Guía del usuario de Documentum Compliance Manager de documento..... 27 Documentos controlados........

Guía del usuario deDocumentum Compliance Manager

Versión 5.3 SP1Septiembre de 2005

Tabla de contenido

Prefacio ......................................................................................................................... 15

Capítulo 1 Introducción .......................................................................................... 17Introducción a DCM ................................................................................... 17Arquitectura de DCM ................................................................................. 21

Configuración de la instalación típica....................................................... 21Funciones y conceptos clave de DCM........................................................... 22

¿Qué es un repositorio?........................................................................... 22¿Qué es el directorio de retirada?............................................................. 24¿Qué es un flujo de trabajo?..................................................................... 24¿Qué es un flujo de trabajo controlado? .................................................... 25¿Qué es la bandeja de entrada? ................................................................ 26¿Qué es un ciclo de vida de documento? .................................................. 26¿Qué es un conjunto de permisos? ........................................................... 27Tipos de documento ............................................................................... 27Documentos controlados......................................................................... 28Relaciones de documentos ...................................................................... 28Roles ..................................................................................................... 29Estados de ciclos de vida específicos de DCM........................................... 30Auditoría, autenticación y firma de documentos....................................... 30Formatos de fecha admitidos................................................................... 31Versiones ............................................................................................... 31Notificaciones ........................................................................................ 32

Capítulo 2 Usar la interfaz ...................................................................................... 33Iniciar y cerrar sesión.................................................................................. 33

Iniciar sesión .......................................................................................... 34Iniciar sesión en repositorios adicionales .................................................. 35Cerrar sesión .......................................................................................... 36Cambiar la contraseña............................................................................. 36Usar opciones de accesibilidad adicionales ............................................... 36

Vistas optimizada y estándar....................................................................... 37Nodos........................................................................................................ 39Realizar acciones ........................................................................................ 41Explorar repositorios .................................................................................. 43La ruta de exploración ................................................................................ 44Elegir los campos que van a aparecer en una página ..................................... 45Elegir la información que va a aparecer en una lista ...................................... 45

Establecer el número de elementos por página ......................................... 45Acceder directamente a elementos de una lista ......................................... 46Filtrar listas ............................................................................................ 47Ordenar listas......................................................................................... 47Seleccionar las columnas que van a aparecer en una lista........................... 48Utilizar miniaturas como información visual ............................................ 49

Guía del usuario de Documentum Compliance Manager 3

Tabla de contenido

Elegir elementos en páginas de selección...................................................... 49Arrastrar y colocar...................................................................................... 50Abrir ventanas nuevas ................................................................................ 51Ver mensajes .............................................................................................. 51Ver el estado del trabajo .............................................................................. 52Ver la información del producto de la aplicación WDK ................................. 52

Capítulo 3 Buscar ................................................................................................... 53Ejecutar búsquedas simples......................................................................... 53Ejecutar búsquedas avanzadas .................................................................... 54Guardar búsquedas .................................................................................... 56Ejecutar búsquedas guardadas .................................................................... 56Gestionar búsquedas guardadas .................................................................. 57

Capítulo 4 Definir preferencias ............................................................................... 59Definir preferencias generales ..................................................................... 59Definir preferencias de columnas................................................................. 60Definir preferencias de documentos virtuales ............................................... 61Definir preferencias de inicio de sesión ........................................................ 62Definir repositorios favoritos....................................................................... 62Definir orígenes de búsqueda ...................................................................... 63Definir formatos ......................................................................................... 64

Capítulo 5 Trabajar con archivadores, carpetas y archivos .................................... 67Crear archivadores, carpetas y archivos........................................................ 67

Crear archivadores ................................................................................. 68Crear carpetas ........................................................................................ 68Crear archivos ........................................................................................ 69

Retirar y editar archivos.............................................................................. 70Información general................................................................................ 70Directorio de retirada.............................................................................. 71JVM y subprogramas de Documentum .................................................... 72Retirar archivos ...................................................................................... 73Editar archivos ....................................................................................... 74Registrar archivos................................................................................... 75Cancelar retiradas................................................................................... 77Localizar archivos utilizados recientemente.............................................. 78Acceder a los archivos retirados............................................................... 78

Ver archivos en modo de sólo lectura ........................................................... 79Ver elementos relacionados ......................................................................... 79Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento ....................... 79Importar elementos .................................................................................... 80Eliminar..................................................................................................... 81Usar el portapapeles ................................................................................... 82Copiar elementos........................................................................................ 83Crear y usar enlaces.................................................................................... 84

Crear enlaces en el repositorio ................................................................. 84Crear enlaces fuera del repositorio........................................................... 85Enviar enlaces por correo electrónico ....................................................... 85

4 Guía del usuario de Documentum Compliance Manager

Tabla de contenido

Abrir enlaces de correos electrónicos........................................................ 86Suscribirse a elementos ............................................................................... 86

Capítulo 6 Trabajar con propiedades ...................................................................... 89Definir propiedades.................................................................................... 89Ver historiales ............................................................................................ 90Establecer fechas de retención ..................................................................... 91

Capítulo 7 Trabajar con taxonomías ....................................................................... 93Información general sobre taxonomías ......................................................... 93Enviar elementos para clasificación.............................................................. 94Crear categorías.......................................................................................... 94Explorar categorías ..................................................................................... 95

Capítulo 8 Trabajar con firmas ............................................................................... 97Inicio del proceso de firma de un documento ............................................... 98Comprender los signatarios obligatorios, opcionales y requeridos ................. 99Asignar signatarios..................................................................................... 99Adquirir firmas en nombre de un grupo .................................................... 100Localizar firmas pendientes....................................................................... 100Firmar documentos .................................................................................. 101Rechazar un documento............................................................................ 102Rechazar documentos controlados desde una tarea de flujo detrabajo ..................................................................................................... 103Cancelar un documento rechazado ............................................................ 108Delegar firmas.......................................................................................... 109

Capítulo 9 Trabajar con documentos controlados ................................................ 111Ver propiedades restringidas de documentos controlados ........................... 113Adquirir firmas en nombre de un grupo .................................................... 115Crear documentos controlados en un repositorio ........................................ 116

Crear un documento controlado ............................................................ 116Importar documentos controlados ............................................................. 118Convertir documentos en documentos controlados..................................... 119Retirar y editar un documento controlado .................................................. 120Registrar documentos controlados............................................................. 120Devolver documentos controlados a su estado anterior ............................... 120Anexar documentos relacionados a documentos controlados ...................... 121Quitar documentos relacionados de documentos controlados...................... 122Actualizar la última fecha de revisión de un documento controlado............. 123Convertir un documento controlado en temporalmente efectivo .................. 124Imprimir, recuperar y bloquear documentos controlados ............................ 125

Imprimir un documento controlado para destinatarios connombre ................................................................................................ 126Reimprimir documentos controlados ..................................................... 127Realizar una impresión no controlada .................................................... 128Recuperar documentos controlados ....................................................... 128


Tabla de contenido

Bloquear documentos controlados ......................................................... 129

Capítulo 10 Trabajar con solicitudes y avisos de cambio ....................................... 131Información general sobre solicitudes de cambio ........................................ 131Usar solicitudes de cambio ........................................................................ 132

Crear solicitudes de cambio................................................................... 132Retirar y editar solicitudes de cambio..................................................... 133

Información general sobre avisos de cambio............................................... 134Usar avisos de cambio .............................................................................. 135

Crear avisos de cambio ......................................................................... 135Retirar y editar avisos de cambio ........................................................... 137

Relaciones y dependencias entre documentos............................................. 137Documentos de soporte ............................................................................ 137Agregar documentos a avisos y solicitudes de cambio................................. 138

Capítulo 11 Trabajar con versiones ........................................................................ 141Trabajar con versiones............................................................................... 141

Capítulo 12 Trabajar con copias ............................................................................. 145Información general sobre copias............................................................... 145

Transformaciones ................................................................................. 146Ver copias ................................................................................................ 147Crear copias ............................................................................................. 147Crear objetos relacionados a partir de copias .............................................. 148Importar copias ........................................................................................ 149

Capítulo 13 Anotar documentos PDF ..................................................................... 151

Capítulo 14 Trabajar con servicios de colaboración .............................................. 153Información general sobre los servicios de colaboración .............................. 153

Salas .................................................................................................... 153Discusiones .......................................................................................... 154Notas................................................................................................... 154Carpetas y archivadores contextuales..................................................... 154Editor de texto enriquecido ................................................................... 155

Trabajar con salas ..................................................................................... 155Visitar una sala..................................................................................... 155Enlazar a salas...................................................................................... 156Objetos controlados por salas ................................................................ 156Crear una sala ...................................................................................... 156Editar las propiedades de una sala......................................................... 158Acerca de la pertenencia a una sala ........................................................ 158Gestionar la pertenencia a una sala ........................................................ 159Copiar una sala .................................................................................... 162Mover una sala..................................................................................... 162Eliminar una sala.................................................................................. 162

Trabajar con discusiones ........................................................................... 163Ver discusiones..................................................................................... 164Agregar y editar comentarios ................................................................ 164Eliminar comentarios............................................................................ 165Discusiones en los resultados de búsqueda............................................. 165

Usar notas................................................................................................ 166


Tabla de contenido

Notas en los resultados de búsqueda ..................................................... 167Trabajar con carpetas contextuales y archivadores....................................... 167

Crear carpetas contextuales ................................................................... 168Carpetas contextuales y archivadores en los resultados debúsqueda ............................................................................................. 169

Usar el editor de texto enriquecido ............................................................ 169Agregar contenido al editor de texto enriquecido.................................... 169Barra de herramientas del editor de texto enriquecido............................. 169

Capítulo 15 Realizar tareas ..................................................................................... 171Información general sobre las tareas .......................................................... 171

Flujos de trabajo ................................................................................... 171Cómo configurar una plantilla de flujo de trabajo ................................... 174Bandeja de entrada ............................................................................... 183Archivos anexos ................................................................................... 184

Abrir tareas o notificaciones desde la bandeja de entrada ............................ 185Aceptar tareas .......................................................................................... 185Completar una tarea ................................................................................. 187Rechazar tareas ........................................................................................ 188Delegar una tarea ..................................................................................... 188Repetir una tarea ...................................................................................... 189Cambiar la disponibilidad......................................................................... 189Iniciar un flujo de trabajo .......................................................................... 190Iniciar flujos de trabajo controlados ........................................................... 192Enviar flujos rápidos................................................................................. 193

Capítulo 16 Trabajar con ciclos de vida .................................................................. 195Información general sobre los ciclos de vida ............................................... 195Promover elementos ................................................................................. 196Devolver elementos al estado anterior........................................................ 196Asignar ciclos de vida ............................................................................... 197Asignar un ciclo de vida a un documento controlado .................................. 198Quitar ciclos de vida ................................................................................. 199Suspender elementos ................................................................................ 199Reanudar elementos suspendidos.............................................................. 200

Capítulo 17 Working with Controlled Document Lifecycles ................................... 201Editing Lifecycle State Extensions .............................................................. 201Enabling Manual Promotion for a Lifecycle State ........................................ 208

Capítulo 18 Crear plantillas de documentos ........................................................... 211

Capítulo 19 Gestionar conjuntos de permisos ....................................................... 213Información general de permisos............................................................... 213

Permisos .............................................................................................. 213Seguridad de carpeta ............................................................................ 216Permisos extendidos ............................................................................. 217Entradas adicionales de control de acceso .............................................. 218Conjuntos de alias predeterminados ...................................................... 219


Tabla de contenido

Localizar conjuntos de permisos ................................................................ 219Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisos ......................................... 220Ver o modificar conjuntos de permisos....................................................... 220Crear conjuntos de permisos ..................................................................... 223Establecer permisos para un objeto ............................................................ 226Agregar o eliminar usuarios de conjuntos de permisos................................ 228

Agregar usuarios a conjuntos de permisos ............................................. 228Eliminar usuarios de conjuntos de permisos ........................................... 229Cambiar los permisos asignados a un usuario ........................................ 229Establecer permisos básicos y extendidos de objetos de usuarios ............. 230

Eliminar conjuntos de permisos................................................................. 232

Capítulo 20 Managing Users, Groups, and Roles ................................................... 233Users ....................................................................................................... 233

Locating Users ..................................................................................... 234Setting the Default Permissions for the Cabinet of a New User................. 235Creating or Modifying Users ................................................................. 236Creating Users...................................................................................... 236Creating Global Users ........................................................................... 240User Properties..................................................................................... 241Importing Users ................................................................................... 247Import User Properties ......................................................................... 248Deleting Users...................................................................................... 252Reassigning Objects to Another User ..................................................... 252Changing the Home Repository of a User............................................... 253Making a User Active or Inactive ........................................................... 253Modifying Users................................................................................... 254Viewing Groups, Workflows, Alias Sets, Permission Sets, andDocuments of a User............................................................................. 254Viewing or Deleting Change Home Repository Logs............................... 254Viewing User Reassign Logs ................................................................. 255Rename Reports ................................................................................... 256

Groups .................................................................................................... 256About Dynamic Groups ........................................................................ 257Locating Groups................................................................................... 258Viewing Where a Group is Used............................................................ 258Creating or Modifying Groups .............................................................. 259Creating Groups................................................................................... 259Modifying or Viewing Groups............................................................... 260Adding Users, Groups, or Roles to a Group............................................ 260Removing Users From a Group ............................................................. 261Deleting Groups ................................................................................... 261Reassigning the Objects Owned by a Group ........................................... 261Viewing Group Reassign Logs............................................................... 262Group Properties.................................................................................. 262

Roles ....................................................................................................... 264Creating or Modifying Roles ................................................................. 265Creating Roles ...................................................................................... 265Adding Users, Groups, or Roles to a Role............................................... 266Modifying Roles ................................................................................... 266Reassigning Roles................................................................................. 267Deleting Roles ...................................................................................... 267Role Properties ..................................................................................... 267

Capítulo 21 Working with Business Applications ................................................... 269


Tabla de contenido

Creating a Business Application ................................................................ 269Viewing or Modifying Business Applications ............................................. 273Deleting Business Applications ................................................................. 278

Capítulo 22 Working with Document Classes and DocumentRelationships ..................................................................................... 279Document Classes .................................................................................... 279Creating a Document Class ....................................................................... 280Viewing or Modifying Document Class Properties...................................... 284Deleting Document Classes ...................................................................... 286About Document Relationships ................................................................. 287

Supporting Relationships and Uncontrolled Objects ............................... 288Attachment Rules ................................................................................. 289Relationships for Signed Off and Effective Documents ............................ 289

Creating a Relationship Type..................................................................... 289Viewing or Modifying Relationship Types.................................................. 292Deleting Relationship Types ...................................................................... 292

Capítulo 23 Trabajar con notificaciones de lectura (TBR) ...................................... 295¿Qué es una notificación de lectura?........................................................... 295Configurar una notificación de lectura ....................................................... 296

Configurar las notificaciones de lectura para que se envíen alentrar en un estado de ciclo de vida ....................................................... 296Anular el texto de la notificación de lectura ............................................ 296

Enviar una notificación de lectura.............................................................. 296Responder a una notificación de lectura ..................................................... 297Elaborar informes sobre notificaciones de lectura........................................ 299

Capítulo 24 Working with Reports .......................................................................... 301DCM Reports ........................................................................................... 301Using the Generate Reports Tool................................................................ 302Viewing a Signoffs Report ......................................................................... 304Viewing an Average Signoff Time Report ................................................... 306Viewing a List of the Controlled Documents in Your System ....................... 306Viewing a Document History Report ......................................................... 307Viewing a Relationships Report................................................................. 308Viewing a To Be Read Status Report........................................................... 308Reporting on Workflow Objects ................................................................. 309

Modifying the Display in Workflow Reporting ....................................... 309Viewing Workflow Details .................................................................... 310Viewing Audit Events........................................................................... 311

Reporting on Unaccessed Documents ........................................................ 311

Capítulo 25 Working with Autonaming Schemes ................................................... 313Autonaming Schemes ............................................................................... 313Creating Autonaming Schemes ................................................................. 314Modifying Autonaming Schemes............................................................... 315Deleting Autonaming Schemes ................................................................. 316


Tabla de contenido

Best Practices For Creating Autonaming Schemes....................................... 316Using a Single Autonaming Scheme in Multiple DocumentClasses................................................................................................. 317Assigning Autonaming Schemes to Specific Lifecycle States .................... 317


Tabla de contenido

Lista de figuras

Figura 1–1. Nodos disponibles en el panel de exploración de DCM de la IU delu s uario .......................................................................................................... 18

Figura 1–2. B arra de menús d e D CM ................................................................................. 18Figura 1–3. Nodos disponibles en el panel de exploración de DCM de la IU del

administrador ................................................................................................ 19Figura 1–4. Configuración de la instalación típica............................................................... 22Figu ra 1–5 . “ Flujo d e traba jo” para d ocum entos n o controla d os apa rece ba jo e l

m enú Herramientas ........................................................................................ 25Figura 1–6. “Iniciar flujo de trabajo controlado” para documentos controlados

aparece b ajo el m enú Conformidad .................................................................. 26Figu ra 2–1 . Vista op tim iza da ............................................................................................ 38Figura 2–2. Vista estándar ................................................................................................ 39Figura 8–1. Ficha Firmas de Propiedades........................................................................... 98Figura 8–2. Notificaciones de la bandeja de entrada.......................................................... 103Figura 8–3. Ficha Información de Task Manager............................................................... 104Figura 8–4. Ficha Comentarios de Task Manager.............................................................. 105Figura 8–5. Página Rechazar documento en la que se confirma el signatario ...................... 106Figura 8–6. Página Rechazar documento en la que se confirma la decisión de

rechaz ar ....................................................................................................... 107Figura 8–7. Cuadro de diálogo Task Manager utilizado para cancelar o aceptar

el rechazo ..................................................................................................... 108Figura 10–1. Anexo de aviso de cambio............................................................................ 139Figura 10–2. Anexo de solicitud de cambio....................................................................... 140Figura 14–1. R elación entre m iembros de un repositorio y miembros, g rupos y

roles d e u na sala .......................................................................................... 159Figura 15–1. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida ............................................. 174Figu ra 15– 2. DC M Signoff P rocess (P roceso d e fi rma de D CM ) .......................................... 175Figura 15–3. Configuración de la plantilla de flujo de trabajo de ejemplo para

evitar los sig natarios requerid os ................................................................... 177Figura 15–4. Utilice estos parámetros para configurar la tarea automática de

modo que cambie a la siguiente actividad ..................................................... 178Figura 15–5. Utilice estos pará metros para confi gurar la actividad de fi rma fi nal

para qu e pueda evitar la actividad de fi rma de D CM ..................................... 179Figura 15–6. Utilice estos parámetros para agregar signatarios requeridos de

DCM en la fi cha Propiedades ....................................................................... 180Figura 15–7. Utilice estos parámetros para agregar signatarios requeridos de

DCM en la fi cha E jecutante ........................................................................... 181Figura 15–8. Utilice estos parámetros para promover documentos controlados en

la fi cha Propiedades ..................................................................................... 182


Tabla de contenido

Figura 15–9. Utilice estos parámetros para promover documentos controlados enla fi cha E jecutante ........................................................................................ 183

Figura 15–10. Cuadro de diálogo Iniciar flujo de trabajo .................................................... 193Figura 22–1. Effective versus Latest Versioning................................................................. 288Figura 23–1. Cuadro de diálogo Enviar para ser leído ....................................................... 297Figura 23–2. Responder y confirmar una notificación de lectura......................................... 298Figura 23–3. .................................................................................................................. 299


Tabla de contenido

Lista de tablas

Tabla 1–1. Tipos de documento ....................................................................................... 27Tabla 9–1. Campos de la ficha Información restringida ................................................... 113Tabla 17–1. Lifecycle Properties Info Page Fields .............................................................. 202Tabla 17–2. DCM Override Page Fields............................................................................ 207Tabla 19–1. Niveles de acceso.......................................................................................... 215Tabla 19–2. Permisos exigidos cuando Seguridad de carpeta está activa............................. 217Tabla 19–3. Permisos extendidos ..................................................................................... 217Tabla 19–4. Entradas adicionales de control de acceso ...................................................... 218Tabla 19–5. Permisos básicos del usuario ......................................................................... 230Tabla 19–6. Permiso extendido del usuario ...................................................................... 231Tabla 20–1. Properties of a User ...................................................................................... 241Tabla 20–2. Import User Properties ................................................................................. 249Tabla 20–3. Privileges for creating or modifying groups.................................................... 256Tabla 20–4. Properties of a Group.................................................................................... 262Tabla 20–5. Properties of a Role....................................................................................... 268Tabla 21–1. Business Application: Info Page Fields ........................................................... 270Tabla 21–2. Business Application: Properties ................................................................... 273Tabla 22–1. New Document Class: Create Tab Fields ........................................................ 280Tabla 22–2. Document Class Properties: Info Tab ............................................................. 281Tabla 22–3. New Relationship Type: Info......................................................................... 290Tabla 24–1. Report Generator Page Fields ........................................................................ 303Tabla 24–2. Controlled Documents Report Parameters ..................................................... 305Tabla 25–1. Create Autonaming Scheme Page Fields......................................................... 314


Tabla de contenido


Prefacio

En esta guía se describe el funcionamiento de la interfaz de usuario predeterminada de DocumentumCompliance Manager (DCM). Su instalación podría estar personalizada. Si es así, puede que loselementos de la interfaz que vea no correspondan con los descritos en esta guía.

Público de destinoEsta guía está destinada a usuarios finales que trabajan con la interfaz de usuario deDCM. Para llevar a cabo funciones administrativas, consulte Documentum ComplianceManager Administration Guide (Guía de administración de Documentum ComplianceManager).

Historial de revisiónHistorial de revisión

Fecha de revisión Descripción

Junio de 2005 Versión inicial para la edición 5.3

Septiembre de 2005 5.3 Service Pack 1 (SP1)

Documentación relacionadaLa información de esta guía se refiere a conceptos y procedimientos descritos enDocumentum Compliance Manager Administration Guide (Guía de administración deDocumentum Compliance Manager). Esta guía contiene información, instrucciones yprocedimientos relativos a tareas de usuario del sistema habituales de una aplicaciónDocumentum Compliance Manager. Ofrece información general sobre DCM, así comoprocedimientos en los que se describe cómo trabajar con esta aplicación.


Prefacio

Cómo utilizar la Guía del usuario de DCMDocumentum Compliance Manager se integra con Webtop ampliando su funcionalidad,por lo que en esta guía del usuario se incluye toda la funcionalidad disponible en lainterfaz de usuario (IU) de DCM.


Capítulo 1Introducción

En esta sección se ofrece información general acerca de los siguientes temas:• Introducción a DCM, página 17• ¿Qué es un repositorio?, página 22• ¿Qué es el directorio de retirada?, página 24• ¿Qué es un flujo de trabajo?, página 24• ¿Qué es la bandeja de entrada?, página 26• ¿Qué es un ciclo de vida de documento?, página 26• ¿Qué es un conjunto de permisos?, página 27• Tipos de documento, página 27• Documentos controlados, página 28• Relaciones de documentos, página 28• Roles, página 29• Estados de ciclos de vida específicos de DCM, página 30• Auditoría, autenticación y firma de documentos, página 30• Formatos de fecha admitidos, página 31• Versiones, página 31

Introducción a DCMFunciones que distinguen a DCM de Webtop — En los párrafos introductorios ycapturas de pantalla siguientes se identifican las funciones que distinguen a DCM deWebtop.

Documentum Compliance Manager (DCM) amplía las capacidades de Webtop paraproporcionar funciones mejoradas de gestión de documentos. Estas capacidadesmejoradas incluyen nuevas funciones para mejorar la gestión de los documentoscontrolados mediante flujos de trabajo y firmas.


Introducción

Aunque las interfaces de usuario (IU) de DCM y Webtop tienen una apariencia similar,DCM puede agregar funciones nuevas o modificar las existentes, por ejemplo: registrode documentos controlados, nodo Mis firmas e informes.

Nota: Si puede ver el nodo Mis firmas y el menú Conformidad, está utilizando la interfazde usuario de DCM. La presencia de una carpeta de DCM en el nodo Administraciónes otra indicación de que está trabajando con la interfaz de usuario de DCM. Aunqueestos indicadores visuales son específicos de DCM, es importante tener en cuenta queun administrador y un usuario ven unas IU ligeramente diferentes. En concreto, elnodo Administración no está disponible para los usuarios, mientras que todas lasfunciones y nodos están disponibles para alguien con derechos de administrador. Si esadministrador deberá consultar Documentum Compliance Manager Administrator Guide(Guía de administración de Documentum Compliance Manager).

Figura 1-1. Nodos disponibles en el panel de exploración de DCM de la IU del usuario

Figura 1-2. Barra de menús de DCM


Introducción

Figura 1-3. Nodos disponibles en el panel de exploración de DCM de la IU del administrador

Lo que DCM puede hacer por usted — En los párrafos siguientes se describe lo queDCM puede hacer por usted.

DCM permite gestionar grandes volúmenes de documentos que deben cumplir normasde regulación y calidad. DCM define las propiedades de un documento, así como lospermisos de acceso, además de permitir cambiar los procesos de gestión de cada tipode documento en todas las fases de su ciclo de vida, desde el borrador inicial hasta lafase final.

DCM utiliza procesos definidos para la creación, revisión y firma de documentoscontrolados. DCM permite a los usuarios leer documentos y emitir solicitudes decambios. DCM permite a los coordinadores crear y modificar documentos, así comodistribuirlos para revisión y firma.


Introducción

DCM permite establecer relaciones entre documentos para ayudarle a organizar yencontrar contenido controlado, así como para automatizar ciclos de revisión y cambiosdel ciclo de vida de los documentos, lo que mejora la funcionalidad del flujo de trabajo.

Asimismo, incluye auditoría y firma electrónica. Las funciones de firma electrónica yauditoría de DCM cumplen los requisitos de regulación del Code of Federal Regulations,Title 21, Food and Drugs, part 11 (Código estadounidense de regulación federal, título 21,Alimentos y drogas, parte 11), "Electronic Records; Electronic Signatures" (21CFR11)(Registros electrónicos; firmas electrónicas).

Una vez configurado por el administrador, DCM automatiza muchos procesos, deacuerdo con las reglas de su empresa.

DCM le ayuda de las siguientes formas:• Distribuye documentos actuales a las personas adecuadas de una forma oportuna

y coherente.• Ayuda a gestionar los cambios de los documentos.• Utiliza un proceso definido que incorpora documentos controlados, solicitudes y

avisos de cambio y documentos de soporte para registrar y llevar un seguimiento delos cambios.

• Asegura que los documentos sean revisados y firmados por las personas apropiadasen un proceso coherente y controlado.

• Permite a los consumidores leer documentos y emitir solicitudes de cambios.• Permite a los coordinadores crear y modificar documentos y emitir avisos de

cambios, así como distribuir documentos para revisión y firma.• Ofrece control automático sobre quién puede ver, imprimir o cambiar documentos

electrónicos.• Ofrece informes incorporados para ayudarle a llevar un seguimiento de los

documentos.• Genera automáticamente registros de auditoría para eventos tales como la creación,

modificación o firma de documentos controlados.• Permite agregar encabezados, pies de página y marcas de agua personalizados a

documentos publicados cuando se vean o impriman. (Módulo opcional)• Restringe la impresión, lleva un seguimiento de las copias impresas y recupera

copias impresas de documentos controlados. (Módulo opcional)Con las diversas opciones de configuración incluidas en DCM, puede configurar unaaplicación empresarial que defina propiedades y procesos automáticos para tiposespecíficos de documentos.

Cada aplicación empresarial de DCM incluye las siguientes funciones:• Creación, modificación, visualización e impresión de documentos controlados• Auditoría, autenticación y firma electrónica• Gestión automática de ciclos de vida de documentos


Introducción

• Asignación de nombres automática, creación de versiones y otras configuraciones depropiedades de los documentos

• Gestión y automatización de flujos de trabajo• Funcionalidad de distribución y notificación automáticas• Servicios de impresión central controladaLa información general detallada se compone de las siguientes subsecciones:

Arquitectura de DCMDCM está incorporado en Documentum Content Server y se basa en la plataforma WebDevelopment Kit (WDK).

Configuración de la instalación típica

En la siguiente ilustración se muestra la configuración de instalación básica de unsistema DCM:


Introducción

Figura 1-4. Configuración de la instalación típica

Funciones y conceptos clave de DCM

¿Qué es un repositorio?

Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el quetrabaja y que comparte con otros empleados. Los repositorios ofrecen seguridad,herramientas y servicios para compartir contenido entre muchos usuarios. Los procesos


Introducción

controlan la distribución automatizada del contenido y le asignan ciclos de vida dedocumentos. Asimismo, los procesos permiten crear, editar y reenviar contenido, sinimportar los conocimientos técnicos del usuario.

Los repositorios almacenan dos clases de información para los archivos de contenido:

• El contenido que forma el archivo; es decir, el texto, gráficos, sonido, vídeo, contenidobinario u otro contenido.

• Las propiedades: las características descriptivas del archivo, como su fecha decreación, autor, número de versión y otra información. Los valores de propiedadsólo los puede editar el creador del archivo o un usuario con una configuración deseguridad lo suficientemente alta.

El nivel superior de organización de un repositorio son los nodos. Los nodosproporcionan acceso a distintas funciones del repositorio y a distintas formas deorganizar su contenido. Puede acceder a todo el contenido de un repositorio a travésde su nodo Archivadores, el cual organiza el contenido en archivadores y carpetasde archivadores. Otros nodos proporcionan distintos esquemas de organización parafacilitar el acceso al contenido, por ejemplo, en función de los archivos que utilice conmás frecuencia, de los archivos utilizados recientemente o mediante otros esquemasconfigurados por su organización.

En todos los repositorios hay un archivador inicial con su nombre. Ningún otro usuariopodrá ver este archivador inicial ni acceder a él. El archivador inicial es el lugar donde sealmacenan los documentos personales.

Algunos repositorios pueden agruparse en una federación. Una federación es una formade configurar un grupo de repositorios para simplificar la administración.

En cada repositorio dispondrá de una Bandeja de entrada. En la bandeja de entrada semuestran las tareas que le han sido asignadas y las notificaciones que ha solicitadopara acciones concretas. Las tareas y notificaciones pueden contener archivos anexos.En una federación de repositorios, dispondrá de una única bandeja de entrada paratoda la federación.

Cuando desee modificar un archivo, deberá retirarlo del repositorio. Esto bloqueará elarchivo, de forma que ningún otro usuario pueda modificarlo. Los demás usuariospodrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Cuando termine de modificar el archivo,deberá volver a registrarlo en el repositorio para reemplazar la versión anterior por laactualizada. Al registrarlo, el archivo se desbloqueará para que otros usuarios puedanmodificarlo.

Cuando se crea un archivo en el repositorio, DCM le asigna un número de versión.A los archivos nuevos se les asigna el número de versión 0.1 con la configuraciónpredeterminada. DCM incrementa automáticamente los números de versión en undecimal cada vez que un archivo se retira y se vuelve a registrar. Puede elegir que elincremento no se aplique, de modo que se mantenga el mismo número de versión y sesobrescriba la versión existente. El restablecimiento de la configuración de clase deldocumento permite registros de versión mayores.


Introducción

Además de contenido, los repositorios también almacenan otros elementos, como flujosde trabajo (secuencias automatizadas para distribuir archivos), conjuntos de permisosy perfiles de usuario. Todos los elementos de un repositorio, sean o no de contenido,se almacenan como objetos de repositorio con un tipo de objeto definido. Los archivos decontenido, por ejemplo, tienen normalmente el tipo de objeto dm_document. El tipo deobjeto determina los tipos de propiedades asociadas al objeto.

¿Qué es el directorio de retirada?

El directorio de retirada es la ubicación del equipo donde DCM copia los archivoscuando se accede a ellos para editarlos, es decir, “retirarlos” del repositorio. Al retirar unarchivo del repositorio, DCM copia el archivo en el directorio de retirada del equipo.

La ubicación del directorio de retirada se puede editar en la ficha General dePreferencias. La ubicación predeterminada de este directorio varía según el sistemaoperativo local:

Windows — c://Documentum/Retirada

Macintosh OS X — Raíz:Usuarios:<nombre_usuario:Documentum:Retirada

Una vez descargado en el equipo, el archivo permanece en este directorio hasta que lovuelva a registrar en el repositorio. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde eldirectorio de retirada, esté o no conectado al repositorio. Cuando esté listo para guardarel archivo en el repositorio, deberá registrarlo de nuevo.

En algunos casos, cuando se retira un archivo, es posible que DCM no lo copie en elequipo, sino que lo “transmita” al equipo. Que esto ocurra depende de la aplicación deedición del archivo. Si DCM transmite el archivo al equipo, el archivo no se guarda enel equipo local. Si precisa más información sobre la retirada de archivos, consulte lasección Retirar y editar archivos de esta guía.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es un proceso que permite distribuir electrónicamente documentos einstrucciones entre usuarios. Por ejemplo, un empleado crea un informe de gastos deviaje; otro empleado lo revisa y, a continuación, lo devuelve para que sea corregido;por último, un tercer empleado lo firma. Un flujo de trabajo automatiza el proceso,garantizando que el archivo adecuado vaya a la persona adecuada en el orden adecuado.

Para iniciar un flujo de trabajo, elija la plantilla de flujo de trabajo que incluya la secuenciade tareas que desee realizar. Según cómo se haya configurado la plantilla, ésta puedeespecificar qué usuario realiza cada tarea o solicitarle que seleccione a los usuarios.


Introducción

Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas (tareas ejecutadas por el sistema),como promover o publicar un archivo.

Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos de repositorios. Un flujo de trabajopuede incluir varios archivos anexos.

¿Qué es un flujo de trabajo controlado?Nota: Un flujo de trabajo es una función de Webtop utilizada por DCM. Aunque DCMadmite flujos de trabajo, también permite flujos de trabajo controlados. DCM, enDocumentum 4, no admite la distribución de documentos controlados para firma opromoción automática, pero en Documentum 5, sí admite flujos de trabajo tanto paradocumentos controlados como no controlados, incluida la promoción automática.

También hay que tener en cuenta que DCM limita actualmente los paquetes a uno enlos flujos de trabajo controlados.

Los flujos de trabajo típicos o normales, o simplemente flujos de trabajo, se utilizan paragestionar documentos no controlados. Sin embargo, los flujos de trabajo controladospermiten gestionar tanto documentos controlados como no controlados, aunqueprincipalmente los primeros. No obstante, se deberá convertir en primer lugar undocumento no controlado a uno controlado antes de que se adjunte a un flujo detrabajo controlado. DCM permite utilizar flujos de trabajo normales además de flujosde trabajo controlados. La interfaz de usuario de DCM hereda de Webtop la opción demenú para flujos de trabajo y agrega un elemento de menú independiente para flujosde trabajo controlados.

Figura 1-5. “Flujo de trabajo” para documentos no controlados aparece bajo el menú Herramientas


Introducción

Figura 1-6. “Iniciar flujo de trabajo controlado” para documentos controlados aparece bajo el menúConformidad

¿Qué es la bandeja de entrada?

La bandeja de entrada contiene las tareas y notificaciones recibidas. Las tareas sonasignaciones electrónicas que se envían como parte de un flujo de trabajo. Cuando recibeuna tarea, puede elegir si desea aceptarla o rechazarla. Cuando termine una tarea, lareenviará. El flujo de trabajo avisará al siguiente usuario en la secuencia. Las tareaspueden incluir archivos anexos.

Las notificaciones son mensajes que permiten saber cuándo se ha producido una acciónespecífica en un documento. Si desea recibir notificaciones sobre determinados eventos,seleccione la opción de notificación correspondiente en las propiedades del documento.

¿Qué es un ciclo de vida de documento?

Los ciclos de vida de documentos son las secuencias de estados por las que pasa unarchivo desde que se crea hasta que caduca. Cuando se crea un archivo, el sistema leasigna un ciclo de vida de documento y, a continuación, le asigna el primer estado dedicho ciclo de vida.

Los archivos avanzan por los estados del ciclo de vida mediante la promoción manual oautomática. Normalmente, el ciclo de vida de documento estará incorporado a un flujode trabajo. Sabrá cuál es su papel en el ciclo de vida de un archivo cuando aparezca unatarea de flujo de trabajo en la bandeja de entrada.


Introducción

¿Qué es un conjunto de permisos?

Los conjuntos de permisos determinan los usuarios que tienen acceso a un elementoconcreto del repositorio. Todos los elementos del repositorio tienen asociado unconjunto de permisos, el cual determina quién tiene acceso al elemento y qué accionespuede realizar cada usuario con acceso. El acceso a un elemento del repositorio vienedeterminado por el conjunto de permisos asignado a dicho elemento.

Los conjuntos de permisos enumeran los usuarios y grupos a los que se ha otorgadoacceso. El conjunto de permisos asigna uno de estos siete niveles de acceso a todoslos usuarios y grupos incluidos. Cada nivel de acceso incluye todos los permisos delos niveles precedentes:

• Ninguno: no se permite acceso al elemento.• Examinar: los usuarios pueden ver las propiedades del elemento, pero no su

contenido.• Leer: los usuarios pueden ver el contenido del elemento.• Relacionar: los usuarios pueden escribir notas en el elemento.• Versión: los usuarios pueden modificar y registrar nuevas versiones del elemento.• Escribir: los usuarios pueden modificar y registrar el elemento manteniendo la

misma versión.• Eliminar: los usuarios pueden eliminar elementos.

Tipos de documento

Documentum Compliance Manager ofrece un conjunto predeterminado de tipos dedocumento. DCM se ha diseñado para controlar documentos de cualquier tipo. En lasiguiente tabla se describen los tipos de documento de DCM.

Tabla 1-1. Tipos de documento

Tipo de documento Descripción

dcm_change_notice Avisos oficiales que anuncian y describen un cambio enun documento controlado.

dcm_change_request Solicitud de cambio en un documento controladoefectivo.

Estos tipos de documento controlados se ofrecen de forma predeterminada en elmomento de la instalación, aunque el administrador de DCM puede modificarlos o crearotros nuevos, según sea necesario. Por ejemplo, el administrador puede:• agregar tipos de documento nuevos


Introducción

• eliminar tipos de documento existentes• cambiar el nombre de los tipos de documento predeterminados (sólo se puede

cambiar el nombre de los documentos support_doc)Si el administrador ha introducido algún cambio, es posible que los ejemplos presentadosen esta guía tengan un aspecto diferente de los ejemplos que vea en la aplicación. DCMfunciona de la misma manera para los tipos de documento personalizados que crea eladministrador.

Documentos controlados

Los documentos gestionados por DCM se denominan documentos controlados. Eladministrador configura la clase de los documentos configurados.

DCM no incluye un tipo de documento SOP. Los administradores pueden crear tipospersonalizados, pero se pueden basar en cualquier tipo de documento como, porejemplo, dm_document.

Los documentos controlados avanzan por una serie de fases de ciclo de vida.Normalmente, los documentos controlados experimentan algún tipo de revisión yfirma antes de avanzar a la fase Efectivo de su ciclo de vida. Documentum ComplianceManager ofrece solicitudes de cambio, avisos de cambio y flujos de trabajo controladoscomo mecanismos para la revisión, firma y promoción. Documentum ComplianceManager también permite a los autores promover documentos controlados a la siguientefase del ciclo de vida de forma manual.

Nota: Para determinar si un documento es un documento controlado, sólo tendráque hacer clic en el icono Propiedades del documento para ver si contiene una fichaInformación restringida. Si el cuadro de diálogo Propiedades de cualquier documento noincluye la ficha Información restringida, el documento no estará controlado. Si precisamás información, consulte Ver propiedades restringidas de documentos controlados,página 113.

Relaciones de documentos

Las relaciones de documentos definen dependencias entre documentos. DCM admitevarios tipos de relaciones personalizadas que simplemente pueden enlazar documentosentre sí o ayudar a automatizar procesos de aprobación y de revisión.

El administrador crea el tipo de relación y cuando se crea un adjunto para un documentocontrolado, se realiza la selección de entre una lista de tipos de relación. El tipo derelación especifica si los cambios realizados en los documentos padre se propagan a


Introducción

los documentos hijo. Cuando se configura el adjunto, se habrá creado una instanciaque será la relación.

Por ejemplo, si se emite una solicitud de cambio en relación con un SOP, la solicitudde cambio tendrá una relación con dicho SOP. Los tipos de relación son exclusivos detipos de documento específicos.

Cuando se firma o promociona un documento, DCM averigua las relaciones definidaspara ese documento con la intención de decidir si el documento se va a firmar o apromover por separado o dentro de un grupo.

Las relaciones en DCM son útiles si desea:• Unir el contenido de documentos relacionados• Especificar si los cambios en los documentos padre se propagan a los documentos hijo• Gestionar conjuntos de cambios (es decir, firmar grupos de contenido como un todo)

mediante avisos de cambio y sus documentos relacionadosDCM está instalado con las relaciones predefinidas siguientes:• Contra• Proceso• Referencia• SoportaSi precisa más información sobre relaciones entre documentos, consulte DocumentumCompliance Manager Administration Guide (Guía de administración de DocumentumCompliance Manager).

Roles

Además del administrador del sistema, conocido también como propietario de lainstalación, la instalación de DCM crea automáticamente los cuatro roles siguientes:• Propietario de aplicación empresarial• Propietario de clase de documento• Coordinador de clase de documento• Supervisor de área funcionalLos tres roles predefinidos son administradores de DCM. Los usuarios que tengandichos roles podrán ver las principales pantallas de administración de DCM cuando seconecten a DCM. Estos nombres de rol predefinidos no se pueden cambiar. No obstante,puede agregar o quitar usuarios de dichos roles. Los roles de administrador de DCMse describen en profundidad en las secciones siguientes.


Introducción

Asimismo, los administradores pueden definir roles adicionales. Por ejemplo, puedencambiar el alcance de un rol para ampliar o reducir las capacidades. También puedenagrupar funcionalidades en un rol único.

Con la aplicación DCM de muestra se incluyen varios roles típicos del producto:• Aprobador• Autor• Supervisor de área funcional• Propietario de clase de documento• Propietario de aplicación empresarial• Consumidor• Colaborador• CoordinadorSi precisa más información sobre los roles, consulte Documentum Compliance ManagerAdministration Guide (Guía de administración de Documentum Compliance Manager).

Estados de ciclos de vida específicos de DCM

El típico ciclo de vida de DCM consistiría en un estado inicial como, por ejemplo, Encurso o Borrador. Este estado puede ir seguido de varios estados de gestión de cambioscomo, por ejemplo, Revisión, En aprobación y Aprobado. En DCM, un documento seconsidera el principal si se encuentra en un estado efectivo.

Si precisa más información sobre los ciclos de vida de documentos, consulte DocumentumCompliance Manager Administration Guide (Guía de administración de DocumentumCompliance Manager). Si precisa más información sobre el modo de uso de los ciclos devida, consulte el Capítulo 16, Trabajar con ciclos de vida.

Auditoría, autenticación y firma de documentos

La auditoría es una función de seguridad que permite controlar los eventos que seproducen en un repositorio o aplicación. Los eventos son operaciones realizadas conlos objetos de un repositorio o algo que ocurre en una aplicación. Al realizar un eventode auditoría se crea un registro de auditoría, que es un historial en el repositorio de lasveces que tiene lugar el evento. Crear un seguimiento de comprobación es una formaútil de probar la conformidad.

En muchos procesos comerciales es obligatorio firmar en uno o más de sus pasos. Deforma parecida, algunos estados del ciclo de vida pueden necesitar una firma antesde que un objeto pueda moverse al siguiente estado. Por ejemplo, una solicitud de


Introducción

presupuesto puede requerir una firma antes de que se produzca el desembolso deldinero. Puede que se requiera a los usuarios firmar SOP (del inglés Standard OperatingProcedures, Procedimientos estándar de operación) para indicar que han leído losprocedimientos. En otros casos, un documento puede requerir una firma antes de que sepublique en un sitio Web.

Si precisa más información sobre auditorías y firmas electrónicas, consulte DocumentCompliance Manager Administration Guide (Guía de administración de DocumentumCompliance Manager).

Formatos de fecha admitidos

Documentum Compliance Manager admite los siguientes formatos de fecha:• MM-DD-AAAA• MM/DD/AAAA• DD-MM-AAAA• DD/MM/AAAA• AAAA-DD-MM• AAAA/DD/MM• AAAA-MM-DD• AAAA/MM/DDLa configuración regional determina qué formato debe usarse al escribir una fecha.

Para comprobar la configuración regional en los equipos cliente con Windows:

1. Elija Inicio→Panel de control→Configuración regional y de idioma.

2. Seleccione el idioma y país en la ficha Opciones regionales.El formato de fecha corta y fecha larga cambiará según el idioma y país que elija.

Versiones

Para registrar un documento, es preciso identificarlo mediante un número y unaetiqueta de versión que DCM proporciona basándose en la configuración de clasedel documento. Los números y las etiquetas ayudan a realizar un seguimiento de lasdiferentes versiones de un documento. DCM incrementa los números de versión segúnla clase del documento, empezando por 1.0 ó 0.1 y sumando 1 al número situado tras elpunto decimal en cada revisión, a menos que lo especifique de otra manera. Cuandoregistre un documento, la clase de documento controla si se aumenta a una versiónmayor o menor, o si se conserva la misma versión.


Introducción

Por lo general, DCM obliga a que la etiqueta de versión de un documento pase a lasiguiente versión (X.0) tras la promoción al estado efectivo.

Notificaciones

Las notificaciones (también llamadas “notificaciones de eventos”) son mensajes queaparecen en la bandeja de entrada de DCM y que informan de si se ha producido unaacción específica en un archivo. DCM proporciona notificaciones propias de la aplicación,como: notificaciones de lectura (TBR), notificaciones de sistema, suscripciones, firmas,documentos controlados y fechas de última revisión, tareas de flujo de trabajo y eventosregistrados.

Puede elegir recibir notificaciones sobre los eventos de un archivo seleccionando laopción de notificación apropiada en las propiedades del archivo. Por ejemplo, si desearecibir una notificación cada vez que un documento específico sea registrado, seleccione,como notificación de evento, “registrar”.

Consulte el manual Documentum Content Server API Reference si precisa informacióndetallada sobre los eventos.


Capítulo 2Usar la interfaz

En esta sección se describen los siguientes temas:

• Iniciar y cerrar sesión, página 33• Vistas optimizada y estándar, página 37• Nodos, página 39• Realizar acciones, página 41• Explorar repositorios, página 43• La ruta de exploración, página 44• Elegir los campos que van a aparecer en una página, página 45• Elegir la información que va a aparecer en una lista, página 45• Elegir elementos en páginas de selección, página 49• Arrastrar y colocar, página 50• Abrir ventanas nuevas, página 51• Ver mensajes, página 51• Ver el estado del trabajo, página 52• Ver la información del producto de la aplicación WDK, página 52

Iniciar y cerrar sesiónEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Iniciar sesión, página 34• Iniciar sesión en repositorios adicionales, página 35• Cerrar sesión, página 36• Cambiar la contraseña, página 36• Usar opciones de accesibilidad adicionales, página 36


Usar la interfaz

Iniciar sesión

Para iniciar sesión, debe disponer de la siguiente información:

• URL de DCM.• El nombre del repositorio en el que va a iniciar sesión.• El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.• Si procede: el nombre de dominio de Windows NT para el repositorio.• Si procede: el idioma de la aplicación que ejecuta.Si no es así, consulte a su administrador.

Para iniciar sesión:

1. En el explorador, escriba la URL de DCM en el campo de dirección/ubicación quecorresponda y presione Intro o haga clic en Ir.Se producirá una de las siguientes situaciones:• Si guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, DCM iniciará la

sesión de forma automática. Omita el resto del procedimiento. Nota: puedeeliminar las credenciales guardadas en las Preferencias de DCM.

• Si no guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, aparecerá lapágina Inicio de sesión en Documentum Compliance Manager:

2. En el campo Nombre, escriba su nombre de usuario para ese repositorio. Losnombres de usuario distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

3. En el campo Contraseña, escriba la contraseña. Las contraseñas distinguen entremayúsculas y minúsculas.


Usar la interfaz

4. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio.

5. Para que el equipo local inicie la sesión de forma automática la próxima vez queacceda a DCM, marque la casilla ¿Recordar credenciales la próxima vez? De estemodo, la página Inicio de sesión no aparecerá la próxima vez que acceda a DCM. Lasesión se iniciará de forma automática.Puede eliminar las credenciales guardadas en Preferencias. Esto puede resultar útil,por ejemplo, para volver a tener acceso al enlaceMás opciones al iniciar la sesión.Las credenciales se almacenan en una cookie en el equipo con el que se accede aDCM. Si elimina la cookie o inicia sesión desde otro equipo, tendrá que volver aescribir las credenciales la próxima vez que inicie una sesión.

6. Para introducir otra información de inicio de sesión, haga clic enMás opciones yescriba o seleccione cualquiera de las opciones siguientes:• Dominio: un nombre de dominio de Windows NT.• Idioma: el idioma que utiliza en las páginas de DCM.• Opciones de accesibilidad adicionales: seleccione esta opción para usar las

funciones de accesibilidad. Si precisa más información sobre funciones deaccesibilidad, consulte Usar opciones de accesibilidad adicionales, página 36.

• Cambiar contraseña: haga clic en esta opción para cambiar la contraseña. Siprecisa más información, consulte Cambiar la contraseña, página 36. Si utilizala autenticación de usuarios de LDAP, no puede cambiar las contraseñas desdeesta página. Un administrador del sistema debe cambiar la contraseña en elservidor LDAP.

7. Haga clic en Login (Inicio de sesión).

Iniciar sesión en repositorios adicionales

Si la organización tiene varios repositorios, puede iniciar sesión en más de un repositoriodurante la sesión de DCM.

Para iniciar sesión en otro repositorio:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• En la lista Repositorio, en la parte superior derecha de la página, elija el

repositorio o seleccione Agregar repositorio.• En el panel izquierdo (si está disponible), seleccione el repositorio o haga clic en

Agregar repositorio.2. Si seleccionó Agregar repositorio, elija un repositorio y haga clic en Aceptar.

3. Escriba el nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.

4. Haga clic en Login (Inicio de sesión).


Usar la interfaz

Cerrar sesión

Para cerrar la sesión:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Al principio de la página, haga clic en Cerrar sesión.• Seleccione Archivo>Cerrar sesión.

Cambiar la contraseña

Tenga en cuenta que, si utiliza la autenticación de usuarios de LDAP, no puede cambiarlas contraseñas desde esta página. Un administrador del sistema debe cambiar lacontraseña en el servidor LDAP.

Para cambiar la contraseña:

1. En la página de inicio de sesión, haga clic enMás opciones.

2. Haga clic en Cambiar contraseña.

3. En el campo Contraseña actual, escriba la contraseña actual.

4. En los campos Nueva contraseña y Confirmar nueva contraseña, escriba la nuevacontraseña. Es recomendable utilizar una contraseña que esté formada por letras ynúmeros.

5. Haga clic en Cambiar contraseña.

Usar opciones de accesibilidad adicionales

Si está disponible, el modo de accesibilidad proporciona una forma alternativa de utilizarla interfaz. Este modo ofrece listas en lugar de menús y proporciona texto descriptivoadicional. El modo de accesibilidad ofrece exploración lineal, exploración por fichas yetiquetas ALT con descripciones de los elementos.

Nota: Las opciones de accesibilidad no se incluyen en Documentum Administrator.

Para utilizar el modo de accesibilidad:

1. En el campo Nombre, escriba el nombre de usuario, en el que se distingue entremayúsculas y minúsculas.

2. En el campo Contraseña, escriba la contraseña, en la que se distingue entremayúsculas y minúsculas.


Usar la interfaz

3. En el campo Repositorios, seleccione el repositorio.

4. Haga clic enMás opciones.IMPORTANTE: si guardó sus credenciales de inicio de sesión (marcando la casilla¿Recordar credenciales la próxima vez?), no se mostrará la página Inicio de sesión.Si desea ver la página Inicio de sesión, debe borrar las credenciales guardadas enPreferencias o eliminar la cookie que contiene las credenciales guardadas.

5. Seleccione Opciones de accesibilidad adicionales.

6. Haga clic en Login (Inicio de sesión).Problemas conocidos en el modo de accesibilidad:

• Para una exploración lineal, se deberá utilizar la vista Estándar.• Existe un gran número de marcos. Los lectores de pantalla con funciones de

exploración de marcos ayudan a solucionar este problema.• El control de formulario de lista desplegable provoca una exploración inmediata.

Los usuarios de JAWS pueden utilizar ALT+flecha arriba/flecha abajo para evitardicha exploración.

• Al actualizar la página se vuelve al nivel superior del nodo inicial.• Es posible que no se tenga acceso a los componentes desarrollados o modificados por

otros fabricantes.

Vistas optimizada y estándarExisten dos vistas diferentes: la vista optimizada y la vista estándar.

La vista optimizada proporciona acceso a las funciones usadas con mayor frecuencia. Enla vista optimizada, los elementos se procesan de uno en uno.


Usar la interfaz

Figura 2-1. Vista optimizada

La vista estándar incluye la barra de menús y proporciona acceso a todas las funcionesde DCM, según los permisos de que disponga (el acceso a determinadas funciones puedeestar limitado por sus niveles de permiso). La vista estándar permite procesar varioselementos a la vez. Las funciones administrativas están disponibles a través de la vistaestándar.


