Guia Basica Capacitacion Guatecompras Nuevo Procedimiento

Ministerio de Finanzas Públicas – Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Sistema Guatecompras – Guía básica de capacitación para usuarios compradores

SISTEMA GUATECOMPRAS GUÍA BÁSICA DE CAPACITACIÓN PARA

USUARIOS COMPRADORES Resolución 30-209 Normas de uso del sistema Guatecompras, Decreto 57-92 del Congreso de la Republica de Guatemala,

Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento y sus reformas.

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SISTEMA GUATECOMPRAS GUÍA BÁSICA DE CAPACITACIÓN PARA USUARIOS COMPRADORES

Examinar la página inicial del sistema. El objetivo es que usted identifique cada una de las secciones principales del sistema.

o Consultar Adjudicaciones 1.- Buscar Adjudicaciones o Consultar Contratos de Infraestructura

1. Contratos Registrados o Consultar Publicaciones sin concurso

1. Buscar publicaciones. o Varios

1. Inconformidades 2. Inhabilitaciones 3. Tips para WebMasters

o Consultar Estadísticas 1. Estadísticas 2. Tipo de Cambio.

o Consultar Noticias o Consultar la sección “¿necesita ayuda?”.

1. Preguntas Frecuentes 2. Capacitación Gratis. 3. Contáctenos.

o Autenticarse 1. Ingresar 2. Olvido su Contraseña

o Oportunidad para Proveedores 1. Concursos Vigentes 2. Buscar Concurso.

o Boletines Gratis 1. Suscribirse 2. Peguntas sobre boletines

o Registro de Proveedores 1. Proveedores Inscritos 2. Como me Suscribo. 3. Como Obtengo una Constancia de Inscripción. 4. Verificar una Constancia de Inscripción.

o Productos para Compradores 1. Disponibles en Contrato Abierto. 2. Buscar Producto. 3. Como se compra por Contrato Abierto. 4. Otras Preguntas sobre Contrato Abierto.

o Buscar Concurso 1. Por NOG. 2. Por texto 3. Por comprador. 4. Pro proveedor. 5. Avanzada.

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“Usuario comprador padre”

1. Autenticación del usuario. (Resolución 30-2009, articulo 17, Normas de uso del sistema Guatecompras)

• Ir a la sección “autenticarse” ubicada en la página inicial. • Dar un clic sobre el enlace “Ingresar”. • Ingresar el código del usuario y la contraseña de acceso. • Dar un clic sobre el enlace “Ingresar”. • La primera vez que ingrese al sistema, éste le pedirá automáticamente el cambio de

su • Contraseña, por favor, ingrese una nueva contraseña y confírmela.

NOTA IMPORTANTE: El usuario sigue siendo el mismo, lo único que cambia es la Contraseña de acceso.

2. Modificar datos de propia entidad..

• Ir al menú “Comprador Padre”, luego “Modificar Datos”, cambiar la información que desea actualizar y luego presionar el botón siguiente “MODIFICAR DATOS DE LA ENTIDAD” para hacer los cambios respectivos.

3. Creación de unidad compradora de su propia entidad.

• Ir al menú “Comprador Padre”, luego “Unidades Compradoras” y dar clic sobre “Crear”.

• Seguir las indicaciones en pantalla para llenar el formulario, luego presionar el botón siguiente “CREAR UNIDAD” para realizar el registro de la nueva unidad Compradora.

4. Inhabilitación de unidad compradora de su propia entidad.

• Ir al menú “Comprador Padre”, luego “Unidades Compradoras” y dar clic sobre “Inhabilitaciones”.

• Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón siguiente “INHABILITAR UNIDADES” para realizar inhabilitación de las unidades Compradora seleccionadas.

4. Modificar Información de unidades compradoras de su propia entidad.

• Ir al menú “Comprador Padre”, luego “Unidades Compradoras” y dar clic sobre “Modificar Información de Unidades”.

• Seleccionar la Unidad a la que se le desea modificar Información y presionar el botón siguiente “VER DATOS DE LA ENTIDAD” para ver los datos de la unidad seleccionada.

• Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón siguiente “MODIFICAR” para realizar el cambio de información de la unida de Compradora seleccionada.

5. Consultar preguntas recibidas por concurso de su propia entidad.

• Ir al menú “Comprador Padre”, luego a “Concursos” y dar clic sobre “Consultar preguntas recibidas”.

• Ingresar el NOG del concurso del que desea consultar preguntas y presionar el botón siguiente “CONSULTAR” para ver las preguntas que ha recibido el concurso.

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6. Responder Inconformidades recibidas de su propia entidad. • Ir al menú “Comprador Padre”, luego a “Inconformidades” y dar clic sobre

“Responder/Comentar Inconformidades”. • Ingresar el numero de inconformidad a responder (ejemplo A222) seguir las

indicaciones del formulario y luego presionar el botón siguiente “ENVIAR RESPUESTA O COMENTARIO” publicar la respuesta o comentario.

6. Modificar datos de mi propio usuario.

• Ir al menú “Comprador Padre”, luego a “Usuarios” y dar clic sobre “Modificar datos propios”.

• Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón siguiente “MODIFICAR DATOS” para realizar el cambio de información del usuario.

7. Cambiar contraseña de mi propio usuario.

• Ir al menú “Comprador Padre”, luego a “Usuarios” y dar clic sobre “Cambiar mi propia contraseña”.

• Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón siguiente “CAMBIAR CONTRASEÑA” para realizar el cambio de contraseña.

8. Creación de usuario comprador hijo de mi propia entidad..

• Ir a menú “Comprador Padre”, luego “Usuarios” y dar clic sobre “Crear nuevos usuarios hijos”.

• Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón siguiente “CREAR USUARIO” para realizar la creación del usuario.

9. Inhabilitación de usuario comprador hijo de mi propia entidad..

• Ir a menú “Comprador Padre”, luego “Usuarios” y dar clic sobre “Inhabilitar Usuarios”.

• Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón siguiente “INHABILITAR USUARIO” para realizar la inhabilitación.

10. Consulta del listado de usuarios.

• Ir a menú “Comprador Padre”, a luego “Usuarios” y dar clic sobre “Listado de usuarios”.

• Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón siguiente “CONSULTAR” para realizar la consulta

11. Consulta del historial de operaciones.

• Ir a menú “Menú de Comprador Padre”, luego “Usuarios” y dar clic sobre “Consultar Historial de operaciones”.

• Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón siguiente “BUSCAR” para realizar la consulta.

12. Asignación de funciones a Usuarios (Nuevo)

• Ir a menú “Comprador Padre”, luego “Usuarios” y dar clic sobre “Asignación de funciones a usuarios”.

• Seleccionar la Unidad Compradora a la que pertenece le usuario y darle Consultar para ver todos los usuarios de esta unidad compradora.

• Presionar el link de modificar en la columna de modificar funciones. • Activar o desactivar la función o perfil que se desea asignar o quitar, luego presionar

el botón siguiente “GUARDAR FUNCIONES” para realizar la Acción.

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13. Consulta modulo de Preparación de bases. • Ir a menú “Comprador Hijo”, luego “Bases de Concurso” y dar clic sobre “Consultar

Todos”. Opción que permitirá consultar todas las bases en sus diferentes estados. • Definición de Estados: • Registradas: son las Bases que inicio su preparación pero aun no se ha cumplido

los 3 pasos primordiales para que cambie al estado siguiente. • Preparadas: son las bases en las cuales ya se cumplió con todos los requisitos

esenciales para poder publicarlas y sacarlas a concurso. • Publicadas: son las bases que ya se convirtieron en un concurso publico y ya se

estableció una fecha limite para recibir ofertas. • Suspendidas: Son todas las bases que se inicio su registro y la carga de la

documentación necesaria pero por alguna razón se • Consulta bases por medio del NOG: Ir a menú “Comprador Hijo”, luego “Bases

de Concurso” y dar clic sobre “Consultar por NOG”. Opción solicitara el NOG de las bases que se desean consultar.

• Luego podrá ver cada una de la fases que tiene la preparación de bases de ese Nog específico.

13. Cerrar sesión.

6.1. Dar clic al enlace “Cerrar sesión” en la esquina superior derecha de la pantalla.

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“Usuario comprador hijo” perfil “OPERADOR DE BASES”

1. Autenticación del usuario. • Ir a la sección “autenticarse” ubicada en la página inicial. • Dar un clic sobre el enlace “Ingresar”. • Ingresar el código del usuario y la contraseña de acceso. • Dar un clic sobre el enlace “Ingresar”. • La primera vez que ingrese al sistema, éste le pedirá automáticamente el cambio de


NOTA IMPORTANTE: El usuario sigue siendo el mismo, lo único que cambia es la contraseña de acceso.

2. Escritorio

• El sistema muestra el escritorio de usuario autenticado, en el cual se podrán observar 4 bloques principales los cuales son:

• Bases: en este apartado muestra el total de bases ingresadas distribuidas en cada uno de los estatus en los que se pueden encontrar.

• Concursos Vigentes: en este apartado se muestra el total de concursos vigentes y cuantos de estos tienen en pendiente la publicación de la respuesta a preguntas hechas sobre el concurso o NOG.

• Concursos en evaluación: en este apartado se podrán observara el total de concursos en este estado distribuidos en los que tienen listado pendiente la publicación del acta de apertura o el listado de oferentes en la opción respectiva para este tipo de documentos, los que ha permanecido en este estado por mas de 5 días derivado de que si en las bases del concurso no establece el tiempo para adjudicar la ley establece que para esta fase el plazo de 5 días según articulo 12 del Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

• Inconformidades: en esta apartado se muestra el total de inconformidades que esta bajo el estado de análisis, lo que indica que las mismas no se han contestado.

3. Modificar datos de unidad compradora de su propia entidad.

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego “Unidades Compradoras” y dar clic sobre “Crear”.

• Seguir las indicaciones en pantalla para llenar el formulario, luego presionar el botón siguiente “CREAR UNIDAD” para realizar el registro de la nueva unidad Compradora.

