en forma individual (clic en una de las barras,

otro clic en la misma barra) y cambia el color de relleno, como se

muestra debajo.

P á g i n a | 47

6. Para cambiar el estilo de las líneas de división verticales. Haz clic en

una las líneas verticales y se seleccionarán todas. En la ficha Formato,

selecciona el comando Contorno de forma (su ícono es un lápiz), elija

Guiones.

Gráfico 5: Ingresa los siguientes datos y elabora

un gráfico de líneas para ilustrar la evolución de

la inflación anual del Perú durante los años 2000

hasta el 2010.

1. Selecciona los rangos A3:B14 a graficar.

Para que un gráfico se muestre de la mejor forma, hay que aplicar los diferentes formatos, diseños y estilos que ofrece Excel 2010. Incluso debemos tener en cuenta el tamaño de las fuentes. Esto lo se controla desde la ficha Inicio.

P á g i n a | 48

2. De la ficha Insertar, selecciona el

gráfico tipo Línea y como subtipo

elige Líneas (la primera opción)

A continuación se mostrará el

siguiente gráfico:

Como observas, el

gráfico no representa

lo que se desea

ilustrar, debido a que

los datos de la columna

años son numéricos y

Excel los considera

como una serie más y

por lo tanto lo grafica,

es por eso que se

aprecian dos series de datos: Año e Inflación.

Para evitar esta confusión, debemos borrar el encabezado Años, de

esta forma, Excel, considerará los valores 2000, 2001,…,2010 como

etiquetas y no como una serie más.

3. Elimina el gráfico mostrado anteriormente y repita los pasos 1 y 2.

Ahora, observa el resultado:

P á g i n a | 49

4. Después de obtener el gráfico, vuelve a colocar el encabezado Años.

5. Elimina las leyendas y modifica el título. Además, coloca etiquetas de

datos.

6. De la ficha Presentación, selecciona el comando Etiquetas de datos

y selecciona Encima.

También, configura los valores del eje vertical para que muestre una

separación o intervalo de 2% y no de uno en uno.

7. Haz clic derecho en los valores del eje vertical y selecciona dar formato

al eje. De la ventana que aparece, elige lo siguiente:

P á g i n a | 50

El resultado final es:

Gráfico 6: Ingresa los siguientes datos y elabora un gráfico de columnas.

1. Selecciona los rangos A3:C6 a graficar.

2. De la ficha Insertar, selecciona el gráfico tipo Columna y como

subtipo elige Columna agrupada (la primera opción). El resultado se

muestra a continuación:

Como observas, solo se muestra una serie de datos, que corresponde

al Importe de ventas. La serie de datos que corresponde a N° de casas

P á g i n a | 51

vendidas no se

aprecia debido

a que los

valores son

muy pequeños

en relación a la

otra serie.

En estos casos,

es necesario llevar una de las series a un eje vertical secundario.

3. Haz clic derecho sobre cualquier columna de color rojo, y selecciona la

opción Dar formato a serie de datos. Se visualiza la siguiente

v

e

n

t

a

n

a

:

4. Selecciona el botón Eje secundario y luego haz clic en el botón

Cerrar. El resultado será el siguiente:

P á g i n a | 52

5. Ahora, de la ficha Diseño, elige el comando Cambiar tipo de gráfico,

selecciona el tipo de gráfico Línea y elige el subtipo Líneas con

marcadores.

Mostrando el siguiente resultado:

P á g i n a | 53

6. Finalmente, coloca la leyenda en la parte inferior, coloca un título y

rótulos en los ejes, los valores del eje vertical primario deben

mostrarse con intervalo de 3 y color de relleno según su criterio. El

gráfico debe mostrarse de la siguiente manera:

P á g i n a | 54

CREACIÓN DE MINIGRÁFICOS O SPARKLINES:

Está es una nueva característica que incluye Excel 2010 los sparklines son

gráficas de barras y líneas ocupan una sola celda, y representan una hilera o

columna de datos numéricos, esta gráfica permite con un solo golpe de vista

tener el comportamiento de alguna serie de cifras.

Ejemplo: Se tiene el reporte de ventas mensuales por zona. Se desea crear

gráficos para cada una de las zonas.

Procedimiento:

Selecciona la celda en donde quieres incluir el gráfico. Por ejemplo: F4

Haz clic en la Ficha Insertar y en el grupo Minigráficos,

selecciona el tipo de gráfico que deseas insertar, para este

caso, selecciona el tipo Línea.

Se abrirá un cuadro de dialogo en el que debes seleccionar el rango de

celdas a graficar. Para este caso, selecciona el rango B4:E4

16

P á g i n a | 55

Haz clic en el botón Aceptar.

