Guia de Access 2003

Sistemas de Información I

Bernardo Gavidia

Sistemas de Información I Guía de MS-Access _______________________________________________________________________________________________2

Prologo El presente material tiene como finalidad servir de apoyo para las prácticas de Laboratorio de Sistemas de Información I. Se trata de un texto netamente de consulta, donde el alumno podrá consultar algunos detalles técnicos sobre el manejo de Access 2003. Obviamente, tampoco se pretende profundizar mucho en cada tópico. Como todo lo creado por el hombre es perfectible, este trabajo no escapa de esta realidad. Agradezco a los lectores sus sugerencias, observaciones y/o comentarios acerca de la misma, escribiéndome a [email protected]

Sistemas de Información I Guía de MS-Access _______________________________________________________________________________________________3 MS-Access Es una aplicación para manejar bases de datos relacionales que viene incluida en el popular paquete de aplicaciones ofimáticas de Microsoft, Office. Esta fue creada para trabajar bajo ambiente Windows. Debido a su interfaz grafica, semejante al resto de sus programas hermanos del Office, aparte de los objetos integrados que facilitan la creación de aplicaciones; Access constituye una herramienta pedagógica conveniente para los principiantes en sistemas de bases de datos.

1. Iniciar Access a. Inicio \ Todos los programas \ Microsoft Office \ Microsoft Office Access

2003.

b. Al hacer clic, se carga la aplicación, mostrándose la interfaz (pantalla) inicial.

2. Crear una nueva base de datos a. En la pantalla inicial de Access, se observa a la derecha el Panel de tareas de

Inicio. Hacemos clic en Crear un archivo nuevo…


s

b. El Panel dla siguien

c. Aparecerápara especobjetos deextensión

d. Una vez

datos.

Clic para crear nuevo archivo de base de dato

e tareas de Inicio cambia y nos presenta las opciones demostradas en te figura. Se hace clic en Base de datos en blanco…

en pantalla el cuadro dialogo Archivo nueva base de datos. Esto es ificar en donde vamos a guardar el archivo que contendrá todos los la base de datos que se esta creando. Este tendrá por defecto la

.mdb. Se elige una ubicación conveniente.

que se crea el archivo, se carga entonces la Ventana de base de


3. Abrir un base de datos desde Access a. En la pantalla inicial de Access, en la barra de herramientas o en el mismo

Panel de tareas de Inicio, hacemos clic en el icono Abrir

b. Aparece entonces el cuadro dialogo Abrir, donde se podrá buscar el archivo .mdb que deseamos abrir.

4. La interfaz grafica de Access. Ventana de base de datos

Barra de menú

Barra de herramientas

Ventana de base de datos

Barra de estado

La principal interfaz a la hora de construir un sistema en Access es la Ventana de base de datos. En el marco izquierdo de esta ventana, se muestra una lista de los Objetos que dispone

Sistemas de Información I Guía de MS-Access _______________________________________________________________________________________________6 Access para crear aplicaciones: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Páginas de acceso a datos, Macros y Módulos. Para casi todos los objetos de Access (a excepción de Macros y Módulos), se dispone de dos maneras de creación: Utilizar el Asistente o Crear en Vista de diseño. Lo mismo ocurre en la construcción y desarrollo de los objetos que integraran un sistema en Access, existe una vista de Diseño, que es la que permite añadir y modificar el diseño del objeto.

5. Crear tablas.

La manera mas versátil para crear tablas en Access utilizando la opción Crear una tabla en vista de Diseño, ya que esta opción permite personalizar directamente los campos que tendrá, así como también el tipo de datos, la descripción sobre cada campo y las propiedades que se quieren configurar en cada uno de ellos.

a. Hacemos doble clic en el icono Crear una tabla en vista de Diseño y se nos presenta la siguiente pantalla:

b. En la parte superior, debajo de la barra de Herramientas, hay tres columnas para rellenar: Nombre del campo (aquí se escribirá los nombres que tendrán los campos de la tabla), Tipo de datos (aquí se seleccionará el tipo de dato para el campo: autonumérico, numero, texto, memo, etc.) y Descripción (aquí se escribirá una breve explicación sobre el significado del campo, el cual será mostrado en la vista de Hoja de Datos).

c. En la parte inferior de la vista de Diseño de las tablas, se observan dos fichas: General y Búsqueda, las cuales no podrán ser editadas hasta que se introduzca al menos un campo.

d. Se introducen los campos para la tabla, por ejemplo:


6. Editar propiedades de los campos 6.1. Ficha General Una vez colocados los campos de que tendrá la tabla, junto con los tipos de datos más adecuados y su correspondiente descripción; se procede a configurar las propiedades para cada campo de la misma. Para ello, nos ubicamos en la parte inferior de la pantalla de Vista de Diseño, específicamente en la sección de Propiedades del campo.

Se distinguen dos secciones: una, con dos fichas o pestañas (General y Búsqueda) y otra, donde se muestra un recuadro de ayuda con letras azul. Para efectos de esta guía, se explicarán algunas de estas propiedades. Debido a la amplitud de posibilidades que pueden ser configuradas, se recomienda utilizar el Asistente para Office, seleccionando la propiedad a consultar y presionando F1:

• Formato: Con esta propiedad se configura el diseño con el cual Access mostrará los datos. Los diseños que se podrán configurar dependerán del tipo de datos que posea el campo. Ejemplo: Mostrar los datos del teléfono con el siguiente formato (0416)700-50-59, escribimos en la propiedad del campo Formato: (@@@@)@@@-@@-@@. Hay muchas posibilidades de configuración, para consultarlas se dispone del Ayudante de Office. Presione F1.


• Tamaño de campo: Esta propiedad solo esta disponible para los tipos de dato Texto y Numero. Si el tipo de datos del campo es Texto, entonces esta propiedad se refiere a la cantidad de caracteres que caben en el campo. Ejemplo, si configuro esta propiedad a 3 y luego intento introducir la palabra “negro”, solo se almacenará “neg”, es decir los primeros tres caracteres. Si el tipo de datos es Número, entonces se refiere al tipo de número y tamaño que podrán almacenarse. Ejemplo, si configuro esta propiedad a Entero, al introducir el numero 12.365, solo aceptará la parte entera, truncando la parte decimal.

• Mascara de entrada: Se refiere a un modelo o molde que facilita la introducción de datos en dicho campo. Es obvio que este modelo debe corresponderse con el formato que se ha configurado previamente para el campo. Ejemplo: Para configurar una mascara de entrada que se adapte al formato aplicado en el ítems anterior, se coloca \(0000\)000-00-00.

• Lugares decimales: Esta propiedad solo esta disponible para los campos cuyo tipo de datos es Número. Se refiere a la cantidad de dígitos decimales que se desean visualizar. Por defecto esta en Automático. Podemos establecerla a cero (0) para truncar los decimales.

• Titulo: Con esta propiedad le colocamos una etiqueta al nombre del campo cuando a este se le visualiza en un formulario o en la Vista de Hoja de datos. Si se deja vacío se mostrará el nombre del campo tal cual es. Útil para cuando los nombre de los campos sean complicados.

• Valor predeterminado: Aquí se configura un valor que Access colocará por defecto, si en el campo no se introduce algún valor. Evidentemente, este valor por defecto debe ser el que tenga mayor probabilidad de repetirse. Ejemplo, el campo Nacionalidad, valor predeterminado podría ser “Venezolano”.

• Regla de validación: Esta propiedad cumple un papel muy importante en el proceso de validación de los datos que se introducen en el campo, ya que limita el rango de valores “legales” que pueden introducirse. Para lograrlo, se deberá colocar una expresión que sirva como filtro de datos. Los datos que al evaluarse cumplen con la condición expresada en la regla, son ingresados a la tabla; en caso contrario, Access enviará un mensaje de error por pantalla. Ejemplo, si se tiene un campo CI (cedula de identidad), lo mas probable es que deseemos que se ingresen al mismo, números entre 50.000 y 99.999.999; para ellos colocamos en la propiedad Regla de validación, la siguiente expresión: Entre 50000 y 99999999, así:

Si en Vista de Hoja de datos intentamos ingresar un valor fuera de ese rango, Access nos mostrará un mensaje como este:


• Texto de validación: Por medio de esta propiedad podemos personalizar el mensaje de error que Access envía de forma predeterminada cuando se intenta introducir algún valor que no cumple con la Regla de validación que ha sido establecida. Ejemplo, si establecemos en esta propiedad el mensaje: “Ingrese una cedula VALIDA!”, el caso de la regla de validación establecida en la propiedad anterior y se ingresa un numero de cedula negativo, Access nos mostrará el siguiente mensaje:

• Requerido: Esta propiedad se utiliza para obligar al usuario a ingresar datos en el campo. Resulta útil en casos cuando los formularios poseen muchos campos y el usuario olvida introducir datos en campos donde es indispensable que posean valor. Si a un campo se le configura esta propiedad en Si (activada) y se ingresa un nuevo registro dejando el campo en blanco, Access mostrará un mensaje parecido a este:

• Indexado: Para insertar un índice en un campo, se configura esta propiedad. De manera similar a un índice de un libro, los índices en las bases de datos son como una especie de listado que ayuda al sistema localizar y ordenar los registros de una tabla de manera más rápida. Access ofrece la opción de crear campos indexados Con duplicados (valores repetidos) y Sin duplicados. Por defecto, al establecer una clave principal, Access configura esta propiedad a Si (Sin duplicados).

