GUÍA DE IDENTIFICACIÓN DE CADENAS DE...

GGUUÍÍAA DDEE IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE CCAADDEENNAASS DDEE TTRRÁÁMMIITTEESS

Área de Articulación y Gestión Programa Agenda de Conectividad

Estrategia de Gobierno en línea

© República de Colombia - Derechos Reservados

Bogotá, DC., marzo de 2009


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Ministerio de Comunicaciones

María del Rosario Guerra

Ministra de Comunicaciones

Programa Gobierno en línea

María Isabel Mejía Jaramillo

Directora

Dirección de Articulación y Gestión

Francisco Camargo Salas

Director

Gerente Proyecto OPTICA - GEL

Alta Consejería Presidencial para la Competitividad y las Regiones

Miguel Esteban Peñaloza Barrientos

Alto Consejero Presidencial

Pablo Jaramillo Quintero

Asesor

Departamento Administrativo de la Función Pública

Elizabeth Cristina Rodríguez Taylor

Directora

everis:

Germán Cutillas López

Gerente Sector Público

Wilson Ordóñez Romero

Gerente Proyecto OPTICA - everis

Para la presente publicación participaron los representantes de las siguientes entidades: Programa Gobierno en

línea, Departamento Administrativo de la Función Pública, everis, Universidad Sergio Arboleda.

Primera edición: 2009

© Derechos de autor patrimoniales

Ministerio de Comunicaciones – Programa Gobierno en línea

Diseño de portada y diagramación:

EDUMEDIA

Impreso y hecho en Colombia

Printed and made in Colombia

ÁÁRREEAA DDEE AARRTTIICCUULLAACCIIÓÓNN YY GGEESSTTIIÓÓNN

PPRROOGGRRAAMMAA AAGGEENNDDAA DDEE CCOONNEECCTTIIVVIIDDAADD EESSTTRRAATTEEGGIIAA DDEE GGOOBBIIEERRNNOO EENN LLÍÍNNEEAA

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TTAABBLLAA DDEE CCOONNTTEENNIIDDOO

Relación de Tablas --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

Relación de Ilustraciones -------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

PRESENTACIÓN --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

1. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ----------------------------------------------------------- 11

1.1 Definir la información a levantar -------------------------------------------------------------------------- 11

1.2 Identificar interlocutores------------------------------------------------------------------------------------- 12

1.3 Envío y seguimiento de la información ----------------------------------------------------------------- 13

2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ---------------------------------------------------------------------- 15

2.1 Revisión y estandarización de la información -------------------------------------------------------- 15

2.2 Identificación de entidades tipo --------------------------------------------------------------------------- 17

2.3 Identificación de trámites tipo ----------------------------------------------------------------------------- 17

3. IDENTIFICACIÓN DE CADENAS Y SELECCIÓN DE MEC´s ----------------------------------- 19

3.1 Identificación de cadenas de trámites ------------------------------------------------------------------ 19

3.1.1 Identificación de las conexiones -------------------------------------------------------------------------- 19

3.1.2 Identificación de las cadenas de trámites ------------------------------------------------------------- 22

3.2 Selección de los Momentos Esenciales del Ciudadano MEC´s --------------------------------- 26

4. ASIGNACIÓN DE MOMENTOS ESENCIALES DEL CIUDADANO A LAS CADENAS DE TRÁMITES ------------------------------------------------------------------------------------------- 29

5. REFERENCIAS ------------------------------------------------------------------------------------------------- 30


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RELACIÓN DE TABLAS

Tabla 1. Base de datos de interlocutores. -------------------------------------------------------------------------------------------------- 13 Tabla 2. Cuestionario de levantamiento de información. ------------------------------------------------------------------------------- 13 Tabla 3. Control y seguimiento del levantamiento de información. ------------------------------------------------------------------ 14 Tabla 4. Listado oficial de entidades. ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16 Tabla 5. Listado oficial de trámites. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16 Tabla 6. Listado oficial de documentos. ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 17 Tabla 7. Listado de entidades tipo. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17 Tabla 8. Listado de trámites tipo. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 18 Tabla 9. Matriz identificación de conexiones (entidad solicitante). ------------------------------------------------------------------ 20 Tabla 10. Matriz identificación de conexiones (documentos). ------------------------------------------------------------------------- 21 Tabla 11. Matriz identificación de conexiones (entidad oferente). ------------------------------------------------------------------- 22

Tabla 12. Ejemplo Cadena de trámites “Solicitud de retiro parcial de cesantías para compra de vivienda o lote para edificarla”. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 25 Tabla 13. Ejemplo Asociación Cadena de Trámites MEC´s. --------------------------------------------------------------------------- 29



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RELACIÓN DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Fases de Identificación de Cadenas. --------------------------------------------------------------------------------------- 7 Ilustración 2. Información a levantar. ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 Ilustración 3. Matriz de conexiones. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20 Ilustración 4. Tabla conexión de eslabones. ----------------------------------------------------------------------------------------------- 23 Ilustración 5. Ejemplo Eslabón de cadena D1. -------------------------------------------------------------------------------------------- 23 Ilustración 6. Ejemplo Eslabón de Cadena D2. ------------------------------------------------------------------------------------------- 24 Ilustración 7. Ejemplo Eslabón de Cadena D3. ------------------------------------------------------------------------------------------- 24 Ilustración 8. Ejemplo Cadena de trámites. ----------------------------------------------------------------------------------------------- 24 Ilustración 9. Acceso del ciudadano a las cadenas de trámites a través de los MEC´s. ---------------------------------------- 26 Ilustración 10. MEC´s – Derechos fundamentales. -------------------------------------------------------------------------------------- 28


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PRESENTACIÓN

El Programa Gobierno en línea contrató la Unión Temporal Universidad Sergio Arboleda - everis para

desarrollar el Proyecto ÓPTICA (Optimización de Cadenas de trámites), adelantado en cooperación

con el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Alta Consejería Presidencial para la

Competitividad y las Regiones, cuya finalidad es la optimización y automatización de cadenas de trámites,

en procura de una Administración Pública moderna y racional, cuyo eje central son las necesidades y

expectativas del ciudadano.

