Guia de Apoyo-relaciones y Consultas-p3 - Ing Barrera

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Coordinador de MSM115: Ing. Luis Barrera

Guía de Apoyo para Relaciones y Consultas de Access 2013

1.1. Creación de Índices y llaves primarias.

Definir un campo como clave principal. En toda tabla suele existir una clave principal (también llamada clave primaria o clave maestra). Una clave principal es un campo o conjunto de campos cuyos valores no se repiten y a través de los cuales se identifica de forma única al registro completo. Es decir, que no hay dos registros en una tabla con la misma clave. En el ejemplo de que tuviéramos luna base de datos registro de los alumnos con una tabla Alumnos, el campo CARNET puede ser una clave principal, ya que no habrá dos alumnos con el mismo CARNET, y además es posible identificar a un alumno a través de su CARNET. El campo apellido1 no puede ser clave principal porque puede haber más de un alumno con el primer apellido igual. El conjunto formado por (aplellido1, apellido2, nombre) podría constituir una clave principal (suponiendo que no existen dos personas que se llamen exactamente igual), ya que a través del conjunto podemos identificar de forma única e inequívoca al registro (al alumno). Sobre un campo que se emplee como clave principal, forzosamente debe generarse un índice sin duplicados, y no se admitirán valores nulos para el campo. Si no tenemos ningún campo o conjunto de campos candidato a clave principal, antes de terminar el diseño Access nos permitirá añadir un campo nuevo que sirva como clave. Este campo se denominará id y será de tipo autonumérico. La declaración de índices y claves principales afecta al orden en que se muestran los registros a la hora de editar el contenido. La clave principal impide que dos registros contengan los mismos datos en el campo o campos clave, mantiene una ordenación de los registros basada en la clave y acelera las operaciones de búsqueda y ordenación. Para definir un campo como tal, se debe:

1. Seleccionar el campo deseado en Vista de diseño de la tabla haciendo clic en su botón selector de registro .

2. Pulse el botón de la barra de herramientas o elija la opción Clave Principal del menú Edición.

La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal.

Ejemplo: Para una la tabla Pacientes se tiene que pensar que campo no se repite. Podría ser el campo nombre, pero el nombre no es algo único. Los campos nombre y apellidos juntos también se podrían repetir en algún caso. De modo que lo más indicado es crear un código único para cada paciente. Se selecciona el campo nombre y se inserta un campo. Se llama Código del paciente y se elige el tipo de dato Autonumérico. Este tipo de dato hace que Access genere un número único a cada registro de la tabla. De esta forma es totalmente seguro que el campo no tendrá ningún registro repetido.

Es decir los datos de un paciente no aparecerán repartidos en tres veces, sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar el estado físico de un paciente se tendrá la seguridad de que ahí están todos sus datos médicos.

No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de diálogo pidiendo que se establezca, si se elige la opción "Si", ACCESS creará automáticamente un campo Autonumérico que será la clave principal.

Tipos de clave principal

En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumérico, Campo simple y Campos múltiples.

Claves principales de Autonumérico

Un campo Autonumérico puede establecerse para que el programa introduzca automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la tabla.

Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal.

Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recién creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal automáticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una clave principal de Autonumérico.

Claves principales de Campo simple

Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de identificación o números de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal.

Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal.

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Se puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qué registros contienen datos duplicados. Si no se puede eliminar fácilmente las entradas duplicadas mediante la edición de los datos, se puede agregar un campo Autonumérico y establecerlo como clave principal o bien definir una clave principal de campos múltiples.

Claves principales de Campos múltiples

En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o más campos como clave principal.

La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios.

Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada para una clave principal de campos múltiples, probablemente resultará más conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlo como la clave principal en su lugar.

Creacion de Claves externas

Simplemente se entra a la opción relaciones de la cinta de opciones Herramientas de Base de Datos

Luego se agregan las tablas a relacionar, en este caso alumnos y laboratorio

Creamos la relación

Ya tenemos nuestra llave externa

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Índices.

Indexado: Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE.

Esta propiedad crea un índice de ese campo. De modo que acelera las búsquedas de un registro por el contenido de ese campo. No conviene aplicarlo más que al campo por el que se vayan a realizar las búsquedas porque si no la actualización de los datos será muy lenta.

Sin duplicados: es una de las opciones de esta propiedad y significa que no puede haber dos campos con la misma clave. Con duplicados, hace que Access cree un índice normal con cada uno de los registros.

Un índice es una tabla interna que contiene dos columnas: el valor del campo o campos que están siendo indexados y la posición de cada registro de la tabla que contiene ese valor. Para crear un índice sobre un campo de una tabla: 1. Abra la tabla en vista de diseño y seleccione el campo que será el índice. 2. Haga clic en el recuadro de la propiedad “Indexado”, pulse el botón de flecha para abrir la lista de elecciones y elija Sí.