6.2. Ficha Búsqueda En esta ficha se pueden configurar detalles relacionados con los controles asociados a los campos de la tabla. El tipo de control predeterminado que Access asocia a los campos de una tabla es el cuadro texto, el cual no necesita configuraciones adicionales. La función del cuadro texto es mostrar un único valor de un campo del registro donde se encuentra el cursor. Sin embargo, en situaciones frecuentes, es deseable restringir los valores a introducir en un campo a los contenidos en un campo de otra tabla o consulta o valores fijos. Para cambiar la configuración por defecto, seguimos los siguientes pasos:

• Mostrar control: Al hacer clic en la propiedad Mostrar control se mostrará una lista, con los otros controles que podemos asociar.En el caso de campos de tipo Texto o Número, en esta propiedad se puede establecer Cuadro de texto, Cuadro de lista o Cuadro combinado. Para los campos de tipo Sí/No, en la propiedad puede establecerse Casilla de verificación, Cuadro de texto o Cuadro combinado.


• Se elige el tipo de control más conveniente. Para este ejemplo, fue elegido el Cuadro

combinado, en el cual se introducirán valores provenientes de una consulta. Al hacer clic en esta opción, aumenta el número de propiedades.

• Tipo de origen de fila: Esta propiedad permite elegir si el cuadro combinado mostrará los valores a partir de una tabla o consulta o valores. Se elige, en ese caso, Tabla/consulta.

• Origen de la fila: Permite especificar la fuente de datos que rellenará los valores del control. Al hacer clic en esta propiedad, aparecerá una lista con las tablas y consultas existentes de la base de datos. Si deseamos crear una nueva consulta que rellene el control, hacemos clic en el botón de consulta (…) para acceder al Generador de consultas.

Para efectos de este ejemplo, rellenaremos el cuadro combinado con dos campos provenientes de una consulta de la base de datos, como se puede observar en la ilustración.


Finalmente, cerramos la ventana de Vista de diseño de la instrucción SQL (consulta) y Access nos mostrará un mensaje preguntando si desea guardar los cambios de la consulta y actualizar la propiedad, en este caso, se hará clic en Si. Se cerrará entonces la Vista de diseño.

En la propiedad Origen de la fila aparecerá entonces la consulta que se acaba de crear y guardar en leguaje SQL, como se muestra en la figura.


• Columna dependiente: Esta propiedad permite especificar cual de los campos

seleccionados en la consulta que es origen de filas, será el que se “almacenará” en el control. Es obvio que esta propiedad tendrá sentido en aquellas consultas que tengan mas de una campo.

• Numero de columnas: Con esta propiedad se puede configurar el número de campos de la consulta que el control podrá mostrar. Utilizando el ejemplo de la consulta anterior, Se coloca 2 como valor de esta propiedad para mostrar ambos campos: Teléfono y Área.

• Encabezados de columna: Para mostrar los nombres de los campos de la consulta origen de filas, se cambiará el valor predeterminado de esta propiedad a Sí.

• Filas en lista: Esta propiedad permite limitar o especificar la cantidad de filas (registros) que mostrará el cuadro combinado al desplegar la lista del mismo. Para este ejemplo se utilizarán 8 filas.

• Limitar la lista: Si se desea que el campo acepte solo los datos que se muestran en la lista desplegable del control, cambiamos el valor predeterminado de esta propiedad a Sí.

Una vez configuradas todas estas propiedades de la ficha Búsqueda, y cambiando a Vista de Hoja de datos, el campo del ejemplo nos mostrará la lista como se muestra en la figura.

7. Clave Principal Se refiere al campo o grupo de campos que, tomados colectivamente, me permiten identificar de manera exclusiva los registros de una tabla. Por ejemplo, en una tabla Estudiantes se tienen los campos: Cedula, Nombre, Apellido, Dirección, Correo, Fecha de Nacimiento, Carnet. El campo Cedula puede ser clave principal, ya que cada numero de cedula es único y no debería estar duplicado. El campo Carnet también pudiera ser clave principal. 7.1. Restricciones de clave principal:

• Los valores de la clave no pueden ser duplicados (obvio). • Los valores de la clave principal no pueden ser nulos.

Por lo general, los campos que serán clave principal no deberían alterarse con el tiempo. Por ejemplo, el caso del campo Cedula, este valor desde su asignación no varía a pesar del paso de los años. 7.2. Establecer claves principales.

• Se abre la tabla en Vista de diseño. • Se seleccionan los campos que conformarán la clave principal. • En la barra de herramientas de la Vista de diseño, hacer clic en la herramienta Clave

principal.


Herramienta clave principal

Campos de la clave principal

• Para eliminar una clave principal, se seleccionan los campos que conforman la clave y

se hace clic nuevamente en la herramienta clave principal.

8. Consultas. Para recuperar los datos que están almacenados en las tablas, se utilizan las consultas. Con estos objetos, es posible extraer datos, desde un campo de una tabla, hasta varios campos de varias tablas. Gracias a esta característica de las consultas, es posible ocultar información confidencial y mostrar solo aquella que es relevante. Las consultas no solo pueden mostrar datos contenidos en las tablas sino que además permiten insertar, actualizar y eliminar registros de las tablas. Cabe destacar, que las consultas en si, no guardan datos.

Consultas de selección. Access presenta dos maneras de hacer consultas: Utilizando el Asistente y en Vista de diseño. El asistente para consultas se utiliza principalmente para consultas sencillas. Si se requieren consultas de mayor complejidad, el asistente podría ser usado para crear una consulta base y luego al finalizar el asistente, se puede modificar según las especificaciones requeridas. 8.1. Crear consulta con el Asistente para consultas

• Se le hace doble clic al icono Crear una consulta utilizando el asistente.

• Aparecerá el primer cuadro del Asistente, el cual preguntará de que tabla o consulta se van a extraer los datos. Para ello existe un cuadro combinado donde podemos seleccionar. Dependiendo de la tabla o consulta elegida, en el cuadro Campos disponibles, aparecerán los campos de la misma. Para elegir un campo en particular se le da doble clic, o bien, se le da un clic al campo y uno al botón de incluir campo (>) para añadirlo a la lista de Campos seleccionados, la cual mostrará los campos que


pertenecerán a la consulta. Si se requieren todos los campos de la tabla o consulta, se hace clic al botón incluir todos los campos (>>). Para eliminar un campo en particular, se debe seleccionar y luego se hace clic al botón eliminar campo (<). Para eliminar todos los campos se hará clic en el botón eliminar todos los campos (<<).

Elegir la tabla o consulta

Campos a elegir

Campos que aparecerán en la consulta

• Una vez elegidos los campos que conformarán la consulta, se presiona el botón Siguiente el cual nos llevara para la próxima pantalla del asistente. Si algunos de los campos son de tipo Numero, el asistente mostrará la siguiente pantalla:

• Para efectos de este ejemplo, se seleccionará la opción Detalle para que la consulta nos muestre cada uno de los registros. Hacer clic en Siguiente. La otra opción creará una consulta con funciones de agregado, las cuales serán explicadas posteriormente.


• Access nos mostrará la pantalla final del asistente. En el cuadro texto superior se pide el nombre que tendrá la consulta, luego se puede elegir entre abrir la consulta en Vista de Hoja de datos, es decir, para ver el detalle de los datos; o abrirla en Vista de diseño para modificarla. Para efecto de este ejemplo, se elegirá la primera opción.

8.2. Crear una consulta en Vista de diseño. • Se le hace doble clic al icono Crear una consulta en Vista de diseño.

• Aparece la pantalla de Vista de diseño de consultas y el cuadro, Mostrar tabla, que permite especificar las tablas o consultas de la base de datos de donde serán tomados los campos.


• Para agregar una tabla o consulta, se le hace doble clic en la lista, o bien, Se selecciona y se hace clic en el botón Agregar. Se pueden añadir varias tablas si es necesario.

• Hacemos clic en el botón Cerrar para ocultar el cuadro Mostrar tabla. • La tabla añadida puede ser arrastrada y movida. También puede ser redimensionada.


• Para añadir los campos que tendrá la consulta, se le hacen doble clic a cada uno de ellos desde la tabla. También pueden ser agregados seccionándolos de la tabla y arrastrándolos hasta la cuadrícula.

• En la cuadricula se pueden observar varias filas. Cada una de ella cumple una función determinada en la creación de la consulta

• La fila Campo indica cual campo será incluido en la consulta. • La fila tabla muestra de que tabla es el campo seleccionado. • La fila Orden establece si los registros de la consulta estarán ordenados por ese campo.

Esta fila solo puede contener tres valores: Ascendente, Descendente y (sin ordenar). • La fila Mostrar presenta una casilla de verificación para cada campo. Si la casilla está

activada (marcada) indica que el campo será mostrado en la consulta. • La fila Criterios permitirá establecer condiciones a los registros que serán mostrados

en la consulta. Es decir, la consulta solo mostrará aquellos registros que cumplan con la condición establecida en esta propiedad. Por ejemplo, si se tiene el campo Monto_asig y dicho valor debe ser mayor a Bs. 10.000; entonces se escribirá la expresión >10000 en esta propiedad.