De esta manera, este proyecto permite identificar las relaciones existentes entre entidades, partiendo de

las necesidades de los ciudadanos y empresarios.

La unidad conceptual Cadena de Trámites se genera en el momento en que una entidad ejecuta un

trámite solicitado por un ciudadano o empresario, cuya gestión demanda el acceso a otra entidad, con el

fin de reunir los requisitos (documentos) solicitados para su realización.

La identificación de las cadenas de trámites permite generar procesos de optimización, racionalización y

automatización, entre otros. Con este propósito, se ha diseñado esta guía que le permitirá acceder a esta

información con la misma metodología implementada en el proyecto ÓPTICA, en el marco de la

Metodología de Identificación de Cadenas de Trámites.

La guía de identificación de cadena de trámites tiene por objeto servir de pauta en las diferentes fases del

proceso de identificación de cadenas de trámites a fin de garantizar que se contemplen todos los aspectos

importantes y adelantar de forma ordenada todas las acciones necesarias.

Para tal efecto la presente guía se encuentra estructurada en seis secciones que se detallan a

continuación.

La presentación describe los aspectos principales del contenido con algunos conceptos básicos referentes a

los términos más utilizados en el documento.



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Del primero al cuarto capítulo se detallan las cuatro fases que se deben desarrollar para la identificación de

las cadenas de trámites que son las siguientes:

Ilustración 1. Fases de Identificación de Cadenas.

Levantamiento de la información

Análisis de la

Información

Asignación de MEC´s a las

cadenas de trámites

Identificación de cadenasy selección

de los MEC´s

El primer capítulo describe el levantamiento de información centrada en las actividades para definir la

información necesaria, identificar interlocutores y realizar el envío y seguimiento de la información.

En el segundo capítulo se relacionan las actividades principales para el análisis de la información teniendo

en cuenta la revisión y estandarización de la información, identificación de entidades tipo e identificación

de trámites tipo.

El tercer capítulo tiene como propósito detallar el proceso de identificación de las cadenas de trámites y la

selección de los Momentos Esenciales del Ciudadano en el proyecto OPTICA.

En el cuarto capítulo se explica en qué consiste la asignación de las cadenas de trámites a los Momentos

Esenciales del Ciudadano.

Finalmente, el capítulo quinto presenta las referencias tenidas en cuenta para la elaboración de la presente

guía.


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CONCEPTOS BÁSICOS

A continuación se presentan algunos conceptos básicos de los términos más utilizados en el presente documento con el fin de facilitar la comprensión del mismo. Automatización (requisito automatizado): Es el uso de las TIC’s para apoyar y optimizar los procesos

que soportan los trámites (Programa Agenda de Conectividad).

Cadena de trámites: A partir de las necesidades identificadas por los ciudadanos se genera una contacto

ciudadano-Estado que se resuelve mediante la ejecución de trámites. La relación que se establece entre

estos trámites en función de los requisitos exigidos para su realización, los cuales se cumplen a través de

otros trámites o servicios prestados por otras entidades, genera las cadenas de trámites. Esta relación

puede darse intra e inter-sectorial, ya sea entre entidades del Estado o con particulares que desempeñan

funciones administrativas.

Cadena de trámites tipo: Agrupación de cadenas, cuyo trámite origen comienza en la misma entidad o

entidades tipo y se asemejan por tener un patrón similar en el proceso de tramitación.

Ciclo de vida: El ciclo de vida ha sido un concepto ampliamente difundido en el ámbito de las ciencias

sociales para designar la perspectiva cronológica bajo la cual se presentan las diferentes instancias etarias

de un ser humano. Desde esta perspectiva “un análisis cronológicamente organizado estudia al ser

humano como un todo y se refiere a los diversos aspectos del desarrollo tenidos en cuenta en diferentes

momentos de la vida”.

Conexión: Relación de una entidad solicitante con una entidad oferente.

Documento solicitado: Es el documento que requiere una entidad para la realización de alguno de sus

trámites.

Documento tipo: Son documentos, que dada su naturaleza, similitud y la solicitud que hacen de estos

diferentes entidades y trámites, pueden estandarizarse y considerarse como un solo documento.

Entidad oferente: Es la entidad responsable del trámite que surte el documento requerido por la entidad

solicitante.

Entidad solicitante: Es la entidad a la que el ciudadano acude para la ejecución de un trámite, para lo

cual la entidad requiere uno o varios documentos, con el ánimo de satisfacer la necesidad del ciudadano /

usuario.

Entidad tipo: Son entidades que tienen objetivos misionales comunes. En este grupo estarían entidades

como las Corporaciones Autónomas Regionales o las Universidades.



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Familia de trámites: Concepto utilizado en algunos países para definir un Trámite Tipo.

Listado oficial de documentos (LOD): Del análisis de la información recibida se obtendrá un listado de

documentos estándar. En este listado estarán incluidos todos los documentos con un nombre unívoco para

cada documento o grupo de documentos.

Listado oficial de entidades (LOE): Una vez analizada la información recibida, se define y estandariza

el listado de entidades al que se hará referencia en todo momento a lo largo del proyecto.

Listado oficial de trámites (LOT): Es el listado de trámites producto del análisis de la información

recibida de cada una de las entidades. Dicho listado de trámites será estándar, y de ahí en adelante se les

nominará de igual forma.

Mapa general de cadenas: Es la representación gráfica que da una visión general de todas las cadenas

de trámites identificadas.

Momentos Esenciales del Ciudadano MEC´s: Son aquellos en los cuales el ciudadano entra en

contacto con el Estado para adquirir y ejercer derechos o cumplir obligaciones, obteniendo un resultado

específico a través de la realización de trámites, cada vez que lo requiera o deba realizar en la vida, sin que

éstos momentos sean obligatoriamente cronológicos, ni dependientes, ni cíclicos, ni permanentes en el

tiempo.

Punto de ruptura: Son aquellas situaciones en las que un trámite presenta problemas en su ejecución

susceptibles de optimización (cuellos de botella, procedimientos innecesarios, etc.).