Usar la interfaz

Figura 2-2. Vista estándar

Puede cambiar de vista en cualquier momento. DCM mantiene su ubicación en elrepositorio. Si una ubicación no está disponible en la nueva vista, DCM muestra lapágina predeterminada (la página predeterminada se define en Preferencias).

Para alternar entre las vistas:

1. Al final de la página, haga clic en Optimizada o Estándar.

NodosEl nivel superior de un repositorio consta de los distintos nodos, que proporcionan accesoa las diversas funciones y tipos de objetos de DCM. Para abrir un nodo, haga clic en él.


Usar la interfaz

En la vista optimizada, los nodos aparecen como fichas. A continuación se muestra unconjunto básico de nodos. Es posible que su aplicación muestre más nodos:

Si el tamaño de la ventana es demasiado pequeño para mostrar todas las fichas,aparecerán unas flechas como las que se muestran a continuación:

En la vista estándar, los nodos aparecen como un árbol de navegación en el panelizquierdo. A continuación se muestra un conjunto básico de nodos. Es posible que suaplicación muestre más nodos:

La instalación básica de WDK incluye los nodos predeterminados siguientes, aunque esposible que su aplicación incluya otros nodos:

• Bandeja de entrada: las tareas y notificaciones recibidas.• Mis archivos: los últimos archivos creados, modificados o retirados.• Suscripciones: archivos y carpetas a los que se desea acceder rápidamente.• Categorías: formas alternativas de agrupar archivos distintas a como están

organizados en los archivadores. Por ejemplo, un archivador permite organizararchivos según su estructura en un sitio Web, pero puede que ésta no sea la formamás lógica de organizar los archivos cuando los autores Web desean acceder aellos internamente. Las categorías permiten a las organizaciones agrupar archivosen función del modo en que los autores accederán a ellos; por ejemplo, según eldepartamento responsable de determinado contenido.

• Archivadores: el nivel superior de organización dentro de los repositorios. Losarchivadores contienen carpetas y archivos.

• Archivador inicial: almacena las carpetas y documentos personales. Todos losusuarios disponen de un archivador inicial de forma predeterminada. Ningún otrousuario podrá ver este archivador inicial ni acceder a él.


Usar la interfaz

• Administración (sólo en la vista estándar): proporciona acceso a la configuración delsistema y a funciones administrativas.

Realizar accionesEn la vista optimizada, las acciones se realizan en un elemento cada vez.

Las acciones que se aplican a la ubicación que esté viendo aparecen como hipervínculossobre la lista de elementos. Las acciones disponibles aparecen subrayadas:

En la vista optimizada, las acciones que se aplican a un elemento concreto de una listaaparecen como hipervínculos en la línea del elemento. Las acciones disponibles aparecensubrayadas. El enlaceMás abre un menú con más acciones. Si utiliza el modo deaccesibilidad, el enlaceMás es sustituido por el enlace Acciones.


Usar la interfaz

En la vista estándar, se pueden realizaracciones en varios elementos a la vez. Para que una acción afecte a uno o varioselementos, marque las casillas de verificación de los elementos y, acontinuación, seleccione la acción.

En la vista estándar, las acciones que se realizan con mayor frecuencia aparecen en labarra de herramientas que se encuentra cerca de la parte superior de la página:

.

Nota: Las acciones no estarán disponibles a menos que uno de los elementos de la listaesté seleccionado o marcado. Sólo estarán disponibles las opciones que correspondanal elemento seleccionado de la lista. Por ejemplo, sólo tres de las cinco acciones estándisponibles en el gráfico que se muestra arriba.

En la vista estándar, todas las acciones disponibles aparecen en la barra de menús, justodebajo de la barra de herramientas. Están incluidas tanto las acciones que se aplican a laubicación como las que se aplican a los elementos de la lista. Las acciones disponiblesaparecen resaltadas en los menús. Si utiliza el modo de accesibilidad, los menús sonsustituidos por los enlaces Acciones globales y Acciones, los cuales muestran listas deacciones disponibles. Por tanto, en esta guía, cuando un procedimiento indique queseleccione un menú, deberá seleccionar el enlace adecuado del modo de accesibilidad.


Usar la interfaz

Explorar repositoriosEn este tema se incluyen dos procedimientos: uno para explorar con la vista optimizaday otro para explorar con la vista estándar. Puede utilizar estos procedimientos paraexplorar archivadores, taxonomías u otras estructuras de directorio.

Para explorar el repositorio mediante la vista optimizada:

1. Haga clic en la ficha correspondiente al nodo que desee explorar.Por ejemplo, para explorar el nodo Categorías, haga clic en la ficha Categorías.

2. Se abrirá el siguiente nivel de directorios. Para abrir una ubicación del directorio(por ejemplo, una carpeta), haga clic en la ubicación. Puede seguir “profundizando”en la estructura de directorios haciendo clic en las sucesivas ubicaciones hasta queencuentre el elemento que está buscando.

3. Para volver a un nivel superior de la estructura de directorios, siga uno de estosprocedimientos:• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga clic

en la ubicación de directorio a la que desee ir.• Para ir al nivel superior de un nodo, haga clic en el nodo.

Para explorar un repositorio mediante la vista estándar:En el panel izquierdo de la vista estándar aparece un árbol de directorios que muestra laestructura de directorios del repositorio. En el panel derecho se muestra el contenido delelemento seleccionado en el panel izquierdo.

1. Para expandir un elemento en el panel izquierdo, haga clic en su signo más:El elemento se expandirá en el panel izquierdo para mostrar el siguiente nivel decarpetas y nodos que contiene.Cuando haga clic en el signo más, la visualización del panel derecho no cambiará.Para cambiar lo que se ve en el panel derecho, hay que hacer clic en el propioelemento.Si una carpeta contiene más de 50 subcarpetas, no se expandirá inmediatamente.En su lugar, DCM mostrará un número indicando el número de subcarpetasexistentes. Por ejemplo, si hubiera 460 subcarpetas, DCM mostraría 460 carpetas.Para visualizar las subcarpetas en el panel izquierdo, haga clic en ese número. Obien, haga clic en el nombre de la carpeta principal en el panel izquierdo para verla lista de subcarpetas en el panel derecho. Si accede a una subcarpeta del panel


Usar la interfaz

derecho, el nombre de la subcarpeta se agregará al árbol del panel izquierdo, pero elárbol no se expandirá. La designación numérica cambia para indicarle el número decarpetas que no se han mostrado todavía.

2. Para contraer un elemento en el panel izquierdo, haga clic en el signo menos delelemento:

3. Para volver a un nivel superior del directorio, siga uno de estos procedimientos:• En el panel izquierdo, haga clic en la ubicación a la que desee ir.• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga

clic en la ubicación a la que desee ir.

La ruta de exploraciónAl abrir directorios o realizar acciones, en la parte superior de la página aparece una rutaque muestra la ubicación a la que se ha desplazado o la acción que está viendo. Puedehacer clic en cualquier carpeta de la ruta para volver a esa ubicación.


Usar la interfaz

Elegir los campos que van a aparecer en unapágina

En ocasiones, al mostrar las propiedades de un objeto, los usuarios que disponen deprivilegios administrativos pueden ver campos adicionales en las páginas. Si en unapágina aparece el enlace [+] Mostrar opciones o [+] Mostrar más , podrá seleccionarestos enlaces para ver más propiedades u opciones. Para ver la lista completa depropiedades asociadas al tipo de objeto, puede marcar la casilla de verificaciónMostrartodas las propiedades.

Las propiedades mostradas varían según el tipo de objeto del documento original. Siprocede, los campos se pueden modificar. Si desea ver explicaciones detalladas de laspropiedades, consulte la descripción del tipo de objeto en Content Server Object ReferenceManual (Manual de referencia de objetos de Content Server).

Para ocultar campos u opciones adicionales, seleccione el enlace [-] Ocultar opciones oel enlace [-] ocultar más.

Elegir la información que va a aparecer en unalista

Puede determinar la forma en que se mostrará la lista de elementos. En esta sección sedescriben los siguientes temas:

• Establecer el número de elementos por página, página 45• Acceder directamente a elementos de una lista, página 46• Filtrar listas, página 47• Ordenar listas, página 47• Seleccionar las columnas que van a aparecer en una lista, página 48• Utilizar miniaturas como información visual, página 49

Establecer el número de elementos por página

Puede seleccionar el número máximo de elementos que se mostrarán en cada página.Los elementos adicionales se presentarán en la página siguiente. Dicho número máximose selecciona en la lista Elementos por página, que se muestra a continuación:


Usar la interfaz

El campo situado sobre la lista indica el número de páginas que contiene la lista. Porejemplo, si aparece lo siguiente:

estará viendo la primera página de una lista de cinco.

Para avanzar o retroceder una página cada vez, haga clic en las flechas sencillas: o

Para ir a la primera o a la última página de la lista, haga clic en las flechas dobles: o

Para ir a un determinado número de página, escriba el número en el campo de texto ypresione Intro.

Acceder directamente a elementos de una lista

Si el campo Empieza por aparece en la parte superior de una lista o directorio, puedeacceder directamente a un elemento de la lista sin tener que desplazarse por toda la lista:

Si escribe los primeros caracteres del nombre de un archivo y hace clic en Ir, DCMpasa directamente a los elementos de la lista cuyos nombres empiecen por dichoscaracteres. También puede introducir una ubicación. En este tema se incluyen dosprocedimientos: uno para acceder directamente a elementos y otro para accederdirectamente a ubicaciones.

Para localizar un elemento mediante el campo Empieza por:

1. En el campo Empieza por, escriba las primeras letras del nombre del elemento.

2. Haga clic en Ir.

Para encontrar una ubicación mediante el campo Empieza por:

1. En el campo Empieza por, escriba la ruta completa o el principio de la ruta. Utiliceesta sintaxis:/nombre_archivador/ruta_carpeta/ruta_carpeta/

Por ejemplo, para acceder directamente a una carpeta llamada “carpeta_xyz” delnivel superior de un archivador denominado “archivador_abc”, deberá escribirlo siguiente:

2. Haga clic en Ir.


Usar la interfaz

Filtrar listas

Se pueden utilizar filtros para restringir los tipos de elementos que se mostrarán en unalista. Si hay filtros disponibles, puede acceder a ellos mediante una lista de selección:

,

o un botón:

.

El botón Filtro permite aplicar varios filtros a la vez. Por ejemplo, podría filtrar porestado y escenario para ver los archivos que tienen tanto el ciclo de vida En prueba comoun escenario francés. Si desea aplicar varios filtros a la vez, haga clic en el botón Filtropara ver los filtros disponibles. Por cada filtro disponible, seleccione el valor que deseaemplear para filtrar.

Nota: Si la aplicación basada enWDK permite filtrar por archivos en un sitio Web Trabajoen curso, se mostrarán todos los archivos de la ubicación en la que está viendo el sitio,incluidos los archivos que no son de Trabajo en curso. Se trata de un comportamientointencionado.

Ordenar listas

Al ordenar elementos en una lista, aparecerán en orden descendente.

Para ordenar elementos en la vista optimizada:

1. Para ordenarlos, haga clic en una de las propiedades de la línea Ordenar por:

2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar la propiedad.

Para ordenar elementos en la vista estándar:

1. Haga clic en un encabezado de columna:

Para ordenar por propietario de bloqueo, haga clic en el icono de llave:

2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar el encabezado de columna.


Usar la interfaz

Seleccionar las columnas que van a aparecer en unalista

Puede seleccionar las propiedades que se mostrarán en las listas y modificar el ordenen que aparecen. Por ejemplo, en una lista se podrían mostrar valores para Nombre,Tamaño,Modificado y Formato, como se muestra a continuación:

Podría quitar Tamaño y agregar Creador, tal como se muestra a continuación:

Para seleccionar las columnas que aparecerán en una vista determinada:

1. Desplácese hasta la vista.

2. Si aparece la casilla de verificación Same as Cabinets (Igual que archivadores),puede marcarla para copiar la configuración del archivador y omitir el resto deeste procedimiento.

3. Haga clic en .

4. Para agregar un tipo de propiedad que se mostrará como una columna, siga esteprocedimiento:

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto que contiene eltipo de propiedad que desea mostrar. Los tipos de propiedades disponibles endicho tipo de objeto aparecerán en la lista Seleccionar atributos para mostrar. Siselecciona Elementos predeterminados, aparecerán las propiedades de todos lostipos de objetos.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione el tipo de propiedadque desea mostrar en una columna.

c. Haga clic en Agregar.

d. Repita estos pasos con tantos tipos de propiedades como desee agregar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione un tipo depropiedad en Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic enArriba o en Abajo, según corresponda.


Usar la interfaz

6. Para quitar un tipo de propiedad que se muestra como columna, seleccione el tipo enSeleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en Quitar.

7. Cuando haya terminado de agregar y quitar tipos de propiedades, haga clic enAceptar.Las opciones de columnas se mantienen por perfil de usuario y por equipo. Si utilizaun equipo distinto, tendrá que volver a especificar las opciones de columnas parael nuevo equipo.

Utilizar miniaturas como información visual

Si se configura para ello, DCM puede mostrar miniaturas como información visual sobreel tipo o contenido de un archivo. En el caso de archivos de imagen, la miniatura esnormalmente una copia más pequeña de la imagen. En otros tipos de archivos, laminiatura es generalmente un gráfico estándar de tipo archivo.

Si se configura para ello, DCM crea miniaturas de nuevos archivos cuando se importano crean por primera vez en el repositorio. Tenga en cuenta que es posible que lanueva miniatura no aparezca en seguida. La creación de miniaturas se lleva a cabo deforma asíncrona, lo que significa que es posible que la miniatura no esté disponibleinmediatamente.

Para mostrar miniaturas en las listas:

1. Mientras ve una lista de archivos, marque la casilla de verificaciónMiniaturas. Lacasilla de verificación permite activar y desactivar la visualización de la miniatura.

Elegir elementos en páginas de selecciónDurante un procedimiento, a veces aparece una página de selección en la que se le pideque elija un elemento:


Usar la interfaz

Para elegir un elemento en una página de selección:

1. En el lado izquierdo de la pantalla de selección, haga clic en el nodo que deseeexplorar.

2. Desplácese al elemento deseado mediante la exploración de DCM estándar.

3. Cuando localice el elemento, marque su casilla de verificación. Si es posible, puedeseleccionar varios elementos.

4. Haga clic en Aceptar.

Arrastrar y colocarLa función de arrastrar y colocar sólo está disponible en la vista estándar. La función dearrastrar y colocar permite seleccionar archivos u otros objetos con el ratón y moverlosa una ubicación nueva.

Para habilitar la función de arrastrar y colocar, instale el complementoWdkPluginCab,a través de Preferencias. Dicho complemento se instala en la siguiente ubicación delequipo local:C:\WINDOWS\Downloaded Program Files

Puede utilizar esta función para mover elementos desde y hasta las ubicacionessiguientes:

• desde el portapapeles hacia una ubicación del repositorio


Usar la interfaz

• desde una vista de lista (por ejemplo una lista de carpetas, una lista de categorías oresultados de búsqueda) hacia otra ubicación en el repositorio

• desde una ubicación dentro de un documento virtual hacia otra ubicación dentrodel documento virtual

• desde un repositorio hacia un sistema local de archivos o viceversaPara arrastrar y colocar un elemento desde una ubicación hacia otra:

1. En el panel izquierdo o derecho, coloque el puntero del ratón sobre el elemento.

2. Mantenga pulsado el botón derecho del ratón.

3. Mientras mantiene pulsado el botón derecho del ratón, arrastre el elemento haciauna ubicación del panel opuesto.

4. Suelte el botón derecho del ratón.

5. Si aparece un menú, seleccione la acción deseada.

Abrir ventanas nuevasSi la opción está disponible en la aplicación basada en WDK, entonces, cuando seencuentre en un repositorio, podrá abrir una ventana nueva e independiente para elrepositorio. Puede utilizar esta función para ver varias áreas de un repositorio al mismotiempo o para ver varios repositorios a la vez.

Para abrir una ventana nueva para el repositorio actual:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Nueva ventana.• Seleccione Herramientas>Nueva ventana.

Ver mensajesLos mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en laparte inferior de la página:

Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado,se podrá ver el mensaje completo haciendo clic en el botón Ver mensajes de la barra de


Usar la interfaz

estado. De esta forma se abrirá el Visor de mensajes, en el que se muestran los mensajesrecientes.

Ver el estado del trabajoPara ver el estado de los trabajos en segundo plano, haga clic en el botón Estado dela barra de estado.

Por ejemplo, un archivo se podría devolver a su estado anterior de forma asíncrona ensegundo plano. Para ver si se ha completado el trabajo, haga clic en el botón Estado.

El botón aparecerá “marcado” si tiene mensajes de estado no leídos remitidos por unatarea asíncrona.

Si hay alguna tarea asíncrona en curso, aparecerá una imagen animada junto al botón.

Para actualizar el estado, haga clic en Actualizar.

Ver la información del producto de la aplicaciónWDK

Para ver el número de versión y otra información del producto:

1. Seleccione Archivo>Acerca deDCM.

2. Para acceder al sitio Web de EMC o EMC|Documentum, haga clic en el logotipocorrespondiente.


Capítulo 3Buscar

Las búsquedas se ejecutan desde los campos de búsqueda, al principio de la página de DCM:

• permite realizar una búsqueda simple basada en laspalabras clave que introduzca. Escriba las palabras clave y, a continuación, haga clic en .

• permite realizar una búsqueda por determinadas propiedades y valores depropiedad. Si precisa más información, consulte el tema de esta guía sobre búsquedas avanzadas.


• Ejecutar búsquedas simples, página 53• Ejecutar búsquedas avanzadas, página 54• Guardar búsquedas, página 56• Ejecutar búsquedas guardadas, página 56• Gestionar búsquedas guardadas, página 57

Ejecutar búsquedas simplesLa búsqueda simple compara las palabras buscadas con el texto indexado y laspropiedades que se enumeran a continuación. El sistema puede estar configurado parabuscar, además, en otras propiedades:

• Nombre de archivo• Nombre descriptivo• Categoría• AutorUna búsqueda simple busca en las ubicaciones designadas en la pantalla de búsquedaavanzada.


Buscar

Para realizar una búsqueda simple:

1. En el campo Buscar situado en la parte superior de la página, escriba el texto quedesee buscar. Para separar el texto, puede introducir espacios o comas. DCM buscael texto separado mediante consultas Verity.

2. Haga clic en Ir.

3. Mientras se ejecuta la búsqueda, DCM muestra la primera página de resultados.Puede hacer lo siguiente mientras se realiza la búsqueda:• Para cancelar la búsqueda, haga clic en Cancelar.• Para detener la búsqueda y ver los resultados encontrados hasta el momento,

haga clic en Detener.• Para ver el estado de la búsqueda, haga clic en Procesando en la esquina superior

derecha de la página.4. Si desea revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en Revisar esta búsqueda

y siga las instrucciones del apartado Ejecutar búsquedas avanzadas, página 54.

5. Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda (para obtener másinformación, consulte Guardar búsquedas, página 56).

Ejecutar búsquedas avanzadasUna búsqueda avanzada permite seleccionar las ubicaciones de búsqueda y seleccionarlas propiedades que desea buscar.

Según la configuración de su organización, podrá buscar tanto en orígenes externoscomo en los repositorios de la organización.

Para realizar una búsqueda avanzada:

1. Siga uno de estos procedimientos, según la aplicación basada en WDK que utilice:• En el encabezado situado en la parte superior de la página de DCM, haga clic

en Avanzada.• En el panel de la izquierda, haga clic en Búsqueda avanzada.Se abrirá la página Búsqueda avanzada en la que se muestra la ficha General.

2. En el campoQue contengan las palabras, escriba las palabras que desee buscar. Másadelante en este procedimiento, elegirá las propiedades que desea buscar.

3. En la lista Buscar en estas ubicaciones, seleccione las ubicaciones en las que deseabuscar.Si desea agregar ubicaciones a la lista, haga clic en Editar y siga este procedimiento:


Buscar

a. En la lista de la izquierda, desplácese hasta la ubicación que desea agregar,selecciónela y, a continuación, haga clic en .

b. Repita el último paso con tantas ubicaciones como desee agregar.

c. Haga clic en Aceptar.

4. Seleccione las propiedades que desea buscar mediante el siguiente procedimiento:

a. En el campo Fecha, puede buscar elementos para los que se ha producido unaacción específica durante un tiempo concreto. Para realizar esta búsqueda,seleccione la acción en el primer campo y, a continuación, elija el período detiempo en los campos restantes.

b. En el campo Tipo de objeto, seleccione el tipo de elemento que desee buscar.

c. En el campo Tamaño, seleccione el intervalo de tamaños que desee buscar.

d. Para realizar la búsqueda según otro valor de propiedad, haga clic en Seleccioneuna propiedad. Aparecerá una nueva línea con otros campos. En el primercampo de la línea, seleccione una propiedad por la que desee buscar. En elsegundo campo, seleccione un operador, que determina la relación del valor debúsqueda con el valor de la propiedad. En los campos restantes, introduzca losvalores de búsqueda.

e. Para realizar la búsqueda según otro valor de propiedad, haga clic en Seleccioneotra propiedad. Aparecerá una nueva línea con otros campos. En el primercuadro, seleccione una de las siguientes opciones:• AND: Devuelve los resultados de la búsqueda que coinciden con este valor

de propiedad y con el de la línea anterior.• OR: Devuelve los resultados de la búsqueda que coinciden con este valor de

propiedad o con el de la línea anterior.En los campos restantes, seleccione la propiedad por la que desea buscar, elijael operador que determina la relación de su valor de búsqueda con el valor depropiedad e introduzca los valores de búsqueda.Repita este paso con tantos valores de propiedad como desee agregar.

f. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clic en Quitar,situado junto a la propiedad que desee quitar.

5. Para incluir objetos ocultos en la búsqueda, seleccione Buscar objetos ocultos.Los objetos ocultos sólo están visibles para los usuarios con permiso de lectura oescritura para esos objetos. La búsqueda mostrará sólo los objetos para los que tengapermiso de visualización.

6. Para buscar versiones anteriores además de la versión actual de un archivo,seleccione Buscar todas las versiones.

7. Haga clic en Buscar.


Buscar

Guardar búsquedasUna vez realizada una búsqueda, puede guardarla para volver a ejecutarla más adelante.

Para guardar una búsqueda:

1. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda.

2. En el campo Nombre, escriba un nombre para la búsqueda.

3. El campo Descripción aparece ya rellenado con la descripción de la consulta, peropuede editarlo si lo desea. Este campo no debe dejarse en blanco.

4. En el campo Ubicación puede seleccionar el repositorio en el que desea guardar labúsqueda. La ruta concreta del repositorio en la que se guardará la búsqueda estápredeterminada.

5. Haga clic en Aceptar para guardar la búsqueda. Si el nombre de la búsquedaguardada ya existe, el sistema le preguntará si desea sobrescribir la búsqueda. Parasobrescribirla, haga clic en Sí. Si hace clic en No la búsqueda se guardará como unnuevo objeto. Puede acceder a todas las búsquedas guardadas mediante las fichasMis búsquedas guardadas y Todas las búsquedas guardadas.

Ejecutar búsquedas guardadasEste procedimiento describe cómo volver a ejecutar una búsqueda que se ha guardadopreviamente. Al ejecutar de nuevo la búsqueda, ésta utiliza los mismos parámetrospero devuelve resultados actualizados.

Para ejecutar una búsqueda guardada:


en Avanzada.• En el panel de la izquierda, haga clic en Búsqueda avanzada.

2. Seleccione una de las siguientes fichas:• Mis búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para ejecutar una búsqueda

guardada en el repositorio que está viendo en ese momento.• Todas las búsquedas guardadas: seleccione esta ficha para ejecutar todas las

búsquedas guardadas por usuarios finales. Es posible que estas búsquedas sehayan guardado en otro repositorio que no esté visualizando.

3. Si ha seleccionado Todas las búsquedas guardadas, utilice la lista situada en laesquina superior izquierda de la página para seleccionar el repositorio en el que


Buscar

desea localizar las búsquedas guardadas. El repositorio en el que ha iniciado sesiónactualmente está seleccionado de forma predeterminada.

4. Para modificar los parámetros de búsqueda antes de ejecutarla, haga clic en Revisaren la línea de la búsqueda.Al revisar una búsqueda guardada se abre la ficha General de la pantalla debúsqueda avanzada, donde todos los parámetros de la búsqueda guardada aparecenya rellenados. Realice los cambios y haga clic en Buscar.Los cambios se utilizarán para esta ejecución de la búsqueda guardada, a menos queespecifique que se guarden de forma permanente. Haga clic en Guardar búsquedapara guardar la nueva búsqueda.

5. En la línea de la búsqueda, haga clic en Ejecutar búsqueda para ver los resultados dela búsqueda.

6. Si DCM le solicita que introduzca credenciales para un origen de búsqueda, hágalo.

7. Cuando aparezcan los resultados de la búsqueda, puede llevar a cabo las siguientesacciones:• Para ejecutar la búsqueda de nuevo con unos parámetros modificados, haga clic

en Revisar esta búsqueda. Al revisar esta búsqueda se abre la ficha General dela pantalla de búsqueda avanzada, donde todos los parámetros de la búsquedaguardada aparecen ya rellenados.

• Se puede cambiar el repositorio tanto paraMis búsquedas guardadas comoTodas las búsquedas guardadas.

• Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda. Consulte Guardarbúsquedas, página 56.

Gestionar búsquedas guardadasEn este procedimiento se describe la forma de abrir, revisar y eliminar búsquedasguardadas.

Para gestionar búsquedas guardadas:


en Avanzada.• En el panel de la izquierda, haga clic en Búsqueda avanzada.Se abrirá la página Búsqueda avanzada en la que se muestra la ficha General.

2. Seleccione una de las siguientes fichas:


Buscar

• Mis búsquedas guardadas: Seleccione esta ficha para administrar las búsquedasque se han guardado en el repositorio actual.

• Todas las búsquedas guardadas: Seleccione esta ficha para administrar lasbúsquedas que ha guardado en otros repositorios diferentes al actual.

• Los cambios se utilizarán para esta ejecución de la búsqueda guardada, a menosque especifique que se guarden de forma permanente. Haga clic en Guardarbúsqueda para guardar la nueva búsqueda.

3. Para revisar una búsqueda, haga clic en Revisar esta búsqueda en la línea de labúsqueda y modifique los parámetros de la búsqueda.

4. Se puede cambiar el repositorio tanto paraMis búsquedas guardadas como Todaslas búsquedas guardadas.

5. Para quitar una búsqueda guardada, haga clic en Quitar en la línea de la búsqueda.


Capítulo 4Definir preferencias

Las preferencias determinan la configuración personal y se almacenan en el equipo. Son específicasde cada equipo. Si usa otro equipo, éste podría no tener la misma configuración de preferencias. Siutiliza Microsoft Internet Explorer, las preferencias se almacenarán en una cookie. Si elimina lacookie, perderá la configuración de las preferencias.

Para acceder a las preferencias:

1. Haga clic en Preferencias en el encabezado. A continuación, siga el procedimientocorrespondiente a las preferencias que desea definir:• Definir preferencias generales, página 59• Definir preferencias de columnas, página 60• Definir preferencias de documentos virtuales, página 61• Definir preferencias de inicio de sesión, página 62• Definir repositorios favoritos, página 62• Definir orígenes de búsqueda, página 63• Definir formatos, página 64Algunas de las preferencias que se muestran aquí podrían no estar disponiblesen la instalación de DCM. Lo que aparezca dependerá de la configuración de suorganización.

Definir preferencias generalesPara definir las preferencias generales:

1. En el encabezado, haga clic en Preferencias.

2. Seleccione la ficha General.

3. En el campo Tipo de aplicación Documentum Compliance Manager, seleccione sidesea que aparezca la vista Estándar u Optimizada cuando inicie sesión.


Definir preferencias

4. En La sección empezará en, seleccione la página que desea que aparezca al iniciar lasesión. Por ejemplo, si elige Suscripciones, se mostrará el nodo Suscripciones aliniciar una sesión.

5. En Diseño, seleccione el conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizarán enpantalla.

6. En Opciones de accesibilidad, elija si se mostrarán accesos directos de exploración ytexto emergente. Las descripciones de texto emergente aparecen al pasar el punterosobre un elemento de la interfaz.

7. En Ubicación de retirada puede cambiar la ubicación del directorio de retirada. Eldirectorio de retirada es la ubicación del equipo donde DCM copia los archivoscuando se accede a ellos para editarlos, es decir, cuando se retiran del repositorio.

8. En Arrastrar y colocar, marque la casilla de verificación si desea utilizar elcomplemento para arrastrar y colocar. Esta opción requiere que reinicie el exploradorpara que los cambios surtan efecto.

9. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Definir preferencias de columnasPuede definir las columnas que se mostrarán para cada nodo y las que se mostraránpara los documentos virtuales.

Para definir las preferencias de columnas:


2. Seleccione la ficha Columnas.

3. Desplácese hasta la combinación de vista y nodo (o vista y documento virtual) parala que desea definir columnas. Haga clic en Editar en la vista correspondiente.

4. Para mostrar una propiedad, siga este procedimiento:

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto que contienela propiedad que desea mostrar. Las propiedades disponibles de dicho tipo deobjeto aparecerán en la lista Seleccionar atributos para mostrar. Si seleccionaElementos predeterminados, aparecerán las propiedades de todos los tipos deobjetos del repositorio.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione el tipo de propiedadque desea mostrar como columna.

c. Haga clic en la flecha derecha.

d. Repita estos pasos con tantas propiedades como desee agregar.



5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedaden la lista Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flechahacia arriba o hacia abajo.

6. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionaratributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha hacia la izquierda.


Definir preferencias de documentos virtualesSi su aplicación basada en WDK utiliza documentos virtuales, siga este procedimientopara definir las preferencias de los documentos virtuales.

Para definir preferencias de documentos virtuales:


2. Seleccione la ficha Documentos virtuales.

3. En Opciones de apertura, seleccione cómo se debe mostrar un documento virtualcuando haga clic en su nombre para abrirlo. Esta preferencia no se aplica si eldocumento virtual ya está abierto en Virtual Document Manager (VDM):• Ver estructura:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá el primer nivelde archivos anidados.

• Ver contenido:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, aparecerá una copiade sólo lectura del contenido.

• Preguntarme siempre:

Cuando haga clic en el nombre del documento virtual, se le solicitará que elija sidesea mostrar la estructura o el contenido de sólo lectura.

Si el documento virtual no tiene contenido, VDM muestra automáticamente laestructura del documento virtual, con independencia de esta preferencia.

4. Si desea que VDM muestre enlaces rotos, seleccioneMostrar enlaces rotos. Unenlace estará roto si VDM no puede encontrar la versión del componente especificadapor la regla de enlace de ese componente.

5. En Copiar, seleccione qué acción se debe realizar cuando se copie un documentovirtual en el portapapeles. Puede seleccionar una de las opciones siguientes:• Sólo raíz:

Copia el contenido y las propiedades únicamente del archivo padre.



• Raíz y descendientes:

Copia el archivo padre y todos los descendientes anidados en él, incluidos losdescendientes de los descendientes, y así sucesivamente.

• Raíz y enlace a descendientes existentes:

Copia el archivo padre y se crean referencias a los descendientes.• Preguntarme siempre:

Solicita al usuario que seleccione lo que desea copiar.6. En Retirar, seleccione qué acción se debe realizar cuando intente retirar un elemento

que haya bloqueado otro usuario:• Descargar como sólo lectura:

Descarga una copia del elemento como sólo lectura.• Preguntarme siempre:

Solicita al usuario que seleccione si desea descargar como sólo lectura.7. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Definir preferencias de inicio de sesiónSi marcó la casilla ¿Recordar credenciales la próxima vez? al iniciar la sesión, podrá versus credenciales guardadas en las preferencias de Inicio de sesión. Puede eliminar lascredenciales guardadas desde la página.

Para definir las preferencias de inicio de sesión:


2. Seleccione la ficha Inicio de sesión.Se mostrarán sus credenciales guardadas.

3. Para eliminar las credenciales guardadas, haga clic en Quitar credencialesguardadas.


Definir repositorios favoritosLa ficha Repositorios determina qué repositorios aparecen al iniciar la sesión.

Si utiliza un enlace o marcador para acceder a un archivo de un repositorio que no estáen su lista Repositorios, el repositorio se agregará a la lista.



Las preferencias se mantienen por perfil de usuario en un equipo concreto. Si utilizaun equipo distinto, tendrá que volver a especificar los repositorios favoritos para elnuevo equipo.

Para definir repositorios favoritos:


2. Seleccione la ficha Repositorios.

3. En la lista Seleccionar un repositorio, elija el repositorio que desea agregar y, acontinuación, haga clic en la ficha hacia la derecha. Repita este paso con tantosrepositorios como desee agregar.

4. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios, selecciónelo y haga clic en laflecha hacia la izquierda. Repita este paso con tantos repositorios como desee quitar.

5. Cuando inicie una sesión o cambie de repositorio, los repositorios aparecerán en elmismo orden por el que se encuentren en la lista Repositorios. Para cambiar elorden, seleccione el repositorio que desee subir o bajar en la lista y haga clic en laflecha hacia arriba o hacia abajo. Repita este paso con tantos repositorios comodesee mover en la lista.


Definir orígenes de búsquedaPuede definir ubicaciones predeterminadas para las búsquedas.

Para definir orígenes de búsqueda:


2. Seleccione la ficha Buscar.

3. Seleccione la ubicación predeterminada para las búsquedas:• Mis repositorios favoritos:

Las ubicaciones de búsqueda predeterminadas se definirán como todos losrepositorios de la lista de repositorios predeterminada. Puede ver o modificar lalista predeterminada en la ficha Repositorios de Preferencias.

• Sólo repositorio actual:

La ubicación de búsqueda predeterminada se definirá como el repositorio queestá viendo en el momento de realizar la búsqueda.

• Otros:



Las ubicaciones de búsqueda predeterminadas se definirán como las ubicacionesconcretas que elija.

4. Si seleccionó Otros, desplácese por la lista Repositorios disponibles hasta laubicación que desea agregar y selecciónela. Introduzca su nombre de usuario ycontraseña si el sistema se lo solicita. Haga clic en la flecha derecha. Repita este pasocon tantas ubicaciones como desee agregar.

5. Para quitar una ubicación de la lista Incluidos en la búsqueda, selecciónela y hagaclic en la flecha hacia la izquierda.


Definir formatosPuede utilizar la preferencia Formatos para determinar las aplicaciones utilizadas paraver y modificar los archivos de un tipo concreto de objeto de Documentum.

Para definir las preferencias de formato:


2. Seleccione la ficha Formatos.

3. En la lista Elegir tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto cuyo formato deseadefinir.

4. En la lista Formato primario del objeto, seleccione el formato de archivo que deseaasociar con este tipo de objeto.

5. Para configurar las opciones de visualización de sólo lectura de un archivo de estetipo de objeto, defina las opciones siguientes:• Formato de visualización: el formato designado por la extensión de archivo.• ¿Desea que este contenido aparezca en el explorador Web?: si la aplicación que

va a utilizar se puede abrir con un explorador, puede hacer que el contenido semuestre en el explorador de forma predeterminada. Si selecciona Sí, el archivose abrirá en el explorador y no se iniciará ninguna otra aplicación.

• Aplicación de visualización: la aplicación utilizada para visualizar.6. En la lista Aplicación para editar, seleccione la aplicación utilizada para editar

archivos de este tipo de objeto.


Capítulo 5Trabajar con archivadores, carpetas yarchivos

En esta sección se describen los siguientes temas:• Crear archivadores, carpetas y archivos, página 67• Retirar y editar archivos, página 70• Ver archivos en modo de sólo lectura, página 79• Ver elementos relacionados, página 79• Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento, página 79• Importar elementos, página 80• Eliminar, página 81• Usar el portapapeles, página 82• Copiar elementos, página 83• Crear y usar enlaces, página 84• Suscribirse a elementos, página 86

Nota: Para obtener más información sobre la retirada y edición de archivos, consulte Retirar y editarun documento controlado, página 120.

Crear archivadores, carpetas y archivosEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Crear archivadores, página 68• Crear carpetas, página 68• Crear archivos, página 69


Trabajar con archivadores, carpetas y archivos

Crear archivadores

Los archivadores aparecen indicados por este icono:

Nota: Si la aplicación basada en WDK incluye archivadores Web, para crear archivadoresWeb utilizará otro procedimiento. Consulte el índice o contenido para conocer elprocedimiento.

Para crear un archivador:

1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador.

2. Seleccione el nodo Archivadores.

3. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Nuevo archivador.• Seleccione Archivo>Nuevo>Archivador.

4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y el tipo. Introduzca lainformación adicional que desee.

5. En la ficha Información, defina las propiedades como desee. La organizacióndetermina qué propiedades están disponibles.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, puede definir los valores de éstahaciendo clic en Editar e introduciendo los valores en la página que aparezca.Si la aplicación basada en WDK admite CIS, puede que aparezca Ver valores CIS.En ese caso, seleccione los valores de propiedad sugeridos que desee aceptar y, acontinuación, haga clic en Aceptar.Los valores sugeridos no pueden incluir los caracteres tilde (~) ni la raya vertical ( | ).

6. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretosal archivador.

7. Según la aplicación basada en WDK que utilice, podrían aparecer otras fichas.Defina la información en estas fichas como desee. Si precisa más información sobrelas funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema de esta guía que trataesas funciones.

8. Haga clic en Terminar.

Crear carpetas

Para crear una carpeta:

1. Desplácese hasta la ubicación donde desee crear la nueva carpeta.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:



• Haga clic en Nueva carpeta.• Seleccione Archivo>Nuevo>Carpeta.

3. En la ficha Crear, escriba el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca lainformación adicional que desee.

4. En la ficha Información, defina las propiedades como desee. La organizacióndetermina qué propiedades están disponibles.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, puede definir los valores de éstahaciendo clic en Editar e introduciendo los valores en la página que aparezca.Si la aplicación basada en WDK admite CIS, puede que aparezca Ver valores CIS.En ese caso, seleccione los valores de propiedad sugeridos que desee aceptar y, acontinuación, haga clic en Aceptar.Los valores sugeridos no pueden incluir los caracteres tilde (~) ni la raya vertical ( | ).

5. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos ala carpeta.



Crear archivos

Nota: Si la aplicación basada en WDK incluye edición en contexto, consulte el capítulosobre edición en contexto para crear un archivo mediante este tipo de edición.

Para crear un archivo:

1. Desplácese hasta la ubicación donde desee crear el nuevo archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Nuevo documento o Nuevo contenido.• Seleccione Archivo>Nuevo>Documento o Archivo>Nuevo>Contenido.

3. Si aparece una página de selección, deberá seleccionar una plantilla para el nuevoarchivo. Seleccione la plantilla y haga clic en Aceptar. Para obtener instruccionessobre cómo utilizar la página de selección, consulte el tema del capítulo en el que seexplica todo esto al utilizar la interfaz.Nota: Si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para untipo personalizado, no podrá crear un archivo de ese tipo ahora. En su lugar, puedecrear un archivo en el equipo local, importarlo al repositorio y, a continuación,asignarle el tipo personalizado.



4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivo. Introduzca la informaciónadicional que desee.

5. En la ficha Información, si está disponible, defina la información como desee. Si elenlace Editar aparece junto a una propiedad, puede definir los valores de éstahaciendo clic en Editar e introduciendo los valores en la página que aparezca.



Retirar y editar archivosEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Información general, página 70• Directorio de retirada, página 71• JVM y subprogramas de Documentum, página 72• Retirar archivos, página 73• Editar archivos, página 74• Registrar archivos, página 75• Cancelar retiradas, página 77• Localizar archivos utilizados recientemente, página 78• Acceder a los archivos retirados, página 78

Nota: Para obtener más información sobre la retirada y edición de archivos, consulteRetirar y editar un documento controlado, página 120.

Información general

Para editar un archivo, debe retirarlo del repositorio. Cuando retire un archivo, elrepositorio lo bloqueará para que nadie más pueda editarlo. Si el archivo está enlazadoa varias ubicaciones, se bloqueará el archivo en todas las ubicaciones. Otros usuariospodrán ver el archivo en modo de sólo lectura, pero no podrán modificarlo.

Nota: si la aplicación WDK admite firmas, al retirar el archivo las firmas pendientes se definiráncon estado de cancelación. Si cancela la retirada, el estado de cancelación pasará a pendiente.



Al retirar un archivo, DCM lo copia o transmite al equipo. La acción que se realicedependerá de la aplicación de edición del archivo.

Si el archivo utiliza una aplicación de edición externa, DCM copia el archivo en eldirectorio de retirada del equipo. En el directorio de retirada puede abrir y cerrar elarchivo siempre que lo desee, así como realizar y guardar cambios. Las modificacionesno se guardarán en el repositorio hasta que vuelva a registrar el archivo. Una vezregistrado, también se desbloqueará para que otros usuarios tengan acceso a él. Laubicación del directorio de retirada varía según el sistema operativo:

• Windows: //Documentum/Retirada• Macintosh OS X: Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:RetiradaSi el archivo utiliza una aplicación de edición interna, es decir, una aplicación de ediciónque forma parte de DCM, al retirar el archivo éste se transmitirá desde el repositoriodirectamente al explorador. El archivo no se copiará en el equipo. Cuando guarde elarchivo en la aplicación de edición, el archivo se guardará directamente en el repositorio.No obstante, el archivo permanece retirado, es decir, bloqueado. Para desbloquearlo,deberá registrarlo de nuevo.

Para retirar un archivo, utilice el comando retirar o editar. El comando retirar bloquea elarchivo en el repositorio. El comando editar retira el archivo (si aún no lo ha retirado) ylo abre en la aplicación de edición.

Para cancelar los cambios realizados en un archivo retirado, cancele la retirada. En estecaso, se descartará la copia que tenga en el equipo (si la tiene) y no se llevarán a caboactualizaciones en el repositorio. Si cancela la retirada, el repositorio considerará laúltima versión del archivo como la versión actual.

Los archivos que haya bloqueado se mostrarán con el icono de llave:

Los archivos que hayan bloqueado otros usuarios se mostrarán con el icono de candado:

Puede ordenar la listaMis archivos para agrupar los archivos que haya bloqueado sihace clic en el criterio de ordenación Retirado por de la vista optimizada o en la columna

de la vista estándar.

Directorio de retirada

En el caso de los archivos que se descargan en el equipo al retirarlos, DCM los colocaen el directorio de retirada. De forma predeterminada y según el sistema operativo, eldirectorio de retirada es uno de los siguientes:

• Windows: //Documentum/Retirada• Macintosh OS X: Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:Retirada



Tenga en cuenta que los archivos que se transmiten al retirarlos no se descargan enel equipo.

Cuando un archivo se descarga en el directorio de retirada, la copia local del archivotiene el mismo nombre que el archivo del repositorio, a menos que surja un conflictode denominación. Un conflicto surge si ya existe un archivo con el mismo nombre enel directorio de retirada. Si surge un conflicto de denominación, DCM adjuntará unnúmero al nombre del archivo local para dar exclusividad al archivo en el directorio deretirada. Esto no cambia el nombre del archivo en el repositorio. Cuando se vuelva a registrarel archivo, mantendrá su nombre original.

Por ejemplo, si retira un archivo denominado suministros.xml, el archivo se copia en eldirectorio de retirada y su nombre también será suministros.xml. Si más tarde retira otroarchivo con el mismo nombre, el segundo archivo también se copia en el directorio deretirada, pero con el nombre suministros(2).xml.

Al retirar un archivo, si el archivo contiene enlaces, y elige retirar los archivos enlazados,dichos archivos también se copiarán en el directorio de retirada. Por ejemplo, si retiraun archivo XML llamado autos.xml, que contiene enlaces a los archivos imagen.gife información.txt, los tres archivos se copiarán en el directorio de retirada. Si surgenconflictos de denominación con alguno de los archivos enlazados, DCM agregaránúmeros a los nombres de los archivos implicados en el conflicto.

Los nombres de archivos admiten una longitud máxima de 64 caracteres. Los nombresde archivo con más de 64 caracteres se truncarán y sólo mostrarán 64 caracteres en eldirectorio de retirada.

La ubicación del directorio de retirada se puede modificar en la preferencias de DCM.

JVM y subprogramas de Documentum

DCM utiliza Java Virtual Machine (JVM) y Documentum Applets para ejecutar latransferencia de contenido UCF de Documentum. La transferencia de contenido HTTPtambién está disponible y no requiere subprogramas.

Es preciso tener instalado al menos JVM 1.4.x en el equipo local para ejecutar DCM. Debeestar instalado con antelación e incluido en la ruta de sistema del equipo.

DCM utiliza Documentum Applets para transferir contenido del repositorio al equipolocal. DCM instala subprogramas en el equipo la primera vez que se utiliza unaoperación de transferencia de contenido.

Si se le solicita que acepte o confirme la descarga de los subprogramas de DocumentumApplets, haga clic en los botones apropiados (Sí o Aceptar) para aceptar o confirmar lasdescargas. Lea todas las indicaciones cuidadosamente: Es posible que se le pida quecierre y reinicie el explorador de Web antes de continuar con la operación de retirada.



Si se le pide que sobrescriba los subprogramas de transferencia de contenido existentespara instalar subprogramas actualizados, haga clic en los botones apropiados para ello.Lea todas las indicaciones detenidamente.

Si se produce el error "Transferencia de contenido: nulo", puede que tenga que eliminarDocumentum Content Transfer applets. Para eliminar subprogramas, consulte la ayudaelectrónica del explorador.

Retirar archivos

Este procedimiento sirve para retirar archivos sin abrirlos en una aplicación de edición.El archivo se bloquea y se copia en el directorio de retirada. Para acceder al archivo en elequipo, desplácese hasta el directorio de retirada y abra el archivo.

Si se le solicita que acepte subprogramas de Documentum o Java, hágalo. Lea todaslas indicaciones detenidamente.

Para retirar un archivo sin abrirlo:

1. Desplácese hasta el archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Retirar en la línea del archivo.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A

continuación, seleccione Archivo→Retirar.3. Cuando se le solicite que confirme qué archivos va a retirar, siga uno de estos

procedimientos:• Si va a retirar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a retirar varios archivos, siga este procedimiento, a menos que vaya a retirar

un documento virtual basado en XML, como se describe a continuación: haga clic enSiguiente con cada archivo. Con el último archivo, haga clic en Terminar. (Tengaen cuenta que también puede hacer clic en Terminar antes de llegar al últimoarchivo. Si lo hace, se aplicarán los valores especificados al resto de archivos delgrupo. Si aparece un mensaje de confirmación, haga clic en Continuar).

• Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a retirar un documento virtualbasado en XML, seleccione una de las siguientes opciones y, a continuación,haga clic en Aceptar:

— Todo, raíz y descendientes para retirar el archivo raíz y todos los archivosanidados dentro del directorio raíz. Esto puede incluir, por ejemplo, archivosXML hijo y archivos gráficos.



— Raíz con descendientes de sólo lectura para retirar el archivo raíz y noretirar los archivos anidados. Los archivos anidados se descargarán en elequipo como archivos de sólo lectura.

— Sólo raíz para retirar el archivo raíz sin descargar los archivos anidados en elequipo (ni siquiera como archivos de sólo lectura).

4. Si va a retirar un documento virtual y recibe un aviso que indique que algunosarchivos están bloqueados y que se van a retirar en el modo de sólo lectura, haga clicen Continuar para seguir con la retirada.

5. Si se abre la página Retirar, siga este procedimiento:

a. Si la página Retirar le pide un directorio raíz predeterminado, escriba la ruta y eldirectorio que hará las funciones de raíz.

b. Si va a retirar un documento virtual y si dicho documento está enlazado a variasubicaciones del repositorio y se le solicita que elija qué ubicación utilizar paralas rutas relativas, seleccione la ubicación. (Cuando retire el archivo, éste seretirará de todas las ubicaciones).

c. Haga clic en Retirar.

d. Si se le solicita que instale el software utilizado para editar el archivo, siga lasinstrucciones de los mensajes para instalarlo.

Editar archivos

Siempre que edite un archivo, éste se retirará automáticamente. El archivo se bloquea yse abre en una aplicación de edición.


Para editar un archivo:


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Editar en el elemento de línea del archivo.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A

continuación, seleccione Archivo→Editar.3. Si se le solicita que confirme qué archivos va a editar, siga uno de estos

procedimientos:• Si va a editar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a editar varios archivos, siga este procedimiento, a menos que vaya a editar

un documento virtual basado en XML, como se describe a continuación: haga clic en



Siguiente con cada archivo. Con el último archivo, haga clic en Terminar. (Tengaen cuenta que también puede hacer clic en Terminar antes de llegar al últimoarchivo. Si lo hace, se aplicarán los valores especificados al resto de archivos delgrupo. Si aparece un mensaje de confirmación, haga clic en Continuar).

• Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a retirar un documento virtualbasado en XML, seleccione una de las siguientes opciones y, a continuación,haga clic en Aceptar:

— Todo, raíz y descendientes para retirar el archivo raíz y todos los archivosanidados dentro del directorio raíz. Esto puede incluir, por ejemplo, archivosXML hijo y archivos gráficos.

— Raíz con descendientes de sólo lectura para retirar el archivo raíz y noretirar los archivos anidados. Sin embargo, los archivos anidados sedescargarán en el equipo como archivos de sólo lectura.

— Sólo raíz para retirar el archivo raíz sin descargar los archivos anidados. Nose descargarán los archivos anidados (ni siquiera como archivos de sólolectura).

4. Si va a retirar un documento virtual y recibe un aviso que indique que algunosarchivos están bloqueados y que se van a retirar en el modo de sólo lectura, haga clicen Continuar para seguir con la retirada.

5. Si se abre la página Retirar, siga este procedimiento:

a. Si no ha definido un directorio raíz en las preferencias, escriba la ruta y eldirectorio que funcionará como raíz.

b. Si el archivo que va a retirar está enlazado a varias ubicaciones del repositorio,seleccione la ubicación. Cuando retire el archivo, éste se retirará de todas lasubicaciones.

c. Haga clic en Retirar.

d. Si se le solicita que instale el software utilizado para editar el archivo, siga lasinstrucciones de los mensajes para instalarlo.

6. Si el archivo no se abre durante la retirada, podrá abrirlo y editarlo si lo busca en eldirectorio de retirada.

Registrar archivos

Podrá volver a registrar un archivo en el repositorio si es el propietario del bloqueo, esdecir, si es el usuario que retiró el archivo.




Para registrar archivos:

1. Desplácese hasta el archivo o archivos del repositorio.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Registrar en la línea del archivo.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A

continuación, seleccione Archivo→Registrar. Si la opción Registrar no estádisponible, uno o más de los archivos seleccionados no están retirados.

Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidaslas copias en miniatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Si creauna versión del archivo, las copias siguen igual que con la versión anterior. Noobstante, según la configuración definida, se enviará una solicitud de copia en PDF siha registrado el archivo como la misma versión, ya existe una copia en PDF y no setrata del registro de un documento nuevo.Si la aplicación WDK admite relaciones con un documento que se registra comonueva versión, no se mantendrá una relación entre esta versión nueva del documentoy el documento padre. No obstante, si un documento padre se registra como nuevaversión, las relaciones entre el documento padre y los documentos hijo se copiarán ymantendrán.

3. Si DCM no puede encontrar la copia local del archivo en el equipo, se le solicitaráque busque el archivo. Puede buscar el archivo o cancelar la operación de registro.

4. Si se le solicita información de registro, introduzca la información requerida.Esta información variará en función de la instalación de su organización.La información de registro puede incluir los siguientes elementos:

Nota: Es posible que DCM imponga restricciones a las siguientes opciones paradocumentos controlados.

• Guardar como: establece el número de versión. Si selecciona el mismo númerode versión, el archivo original se sobrescribirá con la nueva versión.

• Etiqueta de versión: nombre de la versión actualizada. Si la aplicación WDKutiliza documentos controlados, esta opción estará desactivada.

• Mantener bloqueo: mantiene el bloqueo en el repositorio. De esta forma, lasactualizaciones estarán disponibles para que otros usuarios puedan verlas alabrir el archivo en modo de sólo lectura, pero el archivo seguirá bloqueado.

• Convertir ésta en la versión actual: si esta opción está disponible, puede optar porconvertir el archivo actualizado en la versión actual en el repositorio.

• Mantener una copia local tras el registro: conserva una copia del archivo en elequipo local.

• Registrar desde archivo: si esta opción está disponible, puede reemplazar el archivooriginal por un archivo del equipo local. Para utilizar esta opción, busque elarchivo o bien escriba la ruta de acceso al archivo y el nombre de archivo, incluida



la extensión. Por ejemplo, si tiene un archivo llamado SOP.doc en la carpeta Misdocumentos de la unidad C, deberá escribir: C:\Mis documentos\SOP.doc.

5. Si va a retirar sólo un archivo, haga clic en Aceptar.

6. Si va a retirar varios archivos, utilice el botón Siguiente para introducir lainformación de registro de cada archivo, o bien, si lo desea, haga clic en Terminarpara aplicar la información de registro de la página actual a todos los demás archivosdel grupo. Si hace esto último y aparece un mensaje de confirmación, haga clicen Continuar.