Si la consulta requiere de aplicar varios criterios se tomará en cuenta la manera en que estos deben aplicarse. Si se deben cumplir cada uno de ellos simultáneamente (Operador Y), se deberán colocar todos en la misma fila. Por ejemplo, si se desea hallar los registros cuyos montos de asignación sean mayores de Bs. 10.000 y que su fecha de facturación fue antes de junio del año 2005 se escribirán expresiones como muestra la figura:

Si, por el contrario, se desea cumplir con uno u otro criterio o ambos simultáneamente, se deberán colocar las expresiones en filas distintas. Utilizando el ejemplo anterior, se desea hallar los registros cuyos montos de asignación sean superiores a Bs. 10.000 o cuya fecha de facturación sea anterior a junio del 2005, se escribirán las expresiones de la siguiente manera:

8.3. Ejecutar una consulta. Para observar los registros que devuelve una consulta con sus respectivos campos se hará clic a la herramienta Vista, ubicada por defecto, en el extremo izquierdo de la barra de herramientas de la Vista de diseño de la consulta. Access mostrará la consulta en Vista de Hoja de datos


Los registros de una consulta también pueden ser mostrados utilizando la herramienta Ejecutar que también se encuentra en la barra de herramienta de la vista de diseño

Sin embargo, si el tipo de consulta es de acción (De creación de tabla, de actualización, de datos anexados o de eliminación), esta herramienta llevara a cabo los cambios configurados en la consulta; mientras que el botón de Vista, mencionado anteriormente, ofrecerá una “vista previa” de los datos que serán afectados por la acción.

8.4. Tipos de consultas Hasta ahora se ha trabajado con el tipo de consulta más común, es decir, las Consultas de Selección. Como su nombre lo indica, en este tipo de consulta, se seleccionan los campos de las tablas o consultas que serán mostrados. Sin embargo, existen otro tipo que se caracterizan por alterar la data contenida en las tablas o incluso, crear tablas nuevas. A estas se le conocen como Consultas de Acción. Para trabajar con estas consultas en Access, se procede de la siguiente manera:

• Se abre una nueva consulta utilizando la Vista de diseño. • Se agregan las tablas o consultas necesarias. • En la barra de herramientas de la Vista de diseño se encuentra la herramienta Tipo

de consulta, en la cual se puede seleccionar el tipo de consulta que deseamos realizar. Para efectos de esta guía, solo se trabajarán las consultas de actualización, eliminación y de parámetros.

• Consultas de actualización: Este tipo de consulta permite modificar los datos de un conjunto de registros. Se pueden usar criterios para modificar solo un subconjunto de registros de la tabla. Al seleccionar este tipo de consulta, aparece una nueva fila llamada Actualizar a:, en la cual se colocará el nuevo valor.


Por ejemplo: Se tiene una tabla, General Pagos, la cual contiene el campo Tipo, cuyo dominio de valores es: R (para los pagos a cuentas residenciales) y B (para las cuentas comerciales). Se requiere sustituir la letra B por C. Como la tabla ya contiene registro con la letra B, ejecutamos una consulta de actualización cuyo diseño se muestra en la figura:

Al ejecutar dicha consulta, Access buscará todos los registros de la tabla General_Pagos_4 cuyo valor en el campo Tipo sea igual a “B” y luego, sustituirá ese valor por una “C”. Luego, se mostrará un mensaje similar al mostrado en la siguiente figura:

Se elegirá Sí, si se desea modificar los datos de manera persistente, es decir, que dichos cambios queden guardados en la tabla hasta que vuelvan a modificarse.

• Consultas de eliminación: Para eliminar registros de una tabla, Access dispone de este tipo de consultas. Al igual que las consultas de actualización, se puede especificar un criterio para filtrar los registros que serán eliminados. La particularidad de este tipo de consultas es que al aplicarlas se eliminarán los registros completos. Al seleccionar una consulta de eliminación en la Cuadrícula de diseño, se agregará una nueva fila llamada Eliminar: , como se muestra en la siguiente figura:


En la figura puede observarse que se eliminarán los campos en donde su fecha de pago corresponda al 15 de mayo del 2005. Al ejecutar este tipo de consulta Access mostrará un cuadro mensaje para notificarnos que se eliminarán datos, similar al mostrado en la siguiente figura:

• Consultas de parámetros: En ocasiones es necesario ejecutar consultas que requieran que el usuario ingrese algunos datos. La consulta pedirá al usuario que ingrese el dato faltante para poder finalizar su ejecución. Cabe destacar, que Access utiliza los corchetes ([ ]) para delimitar los nombres de los campos de una tabla o consulta. Si en el diseño de una consulta existiese un nombre o identificador (es decir, una palabra cualquiera) encerrado entre corchetes y dicho nombre no se corresponde con alguno de los campos de las tablas o consultas, Access mostrará un cuadro mensaje pidiendo que se introduzca el parámetro o valor para poder finalizar dicha consulta. Por ejemplo: Si se desea hallar todos los pagos de la tabla General_Pagos_4 cuyos montos sean iguales o mayores a un valor que será elegido al momento de ejecutar la consulta, se podría diseñar una consulta como muestra la siguiente figura:

Al ejecutar la consulta, se mostrará un cuadro mensaje solicitando el parámetro, parecido al mostrado en la siguiente figura:

8.5. Funciones de Agregado

Existen ciertas operaciones de cálculo que se aplican para uno o varios registros. Estas operaciones toman como insumo un conjunto de valores de un campo determinado y devuelven un único valor. En el contexto de las bases de datos, estas operaciones se les


conocen como funciones de agregado, y se aplican para hacer cálculos típicos, como totalizar, contar u obtener el promedio de un campo. Para aplicar estas funciones en una consulta, es necesario agrupar los registros en uno o más campos, según sea el caso. Entre las funciones de agregado que posee Access están: Suma, Promedio, Max (máximo valor), Min (mínimo valor), Cuenta, DesvEst (desviación estándar del conjunto de valores), Var (varianza), entre otras.

Existen varias formas de utilizar estas funciones en una consulta: 8.5.1. Utilizando el Asistente para consultas: Por ejemplo, de una tabla pagos de tomarán los campos que se muestran en la figura

• Al hacer clic en el botón Siguiente, el asistente preguntará que tipo de consulta se desea crea: de Detalle o de Resumen; en este caso, se elegirá Resumen.

• Al hacer clic en el botón Opciones de resumen., nos mostrará un cuadro donde podemos seleccionar entre algunas de las funciones de agregado más comunes: Suma, Promedio, Min y Max.


• Se marcan las funciones que se requieran. Se hace clic en Aceptar para regresar a la pantalla anterior. En dicha pantalla, se hará clic en el botón siguiente para continuar configurando la consulta. Si entre los campos que conforman la consulta hay de tipo Fecha/hora, el asistente mostrará una pantalla como la siguiente

• Se selecciona la agrupación por fecha más conveniente y se hace clic al botón Siguiente para continuar. El asistente presentará la siguiente pantalla.


• En esta última pantalla se le colocara el nombre que tendrá la consulta y se podrá optar entre ver la consulta en vista de hoja de datos o modificarla en vista de Diseño. Finalmente, se hará clic en Finalizar.

8.5.2. Utilizando la Cuadrícula de diseño: A manera de ejemplo, se creará la consulta anterior pero desde la Vista de Diseño.

• Utilizando la vista de Diseño se agregaran los campos (Estado, Mto_reca y Fecha_reca).

• Haciendo clic en un área vacía de la cuadrícula de diseño, para acceder al menú contextual. En dicho menú, se seleccionará Totales, como se muestra en la figura


• Access añadirá una nueva fila a la cuadrícula de diseño (Total:). De manera predeterminada, los campos de la consulta en esta fila tendrán el valor Agrupar por; sin embargo, haciendo clic en cualquiera de los campos en dicha fila, se podrá desplegar una lista con las funciones de agregado.

• Para efecto de este ejemplo, se obtendrá los totales de los montos recaudados, agrupados por estado y por la fecha de recaudación. Seleccionando Suma en el campo Mto_Reca, se obtendrá la consulta requerida.


• Al ejecutar la consulta, se observa la siguiente Hoja de datos

• Se observa que para cada estado hay varias fechas, y para cada fecha hay un número que representa el monto total recaudado para ese estado, en esa fecha. También se puede observar que el nombre del campo Mto_Reca, ha cambiado por SumaDeMto_Reca. Obviamente, esto se debe a que se trata de un campo calculado. Access antepondrá un prefijo al nombre del campo dependiendo de la función de agregado seleccionada. Por ejemplo, si se hubiera elegido la función Max, el nombre del campo sería MaxDeMto_Reca.

• Para aplicarle un formato mas conveniente al campo calculado, en Vista de Diseño, se hará clic derecho en el campo calculado, y en el menú contextual, se escogerá la Propiedades

• Aparecerá entonces el cuadro Propiedades del campo, el cual posee dos fichas: General y Búsqueda. En la ficha General, buscaremos la propiedad Formato. Esta propiedad tiene una lista de formatos predefinidos a elegir. En este caso, se elegirá el Standard.