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1.2. Identificación de las Relaciones entre tablas. Access permite conectar o relacionar dos tablas. Antes de establecer una relación es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Cuando se establece una relación de uno a varios, el campo común de la primera tabla debe estar definido como clave principal.

• Los tipos de datos y propiedades de los campos comunes deben ser iguales en ambas tablas. Al efectuar una relación se puede obligar a Access a establecer una integridad referencial ( la tabla “varios” de la relación “uno a varios” no puede contener datos que no estén relacionados con datos de la primera tabla). La integridad referencial es una forma de asegurar que los datos

contenidos en las dos tablas relacionadas sean válidos.

1.3. Para definir una relación entre dos tablas.

1. Cierre todas las ventanas de objetos que estén abiertas y active la pestaña Herramientas de Base de Datos 2. Elija la orden Relaciones del menú Herramientas o pulse en la barra de herramientas.

3. Seleccione las tablas o consultas a relacionar y pulse el botón

agregar. Pulse el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo “Mostrar tabla”:

4. Para crear una relación, haga clic en el campo común (clave

principal) de la primera tabla y arrástrelo hacia el campo correspondiente de la segunda tabla. Al soltar el botón del ratón se abrirán el cuadro de diálogo “Relaciones”. Access cumplimenta el nombre de los campos.

5. Compruebe que el campo que establece la relación aparece en las dos tablas.

6. Cumplimente el cuadro de diálogo marcando el botón de opción apropiado y pulse Aceptar.

7. Cierre la ventana “Relaciones”, pulse Sí para guardar el diseño. Access traza una línea entre las dos tablas para indicar la relación, visualizando un 1 en un extremo de la línea de relación, junto a la tabla de “uno” y un símbolo de infinito en la tabla de “varios”.

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Para editar una relación existente se realiza un doble clic sobre la relación, con lo que se abre la ventana de propiedades de la relación. Esta ventana muestra los campos que intervienen en la relación y la integridad referencial definida. Desde esta ventana s e puede acceder a la del tipo de relación para definir si es normal, por el lado izquierdo o derecho.

1.4. Reglas de integridad referencial

Exigir integridad referencial

En una base de datos lo habitual es que existan varias tablas relacionadas entre sí. Por ejemplo, si tenemos una tabla de productos de un almacén y una tabla de proveedores de productos, es probable que en la de productos exista un campo que indique cuál es el proveedor que suministró ese producto. En tal caso, debemos establecer unas restricciones sobre ambas tablas de manera que no existan productos que se refieran a proveedores que no existen, y no se nos permita eliminar ningún proveedor al que hagan referencia los productos. La integridad referencial de una base de datos pretende asegurar que no se den situaciones de inconsistencia como la antes descrita. Para establecer las reglas de integridad referencial en Access debemos indicar qué campos de qué tablas están relacionados. supongamos que tenemos las siguientes tablas:

PRODUCTOS PROVEEDORES

ID_producto ID_proveedor

Nombre Nombre

Proveedor Dirección

Cantidad NIT

FAX

La tabla de productos no debe almacenar la información completa de los proveedores, ya que de haber más de un producto del mismo proveedor estaríamos almacenando información innecesaria (redundante). Así, sólo se almacena un pequeño código Proveedor, que se refiere a uno de los registros de la tabla PROVEEDORES: aquel cuyo ID_proveedor coincida. Es decir, que el campo

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PRODUCTOS.Proveedor hace referencia a PROVEEDORES.ID_proveedor. Para no perder información, ahora tendremos que asegurarnos de no eliminar entradas de PROVEEDORES que estén referenciadas por entradas de PRODUCTOS. Existen diversas posibilidades para mantener la integridad referencial, correspondientes a las diversas respuestas que podemos hacer a la pregunta: ¿qué pasa si intentamos borrar un proveedor?

a) Lo ignoramos. Como hemos visto no es recomendable. b) No lo permitimos (a menos que antes borremos todos los registros asociados). c) Borramos también todos los productos relacionados

En este caso la opción recomendable es la b), ya que para el ejemplo no tiene sentido que perdamos la información de nuestros productos al eliminar el proveedor; aunque en muchos otros casos la adecuada puede ser la c). En general, nunca la a). También podemos hacernos la pregunta: ¿qué pasa si intentamos cambiar el identificador de un proveedor?

a) Lo ignoramos y permitimos el cambio. b) No lo permitimos (a menos que antes modifiquemos todos los registros asociados). c) Modificamos también todos los productos relacionados.

En este caso la opción recomendable es la c), ya que es la que resulta transparente al usuario. Al establecer una relación de dependencia en Access entre dos tablas es necesario especificar cuál de las posibilidades anteriores es la que queremos aplicar.

Asignación de reglas de integridad referencial.

La integridad referencial son unas normas que mantienen la coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son:

1. No puede haber registros en la tabla secundaria que no estén en la primaria.

2. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria.