Cancelar retiradas

Si decide cancelar una retirada, se descartarán todos los cambios que haya realizado en elarchivo desde que lo retiró y no se bloqueará el archivo en el repositorio.


Para cancelar retiradas:

1. Desplácese hasta el archivo o archivos del repositorio.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: junto al archivo, haga clic en Cancelar retirada.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A

continuación, seleccione Archivo→Cancelar retirada.3. Si se le solicita que confirme la cancelación, siga uno de estos procedimientos:

• Si va a cancelar la retirada de un solo archivo, haga clic en Aceptar. (Tenga encuenta que si hace clic en Cancelar, no se llevará a cabo la acción de cancelaciónde la retirada. El archivo seguirá estando retirado).

• Si va a cancelar la retirada de varios archivos, siga este procedimiento, a menosque vaya a cancelar la retirada de un documento virtual basado en XML, como sedescribe a continuación: haga clic en Siguiente con cada archivo. Con el últimoarchivo, haga clic en Terminar. (Tenga en cuenta que también puede hacer clicen Terminar antes de llegar al último archivo. En el mensaje de confirmación,haga clic en Continuar).

• Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a cancelar la retirada de undocumento virtual basado en XML y se le solicita que elija entre cancelar sólola raíz o la raíz con descendientes, seleccione una de las siguientes opciones yhaga clic en Aceptar:

— Documento virtual y todos los descendientes para cancelar la retirada delarchivo raíz y todos los archivos anidados.



— Sólo el documento virtual para cancelar sólo la retirada del archivo XMLraíz pero no de los archivos anidados.

Localizar archivos utilizados recientemente

El nodoMis archivos permite ver los archivos que se han creado o retirado recientemente.Puede realizar todas las operaciones estándar de archivo desdeMis archivos. Pararealizar una operación en concreto, siga el procedimiento estándar de DCM. Por ejemplo,para retirar un archivo, siga el procedimiento estándar para retirar un archivo.

Si la configuración de su organización incluye funcionalidad de varios repositorios,Misarchivos también permitirá ver los archivos a los que se ha tenido acceso recientementeen otros repositorios, así como los del repositorio que está viendo en esos momentos.Puede realizar operaciones estándar en archivos de otros repositorios siempre que tengalas contraseñas y los nombres de usuario requeridos para dichos repositorios o queya haya iniciado sesión en ellos.

Nota: Puede enlazar elementos entre distintos repositorios si el administrador haconfigurado el servidor para ejecutar el trabajo dm_DistOperations y el repositorioinicial está definido.

Para acceder a los archivos utilizados recientemente:

1. Haga clic en el nodoMis archivos.Nota: Si no se muestran los elementos que esperaba, consulte la información relativaa la exploración de listas en el capítulo Usar la interfaz.

Acceder a los archivos retirados

El nodoMis archivos permite ver tanto los archivos que están retirados como los quese han retirado y vuelto a registrar recientemente. Los archivos retirados en su nombreestán marcados mediante el icono de llave:

Para aislar los archivos que se encuentren retirados:

1. Ordene la listaMis archivos según el criterio Retirado por. Siga uno de estosprocedimientos:• En la vista optimizada, haga clic en en el área Ordenar por.• En la vista estándar, haga clic en en la fila de encabezados de columna.Nota: Si no se muestran los elementos que esperaba, consulte la información relativaa la exploración de listas en el capítulo Usar la interfaz.



Ver archivos en modo de sólo lecturaAl ver un archivo, se abre en el modo de sólo lectura y no se retira. No se puede editar elarchivo. La visualización permite ver el contenido de un archivo bloqueado por otrousuario o de un archivo en el que no se tienen los niveles de permiso necesarios pararetirarlo.

Si la aplicación basada en WDK admite documentos virtuales y desea ver el contenidode un documento virtual en modo de sólo lectura, utilice el procedimiento específicopara ver documentos virtuales.

Para ver enlaces dentro de un archivo HTML, deberá tener instalado el enlace virtual. Siel enlace virtual no se encuentra instalado, el archivo HTML podría contener enlacesrotos. Para obtener más información sobre la instalación de enlaces virtuales, consulte ladocumentación para WDK.

Para ver archivos en modo de sólo lectura:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en el nombre del archivo o en su miniatura.• Marque la casilla de verificación del archivo y seleccione Archivo>Mostrar.

Ver elementos relacionadosPuede ver los elementos relacionados de un archivo, tales como copias, versiones otraducciones, con el menúMostrar. Por ejemplo, para ver las copias de un archivo, elijael archivo y, a continuación, seleccioneMostrar>Ubicaciones.

Ver todas las ubicaciones a las que estáenlazado un elemento

Es posible ver una lista de ubicaciones a las que está enlazado un elemento delrepositorio. Por ejemplo, si una plantilla está enlazada a varias carpetas para quedistintos grupos de usuarios puedan acceder fácilmente a la plantilla, podrá ver una listade las carpetas que contienen la plantilla enlazada.

Nota: si utiliza Web Publisher de Documentum, no use esta funcionalidad paraelementos específicos de WP. En su lugar, utilice la opción Vista de página.



Para ver ubicaciones:

1. Desplácese hasta el elemento.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic enMás>Mostrar>Ubicaciones.• Elija el elemento y, a continuación, seleccioneMostrar>Ubicaciones.

Importar elementosPuede importar elementos como documentos sin control y plantillas. Cuando importe,DCM creará un objeto de contenido y las propiedades de cada archivo importado.

Para importar un elemento al repositorio:

1. En el repositorio, desplácese hasta la ubicación a la que desee importar el archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos (dependiendo de la vista de DCM que esté usando):• En la vista optimizada, haga clic en Importar.• En la vista estándar, seleccione Archivo→Importar.

3. Seleccione los archivos que desee importar. Puede seleccionar varios archivos ycarpetas. Si selecciona una carpeta, se importarán todos los archivos de la carpetay subcarpetas, aunque no se importarán las subcarpetas en sí. Para seleccionararchivos, siga uno de estos procedimientos:• Para buscar un archivo individual que importar, haga clic en Agregar archivos,

desplácese hasta el archivo y selecciónelo y, a continuación, haga clic en Aceptar.El archivo se agregará a la lista de importación. Para agregar más archivos,repita la secuencia.

• Para buscar toda una carpeta que importar, haga clic en Agregar carpetas,desplácese hasta la carpeta y selecciónela; a continuación, haga clic en Aceptar.El archivo o archivos se agregarán a la lista de importación. Se importarán todoslos archivos de la carpeta, incluyendo los de las subcarpetas. Para agregar máscarpetas, repita la secuencia.

• Para agregar un archivo o carpeta mediante arrastrar y colocar, busque el archivoo carpeta en el equipo. Haga clic en el archivo o carpeta, mantenga presionado elbotón del ratón y arrastre el elemento hasta el área Archivos seleccionados de lapágina Importar. El archivo o archivos se agregarán a la lista de importación.Para agregar más archivos o carpetas, repita la secuencia.

Nota: Para quitar un archivo o carpeta de la lista de importación, seleccione elelemento y haga clic en Quitar.

4. Cuando haya seleccionado todos los archivos que desee importar, haga clic enSiguiente.



5. DCM le solicitará que defina las propiedades de los archivos que vaya a importar.Siga uno de estos procedimientos:• Si va a importar un archivo, defina las propiedades como desee y, a continuación,

haga clic en Aceptar.• Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada archivo. Utilice

el botón Siguiente para definir las propiedades de cada archivo. Cuandotermine de definir las propiedades, haga clic en Terminar.

Nota: También puede hacer clic en Terminar antes de llegar al último archivo. Silo hace, se aplicarán los valores especificados al resto de archivos del grupo. Siaparece un mensaje de confirmación, haga clic en Continuar.

EliminarEste procedimiento describe la forma de eliminar la mayoría de tipos de elementosdel repositorio.

Para eliminar elementos:

1. Desplácese hasta el elemento.Si desea eliminar un enlace sin eliminar el elemento original, asegúrese dedesplazarse hasta la ubicación del enlace, no hasta la del elemento original.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Eliminar.• Haga clic enMás>Archivo>Eliminar.• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A continuación,

seleccione Archivo>Eliminar.3. Si se le solicita que especifique qué elementos desea eliminar, haga las selecciones

apropiadas. Puede que se le solicite que seleccione entre las opciones siguientes:• Si el elemento es un elemento enlazado: si desea eliminar sólo el enlace actual

al elemento en la ubicación que ha elegido o si desea eliminar el elemento entodas las ubicaciones.

• Si el elemento es una carpeta: si desea eliminar sólo la carpeta o todas lassubcarpetas y objetos.

• Sólo eliminar la versión seleccionada del elemento o todas las versiones.• Eliminar las traducciones del elemento.• Si el elemento es un documento virtual: si desea eliminar los descendientes.• Si el elemento tiene relaciones con otros elementos del repositorio: si desea

continuar con la eliminación.4. Siga uno de estos procedimientos:



• Si va a eliminar un elemento, haga clic en Aceptar o Terminar.• Si va a eliminar varios elementos, puede hacer que se muestren las opciones

de eliminación de cada elemento utilizando los botones Siguiente y Anterior.Con el último elemento, haga clic en Terminar. Si lo desea, puede hacer clic enTerminar antes de llegar al último elemento. Al hacerlo, aplicará los parámetrosque haya especificado a todos los elementos restantes y se le solicitará que hagaclic en Continuar para confirmar la acción.

Usar el portapapelesLos archivos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación del repositoriose guardan en el portapapeles. En el portapapeles se pueden guardar varios archivos a lavez. Tenga en cuenta que, al copiar o enlazar elementos desde el portapapeles, dichoselementos permanecerán en éste hasta que le agregue elementos nuevos.

Nota: Si la aplicación WDK utiliza documentos controlados, el portapapeles estarádeshabilitado. Sólo puede utilizar el portapapeles para documentos no controlados. Lasoperaciones desde el portapapeles están desactivadas para los documentos controlados.

Para agregar elementos al portapapeles:Tenga en cuenta que, cuando agregue elementos al portapapeles, éstos reemplazarán alos que acabe de copiar o enlazar.

1. Desplácese hasta el elemento que desee agregar.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic en Agregar al Portapapeles para el elemento.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A

continuación, seleccione Editar→Agregar al Portapapeles.Para ver el portapapeles:Esta función no está disponible si el portapapeles está vacío.

1. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Ver Portapapeles.• En la vista estándar: seleccione Editar→Ver Portapapeles.

2. Para cerrar el Portapapeles, haga clic en Cancelar.

Para quitar elementos del portapapeles:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Ver Portapapeles.• En la vista estándar: seleccione Editar→Ver Portapapeles.



2. Marque las casillas de verificación de los elementos que desee quitar delPortapapeles.

3. Haga clic en Quitar.

4. Haga clic en Cerrar.

Copiar elementosPuede copiar archivos de una ubicación a otra. Tenga en cuenta que cuando copie unarchivo a una ubicación que ya tenga un archivo con el mismo nombre, DCM agregaráCopia de al nombre de archivo.

Para copiar elementos, agréguelos primero al portapapeles. En el portapapeles se puedenguardar varios elementos a la vez. Si su aplicación basada en WDK utiliza documentoscontrolados, el portapapeles estará deshabilitado.

Para copiar elementos:

1. Desplácese hasta los elementos.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Hacer clic en Agregar al Portapapeles junto a un elemento.• Marque las casillas de verificación para uno o varios elementos y, a continuación,

seleccione Editar>Agregar al Portapapeles.3. Repita los pasos anteriores con todos los elementos que desee agregar al portapapeles

para copiarlos.

4. Para ver el portapapeles, seleccione Ver Portapapeles o Editar>Ver Portapapeles.Es recomendable que vea el portapapeles antes de copiar elementos, con el fin deasegurarse de que éste contenga sólo los elementos que desea copiar.Nota: Si un elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.

5. Desplácese hasta la ubicación en la que vaya a copiarlos.

6. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Copiar aquí.• Seleccione Editar>Copiar aquí.

7. Si se muestra la página Portapapeles, seleccione el elemento que desee copiar y, acontinuación, haga clic en Copiar.Nota: Si el elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.



Crear y usar enlacesEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Crear enlaces en el repositorio, página 84• Crear enlaces fuera del repositorio, página 85• Enviar enlaces por correo electrónico, página 85• Abrir enlaces de correos electrónicos, página 86

Crear enlaces en el repositorio

Puede enlazar una carpeta o archivo a varias ubicaciones de un repositorio. De ese modo,podrá acceder a la carpeta o al archivo desde varias ubicaciones. Realizar una accióncon el elemento enlazado es igual que realizarla con el elemento desde su ubicaciónoriginal. Por ejemplo, si retira un elemento enlazado, el elemento original también seretira. Asimismo, si copia un elemento enlazado, el original también se copia.

Para enlazar elementos a otras ubicaciones:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Agregar al Portapapeles para el elemento.• Marque las casillas de verificación para uno o varios elementos y, a continuación,

seleccione Editar>Agregar al Portapapeles.3. Repita los pasos anteriores con todos los elementos que desee agregar al portapapeles

para enlazarlos.

4. Para ver el portapapeles, seleccione Ver Portapapeles o Editar>Ver Portapapeles.Es recomendable que vea el portapapeles antes de enlazar elementos, con el fin deasegurarse de que éste contenga sólo los elementos que desea enlazar.Nota: Si un elemento no se muestra en el portapapeles, asegúrese de que ha definidolos filtros de vista para que se muestre el elemento.

5. Desplácese hasta la ubicación con la que desee enlazar el elemento.

6. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Enlazar aquí.• Seleccione Editar>Enlazar aquí.



Crear enlaces fuera del repositorio

Puede crear accesos directos en su equipo o en mensajes de correo electrónico queenlacen con elementos de un repositorio. Utilice para ello el icono de acceso directo:

Para marcar una página, utilice el anterior icono de acceso directo.

Para crear un acceso directo:


2. Si no aparece el icono junto al elemento, haga clic en para abrir las propiedadesde dicho elemento.

3. Arrastre el icono hasta la ubicación en la que desee crear el acceso directo. Porejemplo, arrastre el icono hasta una carpeta del equipo o hasta un mensaje de correoelectrónico abierto.

Enviar enlaces por correo electrónico

Un enlace Web es un acceso directo que se envía por correo electrónico. Estos enlacesaparecen como hipervínculos en los mensajes de correo electrónico. Al hacer clic en elhipervínculo, DCM abre el elemento enlazado.

Los enlaces Web sólo pueden enviarse a los usuarios que dispongan de acceso alrepositorio y de los permisos de nivel de lectura o superior para el elemento.

Para enviar un enlace Web:

1. Localice el archivo o los archivos que desee enviar como enlace Web.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic enMás>Archivo>Enviar por correo electrónico como enlace Web en

la línea del archivo que desea enviar.• Marque una o varias casillas de verificación de los archivos y, a continuación,

seleccione Archivo>Enviar por correo electrónico como enlace Web.3. La aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje de correo electrónico. El

nuevo mensaje contiene los enlaces. Especifique la dirección de correo electrónicodel destinatario y cualquier otra información que desee agregar. Envíe el mensajecomo suele enviar los mensajes de correo electrónico.



Abrir enlaces de correos electrónicos

Si recibe un mensaje de correo electrónico que contiene un enlace a un archivo delrepositorio, podrá abrir el archivo si tiene acceso al repositorio y dispone, al menos, delnivel de permiso Leer sobre el archivo.

Para abrir un enlace recibido mediante un mensaje de correo electrónico:

1. Haga clic en el enlace.

2. Si no ha iniciado sesión en el repositorio, DCM le solicitará que lo haga. Introduzcala información de inicio de sesión y haga clic en Inicio de sesión.

3. Si se le solicita, podrá elegir entreMostrar o Editar el documento haciendo clic enel botón adecuado. Si hace clic enMostrar se abrirá el documento en el modo desólo lectura.

4. Si se le solicita, seleccione la aplicación en la que se abrirá el documento.

Suscribirse a elementosPara acceder rápidamente a archivadores, carpetas o archivos, puede suscribirse a ellos.El elemento aparecerá en Suscripciones. En lugar de desplazarse por el repositorio parabuscar el elemento, puede acceder a él rápidamente mediante Suscripciones.

Cuando abra o vea un elemento mediante Suscripciones, el elemento se recuperaráde su ubicación original en el repositorio.

Puede hacer que DCM envíe una notificación a su Bandeja de entrada siempre que seregistre un elemento al que se haya suscrito. Asimismo, puede activar o desactivar lafunción de notificación en cada uno de los elementos. Es posible que el administrador delsistema haya configurado DCM para que envíe notificaciones de otros eventos ademásdel registro. Consulte con su administrador.

Para acceder a las suscripciones:

1. Seleccione Suscripciones.

Para suscribirse a un elemento:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Suscribir.• Haga clic enMás>Herramientas>Suscribir.



• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A continuación,seleccione Herramientas>Suscribir.

Si la opción Suscribir no está disponible, es porque ya se ha suscrito a ese elemento.

Para activar o desactivar las notificaciones de un elemento suscrito:Tenga en cuenta que no están admitidas las réplicas y referencias (accesos directos).

1. Seleccione Suscripciones.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Seleccione Más>Herramientas>Activar notificación o

Más>Herramientas>Desactivar notificación.• Seleccione Herramientas>Activar notificación o Herramientas>Desactivar

notificación.Para cancelar la suscripción:


2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Cancelar suscripción.• Haga clic enMás>Herramientas>Cancelar suscripción.• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A continuación,

seleccione Herramientas>Cancelar suscripción.


Capítulo 6Trabajar con propiedades


• Definir propiedades, página 89• Ver historiales, página 90• Establecer fechas de retención, página 91

Definir propiedadesLas propiedades son características descriptivas de un elemento. Todos los elementos delrepositorio tienen propiedades. Puede abrir las propiedades de un elemento mediante elicono . La página Propiedades suele estar formada por varias fichas, cada una de lascuales comprende los parámetros de configuración que determinan una funcionalidaden concreto. Si precisa más información sobre una función específica, consulte el tema deesta guía que trata esa función.

La principal es la ficha Información, que muestra las propiedades generales, comoel nombre, creador y número de versión.

Si un valor de propiedad es editable, edite el valor directamente en la página Propiedadeso haciendo clic en un enlace o botón junto a la propiedad.

Nota: Si está definiendo las propiedades para un archivo que se publicará en varios sitios,puede que se le permita definir unas fechas efectivas y de caducidad diferentes para cadasitio. Si es así, el enlace definir para cada sitio aparecerá en las propiedades. Haga clic eneste enlace para introducir las distintas fechas que desee definir para los distintos sitios.

Para ver o definir las propiedades:

1. Desplácese hasta el elemento en el que vaya a definir las propiedades.

2. Siga uno de estos procedimientos, dependiendo de la vista que esté usando:

• Haga clic en .


Trabajar con propiedades

• Haga clic en el enlace Propiedades.• Seleccione Ver>Propiedades>Información.

3. En las fichas disponibles, defina las propiedades como desee. La aplicación basada enWDK y las configuraciones personalizadas de la organización determinan qué propiedadesestán disponibles.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores deésta, haga clic en Editar e introduzca los valores en la página que aparezca. Paraintroducir los valores, puede escribirlos, o bien seleccionarlos de una lista y hacerclic en una flecha hacia la derecha. Cuando haya terminado de agregar valores,haga clic en Aceptar.Si aparece el enlace Ver valores CIS, puede hacer clic en él para ver los valores depropiedad sugeridos. A continuación, seleccione los valores que desee aceptar yhaga clic en Aceptar. Los valores sugeridos no pueden incluir los caracteres tilde (~)ni la raya vertical ( | ).


Ver historialesEl historial de un elemento es una lista de eventos que le han sucedido a ese elemento,por ejemplo retiradas, registros y promociones. Puede ver el usuario responsable delevento, la fecha y la hora en las que se produjo y otra información.

Para que DCM muestre el historial, un administrador con privilegios Configurarauditoría debe registrar los eventos sobre los que se realizará un seguimiento y debeasignarle privilegios para configurar auditorías. A fin de otorgar privilegios paraconfigurar auditorías, el superusuario debe conectarse a Documentum Administrator,desplazarse hasta Administración de usuarios, buscar el administrador y cambiar losprivilegios extendidos en la lista. Si precisa información detallada, consulte DocumentumAdministrator User Guide (Guía del usuario de Documentum Administrator).

Para ver el historial:

1. Desplácese hasta el elemento cuyo historial desee ver.

2. Siga uno de estos procedimientos, dependiendo de la vista que esté usando:

• Haga clic en .• Haga clic en el enlace Propiedades.• Seleccione Ver>Propiedades>Historial.

3. Seleccione la ficha Historial.



Establecer fechas de retenciónSi esta opción está disponible en la aplicación basada en WDK, puede definir un períodode retención para el contenido.

El período de retención es el tiempo durante el que se debe retener el contenido. Si haydefinido un período de retención para el contenido del sistema de almacenamiento,no se podrá quitar el archivo del sistema hasta que haya expirado dicho período. Porejemplo, si establece la fecha de retención de un objeto como el día 15 de febrero de 2006,el contenido no se podrá mover ni eliminar hasta el día 15 de febrero de 2011.

Puede establecer la fecha de retención para todas las copias asociadas con un objetodel repositorio. En la fecha especificada, Content Storage Services moverá el objetoseleccionado y todas las copias asociadas a un área de almacenamiento con retenciónactivada. Si hay varias áreas de almacenamiento con retención activada en el sistema,debe seleccionar el área de almacenamiento de destino.

Si tiene una política de asignación de almacenamiento definida para el tipo de objeto, lapolítica no se ejecutará si establece una fecha de retención para el contenido. Estableceruna fecha de retención y ejecutar una política de asignación de almacenamiento sonacciones mutuamente excluyentes, ya que al establecer una fecha de retención seselecciona indirectamente el almacenamiento.

Para establecer o actualizar una fecha de retención de un documento u otro objeto delrepositorio:Si esta opción está disponible en la aplicación basada en WDK, puede definir un períodode retención para el contenido.

1. Desplácese hasta el archivador o la carpeta que contiene el objeto para el que deseaestablecer la fecha de retención.

2. Elija el objeto y, a continuación, seleccione Herramientas>Establecer fecha deretención.Se mostrará la página Establecer fecha de retención.

3. Haga clic en el botón de calendario asociado al campo Fecha de retención paraseleccionar la fecha de retención del contenido principal y de las copias asociadas ala página 0 del objeto.

4. Si el repositorio tiene más de un almacenamiento con retención activada, seleccioneel nombre de un área de almacenamiento en el menú desplegable del campoAlmacenamiento con retención activada.


Capítulo 7Trabajar con taxonomías

La función de taxonomía estará disponible si la instalación de DCM se integra con DocumentumCI Server.

Procesará archivos desde el nodo Categorías de la misma forma que lo hará desde otros nodos.Utilizará los procedimientos estándar de DCM para trabajar con archivos.


• Información general sobre taxonomías, página 93• Enviar elementos para clasificación, página 94• Crear categorías, página 94• Explorar categorías, página 95

Información general sobre taxonomíasLa funcionalidad Taxonomía está disponible si la aplicación basada en WDK se integracon CIS. Una taxonomía es una jerarquía específica de categorías y subcategorías con laque se puede organizar el contenido. Si la instalación incluye la función de taxonomía,podrá agrupar los mismos archivos de contenido de varias formas mediante la creaciónde distintas taxonomías. Las taxonomías ofrecen esquemas de organización alternativosal esquema de las carpetas del repositorio.

Por ejemplo, una taxonomía podría crear categorías basándose en los departamentosde la organización. El contenido creado por el departamento I+D se asignaría a lacategoría I+D; el contenido creado por el departamento Relaciones públicas se asignaríaa la categoría RP; etc. Esta taxonomía podría ser útil para los usuarios que sólo utilizandocumentos de sus departamentos. No obstante, otra taxonomía podría crear categoríasbasadas en el producto, combinando las especificaciones de I+D de un producto en lamisma categoría que los boletines de RP del producto. Esa taxonomía podría ser útilpara los usuarios que sólo trabajen con productos específicos.


Trabajar con taxonomías

Puede mover, copiar y buscar categorías del mismo modo que si fueran carpetas. Pararealizar cualquiera de las acciones anteriores, utilice el mismo procedimiento que seaplica a cualquier elemento del repositorio.

Con una plantilla se puede especificar que el nuevo contenido creado con la plantillase enlace a una o varias categorías. Si el usuario crea contenido nuevo a partir de laplantilla, el contenido se enlaza únicamente a las categorías para las que el usuariotenga al menos permiso Examinar.

Cuando haga clic en Categorías, aparecerán las taxonomías disponibles. Cuando hagaclic en una taxonomía, aparecerá el primer nivel de categorías.

Las taxonomías utilizan los iconos siguientes:

• : una taxonomía.• : una categoría.

Enviar elementos para clasificaciónSi la funcionalidad CIS está disponible en la aplicación basada en WDK, puede enviarelementos para su categorización. Al enviar un elemento, se envía una solicitud a unacola de clasificación. Cuando CIS realiza la asignación, el elemento enviado aparece enlas categorías correspondientes.

Para enviar un archivo para clasificación:

1. Desplácese hasta el archivo que desee enviar.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic enMás>Herramientas>Enviar para clasificación.• Marque la casilla de verificación del elemento. A continuación, seleccione

Herramientas>Enviar para clasificación.Se le solicitará que confirme que desea enviar este archivo para clasificación.

3. Haga clic en Aceptar.Si ha seleccionado varios archivos, haga clic en Aceptar o Terminar para enviarlostodos. Para enviar cada elemento por separado, haga clic en los botones Anterior ySiguiente, de modo que se muestre la página de confirmación con cada uno.

Crear categoríasSi esta opción está disponible en la aplicación basada en WDK, puede crear categorías dentrode las taxonomías.



Para crear una categoría:

1. Seleccione Archivo>Nuevo>Categoría.

2. En la ficha Crear, escriba el nombre de la nueva categoría.

3. En la ficha Información, defina las propiedades como desee.



Explorar categoríasSi esta opción está disponible en la aplicación basada en WDK, puede desplazarse por lascategorías.

Cuando abra el nodo Categorías, aparecerán las taxonomías activas. Cada taxonomía esuna agrupación de categorías y subcategorías que se utiliza para organizar contenido deuna forma en particular. Cuando abra una taxonomía, aparecerán las categorías del nivelsuperior. Cuando abra una categoría, aparecerá el primer nivel de subcategorías, etc.

Para explorar categorías:Si esta opción está disponible en la aplicación basada en WDK, puede desplazarse por lascategorías.

1. Haga clic en Categorías.

2. Haga clic en una taxonomía.

3. Haga clic en una categoría. Siga haciendo clic en categorías hasta que encuentre elelemento que esté buscando.


Capítulo 8Trabajar con firmas

Existen dos métodos entre los que elegir para iniciar o comenzar el proceso de firma:• como se ha indicado anteriormente, donde alguien inicia el proceso de firma• iniciar un flujo de trabajo controladoDependiendo de cómo se inicie este proceso, el signatario tendrá que actuar desde el elemento de flujode trabajo de la bandeja de entrada o desde el menú Conformidad. Tenga en cuenta que si el procesose inicia mediante un flujo de trabajo (controlado), no podrá actuar desde el menú Conformidad.

Nota: La implementación de “iniciación de firma de DCM” preexistente, que no utiliza flujo detrabajo, está aún en marcha. En esta versión coexisten ambos mecanismos, por lo que los usuarios noestarán obligados a utilizar solamente el nuevo mecanismo de flujo de trabajo controlado.

Puede asignar los signatarios requeridos de un documento de una lista predefinida de signatarios.La firma se realiza ahora desde Task Manager para firmas entregadas de flujo de trabajo o desde elmenú Conformidad para firmas gestionadas sin flujo de trabajo. Los signatarios tienen la opción derechazar el documento, o bien de delegar su firma a otra persona.


Nota: Todos los procedimientos de firma se realizan mediante el menú Conformidad en el modoestándar.

• Inicio del proceso de firma de un documento, página 98• Comprender los signatarios obligatorios, opcionales y requeridos, página 99• Asignar signatarios, página 99• Adquirir firmas en nombre de un grupo, página 100• Localizar firmas pendientes, página 100• Firmar documentos, página 101• Rechazar un documento, página 102• Cancelar un documento rechazado, página 108• Delegar firmas, página 109


Trabajar con firmas

Inicio del proceso de firma de un documentoEste procedimiento es una de las dos formas de iniciar la firma. También se puede iniciarla firma si comienza un flujo de trabajo controlado.

Para que la gente reciba notificaciones de que los documentos requieren firma, deberárealizar este procedimiento si no está utilizando flujos de trabajo controlados parainiciar la firma.

Nota: No se puede iniciar la firma mediante este procedimiento mientras se estéejecutando un flujo de trabajo controlado. Si, a pesar de ello, ha iniciado la firma con esteprocedimiento y decide a continuación obtener la firma mediante un flujo de trabajo ensu lugar, se requerirá a los signatarios que vuelvan a firmar si aún no lo han hecho.

Tenga en cuenta: Para obtener la firma en el rol de Consumidor deberá asegurarse deque sus permisos no están establecidos en NINGUNO.

Para iniciar el proceso de firma de un documento:

Nota: Deberá tener el rol de Colaborador o Autor como propietario del documentopara iniciar la firma.

1. Desplácese hasta el documento controlado en el que desee iniciar el proceso de firma.

2. Seleccione el documento controlado para el que desea iniciar la firma.

3. Haga clic en Iniciar firma en el menú Conformidad.

Nota: La opción para iniciar la firma no está disponible si ya se ha iniciado la firmapara el documento seleccionado. No se puede iniciar la firma si el campo Estado dela ficha Firmas del cuadro de diálogo Propiedades está Pendiente. El campo Estadodebe indicar En espera antes de que se pueda iniciar la firma.

Figura 8-1. Ficha Firmas de Propiedades


Trabajar con firmas

4. Para confirmar que se inició el proceso de firma, haga clic en el icono Propiedadesdel documento seleccionado y, a continuación, seleccione la ficha Firmas. El campoEstado debería indicar Pendiente. Si aparece En espera, significará que el proceso defirma no se inició.

Comprender los signatarios obligatorios,opcionales y requeridos

Los signatarios obligatorios y opcionales para cada clase de documento o tipo dedocumento controlado pueden definirse como los usuarios que deben firmar undocumento de este tipo. Los signatarios requeridos son aquellos que se han asignadopara firmar un documento específico basándose en la lista de signatarios obligatoriosy opcionales definidos para dicha clase de documento.

Cuando un documento entra en un estado del ciclo de vida, DCM asignaautomáticamente los signatarios obligatorios de ese estado del ciclo de vida comosignatarios requeridos. Los autores de la clase de documento también pueden asignarsignatarios opcionales adicionales para firmar el documento.

Los autores/colaboradores pueden quitar de la lista de signatarios requeridos a lossignatarios opcionales asignados para firmar un documento y cuya firma siga pendiente.Por otra parte, sólo el propietario de la clase de documento puede quitar o volver aagregar la firma pendiente de los signatarios obligatorios.

Los signatarios reciben notificación sólo después de que se haya iniciado el procesode firma.

Asignar signatariosLos signatarios son usuarios o grupos asignados a un documento según la clase dedocumento y el estado del ciclo de vida que revisan y aprueban documentos. El usuariopuede agregar o eliminar signatarios en la ficha Firmas si dispone de los permisoscorrectos y si fue él quien los agregó. El propietario de la clase de documento puedeeliminar a cualquiera como signatario requerido, incluso a aquéllos que se agregaronbasándose en el ciclo de vida.

Entre los signatarios de reglas de lista de usuarios se incluyen roles, grupos y usuarios.Los signatarios obligatorios se agregan a la lista Signatarios requeridos de un documentosi se producen determinadas condiciones.


Trabajar con firmas

Adquirir firmas en nombre de un grupoAlgunos grupos de signatarios pueden configurarse de forma que un único miembro deun grupo o rol seleccionado pueda firmar un documento en nombre de todo el grupo orol. Esta configuración se conoce como grupo Cualquier miembro. Cuando la primerapersona del grupo firma el documento, se cancela la firma de los restantes miembros delgrupo, que ya no tendrán que firmar el documento. Una vez firmado el documento porun miembro del grupo, se puede promover si no hay más firmas pendientes.

Esta función se utiliza para obtener firma para el flujo de trabajo y las tareas entregadassin flujo de trabajo. Las tareas entregadas sin flujo de trabajo se envían al nodoMisfirmas de cada miembro del grupo al iniciar la firma. Las tareas entregadas de flujo detrabajo se envían a la Bandeja de entrada de cada miembro del grupo al iniciar un flujode trabajo. Al adquirir una tarea entregada sin flujo de trabajo desde el nodo Mis firmas,se notificará al resto de miembros que ya no se requiere su firma. Al aceptar una tareaentregada de flujo de trabajo desde la bandeja de entrada, se eliminará la notificación dela tarea en las bandejas de entrada de los demás miembros.

Un usuario de grupo puede pertenecer a un grupo Cualquier miembro, a varios gruposCualquier miembro o definirse individualmente. Si ha adquirido la firma para variosgrupos, deberá especificar en nombre de qué grupo firma. Si ha aceptado la firma paravarios grupos, sabrá en nombre de qué grupo está firmando.

Si un usuario se define separadamente y también como parte de un grupo Cualquiermiembro, la firma del usuario se considerará como parte del grupo Cualquier miembro.Definir a un usuario separadamente y como parte de un grupo Cualquier miembro NOgarantiza que tendrá que firmar un documento, ya que pertenece a un grupo Cualquiermiembro y si otro miembro de dicho grupo firma antes el documento, se cancelará sufirma. Al firmar el documento primero, se cancelarán los restantes signatarios.

Localizar firmas pendientesLas firmas pendientes es una función de DCM que sólo se utiliza en combinación condocumentos controlados. Pendiente es el estado indicado en la ficha Firmas del cuadrode diálogo Propiedades de un documento controlado. Una vez que los signatarios sehayan asignado a un documento controlado, el documento controlado permanecerá enestado En espera hasta que se haya iniciado la firma. Tras iniciar la firma, el estadocambia de En espera a Pendiente y se envía la notificación a la Bandeja de entradade los signatarios.

Si hay alguna firma con estado Pendiente, cuando inicie sesión en DCM, verá el mensajeSe requiere firma en la barra de estado. Podrá ver exactamente los documentos querequieren su firma seleccionando el Visor de mensajes.


Trabajar con firmas

Nota: No aparecerá ningún mensaje Se requiere firma enMis firmas si utiliza flujos detrabajo controlados para obtener una firma.

Una vez se haya iniciado una firma mediante el proceso de firma, en lugar de utilizarflujos de trabajo controlados, aparece el documento en la lista pendienteMis firmas.

Puede configurar el nodoMis firmas como página de inicio en la página Preferencias deforma que, al iniciar una sesión, acceda directamente al nodoMis firmas.

Para localizar firmas:

1. Ejecute una de las operaciones siguientes para acceder al nodoMis firmas:• En la vista optimizada, seleccione la fichaMis firmas.• En la vista estándar, seleccione el nodoMis firmas.

2. Ejecute una de las operaciones siguientes para acceder al nodo Bandeja de entrada:• En la vista optimizada, seleccione la ficha Bandeja de entrada.• En la vista estándar, seleccione el nodo Bandeja de entrada.

3. Ejecute una de las operaciones siguientes para acceder a la página Propiedades:

• Haga clic en .• Haga clic en el enlace Propiedades.• Seleccione Ver→Propiedades→Firmas.

Firmar documentosEn esta sección se describe cómo firmar, rechazar, delegar o cancelar el rechazo de undocumento controlado (documento controlado, solicitud de cambio, aviso de cambio).

Al firmar un documento, estará firmando en relación al estado del ciclo de vida en el queesté el documento. El documento no se puede promover al siguiente estado del ciclo devida hasta que no se hayan obtenido todas las firmas en el estado de ciclo de vida actual.

Nota:• Si figura como signatario y va a firmar un documento más de una vez, tendrá que

especificar en el menú desplegable para quién está firmando el documento (usted oun grupo para el que ha adquirido la firma).

• Cuando firme un documento, puede firmar los documentos anexos, en función delas relaciones utilizadas.

• La firma debe iniciarla un colaborador o coordinador (si se trata de una clase dedocumento) o bien un propietario de documento.

• Cuando se registra un documento, el estado de firma de cada signatario se establececomo En espera. El propietario del documento (o coordinador en la clase dedocumento) debe reiniciar el proceso.


Trabajar con firmas

• Cuando asigne signatarios y haga clic en el grupo, podrá expandir el grupo yseleccionar la persona que firmará el documento.

Si ve el mensaje Se requiere firma en la barra de estado de DCM, podrá firmar enun documento de una de estas dos formas: desde el nodo Bandeja de entrada paradocumentos controlados o desde el nodoMis firmas para documentos no controlados.

Las firmas de documentos controlados se realizan desde la ficha Información del cuadrode diálogo Task Manager para firmas entregadas de flujo de trabajo y desde el menúConformidad para firmas de DCM normales. Las tareas de firma basadas en flujos detrabajo de DCM se quitarán de la Bandeja de entrada. Las firmas de DCM normalesse quitarán del nodoMis firmas. El estado actual de todas las firmas se puede ver encualquier momento en la ficha Firmas de la pantalla Propiedades del documento.

El propietario del documento recibirá una notificación en su Bandeja de entrada unavez haya firmado.

Nota: Si pertenece a un grupo Cualquier miembro, es posible que no tenga que firmar undocumento, ya que puede ser firmado por cualquier miembro del grupo.

Rechazar un documentoNota:• Cuando rechace un documento, tendrá que especificar en el menú desplegable para

quién está rechazando el documento (usted o un grupo).• Un documento se rechaza desde el cuadro de diálogo Task Manager si se entrega

mediante un flujo de trabajo, o bien desde el menú Conformidad si no se entregade este modo. El rechazo de un flujo de trabajo detiene éste hasta que se hayacancelado o comprometido mediante uno de los documentos que están cambiando.Si se cambia un documento enviado para aprobación, el flujo de trabajo se detendráy finalizará. El rechazo de un documento no enviado en un flujo de trabajo se realizamediante la selección de la opción de menú con el documento seleccionado desdecualquier vista de lista. El usuario regresa a la vista de lista.

• Si se rechaza un documento, todos los signatarios requeridos y el propietario deldocumento reciben una notificación sobre el rechazo por parte del usuario. Lasnotificaciones que se envían desde un flujo de trabajo normal aparecen en la bandeja

de entrada con este icono .• Si rechaza un documento padre también rechaza los documentos hijo.

Nota: Si la función para agregar firma electrónica está habilitada, rechazar undocumento padre supondrá:

a. colocar una entrada de firma electrónica en el documento hijo, siempre que tengaconfigurada la firma electrónica.

b. colocar una entrada en el registro de auditoría del documento hijo.


Trabajar con firmas

Esto ocurrirá aunque no se haya especificado originalmente el signatario en eldocumento hijo.

El signatario tiene la opción de rechazar un documento. Si rechaza un documento, secancelarán todas las firmas pendientes y se informará a los usuarios del rechazo.

Se le solicitará que introduzca su contraseña cuando rechace un documento.

Rechazar documentos controlados desde unatarea de flujo de trabajo

Si es un signatario requerido para un estado de ciclo de vida determinado, recibiránotificación de una tarea de flujo de trabajo en la Bandeja de entrada cuando salga eldocumento controlado para la firma. La notificación de una tarea de flujo de trabajoaparece en la bandeja de entrada con el icono de tarea . Los botones que aparecen enel cuadro de diálogo Task Manager no son estáticos. Sólo se mostrarán los botonesrelevantes para las acciones que se requieran para la tarea. Puede firmar (finalizar),rechazar, delegar o cerrar en respuesta a la notificación, según las acciones que serequieran.

Siga estas instrucciones para rechazar un documento controlado desde una tarea deflujo de trabajo:

1. Haga clic en el título del documento o en el objeto Asunto, junto al icono que apareceen la Bandeja de entrada.El título del documento o el objeto Asunto se muestra en la bandeja de entradade la siguiente forma:

Figura 8-2. Notificaciones de la bandeja de entrada

Nota: Los objetos controlados de DCM se identifican claramente con dcm_signoffanexados a la cadena o etiqueta del objeto.


Trabajar con firmas

Aparece el cuadro de diálogo Task Manager en el que se muestra la fichaInformación, donde se identifican los Requisitos e Instrucciones que debe teneren cuenta.

Figura 8-3. Ficha Información de Task Manager

Nota: Los botones que se muestran al final de Task Manager son dinámicos. Podráver un conjunto diferente de botones dependiendo de las acciones que realice.

2. Seleccione la ficha Comentarios para agregar comentarios en el espacioproporcionado.


Trabajar con firmas

Figura 8-4. Ficha Comentarios de Task Manager

3. Haga clic en Agregar para agregar un comentario.

4. Haga clic en Terminar para firmar y completar la tarea. La función Delegar asignarála tarea a otro signatario. Cerrar le llevará a la bandeja de entrada sin que se realiceninguna acción.Aparecerá la página Rechazar documento.

Nota: Recibirá un mensaje de error si no dispone de una copia en PDF deldocumento controlado. Para comprobar si existe una copia en PDF, desplácese hastael documento, selecciónelo y haga clic enMostrar>Copias.


Trabajar con firmas

Figura 8-5. Página Rechazar documento en la que se confirma el signatario

5. Introduzca la información requerida en los campos obligatorios identificados conun asterisco rojo.

6. Haga clic en Aceptar para continuar.


Trabajar con firmas

Figura 8-6. Página Rechazar documento en la que se confirma la decisión de rechazar

7. Haga clic en Sí para rechazar el documento.Vuelve a aparecer Task Manager, con sólo dos botones entre los que elegir y laoportunidad de cancelar el rechazo.Elija Cancelar rechazo para que no se realice ninguna acción, o bien Cerrar paraaceptar el rechazo.


Trabajar con firmas

Figura 8-7. Cuadro de diálogo Task Manager utilizado para cancelar o aceptar el rechazo

8. Haga clic en Cerrar para aceptar y continuar con el rechazo del documento.

Cancelar un documento rechazadoNota:• La cancelación del rechazo de un documento padre cancela también el rechazo de

los hijos.• Cuando se cancela un documento rechazado, todos los signatarios requeridos

reciben una notificación de la cancelación del rechazo por parte del usuario queha cancelado el documento rechazado.

Un signatario que ha rechazado un documento también tiene la opción de cancelar surechazo desde Task Manager. La cancelación volverá a poner el documento a la esperade su firma y de la de los signatarios restantes cancelados previamente mediante elrechazo. Todos los signatarios cancelados recibirán un aviso de la cancelación y podránfirmar el documento.

Cuando haga clic en Cancelar rechazo, se le solicitará que escriba una contraseña y unajustificación, si así se ha definido. Cuando haya cancelado el rechazo, regresará a laficha Firmas de Task Manager, donde podrá ver los cambios realizados en el estado dela firma para el documento seleccionado.


Trabajar con firmas

Delegar firmasNota:• Cuando delegue la firma de un documento, tendrá que especificar en el menú

desplegable de la pantalla Delegar firma de documento en quién va a delegar lafirma (usted o un grupo).

• Si adquiere la firma para un grupo y delega, sólo podrá hacerlo en personas quepertenezcan a ese grupo.

• Ya no es posible delegar en un grupo, pues la delegación está restringida a miembrosindividuales del grupo.

El signatario tiene la opción de delegar la firma de un documento. Cuando vea la páginaTask Manager de un documento controlado para el que se precisa su firma, puedeelegir delegar su firma del documento a uno de los signatarios opcionales disponiblesde la lista correspondiente. Cuando se delega la firma de un documento, se notifica ladelegación y su solicitud de firma del documento al delegado.

Para delegar la firma de un documento controlado:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, seleccione la fichaMis firmas.• En la vista estándar, seleccione el nodoMis firmas.

2. Para ver todos los documentos pendientes de firma, desplácese hasta el nodoMisfirmas y seleccione el filtro Pendiente.

3. Desplácese hasta el documento que desee delegar.

4. Siga uno de estos procedimientos (dependiendo de la vista de DCM que esté usando):

• Haga clic en .• Haga clic en el enlace Propiedades.• SeleccioneMostrar→Propiedades→Información.

5. Para delegar la firma en un signatario opcional, haga clic en Delegar.Aparecerá la pantalla Delegar firma de documento.

6. En el menú desplegable, seleccione en quién desea delegar la firma (usted o ungrupo).


Trabajar con firmas

Nota: Si pertenece a un grupo Cualquier miembro, es posible que no tenga quefirmar un documento, ya que puede ser firmado por cualquier miembro del grupo.


Capítulo 9Trabajar con documentos controlados

Los documentos controlados se definen por sus tipos de clase de documento. El tipo de clase dedocumento define las características de un tipo de documento controlado, por ejemplo, el nombre,el tipo de objeto, el formato y el ciclo de vida. El ciclo de vida de un documento controlado constade estos estados:• Borrador• Revisar• En aprobación• Aprobado• Efectivo• Retirado• ObsoletoLos documentos controlados se promueven automáticamente a través del ciclo de vida tras la firma, obien, manualmente por el propietario del documento o por el coordinador de clase de documento.Los documentos controlados se pueden procesar de manera individual o en grupo.

Precaución: No utilice las comillas en el nombre de un documento controlado. Si lo hace, recibiráun mensaje de error.

Nota: Cuando realice cambios en las propiedades, tendrá que hacer clic en Aceptar para que seapliquen.

• Cuando modifique documentos controlados, debe hacer clic en Aceptar para que se apliquenlos cambios. En versiones anteriores, cuando agregaba o quitaba signatarios o anexos, no eranecesario hacer clic en Aceptar para aplicar los cambios.

• En muchas operaciones, incluida la de hacer los documentos temporalmente efectivos, loselementos de menú están habilitados; no obstante, puede recibir un mensaje de error si laoperación que selecciona no es válida.

• Se ha agregado un botón al panel Información restringida que permite actualizar la fechade última revisión. La revisión sólo se puede cambiar si el documento se encuentra en elestado efectivo. Si precisa información detallada sobre la información restringida, consulte Verpropiedades restringidas de documentos controlados, página 113.


Trabajar con documentos controlados

• La fecha de última revisión se puede establecer como una fecha pasada (hasta como máximo lafecha efectiva).

• Al actualizar la fecha de última revisión, establecer la fecha efectiva y establecer la fecha decaducidad, puede especificar la hora en incrementos de cinco minutos.

• Cuando agregue un signatario, la lista de signatarios disponibles estará limitada a aquellosespecificados en el estado de ciclo de vida junto con los especificados según las reglasempresariales de condiciones.

Para asignar signatarios:

1. Desplácese hasta el elemento al que desea asignar firmas.



3. En la ficha Firmas, los signatarios se asignan automáticamente basándose en elciclo de vida del documento, aunque si desea agregar otros signatarios, haga clic enAgregar, seleccione los usuarios o grupos en el cuadro Seleccionar de la lista y, acontinuación, vuelva a hacer clic en Agregar. Puede desplazar a los signatarios haciaarriba o hacia abajo en la lista obtenida haciendo clic en Subir o Bajar.Puede eliminar signatarios seleccionándolos y haciendo clic en Quitar.

4. Haga clic en Aceptar.Regresará al punto de partida. Si vuelve a la página Propiedades, podrá ver que elestado del signatario es En espera. Para que esa persona firme el documento, tendráque notificárselo mediante el proceso de inicio de firma. Consulte la sección Iniciodel proceso de firma de un documento, página 98.Cuando agregue o quite signatarios, deberá hacer clic en Aceptar para que seapliquen los cambios.En la ficha Firmas, verá únicamente los signatarios del estado actual. Si quiere verlos signatarios de estados anteriores, puede mirar en la página Firma.

Nota: Si alguien promueve el documento mientras usted está viendo suspropiedades, y ha agregado o quitado signatarios, los cambios que haya introducidono se aplicarán.

Nota: Cuando asigne signatarios y haga clic en el grupo, podrá expandir el grupo yseleccionar la persona que firmará el documento.

En esta sección se describen los siguientes temas:• Ver propiedades restringidas de documentos controlados, página 113• Adquirir firmas en nombre de un grupo, página 115• Crear documentos controlados en un repositorio, página 116• Importar documentos controlados, página 118



• Convertir documentos en documentos controlados, página 119• Retirar y editar un documento controlado, página 120• Registrar documentos controlados, página 120• Devolver documentos controlados a su estado anterior, página 120• Anexar documentos relacionados a documentos controlados, página 121• Quitar documentos relacionados de documentos controlados, página 122• Actualizar la última fecha de revisión de un documento controlado, página 123• Convertir un documento controlado en temporalmente efectivo, página 124• Imprimir, recuperar y bloquear documentos controlados, página 125

Ver propiedades restringidas de documentoscontrolados

Los supervisores de áreas funcionales, propietarios de clases de documento ypropietarios de aplicaciones empresariales de DCM pueden ver una ficha adicional alvisualizar la página Propiedades de un documento controlado.

La ficha Información restringida proporciona información sobre algunas de las opcionesdefinidas para el documento controlado mediante su clase de documento asociada.

Esta página permite ver o modificar los campos siguientes:

Tabla 9-1. Campos de la ficha Información restringida

Nombre del campo Valor

Estado Campo de sólo visualización.

El valor de este campo refleja los valoresintroducidos con el editor del ciclode vida de DAB. Normalmente, estecampo contiene el texto de una marca deagua PDFaqua con fines de control paraimpresiones y visualizaciones.



Fecha efectiva La fecha en la que el documentopasa al estado Efectivo en el sistema.Para actualizar este campo, seleccioneuna fecha con el botón Calendarioasociado .

De forma opcional, puede elegir un valorde tiempo (hora y minuto) en los menúsdesplegables.

Sólo puede editar este campo si eldocumento tiene el estado Firmado.

Fecha de última revisión Para actualizar este campo con la fecha yhora actuales, haga clic en Definir comoahora.

Asimismo, puede elegir una fecha con el

botón Calendario asociado.


Fecha de caducidad La fecha y hora en las que el documentopasa al estado Obsoleto en el sistema.Para actualizar este campo, seleccioneuna fecha con el botón Calendarioasociado .


Sólo puede editar este campo si eldocumento tiene el estado Efectivo.

Clase de documento Muestra la clase de documento quecontrola este documento.

Campo de sólo visualización.



Ciclo de vida Muestra el nombre del ciclo de vidaasociado con este documento.

Campo de sólo visualización.

Tipo de estado Campo de sólo visualización.

El tipo de estado actual del ciclo de vidadel documento. El valor se traduce.

Adquirir firmas en nombre de un grupoPuede adquirir la firma basándose en una notificación entregada en la bandeja deentrada mediante una tarea de flujo de trabajo. También puede adquirirla basándose enuna notificación que no sea de flujo de trabajo enviada al nodo Mis firmas.

• Cualquier persona de un grupo puede adquirir la firma en nombre de un grupo. Unmiembro del grupo adquiere la tarea y comunica al resto quién procesará la firma.Al realizar acciones como Firmar, Rechazar o Delegar, debe especificar qué usuariollevará a cabo la acción (un individuo o un grupo adquirido).

• Cuando un signatario de un grupo se establece como Cualquiera, se envía unamodificación a la persona. Esta modificación la reciben todos los miembros delgrupo.

• Debe hacer clic en Aceptar en la ficha Firmas para ejecutar la adición o eliminaciónde signatarios.

• Una persona del grupo debe adquirir la tarea. Se envía un mensaje al resto demiembros del grupo para informarles de que el usuario ha adquirido la tarea.

• Cuando se restablece un documento a su estado original, algún miembro del grupodebe volver a adquirir la firma.

• Si un signatario forma varios grupos e intenta firmar un documento, deberáseleccionar el grupo en nombre del cual va a realizar la firma.

• La función de adquirir se deshabilita si alguien rechaza la firma o si se retira undocumento.

• Si alguien delega, la persona en la que se delega debe ser miembro del grupo, ya quetiene que firmar en nombre de ese grupo.

• Si un signatario pertenece a más de un grupo y puede recibir la adquisición de latarea de cualquiera de ellos, tendrá que especificar de qué grupo adquiere la tarea.

• Si un signatario puede rechazar, delegar o cancelar el rechazo en nombre de más deun grupo, el signatario tendrá que especificar el grupo en nombre del cual va arealizar la acción.



• La adición de signatarios tiene en cuenta ahora el indicador cualquiera en lossignatarios opcionales. En versiones anteriores, todos los miembros del grupose agregaban como signatarios.

• Cuando agregue signatarios y seleccione un grupo, el grupo puede expandirseen algunas circunstancias. Si el grupo se expande, la firma se ha configurado deforma que todos los miembros del grupo tengan que firmar el documento. Si no seexpande, sólo una persona tiene que firmar el documento en nombre del grupo.

Crear documentos controlados en unrepositorio

En esta sección se explica cómo crear un documento controlado nuevo en su repositorio.

Existen tres formas de crear un documento controlado en DCM:• Crear uno de cero, como se explica en Crear un documento controlado, página 116.• Importar uno de su sistema local de archivos, como se describe en Importar

documentos controlados, página 118.• Convertir un documento en un documento controlado, como se describe en Convertir

documentos en documentos controlados, página 119.Para crear un documento controlado, debe estar definido como autor/colaborador paraeste tipo de documento controlado (clase de documento) por parte del administrador.