8.6. Expresiones Las expresiones se utilizan para hacer cálculos a partir de campos de una tabla o consulta. También se utilizan para hacer referencia a controles de un formulario en particular. Es por ello que las tablas no deberían contener campos calculados, sino más bien, que estos sean obtenidos en consultas a través del uso de expresiones. Las expresiones pueden constar de varios elementos como son: identificadores (nombres de campos, controles o propiedades), operadores (ejemplo: + (suma), - (resta), * (producto), / (cociente), etc.), funciones (Ahora(), SinDec(), etc.), constantes (Null, false, etc.) y valores. Por ejemplo, la expresión:

Fecha()-[Fecha_Asig] calculará la diferencia de días que hay desde la fecha de asignación hasta la fecha actual del sistema. Cabe destacar el uso de los corchetes ([ ]) para Fecha_Asig. Esto se debe porque Access identifica los nombres de campos encerrándolos entre corchetes. Fecha() no debe encerrarse entre corchetes, debido no se trata de un campo, sino de una función que devuelve la fecha actual del sistema. Las funciones se reconocen porque vienen seguidas por paréntesis (), y pueden contener ninguno, uno o varios parámetros. Las expresiones pueden ser implementadas en las consultas, a través de campos calculados o como criterios; y también pueden ser utilizadas en formularios o informes a través de controles. Algunas expresiones suelen ser sencillas y fáciles de escribir. Para utilizarlas, basta escribirlas en un nuevo campo de la Cuadrícula de Diseño (si se trata de un campo calculado) o en la fila Criterios de un campo en particular. Sin embargo, en otras ocasiones, es necesario trabajar con expresiones más complejas, que pueden involucrar el uso de varias funciones. Para facilitar la creación de expresiones complejas, Access dispone de una herramienta: El Generador de Expresiones.

8.7. El Generador de Expresiones. Es una herramienta que facilita la creación de expresiones complicadas o complejas. Esta herramienta puede ser invocada desde diferentes objetos, por ejemplo, en la Vista de Diseño de una tabla, desde la propiedad de campo Regla de validación, haciendo clic en el botón de los tres puntos (…)


El Generador de expresiones también puede invocado desde la Vista de diseño de una consulta, accediendo a la opción Generar desde el menú contextual de las filas de Criterios o desde la fila Campos, dependiendo de lo que se desea crear; como se muestran en las figuras

En ambos casos se presentará el Generador de expresiones, en el cual se pueden distinguir varias partes:

Cuadro de expresiones

Botones de operadores

Elementos de expresiones


a) Cuadro de expresiones: Aquí se mostrará la expresión que se construye. Tal cual así

como se muestra, tal cual así será implementada. También puede escribir componentes de la expresión directamente en este cuadro.

b) Botones de operadores: Se presentan los botones de los operadores de más frecuente utilización. Al hacer clic, se agregara el correspondiente operador a la expresión.

c) Elementos de expresiones: En la sección inferior del generador hay tres cuadros:

- El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos tabla, consulta, formulario e informe de la base de datos, las funciones integradas y definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes.

- El cuadro intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda, en el cuadro intermedio aparecen las categorías de funciones de Microsoft Access.

- En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categoría de funciones en el cuadro intermedio, en el cuadro de la derecha aparecerán todas las funciones incorporadas de la categoría seleccionada.

Para ilustrar el uso del Generador de expresiones, se emplearan dos ejemplos: uno con una expresión de criterio y el otro, con un campo calculado.

8.7.1. Generar expresión para un criterio de una consulta:

Se necesita crear una consulta que devuelva datos de los clientes que tengan más de 30 años de edad. Se sabe que el dato Edad, no está presente alguna de las tablas, debido a que se trata de un campo calculado. Resultaría engorroso tener ese dato como un campo de una tabla, ya que sería necesario estar revisando constantemente la fecha de nacimiento de los clientes para actualizar su edad. Lo más conveniente sería que, a partir del campo Fecha_nacimiento, se calcule la diferencia con la fecha actual. Es conveniente entonces, trabajar con una consulta que utilice una expresión que calcule la edad de los clientes y verifique si dicho valor es mayor a treinta (30) años. Es decir, la consulta solo mostrará los datos de aquellos clientes que tienen más de 30 años.

• Primero es crear la consulta utilizando todos los campos necesarios de la tabla Cliente.

• Luego, en vista de diseño, se ubica la columna del campo Fecha_nacimiento y se colocará el puntero en la fila Criterios. Entonces se accederá al menú contextual, para luego escoger la opcion Generar, como se muestra en la figura


• En el Generador de expresiones, se insertará primeramente la función SinDec, que eliminará las cifras decimales de un numero. Su ubicación en el Generador de expresiones será: Funciones incorporadas – (Categoría) Matemáticas – SinDec, como se muestra en la figura.

• Para insertar esa función dentro de la expresión que se está construyendo, lo mas practico es hacerle doble clic. Al hacer esto, aparecerá la función en el Cuadro de expresiones como aparece en la figura


• Por defecto, al insertar funciones que requieren parámetros, se agregaran palabras que sirven de ayuda para entender el tipo de parámetros que requiere dicha función. En este caso, aparece la palabra “número” dentro de los paréntesis de la función indicando que dicho parámetro debe ser un número. Como lo que se necesita es calcular la edad, la formula tomará la diferencia en días entre la fecha actual del sistema y la fecha de nacimiento del cliente. Para obtener la cantidad de años, se dividirá la diferencia anterior entre 365, con lo cual se obtendrá un cociente del cual nos interesa su parte entera. Esta expresión tendrá un margen de error tolerable porque es poco probable que la edad de las personas supere los 1.460 años. Luego, hacemos clic en la palabra numero que esta entre paréntesis para borrarla y escribir el resto de la expresión

• Ahora se necesita hallar la fecha actual, para ello se buscará la función Fecha(). La ruta es: Funciones incorporadas – (categoría) Fecha / Hora – Fecha().

• Luego, se requiere restar la fecha actual con la fecha de nacimiento. Se puede escribir directamente en el Cuadro de expresiones, por lo que presionamos la tecla resta (-) del teclado numérico. Para hacer referencia a un campo en una expresión, escribimos el nombre de dicho campo entre paréntesis. Si no se está seguro del nombre del campo, se podrá buscar dentro del Generador de expresiones. Para el ejemplo que se está desarrollando, la ruta sería: (Carpetas) Consultas – (Nombre de la consulta) consultax – (Nombre del campo) Fecha_nacimiento.


• Al agregar el campo, se agrega también la palabra “Expr”. Sustituimos dicha palabra por el signo menos (en caso de que no lo hayamos agregado anteriormente). En la expresión que se está construyendo, se debe establecer un orden de ejecución, esto es, primero se ejecuta la diferencia de fechas, luego la división entre esa diferencia y el numero 365. Encerramos esta diferencia entre paréntesis, escribiéndolos directamente.

• Luego, solo falta agregar el divisor. Este se puede agregar haciendo clic en el botón de operador de división (/) y sustituyendo la palabra “Expr” se coloca por defecto por el numero 365. Finalmente, se agregará la condición de que la edad sea mayor a 30 años, es decir, >30 y hacemos clic en el botón Aceptar.

• La expresión aparecerá mostrada en la fila Criterios del campo Fecha_nacimiento

Cabe destacar, que cuando se utilizan expresiones como criterios de una consulta, dicha expresión debe ser evaluada para cada registro del origen de datos (tabla o consulta). Si al


evaluar el registro se cumple o resulta válido el enunciado de la expresión, el registro será mostrado en la consulta.

14.2. Generar expresión para un campo calculado

Para mostrar el resultado de las expresiones en una consulta se utilizan los campos calculados. A continuación, se mostrará la creación de un campo calculado a partir del Generador de expresiones.

Para este ejemplo, se necesitará clasificar a los clientes según la ciudad donde viven. Si el cliente vive en Caracas, se le colocará la palabra “De la capital”; de lo contrario, se le colocará la palabra “Del interior”.

• Creamos una consulta sencilla con todos los campos de la tabla Clientes, similar a la anterior.

• En Vista de diseño, después del último campo anexado, se hará clic derecho en la fila Campo. Se invocará al Generador de expresiones seleccionando la opción Generar en el menú contextual.

• En el Generador de expresiones escribimos directamente la etiqueta que tendrá el campo calculado. La etiqueta es el nombre para el campo, que aparecerá cuando se ejecute la consulta. Esta etiqueta deberá estar sucedida por dos puntos (:), seguida por la expresión requerida. En este caso, se llamará Tipo de cliente.


• Luego, se procede a construir la expresión. Para poder clasificar a los clientes, se utilizará una función incorporada: SiInm(expresión a evaluar, parteverdadera, partefalsa).Si la condición escrita en la expresión a evaluar resulta cierta, se ejecutará lo especificado en parteverdadera. De lo contrario, se ejecutará lo especificado en la partefalsa. La ruta para acceder a la funcion SiInm es: (Carpeta)Funciones incorporadas – (Categoría) Flujo de programas – SiInm, como se muestra en la figura

• En la expresión, se elimina el primer “Expr”. Se hace clic en el segundo “Expr” para sustituirlo por la expresión a ser evaluada, que sería buscar todos aquellos clientes cuyo valor en ciudad es “Caracas”. Se buscará entonces el campo Ciudad dentro de la subcarpeta consultax que se encuentra dentro de la carpeta Consultas, y se le hará doble clic para incluirla en la expresión

• Se hace clic en el botón de operador igual (=) para agregarlo. Luego se sustituirá la palabra “Expr” por “Caracas”.


