GUIA PRÁCTICA

ELECIÓN Y RADICACIÓN DE LOS COMITÉS PARITARIOS DE SALUD

OCUPACIONAL O VIGIA DE SALUD OCUPACIONAL

Para la elección y radicación del Comité Paritario de Salud Ocupacional tenga en cuenta la resolución 2013 de 1986 de la cual en seguida tiene un resumen, lea con atención esta guía antes de iniciar el proceso de elección. Al final de esta guía encontrará todos los formatos requeridos para la oficialización de la elección de los miembros al Comité Paritario de Salud Ocupacional COPASO.

CONTENIDO DE LA GUÍA

1. QUE ES EL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL DE LAS EMPRESAS. 2

2. CUALES SON LAS FUNCIONES DEL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL 4

2.1. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ 52.2. FUNCIONES DEL SECRETARIO 5

3. OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR 5

4. OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES: 6

5. PASOS PARA CONFORMAR Y RADICAR EL COPASO 6

6. TENGA EN CUENTA 7

1. QUE ES EL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL DE LAS EMPRESAS.

Todas las empresas e instituciones, públicas o privadas que tengan a su servicio diez (10) o más trabajadores, están obligadas a conformar el Comité Paritario de Salud Ocupacional, cuya organización y funcionamiento estará de acuerdo con las normas del Decreto 1295 DE 1994 que lo reglamenta y con la resolución 2013 de 1986.

Cada Comité estará compuesto por un número igual de representantes del empleador y de los trabajadores con sus respectivos suplentes, así:

- De 10 a 49 trabajadores, un representante por cada una de las partes.

- De 50 a 499 trabajadores, dos representantes por cada una de las partes.

- De 500 a 999 trabajadores, tres representantes por cada una de las partes.

- De 1000 o más trabajadores, cuatro representantes por cada una de las partes.

A las reuniones del Comité sólo asistirán los miembros principales. Los suplentes asistirán por ausencia de los principales y serán citados a las reuniones por el Presidente del Comité.

Las empresas o establecimientos de trabajo que tengan a su servicio menos de 10 trabajadores, deberán actuar en coordinación con los trabajadores para desarrollar bajo la responsabilidad del empleador el programa de Salud Ocupacional de la empresa. Para dichas

empresas el empledor nombrará un solo representante que actuará como vigia de salud ocupacional.

La empresa que posea dos o más establecimientos de trabajo, podrá conformar varios Comités uno por cada establecimiento, teniendo en cuenta su organización interna.

En caso de accidente o riesgo inminente, el Comité se reunirá con carácter extraordinario y con la presencia del responsable del área donde ocurrió el accidente o se determinó el riesgo, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la ocurrencia del hecho (ampliado por la Resolución 1401 de 2007).

El quórum para sesionar el Comité estará constituido por la mitad más uno de sus miembros. Pasados los primeros treinta (30) minutos de la hora señalada para empezar la reunión del Comité sesionará con los miembros presentes y sus decisiones tendrán plena validez.

El empleador designará anualmente al Presidente del Comité de los representantes que el designa y el Comité en pleno elegirá al Secretario de entre la totalidad de sus miembros.

El Comité Paritario de Salud Ocupacional es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de la salud ocupacional dentro de la empresa, y no se ocupará por lo tanto de tramitar asuntos referentes a la relación contractual-laboral propiamente dicha, los problemas de personal,

disciplinarios o sindicales; ellos se ventilan en otros organismos y están sujetos a reglamentación distinta.

El periodo de los miembros del COPASO es de dos años (Decreto 1295 de 1994).

El empleador se obligará a proporcionar, cuando menos, cuatro horas semanales dentro de la jornada normal de trabajo de cada a uno de sus miembros para el funcionamiento del comité.

2. CUALES SON LAS FUNCIONES DEL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

a) Proponer a la administración de la empresa o establecimiento de trabajo la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los hogares y ambientes de trabajo.

b) Proponer y participar en actividades de capacitación en salud ocupacional, dirigidas a trabajadores, supervisores y directivos de la empresa o establecimiento de trabajo.

c) Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de salud ocupacional en las actividades que estos adelanten en la empresa y recibir por derecho propio los informes correspondientes.

d) Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe realizar la empresa de acuerdo al Reglamento de Higiene y

Seguridad Industrial y las normas vigentes, promover su divulgación y observancia.

c) Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y proponer al empleador las medidas correctivas a que haya lugar para evitar su ocurrencia, y evaluar los programas que se hayan realizado.

f) Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal de trabajadores en cada área o sección de la empresa e informar al empleador sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control.

g) Estudiar y considerar las sugerencias que presentan los trabajadores, en materia de medicina, higiene y seguridad industrial.

h) Servir como organismo de coordinación entre el empleador y los trabajadores en la solución de los problemas relativos a la salud ocupacional. Tramitar los reclamos de los trabajadores relacionados con la salud ocupacional.

i) Solicitar periódicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y enfermedades profesionales con el objeto de dar cumplimiento a lo estipulado en la presente resolución.

j) Elegir al Secretario del Comité.

k) Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que desarrollen, el cual estará en cualquier momento a disposición del empleador, los trabajadores y las autoridades competentes.

