Departamento de Administración.Profesora Carolina Gutiérrez.

Gestión en Compra y Venta GUIAS DE DESPACHO

• Quienes y en que casos están obligados a emitir guías de despacho?

• A quienes se deben emitir guías de despacho?

• Momento de emisión de un guía de despacho.

• Timbraje y numeración de una guía de despacho.

• Como se controla la emisión de guías de despacho en caso de sucursales y vendedores?

• Ejemplares y destino de ellos.

• Datos impresos de las guías de despacho.

• Datos que deben “llenarse” a emitir una guía de despacho.

• Cuando se omite el valor unitario en las guías de despacho?.

• Responsabilidad solidaria del transportista que traslada mercaderías sin guía de despacho.

• Se pueden trasladar bienes con guías de despacho del transportista?

• Es posible emitir una guía de despacho a nombre de nuestro vendedor cuando no se tiene claro quien comprará el producto?

• Se debe emitir una guía de despacho por el traslado de mercaderías entre la casa matriz y las sucursales o entre sucursales?

• Se puede emitir una guía de despacho a nuestro propio nombre para retirar mercadería de la aduana?.

• Que período de validez tiene una guía de despacho?

• Que pasa si no se factura una guía de despacho dentro del plazo legal?

• Anulación de una guía de despacho.

 

Quienes y en que casos están obligados a emitir guías de despacho. Los vendedores, cuando postergan la emisión de la factura y cuando disponen el traslado de bienes corporales muebles, sea por ventas u operaciones que la ley equipara a ventas. También por operaciones que no sean ventas, como ser el traslado de un activo fijo para su reparación. Los prestadores de servicios (afectos a IVA), cuando disponen el traslado de bienes corporales muebles.

A quienes se deben emitir guías de despacho.Tenga presente que la guía de despacho es un documento que reemplaza

transitoriamente una factura, cuando se trata de una venta. Además, es un documento para respaldar todo traslado de bienes corporales muebles. Entonces, se debe emitir una Guía quien se le esté entregando un bien que se facturará posteriormente, y, además, a quien retire un bien del local de venta para realizar un traslado, aunque no sea venta.

Momento de emisión de la guía de despacho. Se debe emitir en el momento del inicio del traslado de los bienes.

Timbraje y numeración de las Guías de despacho.Las guías de despacho deben ser timbradas por el Servicio de Impuestos Internos y tienen una numeración única nacional.

Como se controla la emisión de guías en caso de sucursales y vendedores. Se controla mediante el libro de control de documentos, donde se anota la fecha y la numeración de los talonarios que se están enviando.

Ejemplares y destino de ellos.

• Original : Se entrega a quien retira el bien para su traslado.

• Duplicado : Lo conserva el emisor. Si corresponde, deberá facturar.

• Triplicado : También se entrega a quien retira el bien. Es el control tributario.

• Cuadruplicado: Cobro ejecutivo: lo conserva el emisor, salvo en el caso de que la venta sea al contado.

Datos impresos de las guías de despacho. Igual que en las facturas:

• Debe decir “Guía de despacho” 

• Nombre o razón social del emisor.

• Número de Rut.

• Domicilio de la casa matriz y sucursales.

• Comuna o nombre del lugar.

• Giro del negocio.

• Teléfono y casilla, si corresponde.

• Numeración correlativa única.

Datos que deben ser “llenados” al emitir una guía de despacho. Identificación del comprador o destinatario de los bienes, con el nombre o razón social, Rut, giro, comuna y teléfono.

• Fecha de emisión de la guía, que debe coincidir con el inicio del traslado. (muy importante, no se pueden trasladar bienes con guías antiguas.)

• Detalle de las especies, indicando número de unidades, peso o volumen si corresponde, su nombre y/o características y su valor unitario.

Cuándo se omite el valor unitario en las guías de despacho?.Cuando se trata de traslados de mercaderías que no sean ventas. Pero, debe anotarse en forma clara el motivo del traslado.

Responsabilidad solidaria del transportista que traslada mercaderías sin guía de despacho. Si el transportista traslada mercaderías sin guía de despacho y es fiscalizado, debe identificar al vendedor o prestador de servicios. Si no lo hace, es responsable solidario de las sanciones. Esto es, las sanciones se le pueden hacer efectivas a él o al vendedor o prestador de servicios.