• Ahora se sustituirá la palabra “parteVerdadera” por la frase que se necesita mostrar cuando la ciudad del cliente es Caracas: “De Caracas”. Se escribirá directamente en el cuadro de expresión. Es importante delimitar la frase con comillas para que Access asuma que el parámetro es una cadena de texto.

• De manera similar se procederá para la parte falsa de la función. Se sustituirá la palabra “parteFalsa” por la frase “Del interior”.


• Finalmente, hacemos clic en el botón Aceptar para cerrar el Generador de expresiones y regresar a la Cuadrícula de diseño. Ejecutando la consulta, se verifica el funcionamiento del campo calculado.

9. Relaciones

En una base de datos, las relaciones cumplen un papel muy importante. Es a través de las relaciones que se pueden combinar datos de distintas tablas y presentarlos en una consulta, un formulario o un informe. Dos tablas se relaciones mediante claves (uno o más campos).

9.1.Condiciones para establecer relaciones.

a) Que los campos constituyentes de ambas claves sean del mismo Tipo de dato. b) Es recomendable que ambas claves tengan el mismo Tamaño. c) No es obligatoria que ambas calves posean un mismo nombre.

9.2.Ventana de Relaciones. Crear relaciones

La manera mas conveniente de crear relaciones en Access es utilizando la ventana de relaciones. Desde esta ventana se pueden visualizar todas las tablas de la base de datos. Además, esta ventana permite visualizar con facilidad la estructura de la base de datos. Para utilizarla se siguen los siguientes pasos:

• En la barra de herramientas de Access, se le hará clic a la herramienta Relaciones

• Aparecerá la ventana de Relaciones junto con un cuadro para insertar las tablas o consultas que se desean añadir. Las formas más fáciles de añadir una tabla o consulta es hacerles doble clic desde la lista, o seleccionarlas primero presionando la tecla ctrl y haciendo clic en cada tabla a incluir.


• Luego, se hará clic en el botón Cerrar del cuadro Modificar tabla. Cabe destacar que las tablas añadidas pueden cambiarse de tamaño y de posición dentro de la ventana de Relaciones. Para cambiarlas de posición, basta con colocar el puntero sobre la barra de título de la tabla y arrastrarla hasta el lugar deseado. Para redimensionarlas, se coloca el puntero sobre los bordes de la tabla y se arrastran hasta el tamaño buscado.

• Para establecer la relación, se tomará uno de los campos coincidentes, se hará clic sobre el, de manera que quede seleccionado y se arrastra hasta el campo


coincidente de la otra tabla y se suelta. Se mostrará en pantalla el cuadro Modificar relaciones.

• En dicho cuadro pueden distinguirse varios elementos: Una lista con dos columnas, en la cual se pueden seleccionar los campos coincidentes de una tabla, y la otra para los campos coincidentes de la otra tabla. Debajo de esta lista, se distingue unas casillas de verificación que permiten activar o desactivar la Integridad Referencial y las actualizaciones y eliminaciones de campos coincidentes en la relación que se está creando. Debajo de esta sección se puede apreciar un cuadro texto que muestra el tipo de relación (uno a varios, o uno a uno). Del lado izquierdo del cuadro, se observan los botones Crear, Cancelar, Tipo de combinación y Crear nueva.

• Los botones Crear y Cancelar son obvios. Sin embargo, al hacer clic en al botón Tipo de combinación, aparece otro cuadro: Propiedades de la combinación.

• De manera predeterminada, al crear una relación en Access, el tipo de combinación es el primero, es decir, al crear una consulta que incluya a ambas tablas relacionadas, se mostrarán solo aquellos registros que tengan el mismo valor en los campos coincidentes. Si se requiere crear consultas que muestren todos los campos (coincidentes o no) de una o de la otra tabla, se deberán utilizar las combinaciones 3 o 4 dependiendo del caso.

• El botón Crear nueva, mostrará un cuadro homónimo que podrá ser utilizado para crear una relación nueva a partir de las tablas añadidas en la ventana de Relaciones. Pero en este caso solo se podrá crear dicha relación en atributos simples.


• Al hacer clic en el botón Crear, se cerrar el cuadro modificar relación y podrán observarse unas líneas representativa de la relación creada

• Si en la relación se marcó la casilla de verificación de Exigir integridad referencial, esta mostrará el tipo de relación de manera gráfica, como se muestra en la siguiente figura

10. Formularios

Por lo general, los usuarios de los sistemas no interactúan con las tablas o consultas de manera directa. Resulta más conveniente que los usuarios interactúen con formularios, ya que estos pueden ser diseñados de modo que sean agradables, fáciles de entender y pueden ocultar

Sistemas de Información I Guía de MS-Access _______________________________________________________________________________________________40 información confidencial. Access posee varios tipos de formularios: Formulario de entrada de datos, Formulario de panel de control, Cuadro de diálogo personalizado. En la presente guía se expondrán los dos primeros tipos.

10.1. Crear un formulario con el Asistente para formularios.

• En la ventana de Base de datos, se hará clic en el ítems Formularios

• Hacemos doble clic en el icono Crear un formulario utilizando el asistente para iniciarlo. Aparecerá la pantalla inicial del Asistente.

• Al igual que el Asistente para consultas, esta pantalla permitirá elegir los campos que se requieren en el formulario. Si se eligen campos de varias tablas, es necesario que las tablas estén relacionadas.


• Para avanzar, se hará clic en el botón Siguiente. En la siguiente pantalla, el Asistente nos preguntará como serán distribuidas las columnas. Además, posee una vista previa, para cada opción. Para efectos de este ejemplo, se elegirá la distribución por defecto: En columnas.

• La siguiente pantalla, el Asistente nos presentará unas opciones para el estilo que tendrá el formulario. Estilo tiene que ver con la apariencia del formulario, esto implica: formato de las fuentes, color de fondo, etc.


• La pantalla final del Asistente requiere que se ingrese el nombre que tendrá el formulario. Además, se podrá elegir si se quiere ejecutar el formulario o si se desea abrirlo en Vista de diseño. Se hará clic en Finalizar para terminar el Asistente.

• Al ejecutar el formulario, se observaran los diferentes elementos que lo conforman.

Campos (controles)

Botones de desplazamiento

Campos: Son los campos de la tabla o consulta que se eligieron. Cada campo se mostrará con el control que tenga asociado por defecto. Por ejemplo, los campos Telefono y Cedula se muestran a través de cuadros combinados; mientras que los campos Mto_asig y Fecha_Fac, a través de cuadros textos.

Botones de desplazamiento: Se utilizan para navegar a través de los registros. Igualmente se visualiza el número de registro en que actualmente se encuentra el cursor.

10.2. Crear un formulario en Vista de Diseño.

• Desde la ventana de Base de datos, se hará clic en el ítems Formularios


• Se hará doble clic en el icono Crear un formulario en vista de Diseño. Y se mostrará la pantalla de vista de Diseño, en la cual se distinguen varios elementos, como se muestra en la figura.

Barra de formato

Barra de herramientas

Formulario a diseñar

Lista de campos

Cuadro de herramientas

• El formulario a diseñar estará vacío, al igual que la lista de campos; esto se debe a que el formulario no está vinculado. Para vincularlo a una tabla o consulta, el método más rápido sería hacer doble clic al botón ubicado en la esquina superior izquierda, entre las dos reglas.


• Se mostrará en pantalla el cuadro de propiedades del formulario. En dicho cuadro, se hará clic en la fecha Datos. En la propiedad Origen del registro es donde se puede vincular el formulario. Si se desea vincular el formulario con una tabla o consulta existente, se podrá elegir alguno en la lista. Para este ejemplo, se elegirá la tabla A90_Abr.

• Si se desea vincular el formulario con una consulta que no está almacenada, se utilizará el Generador de consultas. Para utilizarlo desde aquí, se hará clic en el botón de tres puntos (…) que está en la propiedad Origen del registro, al lado de la lista.

• Una vez elegida la tabla o consulta, se cerrará el cuadro de propiedades del formulario. Se notará que la lista de campos se habrá llenado con los campos de la tabla o consulta elegida.


• Para introducir los campos en el formulario basta con seleccionarlos desde la lista de campos y arrástralos hasta el mismo.

• Para guardar el formulario con los cambios realizados, se utilizará el comando Guardar, que se muestra en la barra de herramientas de la vista de Diseño.


• Access preguntará por el nombre del formulario a través de un cuadro diálogo.

• Para ejecutar el formulario, es decir, ver su funcionamiento, se hará clic en la herramienta Vista, ubicada por defecto, en el extremo izquierdo de la barra de herramientas de la vista de diseño de formularios

• Al hacer clic, se ejecutará el formulario.

10.3. Subformularios


Es posible insertar un formulario dentro de otro. Este formulario se le llama Subformulario, mientras que el formulario donde es insertado, se le denomina Formulario Primario. Resulta útil utilizar los subformularios cuando se quiere vincular un formulario con una consulta que utilice varias tablas. En estos casos, el “lado uno” de la relación estará vinculado al formulario primario, y el “lado varios”.

