Guia Administracion UCE

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

MODALIDAD A DISTANCIA

CARRERA:

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

EJE DE FORMACIN: PROFESIONAL

ASIGNATURA: ADMINISTRACIN II

CDIGO: 5.59.09.03 ADMINISTRACIN

5. AE 2.1.5

NMERO DE CRDITOS: 6

NIVEL: SEGUNDO

SEMESTRE: ABRIL SEPTIEMBRE 2015

TUTORES: MCS. BAYAS JUAN

ING. FLORES ROCO

ING. LOPEZ DOLLY

MCS. RODRGUEZ HENRY

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Administracin II MODALIDAD A DISTANCIA

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OBJETIVOS GENERALES

Al finalizar el estudio de la presente asignatura, el estudiante estar en capacidad de:

Definir el proceso administrativo formado por las cuatro funciones administrativas bsicas y el tipo de

actividad administrativa asociada a cada una de ellas.

Conocer los conceptos e importancia de la planificacin, organizacin, direccin y control y sus

estrategias administrativas.

Establecer parmetros para fijar los objetivos que debe tener una organizacin.

Ofrecer las habilidades y los lineamientos en un marco de referencia fundamental de la ciencia

administrativa, sustentado en los fundamentos terico-prcticos que orientan el accionar de los

administradores en la actualidad.

Entender el proceso administrativo y su aplicacin a las organizaciones sobre la base de comportamientos

y liderazgo.

Describir las habilidades tcnicas, humanas y conceptuales y su importancia para los administradores y

otros profesionales.

Describir las caractersticas del xito administrativo y los asuntos relacionados con el futuro de la

organizacin.

Estudiar la administracin no solo desde el punto de vista de la alta gerencia, sino desde un punto ms

amplio.

Sintetizar cada uno los elementos que pertenecen a la gestin empresarial, mediantela correcta

comprensin de los subsistemas que conllevan a la formacin de la empresa.


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IMPORTANCIA DE LA ASIGNATURA

La importancia principal de la asignatura de Administracin, es que para llevar al xito a la organizacin y

alcanzar sus objetivos y tambin al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes

o administradores. Si los gerentes o administradores realizan debidamente su trabajo, es probable que la

organizacin alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeo Gerencial se mide de acuerdo al

grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una estructura

organizacional que la diferencia de otras organizaciones. Idalberto Chiavenato en su libro Fundamentos de

Administracin, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera.

Grfico No. 1.2. Estructura del Proceso Administrativo

Fuente: Idalberto Chiavenato. Fundamentos de Administracin

Las funciones del administrador, como un proceso sistemtico, se entienden de la siguiente manera:

El desempeo de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuacin:

Grfico No. 1.4. El ciclo administrativo


El proceso administrativo no solo conforma una secuencia cclica, sino que sus funciones se encuentran

relacionadas en una interaccin dinmica. Por lo tanto, el Proceso Administrativo es cclico, dinmico e

interactivo, como se muestra en el siguiente grfico en el cual se puede apreciar la interrelacin de todas sus

partes.


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Grfico No. 1.5. El Proceso Administrativo


Las funciones administrativas en un enfoque sistmico conforman el proceso administrativo, segn lo indicado

tambin en el libro Administracin, una perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weirich.1 An

hace muchas dcadas, Henry Fayol sealaba que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones

polticas, religiosas, filantrpicas y militares.

Cuando se consideran aisladamente las funciones de Planificacin, Organizacin, Direccin y Control, son solo

funciones administrativas. Sin embargo, cuando se consideran estas funciones en un enfoque global de

interaccin para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo, segn coinciden varios estudiosos sobre

el tema.

A continuacin se presenta un breve resumen del contenido de cada una de las cuatro funciones.

Grfico No. 1.6. Contenido del Proceso Administrativo

1 KOONTZ, Harold y WEIRICH, Heinz. ADMINISTRACIN. UNA PERSPECTIVA GLOBAL, Dcima segunda edicin. Editorial Mc Graw - Hill, Mxico DF., 2004.


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Fuente: Harold Koontz. Administracin. Una perspectiva global.

Jerarqua de los niveles organizacionales

Un aspecto es aquel que se relaciona con el tipo de funciones que se cumplen a lo largo del Proceso

Administrativo; otro aspecto diferente es dnde y cmo se cumplen. Ello se refiere a los niveles

organizacionales en los cuales se desarrollan las diferentes funciones. En este sentido, no ser lo mismo

planificar en un nivel directivo que planificar en un nivel operativo. All radica la diferencia respecto a la

aplicacin del Proceso Administrativo, segn el nivel que corresponda. Los niveles organizaciones son los

grados, categoras o instancias jerrquicas dentro de una misma organizacin. Se pueden determinar

bsicamente tres tipos de niveles organizacionales:

Nivel institucional: alta direccin, gerencia superior.

Nivel intermedio: gerencias, mandos medios.

Nivel operacional: supervisiones, coordinaciones.

En funcin de los niveles organizacionales se presentan los diferentes factores o variables propios de cada una de

las funciones administrativas: tiempo, alcance, contenido, ejecutores, entre otros. Estos factores van a variar

dependiendo del tipo de funcin y del nivel organizacional en el que se apliquen. Por ejemplo, respecto al

tiempo, en el nivel institucional se tomar en cuenta el largo plazo, mientras que en el nivel intermedio el plazo

ser mediano y en el nivel operacional, se hablar de corto plazo.

Una vez explicada la jerarqua de niveles organizacionales y los diferentes factores o variables, ahora es

necesario vincularlos con la aplicacin de las cuatro funciones bsicas del Proceso Administrativo, lo cual se

presenta a travs del siguiente grfico:

Grfico No. 1.7. Funciones del Proceso Administrativo y niveles organizacionales

1. PLANIFICACIN 2. ORGANIZACIN 3. DIRECCIN 4. CONTROL

Definir objetivos y cursos

de accin

Destinar e integrar

recursosInfluir, guiar la accin

Verificar el cumplimiento

de objetivos

NIVEL

ORGANIZACIONAL TIEMPO ALCANCE CONTENIDO EJECUTORES

TIPO

(de acuerdo al nivel)

TIPO


TIPO


TIPO


INSTITUCIONAL

Largo plazo

(ms de 3

aos)

Macro:

Direccin

Global,

generalDirectores Estratgica Diseo organizacional Directiva Estratgico

INTERMEDIO

Mediano

plazo (1 a 3

aos)

Meso:

Departamentos

o reas

Especificidad

intermedia

Gerentes/ mandos

mediosTctica Diseo departamental

Gerencial/ mandos

mediosTctico

OPERACIONAL

Corto plazo

(hasta 1

ao)

Micro:

Operaciones

Detallado,

especfico

Supervisores/

coordinadoresOperacional

Diseo de cargos y

tareas

De supervisin/

coordinacinOperacional

FASE MECNICA FASE DINMICA

FACTORES / VARIABLES

LIDERAR Y GESTIONAR

Fuente: Idalberto Chiavenato. Administracin en los nuevos tiempos. / rea de Administracin MODALIDAD DE EDUCACION A DISTANCIA

Tal como se puede observar, todas las funciones administrativas se desarrollan a lo largo de todos los niveles

organizacionales y en base a ello, reciben diferentes nombres. Por ejemplo, la Planificacin que se realiza en el

nivel institucional se conoce como planificacin estratgica; la que se desarrolla en el nivel intermedio se

denomina planificacin tctica; mientras que la que se realiza en el nivel operativo se conoce como planificacin

operacional.

A su vez, los factores o variables sern diferentes en funcin del nivel organizacional y el tipo de funcin

administrativa que se desarrolle.

En conclusin, todas las funciones del Proceso Administrativo estn vinculadas con todos los niveles

organizacionales y el funcionamiento llega a ser an ms exitoso cuando las acciones de LIDERAR y

GESTIONAR estn presentes en todo el Proceso Administrativo.

Si bien es cierto que el tema de liderazgo -entendido como el hecho de influir en el comportamiento de las

personas para el logro de un objetivo- se analiza con mayor profundidad en la unidad 3, es necesario indicar que

esta accin debe estar presente a lo largo de todo el Proceso Administrativo, al igual que la funcin de gestin.

RELACIN CON OTRAS ASIGNATURAS

La ciencia administrativa se relaciona con las siguientes asignaturas:

ECONOMA.- Que estudia los recursos necesarios, para satisfacer las necesidades de la sociedad.

