Guia de Aprendizaje - Controlar

Capacitación para el Trabajo de Administración.

NOMBRE DE ALUMNO(A):GRUPO:E-MAIL

PRESENTACIÓN.

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COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MICHOACÁN.PLANTEL N° 15. LA HUACANA

SUBMODULO 3.- GENERAR LA COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRONICA

Y

SUBMODULO 4.- CONTROLAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA O

ELECTRONICA

Profa.: C.P. Claudia Ibeth Bucio Rojas.


“Las masas humanas más peligrosas son aquellas en cuyas venas ha sido inyectado el veneno del miedo.... del miedo al cambio” Octavio Paz poeta y ensayista mexicano.

No cabe duda que para adaptarse a un mundo cambiante en todos los aspectos; pero sobre todo en lo laboral, es necesario ser competente por que de otra forma se corre el riesgo de quedar arrezagado.

Es por eso que para satisfacer las necesidades de formación laboral que necesita el alumno bachiller hoy en día, las escuelas han decidido basar su formación desde un enfoque por Competencias, diversas habilidades y destrezas que te permitan a ti, responder de la manera adecuada a dichos requerimientos y cumpliendo así con el perfil de egreso que esta institución pretende hacer de ti.

Por todo lo anterior se pone en tus manos la siguiente Guía de Aprendizaje de modo que como su nombre lo indica, sirva de base para tu formación durante este nuevo semestre.

CONOCE TU GUÍA

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La presente guía tiene también como objetivo el que como alumno te formes un panorama general de lo que vas a aprender. La capacitación de administración esta formada por 3 Módulos divididos en 6 submodulos presentados a ti como asignaturas las cuales las empezaste a recorrer desde 3° semestre y terminaras con ellas en 6° semestre; como recordaras en 3° semestre cursaste 2 asignaturas llamadas Planear actividades y asignar recursos y Dirección y evaluación del plan de acción, es así como a continuación se presenta un esquema de las 6 asignaturas que cursaras en toda la capacitación:

Dando seguimiento al anterior esquema en este 4° semestre el contenido aplicable para los dos submodulos que corresponde abarcar es el siguiente:

Submódulo 3. Generar la comunicación de la empresa de Manera manual y/o electrónica.

Contenido:- Elaborar la documentación administrativa interna y externa.- Procesar información para la comunicación administrativa interna y externa.- Realizar la gestión de la documentación administrativa interna y externa con las áreas correspondiente.

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Submódulo 4: Controlar la información documental de la empresa de manera física o electrónica.

Contenido:-Integrar expediente de manera física y/o electrónica, de acuerdo con los lineamientos de la empresa.-Controlar los expedientes de acuerdo con los requerimientos y lineamientos de la empresa de manera manual y/o electrónica.

RUBRICA DE EVALUACIÓN:

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Para evaluar los dos submodulos que integran el semestre a cursar se realizaran dos evaluaciones parciales y una evaluación final.

CONCEPTO 1° PARCIAL 2° PARCIAL| FINALPortafolio de Evidencias

30% 30% 1° PARCIAL 30%

Examen 20% 20%Actividad Fuera de Aula

30% 30%

Desempeño en Clase (Participación y Comportamiento).

10% 10% 2° PARCIAL 30%

Asistencia. 10% 10%Proyecto Final. 40%

NOTAS: 1.- Para que surtan efectos las evaluaciones parciales se tendrá que entregar el trabajo final.2.- Para tener derecho a cada una de las evaluaciones se debe cumplir con el 80% de asistencias para cada evaluación.

Portafolio de Evidencias:o Ejercicios.o Investigaciones.o Tareas

El portafolio de evidencias debe estar diseñado según la creatividad del alumno conteniendo los siguientes datos generales:

Nombre del alumno. Nombre del Plantel. Grupo. Teléfono. E-Mail. Domicilio.

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ÍNDICESUBMÓDULO 4

CONTROLAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE

MANERA FÍSICA O ELECTRÓNICA.

4. INTEGRA EXPEDIENTES DE MANERA FÍSICA Y/O ELECTRÓNICA DEACUERDO CON LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA.

4.1 Importancia y métodos para el manejo de documentos.4.1.1 ¿Por que es importante conservar determinadas comunicaciones escritas?4.1.2. Medio de prueba legal.4.1.3. Proceso administrativo de la oficina.4.1.4. Ciclo de vida de un documento comercial.4.1.5. Importancia del proceso de archivar.4.1.6. Conceptos básicos para archivar.4.2. Equipo y materiales.4.2.1. Archivadores de correspondencia.4.2.2. Capacidad de las gavetas.4.2.3. Títulos para la gaveta de un archivador.4.2.4. Gabinetes especiales para un archivo.4.2.5. Guías.4.2.6. Títulos o encabezados de las guías.4.2.7. Carpetas para archivo.4.2.8. Preparación de títulos para expedientes.4.2.9. Pc/gavetas.4.2.10. Tarjeteros y función de las tarjetas.4.2.11. Cedulas de catalogación.4.2.12. Tipos de tarjeteros.4.2.13. Mecanografiados de tarjetas.4.3. Manejo de la correspondencia y conformación de expedientes.4.3.1. Definición de correspondencia.4.3.2. Organización de la correspondencia.4.3.3. Recepción de la correspondencia.4.3.4. Pasos en el procedimiento de archivos.4.3.4.1. Inspección4.3.4.2. Clasificación4.3.4.3. Codificación4.3.4.4. Distribución4.3.4.5. Archivo4.3.5. Conformación de expedientes4.4. Reglas de clasificación alfabética.4.4.1. Reglas para clasificar nombres e individuos.4.4.2. Preferencias para nombres de individuos.

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4.4.3. Reglas para clasificar nombres de empresas, instituciones, compañías o sociedades.4.4.3.1. Reglas generales.4.4.4. Referencias necesarias en caso no mencionado.4.4.5. Reglas para clasificación de instituciones gubernamentales, bancos, escuelas y otros.4.4.5.1. Instituciones gubernamentales.4.4.5.2. Reglas generales.4.4.5.3. Instituciones bancarias.4.4.5.4. Nombres de escuelas, colegios y universidades.4.4.5.5. Nombre de asuntos.

CONTROLAR LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS Y

LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y/O ELECTRÓNICA

5. TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO5.1 Sistema Alfabético5.1.1 Organización5.1.2 Guías principales5.1.3 Guías Secundarias y Auxiliares5.1.4 Expedientes Individuales5.1.5 Procedimiento para archivar5.2 Sistema Numérico5.2.1 Organización5.2.2 Archivo alfabético y misceláneo5.2.3 Catálogo auxiliar o índice de tarjeta5.3 Sistema de archivo de documentos electrónicos5.3.1 ¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?5.3.2 Propuesta de programa de intervención en archivo de documentos electrónicos5.3.3 Autentificación5.3.4 Preservación5.3.5 Organización5.3.6 Acceso5.3.7 Necesidad de un plan director5.3.8 Ventajas de la digitalización de documentos5.3.9 La Administración en los documentos electrónicos5.4 Control de la Comunicación Escrita5.4.3 Sistema de cargo5.4.4 Solicitud de documentos5.4.5 Registro de salidas de documentos5.5 Clasificación de los Archivos5.5.3 Niveles de archivo.5.5.1.1 Archivo activo.5.5.1.2 Archivo semiactivo.5.5.1.3 Archivo Muerto.

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5.5.4 Transferencia y eliminación de documentos5.5.5 Métodos de eliminación5.5.6 Recomendaciones finales5.6 Sistema de archivo de documentos electrónicos5.6.3 ¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?NOTA: En el índice anterior se ira marcando de la forma que tu elijas los conocimientos que se vallan abarcando en el transcurso de este semestre.

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SUBMODULO 4. CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA Y ELECTRONICA

4.1 IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

4.1.1 PORQUE ES IMPORTANTE CONSERVAR DETERMINADAS COMUNICACIONES ESCRITAS.

El comercio, la banca, la industria y en general el mundo de los negocios en cualquieras de sus ramas precisan de la comunicación escrita, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: • permanencia• y constanciaa las que cabe agregar las de ser:• medio de prueba legal y• medio de facilitación del intercambio comercial.

Nota: se analizara cada uno de esos puntos.

ACTIVIDADES.1.-Los estudiantes leen y analizan los diferentes conceptos

4.1.2 MEDIO DE PRUEBA LEGAL

Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia, le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transacción

ACTIVIDADES.

l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos

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4.1.3 PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA

Todo documento comercial (carta, contrato, factura, orden de compra o requisición) existe como parte de la operación administrativa de un negocio.

• Manejo de documentos y archivos

En una época, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papeles comerciales, es decir, lo que conocemos básicamente como el archivo (que significa custodiar; guardar). Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo, sino también el control, la utilización, la creación y la disponibilidad final de estos. El manejo y el control de documentos, así como el sistema adecuado para su archivo, deben estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y esta consiente de la importancia del correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza.

Nota: analizar las diferentes terminologías específicas.

ACTIVIDADES.l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos 2.-Se hace lluvias de ideas.3.-Se elabora un mapa conceptual.

4.1.4 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL

El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber cómo se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos; él sabe también cual es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su empresa y sabe qué medidas y disposiciones deben tomarse en cuenta para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminados.

El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas:

1. Creación o recibo2. Archivo y protección3. Utilización4. Transferencia5. Eliminación

Nota: se analizara cada uno de las 5 etapas

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ACTIVIDADES.l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualización. 3.- se elabora mapas mentales, análisis y debates

4.1.5 IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVARDebido a que los documentos son tan importantes en cualquier empresa, el empleado que tiene la responsabilidad de la custodia de los documentos está especialmente interesado en conocer los sistemas de archivos que le permitirán localizarlos con rapidez y utilizarlos.Para muchos empleados de oficina, archivar es una actividad de tiempo completo. A medida que crece la empresa sus funciones de archivo se vuelven más complicadas y exigentes.