Formulario primario

Formulario primario

Los subformularios pueden crearse desde el Asistente para formularios o en vista de Diseño, a través del control Subformuario. Para crear un formulario desde el Asistente basta con seleccionar los campos de ambas tablas (uno a varios). En la siguiente pantalla, el asistente mostrará una pantalla parecida a la mostrada en la figura.

De manera predeterminada, Access separará los campos de ambas tablas, colocando los campos correspondientes al lado uno (en este caso, la tabla Cliente) en el formulario primario y los correspondientes al lado varios (tabla Vehiculo) en el subformulario. Esta pantalla del asistente ofrece una vista previa que ayudará a visualizar el diseño. Por defecto, en la parte inferior de la pantalla, aparece seleccionada la opción Formulario con subformulario; sin embargo, también se podría utilizar la opción Formularios vinculados, en la cual se insertará un botón en el formulario primario (Cliente) para ejecutar el otro formulario (Vehiculo). El resto de los pasos del Asistente permanece igual exceptuando un detalle en la pantalla final, donde pedirá el nombre del subformulario.


La creación de un subformulario desde la vista de Diseño será explicado en la sección dedicada al uso de los Controles y Cuadro de herramientas.

10.4. Controles y Cuadro de herramientas.

Los controles son objetos que nos permiten interactuar con el sistema. Por lo general, cuando se utiliza un formulario, se trabaja directamente con controles. Es por medio de los controles que se puede hacer acciones, ingresar datos al sistema o mostrarlos en un formulario. Para insertar controles en un formulario se deberá estar en vista de Diseño, y además, deberá visualizarse el Cuadro de herramientas. Es por medio de este que se insertarán los controles al formulario.

Por defecto, al pasar a vista de Diseño de un formulario, se debería mostrar el cuadro de herramientas. Si no aparece, se puede visualizar haciendo clic en el ícono Cuadro de herramientas en la barra de herramientas

También resulta conveniente activar el Asistente para controles en el cuadro de herramientas. Se hará clic en caso de que no esté activado.


Asistente para controles

Algunos de los controles más comunes son:

Etiqueta: Se utilizan para mostrar texto descriptivo como títulos o instrucciones breves. Las etiquetas no muestran los valores de los campos o expresiones; son siempre independientes y no cambian al pasar de un registro a otro, es decir, al navegar por el formulario. Para insertar una etiqueta en un formulario se procede de la siguiente manera:

• Se busca en el cuadro de herramientas el control Etiqueta, que es el primero (Aa).

• El puntero cambiará a visualizándose como +A. Ubicándose en el formulario, se arrastrará el puntero de forma que se dibuje la diagonal de un rectángulo. Este rectángulo será el tamaño que tendrá la etiqueta. Una vez dibujada, se suelta el arrastre y quedará la etiqueta en modo de edición, esto es, lista para introducirle el texto.

• Luego, se introduce el texto.


• Una vez escrito el texto requerido, se presionará Enter para salir del modo de edición. La etiqueta quedará seleccionada. Al estar seleccionada se activará la barra de formato.

Etiqueta seleccionada Barra de formato activada

• Se aplica el formato según lo requerido: tipo de fuente, alineación, tamaño de fuente, etc.

Cuadro texto: Este tipo de control permite mostrar o introducir datos de un origen de datos, por ejemplo, una tabla de la base de datos. También presentan resultados de campos calculados. En este caso, se dice que el cuadro texto está enlazado o vinculado. Los cuadros de texto también pueden ser independientes. Debido a su versatilidad, es el control predeterminado que Access establece para los campos de las tablas. Este control es compuesto, es decir, al insertarlo en un formulario, por ejemplo; en realidad se insertará el cuadro texto como tal, y una etiqueta para el mismo. Para insertar un cuadro texto en un formulario se procede de la siguiente forma:

• Se buscará en el cuadro de herramientas el control cuadro texto. Se hace clic sobre

ella para activarla.

• Se procede igual que con el control etiqueta, se dibuja el control sobre el formulario arrastrando y soltando. Se puede notar que se dibujan dos controles: la etiqueta y el cuadro texto


• Para editar la etiqueta del cuadro texto, se le hace dos clic (nota: no doble clic, sino dos clics), y se escribe directamente.

• Para efectos de este ejemplo, el cuadro texto mostrará el resultado de una expresión, lo que implica el uso del Generador de expresiones. Se hará clic derecho sobre el cuadro texto para acceder al menú contextual. Hacer clic en el menú Propiedades.

• Se mostrará el cuadro de propiedades del cuadro texto. Se activa la ficha Datos, y dentro de esta se hará clic en la propiedad Origen del control. Por defecto, habrá una lista con los campos de la tabla o consulta vinculada al formulario. En este ejemplo se hará clic en el botón del Generador de expresiones, el de los tres puntos.


• Una vez escrito la expresión en el Generador de expresiones, se cierra el cuadro de

propiedades del cuadro texto. La expresión se podrá observar directamente en el cuadro texto. El cuadro texto estará listo para mostrar valores cuando se ejecute el formulario.

Cuadro combinado: Este control permite introducir datos escribiéndolos directamente o seleccionarlos de una lista desplegable que posee. Esta lista puede poseer una o más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Además, permite ahorrar espacio en el formulario. A continuación se mostrarán los pasos para insertar un cuadro combinado en un formulario.

• Se busca en el cuadro de herramientas el control Cuadro combinado

• Se inserta el control sobre el formulario igual que como los controles anteriores: arrastrando y dibujándolo. Sin embargo, a diferencia de las etiquetas y de los cuadros textos; se iniciará el Asistente para cuadros combinados.

• Esta primera pantalla del Asistente se deberá establecer el origen de datos del control. Se muestran tres opciones: la primera, para vincular el cuadro combinado con una tabla o consulta (ya fue explicado en la sección dedicada a las Propiedades de los campos de una tabla). La segunda, para que muestre valores fijos. La tercera buscará un valor dentro del origen de datos del formulario (tabla o consulta) que coincidan con los caracteres que el usuario vaya introduciendo en el cuadro texto.


En el caso de este ejemplo, se elegirá la segunda opción. Clic en el botón Siguiente para avanzar.

• En la siguiente pantalla se ingresarán tanto el número de columnas que mostrará el cuadro combinado, como los valores en si. Se ingresarán los valores directamente en la lista que se muestra en el asistente. Clic en Siguiente.

• Ahora se deberá determinar lo que Access hará con los valores que se ingresen en el cuadro combinado. Se pueden almacenar temporalmente para ser utilizados posteriormente o pueden ser introducidos en alguno de los campos del origen de datos del formulario. En esta opción el Asistente posee una lista para seleccionar el campo en cuestión. Para este ejemplo se elegirá la primera opción. Clic en Siguiente.

• La última pantalla de este Asistente tiene un cuadro texto para ingresar el nombre que se mostrará en la etiqueta del cuadro combinado. Clic en Finalizar para salir del Asistente.


• Se retornará a la vista de Diseño. El cuadro combinado tiene un aspecto parecido al de la figura.

• Al ejecutar el formulario, se podrá constatar el funcionamiento del cuadro combinado.

• Si se desea limitar el ingreso de datos a los que están en la lista, se abrirá el formulario en vista de Diseño, se accede a Propiedades, en el menú contextual del cuadro combinado. Luego, en la ficha Datos, se hará clic en la propiedad Limitar a la lista. Para limitar los valores, se elige la opción Si. Se cierra el cuadro de propiedades.


• Al ejecutar el formulario e intentar ingresar valores que no están en la lista, Access

mostrará un cuadro dialogo similar al siguiente.

Botón de comando: Son los controles más comunes, por su uso intuitivo. Al hacer clic sobre ellos se pueden desencadenar una o más acciones. También pueden incluir texto o imagen que ayuden a esclarecer la acción que ejecutarán. Al igual que el cuadro combinado, el botón de comando posee un Asistente que se ejecuta cuando se inserta en un formulario.

• En el cuadro de herramientas se hace clic en el control Botón de comando.

• Se procede como en el caso de los controles anteriores, se arrastra y dibuja el control en el formulario. Aparecerá el Asistente para botones de comando. La primera pantalla presenta una serie de acciones organizadas en categorías. Dependiendo de la categoría seleccionada, se podrá elegir las acciones.

• Como ejemplo ilustrativo, dentro de la categoría Operaciones con registros, se seleccionará la acción Eliminar registro. Clic en Siguiente.


• La siguiente pantalla se configura la apariencia del botón. Se puede elegir entre colocar un texto descriptivo o una imagen representativa. En este ejemplo, se tomará una imagen bien representativa. Clic en Siguiente.

• En la siguiente pantalla de podrá ingresar el nombre del botón. Resulta conveniente colocarle un nombre descriptivo a los controles para que se pueda hacer referencia a ellos en las expresiones. Luego, clic en Finalizar para cerrar el asistente.


• Volviendo al formulario en vista de Diseño, se puede observar botón insertado en el formulario. El botón aparece seleccionado, por lo tanto, puede redimensionarse.

• El botón está listo para ser probado. Se ejecuta el formulario para ello. Al hacer clic sobre el botón, Access presentará un cuadro mensaje de confirmación.

• Por supuesto, este mensaje puede variar dependiendo de las reglas de integridad referencial, del tipo de origen de datos del formulario, entre otros.