4. Publicaciones sin Concurso de forma Manual.

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego “Compras Sin Concurso” y dar clic sobre “Publicar compra sin concurso”.

• Seguir las indicaciones en pantalla para llenar el formulario, luego presionar el botón siguiente “PUBLICAR CONCURSO” para realizar el registro de la nueva publicación de tipo sin concurso.

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5. Modificar Publicaciones sin Concurso de forma Manual.

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego “Compras Sin Concurso” y dar clic sobre “Modificar estatus de publicación”, ingresar el numero de expediente y Darle “Consultar”

• Seguir las indicaciones en pantalla para llenar el formulario, luego presionar el botón siguiente “Modificar” para realizar el registro de la nueva publicación de tipo sin concurso.

6. Crear Bases de Concurso. (Nuevo procedimiento para elaborar bases de concursos)

Pasos de la Preparación de bases Paso No. 1 “Datos Generales (modalidad, categoría, descripción, tipo)”

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego “Bases de Concurso” y dar clic sobre “CREAR” • Hacer la declaración de que el producto, bien, suministro o servicio a comprar o

contratar no se encuentra en el catalogo de contrato, dando le Clic en el botón “Crear Bases”

• Modalidad del concurso: de Compra a utilizar, en el caso de las entidades que no pertenecen al Sector Público el sistema antes de ingresar la información del formulario solicitará lo siguiente: ¿El concurso que se publicará se sujeta por otras disposiciones (Acuerdo, Convenio, Etc.) a la Ley de Contrataciones del Estado?, en caso afirmativo este concurso en particular se regirá por lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, en caso negativo el sistema automáticamente le podrá como la modalidad de compra la denominada: No sujeto a la Ley de Contrataciones.

Nota Importante: en la caso de seleccionarse la Modalidad denominada: Compra Directa por ausencia de ofertas, el sistema solicita el NOG que dio origen a la publicación y aplicación de este tipo de modalidad según lo establecido en el Articulo 32 de la LCE, para lo cual el NOG descrito deberá cumplir con las siguientes características:

1. El NOG debe pertenecer al la Entidad. 2. Debe existir para el NOG por lo menos una ampliación del

plazo para recibir ofertas a raíz de que hubo ausencia de ofertas en su fecha de recepción original.

3. El estado del NOG debe ser “FINALIZADO DESIERTO” Observación: Para determinar la modalidad de compra se debe tomar en cuenta que el monto estimado debe incluir el IVA, según lo establecido en el articulo 10 del Decreto 27-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado ya que las validaciones de fechas de apertura y montos al momento de adjudicar el sistema toma en cuenta la modalidad bajo la cual fue creado el concurso para validar esa clase de características de la modalidad.

• Categoría: indicar la categoría a la que pertenece el producto o servicio. • Descripción de las bases: en este apartado se debe describir de una forma breve

el objeto de la compra o servicio. • Tipo de Concurso: se define el tipo de producto de acuerdo a los tipos según la

resolución 30-2009 normas de uso del sistema en su artículo 8.

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• Moneda de la oferta. En este campo se parametriza la moneda en la que deseamos que el proveedor nos oferte.

• Tipo de oferta: en este opción se podrá parametrizar el tipo de oferta que se desea recibir por parte del proveedor: Solo papel: indica al proveedor que las ofertas se recibirán únicamente en forma escrita, Solo Electrónicas: indica al proveedor que su oferta la debe de presentar a través del portal de Guatecompras, ingresando con el usuario del perfil correspondiente.

• Fianzas: en esta apartado deberá ingresar y configurar el porcentaje de cada una de las fianzas de acuerdo a los porcentajes establecidos para cada modalidad de compra regulada en los Artículos 64 y 65 de la Ley de Contrataciones de Estado, Decreto 57-92

• Con NIT: indicar que el tipo de proveedor que puede participar en el concurso parámetro que pedirá únicamente para la modalidad de Compra Directa por concurso Competitivo.

• Luego Presionar el botón de “CREAR” el cual creara la cabecera de las bases con los datos generales de las mismas, con el Estatus de “REGISTRADA”

Paso No. 2 “Tipos de Productos” (registro de los bienes, suministros os servicios a solicitar)

• Inicialmente el estatus de este Paso es Pendiente lo que indica que este paso no se a cumplido en la preparación de bases, para ingresar al esta opción se debe de presionar el acceso donde dice “MODIFICAR”, la cual desplegara un el las siguientes dos opciones: “COPIAR TIPO DE PRODUCTO” Y “CREAR TIPO DE PRODUCTO NUEVO”

Copiar Tipo de Producto (únicamente para NOG de bases de mi propia entidad) • Paso “A”: el sistema solicitara el NOG de las bases de las cuales deséanos

copiar algún producto. • Paso “B”: el sistema desplegara la lista de los productos de estas bases, para

lo cual debemos seleccionar el nombre del tipo de producto a copiar. • Paso “C”: Describir el nuevo nombre de este producto • Presionar el botón “Copiar Tipo de Producto” para copiar ese producto a las

bases que estamos preparando. • Luego podrá modificar la información del tipo de producto que copiamos que

no aplique para este nuevo requerimiento de la preparación de bases. • Repetir este proceso para cualquier tipo de producto a copiar de otras bases.

