GUÍA DE APRENDIZAJE GTH Sept 11

7/22/2019 GUA DE APRENDIZAJE GTH Sept 11

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

DIRECCIN GENERALDIRECCIN DE FORMACIN PROFESIONAL

Sistema Integrado de Mejora Continua

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GUA DE APRENDIZAJE GESTION DOCUMENTAL

FORMATO PE04

1. IDENTIFICACI N DE LA GU A DE APRENDIZAJE

2. PRESENTACI N

Las administraciones actuales cada vez aumentan ms el volumen de informacin quemanejan, y por ende, los soportes documentales, esta situacin no tiene una respuestaadecuada en cuanto a los espacios para su almacenamiento. Se presenta as, msdificultades en la clasificacin, recuperacin y conservacin. Los tiempos actuales exigenvelocidad y eficiencia en el manejo documental, para poder ser localizada de manerarpida.

Desde los aos 60 los rpidos avances en las tecnologas de la informacin han llegadoa muchos mbitos, y han afectado tambin a los archivos. En este campo se comenz a

Programa de Formacin:TECNOLOGO EN GESTION DEL TALENTOHUMANO

Cdigo: 112005Versin: 101

Nombre del Proyecto: ASISTENCIA TECNICA ADMINISTATIVA PARA EL DISEO O ACTUALIZACION DEL AREA DE RECURSOHUMANO EN EMPRESAS PRODUCTIVAS DE LAPROVINCIA DE UBATE

Cdigo: 413478

Fase del proyecto: PLANEACION

Actividad (es) del Proyecto:ESTABLECER ESTRATEGIAS DE ASESORIA PARA EL AREA DE RECURSOSH U M A N O S D E L A S EMPRESAS SELECCIONADAS

Resultados de Aprendizaje: Establecer el sistema deinformacin de la Gestin del Talento Humano de acuerdocon la Normatividad de la Empresa.Estructurar el proceso de validacin de la informacin delsistema de Gestin del Talento Humano.

Competencia: DEFINIRNECESIDADES DE INFORMACINDE LA GESTIN DEL TALENTO

HUMANO DE ACUERDO CON LOSREQUERIMIENTOS DE LAORGANIZACIN Y DE LASPARTES INTERESADAS.

Duracin de la gua ( en horas): 8


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3. ESTRUCTURA DID CTICA DE LAS

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

utilizar la informtica para gestionar los grandes volmenes de informacin que se

generaban; despus empez a crecer el nmero de documentos creados directamenteen los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrnico en el quehaban sido originados, dando lugar a documentos electrnicos de archivo.

Los archivos tambin han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que debenadaptarse para acoger a los nuevos documentos electrnicos. El CIA (ConsejoInternacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar,salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles ycomprensibles. Las actividades que se incluyen en la funcin del archivo comienzan en laprimera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y hande tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creacin y la

preservacin del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por loscreadores de los documentos.

3.1 Actividad de Reflexin inicial.

Es comn que las empresas Grandes o Internacionales tengan manuales deprocedimientos no solo largos como la cuaresma sino muy bien definidos, y conmanuales por cada departamento o rea. Esto es realmente necesario, solo imaginencontrolar en todo el mundo a mas de 1500 empleados o 3 mil o ms, por ello esnecesario que todas las actividades sean entendibles en todo el mundo obvio endiferentes idiomas.

Muchas PYMES no cuentan con manuales de procedimientos, sobre todo cuando unaempresa pequea inicia o aun llevando tiempo laborando debe estrictamente llevar uno,ya que al momento en que la empresa crece, entran en conflictos cuando hay

reclutamiento y seleccin ya que es mas complicado encontrar a la gente adecuada en elpuesto adecuado si no estn especficamente establecidas las actividades, prioridades,responsabilidades, limitantes, entre otras de cada puesto y persona.

En la prctica, el diseo e implementacin de un Manual de procedimientos tiene:

muchas ventajas entre las cuales se encuentran:


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Permite medir la productividad de forma matemtica.