Para poder exigir integridad referencial en una relación de uno a varios es necesario que :

1. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal.

2. Los campos contengan el mismo tipo de datos ( si es autonumérico-numérico).

3. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos.

Access verificará que los campos cumplen todas las condiciones para que haya integridad referencial.

Si no se cumplen todas las condiciones no permitirá que esa relación tenga integridad referencial.

Actualizar en cascada los campos relacionados se está indicando que si se modifica el valor de un campo desde un lado de la relación automáticamente se actualicen en todos los registros relacionados o mejor dicho, hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal, automáticamente cambiarán los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria.

Por ejemplo: Si cambiamos el IdProveedor por X en la tabla Proveedor, automáticamente en la tabla Productos, todos los X de Producto se cambiarán a automáticamente al que habremos seleccionado XX.

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Eliminar en cascada los registros relacionados si se borra un registro de un lado de la relación se borrarán automáticamente todos los registros que estaban relacionados con él.

Cuando ya se han especificado las características de la relación se pulsa el botón Crear. Entre las dos tablas relacionadas aparecerá una línea. Esta línea simboliza la relación entre las dos tablas. Si la relación cumple la integridad referencial la línea será más gruesa.

Una vez se ha terminado de crear las relaciones entre las tablas se guardan. Para guardar se selecciona se Guarda. Después de guardar ya se puede cerrar la ventana de relaciones. Si se cierra antes de guardar, se abrirá un mensaje de aviso.

Access permite guardar las relaciones en la Base de Datos. Esto será muy importante para que siempre que se lleven a cabo modificaciones en los datos se tenga en cuenta que las relaciones están presentes entre los mismos y no se puedan infringir las reglas de consistencia vigentes.

Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarán también los registros relacionados en la tabla secundaria o auxiliar. Por ejemplo: Si borramos el Cargo Auxiliar en la tabla Empleados, automáticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarán de la tabla de Habitantes.

Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejará ni cambiar el nombre de una población ni eliminar una población si ésta tiene habitantes asignados.

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1.5. Consulta de Información de una Base de datos. ¿Qué es una consulta? Una consulta es un objeto de Access que se utiliza para localizar, organizar o editar los datos contenidos en tablas. Básicamente se realizan tres tipos de consulta:

• consulta de selección, para localizar los registros de una tabla que cumplan unas condiciones determinadas; Es la más sencilla, se indican unos criterios para ver sólo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas, esta parece una tabla pero no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de varias tablas según los criterios de la consulta. Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a través de ella.

• consultas de acción, diseñadas para modificar, añadir o reemplazar datos, eliminar registros, etc. ; estas consultas de acción son especialmente útiles cuando se quieren modificar muchos datos de una tabla que cumplen determinada condición , y

• consultas de parámetros, que permiten seleccionar los registros que cumplen con los valores introducidos como parámetros en el momento de la ejecución de la consulta. Las consultas admiten tres modos de presentación:

• Vista Diseño: abre la ventana Diseño de la consulta, en la que podremos crear o modificar su estructura. • Vista hoja de datos: ejecuta la consulta y preséntale resultado en una hoja de datos que permite ver, agregar o editar lo

registros. • Vista SQL: permite crear o modificar una consulta usando instrucciones del lenguaje de consultas estructurado SQL.

Abrir una consulta existente. Una consulta se puede abrir en Vista Hoja de datos activando la ventana “Base de datos”, seleccionando la ficha Consultas, seleccionando la consulta en la lista y pulsando en el botón Abrir; o bien haciendo doble clic sobre su nombre en la lista. Creación de una consulta. Una consulta se puede crear en vista de diseño a partir de una o más tablas relacionadas incluyendo cualquier campo de ellas. La siguiente figura muestra un ejemplo de una tabla con dos tablas relacionadas, esta ventana esta dividida en dos partes: el área superior, que muestra las tablas elegidas, y el área inferior denominada cuadricula QBE, en la que se incluyen los campos a mostrar y los criterios de ordenación o búsqueda. Estos criterios se introducen mediante operadores de acuerdo con una serie de reglas establecidas.

Para crear una consulta nueva en vista de diseño:

1. Active la pestaña crear, seleccione luego Diseño de Consulta. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. Seleccione la tabla(s) o consulta(s) cuyos campos desea incluir en la consulta y pulse el botón Agregar después de cada selección.

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4. Cierre el cuadro de diálogo “Mostrar tabla” pulsando el botón Cerrar. 5. Para incluir los campos en la cuadrícula QBE, arrástrelos desde la lista de campos a la cuadrícula o bien despliegue la lista de campos disponibles pulsando el botón de flecha que se encuentra a la derecha de la casilla “Campo y seleccione el campo deseado.

6. Complemente las casillas de la cuadrícula QBE estableciendo cualquier criterio de ordenación o búsqueda a través de las filas “Orden” y “Criterios” respectivamente.