Se pueden trasladar bienes con guías de despacho del transportista?No, la guía de despacho la debe emitir el que ordena el traslado.

Es posible emitir una guía de despacho a nombre de nuestro vendedor cuando no se tiene claro quien comprará el producto?.Si, se trata de un traslado de mercaderías que no constituye venta. En la guía debe quedar claro el motivo del traslado. Si el vendedor realiza una venta, deberá emitir la guía, boleta o factura que corresponda.

Se debe emitir una guía de despacho por el traslado de mercaderías entre la casa matriz y las sucursales o entre sucursales?.Si, se trata de un traslado de mercaderías que no es venta. En la guía debe quedar claro el motivo del traslado.

Se puede emitir una guía de despacho a nuestro propio nombre cuando se retira mercadería de la aduana?.Si, por tratarse de un documento de traslado.

.Que período de validez tiene una guía de despacho?La fecha de emisión debe ser la misma fecha del inicio del traslado. La guía es válida por el tiempo de demora razonable entre el inicio del traslado y el lugar de destino de los bienes. Si la guía es antigua debe hacerse una nueva. De lo contrario puede sufrir una sanción.

Que pasa si no se factura una guía dentro del plazo legal?  (5 primeros días del mes siguiente)La sanción es la misma a no haber emitido la factura.

Anulación de una guía de despacho.Para anular una guía, deben reunirse todos sus ejemplares y poner la palabra “nula”. La guía de reemplazo debe hacer referencia al documento anulado.

FACTURAS DE VENTA

• Quienes están obligados a emitir facturas?

• Se debe emitir factura a un particular si esto lo solicita?

• Timbraje y numeración de las facturas.

• Que hay que hacer si se emiten facturas sin respetar el correlativo?

• Como se controla la numeración de las facturas en caso de sucursales y vendedores?

• Ejemplares de una factura y destino de ellos?

• Que datos debe tener impresos cada ejemplar?

• Que datos deben “llenarse” al confeccionar una factura?

• En qué momento se debe emitir una factura?

• Existe un monto mínimo para emitir una factura?

• Cómo se anula una factura?

• Corrección de errores cometidos en la emisión de una factura con nota de crédito.

• La factura puede tener leyendas distintas a las legales?

• Es posible emitir una factura en reemplazo de una nota de crédito?

• Se puede emitir una factura con precio distinto al de la guía?

• Al emitir una factura se debe poner, necesariamente, el monto en palabras?

• Se debe emitir una factura por la venta de activo fijo?

• Se puede emitir una factura que se refiera a varias guías de despacho?

• Como se documentan los artículos entregados como muestras u obsequios?

• Que hay que hacer si se pierden facturas?

• Se puede facturar una venta nacional en moneda extranjera?

• Que se hace si se extravía una factura enviada a un cliente?

 

Quienes están obligados a emitir facturas?.Están obligados a emitir facturas los vendedores en las operaciones que realicen con otros vendedores o prestadores de servicios.Los prestadores de servicio cuando la prestación se haya hecho a un vendedor prestador de servicios.

Se debe emitir factura a un particular si este lo solicita?. No se está obligado a emitir factura a una persona que no es contribuyente de IVA,

Timbraje y numeración de las Facturas?.Las Facturas de Venta deben tener una numeración única nacional y deben sertimbradas en el Servicio de Impuestos Internos.

Que hay que hacer si se emiten facturas sin respetar el correlativo.Se debe incluir en las ventas del período y pagar el impuesto que corresponda. Es conveniente dejar una nota en el libro de ventas.

Cómo se controla la numeración de las facturas en caso de sucursales y vendedores?.Se deben controlar mediante su registro en el libro de control de documentos. En él se anotan los correlativos de los talonarios y las fechas en que los documentos se envían.

Ejemplares de una factura y destino de ellos?.Las facturas deben emitirse en cuatro ejemplares: Original: Se entrega al cliente.Duplicado: Queda en poder del vendedor.Triplicado: Se entrega al cliente. Es el control tributario. Cuadruplicado: Cobro ejecutivo. En principio queda en poder del vendedor, a no ser que la venta sea al contado, pues en tal caso debe entregarse al comprador

Que datos debe tener impresos de cada ejemplar?

• Debe decir “Factura”.

• Nombre o razón social del emisor.

• Número de RUT.