Nos facilita la contratacin de la persona adecuada para el puesto adecuado Ahorra tiempo en capacitacin Las actividades se desarrollan en base a tiempos medibles y se ahorran recursos

materiales y humanos. Permite que los departamentos sepan cual es la tarea de cada cual, de esta forma

el trabajo en conjunto fluye de una manera adecuada Se convierte en una empresa con orden y efectiva Es ms sencillo para el dueo delegar responsabilidades a los gerentes as como

de parte de los gerentes a los subalternos, es decir en un inicio el dueo de laempresa se incluye en todos los procesos, y cranme hay dueos de empresas quese esclavizan en sus propios negocios ya que tienen que estar detrs de la gente

para indicarles que hacer debido a que no llevan un proceso controlado por lo tantoel manual les permitir esa libertad que buscan. Se mejora la calidad en las diferentes reas una de las que mayor requerimiento

lleva en un manual de procedimientos es servicio, como saben brindando un buenservicio pre y post venta tendrn una buena calificacin por parte del cliente y sernrecomendados.

Mejor relacin con proveedores ya que tambin en el manual se establecen reglas ypolticas de compra, requerimiento, pago entre otras situaciones

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios

para el aprendizaje.Para interpretar y aprehender los conceptos previos al desarrollo de esta gua, se realizalectura y comprensin del documento del Archivo General de la Nacin, denominadoMINI/MANUAL No 4. TABLAS DE RETENCION Y TRANSFERENCIASDOCUMENTALES, Directrices bsicas e instructivos para su elaboracin.

En lo posible, realiza cuadro sinptico o mapa mental o conceptual para que tengas losconocimientos ms claros.

3.3 Actividades de apropiacin.

En el punto 4 de esta gua, vas a encontrar una serie de conceptos igualmenteenumerados, con los que debes desarrollar las actividades propuestas acontinuacin:

Del numeral 4.1 debes responder lo siguiente:a. Realiza un cuadro comparativo, en donde muestres las diferencias entre

organizar y ordenar archivos


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b. Con tus palabras explica el principio de orden original.

c. En el anexo No. 1 vas a encontrar un ejemplo de Manual de procedimiento ysu flujograma de proceso. Luego vas a realizar los siguientes ejercicios:Con base en el anexo 2 cuyo proceso se denomina Expedicin dedocumentos debes realizar el flujograma respectivo

d. De igual manera en el anexo No. 3 Encontrars el flujograma de salida defuncionario, con base en este debes realizar el manual de procedimiento

4.2 Utilizando el sistema onomstico realiza la ordenacin de los siguientes nombrespropios:

Gloria Estela Zuluaga LpezLuz Helena Omeara de LpezJorge Ignacio Lopera GordilloIrina Barragn LozadaJairo Humberto AlbornozMara Consuelo Urrutia de ValdsGenaro Alonso Escobar Esteban Bohrquez AngaritaJuan Manuel Bohrquez AragnMara Concepcin Latorre de AranjuezJairo Anbal Nio TllezMartha Lilia Daz-Granados de ParraSonia Elizabeth Barragn Escobar Manolo Belisario Perdomo LenLeonor Mara Monsalve de LoperaSantiago Lope de Vega Bustamante

Realiza la ordenacin de las siguientes personas Jurdicas

Centro de Estudios Tecnolgicos CET Banco FinandinaInstituto Colombiano Agropecuario ICA Notaria 43Notaria 8 Ferreteria Las crucesDroguera de la 42 Radio 40Pelez Hermanos & Cia Ltda Estadero los delfines

Arturo Calle 127 Unidad de Victimas Informaticas UVI Arturo Calle 53 Concentrados El Trbol Arturo Calle 100 Pastas La MuecaDiscoteca El Palmar Supermercado la 14El Danubio Panadera Solar y Cuellar Hermanos Ca. S en CHeladera Baltazar Trasteos Hernn Orjuela e Hijos


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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Compaa Colombiana de Chocolates S.A Restaurante La Tusa

Castro & Urrutia Asociados

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento

3.5 Actividades de evaluacin.

En un archivo marcado con tu nombre, sube a la plataforma todas las actividades de estagua, las cuales tendrn una calificacin de 20 puntos.

4.1 ORGANIZACI N VS ORDENACION DE DOCUMENTOS

La ordenacin es la operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacinque consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro delas categoras o grupos definidos en la clasificacin.

Hasta dnde llega la clasificacin? La clasificacin es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Esteproceso comienza con la determinacin de la agrupacin documental ms grande (fondo)y finaliza con la conformacin de las ms pequeas (series o Subseries documentalescon las unidades y tipos documentales que las conforman).La clasificacin no determina cmo deben arreglarse los documentos al interior de cadauna de las agrupaciones documentales, solo se limita a establecer las unidades y tiposdocumentales que pertenecen a cada divisin administrativa a cada funcin y a cadaserie.Dnde se inicia la ordenacin? Es posible afirmar que la ordenacin comienza donde termina la clasificacin, es decir, seaplica a las series documentales.La clasificacin es el proceso mediante el cual se establecen las agrupacionesdocumentales, a partir de la aplicacin del principio de procedencia y la ordenacin es elproceso que establece con claridad las relaciones entre los documentos de una serie.