Instructivo1. Describir2. Explicar3. Realizar4. Definir5. Elegir6. Archivar7. Utilizar8. Depurar9. Hacer una guía10. Reflexionar

Nota: analizar el concepto de cada uno de los elementos

4.1.6 CONCEPTOS BÁSICOS PARA ARCHIVARCuando se buscan un nombre y un número en el directorio telefónico, se está seleccionando información de un libro electrónico. Los nombres se encuentran en orden alfabético, y el conocimiento del alfabeto nos ayuda a encontrar el nombre deseado. Al clasificar los nombres y ordenarlos con la secuencia de las letras del abecedario, se está utilizando el sistema alfabético. En una compañía de seguros, don de los documentos se solicitan por el número de póliza, el sistema numérico es el que se utiliza.Nota: se analiza los diferentes sistemas para archivar.

ACTIVIDADES.l.-Los estudiante leen y analizan los diferentes conceptos2.-En equipos de trabajo colaborativo elaboran su propia conceptualización.3.-se sugiere que el alumno realice una visita a un negocio, empresa o compañía para:

Informarse sobre el número de departamentos que tiene. Saber el nombre de cada uno de ellos. Conocer cuál es su propósito.

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Informarse sobre el tipo de documentos que reciben. Que documentos son los que generan

NOTA: Análisis de casos en equipo.

4.2. EQUIPO Y MATERIALES4.2.1 ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA

Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material especifico que se utiliza (archivadores, gavetas, guías, carpetas, expedientes), as i como la herramienta más moderna producto del avance tecnológico en el mundo de hoy.La eficiencia de los sistemas de archivo depende en gran parte del equipo y materiales utilizados. Para tener efectividad, el sistema debe:

• Ahorrar tiempo. Esto significa que el equipo y los materiales deben diseñarse de tal manera que quienes manejen los documentos no hagan movimientos innecesarios• Proporcionar protección adecuada a los documentos. Algunos archivadores deben tener cerraduras para proteger su contenido; otros, deben ser a prueba de incendio.• Conservar espacio. Los archivadores deben diseñar de tal manera que no ocupen más espacio del absolutamente necesario.

ACTIVIDADES:1.- En equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de archivadores.

4.2.2 CAPACIDAD DE LAS GAVETASEl espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de correspondencia es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la trasera.La capacidad máxima es de 5000 documentos, incluyendo las guías y las carpetas necesarias. Sin embargo, para que su funcionamiento sea más eficiente es preferible no colocar más de 4000 documentos en cada gavetas, porque si quedan demasiados apretados es difícil asir los expedientes y extraerlos.

4.2.3 TÍTULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADORCon el fin de que se pueda identificar rápidamente su contenido, cada gaveta debe de estar adecuadamente rotulada. En la parte delantera del archivador hay un porta-rotulo llamado marbete, destinado para este fin.El titulo puede ser:• Titulo simple: d• Titulo doble: d-f

Nota: se analizara cada uno de ellos

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La correspondencia también puede ser archivada en archivadores abiertos o de estantería abierta.

4.2.4 GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVOSe consiguen archivadores para cheques, documentos legales, catálogos, tarjetas, cintas magnéticas, pianos, microfilmes, radiografías, disquetes y huellas dactilares.Las carpetas del archivador electrónico están ordenadas al azar. Sin embargo, el marcar un número clave en el tablero hace que la carpeta o expediente que tiene ese número sea empujada automáticamente hacia adelante para extraerla

4.2.5 GUÍASLas guías son de cartón o fibra, lo suficientemente rígidas como para sostener documentos y lo bastante flexibles para resistir y evitar que se rompan o se quiebren. Son la clave para que una gaveta los documentos se puedan organizar en forma correcta, porque sirven para dos fines:

• Dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas, con el fin de facilitar la localización de documentos específicos. Por esto se dice que sirven como postes de señales para agilizar la búsqueda.• Sostienen los documentos dentro de la gaveta, evitando que se arqueen y proporcionan mayor visibilidad.

El numero de guías, la posición de la pestaña y su tamaño depende del sistema que se utilicé.

ACTIVIDADES:1.- De acuerdo a los temas 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de archivadores.2.- En equipo se analizaran y comentarán estudios de casos.

4.2.6 TÍTULOS O ENCABEZAMIENTOS DE LAS GUÍASSe les llama así porque sirven para identificar los documentos archivados detrás de las guías. Algunas pestañas tienen los encabezamientos impresos directamente sobre ellas.Los títulos pueden ser: a) simples y b) dobles, lo mismo que los marbetes de las gavetas; además, deben ser cortos para que puedan ser leídos con rapidez.Nota: se analizara de forma específica cada uno de ellos.

ACTIVIDADES:1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de títulos

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4.2.7 CARPETAS PARA ARCHIVO

Estas tienen un mínimo de espesor y una superficie lisa para las gavetas de correspondencia activa.Para los documentos voluminosos o pesados, se deberán utilizar carpetas de fibra o de cartón con expansión de tela en el fondo.

Hay otros tipos de carpetas que están diseñadas para las necesidades especiales, como:• Bolsas para archivos• Para registros médicos y registros personales• Para archivadores de estanterías abiertas• Las carpetas colgantesNota: se analizara cada uno de ellos

ACTIVIDADES:1.- en equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de carpetas para archivo.

4.2.8 PREPARACIÓN DE TÍTULOS PARA EXPEDIENTESLas cintas de papel de engomado para los títulos de los expedientes, conocidas como membretes, se consiguen en tiras perforadas, tiras adhesivas o en rollos continuos.Tomen en cuenta las siguientes sugerencias cuando vayan a hacer la rotulación de expedientes:

I. Se empieza a mecanografiar el encabezamientoII. Las palabras del título deben escribirse a máquina y en el orden de la clasificación de acuerdo con el sistema adaptadoIII. En algunas oficinas, la totalidad de la primera palabra del título se escribe con mayúscula compactaIV. Si el titulo es doble, es decir, si tiene más de una línea, se prefiere el estilo del bloque

4.2.9 PC/GAVETASLa introducción de las computadoras en la oficina moderna ha modificado el control de la información que, tradicionalmente, se hacía solo a través de expedientes archivados dentro de gavetas.

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Para el trabajo cotidiano será más eficiente simplificar la localización de documentos tanto en gavetas como en los programas de la computadora; con ello, se optimizara el uso del espacio y tiempo. ¿Cómo organizar esta estructura en la computadora?A los archivos que se crean en la computadora se les debe asignar un nombre lógico, para ser almacenados. Si a los archivos se les asigna nombres lógicos y apropiados, será más fácil y rápida su localización.

ACTIVIDADES: 1.- En parejas de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de archivo de gavetas. 2.- se realizara prácticas y diseños en equipo electrónico (laboratorio de informática)

Nota: se ampliara más el tema.

4.2.10 TARJETEROS Y FUNCIÓN DE LAS TARJETAS

Para el funcionamiento de un negocio las tarjetas de registro son creadas, almacenadas y utilizadas de acuerdo con los principios del buen manejo de documentos.

Ejemplos de tarjeteros de registroa) Los archivos de directoriosb) Registro de inventarioc) Cuentas de cliente Los tarjeteros se utilizan como índice o catalogo auxiliares para los sistemas de archivo de correspondencia y también como registros independientes.Aun conjunto de tarjetas de registro debidamente ordenadas se les llama tarjetero y tiene varias ventajas.

ACTIVIDADES:1.- En equipo de trabajo analizara las diferentes ventajas que tienen las funciones de las tarjetas2.- Se harán vista a empresas

4.2.11 CEDULAS DE CATÁLOGOSLos catálogos son los medios de localización de los expedientes en estas clase de sistemas; es la enumeración de nombres de personas físicas y morales, la descripción breve de los asuntos contenidos en los expedientes, redactados en tarjetas ordenadas numéricamente o alfabéticamente.

Las tarjetas utilizadas en los catálogos se conocen técnicamente como cedulas de catalogación y a los datos que se anotan, asientos en cedulas

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Contiene:• Formula clasificadora• Encabezamiento• Síntesis o extracto• Fecha de inicio del asunto

4.2.12 TIPOS DE TARJETEROS

Los tarjeteros se clasifican en verticales y visibles. En los primeros, las tarjetas se sostienen verticalmente en las tarjetas, como la correspondencia; en los segundos la información que queda cerca de los bordes de las tarjetas se puede leer sin moverlas.

ACTIVIDADES:1.- En equipo de trabajo analizara y realizara el diseño de los tipos de tarjeteros. 2.- Realizara mapa mental.

4.2.14 MECANOGRAFIADO DE LAS TARJETASSe debe utilizar un formato estándar para simplificar el trabajo de archivo. Así, la información queda ubicada en cada tarjeta en el mismo lugar y da una apariencia uniforme y profesional.

4.3. MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACION DE EXPEDIENTES.La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios. De acuerdo con su fuente existen diferentes clasificaciones; por esto, la organización de la correspondencia depende de la recepción, registro, jerarquización y seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina.

4.3.1 DEFINICION DE CORRESPONDENCIA.Esta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida, enviada e interna. Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas.Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compañías externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una copia al carbón o fotocopia del original.

Correspondencia interna (interdepartamental) es la que incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa.

Actividad:Por equipos de 5 integrantes investiguen vía internet 5 conceptos de correspondencia recibida, enviada e interna realizando un ejemplo utilizando la paquetería Word para la realización de la correspondencia exponiéndola en plenaria.

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4.3.2 ORGANIZACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.¿En qué forma se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los títulos utilizados dependerán de la información que requiere el negocio. Un médico ésta interesado principalmente en la información sobre pacientes; por lo tanto, los títulos serán los nombres, y los documentos que pertenezcan a ellos deberán ser guardados.