Requisitos: Son los documentos, pasos o condiciones necesarias para la ejecución del trámite.

Servicio: Es el conjunto de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar la

satisfacción del usuario, dándole valor agregado a las funciones de la entidad.1

Subcadena de trámites: Es aquella parte de una cadena de trámites que se repite en dos a más

cadenas de trámites.

Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios

para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se inicia

cuando un particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como

trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando la solicitud.2

1 Guía para la inscripción y racionalización de trámites y servicios de la Administración Pública, Departamento Administrativo de la

Función Pública, septiembre de 2008.

2 Idem.


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Trámite origen: Se identifica como trámite origen aquel trámite que inicia una cadena de trámites y que

por tanto será el inicio de la misma.

Trámite tipo: Es aquel trámite que se repite en diferentes cadenas de trámites, ya sea porque el

procedimiento de ejecución es similar o porque de su ejecución se obtenga un mismo producto.



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1. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El objetivo de esta etapa es reunir toda la información sobre la cual se basan las fases siguientes del

proceso. Para ello se deben realizar las siguientes actividades:

• Definir la información necesaria

• Identificar interlocutores

• Realizar el envío y seguimiento de la información

1.1 Definir la información a levantar

Ilustración 2. Información a levantar.

5. Marco jurídico y

legal

4. Iniciativas

en curso.

3. Documentos necesarios para cada

trámite

2. Trámites

de cada entidad

1. Entidades Implicadas

IINNFFOORRMMAACCII

ÓÓNN

GGEENNEERRAALL AA

LLEEVVAANNTTAARR


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El primer paso para realizar un levantamiento de información de forma eficiente y completa hace referencia

a la identificación de la información necesaria a conseguir. En este sentido, los aspectos mínimos que se

deben tener en cuenta son los siguientes:

• Entidades implicadas: Se describen todas las entidades implicadas en el proceso de

identificación de cadenas, es decir, todas aquellas entidades que dentro del marco de referencia

deban realizar trámites.

• Trámites por entidad: Para cada una de las entidades implicadas descritas se deben establecer

los trámites de los que son responsables.

• Documentos necesarios: Una vez identificados los trámites del proyecto, es decir los

pertenecientes a las entidades implicadas, se deberán detallar todos los documentos necesarios

para ejecutar cada uno de los trámites.

• Iniciativas en curso: Con el objetivo de reutilizar trabajos anteriores elaborados, se debe tener

conocimiento de las iniciativas que estén relacionadas con el tema en el marco del proyecto.

• Marco jurídico y legal: Al iniciar el proyecto es importante conocer y analizar el marco jurídico

de cada uno de los trámites identificados, es decir, las normas que regulan el entorno de

tramitación administrativa.

En el orden Nacional, los tres primeros conceptos (entidades, trámites y documentos) se encuentran en el

SUIT (Sistema Único de Información de Trámites) que hace parte del Portal del Estado Colombiano

(www.gobiernoenlinea.gov.co).

1.2 Identificar interlocutores

Esta actividad se realiza con el fin de obtener las bases de datos de contactos y realizar su validación y

actualización. Dicha base de datos deberá incluir, como mínimo, los datos del administrador del trámite,

quien es la persona (o personas) que tiene el conocimiento de la información referente a los trámites, en

cada entidad. Se recomienda diligenciar la tabla que se presenta a continuación, la cual contiene la

información requerida para cada uno de los contactos:



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Tabla 1. Base de datos de interlocutores.

Nombres Apellidos CargoContacto

Telefónicoe-mail

Dirección

Postal

Entidad a la

que pertenceNombres

DATOS ADMINISTRADOR TRAMITE

NOMBRE

TRAMITEENTIDAD

1.3 Envío y seguimiento de la información

Una vez identificada la información a levantar y validada la base de datos de contactos, debe enviarse la

petición de información a las entidades implicadas. Dicha información debe estar relacionada en un archivo

Excel que contenga la siguiente información:

• Entidad Solicitante: Establecer tanto el nombre de la entidad como los nombres de todos los

trámites de la entidad que originó el requisito.

• Documento: Listar todos los documentos relacionados con cada uno de los trámites

identificados.

• Entidad Oferente: En este caso se deben diligenciar dos campos, el nombre de la entidad

oferente, que es la entidad que genera el documento que requiere la entidad solicitante, y el

nombre del trámite mediante el cual la entidad oferente obtiene el documento solicitado.

Así, el formato de petición de información debe ser el siguiente:

Tabla 2. Cuestionario de levantamiento de información.

DOCUMENTO

Nombre Entidad Nombre Trámite Nombre del Documento Nombre Entidad Nombre Trámite

ENTIDAD SOLICITANTE ENTIDAD OFERENTE

CUESTIONARIO RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN


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La información debe ser enviada en un archivo por medio de correo electrónico a las entidades implicadas

para la identificación de las cadenas de trámites, en el que se detalle todos los trámites que resuelven, los

documentos requeridos para la ejecución, la entidad que genera cada uno de los documentos y el trámite

mediante el cual lo hace.

Una actividad clave en el levantamiento de la información es el seguimiento que se hace del proceso. El

objetivo de esta tarea es tener un control del flujo de información y del retraso en la obtención de la

misma. Para ello se debe elaborar una tabla de seguimiento de la información, en la que se incluirá la

trazabilidad de la información, diligenciando una tabla como la que se muestra a continuación:

Tabla 3. Control y seguimiento del levantamiento de información.

SECTOR Entidad Trámite ResponsableDatos de contacto

Fecha de envío del

formulario

Comentarios al envío

SeguimientoFecha de recepción

Información completa?

RECUERDE:

1. Identifique la información a levantar

2. Identifique los interlocutores con las entidades (Administradores de Trámites)

3. Envíe la petición de información y realice el seguimiento de su diligenciamiento

¡IMPORTANTE!