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De lo anterior se puede concluir que la clasificacin y la ordenacin son dos procesos

especficos y distintos y, aunque complementarios y consecutivos presentan diferenciassignificativas:La clasificacin relaciona grupos documentales entre s, en tanto que la ordenacinrelaciona las unidades documentales simples y complejas entre s y pertenecientes auna misma serie.

La clasificacin hace referencia a la estructura documental, mientras que la ordenacinhace referencia a la secuencia, a las relaciones causa-efecto, continuidad einterdependencia entre los documentos de una serie.

La ordenacin documental se fundamenta en:El Principio de Orden OriginalLos Manuales de Procedimientos

Principio de Orden Original

Se refiere a la reflexin de la serie de pasos que se deben cumplir para el cumplimientode un trmite, que a su vez es una reflexin de la secuencia en la produccindocumental. El resultado de esta reflexin es la ordenacin fsica de los documentos quecomponen una Serie o Subserie Documental.El respeto al Principio de Orden Original consiste en tomar en cuenta los pasos

indispensables para el desarrollo de una gestin. Es la relacin causa-efecto que seproduce entre los documentos, puesto que, hay un documento inicial, otros que lesuceden y uno ms que concluye.

Es posible afirmar que el orden original nace desde el mismo momento de la produccindocumental y debe verse reflejado en los archivos mediante la correcta ordenacin de lasseries, subseries, unidades y tipos documentales que las conforman.

Manuales de Procedimientos

Los Manuales de Procedimientos son documentos que contienen la descripcin de las

tareas y actividades que deben seguirse para la realizacin de las funciones de unadivisin administrativa, o de dos o ms de ellas. Incluye adems los puestos o unidadesadministrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y participacin. Suelecontener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentosnecesarios, mquinas o equipos a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar para elcorrecto desempeo.Dichos Manuales son herramientas donde se describe de principio a fin (paso a paso) lamanera correcta de cumplir una tarea y/o una funcin, lo que permite establecer reglas y


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mecanismos para normalizar los trmites.

En el proceso de ordenacin los manuales de Procedimientos guan el orden de losdocumentos, lo cual constituye la reafirmacin del Principio de Orden Original. Las Seriesy Subseries Documentales bien ordenadas reflejan el cumplimiento de los procesosestablecidos en los Manuales de Procedimientos.En los Manuales de Procedimientos se elaboran Diagramas de Flujo o Flujogramas, loscuales constituyen una herramienta que permite visualizar de una manera grfica lasdistintas actividades que se llevan a cabo al interior de un proceso, en forma secuencial.Dichos diagramas ilustran cada paso o actividad, la generacin de un documento, elarchivo de los datos, la toma de decisiones y la necesidad de concebir determinadaactividad como un subproceso independiente.Para evitar la prdida del Orden Original o para reconstruirlo donde ste se ha perdido,

lo ms recomendable es consultar los Manuales de Procedimientos y los Flujogramas,contenidos en ellos.

4.2 SISTEMAS DE ORDENACION

La ordenacin es la operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto , relacionndolos unoscon otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos,estos elementos sern las series dentro de las secciones o las unidades documentales dentro de lasseries. Es importante resaltar que la ordenacin debe hacerse a las series documentales, segn lascaractersticas propias de cada una de ellas. Resulta, entonces incorrecto ordenar TODOS losdocumentos de un Fondo Documental o TODOS los documentos de una misma Seccin o

Subseccin mediante el mismo sistema de ordenamiento, puesto que se corre el riesgo de perder nosolo toda la clasificacin, sino, adems la secuencia del trmite original. La ordenacin es la ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el ordenpreviamente acordado. Dicho orden se determina mediante la aplicacin de los sistemas deordenacin, los cuales materializan la idea de secuencia y se clasifican en: alfabticos, numricos ymixtos.