Crear Tipo de Producto • Al seleccionar esta opción desplegara un formulario en el cual debemos de

configurar determinada información sobre el tipo de producto crear: • Número: este parámetro lo genera automáticamente el sistema y es un

correlativo de número de productos incluidos en las bases.

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• Nombre: parámetro en el que deberá describir de una forma breve el producto a crear (Ejeplo: Computadora Personal, Impresora, Papel Bond, etc.)

• Características Solicitadas: parámetro que servirá para d escribir todas las características con las que deseamos que oferten el tipo de producto a crear.

• Cantidad: Parámetro en el que se indica el numero solicitado de productos. • Indique si se aceptan ofertas parciales: parámetro en el que se indicara al

proveedor si se aceptaran que nos oferte únicamente la cantidad de unidades solicitado en este producto o si nos va poder oferta

• Unidad de Medida: en este parámetro deberá indicar la unidad de medida en la que desea que el proveedor le oferte para este tipo producto.

• Renglón: en este parámetro deberá indicar el renglón presupuestario bajo el cual se compra el tipo de producto, el sistema a manera de apoyo muestra la lista de valores de acuerdo a la categoría que se selecciono en la creación de la registrada en el Paso 1 cabecera de las bases que se están preparando

• Marca Tipo de Llenado en este parámetro se deberá indicar la forma en la cual desea el requirente que el proveedor se describa la marca del producto que esta ofreciendo. ( Para el caso de bases relacionadas a obras o requerimientos que por su naturaleza esta información no aplica se deberá consignar en esta casilla el texto “NO APLICA”)

• Precio Tipo de Llenado: en este parámetro se deberá indicar la forma en la cual deberá el proveedor expresar el precio del tipo de producto ofertado.

• Característica 1..10: (Opcional) en estos parámetros la entidad compradora podrá definir hasta un máximo de 10 características por tipo de producto creado en las cuales de una forma mas detallada definirán características especificas que deseen que el proveedor les indique de una manera mas especifica sobre el producto a solicitar.

• Luego de llenar la información del formulario debe presionar el botón “CREAR TIPO DE PRODUCTO” para crear el producto en estas bases que se están preparando.

• Repetir este proceso para la cantidad de veces de acuerdo al No. de tipo de productos que se solicitaran en las bases.

Paso No. 3 “Anexos”

• Inicialmente el estado de esta opción se encuentra en estado de “PENDIENTE” para todas las modalidades a excepción de la de Compra Directa derivado de que esta modalidad los anexos son de uso opcional.

• Al ingresar a esta opción el sistema el sistema le presentara el formulario que le permitirá efectuar la carga de cada uno de los anexos necesarios de acuerdo a la modalidad registrada en el Paso No 1 de la preparación de bases.

Información a configurar en el formulario • Comentario: en este parámetro deber registrar una breve descripción del

documento que anexara a las bases. • Tipo de Anexo: en este parámetro deberá seleccionar el tipo de archivos a

anexar a las bases, el listado de los tipos de archivos lo generara

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automáticamente el sistema de acuerdo a la modalidad registrada en el Paso No. de la preparación de bases.

• Seleccione el Documento: en este apartado el usuario deberá presionar el botón de “Examinar” para indicar la ruta o le lugar donde se encuentra electrónicamente el archivo a anexar en esta acción.

• Incluir el Documento Seleccionado: luego de registrar el lugar o la ruta donde se encuentra el archivo a anexar se deber presionar le Botón “Incluir Documento Seleccionado” para anexarlos al recuadro que se encuentra en la parte inferior, en el cual se muestran el nombre de todos loar archivos que se anexar con esta acción.

• Luego de llenar todo el formulario para anexar lo archivos en esta acción se deberá presionar el botón de “Agregar Anexos” acción que cambiara el estado del este paso en el apartado de Preparación de Bases a estado de “Listo”

Resumen de Anexos requeridos por modalidad y su fundamento legal: Modalidad: COMPRA DIRECTA

Tipo de anexo (Art. 43 LCE) Opcional? Mas de uno?

Solicitud o requerimiento de bien, servicio o suministro (Art. 1 LCE)

SI SI

Oficio de invitación SI SI Bases, especificaciones generales o términos de referencia SI SI

Modelo de oferta (formulario) SI SI

Modalidad: COTIZACIÓN, LICITACION

Tipo de anexo Opcional? Mas de uno?