EL LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ES LA BASE DE LA IDENTIFICACIÓN DE LAS CADENAS DE TRÁMITES



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2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Una vez recopilada la información de las entidades, esta es consolidada y analizada. El objetivo de dicho

análisis es estandarizar la información para cada uno de los trámites implicados.

Para ello se realizarán las siguientes actividades:

• Revisión y estandarización de la información

• Identificación de entidades tipo

• Identificación de trámites tipo

Las tablas 4 a 8 presentan ejemplos de las herramientas a utilizar en cada actividad.

2.1 Revisión y estandarización de la información

En un primer paso, se debe comprobar que se ha recibido toda la información necesaria de las entidades

involucradas y que dicha información es correcta, es decir, que todos los campos de la ficha estén

correctamente diligenciados.

Una vez corroborada la información, la siguiente tarea es estandarizar la información recibida, obteniendo

los listados de entidades, de trámites y de documentos definitivos.

Para ello es necesario realizar las siguientes tareas:

• Definición del listado final de entidades: Se debe identificar un listado definitivo de entidades

involucradas que permita unificar la forma de designarlas, con el fin de que a partir de este

momento todos los actores del proceso hagan referencia a éstas de la misma manera. Para ello

se deberán incluir las entidades públicas (ejecutoras de los trámites) y las entidades privadas

involucradas en la ejecución de los mismos (notarías, concesiones y cámaras de comercio),

dado que en algunos casos, las entidades externalizan parte de sus servicios en este tipo de

entidades.


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Tabla 4. Listado oficial de entidades.

NOMBRE ENTIDAD ENTIDAD HOMOLOGADA

DAS Departamento Administrativo de Seguridad (DAS)

Dep. Adm. Seguridad Departamento Administrativo de Seguridad (DAS)

D.A.S. Departamento Administrativo de Seguridad (DAS)

LISTADO OFICIAL DE ENTIDADES

• Definición del listado final de trámites: Se elabora el listado oficial de trámites de cada una de

las entidades y analizar cuáles de ellos son obsoletos, es decir, relacionar aquellos que ya no

tienen vigencia en la Administración Pública. De la misma manera, deben relacionarse los

trámites que tienen nombres erróneos y homologar (estandarizar) los trámites identificados.

Tabla 5. Listado oficial de trámites.

NOMBRE TRÁMITE TRÁMITE HOMOLOGADO

Cita médica Solicitud general de cita médica

Solicitud de cita médica Solicitud general de cita médica

Petición de cita médica Solicitud general de cita médica

LISTADO OFICIAL DE TRÁMITES

• Definir el listado final de documentos: Uno de los problemas principales para la estandarización

de la información, se presenta al enfrentarse a la nomenclatura que cada una de las entidades

asigna a los documentos de las demás entidades. Así, documentos iguales reciben nombres

diferentes en función de la entidad que lo reclame. Por esta razón, otro paso importante es la

estandarización del listado oficial de documentos, la cual debe hacerse en el siguiente formato:

Homologar el nombre de las entidades y obtener el listado

definitivo.



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Tabla 6. Listado oficial de documentos.

NOMBRE DOCUMENTO DOCUMENTO HOMOLOGADO

Certificación judicial Certificado judicial

Pasado judicial Certificado judicial

LISTADO OFICIAL DE DOCUMENTOS

2.2 Identificación de entidades tipo

Con el objetivo de simplificar la identificación y el levantamiento de las cadenas de trámites, en esta etapa

se debe realizar la identificación de entidades tipo. Dicha identificación consiste en la agrupación, bajo una

misma identidad, de aquellas entidades cuyos trámites y procedimientos no varían entre ellas (entidades

tipo). Este puede ser el caso de los colegios, institutos técnicos, Empresas Sociales de Estado, etc.

Tabla 7. Listado de entidades tipo.

ENTIDAD HOMOLOGADA ENTIDAD TIPO

Colegio distristal Antonio Nariño Colegio distrital

Colegio distrital Simón Bolívar Colegio distrital

Colegio distrital Agustín Fernández Colegio distrital

ENTIDADES TIPO

2.3 Identificación de trámites tipo

Se entiende trámite tipo como aquel que se repite en diferentes cadenas de trámites, ya sea porque el

procedimiento de ejecución es similar o porque de su ejecución se obtiene un mismo producto. Por tanto,

se identifican aquellas actividades que son susceptibles de ser asociadas a un trámite tipo o que se realizan

en una misma entidad, como las licencias ambientales, retiro de cesantías, etc.


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Tabla 8. Listado de trámites tipo.

TRÁMITE HOMOLOGADO TRÁMITE TIPO

VISA de turismo VISA

VISA temporal de trabajador VISA

VISA de negocios VISA

TRÁMITES TIPO

RECUERDE:

1. Revise y estandarice la información

2. Identifique las entidades tipo

3. Identifique los trámites tipo



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3. IDENTIFICACIÓN DE CADENAS Y SELECCIÓN DE MEC´s

Una vez identificada, analizada y estandarizada toda la información, la presente fase se ejecuta a través de

las siguientes etapas:

• Identificación de cadenas de trámites

• Selección de Momentos Esenciales del Ciudadano MEC´s

3.1 Identificación de cadenas de trámites

El proceso de identificación de cadenas de trámites implica el desarrollo de las siguientes actividades:

• Identificación de las conexiones

• Identificación de las cadenas de trámites

3.1.1 Identificación de las conexiones

El objetivo de esta actividad es obtener las conexiones que genera cada uno de los documentos requeridos

por las entidades solicitantes con las entidades oferentes. Para ello se recopila la información analizada en

la anterior fase en tres componentes (entidad solicitante, documento y entidad oferente) y se relaciona en

la matriz de conexiones como se presenta en la ilustración 3.


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Ilustración 3. Matriz de conexiones.