Observa los resultados.

Ahora, procede a copiar el minigráfico hacia las celdas F5 y F6. El

resultado será el siguiente:

P á g i n a | 56

Sigue los mismos pasos, para hacer minigráficos de columnas, en las celdas

G4 hasta G6. El resultado debe ser el siguiente:

Si deseas mostrar marcadores a los minigráficos de

líneas, selecciona el rango F4:F6. En la ficha Diseño,

en el grupo Mostrar, activa la casilla Marcadores.

Si deseas identificar los valores más altos y más bajos en los minigráficos,

selecciona el rango F4:G6.

En la ficha Diseño, en el grupo Estilos, haz clic en la

opción Color de marcador.

Selecciona Punto alto y asigna un color verde.

Selecciona Punto bajo y asigne un color rojo.

El resultado final debe quedar así:

Visualiza los siguientes videos para complementar tus conocimientos: Gráficos estadísticos (ver carpeta videos)

P á g i n a | 57

CONFIGURACIÓN DE LA PÁGINA

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2010 permite modificar factores

que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación,

encabezados y pies de página, tamaño del papel, entre otras.

En la ficha Diseño de Página encontramos las siguientes opciones:

Márgenes: Permite controlar los márgenes superior, inferior,

izquierdo y derecho de las hojas.

Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, ingresa a la ventana Configurar página a través del Inicializador del cuadro de dialogo.

17

P á g i n a | 58

Orientación: Determina si la hoja se visualiza e imprime

verticalmente o de forma horizontal.

Tamaño: Determina, a través de la lista desplegable, el tamaño

adecuado para la hoja. En la actualidad el tamaño A4 es un estándar

para los diversos documentos.

Área de Impresión: Define un área específica de la hoja para

imprimirla.

Saltos: Especifica el inicio de una nueva página. El salto de página se

inserta encima y a la izquierda de la selección.

Fondo: Permite establecer una imagen de fondo en la hoja.

Imprimir Títulos: Especifica las filas y columnas que se repetirán en

cada en cada página impresa.

DEFINICIÓN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA

Un encabezado es una línea o un bloque de texto impreso en la parte superior

de cada página. Un pie de página es una línea o bloque de texto impreso en la

parte inferior de cada página.

Para poder crear un encabezado y pie de página realiza lo siguiente:

Procedimiento:

1. Selecciona la Ficha Diseño de Página.

2. Haz clic en el inicializador de cuadro de diálogo.

3. En la ventana que se muestra a continuación, selecciona la ficha

Encabezado y pie de página.

18

P á g i n a | 59

4. Excel incluye encabezados y pies de página predefinidos, para usarlos

selecciona de las listas desplegables. Caso contrario, selecciona

Personalizar encabezado o Personalizar pie de página según sea

el caso.

5. A continuación, se mostrará una ventana, la cual contiene tres

secciones: Izquierda, centro y derecha. En cada una de ellas, puedes

escribir texto o insertar fecha, hora, número de página, etc.

Para el encabezado, ingresa lo siguiente:

P á g i n a | 60

En la parte superior de las secciones, se presentan algunos botones los cuales

se explican a continuación:

VISTA PRELIMINAR

La vista preliminar permite ver los saltos de página, márgenes y el formato de

la hoja antes de imprimir. Se accede a la vista preliminar de la siguiente

manera:

a) Selecciona el botón vista preliminar de la barra de herramientas de

acceso rápido. El cual se muestra a continuación.

b) Selecciona la ficha Archivo, la cual permitirá mostrar la vista Backstage, a

continuación selecciona Imprimir.

Las principales opciones se mencionan a continuación:

Imprimir Copias: Indica el número copias a imprimir.

Impresora: Desde esta opción, selecciona la impresora a utilizar.

En la sección de Configuración se tiene:

Aplica Formato al

Texto

Inserta Fecha y

Hora

Inserta Número de Página Inserta Ruta, Nombre del archivo y

Nombre de la hoja

Insertar Imagen y aplicar

formatos

Vista Previa de Impresión

19

P á g i n a | 61

o Imprimir hojas activas: Permite indicar las hojas a imprimir

como (hojas activas, todo el libro o selección).

o Imprimir a una cara:

o Intercaladas: Indica el orden de las hojas a imprimir.

o Orientación: Establece la orientación si es vertical y

horizontal.

o Tamaño: Especifica el tamaño del papel.

o Márgenes: Establece desde aquí los márgenes.

o Escala: Indica la escala respectiva.