Ficha: Se pueden agrupar varias páginas de información como un único conjunto. Esto es especialmente útil cuando se trabaja con muchos controles que se pueden ordenar en dos o más categorías. Por ejemplo, se pueden agrupar botones que abren formularios en una página y los botones que abren informes, en otra. A continuación se mostrará un ejemplo ilustrativo del uso del control ficha:

• En vista de Diseño, se busca el control Ficha en el cuadro de herramientas y se le hará clic.

• Se inserta el control ficha al igual que se insertaron los controles anteriores. Por lo general, con el uso de las fichas, se busca abarcar casi toda la totalidad del formulario.


• Por defecto, la ficha trae dos páginas. Para agregarle un nombre descriptivo una página se hará doble clic sobre ella. De esta manera, aparece el cuadro de propiedades de la página. Se busca en este cuadro la ficha Otras y se modifica la propiedad Nombre colocándole el nombre descriptivo. Luego, se cierra el cuadro de propiedades.

• En la vista de Diseño se podrá apreciar el cambio en la página de la ficha


• A continuación, se insertarán algunos controles. Por ejemplo, se insertará dos

botones de comando y una etiqueta. Basta con insertarlos directamente en el cuerpo de la página.

• En cada página de la ficha se pueden colocar diferentas controles.

• Al ejecutar el formulario se puede observar el funcionamiento de la ficha y los controles en cada página.


Imagen: Se utiliza para insertar imágenes en un formulario, como podría ser un logotipo. Este control no es el único que permite mostrar imágenes en un formulario, el marco de objeto dependiente y el marco de objeto independiente también lo hacen. Sin embargo, la ventaja de usar el control imagen es que incrusta imágenes, esto permite mantener el archivo de imagen en caso de que se cambie la ubicación de estas. La desventaja es que consume más espacio en disco duro. El siguiente ejemplo ilustra la utilización de este control.

• Desde la vista de Diseño, se busca en el cuadro de herramientas el control Imagen.

• Se inserta el control, para ello se dibuja arrastrando y soltándolo. Aparece el cuadro diálogo Insertar imagen. La idea es buscar la ubicación del archivo de imagen.


• Una vez localizado el archivo, se cierra el cuadro haciendo clic en el botón Aceptar. El control imagen mostrará el archivo elegido.

• Puede ocurrir que el tamaño de la imagen no se corresponda con la del control Imagen. Para solventar esto, existen alternativas. Por ejemplo, se puede modificar las dimensiones del archivo de imagen con la ayuda de un Editor de imagen. Otra alternativa es modificar las propiedades del control para que el archivo de imagen se ajuste. Se hace clic derecho en el control Imagen y se selecciona al menú Propiedades. Se muestra el cuadro de propiedades

• En la ficha Formato, se busca la propiedad Modo de cambiar el tamaño, la cual posee una lista con tres valores: Recortado, Extender y Zoom. Recortar, muestra la imagen en su tamaño original. Si la imagen es de mayor tamaño que el control, entonces se mostrará una porción de la misma. Extender, cambia las dimensiones de la imagen para que se adapte al control, sin embargo, esta podría quedar deformada. Zoom, mantiene la proporción correcta del ancho y alto de la imagen independientemente del tamaño o forma del control Imagen. En este ejemplo, por tratarse de una pequeña, se elige Recortar.


• Se cierra el cuadro de propiedades y se ejecuta el formulario.

10.5. Panel de Control. Es un tipo de formulario que puede ser utilizado como pantalla de bienvenida para un sistema. Esta pantalla de bienvenida le da un toque elegante y ayuda al usuario a ubicarse dentro de la interfaz del sistema. Al ser un formulario, el panel de control puede modificarse en vista de Diseño, no obstante, es muy delicado y se debe proceder con cuidado. En el ejemplo siguiente será mostrado como añadir un panel de control en una base de datos.

• En la vista de Base de datos, se sigue, menú Herramientas \ Utilidades de la base

de datos \ Administrador del Panel de control.

• Al seleccionar este menú, aparece en pantalla un cuadro mensaje preguntando si se desea crear un panel de control. La respuesta es obvia!


• Aparece otro cuadro diálogo; Administrador del Panel de control. Para crear un panel de control se hace clic en el botón Nueva…

• Se mostrará entonces, otro cuadro para ingresar el nombre de la página del panel de control. En este ejemplo se le llamará Menú Principal. Clic en Aceptar.

• Se volverá al cuadro anterior. Se podrá notar que aparece el nombre de la página del panel de control que se acaba de ingresar. Se selecciona para modificarse.

• Como se le van agregar botones al Panel de control, se hace clic en el botón Modificar… y aparece el cuadro Modificar. Es en este cuadro donde se van añadiendo los botones de comando del panel de control.


• Se hace clic en Nueva…, y nuevamente se muestra otra ventana llamada Modificar elemento del panel de control. En el cuadro texto Texto:,se introduce la etiqueta que mostrará el elemento cuando se ejecute el panel de control. En este caso, se escribe Insertar o modificar datos de los clientes.

• En la lista Comando se elige la acción que realizará el elemento. En este caso, se abrirá un formulario en modo de edición. Este modo permite ver los registros y modificarlos.

• Luego, en la lista Formulario: se muestran los nombres de los formularios de la base de datos. Para el ejemplo, se escoge el formulario Cliente

• Se hará clic en Aceptar. Se regresa al cuadro Modificar página del panel de control y se observa el texto del elemento que se agregó. Se repite el proceso para agregar otros elementos.


• Para modificar el orden que tendrán los elementos en el panel de control, se seleccionará el elemento y se hará clic en los botones Mover arriba o Mover abajo según la conveniencia. Además se podrá eliminar un elemento en particular con el botón Eliminar.

• Después de añadir los elementos que tendrá la página del panel de control, se cierra el cuadro Modificar página del panel de control. Se regresa al cuadro Administrador de panel de control. Teniendo seleccionado la página recién creada, se hace clic en el botón Predeterminado para activarla. Se observa que Menú Principal se ubica de primero en la lista.

• Se cierra este cuadro. Para que este formulario se cargue cuando se abra la base de datos, es necesario establecerlo como elemento de inicio. Volviendo a la ventana de base de datos, se hará clic en menú: Herramientas \ Inicio. Se muestra en pantalla la ventana de Inicio.


• Este cuadro permite configurar detalles en la base de datos. Ubicando la lista Mostrar formulario/página, seleccionamos el panel de control.

• Hacemos clic en Aceptar para cerrar este cuadro. Para probar el funcionamiento del panel de control, se reinicia la base de datos. Se puede notar que al iniciarse nuevamente, se tarda un poco más y se cargará el panel de control, como se muestra en la figura.

11. Informes. A la hora de crear reportes impresos en papel, Access dispone de los informes. Al ejecutar un informe, se observa en pantalla una vista previa de impresión del mismo. Aparte de los datos provenientes de una tabla o consulta de la base de datos, el informe puede incluir detalles como el número de página, la fecha o la hora actual, así como también campos calculados, entre otros datos.

Sistemas de Información I Guía de MS-Access _______________________________________________________________________________________________67 De forma de similar a los otros objetos de Access estudiados anteriormente, se pueden crear informes a través del asistente o en vista de Diseño

11.1. Crear un informe utilizando el asistente El asistente para la creación de informes presenta pantallas muy similares al asistente para la creación de formularios.

• Para iniciar el asistente, se hace doble clic en el ícono Crear un informe utilizando

el asistente.

• La primera pantalla del asistente presenta los campos a incluir en el informe, bien sea de una tabla o de una consulta. En este caso, se toma la tabla A90_Abr.

• Luego, el asistente preguntará si se desea agrupar por alguno de los campos incluidos. Esta pantalla aplica principalmente en aquellos casos en que el informe esté basado en consultas, donde los datos pertenecientes al lado uno de la relación, son candidatos a ser campos de agrupamiento. Para agregar un campo de agrupamiento, basta con seleccionarlo en la lista de la izquierda y hacer clic en el botón agregar (>). Por ejemplo, se elige como campo de agrupación el campo Condición. Clic en botón Siguiente.


• En la siguiente pantalla se configura el orden en que aparecerán los registros en el informe. Se pueden agregar uno o más campos. Además, se puede establecer la forma en que estarán ordenados los registros: ascendente o descendentemente. Para este ejemplo, se ordenará por el campo Estado.

• Si en la consulta existen campos con datos de tipo Numero, en la parte inferior, se observa el botón Opciones de resumen. Al hacer clic en el, aparece un cuadro donde se podrán elegir entre varias funciones para hallar valores calculados. Solo se presentan las funciones más sencillas y comunes como son: Suma, Promedio, Min y Max. Del lado derecho, presenta opciones para mostrar el resumen y el detalle de los datos o solamente el resumen. Finalmente, se puede agregar el porcentaje del total por sumas. Se selecciona la función Prom en el campo Mto_asig para el ejemplo que se está desarrollando. Para cerrar este cuadro y aplicar las opciones de resumen, se hace clic en el botón Aceptar.