E2E2

E1E1

Entidad Solicitante

Nombre Entidad Nombre Trámite

Entidad Solicitante


Documento

Consecutivo Nombre Documento

Documento

Consecutivo Nombre Documento

Entidad Oferente


Entidad Oferente


Ex T1 1 D1 E7 T27Ex T1 1 D1 E7 T27

Ex T1 2 D2 E12 T44Ex T1 2 D2 E12 T44

Ex T2 1 D3 E21 T32Ex T2 1 D3 E21 T32

Ey T3 1 D4 E51 T314Ey T3 1 D4 E51 T314

Ey T4 1 D5 E97 T423Ey T4 1 D5 E97 T423

C1C1

C2C2

C3C3

C4C4

C5C5

En las tablas 9 a la 11 se presenta un ejemplo en el que se identifican para cada uno de los componentes

de la matriz de conexiones, las conexiones de la Electrificadora del Huila SAESP y la Procuraduría General

de la Nación.

• Entidad solicitante: Los datos estandarizados en la etapa anterior se deben utilizar para

diligenciar la matriz de identificación de conexiones de la entidad solicitante. En la columna “ID

Entidad”, se relaciona el número consecutivo de Identificación asignado para cada entidad. En

la columna “Nombre Entidad” se registra la denominación homologada. El campo “ID Trámite”

corresponde al número sucesivo establecido para cada trámite. En el espacio “Nombre Trámite”

se debe indicar el nombre del trámite tal como se reconoce en cada entidad solicitante.

Finalmente el “Consecutivo” describe en orden el número de documentos que contiene cada

trámite.

Tabla 9. Matriz identificación de conexiones (entidad solicitante).

ID Entidad Nombre Entidad ID Tramite Nombre Tramite Consecutivo

1230 Electrificadora del Huila S.A E.S.P 4855 Solicitud de conexión del servicio de energía eléctrica 1

1230 Electrificadora del Huila S.A E.S.P 4855 Solicitud de conexión del servicio de energía eléctrica 2

1557 Procuraduría General de la Nación 3989 Solicitud del certificado sobre antecedentes 1



Entidad Solicitante



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• Documento: La columna “ID Documento del solicitante” se genera de la matriz Entidad

Solicitante (tabla 9) al agregar el ID Entidad + ID Trámite + Consecutivo. En el campo

“Descripción del documento solicitante” se consigna el nombre del documento como la entidad

se lo solicita al ciudadano. En “ID Documento” corresponde al número asignado al documento

homologado. Finalmente se coloca en “Documento homologado” el nombre estandarizado en la

fase anterior.

Tabla 10. Matriz identificación de conexiones (documentos).

ID Documento del solicitante

Descripción del documento solicitante

ID Documento Documento homologado

1230-4855-1Formato de solicitud de conexión

diligenciado y firmado194 Formato solicitud de disponibilidad del servicio

1230-4855-2Anexo del Reglamento Interno de

Instalaciones Eléctricas302 Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas-RETIE

1557-3989-1Cédula de Ciudadanía ó Cédula de

Extranjería15 Cédula de Ciudadania

1557-3989-2Certificado que acredite la

Representación Legal57

Certificado de existencia y representación legal/Certificado

de matricula mercantil

1557-3989-3Consignación bancaria a nombre del

Instituto de Estudios 286 Recibo de consignación

Elemento de conexión

• Entidad Oferente: En la columna “ID Entidad”, se relaciona el número consecutivo de

Identificación asignado para cada entidad. En la columna “Nombre Entidad” se registra la

denominación homologada. El campo “ID Trámite” corresponde al número sucesivo establecido

para cada trámite.

En el caso del campo referente al “Nombre trámite”, puede ser que el documento solicitado no

se obtenga mediante un trámite sino que corresponda a alguno de los siguientes casos, lo cual

implicaría, como se verá en el próximo apartado, que la cadena finalizaría. Dichos casos son los

siguientes:

- El trámite se realiza dentro de la propia Entidad Solicitante, por lo que la Entidad

Solicitante y la Entidad Oferente son la misma (No aplica trámite).

- El trámite lo realiza el propio solicitante, con lo que la Entidad Oferente es el

propio ciudadano/empresario (No aplica trámite).

- El trámite es un servicio, por lo tanto debe detallarse el nombre del servicio en la

columna correspondiente.

- El trámite pertenece a una Entidad Privada (No aplica trámite).


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Tabla 11. Matriz identificación de conexiones (entidad oferente).

ID

EntidadNombre Entidad

ID

TrámiteNombre Trámite Nombre del servicio

1230 Electirifcadora del Huila S.A. E.S.P. 6001 Es un servicio Disponibilidad del servicio

1246 Ministerio de Minas y Energía 6001 Es un servicio Consulta página web

1562 Registraduría Nacional del Estao Civil 2979 Cédula de ciudadanía

1617 Cámara de Comercio 6000 No aplica trámite

1618 Entidad Bancaria 6000 No aplica trámite

Entidad Oferente

Esta actividad se realiza repetidamente para cada una de las entidades implicadas, hasta conseguir la

matriz de conexiones, mediante la cual se conecta cada uno de los registros entre una entidad solicitante,

el trámite de la entidad solicitante, los documentos solicitados, la entidad oferente del documento y el

trámite que genera dicho documento.

3.1.2 Identificación de las cadenas de trámites

En este apartado, el ejercicio se centra en unir las conexiones identificadas en la actividad anterior

formando las cadenas de trámites. Para ello, cuando se identifique una conexión (Entidad Solicitante –

Documento – Entidad Oferente), el siguiente eslabón de la cadena parte del trámite y la entidad que ofrece

el documento solicitado y de los trámites que necesita ejecutar para obtener el documento solicitado, es

decir, que la entidad que en un primer momento era oferente pasa para la siguiente conexión a ser

solicitante.

Para la elaboración de este apartado se puede ejecutar la “Herramienta de Identificación de

Cadenas” la cual cuenta con un Manual de Usuario que requiere de su aplicación rigurosa3.

A modo de ejemplo teórico para la construcción de una cadena de trámites, en la ilustración 4 se

representa una tabla de conexión de eslabones que corresponde al Trámite 1 (T1) que se realiza ante una

Entidad x (Ex) que solicita tres Documentos (D1, D2 y D3):

3 La “Herramienta de Identificación de Cadenas” puede ser consultada en www.gobiernoenlínea.gov.co



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Ilustración 4. Tabla conexión de eslabones.