Solicitud o requerimiento de bien, servicio o suministro (Art. 1 LCE) NO SI Anuncio, convocatoria o invitación (Art. 23 y 39 LCE) NO NO Bases, especificaciones generales o términos de referencia (Art. 18 LCE) NO SI Dictamen técnico (Art. 21 LCE y 6 Reglamento de LCE) NO SI Examen de aspectos jurídicos (Art. 21 LCE y 6 Reglamento de LCE) NO SI Resolución de aprobación de bases (Art. 21 y 40 LCE) NO NO Estudios, diseños o planos (Art. 18 LCE) SI SI Modelo de oferta (formulario) (Art. 19 numeral 14 LCE) NO SI Proyecto de contrato (Art. 19 numeral 14 LCE) NO SI

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Modalidad: CASOS DE EXCEPCIÓN Y OTROS PROCEDIMIENTOS Tipo de anexo (Art. 44 y 45 LCE) Opcional? Mas de

uno? Solicitud o requerimiento de bien, servicio o suministro (Art. 1 LCE) NO SI Anuncio, convocatoria o invitación SI NO Bases, especificaciones generales o términos de referencia SI SI Dictamen técnico SI NO Examen de aspectos jurídicos SI NO Resolución de aprobación de bases o justificación de compra (Art. 21 y 40 LCE) NO NO Estudios, diseños o planos SI SI Documentos de respaldo SI SI Modelo de oferta (formulario) SI SI Proyecto de contrato SI SI 7. Responder Inconformidades recibidas de su propia entidad.

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “Inconformidades” y dar clic sobre “Responder/Comentar Inconformidad”.

• Ingresar el numero de inconformidad a responder (ejemplo A222) seguir las indicaciones del formulario y luego presionar el botón siguiente “ENVIAR RESPUESTA O COMENTARIO” publicar la respuesta o comentario.

8. Crear Inhabilitación a Proveedor:

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “Inhabilitaciones” y dar clic sobre “Crear Inhabilitación”.

• Paso 1: Ingresar el NIT del proveedor a inhabilitar y presionar el botón de “Consultar”

• Paso 2: Seleccionar el motivo por el cual se inhabilitara el proveedor posterior a llevar un proceso administrativo que haya dictaminado la inhabilitación del mismo en el portal.

• Paso 3: en este parámetro deberá describir el hecho que provoca la inhabilitación. • Paso 4: y posteriores: estos pasos den formulario serna desplegados de acuerdo al

motivo que se haya seleccionado en el Paso 2: 9. Modificar Inhabilitación a Proveedor:

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “Inhabilitaciones” y dar clic sobre “Modificar Inhabilitación”.

• Paso 1: Ingresar el No de Inhabilitación y presionar el botón de “Consultar” • Paso 2: Seguir las instrucciones del formulario y presionar el botón respectivo para

realizar o efectuar la acción. 10. Agregar Cometario o documento a una inhabilitación.

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “Inhabilitaciones” y dar clic sobre “agregar Comentario/Documento”.


realizar o efectuar la acción. 11. Modificar Datos propios de mi usuario

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “usuarios” y dar clic sobre “Modificar Datos Propios”.

• Paso 1: Actualizar la información que vario dentro del formulario que el sistema muestra y presionar el botón “Modificar Datos” para efectuar la acción.

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12 Cambiar contraseña propia. • Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “usuarios” y dar clic sobre “Cambiar

Contraseña Propia”. • Actualizar la información dentro del formulario que el sistema muestra y presionar el

botón “Cambia Contraseña” para efectuar el cambio de contraseña.

13. Inhabilitar Usuarios de mi entidad • Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “usuarios” y dar clic sobre “Inhabilitar

Usuarios”. • Seleccionar del Listado el usuario a inhabilitar y verificar la información del usuario y

una vez revisada la información presionar el botón “Inhabilitar usuario” para efectuar la acción.

14. Listar Usuarios de la Entidad

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “usuarios” y dar clic sobre “Listar Usuarios”. • Seleccionar el estatus de los usuarios a listar y presionar le botón “Consultar” para

generar el listado de todos los usuarios que se encuentra bajo el estatus seleccionado

15. Consultar Historial de Acciones efectuadas por los usuarios de la entidad.

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “usuarios” y dar clic sobre “Consultar Historial de Acciones”,

• Paso 1: Seleccionar el usuario sobre el que desea verificar el listado de acciones efectuadas en el sistema.

• Paso 2: Seleccionar el tipo de acción a Consultar. • Paso 3: Ingresar el Rango de fecha sobre la cual se desea filtra la búsqueda de las

acciones realizadas por el usuario seleccionado en el Paso 1.

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“Usuario comprador hijo” perfil

“AUTORIZADOR DE BASES” 1. Autenticación del usuario.

• Ir a la sección “autenticarse” ubicada en la página inicial. • Dar un clic sobre el enlace “Ingresar”. • Ingresar el código del usuario y la contraseña de acceso. • Dar un clic sobre el enlace “Ingresar”. • La primera vez que ingrese al sistema, éste le pedirá automáticamente el cambio de


NOTA IMPORTANTE: El usuario sigue siendo el mismo, lo único que cambia es la contraseña de acceso.

2. Escritorio

• El sistema muestra el escritorio de usuario autenticado, en el cual se podrán observar 4 bloques principales los cuales son:

• Bases: en este apartado muestra el total de bases ingresadas distribuidas en cada uno de los estatus en los que se pueden encontrar.

• Concursos Vigentes: en este apartado se muestra el total de concursos vigentes y cuantos de estos tienen en pendiente la publicación de la respuesta a preguntas hechas sobre el concurso o NOG..