• Se regresa entonces a la pantalla anterior. Se hace clic en el botón Siguiente para continuar. La siguiente pantalla presenta opciones para la apariencia del informe. En el lado izquierdo hay una vista previa. En el centro se presenta opciones de distribución de los datos. En el lado derecho, se configura la orientación que tendrán las páginas del informe: vertical u horizontal. Para este ejemplo, se eligen las opciones por defecto, como se muestra en la figura. Clic en Siguiente.

• Ahora se aplicará un estilo al informe. Se muestran entonces los estilos predeterminados que posee Access. Clic en Siguiente


• El asistente concluye preguntando el nombre que tendrá el informe y si se desea abrirlo en Vista de diseño para modificarlo o ejecutarlo. Clic en Finalizar.

• Si se elige la opción por defecto, es decir, Vista previa, se observa el informe tal y como será impreso.


11.2. Crear un informe en vista de Diseño

• Se hace doble clic en el icono Crear un informe en vista de Diseño.

• Se muestra la pantalla de la vista de Diseño de informes. Dicha pantalla es muy parecida a la pantalla de vista de Diseño de formularios. Se puede observar la lista de campos, el cuadro de herramientas, la barra de formato y la barra de diseño de informes que es prácticamente idéntica a la barra de diseño de formularios.

• Al igual que en el caso de los formularios, para vincular un informe a una tabla o consulta, se hace doble clic en el botón de propiedades del informe.


• Aparece entonces el cuadro de propiedades del formulario. En la ficha Datos se ubica la propiedad Origen del registro, la cual posee una lista con las tablas y consultas de la base de datos. Al igual que en el ejemplo anterior, se selecciona la tabla A90_Abr. También se puede crear una consulta nueva llamando al Generador de consultas, haciendo clic en el botón de tres puntos (…).

• Una vez escogida la tabla o consulta, aparece la lista de campos. Se cierra el cuadro de propiedades del formulario.

• Para agregar los campos en el informe, se seleccionan y se arrastran hasta el informe


• Cuando se necesite guardar el informe, hacemos clic en la herramienta Guardar, en la barra de herramientas. Access presentará un cuadro para ingresar el nombre del informe

• Para ejecutar el informe, hacemos clic en la herramienta Vista.


• El informe tendrá un aspecto parecido al de la figura. Por supuesto, se puede mejorar de gran manera la apariencia del informe. La vista de diseño dispone de todas las herramientas de formato y los controles que posee la vista de diseño de formularios.

11.3. Secciones de un informe

Al estar orientados a la impresión en papel, no todas las partes de informe presentan los datos de la misma forma. Estas secciones son: a) Encabezado de informe: aparece en la parte superior de la primera página del informe

y se utiliza para colocar elementos tales como el título del informe, membretes o logotipos.

b) Pie de informe: le corresponde la penúltima parte de la última página del informe y al igual que el encabezado de informe, solo aparece una vez en cada informe. Se utiliza para colocar notas de fin de informe, como podrían ser derechos reservados, empresas encargadas de la impresión, entre otros elementos

De manera predeterminada, estas dos secciones no aparecen el informe, para mostrarlas se hace clic derecho en cualquier área vacía del informe; y se activa la opción Encabezado y pie de página de informe.


c) Encabezado de página: los datos colocados en esta sección, se mostrarán en la parte superior de cada página del informe, exceptuando en la primera página, en la que estará precedido por el encabezado de informe. Se puede utilizar para colocar los nombres de los campos.

d) Pie de página: comprende la parte inferior de cada hoja del informe, incluyendo la última hoja del mismo. Es útil para colocar datos como por ejemplo, el número de página.

Esta sección se muestra por defecto al crear un informe en vista de Diseño.

e) Detalle: es el “cuerpo” del informe. En el se muestra cada registro de la tabla o

consulta que sirve como origen de datos. Esta sección se muestra por defecto al crear un formulario.

11.4. Agrupar registros en vista de Diseño

Cuando se crea un informe utilizando el asistente, una de sus pantallas presenta la opción de agrupar registros uno o más campos. En vista de Diseño también se pueden agrupar por uno o varios campos creando secciones especiales llamadas Encabezados o pie de grupos. Se ilustrará su implementación partiendo del ejemplo anterior.

• En vista de Diseño, y ya vinculado a una tabla o consulta, se hace clic en la

herramienta Ordenar y agrupar.


• Aparece el cuadro Ordenar y agrupar, el cual tiene dos columnas: Campo /

Expresión y Orden. El primero tiene un lista donde se muestran los campos del informe por medio de cual se agruparán los registros. El segundo, ordena los valores del campo de agrupamiento

• Al seleccionar un campo, aparecen las propiedades del grupo y un recuadro con letras azules que sirven como orientación acerca de la propiedad seleccionada. En estas propiedades se pueden activar el encabezado y pie de grupo para el campo elegido.

• Al cerrar el cuadro Ordenar y agrupar, se puede apreciar que se agregó una nueva sección al informe. Dicha sección tiene el campo que se agregó en el cuadro Ordenar y agrupar. Además, posee su nombre. En este caso, el campo agregado es Condición.


• Al ejecutar e informe, se puede verificar que los registros están agrupados según su

condición.

Sistemas de Información I Guía de MS-Access _______________________________________________________________________________________________78 12. Macros Con frecuencia, en los sistemas de información, es necesario ejecutar ciertas acciones de forma repetitiva o rutinaria. También puede requerirse de la ejecución de actividades personalizadas, es decir, hechas a la medida de los requerimientos. Por ejemplo, en un sistema de facturación, después de actualizar uno o varios registros, es conveniente que el sistema muestre un mensaje por pantalla indicando al usuario si la operación fue exitosa o fallida. Al conjunto de uno o más acciones que se pueden ejecutar de manera automática al ocurrir un evento se le llama macro. Un evento puede ser cualquier acción o suceso que se aplica a un objeto. Hacer clic a un botón de comando, mover el puntero del ratón sobre una imagen o actualizar un cuadro combinado son ejemplos de eventos. Por lo general, las macros son utilizadas en los formularios, debido a que estos son los objetos con los cuales el usuario interactúa con mayor frecuencia. Access dispone de un modulo para crear macros.

12.1. Crear macros Existen varias maneras de crear macros. En este caso, se mostrará un ejemplo de creación de macros a partir de un formulario sencillo.

• El formulario de ejemplo consta de los objetos mostrados en la siguiente figura con sus respectivos nombres.

txtMonto

Comando0

txtResultado

• El funcionamiento de este sencillo formulario es el siguiente: al hacer clic en el

botón de comando Comando0 el sistema deberá evaluar si el dato introducido en el cuadro de texto txtMonto es un número o no. Si el dato es número, este deberá ser mostrado en el cuadro de texto txtResultado, de lo contrario, deberá mostrar un cuadro mensaje indicando que el dato introducido no es un número. Es decir, el evento que desencadenará estas acciones es hacer clic al botón de comando Comando0, para ello haremos clic derecho sobre el botón de comando (en vista de diseño, por supuesto), y seleccionaremos Generar evento…


• Aparece una ventana donde podemos seleccionar la herramienta para crear la serie de acciones que se desencadenarán cuando ocurra el evento predeterminado del control. En este ejemplo, por tratarse de un botón de comando, el evento predeterminado es Hacer clic. Como se va crear una macro, se selecciona Generador de macros

• Se abre entonces la Vista de diseño de Macros, con una ventana que nos pide el nombre de la macro que se va a crear. En este caso se llamará VerificarMonto


• En la vista de diseño de macros puede verse la barra de herramientas de Diseño de macros. En la parte central se aprecia una cuadricula de dos columnas: Acción, donde se selecciona la acción que Access ejecutará; y Comentario, donde se puede escribir texto sobre la acción seleccionada. A semejanza de la Vista de diseño de tablas, la Vista de diseño de macro presenta en su parte inferior los Argumentos de acción, los cuales varían dependiendo de la acción seleccionada.


• Como se requiere verificar si el valor introducido en el cuadro texto txtMonto es un numero, esto es, se necesita evaluar si se cumple una condición, se debe trabajar con la herramienta Condiciones. Para mostrarla, hacemos clic en su respectivo icono en la barra de diseño de macros.

• Se muestra entonces, a la izquierda de la columna Acciones, la columna Condiciones. En ella se escribirá la expresión que será evaluada. Si la expresión es verdadera, Access ejecutará la acción que está justo al lado de la expresión. Si se requiere ejecutar varias acciones, se colocaran una debajo de la otra, de manera que Access las ejecute una por una en forma secuencial. Para escribir la expresión a evaluar se recomienda utilizar el Generador de expresiones (hacer clic derecho para acceder a el).

• Siempre que se trabaje con condicionales compuestos es necesario detener las acciones de cada opción con la acción DetenerMacro. Debajo de la expresión


condicional, y por cada acción a ejecutar, se deberá colocar tres puntos consecutivos (…)

• Ahora se procede a colocar las acciones que se desencadenarán en caso de que no

se cumpla la primera opción. Se busca en la lista inmediatamente debajo de DetenerMacro, la acción EstablecerValor y en los argumentos se coloca los cuadros textos a que se hace referencia. Se recomienda utilizar el Generador de expresiones.


• Finalmente, se guardan los cambios tanto de la macro, como del formulario y se ejecuta para verificar su funcionamiento, como se puede apreciar en las siguientes figuras


BIBLIOGRAFIA.

• Ayuda del Office 2003.

Guia de Access 2003

Documents

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