Guía de aprendizaje 7

SENA REGIONAL BOGOTA-CUNDINAMARCACENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

GUIA DE APRENDIZAJE 7INVENTARIOS

Esta guía lo ayudará y orientará en el proceso auto-formativo que le permitirá conocer e incrementar sus conocimientos respecto a los sistemas de inventarios. Es por eso que se ha desarrollado un resumen para que el aprendiz estudie el tema, pero donde él también debe poner de su empeño por medio de la investigación para conocer a fondo del mismo.Recuerde que todo método de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de estudio, además de dedicación, disciplina y responsabilidad.

Objetivos: Identificar el concepto de inventarios. Identificar y conocer la importancia de los inventarios en la empresa. Identificar los tipos de inventarios existentes. Establecer las diferencias entre los tipos de inventarios. Realizar ejercicios con la ayuda de la teoría-practica.

Fuentes: Enciclopedia virtual wikipedia Gerencie.com Plan único de cuentas colombiano (PUC) Contabilidad plus ed. Mc Graw Hill

1Guía elaborada por: Liceth Paola Peña. Gloria Martínez. Deyanira Ruiz. Juan Carlos Garzón. Diego Bustos


Inventarios

Por inventario se define al registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.

En el campo de la gestión empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.

Importancia

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades.

La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

Clase de inventarios

El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico.

El sistema de inventarios permanente: también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.


http://es.wikipedia.org/wiki/Materia_prima

http://es.wikipedia.org/wiki/Existencias

http://es.wikipedia.org/wiki/Bienes


Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo.

Valuación de los inventarios en el sistema permanente.

La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.

Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa.

Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps y Método Ueps.

Contabilización de los inventarios en el sistema permanente.

En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).

En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.

Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también su costo.

Promedio ponderado:

Los movimientos se registran así:

Entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o dela devolución en compras, restando de estas columnas.

En salidas: se registra la cantidad de la mercancía vendida; y en la columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del renglón anterior. Las devoluciones se registran al costo en que se vendieron, restando en esta columna.

En saldos: para obtener los valores de estas columnas, a los valores del saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas.



Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos y se divide el costo total entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario varía siempre que se compran mercancías a precio diferente o hay devoluciones en ventas; cuando se registran las salidas, se mantiene el último costo unitario.

Ejemplo:

Inventario inicial 20 unidades a $12000 c/u Compra a crédito, fra. No 2050 por 10 unidades a $ 15000 c/u

venta a crédito fra. No 130 por 5 unidades a $20000 c/u

dev en compras fra. No 2050 por 2 unidades

dev en ventas fra. No 130 por 1 unidad.

Peps

Los movimientos se registran así:

entradas: se registra igual que en el método de promedio ponderado, cantidad y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota crédito por devolución en compras, disminuyéndola

salidas: para determinar el costo por registrar en esta columna, primero se traza una línea para conocer los niveles de costos de saldos anteriores; luego se registra el movimiento de ventas, teniendo en cuenta que la primera mercancía que entró es la primera que sale. La nota debito por devolución en ventas se registra en el nivel respectivo.

Saldos: a diferencia del método del promedio ponderado, en esta columna no se acumulan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo costo; de lo contrario se presentan en niveles por cada precio de costo el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. Las notas debito o crédito se suman a los saldos del nivel respectivo.



Costo unitario: se determina de igual forma que en el método de promedio ponderado (se toma la columna de saldos y se divide el costo total entre la cantidad total de cada renglón); se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios correspondientes al ultimo saldo; es decir un costo unitario diferente por cada nivel.

Ejemplo:





Ueps

entradas: se registra de igual forma que en los métodos promedio ponderado y peps salidas: igual que en peps se traza una línea para determinar el costo de las

mercancías que se van a registrar en el movimiento. En este método, se da salida a los últimos artículos que entraron hasta agotar existencias de cada entrada; luego se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercancía vendida en cada operación.



Saldos: igual que en peps se establecen niveles de acuerdo con los distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel.

Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizado en los métodos anteriores (se divide el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos en cada nivel).

Ejemplo:





Sistema de inventario periódico: como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.