Nota: No cree un documento controlado aplicando un ciclo de vida de documentocontrolado a un documento no controlado ya existente. Debe usar uno de lostres métodos que hemos enumerado anteriormente para asegurarse de que creacorrectamente un documento controlado.

Crear un documento controlado

Al crear un documento controlado nuevo podrá explorar las páginas que le guiarán através de las opciones disponibles. A continuación se describen dichas páginas y susopciones.

Para crear un documento controlado:

1. Desplácese hasta la ubicación del repositorio donde desee crear el documentocontrolado.Su Archivador inicial es un buen lugar para crear el nuevo documento controlado.Después de registrarlo, el documento se traslada a la carpeta indicada por su ciclode vida.



2. Siga uno de estos procedimientos, según la vista que esté usando:• En la vista optimizada, haga clic en Nuevo documento controlado.• En la vista estándar, elija Archivo→Nuevo→Documento controlado.

En algunas vistas esta opción no está disponible. Esta opción de menú, porejemplo, está inhabilitada en el nodo DCM.

3. Introduzca un nombre único para el nuevo documento controlado.Si el administrador ha implementado un esquema de asignación automática denombres, dicha asignación se produce al registrar el documento. Si no es así, elnombre que introduzca será el del documento controlado. En ambos casos, debeintroducir un nombre para el documento controlado.

4. Seleccione una clase de documento en la lista desplegable Clase de documento.Una clase de documento es un tipo de documento controlado asociado a un conjuntode comportamiento y características predeterminados de ese tipo.Al seleccionar una clase de documento, automáticamente se anexa un ciclo de vida.El ciclo de vida especifica las fases por las que el documento debe avanzar durantesu ciclo de vida. El ciclo de vida también controla los permisos del documento.Si precisa más información sobre clases de documentos, consulte DocumentumCompliance Manager Administration Guide (Guía de administración de DocumentumCompliance Manager).

5. Seleccione una plantilla en la lista desplegable Plantilla.Una plantilla determina la estructura básica y el formato de un documento.

6. Seleccione un formato en el campo Formato.Este campo muestra el formato de archivo de la plantilla seleccionada en la listadesplegable Plantilla. Este campo no se puede modificar.

7. Haga clic en Siguiente.

8. En la ficha Información, defina las propiedades como desee. La mayoría de loscampos de esta ficha se rellenan de acuerdo con la clase de documento y los datosescritos en las fichas anteriores.• La propiedad Título contiene el título del documento.• La propiedad Asunto contiene información de versión adicional sobre el

documento.• La propiedad Palabras clave, si está disponible, contiene las palabras que

identifican al elemento en una búsqueda.• La propiedad Autores contiene los nombres de las personas que han creado el

documento.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta,haga clic en Editar e introduzca los valores en la página de DCM que aparezca.Para introducir los valores, puede escribirlos en un cuadro Introducir nuevo valor



o bien seleccionarlos en un cuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, hacerclic en Agregar. En la lista resultante, puede subir o bajar un valor si hace clic enSubir o Bajar. Puede quitar un valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. Cuandohaya terminado de agregar valores, haga clic en Aceptar.


Nota: Si se le solicita que acepte o confirme los subprogramas de Documentum, hagaclic en los botones apropiados. Lea todas las indicaciones detenidamente.

Importar documentos controladosLos documentos gestionados por DCM se llaman documentos controlados.

Para importar un documento controlado al repositorio:

Nota: Si durante este procedimiento DCM le solicita que acepte o confirme subprogramasde Documentum, haga clic en los botones apropiados. Lea todas las indicacionesdetenidamente.

1. En el repositorio, desplácese hasta la ubicación a la que desee importar el archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos, según la vista que esté usando:• En la vista optimizada, haga clic en Importar documento controlado.• En la vista estándar, elija Archivo→Importar→Documento controlado.

3. Seleccione los archivos que desee importar. La carpeta raíz y las subcarpetas no seimportarán. Para seleccionar archivos, siga uno de estos procedimientos:• Para buscar un archivo individual que importar, haga clic en Agregar archivos,

desplácese hasta el archivo y selecciónelo y, a continuación, haga clic en Aceptar.El archivo se agregará a la lista de importación. Para agregar más archivos,repita la secuencia.

• Para buscar toda una carpeta que importar, haga clic en Agregar carpetas,desplácese hasta la carpeta y selecciónela; a continuación, haga clic en Aceptar.El archivo o archivos se agregarán a la lista de importación. Se importarán todoslos archivos de la carpeta, incluyendo los de las subcarpetas. Para agregar máscarpetas, repita la secuencia.

Nota: Para quitar un archivo o carpeta de la lista de importación, seleccione elelemento y haga clic en Quitar.

4. Cuando haya seleccionado todos los archivos que desee importar, haga clic enSiguiente.

5. DCM le solicitará que defina las propiedades de los archivos que vaya a importar.



Cuando importe un archivo, tendrá la opción de rellenar la información deimportación. Esta información varía en función de la instalación de DCM que tengasu organización y del archivo en concreto que vaya a registrar. La informaciónhabitual de importación para documentos controlados consta de los siguienteselementos:• Nombre: el nombre único del nuevo documento.• Clase de documento: un tipo de documento controlado asociado a un conjunto

de comportamiento y características predeterminados de ese tipo. Una clase dedocumento especifica características como el ciclo de vida que se usará, el tipode objeto que se creará para el documento y quién puede crear el documento.

• Formato: tipo de archivo del documento.6. Haga clic en Aceptar.

7. Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada archivo. Utilice elbotón Siguiente para definir las propiedades de cada archivo. Cuando termine dedefinir las propiedades, haga clic en Terminar.

Nota: También puede hacer clic en Terminar antes de llegar al último archivo. Si lohace, se aplicarán los valores especificados al resto de archivos del grupo. Si apareceun mensaje de confirmación, haga clic en Continuar.

Convertir documentos en documentoscontrolados

Es preciso ser autor de la clase de documento y tener permiso de escritura para poderconvertir un documento en documento controlado.

Nota: No se puede convertir un documento virtual en documento controlado.

Puede convertir un documento en documento controlado mediante este procedimiento.

Para convertir documentos en documentos controlados.

1. Desplácese hasta la ubicación del repositorio que contenga el documento que deseeconvertir en controlado.

2. Haga clic en la casilla de verificación del documento para seleccionarlo.

3. Siga uno de estos procedimientos, según la vista que esté usando:• En la vista optimizada, haga clic enMás y elija Herramientas→Convertir en

documento controlado.• En la vista estándar, elija Herramientas→Documentos controlados→Convertir

en documento controlado.



Retirar y editar un documento controladoPuede retirar, editar, crear versiones y registrar un documento controlado de la mismamanera que lo puede hacer con cualquier archivo de Documentum. La única restricciónaplicada a los documentos controlados es la siguiente:• no se pueden registrar varios documentos controlados a la vez• no se puede registrar mediante la opción Convertir ésta en la versión actual• la creación de versiones de un documento controlado depende del tipo de documento

asociado al documento controlado

Para crear versiones de un documento controlado, retire el documento controlado y,a continuación, regístrelo. Si precisa más información sobre las versiones, consulteTrabajar con versiones, página 141.

Al retirar un documento controlado que está en el proceso de firma activo, los estados defirma se establecen como Revisando en lugar de Cancelado. Si cancela la retirada, elestado Revisando vuelve a su estado anterior.

Registrar documentos controladosLas opciones de versiones disponibles en el registro vienen dictadas por las especificadasen la clase del documento. Registrar la misma versión está deshabilitada paralos documentos con el estado de ciclo de vida Aprobado o estados siguientes,independientemente de la configuración de la clase del documento. En los documentosefectivos, esta opción está deshabilitada automáticamente. Cuando retire una nuevaversión de un documento controlado, los estados de firma de la versión anterior deldocumento volverán a sus estados originales.

Cuando el documento esté registrado, tendrá que iniciar manualmente el proceso defirma. Consulte la sección Inicio del proceso de firma de un documento, página 98.

Devolver documentos controlados a su estadoanterior

La función de devolver un elemento a su estado anterior está disponible en documentosque no se encuentran en relaciones de firma de agregados. Esta acción devuelve unelemento al estado anterior del ciclo de vida. Para devolver un documento a su estadoanterior, tiene que quitar el documento de la relación. Para habilitar la función dedevolver a un estado anterior, debe estar habilitado en el estado de ciclo de vida así comoen la interfaz gráfica de usuario de la extensión de ciclo de vida. La función devolver



al estado anterior está restringida a los coordinadores de clase de documento paradocumentos firmados. Esta función siempre está deshabilitada en documentos de tipoEfectivo, Retirado y Obsoleto.

La devolución de elementos a su estado anterior provoca que el estado original de losobjetos de firma se establezca como En espera. Las firmas en el estado anterior seestablecen como En espera. Volver al estado anterior no hace que se vuelvan a evaluarlas reglas empresariales o de ciclo de vida. Para promover un documento de vuelta asu estado original, se agregan manualmente los signatarios en el estado antes de que seespecifique la devolución de estado. Los signatarios se pueden agregar (pero no quitar)en función de las reglas empresariales y de signatarios obligatorios del ciclo de vida.

Si un documento se firma dos veces, sólo se tendrá en cuenta una firma. Si se haespecificado un grupo para la firma, la plantilla de firma incluirá esta informaciónadicional.

Para devolver a su estado anterior documentos que no se encuentran en relaciones defirma de agregados:

1. Desplácese hasta el elemento en el repositorio.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Documento→Volver al estado

anterior.• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del archivo. Seleccione

Documento→Ciclo de vida→Volver al estado anterior.3. Haga clic en Volver al estado anterior.

Nota: No puede devolver a su estado anterior documentos que no se encuentren enrelaciones de firma de agregados. Consulte el procedimiento para quitar anexos.

Anexar documentos relacionados adocumentos controlados

Cuando agregue o quite anexos, el número de signatarios del documento que estéanexando podría cambiar en función de la relación utilizada para anexar los archivos. Siagrega anexos, el número de signatarios puede aumentar, y si los quita, puede disminuir.

Según cómo esté configurado el sistema, puede anexar un archivo a un documentocontrolado, solicitud de cambio o aviso de cambio.

Para anexar un archivo:

1. Desplácese hasta las propiedades del documento al que desee anexar un documento.Por ejemplo:



• En la vista optimizada, haga clic en el enlace Propiedades.

• En la vista estándar, haga clic en .• SeleccioneMostrar→Propiedades→Información.

2. En la ficha Anexos, agregue el archivo que desee enviar haciendo clic en Agregar.Aparecerá el elemento de búsqueda del administrador de ubicación de relaciones.Según su configuración, podrá seleccionar un documento controlado efectivo paraanexarlo. No obstante, quizás también pueda anexar cualquier archivo como, porejemplo, documentos de soporte no controlados.Seleccione una relación de la lista desplegable Relación.Sólo se mostrará una lista de los tipos de relaciones disponibles para el documento.Al seleccionar un tipo de relación, la lista se establece con los documentos disponiblespara esa relación.Agregue los anexos haciendo clic en Agregar, seleccionándolos en el cuadroSeleccionar de la lista y, a continuación, haciendo clic en Agregar. Puede quitar unanexo seleccionándolo y haciendo clic enQuitar. Cuando haya terminado de agregaranexos, haga clic en Aceptar. Regresará a la ficha Anexos donde habrá una listade los documentos anexados nuevos.

3. Haga clic en Aceptar. Los cambios no surtirán efecto hasta que haga clic en Aceptar.

4. Si desea asignar más signatarios al documento, consulte Asignar signatarios, página99.

5. Haga clic en Aceptar.Después de agregar un adjunto, quizás desea retirar el archivo y editar el contenido.

Quitar documentos relacionados dedocumentos controlados

Puede quitar un archivo anexo de un flujo de trabajo o de otro objeto de Documentum.

Para quitar un archivo anexo:

1. Abra el flujo de trabajo u otro objeto de Documentum.

2. Marque la casilla de verificación del archivo anexo.Es posible quitar varios archivos de una vez marcando varias casillas.

3. Haga clic en Eliminar.


Nota: Cuando se selecciona una firma de agregados para un anexo y quita el anexo,también se quitarán los signatarios agregados.



Actualizar la última fecha de revisión de undocumento controlado

DCM ofrece la posibilidad de definir los períodos de revisión de los documentos. Eladministrador de DCM configura un ciclo de revisión y un período de notificación. Elciclo de revisión corresponde al número de días que faltan para revisar el documento,mientras que el período de notificación corresponde al número de días que hay entre elenvío de un recordatorio a todos los revisores y la fecha de revisión de un documento.

Después de revisar un documento, deberá actualizar la última fecha de revisión, a fin deasegurarse de que se muestre la fecha correcta en el campo Fecha de última revisión delas propiedades del documento.

Asimismo, cuando se ejecuta un trabajo de notificación de revisión de documento,el sistema lee la última fecha de revisión a fin de determinar cuándo se enviará unanotificación de revisión del documento. Cuando se actualiza la última fecha de revisióndel documento, el programa de notificación se ajusta de manera pertinente.

Puede establecer la fecha de última revisión en cualquier fecha entre la fecha efectiva yla hora en que la estableció, en incrementos de cinco minutos. Si hace clic en la fechaDefinir como ahora, el sistema se comportará como en la versión anterior.

Para restablecer la última fecha de revisión:

1. Desplácese hasta el elemento en el que desee restablecer la fecha de última revisión.



3. Haga clic en la ficha Información restringida.

4. Modifique el campo Fecha de última revisión. Puede editar las horas y minutos enincrementos de cinco minutos. Si lo prefiere, puede hacer clic en el botón Definircomo ahora.


Nota: No puede actualizar la fecha de última revisión a menos que sea uncoordinador de clase de documento y el documento se encuentre en un estadoefectivo.



Convertir un documento controlado entemporalmente efectivo

DCM permite convertir un documento en temporalmente efectivo. El documento debeencontrarse en el estado de ciclo de vida anterior al estado efectivo de su ciclo de vida.Puede utilizar esta función para convertir un nuevo documento en temporalmenteefectivo hasta que se reanude un documento anterior. El procedimiento modificado seutiliza para elaborar el medicamento con el ingrediente sustitutivo. Este documento seconvierte en temporalmente efectivo y se suspende el documento original. El documentomodificado caduca y el documento original se recupera con el estado Efectivo.

Un documento controlado no se puede convertir temporalmente en efectivo en lassiguientes circunstancias:

• Cuando se trata de un documento controlado que no es la versión más reciente. Porejemplo, si tiene la versión 1.1 y la versión 1.2 de un documento, no podrá convertirtemporalmente en efectiva la versión 1.1.

• Si el documento controlado no se encuentra en el estado inmediatamente anterior decuando se hizo efectivo.

• Si el documento controlado es un hijo en una relación de promoción de grupo y laregla del padre es promover el hijo para el estado actual.

• A menos que la persona que cambie el estado del documento controlado atemporalmente efectivo sea el coordinador (como se define en la clase de documento).

• Cuando no hay una versión efectiva.• Si la versión efectiva del documento controlado no se puede suspender.

Nota: Cuando convierta temporalmente un documento en efectivo, podrá especificarla hora en horas y minutos, en incrementos de cinco minutos.

Para convertir un documento en temporalmente efectivo:

1. Desplácese hasta la ubicación del repositorio que contenga el documento que deseeconvertir en temporalmente efectivo.Es preciso que el documento esté en estado Firmado para poder convertirloen temporalmente efectivo; además, tiene que existir una versión efectiva deldocumento.

2. Haga clic en la casilla de verificación del documento para seleccionarlo.

3. En la vista estándar, seleccione Documento→Ciclo de vida→Hacer temporalmenteefectivo.

4. En el campo Fecha de caducidad, defina la fecha de caducidad del documento.También puede especificar las horas y minutos, en incrementos de cinco minutos.El documento se convierte inmediatamente en efectivo hasta que se alcance la fechade caducidad.



Si ya existe una versión ACTUAL de este documento, se suspende la versiónACTUAL hasta que caduque el documento temporalmente efectivo.

5. Haga clic en Aceptar.La fecha efectiva se restablece a la fecha de hoy.

Imprimir, recuperar y bloquear documentoscontrolados

Como requisito obligatorio, la producción de una impresión controlada se auditatotalmente, y los datos registrados en el seguimiento de comprobación pueden servirpara administrar la distribución de los documentos impresos. La puesta en marcha másrigurosa de una impresión controlada exige registrar la impresora, el destinatario y elmotivo de la impresión, así como un número de copia único generado por el sistema yasignado a cada uno de los ejemplares impresos.

En DCM, la impresión controlada consta de dos módulos, PDFaqua y Print ServicesModule (PSM).• PDFaqua crea copias en PDF de documentos que presentan encabezados, pies y

marcas de agua personalizados cuando se ven en pantalla o se imprimen.• Se puede configurar PSM para que restrinja la impresión, lleve un seguimiento de las

copias impresas y recupere las copias impresas.Esta versión de DCM utiliza Print Services Module de Liquent para controlar laimpresión de los documentos controlados. De forma predeterminada, DCM audita yautentica esta operación. Para poder autenticar, tiene que escribir un nombre de usuarioy una contraseña válidos para empezar la operación de impresión.

Esta sección consta de los temas siguientes:• Imprimir un documento controlado para destinatarios con nombre, página 126• Reimprimir documentos controlados, página 127• Realizar una impresión no controlada, página 128• Recuperar documentos controlados, página 128• Bloquear documentos controlados, página 129

Nota: Si precisa más detalles sobre los conceptos, consulte la documentación dePDFaqua. En esta sección sólo se describen procedimientos básicos paso a paso parala integración de Documentum.



Imprimir un documento controlado para destinatarioscon nombre

Para imprimir un documento controlado para destinatarios con nombre:

1. Vaya al archivador o la carpeta que almacene el documento controlado que deseeimprimir y selecciónelo.

2. Siga uno de estos procedimientos, según la vista que esté usando:• En la vista optimizada, haga clic enMás→PDFAqua→Imprimir.• En la vista estándar, elija Documento→Aqua→Imprimir.

3. Seleccione Impresión controlada y haga clic en Aceptar.Aparecerá la página Destinatario con nombre de impresión controlada. Enla esquina superior izquierda de la página, aparece el nombre y la versión deldocumento controlado que está imprimiendo.

4. Seleccione una impresora.

5. Seleccione un motivo para la impresión del documento en la listaMotivo de laimpresión. Si su motivo no aparece en la lista, seleccione Otro y escriba su motivoen el campo Otro.

6. En la zona Destinatarios, elija los usuarios que recibirán las copias controladasseleccionando sus nombres de usuario.Los números de copia se generarán automáticamente y se asignarán a cada unade las copias impresas para los usuarios seleccionados. Estos números de copiasirven para identificar las copias impresas controladas en el caso de solicitudes dereimpresión o de recuperación.

Sugerencia: Para buscar el nombre de un usuario concreto, escriba la primeraletra del nombre de usuario en el campo Empieza por y haga clic en Ir. Puedefiltrar la lista eligiendo un filtro a la derecha del botón Ir. Éstos son los filtrosdisponibles: Todos los destinatarios, Destinatarios seleccionados y Destinatarios noseleccionados. UtiliceMostrar elementos para controlar el número de elementosque aparecen en la página.

7. Si desea generar una copia para alguien que no figure en la lista Destinatarios,escriba su nombre de usuario en el campoDestinatario nuevo y haga clic enAgregar.

8. Si desea recibir una notificación en su Bandeja de entrada cuando haya terminadoel trabajo de impresión, active la casilla de verificación Avisarme cuando se hayaprocesado mi solicitud.

9. Haga clic en Imprimir para comenzar el trabajo de impresión controlado.Si precisa más información, consulte la documentación de PDFaqua.



Reimprimir documentos controlados

Sólo puede reimprimir un documento controlado para un usuario que ya haya recibidouna impresión controlada.

Para reimprimir copias controladas de documentos:

1. Vaya al archivador o carpeta que almacene el documento controlado.

2. Siga uno de estos procedimientos, según la vista que esté usando:• En la vista optimizada, haga clic enMás→PDFAqua→Volver a imprimir.• En la vista estándar, elija Documento→Aqua→Volver a imprimir.Aparecerá la página Reimpresión de copia controlada, en cuya esquina superiorizquierda se muestran el nombre y la versión del documento del repositorio del quese ha solicitado una reimpresión de copia controlada.

3. Seleccione una impresora.

4. Seleccione un motivo para la impresión del documento en la listaMotivo de laimpresión. Si su motivo no aparece en la lista, seleccione Otro y escriba su motivoen el campo Otro.

5. Siga uno de estos procedimientos para escribir un intervalo de páginas deldocumento que va a reimprimir:• Para imprimir todas las páginas del documento, seleccione Todas las páginas.• Para reimprimir un conjunto de páginas, seleccione Páginas y luego escriba un

intervalo en el campo de texto. El formato es el de una lista de intervalos depáginas y números de página separados por coma, por ejemplo: 1,5-12. Si sóloestán comprendidas en ese intervalo algunas páginas del documento, sólo seimprimirán esas páginas. Por ejemplo: si un documento tiene 15 páginas y seutiliza el intervalo de páginas 1-25, se imprimirá todo el documento. Si escribe elintervalo 1-9, 12, 22, sólo se imprimirá de la página 1 a la 9 y la página 12.

PDFaqua agrega entradas de auditoría para el intervalo de páginas impresas.

6. En la zona Destinatarios, elija los usuarios que recibirán las copias controladasseleccionando sus nombres de usuario.


En la lista Destinatarios figura el nombre del destinatario y un número de copia entreparéntesis por cada copia impresa satisfactoriamente y no destruida del documento



seleccionado, excepto las que hayan sido recuperadas. El número de copia tiene elformato prefijoNsufijo, siendo:• prefijo un prefijo del número de copia definido en la política.• N el número de copia del documento, que empieza por 1 y aumenta en una

unidad en cada versión consecutiva del documento. Por ejemplo: si N es 3, eldocumento se ha imprimido dos veces.

• sufijo un sufijo del número de copia definido en la política.Por ejemplo: en el caso de la tercera copia de un documento, si el prefijo era PDFaquay el sufijo 5.0, el número de copia será PDFaqua35.0.

7. Si desea recibir una notificación en su Bandeja de entrada cuando haya terminado eltrabajo de impresión, active la casilla de verificaciónAvisarme cuando haya acabado.

8. Haga clic en Reimprimir para comenzar el trabajo de reimpresión controlado.Si precisa más información, consulte la documentación de PDFaqua.

Realizar una impresión no controlada

Para realizar una impresión no controlada de un documento controlado:

1. Vaya al archivador o la carpeta que almacene el documento que desee imprimir.

2. Siga uno de estos procedimientos, según la vista que esté usando:• En la vista optimizada, haga clic enMás→PDFAqua→Imprimir.• En la vista estándar, elija Documento→Aqua→Imprimir.Aparecerá la página Seleccionar opción de impresión.

3. Seleccione Impresión no controlada.

4. Haga clic en Aceptar.Se abrirá el documento PDF en otra ventana del navegador, desde la que podráimprimirlo.

Si precisa más información, consulte la documentación de PDFaqua.

Recuperar documentos controlados

Para recuperar un documento controlado:

1. Vaya hasta el documento que desee recuperar.

2. Siga uno de estos procedimientos, según la vista que esté usando:• En la vista optimizada, haga clic enMás→PDFAqua→Recuperar.



• En la vista estándar, elija Documento→Aqua→Recuperar.Aparecerá la página Recuperación de copia controlada.

3. En la zona Destinatarios, seleccione los usuarios cuyo documento desee recuperar.


4. Si desea recibir un mensaje en la Bandeja de entrada del repositorio para avisarledel procesamiento de su solicitud de recuperación, seleccione Avisarme cuandohaya terminado.

5. Haga clic en Aceptar para comenzar la recuperación.Si precisa más información, consulte la documentación de PDFaqua.

Bloquear documentos controlados

Para bloquear un documento controlado:

1. Vaya al documento que desee bloquear y selecciónelo.

2. Siga uno de estos procedimientos, según la vista que esté usando:• En la vista optimizada, haga clic enMás→PDFAqua→Bloquear.• En la vista estándar, elija Documento→Aqua→Bloquear.

Si precisa más información, consulte la documentación de PDFaqua.


Capítulo 10Trabajar con solicitudes y avisos decambio

Una solicitud de cambio es un documento especial de Documentum Compliance Manager quese puede usar para solicitar cambios en un documento controlado. Los avisos de cambio sondocumentos utilizados para revisar y firmar los cambios de los documentos controlados.

DCM tiene configuradas clases de documento predeterminadas para los avisos de cambio y lassolicitudes de cambio, pero puede crear sus propios documentos. En esta sección se proporcionaninstrucciones para crear y configurar avisos de cambio y solicitudes de cambio personalizados enel sistema DCM.

En esta sección se describen los siguientes temas:• Información general sobre solicitudes de cambio, página 131• Usar solicitudes de cambio, página 132• Información general sobre avisos de cambio, página 134• Usar avisos de cambio, página 135• Relaciones y dependencias entre documentos, página 137• Documentos de soporte, página 137• Agregar documentos a avisos y solicitudes de cambio, página 138

Información general sobre solicitudes decambio

Una solicitud de cambio es un tipo de documento especial de Documentum ComplianceManager que se puede usar para solicitar cambios en un documento controlado. Unasolicitud de cambio estándar no contiene un documento real, sino la informaciónnecesaria en los atributos del documento, por ejemplo, el título del documento, ladescripción del cambio solicitado y el motivo del cambio.


Trabajar con solicitudes y avisos de cambio

Usar solicitudes de cambioEsta sección consta de los siguientes temas:• Crear solicitudes de cambio, página 132• Retirar y editar solicitudes de cambio, página 133

Crear solicitudes de cambio

Una solicitud de cambio es un tipo especial de documento de Documentum ComplianceManager. Las solicitudes de cambio tienen todas las propiedades de los documentosestándar y algunas adicionales diseñadas especialmente para el proceso de DocumentumCompliance Manager.

Todo usuario de DCM que pertenezca al rol de autor de la clase de documento asociadaa la solicitud de cambio puede crear y enviar una solicitud de cambio de cualquierdocumento.

Para crear una solicitud de cambio:

1. Siga uno de estos procedimientos• En la vista optimizada, haga clic en la ficha Archivadores. Haga clic en Nueva

solicitud de cambio.• En la vista estándar, vaya a cualquier directorio sobre el que tenga permiso de

escritura. Haga clic en Archivo→Nuevo→Solicitud de cambio.2. En la ficha Crear, introduzca la siguiente información para la nueva solicitud de

cambio.

a. Para agregar un nombre a la solicitud de cambio, escríbalo en el campo Nombre.

b. Seleccione una clase de documento en la lista desplegable Clase de documento.Una clase de documento es un tipo de documento controlado asociado a unconjunto de comportamiento y características predeterminados de ese tipo.Al seleccionar una clase de documento, automáticamente se anexa un ciclo devida. El ciclo de vida especifica las fases por las que el documento debe avanzardurante su ciclo de vida. El ciclo de vida también controla los permisos deldocumento.Si precisa más información sobre clases de documentos, consulte DocumentumCompliance Manager Administration Guide (Guía de administración deDocumentum Compliance Manager).

c. Seleccione una plantilla en la lista desplegable Plantilla.Una plantilla determina la estructura básica y el formato de un documento.




4. En la ficha Información, defina las propiedades como desee.• La propiedad Título contiene el título de la solicitud de cambio.• La propiedad Asunto contiene información de versión adicional sobre el

documento.• La propiedad Descripción contiene una descripción de la solicitud de cambio.• La propiedad Código de motivo contiene el motivo de la solicitud de cambio.• La propiedad Palabras clave, si está disponible, contiene las palabras que

identifican al elemento en una búsqueda.• La propiedad Autores contiene los nombres de las personas que han creado

la solicitud de cambio.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta,haga clic en Editar e introduzca los valores en la página de DCM que aparezca.Para introducir los valores, puede escribirlos en un cuadro Introducir nuevo valoro bien seleccionarlos en un cuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, hacerclic en Agregar. En la lista resultante, puede subir o bajar un valor si hace clic enSubir o Bajar. Puede quitar un valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. Cuandohaya terminado de agregar valores, haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en Terminar.La solicitud de cambio se enviará automáticamente.La nueva solicitud de cambio se almacenará en la carpeta que representa su estado deciclo de vida actual. La primera vez que se envía una solicitud de cambio, su estadoserá En curso, con lo que se guardará en la carpeta Archivadores→Solicitudes decambio→En curso. Cuando la solicitud de cambio se encuentre en el estado Encurso, podrá anexarle documentos controlados. Si precisa más información, consulteAbout Document Relationships, página 287.La solicitud de cambio se moverá manual o automáticamente a través de sus estadosdependiendo de cómo diseñó el administrador el ciclo de vida de documento elegido.Si precisa más información sobre el uso de los ciclos de vida, consulte el Capítulo 16,Trabajar con ciclos de vida y, si precisa más información sobre el trabajo con ciclos devida específicos de DCM, consulte Documentum Compliance Manager AdministrationGuide (Guía de administración de Documentum Compliance Manager).

Retirar y editar solicitudes de cambio

Puede retirar, editar, crear versiones y registrar una solicitud de cambio de la mismamanera que lo puede hacer con cualquier archivo de Documentum. La única restricciónen las solicitudes de cambio tiene que ver con la creación de versiones. La creación deversiones de una solicitud de cambio depende de la clase de documento y del proceso



empresarial a ella asociados. Si precisa más información sobre la creación de versiones,consulte Trabajar con versiones, página 141.

Para crear versiones de una solicitud de cambio, retire la solicitud y, a continuación,regístrela. Si la solicitud de cambio tiene contenido, DCM permite editar o reemplazar elcontenido mediante la opción Registrar desde archivo.

Información general sobre avisos de cambioLos avisos de cambio se utilizan para revisar y firmar los cambios de los documentoscontrolados e informar a las personas necesarias de que ha cambiado un documentocontrolado. Normalmente, un aviso de cambio no tiene contenido, sino que se usa paragestionar cambios.

Cualquier usuario de DCM con rol de autor, puede crear y enviar avisos de cambio paraun documento controlado. Puede promover un aviso de cambio desde el estado En cursoal estado En aprobación. Una vez que el estado del aviso de cambio sea En Aprobación,podrá iniciar manualmente el proceso de firma electrónica cuando lo desee.

Un aviso de cambio estándar no tiene contenido. Toda la información que ofrece elaviso de cambio, por ejemplo, con qué documentos se relaciona, está definida en laspropiedades. Sin embargo, los avisos de cambio pueden tener contenido. Al usar avisosde cambio con contenido, hay que abrir y leer un documento. Por ejemplo, si tiene unformulario de aviso de cambio con información distinta o adicional a la que permiten laspropiedades, puede crear un aviso de cambio especializado con el formulario adjuntocomo contenido.

• Los usuarios pueden especificar que los signatarios de un aviso de cambio procedande sus hijos (signatarios de agregación).

• El proceso de firma de los documentos hijo lo asumen sus padres.• Los documentos hijo no se muestran en la listaMis firmas ni en la bandeja de

entrada.• La adición de signatarios no se puede realizar en el padre.• La firma no se puede realizar en los documentos hijo.• Todos los signatarios de avisos de cambio firman los documentos hijo contenidos

en su interior.• Los signatarios de agregación se pueden configurar para agregar signatarios

únicamente en estados concretos, que se especifican al editar las reglas para el rol defirma del Grupo.

• Ahora, los usuarios tienen la capacidad de agregar signatarios desde los documentosanexos en la ficha Aviso de cambio. En la ficha Firmas del documento controladoanexado, el estado se establece como Firma del padre.



• Si está establecido Firma del padre y desea firmar un documento controlado, tendráque firmar el aviso de cambio en lugar del documento controlado.

Nota: Cuando anexe varios documentos a los avisos de cambio y el administradorconfigure el sistema de una forma específica, se podría dar la siguiente situación: cuandoaplique el aviso de cambio, todas las firmas aparecerán en todos los documentos,incluso aunque no se hayan especificado todos los signatarios en todos los documentosoriginales.

Usar avisos de cambioEsta sección consta de los siguientes temas:• Crear avisos de cambio, página 135• Retirar y editar avisos de cambio, página 137

Crear avisos de cambio

Los avisos de cambio se utilizan para revisar y firmar los cambios de los documentoscontrolados e informar a las personas necesarias de que ha cambiado un documentocontrolado.

Para crear un aviso de cambio:

1. Siga uno de estos procedimientos• En la vista optimizada, haga clic en la ficha Archivadores. Haga clic en Nuevo

aviso de cambio.• En la vista estándar, desplácese a la carpeta Archivadores→Avisos de cambio.

2. Haga clic en Archivo→Nuevo→Aviso de cambio.

3. En la ficha Crear, introduzca la siguiente información relativa al nuevo aviso decambio.

a. Para agregar un nombre al aviso de cambio, escríbalo en el campo Nombre.

b. Seleccione una clase de documento en la lista desplegable Clase de documento.Una clase de documento es un tipo de documento controlado asociado a unconjunto de comportamiento y características predeterminados de ese tipo.Al seleccionar una clase de documento, automáticamente se anexa un ciclo devida. El ciclo de vida especifica las fases por las que el documento debe avanzardurante su ciclo de vida. El ciclo de vida también controla los permisos deldocumento.



Si precisa más información sobre clases de documentos, consulte DocumentumCompliance Manager Administration Guide (Guía de administración deDocumentum Compliance Manager).

c. Seleccione una plantilla en la lista desplegable Plantilla.Una plantilla determina la estructura básica y el formato de un documento.


5. En la ficha Información, defina las propiedades como desee.• La propiedad Título contiene el título del aviso de cambio.• La propiedad Asunto contiene información de versión adicional sobre el

documento.• La propiedad Código de motivo contiene el motivo de la solicitud de cambio.• La propiedad Descripción contiene una descripción de la solicitud de cambio.• La propiedad Palabras clave, si está disponible, contiene las palabras que

identifican al elemento en una búsqueda.• La propiedad Autores contiene los nombres de las personas que han creado el

aviso de cambio.Si el enlace Editar aparece junto a una propiedad, para definir los valores de ésta,haga clic en Editar e introduzca los valores en la página de DCM que aparezca.Para introducir los valores, puede escribirlos en un cuadro Introducir nuevo valoro bien seleccionarlos en un cuadro Seleccionar de la lista y, a continuación, hacerclic en Agregar. En la lista resultante, puede subir o bajar un valor si hace clic enSubir o Bajar. Puede quitar un valor si lo selecciona y hace clic en Quitar. Cuandohaya terminado de agregar valores, haga clic en Aceptar.

6. Haga clic en Terminar.El nuevo aviso de cambio se almacenará en la carpeta que representa el tipo deestado. La primera vez que se envía un aviso de cambio, el estado será En curso, conlo que se guardará en la carpeta Archivadores→Avisos de cambio→En curso.El aviso de cambio se moverá manual o automáticamente a través de sus estadosdependiendo de cómo diseñó el administrador el ciclo de vida de documentoelegido. Una vez que el aviso de cambio alcance el estado Firmado, podrá anexarloa un archivo.

Si precisa más información sobre el uso de los ciclos de vida, consulte el Capítulo 16,Trabajar con ciclos de vida y, si precisa más información sobre el trabajo con ciclos devida específicos de DCM, consulte Documentum Compliance Manager Administration Guide(Guía de administración de Documentum Compliance Manager).



Retirar y editar avisos de cambio

Puede retirar, editar, crear versiones y registrar un aviso de cambio de la misma maneraque lo puede hacer con cualquier archivo de Documentum. La única restricción en lassolicitudes de cambio tiene que ver con la creación de versiones. La creación de versionesde un aviso de cambio depende de la clase de documento y del proceso empresarial a élasociados. Si precisa más información sobre la creación de versiones, consulte Trabajarcon versiones, página 141.

Para crear versiones de un aviso de cambio, retire el aviso y, a continuación, regístrelo.Si el aviso de cambio tiene contenido, DCM permite editar o reemplazar el contenidomediante la opción Registrar desde archivo.

Al crear una versión de un aviso de cambio, la versión anterior y la nueva coexisten enel repositorio.

Relaciones y dependencias entre documentosUna relación define las dependencias entre documentos. Los avisos de cambio utilizanlas relaciones especificadas para definir qué documentos se distribuirán para serfirmados. Estas relaciones están vinculadas con versiones específicas de los documentos.Cuando se firma o promociona un documento, DCM averigua las relaciones definidaspara ese documento con la intención de decidir si el documento se va a firmar o apromover por separado o dentro de un grupo. Por ejemplo, si se emite una solicitud decambio en relación con un SOP, la solicitud de cambio tendrá una relación con dichoSOP. El administrador define las relaciones entre documentos según los procesosinternos de la empresa.

Si precisa más información sobre relaciones, consulte Documentum Compliance ManagerAdministration Guide (Guía de administración de Documentum Compliance Manager).

Documentos de soporteLos documentos de soporte son documentos controlados, pero no son procesadosni gestionados por DCM. Sin embargo, se puede anexar cualquier documento a undocumento controlado que tenga definida una relación de documento de soporte. Porejemplo, un documento de soporte puede ser un informe, estudio o memorando querecomiende una forma distinta de ejecutar un procedimiento en un aviso de cambioque afecte a un SOP.

Los documentos de soporte no están diseñados para ser distribuidos para revisión ofirma. Cuando el aviso de cambio con el que están relacionados se envía a los revisores,



éstos pueden ver qué documentos acompañan al aviso de cambio. Los signatariospueden ver un documento de soporte desde el aviso de cambio.

Después de crear o importar un documento de soporte, podrá establecer la relación entreéste y el aviso de cambio al que acompaña. Si precisa más información sobre la creaciónde relaciones, consulte Documentum Compliance Manager Administration Guide (Guía deadministración de Documentum Compliance Manager).

Para asociar un documento de soporte con un aviso de cambio:

1. Conéctese a DCM como autor o colaborador.

2. Desplácese hasta el archivador Aviso de cambio y ábralo.DCM mostrará una lista de las carpetas contenidas en el archivador.

3. Haga clic en el enlace de carpeta En curso.DCM mostrará el contenido de la carpeta en el panel de la derecha.

4. Para ver o modificar las propiedades de un aviso de cambio existente, haga clic enel icono de información asociado ( ).

5. Haga clic en la ficha Anexos de la esquina superior izquierda de la páginaPropiedades.

6. Para agregar una solicitud de cambio, haga clic en Agregar.

7. Seleccione el tipo de relación Soporta.

8. Seleccione el documento adecuado.Esta solicitud de cambio debe encontrarse en el estado Firmado.

9. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Agregar documentos a avisos y solicitudes decambio

Al agregar un documento a un aviso de cambio, el tipo de relación es Contra y tanto eldocumento como el aviso de cambio deben tener el estado En curso.

Si se agrega un documento a una solicitud de cambio, el tipo de relación es Afecta, eldocumento debe tener el estado Efectivo y el de la solicitud de cambio también deberátener el estado En curso.

Para agregar un documento a un aviso de cambio:


2. Desplácese hasta el archivador Aviso de cambio y ábralo.



DCM mostrará una lista de las carpetas contenidas en el archivador.

3. Haga clic en la carpeta En curso.DCM mostrará el contenido de la carpeta en el panel de la derecha.

4. Haga clic en el icono Propiedades ( ).

5. Haga clic en la ficha Anexos.

Figura 10-1. Anexo de aviso de cambio

6. Haga clic en Agregar.Aparecerá el localizador Seleccionar un elemento.

7. Seleccione un anexo.


Para agregar un documento a una solicitud de cambio:


2. Desplácese hasta el archivador Solicitud de cambio y ábralo.DCM mostrará una lista de las carpetas contenidas en el archivador.

3. Haga clic en la carpeta En curso.DCM mostrará el contenido de la carpeta en el panel de la derecha.

4. Haga clic en el icono Propiedades ( ).

5. Haga clic en la ficha Anexos.



Figura 10-2. Anexo de solicitud de cambio

6. Haga clic en Agregar.Aparecerá el localizador Seleccionar un elemento.

7. Seleccione un anexo.



Capítulo 11Trabajar con versiones

Esta sección consta de los siguientes temas:• Trabajar con versiones, página 141

Trabajar con versionesEn esta sección se describe la forma en la que DCM administra el proceso de creación deversiones, así como las distintas versiones de los documentos.

Cuando se crea o importa un documento controlado (documento controlado, solicitudde cambio, aviso de cambio), la versión del nuevo documento está definida por la clasede documento creado y será 0.1 o 1.0.

Al registrar un documento existente, las opciones de versión de registro (si se puederegistrar como igual, menor o mayor) dependen del tipo de documento controlado o tipode clase de documento que se está creando.

Si opta por reemplazar el contenido asociado al archivo, use la opción Registrar desdearchivo cuando haya terminado de editarlo.

Sólo los usuarios con al menos el permiso Versión pueden registrar una versión nueva deun documento Efectivo.

Cuando se crea una versión nueva de un documento controlado Efectivo, esta versiónno será ACTUAL, sino En curso. La versión Efectivo del documento seguirá siendoACTUAL. En DCM, la versión ACTUAL de todo documento es el documento queaparece de forma predeterminada. Generalmente, sólo tendrá acceso a la versiónACTUAL de un documento controlado.

Por ejemplo: tenemos que actualizar un SOP. La versión 1.0 de su SOP es Efectivo; esACTUAL y firmada para que la gente pueda utilizarla para trabajar.• Cuando llega la hora de actualizar el SOP, crea una versión nueva del SOP, la versión

1.1.


Trabajar con versiones

• La versión 1.1 empieza en la fase En curso y no es ACTUAL, de forma que nadie lautilizará hasta que se actualice y se revise.

La versión 1.0 sigue siendo Efectivo y ACTUAL mientras se actualiza la siguienteversión. La versión 1.0 es la versión de SOP que la gente sigue utilizando paratrabajar.

• Después de actualizar la versión 1.1, y de que todos los revisores hayan firmado suactualización, usted promueve la versión 1.1 a Aprobado y luego a Efectivo.

• DCM actualiza automáticamente la etiqueta de la versión al siguiente número deversión mayor (2.0) cuando se promueve un documento a Efectivo.

• La versión 1.0 se convierte en Retirado y la versión 2.0 se convierte en Efectivo yACTUAL. Es el SOP que la gente sigue para trabajar.

Cada vez que un documento pasa a ser Efectivo, la versión anterior del mismo pasaal estado Retirado u Obsoleto.

La versión de un documento puede retirarse de tres formas:• Configurando una fecha de caducidad en el documento• Convirtiendo en efectiva una versión posterior del documento (la versión efectiva

antigua se retira)• Dejando caducar una versión de un documento que se hizo efectiva temporalmente

cuando llega la fecha de caducidad especificada (se reinstaura la versión antiguadel documento)

Se pueden tener varias versiones de un documento retirado.

Cuando se promueve un documento Efectivo, éste pasa a ser Obsoleto. Cuando llega adicho estado, todas las versiones pasan también al estado Obsoleto.

Un documento que se puso en estado efectivo temporalmente (Efectivo basado en lafecha) puede quedar Suspendido automáticamente y después reanudarse al alcanzarla fecha del documento efectivo temporalmente. Sólo se puede suspender o reanudarmanualmente un documento, si dicho documento no es Efectivo y se encuentra enestado de excepción.

Por lo general, sólo tendrá una versión de un documento Suspendido.

Si el administrador ha configurado el recorte automático en las versiones En curso, elcomportamiento del documento será diferente al registrar y promover. Si precisa másinformación sobre cómo recortar versiones, consulte Documentum Compliance ManagerAdministration Guide (Guía de administración de Documentum Compliance Manager).

Para ver una lista de todas las versiones de un archivo:


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada, haga clic enMás→Ver→Versiones.



• En la vista estándar, marque la casilla de verificación del archivo. SeleccioneVer→Versiones.


Capítulo 12Trabajar con copias


• Información general sobre copias, página 145• Ver copias, página 147• Crear copias, página 147• Crear objetos relacionados a partir de copias, página 148• Importar copias, página 149

Información general sobre copiasLas copias son versiones de un archivo en un formato diferente. Por ejemplo, un autorpuede crear un archivo en Microsoft Word, llamarlo Ventas.doc y, a continuación,generar una copia HTML llamada Ventas.htm. Los dos archivos tienen el mismocontenido pero en distintos formatos.

Si un archivo tiene varias copias, se designará una de ellas como copia principal. Estacopia es la que se muestra en las listas de archivos. La copia principal es normalmente laprimera copia del archivo.

Dependiendo de la aplicación WDK, se pueden mostrar todas las copias del archivohaciendo clic en los iconos de éstas:

Si el icono no está disponible en su software de Documentum, podrá mostrar todas lascopias del archivo mediante el menúMás→Mostrar→Copias en la vista optimizada y elmenúMostrar→Copias de la vista estándar.

Al crear una versión de un archivo, sus copias, incluidas las copias en miniatura si éstasse admiten, no formarán parte de la nueva versión del archivo. Si crea una versión delarchivo, las copias siguen igual que con la versión anterior. No obstante, dependiendode la configuración, se enviará automáticamente una solicitud de copia PDF si registra el


Trabajar con copias

archivo como la misma versión, si ya hay una copia y si, además, no se trata del registrode un documento nuevo.

Puede configurar ciclos de vida de forma que generen una copia en PDF automáticamenteen cada estado de ciclo de vida. Si precisa información detallada, consulte DocumentumLifecycle Editor User Guide (Guía del usuario de Documentum Lifecycle Editor).

Puede crear copias fuera del repositorio e importarlas o generar copias dentro delrepositorio.

Puede generar nuevas copias del mismo formato de archivo. Para diferenciar las distintascopias de un archivo con el mismo formato, cada copia debe tener una descripción únicaen el campo Descripción de la copia. La descripción se anexa al final del nombre de lacopia, como identificador único.

Transformaciones

Dependiendo de su aplicación WDK, es posible que tenga acceso a las transformaciones.Las transformaciones permiten transformar automáticamente el aspecto y el formatode un archivo existente con el fin de crear una copia de éste o un objeto relacionadopara él. Una transformación consiste en la conversión automática de un archivo deun aspecto o formato a otro. Las transformaciones permiten almacenar un archivo endiferentes formatos, tamaños, orientaciones, etc. Entre los ejemplos de transformacionesse incluyen el cambio de tamaño, el giro, el recorte y la corrección de colores.

La funcionalidad de transformación sólo está disponible en repositorios que esténconfigurados con Media Services. Sin la presencia de Media Services, las funciones detransformación no estarán disponibles, aunque aparezcan. Si precisa más información,consulte con el administrador del repositorio.

Al transformar un archivo, se elige un perfil de transformación. Los perfiles detransformación disponibles para un archivo determinado dependen del formato de esearchivo. Las transformaciones sólo pueden producirse en un elemento al mismo tiempo yse procesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que las copias y los elementostransformados no estén disponibles inmediatamente. Cuando una transformación hayaterminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificación.

Puede usar los perfiles de transformación para crear copias u objetos relacionados. Lapropiedad Tipo de relación de un perfil de transformación indica qué es lo que se puedecrear.

Cuando esté creando una copia, puede usar el campo Descripción de la copia de lanueva copia para crear varias copias del mismo formato. Cada copia se diferenciamediante la descripción que introduzca en el campo Descripción de la copia. Ladescripción se anexa al final del nombre de la copia, como identificador único.


Trabajar con copias

Ver copiasEste procedimiento explica cómo mostrar una lista de las distintas copias de un archivo.

Para ver las copias de un archivo:


2. Siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en .• En la vista optimizada: haga clic enMás→Mostrar→Copias.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de un objeto y seleccione

Mostrar→Copias.

Crear copiasDCM utiliza Document Transformation Services (DTS) para proporcionar lafuncionalidad de creación de copias. Mediante estos productos, se pueden crear copiasa partir de la mayoría de tipos de objeto del repositorio.

La creación de copias mediante Media Services o DTS se produce en un elemento a lavez y las solicitudes se procesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que lasnuevas copias y elementos transformados no estén disponibles inmediatamente. Cuandouna transformación haya terminado, o si se produce un fallo en una transformación,recibirá una notificación en la bandeja de entrada.

No todas las funciones de creación de copias que se mencionan a continuaciónestán disponibles para todos los formatos; además, no es posible crear copias otransformar todos los formatos. Consulte Información general sobre copias, página145 y Transformaciones, página 146 si precisa más información sobre copias ytransformaciones.

Este procedimiento describe cómo crear una copia de un archivo.

Nota: Si DTS no está configurado y en ejecución, aparecerá un mensaje de error. Unaforma alternativa de obtener una copia en PDF consiste en utilizar Archivo>Importar.

Para crear una copia:

1. Desplácese al archivo del que desee hacer una copia.

Nota: Puede crear una copia a partir de un archivo original o a partir de unacopia existente de un archivo original. Para crear una copia a partir de otra copia,desplácese a la copia existente. (La búsqueda de copias se describe en Ver copias,página 147).


Trabajar con copias

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: seleccioneMás→Documento→Crear tipo (donde tipo es

el formato de archivo) oMás→Documento→Crear Otro.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del archivo. A

continuación, seleccione Herramientas→Transformar→Copia PDF.

Crear objetos relacionados a partir de copiasDCM utiliza Media Services para proporcionar la funcionalidad de creación de objetosrelacionados a partir de una copia. Para la mayoría de tipos de objeto del repositorio,es posible crear objetos relacionados de un objeto si Media Services se ha instalado yconfigurado para el repositorio.

La creación de objetos relacionados mediante Media Services se produce en un elementoa la vez y las solicitudes se procesan de forma asíncrona, lo que significa que puedeque los objetos relacionados no estén disponibles inmediatamente. Cuando unatransformación haya terminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibiráuna notificación en la bandeja de entrada.

No todas las transformaciones están disponibles para todos los formatos; además,algunos formatos no se pueden transformar. Consulte Información general sobrecopias, página 145 y Transformaciones, página 146 si precisa más información sobretransformaciones.

Este procedimiento describe cómo usar un perfil de transformación para crear un objetorelacionado.

Para crear un nuevo objeto relacionado:

1. Desplácese hasta el documento que desee transformar.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Transformar.• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Transformar.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del elemento que

desea transformar. A continuación, haga clic en el botón Transformar o enHerramientas→Transformar.

3. En la ficha Seleccionar perfil, seleccione un perfil de transformación que enumereMedios relacionados en la columna Tipo de relación.


5. En la ficha Configurar transformación, seleccioneMedios relacionados en Tipo derelación.


Trabajar con copias

6. En el campo Salida de formato, seleccione el formato de archivo del objeto queva a crear.

7. Introduzca otro tipo de información que desee en la fichaConfigurar transformación.


9. En la página Propiedades, introduzca, como desee, el nombre del nuevo elemento, eltipo de objeto, el conjunto de permisos, el ciclo de vida y otras propiedades.

10. Seleccione una ubicación para el nuevo objeto. Tiene dos opciones:• Igual que el archivo padre• Nueva ubicación. Esta opción requiere que se sobrescriba la ubicación del padre

en una ventana de edición.11. Haga clic en Terminar.

La solicitud de transformación se envía al servidor. Cuando termina latransformación, se envía una notificación a la bandeja de entrada.

Importar copiasEste procedimiento describe cómo importar un archivo desde fuera del repositorio parausarlo como nueva copia de un archivo existente del repositorio.

Para importar una copia de un archivo:

1. Desplácese al archivo del que desee importar una copia.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Importar copia.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del archivo. A

continuación, seleccione Herramientas→Crear copia→Importar.3. En el campo Archivo para importar, introduzca el archivo que desee importar.

Puede escribir la ruta del archivo o puede examinar y localizar el archivo.

4. En el campo Formato, seleccione el formato de archivo de la copia.

5. En el campo Descripción, escriba una descripción para la copia. Puede usar estecampo para distinguir entre varias copias con el mismo formato. Puede tener variascopias con el mismo formato mientras tengan descripciones únicas.


Trabajar con copias

6. Haga clic en Importar.


Capítulo 13Anotar documentos PDF

Si en su organización se ha instalado la integración con Adobe Acrobat 6 y DCM se ejecuta en unaplataforma Windows, podrá ver e introducir comentarios en copias PDF de archivos directamentedesde DCM. (Tenga en cuenta que debe tener instalados Acrobat Standard Edition o AcrobatProfessional Edition, no sólo Acrobat Reader).

Para ver o editar comentarios realizados en una copia PDF de un archivo, utilice el comandoComentario. Con este comando se ejecuta la copia PDF del archivo en Acrobat en una ventanaindependiente y le dará acceso a los comentarios asociados.

En Internet Explorer, el explorador abre una página en blanco al ejecutar un archivo PDF con laintegración Acrobat. Para evitar esto, seleccione Herramientas>Opciones de Internet>Opcionesavanzadas y asegúrese de que está especificada la opción Iniciar accesos directos en ventanas yaabiertas.

Para ver anotaciones en un archivo PDF de Acrobat 6:

1. Desplácese hasta el archivo que tenga la copia PDF del archivo.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Comentario.• Seleccione Archivo>Comentario.La copia PDF del archivo se abre en Acrobat en una ventana independiente y ledará acceso a los comentarios asociados.