• Concursos en evaluación: en este apartado se podrán observara el total de concursos en este estado distribuidos en los que tienen listado pendiente la publicación del acta de apertura o el listado de oferentes en la opción respectiva para este tipo de documentos, los que ha permanecido en este estado por mas de 5 días derivado de que si en las bases del concurso no establece el tiempo para adjudicar la ley establece que para esta fase el plazo de 5 días según articulo 12 del Acuerdo Gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. Modificar Datos de mi Unidad Compradora:

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego “Unidades Compradoras” y dar clic sobre “Modificar Datos”.

• Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón “MODIFICAR” para realizar el cambio de información de la unida de Compradora seleccionada

4. Consultando bases en sus diferentes estados:

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego “Bases de Concurso” y dar clic sobre “CONSULTAR TODAS”

• El sistema desplegar un reporte de todas las bases ordenadas por año de creación y estatus en el que se encuentran.

5. Consular Bases por NOG:

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego “Bases de Concurso” y dar clic sobre “CONSULTAR POR NOG”

• El sistema solicitara el NOG de las bases que se desean consultar, luego de ingresar el NOG presione el botón “CONSULTAR” para ver toda la información del las bases consultadas.

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• Verificar cada una de los posos del bloque “Preparación de Bases” para asegurarse de que toda la información registrada por el usuario “Comprador Hijo Operador” fue registrada de la manera correcta.

6. Publicar Concurso de Bases previamente Creadas:

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego “Bases de Concurso” y dar clic sobre “CONSULTAR POR NOG”

• El sistema solicitara el NOG de las bases que se desean consultar, luego de ingresar el NOG presione el botón “CONSULTAR” para ver toda la información del las bases consultadas.

• Verificar cada una de los posos del bloque “Preparación de Bases” para asegurarse de que toda la información registrada por el usuario “Comprador Hijo Operador” fue registrada de la manera correcta.

• Luego de hacer las validaciones correspondientes para hacer la publicación, presione el acceso “Publicar Concurso” que aparece en el apartado b “publicaciones de concurso”, para poder convertir estas bases en concurso público competitivo.

• Seguidamente el sistema le presentara el formulario donde deberá consignar la fecha límite y hora limite para que los interesados presenten sus ofertas.

• Si esta seguro de la información a registrar deberá presionar enlace siguiente: “Si esta seguro Por favor presione aquí”. Para efectuar la publicación de estas bases

7. Publicaciones sin Concurso de forma Manual.

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego “Compras Sin Concurso” y dar clic sobre “Publicar compra sin concurso”.

• Seguir las indicaciones en pantalla para llenar el formulario, luego presionar el botón siguiente “PUBLICAR CONCURSO” para realizar el registro de la nueva publicación de tipo sin concurso.

8. Modificar Publicaciones sin Concurso de forma Manual.

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego “Compras Sin Concurso” y dar clic sobre “Modificar estatus de publicación”, ingresar el numero de expediente y Darle “Consultar”

• Seguir las indicaciones en pantalla para llenar el formulario, luego presionar el botón siguiente “Modificar” para realizar el registro de la nueva publicación de tipo sin concurso.

9. Responder Inconformidades recibidas de su propia entidad.

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “Inconformidades” y dar clic sobre “Responder/Comentar Inconformidad”.

• Ingresar el numero de inconformidad a responder (ejemplo A222) seguir las indicaciones del formulario y luego presionar el botón siguiente “ENVIAR RESPUESTA O COMENTARIO” publicar la respuesta o comentario.

10. Crear Inhabilitación a Proveedor:

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “Inhabilitaciones” y dar clic sobre “Crear Inhabilitación”.

• Paso 1: Ingresar el NIT del proveedor a inhabilitar y presionar el botón de “Consultar”

• Paso 2: Seleccionar el motivo por el cual se inhabilitara el proveedor posterior a llevar un proceso administrativo que haya dictaminado la inhabilitación del mismo en el portal.

• Paso 3: en este parámetro deberá describir el hecho que provoca la inhabilitación.

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• Paso 4: y posteriores: estos pasos den formulario serna desplegados de acuerdo al motivo que se haya seleccionado en el Paso 2:

11. Modificar Inhabilitación a Proveedor:

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “Inhabilitaciones” y dar clic sobre “Modificar Inhabilitación”.


realizar o efectuar la acción. 12. Agregar Cometario o documento a una inhabilitación.

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “Inhabilitaciones” y dar clic sobre “agregar Comentario/Documento”.


realizar o efectuar la acción. 13. Modificar Datos propios de mi usuario

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “usuarios” y dar clic sobre “Modificar Datos Propios”.

• Paso 1: Actualizar la información que vario dentro del formulario que el sistema muestra y presionar el botón “Modificar Datos” para efectuar la acción.

14. Cambiar contraseña propia.

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “usuarios” y dar clic sobre “Cambiar Contraseña Propia”.

• Actualizar la información dentro del formulario que el sistema muestra y presionar el botón “Cambia Contraseña” para efectuar el cambio de contraseña.