DERECHO.- Que comprende el conjunto de Leyes y Reglamentos que conforman la estructura jurdica

indispensable para la administracin de una empresa.

MATEMTICAS.- Lleva las cuentas necesarias y clculos aplicables a la actividad econmica de la empresa.

PSICOLOGA.- Que estudia el comportamiento humano individual, el carcter y la personalidad.

ESTADSTICA.- Que provee la informacin especfica sobre el volumen de las actividades de la empresa en un

determinado tiempo.

CONTABILIDAD.- Que provee la informacin financiera indispensable para la toma de decisiones en la

empresa.

PLANIFICACIN ESTRATGICA.- La administracin debe planificarse en lnea con la estrategia del negocio de la empresa, para alcanzar la misin y los objetivos institucionales.


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ESTRUCTURA DE LA GUA DIDCTICA

La unidad didctica est estructurada de la siguiente manera:

PRIMERA PARTE.

Unidad uno: se centra en los fundamentos del proceso administrativo.

Unidad dos: estudia la primera funcin del Proceso Administrativo: la Planificacin.

Unidad tres: estudia la segunda funcin del Proceso Administrativo: la Organizacin.

SEGUNDA PARTE:

Unidad cuatro: estudia la tercera funcin del Proceso Administrativo: la Direccin.

Unidad cinco: estudia la cuarta funcin del Proceso Administrativa: el Control.


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PROGRAMACIN GENERAL DE LA ASIGNATURA

Nombre de la Asignatura:

ADMINISTRACIN I I

Competencia de la Asignatura:

Capacidad para entender la forma de administrar una organizacin o empresa para el cumplimiento

de los elementos del proceso administrativo.

Habilidad para administrar y planificar los recursos de una organizacin o empresa.

Habilidad para la toma de decisiones en la estructura organizacional de la empresa.

Aplicacin de las estrategias administrativas para mejorar la direccin y control de los procesos

administrativos de una organizacin, empresa, entidad o institucin sea pblica o privada.

COMPETENCIAS UNIDADES

Habilidades y destrezas para definir y

conceptualizar los objetivos, metas,

estrategias, planes, propsitos del proceso

administrativo.

UNIDAD 1.-

PLANIFICACIN

Habilidades y destrezas para desarrollar y

disear la estructura organizacional de una

empresa.

UNIDAD 2.-

ORGANIZACIN

Habilidad para analizar, y entender el el

direccionamiento que se debe dar a una

empresa aplicando la comunicacin, el

liderazgo, la motivacin y la toma de

decisiones.

UNIDAD 3.-

DIRECCIN

Habilidad para analizar y comprender las

nuevas tendencias de control administrativo,

como el control interno y externo.

UNIDAD 4.-

CONTROL


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CONTENIDOS

PRIMERA PARTE

UNIDAD I PLANIFICACIN

1.1 Concepto e importancia.

1.2 Principios y tipos de planes.

1.3 Diferencias entre estrategias y tcticas.

1.4 Planificacin operacional.

1.5 Proceso de planificacin.

1.6 Diagnstico situacional.

1.7 Limitaciones de la planificacin.

1.8 Formular objetivos

1.9 Tomar decisiones

1.10 Administracin estratgica

UNIDAD II ORGANIZACIN


2.2 Caractersticas bsicas o condiciones generales.

2.3 Principios: Centralizacin y descentralizacin; desconcentracin y autonomas.

2.4 Proceso para organizar a la empresa.

2.5 Departamentalizacin, niveles administrativos

2.6 Diseo organizacional

2.7 Normas para el diseo de organigramas, principios bsicos, su clasificacin por el fin, contenido y forma.

2.8 Normalizacin.

Examen primer hemisemestre

SEGUNDA PARTE

UNIDAD III DIRECCIN


3.2 Funcin y misin de la Direccin.

3.3 Proceso para dirigir.

3.4 La Comunicacin.

3.5 La Motivacin.

3.6 El Liderazgo.

3.7 La Supervisin.

3.8 La Toma de Decisiones

3.9 Elaboracin del Informe de Gestin.


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UNIDAD IV CONTROL


4.2 Principios de control.

4.3 Proceso para el control

4.4 Caractersticas del control

4.5 Tipos de control

4.6 Indicadores de gestin

4.7 La evaluacin

4.8 Informe de control de gestin

4.9 Nuevo diagnstico situacional y seguimiento

Examen segundo hemisemestre

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

BIBLIOGRAFA:

CERTO, Samuel; ADMINISTRACIN MODERNA, Octava edicin, Pearson Educational, Bogot

Colombia 2000.

CHIAVENATO, Idalberto; ADMINISTRACIN DE LOS NUEVOS TIEMPOS, McGraw - Hill

Interamericana S. A., Bogot Colombia, 2002

DAFT, Richard L. ADMINISTRACIN; Sexta edicin, Thomson Editores, Mxico, 2004

GEORGE, Claude; HISTORIA DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO; Segunda edicin,

Pearson Educacin de Mxico, S. A., de C. V., Mxico 2005.

KOONTZ, Harold, WEIHRICH Heinz; Mark Cannice Administracin una Perspectiva Global; editorial

McGraw Hill; dcima tercera edicin; China, 2008.

RAMIREZ CARDONA, Carlos; FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN.

REYES PONCE, Agustn; ADMINISTRACIN MODERNA.

ROBBINS, Stephen y COULTER, Mary. ADMINISTRACIN, Octava edicin, Pearson Educacin de

Mxico, S. A., de C. V., Mxico 2005.

ROBBINS, Stephen y DECENZO, David A. FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN, Tercera edicin,

Pearson Educacin de Mxico, S. A., de C. V., Mxico 2002.

TERRY, George. PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIN, Sexta edicin. Cia. Editorial Continental S. A.,

Mxico D. F.

NETGRAFA:

http://www.gestiopolis.com

http://www.infomipyme.com

http://deconceptos.com/ciencias-juridicas/administracion-de-empresas

http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Temario.htm


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PRIMER

HEMISEMESTRE

OBJETIVOS ESPECFICOS

Conocer sobre el proceso administrativo y sus fundamentos.

Comprender la planificacin como una de las funciones administrativas.

Describir las diversas orientaciones de la planificacin

Descartar los beneficios de la planificacin

Conocer la planificacin estratgica, tctica y operativa

Definir la organizacin como una funcin administrativa y como una estructura humana.

Entender el concepto de organizacin

Describir la estructura organizacional

Describir las organizaciones jerarquizadas y las organizaciones aplanadas

Destacar las ventajas de la centralizacin y de la descentralizacin

Conocer los diferentes tipos de representacin grfica de la organizacin.


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DESARROLLO DEL APRENDIZAJE.

UNIDAD 1. INTRODUCCIN

Nunca consideres el estudio como un deber, sino como una

oportunidad para penetrar en el maravilloso mundo del saber.

EISTEN, Albert.

Los frecuentes cambios econmicos que ha tenido que soportar el Ecuador, ha ocasionado que en los ltimos

aos el entorno empresarial est cambiando y por lo tanto, dando lugar a nuevos procesos de liberalizacin,

incorporacin de nuevos competidores, proliferacin de acuerdos de cooperacin, fusiones y alianzas, la

constitucin de grandes bloques comerciales, mayor demanda de calidad y servicio, grandes avances

tecnolgicos relacionados con la informacin y las comunicaciones, la creacin de una estructura global de los

mercados, etc. Ocasionando que las empresas en la actualidad se constituyan, como uno de los pilares

fundamentales que rigen la estructura econmica y social de un pas, en este sentido es importante promover la

creacin de las mismas y establecer una visin clara de alternativas de inversin que permitan un proceso

creador de riqueza en el cual la PYMES (Pequeas y Medianas Empresas) permitan elevar la calidad de las

actuales tendencias productivas, y a su vez conducir a una autoestima y a un espritu emprendedor a nivel

nacional.

As tambin estos aspectos son de trascendental importancia y afectan a todas las empresas en mayor o menor

medida y, por ello, ya sean empresas en creacin o empresas ya constituidas, sus directivos tienen el deber de

guiar nuevos procesos de transformacin de la mano de estrategias empresariales, lo que se refleja en el uso cada

vez ms comn del trmino gestin de empresas para referirse al rea de la direccin y la organizacin empresarial.