Entidad Solicitante Documento Entidad Oferente

Nombre Entidad Nombre Trámite Consecutivo Nombre Documento Nombre Entidad Nombre Trámite

Ex T1 1 D1 E7 T27E7 T27 1 D121 E11 Servicio (S)E7 T27 1 D121 E11 Servicio (S)

E7 T27 2 D122 Ciudadano (C ) -E7 T27 2 D122 Ciudadano (C ) -

E12 T44 1 D347 E12 -E12 T44 1 D347 E12 -

Ex T1 3 D3 E21 T32

C1C1

C2C2

C3C3

E21 T32 1 D45 Entidad Privada (P) -E21 T32 1 D45 Entidad Privada (P) -

Ex T1 2 D2 E12 T44

C33C33

C34C34

C56C56

C89C89

En este caso, la E7, para generar el D1 ejecuta el T27, que si se busca en el listado de conexiones, nos

indica que, para ejecutar el T27 requiere los D121 y D122. Por tanto, como se ha indicado con

anterioridad, la entidad E7 pasa de ser una entidad oferente a una entidad solicitante de estos dos

documentos para poder ejecutar el trámite T27. Como se aprecia en la ilustración 5, el documento D121 lo

ofrece la entidad E11 mediante un servicio (S), mientras que el documento D122 lo aporta directamente el

ciudadano (C). De esta forma, el primer eslabón de la cadena queda graficada de la siguiente forma:

Ilustración 5. Ejemplo Eslabón de cadena D1.

T1

D1

Ex

E7 T27

D121 E11 SD121 E11 S

D122 C

Identificar la rama correspondiente al documento D2. Dicho documento lo ofrece la entidad E12,

para lo cual ejecuta el trámite T44. Para la ejecución del trámite, se solicita el documento D347, que, a

diferencia de los casos anteriores, en este caso, lo ofrece la misma entidad solicitante E12 (M), por

ejemplo un formulario. Al igual que en el caso anterior, la ilustración 6 detalla el segundo eslabón de la

cadena.


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Ilustración 6. Ejemplo Eslabón de Cadena D2.

D2 T44E12T1Ex D347 E12 M

El último eslabón de la cadena, viene dado por la solicitud del documento D3, obtenido mediante el trámite

T32 de la entidad E21. Pero de la misma forma que en los casos anteriores, para ello, la entidad E21

solicita el documento D45, que en este caso es suministrado por una entidad privada (P). La ilustración se

representa de la siguiente forma:

Ilustración 7. Ejemplo Eslabón de Cadena D3.

T1Ex

D3 T32E21 PD45

De esta forma, la cadena de trámites elaborada a modo de ejemplo quedaría de la siguiente forma:

Ilustración 8. Ejemplo Cadena de trámites.

C3

C3

C1

C1

C2C2

C33C33

C34C34

C56C56

C89C89

D2 T44E12T1

D1

Ex

E7 T27

D121 E11 SD121 E11 S

D122 C

D347 E12 M

D3 T32E21 PD45



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RECUERDE:

1. Identifique las conexiones elaborando la “Matriz de Conexiones” a partir de la información

levantada y estandarizada.

2. Identifique las cadenas de trámites ejecutando la “Herramienta de Identificación de

Cadenas”.

A modo de ejemplo práctico se presenta la siguiente tabla de una cadena de trámites.

Tabla 12. Ejemplo Cadena de trámites “Solicitud de retiro parcial de cesantías para compra de vivienda o lote para edificarla”.

ID Entidad

Nombre EntidadID

TrámiteNombre Trámite Consecutivo Documento homologado Descripción del documento solicitante

ID Entidad

Nombre EntidadID

TrámiteNombre Trámite

1317 Fondo Nacional de Ahorro 3275

Solicitud de retiro parcial de

cesantías para compra de vivienda o

lote para edificarla.

1 Certificado de Libertad y Tradición

Certificado de Tradición y Libertad del inmueble

con fecha de expedidión no superior a 90 días. Si

el inmueble es adjudicado por entidades oficiales,

Municipios, cajas de vivienda popular o entidades

privadas facultadas por la Ley, como Cajas de

Compensación, en defecto del certificado de

Tradición, deben presentar constancia de

adjudicación expedida por la Entidad, en donde se

determine: nombre adjudicatario, ubicación y

valor de la vivienda.

1581Superintendencia de Notariado y

Registro4056

Expedición del Certificado de

Tradición y Libertad de Inmuebles


Registro4056

Expedición del Certificado de

Tradición y Libertad de Inmuebles1

Copia del folio de matrícula

inmobiliariaNúmero de la matrícula inmobiliaria. 1581

Superintendencia de Notariado y

Registro145

Solicitud de Registro de Instrumentos

Públicos


Registro145


Públicos1 Escritura pública

Escritura pública (dos copias), certificado notarial

ó providencia judicial, administrativa ó arbitral.

comprobantes de pagos de impuesto y derechos

de registro.

1622 Notaria 6000 No aplica trámite


Registro145


Públicos2 Recibo de consignación Recibo de pago. 1616 Solicitante 6000 No aplica trámite





2 Cédula de CiudadaníaFotocopia legible del documento de identificación

del afiliado.1562

Registraduría Nacional del Estado

Civil2979

Solicitud de cédula de ciudadanía por

primera vez.





3Certificado de existencia y

representación legal/Certificado de

matricula mercantil

Fotocopia simple del documento de identificación

del prometiente vendedor. Si el vendedor es

persona jurídica, certificado de Existencia y

Representación legal, expedido por la entidad

competente.

1617 Cámara de Comercio 6000 No aplica trámite





4Formato Fondo Nacional de Ahorro:

Solicitud Retiro de CesantíasFormulario de "Solicitud de Retiro de Cesantías" 1317 Fondo Nacional de Ahorro 6000 No aplica trámite





5Contrato de promesa de

compraventa

Contrato de promesa de Compraventa con el

lleno de los requisitos legales (ley 153 de 1887)1616 Solicitante 6000 No aplica trámite





6 Certificación Bancaria

Se recomienda anexar certificación bancaria en

donde se girará el valor de las cesantías en donde

conste el nombre de la entidad, nombre y

número de la cuenta, tipo, que se encuentre

activa y que corresponda al beneficiario

exclusivamente.