15. Inhabilitar Usuarios de mi entidad

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “usuarios” y dar clic sobre “Inhabilitar Usuarios”.

• Seleccionar del Listado el usuario a inhabilitar y verificar la información del usuario y una vez revisada la información presionar el botón “Inhabilitar usuario” para efectuar la acción.

16. Listar Usuarios de la Entidad

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “usuarios” y dar clic sobre “Listar Usuarios”. • Seleccionar el estatus de los usuarios a listar y presionar le botón “Consultar” para

generar el listado de todos los usuarios que se encuentra bajo el estatus seleccionado

17. Consultar Historial de Acciones efectuadas por los usuarios de la entidad.

• Ir al menú “Comprador Hijo”, luego a “usuarios” y dar clic sobre “Consultar Historial de Acciones”,

• Paso 1: Seleccionar el usuario sobre el que desea verificar el listado de acciones efectuadas en el sistema.

• Paso 2: Seleccionar el tipo de acción a Consultar. • Paso 3: Ingresar el Rango de fecha sobre la cual se desea filtra la búsqueda de las

acciones realizadas por el usuario seleccionado en el Paso 1.

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“Usuario comprador hijo” perfil “OPERADOR DE BASES” y “AUTORIZADOR DE BASES”

operando sobre bases que se prepararon y se convirtieron en Concurso publico.

01. Modificar Datos Secundarios: 02. Modificar Tipos de Producto. Para poder modificar tipos de productos es necesario modificar como mediante el documento de respaldo correspondiente los datos secundarios del concurso de acuerdo a lo establecido en el artículo 19bis y 39bis, si los datos secundarios fueron modificados de con autorización según el documento de respaldo cargado en la acción respectiva, el sistema ya le permitirá hacer las modificaciones correspondientes y le presentara el listado de tipos de productos creados en este concurso para lo cual debe presionar el botón modificar asociado al tipo de producto del cual se efectuaran modificaciones y cambie la información que varia en el formulario que el sistema le muestra de la manera siguiente: Características a modificar según el documento de respaldo:

• Nombre: parámetro en el que deberá describir de una forma breve el producto a crear (Ejemplo: Computadora Personal, Impresora, Papel Bond, etc.)

• Características Solicitadas: parámetro que servirá para d escribir todas las características con las que deseamos que oferten el tipo de producto a crear.

• Cantidad: Parámetro en el que se indica el numero solicitado de productos. • Indique si se aceptan ofertas parciales: parámetro en el que se indicara al

proveedor si se aceptaran que nos oferte únicamente la cantidad de unidades solicitado en este producto o si nos va poder oferta

• Unidad de Medida: en este parámetro deberá indicar la unidad de medida en la que desea que el proveedor le oferte para este tipo producto.

• Renglón: en este parámetro deberá indicar el renglón presupuestario bajo el cual se compra el tipo de producto, el sistema a manera de apoyo muestra la lista de valores de acuerdo a la categoría que se selecciono en la creación de la registrada en el Paso 1 cabecera de las bases que se están preparando

• Marca Tipo de Llenado en este parámetro se deberá indicar la forma en la cual desea el requirente que el proveedor se describa la marca del producto que esta ofreciendo. ( Para el caso de bases relacionadas a obras o requerimientos que por su naturaleza esta información no aplica se deberá consignar en esta casilla el texto “NO APLICA”)

• Precio Tipo de Llenado: en este parámetro se deberá indicar la forma en la cual deberá el proveedor expresar el precio del tipo de producto ofertado.

• Característica 1..10: en estos parámetros la entidad compradora podrá definir hasta un máximo de 10 características por tipo de producto creado en las cuales de una forma mas detallada definirán características especificas que deseen que el proveedor les indique de una manera mas especifica sobre el producto a solicitar.

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• Luego de llenar la información del formulario debe presionar el botón “MODIFICAR TIPO DE PRODUCTO” para modificar los datos en el tipo producto en estas bases que se están modificando..

• Repetir este proceso para la cantidad de veces de acuerdo al No. de tipo de productos que se solicitaran en las bases.

03. Revisar Preguntas. (Resolución 30-2009, articulo 9 literal “C”, Normas de uso del sistema Guatecompras)

• Ir a menú “Comprador Hijo”, luego “Concursos” y dar clic sobre “Operar sobre un concurso”.

• Ingresar el NOG del concurso. • Usted podrá ver el listado completo de operaciones que pueden realizarse sobre un

concurso. • Elija la opción “Revisar Preguntas”, dando un clic sobre ella. • Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón de

generar el archivo de preguntas. 04. Publicar Preguntas. (Resolución 30-2009, articulo 9 literal”D”, Normas de uso del sistema Guatecompras)

• Ir a menú “Comprador Hijo”, luego “Concursos” y dar clic sobre “Operar sobre un

concurso”. • Ingresar el NOG del concurso. • Usted podrá ver el listado completo de operaciones que pueden realizarse sobre un

concurso. • Elija la opción “Publicar Respuestas”, dando un clic sobre ella. • Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón de

siguiente “PUBLICAR RESPUESTAS” para publicar las respuestas. 05. Publicar otros Documentos



concurso. • Elija la opción “Publicar otros Documentos”, dando un clic sobre ella. Nota Importante: el listado de oferentes no publicarlo acá sino en la opción "publicar listado de oferentes" • Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón

siguiente “AGREGAR DOCUMENTO” para realizar la publicación. Documentos que deberá cargar con esta opción:

1. Anuncios (Articulo 9 literal “A” Resolución 30-2009). 2. Aclaraciones solicitadas por la Junta sobre las ofertas Presentadas

(Articulo9 literal “H” Resolución 30-2009). 3. Resolución de Aprobación, Improbación o de presidir. (Articulo 9 literal

“J” Resolución 30-2009). 4. Lista de Invitados (Articulo 9 literal “F” Resolución 30-2009). 5. Resolución de Impugnaciones (Revocatorias o reposiciones) (Articulo 9 literal “k”

Resolución 30-2009). 6. Oficios de Solicitud y autorización de prorroga para adjudicar. 7. Avisos Importantes sobre el concurso. 8. Oficio de remisión de Contratos al Registro de la Contraloría.

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9. Otro tipo de documentos que se genere en el expediente físico no contemplados en las demás acciones definidas en el apartado de operaciones sobre concursos.

06. Finalizar Concurso (Resolución 30-2009, articulo 9 literal”I”, Normas de uso del sistema Guatecompras)



concurso. • Elegir la opción “Finalizar Concurso”, dando un clic sobre ella. • Seguir las indicaciones en pantalla para llenar el formulario. • Elegir el nuevo estatus que tendrá el concurso, dentro de los cuales están los

siguientes:

1. “Finalizado adjudicado”. Este estado lo adquiere el concurso una vez que la junta haya dictaminado adjudicarle a uno o mas proveedores de los oferentes que presentaron su ofertas.

2. “Finalizado anulado (prescindido)” este estado lo adquiere el concurso y el evento que dio vida esta publicación se anula o se va prescindir del mismo.

3. “Finalizado desierto” este estado lo adquiere el concurso toda vez que al concurso no se hubiese presentado ningún oferten o los que se presentaron no cumpliera con los requerimientos establecidos en las bases.

• Ingresar opcionalmente el comentario. • Ingresar los datos de TODOS los proveedores adjudicados. Para cada uno indicar los

datos que se requieren. Tomar en cuenta que existen dos posibles tipos de proveedor: Con NIT y Sin NIT (proveedores extranjeros).

• Para agregar la información de cada proveedor adjudicado, oprimir el botón “Incluir al listado de proveedores adjudicados”.

• Ingresar opcionalmente TODOS los documentos que se adjuntarán a la adjudicación del concurso. Para cada uno seleccionar el documento desde la computadora local y luego oprimir el botón “Incluir documento seleccionado”.

• Por último, presionar el botón “PUBLICAR FINALIZACION”. • Observación: Queda bajo la responsabilidad de la autoridad superior el adjudicarle

a un proveedor Inhabilitado en el sistema, según el articulo 54 BIS del Acuerdo gubernativo 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del estado

07. Publicar Listado de Oferentes o Acta de Apertura (Resolución 30-2009, articulo 9 literal”G”, Normas de uso del sistema Guatecompras)

• Ir a menú “Menú de Comprador Hijo”, luego “Concursos” y dar clic sobre “Operar sobre un concurso”.

• Ingresar el NOG del concurso. • Elija la opción “Publicar Listado de Oferentes”, dando un clic sobre ella. • Seguir las indicaciones en pantalla para llenar el formulario. • Luego presionar el botón de siguiente “PUBLICAR LISTADO” para publicar el

listado o el Acta de Apertura. 08. Imprimir 09. Exportar 10. Publicar Contrato (Resolución 30-2009, articulo 9 literal ”L” Normas de uso del sistema Guatecompras)

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• Ir a menú Comprador Hijo”, luego “Concursos” y dar clic sobre “Operar sobre un concurso”.


concurso. • Elegir la opción “Publicar Contrato”, dando un clic sobre ella. • Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón de

siguiente “PUBLICAR CONTRATO” para publicar el contrato. 11. Publicación de Resoluciones de Recurso. (Articulo 9 literal “k” Resolución 30-2009). (Concursos publicados antes del 01/03/2010)



concurso. • Elegir la opción “Publicación de resoluciones sobre recursos”, dando un

clic sobre ella. • Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón de

siguiente “PUBLICAR RESOLUCION” para publicar el documento. 12. Modificar un Concurso (Articulo 9 literal “k” Resolución 30-2009). (Concursos publicados antes del 01/03/2010)



concurso. • Elija la opción “Modificar Concurso”, dando un clic sobre ella. Nota Importante: permite modificar la fecha límite para recibir ofertas y el estatus • Seguir las indicaciones en pantalla para el formulario, luego presionar el botón

siguiente “MODIFICAR CONCURSO” para realizar la publicación. 13. Cerrar sesión.

• Dar clic al enlace “Cerrar sesión” en la esquina superior derecha de la pantalla.

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Guia Basica Capacitacion Guatecompras Nuevo Procedimiento

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