En este contexto la asignatura de ADMINISTRACIN II ha sido preparada para los alumnos de la Facultad de

Administracin de Empresas, con la finalidad de aprovechar los conocimientos obtenidos en la Asignatura de

Administracin I y enfocarlos hacia la descripcin detallada para la creacin, administracin y gestin de una

empresa, para formar futuros administradores, gerentes, o directores con una visin emprendedora afrontando

toda clase de retos en el mbito empresarial, y orientando al estudio de la empresa mediante los subsistemas

implementados en la prctica dentro de la empresa y al apoyo del cumplimiento de metas y objetivos de la

misma.

La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a

fin de aplicar correctamente el mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina.

En su concepcin ms sencilla, se puede definir el Proceso Administrativo como la administracin en accin, o

tambin como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que

se interrelacionan y forman un proceso integral.

Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases:


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Una fase estructural, en la que a partir de uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos,

y, otra fase operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido

durante el periodo de estructuracin.

A estas dos fases se les llama: mecnica y dinmica de la administracin:

La mecnica administrativa es la parte terica de la administracin en la que se establece lo que debe

hacerse. Est dada fundamentalmente por la Planificacin y la Organizacin.

La dinmica se refiere a cmo manejar el organismo social. Est dada bsicamente por la Direccin y

el Control.

La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la

organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas

establecidas para la organizacin.

Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la administracin como un proceso, para

subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales,

desempean ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas que desean.

La Administracin es un arte cuando intervienen los conocimientos empricos. Sin embargo, cuando se utiliza un

conocimiento organizado y se sustenta la prctica con tcnicas, se denomina Ciencia.

Las tcnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, mtodos para lograr un determinado resultado con

mayor eficacia y eficiencia.

A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la funcin de Administracin que

Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la lnea

propuesta por Fayol, los autores Clsicos y neoclsicos adoptan el Proceso Administrativo como ncleo de su

teora; con sus Cuatro Elementos: Planificacin, Organizacin, Direccin y Control.

Grfico No. 1.1 El Proceso Administrativo

Fuente: Idalberto Chiavenato. Administracin en los nuevos tiempos. /

Planificacin - Metas - Objetivos - Estrategias - Planes

Control - Normas - Medidas - Comparaciones - Accin

Organizacin - Estructura - Administracin de recursos humanos

Direccin - Motivacin - Liderazgo - Comunicacin - Comportamiento - Individual y de grupo


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De esta manera, diversos autores han desglosado el Proceso Administrativo en diferentes funciones

complementarias, aunque puede indicarse que las funciones bsicas son: Planificar, Organizar, Dirigir y

Controlar.

Segn Hernndez y Rodrguez, el Proceso Administrativo es el instrumento terico bsico que le permite al

administrador profesional comprender la dinmica del funcionamiento de una empresa (organizacin). Sirve para

disearla, conceptualizarla, manejarla, mejorarle, etc. El PA da la metodologa de trabajo consistente para

organizar una empresa y facilitar su direccin y control. El PA no es una corriente administrativa porque no se

contrapone a una manera o escuela de pensamiento: en todo caso, es una tcnica incluyente que enriquece su

aplicacin con todos los enfoques provenientes de aportaciones de otras disciplinas como la psicologa,

sociologa y matemticas.

El concepto del PA lo desarrollo por primera vez el Francs Henry Fayol a principios del siglo XX.

Posteriormente, diversos tratadistas ingleses y estadounidenses han hecho correcciones del marco y fundamento

terico, de tal forma que ha variado la integracin de sus partes y el alcance de cada etapa del proceso. Es

necesario sealar que actualmente hay tratadistas de todas las nacionalidades del mundo que denominan las

partes con cambios semnticos ms que de contenidos. La palabra proceso evoca la idea de secuencia, con un

inicio y un fin. Sin embargo el PA no termina, es continuo por la dinmica de las empresas u organizaciones que

lo aplican de manera permanente y simultnea. (FERNANDEZ y RODRGUEZ: 2012:165)

1. LA PLANIFICACIN

Introduccin

La Planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organizacin y

busca adaptarse a ellos. La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el protector y


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el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al

mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una accin administrativa determinada. El propsito

afirmativo de la planificacin consiste en elevar el nivel de xito organizacional. Un propsito adicional de la

planificacin consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la

planificacin es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organizacin, la direccin y el

control. Por otro lado, se puede considerar a la planificacin como el tronco fundamental de un rbol imponente,

del que crecen las ramas de la organizacin, la direccin y el control. Sin embargo, el propsito fundamental es

facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito futuro en el

cual debern ejecutarse las acciones planificadas. Uno de los resultados ms significativos del proceso de

planificacin es una estrategia para la organizacin

Cuando hablamos de planificacin nos referimos a las caractersticas, los principios tales como: la contribucin

al objetivo, factores limitantes, alta gerencia donde se le instruye al personal con los planes de pedagoga, para

as conseguir un desarrollo del objetivo eficaz. Tambin podemos decir que la misin, visin y objetivo de una

corporacin es educar, promover estimular el desarrollo empresarial competitivo. Y a si consolidar la vida de

cada uno de nosotros ya que nuestros objetivos son alcanzar el xito. Para que una estructura aspire a permanecer

sana deben trazarse objetivos realistas. Se dice que la planificacin es la fijacin de los objetivos de la

organizacin y en las formas generales para alcanzarlos.

La Planificacin en el Proceso Administrativo

Grfico N 1.1 La Planificacin en el Proceso Administrativo

Fuente: Idalberto Chiavenato. Administracin en los nuevos tiempos.

1.1 Concepto e importancia

La planificacin es esencial para que las organizaciones logren ptimos niveles de rendimiento, estando

directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio. La planificacin

ORGANIZACIN PLANIFICACIN Definir la misin, los objetivos y las

propiedades.

Determinar dnde estn en este momento las cosas.

Establecer premisas sobre las condiciones futuras.

Identificar los medios para alcanzar los objetivos.

Implantar los planes de accin y evaluar los resultados.

CONTROL DIRECCIN


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incluye elegir y fijar la misin, visin y objetivos de la organizacin. Despus, determinar las polticas,

proyectos, programas, procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos,

incluyendo adems la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin futuros.

En las organizaciones la planificacin es el proceso de establecer metas y elegir los medios para alcanzar dichas

metas. Sin planes, los gerentes no pueden saber cmo organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizs

incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni

esperar qu los dems le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de

alcanzar sus metas ni de saber cuando ni donde se desvan del camino. El control se convierte en un ejercicio

ftil. Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la organizacin. La planificacin es

fundamental, ya que:

Permite que la empresa est orientada al futuro.

Facilita la coordinacin de decisiones.

Resalta los objetivos organizacionales.

Determina anticipadamente qu recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente.

Permite disear mtodos y procedimientos de operacin.

Evita operaciones intiles para lograr mejores sistemas de trabajo.

La planificacin es la etapa bsica del proceso administrativo: precede a la organizacin, direccin y

control y es su fundamento.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o el empirismo.

Facilita el control al permitir medir la eficiencia de la empresa.

Para Hernndez y Rodrguez, la planificacin es la proyeccin impresa de las acciones de corto, mediano y largo

plazos de las empresas para que operen con xito tanto al interior como en el contexto en el que actan, lo cual

les permite administrar sus recursos, organizarlas internamente, dirigirles, gerenciarlas y controlarlas. La

planeacin parte de la definicin clara de objetivos y la estrategia general. (HERNANDEZ y RODRGUEZ:

2012: 177.

1.2 Principios y tipos de planes

Varios autores como Harold Koontz e Idalberto Chiavenato coinciden en que la Planificacin debe sustentarse en

varios principios a fin de que se desarrolle adecuadamente. A continuacin se presentan los principios

fundamentales.

a. Precisin

Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible,

porque van a regir acciones concretas.

b. Flexibilidad

Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste, y a razn en la parte imprevisible, y

de las circunstancias que hayan variado despus de la revisin.


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c. Unidad de Direccin

Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada funcin y todos

los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo coordinado e integrado que en realidad

pueda decirse que existe un solo plan general.

d. Consistencia

Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interacten en

conjunto, logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder

alcanzar con eficiencia los objetivos.

e. Rentabilidad

Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos

que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se obtendrn en la

forma ms cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los

insumos o gastos.

f. Participacin

Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas que habrn de estructurarlo, o que

se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.