• Domicilio de la casa matriz y de las sucursales si corresponde.

• Giro del Negocio.

• Número de Teléfono. Casilla, si corresponde.

• Numeración correlativa.

Que datos deben “llenarse” al confeccionar una factura?Identificar al comprador: Nombre o razón social, Rut, domicilio, comuna, giro, teléfono.

• Detallar las mercaderías o tipos de servicios.

• Señalar el precio unitario, a no ser que se haya emitido guía de despacho.

• Indicar separadamente el monto neto de la operación, el IVA y el total.

• Hacer referencia a la guía de despacho, si corresponde.

• Indicar condiciones de venta.

En que momento se debe emitir la factura?Si se trata de venta de bienes corporales muebles, la factura debe emitirse al momento de la entrega real o simbólica de los bienes. Hay entrega simbólica cuando se le entregan al comprador las llaves en que está la mercadería, cuando el comprador ya estaba en posesión de la mercadería y cuando la mercadería está puesta a disposición de comprador, aunque éste no la retire. Si se ha facturado un servicio la factura debe emitirse al momento del pago.

Existe monto mínimo para emitir una factura?.No existe exigencia de un monto mínimo para emitir factura. Si corresponde emitirla, esta debe emitirse cualquiera sea el monto.

Cómo se anula una factura?.Para anular una factura se deben reunir todos los ejemplares y escribir la palabra “nula”. En caso de emitirse una nueva factura se hace referencia a la factura anulada.

Corrección de errores cometidos en la emisión de una factura con nota de crédito.Hay algunos errores que se pueden corregir emitiendo una nota de crédito.

Estos errores son: Rut, domicilio, giro y comuna. Nada más.

La factura puede tener leyendas distintas a las legales?.No existe impedimento para que las facturas contengan leyendas distintas a las legales, siempre y cundo, respeten y no interfieran con las leyendas establecidas en la ley.

Que plazo hay para emitir una factura que tiene una guía previa?.La factura se debe emitir dentro de los 5 primeros días del mes siguiente a aquel en que se hizo la guía. Si no se hace así, la sanción es la misma que si no se hubiera emitido factura.

Es posible emitir una factura en reemplazo de una nota de crédito?No, se trata de documentos que tienen distintos fines.

Se puede emitir factura con precio distinto al de la guía.?.En principio esto no es posible hacerlo. Pero, si en la misma guía se deja constancia de que por alguna circunstancia razonable el precio podría variar, se podría facturar con un precio distinto al de la guía.

Al emitir una factura se debe poner necesariamente el monto en palabras?.No es necesario. No existe disposición legal o reglamentaria que lo exija.

Se debe emitir una factura por la venta de activo fijo?.Si. Tanto en el caso de que la venta del activo fijo esté afecta o exenta de IVA. Cabe recordar que si Ud. vende un activo fijo nuevo que tiene 4 años de antigüedad o menos, se debe vender con IVA. En caso que la venta esté exenta de IVA debiera emitirse una factura exenta. En la práctica, el contribuyente no tiene facturas exentas, se opta por hacer un contrato de compraventa notarial.

Se puede emitir una factura que se refiera a varias guías de despacho?.Sí. No hay disposición legal o reglamentaria que lo prohíba.

Cómo se documentan los artículos entregados como muestras u obsequios?.Estos artículos deben documentarse emitiendo las facturas o las boletas correspondientes. Esto, en el entendido que estos artículos se entregan con fines promociónales.

Que hay que hacer si se pierden Facturas?.Se debe dar un aviso al Servicio de Impuestos Internos dentro de los 10 días siguientes de ocurrido el hecho. Para ello se emplea un formulario especial, el Nº 3238. Si los documentos perdidos están sin usar se debe publicar un aviso por tres días consecutivos en periódico de circulación nacional. Nota: La pérdida de facturas es drásticamente sancionada y estos avisos no evitan necesariamente la sanción. El servicio debe calificar si la pérdida ha sido fortuita o culpable. Vea nuestro Tema: “Pérdida de documentos”

Se puede facturar una venta nacional en moneda extranjera?No. Los documentos tributarios deben emitirse en pesos chilenos.

Que se hace si se extravía una Factura enviada a un cliente?.No hay un procedimiento tributario para subsanar esta situación. Por lo tanto, para efectos tributarios la factura es válida.