1619 Entidad bancaria 6000 No aplica trámite





7Paz y salvo de la entidad

pignorante/juzgado

Si el afiliado se encuentra pignorado o

embargado, debe presentar paz y salvo de la

entidad que pignora y/o oficio actualizado del

juzgado respectivo.

1646 Juzgado 6000 No aplica trámite





8Autorización para retiro parcial de

cesantías

Si el retiro lo efectúa un trabajador del sector

privado, además de los requisitos exigidos debe

anexar Autorización del Ministerio de la

Protección Social para el retiro parcial de

cesantías.

1545 Ministerio de la Protección Social 6001 Es un servicio





9Paz y salvo de la entidad

pignorante/juzgado

Si el afiliado se encuentra pignorado o

embargado, debe presentar paz y salvo de la

entidad que pignora y/o oficio actualizado del

juzgado respectivo.

1647 Entidad pignorante 6000 No aplica trámite

Entidad OferenteEntidad Solicitante Elemento de conexión


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3.2 Selección de los Momentos Esenciales del Ciudadano MEC´s

Los Momentos Esenciales del Ciudadano representan el acceso del ciudadano/empresario a las cadenas de

trámites a modo de interfaz entre el Estado y el ciudadano. Su finalidad es hacer que los trámites del

Estado sean invisibles para el ciudadano y así facilitar su tramitación, colocando al ciudadano en el eje

central. En suma, se definen como “aquellos momentos en los cuales el ciudadano entra en contacto con

el Estado para adquirir y ejercer derechos o cumplir obligaciones, obteniendo un resultado específico a

través de la realización de trámites, cada vez que lo requiera o deba realizar en la vida, sin que éstos

momentos sean obligatoriamente cronológicos, ni dependientes, ni cíclicos, ni permanentes en el tiempo”4.

En este sentido, los trámites de las entidades del Estado se pueden agrupar en cadenas de trámites y cada

una de ellas se integra a uno o más MECs, dependiendo de la lógica de exploración o de las diferentes

opciones de búsqueda, recorrido o asociaciones que pueda identificar el ciudadano o empresario en

relación con un momento de su vida, de manera que facilite una exploración rápida y simplificada de sus

necesidades o requerimientos, siendo así los momentos esenciales del ciudadano un marco de referencia

unificador de las cadenas de trámites.

Ilustración 9. Acceso del ciudadano a las cadenas de trámites a través de los MEC´s.

ILUSTRATIVO

Subsidios y ayudas

Acceso a la propiedad

Protección ambiental

Trabajo y desarrollarse

en su profesión

arte u oficio

Carrera Administrativa Licencia Ambiental Subsidio de Vivienda

Cadenas de

Trámites

MECs (Interface)

4 Fuente: Metodología de identificación de cadenas de trámites Proyecto OPTICA – Programa Agenda de Conectividad.



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Ahora bien, con el fin de catalogar los Momentos Esenciales del Ciudadano (MECs), que agrupan los

trámites que se pueden realizar ante el Estado (sean entidad pública o privada con funciones públicas), se

han utilizado como base los derechos, deberes y obligaciones previstos en la Constitución Política, variando

de manera sutil dependiendo del ámbito territorial, con la responsabilidad de colocar al ciudadano como

eje central clave para ofrecer sus trámites en línea.

En el caso colombiano y bajo el entendido que los trámites son inherentes a todas las diferentes

concepciones de Estado que han existido, existen y existirán, se debe partir de la base que los trámites

exigidos a los ciudadanos hacen parte de la concepción de Estado Social de Derecho que rige al país. Dicha

concepción se encuentra fundamentada en la Constitución Política de 1991 y es allí en donde se evidencia

la institucionalidad del Estado Colombiano.

De acuerdo con lo anterior, siempre se debe tener en cuenta que a través de la misma voluntad del

ciudadano, en ejercicio de su “querer”, se conceptualiza el Estado, quien a su vez es el encargado de velar

por el ejercicio de sus derechos y ejercer sus obligaciones, así como la primacía del interés general;

delegándole la materialización de los procedimientos por medio de los cuales se ejecutan los trámites para

el ejercicio de los derechos y cumplimiento de las obligaciones.

Dada la justificación legal de la existencia de los MECS anteriormente descrita, en la ilustración 10 se

presenta una categorización de éstos con los derechos fundamentales contenidos en la Constitución

Política Colombiana, comprendidos en los artículos del 11 al 41, al igual que con los hallazgos del Estudio

Cualitativo de Identificación y Caracterización de los Momentos Esenciales de los Ciudadanos y las

empresas, realizado por el Centro Nacional de Consultoría.


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Ilustración 10. MEC´s – Derechos fundamentales.

• Reconocimiento y desarrollo de la personalidad y familia

• Acceso a la Justicia y a obtener información del Estado

• Derechos políticos

• Desarrollo de sus creencias

• Circulación y movilidad

• Su información actual y correcta

• Cubrimiento y atención médica

• Acceso a la propiedad

• Acceso a servicios públicos

• Acceso a pensión

• Trabajo y desarrollarse en su profesión arte u oficio

• Acceso al estudio

• Asociarse

• Financiamiento de los gastos e inversiones del Estado

• Desarrollo de la empresa

• Subsidios y ayudas

• Recreación

• Protección ambiental

• Derechos del consumidor

• Uso y protección de bienes públicos

IMPORTANTE!

ESTA ETAPA NO DEBE EJECUTARSE, DADO QUE LOS MEC YA FUERON

IDENTIFICADOS A NIVEL NACIONAL EN EL PROYECTO OPTICA.