Propsitos de la planificacin

Entre los principales propsitos de la planificacin encontramos los siguientes:

Reducir el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estndares para

facilitar el control.

Establecer un esfuerzo coordinado. Da direccin tanto a los administradores como a los que no lo son.

Cuando todos los interesados saben a donde va la organizacin y con que deben contribuir para lograr el

objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo.

La falta de planificacin puede dar lugar a un zigzagueo y as evitar que una organizacin se mueva con

eficiencia hacia sus objetivos.

Reducir la incertidumbre y aclarar la consecuencia de las acciones que podran tomar los

administradores en respuesta al cambio. La planificacin tambin reduce la superposicin y

desperdicios de actividades. La coordinacin antes del hecho probablemente descubra desperdicios y

redundancia. Adems cuando los medios y los fines estn claros, las ineficiencias son obvias.

En resumen, los propsitos son:

Disminuir el riesgo del fracaso.

Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa.

Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.

Asegurar el xito en el futuro.


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1.3 Diferencias entre estrategias y tcticas

La planificacin se realiza mediante los planes. El administrador debe manejar diversos tipos de planes, que

pueden abarcar un perodo a largo, mediano y corto plazo; incluir a la organizacin entera, una divisin o un

departamento, incluso una operacin o tarea. La planificacin es una funcin administrativa presente en todos

los niveles organizacionales. Aunque su concepto sea exactamente igual, en cada nivel organizacional, la

planificacin presenta caractersticas diferentes.

La planificacin incluye gran parte de la actividad organizacional. Esto quiere decir que la organizacin siempre

est planificando: el nivel institucional elabora la planificacin estratgica general; el nivel intermedio la sigue

con planes tcticos y el nivel operativo desarrolla en detalle los planes operacionales; cada uno dentro de su rea

de competencia y al unsono con los objetivos generales de la organizacin.

La planificacin impone racionalidad y orienta el rumbo de las acciones de la organizacin. Adems, coordina e

integra las diversas unidades, que proporcionan armona y sinergia a la organizacin en el camino hacia los

objetivos principales.

Segn se puede observar, los niveles institucionales se encuentran interrelacionados. De igual manera, los tipos

de planificacin, sean estratgico, tctico y operacional deben estar estrechamente vinculados ya que lo que

requiere toda organizacin es transformar la planificacin estratgica en planes tcticos y operacionales, los

cuales permitirn la consecucin de los objetivos estratgicos. Caso contrario, no sera posible alcanzarlos en la

realidad.

A continuacin se presentan las principales caractersticas de cada uno de los tipos de planificacin.

Planificacin estratgica

La planificacin estratgica permite la toma de decisiones a largo plazo, la cual se lleva a cabo en el mximo

nivel organizacional, es decir en la instancia institucional o de alta direccin.

Dentro de este tipo de planificacin se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la

empresa y el clima organizacional. La planificacin tiene como propsito llevar a cabo los siguientes aspectos:

establecer o actualizar la misin, visin, valores, objetivos generales y las estrategias de la empresa.

Misin: es la razn de ser de la empresa; est relacionada con el presente; tambin es

expresada como la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr

hacia el largo plazo. Responde a la pregunta bsica Quines somos?

Por ejemplo, la misin de una universidad es "La formacin superior, enseanza y la

investigacin en la ciudad de".


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Visin: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro; en dnde se

desea estar de aqu a cinco o ms aos. Responde a la pregunta bsica A dnde queremos

llegar?

Por ejemplo, un banco puede tener como visin "Ser la empresa lder en la prestacin de

servicios financieros en toda Europa".

Valores: constituyen principios o preceptos adoptados y puestos en prctica por la

organizacin entera y permiten lograr una cultura organizacional capaz de coadyuvar en la

consecucin de los objetivos. Tambin reciben el nombre de valores corporativos.

Ejemplos: responsabilidad, honestidad, compromiso, integridad, mejoramiento continuo,

entre otros.

Objetivos estratgicos: la planificacin estratgica se fundamenta en este tipo de objetivos

los cuales son generales y enfocados a toda la organizacin y a largo plazo.

Se refieren a los resultados que la organizacin anhela obtener, son fines para alcanzar, los

mismos que deben ser establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse en un

tiempo especfico. Indican hacia qu es lo que deben apuntar los esfuerzos conjuntos.

Metas: Tal como se explic anteriormente, las metas constituyen los propsitos que se

deben cumplir para lograr el objetivo. Son fines ms especficos y cuantificables que

integran el objetivo. En el mbito institucional, responden precisamente a la naturaleza de

los objetivos estratgicos.

Estrategias: De acuerdo a lo indicado en los elementos bsicos de la Planificacin, las

estrategias son los caminos o cursos de accin que permitirn la consecucin de los distintos

objetivos. Se refieren a cmo alcanzar los objetivos. Las estrategias pueden ser de diversa

ndole y su contenido depender de la situacin particular de la organizacin.

La estructura de estrategias de una empresa no sera posible sin conocer primero cmo se

encuentra el ambiente interno de la organizacin y a su vez, cmo se encuentran sus

interrelaciones con el ambiente externo, es decir cmo influyen en ella factores del

microambiente y el macroambiente que le rodea.

Una herramienta que hace posible este estudio aplicando el anlisis situacional FODA.


21

Planificacin tctica

La planificacin tctica incluye determinada unidad organizacional: un departamento o divisin. Mientras la

planificacin estratgica se extiende a largo plazo, la planificacin tctica se extiende a mediano plazo,

generalmente el ejercicio de un ao en adelante. En tanto la primera corresponde al nivel institucional, la

planificacin tctica se desarrolla en el nivel intermedio. La planificacin estratgica se transforma en varios

planes tcticos, y stos, a su vez, en planes operacionales que se deben ejecutar.

Es un proceso mayor a un ao que gua hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la

empresa.

Algunas diferencias entre los planes estratgicos y tcticos son:

El plazo, los planes estratgicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tcticos son

de mediano plazo.

El alcance, ya que los planes estratgicos son ms generales, en tanto que los tcticos son

ms especficos.

Independencia, ya que los planes tcticos tienden a reflejar las metas y los planes

estratgicos la misin y visin de la empresa.

La planificacin tctica se fundamenta en objetivos tcticos.

1.4 Planificacin operacional

La planificacin operacional se concentra a corto plazo y cubre cada una de las tareas u operaciones

individuales, dentro de cada unidad organizacional definida para la planificacin tctica. Se preocupa por el

qu hacer y por el cmo hacer las actividades cotidianas de la organizacin. Se refiere especficamente a las

tareas y operaciones realizadas en el nivel operacional. Como est inmersa en la lgica del sistema cerrado, la

planificacin operacional est orientada hacia la optimizacin y maximizacin de los resultados, mientras que la

planificacin tctica se orienta a la bsqueda de resultados satisfactorios.

La planificacin operacional est constituida por infinidad de planes operacionales que proliferan en las diversas

reas y funciones de la organizacin. En el fondo, los planes operacionales se preocupan por la administracin

de la rutina, para garantizar que todos ejecuten las tareas y operaciones de acuerdo con los procedimientos

establecidos por la organizacin, de manera que est pueda alcanzar sus objetivos.

Los planes operacionales se orientan hacia la eficiencia (nfasis en los medios), pues la eficacia (nfasis en los

fines) es asunto de los niveles institucional e intermedio de la organizacin.

La planificacin operacional se fundamenta en objetivos operacionales.

A fin de fortalecer los conocimientos adquiridos en los temas anteriores, a continuacin se presenta un ejemplo

de la relacin entre los tipos de planificacin y la jerarqua de objetivos para una empresa fabricante de

uniformes para nios y adultos:


22

Cuadro No. 1.2. Relacin de objetivos

TIPO DE

PLANIFICACIN

:

JERARQUA

DE

OBJETIVOS:

EJEMPLOS:

PLANIFICACIN

ESTRATGICA

OBJETIVO

ESTRATGICO No. 1.

(Derivado de la

misin y visin de

la organizacin):

1. PARA TODA LA ORGANIZACIN:

Alcanzar como mnimo el 8% de

retorno sobre la inversin durante los

aos 2008 a 2013.

2...

3...

4...

.

.

Objetivos

estratgicos

para toda la

organizaci

n

PLANIFICACIN

TCTICA

OBJETIVOS

TCTICOS No.1

y No.2.

(Derivados del

objetivo estratgico.