Campo

En esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la tabla ( con el *) o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna.

La forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla es:

1. Arrastrando el nombre del campo desde la sección superior.

2. Haciendo doble clic en la tabla de la sección superior

3. Haciendo clic sobre la casilla campo y pulsando sobre la flecha que aparece. Se desplegará un lista de los campos para seleccionar.

Tabla

En esta casilla figura la tabla de la que procede el campo seleccionado en esa columna. Esta opción es muy importante cuando se trabaja con campos de varias tablas.

Orden

Ascendente, descendente o sin orden. Este orden se aplicará a los registros que se obtengan en la consulta según la columna en la que se esté indicando el orden. El criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados en función del campo que se quiera.

Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre la casilla Orden, aparecerá una flecha en la zona derecha de la casilla. Al pinchar sobre la flecha aparece un menú con los tipos de orden aplicables a la consulta. Establecer criterios.

Dentro de la casilla criterio se escribe una expresión, bien de texto, numérica o numérica con operadores. Si no se incluye ningún operador con la expresión (texto o número) el programa actúa como si el operador fuera "=", y sólo habrá resultado en la búsqueda si existe un registro idéntico a la expresión del criterio.

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Gracias a los operadores, además de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las búsquedas dentro de los registros.

A continuación te detallamos los distintos operadores que podemos utilizar en una condición.

Los operadores de comparación

Estos operadores comparan el valor de una expresión con el valor de otra. Independientemente del operador si uno de los valores es nulo, el resultado de la comparación será nulo (ni verdadero ni falso). los operadores de comparación que podemos utilizar son:

Operador Significado

= igual que

<> distinto de

< menor que

<= menor o igual

> mayor que

>= mayor o igual El operador Entre

Tiene la siguiente sintaxis:

Expresión Entre valor1 Y valor2

Examina si el valor de la expresión está comprendido entre los dos valores definidos por valor1 y valor2. Normalmente la expresión será un nombre de campo.

Ejemplo: [fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y #04/06/62#, en la cuadrícula QBE se pondría:

El operador In


Expresión In (valor1, valor2, ...)

Examina si el valor de la expresión es uno de los valores incluidos en la lista de valores escritos entre paréntesis.

Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, Elche, Elda y Onda podríamos poner la condición Población In (Alicante, Elche, Elda, Onda)

El operador Es nulo

Cuando una columna que interviene en una condición contiene el valor nulo, el resultado de la condición no es verdadero ni falso, sino nulo, sea cual sea el test que se haya utilizado. Por eso si queremos listar las filas que no tienen valor en una determinada columna, no podemos utilizar la condición columna = nulo debemos utilizar un operador especial, el operador Es nulo.


Expresión Es nulo, donde expresión normalmente será un nombre de columna.

Por ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen población, la condición sería población Es Nulo

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El operador Como

Se utiliza cuando queremos utilizar caracteres comodines para formar el valor con el que comparar.

Por ejemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'o'. En este caso hay que utilizar el comodín * y utilizar el operador Como para que Access reconozca el * como un comodín y no como el carácter asterisco. La condición sería nombre como '*o'.

El valor que contiene los comodines se conoce como patrón y tiene que ir encerrado entre comillas (simples o dobles).

La sintaxis es la siguiente:

Expresión Como 'patrón'

En la siguiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en un patrón y su significado.

Caracteres en patrón

Significado

? Un carácter cualquiera * Cero o más caracteres # Un dígito cualquiera (0-9) [listacaracteres] Un carácter cualquiera de listacaracteres [!listacaracteres] Un carácter cualquiera no incluido en listacaracteres

Listacaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cualquier carácter, incluyendo dígitos, los caracteres se escriben uno detrás de otro sin espacios en blanco ni comas. Por ejemplo para sacar los nombres que empiezan por a,g,r o v el patrón sería: '[agrv]*'

Los caracteres especiales corchete de apertura [, interrogación ?, almohadilla # y asterisco * dejan de ser considerados comodines cuando van entre corchetes. Por ejemplo para buscar los nombres que contienen un asterisco, el patrón sería : '*[*]*' en este caso el segundo * dentro del patrón no actúa como comodín sino como un carácter cualquiera porque va dentro de los corchetes.

Si no se encierra entre corchetes, la exclamación ! representa el carácter exclamación.

El corchete de cierre ] se puede utilizar fuera de una listacaracteres como carácter independiente pero no se puede utilizar en una listacaracteres. Por ejemplo, el patrón 'a]*' permite encontrar nombres que empiecen por una a seguida de un corchete de cierre.

La secuencia de caracteres [] se considera una cadena de caracteres de longitud cero ("").

Se puede especificar un intervalo de caracteres en listacaracteres colocando un guión - para separar los límites inferior y superior del intervalo.

Por ejemplo, la secuencia [A-Z ] en patrón representa cualquier carácter comprendido en el intervalo de la A a la Z.