2.1. Funciones del Presidente del Comité

a) Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz.

b) Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las reuniones.

c) Notificar por escrito a los miembros del Comité sobre convocatoria a las reuniones por lo menos una vez al mes.

d) Preparar los temas que van a tratarse en cada reunión.

e) Tramitar ante la administración de la empresa las recomendaciones aprobadas en el seno del Comité y darle a conocer todas sus actividades.

f) Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comité e informar a los trabajadores de la empresa acerca de las actividades del mismo.

2.2. Funciones del Secretario

a) Verificar la asistencia de los miembros del Comité a las reuniones programadas.b) Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a discusión y aprobación del Comité.

c) Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comité y suministrar toda la información que requieren al empleador y los trabajadores.

3. OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR

a) Propiciar la elección de los representantes de los trabajadores al Comité, de acuerdo con lo ordenado en el artículo 2o. de esta Resolución, garantizando la libertad y oportunidad de las votaciones.

b) Designar sus representantes al Comité de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial (Comité Paritario de Salud Ocupacional Decreto 1295 de 1994).

c) Designar al Presidente del Comité.

d) Proporcionar los medios necesarios para el normal desempeño de las funciones del Comité.

e) Estudiar las recomendaciones emanadas del Comité y determinar la adopción de las medidas más convenientes e informarle las decisiones tomadas al respecto.

4. OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES

a) Elegir libremente a sus representantes del Comité de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial (Comité Paritario de Salud Ocupacional Decreto 1295 de 1994).

b) Informar al Comité las situaciones de riesgo que se presenten y manifestar sus sugerencias para el mejoramiento de las condiciones de salud ocupacional de la empresa.

c) Cumplir con las normas de medicina, higiene y seguridad industrial en el trabajo y con los reglamentos e instrucciones de servicio ordenados por el empleador.

Cuando dos o más empleadores adelanten labores en el mismo lugar, podrán convocar a sesiones conjuntas a los respectivos Comités y adoptar de común acuerdo las medidas más convenientes para la salud y seguridad de los trabajadores.

Se procederá en de la misma forma cuando concurran contratantes, contratistas y subcontratistas en un mismo lugar de trabajo.

5. PASOS PARA CONFORMAR Y RADICAR EL COPASO

5.1. Defina cuantos representantes requiere para la conformación del comité de su empresa teniendo en cuenta la Resolución 2013 de 1986 (ver página 2 de este instructivo), en caso de ser vigía de salud ocupacional (para empresas de menos de 10

trabajadores) solo debe realizar el registro, vaya al numeral 5.9.

5.2. Realice reunión con sus trabajadores e informe:a. Qué es el Comité Paritario de Salud Ocupacionalb. Cuales son sus funcionesc. Porque es importante participar.

5.3. Realice convocatoria entre los trabajadores para ser elegidos por sus compañeros, utilice el formato de convocatoria.

5.4. Elija a dos trabajadores que servirán como jurados de votación.

5.5. Reúna a los trabajadores para que voten por sus representantes al Comité, utilice el listado de participantes a la votación y un formato de voto.

5.6. Los jurados deberán contar cada uno de los votos y listar por cada participante cuantos votos obtuvo, utilice el Acta de escrutinio y votación.

5.7. Defina cuales son los representantes al Comité por parte de la empresa, estos deben ser elegidos por el representante legal de la compañía.

5.8. Reúna a los miembros del Comité elegidos para que entre ellos elijan al secretario del Comité , utilice el Acta de constitución.

5.9. El registro del COPASO ya no se debe realizar sin embargo toda la documentación de registro debe realizarse y archivarse en la empresa.

6. TENGA EN CUENTA

Los representantes escogidos por parte de la empresa al Comité Paritario deben tener poder de decisión dentro de la organización, esto permitirá que las recomendaciones emanadas por el COPASO se puedan implementar.

Piense en nombrar los trabajadores que son mas estables en la compañía esto le evitará tener que reemplazar los miembros del Comité antes de su vencimiento.