Se concentran en

las diferentes reas

organi-zacionales):

1. PARA EL

DEPARTAMEN

TO DE

PRODUCCIN:

Fabricar 15.000

unidades en el ao

2008 y 18.000

unidades durante

el ao 2009.

2. PARA EL

DEPARTAMENTO

DE MERCADEO:

Realizar en la ciudad

de Quito una

campaa

promocional durante

el ao 2008 y otra

campaa

promocional tanto en

la cuidad de Quito

como en Guayaquil

durante el ao 2009.

3...

4...

5...

.

.

.

Objetivos

tcticos para

el resto de

reas

organiza-

cionales.

PLANIFICACIN

OPERACIONAL

OBJETIVOS

OPERACIO-

NALES

No.1 y No.2

(Derivados de los

objetivos tcticos.

Se concentran en

las operaciones o

tareas de cada rea

organizacional):

1. PARA LA

OPERACIN

DE

PATRONAJE

DE

UNIFORMES

DE LA

SECCIN

INFANTIL:

Ejecutar

trimestralmente

durante el ao

2008 el patronaje

de 1.250

uniformes

infantiles cdigo

XT02.

2. PARA EL

PROCESO DE

SELECCIN DE

AGENCIAS DE

PUBLICIDAD:

Realizar la seleccin

de la agencia de

publicidad ms

adecuada para

manejar la campaa

de publicidad durante

el ao 2008.

3...

4...

5...

.

.

.

Objetivos

operacio-

nales para el

resto de

operaciones

y tareas.

Fuente: rea de Administracin MODALIDAD DE EDUCACION A DISTANCIA

Una vez establecidos los objetivos de la organizacin, se debern establecer las estrategias para cumplirlos, lo

cual ser posible determinando correctamente los medios que se requerirn para el efecto considerando el

cronograma establecido para el efecto. De igual manera, se deber considerar el tiempo establecido para cumplir

cada objetivo y todos los elementos relacionados. Todos estos componentes debern ser considerados en el


23

respectivo plan de accin, el cual ser la gua para el resto de funciones del Proceso Administrativo, en especial

para la funcin de Control, a fin de verificar que se cumpla lo estipulado. A continuacin se presenta un modelo

prctico para el efecto.

1.5 Proceso de planificacin

Harold Koontz, entre otros autores, determina los siguientes pasos o fases para llevar a cabo el proceso de

planificacin.2

Grfico No. 1.3. Fases de la Planificacin

Fuente: Harold Koontz. Administracin. Una perspectiva global.

A continuacin se explican en detalle cada una de las fases o etapas de la planificacin.

a. Deteccin de las oportunidades. Aunque precede la planificacin real y, por lo tanto, no es

estrictamente parte del proceso de planificacin, la deteccin de las oportunidades tanto en el

ambiente externo como dentro de organizacin, es el verdadero punto de partida de la

2 KOONTZ, Harold. WEIRICH, Heinz. CANNICE, Marck, Administracin una Perspectiva Global y emprsarial, Decimotercero segunda edicin. Editorial Mc Graw - Hill, China., 2008.

Establecimiento de objetivos

Deteccin de las oportunidades

Consideracin de premisas

Determinacin de cursos alternativos de accin

Evaluacin de cursos alternativos de accin

Seleccin de un curso de accin

Formulacin de planes derivados

Elaboracin del presupuesto


24

planificacin. Analizar las posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y de manera

compleja; saber dnde se encuentran los puntos dbiles y fuertes; comprender qu problemas se

desean resolver y por qu, as como saber lo que se esperar ganar. La planificacin requiere de un

diagnstico realista de la determinacin de oportunidades.

b. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planificacin consiste en establecer objetivos

para toda la empresa y despus para cada unidad de trabajo subordinadas y finalmente, para cada

proceso y actividad, lo cual debe realizarse tanto para largo plazo, como a mediano y corto plazos.

Los objetivos especifican los resultados esperados y sealan los puntos finales de lo que se debe

hacer, a qu habr de darse prioridad y qu se debe lograr con la red de estrategias, polticas,

procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

c. Consideracin de premisas. El tercer paso lgico de la planificacin es establecer, difundir,

obtener consenso para utilizar premisas crticas de la planificacin tales como pronsticos, las

polticas bsicas y los planes ya existentes en la compaa. Las premisas estn en funcin de

suposiciones sobre el ambiente en el que plan ha de ejecutarse.

d. Determinacin de cursos alternativos de accin. Consiste en buscar estrategias, caminos

alternativos de accin, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas

veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que

no es obvia resulta ser la mejor.

e. Evaluacin de cursos alternativos de accin. Despus de buscar los cursos alternativos y

examinar sus puntos fuertes y dbiles, el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las

premisas, objetivos y metas previamente fijadas. Quizs un curso parezca ser el mas lucrativo, pero

puede ser que requiera un gran desembolso de efectivo y que sea de lenta recuperacin; otro puede

parecer menos rentable pero quizs representa un riesgo menor; otro quizs se adapte a los

objetivos de largo plazo de la compaa.

f. Seleccin de un curso de accin. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la

toma de decisiones. Ocasionalmente un anlisis y evaluacin de cursos alternativos revelar que

dos o ms de ellos son aconsejables y quizs el administrador decida seguir varios cursos en lugar

del mejor.

g. Formulacin de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisin, la planificacin est

completa, razn por lo cual se aconseja un sptimo paso: casi invariablemente se necesitan planes

derivados para respaldar el plan bsico, es decir programas y todo tipo de instrumentos que sirvan

para direccionar la ejecucin de la planificacin.


25

h. Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto. Consiste en expresar el plan en

trminos numricos. Si se preparan bien los presupuestos, stos se convierten en un medio para

sumar los diversos planes y fijar estndares importantes contra los que se puedan medir el avance

de la planificacin.

En conclusin, entre las ventajas ms relevantes de la planificacin tenemos: ayuda a mejorar la coordinacin

entre los miembros de la empresa; permite mejorar la visin interna y del entorno empresarial; y ayuda a la

administracin a adaptarse rpidamente al medio cambiante.

Una vez conocido el proceso general de la planificacin, a continuacin se estudiarn los diversos aspectos y

elementos que intervienen en esta primera funcin administrativa. Posteriormente, se identificarn claramente

los tipos de planificacin que existen: estratgica, tctica y operacional.

1.6 Diagnstico situacional (FODA)

El FODA es una herramienta de anlisis estratgico, que permite analizar elementos internos o externos de

programas, proyectos u organizaciones enteras. Su nombre proviene de las siglas F (FORTALEZAS), O

(OPORTUNIDADES), D (DEBILIDADES) y A (AMENAZAS).

El FODA se representa a travs de una matriz de doble entrada, llamada matriz FODA, en la que en el nivel

horizontal se analizan los factores positivos y los negativos.

En la lectura vertical se analizan los factores internos y por tanto controlables del programa, proyecto u

organizacin y los factores externos, considerados no controlables.

Las fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros

de igual clase o aquellos que permiten a la organizacin funcionar adecuadamente.

Las oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez

identificadas pueden ser aprovechadas.

Las debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia,

pueden y deben eliminarse.

Las amenazas son situaciones negativas, externas al programa, proyecto u organizacin, que pueden atentar

contra ste, por lo que llegado el caso, puede ser necesario disear una estrategia adecuada para poder sortearla.

En sntesis:

Las fortalezas deben utilizarse y consolidarse.

Las oportunidades deben aprovecharse.


26

Las debilidades deben eliminarse.

Las amenazas deben sortearse o evitarse.

Cuadro No. 1.4. Matriz FODA

FACTORES INTERNOS

Controlables

FACTORES EXTERNOS

No controlables

FORTALEZAS

(+)

OPORTUNIDADES

(+)

DEBILIDADES

(-)

AMENAZAS

(-)

Fuente: www.infomipyme.com

Ejemplos dentro de una organizacin:

a. FORTALEZA: Contar con talento humano permanentemente capacitado y

comprometido con la organizacin: DEBE UTILIZAR Y CONSOLIDAR.

b. OPORTUNIDAD: Alto nivel de demanda de los productos que fabrica la organizacin:

DEBE APROVECHAR.

c. DEBILIDAD: Obsolescencia de la tecnologa utilizada por la organizacin: DEBE

ELIMINAR O CORREGIR.

d. AMENAZA: Ingreso de nueva competencia a la industria o sector: DEBE SORTEAR.