4.3.3 RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA.En la mayor parte de las grandes organizaciones existe un departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y lo leen, excepto aquellos sobres marcados con “confidencial” o “personal”.

Las cartas que no están dirigidas a personas o departamentos específicos deben ser abiertas por el Departamento receptor de correspondencia, a fin de determinar a quién se le debe entregar la correspondencia. Quien sea la persona que abra el correo, debe revisar en primer lugar que haya dirección del remitente en la correspondencia. Si no existe ésta, el sobre con la dirección del remitente debe engraparse a la correspondencia. La persona que abre el correo debe también marcar en él la fecha y la hora en que fue recibida. Una razón importante para registrar éstas es proporcionar un control interno de la correspondencia. Donde se maneja un gran volumen de correo, se utilizan máquinas automatizadas para abrir y sellar la correspondencia. En las oficinas pequeñas se utiliza el sello fechador manual.

Las copias al carbón de cartas enviadas y documentos internos no requieren las iniciales de autorización para ser archivadas.La asistente ejecutiva o secretaria engrapa las copias de la respuesta al original de la carta; si ella se ocupa de los archivos, coloca la correspondencia en su carpeta rotulada “para archivar”. Si los archivos los manejan especialistas, ella pone la correspondencia en su charola de archivo rotulada “salida”

Muchas notas de acuse de recibo rutinarias a las comunicaciones poco importantes, se descartan después de que han sido leídas y contestadas.

4.3.4 PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO.

Después de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes:1. Inspección.

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2. Clasificación.

3. Codificación.

4. Distribución.

5. Archivo.

4.3.4.1 INSPECCION.

Antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las iniciales de autorización. Si un documento llega hasta el archivo sin las iniciales de autorización, es costumbre devolverlo a la persona a quien estaba dirigido. 4.3.4.2 CLASIFICACION.

La clasificación es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes, con características comunes, que pueden ser posteriormente diferenciados según su tipología fundamental.

La clasificación de documentos es uno de los trabajos mas importantes en una oficina, y existe el establecimiento de un plan previo y una atención minuciosa.Se ha dicho que la identificación del nombre es el fin principal de la clasificación, por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es, en este caso, una frase genérica que comprende todos los caracteres por los cuales se llega a distinguir una clasificación.

4.3.4.3 CODIFICACION.

El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar.

4.3.4.4 DISTRIBUCION.

Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden ser el grupo de una letra, un número, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificación preliminar de los documentos, se utilizan los clasificadores.

Actividades:En equipos de 5 integrantes realicen una maqueta de los diferentes tipos de clasificadores de documentos. Uno cada equipo.

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4.3.4.5 ARCHIVO.

Es la colocación de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas.Actividades:En equipos de 5 integrantes realiza el procedimiento que se sigue para colocar documentos en los expedientes y colocarlos en las gavetas.

4.3.5 CONFORMACION DE EXPEDIENTES. También es importante que cuando estamos con la correspondencia o con los documentos conformando un expediente, tomemos en consideración ciertos lineamientos generales, que siempre serán de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y ordenados.

Actividades:Realizar una práctica de archivista y/o en la elaboración de expedientes, en una institución educativa y/o empresa pública o privada, cumpliendo con un total de 10 Hrs. mensuales.

4.4. REGLAS DE CLASIFICACION ALFABETICA

En archivonomía, para cumplir con la finalidad de localizar con rapidez expedientes y documentos, es importante que los títulos que se escriben como encabezamiento de los expedientes estén de acuerdo con las reglas de clasificación alfabética.

Los documentos se identifican por sus Títulos. Las reglas para determinar los títulos correctos con que se rotularán las carpetas que posteriormente se llamaran expedientes.

Las reglas para clasificar utilizando términos con los que nos debemos familiarizar: Alfabetizar y unidad.

Alfabetizar es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabética de sus letras. Ejemplo:. López,. Pardo,. Vega.

Colocando en secuencia alfabética, también están: Pardo, Pérez y Priego, solo que en estos nombres estamos fijándonos en la secuencia de la segunda letra.

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Los apellidos Roca, Rojas y Romero están ordenados en secuencia alfabética correcta, y aunque la segunda letra de todos modos es igual, ahora debemos fijar nuestra atención en la tercera letra.Es importante para ordenar las diferentes palabras de un título por medio de unidades.Unidad se denomina cada palabra que forma parte de un título: inicial, abreviatura, letra separada.El nombre de Ricardo T. Suárez contiene tres unidades:(1) Ricardo (2) T. (3) Suárez.

Para hacer más comprensible el sistema, las reglas se dividen en tres grandes grupos:1. Nombres de personas.2. Nombres de compañías, instituciones, sociedades.3. Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales.

4.4.1 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES E INDIVIDUOS 1. Los nombres se clasifican alfabéticamente comparando la primera unidad de cada nombre. Letra por letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera unidad es idéntica a la otra. Las terceras unidades se consideran solamente cuando tanto las primeras como las segundas son idéntica,. y así sucesivamente.2. El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellido. Nombre de pila ApellidosLuis Alberto Domínguez C.Luz del Carmen González Medellín Alma Delia Pérez Soto

Para ordenar alfabéticamente los nombres de personas, se colocan primero los apellidos y luego los nombres de pila, separándose con una coma; a esto se le llama transposición.

Cada parte del nombre de una persona recibe el nombre de unidad de archivo: aparte del apellido o apellidos principales, las demás unidades pueden estar representadas por una abreviatura o una inicial.

Nombre Unidad1 Unidad2 Unidad3 UL. M. Ángulo Ángulo L. M.José C. Cedeño Cedeño Suárez José C.Rocío Garay D. Garay D. Rocío

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3. Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como parte del nombre de pila.

4. Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabras nos servirá como base para ordenar.5. Si antes del apellido aparecen partículas; de, del, de la, de los, de las, etc., se principia la inversión desde el primer apellido, aun cuando las partículas aparezcan en mayúsculas.

6. Si el nombre de pila y el apellido son los mismos, la letra o nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial.

6ª. La unidad representada por una inicial va antes de un nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial.

6b. Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es igual. 7. Si el nombre propio tiene, además la abreviatura de su profesión, grado militar o eclesiástico. O la expresión padre, hijo, junior (jr.). se escribe una abreviatura después de la inversión correcta y entre paréntesis.

8. Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Vo, Van, Der, Fitz, D´, Da, O´, se hace la inversión a partir de dicho vocablo.

9. En países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda esta compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposición de o de la palabra viuda (Vda.) y por último el apellido del esposo.Para archivarlos se invierte el nombre, tomando como base el apellido de soltera, porque este es el que legalmente se reconoce. Solo en caso de que el apellido desoltera este indicado con una letra, se tomará en cuenta el apellido del esposo.

10.Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considerará entonces la dirección como base para su ordenación, en el siguiente orden: ciudad, territorio o país; calle o avenida y numero de casa o edificio. Los números se consideran en estricto orden numérico consecutivo.

4.4.2 REFERENCIAS PARA NOMBRES DE INDIVIDUOS.

Los documentos pertenecientes a un individuo pueden ser solicitados de manera distinta a como están archivados. Para facilitar la localización de los mismos se recomienda establecer referencias, esto es, ordenar el nombre de la persona de manera diferente a la indicada en las reglas de alfabetización.

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Esta referencia se hace en tarjeta y formará parte de un índice o catálogo auxiliar.

1. Escribir en la parte superior de la tarjeta el nombre bajo el cual podría ser solicitado el documento.2. Escribir la palabra “Véase” en la siguiente línea.3. Al lado, escribir el nombre bajo el cual están archivados los documentos.4. Marcar una X en extremo superior derecho.

Se recomienda la referencia para nombres acompañados de títulos religiosos, títulos con nombres de mujeres casadas o cuando el apellido podría confundirse con un nombre de pila.

4.4.3 REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE EMPRESAS, INSTITUCIONES, COMPAÑIAS O SOCIEDADES.

4.4.3.1 REGLAS GENERALES

1. Cuando en el título aparece una coma, el nombre permanece igual, no sufre ninguna alteración ni trasposición.2. Cuando el título es el nombre completo de un individuo (nombre de pila y y apellido) se invierte el nombre y el resto de la razón social se escribe a continuación.Debe hacerse tarjeta de referencia.3. Si en el título aparecen las conjunciones y o e o el símbolo &; o bien, preposiciones como: de, sobre, por el contra, o bien artículos como: las, el, la, etc., permanece igual, no sufre ninguna trasposición.4. Si aparece un artículo al inicio del título (the en inglés y el, la, los, las en español), otambién la expresión compañía o su abreviatura (Cía. En español, Co. En inglés), se coloca al final del nombre entre paréntesis.5. Cuando en el título aparece una palabra genérica como: zapatería, farmacia, restorán,restaurante o restaurant, sala de belleza, etc., no sufre ninguna transposición, siempre y cuando se tengan uno o dos expedientes dentro de la gaveta; pero si el número de expedientes excede de los cinco, la palabra genérica se escribe al final del nombre. En este caso se recomienda establecer una guía secundaria con el título de la palabra genérica para localizar con mayor rapidez la documentación. También se recomienda en éstos casos hacer una tarjeta de referencia.6. El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones o cualquier nombre raro o extranjero que no sea inglés se escribe tal como aparece y así se archiva.7. Cuando una palabra termina en s seguida o precedida de apóstrofo (s´o´s, posesivo en inglés) permanece tal como está la razón social.

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8. Cuando hay títulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se considera la dirección para decidir el orden alfabético.9. Cuando una firma o institución utiliza siglas, éstas se consideran palabras escritas completas. Cuando no son muy usuales, para mayor claridad se recomienda escribir el nombre completo debajo de la sigla entre paréntesis. Se deben hacer tarjetas de referencia.10. Cuando en el nombre de una firma o razón social aparecen dos o más letras, cada una se considera como unidad de archivo. Se recomienda hacer tarjeta de referencia.