Cuando algunos de los miembros del COPASO salen de la compañía o no quieren continuar dentro del Comité si son miembros principales serán reemplazados por sus respectivos suplentes.

El número mínimo de integrantes del COPASO que deben permanecer activos dentro de este es el número de principales es decir si la empresa constituyo su comité con cuatro principales y cuatro suplentes el mínimo de integrantes activos será de cuatro.

Si se requiere ingresar nuevos miembros al Comité por no tener el número mínimo de integrantes, se debe, en caso de ser reemplazados miembros por parte de los trabajadores se ingresan las personas por las que se voto en la elección pero no alcanzaron a quedar dentro

de los elegidos en orden de número de votos, es decir si en la votación se eligieron cuatro integrantes el miembro a ingresar sería el quinto en votación. Si se requiere reemplazar a miembros elegidos por parte del empleador este puede elegir a otra persona y comunicarlo al Comité. En los dos casos se debe dejar en el acta de reunión del Comité consignados estos cambios.

Si no hay forma de reemplazar a los integrantes de Comité y no se consigue el mínimo de integrantes se debe realizar nueva elección y registro del COPASO.

Los integrantes del Comité deben ser capacitados mínimo en Investigación de accidentes e incidentes, inspecciones de seguridad y en funciones y responsabilidades del COPASO.

En la primera reunión del COPASO haga un plan de trabajo a un año que incluya las inspecciones, las capacitaciones, auditorias al Programa de Salud Ocupacional, divulgación de resultados y acciones del COPASO.

FORMATO CONVOCATORIA A PARTICIPAR DE LA ELECCIÓN DEL COMITÉ PARITARIO DE SALUD

OCUPACIONAL

EMPRESA _________________________

FECHA ____________________________

En calidad de representante legal de la empresa

_________________________ convoco a todos los

trabajadores a participar de la elección de los

miembros al Comité Paritario de Salud Ocupacional, la

votación se realizará el día _________________ en

_________________________.

Atentamente

_______________________________

Representante Legal

Empresa _____________________

FORMATO LISTADO DE PARTICIPANTES A LA ELECCIÓN DEL COMITÉ PARITARIO DE SALUD

OCUPACIONAL

EMPRESA: _________________________________

FECHA: __________________________

No.

NOMBRE CEDULA FIRMA

FORMATO VOTO

ELECCIÓN DE REPRESENTANTE POR PARTE DE LOS TRABAJADORES AL COMITÉ PARITRIO DE SALUD

OCUPACIONAL.

EMPRESA: ________________________________ VOTO No. _____

VOTO POR: ______________________________________________________

FORMATO ACTA DE ESCRUTINIO Y VOTACIÓNCOMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

EMPRESA: _________________________________

FECHA: __________________

Siendo las ________ del día ___de ____________,

se dio apertura al proceso de votación para la elección

de los candidatos al COMITÉ PARITARIO DE SALUD

OCUPACIONAL para el período que va de _______

de 201_ a ________ de 201_.

En calidad de jurados de votación se encargó a los

señores. _________________________________

_________________________________

Después del conteo de votos se obtuvieron los

siguientes resultados:

Nombre Votos

________________________ _____

________________________ _____

________________________ _____

________________________ _____

Coordinador de la mesa Colaborador de la mesa

FORMATO ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

El día __ de ___________ de 201_ en las instalaciones de

la empresa ________________., se reunió el

representante legal y sus trabajadores para conformar el

Comité Paritario de Salud Ocupacional dando cumplimiento

a la resolución 2013 de 1.986 y al decreto 1295 de 1.994 y

a las exigencias de la división de salud ocupacional del

Ministerio de Protección Social, así como lo dispuesto en el

programa de salud ocupacional. El periodo de los miembros

del comité es de dos años (2) y el empleador está obligado

a proporcionar por lo menos cuatro horas semanales dentro

de la jornada normal de trabajo de cada uno de sus

miembros para el funcionamiento del comité.

El representante legal de la empresa nombró a las

siguientes personas:

Por parte de la empresa:

Y los trabajadores nombraron a:

Estos últimos nombrados por votación en asamblea general

de trabajadores.

Integrado el Comité Paritario de Salud Ocupacional se

procedió de acuerdo a la resolución 2013 de 1.986 a

nombrar al presidente y al secretario del mismo, con el

objetivo de mantener la coordinación, organización y

funcionamiento del comité.

El representante legal de la empresa designa:

______________________Presidente del Comité y por

votación del comité se nombra a

______________________ secretario(a) del mismo.

____________________ ___________________

Firma Presidente Firma Secretario