Una vez realizado este anlisis, la organizacin estar en condiciones de formular las estrategias, las cuales

estarn en funcin de los objetivos que se hayan delimitado. Inclusive este anlisis es necesario cuando la

organizacin requiera actualizar o realizar cambios en su misin, visin, valores corporativos y dems aspectos

propios de su planificacin.

Tal como se puede observar, la planificacin estratgica est orientada a nivel institucional y a largo plazo. Aqu

cabe la siguiente pregunta: Cmo podrn materializarse los planes estratgicos a fin de cumplir los objetivos

estratgicos?

La respuesta es: transformando la planificacin estratgica en secciones o partes ms pequeas de tal forma que

pueda ser cumplida progresivamente y abarque a toda la organizacin.

Esta labor estar precisamente a cargo de la planificacin tctica y operacional que se explicarn a continuacin.


27

1.7 Limitaciones de la planificacin

La planificacin tambin tiene sus limitaciones. No es la respuesta a todos los problemas de direccin y gestin,

sino que tambin presenta insuficiencias, algunas de las ms importantes se mencionan a continuacin:

Los acontecimientos no siempre pueden ser controlados

La previsin no es ninguna ciencia exacta y los planes basados en predicciones incorrectas pueden llevar al

fracaso.

Ejemplo:

El caso del modelo de coches Edsel, coincidi una recesin econmica con la introduccin del automvil y el

desastre fue de los que ni siquiera una empresa con el podero de Ford es capaz de evitar. Acontecimientos

inesperados, unidos a acciones gubernamentales (como pueden ser la cancelacin de contratos) o actuaciones

imprevisibles de los sindicatos, son factores que subrayan la incertidumbre del futuro y que crean un riesgo en la

planificacin.

Resistencia interna

Dentro de las empresas hay secciones que pueden manifestarse como reas potenciales de resistencia y con ello

frustran la planificacin. Los individuos tienden a resistirse al cambio, y los cambios que acompaan a la

planificacin pueden ser contrarrestados por esta inclinacin humana.

Ejemplos:

El Presidente Kennedy sola decir, cuando se le presentaba un proyecto para su aprobacin: "S, lo apruebo, pero

el Departamento de Estado no me secundar". Aqu queda ejemplificado el conocido problema de muchos

ejecutivos al tratar de lograr que se haga algo, cuando se encuentra resistencia en el interior de una organizacin.

Los viejos modos de hacer las cosas, las viejas normas, los antiguos procedimientos, los mtodos tradicionales

llegan a asentarse y atrincherarse de forma tal que resulta difcil modificarlos. Esto se evidencia ms cuanto ms

crecen las empresas. Unos viejos mtodos que subrayan la actuacin -en cuanto a las ganancias- a corto plazo,

pueden desviar con toda facilidad los planes a largo plazo.

Ejemplos de resistencia interna tambin estn presentes en muchas empresas privadas e instituciones pblicas

ecuatorianas, en las que determinados miembros se resisten a afrontar nuevos retos y desafos propios de una

determinada planificacin.

La planificacin es muchas veces cara


28

La dedicacin que la planificacin global requiere, aunque sea la de una empresa mediana, supone un gran

esfuerzo, requiere tiempo y dinero desde los estudios preliminares. Planificar es caro y exige la total aplicacin

de los directivos, de manera constante a un examen o mdulo de coste-beneficio.

Las crisis presentes

Los planes corporativos globales y a largo plazo no siempre sirven para salir de una crisis repentina.

Ejemplo:

Los problemas de la constructora de aviones Douglas Aircraft Co. a finales de 1966 son ejemplos de este tipo de

limitacin. En el tercer trimestre de 1966, la empresa tena un dficit de 17 millones de dlares, a pesar del

retraso de pedidos que ascenda a dos mil millones de dlares. Eran muchas las causas de este problema, pero

bsicamente se deba a que la Douglas haba vendido demasiados aviones comerciales de diferentes modelos con

lo que se alteraba la produccin en cadena por los retrasos en la entrega de motores o piezas. Adems la Douglas

venda demasiado baratos algunos de sus modelos. Los costes se le escaparon de las manos. He aqu un tipo de

problema que la planificacin deba haber impedido y que no hizo. Una vez planteado el problema, su solucin

era una fusin, una inyeccin importante de nuevo capital y un esfuerzo por alcanzar un mejor control de

tiempos y costes de produccin.

La planificacin es difcil

Planificar es un trabajo difcil que requiere un elevado nivel de imaginacin, capacidad analtica, creatividad y

vigor para elegir algo y comprometerse a ello. la direccin tiene que presionar y exigir el mximo rendimiento a

su staff y a sus inmediatos subordinados.

Los talentos necesarios para ello son limitados en nmeros y el mantenimiento de una planificacin de alta

calidad es difcil de conseguir. Pero si no se cumplen estas condiciones, en vez de ser una salvacin el plan

constituir un fracaso.

Segn ha indicado Kirby Warren (1962, p.11) "Si se realiza el mximo esfuerzo y no se llega a alcanzar del todo

la perfeccin, los que estn implicados, sabiendo que se espera de ellos un esfuerzo mximo, reflexionarn y

quiz se estimulen pero donde no se exige el mximo y se aceptan en cambio esfuerzos de menor entidad, los

primeros que se dan cuenta de que no se espera gran cosa de nuestros planes "son los que estn trabajando en los

mismos. He ah una de las razones clave de la mala planificacin".

1.8 Formular objetivos

Elementos de la Planificacin

Propsitos


29

Consiste en determinar las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma

permanente o semi-permanente un grupo social: misin, visin de la organizacin.

Investigacin

Aplicada a la planificacin, la investigacin consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el

logro de los propsitos, as como los medios ptimos para conseguirlos.

Objetivos

Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente

y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico; es hacia donde se encaminan los esfuerzos

conjuntos. Los objetivos pueden ser de corto plazo (operacionales: hasta un ao), mediano plazo (tcticos: de 1 a

3 aos) y largo plazo (estratgicos: ms de 3 aos). Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede

ser aumentar en un 10% las ventas del ao 2008 con respecto a las del 2007. La secuencia lgica de objetivos es

lo que se conoce como jerarqua o cascada de objetivos, tal como se la representa por la siguiente pirmide:

Grfico No. 1.5. Jerarqua de objetivos

|


Metas

Son los diferentes propsitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines ms especficos y

cuantificables que integran el objetivo de la empresa.

Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podra ser capacitar al

equipo de vendedores durante los primeros dos meses del ao 2008, con lo que se busca alcanzar el objetivo

planteado.

Objetivos estratgicos

Objetivos tcticos

Objetivos operacionales


30

Estrategias

Son cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo de los recursos y esfuerzos

para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas.

Una estrategia es la accin de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo; hacer que el

futuro de la organizacin se comporte como se determin. Se puede decir entonces que estrategias son los

caminos, cursos de accin, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo,

a fin de alcanzar sus objetivos.

Por ejemplo, una estrategia podra ser "realizar investigaciones de mercado permanentemente cada trimestre y

proveer de eficiente informacin al equipo de ventas, a fin de aumentar las ventas en el margen determinado".

Recursos o medios

Constituyen todos los insumos sean tangibles o intangibles con los que cuenta la organizacin y que le permiten

funcionar y alcanzar sus objetivos. Los tipos de recursos son:

Humanos (personas y talento)

Materiales (elementos fsicos)

Tecnolgicos (conocimiento cientfico, tcnico y de investigacin)

Econmico-financieros (dinero), los cuales tienen relacin directa con los anteriores

Polticas

Son guas para orientar la accin. Son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones,

sobre situaciones o problemas que se repiten dentro de una organizacin, son lineamientos de carcter general,

que indican el marco dentro del cual los miembros de una empresa deben desempearse y pueden tomar

decisiones, usando su iniciativa y buen juicio.

Se debe diferenciar entre polticas generales y especficas. Las polticas generales son aquellas que ataen a

todo el personal y a todas la instancias de la organizacin, mientras que las polticas especficas son aquellas que

se determinan para un grupo de empleados o trabajadores en particular o un rea (s) concretas dentro de la

organizacin.

Por ejemplo, una poltica general podra ser: Todos los empleados de la organizacin debern portar

permanentemente su carn de identificacin durante su horario de trabajo.

Por otro lado, una poltica especfica del rea de despacho de mercaderas podra ser: Las mercaderas se

entregarn al cliente nicamente luego de la presentacin de la respectiva factura de compra.