Actividades:

En equipos de 5 integrantes realiza 5 ejemplos aplicando las reglas aprendidas clasificando nombres de empresas, instituciones, compañías o sociedades. Utilizando tarjetas de 3 x 5 pulgadas.

4.4.4 REFERENCIAS NECESARIAS EN CASOS NO MENCIONADOS.

1. Cuando en una razón social o masa elocutiva la palabra importante, la que distingue a ese negocio de los demás (apellido o nombre geográfico) no aparece al inicio del nombre.2. Cuando una empresa cambia de nombre, se archiva bajo el nuevo y se establece una referencia con el nombre anterior.3. Cuando una empresa representa a otra en negocios o bienes, bajo poder, síndico o apoderado.4. Si en los nombres de empresas aparecen nombres con números, éstos se ordenan y archivan como si los números estuviesen escritos con letra, y el número completo se considera como una unidad.

4.4.5 REGLAS PARA CLASIFICACION DE INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES, BANCOS, ESCUELAS Y OTROS.

4.4.5.1 INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES.

El encargado de los archivos debe estar actualizado con respecto a los nuevos nombres de algunas secretarías de estado y de dependencias importantes en las organizaciones nacional y gubernamental; para saber cómo realizar la trasposición de nombres, con base en las reglas básicas para clasificación.

4.4.5.2 REGLAS GENERALES.

1. En los nombres de instituciones gubernamentales se toma como base para archivar la palabra más importante. Se recomienda hacer tarjetas de referencia.

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2. En las instituciones gubernamentales, dentro de los títulos se puedenencontrar términos como: Ministro de Dirección de, Sección de,Subdirección de, Comisión de, Director de Junta de, etc.

4.4.5.3 INSTITUCIONES BANCARIAS.1. Los nombres de los bancos se archivan tal como aparecen de acuerdo con las reglas de empresas comerciales, agregando el nombre del lugar en el cual funcionan, pues la mayor parte tiene sucursales en diferentes ciudades.2. Cuando la palabra banco no aparece al inicio de la razón social, es necesario hacer una tarjeta de referencia.3. Cuando en la gaveta hay un número considerable de expedientes con títulos de bancos con sucursales en diferentes lugares, es recomendable tomar en cuenta el nombre importante de la institución o el nombre de la ciudad, de la provincia o país, según sea el caso. Puede ponerse también una guía secundaria que se rotule con la expresión bancos y colocar los expedientes por orden alfabético.

4.4.5.4 NOMBRES DE ESCUELAS, COLEGIOS Y UNIVERSIDADES.1. El nombre de escuela, colegio o universidad privada, se archiva como aparece, siguiendo las reglas establecidas para empresas comerciales; se recomienda hacer tarjeta de referencia si el nombre no aparece al inicio.

4.4.5.5 NOMBRE DE ASUNTOS.En algunas ocasiones es necesario archivar los documentos por el asunto tratado en éstos, debido a la importancia del mismo, o porque da una idea muy clara de lo tratado en el documento cuando la información sobre un asunto o tema debe conservarse reunida en un mismo sitio en las gavetas (solicitudes de empleo, citatorios, renuncias, compras, etc.), Se recomienda establecer una referencia bajo el nombre de la empresa o individuo.

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5.1 TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO

Sistema Alfabético

La ordenación alfabética de los documentos y expedientes es la base del sistema alfabético que es el más utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en el hogar. El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un directorio de la computadora es fundamental para la localización rápida de los documentos. Aun cuando es un sistema muy conocido, es importante seguir el procedimiento para archivar correctamente.

El archivo alfabético es popular por tres razones principales:

1. Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizado, el alfabeto.2. Es directo, lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares.3. Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear cualquier número de divisiones.

5.1.1 ORGANIZACIÓN

Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados básicamente en la misma forma y la mayor parte tiene elementos comunes:• Guías principales• Guías secundarias o auxiliares• Guía especial auxiliar• Expedientes individuales• Expediente misceláneo

5.1.2 GUÍAS PRINCIPALES:

Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes. Estas guías se encuentran al comienzo de las secciones. Si un archivo es pequeño, podría estar dividido de acuerdo con el abecedario. La guía principal “A” indica todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con “A”.

Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha.

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Cada guía debe tener por lo menos cinco expedientes pero, no más de 20 tras ella, cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una rápida localización y adecuado sostén de expedientes.

Todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con “A”.

Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha.Cada guía debe tener por lo menos cinco expedientes pero, no más de 20 tras ella, cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una localización y adecuado sostén de los expedientes.

5.1.3 GUÍAS SECUNDARIAS AUXILIARES

En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guías especiales se utilizan después de una guía secundaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes, según el giro o por ejemplo muy frecuente o ambas cosas. Por ejemplo, si en la gaveta se ha incluido la guía auxiliar AD –debido a que se tiene varios expedientes cuya primera unidad de título es Adame, Admas, Adoum,- y posteriormente en la práctica se repite el apellido ALFARO, es recomendable rotular una guía especial auxiliar con este apellido para poder localizar en esta

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sección expedientes con el apellido mencionado, como: Alfaro González, Manuel; Alfaro Orueta, Estela, Alfaro Pérez, Carlos, etc.

5.1.4 EXPEDIENTES INDIVIDUALES.Por lo general no se presentan expedientes individuales hasta que no se reciben cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. Estos expedientes están ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los documentos dentro del expediente individual están ordenados cronológicamente, con la última fecha al frente, de tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar. (Véase figura 5.2).

5.1.5 EXPEDIENTE MISCELANEO.

La colocación y manejo del expediente misceláneo dependerá de dos opciones con base en las necesidades propias de la oficina:

1. Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente misceláneo que llevará el encabezamiento o título de la guía de esa sección y se

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emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un expediente individual. Naturalmente, los documentos se ordenan alfabéticamente, fijándonos en la segunda o la tercera letra; así hay más de un documentos del mismo corresponsal deberá ordenarse cronológicamente, como en los expedientes individuales; el documento más reciente deberá quedar al frente. (Véase figura 5.3.)

2. El expediente misceláneo se puede colocar al final de la gaveta y llevará un encabezamiento doble que indique de qué letra a que letra están ahí documentos colocados, por ejemplo: A-Z; A-L; A-P, etc.

5.1.6 PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

Las guías y los expedientes en los archivos alfabéticos de correspondencia se organizan de tal manera que si los documentos están bien distribuidos, pueden ser colocados dentro de sus expedientes, rápida y eficientemente.

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Seguir los siguientes pasos: 1. Preparación. Los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada, se abre ésta. Si se utiliza una repisa o bandeja para archivar (Véase figura 5.4.) ésta se fija al costado y se colocan los documentos en ella2. localización de la guía. Se selecciona la adecuada y se mueve hacia adelante.3. Localización del expediente individual. Las cejillas de los expedientes individuales con sus membretes detrás de las guías se examina cuidadosamente, si hay expediente individual para el documento se coloca ésta.4. Localización de los expedientes misceláneos. Si no existe un expediente individual para el documento, se corren hacia delante los expedientes individuales, dejando a la vista el misceláneo y se guarda el documento; todos los expedientes relacionados pueden engraparse juntos para mantenerlos en orden adecuado. No deben utilizarse sujetadores metálicos en los documentos que son excesivamente gruesos y tienen la tendencia a engancharse en hojas adyacentes y a deslizarse de los documentos durante el proceso de archivo y de localización.

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INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN CUESTIONARIO:

1. ¿Cuáles son las razones por las que el archivo alfabético es popular?2. ¿Qué es una guía principal y en dónde se coloca?3. ¿cuándo se utilizará una guía especial?4. ¿Dónde están colocados los expedientes individuales en los archivos

alfabéticos?5. ¿Cómo se ordenan los documentos dentro de los expedientes

individuales?6. ¿Dónde están situados los expedientes misceláneos en una gaveta de

archivo?7. ¿Cómo se ordenan los documentos dentro de los expedientes

misceláneos?8. ¿Describe el procedimiento utilizado para almacenar documentos en las

gavetas?

ESTUDIO DE CASOS:

1. Rafael Parra, único empleado de una pequeña empresa, decide no utilizar expedientes misceláneos en el archivo. Tan pronto como llega el primer documento, de cualquier corresponsal o tema, él prepara un expediente individual.

¿Creen que este procedimiento es beneficioso para localizar los documentos?

¿Está de acuerdo con lo que él decide?

¿Qué es lo que ustedes harían?

2. Juana Cárdena trabaja para una pequeña firma comercial. Ella cree que sería una gran idea dejar que por lo menos diez documentos de un solo

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corresponsal se acumulen en el expediente misceláneo antes de preparar uno individual.

¿Creen que esto facilitará la localización de documentos?_______________ ¿Por qué?______________________________

3. Ana Villavicencio trabaja en una oficina en donde los documentos son de diversos tamaños y muchas veces más pequeños que las cartas. Últimamente sean perdido documentos, y ella atribuye esto a la diferencia de tamaño.

¿Estás de acuerdo con lo que ella piensa? ¿Por qué?

¿Qué solución darías?

4. Un expediente individual de Ferretería Anáhuac, S.A. de C.V., contiene documentos que se remontan a seis meses atrás. Aproximadamente la mitad del contenido son cartas y la otra mitad catálogos y otros documentos de publicidad.¿Creen que sea tiempo de preparar el segundo expediente?

¿Cómo dividirías los documentos que van a colocar en cada expediente?

¿Qué información escribirían en los títulos?