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4. ASIGNACIÓN DE MOMENTOS ESENCIALES DEL CIUDADANO A LAS CADENAS DE TRÁMITES

La asignación de las cadenas de trámites a los Momentos Esenciales del Ciudadano (MEC) consiste en la

inclusión de cada una de las cadenas de trámites en alguno de los MECs identificados para que, de esta

forma, el ciudadano tenga un acceso más directo e intuitivo a los trámites del Estado que reflejan sus

necesidades.

El método para conseguir el objetivo de esta actividad es a través de la realización de mesas de trabajo

con un grupo de expertos, teniendo en cuenta los interlocutores clave utilizados a lo largo de las etapas

anteriores.

En la tabla 13 se presentan algunos ejemplos de cadenas de trámites asociadas a los Momentos Esenciales

del Ciudadano MECs.

Tabla 13. Ejemplo Asociación Cadena de Trámites MEC´s.

Nombre de la cadena Entidad responsable MOMENTOS ESENCIALES DEL CIUDADANO (MECs)

Acceso a la Justicia y a obtener información del Estado

Su información actual y correcta

Acceso a servicios públicos

Derechos del consumidor


Cubrimiento y atención médica




Asociarse

Desarrollo de la empresa


Circulación y movilidad

Desarrollo de la empresa

Uso y protección de bienes públicos


Reconocimiento y desarrollo de la personalidad y familia

Acceso a la Justicia y a obtener información del Estado

Circulación y movilidad

Ministerio de Relaciones Exteriores

Denuncias contra organismos evaluadores de la conformidad acreditados

por la Superintendencia de Industria y ComercioSuperintendencia de Industria y Comercio

Solicitud de autorización para la entrega de medicamentos no incluidos en el

Plan Obligatorio de Salud (POS) ante la EPS del ISSInstituto de Seguros Sociales

Unidad Administrativa Especial de

Aeronáutica Civil

Solicitud de constitución para nuevas empresas colombianas en la

modalidad de transporte aéreo regular troncal.

Solicitud de autorización de operación y permanencia de buques pesqueros

extranjeros en aguas marítimas jurisdiccionales colombianasDirección General Marítima

Solicitud de reconocimiento de firma de un padre en un permiso de salida

del país de menores de edad


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5. REFERENCIAS • Metodología de identificación de cadenas de trámites, Dirección de Articulación y Gestión, Programa

Gobierno en línea, marzo de 2009.

• Connected Government Thought Leaders Essays from innovators, Willi Kaczorowski, Premium

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• Apoyando Innovación para el Desarrollo, Nealle MacMillan, Instituto para la conectividad en las

Américas, Canadá, 2006

• Agenda Interna para la Productividad y la Competencia, Departamento Nación P2005

• Innovación gubernamental, Ramón Muñoz Gutiérrez. Fondo de Cultura Económica, México 2004

• e.gov Estrategia para el uso eficiente de Internet en el gobierno, Douglas Holmes, MC Crawl Hill,

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• Gobierno Digital República Dominicana, Revista de la OPTICA, abril-junio, 2006

• Memoria 2003 – 2006 Balance de la Reforma al Mercado de las Compras Públicas, Dirección de

Compras y Contratación Pública, Valente Limitada, Chile, 2006.

• Gobierno electrónico en Chile – Estado del Arte II, Ministerio Secretaría General de la Presidencia,

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• Gobierno Electrónico en el Sureste Asiático, Andrés Sanoja, Ricardo Cattafi, Yusneyi Carballo y

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• El Gobierno Digital de Singapur 5th Global Forum on Re-inventing Government to be held in Mexico

City, Peng, Wu Choy, Mexico, 2003

• From the land of morning calm to ICT hotbed. Acad. Manage. Exec., Lee, Sang M., South Korea,

2003

• Innovations in Governance from around the world, Department of Economic and Social Affairs

• Innovations for Administration, Germany Federal Ministry of the interior Focus on the Future

• The program of the Federal Government, Germany Federal Ministry of the Interior eGovernment

2.0

• The impact of eGovernment inEurope, OECD E-Government

• South Korea Leads the Way in IT http://www.korea.net/ 02/03/2004

• Public Online Services and User Orientation http://www.euser-eu.org/

• http://ec.europa.eu/information_society/eeurope/i2010/docs/benchmarking/online_availability_200

6.pdf



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• http://ec.europa.eu/information_society/eeurope/i2010/docs/benchmarking/online_availability_200

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• Estudio sobre trámites: conocimiento, uso, necesidades y expectativas de ciudadanos, agosto 2007

• Estudio sobre trámites: conocimiento, uso, necesidades y expectativas entre los empresarios,

noviembre 2007

• Estudio sobre trámites: conocimiento, uso, expectativas y necesidades entre microempresarios y

famiempresarios diciembre 2007

• Principales necesidades del ciudadano y empresario en su relación cotidiana con los trámites que

realiza ante el Estado colombiano Diciembre 2007

• Dirección de Servicio al Ciudadano, Alcaldía Mayor de Bogotá: RAPICADES, CADES y SUPERCADES

• Secretaría General, Alcaldía Mayor de Bogotá, Comisión Distrital de Sistemas, Sistema Distrital de

Información

• Principales necesidades del ciudadano y empresario en su relación cotidiana con los trámites que

realiza ante el Estado colombiano Diciembre 2007

• Infocomm Development Authority of Singapore, Government Chief Information Office

• Departamento Nacional de Planeación – DNP, Programa Nacional de Servicio al Ciudadano

• Departamento Nacional de Planeación – DNP, GRAT , Grupo Empresarial

• Colombia www.gobiernoenlinea.gov.co

• Korea www.korea.net

• Reino Unido, county Council www.easthants.gov.uk

• Singapur www.gov.sg

• Francia www.service-public.fr

• Madrid www.munimadrid.es

• Venezuela www.gobiernoenlinea.ve

• UK Hampshire County Council www.direct.gov.uk

• Canada www.canada.gc.ca

• Australia www.vic.gov.au

• USA www.usa.gov/

• Argentina www.argentina.gov.ar

• Chile www.tramitefacil.gov.cl

• Bogotá www.bogota.gov.co

• México www.gob.mx

GUÍA DE IDENTIFICACIÓN DE CADENAS DE...

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