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Fuente: : Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia

4.2.1 Sistemas de Ordenacin Alfabticos:

Se apoyan en una base de conocimiento universal: el Alfabeto. Tienen como fundamento el ordenalfabtico de todas las letras del nombre o del asunto. Los Sistemas alfabticos se denominan directos, porque los documentos se pueden consultar consolo leer el nombre en la unidad de conservacin (carpeta, bolsa, legajador, entre otros). Los sistemas de ordenamiento alfabtico son tres:

1. Onomstico 2. Toponmico o Alfabtico-Geogrfico 3. Temtico

4.2.1.1Sistema OnomsticoEste sistema se utiliza para ordenar nombres, los cuales pueden ser:

Nombres de Personas Naturales: segn el Cdigo Civil, son personas naturales todos los individuosde la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condicin

Nombres de Razones o Firmas Sociales: Es el nombre bajo el cual se conoce la empresa. Estecorresponde al Registro en la Cmara de Comercio. Para la ordenacin de nombres deben aplicarse las reglas que se describen a continuacin: Reglas para Ordenar Nombres de Personas Naturales: El Cdigo Civil establece que toda personatienen derecho a su individualidad y por consiguiente, al nombre que por Ley le corresponde. Este


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comprende, el nombre, los apellidos y en su caso el seudnimo. Si interpretamos esta definicin para fines de archivo, los nombres de las personas naturales constande dos unidades: los nombres de pila y los apellidos (paterno y materno).

Primera regla Los nombres de individuos constan de dos unidades: Primera Unidad: apellidos, Segunda Unidad: nombres Cada unidad est compuesta por elementos, ejemplo:

El primer apellido es el primer elemento de la primera unidad y es la palabra de orden. Algunas personas nicamente llevan un solo apellido, en tales casos la primera unidad solo tendr unelemento. Igual sucede con los nombres.

Para ordenar es necesario comparar letra por letra, como se observa en el ejemplo siguiente; esto es,siguiendo un total y correcto orden alfabtico:


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Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila. Veamos cmo queda:

Segunda regla:

Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda. Ejemplo:


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Tercera regla: Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerar el documento de identidadrespectivo para diferenciarlos.. Este nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional,para poder realizar el ordenamiento.


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Cuarta regla: Apellidos con prefijo y apellidos compuestos: las preposiciones, contracciones, artculos y otras vocesque hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada unidad,sino que hacen parte integral de cada elemento. Ejemplo: Carlos Daz -Granados Prez Carlota Cuesta-Duque Rafael Garca-Herreros Gil

Abelino Del Corral Rojo Leopoldo De la Ossa Pardo

Alonso De la Barrera Cano Leonel De Len Len Belinda De Bedout Bedoya Reina De los Reyes Rey Dalia De la Rosa Leonela DLen Bravo

Anglica DAngelo ngel Abel De la Pava Colorado


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Quinta regla: Ttulos acadmicos, religiosos, militares, nobiliarios.: Cuando las personas son solicitadas por suttulo, ste se escribe al final entre parntesis. Se considera elemento de ordenacin si hayhomnimos.

Sexta regla: Nombres de mujeres casadas: existen dos criterios Hispano: En los pases de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para efectos legales o

comerciales. A partir de esta norma, se toma como primer apellido el paterno. La ordenacin quedar as:


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Reglas para Ordenar Nombres de Razones o Firmas Sociales Segn el Cdigo Civil, se llama persona jurdica una persona ficticia, capaz de ejercer derechos ycontraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las reglas para razones o firmas sociales, se refieren no solo a las personas jurdicas, sino a todaactividad econmica organizada con fines de lucro o sin ellos.

Primera regla: Los nombres de razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados.

Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales, hoteles, restaurantes, tabernas,libreras; instituciones religiosas, civiles, polticas, militares, educativas, oficiales o privadas. Las empresas tienen tantas unidades como resulten, salvo el caso de los artculos, preposiciones yconjunciones que no se consideran como unidades de clasificacin. Los artculos sern consideradosnicamente cuando vayan al comienzo de la razn social.

Segunda regla En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir a error, salvo queest registrada en esa forma, igualmente, debe evitarse el abuso de siglas. Cuando la empresa nosea conocida por su sigla, sta se puede colocar al final, entre parntesis como un dato aclaratorio.


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Tercera regla: Cuando en el nombre de una empresa existen nmeros, deben tratarse como si estuvieran escritos enletras. Sin embargo, cuando en el nombre de una razn social existe un nmero que es consecutivo,como es el caso de notaras, juzgados, almacenes en cadena, entre otros, ste conserva el orden y laescritura numricos.

Ejemplo:


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Cuarta regla: Cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razn social , se toma comounidad de orden el primer apellido.