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5.2 SISTEMA NUMÉRICO

La ordenación numérica se hace de acuerdo con una numeración codificada, que puede ser asignada a la correspondencia, o bien puede tomarse la que ya tiene cheques, pólizas y facturas. El sistema numérico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el archivo alfabético misceláneo y el índice de tarjetas para cumplir con su efectividad.

El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el número que aparece en un cheque o en una factura. Los sistemas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para poder localizar rápidamente el documento.

Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le conceden ventajas, como las siguientes:

1. Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.

2. Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen límite.

3. Existen permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez el documento, ya que ésta es la finalidad de un buen sistema de archivo.

El Catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia para el archivo numérico, permite que en él se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en la empresa.

5.2.1 ORGANIZACIÓN. Tiene tres partes principales que son: archivo numérico principal, archivo alfabético misceláneo y catálogo auxiliar o índice de tarjetas. (Véase figura 6.1)

Las guías numéricas se pueden acomodar en varias formas:

a) En posición escalonada de izquierda a derecha.b) En las posiciones 1ª y 2ª, y todos los membretes de los expedientes en la tercera y cuarta posición. (Véase figura 6.2)

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Figura 6.1 Gaveta que muestra parcialmente los expedientes de un archivo numérico principal.

c) En el centro solamente, y los membretes de los expedientes en dos posiciones hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha.

Cuando un expediente se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se colocar en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabezamiento con un número auxiliar. Por ejemplo, so el expediente 506 se subdivide, se convierte en 506-2, porque en él se guarda correspondencia anterior y el nuevo se rotulará 506-1, y así se conserva el orden cronológico. (Véase figura 6.3)

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5.2.2 ARCHIVO ALFABÉTICO MISCELÁNEO

Éste contiene guías y expedientes que llevan encabezamientos alfabéticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal. Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y estos se encuentran en estricto orden alfabético. (Véase figura 6.4)Además, cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo, debe codificarse con una “M” en el extremo superior derecho.

Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal, se les asigna número y se guardan en el archivo principal.

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5.2.3 CATALOGO AUXILIAR O ÍNDICE DE TARJETAS

Este tipo de catálogo se ordena alfabéticamente. Contiene, como su nombre lo indica solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una “M” si aún permanece en el archivo alfabético misceláneo, para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros de que lo debemos localizar en el misceláneo; no olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se ha asignado un número, en esa tarjeta de catálogo auxiliar, se cambia la “M” por el numérico.

El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por número (Véase figura 6.5 y 6.6.)

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INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

CUESTIONARIO.1. ¿Por qué a este sistema se le llama numérico?2. ¿Qué significan los términos directo e indirecto en un sistema de archivo?3. ¿Hay expedientes misceláneos en el archivo numérico principal? ¿Por qué?4. ¿Cómo están ordenados los documentos dentro de los expedientes individuales?5. ¿Cuándo se le asigna número a un corresponsal?6. ¿Cómo se pueden colocar u organizar las guías y los expedientes en el archivo numérico principal?7. ¿Cuál es el objetivo del archivo alfabético misceláneo en un sistema numérico?8. ¿Por qué se necesita un catálogo auxiliaren el sistema numérico?9. ¿Qué se registra comúnmente en cada tarjeta del índice de un sistema numérico? 10.¿Con que base se ordenan las tarjetas del catálogo auxiliar?

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PRACTICA PARA COMPROBAR EFECTIVIDAD1. Imagina que estás trabajando en una compañía en donde se usa un sistema numérico, y que el número que debe asignársele al siguiente corresponsal será el 1100. Con los nombres que se te proporcionan a continuación, elabora los expedientes correspondientes, asigna el número necesario, abre las tarjetas del catálogo auxiliar que necesites y ordénalas en forma correcta. Puedes inventar y agregar los datos que te hagan falta.• Emilio Fernández Osuna, cartas con fechas: mayo 14, junio 16 y 24; julio 30 y agosto 12.• Interlingua de México, S.A de C.V., cartas con fechas: julio 2, 25 y 30; agosto 2 y septiembre 8.• Altos hornos de México, S.A.• Artículos Plasti-Mex, S.A• Medina y Cía., cartas mayo 30; julio 4, 6, 9, 22.• Acevedo Muebles, S.A.• Baco Papelera de México, S.A., sucursal Tepic, Nay.• Ing. Arturo Magallanes Z.• Dr. Ignacio de la Mora Saenz• Lic. Eduardo Ferre y García, cartas enero 9 y febrero 23. • Secretaría de Turismo• Bancomer, S.A., sucursal Colima, cartas enero 7 y 25; marzo 1, 4, 28.• Bancomer, S.A., sucursal Orizaba, cartas febrero 8 y 27; abril 12, 29; junio 8 y 30.• Turivia Viajes, S.A. de C.V.• Aerolíneas Argentinas, S.A., sucursal México, cartas mayo 8 y 17; julio 7, 16, 19.• Usher de México S.A.• Publicaciones Nacionales S.A.• Periódico Excélsior, S.A de C.V.• Sra. Olga Muciño de Silva, proveedora de pinturas

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5.3. SISTEMA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

5.3.1 ¿QUÉ ES UN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?

Los archivos de documentos electrónicos Por: Miguel Ángel Esteban Navarro

Resumen: Se define el concepto de archivo de documentos electrónicos. Se presenta una síntesis de las características más relevantes y los principales retos de las áreas de actuación de la gestión archivística de los documentos electrónicos: autentificación, conservación preventiva, organización y acceso. Se concluye con la necesidad de realizar un plan director modelo que programe la intervención técnica en este tipo de archivos.Palabras clave: Gestión de documentos electrónicos, Archivos, Autentificación, Conservación, preventiva, Organización, Acceso.

Delimitando el concepto

Archivos digitales, electrónicos, informatizados son términos de uso reciente pero habitual entre documentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de recursos de información, etc. Sin embargo, no existe un empleo preciso y uniforme ni por parte de los diversos tipos de profesionales de la información ni dentro de un mismo grupo.

Normalizar la terminología es una tarea urgente.

Delimitar los significados de las nuevas realidades contribuye a establecer canales por los que fluyan sin obstáculos los actuales conocimientos y habilidades del presente hacia el futuro y a crear puentes de comunicación seguros entre los diversos ámbitos de la gestión de la información. De este modo se evita, durante La aplicación de los avances tecnológicos, el riesgo de descubrir mediterráneos o de confundir en un totum revolutum las diferentes prácticas que exige la adecuada gestión de los diversos tipos de documentos, atendiendo a sus distintos modos de producción y de uso.Archivo digital o electrónico son términos de moda pero por su uso tan variopinto no sólo resultan excesivamente genéricos, sino ambiguos. Se emplean indistintamente para indicar la reunión de documentos creados mediante medios informáticos, sea tanto un conjunto de ficheros generados por una aplicación como

Una colección de documentos textuales e icónicos digitalizados, en muchos casos accesibles a través de internet. En ocasiones se usan también para denominar a los ficheros que componen una biblioteca digital. Esto genera si cabe mayor confusión al convertir en sinónimos unos sustantivos (biblioteca y archivo) cuyos contenidos están bien determinados y diferenciados.

Informatización de archivos es un término que se utiliza con mayor precisión para denotar la aplicación de las tecnologías de la información al desarrollo de las actividades administrativas y de gestión documental en los archivos,

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automatizando el mayor número de procesos y de tareas posibles. Sistemas integrados para la gestión de archivos y edición electrónica de instrumentos de descripción y de documentos son expresiones que pertenecen al mismo marco conceptual. Pero un archivo automatizado, aunque su fondo esté completamente digitalizado, no se debe confundir con un archivo de documentos electrónicos.

¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?

Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

Electronic records management es la expresión inglesa más utilizada para referirse a la gestión que se desarrolla en este tipo de archivo. Y los sistemas integrados de producción y gestión documental son las principales herramientas informáticas que intervienen tanto en su generación como en su mantenimiento.

Definido el concepto, el segundo objetivo de este artículo es presentar una apretada síntesis de las principales áreas de intervención en la gestión archivísticaDe los documentos electrónicos, atendiendo a sus características más relevantes y a los principales retos a los que se enfrenta la investigación y el desarrollo de estrategias de intervención y de productos.

El carácter de los artículos de este número especial de EPI, los límites de extensión impuestos a los textos y la constancia de la confusión que rodea, muchas veces por desconocimiento, el asunto del que nos ocupamos, inclinan a ofrecer únicamente un sumario breve, pero claro y ordenado, de una serie de principios y actividades asumidos en el ámbito de los archivos. Poco nuevo aportará a quienes están habituados a tratar con documentos de archivos pero sí creemos que ofrecerá una útil guía de aproximación y de estudio de la materia a los que se acercan desde otros ámbitos de la documentación, con el dominio de otros métodos y técnicas, a los archivos de documentos electrónicos.

5.3.2. PROPUESTA DE PROGRAMA DE INTERVENCIÓN EN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

5.3.3 AUTENTIFICACIÓN

El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor

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probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).

Esto tiene la ventaja de facilitar la separación del contenido del documento del medio en el que se registró originalmente con el fin de facilitar la difusión y el acceso. Sin embargo, a cambio presenta el inconveniente de que en el proceso de separación y regrabación se puede manipular con mucha facilidad, levantando sospechas sobre la autenticidad y la fiabilidad de la copia. Si a esto sumamos la rápida obsolescencia de los instrumentos de hardware y de software que han intervenido en su producción, y la corta esperanza de vida de los soportes magnéticos y ópticos exigen realizar periódicas migraciones de los documentos a nuevos medios y soportes para garantizar su legibilidad, no debe sorprender la necesidad prioritaria de desarrollar una nueva área de acción en los archivos de documentos electrónicos: la autentificación, que acompañe a las tres tradicionales de preservación, organización y acceso. Su fin es identificar los elementos de los documentos electrónicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no sólo la integridad física y lógica de los documentos, sino también su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depósitos. Su método todavía está en fase de construcción y posiblemente dará lugar a la publicación de una norma internacional. Presenta una estrecha relación con el proceso de reunión y captura de los documentos, la conservación preventiva de su contenido y la identificación y selección de las series, por lo que no es extraño que los proyectos de investigación se ocupen simultáneamente de todas estas actividades.