Cuando se especifica un intervalo de caracteres, éstos deben aparecer en orden ascendente (de menor a mayor).[A-Z] es un intervalo válido, pero [Z-A] no lo es.

Se pueden incluir múltiples intervalos entre corchetes, sin necesidad de delimitadores.

El guión - define un intervalo unicamente cuando aparece dentro de los corchetes entre dos caracteres, en cualquier otro caso representa el carácter guión.

Por ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de Valencia (son los que tienen un código postal que empieza por 46 seguido de tres dígitos cualesquiera, la condición podría ser [código postal] como '46###'

Rangos de valores

Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores:

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Entre...Y: por ejemplo para seleccionar los pacientes mayores de 18 años pero menores de 50. En la casilla Criterios se escribirá: Entre 18 Y 50. <,>,>=,<=,<>: operadores de comparación.

Lista de valores

Se puede poner más de un criterio, especificando cada uno de ellos. La redacción de esta expresión deberá ser de la siguiente forma: el operador En seguido de una lista de valores entre paréntesis, separando los valores con el punto y coma. Por ejemplo para seleccionar todos los pacientes de tres provincias, en el campo Provincia se utilizaría este criterio:

En ("Madrid";"Aragón"; "País Vasco")

De esta forma el programa seleccionará todos aquellos registros que en el campo provincia tengan uno de estos tres valores.

Varios criterios

En diferentes campos: criterio Y: cuando se escriben varios criterios en el mismo renglón el programa buscará un registro que cumpla todos los criterios.

El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100

En un mismo campo: criterio O: cuando se pone un criterio en la casilla "Criterio", otro en la casilla o, y si se quiere más criterios en las filas de debajo. El programa buscará un registro que cumpla al menos uno de los criterios.

Este criterio también se puede utilizar en distintos campos:

Seleccionará los registros que o el campo provincia sea Madrid, o bien el campo edad sea mayor de 18.

Los comodines

Se utilizan para buscar datos genéricos, que empiezan por una letra, que terminan por otra...

* representa cualquier número de caracteres, por ejemplo: todos los nombres que terminen por "ez: *ez. Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre compuesto y uno de los dos nombres es "Luis". Se debe escribir el siguiente criterio: Como *Luis* o Como * + Luis + *. Access agregará las comillas.

? representa un solo carácter, por ejemplo Jimenez/ Gimenez: ?imenez.

# representa cualquier dígito en la posición especificada. Por ejemplo: 12#45, el programa buscará un registro en el cual los dos primeros dígitos sean 12 y los dos últimos 45.

Al introducir una expresión con uno de estos tres operadores, Access añadirá automáticamente el operador "Como".

Selección de registros con datos o sin datos

Se puede seleccionar un registro por el criterio de si en el campo hay un dato, o si está vacío.

Porque contiene algún dato: Es Negado Nulo

Pacientes que tienen teléfono:

Porque no contiene ningún dato: vacío: Nulo o es Nulo

Pacientes que no tienen teléfono:

Fecha actual

Se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. Por ejemplo en una empresa para seleccionar los pedidos que haya que entregar ese día.

En criterios se escribe Fecha()

Condición variable

Para hacer una condición variable; que realice una pregunta cada vez que se abra o ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre corchetes [ ] debajo del campo que se desea variar. (ver consultas con parámetros)

Criterios con cálculo

Dentro de un criterio se puede realizar un cálculo haciendo referencia a otro campo. Por ejemplo en la base de datos de una empresa de venta de material de construcción se va a consultar. Se pide que liste a aquellos clientes cuyo Importe sea mayor a la cantidad por 10.

Se ha creado el campo importe ya que no existía, que es un campo calculado. Los campos van siempre entre corchetes.

Dentro del criterio se ha realizado una operación y en función del resultado se han seleccionado o no los registros.

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión.

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Una expresión se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. La mayoría de las veces un operando será un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo.

Operadores.

Operador Función operador + Se utiliza para sumar dos números. operador - Se utiliza para hallar la diferencia entre dos números. operador * Se utiliza para multiplicar dos números. operador ^ se utiliza para elevar un número a la potencia del exponente ( número ^ exponente ) operador / Se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado de signo flotante. operador \ Se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado entero. operador Mod divide dos números y devuelve sólo el resto. El operador & se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto.

También se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto, para concatenarlos. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenación y así evitar errores o confusiones.

Un operando puede ser un nombre de columna, una expresión, un valor concreto o una función predefinida.

Valores concretos

Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas:

Los valores numéricos se indican poniendo el número sin más. Se tiene que utilizar para separar la parte entera de los decimales el símbolo definido en nuestra configuración de Windows; además los valores numéricos no se pueden escribir formateados, no podemos escribirlos con separadores de miles. Por ejemplo en una expresión correcta no puedo escribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que escribir (ventas +1000000)

Ejemplo: 2

Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ".