La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.



Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.

El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

Contabilización en el inventario periódico.

En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.

Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano).

Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).

Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).

Aspectos tributarios.

El decreto 187 de 1975, en su artículo 27, establece que cuando el costo de venta se determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las mercancías en transito, ni las mercancías recibidas en consignación.

En el caso de las mercancías en transito, si se llegare a vender esas mercancías estando en transito, el costo de venta que se considera provisional, se contabilizará como diferido. La utilidad o pérdida por esas ventas, se determinará e incluirá en la renta del año en que se liquide definitivamente el respectivo costo.

Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario periódico para los contribuyentes que de acuerdo al Estatuto tributario deban presentar la declaración tributaria firmada por contador publico. (Vea: Declaraciones tributarias que deben ser firmadas por contador público).

Fiscalmente se acepta la disminución del inventario final hasta en un 3%. Esta disminución bien puede ser por deterioro o por pérdida, obsolescencia, etc.



Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro, obsolescencia o por cualquier otro motivo que la empresa considere prudente provisionar algún valor, no son aceptadas fiscalmente. La única disminución permitida es la del inventario final sólo en el 3%.

Ejemplo:

el almacén lucero & cía., del régimen común, inició operaciones el 30 de noviembre de 2007; en diciembre compra mercancías por $ 8.200.000; con IVA de 16% y retenfuente de 3.5%; el vendedor es gran contribuyente.

En diciembre vende mercancías a crédito por $ 7000000 y un IVA de 16% a régimen simplificado.



Trabajo a entregar.

Realizar un cuadro comparativo entre el sistema de inventario permanente y el sistema de inventario periódico.

Como se afecta la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa en los sistemas de inventarios (periódico y permanente)

Registre por el sistema de inventario periódico las siguientes operaciones realizadas por la empresa xyz Ltda. Régimen común. Deduzca IVA, la retención en la fuente, rete IVA, rete Ica según considere necesario.

a. Compra de mercancías a crédito a Mercosur Ltda. Régimen común por valor de $ 3.850.000

b. Devuelve el 20% de la mercancía comprada en el literal a.c. Compra mercancías de contado a Sandra castillo del régimen simplificado por

valor de $ 1.650.000d. Vende mercancías al contado a comercializadora Bogotá de régimen común

por valor $ 5.342.000



e. Vende mercancías de contado por valor $ 1.839.000 a talabartería s.a. gran contribuyente

Registre en tarjetas kárdex, utilizando los métodos promedio ponderado, peps y ueps ; los movimientos de mercancías que se relacionan a continuación:

a. 01/07 inventario inicial 15 unidades a $20.000 c/ub. 03/07 compra s/f 825 por 10 unidades a $ 22.000 c/uc. 05/07 venta s/f 119 por 5 unidades a $ 38.000 c/ud. 07/07 compra s/f 845 por 12 unidades a $ 25000 c/ue. 08/07 venta s/f 120 por 3 unidades a $ 38.000 c/uf. 10/07 compra s/f 825 por 8 unidades a $ 26.500 c/ug. 13/07 dev compra s/f 825 por 2 unidadesh. 15/07 venta s/f 121 por 25 unidades a $ 40.000 c/ui. 25/07 dev venta s/f 121 por 7 unidades

Registre en tarjetas kárdex utilizando los métodos promedio ponderado, peps y ueps; los movimientos de la empresa sansum Ltda. Producto: licuadoras; realizar la respectiva contabilización.

a. 03/07 compra s/f 856 por 50 unidades a $ 45.000 c/u a régimen común de contado.

b. 05/07 compra s/f 562 por 20 unidades a $ 50.000 c/u a régimen simplificado de contado

c. 07/07 Venta s/f 003 por 20 unidades a $ 60.000 c/u a régimen común de contado

d. 09/07 Venta s/f 004 por 50 unidades a $ 63.000 c/u a gran contribuyente de contado

e. 10/07 compra s/f 856 por 30 unidades a $ 53.000 c/u a régimen simplificado de contado

f. 15/07 dev Venta s/f 004 por 10 unidades

ÉXITO


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