5.3.4. PRESERVACIÓN

La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos electrónicos. La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en primer lugar, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones. Por otra parte, sería necesaria la adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.

Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidación, magnetismo y elementos bióticos. Además, se enfrentan a un nuevo fenómeno más peligroso incluso que el anterior: la obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos, —que debido a los avances tecnológicos se convierten en

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inútiles aún antes de que se deterioren—, como de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado, a causa de su rápida sustitución por otros nuevos e incompatibles que hacen imposible su decodificación para la lectura.

La adecuada conservación de un archivo de documentos electrónicos debe plasmarse, como en cualquier otro archivo, en la elaboración de un detallado programa de intervención, que constará de tres partes: un plan de preservación, un conjunto de medidas de conservación preventiva y un proyecto de restauración de documentos deteriorados allí donde sea necesario.

Los principales organismos que trabajan en el ámbito de la preservación de los documentos electrónicos publicando informes técnicos y recomendaciones, son los siguientes: European Commission on Preservation and Access, Council on Library and Information Resources, National Preservation Office of United Kingdom y Research Libraries Group: the Commission on Preservation and Access.

5.3.5. ORGANIZACIÓN

Así como el mundo digital plantea nuevos retos para la autentificación y la preservación, su irrupción no supone una ruptura con los modos de organización y de acceso que se llevan a cabo en los archivos actuales.

Más bien las tecnologías de la información, al tiempo que ofrecen nuevas posibilidades y mayor eficacia y eficiencia, plantean la necesidad de seguir siendo fieles a esas técnicas si se desea intervenir con éxito en instituciones donde su introducción ha acarreado la producción de un mayor volumen de datos, documentos e información a gestionar y una aparente confusión entre los límites de éstos y las agrupaciones documentales.

Es un lugar común tanto en los textos de los investigadores de mayor rigor y prestigio como en las recomendaciones de las principales organizaciones archivísticas, la defensa de la validez de representar y organizar los archivos de documentos electrónicos de acuerdo con su modo de producción. Los principios de procedencia, integridad de los fondos y respeto a la estructura orgánica, que se concretan en la reunión de los documentos manteniendo las agrupaciones naturales y en la realización de una descripción multinivel según la jerarquía documental, de acuerdo con la Norma Internacional General de Descripción Archivística, son de aplicación, por su carácter universal, en este tipo de archivos.

En los archivos electrónicos se seguirán identificando los fondos y secciones mediante el análisis del fin, las funciones y los órganos de las instituciones productoras, y las series documentales mediante el estudio de los tipos

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documentales. Identificación que se plasma en el cuadro de organización del archivo y en los cuadros de clasificación de fondos; más necesarios, si cabe, en estos archivos que en los que albergan documentos en papel, ya que la electrónica, al impedir un acceso directo a la información sin mediar ningún instrumento y no permitir una instalación en el depósito según un sistema de acotación que reproduzca el modo orgánico y seriado de producción, exige disponer de herramientas lógicas que permitan la búsqueda y la recuperación.

Estos cuadros sirven de base del calendario de conservación y transferencias según la edad y el valor de los documentos una vez realizada la valoración y la selección de las series; el cual, ante la urgencia de emprender rápidas intervenciones de preservación garantizando la autenticidad de los documentos, por la ya indicada rápida obsolescencia que rodea a los avances tecnológicos en la electrónica, se convertirá en el instrumento de gestión fundamental, junto con las bases de datos que recogen los instrumentos de descripción en los archivos de documentos electrónicos.

Tampoco hay que olvidar, si bien no es objeto de este artículo su análisis, la necesidad de contar con una aplicación informática que ayude a la gestión de los documentos electrónicos, la cual puede ser el mismo sistema de gestión electrónica de archivos que se utiliza para informatizar las actividades que se realizan en los archivos sin documentos digitales. Sin embargo, la tendencia actual se dirige al desarrollo de sistemas integrados de gestión de la información, que sirven tanto para la producción de datos y documentos como para la gestión documental.

5.3.6. ACCESO

La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. Esta característica tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de descripción, junto con su necesaria normalización. Por otra, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora —mediante la construcción de intranets (que ofrecen durante la producción de los documentos también la capacidad de intercambiar, compartir y participar en su creación por diversos actores) como desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de internet.

Pero estos fenómenos se asientan sobre tres pilares que componen otras tantas áreas actuales de investigación y desarrollo:

—La edición y difusión de los documentos en formatos electrónicos universales basados en estándares abiertos,

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—La definición electrónica de los distintos tipos de documentos creados por una institución mediante la identificación de su origen, contenido, estructura y otros datos de interés que se asocian como metadatos a los documentos, y—La normalización y codificación de los instrumentos de descripción. Los adelantos en el acceso están, por tanto, en estrecha dependencia de los avances que se produzcan en áreas ajenas a la archivística, como la normalización de los formatos de los documentos de texto, de datos estructurados (bases de datos, hojas de cálculo), de imagen fija o en movimiento, de sonido, multimedia, etc.; el desarrollo de sistemas de información abiertos; los lenguajes de etiquetas o marcas (sgml, xml, etc.); los protocolos de comunicación, etc.

Algunos de los proyectos más destacables en acceso a los archivos de documentos electrónicos son: Digital Heritage and Cultural Content, dentro del programa IST (Information Society Technologies) de la CE; Padi (Preserving Access to Digital Information); Open Archives Initiative; ISO Open Archival Information System Standard y Encoded Archival Description.

En cuanto a las organizaciones que se dedican, de modo global, al estudio de todas las áreas involucradas en la gestión de los documentos de archivo electrónicos destacan: el Comité de Documentos Electrónicos del Consejo Internacional de Archivos; US National Archives and Records Administration mediante su Electronic Records Archives Program; la American Records Management Association; la Biblioteca del Congreso y la Comisión Europea a través de DLM-Forum.

5.3.7. NECESIDAD DE UN PLAN DIRECTOR

Toda intervención en un archivo de documentos electrónicos exige, como en cualquier otro, la previa redacción de un plan director para ser eficaz. Consiste en una planificación técnica de las acciones a realizar para la gestión de un archivo o un sistema de archivos, acompañada de un calendario de actuación, una estimación de costes y una distribución de las responsabilidades. Su fin es disponer de un procedimiento de actuaciones junto con una serie de criterios que garanticen la conservación, la organización y el acceso de los documentos, establecidos a partir de las directrices y normas internacionales vigentes para la gestión tanto de los documentos de archivo en general como de los electrónicos en particular. Las directrices, a partir de la recopilación, observación y estudio de casos donde únicamente actúa la experiencia que da la práctica, recomiendan las actividades que se deberían realizar para conseguir, del modo más efectivo y con la mayor eficacia posible, el objetivo propuesto con la puesta en marcha de un proceso.

El análisis y la racionalización de los resultados obtenidos con la aplicación de estas pautas permiten establecer reglas operativas que indican cómo se debe realizar el proceso que tienen como objeto. Dichas reglas se denominan normas cuando son establecidas por un organismo nacional o internacional al que la comunidad profesional reconoce una potestad normativa. Éstas pueden dar lugar

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a prescripciones de obligado cumplimiento cuando sirven de base para leyes y normas de tipo jurídico.

Un plan director de archivos debe ser, por tanto, respetuoso con las directrices y las normas que existan, ya que su función es proponer criterios de actuación consistentes en indicaciones de cómo hacer algo de acuerdo con las normas ante el caso concreto del que se ocupa, que se recogen en programas de acciones técnicas destinadas a producir unos resultados determinados, previamente establecidos. Con este espíritu y estos horizontes se debe emprender toda intervención. Sin embargo, todavía no existe un modelo de plan director de archivos de documentos electrónicos que pueda servir de guía para acciones concretas, pese a su indudable interés y necesidad1.

5.3.8 VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

¿Por qué digitalizar la documentación?

La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de distribuir, acceder y almacenar documentación importante de forma fácil, rápida, segura y económica. Digitalización es la conversión de documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un scanner, las cuales son almacenadas en una Computadora personal.

Una vez almacenadas en su PC estas pueden ser localizadas en segundos

. Desventajas del archivo en papel

• Elaboración de Índices, gastos de almacenaje,• Múltiples Archivos, Depuración de los documentos, Localización,• Manipulación, Archivamiento,• Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos,• Retraso en firmas y autorizaciones,• Elevados costos, Extravío de documentos, Exceso en fotocopias,• Duplicidad de trabajo, Archivos duplicados,• Falta de seguridad y confiabilidad, Uso cooperativo,• Altos costos de administración, Velocidad de respuesta, Ecología,• Seguimiento y control de documentos.

Ventajas de la digitalización de documentos

• Permite un rápido y fácil acceso a la información.

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• Elimina el extravío de documentos.• Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos.• Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. Firmas digitales.• Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos• Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).• Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una máquina.• Protege la información teniendo varios respaldos de la información.• Agiliza y eficientiza el servicio a clientes• . Ordena de manera lógica los expedientes.• Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet• Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos• . Reduce costos de operación.• Incrementa la productividad.• Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento.• Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.• Bajo costo de almacenamiento• Elimina costos de impresión, fotocopiado de documentos2

5.3.9 LA ADMINISTRACIÓN EN LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

En las organizaciones actuales, la dispersión de la información electrónica en documentos y archivos electrónicos, obliga a pensar en la administración centralizada de los mismos, ya que se convierten en el acervo de la organización.

Este sistema permite organizar y clasificar los documentos digitalizados o archivos electrónicos dentro de su organización.