Ejemplo: ', ' ó ",", 'VALENCIA'

Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU., incluso si no estamos utilizando la versión norteamericana del motor de base de datos Microsoft Jet. Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5/96 en España y Latinoamérica, y 5/10/96 en Estados Unidos de América. Para indicar la fecha 10 de mayo de 1996 en cualquier base de datos sea española, latinoamericana o de EE.UU., debemos escribirla #5/10/96#; con el formato #mes/dia/año#

También se puede utilizar la función DateValue, que reconoce las configuraciones internacionales establecidas por Microsoft Windows. Por ejemplo, DateValue('10/5/96') es equivalente a #05/10/96# si nuestra configuración de Windows define las fechas con el formato dia/mes/año.

Funciones predefinidas.

Access2003 tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumerarlas y explicarlas sería demasiado largo. Lo mejor es saber que tenemos a nuestra disposición muchas funciones y cuando queramos obtener algo diferente consultar la ayuda de access para ver si existe ya una función para lo que queremos hacer.

A título de ejemplo tenemos unas que se utilizan más a menudo:

DATE() o fecha() devuelve el día en que estamos

NOW() o Hoy() devuelve el día y la hora actual

YEAR(fecha) o Año() devuelve el año de la fecha

MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha

DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha.

Nombres de campos.

los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando un nombre de campo está formado por una sola palabre se pueden omitir corchetes pero si el nombre contiene varias palabras separadas por espacios en blanco es oblogatorio ponerlo entre corchetes [ ].

por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o [Poblacion], pero el campo Fecha de nacimiento siempre se escribirá [Fecha de nacimiento ]

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Uso del paréntesis.

Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los paréntesis para delimitar cada expresión. Siempre se tiene que utilizar un paréntesis de apertura ( y uno de cierre ).

Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1)

El uso del paréntesis sirve para que la expresión quede más clara sobre todo cuando combinamos muchas expresiones, y para que los operadores actuen en el orden que nosotros queramos para así olvidarnos de la prioridad de los operadores.

Ejemplos de expresiones que usan valores de texto como criterios

Campo Expresión Descripción CiudadEnvío "Londres" Muestra los pedidos enviados a Londres. CiudadEnvío "Londres" O "Hedge End" Utiliza el operador O (Or) para mostrar los pedidos enviados a

Londres o a Hedge End. FechaEnvío Entre #5-Ene-95# Y #10-Ene-95# Utiliza el operador Entre...Y (Between…And) para mostrar los

pedidos enviados no antes del 5-Ene-95 ni después del 10-Ene-95. FechaEnvío #2/2/95# Muestra los pedidos enviados el 2-Feb-95. PaísEnvío En("Canadá", "Reino Unido") Utiliza el operador En (In) para mostrar los pedidos enviados a

Canadá o al Reino Unido. PaísEnvio Negado "EE.UU." Utiliza el operador Negado (Not) para mostrar los pedidos enviados

a países distintos de EE.UU. NombreEnvío Como "S*" Muestra los pedidos enviados a los clientes cuyo nombre empieza

por S. NombreCompañía >="N" Muestra los pedidos enviados a compañías cuyo nombre comienza

por las letras N a Z. IdPedido Der([IdPedido], 2)="99" Utiliza la función Der (Right) para mostrar los pedidos con valores

de IdPedido que terminan en 99. NombreCompañía Longitud([NombreCompañía])>val(30) Utiliza las funciones Longitud (Len) y Val (Val) para mostrar los

pedidos de las compañías cuyo nombre tiene más de 30 caracteres.

Ejemplos de expresiones que calculan o manipulan fechas y a continuación usan el resultado como criterio

Campo Expresión Descripción

FechaRequerida Entre Fecha( ) Y AgregFecha("m", 3, Fecha( )) Utiliza el operador Entre...Y (Between…And) y las funciones AgregFecha (DateAdd) y Fecha (Date) para mostrar pedidos cuya fecha requerida está entre el día de hoy y dentro de tres meses.

FechaPedido < Fecha( )- 30 Utiliza la función Fecha (Date) para mostrar los pedidos con una antigüedad de más de 30 días.

FechaPedido Año([FechaPedido])=1996 Utiliza la función Año (Year) para mostrar los pedidos con fechas de entrega en 1996.

FechaPedido ParcFecha("q", [FechaPedido])=4 Utiliza la función ParcFecha (DatePart) para mostrar los pedidos del cuarto trimestre.

FechaPedido SerieFecha(Año([FechaPedido]), Mes([FechaPedido])+1, 1)-1

Utiliza las funciones SerieFecha (DateSerial), Año (Year) y Mes (Month) para mostrar los pedidos del último día de cada mes.

FechaPedido Año([FechaPedido])= Año(Ahora()) Y Mes([FechaPedido])= Mes(Ahora())

Utiliza las funciones Año (Year) y Mes (Month) y el operador Y (And) para mostrar los pedidos del año y el mes actual.