31

El contenido de las polticas se refleja en los manuales de polticas de la organizacin.

Programas

Son esquemas en donde se establece la secuencia de actividades que habrn de realizarse para lograr objetivos y

el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su

consecucin.

Son planes que vinculan objetivos, polticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignacin de funciones y

recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la

ejecucin de cada una de las etapas de operacin.

Existen diversas formas de elaborar un programa, desde sencillos cuadros o matrices hasta programas

informticos como Microsoft Project. Los programas se pueden representan a travs de cronogramas de

actividades y diagramas, siendo el ms conocido el Diagrama de Gantt, cuyo estudio se realiz en la asignatura

de Administracin 1, ejemplo que se refresca a continuacin:

El Diagrama o Grfico de Gantt

Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarroll a inicios del siglo XX este mtodo grfico de planificacin y

control, que permite contemplar las fases de inicio y finalizacin de las diversas actividades.

Llamado tambin cronograma de actividades o calendarizacin, se trata de un grfico de barras, dnde la

longitud de cada barra representa la duracin en das, semanas, meses o aos de una actividad. La utilidad de

ste grfico radica en que seala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto nmero de actividades en base a la

duracin de cada una de las mismas.

Para una mayor ilustracin, a continuacin se presenta el Grfico de Gantt que dispone los tiempos y actividades

para la realizacin de una investigacin de mercado, dividida en tres fases y para ser desarrollada en cuatro

meses.

Ejemplo: actividades para declarar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) en una empresa

Grfico No.1.6. Diagrama de Gantt

No.

Actividades

RESPONSA

BLE

HORAS

TOTA

L

OBSERVACIONES

1 Recoleccin de

facturas

NN

1

Actividades simultneas

1-6

Tiempo


32

Fuente: rea de Administracin MODALIDAD DE EDUCACION A DISTANCIA.

Procedimientos

Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo

repetitivo.

Son planes que sealan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia

cronolgica, para alcanzar los objetivos preestablecidos.

Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los

empleados.

Presupuestos

Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en trminos econmicos,

junto con la comprobacin subsecuente de la realizacin de dicho plan.

2 Clasificacin

facturas ventas

NN

1


2-3

3

Clasificacin

facturas

compras

NN

1


2-3

4 Sumatoria

ventas

NN

1

5 Sumatoria

compras

NN

1

6 Compra de

formulario

NN

1


1-6

7 Llenar

formulario

NN

1

8 Pago en el

banco

AB

1

9

Recepcin del

comprobante

de pago

AB

1

TOTAL

HORAS

7


33

Representa las expectativas para un perodo futuro, expresados en trminos cuantitativos, tales como dinero,

horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operacin (ventas, produccin,

inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.), generales y

especficos.

Requisitos de la presupuestacin

El presupuesto es un medio para prever y decidir la produccin que se va a realizar en un perodo determinado,

as como para asignar formalmente los recursos que esa produccin exige en la prctica de una institucin, sector

o regin.

Bajo este enfoque, el presupuesto debe cumplir con los siguientes requisitos:

Primero: El presupuesto debe asignar un valor para cada rubro o centro de produccin, a fin de evitar

duplicaciones y confusiones en el total del presupuesto.

Segundo: Las relaciones entre los recursos asignados y los productos resultantes de esa asignacin deben ser

perfectamente definidas.

Tercero: La asignacin de recursos para obtener los productos, que directamente requieren los objetivos de las

polticas (productos terminales), exige tambin de la asignacin de recursos para lograr otros productos que

permitan o apoyen la produccin de los productos terminales (productos intermedios).

Cuarto: El presupuesto debe expresar la red de produccin donde cada producto es condicionado y, a la vez,

condiciona a otros productos de la red, existiendo as unas determinadas relaciones de coherencia entre los

rubros presupuestados.

Principios de la presupuestacin

Programacin

Se desprende de la propia naturaleza del presupuesto y sostiene que ste debe tomar en cuenta el contenido y la

forma de la programacin.

Contenido

Establece que deben estar presentes todos los elementos que permitan la definicin y la adopcin de los objetivos

definidos previamente.

Forma

En cuanto a la forma, en el presupuesto deben explicarse todos los elementos de la programacin, es decir, se

deben sealar los objetivos adoptados, las acciones necesarias a efectuarse para lograr esos objetivos; los


34

recursos humanos, materiales y servicios de terceros que demanden esas acciones as como los recursos

monetarios necesarios que demanden esos recursos.

Mediante este principio se sostiene que deben contemplarse todos los elementos que integran el concepto de

programacin. Es decir, deben expresarse claramente todos estos elementos.

Integralidad

Este principio indica que el presupuesto debe cumplir las siguientes condiciones, de tal manera que sea:

Un instrumento del sistema de planificacin.

El reflejo de una poltica presupuestaria nica.

Un proceso debidamente vertebrado.

Un instrumento en el que debe aparecer todos los elementos de la programacin.

Universalidad

Dentro de este postulado se sustenta la necesidad de que aquello que constituye materia del presupuesto debe ser

totalmente incorporado en l. El presupuesto tiene caractersticas bsicas que estn presentes en todos los tipos

de presupuestos.

Claridad

Este principio indica que el presupuesto debe expresarse de manera ordenada y perfectamente legible.

Especificacin:

Este principio se refiere a que dentro del presupuesto deben sealarse con precisin todos los rubros que lo

componen, asignando correctamente cada uno de ellos

Fases o etapas del presupuesto

El carcter prctico del presupuesto implica que debe concebrselo como un sistema administrativo que se

materializa por las siguientes etapas: formulacin, discusin y sancin, ejecucin, control y evaluacin.

a. Formulacin. Consiste en elaborar el presupuesto considerando el tiempo de aplicacin, los objetivos,

metas y recursos necesarios para su consecucin, labor que responsabilidad de las instancias de mayor

jerarqua dentro de la organizacin.

b. Discusin. Se refiere a la presentacin o divulgacin del presupuesto entre los miembros que habrn

de aprobarlo y ejecutarlo en funcin de la realidad de la organizacin.

c. Sancin. Segn ameriten las circunstancias y la decisin de las instancias correspondientes, el

presupuesto podr ser sancionado a fin de proceder a su revisin y ajuste.

d. Ejecucin. Consiste en poner en marcha el presupuesto, en base a los lineamientos establecidos para el

efecto y el tiempo que se haya programado.


35

e. Control y evaluacin. Se refiere a que la ejecucin del presupuesto debe ser monitoreada

permanentemente y se debe evaluar que se cumpla segn los parmetros determinados. En el caso de

presentarse desviaciones, stas deben ser reportadas y corregidas inmediatamente.

Cuadro No. 1. 7. Ejemplo de presupuesto (ingresos y gastos)

No. CUENTAS / RUBROS VALOR $

1. INGRESOS OPERACIONALES 1.182.702,00

2.1. GASTOS OPERACIONALES 159.073,00

Costo de ventas 120.800,00

Otros gastos 38.273,00

2.2. GASTOS ADMINISTRATIVOS: 113.879,00

Sueldos empleados 91.343,00

Honorarios profesionales 6.532,00

Seguros mdicos 8.077,00

Viticos 7.927,00

2.3. GASTOS NO OPERACIONALES: 103.269,00

Movilizacin 8.022,00

Materiales y tiles de oficina 2.577,00

Estudios de mercado y publicidad 12.840,00

Mantenimiento / servicios generales 76.992,00

Gastos varios 2.838,00

2.4. GASTOS FINANCIEROS: 16.703,00

Pago prstamos 9.720,00

Tasas e impuestos 6.983,00

2.5. GASTOS PROVISIONES: 110.814,00

Depreciacin activos fijos 98.312,00

Provisin Incobrables 12.502,00

2. TOTAL GASTOS 503.738,00

TOTAL INGRESOS NETOS

PRESUPUESTADOS 678.964,00


1.9 Tomar Decisiones en la Planificacin

La administracin es la prctica de configurar consciente y continuamente las organizaciones. En esta prctica, el

arte de tomar decisiones es fundamental. Tomar decisiones es identificar y seleccionar un curso de accin para

enfrentar un problema especfico u obtener ventajas cuando se presenta una oportunidad.


36

Deben tomarse decisiones peridicas acerca de los futuros cursos de accin de la entidad y deben, asimismo,

corregirse los pasados cursos de accin. La toma de decisiones por la administracin implica un importante

proceso de direccin empresarial.