El objetivo fundamental es que la información relevante a la organización no este dispersa en los equipos personales o papel y se pueda perder y no poder aprovecharla para los objetivos de mejorar la productividad de la organización.A través de un sistema de administración electrónica de documentos se puede localizar de manera rápida y sencilla cualquier dato o documento relevante para la toma de decisiones.

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MODELO DE INFORMACIÓN.

ESTRUCTURA: El sistema de administración de documentos electrónicos toma en cuenta tres aspectos básicos:

• Catálogo de información

• La consolidación de documentos y archivos electrónicos

• Consulta y búsqueda de la información

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PROCESOS: Para cada proceso dentro de la organización se deben asociar los documentos que lo integran, de esta manera podremos definir la forma de organización dentro de las áreas de trabajo en cada una de las unidades organizacionales definidas.

5.4 CONTROL DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA4

Uno de los objetivos principales en el control de la comunicación escrita es evitar la pérdida de documentos prestados, por ello, es necesario establecer un sistema de cargos de documentos, así como el formulario especial de requisición de documentos archivados. Con esto, se sabrá quien tiene el expediente, cuando se le prestó, como las guías de salida, la tarjeta anunciadora octagonal, el comprobante de ruta y la tarjeta de sustitución de archivo de seguimiento para documentos prestados.

Este procedimiento se utiliza para el seguimiento de los documentos después de que han sido creados o recibidos.

Los principios de control y retención suponen que ningún documento que se archiva debe ser olvidado, que cada uno de ellos es muy valioso para el negocio, y que si un documento deja de tener valor para la empresa, debe destruirse.

El control de los documentos empieza a un antes de que sean archivados (el sello fechador es un control) y termina cuando son eliminados. Los documentos deben guardarse tan pronto como sea posible después de que se reciben.

Uno de los principales problemas en el control es evitar la pérdida de documento prestados de los archivos. Un buen sistema de cargos de documentos es la mejor solución. Otro problema en el control de ellos es evitar que se pierdan dentro de las gavetas.

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5.4.1 SISTEMA DE CARGO

Se necesitan apenas 30 segundos para registrar adecuadamente el préstamo de un documento, de no ser así podría ser necesario invertir varias horas para encontrar uno que se prestó pero que no fue debidamente registrado.

El empleado ejecuta tres tareas en un sistema para registrar la correspondencia:

1. Atiende las solicitudes de documentos archivados.

2. Anota los documentos que salen.

3. Efectúa el seguimiento de los documentos prestados.

Con el creciente empleo de máquinas copiadoras, las oficinas están utilizando cada vez más la técnica de copiar para controlar mejor los documentos. En vez de prestar el documento original a la persona que lo va a utilizar, se saca una copia, se envía y se archiva nuevamente el original.

5.4.2 SOLICITUD DE DOCUMENTOS

Es conveniente que todas las solicitudes se hagan por escrito en un formulario especial de requisición de documentos archivados (véase figura 10.1). Los formularios deben proporcionar la siguiente in formación:

1. Nombre o asuntos del documento.

2. Fecha del mismo.

3. Firma o nombre de la persona que solicita el documento en préstamo.

4. Fecha en que se prestó.

5. Fecha en que se debe hacer el seguimiento.

La requisición debe ser firmada por la persona que solicita el documento. (La firma proporciona una prueba definitiva de quien lo tiene).

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5.4.3 REGISTRO DE SALIDAS DE DOCUMENTOS

Cuando el expediente es extraído de los archivos se puede colocar en el lugar de éste una guía de salida. Cuando se saca un solo documento del expediente, se debe colocar una tarjeta de sustitución exactamente donde estaba el documento (véase figura 10.2).

Estos formularios que registran la salida indican quién tiene el documento y la fecha en que salió de los archivos.

Los formularios para registrar documentos prestados sirven para:

1. Mostrar que los documentos se están utilizando y no han sido mal archivados o perdidos.

2. Permitir el seguimiento de los documentos prestados para asegurar de que sean devueltos.

3. Actuar como marcadores para facilitar su devolución al sitio exacto.

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Las guías de salida tienen en su pestaña la expresión “fuera” y están hechas del cartón o material como las guías para archivar. Se puede conseguir de otro tipo, como:

1. Una guía con un bolsillo en la parte delantera para comprobante de requisición (véase figura 10.3).

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Figura 10.3 Guía de salida con bolsillo para comprobante de requisición de documento prestado.

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Otro tipo de guía de salida “fuera” que se emplea para archivo de tarjetas perforadas es la tarjeta anunciadora octagonal (véase figura 10.7) estas tarjetas se deslizan fácilmente en los archivas y permanecen con un bordo expuesto, indicando que se ha sacado una tarjeta.

Figura 10.7 tarjetas hexagonal en varios colores

En empresas grandes, algunas veces se solicitan los documentos y luego se envían por turnos a varias personas o departamento. Se perdería mucho tiempo si estos papeles fueran devueltos al departamento de archivos después de que cada persona hubiera terminado con ellos. Para esto se anexa al documento un formulario que enumera, en orden, todos los individuos que desean consultarlos. A medida que el documento pasa de un individuo a otro, cada uno coloca sus iniciales en el formulario. Con el formulario de salida se conserva una copia de este comprobante de ruta para que se pueda localizar el documento si se necesita.

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Cuando los documentos son devueltos a los archivos se saca la tarjeta de sustitución y se anula la anotación de salida. Como la de la figura 10.9 del archivo de seguimiento para préstamos de documentos.

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Aun con un buen sistema para cargar documentos, éstos ocasionalmente se pierden. Si una búsqueda organizada de papeles no tiene éxito. La información original debe ser escrita de memoria o de otras fuentes sobre una hoja de papel de color y guardada en el lugar del documento perdido. Este procedimiento asegurará que nadie perderá su tiempo buscando el documento extraviado. Un sistema de cargar correspondencia funciona adecuadamente sólo cuando todos siguen el procedimiento adoptado.

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓNCuestionario

1. Describe el significado de control de la comunicación escrita.2. ¿Cuáles son las tres tareas que se ejecutan en un bue sistema de

cargo?3. Describe el formulario de requisiciones de documentos archivados.4. ¿Cuándo se utiliza la tarjeta de sustitución?5. ¿Con qué fin se le debe anexar una copia del

comprobante de ruta a un formulario de salida?

5.5 CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Las gavetas de los archivadores deben utilizarse de manera óptima. Por ello, es necesario saber qué documentos se guardan en cada uno de los sectores que existen: activo, semiactivo e inactivo. En instituciones grandes, como los bancos, es aconsejable la microfilmación o la microfotografía para eliminar grandes volúmenes de correspondencia. Otro proceso importante en archivonomía es la transferencia de documentos al archivo perpetuo y la eliminación de algunos, con base a las normas establecidas sobre retención de documentos.

Después de tomar la decisión sobre el sistema que se establecerá es nuestra oficina para cumplir con los propósitos que se persiguen en archivonomía, será importante determinar cómo se utilizarán las gavetas de archivadores con los que se cuentan.

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Será conveniente hacerse las siguientes preguntas:

1. ¿Qué tipo de carpeta resulta conveniente para albergar estos documentos?

2. ¿Qué fin cumple?

3. ¿Por qué debe ser conservado?

• ¿Necesidades operativas?

• ¿Exigencias legales?

• ¿Necesidades financieras o fiscales? • ¿Exigencias históricas?

En el caso de los documentos no sean necesarios por al menos una de las necesidades indicadas, pueden ser eliminados. No es conveniente la conservación de documentos por razones mal definidas, como:

• Posibles eventualidades

• Nunca se sabe lo que pueda ocurrir

4. ¿Con que frecuencia se consulta?

5. ¿Qué ocurrirá en el caso de no disponer de ellos?

6. ¿Podría obtenerse la misma información de otra forma?

7. ¿Cuánto tiempo se debe conservarlos?

Es necesario tener presente que el responsable de un documento es el área de origen del mismo o el área que recibe el original, pero no quien tiene la copia.

5.5.1 NIVELES DE ARCHIVO: ACTIVO, SEMIACTIVO, Y MUERTO

Un archivo que debe hacer frente a sus funciones institucionales de modo apropiado debe estar repartido en varios niveles, dependiendo del grado de actualidad de los documentos que lo componen.

Queda por ver cuáles y cuántos deben ser estos niveles.

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La mayor parte de las empresas se han venido orientando hasta ahora hacia una solución mínima que prevé la distribución del archivo en dos sectores bien diferenciados:

1. Un sector llamado activo, que comprende todos los documentos cuya frecuencia de consulta es, por término medio, bastante alta. Este primer sector del archivo es a nivel del puesto de trabajo, en el que se conservan los documentos y las cartas que acaban de entrar a la empresa y que requieren el inicio o la continuación de actuaciones particulares y urgentes. Éste es el archivo activo.

2. El segundo sector vinculado al nivel de las direcciones operativas y tiene todos los documentos que los archivos descargan en él, apenas han terminado todas las operaciones que éstos exigen. Su dominación es la de archivo semiactivo y recoge todos los papeles que han perdido casi todo valor operativo para pasar a tener uno puramente documental. La fisonomía de este importante servicio de la empresa es así más funcional, viniendo a satisfacer una de las necesidades más importantes en la empresa moderna: una oportuna disponibilidad de información.

3. Un sector más es el llamado inactivo, el cual se caracteriza por una frecuencia de consulta medianamente baja. En él se conservan todos los documentos que tienen un valor permanentemente documental hasta que llega el momento de proceder a su destrucción. También se le conoce como archivo Muerto.

5.5.1.1 ARCHIVO ACTIVO

La mayoría de los documentos que influyen a un archivo procede del correo. La entrada de la correspondencia es controlada por las asistentes ejecutivas y las secretarias de las distintas oficinas, que se encargan de distribuirlas entre las secciones interesadas, según las normas recibidas de la Dirección.