Ejemplos de expresiones que usan un valor de campo en blanco (Nulo o cadena de longitud cero) como criterio.

Campo Expresión Descripción

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RegiónEnvío Es Nulo Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo RegiónEnvío es Nulo (está en blanco). RegiónEnvío No es Nulo Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo RegiónEnvío contiene un valor. Fax No es nulo Muestra los pedidos de los clientes que no tienen una máquina de fax, lo que se indica mediante un

valor de cadena de longitud cero en el campo Fax en lugar de un valor Nulo (en blanco). Ejemplos de expresiones que usan parte del valor de un campo como criterio

Campo Expresión Muestra

NombreDestinatario Como "S*" Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres empiezan por la letra S.

NombreDestinatario Como "*Importaciones" Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres terminan por la palabra "Importaciones".

NombreDestinatario Como "[A-D]*" Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres empiezan de la A a la D.

NombreDestinatario Como "*ar*" Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres incluyen la secuencia de letras "ar".

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Totales en una consulta. Una consulta también permite calcular grupos de totales (u otras operaciones tales como: medias, mínimos, varianzas, etc) de todos los registros o de un grupo de ellos basándose en las opciones definidas en la fila “Total” de la cuadrícula QBE. Para mostrar la fila “Total” en

la cuadrícula QBE, pulse el botón Totales de la barra de herramientas o active la opción Totales del menú ver. Las opciones son las siguientes:

• Agrupar por: define los grupos para los que desea efectuar totales. • Suma(Sum): Suma el contenido del campo de todos los registros. • Promedio (Avg): Calcula la media aritmética del contenido del campo de

todos los registros. • Min (Min): Halla el mínimo valor numérico contenido en ese campo. • Cuenta (Count): Cuenta el número de registros de la tabla que no está

en blanco. • DesvEst (StDev): Calcula la desviación típica de los valores numéricos

contenidos en el campo de todos los registros. • Var (Var): Calcula la varianza de los valores numéricos contenidos en el

campo de todos los registros. • Prmero (First): Devuelve el valor de campo del primer registro. • Ultimo (Last): Devuelve el valor de campo del último registro. • Expresión: Crea un campo calculado en la consulta. • Donde: Especifica criterios para un campo que no se está utilizando para definir agrupaciones. Debe quitarse la marca de casilla

“Mostrar” de este campo. Esta opción debe utilizarse siempre que se cree una consulta de totales y se exprese algún criterio en la fila “Criterios”.

Especifique la función que desea llevar a cabo en la consulta seleccionando el campo sobre el cuál se realizará el cálculo. Para añadir una columna que calcule totales por fila, coloque una marca en la casilla de selección Si, incluir sumas de filas. Pulse el botón siguiente. Asigne un nombre para la consulta y elegir la opción para ver la consulta o modificar su diseño. Cuando haya finalizado, pulse el botón terminar. Consultas de acción. Como trabajar con consultas de acción:

• Consulta de creación de tabla. • Consulta de actualización. • Consulta de datos anexados. • Consulta de eliminación

Uso de Consultas de crear tabla para crear tablas nuevas con datos seleccionados. Crear una tabla con una consulta: Abra la base de datos. Presione de la Ficha crear Diseño de Consultas. Presione dos veces sobre la tabla clientes y cierre la ventana donde se encuentran todas las tablas. Seleccione los campos: IdCliente, NombreCompañia, teléfono y fax de la tabla clientes dando doble clic sobre ellos. En la ficha diseño Presione del Tipo de consulta la Consulta de Crear tabla. Introduzca el nombre con el que desea llamar (TelDir) a la nueva tabla, y luego presione base de datos activa u Otra base de datos.

En vista diseño de consulta, guarde la consulta de la base de datos o presione el icono Ejecutar.

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Actualización de campos dentro de tablas con consultas de ACTUALIZACION. Uso de una consulta de actualización: Abra la base de datos. Agregue la tabla Pedidos a la nueva consulta Arrastre el campo IdEmpleado del cuadro de lista de campo a la cuadricula de diseño de consulta. Presione de la Ficha Diseño de Consultas la consulta de actualizar Una fila nueva, ACTUALIZAR A, se ha añadido a la cuadricula de diseño de consulta. Aquí es donde añadirá el valor al que quiera cambiar el IDEmpleado. Presione en este campo e introduzca 2. Presione con el botón derecho sobre la fila criterios de la cuadricula de diseño de consulta y seleccione Generar. El cuadro de dialogo Generador de expresiones aparece. presione dos veces sobre el signo + de la carpeta tablas. Presione dos veces sobre la tabla pedidos. Presione la columna IdEmpleado. Presione el boton = y luego escriba 1. Presione aceptar. Guarde la consulta. Guárdela aparecerá