Encabezado

Pie de

Página

P á g i n a | 62

VISTA DISEÑO DE PÁGINA

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, encontramos varias opciones

que permiten ver el libro de diferentes formas. La vista del libro por defecto en Normal.

La vista Diseño de página muestra el documento tal y como aparecerá en la

página impresa.

Utiliza esta vista para ver dónde empiezan y acaban las páginas y para ver los

encabezados y pies de página de la página.

La vista Ver salto de Página muestra una vista preliminar donde se

interrumpen las páginas al imprimir el documento.

20

P á g i n a | 63

Práctica Desarrollada

TEMA:

Creación de Gráficos Estadísticos

Se tiene la lista de censos de egresados en Derecho de la región Lima desde 1980 hasta

el 2010.

Debido a que la primera columna contiene valores años en que se realizaron

los censos, conviene usar un gráfico tipo XY de dispersión.

Procedimiento:

1. Seleccione los datos que desea representar, seleccione el rango

B2:C9.

2. Haga clic en la Ficha Insertar, en el grupo Gráficos encontrará

diversos gráficos disponibles.

3. Haga clic en gráfico tipo: Dispersión con líneas suavizadas.

4. Una vez terminado el gráfico hacer clic derecho sobre la curva y dar

clic sobre la opción Agregar línea de tendencia en la opción tipo

de tendencia Lineal.

P á g i n a | 64

5. Observe el resultado:

En la Práctica que se muestra a continuación, se tiene una lista de Abogados y los casos

judiciales que estos han llevado o están llevando, como se detalla a continuación:

Se desea tener gráficos para cada abogado y ver cómo van los casos

judiciales.

Procedimiento:

1. Seleccione el rango E5:E11.

2. Haga clic en la Ficha Insertar, en el grupo Minigráficos

haga clic en Columna.

3. En el siguiente cuadro de dialogo seleccione el rango de

datos para tomar en cuenta para el minigráfico en este caso sería de

B5:D11.

P á g i n a | 65

4. Haga clic en el botón Aceptar.

5. En la Ficha Diseño de Herramientas para Minigráficos, ubícate en el

grupo Estilo y haga clic en el Estilo para minigráfico Oscuro #1.

6. Y en el grupo Mostrar seleccione Punto Alto.

7. Observe los resultados.

P á g i n a | 66

AUTOEVALUACIÓN:

Ahora demuestra lo aprendido:

1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con “X”: V F

a. Los gráficos, se pueden insertar en cual hoja de un libro ( ) ( )

b. En un gráfico se puede modificar su origen de datos ( ) ( )

c. El fondo de un gráfico puede ser una imagen ( ) ( )

2. Forma parte de la ficha DISEÑO en la herramienta de gráfico:

a. Título de grafico

b. Rótulo del eje

c. Leyenda

d. Seleccionar datos

3. En un gráfico se representar el valor porcentual graficado, a partir

de:

a. Rótulos del eje

b. Aplicar forma a la selección

c. Etiqueta de valor

d. Etiqueta de datos

Bibliografía Walkenbach, J. (2008). La biblia de Excel 2007. España: Editorial AMAYA MULTIMEDIA.

P á g i n a | 67

Práctica de Reforzamiento

Con la presente práctica, el alumno podrá reforzar sus conocimientos en el

análisis de la información utilizando formatos condicionales y en la creación e

interpretación de la información mediante los gráficos estadísticos.

ACTIVIDAD 01: FORMATOS CONDICIONALES

A. CASO 01: RESALTAR REGLAS DE CELDAS

Ejercicio:

Dado el cuadro de datos adjunto, aplicar los siguientes formatos

condicionales:

Resaltar con relleno de color verde todas las ventas superiores a 8000

Resaltar con relleno de color amarillo todos los productos del rubro

Audio.

CONSIGNA:

1) Aplicando formato condicional a las Ventas superiores a 8000.

Seleccionar el rango de celdas donde se condicionará el

formato. Para nuestro caso, C3:C32

Aplique el formato condicional: “Resaltar reglas de celdas” ,

establezca la condición “Es mayor que”, e ingrese 8000 y

elija el formato “Color de relleno verde”

2) Aplicando formato condicional a los productos del rubro Audio.


formato. Para nuestro caso, B3:B32

UNIDAD

2 Actividad de Aprendizaje

P á g i n a | 68

Aplique el formato condicional: “Resaltar reglas de celdas”,

establezca la condición “Es igual a”, ingrese AUDIO y elija

el formato “Color de relleno amarillo”.