A fin de ganar tiempo será conveniente que los encargados de este trabajo efectúen una clasificación previa de la correspondencia, para lo cual se separan las cartas que se refieren a problemas importantes o urgentes de las que tienen un interés puramente informativo y documental.

Pueden establecerse estos cuatro grupos de cartas:

1. De gestión

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2. De información

3. De documentación

4. Personal y confidencial.

En la figura 11.1 y 11.2 se ilustran lo que hemos comentado sobre la organización de sectores y los documentos de archivo activo.

5.5.1.2 ARCHIVO SEMIACTIVO

Al archivo semiactivo se le ha consignado el papel de archivo a nivel de los puestos de dirección (administrativa, comercial, etc.). En cada empresa puede haber tantos archivos de este tipo como direcciones existan.

De cada uno de estos archivos responde, en un sentido amplio, la dirección de que depende, y en un sentido estricto, la persona encargada del archivo semiactivo.

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Las tareas principales encomendadas a los responsables de la conservación y el manejo de los archivos semiactivos deben ser las siguientes:

1. Cuidar de la perfecta conservación de los documentos.

2. Procurar que los ficheros o catálogos auxiliares estén actualizados.

3. Despachar con rapidez las consultas y vigilar el correcto cumplimiento de todas las formalidades requeridas.

4. Aligerar el archivo mediante el envío al nivel inactivo de los documentos que han perdido actualidad.

5. Controlar y coordinar el movimiento de documentación entre el archivo semiactivo y los eventuales peticionarios.

El archivo semiactivo contiene documentos de muy diversa índole, cada uno de los cuales exige una clasificación distinta. Dado que este sector del archivador suele contener un volumen notable de documentos, es importante respetar los criterios de ordenación que se han estudiado en cada uno de los sistemas básicos que existen en la archivonomía. (Véase figura 11.3)

5.5.1.3 ARCHIVO INACTIVO O ARCHIVO “MUERTO”

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El archivo inactivo representa el penúltimo eslabón de la cadena constituida por los diversos niveles de conservación de documentos, por lo que debe demostrar la eficacia de todo el sistema.

El archivo inactivo se nutre de:

1. El archivo activo que le envía directamente de aquellos documentos que no estima sea necesario hacer pasar al archivo semiactivo.

2. El archivo semiactivo, que le envía la mayor parte de la documentación, según las normas en vigor dentro de una empresa.

El archivo inactivo funcionará del siguiente modo:

a) En la fecha señalada, el responsable del archivo semiactivo extraerá de las carpetas los documentos y las cartas que han caducado y no ofrecen utilidad inmediata. El ahorro de espacio que así se consigue permitirá conservar por más largo plazo la documentación más importante.

b) Los envíos de documentación al archivo inactivo se regularán de tal modo que no se originen obstrucciones, distribuyendo gradualmente las tareas en este servicio.

c) Para facilitar la rápida extracción de los documentos que ya no ofrece más interés que el puramente histórico, es aconsejable marcarlos antes con señales, caballetes, símbolos convencionales y otros medios considerados idóneos.

Estas reglas permiten al responsable seguir día a día la marcha del archivo semiactivo y evitan tener que revisar el archivo completo en el momento de realizar la depuración.

El elevado volumen de algunos archivos inactivos hace aconsejable su microfilmación, para lo que se requiere maquinaria especial, como la filmadora de microfichas.

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5.5.2. TRANSFERENCIAS Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Para determinar el valor de sus documentos muchas empresas los analizan y clasifican de acuerdo con las leyes existentes, de la siguiente manera:

1. DOCUMENTOS VITALES. Incluyen documentos legales de incorporación, escrituras, contratos importantes, planos de propiedad, informes para los accionistas, actas de reuniones de la junta Directiva y pólizas de seguro. Estos documentos nunca deber ser destruidos porque son esenciales para la existencia misma de la empresa y son irremplazables.

2. DOCUMENTOS IMPORTANTES. Incluyen facturas, cuentas por cobrar, registros de ventas, cotizaciones, estados financieros. Estos documentos pueden ser trasladados al nivel inactivo por un periodo determinado y después se pueden transferir al archivo muerto y se colocan en empaques especiales que los conservan en buenas condiciones.

3. DOCUMENTOS ÚTILES. Incluyen correspondencia general, memoranda y estados de cuentas bancarias. A menudo se destruyen hasta un año después de la fecha en que fueron recibidos.

4. DOCUMENTOS NO ESENCIALES. Incluyen indagaciones rutinarias, anuncios y acuses de recibo. Los documentos de esta categoría nunca se deben archivar con otros más importantes.

Una vez que se ha determinado el valor de los documentos, es necesarios decidir la cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retención.

Los factores que influyen sobre ésta decisión son: las leyes existentes al respecto, la naturaleza del negocio, el tipo de documentos que se manejan y la información que se deriva de ellos.

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5.5.3 MÉTODOS DE ELIMINACIÓN

Algunos documentos se distribuyen introduciéndolos en una máquina especialmente diseñada para éste fin, la cual los corta en tiras delgadas. Otros métodos que se utilizan son quemarlos o venderlos como desperdicios. La naturaleza confidencial y la cantidad de los papeles determinarán generalmente la forma en que deben eliminarse.

INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN

CUESTIONARIO1. Menciona tres de las preguntas que debe hacerse la persona que

organiza un archivo para determinar en qué gaveta debe ubicar la correspondencia.

2. ¿Cuáles son los documentos que se sugiere sean ordenados en el sector llamado “activo”?

3. ¿Qué documentos se descargan en el sector semiactivo?4. En el nivel “inactivo” ¿Qué documentos se conservan?5. ¿Qué aconseja hacerles a los documentos del sector inactivo para

cuando se realice la transferencia perpetua?6. ¿Cuáles son las cuatro clasificaciones de los documentos de acuerdo a su

valor?7. ¿Qué actividades se pueden ejecutar con anterioridad para facilitar la

transferencia

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5.5.3 RECOMENDACIONES FINALES

El gran volumen de papeles que se manejan en la oficina moderna exige que los procedimientos de archivo contribuyan eficazmente a que se pueda obtener la información que se desea con facilidad y rapidez.6 Las siguientes sugerencias pueden ser de utilidad para quienes deseen hacer un buen trabajo de archivo:

1. Las carpetas no se deben sobrecargar de documentos. Para evitar que se deformen, en cada carpeta no deben guardarse más de 100 papeles; cuando se sobrepase esta cantidad se debe abrir otra carpeta con el mismo nombre o número.

2. El material se debe mantener ordenado y bien colocado dentro de las carpetas para evitar que los papeles sobresalgan del borde de aquellas y se deterioren.

3. No se debe utilizar ganchos ni alfileres para sujetar los papeles.

4. Para retirar una carpeta del archivador, se la debe asir por la zona media, nunca por la pestaña. Igual tratamiento se debe dar a las guías. Así se evita el deterioro de las carpetas y se mantienen legibles los rótulos de las pestañas.

5. Los papeles rotos deben remendarse con cinta engomada transparente antes de guardarlos en las carpetas; los arrugados deben aplancharse; y los bordes rasgados se deben emparejar con tijeras.

6. Dentro de las carpetas, todos los papeles deben colocarse descansando sobre el filo izquierdo, con el membrete hacia la izquierda.

7. Dentro de la gaveta, debe haber una guía por cada seis u ocho carpetas de manera que en total haya unas veinte.

8. Para colocar o remover papeles de una carpeta, ésta se debe sacar completamente de la gaveta. Así se evita colocar papeles entre carpetas y no dentro de ellas.

9. Dentro de la gaveta, se debe dejar desocupado un espacio de cuatro a cinco pulgadas para manipular cómodamente las carpetas.

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10. Debe haber una carpeta miscelánea para cada subdivisión alfabética.

11. En la carpeta miscelánea no debe haber más de cinco documentos de un mismo corresponsal. Cuando haya seis documentos, se debe abrir una carpeta individual.

12. Dentro de las carpetas individuales los documentos deben archivarse cronológicamente. Dentro de las carpetas misceláneas, los documentos para cada corresponsal se ordenan primero alfabéticamente y después cronológicamente.

13. Las carpetas individuales deben tener rótulos mecanografiados nítidamente. 14. En los archivadores, las dos gavetas superiores se utilizan para ls corresponsales activos y las dos inferiores para los documentos recién transferidos.

15. Se deben transferir los archivos inactivos a intervalos regulares y de acuerdo con el calendario. Esto se hace, usualmente, al inicio del año calendario o del año fiscal, y los preparativos se comienzan un mes antes.

16. Al establecer un sistema de archivos se escoge el que ayude a encontrar los documentos rápida y fácilmente.

17. Si se tiene que trabajar en un archivo ya organizado, no se debe comenzar haciendo innovaciones. Primero se estudia la empresa y se procede después a hacer los cambios que se justifiquen.

18. Se deben archivar diariamente los documentos del día.

19. Para agilizar la labor, el trabajo se dividirá siempre de la misma manera, y se señala un periodo diario para archivar respetando el tiempo que se haya destinado.

20. Para el buen funcionamiento de los archivos es conveniente que se redacte un reglamento y que se divulgue entre los usuarios, incluyendo a los jefes de departamentos. En el reglamento se debe establecer que sólo los encargados del archivo pueden guardar documentos en los mismos.

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BIBLIOGRAFIA

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http://www.ica.org

http://www.nara.gov/era

http://www.arma.org

http://www.lc.org

http://europa.eu.int/ISPO/dlm

Archivonomía, 2da. Edición editorial Mc Graw Hill interamericana editores SA de CV. Alma Sámano castillo. Año 2001.

Curso práctico de Correspondencia Editorial Ediciones ECA S.A de C.V Andrés E. Mújica. Año 2000

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