Muchos autores distinguen entre tomar decisiones y resolver problemas. Resolver problemas puede requerir ms

de una decisin, y la toma de decisiones siempre enfrenta problemas.

La toma de decisiones entraa un compromiso o resolucin de hacer, dejar de hacer, o de adoptar o rechazar una

actitud. Una toma de decisiones requiere creatividad y confianza. Se ve cercada por el riesgo, la incertidumbre,

la crtica y la conjetura secundaria.

Es importante comprender que no hacer nada respecto a un asunto o a un problema es, en s y por s, una

decisin. Si bien es cierto que el proceso decisorio est presente a lo largo de todo el proceso administrativo,

este tema se tratar en mayor detalle en la Unidad No.4.

1.10 Administracin estratgica

Tcnicas de Planificacin

Diagrama de anlisis de proceso

Es la representacin grfica de la trayectoria en la elaboracin de un producto o actividades, y en el cual se

sealan todas las acciones que se llevarn a cabo, mediante el uso de los smbolos correspondientes.

Se hace uso de simbologa para mostrar acciones como "transporte", "operacin", "inspeccin", "demora" y

"almacenamiento" o "archivo", entre otras.

Diagrama de flujo

Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de anlisis de proceso, salvo que ste se refiere a

acciones de carcter administrativo, y utiliza smbolos tales como: inicio o finalizacin del flujo, actividad,

documento, decisin o alternativa, archivo, conector de pgina y conector.

Los pronsticos

Son conjeturas sobre una situacin futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos; es una opinin

sobre lo que puede suceder y tomando como base datos pasados.

Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y observaciones.

Premisa es una proposicin que contiene una descripcin breve, de la causa y el resultado que se puede obtener,

al poner en prctica una alternativa determinada.


37

Uno de los mtodos utilizados para realizar pronsticos es el de los Mnimos Cuadrados, por el cual la relacin

media entre dos o ms variables son calculadas cuantitativamente y se trata de conocer datos futuros basndose

en los ya conocidos.

El Mtodo Incremental estudia los incrementos (positivos o negativos) que con relacin a periodos anteriores se

han venido presentando, luego se efecta un promedio aritmtico de los incrementos porcentuales y el resultado

final se aplica incrementndolo al resultado del presente periodo.

Finalmente, el Mtodo de Tendencias estudia las tendencias que se vienen mostrando en los resultados

anteriores, tomando dentro del anlisis el ao de referencia y el resultado obtenido en ese ao.

Los mtodos que se acaban de mencionar pueden ser consultados en cualquier libro de estadstica para

profundizar en ms detalles en el desarrollo de cada uno de ellos.

Cuadro No. 1.8. Plan de accin

Fecha

Inicio

Fecha

Trmino1 2 3 . . .

Determinacin de lo que se

quiere lograr. Permite

establecer las metas a

alcanzar y orienta la

aplicacin de estrategias o

caminos de accin.

Corresponde al QU.

Es la cuantificacin del objetivo

que se pretende alcanzar en un

tiempo sealado.

Corresponde al CUNTO.

Son los cursos de accin o

caminos a seguir para

alcanzar los objetivos.

Corresponde al CMO.

Parmetros cuantitativos

que permitan evaluar el

cumplimiento o alcance de

las metas a travs del

tiempo. Ayudan a medir la

eficacia, eficiencia y

efectividad de la gestin

realizada.

Corresponden al CMO

MEDIR.

Fuentes que permiten

verificar el avance del

desarrollo o ejecucin de

la meta

Corresponden al DNDE

VERIFICAR.

Recursos reales

necesarios para cumplir

con las metas establecidas

Corresponde al CON

QU.

Es la fecha

de inicio del

proyecto.

Formato:

mmm-aa.

Ej. Ene-09.

Es la fecha de

trmino o

finalizacin

del proyecto.

Formato:

mmm-aa.

Ej. Dic-09

Fortalecimiento del talento

humano del Municipio de la

ciudad XYZ, otros municipios

y de la ciudadana.

Se debe desarrollar el contenido para cada uno de los componentes del plan.

1. Reco-

pilar

informa-

cin.

2. Elabo-

rar el

estudio

de

diagns-

tico.

3.

31 de

didciembre

2009

$ 248.000,00 que incluyen

costos de recursos

materiales, tecnolgicos y

talento humano.

1 de enero

2009

Al finalizar el ao 2009, al

menos el 80% de los

ciudadanos propuestos han

participado en los cursos de

capacitacin, al menos el

90% de los cursos

programados se realizaron y

al menos el 90% de las

horas previstas sde

ejecutaron.



1.Realizar el diagnstico de

necesidades de capacitacin

ciudadana.

2.- Realizar el Plan de

capacitacin.

3.-Ejecutar la capacitacin y

evaluar la capacitacin.

Planificacin del Instituto

ABC.

Expedientes.

Reportes.

Informes de evaluacin y

monitoreo semestral y

anual.

Contratos de

Capacitacin. Estadsticas.

Capacitacin a 2.065

ciudadanos as) del Municipio

XYZ: 720 en Escuelas

Ciudadanas con 960 horas y 24

eventos; 900 en encuentros

Zonales del lderes y liderezas

con 225 horas y 9 encuentros

zonales; 360 en

Fortalecimiento de la Gestin

Participativa Local con 360

horas.

Ejecucin de 150 eventos para

3.830 servidores (as) del

Municipio de la ciudad XYZ,

durante los 12 meses de 2009

Capacitacin de 400 servidores

(as) de otros municipios a

travs de 10 eventos con 450

horas de capacitacin y

Cooperacin tcnica

Ejecucin de 210 horas de

capacitacin para 200

beneficiarias dentro del

Subprograma 9 Y 12.

MODELO DE PLAN DE ACCIN

EJEMPLOS:

Representacin de las

actividades, a travs de un

cronograma o grfico de Gantt

para la ejecucin de las

mismas, con los respectivos

responsables y que permitan

cumplir la meta.

Corresponde al CUNDO.

Cronograma de ejecucin (actividades)Parmetros / Indicadores

de gestin Fuente de verificacin Valor (recursos)OBJETIVO Metas Estrategias


UNIDAD 2. ORGANIZACIN

2. La Organizacin

Se refiere a los procedimientos o herramientas utilizadas para optimizar los resultados, es decir una mejora

sustancial en los procesos y procedimientos administrativos relacionados a las industrias o negocios con la

finalidad de obtener una mejor situacin para el negocio.

Capacita para entender la dinmica de funcionamiento de las empresas, los diversos elementos involucrados, los

principios que sustentan su gestin y el rol de la gerencia para alcanzar los objetivos organizacionales.

Los orgenes del enfoque clsico de la administracin remontan las consecuencias generadas por la revolucin

industrial. Podran resumirse en dos hechos genricos:

El crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas, que ocasion una complejidad creciente en su

administracin exigi un enfoque cientfico purificado que sustituyese el empirismo y la improvisacin

hasta entonces dominante. Con la empresa de dimensiones ms amplias surgen las condiciones iniciales de

planeamiento a largo plazo de la produccin, reduciendo la inestabilidad y la improvisacin.

La necesidad de aumentar la eficiencia y la competencia de las organizaciones en el sentido de obtener el

mejor rendimiento posible de sus recursos y hacer frente a la competencia que se incrementaba entre las

empresas. Surge el sentido de la divisin del trabajo entre quienes piensan y quienes ejecutan. Los primeros

fijan patrones de produccin, describen los cargos, fijan funciones, estudian mtodos de administracin y

normas de trabajo, creando las condiciones econmicas y tcnicas para el surgimiento del taylorismo en los

Estados Unidos y fayolismo en Europa.

Grfico No. 2.1. La Organizacin en el proceso administrativo


40


2.1. Concepto e importancia

La organizacin puede entenderse desde dos concepciones: como unidad o entidad social y como funcin

administrativa. A continuacin se explican cada una de ellas.

a. Organizacin significa cualquier empresa humana creada y moldeada intencionalmente para alcanzar

los objetivos determinados. Las organizaciones pueden ser empresas, organismos pblicos, bancos,

universidades, industrias, almacenes y comercio en general, prestadores de servicios y un sinnmero de

tipos. La organizacin como entidad social se puede ver en dos aspectos:

Organizacin Formal. Basada en la divisin racional del tra

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