3. Para agregar comentarios, utilice los comandos de Acrobat apropiados. Guarde lasadiciones. Si precisa más información, consulte la documentación de Acrobat.


Anotar documentos PDF


Capítulo 14Trabajar con servicios de colaboración


• Información general sobre los servicios de colaboración, página 153• Trabajar con salas, página 155• Trabajar con discusiones, página 163• Usar notas, página 166• Trabajar con carpetas contextuales y archivadores, página 167• Usar el editor de texto enriquecido, página 169

Información general sobre los servicios decolaboración

Los servicios de colaboración admiten y mejoran el trabajo conjunto de los grupos entorno a contenidos (documentos, activos multimedia enriquecidos, etc.) y procesos(ciclos de vida, flujos de trabajo). Mientras que la plataforma Documentum permiteacceder, utilizar, reutilizar y distribuir la información de forma rápida y fácil, los serviciosde colaboración refuerzan y mejoran la calidad del trabajo en equipo que conllevan estosintercambios de información. Con los servicios de colaboración, el repositorio de laempresa se convierte en un lugar para realizar el trabajo, no sólo para almacenarlo.

Los servicios de colaboración incluyen los siguientes objetos y funciones.

Salas

Con los servicios de colaboración, el repositorio puede incorporar espacios de trabajovirtuales, denominados salas, donde el grupo puede interactuar. Las salas tienenmiembros (un conjunto definido de usuarios de repositorios), y la pertenencia está


Trabajar con servicios de colaboración

asociada a los procesos y el contenido de una sala. Los objetos que pertenecen a una sala(creados, copiados o desplazados hacia ella) disponen de listas de control de acceso(LCA) controladas por la sala, y los usuarios que no sean miembros no pueden acceder aellas. Puede estructurar las salas como funciones de organización asociadas a programas,proyectos o procesos específicos.

Discusiones

Las discusiones son hilos de comentarios en línea que permiten la colaboración informaly espontánea en torno a elementos individuales del repositorio. Por ejemplo, un equipode desarrollo de un sitio Web puede organizar hilos de discusión para intercambiarinformación sobre contenidos específicos antes de su publicación. Los equipos dedesarrollo de productos pueden utilizar las discusiones para proponer ideas, debatir losproblemas y alcanzar una solución. Los usuarios pueden agregar, editar, eliminar yresponder a los comentarios en las discusiones. La mayoría de los objetos de Webtoptienen discusiones asociadas.

Notas

Las notas son documentos simples que ocupan poco espacio, contienen discusionesintegradas y pueden poseer contenido en texto enriquecido. La utilización de notaspermite evitar la carga de procesamiento que supone ejecutar una aplicación para llevara cabo colaboraciones basadas en texto.

Carpetas y archivadores contextuales

Las carpetas y archivadores contextuales se diferencian de los contenedores derepositorio estándar en que presentan descripciones en texto enriquecido opcionales ydiscusiones incorporadas. Estas funciones ofrecen la posibilidad de capturar y expresarel contexto orientado hacia al trabajo de la jerarquía de una carpeta. Dicha informacióncontextual puede incluir detalles sobre objetivos de proyectos, tareas, roles, hitos, etc.Las descripciones y discusiones, así como los elementos relacionados con ellas, sonfáciles de encontrar, ya que las búsquedas de texto completo guardan un índice de todaslas descripciones y discusiones del repositorio.



Editor de texto enriquecido

La versión del Editor de texto enriquecido (RTE) es una ventana incrustada que seutiliza para crear y editar texto enriquecido. Dispone de controles de formato de textoenriquecido (para negrita, cursiva, selección de fuente, etc.), un corrector ortográfico, ypermite establecer enlaces Web e imágenes en línea. El editor de texto enriquecido sepuede utilizar para crear, editar o responder a comentarios, así como para crear o editarnotas o descripciones de carpetas.

Trabajar con salasUna sala es un área de un repositorio en la que el acceso a los distintos elementosestá restringido, excepto para los usuarios que figuran en la lista de miembros de esasala. Los objetos de una sala están controlados por dicha sala (es decir, sus LCA estándeterminadas por la sala) y los usuarios que no sean miembros no tienen acceso a ellos.

Los usuarios del repositorio que dispongan de los permisos adecuados podrán crear yadministrar una sala en Webtop, sin depender de un administrador del sistema. Loscreadores y los propietarios de una sala también gestionan la lista de miembros de ésta.

La creación y administración de salas sólo están disponibles en aplicaciones basadas en WDK.

Visitar una sala

Las salas son como carpetas en el árbol de navegación de Webtop. Para abrir la páginaprincipal de una sala de la que es miembro, haga clic en el icono de sala ( ) en la listade elementos.

La primera vez que visite la página principal de una sala, tendrá la opción de suscribirsea ésta (a menos que sea usted su creador y ya lo haya hecho con anterioridad). Seleccione“Sí” o “No” y, a continuación, haga clic en Continuar. Si selecciona “Sí”, la páginaprincipal de la sala se agregará a sus suscripciones.

La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con lassiguientes particularidades:

• El título es el de la sala, junto con las palabras “página principal”.• Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje de

bienvenida de la sala. (El gráfico de encabezado de una sala aparece también en laspáginas de las carpetas, notas y discusiones controladas desde esa sala).

• Aparece en la parte superior un enlace a la ficha Pertenencia de las propiedadesde la sala.



• El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de unarchivo de texto enriquecido.

• La discusión incorporada se denomina “Anuncios”.

Enlazar a salas

Se pueden agregar enlaces a la página principal de una sala en cualquier parte delrepositorio que permita enlaces.

Objetos controlados por salas

El hecho de que una sala controle un objeto, significa que la sala controla su lista decontrol de acceso y que sólo pueden acceder a dicho objeto los miembros de la sala.Aunque un objeto puede estar vinculado con otras ubicaciones, los únicos usuarios quepueden acceder a dicho objeto son miembros de la sala que controla el objeto.

En la columna opcional Sala de una lista (se indica mediante el icono ), los objetos quepertenecen a salas se distinguen por uno de los siguientes iconos (o indicadores de control):

• significa que el objeto pertenece a (o está controlado por) la misma sala que lacarpeta actual.

• significa que un objeto pertenece a una sala distinta.Al hacer clic en un indicador de control, se abre la página principal de la sala. Hagaclic en el icono de encabezado para ordenar una lista de objetos en función de sipertenecen a la misma sala, a una sala diferente o de si no pertenecen a ninguna sala (noaparecerá ningún icono en la columna Sala).

Si elige la opción de mostrar todas las versiones en una carpeta, cada una de las versionesvisibles de un objeto tendrá su propio indicador de control, ya que es posible quedistintas versiones pertenezcan a distintas salas.

Para desactivar la columna Sala, puede utilizar las preferencias Configuración de lavisualización de las columnas.

Crear una sala

Para utilizar el asistente para nuevas salas y crear una, debe tener lo siguiente:

• Permiso para crear objetos en el nivel superior de un archivador (donde se puedencrear las salas).



• El privilegio CREAR GRUPO en el nivel de administración del repositorio (paraagregar grupos de usuario a la lista de miembros del repositorio).

Para crear una sala:

1. Desplácese hasta el nivel superior del archivador en el que desea crear una sala.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Nueva sala.• Si la barra de menús está disponible, seleccioneArchivo→Nuevo→Sala.

3. En la ficha Crear del asistente de nueva sala, introduzca los siguientes valores:• Nombre (obligatorio): el nombre de la nueva sala. El nombre no podrá coincidir

con el de otros objetos del mismo archivador.• Mensaje de bienvenida (opcional): en la ventana de edición de texto

enriquecido, cree un mensaje que aparecerá debajo de la ruta de exploración enla página principal de la sala.

• Si desea suscribirse a la sala, marque la opción “Suscribirse a esta sala” (si fueranecesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción).

Puede seguir hasta otra ficha o hacer clic en Terminar para finalizar el asistente.

4. Seleccione los miembros de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o unavez creada la sala.• La ficha Seleccionar propietarios proporciona los controles Webtop normales

para seleccionar del panel de la izquierda a los usuarios, grupos o roles de losrepositorios que desea que desempeñen el rol de propietarios de la sala (listasituada en el panel de la derecha). Puede agregar o quitar miembros de esterol más adelante. Como creador de la sala, se convierte automáticamente enpropietario.

• En la ficha Elegir colaboradores, seleccione los usuarios, grupos o roles delrepositorio que desea que desempeñen el rol de colaboradores en la sala. Puedeagregar o quitar miembros de este rol más adelante.

5. Seleccione las opciones de la sala. Puede llevar a cabo este proceso ahora o unavez creada la sala.• Derechos para quitar objetos: decida quién puede quitar la relación de control

que la sala tiene sobre los objetos que pertenecen a ella, ya sea “cualquiermiembro de la sala” (colaboradores y propietarios) o “sólo los propietarios dela sala”.

• Encabezado de la sala: decida si desea que la sala tenga un gráfico identificativoque aparezca en la parte superior de las páginas de la misma. Seleccione elarchivo gráfico (en formato .gif, .jpg, .jpeg o .png, cuya altura no supere los 36píxeles) que desea que se cargue en la sala cuando haga clic en Terminar parafinalizar el asistente. Puede quitar el gráfico de la sala haciendo clic en Borrargráfico.



• Descriptores de acceso para objetos recién agregados: especifique los permisosiniciales que tendrán los dos roles locales (colaboradores y propietarios) paralos objetos recién agregados a la sala.

6. Haga clic en Terminar para finalizar el asistente de nueva sala y crear la sala. O bien,para salir del asistente sin crear una sala, haga clic en Cancelar.

Editar las propiedades de una sala

Al igual que otros contenedores de repositorio, las salas tienen propiedades a las que sepuede acceder de la forma habitual.

Para editar las propiedades de una sala:

1. Desplácese hasta la sala cuyas propiedades desea visualizar o definir.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:

• Haga clic en en la fila que contiene el nombre de la nota.• Seleccione la sala y elija Ver→Propiedades→Información.• Haga clic en el enlace Propiedades de la página principal de la sala.Se abre la ficha Propiedades: Información se abre y se identifica por un icono de sala( ) y el nombre de la sala en la parte superior izquierda.

3. Modifique las propiedades como desee y haga clic en Aceptar para aplicar loscambios.

Acerca de la pertenencia a una sala

Los miembros de las salas son un conjunto de usuarios, grupos y roles de repositoriosa los que el creador de la sala (o un propietario de la misma) ha agregado a la lista demiembros de la ésta.

Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en la sala.

• Colaborador viene enumerado en las listas de control de acceso de los objetos detodas las salas, y normalmente otorga permisos de lectura sobre éstos. La mayoría delos miembros de las salas son colaboradores.

• Propietario permite la gestión de la lista de miembros y viene enumerado en laslistas de control de acceso de todos los objetos de la sala, y normalmente otorgapermisos de eliminación sobre éstos.

Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de las salas, yno tienen significado alguno fuera del contexto de una sala.



Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaborador también tieneasignado el rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, a través de un grupo), elrol de propietario adquirirá prioridad para ese miembro.

Los propietarios de salas pueden crear grupos locales privados de miembros de lasala, los cuales admiten roles personalizados en la sala (por ejemplo, “Aprobadoresde especificaciones”). El nombre de un grupo local no puede coincidir con el de otrosgrupos dentro de la misma sala.

Figura 14-1. Relación entre miembros de un repositorio y miembros, grupos y roles de una sala

Gestionar la pertenencia a una sala

Los miembros de una sala pueden ver la lista de miembros de la sala, pero sólo lospropietarios pueden gestionar la pertenencia a éstas.

Para abrir la lista de miembros de la sala:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En la página principal de la sala, haga clic en el enlaceMiembros.• Abra la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades:

Pertenencia).Para agregar miembros de un repositorio a una sala:

1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Agregar para abrir lapágina Seleccionar miembros.

2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros, grupos y roles delrepositorio que desea agregar a la lista de miembros de la sala.



3. Una vez seleccionados los miembros del repositorio, haga clic en para agregarlosal panel derecho.

4. Haga clic en Aceptar para agregar los miembros del panel derecho a la lista demiembros de la sala. Vuelve a la ficha Pertenencia. Inicialmente, todos los nuevosmiembros tienen un rol de colaborador.

Para quitar miembros de una sala:

1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Quitar para abrir laficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamentelos miembros de la sala, incluyendo a los grupos locales.

2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de lasala que desea quitar de la lista de miembros de la sala.

3. Una vez seleccionados los miembros, haga clic en para agregarlos al panel de laderecha.

4. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros del panel derecho de la lista demiembros de la sala. Vuelve a la ficha Pertenencia.

Para cambiar los roles de los miembros locales

1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Cambiar rol paraabrir la ficha Seleccionar miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeransolamente los miembros de la sala.

2. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros y grupos de la salaque desee cambiar de colaboradores a propietarios, o viceversa.

3. Una vez seleccionados los miembros de la sala, haga clic en para agregarlosal panel de la derecha.

4. Abra la ficha Seleccionar miembros: Seleccionar rol haciendo clic en la ficha con laetiqueta “Seleccionar rol” (situada al lado de la ficha con la etiquetaMiembros dela sala).

5. En la ficha Seleccionar rol, elija un rol para los miembros seleccionados y, acontinuación, haga clic en Aceptar. Vuelve a la lista de miembros de la sala.

Para crear un grupo local nuevo:

1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en Nuevo grupo paraabrir la ficha Crear nuevo grupo de sala.

2. Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto a todoslos nombres de los demás grupos locales de la sala.

3. Si lo desea, escriba una descripción del grupo en texto sin formato.

4. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala.



Para editar las propiedades de un grupo local:

1. Abra la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala.

2. Haga clic en en la fila con el nombre del grupo para abrir la ficha Información.

3. Modifique las propiedades del grupo como desee y, a continuación, haga clic enAceptar para implementar los cambios.

Para agregar miembros de sala a un grupo local:

1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en el nombre del grupocuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar. Se abrirá unapágina para localizar a los miembros de la sala.

3. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros de sala, grupos yroles que desee agregar al grupo.


5. Haga clic en Aceptar para agregar los miembros y volver a la lista de miembrosdel grupo.

Para quitar miembros de sala de un grupo local:

1. En la ficha Propiedades: Pertenencia de la sala, haga clic en el nombre del grupocuyos miembros desee modificar. Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de la lista de miembros de grupo, haga clic en Quitar. Se abrirá unapágina para localizar a los miembros del grupo.

3. En el panel de la izquierda, localice y seleccione los miembros del grupo que deseaquitar.


5. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros y volver a la lista de miembros delgrupo.

Para quitar un grupo local de una sala, proceda de la misma manera que para quitar unmiembro de la sala. Tenga en cuenta que cuando quita un grupo local de una sala, elgrupo también se elimina directamente del repositorio, al contrario que los miembros desala, que permanecen como miembros del repositorio incluso si han sido eliminados deuna sala.



Copiar una sala

Al copiar una sala, la nueva sala incluirá copias de todo lo accesible desde el original. Lacopia de una sala cuenta con todas las propiedades del original. No obstante, el “nombredel propietario” de la copia es el del miembro que la crea, no el nombre del que creó eloriginal. Los roles y grupos locales de la copia son duplicados de los del original, salvo elmiembro que crea la copia, cuyo rol es el de propietario.

Mover una sala

El enlace principal de una sala (su página principal) debe encontrarse directamente enun archivador. Se puede mover este enlace principal a cualquier parte siempre quela sala tenga otro enlace directo dentro del archivador. En este caso, el otro enlace seconvierte dinámicamente en el principal. Si se mueve el enlace principal directamente aotro archivador, éste permanece como el enlace principal. También se pueden mover acualquier parte los enlaces que no son principales.

Eliminar una sala

Los superusuarios y propietarios de salas pueden eliminar una sala, pero no podránrealizar esta acción aquéllos que no sean miembros de una sala, aunque dispongandel permiso ELIMINAR.

Si elimina el enlace de una sala que no es principal o si elimina uno principal pero la salacuenta con otro enlace a un archivador que puede sustituirlo, elija una de las accionessiguientes:

• Elimine sólo el enlace a [nombre de carpeta] (es la opción predeterminada).• Elimine la sala, incluida la lista de miembros y grupos locales, así como todos los

enlaces a la misma. En este caso, debe elegir entre eliminar sólo la versión actual, obien todas las versiones.

Si elimina el enlace principal de una sala y no hay otros enlaces que se puedan elegirpara sustituirlo, debe eliminar la sala y decidir si va a:

• Eliminar la sala, la lista de miembros y los grupos locales (es la opciónpredeterminada). Esta acción sólo se puede realizar si la página principal no tieneenlaces, ni siquiera enlaces ocultos a versiones anteriores, lo que implica tambiénque la sala deja de tener control alguno.

• Eliminar la sala, la lista de miembros, los grupos locales y todas las subcarpetas yobjetos. En este caso, debe decidir entre:



— Eliminar las versiones actuales de los objetos enlazados (opciónpredeterminada). Con esta opción se empieza por eliminar la versión actual detodos los objetos enlazados. Sin embargo, el proceso de eliminación se detiene sila página principal y las subcarpetas aún contienen enlaces a otras versiones decualquiera de dichos objetos, incluso enlaces ocultos a versiones anteriores. Paraque se pueda realizar la eliminación completa, la sala no deberá tener ningúnenlace (ni siquiera oculto) a versiones no actuales de los objetos.

— Eliminar todas las versiones de los objetos enlazados.Si está eliminando varios objetos, el cuadro de diálogo para la eliminación dispone devarias páginas con las opciones anteriores para cada sala que lo necesite.

Trabajar con discusionesUna discusión en línea se compone de un árbol de comentarios, ya sea como una serieconsecutiva de comentarios o como respuestas a otros, aunque suele ser una mezclade ambas.

Cuando las discusiones están relacionadas con objetos (como documentos o archivos demedios enriquecidos) o anexos a ellos, son autónomos y disponen de su propia página.Cuando están incorporadas o incrustadas, las discusiones aparecen en la misma páginaque los elementos abiertos.

A diferencia de lo que ocurre con otros elementos de un repositorio, no es posibleseleccionar, editar, retirar, visualizar ni hacer versiones o copias de las propiedades deuna discusión. Todas las copias de un objeto tienen la misma discusión.

Cuando registra una nueva versión de un objeto, ésta comparte la misma discusión quela versión inmediatamente anterior (rama, menor o mayor). Las primeras versionestienen nuevas discusiones. Una configuración WDK puede cambiar este comportamientopredeterminado de manera que las discusiones sólo sean comunes a cada nueva versiónmenor o rama (mientras que las versiones mayores tengan nuevas discusiones), oque ninguna versión de un objeto comparta discusión (cada versión cuenta con supropia discusión). Cuando las versiones de un objeto crean una serie de discusiones,pueden facilitar una especie de línea temporal del “historial” de un objeto, junto con loscomentarios de cada una de las discusiones.

El acceso a una discusión es el mismo que su acceso al padre (el objeto con el que estárelacionado o en el que está incluido). Normalmente, sólo puede editar y borrar loscomentarios que usted crea.

Al copiar un objeto, también se copia su discusión y se incluyen copias de todos loscomentarios (y las respuestas a los comentarios) así como su fecha de creación original,autor y lista de control de acceso.



Ver discusiones

En la columna opcional Estado de la discusión de las listas (identificadas por el icono), los objetos que tienen comentarios de discusión aparecen indicados por uno de los

iconos siguientes:

• significa que ha leído todos los comentarios de la discusión.

• significa que no ha leído algunos comentarios de la discusión.Para ver una discusión, con o sin comentarios (por ejemplo, para agregar un comentario),haga clic en el icono de una discusión o seleccione un único objeto y elija Ver→Discusión.

Para ordenar una lista de objetos según sus comentarios de discusión (leídos, sin leer oninguno), haga clic en en la parte superior de la columna Estado de la discusión”.Para desactivar la columna Estado de la discusión, puede utilizar las preferenciasConfiguración de la visualización de las columnas.

Puede marcar las discusiones para indicar que todos sus comentarios están leídos o sinleer. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio visual únicamente cuando seagreguen nuevos comentarios a una discusión concreta, seleccione o abra el objeto conel que está asociado y haga clic en Archivo→Marcar discusión como leída. O bien,también puede hacer que todos los comentarios aparezcan como no leídos haciendo clicen Archivo→Marcar discusión como no leída. Al seleccionar varios objetos, se aplicanestos comandos a cada objeto de la selección.

Agregar y editar comentarios

Los usuarios que dispongan al menos del permiso para ESCRIBIR en un objeto podránactivar una discusión para ese objeto (y, de forma opcional, crear el primer comentarioa la vez). Cuando se activa una discusión, los usuarios que dispongan al menos depermiso para RELACIONAR sobre el padre principal de la discusión pueden agregar uncomentario o una respuesta a esa discusión.

Para agregar comentarios a una discusión:

1. Para visualizar la discusión, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Haga clic en el icono de discusión ( o ).• Seleccione un único objeto y haga clic en Ver→Discusión.

2. En la discusión, haga clic en Agregar comentario.

3. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título (obligatorio)y el cuerpo (opcional) del comentario.



4. Haga clic en Aceptar. El comentario aparece debajo y con el mismo margenizquierdo que el último comentario.

Si no hay botón para “agregar un comentario” a un objeto, el permiso sobre el objetopadre es menor que RELACIONAR, o bien no se ha activado la discusión para ese objeto.En este segundo caso, aparece un mensaje que indica que “*Nadie ha activado unadiscusión aquí”. Sólo los usuarios que tienen al menos el permiso ESCRIBIR en unobjeto pueden activar una discusión.

Para responder a un comentario concreto:

1. Al lado del título del comentario al que desea responder, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título y el cuerpo delcomentario. Su respuesta se mostrará debajo del comentario al que responda, consangría aplicada a la derecha.

Si no aparece ningún icono para responder a un comentario, puede que el permisopara el objeto principal no sea suficiente para agregar o responder a comentarios; paraello necesitará al menos el permiso RELACIONAR.

Para editar un comentario:

1. Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el título y/o el cuerpo delcomentario.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.A menos que disponga de privilegios administrativos, podrá editar únicamente loscomentarios que usted agregue.

Eliminar comentarios

Si tiene permiso para ELIMINAR un determinado comentario y permiso paraRELACIONAR con el padre principal de la discusión, podrá eliminar el comentario ycualquier respuesta a éste. Si tiene permiso para ELIMINAR sobre todos los padres dediscusión, podrá eliminar todos los comentarios eliminando todos los padres. Aunqueno pueda eliminar explícitamente una discusión, la eliminación de todos sus padreselimina igualmente la discusión.

Discusiones en los resultados de búsqueda

El índice de búsqueda del repositorio incluye el contenido en texto enriquecido delas discusiones, pero no sus propiedades ni metacontenido. Esto significa que los



comentarios de la discusión pueden coincidir con una búsqueda de texto completo,pero no así una búsqueda por propiedades como tipo de objeto o fecha de creación.Sin embargo, puede realizar una búsqueda por los nombres de los autores de loscomentarios.

Se puede abrir una discusión desde una página de resultados de búsqueda; para ello,utilice los mismos procedimientos que en otros contextos.

Usar notasUna nota es una página sencilla para redactar, editar y compartir información sinnecesidad de usar otra aplicación y sin que los usuarios tengan que disponer de otraaplicación para ello.

Las notas aparecen en Webtop únicamente donde se muestran documentos. Disponensu propio icono, que es el siguiente:

Aunque sea posible suscribirse a las notas, éstas no disponen de versiones ni de copias.Puede editar, mover, copiar o establecer enlaces con una nota, pero no puede registrarlaso retirarlas ni exportarlas.

Para crear una nota:

1. Desplácese hasta el contenedor en el que desea crear una nota.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Nueva nota.• Si la barra de menús está disponible, seleccioneArchivo→Nueva→Nota.

3. En la ficha Crear del asistente de para nuevas notas, introduzca la siguienteinformación:• Nombre (obligatorio): el nombre de la nueva nota, que ha de ser distinto a todos

los nombres de los demás objetos del mismo contenedor.• Nota (opcional): en la ventana de edición de texto enriquecido, cree el cuerpo de

la nota.• Si desea suscribirse a la nota, marque la opción “Suscribirse a esta sala” (si fuera

necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para visualizar la opción).Puede seguir hasta otra ficha o hacer clic en Terminar para finalizar el asistente.

4. Haga clic en Terminar para finalizar el asistente de para nuevas notas y crear la nota.O bien, para salir del asistente sin crear una nota, haga clic en Cancelar.

Si tiene permiso para ESCRIBIR una nota, puede editar tanto su nombre como el cuerpo.



Para editar el cuerpo de una nota:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Editar.• Si la barra de menús está disponible, seleccione Archivo→Editar.

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el cuerpo de la nota.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.

Para editar el nombre de una nota:

1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles:

• Haga clic en de la fila donde aparezca el nombre de la nota.• Seleccione la nota y elija Ver→Propiedades→Información.Se abre la ficha Propiedades: Información se abre y se identifica en la parte superiorizquierda con un icono de nota ( ) y el nombre de la nota.

2. Edite el nombre de la nota y otras propiedades como desee.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.

Notas en los resultados de búsqueda

El texto de los cuerpos y de los hilos de comentarios de las notas está indexado pararealizar búsquedas en el repositorio. Para buscar notas, configure la opción Tipo deobjeto en “Objeto de sistema (dm_sysobject)” o “Nota (dmc_notepage)” en el cuadro dediálogo de Búsqueda avanzada.

Cuando el cuerpo de una nota coincide con los criterios de búsqueda, la nota se muestraen los resultados.

Trabajar con carpetas contextuales yarchivadores

Las carpetas contextuales y los archivadores son contenedores de repositorio condescripciones en texto enriquecido opcionales y discusiones incorporadas.

Las descripciones en texto enriquecido aparecen en la parte superior de una carpetacontextual, como los mensajes de bienvenida de una sala. Pueden proporcionar, porejemplo, resúmenes de documentos, instrucciones sobre el uso de materiales de unproyecto o punteros hacia otras ubicaciones. Dado que pueden incluir texto con formato,imágenes e hipervínculos, las descripciones de carpetas pueden ser informativas,



personalizadas y llamativas, de manera que atraigan inmediatamente la atención delusuario.

Las discusiones incrustadas en la página de una carpeta contextual motivan a losmiembros del equipo a centrar la comunicación en el nexo de su trabajo (por ejemplo,para la revisión de documentos) en lugar de utilizar el correo electrónico, por ejemplo,para la correspondencia en sus proyectos. Estas discusiones están organizadas enun “árbol” de comentarios y ayudan a recopilar y conservar el flujo de informaciónrelacionada con el trabajo.

De un modo u otro, todos los equipos de trabajo hablan sobre una gran variedad detemas, por ejemplo, asuntos prácticos, decisiones de planificación, planes de desarrollo,ideas sobre el producto e interacción con el cliente. Las discusiones en las carpetasconceptuales permiten a los equipos guardar y tener acceso a estos intercambios ad hoc,tan valiosos a posteriori.

La descripción de una carpeta forma parte de sus metadatos, tal y como lo hace uncampo de propiedad.

Crear carpetas contextuales

Las carpetas contextuales se crean de la forma habitual.

Para crear una carpeta contextual nueva:

1. En el repositorio, desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta.

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic en Nueva carpeta.• Seleccione Archivo→Nuevo→Carpeta.

3. En la ficha Crear, introduzca la siguiente información:• Nombre (obligatorio): el nombre de la nueva carpeta.• Tipo: el tipo de carpeta.• Descripción (opcional): en la ventana de edición de texto enriquecido, cree una

descripción que aparecerá debajo de la ruta de exploración en la página de lacarpeta.

4. Introduzca la información adicional que desee y, a continuación, haga clic enTerminar para crear la carpeta.



Carpetas contextuales y archivadores en los resultadosde búsqueda

El texto de las descripciones y de los hilos de comentarios de las carpetas está indexadopara realizar búsquedas en el repositorio. Las descripciones de carpetas se incluyen entodas las búsquedas de texto completo que tengan el Tipo de objeto establecido comoobjeto de sistema (dm_sysobject) o carpeta (dm_folder), o bien un subtipo decarpeta, en el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada.

Cuando una descripción coincide con los criterios de búsqueda, la carpeta aparece enlos resultados.

Usar el editor de texto enriquecidoEl editor de texto enriquecido permite dar formato al texto, incluir imágenes ehipervínculos en el texto y comprobar la ortografía. El editor está disponible al crear,editar o responder a comentarios, al crear o editar notas y al escribir descripcionesopcionales para objetos contenedores del repositorio, incluidas las carpetas, losarchivadores y las salas.

Agregar contenido al editor de texto enriquecido

Para agregar contenido al texto enriquecido, escriba, peque o arrastre y coloque unaselección de texto enriquecido desde otra aplicación de cliente, otro editor de textoenriquecido o dentro del mismo editor de texto enriquecido (una selección desde uneditor de texto enriquecido puede incluir imágenes).

Cuando el texto enriquecido redactado fuera del editor de texto enriquecido se pega enéste, puede contener elementos que se muestren pero que no sean editados directamente.En general, el editor de texto enriquecido convertirá cualquier contenido de HTML queel explorador Web pueda mostrar. Por ejemplo, una selección de un explorador Web quecontenga una tabla en HTML aparece como tal si la pega en el editor de texto enriquecido.En este caso, podrá editar el texto en las celdas de la tabla, pero no la propia tabla.

Barra de herramientas del editor de texto enriquecido

En el editor de texto enriquecido, coloque el puntero del ratón en un botón de la barrade herramientas para ver su nombre. Además de las herramientas estándar de formato



de texto (fuente, tamaño, negrita, alineación de texto, etc.), el Documentum RTEproporciona las siguientes herramientas:

• Haga clic en para comprobar la ortografía. Cuando el corrector ortográficodetecta un posible error ortográfico, se selecciona la palabra, la vista se desplaza aella y se abre el cuadro de diálogo Comprobar ortografía. La palabra en cuestiónaparecerá en el cuadro Cambiar con una sugerencia alternativa en el cuadro A.Puede editar el texto del cuadro A, o bien seleccionar una palabra de la lista. Loscomandos ortográficos son los siguientes:

— Cambiar cambia la palabra seleccionada por la que aparece en el cuadro Por.

— Cambiar todo cambia la palabra seleccionada todas las veces que aparece enel texto.

— Omitir no cambia la palabra seleccionada.

— Omitir todo omite todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto.

— Agregar al diccionario agrega la palabra seleccionada al diccionario utilizadopara comprobar la ortografía.

• Haga clic en para seleccionar del menú del portapapeles. Las opciones sonDeshacer, Rehacer, Cortar, Copiar, Pegar, Eliminar, Eliminar estilos de fuente(Únicamente para Internet Explorer) y Seleccionar todo.

• Haga clic en para insertar un gráfico. Se abre el cuadro de diálogo Insertarimagen, el cual proporciona controles que permiten elegir y cargar una imagen .bmp,.gif, .jpeg o .png a la vez, la cual se mostrará en línea con el texto en el área de edición.

• Haga clic en para insertar un hipervínculo. Se abre el cuadro de diálogo Insertarvínculo, el cual proporciona un campo Título, un campo URL y una opción decasilla de verificación para Abrir en una ventana nueva.


Capítulo 15Realizar tareas

En esta sección se describen los siguientes temas:• Información general sobre las tareas, página 171• Abrir tareas o notificaciones desde la bandeja de entrada, página 185• Aceptar tareas, página 185• Completar una tarea, página 187• Rechazar tareas, página 188• Delegar una tarea, página 188• Repetir una tarea, página 189• Cambiar la disponibilidad, página 189• Iniciar un flujo de trabajo, página 190• Iniciar flujos de trabajo controlados, página 192• Enviar flujos rápidos, página 193

Información general sobre las tareasEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Flujos de trabajo, página 171• Cómo configurar una plantilla de flujo de trabajo, página 174• Bandeja de entrada, página 183• Archivos anexos, página 184

Flujos de trabajoNota: Sólo los flujos de trabajo controlados se utilizan para la distribución de firmas conDCM. Los flujos de trabajo no se pueden utilizar para la distribución de firmas con DCM;


Realizar tareas

los flujos de trabajo normales no están integrados con firma. La firma se asocia conlos flujos de trabajo controlados y son éstos los que se deben utilizar para controlar elproceso de firma en DCM.

Un flujo de trabajo es un proceso automático que asigna tareas específicas a determinadosusuarios, por orden, con el fin de realizar procedimientos de la organización. Los flujosde trabajo permiten distribuir archivos e instrucciones de una persona a otra siguiendouna secuencia predefinida. Una organización puede utilizar flujos de trabajo para, porejemplo, procesar reclamaciones de seguros o desarrollar productos nuevos.

Para iniciar un flujo de trabajo, elija la plantilla de flujo de trabajo que incluya lasecuencia de tareas que desee realizar. Algunas plantillas de flujo de trabajo especificanlos usuarios que recibirán las tareas, mientras que otras permiten seleccionarlos.

Puede utilizar una plantilla de flujo de trabajo repetidamente para iniciar secuencias detareas. Los flujos de trabajo pueden ser iniciados desde una misma plantilla por variosusuarios a la vez. Un usuario puede iniciar varios flujos de trabajo desde la mismaplantilla a la vez (el usuario debe tener, como mínimo, el permiso Relacionar sobre laplantilla).

Los usuarios reciben las tareas de flujo de trabajo en las bandejas de entrada. Cuando unusuario termina una tarea, la reenvía desde la Bandeja de entrada, y el flujo de trabajonotifica, automáticamente, al siguiente usuario de la secuencia. Los usuarios de un flujode trabajo son los ejecutantes del mismo.

La plantilla de un flujo de trabajo le permite dirigir una tarea a un grupo de usuarios, deforma que el primer usuario que acepte la tarea es quien la realiza. La tarea se elimina delas bandejas de entrada de los demás usuarios.

Al iniciar un flujo de trabajo, podrá anexar archivos que desee que vean o consulten losusuarios. Un mismo archivo sólo se puede anexar a un flujo de trabajo cada vez. Losusuarios del flujo de trabajo pueden anexar y quitar archivos conforme éste avanza.

Los usuarios pueden editar los archivos anexos. La plantilla del flujo de trabajodetermina si es la versión editada o la original la que se conserva a medida que avanzael flujo de trabajo.

Cada flujo de trabajo tiene un supervisor que puede pausar o detener el flujo de trabajoo hacer cambios en mismo mientras se está ejecutando.

Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas, como la ejecución de secuenciasde comandos. Si una tarea automática falla, se le notifica al supervisor del flujo de trabajoy éste puede volver a intentar la tarea, ejecutarla o detenerla. Las tareas automáticaspermiten integrar flujos de trabajo con ciclos de vida, lo que permite, por ejemplo,promover archivos a nuevos estados de ciclo de vida mientras avanzan por un flujode trabajo.

La utilidad Informes de flujo de trabajo permite realizar más funciones de gestión y vertodos los flujos de trabajo de un repositorio.


Realizar tareas

Una vez iniciado, un flujo de trabajo puede tener uno de estos tres estados:

• En ejecución: el flujo de trabajo se ejecuta con normalidad de acuerdo con la plantillade flujo de trabajo.

• Pausado: el flujo de trabajo se ha detenido temporalmente y está a la espera de serreanudado. Cuando se reanude, el flujo continuará desde el punto exacto en quese detuvo.

• Terminado: el flujo de trabajo se ha anulado y no se puede reanudar.Los flujos de trabajo utilizan los siguientes iconos:

• : una plantilla de flujo de trabajo.

• : un flujo de trabajo.

• : un paquete, que es un contenedor para anexar un archivo. Haga clic en esteicono para anexar un archivo. El texto situado junto al paquete indica si un archivoanexo es obligatorio u opcional.

• : un flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente.• : un flujo de trabajo que está pausado.• : un flujo de trabajo que está detenido.En la siguiente ilustración se muestra la integración de un flujo de trabajo con un ciclo devida. Los ciclos de vida determinan las distintas fases por las que pasa un archivo al sercreado, editado, firmado y, si procede, retirado. Un autor crea un archivo para el Weby lo reenvía a un flujo de trabajo, que a su vez envía una tarea de revisión a un editor.El editor sugiere cambios y envía el archivo de vuelta a su autor, que revisa el archivoy reenvía la tarea, lo que inicia una tarea automática. La tarea automática promueveel archivo desde Trabajo en curso a En prueba y lo envía a un desarrollador, que locomprueba en un servidor de Web en prueba. Si el desarrollador rechaza este archivo,DCM hará que el archivo vuelva al estado Trabajo en curso y lo devolverá a su autor.Si el desarrollador firma el archivo, una tarea automática lo promoverá a Firmado y elflujo de trabajo terminará.


Realizar tareas

Figura 15-1. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida

Cómo configurar una plantilla de flujo de trabajo

Es necesario configurar un flujo de trabajo controlado antes de iniciar uno. Es posibleque tenga que volver a configurar la plantilla de flujo de trabajo para adaptarla a un flujode trabajo controlado. Las plantillas de flujo de trabajo se pueden configurar tanto paraun flujo de trabajo controlado como para uno que no lo sea.

Nota: Estos procedimientos requieren conocimientos de Business Process Manager(BPM). BPM dispone de su propia documentación que puede consultar para obtenerdetalles completos.

Siga este procedimiento para configurar un flujo de trabajo controlado:

1. Inicie Business Process Manager (BPM).

2. Abra una de las plantillas de ejemplo de flujo de trabajo controlado de DCM que seproporcionan en la siguiente carpeta:Archivo>Abrir>Sistema> Aplicaciones>DcmWorkflowsLas tres plantillas de flujo de trabajo controlado que puede elegir son:• DCM Promote on Signoff Process (Promover en proceso de firma de DCM)


Realizar tareas

• DCM Signoff Process (Proceso de firma de DCM)• DCM Signoff Process (In Progress) (Proceso de firma de DCM [En curso])

Nota: Deberá desinstalar la plantilla de flujo de trabajo seleccionada si obtiene unmensaje en el que se indica que la plantilla está en uso. Para desinstalar la plantillade flujo de trabajo seleccionada, haga clic en el botón Desinstalar plantilla de labarra de herramientas.

En la siguiente figura se muestra un ejemplo del proceso de firma de DCM.

Figura 15-2. DCM Signoff Process (Proceso de firma de DCM)

3. Con el Inspector de plantillas de actividad compruebe si las plantillas de actividadestán configuradas para los flujos de trabajo controlados.Las plantillas Crear actividad manual y Crear actividad automática se puedenconfigurar para adaptarse a un flujo de trabajo controlado o no controlado. Puedeque necesite cambiar la configuración de un flujo de trabajo no controlado a unocontrolado en las plantillas de actividad.


Realizar tareas

Nota: Cuando comience a ejecutarse la tarea de agregar automáticamente signatariosrequeridos, la actividad junto a la tarea automática tendrá sus ejecutantes definidospor la tarea. Si no hay signatarios requeridos agregados a la plantilla de actividadautomática denominada Add DCM Required Signatories (Agregar signatariosrequeridos de DCM), ésta queda vacía y el supervisor del flujo de trabajo recibeuna notificación en su bandeja de entrada de que se produjo un error en la tareaautomática. En este caso, el supervisor del flujo de trabajo debe terminar la tareacomo desencadenador para que el flujo de trabajo continúe con la siguienteactividad, sin firma. Para evitar esta situación, seleccione una plantilla de flujo detrabajo, para empezar, que evite la plantilla de actividad de firmas de DCM y lleve latarea de firma a la plantilla de firmas finales.

4. Configure todas las plantillas de actividad para el flujo de trabajo controlado.Para modificar o volver a configurar una plantilla de actividad, deberá hacer dobleclic en la plantilla de actividad que aparece en el panel derecho de la plantilla deflujo de trabajo seleccionada e incluir la siguiente información en el campo Nombrede tarea:(dcm_signoff): {dmi_package.r_component_name}: {dmi_queue_item.task_name}

5. Configure el flujo de trabajo controlado conWebtop:

a. Desplácese a la siguiente carpeta de DCM.Sistema>Aplicaciones>DcmWorkflows

b. Seleccione el flujo de trabajo controlado que se pueda aplicar, en este ejemplo elproceso de firma de DCM, y marque Mostrar todos los objetos.

c. Abra la ficha Properties Info (Información de propiedades) de la plantilla delflujo de trabajo.

d. Escriba dcm en el campo Tipo de aplicación.

e. Haga clic en Aceptar.Ahora dispone de una plantilla de flujo de trabajo controlado.

Nota: Siga estas instrucciones si utiliza Documentum Workflow Manager en lugar deBPM:

Para configurar una plantilla de flujo de trabajo a fin de que se utilice para una versiónespecífica de un documento, edite la información del paquete desde el Inspector deflujo.

Para configurar una actividad de modo que sea de firma, edite las propiedades dela actividad en DCM. En la edición, establezca el campo Asunto de la tarea como:(dcm_signoff): {dmi_package.r_component_name}: {dmi_queue_item.task_name}

A continuación, se ofrecen las siguientes figuras como información.


Realizar tareas

Figura 15-3. Configuración de la plantilla de flujo de trabajo de ejemplo para evitar los signatariosrequeridos


Realizar tareas

Figura 15-4. Utilice estos parámetros para configurar la tarea automática de modo que cambie a lasiguiente actividad


Realizar tareas

Figura 15-5. Utilice estos parámetros para configurar la actividad de firma final para que pueda evitarla actividad de firma de DCM

En la configuración anterior, si no hay signatarios requeridos en el documento cuandose ejecuta la tarea automática, la siguiente actividad desencadenada será la ‘firma final’en lugar de la ‘firma de DCM’.

En las siguientes dos figuras se muestra la tarea Add DCM Required Signatories(Agregar signatarios requeridos de DCM).


Realizar tareas

Figura 15-6. Utilice estos parámetros para agregar signatarios requeridos de DCM en la ficha Propiedades


Realizar tareas

Figura 15-7. Utilice estos parámetros para agregar signatarios requeridos de DCM en la ficha Ejecutante

En las siguientes dos figuras se muestra la tarea Promote Controlled Document(Promover documentos controlados).


Realizar tareas

Figura 15-8. Utilice estos parámetros para promover documentos controlados en la ficha Propiedades


Realizar tareas

Figura 15-9. Utilice estos parámetros para promover documentos controlados en la ficha Ejecutante

Bandeja de entrada

La bandeja de entrada muestra las tareas y notificaciones. Las tareas son asignacioneselectrónicas que forman parte de un flujo de trabajo o flujo rápido. Las notificacionesson mensajes que avisan de que ha ocurrido un evento.

Las tareas utilizan los siguientes iconos:

• : una tarea.

• : una notificación.• : prioridad alta.

• : prioridad baja.


Realizar tareas

Cuando se recibe una tarea, se abre para ver las instrucciones y archivos adjuntos. Puedeelegir si desea aceptarla o no. Si la acepta, puede trabajar con todos los archivos anexos,agregar o quitar archivos y agregar o editar comentarios. Cuando haya completado laactividad que le ha sido asignada, reenvíe la tarea a la siguiente actividad del flujo detrabajo. También se enviarán los cambios que haya realizado en los archivos anexos.

Si la opción está disponible, puede rechazar una tarea y enviarla a otro usuario.

Si es el último usuario de un flujo de trabajo, puede descartar una tarea cuando secomplete. Por ejemplo, si ha iniciado un flujo rápido y un usuario realiza la tarea y se ladevuelve, podrá descartar la tarea completada para quitarla de la bandeja de entrada.

En algunos casos, una tarea no está dirigida a un solo usuario sino a un grupo deusuarios, con la intención de que uno de ellos la lleve a cabo. Si acepta la tarea, seeliminará de la bandeja de entrada de los demás usuarios. Si rechaza la tarea, se quitarásólo de su bandeja de entrada y otro usuario del grupo deberá completarla.

Puede determinar si está disponible para recibir tareas de flujo de trabajo. En la partesuperior de la Bandeja de entrada se muestra su disponibilidad.

Archivos anexos

Cuando envíe una tarea o un flujo de trabajo, puede anexar los archivos con los quedesee que trabaje otro usuario. Los archivos deben estar disponibles para su anexión;por ejemplo, no deben estar anexos en otro lugar, bloqueados por otro usuario ni en unestado avanzado del ciclo de vida.

Cuando anexe archivos en varios idiomas, tenga en cuenta que los filtros del destinatariode la tarea podrían hacer que se muestren sólo los archivos cuyo idioma coincida con elde ese usuario. Si los filtros de un usuario impiden a éste ver archivos anexos de idiomasdistintos al propio, dicho usuario sólo podrá anexar archivos auxiliares a la tarea.

Nota: Si el software incluye una función para anexar archivos auxiliares, puede importararchivos desde fuera del repositorio para anexarlos como archivos auxiliares. Tienela opción de almacenar los archivos importados en el repositorio para poder usarlosposteriormente como anexos. Puede almacenarlos de forma pública, con el fin de queotros usuarios puedan acceder a ellos, o bien de forma privada para que nadie mástenga acceso a ellos.


Realizar tareas

Abrir tareas o notificaciones desde la bandejade entrada

Para abrir tareas y notificaciones:

1. Haga clic en la Bandeja de entrada.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en el nombre de la tarea o notificación.• Marque la casilla de verificación de una o más tareas o notificaciones. Seleccione

Archivo>Mostrar.3. Si DCM muestra varias fichas, seleccione la ficha correspondiente a la información

que desee ver.

4. Para realizar acciones, consulte el procedimiento apropiado en la lista que aparece acontinuación. Para cerrar la tarea o notificación, haga clic en Cerrar.• Aceptar tareas, página 185• Completar una tarea, página 187• Rechazar tareas, página 188• Delegar una tarea, página 188• Repetir una tarea, página 189

Aceptar tareasPara aceptar y realizar una tarea:

1. Abra una tarea. (Puede abrir una tarea si hace clic en su nombre).

2. Si aparece el botón Aceptar, haga clic en Aceptar. Si la tarea también ha sido enviadaa otros usuarios, el primer usuario que acepta la tarea es el primero que la realiza.Una vez que la acepta, la tarea se quita de la bandeja de entrada de los demásusuarios.

3. La ficha Información aparece y muestra información básica sobre la tarea, incluidoslos anexos. En los pasos siguientes se describen las operaciones que se puedenrealizar en la ficha Información.

4. Si la ficha Información muestra uno o más archivos anexos, puede procesar dichosarchivos. Por ejemplo, puede editar los archivos anexos. Para realizar una operaciónen concreto, siga el procedimiento estándar de DCM para dicha operación. Porejemplo, para retirar un archivo anexo, siga el procedimiento estándar de DCMpara retirar un archivo.


Realizar tareas

5. Si desea anexar archivos adicionales a la tarea y la ficha Información permitehacerlo, siga este procedimiento:

a. Haga clic en una de las opciones siguientes, según las que aparezcan en la fichaInformación:••• Agregar

b. En la página de selección, haga clic en la ficha correspondiente y desplácesehasta el archivo que desee anexar. Las distintas fichas corresponden a los nodosy las funciones estándar del repositorio.

c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.

d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podráelegir agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregarautomáticamente objetos vinculados.

e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o Quitar.

f. Si la aplicación WDK incluye funcionalidad para archivos auxiliares, puedeanexar un archivo auxiliar haciendo clic en la ficha Archivos auxiliares yseleccionando los archivos que desee anexar. Puede anexar archivos auxiliaresmediante las fichas Archivos locales, Archivos públicos y Mis archivosprivados. La ficha Archivos locales permite utilizar un archivo del equipo localo de la red de equipos. Puede seleccionar si desea almacenar el archivo en elrepositorio para acceder a él más adelante. Seleccione una de estas opciones:• Una vez. No se guarda el archivo en el repositorio.• Varias (privado). Se guarda el archivo, de forma privada, en el repositorio,

enMis archivos privados.• Varias (público). Almacena el archivo públicamente en el repositorio, en

Archivos públicos, para que otras personas puedan usarlo como archivoauxiliar.

6. Si la ficha Información muestra un formulario en el que introducir información,hágalo.

7. Si la ficha Información permite crear y anexar un nuevo formulario, siga esteprocedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o del paquete enfunción de lo que aparezca.

b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clic enAceptar. Aparecerán los campos del formulario.

c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar.Si quita un formulario recién creado, éste se eliminará automáticamente.


Realizar tareas

8. En la ficha Comentarios, agregue comentarios haciendo lo siguiente:

a. Haga clic en Agregar o Editar.

b. En el campo Comentario, escriba el comentario.

c. Si aparecen las siguientes opciones, seleccione una de ellas:• Para los destinatarios posteriores: envía el comentario a todos los usuarios

que realizan todas las tareas futuras del flujo de trabajo.• Sólo para los destinatarios siguientes: envía el comentario únicamente a los

usuarios que realizan la siguiente tarea del flujo de trabajo.d. Haga clic en Aceptar.

e. Repita estos pasos con tantos comentarios como desee agregar. Para quitar uncomentario, haga clic en Quitar.

9. En la ficha Progreso, puede ver el historial de la tarea.

10. Siga uno de estos procedimientos:• Para marcar la tarea como completada y reenviarla, consulte Completar una

tarea, página 187.• Para cerrar la tarea sin haberla reenviado, haga clic en Cerrar.

Completar una tareaAntes de realizar este procedimiento, debe aceptar y realizar la tarea, como se describeen Aceptar tareas, página 185.

Para completar una tarea:

1. Si todavía no lo ha hecho, abra la tarea. (Puede abrir una tarea si hace clic en ella enla Bandeja de entrada).

2. Haga clic en Enviar, Reenviar o Terminar, dependiendo de qué botón se muestre.

3. Si se le solicita una contraseña, escríbala.


5. Si se le pide que seleccione los siguientes ejecutantes, siga este procedimiento:

a. Haga clic en haga clic para asignar junto a la tarea para la que desee seleccionarlos ejecutantes.

b. En la página de selección, elija a los ejecutantes (si precisa información detalladasobre cómo usar una página de selección, consulte Elegir elementos en páginasde selección, página 49). Si está permitido, puede hacer varias selecciones.

c. Haga clic en Aceptar.


Realizar tareas

6. Si se le pide, seleccione la siguiente tarea para reenviar de la lista Seleccionarsiguientes tareas para reenviarmarcando las casillas de verificación apropiadas.


Rechazar tareasAl rechazar una tarea se devuelve al destinatario anterior. No todas las tareas ofrecenla opción Rechazar. El supervisor del flujo de trabajo decide qué destinatarios puedenrechazar la tarea.

Para rechazar una tarea:

1. Abra una tarea. (Puede abrir una tarea si hace clic en ella en la Bandeja de entrada).

2. Haga clic en Rechazar.

3. Si se requiere, marque las casillas de verificación de los usuarios a los que deseeredistribuir la tarea.

4. Si se requiere, escriba un mensaje que explique la razón por la que rechaza la tarea.


6. Para seleccionar otras tareas que desee rechazar, elíjalas de la lista Seleccionar tareasde rechazo siguientesmarcando las casillas de verificación apropiadas.

7. Si se requiere, escriba la contraseña en el campo Es necesario cerrar la sesión paracerrar la sesión de la tarea.


Delegar una tareaSi lo permite el flujo de trabajo, podrá reasignar una tarea que le ha sido asignada. Puededelegar la tarea en otro usuario, dando a ese usuario la responsabilidad de completar latarea.

Para delegar una tarea:


2. Haga clic en Delegar.

3. Si se le pide que especifique el usuario en el que desea delegar la tarea, siga esteprocedimiento:


Realizar tareas

a. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en haga clic para asignar.

b. En la página de selección, seleccione el usuario en el que desee delegar la tarea.(Si precisa información detallada sobre cómo utilizar la página de selección,consulte Elegir elementos en páginas de selección, página 49).


Repetir una tareaCuando haya completado una tarea, es posible que tenga la opción de que otro grupo opersona repita la tarea.

Para repetir una tarea:


2. Haga clic en Repetir.

3. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en haga clic para asignar.

4. En la página de selección, seleccione el usuario en el que desee delegar la tarea. (Siprecisa información detallada sobre cómo utilizar la página de selección, consulteElegir elementos en páginas de selección, página 49).


Cambiar la disponibilidadPuede determinar si está disponible para recibir tareas de flujo de trabajo. Si se determinacomo no disponible para recibir tareas, debe designar otro usuario para que reciba lastareas en su lugar.

En la parte superior de la Bandeja de entrada se muestra su disponibilidad. Estoydisponible indica que está disponible para recibir tareas; No estoy disponible en estosmomentos indica que no está disponible para recibir tareas y que hay otro usuarioasignado para recibir las tareas que le han sido enviadas. Esta configuración es útil, porejemplo, si va a estar fuera de la oficina un período largo de tiempo.

Para cambiar la disponibilidad:

1. Haga clic en la Bandeja de entrada y, a continuación, haga clic en el estado dedisponibilidad, que es uno de los siguientes:• Estoy disponible• No estoy disponible en estos momentos


Realizar tareas

2. Siga uno de estos procedimientos:• Si desea estar disponible, quite la marca de la casilla de verificación No estoy

disponible en estos momentos. Asigne mis tareas a.• Si no desea estar disponible, seleccioneNo estoy disponible en estos momentos.