B. CASO 02: REGLAS SUPERIORES E INFERIORES

Ejercicio:


condicionales:

Aplicar relleno de color celeste las 3 ventas más altas realizadas en

la semana 1

Aplicar con relleno de color anaranjado las 4 ventas más bajas

realizadas en la semana 2

CONSIGNA:

1. Aplicando formato condicional a las 3 Ventas más altas de la

semana 1.



Aplique el formato condicional: “Reglas superiores e

inferiores”, establezca la condición “10 superiores”,

especifique el valor solicitado: 3 y elija el formato “Color de

relleno celeste”.

2. Aplicando formato condicional a las 4 Ventas más bajas de la

semana 2.


formato. Para nuestro caso, C4:C15

Aplique el formato condicional: “Reglas superiores e

inferiores”, establezca la condición “10 inferiores”,

especifique el valor solicitado: 4 y elija el formato “Color de

relleno anaranjado”.

P á g i n a | 69

C. CASO 03: CONJUNTO DE ICONOS

Ejercicio:


condicionales:

A las calificaciones de la columna B, aplica el formato condicional

Conjunto de íconos (3 banderas)

Configure los valores de la siguiente manera:

Valores altos >=17

Valores medios >=12

Valores bajos El resto

CONSIGNA:

1. Aplicando formato condicional a las CALIFICACIONES



Aplique el formato condicional: “Conjunto de iconos”, elija el

tipo de icono a aplicar (3 banderas).

Vuelva a ingresar a formato condicional y elija la opción

“Administrar reglas” y personalice la escala de valores altos

(>=17), medios (>=12) y bajos; según lo solicitado.

RUBRICA DE EVALUACIÓN

CRITERIOS Deficiente

(0) Regular

(2) Bueno

(4)

CASO 01: Crea aplicaciones usando formatos condicionales.

No crea nada.

Usa formatos condicionales predeterminados,

pero sin personalizar criterios.

Usa correctamente formatos condicionales con criterios predeterminados y

personalizados.

CASO 02: Crea aplicaciones usando formatos condicionales.

No crea nada.

Usa formatos condicionales predeterminados, pero sin personalizar

criterios.

Usa correctamente formatos condicionales con criterios predeterminados y personalizados.

CASO 03:

Crea aplicaciones usando formatos condicionales.

No crea nada.

Usa formatos condicionales

predeterminados, pero sin personalizar

criterios.

Usa correctamente formatos condicionales con criterios

predeterminados y personalizados.

TOTAL ACTIVIDAD 1 0 puntos 06 puntos 12 puntos

P á g i n a | 70

ACTIVIDAD 02: GRAFICOS ESTADISTICOS

A. CASO 01: GRAFICO DE BARRAS

Ejercicio:

Elabora un gráfico de barras para ilustrar los datos de Delincuencia común

correspondiente al primer trimestre del año 2012, de la región La Libertad.

Nota: La solución del gráfico se encuentra en la hoja Gráficos.

CONSIGNA: 1) Seleccione el rango de datos a graficar. Para nuestro caso

A10:B20.

2) Ahora seleccione el tipo y subtipo de grafico (en la ficha Insertar,

grupo Gráficos). Para nuestro ejemplo, tipo: “Barras” y subtipo:

“barra agrupada” 2D

3) Editar el grafico que acabas de crear:

Selecciona el grafico creado y en la ficha Presentación elije:

o Titulo del grafico->Encima del grafico y escribe

DELENCUENCIA COMUN-1er TRIMESTRE 2012. Pulsa Enter.

o Rótulos del eje: Titulo del eje vertical primario->Titulo

girado y escriba “Tipo de delincuencia”

o Leyenda: Ninguno

o Etiqueta de datos: Extremo externo

En la ficha Formato:

o Selecciona una de las barras graficadas (intervenidos) y

elije un color de relleno (amarillo) y contorno (negro).

Repite el proceso para otras barras.

o Selecciona el área del grafico (fondo blanco) y asígnale un

color de relleno (celeste).

4) Regula el tamaño y ubicación de tu grafico.

P á g i n a | 71

RUBRICA DE EVALUACIÓN

CRITERIOS Deficiente

(0) Regular

(3.5) Bueno

(7)

CASO 01: Crea, edita e interpreta gráficos estadísticos.

No crea nada.

Elabora gráficos estadísticos pero no edita y/o interpreta el resultado

obtenido.

Elabora e interpreta gráficos estadísticos aplicando diseños, estilos y formatos.

TOTAL ACTIVIDAD 2 0 puntos 3.5 puntos 7 puntos

PUNTUALIDAD UNIDAD 02 1 punto

http://www.ucv.edu.pe/cis/

[email protected]

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