Como eliminar registros seleccionados de tablas con consultas de eliminación. Abra la base de datos. Presione de la Ficha crear Diseño de Consultas. Presione dos veces sobre la tabla clientes y cierre la ventana donde se encuentran todas las tablas. Añada la tabla clientes a la tabla a la cuadricula QBE. Añada todos los campos de la tabla clientes a la cuadricula presionando dos veces en el asterisco del listado de campos para la tabla clientes. Arrastre el campo país a la cuadricula de diseño de consulta; utilice este campo para determinar que registros tienen que eliminarse Presione de la Ficha Diseño de Consultas la consulta de Eliminar Se añade una fila nueva de Eliminar a la cuadricula de diseño de consulta. Esta fila contiene un DESDE o un DONDE. El desde se utiliza para indicar de que registros desea eliminar; el donde indica que el campo se esta utilizando como un campo de criterios para la acción de eliminación. Introduzca “México’ en la fila criterios del campo país.

Guarde la consulta. Guárdela, aparecerá

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CREACIÓN DE CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS Es una consulta que agrupa los datos resumidos por categorías. Todas las consultas de tablas de referencias cruzadas poseen:

• Un encabezado de columna. • Un encabezado de fila. • Un campo resumen.

La principal ventaja de una consulta de tabla de referencias cruzadas es la cantidad de información resumida que ésta visualiza en un espacio compacto. La desventaja: no permiten ordenar los resultados basándose en una columna calculada, que probablemente sea el campo en el que desearía basar la ordenación. USO DEL ASISTENTE PARA CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS El asistente trabaja solamente con una tabla. Cuando el resultado requiera más de una tabla, cree una consulta que incluya todas las tablas y después especifique la consulta como origen de los datos en el Asistente para consultas de referencias cruzadas. El siguiente ejemplo hace uso de la base de datos Neptuno, para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas que halle el total de gastos de envíos.

1. Haga clic en Asistente para consultas de referencias cruzadas en el cuadro de diálogo Consulta. 2. Identifique el origen de los datos para la consulta. Para este ejemplo seleccione la tabla: Pedidos, y después pulse el botón

siguiente. 3. Identifique el campo que representa el encabezado de fila. Haga doble clic en el campo FechaEnvío en la lista Campos

disponibles para añadir ese campo a la lista Campos seleccionados. Access permite añadir hasta tres campos de encabezado de fila. Pulse el botón siguiente.

4. Dado que estamos clasificando los valores de envíos por país, seleccione PaísDestinatario como titulo de columna, y pulse el

botón siguiente.

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5. Identifique el campo de valor que desea resumir por el encabezado de columna. En este ejemplo se trata del coste de envío del

campo Cargo. Seleccione el campo Cargo en la lista de campos, y a continuación Suma en la lista funciones. Asegúrese que se encuentra seleccionada la casilla de verificación Sí, incluir sumas de filas, y después pulse el botón siguiente.

6. Escriba un nombre para la consulta de tabla de referencias cruzadas o acepte el nombre sugerido por el asistente. Pulse el botón

finalizar para visualizar la consulta.

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CAMPOS CALCULADOS

En ocasiones tendremos la necesidad de realizar operaciones matemáticas con algún campo. Podemos crear campos vacíos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operación entre dos o más campos. Lo que vamos a hacer a continuación es lo siguiente:

Supongamos que hemos subido la cuota mensual a todos los inquilinos en $20. Es evidente que sería una paliza modificar uno a uno todos los campos de los precios. Realizaremos una operación matemática:

- Abre la Base de Datos de prueba (Neptuno) y sitúate en la pestaña crear y pulsa consulta - Carga la tabla Detalle de pedidos y Productos - Carga los campos:

NombreProducto de la tabla Productos y IdPedido, IdProducto, PrecioUnidad, Cantidad, Descuento de la tabla Detalle de pedidos

- Sitúa el cursor en la casilla al final de los campos agregados y escribe: PrecioConDescuento: CMoneda([Detalles de pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100

- Cierra la consulta. Guárdala con el nombre Detalle de Pedidos con descuento

Observa que el icono de la nueva consulta. Lo que significa que cuando la ejecutemos, cambiará los datos de la tabla. Por eso hemos de tener cuidado en preparar adecuadamente la consulta; un error podría traer consecuencias imprevisibles. Observa que hemos puesto entre corchetes el nombre del campo PrecioUnitario, Cantidad y Descuento por der nombre de campos existentes en las tablas orígenes al que hemos aplicar la formula correspondiente. No vendría mal hacerse una copia de la tabla Detalle de Pedidos por si acaso, Antes de manipular la tabla y agregar el campo calculado - Selecciona la consulta y pulsa en el botón Abrir. Access nos avisará de ello. Aclaración: no solo en las consultas pueden existir campos calculados ya que también lo podemos encontrar en los objetos formularios. Usted deberá la base de datos Neptuno para corroborar las afirmaciones realizadas.

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Guia de Apoyo-relaciones y Consultas-p3 - Ing Barrera

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