Asigne mis tareas a. A continuación, haga clic en editar. En la página deselección, seleccione el usuario. (Si precisa información detallada sobre cómoutilizar la página de selección, consulte Elegir elementos en páginas de selección,página 49).

Iniciar un flujo de trabajoPara iniciar flujos de trabajo:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección del tipo de flujo de trabajo

en primer lugar, diríjase al Paso 2.• Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección de uno o más archivos en

primer lugar, diríjase al Paso 3. (Es posible enviar el flujo de trabajo con o sinarchivos anexos).

2. Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección del tipo de flujo de trabajoen primer lugar, siga uno de estos procedimientos, en función de las opcionesdisponibles:• Haga clic en Iniciar flujo de trabajo. Diríjase al Paso 4.• Seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Inicio. Diríjase al Paso 4.

3. Para iniciar un flujo de trabajo mediante la selección de archivos, realice una de lastareas siguientes según la opción disponible:• Desplácese al archivo que desee enviar y seleccioneMás>Herramientas>Iniciar

anexo.• Desplácese a los archivos que desee enviar, marque las casillas de verificación

correspondientes y seleccione Herramientas>Flujo de trabajo>Iniciar anexos.4. En la lista de plantillas de flujo de trabajo, busque la plantilla que desee y marque su

casilla de verificación.

5. Haga clic en el botón Aceptar (en la parte inferior de la página).

6. En la ficha Información, escriba un nombre para el flujo de trabajo en el campoDescripción de flujo de trabajo.

7. Es posible enviar el flujo de trabajo con archivos anexos. Para anexar un archivoexistente, siga este procedimiento:


Realizar tareas

a. En la ficha Información, haga clic en uno de los elementos siguientes, según losque aparezcan en la página:

••• Agregar

b. Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiaday, a continuación, desplácese hasta los archivos dentro de esa ficha. Eldesplazamiento por las fichas que corresponden a nodos del repositorio se llevaa cabo del mismo modo que por los nodos del repositorio.

c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.

d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podráelegir agregar los archivos enlazados seleccionando la opción Agregarautomáticamente objetos vinculados.

e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o en Quitar.

8. Para crear y anexar un nuevo formulario basado en una plantilla de formularioexistente, siga este procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o del paquete enfunción de lo que aparezca.

b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clicen Aceptar.Los campos del formulario aparecerán en la ficha Información.

c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar.Si quita un formulario recién creado o cancela el flujo de trabajo, el formulario seeliminará automáticamente.

9. Si la aplicación basada en WDK incluye funcionalidad para archivos auxiliares,puede anexar un archivo auxiliar haciendo clic en la ficha Archivos auxiliaresy seleccionando los archivos que desee anexar. Puede anexar Archivos locales,Archivos públicos oMis archivos privados.Archivos locales son archivos del equipo local o de la red de equipos. Al anexararchivos locales, se pueden seleccionar las siguientes opciones de almacenamiento:• Una vez: no se guarda el archivo en el repositorio.• Varias (privado): almacena el archivo en el áreaMis archivos privados del

repositorio.• Varias (público): almacena el archivo en el área Archivos públicos del

repositorio, lo que significa que otros pueden usarlo como archivo auxiliar.10. Si el flujo de trabajo incluye la ficha Ejecutantes, puede especificar usuarios para una

o varias tareas. Siga este procedimiento:


Realizar tareas

a. Haga clic en Seleccionar junto a una tarea que se deba realizar.

b. En la página de selección, seleccione el usuario o grupo de usuarios querealizarán la tarea. Consulte Elegir elementos en páginas de selección, página 49.

11. En la ficha Comentarios, siga este procedimiento:

a. Haga clic en Agregar.

b. En la páginaAgregar comentario, escriba el comentario en el campoComentario.

c. Seleccione a qué usuarios desea enviar el comentario:• Para los destinatarios posteriores. Así se envía el comentario a todos los

demás usuarios del flujo de trabajo.• Sólo para los destinatarios siguientes. Así se envía el comentario

únicamente a los usuarios que reciban la siguiente tarea asignada del flujode trabajo.



Iniciar flujos de trabajo controladosLos flujos de trabajo controlados se pueden utilizar en la distribución de documentospara la firma, aunque su uso no es obligatorio. Flujos de trabajo controlados específicosestarán disponibles para elementos de una clase determinada y con un estado concretodel ciclo de vida. Cada estado del ciclo de vida puede tener disponibles distintos flujosde trabajo.

Los flujos de trabajo controlados deben completarse o detenerse antes de promover undocumento. Todos los signatarios deberán firmar en el documento antes de promoverlo.

La promoción siempre viene determinada por los signatarios requeridos. Los flujos detrabajo pueden utilizarse o no.

Para obtener la firma de un documento controlado, deberá iniciar un flujo de trabajocontrolado desde el menú Conformidad. Un documento no controlado se debe convertira uno controlado antes de poder procesarlo a través de un flujo de trabajo controlado.

Siga estas instrucciones para iniciar un flujo de trabajo controlado:

1. Desplácese a la carpeta que contiene el documento controlado para la distribución.

2. Seleccione la carpeta que representa el estado del ciclo de vida para el que deseaaplicar un flujo de trabajo controlado.

3. Seleccione el documento controlado destinado al flujo de trabajo controlado.

4. Haga clic en Iniciar flujo de trabajo controlado del menú Conformidad.


Realizar tareas

Aparecerá el cuadro de diálogo Iniciar flujo de trabajo.

Figura 15-10. Cuadro de diálogo Iniciar flujo de trabajo

5. Seleccione un flujo de trabajo del cuadro de diálogo Iniciar flujo de trabajo.

6. Haga clic en Aceptar.Aparecerá la ficha Información del cuadro de diálogo Iniciar flujo de trabajo.

7. Haga clic en Siguiente.Aparecerá la ficha Ejecutantes del cuadro de diálogo Iniciar flujo de trabajo.

8. Haga clic en Seleccionar de cada tarea para seleccionar los ejecutantes de la firma.Aparecerá el cuadro de diálogo Select Users (Seleccionar usuarios).

9. Elija los usuarios en el cuadro de diálogo Select Users (Seleccionar usuarios) y hagaclic en Aceptar. Repita esta acción por cada tarea que se muestre hasta que todastengan un ejecutante asignado.


Enviar flujos rápidosUn flujo rápido es una instrucción de proceso de un solo paso que se envía a los usuariosseleccionados. Los flujos rápidos no están formados por varias tareas ordenadas, sinopor una sola. Si envía un flujo rápido a varios usuarios, podrá elegir si éstos recibirán latarea a la vez o secuencialmente.

Para enviar un flujo rápido:

1. Desplácese hasta el archivo que desee anexar al flujo rápido.


Realizar tareas

2. Siga uno de estos procedimientos, en función de la opción disponible:• Haga clic enMás>Herramientas>Flujo rápido.• Marque la casilla de verificación de uno o más elementos. Seleccione

Herramientas>Flujo de trabajo>Flujo rápido.3. Para seleccionar los usuarios o grupos a los que enviar el flujo de trabajo, haga clic en

Seleccionar usuario/grupo. En la página de selección, elija los usuarios o grupos. (Siprecisa información detallada sobre cómo utilizar una página de selección, consulteElegir elementos en páginas de selección, página 49).

4. En la lista Prioridad, seleccione la prioridad.

5. En el campo Instrucciones, escriba mensajes para los usuarios.

6. Para recibir una notificación cuando un usuario termine la revisión, marque la casillade verificación Devolver a usuario.

7. Para exigir a cada usuario que introduzca una firma electrónica al terminar larevisión, marque la casilla de verificación Exigir firma.



Capítulo 16Trabajar con ciclos de vida

En esta sección se describen los siguientes temas:• Información general sobre los ciclos de vida, página 195• Promover elementos, página 196• Devolver elementos al estado anterior, página 196• Asignar ciclos de vida, página 197• Asignar un ciclo de vida a un documento controlado, página 198• Quitar ciclos de vida, página 199• Suspender elementos, página 199• Reanudar elementos suspendidos, página 200

Información general sobre los ciclos de vidaLos ciclos de vida determinan las distintas fases por las que pasa un archivo al sercreado, editado, firmado y, si procede, retirado. Por ejemplo, un empleado podría crearun formulario de recursos humanos, otro podría repasarlo y enviarlo para revisión y untercero podría dar la firma necesaria para que el archivo estuviera disponible para todoslos empleados. El ciclo de vida determina en qué fase se encuentra el archivo en cadapunto del proceso. Todos los archivos del repositorio tienen un ciclo de vida.

Nota: Sólo puede aplicar o quitar un ciclo de vida en documentos no controlados. Nopuede aplicar o quitar un ciclo de vida en documentos controlados.

DCM asigna automáticamente un ciclo de vida cuando se crea el archivo y, acontinuación, le asigna el primer estado de dicho ciclo de vida. Es posible promoverarchivos o devolverlos al estado anterior manualmente, o bien, DCM puede hacerloautomáticamente. El ciclo de vida determina qué condiciones deben cumplirse paraque se produzca el avance automático. Según la aplicación WDK, también es posibledevolver los elementos a un estado anterior del ciclo de vida.

Un ciclo de vida básico de DCM consta de los siguientes estados:


Trabajar con ciclos de vida

• En curso• Revisar• En aprobación• Aprobado• Efectivo• Retirado• Obsoleto

Promover elementosLa acción de promover un elemento consiste en hacer que éste avance hasta el siguienteestado del ciclo de vida. Al promover un elemento, DCM comprueba si éste estáenlazado con otros elementos que sean candidatos a promoción. En función de suaplicación WDK, se le pedirá que promueva también esos elementos, o los elementos sepromoverán automáticamente si hay un tipo de relación que lo especifique.

Si es el propietario del elemento o un superusuario, sólo necesitará tener permisoEscribir sobre el elemento para poder promoverlo. Si no es el propietario del elementoni un superusuario, deberá tener los permisos Escribir y Cambiar estado para poderpromoverlo.

Nota: DCM sólo permitirá la promoción de un elemento si la configuración del estadodel documento así lo permite.

Para promover elementos al siguiente estado del ciclo de vida:Esta operación no está disponible para objetos de referencia o externos.

1. Desplácese hasta los elementos en el repositorio.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Promover.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más elementos. A

continuación, seleccione Herramientas→Ciclo de vida→Promover.Si la aplicación WDK admite documentos controlados, el documento controladodebe ser la última versión de su rama en promoverse.

Devolver elementos al estado anteriorEsta acción devuelve un elemento al estado anterior del ciclo de vida. Para devolver unelemento al estado anterior, debe tener el permiso Cambiar estado sobre dicho elemento.



Nota: DCM sólo permitirá la devolución de un elemento a su estado anterior si laconfiguración del estado del documento así lo permite.

Para devolver un elemento al estado anterior:Esta operación no está disponible para objetos de referencia o externos.


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Volver al estado

anterior.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del archivo. A continuación,

seleccione Herramientas→Ciclo de vida→Volver al estado anterior.3. Haga clic en Volver al estado anterior.

Asignar ciclos de vidaAl crear documentos controlados, DCM les asigna automáticamente ciclos de vida queno se pueden cambiar.

Si la aplicación WDK admite la asignación manual, puede asignar manualmente unciclo de vida si dispone de permisos de nivel de administrador o programador. Tal vezdesee asignar un ciclo de vida manualmente para admitir estados nuevos o diferentes.Por ejemplo, supongamos que tiene un ciclo de vida con cuatro estados: Inicio, Trabajoen curso, En prueba y Firmado. Supongamos también que un usuario registra una notade prensa con ese ciclo de vida. No obstante, esta nota de prensa en concreto debe serrevisada por la dirección antes de enviarla al estado En prueba, por lo que se le debeaplicar un ciclo de vida distinto. Un administrador puede aplicar un ciclo de vidadiferente.

Para asignar un ciclo de vida a un objeto, debe tener al menos permiso Escribir sobre elobjeto. Si va a anexar el elemento a un ciclo de vida o sustituir un ciclo de vida, debetener al menos permiso Relacionar sobre el ciclo de vida.

Al asignar un ciclo de vida a un archivo, también puede elegir un conjunto de aliaspara asociarlo al archivo y al ciclo de vida. El conjunto de alias puede identificar a losindividuos que revisan y promueven los archivos o, dependiendo de la aplicación WDK,a los que los devuelven a un estado anterior. Los conjuntos de alias también puedenespecificar conjuntos de permisos y ubicaciones del repositorio.

Consulte con el administrador del repositorio si desea obtener información específica sobre losconjuntos de alias disponibles en su instalación.



Al definir el ciclo de vida de una plantilla, tenga en cuenta que éste se asignará a todoslos archivos que se creen a partir de dicha plantilla. El nuevo ciclo de vida no afectará alos archivos que ya se hayan creado.

Para asignar un ciclo de vida:Esta operación no está disponible para objetos de referencia o externos.

1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio.

2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Aplicar ciclo de vida.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación de uno o más archivos. A

continuación, seleccione Herramientas→Ciclo de vida→Aplicar.3. Seleccione un ciclo de vida.


Asignar un ciclo de vida a un documentocontrolado

Durante la importación o creación de un documento controlado, a éste siempre se leasigna automáticamente un ciclo de vida (documento controlado, solicitud de cambio,aviso de cambio). El ciclo de vida está asociado a un documento controlado basado ensu clase de documento. Su administrador define qué ciclos de vida están asociados aqué clases de documentos.

Después del registro, los documentos controlados se desplazan a la carpeta adecuadasegún el ciclo de vida del documento, y pasan por una serie de fases del ciclo de vida.Normalmente, los documentos controlados experimentan algún tipo de revisión yfirma antes de avanzar a la fase Efectivo de su ciclo de vida. Documentum ComplianceManager ofrece solicitudes de cambio, avisos de cambio y flujos de trabajo comomecanismos para la revisión, firma y promoción. DCM también permite a los revisorespromover documentos controlados a la siguiente fase del ciclo de vida de forma manual.Cuando todos los signatarios requeridos hayan firmado el documento controlado, ésteavanzará al siguiente estado de su ciclo de vida.

Nota: Anexar un ciclo de vida a un documento no controlado no convertirá a dichodocumento en un documento controlado. Si desea convertir un documento no controladoen uno controlado, consulte Convertir documentos en documentos controlados, página119.

Los ciclos de vida controlados no se pueden eliminar.

Si precisa más información sobre documentos controlados, consulte Capítulo 9, Trabajarcon documentos controlados.



Quitar ciclos de vidaDebe tener al menos permiso Escribir sobre un elemento para poder quitarle un ciclo devida. Si va a sustituir un ciclo de vida, debe tener al menos permiso Relacionar sobre elnuevo ciclo de vida.

Nota: No puede quitar un ciclo de vida de un documento controlado.

Para quitar un ciclo de vida:Esta operación no está disponible para objetos de referencia o externos.

Esta operación no está disponible en algunas aplicaciones WDK.


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Separar ciclo de vida.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del archivo. A

continuación, seleccione Herramientas→Ciclo de vida→Quitar.

Suspender elementosAl suspender un elemento temporalmente, se detiene el progreso del ciclo de vida. Porejemplo, unos cambios en la política de la empresa pueden requerir que un archivofirmado deje de usarse temporalmente.

Para suspender un elemento, debe tener el permiso Cambiar estado sobre dichoelemento. No es posible suspender un elemento cuyo tipo de estado sea normal, sinningún estado de excepción, o si el elemento está ya suspendido.

Nota: DCM utiliza un estado de excepción para permitir la suspensión de un documentoefectivo. Se trata de una suspensión específica de DCM gestionada por el sistema querequiere que el documento suspendido sea sustituido por un documento temporalmenteefectivo en el momento de la suspensión. La reanudación del documento suspendidoretira el documento temporalmente efectivo.

Para suspender un elemento del estado actual del ciclo de vida:Esta operación no está disponible para objetos de referencia o externos.


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Suspender ciclo de

vida.



• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del archivo. Acontinuación, seleccione Herramientas→Ciclo de vida→Suspender.

3. Haga clic en Suspender.

Reanudar elementos suspendidosLa reanudación permite que continúe el progreso de un ciclo de vida suspendido.

Sólo el supervisor del flujo de trabajo o un usuario con privilegios de administrador delsistema o superusuario pueden reanudar un flujo de trabajo detenido, una actividadpausada o un elemento de trabajo. Para reanudar un elemento, debe tener el permisoCambiar estado sobre dicho elemento.

Para reanudar un elemento suspendido:Esta operación no está disponible para objetos de referencia o externos.


2. Siga uno de estos procedimientos:• En la vista optimizada: haga clic enMás→Documento→Reanudar ciclo de vida.• En la vista estándar: marque la casilla de verificación del archivo. A

continuación, seleccione Herramientas→Ciclo de vida→Reanudar.3. Haga clic en Reanudar.


Capítulo 17Working with Controlled DocumentLifecycles

This section describes the following:• Editing Lifecycle State Extensions, página 201• Enabling Manual Promotion for a Lifecycle State, página 208

Editing Lifecycle State ExtensionsDCM allows you to add or modify information about the mandatory and optionalsignatories, and to-be-read groups, roles, and users values for each state defined in aparticular lifecycle. These values are stored as properties in an instance of a repositoryobject, named dcm_state_extension. You can use these properties to specify that yoursystem perform specific tasks, such as applying an autonaming or autonumberingscheme to the document, during particular document lifecycle states.

For the lifecycle extension GUI, the state type is read-only and is read from the lifecyclestate. If the lifecycle state changes, you are warned to save changes to allow for updatingto occur. Users have the ability to specify that e-signatures can be employed for specificstates. Users also have the ability to demote for a specific state (disabled based onlifecycle and state type).

When promoting, the version is set to the state name rather than the state type.

Additional states are included between Signed Off and Effective. These states areavailable provided that a default value, dcm_training, is available.

Additional states can be included but are not unless a customer adds them.

The following conditions affect the demotion of a lifecycle:• If Demote is enabled for the lifecycle state, demotion is possible.• Demotion allows a document to return to its previous state.• When you demote a document, document relationships are not affected.


Working with Controlled Document Lifecycles

• When demoting, signoff status for the document must be set to Standby beforeand after demoting.

• A document in a signoff aggregation relationship cannot be demoted.• When a document is successfully demoted or fails to demote, the document owner

and document class coordinators should be notified.• Only the most recent version of a document can be demoted.To define or modify the properties associated with lifecycle state assignments:

1. At the bottom of the DCM window, click the Classic tab.

2. In the left pane, expand the Administration node.Among the displayed items, you see the DCM node.

3. Expand the DCM node.Among the displayed items, you see the Lifecycle Extensions node.

4. Click on the Lifecycle Extensions node.

5. To display all the lifecycles currently defined for DCM, choose All Lifecycles fromthe pull-down menu in the upper right-hand corner of the page.

6. To modify an existing lifecycle, click the Information icon ( ) that correspondswith the lifecycle you want to modify.

7. Optionally, modify the values one or more of the extended properties fields.The DCM configuration values listed on the Lifecycle Properties Info page arespecified for each lifecycle state.

Tabla 17-1. Lifecycle Properties Info Page Fields

Field Name Value

State The name of the current lifecycle statewhose properties are displayed.

DCM State The name of the DCM state thatcorresponds to the custom state name inthe State field.

From the pull-down menu, choose theDCM state whose extended propertiesyou want to modify:• In Progress• Review• In Approval• Approved• Effective



• Retired• Obsolete• Customer

DCM State lists only the DCM lifecyclestate types. If you have defined acustom lifecycle in DAB you mustassociate any custom state names with thecorresponding DCM state type.

Promote on Signoff If checked, the document willautomatically be promoted to thenext defined lifecycle state upon signoff.

Send To Be Read Notifications If checked, the system will automaticallysend To Be Read notifications to the usersor groups specified on the DistributionList page.

Use Autoname scheme If checked, the system automaticallyrenames the document when it entersthis lifecycle state, using the autonamingscheme you defined for the documentclass.

Allow manual promotion If checked, this option specifies if thesystem should display a Promote buttonfor a particular signatory for the specificlifecycle state that you are modifying.

Allow manual demote If checked, this option specifies if thesystem should display a Demote button.

Signoff Code To select an signoff justification code, clickEdit.

This justification specifies the reason codethat a user must use when performing asignoff or promote process

When the signoff_justification_textpage appears, you can either select anexisting signoff justification code from thedisplayed list (for example, “Meets FDArequirements.”) or you can type in a newjustification code.

Click OK to save your selection and toreturn to the Lifecycle Properties Infopage.



Signoff Confirmation Text To select an signoff confirmationstatement, click Edit. This signoffconfirmation statement is displayed whena user performs a signoff task.

When the signoff_confirmation_textpage appears, you can either select anexisting signoff confirmation code fromthe displayed list (for example, “Areyou certain you want to signoff thisdocument?”) or you can type in a newconfirmation code.


Reject Code To select a rejection justification code,click Edit. This justification specifies thereason code that a user must use whenrejecting a document.

When the reject_justification_text pageappears, you can either select an existingrejection justification code from thedisplayed list (for example, “Does notmeet internal requirements.”) or you cantype in a new rejection justification.


Reject Confirmation Text To select a rejection confirmationstatement, click Edit. This rejectionconfirmation statement is displayed whena user tries to reject a document.

When the reject_confirmation_textpage appears, you can either select anexisting rejection confirmation codefrom the displayed list (for example,“Are you certain you want to reject thisdocument?”) or you can type in a newrejection code.


Notification Text To select a notification statement, clickEdit. This text appears when the system



sends out a notification to the users andgroups defined on the Distribution Listpage.

When the signoff_notification_textpage appears, you can either selectan notification statement from thedisplayed list (for example, “Your signoffis required.”) or you can type in a newnotification statement.


TBR Notification Text To select a TBR notification statement,click Edit. This text appears when thesystem sends out a to-be-read notificationto the users and groups defined on theDistribution List page.

When the tbr_notification_text pageappears, you can either select annotification statement from the displayedlist (for example, “This document mustread and understood.”) or you can type ina new notification statement.


8. To save your changes and exit the Lifecycle Extension Properties page, click OK.Otherwise, click one of the navigation links in upper left hand corner of the page toview or modify the properties on other tabs.

9. To add or remove signatories for the selected lifecycle state, click the Signatories linkfrom the page navigation menu on the right side of the page.

10. To add users as signatories for the selected lifecycle state, click the Add link.

11. To change the displayed options, select what kinds of items you want to see from thepull-down menu at the bottom of the page.

12. To select the name of a user, group or role to assign as a signatory, click the checkboxcorresponding to that group or user name, then click Add.

13. Click OK to save your changes and to return to the Lifecycle Properties: signatoriespage.



14. To make the user, group, or role a mandatory signatory, click theMandatorycheckbox that corresponds to the signatory name.When signoff is required for the document in a particular lifecycle state, thedocument will appear in theMy Signoffs node for the selected user, group, or role.

Nota: When signoff is required for a controlled document in a particular lifecyclestate, the controlled document will appear in the Inbox node for the selected user,group, or role.

15. To specify that any member of a selected group or role can signoff a document onbehalf of all the group or role members, click the Any Members checkbox.


17. To choose which users and groups receive notification (including TBR notices) forthe selected lifecycle state, click the Distribution List link from the page navigationmenu on the right side of the page.

18. To add users or groups to the notification distribution list, click the Add link.


20. To select the name of a user, group or role, click the checkbox corresponding tothat group, role, or user name.

21. Click OK to save your changes and to return to the Lifecycle Properties:Distribution List page.


23. To choose a workflow to use at this particular lifecycle state, click theWorkflows linkfrom the page navigation menu on the right side of the page.

24. To add a workflow to this lifecycle state, click the Add link.The selected workflow will be used if a user chooses to start a workflow for thedocument when it is in this lifecycle state. If you specify multiple workflows, thenthe user must choose which workflow to use.

25. To change the displayed options, select whether to view only the Current versionsof available workflows or all versions from the pull-down menu at the bottom ofthe page.

26. To select the name of a predefined workflow, click the checkbox corresponding tothat workflow, then click Add.



27. Click OK to save your changes and to return to the Lifecycle Properties: Workflowspage.


29. To override the default signoff codes, rejection codes, justification text, andnotification text already defined for users or groups in particular lifecycle states, andto replace the default codes assigned to those user or groups with custom codes ortext, click the Overrides link from the page navigation menu on the right side ofthe page.

30. To view or modify the default signoff codes, rejection codes, justification text, andnotification text defined for a particular user or group, click the associated ShowInfo radio button.

31. If you selected Show Info for a displayed user or group, you can now modify thevalues for one or more of the fields.The DCM configuration values listed on the DCM Override page can be specified ateach lifecycle state, or they can be specified per user, group, or role.

Tabla 17-2. DCM Override Page Fields

Field Name Value

Signoff Code The justification, or reason code text,that a user must use when performing asignoff or promote process.

Signoff Confirmation Text The text for the signoff confirmation.

Click Edit to choose from a list ofpre-existing signoff confirmation textstrings. You can also type a new signoffconfirmation. For example, “Meets FDA

requirements.”

This confirmation text applies to DCMworkflow task processes which requiresignature (such as signoff, not signoff andreject).

When a controlled document is routedvia a workflow, then the justification andconfirmation defined for this documenttype will be enforced and the justificationselected will be applied to its signaturepage.



Reject Code The rejection text list that a user selectsfrom when performing a reject operation.

Reject Confirmation Text The text for the rejection confirmation.

Notification Text Text used in the notification process.

TBR Notification Text Text used in the to-be-read notificationprocess.


33. When you have finished modifying the lifecycle configuration, click OK to saveyour changes.

34. For the changes to take effect, log out of DCM and log in again.

Enabling Manual Promotion for a LifecycleState

You must specify that manual promotion is allowed in a particular lifecycle for eachspecific state that you want to promote to.

Precaución: Do not enable manual promotion for change notice and change requestlifecycles

To enable manual promotion for a lifecycle state:



3. Expand the Administration node.Among the displayed items, you see the Lifecycles node.

4. Click on the Lifecycles node.

5. To display all the lifecycles currently defined for DCM, choose All Lifecycles fromthe pull-down menu in the upper right-hand corner of the page.

6. To modify an existing lifecycle, click the Information icon: that correspondswith the lifecycle you want to modify.

7. Choose which lifecycle state you want to modify from the DCM State pull-downmenu.



8. Check the Allow Manual Promotion checkbox.

9. To save your changes, click OK.

10. For the changes to take effect, log out of DCM and log in again.


Capítulo 18Crear plantillas de documentos

Una plantilla es un documento modelo en el que se basan los nuevos documentos. Cuando el usuariocrea un nuevo documento, selecciona una plantilla sobre la que basará el nuevo documento. Eldocumento hereda el contenido, propiedades, permisos y ciclo de vida de la plantilla a menos que losniveles de permiso dicten lo contrario o se active la seguridad de carpeta.

Para crear una plantilla:

1. En la vista estándar, desplácese hasta Administración / Plantillas.

2. Seleccione Archivo>Nuevo>Documento>tipo de plantilla.

3. En el campo Nombre, escriba un nombre para la plantilla.

4. En la lista Tipo, seleccione un tipo de documento.

5. En la lista Formato, seleccione un formato de documento. Si desea crear una plantillasin contenido, seleccione Ninguno.

6. En la lista Plantilla, seleccione la plantilla en la que desee basarse.

7. Haga clic en Nuevo.

8. Use la aplicación de modificación para introducir o modificar el contenido de laplantilla. Guarde el contenido y salga de la aplicación de modificación.

9. Registre la plantilla en un repositorio.


Crear plantillas de documentos


Capítulo 19Gestionar conjuntos de permisos


• Información general de permisos, página 213• Localizar conjuntos de permisos, página 219• Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisos, página 220• Ver o modificar conjuntos de permisos, página 220• Crear conjuntos de permisos, página 223• Establecer permisos para un objeto, página 226• Agregar o eliminar usuarios de conjuntos de permisos, página 228• Eliminar conjuntos de permisos, página 232

Información general de permisosEn esta sección se describen los siguientes temas:

• Permisos, página 213• Seguridad de carpeta, página 216• Permisos extendidos, página 217• Entradas adicionales de control de acceso, página 218• Conjuntos de alias predeterminados, página 219

Permisos

Los conjuntos de permisos (también conocidos como LCA o listas de control de acceso)especifican el acceso que tiene cada usuario a un elemento determinado del repositorio,como un archivo o carpeta. El propietario de los elementos del repositorio asigna a cada


Gestionar conjuntos de permisos

uno de ellos un conjunto de permisos. El conjunto de permisos define los permisos anivel de los objetos que se aplican a un objeto.

En el conjunto de permisos, los permisos se definen en un conjunto de entradas decontrol de acceso. Cada entrada define el permiso a nivel de los objetos proporcionado aun usuario o grupo. Los permisos determinan las operaciones (como leer, editar, crearuna nueva versión o eliminar) que los usuarios pueden realizar en un documento u otroobjeto del repositorio asociado a un conjunto de permisos. Hay siete niveles de accesoposibles. Cada nivel de acceso incluye las capacidades de los niveles precedentes. Losniveles de acceso se enumeran en Tabla 19–1, página 215.

Además de los siete niveles de acceso básicos, existen otros seis niveles de permisosextendidos: Eliminar objeto, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación, Cambiarestado, Cambiar permiso y Cambiar propiedad. Si precisa más información sobre lospermisos extendidos, consulte Permisos extendidos, página 217.

A cada usuario se le asigna un conjunto de permisos predeterminado. Cuando unusuario crea un elemento, el repositorio asigna el conjunto de permisos predeterminadodel usuario al elemento. Por ejemplo, si el conjunto de permisos predeterminado delusuario concede a todos los miembros del departamento el permiso Escribir y al resto deusuarios el permiso Leer, éstos serán los niveles de acceso que se asignen al elemento.

Puede cambiar los niveles de acceso de un elemento cambiando el conjunto de permisosde dicho elemento. Para ello, debe ser el propietario del elemento (normalmente, elpropietario es el usuario que lo creó) o tener privilegios de superusuario sobre elrepositorio del elemento.

Al modificar un conjunto de permisos, éste se guardará como un conjunto de permisosasignado al usuario. Dicho usuario podrá entonces aplicar el conjunto de permisos aotros elementos del repositorio.

La capacidad para editar conjuntos de permisos depende de los privilegios de usuario enel repositorio:• Si dispone del privilegio Superusuario, puede modificar cualquier conjunto de

permisos del repositorio. Podrá designar a cualquier usuario del repositorio comoel propietario de un conjunto de permisos, así como cambiar el propietario de unconjunto de permisos. Este permiso se suele asignar al administrador del repositorio.

• Si dispone del privilegio Sysadmin (Administrador del sistema), puede modificarcualquier conjunto de permisos del que sea propietario o que pertenezca alpropietario del repositorio. Podrá designarse a sí mismo o al propietario delrepositorio como el propietario del conjunto de permisos que haya creado, asícomo cambiar la propiedad del conjunto de permisos a favor del propio usuario odel propietario del repositorio. Este permiso se suele asignar al administrador delrepositorio.

• Si cualquiera de sus privilegios son menores que los indicados, será el propietariodel conjunto de permisos que cree. Podrá modificar cualquier conjunto de permisosde su propiedad, pero no podrá cambiar al propietario del conjunto de permisos.



Si designa al propietario del repositorio como el propietario del conjunto de permisos,ese conjunto de permisos será un conjunto de permisos del sistema (o público). Sólo unsuperusuario, administrador del sistema o el propietario del repositorio pueden editar elconjunto de permisos. Si otro usuario distinto es el propietario del conjunto de permisos,se trata de un conjunto de permisos Normal (o privado) y puede editarlo el propietario,un superusuario, el administrador del sistema o el propietario del repositorio.

Los usuarios con permiso Escribir o Eliminar pueden cambiar el conjunto de permisosasignado a un objeto.

Tabla 19-1. Niveles de acceso

Nivel de acceso Qué permite

Ninguno No se permite acceder al elemento.

Examinar Ver las propiedades pero no el contenido del elemento.

Leer Ver el contenido y las propiedades del elemento.

Relacionar Todo lo anterior y agregar anotaciones al elemento.

Versión Todo lo anterior y modificar el contenido del elemento,además de registrar una nueva versión de éste (conun nuevo número de versión). Sin embargo, no sepueden sobrescribir versiones existentes del elemento nimodificar sus propiedades.

Escribir Todo lo anterior y modificar las propiedades delelemento, además de registrar éste como la mismaversión.

Eliminar Todo lo anterior y eliminar elementos.

El acceso a las carpetas y documentos de un repositorio está sujeto a las restricciones deseguridad establecidas en su organización. Los permisos de repositorio determinan elacceso que tiene a cada elemento del repositorio (como archivos, carpetas o archivadores)y controlan su capacidad para realizar determinadas acciones.

Los permisos están determinados por conjuntos de permisos, en los que se enumeranusuarios y grupos de usuarios, así como las acciones que pueden llevar a cabo. Cadaelemento de un repositorio tiene un conjunto de permisos asociado, el cual determina losusuarios que pueden acceder a dicho elemento. En función de los permisos que tenga,podrá crear nuevos elementos, ejecutar acciones de gestión de archivos (como importar,copiar o enlazar archivos) e iniciar procesos (como enviar archivos a flujos de trabajo).

La seguridad protege la información de cada repositorio mediante permisos de objeto,que controlan el acceso a los archivadores, carpetas, documentos y otros objetos. Lospermisos de objeto determinan qué acciones puede realizar un usuario concreto sobreun objeto específico. Los permisos se pueden agregar, quitar, modificar o reemplazar, eincluso definirse de formas diferentes según los usuarios.



Si precisa información adicional sobre conjuntos de permisos, consulte también la secciónsobre seguridad de la guía Content Server Administrator’s Guide (Guía del administradorde Content Server).

Tenga en cuenta que si la aplicación basada en WDK es Web Publisher y si el usuariono asigna un conjunto de permisos predeterminado, o bien indica que no hayningún conjunto predeterminado, Content Server asigna un conjunto de permisospredeterminado en función del parámetro del atributo default_acl en el objeto deconfiguración del servidor. El parámetro es uno de los siguientes:

• 1: utiliza el conjunto de permisos predeterminado de la carpeta en la que se guardael objeto

• 2: utiliza el conjunto de permisos predeterminado del tipo de objeto• 3: utiliza el conjunto de permisos predeterminado del usuario que crea el objeto• 4: no asigna ningún conjunto de permisos predeterminado

Seguridad de carpeta

La seguridad de carpeta es un nivel adicional de seguridad que refuerza la seguridadexistente de un repositorio. La implementación de esta opción de seguridad restringeaún más el número de operaciones permitidas en un repositorio. Cuando se hayaactivado la seguridad de carpeta, operaciones tales como copiar o mover documentospueden requerir que tenga permiso de escritura o superior sobre la carpeta parapoder acceder a un objeto. Si precisa información sobre cómo asignar la seguridad decarpeta a un repositorio, consulte la guía Content Server Administrator’s Guide (Guía deladministrador de Content Server).

Tenga en cuenta que si la aplicación basada en WDK es Web Publisher y se utilizala seguridad de carpeta en un repositorio, todos los archivos de contenido que seencuentren en el estado Trabajo en curso deben tener el mismo permiso que la carpeta.Para utilizar el mismo permiso que la carpeta, el administrador deberá asegurarse deque el ciclo de vida con el estado Trabajo en curso no aplique ninguna acción LCAdefinida. Por ejemplo:WIP - lca de carpetaStaging - WP "LCA En prueba predeterminado"Approved - WP "LCA Aprobado predeterminado"

En la tabla siguiente figuran las acciones a las que afecta la seguridad de carpeta.



Tabla 19-2. Permisos exigidos cuando Seguridad de carpeta está activa

Acción Requiere al menos el permiso Escribir sobre:

Crear un objeto Archivador o carpeta en donde vaya a crear el objeto

Importar archivos o carpeta Archivador o carpeta al que vaya a importar los archivoso carpetas

Mover un objeto El archivador y la carpeta de los que procede el objetoy la carpeta o archivador de destino

Copiar un objeto El archivador o carpeta de destino

Enlazar un objeto El archivador o carpeta de destino

Desenlazar un objeto Archivador o carpeta de los que se desenlaza el objeto

Eliminar una versión de undocumento

La carpeta principal del documento

Eliminar todas las versionesde un documento


Eliminar las versiones noutilizadas de un documento


Pregunte al administrador del repositorio si la seguridad de carpeta está activada enel repositorio.

Permisos extendidos

Los permisos extendidos se utilizan para conceder a usuarios o grupos el permisonecesario para llevar a cabo acciones adicionales, aparte de las permitidas por el nivel deacceso que tengan asignado. Sólo los administradores del sistema y los superusuariospueden otorgar o modificar permisos extendidos.

Tabla 19-3. Permisos extendidos

Permiso extendido Qué permite

Ejecutar procedimiento Los superusuarios pueden cambiar el propietario de unelemento y utilizar la opción Ejecutar procedimientopara ejecutar procedimientos externos sobre ciertos tiposde elemento.

Cambiar ubicación Los usuarios con el permiso Cambiar ubicación puedenmover los elementos en el repositorio.




Cambiar estado Los usuarios con el permiso Cambiar estado puedencambiar el estado de un elemento que tenga aplicadoun ciclo de vida.

Cambiar permiso Los usuarios con el permiso Cambiar permiso puedenmodificar los permisos básicos de un elemento.

Cambiar propiedad Los usuarios con el permiso Cambiar propiedad puedencambiar el propietario del elemento.

Eliminar objeto Los usuarios con el permiso extendido Eliminar objetosólo tienen derechos para eliminar el objeto.

Entradas adicionales de control de acceso

En Content Server 5.3 y posteriores hay disponibles otras entradas de control de acceso,siempre que Trusted Content Services esté habilitado en el repositorio. Las entradas decontrol de acceso descritas en la tabla son independientes, no existe ninguna jerarquíaentre ellas.

Tabla 19-4. Entradas adicionales de control de acceso

Entrada de control de acceso Efecto de la entrada

Restricción de acceso Una entrada de restricción de accesodeniega al usuario el derecho alpermiso básico del ámbito de los objetosespecificado en la entrada. Por ejemplo,si un usuario tuviera permiso Eliminarcomo miembro de un grupo concreto,una restricción de acceso podría limitar elpermiso del usuario, comomucho, al nivelVersión. Por tanto, el usuario perdería lospermisos de escritura y supresión.



Entrada de control de acceso Efecto de la entrada

Restricción extendida Una entrada de restricción extendidadeniega a los usuarios o miembros deun grupo especificado los permisosextendidos del ámbito de los objetos quese hayan especificado. Por ejemplo, siun usuario tuviera derechos de Cambiarpermiso como miembro de un grupoconcreto, una restricción extendidaquitaría tal derecho.

Grupo requerido Una entrada de grupo requerido exigeque el usuario que solicite acceso a unobjeto regido por el conjunto de permisossea miembro del grupo identificado enla entrada. Si hay entradas para variosgrupos, el usuario debe ser miembro detodos los grupos para que Content Serverpermita el acceso al objeto.

Conjuntos de grupos requeridos Una entrada de conjunto de gruposrequeridos exige que el usuario quesolicite acceso a un objeto regido por elconjunto de permisos sea miembro almenos de uno de los grupos del conjunto.

Conjuntos de alias predeterminados

Content Server agrega los siguientes alias predeterminados a un conjunto de permisos:• dm_owner: representa al propietario del conjunto de permisos.• dm_world: representa a todos los usuarios del repositorio.

Localizar conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para localizar conjuntos de permisos.

Para localizar un conjunto de permisos:

1. Seleccione la vista estándar.

2. En el panel izquierdo, desplácese hasta Administración / Seguridad.



3. Para ver los conjuntos de permisos, seleccione Conjuntos de permisos del usuarioactual.

4. Para ver los conjuntos de permisos del sistema, seleccione Conjuntos de permisosdel sistema.

5. Para ver los conjuntos de permisos creados manualmente, seleccione Generadosmanualmente.

6. Para ver los conjuntos de permisos creados automáticamente, seleccione Generadosautomáticamente.

Ver dónde se utilizan los conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para localizar los objetos que utilizan un conjunto de permisosdeterminado.

Para ver dónde se utiliza un conjunto de permisos:



3. Localice el conjunto de permisos correcto.

4. Seleccione el conjunto de permisos.

5. SeleccioneMostrar>Pertenencias.Aparecerá una lista de documentos que utilizan el conjunto de permisos.

6. Para ver objetos del sistema o usuarios que utilizan el conjunto de permisos,seleccione ese tipo de objeto en la lista.

Ver o modificar conjuntos de permisosPara ver o modificar un conjunto de permisos:



3. Localice el conjunto de permisos que desee ver o modificar y, a continuación, sigauno de estos procedimientos:

• Haga clic en junto al conjunto de permisos.• Marque la casilla de verificación del conjunto de permisos y, a continuación,

seleccioneMostrar>Propiedades.



4. En la ficha Información, edite las propiedades como desee.

5. Haga clic en la ficha Permisos.DCM mostrará la lista de usuarios y grupos a los que el conjunto de permisos hadado permisos. Por cada usuario o grupo, DCM muestra los permisos y permisosextendidos dados.

6. Para agregar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con TrustedContent Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Grupos requeridos.

b. Seleccione todos los grupos a los que debe pertenecer el usuario.


d. Haga clic en Aceptar.

7. Para quitar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con TrustedContent Services habilitado:

a. En la sección Grupos requeridos, seleccione los grupos.

b. Haga clic en Quitar.

8. Para agregar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Conjuntos de grupos requeridos.

b. Seleccione los grupos.



9. Para quitar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. En la sección Conjuntos de grupos requeridos, seleccione los grupos.


10. Para agregar usuarios o grupos (descriptores de acceso) al conjunto de permisosseleccionado, siga este procedimiento. Debe disponer de los niveles de permisoadecuados para agregar usuarios o grupos al conjunto de permisos:

a. Para agregar usuarios o grupos, haga clic en .

b. Para seleccionar de entre todos los usuarios o grupos, haga clic en la ficha Todos.Para seleccionar de entre los usuarios y grupos utilizados recientemente, hagaclic en la ficha Utilizados recientemente.

c. Marque las casillas de verificación adyacentes a los usuarios o grupos deusuarios que desee agregar y haga clic en Agregar. Para quitar un elemento



de la lista de elementos seleccionados, debe marcar la casilla de verificacióndel elemento y hacer clic en Quitar.


e. En el área Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso.

f. En el área Permisos extendidos, marque las casillas de verificación de lospermisos extendidos que desee agregar.

g. Si ha agregado varios usuarios o grupos, puede hacer clic en Siguiente paraaplicar distintos permisos a cada uno. Cuando haya terminado, haga clic enAceptar.

11. Para editar los niveles de permiso de un usuario o grupo, siga este procedimiento:

a. Marque las casillas de verificación de los usuarios o grupos cuyos permisosdesee editar.

b. Haga clic en .

c. En el área Permiso, seleccione el nivel de acceso.

d. En el área Permisos extendidos, marque las casillas de verificación de lospermisos extendidos que desee agregar.

e. Haga clic en Aceptar.

12. Para agregar restricciones de acceso en un repositorio de la versión 5.3 con la opciónTrusted Content Services activada:


b. Seleccione los usuarios y grupos cuyos derechos se deben restringir.


d. Haga clic en Aceptar.Si hay conflictos de validación, se mostrarán en pantalla junto con las razonesque originan dichos conflictos.• Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar.• Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos

usuarios o grupos.e. Elija el nivel de permiso con el que se denegará al descriptor de acceso.

f. Elija el nivel de permiso extendido con el que se denegará al descriptor de acceso.

g. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente descriptor de acceso o en Terminarpara aplicar las mismas restricciones a todos los descriptores de acceso.

13. Para eliminar o editar las restricciones de acceso, seleccione los descriptores deacceso y haga clic en Quitar o en Editar, respectivamente.



14. Para quitar usuarios o grupos, marque las casillas de verificación de dichos usuarioso grupos. Haga clic en .


Crear conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para crear conjuntos de permisos.

Antes de guardar un conjunto de permisos, éste se valida de la forma siguiente:

1. Los nuevos descriptores de acceso (usuarios o grupos) de los permisos son evaluadospara confirmar que pertenecen a todos los grupos requeridos y, al menos, a uno delos grupos enumerados en la lista del conjunto de grupos requeridos.

2. Los nuevos descriptores de acceso de las restricciones son evaluados para confirmarque pertenecen a todos los grupos requeridos y, al menos, a uno de los gruposenumerados en la lista del conjunto de grupos requeridos.

3. Cuando se agregan nuevos grupos a una lista de grupos requeridos, todos losdescriptores de acceso incluidos en las listas de permisos y restricciones sonevaluados, y aquellos descriptores que no pertenezcan a los grupos recién agregadosserán identificados con una marca.

4. Cuando se agregan nuevos grupos a una lista de conjuntos de grupos requeridos,todos los descriptores de acceso incluidos en las listas de permisos y restricciones sonevaluados, y aquellos descriptores que no pertenezcan a los grupos recién agregadosserán identificados con una marca.

5. Cuando el usuario accede a la ficha de permisos de esta aplicación:

• Se evalúan los descriptores de acceso mostrados actualmente para los permisos ylas restricciones.

• Se marcan los descriptores de acceso que no pertenecen a todos los grupos dela lista de grupos requeridos y al menos a uno de los grupos del conjunto degrupos requeridos.

En repositorios de las versiones 5.2.5, 5.3 y posteriores en los que Trusted ContentServices no está habilitado, sólo se realizan los pasos 1 y 2. En repositorios de la versión5.3 en los que Trusted Content Services está habilitado, se realizan los cinco pasos.

Para crear conjuntos de permisos:


2. En el panel izquierdo, desplácese hasta Administración / Seguridad.Se mostrará el primer grupo de conjuntos de permisos.



3. Haga clic en Archivo>Nuevo>Conjunto de permisos.

4. Escriba el nombre del conjunto de permisos.

5. Escriba una descripción del conjunto de permisos.

6. Indique a quién pertenece el conjunto de permisos.• Si está conectado como superusuario o como propietario del repositorio, podrá

cambiar a quién pertenece el conjunto de permisos.• Si está conectado con privilegios de usuario que no sean de superusuario o

propietario del repositorio, será el propietario.7. Seleccione una clase para el conjunto de permisos en la lista.

• Normal

Conjunto de permisos que sólo puede utilizar el usuario o grupo que lo hacreado. Cualquier usuario o grupo del repositorio excepto el propietario delmismo puede crear un conjunto de permisos Normal.

• Público

Conjunto de permisos que puede utilizar cualquiera en un repositorio.Cualquier usuario o grupo del repositorio puede crear un conjunto de permisosPúblico. Sólo el propietario del conjunto de permisos (el usuario o grupo quelo creó), un superusuario, un administrador del sistema o el propietario delrepositorio pueden modificar o eliminar los conjuntos de permisos públicos.Si el propietario del repositorio es el propietario de un conjunto de permisosconcreto, se denomina conjunto de permisos del sistema.

8. Haga clic en Siguiente.Se mostrará la página de permisos. Aparecen las entradas de control de accesopredeterminadas:• dm_owner

El propietario del conjunto de permisos.• dm_world

Todos los usuarios del repositorio.9. Para agregar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con Trusted

Content Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Grupos requeridos.

b. Seleccione todos los grupos a los que debe pertenecer el usuario.



10. Para quitar grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3 con TrustedContent Services habilitado:



a. En la sección Grupos requeridos, seleccione los grupos.


11. Para agregar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. Haga clic en Agregar en la sección Conjuntos de grupos requeridos.

b. Seleccione los grupos.



12. Para quitar conjuntos de grupos requeridos en un repositorio de la versión 5.3con Trusted Content Services habilitado:

a. En la sección Conjuntos de grupos requeridos, seleccione los grupos.


13. Para agregar descriptores de acceso (usuarios o grupos) al conjunto de permisos:

a. Haga clic en .


c. Marque las casillas de verificación adyacentes a los grupos o usuarios que deseeagregar y, a continuación, haga clic en Agregar.Tenga en cuenta que para quitar un elemento de la lista de elementosseleccionados, debe marcar la casilla de verificación del elemento y hacer clic enQuitar.




g. Si ha agregado varios usuarios, puede hacer clic en Siguiente para aplicardistintos permisos a cada usuario. De lo contrario, haga clic en Aceptar.

14. Para editar los niveles de permisos de un usuario o grupo:


b. Haga clic en .

c. En el área Permisos básicos, seleccione el nivel de acceso.






16. Para agregar restricciones de acceso en un repositorio de la versión 5.3 con la opciónTrusted Content Services activada:


b. Seleccione los usuarios y grupos cuyos derechos se deben restringir.


d. Haga clic en Aceptar.Si hay conflictos de validación, se mostrarán en pantalla junto con las razonesque originan dichos conflictos. Si precisa información sobre la evaluación delos descriptores de acceso para identificar conflictos, consulte la introducciónde este tema.• Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar.• Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos

usuarios o grupos.e. Elija el nivel de permiso con el que se denegará al descriptor de acceso.

f. Elija el nivel de permiso extendido con el que se denegará al descriptor de acceso.

g. Haga clic en Siguiente para pasar al siguiente descriptor de acceso o en Terminarpara aplicar las mismas restricciones a todos los descriptores de acceso.

17. Para eliminar o editar las restricciones de acceso, seleccione los descriptores deacceso y haga clic en Quitar o en Editar, respectivamente.


Establecer permisos para un objetoPara definir los permisos de un objeto:

1. Si todavía no lo ha hecho, desplácese hasta el elemento y abra las propiedades deéste. (Puede abrir las propiedades de varias formas, incluido el hacer clic en .

2. En las propiedades del elemento, seleccione la ficha Permisos.En la parte superior de la página se muestran los permisos del elemento. Lospermisos básicos aparecen en mayúsculas y los extendidos, en minúsculas.



En la parte superior de la página también se muestra el conjunto de permisosasignado al elemento. El conjunto de permisos determina los distintos permisosque los usuarios tienen para ese elemento. Si dispone de permiso para ello, puedecambiar el conjunto de permisos que se haya asignado a este elemento. ConsultePaso 3.En la parte inferior de la página se muestran los usuarios y grupos incluidos en elconjunto de permisos, así como los niveles de permiso de cada uno. Si dispone depermiso para ello, puede editar los usuarios y grupos y sus niveles de permiso.Consulte Paso 4, Paso 5 y Paso 6.

3. Para cambiar el conjunto de permisos asignado a este elemento, haga clic enSeleccionar. En la página de selección, elija un nuevo conjunto de permisos y, acontinuación, haga clic en Aceptar. Si precisa información sobre cómo utilizar lapágina de selección, consulte Elegir elementos en páginas de selección, página 49.

4. Para agregar un usuario o grupo al conjunto de permisos, siga este procedimiento:

a. Haga clic en .


c. Marque las casillas de verificación adyacentes a los grupos o usuarios que deseeagregar y, a continuación, haga clic en Agregar. Tenga en cuenta que para quitarun elemento de la lista de elementos seleccionados, debe marcar la casilla deverificación del elemento y hacer clic en Quitar.




g. Si ha agregado varios usuarios, puede hacer clic en Siguiente para aplicardistintos permisos a cada usuario. De lo contrario, haga clic en Aceptar.

5. Para editar los niveles de permiso de un usuario o grupo, siga este procedimiento:


b. Haga clic en .

c. En el área Permiso, seleccione el nivel de acceso.






Agregar o eliminar usuarios de conjuntos depermisos


• Agregar usuarios a conjuntos de permisos, página 228• Eliminar usuarios de conjuntos de permisos, página 229• Cambiar los permisos asignados a un usuario, página 229• Establecer permisos básicos y extendidos de objetos de usuarios, página 230

Agregar usuarios a conjuntos de permisos

Siga estas instrucciones para agregar un usuario a un conjunto de permisos.

Para agregar usuarios a un conjunto de permisos existente:


2. En el panel izquierdo, desplácese hasta Administración / Seguridad.Se mostrará el primer grupo de conjuntos de permisos.

3. Busque el conjunto de permisos que desee modificar.

4. Haga clic en junto al conjunto de permisos.

5. Cambie la descripción o la clase del conjunto de permisos.

6. Haga clic en Permisos.

7. En la sección Descriptotes de acceso, haga clic en el icono Agregar.Se mostrará el primer conjunto de usuarios, grupos y roles del repositorio.

8. Para ver más, haga clic en las flechas de desplazamiento.

9. Para ver sólo los usuarios, sólo los grupos o sólo los roles, seleccione respectivamenteMostrar usuarios,Mostrar grupos oMostrar roles.

10. Marque la casilla de verificación situada junto a los nombres de los usuarios, gruposo roles que desee agregar al conjunto de permisos.

11. Haga clic en Agregar.



12. Haga clic en Aceptar para agregar los usuarios, grupos y roles al conjunto depermisos, o bien en Cancelar para cancelar la operación.

13. Indique los niveles correctos de permisos básicos y extendidos del primer usuarioque vaya a agregar.

14. Haga clic en Aceptar para aplicar los niveles indicados a todos los usuarios que vayaa agregar, o bien en Siguiente para asignar individualmente los permisos correctos acada usuario.

Eliminar usuarios de conjuntos de permisos

Siga estas instrucciones para eliminar un usuario de un conjunto de permisos.