4.3 DISPOSICIN FSICA DE LOS DOCUMENTOS

Las unidades documentales se alojan en unidades de conservacin (carpetas, bolsas, sobres, entreotros) debidamente marcadas o rotuladas. Las carpetas constituyen la unidad de conservacin ms comn. stas se marcan o rotulan mediantemarbetes (tiras de cartulina o cintas de papel engomado). La titulacin de cada marbete debe hacersesegn las normas del sistema de ordenamiento, y la escritura debe iniciarse a tres espacios de lamargen izquierda.

Para facilitar la localizacin de los documentos se emplean guas y subguas, que actan comoinstrumentos de localizacin. Las guas son ayudas visuales que se encargan de separar distintos grupos de documentos dentro delas unidades de instalacin. Se dividen en:

Auxiliares: llevan escrita una expresin numrica o alfabtica. Principales: hacen referencia a la unidad de orden. Las subguas preceden a las divisiones de las guas principales.

El empleo de guas y subguas depende del sistema de ordenamiento, no siempre se requiere hacer uso de todas ellas. Las unidades de instalacin son los muebles destinados para el almacenamiento de los documentos(Folderamas, gaveteros, estantes, entre otros), los cuales se marcan o rotulan en los respectivos portandices. La disposicin de las guas, subguas y unidades de conservacin en el interior de las unidades deinstalacin se hace en distintos lugares, llamados posiciones (1 , 2, 3... ) que dependen de lavisibilidad de los documentos (Horizontal o vertical). En las unidades de instalacin de visibilidad vertical las posiciones se determinan y se leen de arriba


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hacia abajo.

En las unidades de instalacin de visibilidad horizontal las posiciones se determinan y se leen deizquierda a derecha.


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4.3.1 Sistema Temtico

Es la ordenacin alfabtica de las series y subseries documentales, por el asunto o tema de sucontenido. Es un sistema que permite tener juntos todos los documentos que se generan alrededor deuna misma gestin administrativa. Este sistema supone una definicin exacta concisa, especfica y clara de los asuntos que se tramitanen las dependencias y la difusin de los mismos, para que todas las dependencias conserven hastadonde les sea posible, los mismos asuntos generales.

Disposicin Fsica de los Documentos Las unidades documentales se alojan en unidades de conservacin (carpetas, bolsas, sobres, entreotros) debidamente marcadas o rotuladas. Las carpetas constituyen la unidad de conservacin ms comn. stas se marcan o rotulan mediantemarbetes (tiras de cartulina o cintas de papel engomado). La titulacin de cada marbete debe hacersesegn las normas del sistema de ordenamiento, y la escritura debe iniciarse a tres espacios de la

margen izquierda.

Para facilitar la localizacin de los documentos se emplean guas y subguas, que actan comoinstrumentos de localizacin. Las guas son ayudas visuales que se encargan de separar distintos grupos de documentos dentro delas unidades de instalacin. Se dividen en:

Auxiliares: llevan escrita una expresin numrica o alfabtica. Principales: hacen referencia a la unidad de orden. Las subguas preceden a las divisiones de las guas principales. El empleo de guas y subguas depende del sistema de ordenamiento, no siempre se requiere hacer uso de todas ellas. Las unidades de instalacin son los muebles destinados para el almacenamiento de los documentos(Folderamas, gaveteros, estantes, entre otros), los cuales se marcan o rotulan en los respectivos portandices. La disposicin de las guas, subguas y unidades de conservacin en el interior de las unidades deinstalacin se hace en distintos lugares, llamados posiciones (1 , 2, 3... ) que dependen de lavisibilidad de los documentos (Horizontal o vertical). En las unidades de instalacin de visibilidad vertical las posiciones se determinan y se leen de arribahacia abajo.

En las unidades de instalacin de visibilidad horizontal las posiciones se determinan y se leen deizquierda a derecha.:

Ejemplo:


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5. GLOSARIO DE T RMINOS

6. BIBLIOGRAF A / WEBGRAF A

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Realiza un listado de las palabras que no comprendas para buscar su significado

Material compilado por: Mary Luz Lpez Hernndez, Instructora de Archivstica. SENA, Regional Antioquia


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ANEXOS:

ANEXO No. 1 EJEMPLO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMA DPROCESOS


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FLUJOGRAMA PROCESO MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA


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ANEXO No. 2 MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICION DDOCUMENTOS


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ANEXO No. 3 FLUJOGRAMA DE PROCESO PARA RETIRO DE FUNCIONARIO

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