Para eliminar usuarios de un conjunto de permisos:


2. Desplácese a Administración / Seguridad.Se mostrará el primer grupo de conjuntos de permisos.


4. Haga clic en el icono Información correspondiente al conjunto de permisos.



7. En la sección Descriptores de acceso, marque la casilla de verificación situada junto acada uno de los usuarios que desee eliminar.

8. Haga clic en el icono Quitar.

9. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios o en Cancelar para cancelarlos.

Cambiar los permisos asignados a un usuario

Siga estas instrucciones para cambiar los permisos de un usuario en un conjunto depermisos.

Para cambiar los permisos de un usuario:


2. Desplácese a Administración / Seguridad.Se mostrará el primer grupo de conjuntos de permisos.




4. Haga clic en el icono Información correspondiente al conjunto de permisos.



7. En la sección Descriptores de acceso, marque la casilla de verificación situada junto alnombre de los usuarios cuyos permisos desee cambiar y haga clic en el icono Editar.

8. Cambie los permisos del primer usuario.

9. Para asignar los mismos permisos a todos los usuarios seleccionados, haga clic enAceptar.

10. Para asignar distintos permisos a cada usuario, haga clic en Siguiente.

11. Cuando haya asignado permisos nuevos al último usuario, haga clic en Aceptar.

12. Haga clic en Aceptar.El conjunto de permisos se guardará.

Establecer permisos básicos y extendidos de objetosde usuarios

En esta página, establezca los permisos básicos y extendidos de un usuario.

Para establecer los permisos básicos y extendidos de un usuario:

1. Para establecer los permisos básicos de un usuario, elija el nivel correcto de la listadesplegable.Los niveles de permiso son acumulativos; es decir, un usuario con permiso Leersobre un objeto puede leer un archivo de contenido asociado y ver también laspropiedades del objeto. Los niveles de permiso son los siguientes:

Tabla 19-5. Permisos básicos del usuario

Nivel de acceso Qué permite

Ninguno No se permite acceder al elemento.

Examinar Ver las propiedades pero no el contenido del elemento.

Leer Ver el contenido y las propiedades del elemento.

Relacionar Todo lo anterior y agregar anotaciones al elemento.



Versión Todo lo anterior y modificar el contenido del elemento,además de registrar una nueva versión de éste (conun nuevo número de versión). Sin embargo, no sepueden sobrescribir versiones existentes del elemento nimodificar sus propiedades.

Escribir Todo lo anterior y modificar las propiedades delelemento, además de registrar éste como la mismaversión.

Eliminar Todo lo anterior y eliminar elementos.

2. Para establecer los permisos extendidos de un usuario, marque las casillas deverificación apropiadas.Los permisos extendidos no son acumulativos. Los niveles de permiso extendidoson los siguientes:

Tabla 19-6. Permiso extendido del usuario


Ejecutar procedimiento Los superusuarios pueden cambiar el propietario de unelemento y utilizar la opción Ejecutar procedimientopara ejecutar procedimientos externos sobre ciertos tiposde elemento.

Cambiar ubicación Los usuarios con el permiso Cambiar ubicación puedenmover los elementos en el repositorio.

Cambiar estado Los usuarios con el permiso Cambiar estado puedencambiar el estado de un elemento que tenga aplicadoun ciclo de vida.

Cambiar permiso Los usuarios con el permiso Cambiar permiso puedenmodificar los permisos básicos de un elemento.

Cambiar propiedad Los usuarios con el permiso Cambiar propiedad puedencambiar el propietario del elemento.

Eliminar objeto Los usuarios con el permiso extendido Eliminar objetosólo tienen derechos para eliminar el objeto.

3. Haga clic en Siguiente para asignar los permisos del siguiente descriptor de acceso,en Terminar para asignar los mismos permisos a todos los descriptores de accesocuyos permisos está modificando, o bien en Cancelar para salir de la operación singuardar ningún cambio.



Eliminar conjuntos de permisosSiga estas instrucciones para eliminar conjuntos de permisos. No puede eliminarplantillas de conjuntos de permisos con esta aplicación. Para eliminar una plantilla deconjunto de permisos, utilice Application Builder. Si precisa más información, consultela documentación de Application Builder.

Para eliminar conjuntos de permisos:


2. Desplácese a Administración / Seguridad.

3. Marque las casillas de verificación de los conjuntos de permisos que desee eliminar.

4. Haga clic en Archivo>Eliminar.



Capítulo 20Managing Users, Groups, and Roles

This section describes management of the following:

• Users, página 233• Groups, página 256• Roles, página 264

UsersThis section contains information on creating, modifying, and deleting users in arepository.

To access a repository, a person must be defined as a user in that repository. Addingsomeone as a user to a non-federated repository does not give that person access to everyrepository in the enterprise. The person must be explicitly added to each repository.

When you navigate to Administration/User Management/Users, you access the usersin the current repository. When you first access this page, it is in search mode. Youcan search for users by repository user name, OS user name (name on the operatingsystem), or default group.

Click Show All Users to list all users in the repository. The users in the repository aredisplayed in the order in which they were added to the repository.

You can sort the users by clicking any of the column headings:• Name, the user’s name in the repository• Group, the user’s default group• State, which indicates whether the user is active, inactive, locked, or locked and

inactive• E-mail, the user’s email addressYou can also jump to a user by typing the first few letters of the user’s name in therepository in the User Name box or by clicking the letter corresponding to the beginning


Managing Users, Groups, and Roles

of the user’s repository name. The user’s repository name is not the user’s login name.For example, a user who connects to the repository as msmith might have the repositoryname Mary Smith. Search for Mary, not msmith. Similarly, in 5.3 and later repositories,you can search by typing in a part of the User Login Name, the user’s Default Group, orthe User Login Domain. In 5.2.x repositories, the search boxes are User Name, User OSName, Default Group, and the User Domain.

To search for users in the repository, click Search. On the user list page, you can alsoclick Advanced to use the advanced search features.

To display more than the default ten users at a time, select a different number fromthe Show Items drop-down list

To view the next page of users, click the > button. To view the previous page of users,click the < button. To jump to the first page of users, click the << button. To jump to thelast page, click >>.

This section includes the following topics:

• Locating Users, página 234• Setting the Default Permissions for the Cabinet of a New User, página 235• Creating Users, página 236• Creating Global Users, página 240• User Properties, página 241• Importing Users, página 247• Import User Properties, página 248• Deleting Users, página 252• Reassigning Objects to Another User, página 252• Changing the Home Repository of a User, página 253• Making a User Active or Inactive, página 253• Modifying Users, página 254• Viewing Groups, Workflows, Alias Sets, Permission Sets, and Documents of a User,

página 254• Viewing or Deleting Change Home Repository Logs, página 254• Viewing User Reassign Logs, página 255• Rename Reports, página 256

Locating Users

Use these instructions to locate users in the repository. You can search by user name,user OS name, or default group.



To locate users:

1. Connect to the repository where you want to locate a particular user.

2. In the Classic view’s left pane, navigate to Administration / User Management.

3. Click Users.

4. Type the information into a search box. (Depending on your repository version,available search boxes include User Name, User Login Name, Default Group, UserLogin Domain, User OS Name, and User Domain.)

5. Click Search.

Setting the Default Permissions for the Cabinet of aNew User

When you create a new user, you assign the user a default folder. DocumentumAdministrator allows you to select between assigning an existing folder as the user’sdefault or creating a new folder with the user’s name. If you have DocumentumAdministrator create the folders for new users and you want to control the permissionsassigned to new users’ folders, use these instructions.

1. Create a new alias set called UserPropertiesConfiguration.

2. Assign ownership of the UserPropertiesConfiguration alias set to the repositoryowner.This is the user whose account is used for database access (dm_dbo).

3. Create two aliases in UserPropertiesConfiguration.• DefaultFolderAcl

Point this alias to the permission set to be applied to the new folder createdfor new users.

• DefaultFolderAclDomain

Point this to the user who owns the permission set you use for DefaultFolderAcl.When the new folder is created during new user creation, Documentum Administratorapplies the permission set you designate. If a new user is not present as an accessor inthe permission set, the user is granted write permission on the folder. The permission setfor the cabinet is then modified to a system-generated permission set, but it otherwisehas the permissions from the permission set you created.

You can use Documentum Administrator to create a new default folder for an existinguser whose default folder is not the user’s name, and permissions on the set are appliedas described above if you have created the necessary alias set and aliases.



If the UserPropertiesConfiguration alias set does not exist and a superuser creates thenew user, the new user owns the folder and has delete permission. If a sysadmin createsthe new user, the user is not the owner of the default folder, but the user has changeowner permission on the folder as well as write permission.

Creating or Modifying Users

Click the links for instruction on:• Creating Users, página 236• Modifying Users, página 254

Creating Users

Use these instructions to create repository users.

Before you create users, determine what type of authentication the server uses. If theserver authenticates users against the operating system, each user must have an accounton the server host.

If the server uses an LDAP directory server for user authentication, the users do notneed to have operating system accounts.

If the repository is the governing member of a federation, a new user can be a globaluser. Global users are managed through the governing repository in a federation, andhave the same attribute values in each member repositories within the federation. Ifyou add a global user to the governing repository, that user is added to all the memberrepositories by a federation job that synchronizes the repositories.

You must have sysadmin or superuser privileges to create users. Superusers andsysadmins cannot modify their own extended privileges.

For information about each attribute, see User Properties, página 241. For moreinformation about users, refer to “Users and Groups” in the Content Server Administrator’sGuide.

To create new users:

1. Connect to the repository where you want to create new users.

2. Click Administration.

3. Click User Management.

4. Click File>New>User.



5. Choose a state for the user.• Active

The user is a currently active repository user. Active users are able to connectto the repository.

• Inactive

The user is not currently active in the repository. Inactive users are unable toconnect to the repository. A user may be made inactive because of multipleauthentication failures or through resetting the state manually. Repositories ofversion 5.3 and later may be configured so that a user is automatically activatedafter being inactivated. Refer to the chapter on users in the Content ServerAdministration Guide for information on how to configure this.

• Locked

The user is unable to connect to the repository. A sysadmin or superuser mustset a user to this state manually and must manually take a user out of this state.

• Locked and inactive

The user is inactive and unable to connect to the repository. A sysadmin orsuperuser must set a user to this state.

If the user is a superuser, only another superuser can reset the user’s state.

6. In the Name field, type the user’s name.The user name cannot be changed after it is assigned. To change a user’s name, youmust create a new user with the new name, then assign the existing user’s objects tothe new user. For instructions on reassigning objects to a different or new user, referto Reassigning Objects to Another User, página 252.

7. If available, type the User Login Name. This is the login name used forauthenticating a user. If the user is an operating system user, the user login namemust match the user’s operating system name. If the user is an LDAP user, the userlogin name must match the LDAP authentication name.

8. If available, type the User Login Domain. This field identifies the domain in whichthe user is authenticated. It is typically a Windows domain or the name of the LDAPserver used for authentication.

9. Select a User Authentication Source from the list. Depending on the operatingsystem, some or all of the following choices are available:• None• LDAP: The user is authenticated by an LDAP server.• Password: The user must provide a password that is stored only in the

repository. There is no external authentication.• UNIX only: Select this for the default UNIX user authentication.



• Domain only: Select this if the repository has Windows domain authenticationenabled and the user must be authenticated against a domain.

• UNIX first: Select this if the repository has Windows domain authenticationenabled and the user must be authenticated first against UNIX, then against adomain.

• Domain first: Select this if the repository has Windows domain authenticationenabled and the user must be authenticated first against a domain, then againstUNIX.

• Password: The user must provide a password that is stored only in therepository. There is no external authentication.

10. If Password was selected, type in the user’s password. The password is encryptedand stored in the repository. This must be provided manually for users added usingan imported LDIF file.

11. Type the user’s email address. This is the address to which notifications are sent forworkflow tasks and registered events.

12. In the User OS Name field, type the user’s operating system user name. This is theuser’s repository user name and is required in 5.2.5 repositories.

13. In theWindows Domain field, type the user’s Windows domain.• If the repository is on a Windows host, type the domain.• If the repository is on a UNIX host and you have a domain map set up in order to

use Windows domain authentication, browse to the correct domain.14. Select a home repository for the user.

15. If the user is being created in the governing repository of a federation, check Useris global if you want the user and the user’s properties to be propagated to allmembers of the federation.

16. To use an existing repository folder as the user’s default folder:

a. Click Choose existing folder.

b. Click Select Folder.

c. Locate the correct folder.

d. Select the folder.

e. Click OK.

17. To create a folder with the user’s name, click Choose/Create folder with user name.

18. To restrict the user’s repository access to particular folders or cabinets:If no folders are chosen, the user has access to all folders and cabinets in therepository, subject to the permissions on those cabinets and folders and subject tofolder security.



a. Click Select.

b. Locate the folders or cabinets to which the user will have access.

c. Select the folders or cabinets.

d. Click OK.

e. Perform the last two substeps on each page where there is a folder or cabinet towhich the user will have access.

19. Click Select Group and select a default group for the user.

20. Click Select Permission Set and select a default permission set for the user.

21. To provide a DB Name, which is the username in the RDBMS, type the name in theDB Name field. The DB Name is required only if the user will be a repository owneror a user who registers RDBMS tables.

22. Select the user’s privileges from the list. User privileges authorize certain users toperform activities that are required to administer and maintain the system. Theprivilege levels are:• None• Create Type• Create Cabinet• Create Cabinet and Type• Create Group• Create Group and Type• Create Group and Cabinet• Create Group, Cabinet, and Type• System Administrator• Superuser: If you grant superuser privileges to a user after installing or

upgrading a repository or after manually running the toolset.ebs script, add thatuser manually to the group called admingroup. If you revoke a user’s superuserprivileges, remove the user from the admingroup.

23. Select the user’s extended privileges from the list. Extended privileges determinewhether the user can configure auditing, view audit trails, and purge audit trails.Superusers and sysadmins cannot modify their own extended privileges. Select oneof the following:• None

The user cannot configure auditing, view audit trails, or purge audit trails.• Config audit

The user can configure auditing.• Purge audit



The user can purge existing audit trails.• Config and Purge Audit

The user can configure auditing and purge existing audit trails.• View Audit

The user can view audit trails.• Config and View Audit

The user can configure auditing and view existing audit trails.• View and Purge Audit

The user can view existing audit trails and purge them.• Config, View, and Purge Audit

The user can configure auditing and view and purge existing audit trails.24. Select the user’s client capability. Select the user type:

• Consumer• Contributor• Coordinator• System AdministratorContent Server does not recognize or enforce these settings. For information aboutclient capability levels, see the documentation for each client product.

25. Click Select Alias Set and select a default alias set for the user.

26. To indicate that the user is not available to receive workflow tasks, checkWorkflowDisabled.

27. To allow the user more login attempts than the limit set in the repository configobject in 5.1 and later repositories, check Turn off authentication failure checking.

28. Click OK.The new user is created.

Creating Global Users

A global user is a repository user who is found in all members of a repository federationand whose attribute values are the same in all of the repositories. Global users aremanaged through the governing repository. If you add a global user to the governingrepository, that user is added to all the member repositories by a federation job thatsynchronizes the repositories.



To create a global user, connect to the governing repository of a federation and createthe user there. Check User is global to make the user global. Use the instructions inCreating Users, página 236 to create the user.

To modify the properties of a global user, connect to the governing repository.

Global users can also have local attributes, which you can modify in a local repository.

User Properties

The following table describes each field that must be completed to create a new user. Formore information on users, see the Content Server Administrator’s Guide.

Tabla 20-1. Properties of a User

Field Label Value

User State Indicates the user’s state in the repository:

• ActiveThe user is a currently activerepository user. Active users are ableto connect to the repository.

• InactiveThe user is not currently activein the repository. Inactive users areunable to connect to the repository. Auser may be made inactive becauseof multiple authentication failures orthrough resetting the state manually.

• LockedThe user is unable to connectto the repository. A sysadmin orsuperuser must set a user to this state.

• Locked and inactiveThe user is inactiveand unable to connect to the repository.A sysadmin or superuser must set auser to this state.

If the user is a superuser, only anothersuperuser can reset the user’s state.



Field Label Value

Name The user name for the new user.

If you are modifying the propertiesof a user, you cannot change the username. Instead, you must reassign theuser’s objects to another user. User theinstructions in Reassigning Objects toAnother User, página 252.

User Login Name The login name used for authenticatinga user in 5.3 and later repositories. Ifthe user is an operating system user, theuser login name must match the user’soperating system name. If the user is anLDAP user, the user login name mustmatch the LDAP authentication name.

If a repository was upgraded to 5.3 froman earlier version, this field is populatedduring the upgrade with the value of theuser OS name attribute.

User Login Domain Identifies the domain in which the useris authenticated. This is typically aWindows domain or the name of theLDAP server used for authentication.

User Authentication Source Specifies how to authenticate a givenrepository user’s user name and password.Valid values depend on whether therepository runs on UNIX or Windows. OnUNIX, the valid values are:

• null• LDAPThe user is authenticated

through an LDAP directory server.• PasswordThe user is authenticated

based on a password stored inthe repository. Choose Passwordfor repository users who are notauthenticated on an LDAP server orWindows domain.

• UNIX onlyThe user is authenticatedusing the default UNIX mechanism,dm_check_password or other externalpassword checking program.



Field Label Value

• domain onlyThe user is authenticatedagainst a Windows domain.

• UNIX firstThis is used for UNIXrepositories where Windows domainauthentication is in use. The useris authenticated first by the defaultUNIX mechanism; if that fails, the useris authenticated against a Windowsdomain.

• domain firstThis is used for UNIXrepositories where Windows domainauthentication is in use. The user isauthenticated first against a Windowsdomain; if that fails, the user isauthenticated by the default UNIXmechanism.

On Windows, the valid values are:


through an LDAP directory server.• PasswordThe user is authenticated

based on a password stored inthe repository. Choose Passwordfor repository users who are notauthenticated on an LDAP server orWindows domain.

Password If Password is selected as the UserAuthentication Source, this field isdisplayed. Type the user’s password,which is then encrypted and stored in therepository.

Description A description of the user.

Email Address The user’s email address for receivingnotifications from the repository.

User OS Name The new user’s operating system username. Required in 5.2.5 repositories. Notrequired in 5.3 and later repositories.



Field Label Value

Windows Domain OnWindows, the domain name associatedwith the new user’s Windows account.On UNIX, the domain on which the useris authenticated if Windows domainauthentication is in use.

Home Repository The repository where the user receivesnotifications and tasks.

Default Folder The default storage place for any objectthe user creates. Normally, this is a cabinetwhere the user’s name is the object name.

• Select Choose existing folder to assigna folder you already created as theuser’s default folder.

• Select Choose/Create folder with theuser name to automatically create afolder with the user’s name as theobject name.

Accessible Folders Use this field optionally to restrict theuser’s repository access:

• If any folders are selected, the userhas access only to those folders andobjects in the selected folders.The userautomatically has access to his or herdefault folder.

• If no folders are selected, the user hasaccess to the entire repository, subjectto the permissions set on folders andobjects in the repository.

Default Group When the user creates an object inthe repository, it belongs to the groupname associated with the user’s defaultpermission set.

Default Permission Set A permission set used to assign the defaultpermissions to objects created by the user.



Field Label Value

DB Name The new user’s username in theunderlying RDBMS. The DB Nameis required only if the user will be arepository owner or a user who registersRDBMS tables.

Privileges Choose a user privilege from the list.User privileges authorize certain usersto perform activities that are required toadminister and maintain the system. Theprivilege levels are:

• None• Create Type• Create Cabinet• Create Cabinet and Type• Create Group• Create Group and Type• Create Group and Cabinet• Create Group, Cabinet, and Type• System Administrator• Superuser: If you grant superuser

privileges to a user, add that usermanually to the group calledadmingroup. If you revoke a user’ssuperuser privileges, remove the userfrom the admingroup.

Extended Privileges In 5.2 and later repositories, this sets thelevel of extended privileges for auditing.Superusers and sysadmins cannot modifytheir own extended privileges.

• NoneThe user cannot configureauditing, view audit trails, or purgeaudit trails.

• Config auditThe user can configureauditing.

• Purge auditThe user can purge existingaudit trails.

• Config and Purge AuditThe user canconfigure auditing and purge existingaudit trails.



Field Label Value

• View AuditThe user can view audittrails.

• Config and View AuditThe user canconfigure auditing and view existingaudit trails.

• View and Purge AuditThe user canview existing audit trails and purgethem.

• Config, View, and Purge AuditThe usercan configure auditing and view andpurge existing audit trails.

Client Capability Indicates what level of use is expected ofthe user. Choose the user type from thelist. There are four types of users:

• Consumer• Contributor• Coordinator• System Administrator

Content Server does not recognize orenforce these settings.

Alias Set The default alias set for the user.

Workflow Disabled Indicates whether a user can receiveworkflow tasks.

Propagate changes to members Displays only when editing a global user.When checked, changes to the member arepropagated to members of a repositoryfederation.

Turn off authentication failure checking 5.1 and later repositories. If checked, usermay exceed the number of failed loginsspecified in the Maximum AuthenticationAttempts field of the repository configobject.



Importing Users

You can create repository users from information contained in an input file.

Before you create the users, determine what type of authentication the repository uses.If the server authenticates users against the operating system, each user must have anaccount on the server host.

If the server uses an LDAP directory server for user authentication, the users do notneed to have operating system accounts.

If you specify the attributes user_group (the user’s default group) and acl_name (theuser’s default permission set), any groups and permission sets must already exist beforeyou import the users.

In 5.3 repositories, if you are creating a user who is authenticated using a passwordstored in the repository, the password cannot be assigned in the input file. Youmust assign the password manually. After the user is created, use the instructions inModifying Users, página 254 to assign the user’s password.

All users are assigned the same state when they are imported. If any users must beassigned different states, use the instructions in Modifying Users, página 254 after youimport the users.

To import new users:

1. On the file system of the host where your browser is running, create a text file inLDIF format.Each user to be imported starts with the header object_type:dm_user. Follow theheader with a list of attribute_name:attribute_value pairs. The attribute user_nameis required. You can specify as many additional attributes as you wish, but theattribute_names must match the actual attributes of the type.Each attribute_name:attribute value pair must be on a new line. For example:object_type:dm_useruser_name:Pat Smithuser_group:accountingacl_domain:smithacl_name:Global User Default ACLobject_type:dm_useruser_name:John Brown

If the ldif file contains umlauts, accent marks, or other extended characters, storethe file as a UTF-8 file, or users whose names contain the extended characters arenot imported.

2. Save the text file.

3. Connect to the repository where you want to create new users.





6. Click File>Import>LDIF.

7. Indicate the state for the users you are importing.• Active

The user is a currently active repository user. Active users are able to connectto the repository.

• Inactive

The user is not currently active in the repository. Inactive users are unable toconnect to the repository. A user may be made inactive because of multipleauthentication failures or through resetting the state manually. Repositories ofversion 5.3 and later may be configured so that a user is automatically activatedafter being inactivated. Refer to the chapter on users in the Content ServerAdministration Guide for information on how to configure this.

• Locked

The user is unable to connect to the repository. A sysadmin or superuser mustset a user to this state manually and must manually take a user out of this state.

• Locked and inactive

The user is inactive and unable to connect to the repository. A sysadmin orsuperuser must set a user to this state.

8. Click Select Source and browse to the location of the LDIF file containinginformation for creating the new users.

9. Select a User Source from the list.

10. In the other fields, specify any property values that apply to all the users you areimporting. Values specified in the input file override values specified on this page.

11. Indicate whether to overwrite or ignore user information for any users who alreadyexist.

12. Click Finish.

Import User Properties

The following table describes the import user properties.



Tabla 20-2. Import User Properties

Field Label Value

User State Indicates whether the user is Active,Inactive, Locked, or Locked and Inactive.

• ActiveThe user is a currently activerepository user. Active users are ableto connect to the repository.

• InactiveThe user is not currently activein the repository. Inactive users areunable to connect to the repository. Auser may be made inactive becauseof multiple authentication failures orthrough resetting the state manually.Repositories of version 5.3 andlater may be configured so thata user is automatically activatedafter being inactivated. Refer to thechapter on users in the Content ServerAdministration Guide for information onhow to configure this.

• LockedThe user is unable to connectto the repository. A sysadmin orsuperuser must set a user to this statemanually and must manually take auser out of this state.

• Locked and inactiveThe user is inactiveand unable to connect to the repository.A sysadmin or superuser must set auser to this state.

If the user is a superuser, only anothersuperuser can reset the user’s state.

Input File Path The name of an input file.



Field Label Value

User Source Specifies how to authenticate a givenrepository user’s user name andpassword. Valid values are:


through an LDAP directory server.• Inline PasswordThe user must provide

a password that is stored only inthe repository. There is no externalauthentication. You must manuallyenter the password for each userauthenticated with a password; thepasswords cannot be imported in theLDIF file.

• UNIX onlyThe user is authenticatedusing the default UNIX mechanism,dm_check_password or other externalpassword checking program.

• domain onlyThe user is authenticatedagainst a Windows domain.

• UNIX firstThis is used for UNIXrepositories where Windows domainauthentication is in use. The useris authenticated first by the defaultUNIX mechanism; if that fails, the useris authenticated against a Windowsdomain.

• domain firstThis is used for UNIXrepositories where Windows domainauthentication is in use. The user isauthenticated first against a Windowsdomain; if that fails, the user isauthenticated by the default UNIXmechanism.

Description A description for the user.

Windows Domain (Windows only.) The domain nameassociated with the new user’s Windowsaccount.



Field Label Value

Home Repository The repository where the user receivestasks and notifications.

Default Folder The default storage location for any objectthat the user creates. Depending onhow you have set up your site, you mayneed to create a folder for the user. Youmay choose to give each user a personaldefault folder. In this case, it is likely youwill need to create the folder. Or perhapsseveral users share a folder. In this case,the folder may already exist.

Default Group Choose a group name from the list.

When the user creates an object inthe repository, it belongs to the groupname associated with the user’s defaultpermission set.

Default permission set A permission set to use to assign thedefault permissions to objects created bythe new user.

DB Name The new user’s username in theunderlying RDBMS.

Privileges Choose one of the following userprivileges from the list: None; Group;Cabinet; Type; Group and Cabinet;Cabinet and Type; Group and Type;Group, Cabinet, and Type; Sysadmin;Superuser.

Client Capability Indicates what level of use is expected ofthe user. Choose the user type from thelist:

• Default• Consumer• Contributor• Coordinator• System Administrator



Field Label Value

Alias Set Select a default alias set

Overwrite or ignore information whenuser exists

If Overwrite is chosen and a userexists in the repository, replace existinginformation with imported information.

If Ignore is chosen and a user exists in therepository, retain existing information.

Deleting Users

You can remove users from the repository, but Documentum strongly recommendsmaking users inactive or reassigning them rather than deleting them from the repository.

When you delete a user, the server does not remove the user’s name from objects inthe repository such as groups and ACLs. Consequently, when you delete a user, youmust also remove or change all references to that user in objects in the repository. Toreassign a user’s objects to another user, use the instructions in Reassigning Objects toAnother User, página 252.

You can delete a user and then create a user with the same name. If you add a new userwith the same name as a deleted user and have not removed references to the deleteduser, the new user inherits the group membership and object permissions belongingto the deleted user.

You cannot delete the repository owner, installation owner, or yourself.

To delete users:

1. Navigate to Administration/User Management/Users.

2. Select the users to delete by checking the check boxes next to their names.

3. Click File>Delete.

4. Click Finish.

Reassigning Objects to Another User

If you are deleting a user from the repository or making the user inactive and you wantobjects owned by the user assigned to another user, use these instructions. In addition, ifyou want to rename a user, create a new user and then assign the existing user’s objectsto that user. This is the only way to change a user’s name.



To reassign objects to another user:


2. Select the user whose objects are being reassigned.

3. Click Tools>Reassign User.

4. Type in the name of the user to which to reassign the current user’s objects, orclick Select User.

5. Indicate when to run the reassign job.

6. Indicate whether to unlock checked-out objects or ignore them.

7. Indicate whether to save changes and report results or just report results.

8. Click OK.

Changing the Home Repository of a User

The home repository is where users receive tasks and notifications in their inboxes.

To change a home repository:


2. Select the user for whom you want to change the home repository.

3. Click Tools>Change Home Repository.

4. From the list, select the user’s new home repository.

5. Indicate whether to run the job that changes the home repository when it is nextscheduled or to run the job now.

6. Click OK.

Making a User Active or Inactive

Changing a user’s state from active to inactive is an alternative to deleting the user fromthe repository. If the user is a superuser, only another superuser can reset the user’s state.

To change a user from active to inactive or inactive to active:


2. Select the user.

3. Click .



4. To make an active user inactive, click Inactive.

5. To make an inactive user active, click Active.

6. Click OK.

Modifying Users

Use these instructions to modify the properties of an existing user.

To modify a user:


2. Select the user.

3. Select View>Properties>Info.

4. Modify the properties you want to change.

5. Click OK.

Viewing Groups, Workflows, Alias Sets, PermissionSets, and Documents of a User

Use these instructions to determine the groups to which a user belongs.

To view the groups, workflows, permission sets, alias sets, or documents of a user:


2. Select the user.

3. Click View>Memberships.

4. From the list, select All, Groups, ACLs (permission sets,Workflows, Alias Sets, orDocuments.

Viewing or Deleting Change Home Repository Logs

Use these instructions to view or delete the logs generated by changing a user’s homerepository.



To view or delete change home repository logs:

1. From the user list page, click View>Change Home repository Logs.

2. To view a log, click the job request ID of the job.The log contains this information:• The user’s name• The old and new home repositories• The objects updated by the reassign operation

3. To delete a log, check the checkbox next to the log and click File>Delete.

4. To exit viewing the log, click OK.

5. To exit the log list page, click Users in the navigation trail at the top of the right pane.

Viewing User Reassign Logs

Use these instructions to view or delete the logs generated by reassigning a user’sobjects to another user.

To view the user reassign logs:

1. From the user list page, click View>Reassign Logs.The Reassign Logs list page is displayed. The list page tells you:• The job request ID• The user’s old and new names• Whether the job generated a report only or proceeded with the reassign operation• Whether locked objects were unlocked• Whether the request was completedYou can sort on each column.

2. To view a log, click the job request ID for the rename job.If the job request ID is not a clickable link, a log was not generated for the job.



5. To exit the log list page, click Users in the navigation path at the top of the right pane.



Rename Reports

This page displays rename logs, including group and user rename logs.

GroupsA group represents multiple repository users, and can contain groups, users, or roles. Bydefault, a group is owned by the user who creates the group. Groups can be public orprivate. By default, groups created by a user with Create Group privileges are private,while groups created by a user with sysadmin or superuser privileges are public.

A group can be a dynamic group. A dynamic group is a group, of any group class, whoselist of members is considered a list of potential members. For more information ondynamic groups, refer to About Dynamic Groups, página 257.

To create or modify groups, you must have privileges as follows:

Tabla 20-3. Privileges for creating or modifying groups

Privilege Create Modify Delete

Create Group Can create group orassign ownershipto a group to whichthe user belongs

Can add or deletemembers andassign ownershipto a group to whichthe user belongs

Can delete groupsthe user owns,including groupswhere a group isowner and the useris a member of thegroup

Sysadmin Can create group orassign ownershipto a group to whichthe user belongs

Can update groupadministrator,owner, or membersof a group

Can delete groupsthe user owns,including groupswhere a group isowner and the useris a member of thegroup

Superuser Can create agroup and assignownership to adifferent user orgroup

Can update groupadministrator,owner, or membersof a group

Can delete anygroup

In a 5.x repository, a group can own sysobjects and permission sets.



The name assigned to a group must consist of characters that are compatible withContent Server’s server OS code page.

If you create a role as a domain, it is listed on the groups list, not the roles list.

To jump to a particular group, type the first few letters of its object name in the Startswith box and click Search. To view a list of all groups beginning with a particularletter, click that letter. To view a different number of groups than the number currentlydisplayed, select a different number in the Show Items list.

To view the members of a group, click the group’s name.

From this page, you can find instructions for:

• About Dynamic Groups, página 257• Locating Groups, página 258• Viewing Where a Group is Used, página 258• Creating Groups, página 259• Modifying or Viewing Groups, página 260• Adding Users, Groups, or Roles to a Group, página 260• Removing Users From a Group, página 261• Deleting Groups, página 261• Reassigning the Objects Owned by a Group, página 261• Viewing Group Reassign Logs, página 262• Group Properties, página 262

About Dynamic Groups

A dynamic group is a group, of any group class, whose list of members is considered alist of potential members. A dynamic group is created and populated with members likeany other group. Whether or not a group is dynamic is part of the group’s definition. It isrecorded in the is_dynamic attribute and may be changed after the group is created. (Inthis application, is_dynamic is the field labeled Is Group Dynamic.

When a session is started, whether Content Server treats a user in a dynamic group as anactual member is dependent on two factors:• The default membership setting in the group object• Whether the application from which the user is accessing the repository requests that

the user be added or removed from the groupThe is_dynamic_default attribute in a group object determines whether ContentServer treats a user in a dynamic group’s list of members as a group member or as anon-member. By default, the group setting directs Content Server to treat a user as anon-member of the group.



You can use dynamic groups to model role-based security. For example, suppose youdefine a dynamic group called EngrMgrs. Its default membership behavior is to assumethat users are not members of the group. The group is granted the privileges to changeownership and change permissions. When a user in the group accesses the repositoryfrom a secure application, the application can issue the session call to add the user tothe group. If the user accesses the repository from outside your firewall or from anunapproved application, no session call is issued and Content Server does not treat theuser as a member of the group. The user cannot exercise the change ownership or changepermissions permits through the group. For more information on dynamic groups, referto the Content Server Administrator’s Guide.

Locating Groups

Use these instructions to locate groups in a repository.

To locate groups:

1. Connect to a repository.



4. Click Groups.The first ten groups in the repository are displayed.

5. To jump to a particular group or to groups starting with a particular string, type thestring in the Starts with field and click Search.

6. To see more groups, click the Forward or Back buttons or click a letter correspondingto the first letter of a group.

7. To change the number of groups displayed, select a different number from the ShowItems list.

Viewing Where a Group is Used

Use these instructions to see where a group is used.

To view where a group is used:

1. Locate the correct group.

2. Check the checkbox next to the group’s name.

3. Click View>Memberships.



Creating or Modifying Groups

Click the links below for instructions on:• Creating Groups, página 259• Modifying or Viewing Groups, página 260

Creating Groups

Use these instructions to create new groups.

To create groups:

1. From User Management, click Groups.

2. Click File>New>Group.

3. Type the name of the new group.

4. If the rooms feature of Collaborative Services is enabled, select the group’s nativeroom.If a room is selected, the group is considered a private group in the room.For more information on working with rooms, refer to “Working with Rooms” inthis online help system or the Webtop help system.

5. Type an email address for the group. This is typically the email address of thegroup’s owner.

6. Click Select Owner to select an owner for the group.

7. Click Select Administrator to select an administrator for the group.

8. Click Select Alias Set to select the alias set for the group.

9. If you are connected to the governing repository of a federation and the group mustbe a global group, check Group is Global.

10. Optionally, provide a description of the group.

11. To make the group a private group, check Is Private.

12. In 5.3 and later repositories, indicate whether the group is a dynamic group.A dynamic group is a group, of any group class, whose list of members is considereda list of potential members. For more information about dynamic groups, referto About Dynamic Groups, página 257.

13. If the group if dynamic, indicate whether users are treated as members ornon-members by default.



14. Click Finish.

Modifying or Viewing Groups

To modify a group, you must be the group’s owner, a superuser, a member of the groupthat owns the group to be modified, or identified in the group’s group_admin attribute,either as an individual or as a member of a group specified in the attribute. Use theseinstructions to modify groups.

To modify or view a group:


2. Locate the correct group.

3. Click the Info button.

4. Modify the group’s attributes if you have sufficient permissions.

5. Click OK.

Adding Users, Groups, or Roles to a Group

A group can contain users, other groups, or roles. (Roles are found in 5.x and laterrepositories only.) Use these instructions to add users, groups, or roles to a group.

To add users to a group:


2. Click the name of the group to which you want to add users.

3. To filter the list, select Only Groups, Only Users, or Only Roles from the list.

4. Click File>Add Members

5. Check the check boxes next to the names of the users, groups, or roles you areadding to the group.

6. Click Add.

7. Click OK.



Removing Users From a Group

Use these instructions when users must be removed from a group.

To delete users from a group:

1. From the User Management page, click Groups.

2. Click the name of the group from which you want to delete users.


4. Check the check boxes next to the names of the users you are deleting from the group.

5. Click File>Remove Member(s).

Deleting Groups

You can delete a group if you are the group’s owner, a superuser, a member of the groupthat owns the group to be deleted, or identified in the group’s group_admin attribute,either as an individual or as a member of a group specified in the attribute. However,to preserve repository consistency, do not remove groups from the repository. Instead,remove all members of the group and leave the group in the repository, or reassign allobjects owned by the group to another group or user and then delete the group.

To delete a group:


2. Check the check box next to the name of the group you are deleting.


4. Click OK to confirm that you want to delete the group.

Reassigning the Objects Owned by a Group

Use these instructions to reassign the objects owned by a group to another group.

To reassign a group:


2. Check the check box next to the name of the group you are reassigning.

3. Click Tools>Reassign Group.



4. Type in the name of the group to which this group’s users and objects are beingreassigned, or click Select Group to select a group.

5. Indicate whether to run the reassign job at the next time the job is scheduled or now.

6. Indicate whether to unlock or ignore checked-out objects.


8. Click OK.

Viewing Group Reassign Logs

Use these instructions to view or delete the logs generated by reassigning the membersof a group to another group.

1. From the groups list page, click View>Reassign Logs.

2. To view a log, click the job request ID.If the job request ID is not a clickable link, no log was generated for the job.



Group Properties

The following table lists the fields completed when you create or modify a group:

Tabla 20-4. Properties of a Group

Field Label Value

Name The name of the new repository group.

Group Display Name A display name for the group.

Group Native Room Under Collaborative Services with Rooms,a native room for the group



Field Label Value

Class The type of group. The default is Group.The other valid value is Role.

Use this attribute so that your applicationscan distinguish between groups and roles.The server does not enforce the value ofthis attribute and does not set the attributeto any value other than group. Server 5.xonly.

If you set this to Role, the group does notappear on the groups list page.

Email Address The email address for the new group.

If no value is entered in this field, thegroup email address defaults to the groupname.

Owner The name of a repository user who hasthe Create Group privilege and who ownsthis group.

If you are a superuser, you can select theowner. Otherwise, you can set this to agroup of which you are a member.

Administrator Specifies a user or group, in addition to asuperuser or the group owner, who canmodify the group. If this is null, onlya superuser and the group owner canmodify the group. Server 5.x only.

Alias Set The default alias set for the group.

Group is Global Displayed only in the governingrepository of a federation

Description A description of the group.

Private Group Defines whether the group is private. If IsPrivate is unchecked, the group is createdas a public group.

By default, groups created by users withsysadmin or superuser privileges arepublic, and groups created by users witha lower user privilege level are private.



Field Label Value

Dynamic Group When this is checked, the group is adynamic group. A dynamic groupis a group of any group class wherethe membership is considered a list ofpotential members. Whether a particularuser is treated as a member of the groupor not is determined by the setting ofTreat users as members/Treat users asnon-members and the behavior of theapplication by which the user accesses therepository. For more information aboutdynamic groups, refer to About DynamicGroups, página 257.

Treat users as members/Treat users asnon-members

This field can be set only if Is GroupDynamic is checked. The membersof a dynamic group are consideredto be potential group members. Atruntime, whether the group membersare considered members is determinedby how this field is set. If Treat usersas members is selected, users areconsidered members of the dynamicgroup. The default setting is Treat usersas non-members.

RolesA role is a type of group that contains a set of users or other groups that are assigned aparticular role within a client application domain. For information on roles and domains,refer to the section on security services in Content Server Fundamentals. Roles are foundonly in 5.1 and later repositories.

If you create a role as a domain, it is listed in the groups list, not the roles list.

To jump to a particular role, type the first few letters of its object name in the Starts withbox and click Search. To view a list of all roles beginning with a particular letter, clickthat letter. To view a different number of roles than the number currently displayed,select a different number in the Show Items list.

This section describes the following:

• Creating Roles, página 265



• Adding Users, Groups, or Roles to a Role, página 266• Modifying Roles, página 266• Reassigning Roles, página 267• Deleting Roles, página 267• Role Properties, página 267

Creating or Modifying Roles

Click the links below for instructions on:• Creating Roles, página 265• Modifying Roles, página 266

Creating Roles

Use these instructions to create new roles.

To create roles:

1. From User Management, click roles.

2. Click File>New>Role.

3. Type the name of the new role.

4. Type an email address for the role. This is typically the email address of the role’sowner.

5. Type the owner of the role.

6. Click Select Alias Set to select the alias set for the role.

7. Optionally, provide a description of the role.

8. To create the role as a private role, check Is Private.

9. To create the role as a domain, check Create role as domain.If you create a role as a domain, it is listed on the groups list, not the roles list.

10. To save the role and return to the Roles page, click OK.



Adding Users, Groups, or Roles to a Role

Use these instructions to add users, groups, or roles to a role.

To add users, groups, or roles to a role:

1. From User Management, click Roles.

2. Click the name of the role to which you want to add users.The list page with members of the role is displayed.


4. Click File>Add Members

5. To filter the page so it displays only users, groups, or roles, select Show Users, ShowGroups, or Show roles from the list at the bottom of the page.

6. Check the check boxes next to the names of the users, groups, or roles you areadding to the role.

7. Click Add.

8. Click OK.

Modifying Roles

Use these instructions to modify the properties of an existing role.

If your WDK-based application is Web Publisher, you can modify Web Publisher rolesusing XML files to change the functionality available to Web Publisher roles and toreplace or add roles to your Web Publisher application. For further details on configuringWeb Publisher roles, refer to theWeb Development Kit Applications Configuration Guide.

To modify a role:

1. From the User Management page, click Roles.

2. Locate the correct role.

3. Click the Info button or View>Properties>Info.

4. Modify the role’s attributes.

5. Click OK.



Reassigning Roles

If you plan to delete a role, you may want to reassign the users and other objectsbelonging to the role. Use these instructions to reassign the users and other objects.

To reassign a role:


2. Check the check box next to the name of the role you are reassigning.

3. Click Tools>Reassign Group.

4. Type in the name of the role or group to which this role’s users and objects are beingreassigned, or click Select Group to select a group.

5. Indicate whether to run the reassign job at the next time the job is scheduled or now.

6. Indicate whether to unlock or ignore checked-out objects.


8. Click OK.

Deleting Roles

Roles are a type of group. It is therefore recommended that you do not delete a role.Instead, remove all members of the role and leave the role in the repository. You can alsoreassign the members of the role to another role.

To delete a role:


2. Check the check box next to the name of the role you are deleting.


4. Click OK.

Role Properties

The following table lists the fields you complete to create or modify a role:



Tabla 20-5. Properties of a Role

Field Label Value

Name The name of the new repository role.

Class The type of role. The default is Role.Another available value is Group.

Use this attribute so that your applicationscan distinguish between groups and roles.The server does not enforce the value ofthis attribute and does not set the attributeto any value other than group. Server 5.xonly.

Email Address The email address for the new role.

If no value is entered in this field, the roleemail address defaults to the role name.

Owner The name of a repository user who hasthe Create Group privilege and who ownsthis group.

Administrator Specifies a user or group, in addition toa superuser or the role owner, who canmodify the role. If this is null, only asuperuser and the role owner can modifythe role. Server 5.x only.

Alias Set The default alias set for the role.

Description A description of the role. For example,"New Project Approvals Committee"

Is Private Defines whether the role is private. If IsPrivate is unchecked, the role is createdas a public role.

By default, roles created by users withsysadmin or superuser privileges arepublic, and roles created by users with alower user privilege level are private.


Capítulo 21Working with Business Applications

This section introducesDCMbusiness applications, and explains how to create and administer them.The topics discussed include:• Creating a Business Application, página 269• Viewing or Modifying Business Applications, página 273

Creating a Business ApplicationYou define your business application only after you have defined your requirements,and created the necessary users/groups/roles, objects, workflows, and lifecycles.

The Business Applications page allows you to create a business application, as well asview existing business applications.

To create a business application:

1. At the bottom of the DCM window, click the Classic tab.DCM switches to Classic view, giving you access to the administrative pages.In the Classic view, the DCM repository’s directory structure is displayed in the leftpane. The right pane displays the contents of whatever item is selected in the leftpane. Note that you can expand an item in the left pane by clicking its plus sign, butthis does not select the item. The display in the right pane does not change.


3. In the left pane, expand the DCM node.Among the displayed items, you see Business Applications.

4. Click on Business Applications.

5. To create a business application, choose File→New→Business Application.

6. Type a name for your new business application, then click Next.


Working with Business Applications

7. Enter values for the following fields:

Tabla 21-1. Business Application: Info Page Fields

Field Name Value

Controlled Documents DCM allows you to enforce uniquenaming of controlled documents at eitherthe business application level or therepository level.

If repository-level enforcement of uniquenaming has been configured, then theEnforce Unique Naming option cannotbe selected on this page.

Click the Enforce Unique Names withinBusiness Application checkbox to selectwhether unique names are enforced forcontrolled documents:

Enforce Major Version on Effective If selected, the repository version numberfor a controlled document will bepromoted to the next major version whenthe document reaches the Effective state.For example, a document with a versionnumber of 1.3 will be promoted to version2.0 when it reaches the Effective lifecyclestate.

If the controlled document is already ata major version number when promotedto the Effective state, it will not be furtherpromoted.

Create To specify what repository versionto assign the initial checkin of a newdocument created using this documentclass, choose one of the following options:• Inherit: Use the same settings for

this document class property as theassociated business application.

• Always at version 0.1• Always at version 1.0



Check-in Rule To restrict the repository versioningbehavior for documents of this class,choose one of the following options:• Inherit: Use the same settings for


• Do not allow minor version checkin:If selected, forces the user to check indocuments based on this class as majorversions only (1.0, 2.0, 3.0, etc.)

• Do not allow major version checkin:If selected, forces the user to check indocuments based on this class as minorversions only (1.1, 1.2, 1.3, etc.)

• Do not allow same version checkin:If selected, disables the Check In AsSame Version option in the checkindialog, and forces the user to check indocuments as incremented major orminor versions only.

Auto-Name Specifies when an autonaming scheme isapplied to documents of this class:• Assign autoname on when documentis created: If selected, the autonamingscheme is applied immediately upondocument creation

• Assign autoname on Lifecycle state:If selected, the autonaming schemeis applied only when the documentreaches a certain lifecycle state (forexample, Signed Off).

• Do not assign autoname: If selected,disables the system autonaming schemefor documents of this document class.



In-Progress Versions Specify how to handle in-progressversions of the document once thedocument is versioned or promoted to thenext lifecycle state:• Delete previous in-progress versionswhen a new version is created: Ifselected, when a new version of adocument is created, delete all existingin-progress versions on checkin.

• Delete all in-progress versions whenpromoted from in-progress to the nextstate: If selected, when an existingversion of a document is promotedto the next lifecycle state, delete allexisting in-progress versions.

• Don’t do anything

Review Cycle DCM includes the ability to definereview periods for documents, and toautomatically start review workflows.

Type a number in this field to indicate thenumber of days that you want a reviewcycle to last for documents associatedwith this business application.

Days Prior to Review The Document Review Notification jobuses this value to determine the numberof days required to start the notification.

Days After Review Date The Document Review Notification jobuses this setting to determine the numberof days required to send a notification ifthe business owner has not acted on thenotification.

8. When you have finished entering values, click Next to continue.

9. To choose the users and groups you want to define as authors for this businessapplication, click Add to choose from a system-wide list of users and groups.When choosing users and groups, ensure that the selected users and groups havesufficient user privileges in the repository. Otherwise, these users may not havesufficient privileges to create or delete DCM relationship types.

10. When you have finished selecting users and groups, click Next to continue.



11. To select a predefined document template, click the checkbox associated with thetemplate name, then click Next to continue.


13. To choose the workflow you want to associated with this business application, clickAdd to choose from a system-wide list of workflows.

14. Click Finish to save your business application settings.

Viewing or Modifying Business ApplicationsThe Business Applications page allows you to select an existing business application,display its properties, and make changes.

To view or modify an existing business application:




4. In the left pane, click on Business Applications.

5. To modify an existing business application, click the Information icon ( ) thatcorresponds with the business application you want to modify.

6. Change values for any of the following fields:

Tabla 21-2. Business Application: Properties

Field Name Value

Unique Name DCM allows you to enforce uniquenaming of controlled documents at eitherthe business application level or therepository level.

If repository-level enforcement of uniquenaming has been configured, then theUnique Naming option will not appearon this page.

Click a radio button to select whetherunique names are enforced for controlleddocuments:



• Enforce Unique Names withinBusiness Application

• Do Not Enforce Unique Names








• Do not allow same version checkin:If selected, disables the Check In AsSame Version option in the checkindialog, and forces the user to check indocuments as incremented major orminor versions only.



Auto-Name Specifies when an autonaming orautonumbering scheme is applied todocuments of this class:• Inherit: Use the same settings for


• Assign autoname on when documentis created: If selected, the autonamingscheme is applied immediately upondocument creation

• Assign autoname on Lifecycle state:If selected, the autonaming schemeis applied only when the documentreaches a certain lifecycle state (forexample, Signed Off).

• Do not assign autoname: If selected,disables the system autonaming schemefor documents of this document class.

In-Progress Versions Specify how to handle in-progressversions of the document once thedocument is versioned or promoted to thenext lifecycle state:• Delete previous in-progress versionswhen a new version is created: Ifselected, when a new version of adocument is created, delete all existingin-progress versions on checkin.

• Delete all in-progress versions whenpromoted from in-progress to the nextstate: If selected, when an existingversion of a document is promotedto the next lifecycle state, delete allexisting in-progress versions.




Review Cycle DCM includes the ability to definereview periods for documents, and toautomatically start review workflows.

Type a number in this field to indicate thenumber of days that you want a reviewcycle to last for documents associatedwith this business application.

Days Prior to Review The Document Review Notification jobuses this value to determine the numberof days required to start the notification.

Days After Review Date The Document Review Notification jobuses this setting to determine the numberof days required to send a notification ifthe business owner has not acted on thenotification.

7. To navigate to a particular page in the business application’s set of Properties pages,click on one of the navigation choices on the upper left hand corner of the page.

8. To view which users, groups, and roles have permissions for this businessapplication, click the Permissions tab.

9. To add a user, group, or role to the list of users and groups with permissions onthis business application:

a. Click the Add icon: .

b. Click the checkboxes associated with the names of the users, groups, or roles youwant, then click Add.

c. Click OK when you have finished making your selections.

d. Click a radio button to assign a Basic Permission level.

e. Click one or more checkboxes to assign Extended Permissions.

f. Click OK to save your changes.

10. To change permissions for a user, group, or role already associated to this businessapplication:

a. Click the checkbox associated with the user, group, or role whose permissionyou want to edit.

b. Click the Edit icon: .

c. Optionally, click a radio button to change an assigned Basic Permission level.



d. Optionally, click one or more checkboxes to change or add ExtendedPermissions.

e. Click OK to save your changes.

11. To change the active permission set associated with this business application, clickthe Select link, select another permission set from the Choose a permission setpage, then click OK.

12. To add or remove a user or group to or from the list of available Authors/Contributorsfor the business application, click Add or Remove.


14. To select the name of a user, group or role to assign as a signatory, click the checkboxcorresponding to that group or user name, then click Add.When choosing users and groups, ensure that the selected users and groups havesufficient user privileges in the repository. Otherwise, these users may not havesufficient privileges to create or delete DCM relationship types.

15. Click OK to save your changes and to return to the Business Application:Authors/Contributors page.

16. When you have finished selecting users and groups, click the Template navigationlink in the upper left hand corner of the page to continue.

17. To add a predefined document template, click the Add link.

18. Click the checkboxes corresponding to the templates you want to add, then clickAdd.

19. When you have finished selecting templates, click OK to save your changes and toreturn to the Template page.The selected templates are listed on the Template page.

20. When you have finished entering values, click theWorkflow navigation link in theupper left hand corner of the page to continue.

21. To add a predefined workflow you want to associated with this business application,click , click Add to choose from a system-wide list of workflows.

22. Click the checkboxes corresponding to the workflows you want to add, then clickAdd.

23. When you have finished selecting templates, click OK to save your changes and toreturn to theWorkflow page.The selected workflows are listed on theWorkflow page.

24. When you have finished selecting workflows, click the History navigation link in theupper left hand corner of the page to continue.

25. The History page provides audit information.



26. Click OK to save your changes.

Deleting Business ApplicationsThe owner of a business application can delete it from the system.

To remove a business application:




4. Click on Business Applications.

5. Click the checkbox associated with the business application you want to delete.

6. Choose File→Delete.


Capítulo 22Working with Document Classes andDocument Relationships

This section describes the following:• Document Classes, página 279• Creating a Document Class, página 280• Viewing or Modifying Document Class Properties, página 284• Deleting Document Classes , página 286• About Document Relationships, página 287• Creating a Relationship Type, página 289• Viewing or Modifying Relationship Types, página 292• Deleting Relationship Types, página 292

Document ClassesDocument classes provide the flexibility to create a controlled document type requiredfor a particular business process, and to associate a set of default behavior andcharacteristics with that type. You can base a document class on any Documentum objecttype. Using the custom properties associated with a document class, you can definespecific kinds of behavior, such as the document class’s versioning behavior, associatedautonaming scheme, and an associated lifecycle.

For example, you can set up document classes for any kind of controlled documentscommonly used by your organization, such as change notices, change requests, StandardOperating Procedures (SOPs), or plant drawings.

You can associate relationship types (such as Closes or Supports) to determine how adocument class treats attached or associated documents. For example, you can definethe following things:• How do documents belonging to this document class handle promotion?


Working with Document Classes and Document Relationships

• How do documents belonging to this document class handle signoff?You can create multiple document classes on a single object type.

Each business process can have one or more document classes. Each document class canpoint to any Documentum object type and its behavior is defined by several customproperties such as its default lifecycle and relationship types.

If you choose not to use the predefined document classes provided with DCM, you mustcreate the controlled document types, change request, and change notice documentclasses you want DCM to manage.

To use these predefined controlled document types, choose one of the following optionsfrom the Filter pull-down menu when creating a document class:• Controlled Document types• Change Request types• Change Notice types

Creating a Document ClassDocument classes are administered by the document class owner, who is responsible forcreating and maintaining one or more document classes. To create a document class, youmust have the role of business application owner or document class owner.

To create a document class:



3. In the left pane, expand the DCM node.Among the displayed items, you see Document Classes.

4. In the left pane, click on Document Classes.

5. To create a new document class, choose File→New→Document Class.

6. Enter values in the following fields of the Create tab:

Tabla 22-1. New Document Class: Create Tab Fields

Field Name Value

Name Enter a unique name for your documentclass.



Business Application From the pull-down menu, choose thename of the business application you wantto associate with this document class.

After creating a document class, youcannot change its associated businessclass.

Controlled Documents Filter From the pull-down menu, choose theclass of the object type you want toassociate with this document class.

The options you see for Docbase Type onthe following screen will depend on thechoice you make here.


8. Enter values in the following fields of the Info tab:

Tabla 22-2. Document Class Properties: Info Tab

Field Name Value

Name This is the value you provided in theCreate tab.

Business Application This field displays the associated businessapplication you selected on the Create tab.You can modify this value.

Filter This field displays the ControlledDocument Type you selected from theCreate tab.

DC Owner By default, the name of the user creatingthe document class appears in this field.

If you are creating this page as thebusiness application owner, type thename of a document class owner.

Object Type From the pull-down menu, choose thename of an object type to associate withthis document class.

The options that appear on this list vary,depending on what value you chose forthe Filter field on the previous page.



Lifecycle From the pull-down menu, choose thename of a predefined lifecycle to associatewith this document class.

Alias Set From the pull-down menu, choose thename of a predefined alias.


this document class property as theassociated business application. If theInherit option is disabled, it meansthat there are no values for this fieldto inherit from the associated businessapplication.






• Do not allow same version checkin:If selected, disables the Check In AsSame Version option in the checkindialog, and forces the user to check in



documents as incremented major orminor versions only.

Auto-name To specify when to assign the Auto-nameat initial checkin of a new documentcreated using this document class, chooseone of the following options:• Inherit: Use the same settings for


• Assign Auto-name when document iscreated

• Assign Auto-name on transition tolifecycle state

• Do Not Assign Auto-name

In-Progress Versions To specify the In-Progress Version atinitial checkin of a new document createdusing this document class, choose one ofthe following options:• Inherit: Use the same settings for


• Delete previous in-progress versionwhen a new version is created

• Delete ALL in-progress versions whenpromoted from in-progress to next state


Document Review Settings from the next three fields (ReviewCycle, Days Prior to Review, and DaysAfter Review Date) are inherited whenthis option is selected.

Review Cycle Number of days before document is duefor review



Days Prior to Review Send notifications days prior to adocument’s review due date and on thedue date

Day After Review Date Send notification days after the reviewdue date if the business owner has notacted on the notification


10. Choose the Coordinators for this document class:• If the Inherit checkbox is selected, all subsequent tabs of the New Document

Class dialog box inherit the values you provided in this tab.11. When you have finished entering values, click Next to continue.

12. Select a Name from the Contributors tab and click Next.

13. Select a Template from the Template tab and click Next.When you select a template, DCM always uses the current version of the template.

14. Select aWorkflow from theWorkflow tab and click Finish.

Viewing or Modifying Document ClassProperties

To view or modify the properties defined for a document class:




4. In the left pane, click on Document Classes.

5. To view or modify the properties for an existing document class, click theInformation icon ( ) that corresponds with the document class name.

6. View or modify values in the fields provided, refer to Tabla 22–2, página 281 fordetails.

7. When you have finished entering values, click OK to save your changes.



8. To view which users, groups, and roles have permissions for this document class,click the Permissions tab.

9. To add a user, group, or role to the list of users and groups with permissions onthis document class:







10. To change permissions for a user, group, or role already associated to this documentclass:






11. To change the active permission set associated with this document class, click theSelect link, select another permission set from the Choose a permission set page,then click OK.

12. To view or modify the users and groups designated as authors/contributors for thisdocument class, click the Authors/Contributors tab.

13. Choose the users and groups you want to define as authors for this document class:• If the Inherit checkbox is selected, you see a predefined list of users and groups.

To select one or more of the displayed users or groups, click the checkboxassociated with the name.

• If the Inherit checkbox is not checked, click Add to choose from a system-widelist of users and groups.

When choosing users and groups, ensure that the selected users and groups havesufficient user privileges in the repository. Otherwise, these may not have sufficientprivileges to create or delete DCM relationship types.When creating controlled documents, only the selected users and groups will seethis document class in a drop-down list of available document classes.




15. To view or modify the document templates associated with this document class,click the Templates tab.

16. To select a predefined document template, click the checkbox associated with thetemplate name, then click Next to continue.When you select a template, DCM always uses the current version of the template.


18. To view or modify the workflows associated with this document class, click theWorkflows tab.

19. Choose the workflow you want to associated with this document class:• If the Inherit checkbox is selected, you see a predefined list of workflows. To

select a workflow, click the checkbox associated with the name.• If the Inherit checkbox is not checked, click Add to choose from a system-wide

list of workflows.20. To view a Document History report for the document class, click the History tab.

This report displays complete history information for a specific document version orfor all versions of a document. The Document History report displays the followinginformation:• Event name• Version number• User name who performed the action• Date performed

21. To view the history of a specific document version, choose the version from thepull-down menu in the upper right-hand corner of the History page.

22. Click OK to save your changes to this document class.

Deleting Document ClassesThe owner of a document class can delete it from the system if the document class is notcurrently being referenced by any controlled document. Before deleting a documentclass, you must delete all of the controlled documents associated with the class.

To remove a document class from your repository:






4. Click on Document Classes.

5. Click the checkbox associated with the document class you want to delete.


About Document RelationshipsDocument relationships define dependencies between documents. These relationshipsare linked to specific version of documents.

When a document is signed off or promoted, DCM looks up the relationships definedfor that document to decide whether the document will be signed off or promotedseparately or as part of a group.

For example, if a change request is issued against an SOP, then the change request has arelationship with the SOP. Relation types are unique to specific document types.

Relationships in DCM are useful if you want to:• tie content together in related documents• use an Affects relationship type to associate documents with change requests• manage change sets (that is, signoff groups of content as a whole) using change

notices and their related documentsYou can define the following kinds of relationships:• Process

This relationship references a controlled document with processing options to beperformed on the controlled document.

This relationship uses process rules to define what processing to perform on a childdocuments with the parent document. Currently, you can define two kinds ofprocess rules

— Promotion Rule

A Promotion rule defines the behavior of promoting a document.

— Signoff Rule

An Signoff rule defines the behavior of signing off a document.• Reference

This relationship references a controlled document.• Supports



This relationship references a non-controlled document.Binding rules for each relationship type are as follows:• Reference relationships are late bound - always point to the current version of the

child.• Supports and Against (Change Request) relationships are Early bound - always

point to a specific version.• Process relationships are latest bound until Approved (or Effective if not Approved)

- always point to the latest version of the document until it is in the approved stateand then it points to a specific version like early bound.

Figura 22-1. Effective versus Latest Versioning

Optionally, you can install the following predefined relationships when you install DCM:• Affects• Against• Supporting• Closes

Supporting Relationships and Uncontrolled Objects

Uncontrolled objects are objects that are not managed in a controlled environment.The content may be a supporting document, email, or other documents. Uncontrolleddocuments are documents of type dm_document with no equivalent document class.

When these uncontrolled documents are related to a document class, they are usuallyreferred to as supporting or reference documents. By default, DCM associates a Referencerelationship with uncontrolled objects. Since the uncontrolled document is only attachedas a reference, the relationship rule has a value of “n/a”. You can rename the Reference



relationship to Supporting relationship, but you cannot delete or add rules to theSupporting relationship.

Attachment Rules

Attachment rules define the document classes and lifecycle states for attaching thisrelationship. All relationship types can define both parent and child attachment rules,but the Supports relation type cannot define child attachment rules, since the child is anon-controlled document.

The attachment state type indicates the DCM state types of a controlled document. Theparent attachment state type indicates the specific state types of the parent documentfor which you can create this relationship. Only parent documents in these states willbe able to use this relationship. Likewise, the child attachment state type indicates thespecific state types of the child documents that may be attached using this relationship.Only documents in these states may be attached to the parent using this relationship.

Relationships for Signed Off and Effective Documents

Any time you check in a new version of an Signed Off or Effective document, theassociated relationships for that document are removed for the new version. This isbecause you don’t want to automatically promote or demote these kinds of documents,especially since the automatic promotion for an Effective document is to the Obsoletestate, no matter what interim states your lifecycle defines for that document class.

Creating a Relationship TypeTo create a relationship, you must log in to DCM as a user with a role of businessapplication owner or document class owner.

To create a document relationship:



3. In the left pane, expand the DCM node.Among the displayed items, you see Relationship Types.

4. In the left pane, click on Relationship Types.



5. To create a relationship type, choose File→New→Relationship Type.

6. Type a name for the new relationship type, then click Next.

7. Enter values for the following fields:

Tabla 22-3. New Relationship Type: Info

Field Name Value

Description Type a brief description of this relationshiptype.

Relation Type From the pull-down menu, choose one ofthe following options:• Closes: This relationship references

the closing of a controlled document,change notice or change request.

• Process: This relationship uses processrules to define what processing toperform on a child documents with theparent document.

• Reference: This relationship referencesa controlled document.

• Supports: This relationship referencesa non-controlled document.

Parent Document Class From the pull-down menu, choose thename of the document class you want todesignate as a parent class.

Parent Lifecycle State Type This setting determines in which lifecyclestates the parent document class specifiedabove can have children documents.

To choose all lifecycle states, click the Allradio button.

To choose one or more specific lifecyclestates, click the Specified radio button,then click the Edit hyperlink to select froma list of available lifecycle states.



Child Document Class This setting allows you to define whichdocument classes are designated aschildren to the parent document classspecified above.

To choose all available document classes,click the All radio button.

To choose one or more specific classes,click the Specified radio button, then clickthe Edit hyperlink to select from a list ofavailable document classes.

Child Lifecycle State Type This setting determines in which lifecyclestates the children documents must be inbefore they can be attached to the parentdocument.

To choose all lifecycle states, click the Allradio button.

To choose one or more specific lifecyclestates, click the Specified radio button,then click the Edit hyperlink to select froma list of available lifecycle states.

Promote This option is not available unless youchose Process as your relation type.

If you chose Process as your relation type,click a radio button to select one of thefollowing options to define how DCMshould handle lifecycle promotions:• Just the parent: Only the parent

document is promoted.• Group promotion (parent andchild): When the parent documentgets promoted, by default, childdocuments will be promoted, too.Group promotion will also promotedocuments that have this document asa child in a group signoff relation.

Signoff This option is not available unless youchose Process as your relation type.

If you chose Process as your relation type,click a radio button to select one of thefollowing options to define how DCMshould handle document signoffs:



• Just the parent: Only the parentdocument is signed off.

• Group Signoff (parent and child):When the parent document gets signedoff, by default, child documents willbe signed off, too. Group Signoff willonly signoff child documents. If a childdocument in a group signoff relationis signed off, the parent document willnot automatically be signed off.

8. To save your changes and create the relationship type, click Finish.

Viewing or Modifying Relationship TypesTo modify an existing relationship, you must log in to DCM as a user with a role ofbusiness application owner or document class owner.

To modify or delete a document relationship:




4. In the left pane, click on Relationship Types.

5. To view or modify the properties for an existing relationship type, click theInformation icon ( ) that corresponds with the relationship type name.

6. You can view or modify values in the fields provided, refer to Tabla 22–3, página290 for details.

7. When you have finished viewing or modifying properties, click OK to save yourchanges.

Deleting Relationship TypesThe owner of a relationship type can delete it from the system.



To remove a relationship type from your repository:




4. Click on Relationship Types.

5. Click the checkbox associated with the relationship type you want to delete.



Capítulo 23Trabajar con notificaciones de lectura(TBR)

En este capítulo se describe lo siguiente:• ¿Qué es una notificación de lectura?, página 295• Configurar una notificación de lectura, página 296• Enviar una notificación de lectura, página 296• Responder a una notificación de lectura, página 297• Viewing a To Be Read Status Report, página 308

¿Qué es una notificación de lectura?Las notificaciones de lectura (TBR) se utilizan para garantizar que las personas adecuadasleen y comprenden el documento. El destinatario debe confirmar la tarea y completarladesde la bandeja de entrada. El envío y la confirmación de la notificación de lectura seauditan.

Normalmente, las notificaciones de lectura se envían cuando un documento alcanza elestado de aprobado, con el fin de garantizar que las personas adecuadas comprenden eldocumento antes de que alcance el estado de efectivo. También se pueden utilizar en laformación de los nuevos empleados para comprobar su comprensión de los documentosde la empresa.


Trabajar con notificaciones de lectura (TBR)

Configurar una notificación de lectura

Configurar las notificaciones de lectura para que seenvíen al entrar en un estado de ciclo de vida

Las notificaciones de lectura se pueden configurar para que se envíen automáticamenteal entrar en un estado de ciclo de vida. Para ello, se configura una lista de distribución enel estado de ciclo de vida. Si se configura Enviar para ser leído en el estado de ciclo devida, la notificación de la lista de distribución se enviará como notificaciones de lectura.Consulte Editing Lifecycle State Extensions, página 201 si precisa más información.

Anular el texto de la notificación de lectura

Los administradores pueden especificar la anulación del texto de las notificacionesde lectura para los usuarios, grupos o roles. Esto se puede configurar mediante laspropiedades de un usuario, grupo o rol específicos.

Enviar una notificación de lecturaPara enviar una notificación de lectura:

1. Desplácese hasta un documento controlado y marque la casilla de verificación dedicho documento.

2. Haga clic en Conformidad>Enviar para ser leído.Puede que tenga que proporcionar autenticación de usuario.Aparecerá el cuadro de diálogo Enviar para ser leído.



Figura 23-1. Cuadro de diálogo Enviar para ser leído

3. Haga clic en Seleccionar usuario/grupo.Aparecerá el localizador Seleccionar usuario o grupo.

4. Marque las casillas de verificación adecuadas de un usuario o grupo en el panelizquierdo y mueva las selecciones al panel derecho.

5. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo localizador Seleccionar usuario ogrupo.

6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Enviar para ser leído.

Responder a una notificación de lecturaPara responder a una notificación de lectura:

1. Desplácese a la Bandeja de entrada.



2. Haga clic en el título del documento de la notificación de lectura correspondiente.Aparecerá el cuadro de diálogo Información de Task Manager.

Figura 23-2. Responder y confirmar una notificación de lectura

3. Haga clic en Confirmar.



Elaborar informes sobre notificaciones delectura

Para obtener una lista de informes de notificaciones de lectura:

1. Haga clic en Conformidad>Informes>Estatus TBR (para ser leído).Aparecerá la pantalla Informe Estatus TBR (para ser leído).

2. Haga clic en Informe para obtener una lista de todas las notificaciones de lectura.Se proporcionan selectores para restringir el informe por:• Aplicación empresarial• Clase de documento• Documento específico• Nombre de usuario

Figura 23-3.


Capítulo 24Working with Reports

This section describes the following:

• DCM Reports, página 301• Using the Generate Reports Tool, página 302• Viewing a Signoffs Report, página 304• Viewing an Average Signoff Time Report, página 306• Viewing a List of the Controlled Documents in Your System, página 306• Viewing a Document History Report, página 307• Viewing a Relationships Report, página 308• Viewing a To Be Read Status Report, página 308• Reporting on Workflow Objects, página 309• Reporting on Unaccessed Documents, página 311

DCM ReportsDCM provides a number of different reports. You can run and view these reports ifyour role is one of the following:• business application owner• document class owner• functional area supervisor• author• signatoryThe types of reports included with this release of DCM are:• Document History

Displays the complete history information for a specific document version or for allversions of a document.


Working with Reports

• Signoff Status

Shows the signoff status by document class, document, user and time period. Youcan choose to filters this report for: All, Signed Off, Pending, Rejected

• Average Signoff Time• Controlled Documents

Shows the number of signoffs and average signoff time for a document class,document, user and time period.

• Documents Not Accessed

Lists documents that have not been accessed within a specified timeframe bydocument class, document, and user. You can filter this report by state type.

• TBR Status

Displays the To-Be-Read status by document class, document, user and time period.You can filter this report by Pending and Confirmed.

• Relationships

Displays which documents reference the selected document.• Workflows

This series of reports displays workflow status by user, workflow supervisor,document, workflow history or workflow template. You can filter this report by:In-progress, complete and all workflows

• Attachments

Lists any documents attached to a specific document.

Using the Generate Reports ToolThe Generate Report page does allows you to produce several different kinds of reports.

To create reports using the Generate Reports tool:


2. In the left pane, expand the Cabinets node.Among the displayed items, you see the Controlled Documents node.

3. In the left pane, expand the Controlled Documents node.Among the displayed items, you see the folders for the various lifecycle stages ofyour controlled documents.

4. In the left pane, click on the name of the folder containing the document you wantto view.



5. To generate a report for the document, choose View→ControlledDocuments→Report Generator.

6. Specify the parameters for the type of report you want to run:

Tabla 24-1. Report Generator Page Fields

Field Name Value

Select the Type of Report From the pull-down menu, choose thetype of report you want to generate:• Signoff Status: Shows the signoff

status by document class, document,user and time period. You can chooseto filter this report for: All, Signed Off,Pending, Rejected.

• Average Signoff Time: Shows theaverage signoff time for all controlleddocuments in your system.

• Controlled Documents: Shows thenumber of signoffs and average signofftime for a document class, document,user and time period.

• Documents Not Accessed: Listsdocuments that have not been accessedwithin a specified timeframe bydocument class, document, and user.You can filter this report by state type.

• TBR Status: Displays the To-Be-Readstatus by document class, document,user and time period. You can filter thisreport by Pending and Confirmed.

Documents Click a radio button to select the scope ofthe report:• By Document Class: This is the default

option. The resulting report covers alldocuments in the document class youselect from the pull-down menu.

• By Specific Document: If you selectthis option, click Select. The resultingscreen lets you navigate to thedocument you want to report on.



Specific User Click Select to choose a specific user forwhich to generate the report. The Choosea User screen appears. Select a group oruser, then click OK.

If you do not choose a user, then thereport will run for all users.

Time Period To specify the date range for when adocument was signed off, rejected orsubmitted for signoff, uncheck this option.

If you uncheck this option, the followingfields appear:• From Date: Type a date in this field, or

click the calendar icon to select a datefrom the displayed calendar.

• To Date: Type a date in this field, orclick the calendar icon to select a datefrom the displayed calendar.

7. When you have finished specifying the report parameters, click OK to display thereport results.

Viewing a Signoffs ReportYou can view a list of signoffs, pending and rejected signoffs for a document or adocument class.

To view a list of controlled documents:



3. Choose Controlled Documents from the Select the Type of Report pull-down menu.This report shows the controlled documents in your system by document class,document name, author, or time period. You can choose to view this report foreach lifecycle state.

4. Specify the parameters for the Controlled Documents report:



Tabla 24-2. Controlled Documents Report Parameters

Field Name Value

Documents Click a radio button to select the scope ofthe report:• By Document Class This is the default

option. The resulting report covers alldocuments in the document class youselect from the pull-down menu.

• By Specific DocumentIf you selectthis option, click Select. The resultingscreen lets you navigate to thedocument you want to report on.

Specific User Click Select to choose a specific user forwhich to generate the report. The Choosea User screen appears. Select a group oruser, then click OK.

If you do not choose a user, then thereport will run for all users.

To remove a specified user, click theDelete icon:

Time Period To specify the date range for when adocument was signed off, rejected orsubmitted for signoff, uncheck this option.

If you uncheck this option, the followingfields appear:• From Date Type a date in this field, or

click the calendar icon to select a datefrom the displayed calendar.

• To DateType a date in this field, or clickthe calendar icon to select a date fromthe displayed calendar.

5. When you have finished specifying the report parameters, click OK to display thelist of controlled documents in your system.By default, the report page displays all results for all DCM lifecycle states.

6. To select a custom view of the report results, choose one of the following optionsfrom the Lifecycle States pull-down menu:• All: Default view. Displays all results for all lifecycle states.



• In Progress: Displays all results for In Progress documents.• Review: Displays all results for In Review documents.• In Approval: Displays all results for In Approval documents.• Signed Off: Displays all results for Signed Off documents.• Effective: Displays all results for Effective documents.• Retired: Displays all results for Retired documents.• Obsolete: Displays all results for Obsolete documents.

7. When you have finished viewing the report, click Close.

Viewing an Average Signoff Time ReportYou can view a report that shows the number of signoffs and the average time it took toperform those signoffs for a document class, a document, a user, or a time period.

To view a report that shows the number of signoffs and the average time it took to performthose signoffs:



3. Choose Average Signoff Time from the Select the Type of Report pull-down menu.This report shows the time average time it took to complete an signoff by documentclass, document, user and time period.

4. Specify the parameters for the Average Signoff Time report. Refer to for details.

5. When you have finished specifying the report parameters, click OK to display theAverage Signoff Time report results.


Viewing a List of the Controlled Documents inYour System

You can view a list of the controlled documents in your system by document class,document name, author, or time period.

To view a list of controlled documents:





3. Choose Controlled Documents from the Select the Type of Report pull-down menu.This report shows the controlled documents in your system by document class,document name, author, or time period. You can choose to view this report foreach lifecycle state.

4. Specify the parameters for the Controlled Documents report. Refer to for details.


6. To select a custom view of the report results, choose one of the following optionsfrom the Lifecycle States pull-down menu:• All: Default view. Displays all results for all lifecycle states.• In Progress: Displays all results for In Progress documents.• Review: Displays all results for In Review documents.• In Approval: Displays all results for In Approval documents.• Signed Off: Displays all results for Signed Off documents.• Effective: Displays all results for Effective documents.• Retired: Displays all results for Retired documents.• Obsolete: Displays all results for Obsolete documents.


Viewing a Document History ReportThis report displays complete history information for a specific document version orfor all versions of a document. The Document History report displays the followinginformation:• Event name• Version number• User name who performed the action• Date performedTo view a document’s history:


2. In the left pane, expand the Cabinets node.Among the displayed items, you see the Controlled Documents node.



3. In the left pane, expand the Controlled Documents node.Among the displayed items, you see the folders for the various lifecycle stages ofyour controlled documents.


5. To view or modify the properties for an existing document, click the Informationicon ( ) that corresponds with the document.

6. To view the document’s history, click on the History link.

7. To view the history of a specific document version, choose the version from thepull-down menu in the upper right-hand corner of the History page.

Viewing a Relationships ReportThis report lists all the parent and child relations for a specified document:• Document Name• Document Version• Relation Type• Type• FormatTo view a list of parent and child relations for a specified document:


2. In the left pane, expand the Cabinets node.


4. To select the document for which you want to view relationships, click the checkboxcorresponding to that document.

5. To generate a report for the document, choose View→Relationships.

Viewing a To Be Read Status ReportYou can view a list of the TBR notices and their status in your system by document class,document name, author, or time period.

Nota: TBRs are sent automatically to users specified in Customer-based Business Rules(CBRs) if the lifecycle state is configured to several TBRs.



• An author can submit a To Be Read (TBR) when the document is in the Signed Offstate or a later state. The document state is no longer limited to the effective state.

• If TBR performers have lower than Read permission on the document, they aregranted Read permission to enable them to view the document in the TBR. This isan audited action.

To view a list of controlled documents that have TBR notices:



3. Choose TBR Status from the Select the Type of Report pull-down menu.This report shows the TBR notices in your system by document class, documentname, author, or time period. You can choose to view this report for each TBR status.

4. Specify the parameters for the TBR Status report. Refer to for details.


6. To select a custom view of the report results, choose one of the following optionsfrom the TBR Status pull-down menu:• All: Default view. Displays all results for all TBR notices.• Pending: Displays only TBR notices that are pending.• Confirmed: Displays only TBR notices that are confirmed.


Reporting on Workflow ObjectsYou can use the workflow reporting utility to displays workflow status by user, workflowsupervisor, document or workflow template. You can filter this report by: In-progress,complete and all workflows

Modifying the Display in Workflow Reporting

This procedure determines how columns display information in Workflow Reporting.

To modify the display settings for Workflow Reporting:

1. In the Classic view, select Tools→Workflow→Workflow Reporting.



2. Select Edit Workflow Report.

3. To add a column to the Display Order list, select a column title in the Propertylist and click Add.

4. To remove a column from the Display Order list, select the column and clickRemove.

5. To change the order in which the columns display, select a column and click theup or down arrow.

6. To set the width of the columns, select a column title and do one of the following:• To set the column width manually, check the Characters radio button and enter

the number of characters you want the width of the columns to be.• To automatically have the columns fit each title in each column, check the

Autosize To Fit radio button.7. To view sorting options, clickMore.

8. To sort by column, in the sorting drop-down lists select a first, second, and thirdcolumn to sort by. The properties in the sorting drop-down lists match the propertiesin the Property list.To sort by specific columns or no columns at all, choose the empty fields in thesorting lists. The default is to sort by Current Version.

9. Beside the sorting drop-down lists select either Ascending or Descending for eachdrop-down list choice.

10. Click OK.

Nota: To return the display settings to their original settings, click Reset.

Viewing Workflow Details

The Details view displays information about workflow tasks and attached files. Displayfilters are provided, which enable you to refine the information and get broader or moregranular levels of detail.

To view workflow details:


2. Select a workflow.

3. Select View→Detail.Workflow details appear.

4. To choose what information is displayed, select a filter in the drop-down list on theright side of the page.



Viewing Audit Events

The Audit Events view displays audit details for workflows whose audit event flagswere set during design-time in Workflow Manager, and documents whose audit flagswere set in Documentum Administrator. You can set audit flags on workflows anddocuments to track workflows events. For a complete list of available audit events andinformation about setting the audit flags, see the documentation for Workflow Manager(for workflows) and Documentum Administrator (for documents).

To view audit event details:


2. Select a workflow.

3. Select View→Audit Events.

Reporting on Unaccessed DocumentsYou can view a report that lists documents that have not been accessed within a specifiedtimeframe by document class, document, and user. You can filter this report by lifecyclestate type.

To run a Documents Not Accessed report:


2. In the left pane, expand the Cabinets node.

3. To generate a report, choose View→Controlled Documents→Report Generator.

4. Choose Documents Not Accessed from the Select the Type of Report pull-downmenu.This report lists documents that have not been accessed within a specified timeframeby document class, document, and user

5. Specify the parameters for the Documents Not Accessed report. Refer to for details.

6. When you have finished specifying the report parameters, click OK to display thereport results.By default, the report page displays all results for DCM lifecycle states.

7. To select a custom view of the report results, choose one of the following optionsfrom the Lifecycle States pull-down menu:• All: Default view. Displays all results for all lifecycle states.• In Progress: Displays all results for In Progress documents.



• Review: Displays all results for In Review documents.• In Approval: Displays all results for In Approval documents.• Signed Off: Displays all results for Signed Off documents.• Effective: Displays all results for Effective documents.• Retired: Displays all results for Retired documents.• Obsolete: Displays all results for Obsolete documents.


Capítulo 25Working with Autonaming Schemes

This section describes the following:• Autonaming Schemes, página 313• Creating Autonaming Schemes, página 314• Modifying Autonaming Schemes, página 315• Deleting Autonaming Schemes , página 316• Best Practices For Creating Autonaming Schemes, página 316

Autonaming SchemesAutonaming schemes allow you to predefine a prefix and number range to beautomatically assigned to documents brought into the repository. A unique numberingscheme can be associated with any document class or business application. Once anautoname scheme has been defined for a particular document class, you can specify thatthe autoname will automatically become the name of document when the document iscreated or imported into the repository. You can also specify that an autonaming schemebe applied to a document only if that document reaches a certain lifecycle state, suchas Signed Off.

When configuring a document class or business application, you can also specify thatDCM assign a particular autonaming scheme when the document is signed off or whenit is promoted to a specific lifecycle state.

The unique name for each document will have a fixed alphanumeric prefix, anincrementing number within a valid range, and a fixed alphanumeric suffix. Each ofthese is optionally set with a value.

Document class owners and business application owners can create, modify, or deleteautonaming schemes.


Working with Autonaming Schemes

Creating Autonaming SchemesThe Create Auto-naming Scheme page allows you to predefine a prefix and numberrange to be automatically assigned to documents brought into the repository. Thisautomatically assigned name and number becomes the name of a controlled documentwhen the document is created or imported into the repository.

To create an autonaming scheme:



3. In the left pane, expand the DCM node.Among the displayed items, you see Auto-naming Schemes.

4. In the left pane, click on Auto-naming Schemes.

5. To create an autonaming scheme, choose File→New→Auto-naming Scheme.

6. Enter values in the following fields:

Tabla 25-1. Create Autonaming Scheme Page Fields

Field Name Value

Prefix Used as part of the name

Suffix Used as part of the name

Range: To Specifies the starting number for theautonaming scheme.

Unlimited maximum range If checked, allows autonumbers to begenerated without an upper limit.

Range: From Appears only when Unlimited maximumrange is unchecked.

Specifies the ending (maximum) numberfor the autonaming scheme.

Prefix Numeric Component with Zeroes Specifies whether DCM automaticallyadds leading zeroes in the numericalprefix or suffix.

7. Click Finish to save your changes.

8. Verify that the changed autonaming scheme appears in the list of displayed schemeson the Autonaming Schemes page.



The scheme will be renamed as a combination of Prefix+Range:From–Range:To+Suffix

Modifying Autonaming SchemesAutonaming schemes allow you to predefine a prefix and number range to beautomatically assigned to documents brought into the repository. This automaticallyassigned name and number becomes the name of a controlled document when thedocument is created or imported into the repository.

To modify an existing autonaming scheme:




4. In the left pane, click on Auto-naming Schemes.

5. To modify an existing autonaming scheme, click the Information icon ( ) thatcorresponds with the autonaming scheme you want to modify.

6. Change values, as desired, in the following fields. Refer to Tabla 25–1, página 314for details.

7. Click OK to save your changes.

8. To view which users, groups, and roles have permissions for this autonamingscheme, click the Permissions tab.

9. To add a user, group, or role to the list of users and groups with permissions onthis autonaming scheme:







10. To change permissions for a user, group, or role already associated to thisautonaming scheme:








11. To change the active permission set associated with this autonaming scheme, clickthe Select link, select another permission set from the Choose a permission setpage, then click OK.

12. To view audit trail information for this autonaming scheme, click the History tab.

Deleting Autonaming SchemesThe owner of a business application can delete it from the system.

To remove an autonaming scheme:




4. Click on Auto-naming Schemes.

5. Click the checkbox associated with the autonaming scheme you want to delete.


Best Practices For Creating AutonamingSchemes

This section offers some recommendations for using autonaming schemes within yourDCM configuration.



Using a Single Autonaming Scheme in MultipleDocument Classes

We recommend that you create a unique autonaming scheme for each document class.

You can assign a single autonaming scheme to multiple document classes; however, ifyou do this, the numbering within each document class may not be sequential.

This happens because if you share autonaming schemes between document classes, thetwo classes will share the numbering, which may cause the numbering in a particulardoc class to have gaps, since each generated autoname is unique per scheme ratherthan per document class.

Assigning Autonaming Schemes to Specific LifecycleStates

When configuring document classes or business applications, you can specify that DCMapply particular autonaming schemes to documents depending on which lifecycle statethey are in. For example, if you specify that an autonaming scheme be applied only if adocument reaches the Signed Off state, you will prevent gaps from occurring in yourdocument numbering sequence due to rejected documents or documents that are notsigned off.


Índice

[+]Mostrar más (enlace), 45Mostrar opciones (enlace), 45

[-]Ocultar más (enlace), 45Ocultar opciones (enlace), 45

21CFR11, 20

Aabrir

ventana nueva, 51accesos directos

a utilizados recientemente, 78archivos, 85carpetas, 85enlaces Web, 85 a 86enviar a otros usuarios, 85enviar por correo electrónico, 85mediante suscripciones, 86

accionesrealizar, 41

Acciones globales (enlace), 41Administración (nodo), 40agentes, 22, 35agentes de conexión

definición, 22Consulte también agentes

agregaral Portapapeles, 82archivos a flujos de trabajo, 184

Consulte también archivos anexoscopias, 147grupo a conjunto de permisos, 220,

223, 226usuario a conjunto de permisos, 220,

223, 226alertas

notificaciones de Bandeja deentrada, 185Consulte también notificaciones

alias setsof a user, 254

anexararchivos, 184avisos de cambio, 121documentos controlados, 121solicitudes de cambio, 121

aplicación empresarialfunciones, 20

aplicaciones de edición externas, 70aplicaciones de edición internas, 70Archivador inicial (nodo), 40archivadores

crear, 68historiales, 90propiedades, 89proteger, 68

Archivadores (nodo), 40archivadores iniciales, 23archivo

cancelar rechazo, 101delegar, 101firmar, 101

archivos, 111, 211Consulte también documentoscontrolados; plantillasanexar, 184arrastrar y colocar, 50asignar ciclos de vida, 197 a 198cancelar retiradas, 77copiar, 83copias, 145, 147crear, 69devolver al estado anterior, 196editar, 74eliminar, 81enlaces virtuales, 79enlazar a varias ubicaciones, 84enviar a flujos de trabajo, 190enviar para revisar, 171gestionar, 69


Índice

historiales, 90importar, 80locales, 24promover, 195 a 196propiedades, 89proteger al importar, 80quitar, 186, 191quitar ciclos de vida, 199rechazar, 101registrar o retirar, 73 a 75ver, 79ver en modo de sólo lectura, 79versiones, 141

archivos anexosen flujos de trabajo, 171quitar, 122, 186, 191

archivos bloqueados, 70, 73 a 75, 77, 79,184ordenar por, 47

archivos locales, 24archivos públicos, 186, 191arrastrar y colocar, 50asíncronas

miniaturas, 49tareas, 52

asíncronosestado, 52trabajos, 52

attachment rules, 289audit events

workflows, 311auditoría

descripción, 30autonaming schemes

described, 313guidelines for using, 316privileges required for, 313

autonumbering, consulte autonamingschemes

Average Signoff Time report, 303avisos de cambio, 131

anexar, 121crear, 135crear versiones, 137documentos de soporte, 137editar, 137enlazar, 137registrar, 137retirar, 137usar, 135

BBandeja de entrada, 23, 26

columnas, 60disponibilidad para tareas, 183, 189gestionar, 185información general, 183mostrar al iniciar, 60no disponible, 183, 189notificaciones, 86ver, 185

barra de estado, 51barra de menús, 43bloquear

documentos controlados, 129buscar, 53

búsqueda avanzada, 54búsqueda simple, 53búsquedas guardadas, 56 a 57ejecutar búsquedas guardadas, 56opciones, 63

Buscar objetos ocultos (opción), 54Buscar todas las versiones (opción), 54business applications

document classes, 280búsqueda avanzada, 54búsqueda simple, 53

CCambiar estado, 217Cambiar permiso, 217Cambiar propiedad, 217Cambiar ubicación, 217campos

mostrar, 45ocultar, 45visualizar, 45

cancelarrechazo, 101

cancelar retiradas, 77cancelar suscripción, 87carpetas

arrastrar y colocar, 50copiar, 83crear, 68eliminar, 81enlazar a varias ubicaciones, 84enviar para revisar, 171historiales, 90mostrar al iniciar, 60


Índice

promover, 195 a 196propiedades, 89ubicaciones, 79

Carpetascontextuales, 167

Carpetas contextuales, 167buscar, 169crear, 168

categorías, 94 a 95buscar, 54copiar, 83eliminar, 81enlazar a varias ubicaciones, 84enviar elementos, 94explorar, 95información general, 40, 93trabajar con, 93

Categorías (nodo)usar, 93

Consulte también categoríascerrar sesión, 36ciclos de vida, 195

asignar, 197 a 198documentos controlados, 198filtrar por, 47información general, 26

Consulte también ciclos de vida dedocumentos

quitar, 199ciclos de vida de documentos

información general, 26Consulte también ciclos de vida

Code of Federal Regulations, Title 21,Food and Drugs, part 11 (Códigoestadounidense de regulación federal,título 21, Alimentos y drogas, parte11), 20

columnasen listas, 48

comandos, 41comentarios

agregar a discusiones, 164editar en discusiones, 165eliminar de discusiones, 165responder en discusiones, 165

Comentariosbuscar, 165

completartareas, 187

conectar, 34, 36, 62

configuraciónbúsquedas, 63configuración de visualización, 60documentos virtuales, 61generales, 59preferencias, 59, 61 a 62

conjuntos de alias, 219conjuntos de permisos

agregar usuarios, 228 a 229crear, 213, 223descripción, 213eliminar, 213eliminar usuarios, 228gestionar, 213

Consulte también permisoslocalizar, 219privilegios de usuario, 213sistema, 215superusuarios, 214sysadmin (administrador del

sistema), 214ver dónde se utilizan, 220

conjuntos de permisos del sistema, 215Conjuntos de permisos del sistema, 220Conjuntos de permisos del usuario

actual, 220contenido

en repositorio, 22Content Rendition Services, 145Content Server

roles, 264Content Transfer Applets, 72contraseñas, 36Controlled Documents report, 302 a 303convertir

documentos, 119documentos controlados, 119

convertir en temporalmente efectivosdocumentos controlados, 124

copiararchivos, 83carpetas, 83categorías, 83elementos en repositorios, 83

copias, 145asociadas con una versión, 145crear, 147importar, 149información general, 145primarias, 79


Índice

principales, 145ver, 147

copias primarias, 79copias principales, 145crear

conjuntos de permisos, 223documentos controlados, 116elementos de repositorio, 67

Consulte también la entrada de índicecorrespondiente al elemento quese desee crear

nuevos objetos mediantetransformaciones, 148

creatingglobal users, 240groups, 259roles, 265users, 236, 247 a 248

credencialeseliminar, 35guardar, 35, 62

credenciales guardadas, 34, 62configurar, 35eliminar, 35

DDCM

arquitectura, 21descripción, 20documentos relacionados, 15

dcm_state_extension object, 201delegar

archivo, 101delegar tareas, 188deleting

groups, 261roles, 267users, 252users from group, 261

desconectar, 36details

workflows, 310devolver al estado anterior, 196directorios

retirada, 71discusiones

agregar comentarios, 164editar comentarios, 165eliminar comentarios, 165

responder a comentarios, 165Discusiones, 163

buscar comentarios, 165display settings

modifying, 309disponible

para tareas de flujo de trabajo, 183,189

document classesand object types, 280and relationship types, 279described, 279using with business applications, 280

Document History report, 301document relationships, consulte

relationshipsDocument Transformation Services, 147documentación

relacionada, 15documentación relacionada, 15documentos

convertir, 119locales, 24

documentos controlados, 111acerca de, 28, 111anexar, 121avisos de cambio, 131bloquear, 129ciclos de vida, 198convertir, 119convertir en temporalmente

efectivos, 124crear, 116crear versiones, 120descripción, 111editar, 120fecha de última revisión, 123gestionar, 111importar, 118impresión no controlada, 128imprimir, 126imprimir y reimprimir, 125Información restringida (ficha), 113recuperar, 128registrar, 120reimprimir, 127retirar, 120solicitudes de cambio, 131

documentos de soporte, 137documentos virtuales


Índice

preferencias, 61Documents Not Accessed report, 302 a

303Documentum Applets, 72dominios, 34

Eeditar

aplicaciones de edición externas, 70aplicaciones de edición internas, 70archivos, 74información general, 70retirar, 74

Editor de texto enriquecido (RTE), 169Ejecutar procedimiento (permisos), 217elegir elementos, 49

Consulte también seleccionar elementoselementos enlazados, 81, 84elementos relacionados, 79, 81eliminar

archivos, 81carpetas, 81categorías, 81credenciales guardadas, 35elementos en repositorios, 81elementos enlazados, 81elementos relacionados, 81objetos, 217permisos requeridos, 217versiones, 81

Eliminar (permisos), 213Empieza por (campo), 46enlaces, 61enlaces virtuales

ver, 79enlaces Web

abrir, 85 a 86enviar, 85enviar por correo electrónico, 85recibir, 86

enlazara varias ubicaciones, 84accesos directos, 85 a 86avisos de cambio, 137enlaces Web, 85hipervínculos, 41mediante suscripciones, 86solicitudes de cambio, 137ver ubicaciones de enlaces, 79

enviaraccesos directos, 85archivo a flujos de trabajo, 190elementos a categorías, 94enlaces Web, 85flujos rápidos, 193tareas, 187

enviar por correo electrónicoenlaces Web, 85 a 86

Error Transferencia de contenido: nulo, 73Escribir (permisos), 213establecer seguridad de carpeta

permisos, 216Estado (botón), 52estados

estado de excepción, 142Estoy disponible, 189etiquetas de versión, 23

acerca de, 31Examinar (permisos), 213explorar, 49

categorías, 95interfaz de, 33listas, 45repositorios, 43

Ffavoritos, 62, 78, 85 a 86

suscribirse a elementos, 86fecha de última revisión

documentos controlados, 123fechas de caducidad

configurar, 89fechas de retención

efecto en políticas dealmacenamiento, 91

fechas efectivasconfigurar, 89

federationsusers, 236, 240

filtrar, 47Filtro (enlace), 47Filtro (menú), 47firmar

archivo, 101firmas, 97, 99 a 102, 108 a 109

asignar, 112flujo de trabajo controlado

documentos controlados, 25


Índice

flujos de trabajo, 24, 171anexar archivos, 184completar tareas, 187disponibilidad para tareas, 183, 189información general, 171iniciar, 190no disponible, 183, 189realizar tareas, 171rechazar tareas, 188terminar tareas, 187

flujos rápidos, 193formatos

preferencias, 64formatos de archivo

preferencias, 64Consulte también formatos

formatos de fechadescripción, 31

forzar promoción, 195

GGenerados automáticamente, 220Generados manualmente, 220global users

creating, 240groups

adding users, 260creating, 259deleting, 261described, 256locating, 258modifying, 260of a user, 254properties of, 262reassigning, 261removing users, 261user management, 233viewing where used, 258

grupos Cualquier miembrofirmas, 100

guardararchivos, 75archivos anexos, 186, 191búsquedas, 56 a 57en Archivos públicos, 186, 191en Mis archivos privados, 186, 191información general, 70versiones nuevas, 75

Hhijos, consulte documentos controladoshistorial

ver, 90historial de revisión, 15

Iidiomas

filtrar por, 47importar

archivos, 80copias, 149documentos controlados, 118documentos no controlados, consulte

importar archivosimporting

users, 247 a 248impresión no controlada

documentos controlados, 128imprimir

documentos controlados, 125 a 126Información restringida (ficha), 113iniciar, 98

flujos de trabajo, 190iniciar proceso de firma, 98iniciar sesión, 34, 36, 62

Mis firmas, 101integración del conector Comentario en

Adobe, 151interfaz, 33

JJava, 72JVM, 72

LLCA, 213

Consulte también conjuntos depermisos

LDIF file formats, 247 a 248Leer (permisos), 213lifecycle extensions, 201lifecycles

dcm_state_extension object, 201manual promotion, 208

Lightweight Applets, 72Lista de miembros de una sala, 159


Índice

listasclic en nombres de archivos, 79columnas, 48Empieza por (campo), 46explorar, 45filtrar, 47información mostrada, 45, 47 a 49los elementos no aparecen, 45mostrar, 45mostrar información, 45, 47 a 49mostrar páginas, 45nombres de archivo, 79ordenar, 47varias páginas, 45ver, 45

listas de control de accesoinformación general, 213

Consulte también conjuntos depermisos

localizarconjuntos de permisos, 219elemento en categorías, 95elementos en listas, 46elementos en repositorios, 43, 53firmas, 100suscripciones, 86utilizados recientemente, 78

locatinggroups, 258users, 234

logsuser reassign, 255

Mmandatory signatories, 206manual promote

enabling, 208marcar, 78, 85 a 86Más (enlace), 41mensajes

de advertencia, 51de error, 51

menúsen modo de accesibilidad, 36Filtro (menú), 47Mostrar (menú), 79usar menús, 41

migas de pan, 44Consulte también ruta de exploración

miniaturas, 49Mis archivos

archivos retirados, 78columnas, 60mostrar al iniciar, 60ver, 78

Mis archivos privados, 186, 191Mis firmas

acceder, 101asignar, 112información general, 100iniciar sesión, 101

modifyingdisplay settings, 309groups, 260roles, 266users, 254

modo de accesibilidad, 34, 36, 41filtrar, 47

Mostrar (menú), 79Mostrar elementos (campo), 45Mostrar más (enlace), 45Mostrar opciones (enlace), 45Mostrar todas las propiedades

(casillas), 45mostrar todos, 45, 54

NNinguno (permisos), 213niveles de acceso, 213, 217no disponible

para tareas de flujo de trabajo, 183,189

No estoy disponible en estosmomentos, 189

nodos, 39 a 40notas

editar, 166Notas, 166

buscar, 167crear, 166

notificaciones, 26, 185configurar, 86eventos, 32

notificaciones de eventos, 32Consulte también notificaciones

notificationtext, 205


Índice

Oobjetos, 22, 24

permisos, 213tipo, 24

Objetos controlados, 156objetos ocultos, 54objetos relacionados, 146

crear mediante transformaciones, 148Ocultar opciones (enlace), 45ordenar, 47

Ppaginación, 45páginas de selección, 49pantallas al iniciar, 60paquetes, 173PDFaqua

cómo lo utiliza DCM, 125descripción, 125

período de retencióndefinición, 91establecer para objetos, 91

permisos, 27, 213crear conjunto de permisos, 223eliminar objetos, 217establecer, 226extendidos, 217gestionar, 213información general, 213localizar, 219modificar, 220nivel de objeto, 213niveles de acceso, 213, 217objeto, 213propietario de objeto, 213seguridad de carpeta, 216ver dónde se utilizan, 220

permisos extendidos, 217información general, 226

Consulte también permisospermissions

of a user, 254personalizar

preferencias, 59pertenencia a una sala

acerca de, 158agregar miembros, 159agregar miembros a un grupo

local, 161

cambiar roles locales, 160crear un grupo local, 160editar propiedades del grupo

local, 161gestionar, 159quitar miembros, 160quitar miembros de un grupo

local, 161plantillas, 211

asignar ciclos de vida, 197 a 198crear, 211quitar ciclos de vida, 199

plantillas de flujo de trabajo, 24políticas de almacenamiento

y fechas de retención, 91Portapapeles

agregar, 82quitar de, 82ver, 82

preferencias, 59 a 64Print Services Module

cómo lo utiliza DCM, 125descripción, 125

privilegiosinformación general, 213

Consulte también permisosprivilegios de usuario

conjuntos de permisos, 213procesar archivos, 171promotion rule, 287promover, 195 a 196propiedades

archivadores, 89archivos, 89carpetas, 89configurar, 89en repositorio, 22etiquetas, 89sitios, 89ver, 79, 89

propietario del repositorio, 215protegidos

archivadores, 68archivos, designar al importar, 80

publicarcon flujos de trabajo, 171mediante promoción, 195 a 196


Índice

Qquitar

archivos anexos, 122, 186, 191ciclos de vida, 199elementos del Portapapeles, 82

Rrealizar

acciones, 41tareas, 185

reasignartareas, 188

reassigninggroups, 261roles, 267

rechazararchivo, 101

rechazar tareas, 188recuperar

documentos controlados, 128reenviar

tareas, 187Consulte también completar tareas

reference document, 288registrar, 75

Consulte también registrosgenerar copias, 145

registrogenerar versiones, 141

registro de auditoríadescripción, 30

registrosinformación general, 70registrar, 75

reimprimirdocumentos controlados, 125, 127

rejection codesdescribed, 204

rejection confirmation textdescribed, 204

Relacionar (permisos), 213relaciones

descripción, 28, 137usos frecuentes, 29

relaciones de documentos, consulterelaciones

relationshipsdescribed, 287kinds, 287

typical uses for, 287repetir tareas, 189reports

Controlled Documents, 302Document History, 301Documents Not Accessed, 302Signoff Status, 302

repositoriesgroups, 256users, 233

repositoriosagregar, 35cambiar, 35cerrar sesión, 36explorar, 43favoritos, 62federados, 23información general, 22iniciar sesión, 34, 62iniciar sesión en modo de

accesibilidad, 36modo de accesibilidad, 36nodos, 39 a 40nombres, 35varios, 35, 62, 78

repositorios favoritos, 62repositorios federados, 23requisitos de firma, 30

Consulte también firmas digitales;firmas electrónicas; firmas, simples

requisitos de firma, compatibilidad, 30retirada

directorio de retirada, 71información general, 71ubicación, 24, 71

retiradascancelar, 77información general, 70mostrar retiradas recientes, 40retirar, 73 a 74ver archivos retirados, 78ver retiradas recientes, 78

retirar, 73Consulte también retiradas

revisar, 171flujos rápidos, 193información general, 171revisión informal, 193

revisiones informales, 193rol de colaborador, 158


Índice

rol de propietario, 158roles

creating, 265deleting, 267described, 264descripción, 29modifying, 266properties of, 266 a 267reassigning, 267user management, 233

ruta de exploración, 44

SSalas, 155

copiar, 162crear, 156editar propiedades de, 158eliminar, 162grupos locales, 159mover, 162objetos controlados, 156pertenencia, 158roles locales, 158visitar, 155

seguridad, 213información general, 213

Consulte también permisosseleccionar elementos, 49servicios de colaboración, 153sesiones

cerrar sesión, 36iniciar sesión, 34, 62modo de accesibilidad, 36

showing all, 233 a 234signoff confirmation text

described, 204signoff justification code

described, 203signoff rule, 287Signoff Status report, 302 a 303sitios

historiales, 90propiedades, 89

software (versiones), 52solicitudes de cambio, 131

anexar, 121crear, 132crear versiones, 133editar, 133

enlazar, 137información general, 131registrar, 133retirar, 133usar, 132

sólo lectura, 79subprogramas, 72supporting document, 288suscripciones

columnas, 60información general, 86mostrar al iniciar, 60notificaciones, 86

Suscripcionesacceder, 86cancelar suscripción, 87suscribirse, 86

Ttareas, 171

abrir, 185aceptar, 185anexar archivos, 184completar, 187delegar, 188información general, 183reasignar, 188rechazar, 188repetir, 189ver, 183

tareas automáticas, 171taxonomías, 94

información general, 93TBR, 308TBR Status report, 303terminar

tareas, 187Consulte también completar tareas

tipos de documentodescripción, 27

to-be-read notification textdescribed, 205

Todos los mensajes (botón)descripción, 51

Consulte también Ver mensaje(botón)

trabajo dm_DistOperations, 78trabajos, 52

dm_DistOperations, 78


Índice

traduccionesfiltrar por, 47

transformaciones, 146crear nuevas copias, 147crear nuevos objetos, 148resultados, 148

Uubicaciones

ver, 79uncontrolled documents

described, 288user management, 233users

adding to a group, 260changing state, 253creating, 236, 247 a 248deleting, 252described, 233global, 236, 240importing, 247LDFI file format, 247LDFI file formats, 248locating, 233 a 234modifying, 254properties, 248reassign logs, 255reassigning, 252user management, 233viewing alias sets, 254viewing documents, 254viewing groups, 254viewing permission sets, 254viewing workflows, 254

usuariosagregar a conjuntos de permisos, 220,

223, 226, 228eliminar de conjuntos de

permisos, 228 a 229

Vvarios repositorios (funcionalidad), 35,

62, 78

VDM, 61preferencias, 61

ventanaabrir nueva, 51

ventana nueva, 51ver

conjuntos de permisos, dónde seutilizan, 220

listas, 45Consulte también la entrada de índice

correspondiente al elemento quese desee ver

Ver mensajes (botón), 51Versión (permisos), 213versión de software, 52versiones, 23

acerca de, 31copiar versiones, 145eliminar, 81, 217guardar nueva, 75información general, 141números, 141ver, 141

Visor de mensajes, 51vista estándar, 37

configurar como predeterminada, 59vista optimizada, 37

configurar como predeterminada, 59

WWDK

información de compilación, 52WdkPluginCab (complemento), 50wizards

create business application, 269workflows

audit events, 311details, 310of a user, 254reports for, 302


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